Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy

Regionalna Izba Obrachunkowa
Bydgoszcz, dnia 25 kwietnia 2006 r.
w Bydgoszczy
Pan
RIO/KF/4104/7/2006
Janusz Wichrowski
Prezes Zarządu
Miejskiego Zakładu Komunalnego Sp. z o.o.
ul. Młyńska 19
87-400 Golub-Dobrzyń
Na podstawie art.1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach
obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) oraz § 4 ust.2 pkt 3 rozporządzenia
Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego
regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium
i
trybu postępowania (Dz. U. Nr 167, poz. 1747), Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy
przeprowadziła kontrolę doraźną gospodarki finansowej Miejskiego Zakładu Komunalnego, Spółki
z o.o., udokumentowaną protokołem Nr RIO/KF/7/7/2005 z dnia 16 marca 2006 r., którego jeden
egzemplarz pozostawiono Panu Prezesowi w dniu jego podpisania.
W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli,
Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy, stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych
izbach obrachunkowych, przekazuje Panu Prezesowi niniejsze
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
W czasie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości:
1). w zakresie wewnętrznych regulacji organizacyjno – prawnych
– nie posiadanie kompletnej dokumentacji opisującej przyjęte przez spółkę zasady rachunkowości
oraz nie określenie obowiązujących w jednostce zasad gospodarki kasowej ( str. 5-7, 10
protokołu kontroli).
W wyniku kontroli ustalono, że księgi rachunkowe jednostki prowadzone są z zastosowaniem
techniki
komputerowej.
W
przedłożonej
do
kontroli
ww.
dokumentacji
stwierdzono,
że zakładowy plan kont, stanowiący załącznik nr 1 do Zarządzenia Prezesa Spółki Nr 13/2002 z
dnia 30.12.2002 r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości
w „MZK” Sp. z o.o. był niekompletny. Ustalono, że zawierał wyłącznie wykaz kont księgi głównej
(ewidencja syntetyczna), bez określenia przyjętych na nich zasad księgowania operacji, nie określał
zasad tworzenia i prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) i ich powiązania
z kontami księgi głównej kont syntetycznych. Zgodnie z postanowieniem § 2 cyt. zarządzenia
”zasady funkcjonowania kont przyjmuje się wg Dekretacji Zdarzeń Gospodarczych, wydane przez
Firmę BUCHALTER, Sp. z o.o.”, jednakże kontrola wykazała, iż zasad tych dotyczących
kwalifikacji zdarzeń gospodarczych opracowanych w formie dokumentu jednostka nie posiadała.
Kontrola dokumentacji opisującej przyjętą przez spółkę politykę rachunkowości wykazała również,
że spółka nie posiada dokumentacji systemu przetwarzania danych, zawierającej m.in.:
– opis stosowanego systemu informatycznego tj. przeznaczenia każdego stosowanego
w jednostce programu finansowo-księgowego, sposobu jego działania (reguły obliczeń,
ewidencji, kontroli i wydruku danych) oraz wykorzystywania podczas przetwarzania danych,
– opis programowych zasad ochrony danych, w tym metod zabezpieczenia dostępu do danych
stanowiących księgi rachunkowe, oraz
metod zabezpieczenia dostępu do
systemu
informatycznego rachunkowości,
która zgodnie z przedłożonym do kontroli ww. zarządzeniem Prezesa Spółki stanowiła załącznik
nr 2 do tego zarządzenia. Na okoliczność braku w siedzibie spółki załącznika nr 2 do ww.
zarządzenia, zawierającego opis systemu przetwarzania danych wyjaśnienie złożył Pan Janusz
Wichrowski, pełniący funkcję Prezesa Spółki od dnia 16.09.2004 r. oraz były Prezes Spółki Pan
Roman Waśniewski. Wyjaśnienia stanowią odpowiednio załącznik nr 2 i 3 do protokołu kontroli.
W wyjaśnieniu
Pan
Janusz
Wichrowski potwierdził
fakt,
iż
Spółka
nie
dysponuje
ww. dokumentacją, w związku z czym niemożliwe było jej przedłożenie do kontroli, natomiast były
Prezes Spółki stwierdził, że winna ona znajdować się w siedzibie Spółki.
Odnośnie instrukcji gospodarki kasowej, w złożonym ww. wyjaśnieniu Pan Janusz Wichrowski
wskazał, iż „Spółka nie posiada instrukcji gospodarki kasowej. Wyjaśnienia powyższe udzielam na
podstawie
informacji
uzyskanych
od
pracowników
działu
księgowości
Pani
Danuty
Miedzianowskiej i Pani Alicji Szczutkowskiej”. Zgodnie natomiast z treścią udzielonego
wyjaśnienia przez byłego Prezesa Spółki Pana Romana Waśniewskiego „Gospodarka księgowa,
materiałowo – magazynowa, sprawy kadrowe i organizacyjne spółki były określone w
regulaminach, zarządzeniach i instrukcjach wewnętrznych i dotyczyły wszystkich pracowników. Za
ich przestrzeganie i realizację odpowiadały osoby w nich wymienione zgodnie z zakresem swych
obowiązków. Dotyczy to między innymi takich dokumentów jak: wnioski o zaliczki i jej rozliczenie.
Oświadczam, że w spółce znajdowały się komplety w/w zarządzeń, regulaminów i instrukcji wraz
wszelkimi załącznikami. W spółce znajdowały się także dokumenty określające zasady gospodarki
kasowej”.
Nie posiadanie wyżej wskazanej dokumentacji opisującej stosowane w jednostce zasady
2
rachunkowości stanowi naruszenie przepisów:
– art. 10 ust. 1 pkt 3a, pkt 3b i 3c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U.
z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), zgodnie z treścią których jednostka powinna posiadać
dokumentację opisującą w języku polskim przyjętą przez nią zasady (politykę) rachunkowości,
a w szczególności: sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: zakładowego
planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń,
zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
a także wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych
przy użyciu
komputera –
wykazu
zbioru
danych tworzących księgi rachunkowe
na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz
ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych.,
–
art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z treścią którego do obowiązków kierownika
jednostki należy ustalenie w formie pisemnej i aktualizowanie dokumentacji opisującej
w języku polskim przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości,
– art. 74 ust. 2 pkt 5 ustawy o rachunkowości, zgodnie z treścią którego dokumentację przyjętego
sposobu prowadzenia rachunkowości przechowuje się przez okres nie krótszy niż 5 lat
od upływu jej ważności.
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości, stosownie do przepisu art. 4 ust. 5 ustawy z dnia
29 września 1994 r.o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.) ponosi Pan Janusz
Wichrowski, pełniący funkcję Prezesa Zarządu MZK, Sp. z o.o. od dnia 16.09.2004 r. do nadal.
2). w zakresie wydatków ponoszonych przez spółkę na szkolenia przeprowadzone przez firmę
RURAL & ECONOMIC KONSULTING (strony 12-14 protokołu kontroli).
Na podstawie zapisów w księgach rachunkowych jednostki, ustalono, że w okresie objętym
kontrolą tj. w latach 2003-2005 kontrolowana jednostka wydatkowała na szkolenia przeprowadzone
przez firmę Economic Konsulting kwotę ogółem 7.930,00 zł brutto. W związku z tym,
iż z przedłożonej do kontroli dokumentacji nie można było ustalić osób biorących udział
w szkoleniu finansowanym przez spółkę, zwrócono się do Pana Janusza Wichrowskiego, Prezesa
Spółki o wskazanie osób biorących udział w szkoleniu. W złożonym na tę okoliczność wyjaśnieniu,
stanowiącym załącznik Nr 8 do protokołu kontroli Pan Prezes wyjaśnił, iż nie pracował w tym
okresie w spółce, a w siedzibie spółki brak jest dokumentacji – wykazu osób biorących udział
w ww. szkoleniu finansowanym przez spółkę.
Ustalono, iż podstawą zapisu w księgach rachunkowych roku 2003 wydatku na kwotę
7.930,00 zł był dowód źródłowy zewnętrzny w postaci faktury VAT wystawionej przez firmę
Economic Konsulting Nr 14/10/2003 z dnia 30.10.2003 r. tytułem za„szkolenie z zakresu
zarządzania i gospodarowania zasobami komunalnymi” ( załącznik Nr 7 do protokołu kontroli).
3
Potwierdzenia odbioru faktury, poprzez złożenie na fakturze podpisu dokonał Pan Prezes
Waśniewski. Termin zapłaty wg faktury 30.11.2003 r., forma zapłaty – gotówką. Na podstawie
umieszczonej na odwrocie faktury dekretacji księgowej ustalono, że ww. zobowiązanie w kwocie
7.930,00 zł zaewidencjonowano w księgach rachunkowych pod pozycją ZK ”Faktura kosztowa”
1352, po stronie Ma konta 202 „Rozrachunki z dostawcami krajowymi”, w korespondencji ze
stroną Wn konta 440 „Świadczenia na rzecz pracowników” (załącznik Nr 5 do protokołu kontroli).
Z przedłożonej do kontroli ewidencji analitycznej prowadzonej do ww. kont syntetycznych tj.
konta o numerze 2020001425 prowadzonym dla firmy RURAL & ECONOMIC KONSULTING
oraz konta kosztowego o numerze 440.3.07 „Szkolenia –czynsze” ustalono, ze wymieniona kwota
ujęta została w księgach rachunkowych m-ca listopada 2003 r. Na podstawie zapisów księgowych
ustalono, że zapłaty za ww. fakturę w formie gotówkowej dokonano w grudniu 2003 roku i styczniu
2004 r. W grudniu zapłacono kwotę 5.250,00 zł – Nr raportu kasowego 251/2003 i 253/2003
(Konta Wn 202/Ma 100„ Kasa”), a pozostałą kwotę w wysokości 2.680,00 zł zapłacono w styczniu
2004 r. - Nr raportu kasowego 257/2004 (Konta 202/100).
W wyniku kontroli wymienionego dowodu księgowego, stwierdzającego dokonanie operacji
gospodarczej i stanowiącego podstawę zapisu w księgach rachunkowych ustalono, że przedłożona
do kontroli faktura nie zawierała adnotacji o sprawdzeniu tego dowodu pod względem
merytorycznym i formalno-rachunkowym, co stanowiło naruszenie postanowień punktu II
zarządzenia wewnętrznego Prezesa Spółki Nr 14/02 z dnia 30.12.2002 r. w sprawie obiegu
dokumentów księgowych (...). Wymienionym zarządzeniem wprowadzony został obowiązek
przeprowadzania kontroli dowodów księgowych i jej dokumentowania. Zgodnie z postanowieniem
ww. zarządzenia „Kontrola dokumentu obejmuje sprawdzenie dokumentu pod względem
merytorycznym i pod względem formalno – rachunkowym.
Kontrola merytoryczna polega na stwierdzeniu prawidłowości i zgodności treści dokumentu z
zasadami:
– legalności – operacje są zgodne z prawem i uregulowaniami wewnętrznymi zakładu, zawartymi
umowami, cennikami itp.,
– rzetelności – dane w dowodzie są zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej,
– celowości i gospodarności – wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była ujęta w planie
finansowym i jest celowa z punktu widzenia gospodarczego, a jej realizacja nastąpiła z
zachowaniem najbardziej oszczędnego użycia środków pieniężnych i rzeczowych w celu
uzyskania w danych warunkach optymalnych efektów.
Kontroli merytorycznej dokonuje kierownik właściwej komórki organizacyjnej.
Dokonanie sprawdzenia powinno być stwierdzone na dowodzie poprzez umieszczenie i podpisanie
klauzuli „sprawdzono pod względem merytorycznym, dnia...podpis...”.
Na dokumentach dotyczących
wykonywanych na rzecz jednostki usług obcych osoba
4
odpowiedzialna za odbiór pracy stwierdza, że usługa została wykonana lub dołącza protokół
odbioru pracy.
Kontrola formalno – rachunkowa polega na stwierdzeniu, że:
– dokument został wystawiony w sposób prawidłowy,
– dołączono do niego wszystkie niezbędne załączniki,
– działania arytmetyczne zostały wykonane prawidłowo,
– pod względem merytorycznym został zatwierdzony przez osobę do tego upoważnioną.
Kontrola formalno-rachunkowa dokonywana jest przez głównego księgowego lub przez
upoważnionego przez niego pracownika księgowości. Na dowód dokonania kontroli wewnętrznej
kontrolujący powinien opatrzyć dokument: „sprawdzono pod względem formalno – rachunkowym,
dnia...podpis..”
„Dokumenty sprawdzone zatwierdza do realizacji główny księgowy i kierownik jednostki lub osoby
upoważnione”.
Zgodnie z ww. uregulowaniami, kontrolę ww. faktury VAT Nr 14/10/2003 z dnia
30.10.2003 r. pod względem merytorycznymi winien dokonać Pan Wojciech Baranowski,
zatrudniony na stanowisku Kierownika Działu Gospodarki Mieszkaniowej, a pod względem
formalno-rachunkowym Pani Iwona Ciarkowska, pełniąca funkcję Głównego Księgowego lub Pani
Danuta Miedzianowski zatrudniona na stanowisku księgowej i Pani Alicja Szczutowska, kasjer
Spółki Z ustnych wyjaśnień złożonych w dniu 8 lutego 2006 r. przez Panią Alicję Szczutkowską
i Danutę Miedzianowską wynika, że nie dokonały kontroli w/w faktury pod względem formalno –
rachunkowym, ponieważ nie została ona im przedłożona.
Ustalono, ze faktura została zatwierdzono do realizacji przez ówczesnego Prezesa Zarządu
Pana Romana Waśniewskiego i Głównego Księgowego Panią Iwonę Ciarkowską, tj. przez osoby
upoważnione do zatwierdzenia dowodu do wypłaty. Fakturę zatwierdzono do wypłaty pomimo,
iż brakowało na niej adnotacji o przeprowadzeniu kontroli merytorycznej przez właściwego
rzeczowo pracownika.
Za powyższe odpowiedzialność ponoszą osoby zatwierdzające dowód do wypłaty, tj:
Pan Roman Waśniewski – Prezes Zarządu (pełniący funkcję do dnia 16.09.2004 r.)
Pani Iwona Ciarkowska – Główna Księgowa (do dnia 10.01.2005 r.)
3). w zakresie zlecenia opracowania materiałów reklamowych dla spółki przez firmę RURAL
& ECONOMIC KONSULTING (strony 15-24 protokołu)
Na podstawie ewidencji księgowej oraz przedłożonej do kontroli dokumentacji ustalono,
że w okresie objętym kontrolą w/w firma za opracowanie materiałów reklamowych dla „MZK” Sp.
z o.o. wystawiła jedną fakturę VAT Nr 13/10/2003 z dnia 30.10.2003 r. na kwotę ogółem 7.320,00
zł brutto (Nr poz. księg. 1335), (załącznik Nr 10 do protokołu kontroli). Wystawca faktury
5
nie
określił na fakturze rodzaju i ilości materiałów reklamowych, które zostały opracowane.
Na wymienionej fakturze wskazano sposób zapłaty „gotówka”, z terminem płatności 30.11.2003 r.
Na podstawie złożonego na fakturze podpisu ustalono, że odbioru faktury dokonała Pani Iwona
Ciarkowska, pełniąca w tym okresie funkcję głównego księgowego jednostki. Adnotacja dokonana
na odwrocie faktury „rozliczono z zaliczki R. Waśniewski, 820 do wypłaty” wskazywała na zapłatę
zobowiązania przez Pana Waśniewskiego z udzielonej zaliczki.
Z uwagi na to, iż w jednostce nie stosowano wniosku na zaliczkę, gdzie określony byłby cel
na który udzielono zaliczki, a na dokumentach KW (Kasa Wypłaci) sporządzanych przy wypłacie
gotówki z Kasy również nie odnotowywano celu na który zaliczka została udzielona oraz z uwagi
na
nie
dokumentowanie
przez
Prezesa
Spółki
rozliczenia
z
otrzymanych
zaliczek
na obowiązujących w Spółce formularzach, niemożliwe było ustalenie z jakiej zaliczki dokonana
została zapłata za tą fakturę.
W związku z dokonaną na odwrocie faktury adnotacją, wskazującą, iż zapłata została
dokonana w całości przez Pana Waśniewskiego z udzielonej zaliczki oraz wskazanym sposobem
ujęcia dowodu (faktury) w księgach rachunkowych, kontrolą objęto zapisy w analitycznej ewidencji
księgowej tj. konta o numerze 230.2.16 „Rozrachunki z tytułu zaliczek – R. Waśniewski” oraz
konta rozrachunkowego o numerze 2020001425 prowadzonego dla firmy RURAL&ECONOMIC
CONSULTING. Stwierdzono, że wynikająca z faktury należna do zapłaty kwota ujęta została
w kwocie brutto na stronie Ma konta 230.2.16 –Nr dow. ZK 1335, poz. 84, w korespondencji
ze stroną Wn konta 470.2.55 „Reprezentacja nielimitowana-Zarzad” (kwota netto) i stroną Wn
konta 220 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT), co wskazuje na pokrycie tego zobowiązania
z pobranej przez Pana Waśniewskiego zaliczki. Wartość zakupu materiałów została odpisana
w ciężar kosztów jednostki na dzień ich zakupu (konto 470 „Reprezentacja nielimitowana-Zarząd”).
Saldo konta 230.2.16 na dzień 31.12.2003 r. wskazywało po stronie należności (WN) stan zerowy,
a po stronie zobowiązań (MA) kwotę 280,59 zł. Zerowy stan należności na dzień 31.12.2003 r.
wskazuje, iż przysługujące spółce należności od Pana Waśniewskiego zostały uregulowane
(pobrane w 2003 roku zaliczki zostały rozliczone).
Kontrola wykazała, iż zakupione przez spółkę materiały reklamowe nie zostały
zaewidencjonowane w ewidencji analitycznej, która określałaby przychód, rozchód oraz stan tych
materiałów. W związku z powyższym oraz faktem, iż wystawca faktury nie określił na fakturze
rodzaju i ilości materiałów reklamowych, które zostały opracowane w celu ustalenia rodzaju i ilości
tych materiałów reklamowych wyjaśnienia do protokołu kontroli złożyli obecny i były Prezes
Spółki. W wyjaśnieniu stanowiącym załącznik Nr 11 do protokołu kontroli, Pan Janusz
Wichrowski, Prezes Spółki wskazał, iż „nie są mi znane żadne materiały reklamowe, które zostały
opracowane dla potrzeb MZK. W okresie tym nie pracowałem w Spółce. Nie przedkładam Panu
inspektorowi żadnych materiałów reklamowych – brak rejestru (wykazu) przychodu i rozchodu
6
materiałów reklamowych- z uwagi na ich brak w Spółce”. Pan Waśniewski w złożonym
oświadczeniu, stanowiącym załącznik Nr 3 do protokołu kontroli oświadczył, iż zakupione
materiały reklamowe dotyczyły prowadzonej przez spółkę działalności z uwzględnieniem usług
i produkcji ogrodzeń „Materiały były opracowane na płytach CD i przekazane spółce. Spółka w
celu ich powielenia zakupywała płyty i papier fotograficzny w Golubiu Dobrzyniu i powielała
i rozprowadzała wśród potencjalnych kontrahentów. Oryginały znajdowały się w Spółce”.
Na
podstawie
przedłożonej do
kontroli dokumentacji,
ustalono,
że
obowiązek
zaewidencjonowania zakupionych materiałów reklamowych we wskazanej wyżej rachunkowej
ewidencji analitycznej wynikał z postanowień § 5 i § 6 pkt 5 zarządzenia wewnętrznego nr 13/2002
w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, zgodnie z treścią którego
„Ewidencja zapasu materiałów zużywanych do wytworzenia usług oraz towarów prowadzona jest w
cenach zakupu. Koszty związane z zakupem tych materiałów zalicza się jako nie mające istotnego
wpływu na wynik finansowy do kosztów bieżących na podstawie dowodów księgowych. Konta ksiąg
pomocniczych dla rzeczowych składników obrotowych stanowi ewidencja wartościowa obrotów
i stanów towarów i opakowań, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany
całego zapasu”, ”Przedmioty o jednostkowej wartości początkowej niższej niż 1500 zł są
traktowane jak materiały, a dla zapewnienia kontroli nad tymi składnikami majątku objęte będą
ewidencją pozabilansową”. Wskazać należy, iż przedłożony do kontroli obowiązujący w jednostce
Zakładowy Plan Kont nie określał zasad tworzenia i prowadzenia ksiąg pomocniczych (ewidencji
analitycznej) i ich powiązania z kontami księgi głównej kont syntetycznych, nie określał metod
prowadzenia kont analitycznych dla poszczególnych grup rzeczowych składników majątku
obrotowego.
Kontrola wykazała również, ze faktura, będąca dowodem źródłowym została ujęta w księgach
rachunkowych jednostki i zatwierdzona do zapłaty, pomimo braku podpisu potwierdzającego
sprawdzenie dowodu pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym, adnotacji
właściwego rzeczowo pracownika potwierdzającego otrzymanie materiałów reklamowych, nie
załączono do niej również protokołu odbioru pracy, zamieszczono tylko zapis o treści „materiały
reklamowe rozdawane na targowisku”, co stanowi naruszenie postanowień rozdziału II zarządzenia
wewnętrznego Nr 14/02 z dnia 30.12.2002 r. w sprawie obiegu dokumentów księgowych (…),
zgodnie z treścią których „na dokumentach dotyczących wykonywanych na rzecz jednostki usług
obcych osoba odpowiedzialna za odbiór pracy stwierdza, że usługa została wykonana lub dołącza
protokół odbioru pracy”.
Odpowiedzialność z tego tytułu ponoszą Prezes i Główny Księgowy Spółki.
Wyjaśnienia złożone na tę okoliczność przez obecnego i byłego Prezesa Spółki, stanowią
odpowiednio załączniki Nr 11 i Nr 3 do protokołu kontroli.
W ramach kontroli tematu dotyczącego zlecenia firmie RURAL & ECONOMIC
7
KONSULTING opracowania materiałów reklamowych dla Spółki sprawdzono wszystkie raporty
kasowe sporządzone w 2003 roku, dokumentujące dokonane na rzecz Prezesa Spółki wypłaty
gotówkowe. Ustalono, że Panu Waśniewskiemu w 2003 roku z Kasy Spółki wypłacono 22 zaliczki
na kwotę ogółem 26.500 zł (załącznik Nr 12a i 12b do protokołu kontroli). W wyniku kontroli
stwierdzono następujące nieprawidłowości:
a) wypłacanie Prezesowi Spółki zaliczek z Kasy Spółki bez ich właściwego udokumentowania, tj.
bez wniosku o zaliczkę (dowodu źródłowego), sprawdzonego pod względem merytorycznym,
formalno rachunkowym oraz zatwierdzonego do wypłaty przez osoby upoważnione.
Udzielanie zaliczek bez wniosku stanowiło naruszenie postanowień załącznika Nr 1 do
zarządzenia wewnętrznego Nr 14/02 z dnia 30.12.2002 r. w sprawie obiegu dokumentów
księgowych w „MZK” Sp. z o.o. w Golubiu – Dobrzyniu, określającego wykaz dokumentów
stosowanych w zakresie gospodarki finansowo-księgowej.
Za wypłacanie zaliczek bez egzekwowania obowiązku złożenia stosownego wniosku o zaliczkę
odpowiedzialność ponosi Pani Alicja Szczutkowska – pełniąca obowiązki kasjera.
Należy podkreślić, że wniosek o zaliczkę jako dowód źródłowy winien zawierać wskazanie
osoby wnioskującej o zaliczkę, kwotę zaliczki, jej przeznaczenie – cel, na który została
udzielona, termin rozliczenia zaliczki, a także datę oraz podpis osoby składającej wniosek
i odbierającej gotówkę wypłacaną tytułem udzielanej zaliczki. Jak wskazano powyżej
w przypadku zaliczek udzielanych P. Romanowi Waśniewskiemu udzielano je bez wniosku
o zaliczkę.
b) nie sporządzanie przez Prezesa Spółki rozliczeń z otrzymanych zaliczek na obowiązujących
w spółce formularzach, co stanowi naruszenie zarządzenia wewnętrznego Prezesa Spółki Nr
14/02 z dnia 30.12.2002 r. w sprawie obiegu dokumentów księgowych w „MZK” Sp. z o.o.
w Golubiu – Dobrzyniu.
Odpowiedzialność za nie złożenie stosownego druku rozliczenia z pobranej zaliczki ponosi Pan
Roman Waśniewski, Prezes Zarządu „MZK”(pełniący obowiązki do dnia 16.09.2004 r.), a za
rozliczanie zaliczek bez żądania od rozliczającego się z zaliczki, właściwego jej
udokumentowania odpowiedzialność ponosi Pani Szczutowska, pełniąca funkcję Kasjera oraz
Pani Iwona Ciarkowska, Główny Księgowy kontrolowanej jednostki w okresie od dnia
10.12.2002 r. do dnia 10.01.2005 r.
c) nie dokonywanie przez Głównego Księgowego Spółki wstępnej kontroli raportów kasowych
Kontrola wykazała, że objęte kontrolą raporty kasowe, wymienione na stronie 17 protokołu
kontroli nie zawierały podpisu głównego księgowego, będącego dowodem dokonania przez
głównego księgowego kontroli dokumentu pod kątem m.in. legalności i rzetelności. Powyższe
stanowi naruszenie obowiązujących w tym zakresie przepisów wewnętrznych określonych
w załączniku Nr 1 do zarządzenia wewnętrznego Nr 14/02 z dnia 30.12.2002 r. w sprawie
8
obiegu dokumentów księgowych (…),
d) wypłacanie Prezesowi Spółki z Kasy jednostki zaliczek gotówkowych bez pokwitowania
ich odbioru ( str. 17-18 protokołu kontroli).
Kontrola wykazała, że Prezesowi Spółki w 2003 roku wypłacono z Kasy Spółki gotówkę
w kwocie ogółem 26.500, 00 zł tytułem zaliczek, z czego 3 zaliczki na kwotę 2.100,00 zł
wypłacono bez pisemnego potwierdzenia jej odbioru przez otrzymującego zaliczkę (załącznik
Nr 12a do protokołu kontroli).
Brak pisemnego potwierdzenia odbioru gotówki stwierdzono w niżej wymienionych dowodach
kasowych, stanowiących załączniki do raportów kasowych:
Lp.
Raport kasowy
Numer/
Wypłata gotówki
Data
Pozycja
Nazwa
Numer
dowodu
dowodu
Kwota (zł)
Tytuł
wypłaty
1.
107/54
03.06.2003 r.
KW
16-000008
300,00
zaliczka
2.
172/47
04.09.2003 r.
KW
16-000019
1.000,00
zaliczka
3.
203/82
17.10.2003 r.
KW
16-000024
800,00
zaliczka
RAZEM:
2.100,00
Wymienione w tabeli raporty kasowe, z wyjątkiem raportu kasowego Nr 203 z dnia 17.10.2003 r. opatrzone były, na dowód
przeprowadzenia ich kontroli podpisem głównej księgowej.
Stwierdzono na tę okoliczność, że wszystkie ww. zaliczki, których odbiór z Kasy nie został
pokwitowany zostały zaewidencjonowane jako należności do rozliczenia (pobrane zaliczki) w
prowadzonej dla Pana Waśniewskiego ewidencji analitycznej t.j. na koncie o numerze 230…16
„Rozrachunki z tytułu z zaliczek – Roman Waśniewski” i na koniec 2003 roku zostały rozliczone
(na stronie Wn konta, wskazującej kwotę należności do rozliczenia wykazano na dzień 31.12.2003
r. stan zerowy), (załącznik Nr 12 do protokołu kontroli)
Brak pisemnego potwierdzenia odbioru gotówki z Kasy Spółki stanowi naruszenie: przepisu art.
21 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694
ze zm.), a także postanowień rozdziału I zarządzenia wewnętrznego nr 14/02 z dnia 30.12.2002 r.,
zgodnie z treścią których dowód księgowy powinien zawierać co najmniej podpis wystawcy
dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów.
Odpowiedzialność z tego tytułu ponoszą Prezes Spółki, Główny księgowy oraz Kasjer Spółki
Pani Alicja Szczutowska, która zgodnie z przyjętym w dniu 02.01.2003 r. zakresem czynności
„ponosi odpowiedzialność za prawidłowe i terminowe wykonywanie powierzonych czynności” i do
obowiązków której, należało m.in. ”przestrzeganie regulaminu obiegu dokumentów” (załącznik Nr
14a do protokołu kontroli). Zgodnie ze złożonym przez Panią Szczutowską wyjaśnieniem w tej
sprawie, stanowiącym załącznik Nr 14a (str. 4) do protokołu kontroli, przyczyną braku pokwitowań
odbioru wypłaconej z kasy gotówki było m.in. to, iż „Prezes lekceważył dokumenty jakie mu
wystawiałam,…i nie podpisywał ich”, „Raporty kasowe sprawdzała główna księgowa i widziała co
9
się w nich znajduje, nie kwestionowała tego, że prezes bierze zaliczki i nie wypisuje specjalnych
druków”.
e) kwitowanie odbioru gotówki dla Prezesa Spółki z Kasy Spółki przez osoby nieuprawnione
Kontrola wykazała, również kwitowanie odbioru gotówki z Kasy dla Prezesa Spółki przez Panią
Grażynę Bendykowską, zatrudnioną na stanowisku referenta ds. administracyjno-gospodarczych od
dnia 01.01.2003 r. Złożenie na tą okoliczność wyjaśnień przez Panią Bendykowską w trakcie
kontroli było niemożliwe z powodu przebywania przez ww. na zwolnieniu lekarskim od dnia
26.09.2005 r. Przedłożone do kontroli akta osobowe Pani Bendykowskiej nie zawierały
opracowanego na piśmie zakresu czynności, obowiązków i odpowiedzialności.
Ogółem w 2003 roku Pani Bendykowska pokwitowała odbiór z Kasy Spółki dla Prezesa Spółki
kwotę 5060,70 zł, w tym:
• z tytułu zaliczek kwotę 3.800,00 zł,
• z tytułu rozliczenia delegacji o numerach 46, 47, 55, 56 kwotę 1.260,70 zł
(załącznik Nr 12a do protokołu kontroli).
W wyniku kontroli zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki, stwierdzono, iż
pobrane przez Panią Bendykowską dla Prezesa ww. kwoty zostały zaewidencjonowane jako
pobrane, na koncie analitycznym prowadzonym dla Prezesa Spółki, o numerze 230.2…16
„Rozrachunki z tyt. zaliczek - . Waśniewski” i rozliczone na koniec 2003 roku.
Odpowiedzialność za dokonywanie wypłat gotówki z kasy Spółki osobie nieuprawnionej ponosi
Pani Alicja Szczutkowka, pełniąca funkcję kasjera.
e). nie określanie w zapisach księgowych dokonywanych w księgach rachunkowych oznaczenia
kont, których dotyczy zapis, co stanowi naruszenie przepisów art. 23 ust. 2 pkt 5 ustawy
o rachunkowości. Powyższe stwierdzono miedzy innymi na następujących kontach
analitycznych:
– konto 2020001425 „RURAL ECONOMIC CONSULTING BOGUMIŁA” w poz. ksieg. ZK
1352 kwota 7.930,00, ZK 1335, 1335 kwota 7.320,00 brak konta przeciwstawnego,
– konto 440.3.07.. „Szkolenia-Czynsze”, w poz. ZK 1352 kwota 7.930,00 brak konta
przeciwstawnego,
– konto 470.2.55.. „Reprezentacja nielimitowana – Zarząd, w poz. ZK 1335 na kwotę 6.000,00
(materiały reklamowe) brak konta przeciwstawnego.
–
4). Pokrycie przez „MZK” Sp. z o.o. kosztów usługi hotelowej w hotelu „Zakątek Leśny”
(str. 24-29 protokołu kontroli, załączniki Nr 15-17, 19-24 do protokołu kontroli).).
Na podstawie zapisów w księgach rachunkowych jednostki oraz przedłożonych do kontroli
dowodów księgowych ustalono, że kontrolowana jednostka w latach 2003-2004 została obciążona
10
kosztami usługi hotelowej, świadczonej przez Firmę Turystyczną J.B.J „Zakątek Leśny” Hotelik na
kwotę ogółem 1.170,00 zł.
Podstawą zapisów w ewidencji rachunkowej były niżej wymienione faktury wystawione przez ww.
firmę, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej:
Dowód księgowy
Opis
Wartość operacji (usługi)
operacji
Nazwa
Numer
Zakwalifikowanie
Sprawdzenie dowodu
dowodu do ujęcia
pod względem
merytorycznym
Data
według
Netto
VAT
Brutto
w ewidencji rach.
wystawienia
faktury
(zł)
(zł)
(zł)
wg faktury
FormalnoRachunk.
(sposób ujęcia)
Faktura 573/04 14.07.
usługa
VAT
hotelowa
2004 r.
224,30 15,70 240,00
brak
Główny
brak
księgowy
Na odwrocie faktury adnotacja „nocleg – firma „energosystem”zlec. MZK dot. kotłowni
Faktura 628/04 06.08.
VAT
usługa
112,15 7,85
120,00
brak
2004 r.
Główny
brak
księgowy
Na odwrocie faktury adnotacja „reprezentacja”
Faktura 764
16.09.
VAT
2004 r.
Usługa
224,30 15,70 240,00
brak
j/wyżej
brak
brak
brak
brak
Na odwrocie faktury adnotacja: „reprezentacja”
Faktura 890
30.09.
Usługa
VAT
2003 r.
hotelowa
532,71 37,29 570,00
Na odwrocie faktury adnotacja: „szkolenie- Problematyka po wejściu do Unii”
O G Ó Ł E M:
1.170,00
Stwierdzono, że przedłożona do kontroli dokumentacja w postaci wyżej wymienionych
faktur oraz zapisów w ewidencji rachunkowej nie zawierały informacji, kto korzystał z usług
hotelowych świadczonych przez Firmę Turystyczną J.B.J „Zakątek Leśny” Hotelik. Zgodnie
ze złożonym w tej sprawie przez Pana Romana Waśniewskiego oświadczeniem, stanowiącym
załącznik Nr 3 do protokołu kontroli „z usług „Zakątek Leśny” w imieniu Spółki korzystały osoby
wykonujące – działające na rzecz Spółki, m.in. Prezes Zarządu, Główny udziałowiec – Burmistrz
Miasta Golubia Dobrzynia w okresie kiedy załatwiał sprawy związane ze spółką”.
W wyniku kontroli wyżej wymienionej tematyki stwierdzono następujące nieprawidłowości:
a) nie zawieranie w fakturach objętych kontrolą, stanowiących dowody księgowe, stwierdzenia
sprawdzenia dowodu i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez
wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacji),
podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania, co stanowi naruszenie przepisu art. 21
ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości.
11
b) dokonywanie wypłat gotówkowych z Kasy Spółki na podstawie dokumentów niesprawdzonych
pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym, co stanowi naruszenie postanowień
rozdziału II zarządzenia wewnętrznego Nr 14/02 z dnia 30.12.2002 r. w sprawie obiegu
dokumentów księgowych w „MZK” Sp. z o.o. w Gołubiu Dobrzyniu,
c) sprawdzanie dowodów księgowych pod względem merytorycznym przez osoby nieuprawnione
t.j. przez główną księgową, która nie została upoważniona do dokonywania takiej kontroli.
Zgodnie z postanowieniami rozdziału II zarządzenia wewnętrznego Nr 14/02 z dnia 30.12.2002
r. w sprawie obiegu dokumentów księgowych w „MZK” Sp. z o.o. w Gołubiu Dobrzyniu
„kontroli merytorycznej dokonuje kierownik właściwej komórki organizacyjnej”.
b). zatwierdzanie przez Kierownika jednostki oraz Głównego księgowego faktur za usługi hotelowe
do wypłaty (realizacji), pomimo braku na dowodzie adnotacji o sprawdzeniu dowodu tj.
przeprowadzeniu kontroli pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, co stanowi
naruszenie postanowienia zarządzenia wewnętrznego Nr 14/02 z dnia 30.12.2002 r. w sprawie
obiegu dokumentów księgowych, zgodnie z treścią którego „dokumenty sprawdzone zatwierdza
do realizacji główny księgowy i kierownik jednostki lub osoby upoważnione”.
c). dokonywanie wypłat gotówki z kasy bez pisemnego potwierdzenia jej odbioru przez
otrzymującego gotówkę, co stanowi naruszenie przepisów art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy
o rachunkowości oraz postanowień rozdziału I zarządzenia wewnętrznego nr 14/02 z dnia
30.12.2002 r., zgodnie z treścią których dowód księgowy powinien zawierać co najmniej podpis
wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów.
Brak potwierdzenia odbioru gotówki stwierdzono przy wypłatach udokumentowanych
następującymi dowodami:
– KWD (Kasa Wypłaci Dostawcy) Nr 175/2004 z dnia 15.07.2004 na kwotę 240,00 zł, Raport
kasowy Nr 136 z dnia 15.07.2004 r. Ustalono, że wypłata dotyczyła faktury Nr 573/2004
z dnia 14.07. 2004 r. , wypłaty dokonała Pani Alicja Szczutowska - Kasjer,
– KWD Nr 191/2004 z dnia 09.08.2004 r. na kwotę 120,00 zł, Raport kasowy Nr 153 z dnia
9.08.2004 r. Ustalono, że wypłata dotyczyła faktury 628/2004 z dnia 6.08.2004 r, wypłaty
dokonała Pani Danuta Miedzianowska.
Odpowiedzialność za wypłacenie gotówki z kasy Spółki bez żądania pisemnego potwierdzenia
jej odbioru przez otrzymującego gotówkę, ponosi Pani Alicja Szczutkowska i Danuta
Miedzianowska które dokonały wypłat gotówki z kasy.
Na wyżej wymienioną okoliczność ustalono również, że operacja dokonania z Kasy ww. wypłat
została zaewidencjonowana w księgach rachunkowych jednostki (strona Wn konto 202
„Rozrachunki z dostawcami”, strona Ma konto 100 „Kasa”.
e). nie określanie w zapisach księgowych dokonywanych w księgach rachunkowych rodzaju
i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz opisu
12
operacji, co stanowi naruszenie przepisów art. 23 ust. 2, pkt 2, 3 i pkt 5 ustawy
o rachunkowości.
Powyższe stwierdzono na koncie analitycznym o numerze 202 000 14 12 „Zakątek Leśny,
Firma turystyczna J.B.J.” Nie określenie w zapisach księgowych rodzaju i numeru
identyfikacyjnego dowodu księgowego dotyczyło ZK Nr 757, RK 136, usługa hotelowa
na kwotę 240,00 zł, natomiast brak opisu operacji dotyczyło ZK 974,RK 153 na kwotę 120,00
zł, ZK 1012, RK 182 na kwotę 240,00 zł.
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Pan Roman Waśniewski – Prezes
Zarządu (pełniący funkcję do dnia 16.09.2004 r.) oraz Pani Iwona Ciarkowska – Główna Księgowa
(do dnia 10.01.2005 r.).
5). w zakresie przeprowadzenie remontu baru na targowisku przy ul. Sokołowskiej
w Golubiu-Dobrzyniu przez Przedsiębiorstwo Usługowo-Handlowe„C0NS-BUD”, Spółka
z o.o. (str. 29-36 protokołu kontroli).
W wyniku kontroli ustalono, iż kontrolowana jednostka była właścicielem targowiska
położonego przy ul. Sokołowskiej w Golubiu Dobrzyniu w okresie od 30.12.2003 r. do 03.08.2004
r. Z dniem 03.08.2004 r. nastąpiło zbycie prawa własności targowiska na rzecz Przedsiębiorstwa
Energetyki Cieplnej ,Sp. z o.o. w Golubiu Dobrzyniu, w drodze kompensaty zadłużenia zbywcy
z tytułu dostarczanego ciepła, które na dzień 30.06.2004 r. wynosiło kwotę 318.249,70 zł. Zgodnie
z ustaleniami kontroli, Zgromadzenie Wspólników MZK, Sp. z o.o, w podjętej w dniu 20.05.2004 r.
uchwale Nr 10 wyraziło zgodę na zbycie przedmiotowej nieruchomości za cenę nie niższą
od wartości określonej przez biegłego rzeczoznawcę. Na podstawie przedłożonego do kontroli aktu
notarialnego Rep. A Nr 3857/2004 z dnia 3.08.2004 r. ustalono, że targowisko zostało sprzedane
za cenę 278.498,20 zł. Kontrolującym nie przedłożono operatu szacunkowego sporządzonego przez
biegłego rzeczoznawcę, będącego podstawą ustalenia ceny sprzedaży. Zgodnie z wyjaśnieniem
złożonym na tą okoliczność przez Pana Janusza Wichrowskiego, Prezesa Spółki, stanowiącym
załącznik Nr 26 do protokołu kontroli, przyczyną nie przedłożenia do kontroli żądanego dokumentu
był „brak takiej wyceny w aktach spółki”. Zgodnie z oświadczenia złożonym przez byłego Prezesa
Spółki Pana Waśniewskiego, stanowiącym załącznik nr 3 do protokołu kontroli, „dokumentacja
dotycząca zlecenia tej wyceny jako produkt końcowy znajdowały się w Spółce”.
Dokonanie sprzedaży targowiska za cenę nie ustaloną przez biegłego rzeczoznawcę w operacie
szacunkowym stanowi nie wykonanie przez Zarząd Spółki Uchwały Nr 10 Zgromadzenia
Wspólników z dnia 20.05.2004 r.
W wyniku kontroli przeprowadzonego przez firmę „CONS-BUD” remontu baru
na targowisku, przy ul. Sokołowskiej zleconego przez kontrolowaną jednostkę, ustalono,
co następuje:
Na podstawie przedłożonej do kontroli faktury VAT Nr 1/05/04 z dnia 12.05.2004 r., wystawionej
13
przez Przedsiębiorstwo Usługowo – Handlowe „CONS-BUD” ul. Podmurna 6/2, 87-400 GolubDobrzyń za „prace remontowo budowlane w bud. Baru na targowisku” na kwotę 7.500,00 zł.
(netto), brutto 9.150,00 zł oraz zapisów ewidencji księgowej ustalono, że „MZK” Sp. z o.o.
dokonała zapłaty za przeprowadzone prace remontowo-budowlane w budynku baru na kwotę
ogółem 9.150,00 zł (załącznik Nr 27 do protokołu kontroli). Kontrola wykazała, iż ww. faktura była
jedynym dokumentem, jaki kontrolowana jednostka posiadała, w związku ze zleceniem
i zrealizowaniem remontu baru na targowisku. Przedłożona do kontroli faktura nie zawierała żadnej
adnotacji dokonanej przez pracownika Spółki, potwierdzającej wykonanie pracy oraz żadnego
załącznika w postaci protokołu odbioru pracy, co stanowi naruszenie postanowień rozdziału II –
„Kontrola dokumentów księgowych” zarządzenia wewnętrznego Nr 14/02 z dnia 30.12.2002 r. w
sprawie obiegu dokumentów księgowych (…), zgodnie z treścią których „Na dokumentach
dotyczących wykonywanych na rzecz jednostki usług obcych osoba odpowiedzialna za odbiór pracy
stwierdza, że usługa została wykonana lub dołącza protokół odbioru pracy”. Stwierdzono brak
w siedzibie kontrolowanej jednostki umowy z wykonawcą usługi zawartej w formie pisemnej oraz
protokołu odbioru robót wykonanych przez firmę „CONS-BUD” w budynku baru na targowisku.
Zgodnie z przepisem art. 647 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr
16, poz. 93 ze zm.) przez umowę o roboty budowlane wykonawca zobowiązuje się do oddania
przewidzianego w umowie obiektu, wykonanego zgodnie z projektem i zasadami wiedzy
technicznej, a inwestor zobowiązuje się do dokonania wymaganych przez właściwe przepisy
czynności związanych z przygotowaniem robót, w szczególności do przekazania terenu budowy
i dostarczenia projektu, oraz do odebrania obiektu i zapłaty umówionego wynagrodzenia. Przepis
art. 648 cyt. ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny wskazuje, że umowa o roboty
budowlane powinna być stwierdzona pismem, wymagana przez właściwe przepisy dokumentacja
stanowi część składową umowy. Zgodnie z treścią przepisu art. 658 cyt. ustawy przepisy tytułu
XVI ustawy dot. umów o roboty budowlane, stosuje się odpowiednio do umów o wykonanie
remontu budynku lub budowli.
W związku z nie przedłożeniem przez kontrolowaną jednostkę protokołu odbioru robót oraz
umowy zawartej na wykonanie przedmiotowych usług remontowych, z powodu, jak ustalono ich
braku, kontrolujący nie mogli ustalić, czy zgodnie z przytoczonymi wyżej przepisami została
zawarta umowa z zachowaniem formy pisemnej, czy wykonawca zlecone prace remontowe
wykonał zgodnie z treścią umowy, w szczególności co do ich zakresu, terminu realizacji, a także
czy za wykonane prace dokonano zapłaty w kwocie i terminie określonym w umowie oraz czy
sporządzono protokół odbioru robót oraz czy ewentualnie był on podpisany dopiero wówczas, gdy
wykonawca wykonał pełny, określony w umowie o wykonanie remontu budynku zakres robót
(przedmiot prac).
Należy również zaznaczyć, iż kontrolowana jednostka (zamawiający), z uwagi na wartość
14
usługi, która nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6.000 euro, stosownie
do przepisów art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U.
Nr 19, poz. 177 ze zm.) nie była zobowiązana przy udzielaniu ww. zamówienia do stosowania
wymienionej ustawy.
Nie przechowywanie w siedzibie spółki wymienionej dokumentacji, przy założeniu, że była ona
sporządzona stanowi naruszenie przepisów:
• art. 74 ust. 2 pkt 8 i ust.3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r.
Nr 76, poz.694 ze zm.), zgodnie z treścią których pozostałe dowody księgowe i dokumenty
przechowuje się przez okres 5 lat, okres przechowywania oblicza się od początku roku
następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.
• wewnętrznych dotyczących miejsca i sposobu przechowywania danych, zawartych w załączniku
nr 4 do zarządzenia wewnętrznego Nr 13/2002 z dnia 30.12.2002 r. w sprawie dokumentacji
przyjętych zasad polityki rachunkowości w „MZK” Sp. z o.o. w Gołubiu Dobrzyniu,
• zarządzenia wewnętrznego Nr 14/02 z dnia 30.12.2002 r. w sprawie obiegu dokumentów
księgowych, w części dotyczącej „Czasu przechowywania zbiorów rachunkowości”.
W zakresie udokumentowania zapłaty za wykonanie remontu, dokonanej z zaliczki udzielonej
Panu Waśniewskiemu, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
-
wypłacenie zaliczki z Kasy Spółki, pomimo nie złożenia przez Prezesa wniosku o udzielenie
zaliczki,
-
zatwierdzenie do zapłaty przez Prezesa Spółki oraz Główną Księgową faktury VAT Nr 1/05/04
z dnia 12.05.2004 r., pomimo braku załącznika do faktury w postaci protokołu odbioru pracy
oraz adnotacji na odwrocie faktury, potwierdzającej dokonanie kontroli dowodu pod kątem
merytorycznym przez osobę odpowiedzialną za odbiór pracy. Zgodnie z obowiązującym
w
tym zakresie zarządzeniem wewnętrznym, adnotacji na ww. dowodzie księgowym
potwierdzającej przeprowadzenie kontroli dowodu pod względem merytorycznym winien
dokonać „kierownik właściwej komórki organizacyjnej”, w tym przypadku Pan Artur
Rutkowski, zatrudniony w Spółce
na stanowisku Kierownika Działu Remontowo-
Budowlanego. Powyższe stanowi naruszenie przepisów zarządzenia wewnętrznego Nr 14/02
z dnia 30.12.2002 r. w sprawie obiegu dokumentów księgowych w „MZK” Sp. z o.o. w Golubiu
Dobrzyniu, zgodnie z treścią którego m.in. „Dokumenty sprawdzone zatwierdza do realizacji
główny księgowy
i kierownik jednostki lub osoby upoważnione” (strony 34-35 protokołu
kontroli).Odpowiedzialność z tego tytułu ponoszą: Pan Roman Waśniewski – Prezes Zarządu
„MZK” Sp. z o.o. (pełniący obowiązki do dnia 16.09.2004 r.) oraz Pani Iwona Ciarkowska –
Główny Księgowy „MZK” Sp. z o.o (pełniąca obowiązki do dnia 10.01.2005 r.).
15
W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami, które nie zostały usunięte w czasie
czynności kontrolnych, proszę Pana Prezesa o podjęcie działań, które wyeliminują wszystkie
uchybienia w pracy podległych służb, usprawnią ich działalność oraz zapobiegną ich powstawaniu
w przyszłości.
Wobec powyższego proszę o:
1. Uzupełnienie posiadanej przez jednostkę dokumentacji opisującej przyjęte przez spółkę
zasady (politykę) rachunkowości, zawarte w zarządzeniu wewnętrznym Nr 13/2002 z dnia
30.12.2002 r., poprzez określenie w zakładowym planie kont przyjęte w jednostce zasady
klasyfikacji zdarzeń gospodarczych, zasady tworzenia i prowadzenia kont ksiąg
pomocniczych (ewidencji analitycznej) oraz ich powiązania z kontami księgi głównej kont
syntetycznych, sposobu działania kont pozabilansowych, a także wykazu zbioru danych
tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich
struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych
i w procesach przetwarzania danych, godnie z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3a, pkt 3b, ust. 2
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U.z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze
zm.).
2. Określenie w dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości opisu sposobu prowadzenia
ksiąg rachunkowych, poprzez opracowanie i wprowadzenie do stosowania dokumentacji
systemu przetwarzania danych, zawierającej m.in.:
a) opis stosowanego systemu informatycznego tj. przeznaczenia każdego stosowanego
w jednostce programu finansowo-księgowego, sposobu jego działania (reguły
obliczeń, ewidencji, kontroli i wydruku danych) oraz wykorzystywania podczas
przetwarzania danych,
b) opis programowych zasad ochrony danych, w tym metod zabezpieczenia dostępu
do danych stanowiących księgi rachunkowe, oraz metod zabezpieczenia dostępu
do systemu informatycznego rachunkowości, zgodnie z przepisami art.10 ust. 1 pkt
3c, ust. 2 ustawy o rachunkowości
3. Opracowanie zasad gospodarki kasowej obowiązującej w jednostce, mając na uwadze
stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości w tym zakresie.
4. Przechowywanie w siedzibie jednostki dokumentacji przyjętego sposobu prowadzenia
rachunkowości przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności, stosownie
do przepisów art. 73 i 74 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
16
5. Przechowywanie w siedzibie jednostki dowodów księgowych i dokumentów przez
co najmniej okres 5 lat, stosownie do treści przepisu art. 73 i 74 ust. 2 pkt 5 i pkt 8 ustawy
z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
6. Przestrzeganie obowiązku dokonywania przez uprawnione osoby kontroli dowodów
księgowych pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym, stosownie do treści
postanowień rozdziału II zarządzenia wewnętrznego Nr 14/02 z dnia 30.12.2002 r.,
w sprawie obiegu dokumentów księgowych w MZK, Sp. z o.o. w Gołubiu Dobrzyniu (...)
oraz przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości.
7. Zatwierdzanie do wypłaty (realizacji) dowodów księgowych wyłącznie po dokonaniu
adnotacji o sprawdzeniu dowodu pod względem formalno – rachunkowym, merytorycznym
przez właściwego rzeczowo pracownika, zgodnie z przepisami rozdziału II zarządzenia
wewnętrznego Nr 14/02 z dnia 30.12.2002 r. w sprawie obiegu dokumentów.
8. Ewidencjonowanie zakupionych dla jednostki materiałów, w tym materiałów reklamowych
w analitycznej ewidencji wartościowej, prowadzonej dla rzeczowych składników majątku
obrotowego, określającej przychód, rozchód i stan tych materiałów, zgodnie z przyjętymi
w jednostce zasadami ewidencji i wyceny aktywów, określonymi w § 5 pkt 1 zarządzenia
wewnętrznego Nr 13/2002 z dnia 30.12.2002 r. w sprawie ustalenia dokumentacji
przyjętych zasad (polityki) rachunkowości.
9. Przestrzeganie obowiązku zawierania na dowodach księgowych, będących podstawą zapisu
w księgach rachunkowych zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych
przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych
(dekretacja), podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania, zgodnie z przepisami art. 21
ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości oraz
postanowieniami rozdziału I zarządzenia
wewnętrznego Nr 13/2002 z dnia 30.12.2002 r. w sprawie ustalenia dokumentacji
przyjętych zasad (polityki) rachunkowości.
10. Dokonywanie w księgach rachunkowych kompletnych zapisów, zawierających między
innymi określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego
podstawę zapisu, zrozumiały opis dokonanej operacji, oznaczenia kont, których operacja
dotyczy, zgodnie z przepisami art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz postanowień
zarządzenia wewnętrznego Nr 14/02 z dnia 30.12.2002 r. w sprawie obiegu dokumentów
księgowych.
11. Prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki w sposób rzetelny, poprzez załączanie
do dowodów księgowych będących podstawą zapisu wszystkich wymaganych dokumentów,
w przypadku zapłaty za wykonane na rzecz jednostki usługi obce, w tym remontowe
potwierdzanie na dowodzie wykonania prac
17
przez osobę odpowiedzialną, dołączanie
do dowodu księgowego protokołu odbioru wykonanych robót oraz innych dokumentów,
które pozwalałyby stwierdzić, iż wszystkie dokonane w księgach rachunkowych zapisy
odzwierciedlają stan rzeczywisty, zgodnie z przepisami art. 24 ust. 2 ustawy o
rachunkowości oraz postanowieniami zarządzenia wewnętrznego Nr 14/02 z dnia
30.12.2002 r. w sprawie obiegu dokumentów księgowych.
12. Przestrzeganie obowiązku udzielania zaliczek gotówkowych po złożeniu przez pracownika
wniosku o udzielenie zaliczki oraz egzekwowania złożenia przy ich rozliczaniu stosownych
druków, zgodnie z ustalonym w jednostce „Wykazem dokumentów stosowanych w zakresie
gospodarki finansowo-księgowej”, stanowiącym załącznik do zarządzenia wewnętrznego Nr
14/02 z dnia 30.12.2002 r. w sprawie obiegu dokumentów księgowych.
13. Przestrzeganie obowiązku wypłaty gotówki z kasy wyłącznie za pisemnym potwierdzeniem
jej odbioru na dowodzie wypłaty przez otrzymującego gotówkę, zgodnie z przepisami art.
21 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości oraz postanowieniami rozdziału I zarządzenia
wewnętrznego nr 14/02 z dnia 30.12.2002 r.
14. Dokonywanie wypłat gotówkowych z Kasy Spółki wyłącznie osobom uprawnionym,
na
podstawie
dowodu
sprawdzonego
pod
względem
merytorycznym,
formalno
rachunkowym i zatwierdzonym do zapłaty przez osoby upoważnione.
15. Zbywanie przez Zarząd Spółki nieruchomości stanowiących własność spółki, zgodnie
z postanowieniami uchwał Zgromadzenia Wspólników, podjętymi w tej sprawie, stosownie
do przepisów art. 228 ust. 4 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – kodeks spółek handlowych
(Dz.U. Nr 94, poz. 1037 ze zm.).
16. Wykonywanie robót budowlanych oraz remontowych na rzecz Spółki wyłącznie
na podstawie umowy zawartej w formie pisemnej, zabezpieczającej interes Spółki, zgodnie
z przepisami art. 648, w związku z art. 658 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks
cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 ze zm.).
17. Właściwe dokumentowanie wykonanych na rzez Spółki prac remontowych poprzez
obowiązkowe sporządzanie protokołu odbioru prac, zgodnie z postanowieniami rozdziału II
zarządzenia wewnętrznego Nr 14/02 z dnia 30.12.2002 r. w sprawie obiegu dokumentów
księgowych.
18. Egzekwowanie przez Kierownika jednostki wykonywania przez pracowników obowiązków
wynikających z ich zakresów czynności, obowiązków i odpowiedzialności, w sposób
rzetelny, zgodny z obowiązującymi przepisami prawa
i ustalonymi przepisami
wewnętrznymi, mając na uwadze stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości.
18
Zgodnie z art. 9 ust. 3 powołanej na wstępie ustawy uprzejmie proszę o poinformowanie
Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych w
terminie 30 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia.
Przekazanie informacji o wykonaniu zaleceń pokontrolnych niezgodnych z prawdą podlega
karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Stosownie do art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych od niniejszego
wystąpienia pokontrolnego przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby w terminie
14 dni od daty otrzymania wystąpienia. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut
naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Zastrzeżenia
wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby na warunkach określonych w art. 9 ust. 4 i 5 ustawy.
Zastępca Prezesa
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Bydgoszczy
mgr Włodzimierz Bartkowiak
Do wiadomości:
1. Burmistrz Miasta Golubia-Dobrzynia,
2. Rada Nadzorcza MZK, Spółka z o.o.,
ul. Młyńska 19, 87-400 Golub-Dobrzyń,
3. Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy,
Zespół w Toruniu.
19