Prowadzenie rachunkowości budżetowej warunkowane

Część I
4
WPROWADZENIE
Prowadzenie rachunkowości budżetowej warunkowane jest
fachowością oraz bieżącą znajomością wielu przepisów i zasad.
Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.),
jednostki obowiązane są stosować ustawowe zasady rachunkowości,
rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową.
Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte
przez nią zasady (polityke) rachunkowości dotyczącą m.in. sposobu
prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
• zakładowego planu kont,
• wykazu ksiąg rachunkowych,
• opisu systemu przetwarzania i ochrony danych. (art. 10 ust. 1
ustawy)
Jednym z istotnych wymogów prawidłowego postępowania
z dokumentacją finansową jest posiadanie w każdej jednostce stosownej
instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów.
Brak takiej instrukcji lub jej niezgodność z realiami konkretnej
jednostki może być powodem wielu problemów natury służbowej,
zarówno dla dyrektora i głównego księgowego, jak i organu
zarządzającego oświatą.
Prawidłowo opracowana instrukcja sporządzania, obiegu
i kontroli dokumentów powinna obejmować całokształt problematyki
finansowo – majątkowej, z jaką styka się dana placówka.
W świetle przeprowadzanych kontroli i audytów bardzo
ryzykownym staje się przepisywanie instrukcji od zaprzyjaźnionych
jednostek, nawet jeżeli są one prawidłowo zarządzane i mają zbieżny
zakres funkcjonowania.
Tworząc własną instrukcję należy zdefiniować poszczególne
dokumenty finansowe, a także określić zasady postępowania przy ich
wystawieniu, dekretacji, zapłacie, archiwizacji itp. Dobrym przykładem
może być tutaj procedura wypłat wynagrodzeń, gdzie trzeba sprecyzować
podstawowe źródła do sporządzania listy płac, takie jak: umowa o pracę,
zmiana umowy, mianowanie, powołanie na stanowisko, zlecenie pracy
w godzinach nadliczbowych i inne.
Ważnym fragmentem instrukcji winna być informacja o realnych
warunkach zabezpieczenia mienia w danej jednostce, a szczególnie
sprzętów o dużej wartości, druków ścisłego zarachowania, pieczęci,
gotówki i innych składników majątkowych.
Część I
5
Dotyczy to również właściwej ochrony wszystkich dokumentów
finansowo – księgowych, zarówno przed kradzieżą lub zniszczeniem,
jak też ingerencją osób niepowołanych.
Proponowana przez nas instrukcja ma charakter przykładowy
i obejmuje zakres znacznie wykraczający poza obszary finansowo –
majątkowe wielu poszczególnych placówek. Wynika stąd konieczność
dopasowania jej do specyfiki danej jednostki organizacyjnej.
Dotyczy to zwłaszcza części zawierającej szczegółowy obieg
dokumentów finansowo – księgowych. Należy tam uwzględnić tylko
te dokumenty (zdefiniowane w rubryce 2) i te komórki lub stanowiska
(rubryka 4), które występują w danej jednostce, uwzględniając
równocześnie ich rzeczywisty obieg.
W przypadku powstania trudności przy wdrażaniu poniższej
instrukcji, deklarujemy fachową pomoc w ramach indywidualnych
konsultacji, bądź za pośrednictwem naszego Biuletynu Oświatowego.
Uzupełnieniem instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli
dokumentów jest zakładowy plan kont (w jednostkach samodzielnych
finansowo).
Podstawą do opracowania zakładowego planu kont dla jednostek
jest wykaz kont podany w załącznikach nr 1 i 2 do rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów
jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora
finansów publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 142 poz. 1020). Zakładowy
plan kont powinien zawierać wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady
klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych
(analityka) oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
Plan kont powinien być tak opracowany, aby prowadzona według
niego ewidencja umożliwiła sporządzenie sprawozdań z wykonania
budżetu oraz pozostałych sprawozdań finansowych określonych
przepisami, dlatego też ustalając zakres ewidencji analitycznej
dla jednostek, uwzględnić należy obowiązek grupowania danych
o dochodach i przychodach oraz o wydatkach i kosztach także
w przekrojach klasyfikacji budżetowej.
W treści niniejszej książki zamieściliśmy obszerny wyciąg
z rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów,
wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących
ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2006 Nr 107, poz. 726), zawierający
aktualnie obowiązującą klasyfikację budżetową obejmującą zakres
stosowany w oświacie i pomocy społecznej.