pokaż - Regionalna Izba Obrachunkowa w Poznaniu

Transkrypt

Poznań, dnia 27.02.2004r.
WK-0917/22/K/2003
Pani
Anna Tomicka
Burmistrz Miasta i Gminy
Swarzędz
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach
obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 55 poz. 577) informuję o wynikach kompleksowej kontroli gospodarki
finansowej (w tym kontroli w zakresie realizacji wydatków Gminnego Programu Profilaktyki i
Rozwiązywania Problemów Alkoholowych dokonywanych w Ośrodku Pomocy Społecznej), rozszerzonej
problemowo w zakresie przestrzegania przepisów ustawy o finansach publicznych dotyczących sprawowania
wewnętrznej kontroli finansowej, obejmującej przestrzeganie procedur kontroli, przeprowadzanie wstępnej
oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków za okres od 01.01.2002 r. do
30.06.2003 r.
Zakresem kontroli kompleksowej objęta została gospodarka finansowa prowadzona na podstawie
budżetu uchwalonego na 2002 rok przez Radę uchwałą nr XLI/468/2001 z 28.12.2001r. Budżet przewidywał
uzyskanie dochodów w kwocie 47.963.998 zł oraz realizację wydatków budżetowych w kwocie
55.388.998 zł. Jako źródło pokrycia deficytu w wysokości 8.505.000 zł wskazano kredyt bankowy oraz
pożyczki z WFOŚiGW. Po zmianach w ciągu roku dokonanych przez Radę (siedmiokrotnie), Zarząd
(czterokrotnie) i Burmistrza (jednokrotnie) plan dochodów zwiększono do kwoty 51.878.952 zł a plan
wydatków do kwoty 59.634.496 zł. Jako źródło pokrycia deficytu budżetowego w kwocie 7.755.544 zł
wskazana została nadwyżka budżetowa z 2001r., kredyty bankowe i pożyczki z WFOŚiGW. Planowane
dochody zostały zrealizowane w kwocie 53.245.795 zł (102.6 %), a wydatki w kwocie 58.553.110 zł
(98,1 %). Faktycznie 2002 rok zamknął deficytem na kwotę 5.307.316 zł.
Wyniki kontroli gospodarki finansowej ujawniły opisane w protokole kontroli nieprawidłowości i
uchybienia spowodowane nieprzestrzeganiem obowiązujących przepisów prawa.
Na podstawie prowadzonego w Urzędzie rejestru gminnych jednostek organizacyjnych ustalono , że
w 2002 roku w Gminie funkcjonowało 25 jednostek organizacyjnych w tym:
- 21 jednostek budżetowych (Urząd Miasta i Gminy w Swarzędzu, Miejski Ośrodek Pomocy
Społecznej, 8 szkół podstawowych, 6 przedszkoli, 3 gimnazja, żłobek, schronisko),
- 2 zakłady budżetowe (Zakład Gospodarki Komunalnej w Swarzędzu, Pływalnia Wodny Raj),
- 2 instytucje kultury (Ośrodek Kultury, Biblioteka).
W 2002r w Urzędzie obowiązywały następujące przepisy wewnętrzne :
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w Swarzędzu wprowadzony uchwałą Rady
Nr XLVII/342/98 z dnia 28.04.1998r. ze zmianami dokonanymi przez Radę uchwałami nr XXII/99 z
dnia 26.01.1999r. i nr XVII/293/200 z dnia 9 .12. 2000r.
- Instrukcja kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych wprowadzona
zarządzeniem Burmistrza nr 5/98 z dnia 9.12.1998r. W instrukcji tej opisano :
-organizację i funkcjonowanie kontroli wewnętrznej
-gospodarkę pieniężną
-gospodarkę drukami ścisłego zarachowania
-gospodarkę środkami rzeczowymi
-zasady prowadzenia ewidencji finansowo-księgowej
-instrukcję w sprawie inwentaryzacji aktywów i pasywów
-
2
W dniu 31 marca 2003 r. Burmistrz wydał Zarządzenie nr 71/03 w sprawie kontroli finansowej w Urzędzie
Miasta i Gminy oraz w podległych i nadzorowanych jednostkach samorządu gminy.
Zarządzeniem tym wprowadzono instrukcję postępowania kontrolnego łącznie z procedurą kontroli
finansowej. Według instrukcji postępowania kontrola wewnętrzna jednostki obejmuje samokontrolę oraz
kontrolę wewnętrzną funkcjonalną (pionową i poziomą).
Czynności kontroli należy prowadzić we wszystkich fazach działania w formie kontroli wstępnej, bieżącej i
następnej. Kontrola następna jest kontrolą planową.
W dniu 25 maja 2003r. Burmistrz wydał Zarządzenie nr OR 0152/91A/03 w sprawie wprowadzenia w życie
instrukcji kontroli finansowej w Urzędzie Miasta i Gminy, zasad rachunkowości, procedury kontroli obiegu
dowodów finansowo-księgowych.
W instrukcji tej wymieniono rodzaje dokumentów finansowo-księgowych, nie podano mimo nazwy
instrukcji, obiegu tych dokumentów na poszczególnych stanowiskach pracy.
W wyjaśnieniu złożonym inspektorom kontroli Skarbnik Gminy stwierdziła, że „w instrukcji nie podano
obiegu dowodów księgowych z wyraźnym określeniem przepływu i terminu załatwienia na poszczególnych
stanowiskach pracy w Urzędzie, instrukcja w tym zakresie wymaga wprowadzenia zmian.”
/Strona 3-6 protokołu, załącznik nr 7/
W Urzędzie stosowano instrukcję kancelaryjną wprowadzoną rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z
dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków
międzygminnych (Dz.U. Nr 112, poz. 1319).
Niektóre dowody księgowe wpływające z zewnątrz (faktury) nie były rejestrowane w kancelarii Urzędu, co
było niezgodne z instrukcją kancelaryjną. Na 19 sprawdzonych faktur, 3 faktury nie posiadały pieczątki
wpływu do kancelarii Urzędu.
Według oświadczenia Kierownika Referatu Organizacyjnego „pracownicy Urzędu zostali poinformowani,
pouczeni oraz zobowiązani do przestrzegania instrukcji kancelaryjnej.. na szkoleniu w dniu 11 lutego 2002r.
W myśl instrukcji kancelaryjnej kancelaria powinna obejmować wszystkie dokumenty wpływające do
Urzędu. Jednak zdarzało się, że pisma wymagające natychmiastowego doręczenia i załatwienia , np. faktury
trafiały bezpośrednio do referatów. W chwili obecnej wszystkie faktury przekazywane są do kancelarii i
rejestrowane w dzienniku korespondencji zgodnie z instrukcją kancelaryjną.”
/Strona 3,4, 8-12 protokołu, załącznik nr 8/
Dokumentacja przyjętych zasad prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Miasta i Gminy wprowadzona
została zarządzeniem Burmistrza nr OR 0152/3/2002 z dnia 15.01.2002r. Dokumentacja ta zawierała:
1) określenie roku obrotowego (rok kalendarzowy)
2) określenie okresów sprawozdawczych wchodzących w skład roku obrotowego (miesięczne,
kwartalne, półroczne i roczne)
3) wykaz ksiąg rachunkowych
4) wykaz sporządzanych sprawozdań i prowadzonych rozliczeń
5) określenie metod wyceny aktywów i pasywów
6) wykaz kont syntetycznych dla budżetu Gminy, określenia zasad funkcjonowania tych kont oraz
prowadzenia ewidencji analitycznej
7) wykaz kont syntetycznych dla jednostki budżetowej i funduszy specjalnych, określenia zasad
funkcjonowania tych kont oraz prowadzenia ewidencji analitycznej.
8) opis systemu przetwarzania danych przy użyciu komputera.
Według zarządzenia rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, okresami sprawozdawczymi są okresy
miesięczne, kwartalne, półroczne i roczne.
Według wyjaśnienia Burmistrza każdorazowo od 2002r. przy dokonywaniu wydatków i zaciąganiu
zobowiązań prowadzona jest wstępna ocena ich celowości.
Wstępnej oceny celowości określonych wydatków dokonuje kierownik danego referatu, występując z
wnioskiem na piśmie skierowanym do Burmistrza o wyrażenie zgody na zaciąganie zobowiązania czy
dokonanie wydatku.
Celowość danego wydatku dość często oceniana była także przez merytoryczne komisje Rady Miejskiej.
Inspektorzy kontroli sprawdzili wybrane faktury za zakup materiałów, robót i usług, polecenia wyjazdu
służbowego, listy wypłat diet dla radnych z miesiąca grudnia 2002 r. i stycznia 2003 r.
Stwierdzono, że wszystkie sprawdzone dowody księgowe były opisane pod względem formalnym,
merytorycznym i były zatwierdzone przez upoważnione osoby, inspektora ds. budżetowych, Zastępcę
Skarbnika, Burmistrza.
3
Księgi rachunkowe obejmują :
- dziennik – główna
- księgi pomocnicze
- zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz kont ksiąg pomocniczych.
W Urzędzie Miasta i Gminy prowadzono odrębne księgi rachunkowe dla :
- budżetu Gminy
- Urzędu Miasta i Gminy
Wyniki kontroli przestrzegania ustalonych przepisami prawa zasad prowadzenia rachunkowości
ujawniły, że :
W księgach rachunkowych budżetu :
-
Na koncie 139 – „Inne rachunki bankowe” zaksięgowano rozwiązanie lokat utworzonych w 2001r.
i księgowanych w 2001r. w następujący sposób : Wn 139, Ma 133. Powyższe było niezgodne z ZPK, z
którego wynika, że na koncie 133 –„Rachunek bieżący budżetu” ujmuje się również lokaty dokonywane
ze środków rachunku budżetu a konto 139 – „Inne rachunki bankowe” służy do ewidencji operacji
dotyczących wydzielonych, zgodnie z odrębnymi przepisami, środków pieniężnych innych niż środki
budżetu i pochodzące z funduszy pomocowych.
Z wyjaśnienia złożonego przez Zastępcy Skarbnika Gminy dokonującego dekretacji i księgowania
wynika, że „operację zaksięgowano w taki sposób pomyłkowo, w 2002 r. tworzenie nowych lokat
księgowano Wn 133 (subkonto) Ma 133.”
/Strona 9 protokołu, załącznik nr 9 punkt 1/.
-
Na koncie 140 – „Inne środki pieniężne” zaksięgowano na koniec roku 2002 (na podstawie noty
księgowej) należne udziały w podatku dochodowym od osób fizycznych roku 2002 a otrzymane w 2003
zamiast na koncie 224- „Rozrachunki budżetu” Powyższe było niezgodne z ustalonymi w ZPK
zasadami funkcjonowania tego konta , który stanowi, że konto 224 – „Rozrachunki budżetu” służy do
ewidencji rozrachunków z innymi budżetami, a w szczególności ...rozrachunków z tytułu dochodów
pobranych na rzecz budżetu państwa, a konto 140 –„Inne środki pieniężne” służy do ewidencji na
przełomie okresów sprawozdawczych środków pieniężnych w drodze.
Według wyjaśnienia Zastępcy Skarbnika księgującego operację „zapisu Na koncie 140 dokonano przez
pomyłkę.”
-
Na koncie 224 – „Rozrachunki budżetu” księgowano na koniec każdego okresu sprawozdawczego
(kwartału) saldo pobranych przez Urząd Miasta i Gminy a nie przekazanych do Wielkopolskiego Urzędu
Wojewódzkiego opłat za dowody osobiste (na podstawie noty księgowej) w następujący sposób Wn 133
Ma 901 na czerwono, Wn 133 Ma 224 na czarno. Pobrane sumy opłat za dowody osobiste w ciągu roku
księgowano Wn 133 Ma 901 rozdział 75011 par. 069 a zwrot środków do Wielkopolskiego Urzędu
Wojewódzkiego księgowano Wn 133 Ma 901 na czerwono.
Według wyjaśnienia Zastępcy Skarbnika „wpłaty za dowody osobiste były pomyłkowo księgowane na
koncie 901 w roku 2002 , natomiast w roku 2003 księgowane są na koncie 224.”
/Strona 10,11 protokołu, załącznik nr 9/.
-
Na koncie 222 – „Rozliczenie dochodów budżetowych” księgowano w 2002r. naliczenia z zysku Spółki
B..., w której gmina ma udziały. Powyższe narusza zasady funkcjonowania konta określone w ZPK,
zgodnie z którymi konto 222 służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi. Przyczyną
powyższej nieprawidłowości jak wynika z oświadczenia Zastępcy Skarbnika było „mylne
zakwalifikowanie tej spółkę do jednostek budżetowych.”
/Strona 9,10 protokołu, załącznik nr 9 punkt 6/
W księgach rachunkowych Urzędu w I półroczu 2002 r. prowadzono w banku i księgach Urzędu
konto 132 „Rachunek środków inwestycyjnych”
Konta o symbolu 132 nie wymieniał obowiązujący w 2002 roku ZPK ustalony zarządzeniem nr OR
0152/3/2002 Burmistrza Miasta i Gminy z dnia 15 stycznia 2002 roku oraz nie przewidują przepisy § 11 pkt
1 i 3 i § 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie
4
szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 153, poz. 1752)
Na okoliczność prowadzenia w księgach rachunkowych konta 132 (nie wymienionego w obowiązującym
ZPK) wyjaśnienie złożyła Zastępca Skarbnika. Z wyjaśnienia wynika, że „według stanu na początek 2002 r.
konto 132 wykazywało saldo środków pieniężnych w banku dotyczące środków niewygasających- zadanie
budowa boisk szkolnych. W ciągu roku 2002 inwestycja budowa boisk szkolnych została zakończona i
nastąpiło jej rozliczenie, a pozostałość nie wykorzystanych środków finansowych przeksięgowano na
dochody budżetu gminy Wn 904 Ma 901.”
Stwierdzono naruszenie zasady kasowego wykonania budżetu gminy a mianowicie :
- niezapłacone faktury za zakup materiałów i usług oraz naliczone odsetki od pożyczek zaciągniętych w
WFOŚiGW w Poznaniu na kwotę 157.191,33 zł zaksięgowano do wydatków 2002r i wykazano w
sprawozdaniu Rb-28S w kolumnie wydatki.
Z-ca Skarbnika wyjaśnił, że „księgując tę operację, na koniec każdego roku kalendarzowego
niezapłacone faktury za zakup materiałów, robót i usług oraz naliczone odsetki od pożyczek
zaciągniętych w WFOŚiGW w Poznaniu księgowane były w księgach Urzędu Wn 400 Ma201 oraz zapis
równoległy Wn 223 Ma 130. W księgach budżetu gminy księgowano Wn 902 Ma 223. Dokonując zapisu
równoległego traktowaliśmy ww. operację księgową tak jak zaksięgowanie sprawozdań o dochodach z
urzędów skarbowych, gdzie księgowanie sprawozdań o dochodach odbywa się na podstawie dowodu
niebankowego ( sprawozdania ).
Zapłatę tych zobowiązań w nowym roku kalendarzowym księgowano Wn 201 Ma 223 w księgach
Urzędu, a w księgach budżetu gminy Wn 223 Ma 133.”
/Strona 10,19-21 protokołu, załączniki nr 9,11a, 11b./
-
na koncie budżetu gminy 240 Pozostałe rozrachunki i na umniejszenie wydatków 2002 r. zaksięgowano
(na podstawie noty księgowej z dnia 31.12.2002 r.) w grudniu 2002 r. zasiłki wypłacone poborowym
służby zastępczej, które zostały refundowane przez Ministerstwo Pracy i Polityki Socjalnej w 2003r. W
księgach ujęto powyższe operacje ujęte zostały w następujący w sposób :
Wn - 902 , Ma - 133 na czerwono
Wn -240 , Ma -133 na czarno
Wn -400 Ma -130 na czerwono .
/Strona 11,12 protokołu/
Powyższe naruszyło zasadę kasowego wykonania budżetu wyrażoną w § 4 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 18.12.2001r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
publicznych który stanowi, że w celu ustalenia nadwyżki lub niedoboru budżetu operacje gospodarcze
dotyczące dochodów i wydatków budżetu państwa oraz dochodów i wydatków budżetów jednostek
samorządu terytorialnego są ujmowane w księgach rachunkowych na odrębnych kontach księgowych w
zakresie faktycznych (kasowo zrealizowanych) wpływów i wydatków dokonanych na bankowych
rachunkach budżetów oraz rachunkach bieżących dochodów i wydatków budżetowych jednostek
budżetowych, z wyjątkiem operacji szczególnych, określonych w odrębnych przepisach.
W księgach rachunkowych ewidencjonowano operację dotyczące zwiększeń i zmniejszeń wartości
mienia komunalnego na podstawie dowodów księgowych nie spełniających wymogów określonych
przepisami art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694
ze zm.) i nie uregulowanych w instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych
a mianowicie :
- w dniu 31.12 2002 r. zaksięgowano 21 dowodów OT. Dowody te nie miały nadanych numerów, nie
zawierały daty lub zawierały datę 31.12 2002 r.
Ze złożonego oświadczenia przez inspektorów ds. inwestycji wystawiających te dowody, wynika, że „nie
istnieje instrukcja sporządzania dowodów OT uwzględniająca sposób numeracji dowodów i nadawania
dat.”
Natomiast z wyjaśnienia Z-cy Skarbnika wynika , że „w styczniu 2003 r. z Referatu Inwestycji otrzymała
kilkanaście dowodów OT na środki trwałe. Przy przyjmowaniu dowodów nie zwrócono uwagi, że
dowody te nie posiadają numeracji, nie posiadają dat lub mają datę 31.12.2002 r. Na zakupy komputerów
5
i sprzętu nagłaśniającego nie zostały wystawione dowody OT, na stan środków trwałych zaksięgowano
na podstawie faktur zakupu, przez przeoczenie nie wystawiono dowodów OT.”
- poleceniem księgowania nr 1946 z dnia 31.12. 2002r. zaksięgowano zwiększenie wartości gruntów w
2002 r. na kwotę 992.588,50 zł
Według polecenia księgowania :
-przyjęcie na stan środków trwałych gruntów na kwotę
1.442.480,50 zł
-wyksięgowanie ze stanu środków trwałych gruntów sprzedanych
449.892,00 zł
-różnica do zaksięgowania
992.588,50 z ł
Wystawienie dowodu polecenie księgowania oparto o zestawienie ważniejszych (a nie wszystkich)
przychodów i rozchodów gruntów od 15.10.2001 r. do 15.10.2002 r. sporządzonego przez Referat Geodezji.
W zadaniach Referatu Geodezji w Regulaminie Organizacyjnym nie ma wymienionego zadania
sporządzanie zestawienia.
Z wyjaśnienia Z-cy Skarbnika (do obowiązków którego zgodnie z zakresem czynności należy prowadzenie
ewidencji analitycznej środków trwałych) wynika, że „dla poszczególnych działek gruntów nie prowadzono
w księgowości kart środka trwałego (co przewidywał ZPK), bo ewidencję analityczną prowadził od dawna
Referat Geodezji. Notę księgową zwiększeń i zmniejszeń środków trwałych wystawiono na podstawie
zestawienia najważniejszych wykupów i sprzedaży od 15.10.2001 r. do 15.10.2002 r. nie zwracając uwagi,
że w zestawieniu nie podano wszystkich zwiększeń i zmniejszeń środków trwałych a tylko najważniejsze
oraz nie zwrócono uwagi, że zestawienie obejmuje część roku 2002 a Referat Geodezji nie przekazał do
księgowości szczegółowego zestawienia zmniejszeń i zwiększeń.”
/Strona 207-208 protokołu, załącznik nr 194 - 196/.
Wystawione w grudniu 2002r 3 faktury były zaksięgowane w koszty w miesiącu styczniu 2003 r. co
było niezgodne z art. 6 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że w księgach rachunkowych jednostki
należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z
tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Są to :
- faktura nr 720/SW/51/SW z dnia 31.12.2002 r. kwota 5.748,53 zł z Poczty Polskiej za nadane przesyłki,
wpłynęła do kancelarii 08.01.2003 r. zaksięgowana 14.01.2003 r. Wn 400 Ma 130 rozdz. 75023 § 4300
- faktura nr 31 z dnia 31.12.2002 r. kwota 283,60 zł z firmy Eden Springs Krzeszowice za wodę, czynsz za
urządzenie, wpływ do kancelarii Urzędu 10.01.2003 r. zaksięgowano 16.01.2003 r. Wn 400 Ma 130
rozdz. 75023 § 4210
- faktura nr Fv/769/02 z dnia 31.12.2002r. kwota 10.888,50 zł z Drukarni Swarzędzkiej za bilety
miesięczne, wpływ do kancelarii 06.01.2003 r. zaksięgowano 16.01.2003 r. Wn 400 Ma 130 rozdz. 60004
§ 4300
/strona 10,11 protokołu/
W ewidencji księgowej nie przestrzegano zasad zaliczania dochodów do właściwych podziałek
klasyfikacji budżetowej, tj.
• Dochody z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste (uzyskane od S. F. M) wykazano w § 077 ”Wpływy z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności nieruchomości zamiast w § 047 „Wpływy z
opłat za zarząd, użytkowanie i użytkowanie wieczyste nieruchomości”.
Inspektor ds. budżetowych księgująca te dochody w złożonym wyjaśnieniu podała, że „dochody
z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste wykazano w § 077 zamiast w § 047 przez pomyłkę.”
Powyższe działanie stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca
2000r. w sprawie klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 59, poz. 688
ze zm.)
/Strona 101 protokołu, załącznik nr 74/.
W toku kontroli prawidłowości i rzetelności sporządzanych sprawozdań budżetowych stwierdzono że :
• w zbiorczym sprawozdaniu Rb- 28S z wykonania planu dochodów budżetowych sporządzonym za
2002r.;
- wykazano zobowiązania ogółem w kwocie 1.207.907 zł podczas, gdy ze sprawozdań jednostkowych
zobowiązania łącznie wyniosły kwotę 1.211.980,23 zł tj. o 4.074,44 zł więcej niż wykazano w
sprawozdaniu zbiorczym.
6
-
Z wyjaśnienia Skarbnika wynika, że „przez przeoczenie nie przeniesiono do sprawozdania
zbiorczego 2 pozycji zobowiązań niewymagalnych dotyczących sprawozdań w zakresie pomocy
społecznej.”
/ Strona 31-33 protokołu, załącznik nr 15/.
w rozdziale 80101 § 075 wystąpiła różnica w kwocie 712,23 zł pomiędzy sumą sprawozdań
jednostkowych a sprawozdaniem zbiorczym. Skarbnik wyjaśniła, że „powodem wystąpienia
niezgodności był fakt mylnego zapisania kwoty 712,33 zł przez księgową szkoły podstawowej nr 4
w dziale 801 rozdziale 80101 § 075 należało zapisać w § 097 jak wynikało to z dokonanego na
konto Urzędu przelewu z dnia 27.05.2002 r. i 09.07.2002 r. W sprawozdaniu zbiorczym Rb-27 S
wykazano prawidłowo rozdział 80101 § 075 dotyczący dochodów z najmu i dzierżawy natomiast
odsetki zostały zaksięgowane na § 097 wpływy z różnych dochodów. O powyższym błędzie
poinformowano główną księgową szkoły i zobowiązano do właściwego przeksięgowania. W
związku z nasileniem prac związanych z opracowaniem sprawozdań rocznych przy przyjmowaniu
sprawozdania ze szkoły podstawowej nr 4 nie zwrócono uwagi na brak prawidłowego
zaklasyfikowania dochodów paragrafach.”
Powyższe stanowiło naruszenie przepisów § 8 ust. 1 pkt. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z
dnia 13 marca 2001r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 24, poz. 279, ze zm.) w
myśl których zbiorcze sprawozdania sporządzane są na podstawie sprawozdań jednostkowych
jednostek podległych oraz sprawozdania jednostkowego j.st. jako jednostki budżetowej i jako
organu.
/Strona 102 protokołu, załącznik nr 75/
•
w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S - z wykonania planu dochodów budżetowych sporządzonym
przez Gimnazjum nr 2 (rocznym) nie wykazano zaległości w dochodach z tytułu najmu i dzierżawy w
kwocie 437,96 zł. Powyższe stanowiło naruszenie przepisów § 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra
Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej
•
w sprawozdaniach Rb- 27S z wykonania planu dochodów budżetowych sporządzonych za niżej
wymienione okresy sprawozdawcze nieprawidłowo wykazano skutki finansowe obniżenia górnych
stawek podatku od nieruchomości a mianowicie :
- skutki obniżenia górnych stawek podatku w sprawozdaniu sporządzonym za I kwartał
- wykazano ¼ skutków rocznych, w sprawozdaniu za II kwartały 2/4 skutków rocznych w
- sprawozdaniu za III kwartały ¾ skutków rocznych.
Wykazane w ten sposób skutki nie uwzględniały zmian podstawy opodatkowania (przypisów i odpisów )
dokonanych w ciągu roku kalendarzowego.
W złożonym wyjaśnieniu Skarbnik Gminy stwierdziła, że „ wyliczenie skutków obniżenia przez Radę
Miejską stawek podatku od nieruchomości dokonano na podstawie zestawienia sporządzonego w dniu
19.04.2002 r. Obejmowało ono skutki dotyczące podstawowego wymiaru podatku na 2002 r. oraz
wszystkich naniesionych zmian w okresie od 01.01.2002 r.do 19.04.2002r Ta sama kwota była przyjęta
jako podstawa naliczenia skutków obniżenia stawek za dwa , trzy kwartały 2002 r. Nie dokonywano w
kolejnych kwartałach przeliczenia uwzględniającego przypisy i odpisy, gdyż dla osób fizycznych
spowodowane to było nieznaczną różnicą w wysokości przypisów i odpisów w tym samym okresie
sprawozdawczym. Różnica pomiędzy wysokością przypisów i odpisów podatku od nieruchomości od
osób prawnych jest znaczna wynosi bowiem kwotę około 500.000 zł, kwota ta jednak nie miała związku
z obniżeniem stawek gdyż była to wartość budowli (kwota deklarowana po zmianach podatku wzrosła o
477.097 zł ) a także pozycje dotyczące nowo zakupionych przez firmę gruntów, dla których stawka także
nie była obniżona.
Pozostałe kwoty przypisów i odpisów w znacznej mierze się pokrywają i mają związek przede
wszystkim z licznymi restrukturyzacjami i podziałami firm i przejmowaniem majątku przez nowo
utworzone spółki”
•
w sprawozdaniach Rb- 27S z wykonania planu dochodów budżetowych ssporządzonym za III kwartały
w kolumnie skutki udzielonych przez gminę : ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień w podatku od środków
transportowych od osób fizycznych nie wykazano skutków w kwocie 17.287 zł.
Skarbnik Gminy wyjaśniła, że „w kolumnie 13 skutki udzielonych przez gminę ulg , odroczeń, umorzeń,
zwolnień, zaniechania poboru obliczone za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień ustawowych)
7
mylnie wpisano w dziale 756 rozdziale 75615 § 034 podatek od środków transportowych kwotę
17.801 zł, którą należało wpisać w dziale 756 rozdziale 75616 § 034.”
Ponadto w skutkach za III kwartał w podatku od środków transportowych od osób fizycznych nie
wykazano umorzeń podatku za II kwartał w kwocie 2.437,50 zł oraz w umorzeniach podatku za III
kwartał uwzględniono błędnie kwotę 514 zł, tj. kwotę umorzonych odsetek za zwłokę.
W złożonym wyjaśnieniu inspektor ds. podatkowych stwierdziła, że „w skutkach za III kwartał 2002 r.
nie wykazałam pomyłkowo umorzeń podatku za II kwartał 2002 r. w kwocie 2.437,50 zł oraz w
skutkach III kwartału pomyłkowo wykazałam w umorzeniach podatku kwotę 514 zł, która w
rzeczywistości zgodnie z decyzją GF 3114/580/02 jest umorzeniem odsetek a nie podatku- prawidłowa
kwota umorzonego podatku za III kwartał 2002 r. winna wynosić 1.574,20 zł łącznie z umorzeniem za II
kwartał 4.011,70 zł. Pomyłka ta została sprostowana w IV kwartale 2002 r.
Powyższe naruszało przepisy § 3 ust. 1 pkt 9 i 10 rozdziału 1 załącznika nr 2 rozporządzenia Ministra
Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej
/Strona 92 protokołu, załącznik nr 52 /
W sprawozdaniu Rb – NDS o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego za 2002 rok wykazano
przychody na kwotę 7.222.680 zł, z tego kredyty i pożyczki 3.245.631 zł, nadwyżka z lat ubiegłych
3.977.049 zł. Wykazane w sprawozdaniu przychody wynikają z prowadzonej ewidencji księgowej.
Do 27 listopada 2002 r. prowadzono jeden rachunek bankowy wspólny dla Urzędu i budżetu Gminy w
Banku Zachodnim WBK Poznań O/Swarzędz. Według oświadczenia Skarbnika w banku tym prowadzono
rachunek od 1992 r.
W dniu 27 listopada 2002 r. po przeprowadzonym przetargu nieograniczonym, Burmistrz zawarł z PKO
Bank Polski V oddział Centrum w Poznaniu I Oddział w Swarzędzu umowę rachunku bieżącego.
W toku kontroli gospodarki drukami ścisłego zarachowania przeprowadzona została (w dniu 12.08.2003r).
kontrola druków ścisłego zarachowania. Kontrola nie wykazała różnic między stanem faktycznym a stanem
wynikającym z ewidencji druków.
W 2002 roku przeprowadzono inwentaryzację na ostatni dzień roku obrotowego:
a) metodą spisu z natury:
- druków ścisłego zarachowania
b) metodą potwierdzenia sald:
- środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych
- pożyczki i kredytów
- należności i zobowiązań wobec kontrahentów.
Na koniec roku salda wykazywały następujące konta rozrachunkowe :
A) w księgach organu :
- konto 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”
- konto 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”
- Konto 224 „Inne rozrachunki”
- Konto 240 „Pozostałe rozrachunki”
- Konto 260 „Zobowiązania finansowe”
B) w księgach jednostki :
- Konto 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”
- Konto 221 – „ Należności z tytułu dochodów budżetowych”
- Konto 225 – „Rozrachunki z budżetami”
- Konto 226 - „Długoterminowe należności budżetowe”
- Konto 229 – „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”
- Konto 231 – „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”
- Konto 234 - „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”
- Konto 240 – „Pozostałe rozrachunki”
Wyniki kontroli realizacji dochodów budżetowych wykazały, że planowane dochody budżetu Gminy
na 2002 rok w wysokości 51.878.952 zł wykonano w wysokości 53.245.795 zł, co stanowiło 102,6 % planu.
Gmina w 2002r uzyskała dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych w kwocie 13.382.606 zł (25,13 %
ogółu dochodów), w tym :
8
-
podatek od nieruchomości
podatek rolny
podatek leśny
podatek od środków transportowych
podatek od posiadania psów
opłata targowa
opłata administracyjna
12.173.221 z ł
451.413 z ł
11.456 z ł
647.456 zł
18.790 z ł
7.675 z ł
72.595 z ł
Zaległości podatkowe na dzień 31.12.2002 r. wynosiły 4.414.188 zł, w tym :
- podatek od nieruchomości
3.915.950 z ł
- podatek rolny
42.800 z ł
- podatek leśny
655 z ł
- podatek od środków transportowych
438.292 z ł
- podatek od posiadania psów
16.490 z ł
W porównaniu do roku poprzedniego zaległości wzrosły o kwotę 1.189.581 zł, tj. o ponad 36 %.
Wyniki kontroli realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od fizycznych ujawniły, w
badanej próbie dotyczącej podatników podatku od nieruchomości położonych w Swarzędzu przy ulicy
Zachodniej, że w 2 przypadkach powierzchnie zadeklarowanych do opodatkowania gruntów różnią się z
powierzchnią ujętą w ewidencji gruntów. Różnice dotyczą podatników oznaczonych nr ewidencji 3065- 613
m2 i o nr ewidencji 3068- 11 m2.
W złożonym wyjaśnieniu inspektor ds. podatkowych stwierdziła, że „podatnicy o nr ewidencyjnym 3065 i
3068 nie zgłosili w 2003 r. zmian w powierzchni gruntów przyjętych do opodatkowania. Z uwagi na
powyższe zachodzi potrzeba wyjaśnienia różnic w powierzchni opodatkowanych gruntów. W tym celu
podatnicy o ww. nr ewidencyjnych zostaną wezwani celem złożenia stosownych wyjaśnień i ewentualnych
korekt wykazów nieruchomości”.
Zaniechanie przez organ podatkowy pierwszej instancji dokonania czynności sprawdzających mających na
celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi
dokumentami było niezgodne z art. 272 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz.U.
nr 137, poz. 926 ze zm. )
/Str. 46-56 protokołu, zał. nr 26 - 28/.
Organ podatkowy (w 3 przypadkach) wobec osób prawnych podatników podatku od nieruchomości,
które wykazały w złożonych deklaracjach „pozostałe grunty” nie dokonał czynności sprawdzających w celu
ustalenia stanu faktycznego. W złożonym wyjaśnieniu inspektor ds. podatkowych stwierdziła, że „podatnicy
(osoby prawne ) o numerach ewidencyjnych 15,88 są podmiotami w upadłości. W ich imieniu występuje
syndyk, który nie prowadząc działalności gospodarczej zgłasza do opodatkowania grunty jako „pozostałe”.
Podmioty o nr 184, 185, 188 są firmami zajmującymi się budownictwem mieszkaniowym stąd deklarowane
przez nich grunty pozostałe. Natomiast w przypadku pozostałych podatników deklarujących „grunty
pozostałe” bez budynków mieszkalnych (nr ewidencyjny 8, 54, 91) organ podatkowy nie przeprowadził
czynności wyjaśniających”
Nie przeprowadzenie przez organ podatkowy czynności sprawdzających mających na celu ustalenie stanu
faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami było
niezgodne z art. 272 pkt 3 ustawy Ordynacja podatkowa oraz art. 122 ustawy, który stanowi, że w toku
postępowania organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia
stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym.
/Strona 77 protokołu, załącznik nr 39,40/.
W kontrolowanej próbie 6 użytkowników wieczystych pod względem zgłoszenia obowiązku
podatkowego oraz zgodności deklarowanych do opodatkowania gruntów z danymi wynikającymi z aktów
notarialnych, w 3 przypadkach użytkownicy wieczyści deklarują do opodatkowania inne powierzchnie. W
złożonym wyjaśnieniu inspektor ds. podatków stwierdziła, że „powierzchnie gruntów dotyczące działek o nr
431, 780, 2944 są w ewidencji komputerowej oraz deklaracjach podatkowych zgodne z danymi z
dokumentacji geodezyjnej. W przypadku działek o nr 2834, 536, 4402 podatnicy zostaną wezwani celem
wyjaśnienia różnic w powierzchni gruntów”. Nie dokonanie przez organ podatkowy czynności
sprawdzających mających na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia
zgodności z przedstawionymi dokumentami było niezgodne z art. 272 pkt 3 oraz art. 122 ustawy Ordynacja
podatkowa.
9
Do podatników podatku od środków transportowych zalegających z zapłatą I raty podatku wysyłano
decyzje ustalające wysokość należnego podatku zamiast decyzje określające wysokość zaległości
podatkowych. Inspektor ds. finansowych wyjaśniła, że „w przygotowanych przeze mnie decyzjach
określających w rzeczywistości zaległość podatkową wraz z naliczonymi odsetkami na dzień wydania tej
decyzji, omyłkowo- nieprawidłowo określiłam charakter rozstrzygnięcia podając, że jest to podatek należny
zamiast wysokość zaległości podatkowej. Mimo niepoprawnego sformułowania kwota zaległości wraz z
odsetkami była prawidłowa. Pomyłka wynikła z ogromu prac oraz licznych zmian w przepisach
podatkowych.”
/Strona 67 protokołu, załączniki nr 34, 35/.
Burmistrz w dniu 18.10.2002 r. wydał decyzję nr GF 3114/139/2002 w sprawie umorzenia zaległości
w podatku od środków transportowych w kwocie 4.080 zł wraz z odsetkami w kwocie 186,60 zł. W decyzji
tej brak było uzasadnienia. W uzasadnieniu podano jedynie, że „uznano racje i argumenty podatnika
wymienione we wniosku. Odstąpienie od uzasadnienia decyzji przyznającej ulgi w zapłacie podatku
stanowiło naruszenie przepisów art. 210 §5 ustawy Ordynacja podatkowa, w myśl których „można odstąpić
od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądania strony. Nie dotyczy to decyzji o wydanej w
skutek odwołania bądź na podstawie, której przyznano ulgi w zapłacie podatku.”
Opłatę targową podczas imprezy okolicznościowej „Swarzędz drzewem stoi-2002” pobierała osoba
nie wyznaczona na inkasenta opłaty targowej. Uchwałą nr XLIII/305/97 z dnia 30.12.1997 r. Rada Miejska
ustaliła stawki opłaty targowej oraz zarządziła pobór opłaty targowej w drodze inkasa przez osoby
zatrudnione przez zarząd na podstawie umowy zlecenia. Inkasentem opłaty targowej była osoba fizyczna
( kierownik targowiska ), z którą Burmistrz w dniu 30.04.1998 r. zawarł umowę zlecenie.
W złożonym wyjaśnieniu Dyrektor Ośrodka Kultury w Swarzędzu stwierdziła, że opłata targowa zbierana
była przez organizatora Ośrodek Kultury w Swarzędzu – organizator festynu Swarzędz drzewem stoi 2002
na dowody KP wydane przez kasę Urzędu Miasta i Gminy. Wpłaty dokonała dyrektor Ośrodka Kultury do
kasy Urzędu w dniu 28.06.2002 r.
/Strona 96 protokołu, załącznik nr 59,60/.
W toku kontroli realizacji dochodów z majątku gminy na podstawie rejestru dochodów ustalono, że w
2002r Gmina uzyskała dochody z mienia komunalnego w wysokości 2.301.896 zł (tj. 4,32 % ogółu
dochodów Gminy), w tym :
• z przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności w kwocie 186.933 zł (rozdz.
70005 § 076)
• z opłat za trwały zarząd i użytkowanie wieczyste w kwocie 708.467 zł (rozdz. 70005 § 047)
• z najmu i dzierżawy składników majątkowych w kwocie 285.387 zł (rozdz. 70005,80101,80110 § 075)
• z odpłatnego nabycia prawa własności nieruchomości w kwocie 1.121.109 zł (rozdz. 70005 § 077)
Kontrolujący sprawdzili na wybranych próbach procedury stosowane przy sprzedaży nieruchomości,
prawidłowość i terminowość wnoszonych opłat z tytułu czynszów najmu i dzierżawy, opłat za użytkowanie
wieczyste, pod względem zgodności z zawartymi umowami. Wyniki kontroli realizacji dochodów z majątku
gminy ujawniły nieprawidłowości przy pobieraniu dochodów z tytułu najmu i dzierżawy nieruchomości
gminnych a mianowicie::
• nie naliczano odsetek od nieterminowych wpłat czynszu. Kontrolą objęto wpłat dokonywane przez
5 dzierżawców (konta nr 488, 748,810,1057,1109) i ustalono, że w 2 przypadkach (konta nr 488 i
748) nie naliczono i nie zaksięgowano odsetek za zwłokę od wpłat czynszu dokonanych po terminie
płatności. W czasie trwania kontroli naliczono i zaksięgowano odsetki w kwotach : konto dzierżawcy nr
748 kwota 410,80 zł, konto dzierżawcy nr 488 kwota 377,30 zł. Należne kwoty odsetek zostały
wpłacone odpowiednio w dniu 17.10.2003 r. i 21.10.2003 r.
W złożonym wyjaśnieniu inspektor ds. finansowych stwierdziła, że „z uwagi na nawał pracy
oddelegowanie mnie do pracy przy Narodowym Spisie Powszechnym nie naliczono i nie zaksięgowano
odsetek za zwłokę od nieterminowych wpłat czynszu dzierżawnego”.
• nie naliczono i nie zaksięgowano odsetek za zwłokę od wpłat po terminie czynszu za wynajem lokali
mieszkalnych położonych w budynkach : Szkoły Podstawowej nr 5 oraz Gimnazjum nr 2.
10
Główna Księgowa Szkoły Podstawowej nr 5 wyjaśniła, że „Szkoła Podstawowa nr 5 od wpłat
dokonanych przez Pana H. P. 17 maja i 20 sierpnia z tytułu czynszu za wynajmowane mieszkanie
służbowe zgodnie z zawartą umową najmu z dnia 31.05.1975 r. z klauzulą płatności do 10 za dany
miesiąc nie naliczono zaległych odsetek. Te dwa zanotowane uchybienia po telefonicznym
przypomnieniu o terminie płatności zostały natychmiast uregulowane.”
Z kolei Główna Księgowa Gimnazjum nr 2 wyjaśniła„ że Pan S. wystąpił z prośbą do dyrekcji szkoły o
anulowanie długu za czynsz wraz z odsetkami. Dyrekcja Szkoły wystąpiła do Burmistrza o umorzenie
ww. kwoty i odsetek. Odsetki naliczono na dzień 23.10.2003 r. kwota ich wynosi 48,15 zł.”
Nie dokonywanie naliczeń odsetek było niezgodne z zawartymi umowami a w przypadku braku w umowie
klauzuli o naliczaniu odsetek, z art. 481 Kodeksu Cywilnego, który stanowi, że jeżeli dłużnik opóźnia się ze
spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia chociażby
opóźnienie było następstwem okoliczności za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi oraz z § 7 ust. 2
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18.12.2001r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz
planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek
sektora finansów publicznych, który stanowi, że „odsetki od należności i zobowiązań w tym również tych,
do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych ujmuje się w księgach rachunkowych w
momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału.
/Strona 103-109 protokółu, załączniki nr 78,80,87,91/.
W 2002r. Gmina nie uzyskała dochodów z tytułu opłaty planistycznej oraz opłaty adiacenckiej.
W 2002r. dochody z tytułu opłat za wydane zezwolenia i za korzystanie z wydanych zezwoleń
wyniosły 544.817,55zł (stanowiły 1,02% ogółu dochodów budżetu Gminy) i zostały sklasyfikowane rozdz.
75095 § 048. Sprawdzono procedury wydania zezwoleń i wysokość oraz terminowość opłat.
Nieprawidłowości nie stwierdzono.
Wyniki kontroli realizacji wydatków budżetowych ujawniły, że planowane wydatki budżetu Gminy
na 2002 rok w wysokości 59.634.496 zł zostały zrealizowane w wysokości 58.553.110,71 zł, co stanowiło
98,1% planu.
W zakresie realizacji wydatków kontrolą objęto wydatki:
a) z tytułu wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń oraz odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń
Socjalnych,
b) na wdrażanie III etapu reformy wynagrodzeń nauczycieli
c) z tytułu nagród i wydatków nie zaliczonych do wynagrodzeń - § 3020
d) różne wydatki na rzecz osób fizycznych -§ 3030
e) na świadczenia społeczne - § 3110
f) na zakup materiałów i wyposażenia - § 4210
g) na zakup usług remontowych - § 4270
h) na zakup usług pozostałych - § 4300
i) na podróże służbowe krajowe - § 4410
j) na realizację Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych
k) majątkowe (na inwestycje i pozostałe wydatki majątkowe)
W budżecie Gminy wydatki z tytułu wynagrodzeń i pochodnych wyniosły kwotę 19.485.426 zł, co
stanowiło 33,3 % ogółu wydatków tego budżetu. Sprawdzono wydatki w dz.750 rozdz.75023.
W rozdz. 75023 § 4010 zaplanowano wydatki na wynagrodzenia w wysokości 1.775.951 zł. Wydatki
wykonano w kwocie 1.709.667 zł. Kontroli poddano prawidłowość zaszeregowania i stawek płac dla 5
pracowników Urzędu, tj. Burmistrza, Z-cy Burmistrza, Skarbnika, Sekretarza, inspektora ds. budżetowych.
Sprawdzono angaże, karty wynagrodzeń, listy płac za miesiąc grudzień.
W 2002 roku przyznano dodatki specjalne dla pracowników Urzędu Burmistrza, Skarbnika, inspektora
ds. budżetowych, pracownika obsługi na okresy nie dłuższe niż rok w wysokościach odpowiednio : 30 %,
5,3 %, 8 %, 25 % (od wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego łącznie). Ujawniona w toku
kontroli wydatków z tytułu wynagrodzeń nieprawidłowości dotyczyła przyznania i wypłacenia dodatku
specjalnego osobie do tego nieuprawnionej a mianowicie dodatek specjalny przyznano pracownikowi
obsługi (telefonistce) co było niezgodne z § 7 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2002 r.
w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych
w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz.U. nr 61, poz. 707 ze zm.),
który stanowi, że pracownikom zatrudnionym na stanowiskach obsługi nie przysługuje dodatek specjalny.
11
Kierownik Referatu Organizacyjnego wyjaśnił, że „dodatek specjalny przyznano pomyłkowo zamiast
premii. W myśl § 15 ww. rozporządzenia oraz regulaminu premiowania pracowników obsługi może być
przyznana premia. W związku z tym dokonano poprawy angażu telefonistki w dniu 31.07.2003 r. przyznając
premię od dnia 01.08. 2003 r. w kwocie 164 zł.”
/Strona 257, 258 protokołu, załącznik nr 245/.
Wyniki kontroli naliczenia i wydatków na odpis Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
ujawniły, że przy naliczaniu odpisu do podstawy naliczania odpisu nie przeliczono pracowników
zatrudnionych na pełny wymiar czasu pracy (naliczono odpisy na osoby zatrudnione) jednego zatrudnionego
i w związku z tym zawyżono naliczenie na fundusz na kwotę 2.195 zł. Skarbnik wyjaśniła, że „ilość
pracowników zatrudnionych w Urzędzie Miasta i Gminy w przeliczeniu na pełne etaty w 2002 r. wyniosła
73,5 etatu, należało naliczyć 48.405 zł, naliczono 50.600 zł, różnica w naliczeniu wynosi 2.195 zł, o
powyższą kwotę umniejsza się odpis na fundusz świadczeń na 2003 r”
W czasie kontroli umniejszono odpis na 2003 r poleceniem księgowania / PK z dnia 10.09.2003r. /
Działania takie były niezgodne z przepisami art. 5 ustawy z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu
świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) który stanowi, że fundusz świadczeń
socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego naliczonego w stosunku do przeciętnej liczby
zatrudnionych oraz z § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w
sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz
świadczeń socjalnych (Dz.U Nr 43, poz. 168 ze zm), który stanowi, że „podstawę naliczania odpisu stanowi
przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych w zakładzie pracy,
skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w zakładzie, obejmująca
pracowników zatrudnionych na czas nieokreślony i określony na podstawie umowy o pracę, powołania,
wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy ( po
przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy )
/Strona 174 - 176 protokołu, załącznik nr 157 /.
Urząd terminowo odprowadzał składki na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy przekazywanych do
Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Wyniki kontroli realizacji wydatków na wdrażanie III etapu reformy wynagrodzeń nauczycieli .
W sprawozdaniu zbiorczym EN- 3 o stanie zatrudnienia wykazano następujące ilości etatów wg kategorii
zaszeregowania :
- nauczyciele stażyści
32,61
- nauczyciele kontraktowi
81,03
- nauczyciele mianowani
305,68
- nauczyciele dyplomowani
14,77
………………….
razem
434,09 etaty w przeliczeniu na pełnozatrudnionych
Na podstawie sprawozdań jednostkowych sporządzonych przez placówki oświatowe wynika, ze faktycznie
wypłacone wynagrodzenie w okresie od września do grudnia 2002r. dotyczyło 438,66 etatów. W okresie
wrzesień - grudzień 2002 roku nastąpiły zmiany w zatrudnieniu nauczycieli zwiększenie o 4,57 etatu.
W sprawozdaniach jednostkowych Z-03 o zatrudnieniu i wynagrodzeniach za okres od początku roku
do końca III kwartału 2002 roku oraz w sprawozdaniach jednostkowych o zatrudnieniu i wynagrodzeniach
nauczycieli za 2002 rok będącym załącznikiem do sprawozdania Z –06 o pracujących, wynagrodzeniach i
czasie pracy za 2002 rok, poszczególne jednostki wykazały przeciętne liczby zatrudnionych nauczycieli po
przeliczeniu osób niepełnozatrudnionych na pełne etaty - 437,92 .
Z wyjaśnienia wynika, że sprawozdania EN 3 sporządzane były na dzień 10.09.2002 roku, natomiast przy
faktycznym rozliczeniu zatrudnienia nauczycieli w IV kwartale nastąpiły rozbieżności , ponieważ nie
wszyscy nauczyciele podjęli pracę w pierwotnie przyjętym układzie. W trakcie IV kwartału 2002 roku
następowały liczne zmiany w zatrudnieniu, jak również w przypadku Gimnazjum Nr 2 , z uwagi na
zwiększenie liczby uczniów posiadających orzeczenia lekarskie o niepełnosprawności , zaszła konieczność
dodatkowego zatrudnienia nauczycieli na nauczanie indywidualne.
Zestawienia dotyczące wynagrodzenia brutto nauczycieli za m-ce wrzesień oraz za m-c grudzień
wraz z wyliczoną kwotą otrzymanej podwyżki przeliczonej za 3 miesiące stanowi kwotę 157.154,72 zł,
Z tabeli wynika, że:
- ilość nauczycieli w miesiącu wrześniu 2002r. - 433,84
12
-
wysokość
wynagrodzenia
przed
podwyżką
na
podstawie
m-ca
września
2002r.
671.996,61 zł,
- wysokość podwyżki –
52.652,24 z ł,
ilość nauczycieli w m-cu grudniu 2002r. –
438,16
- wysokość wynagrodzenia
po podwyżce w grudniu 2002r. –
727.712,26 zł,
Łączna wysokość podwyżki za 3 m-ce
- 157.154,72 zł
Różnica dotycząca wypłaconych wynagrodzeń związana była z zwiększeniem zatrudnienia o 4,32 między
wrześniem a grudniem wypłaconych wynagrodzeń i wynikała z konieczności wprowadzenia dodatkowego
zatrudnienia nauczycieli na nauczanie indywidualne w Gimnazjum Nr 2.
Rozliczenie środków na podwyżki dotyczącej godzin ponad wymiarowych za okres od 1
października do 31 grudnia 2002 roku w poszczególnych placówkach w układzie miesięcznym stanowi
kwotę 25.791,05 zł .
Łącznie wypłacone nadgodziny po podwyżce za 3 miesiące stanowiły kwotę 384.165,18 zł.
Rozliczenie pochodnych od wynagrodzeń za okres od 1 października do 31 grudnia 2002r. przedstawia się
następująco :
- składki ZUS – 17,88% na kwotę 470.895,69 zł,
- składki na Fundusz Pracy – 2,45% - na kwotę 64.594,00 zł,
- Zakł. Fundusz Świadczeń Socjalnych – 8% - na kwotę 196.170,81 zł,
- Dodatki wiejski i mieszkaniowy - na kwotę 22.171,95 zł
Ogółem: 753.832,45 zł
Skutki podwyżek wynagrodzeń wraz z pochodnymi oraz dotyczące dodatków mieszkaniowych i
dodatków wiejskich / § 3020/, opiewają na łączną kwotę 236.683,43zł, w tym:
- § 4010 - 182.945,77 zł
- § 4110 – 33.141,08 zł
- § 4120 – 4.541,15 zł
- § 4440 – 13.535,21 zł
- § 3020 - 2.520,22 zł
W m-cach X, XI, XII 2002 wydatki na wynagrodzenia nauczycieli /łącznie z wyrównaniem, nadgodzinami
oraz składkami na ZUS i FP/ wzrosły w stosunku do września 2002r. o łączną kwotę 236.683,43 zł /przy
dotacji na ten cel – 217.491 zł, kwotę 19.192,43 zł Gmina dopłaciła z własnych środków, jak również
wypłaciła nagrody w łącznej wysokości 261.871,57 zł.
Wydatki w § 3030 wystąpiły w budżecie gminy 2002 roku w trzech rozdziałach klasyfikacji budżetowej na
kwotę 144.730 zł. Sprawdzono wydatki na wypłatę diet dla radnych w rozdziale 75022 na kwotę 10.600 zł i
stwierdzono niezgodność wypłat diet radnych za miesiąc grudzień 2002r. i styczeń 2003r. w porównaniu z
listami obecności. W każdym z tych miesięcy stwierdzono jedną wypłatę bez podpisu na liście obecności
oraz 2 przypadki nie naliczenia diet gdy na liście obecności jest podpis radnego.
Kierownik Biura Rady Miejskiej wyjaśniła, że „jako osoba sprawdzająca wspomniane listy pod względem
merytoryczno-rachunkowym wyrywkowo sprawdziłam kilka pozycji, które nie budziły żadnych zastrzeżeń.
Brak zastrzeżeń był wynikiem nie tylko poprawności rachunkowej, lecz również znajdował swoje
uzasadnienie w listach obecności radnych. Z kolei poprawność sprawdzonych pozycji utwierdziła mnie w
przekonaniu co do prawidłowego sporządzenia list.”
/Strona 14,15 protokołu, załączniki nr 22-28/
Wydatki z tytułu podróży służbowych krajowych wyniosły 31.653 zł. Do kontroli wybrano wydatki
zaksięgowane na kontach wydatków rozdz. 75023 § 4410 w łącznej kwocie 1.523,77 zł oraz w rozdziale
75022 na kwotę 6. 917 zł i stwierdzono, że koszty podróży dotyczące kosztów używania samochodów
prywatnych do celów służbowych poniesiono na łączną kwotę 677,75 zł pomimo, że z pracownikami nie
zawarto umów cywilnoprawnych a korzystali z samochodów.
Działanie takie było niezgodne z przepisami § 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca
2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów
służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, który
stanowi, ze zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów
osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej "pojazdami do
13
celów służbowych", następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a
pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych...
Poza tym dowody księgowe (polecenia wyjazdu) nie zostały zaklasyfikowane do ujęcia w księgach
rachunkowych na kontach syntetycznych, co było niezgodne z przepisami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o
rachunkowości, które określają, że dowód księgowy powinien zawierać sposób ujęcia dowodu w księgach
rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Skarbnika Gminy wyjaśniła, że „umowy z pracownikami o używanie samochodów prywatnych dla celów
służbowych nie były zawierane w formie pisemnej a tylko ustnej. Pracownicy sporadycznie otrzymują
polecenie wyjazdu służbowego własnym samochodem i są rozliczani z tej delegacji na zasadach ogólnych.
Dekretacja syntetyczna dokonywana była na dowodzie kasowym KW”.
/Strona Nr 146 - 149 protokołu, załącznik nr 121-124/.
Wydatki z tytułu wypłat dodatków mieszkaniowych wyniosły 767.496 zł. Wyniki kontroli realizacji
wydatków z tytułu wypłat dodatków mieszkaniowych zaksięgowanych w maju 2002r na kwotę 95.585,35 zł
wykazały, że :
- wnioski o przyznanie dodatku mieszkaniowego nie zawierały podpisu przyjmującego wniosek.
- decyzje przyznające dodatki mieszkaniowe nie zawierały uzasadnienia faktycznego, sposobu
obliczenia wysokości dodatku.
- w deklaracjach o wysokości dochodów były poprawione łączne kwoty dochodów gospodarstwa,
domowego oraz średni dochód na 1 członka gospodarstwa domowego bez złożonego podpisu
osoby dokonującej poprawek.
Kontrola terminowości wypłat dodatków mieszkaniowych dla wnioskodawcy wykazała, że dodatki nie były
wypłacane w terminie do dnia 10-tego każdego m-ca :
m-c
wypłata w rap. Kas.
czerwiec
Nr 36 z dnia 11.06.02
lipiec
Nr 46 z dnia 12.07.02
sierpień
Nr 52 z dnia 14.08.02
wrzesień
Nr 59 z dnia 20.09.02
pa ździernik
Nr 63 z dnia 11.10.02
Inspektora Urzędu wyjaśnił, że „w aktach sprawy nie znajdują się szczegółowe obliczenia dodatku
mieszkaniowego ponieważ nie były wymagane. Karty obliczeniowe były drukowane w przypadkach
wątpliwości wnioskodawcy, na jego życzenie lub w przypadka odwołań do SKO. W chwili obecnej nie ma
możliwości uzyskania kart obliczeniowych ponieważ został uszkodzony dysk i skończyła się licencja na
użytkowanie programu /... /. Na wnioskach brakuje podpisu przyjmującego ponieważ przy tak dużej ilości
wniosków może się zdarzyć brak podpisu, zwłaszcza wtedy gdy sprawy dodatków prowadzi jedna osoba
która ma również dodatkowy zakres obowiązków. Skreślenia wysokości dochodów i poprawki wynikają z
konieczności wpisania do komputera faktycznych dochodów wnioskodawcy. Dochody te poprawiono na
podstawie załączonych przez wnioskodawcę zaświadczeń, ponieważ często to co znajduje się w deklaracji
nie zgadza się z przedstawionymi zaświadczeniami. Brak podpisów przy poprawkach wynika z tak dużej
ilości wniosków oraz z tego, że sprawy dodatków prowadzi od dawna jedna i ta sama osoba.” / ... /.
W wyjaśnieniu inspektor ds. kasy podała, że „dodatek mieszkaniowy w formie ryczałtu jest
przygotowywany do wypłaty przed dniem 10 każdego miesiąca i wypłacany sukcesywnie w miarę jak osoby
uprawnione zgłaszają się po odbiór. “
Działania takie były niezgodne. z art. 107 § 1 i § 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania
administracyjnego (t.j. Dz.U.z 2000r. Nr 98 poz. 1071 ze zm.), które stanowią, że decyzja powinna zawierać
uzasadnienie faktyczne i prawne. Uzasadnienie faktyczne decyzji powinno w szczególności zawierać
wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów na których się oparł oraz przyczyn z
powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, za uzasadnienie prawne –
wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów.
Stosownie do przepisów art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych (Dz.U.
nr 71, poz. 734) dodatek mieszkaniowy wypłaca się w terminie do dnia 10 każdego m-ca z góry zarządcy
domu lub osobie uprawnionej do pobierania należności za lokal mieszkalny. W tym samym terminie
wypłaca się ryczałt, o którym mowa w art. 6 ust. 7.
/Strona nr 231 - 239 do protokołu, załącznik 221, 221b/
Wydatki z tytułu zakup materiałów i wyposażenia wyniosły 1.097.160 zł (tj. 1,9 %). Do kontroli wybrano
wydatki z rozdziału 75023 z miesiąca czerwca 2002r. na kwotę 8.938,80 zł, z rozdziału 92109 na kwotę
14
1.506,20 zł, z rozdziału 92950 na kwotę 1.829,44 zł, z rozdziału 75412 na kwotę 13.680,80 zł i ustalono, że
w księgach rachunkowych Urzędu na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki“ zaewidencjonowano udzielone
zaliczki sołtysom:
- dla sołtysa wsi Wierzonka w kwocie 600 zł wypłaconej w dniu 30 stycznia 2002r. na organizację
pikniku dla dzieci,
- dla sołtysa wsi Uzarzewo w kwocie 500 zł wypłaconej w dniu 16.06.2002r. na zorganizowanie
półkolonii.
Działania takie były niezgodne z zasadami określonymi w ZPK i w Rozporządzeniu Ministra Finansów z
dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości /.../ opis do konta 234, który określa
że na koncie tym po stronie Wn księguje się w szczególności wypłacone pracownikowi zaliczki i sumy do
rozliczenia na pokrycie kosztów jednostki po stronie Ma wpłaty należności od pracowników , wpłaty z tytułu
zwrotu zaliczek / .../ “. W wyjaśnieniu Skarbnik podała, że „zaliczki gotówkowe wypłacono sporadycznie w
kwotach nie przekraczających 1.000 zł sołtysom z przeznaczeniem na wydatki związane z zorganizowaniem
półkolonii na wsi, względnie na zakup produktów lub wykonanie usługi związanej z organizacją imprezy z
okazji Dnia albo Baliku Noworocznego. Udzielono zaliczek sołtysom którzy dokonali wydatków, gdyż na
szczeblu gminy nie było osoby kompetentnej zajmującej się zaopatrywaniem tego rodzaju imprez “
/Strona nr 154, 155,156 protokołu, załącznik nr 128-130/.
Wydatki z tytułu zakupu usług remontowych wyniosły 1.726.944 zł. Sprawdzono wydatki w rozdziale 01010
na kwotę 30.683 zł, w rozdziale 75412 na kwotę 1.049,20 zł i ustalono, że na koncie 201 w ciągu roku nie
zaksięgowano faktur na kwotę 30.683,58 zł z 12.12.2002r. za zakup usług remontowych /zaksięgowano Wn
400 Ma 130 / .
W ZPK wskazano, że konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami“ służy ono do ewidencji
wszelkich rozrachunków z dostawcami które powstają w wyniku roszczeń z tytułu dostaw, robót i usług( ...)
Skarbnika Gminy wyjaśniła, że „faktury na kwotę 30.683,58 zł zostały zaksięgowane bezpośrednio w koszty
i wydatki według zatwierdzonej do zapłaty klasyfikacji budżetowej z pominięciem konta 201 dlatego, że
księgowanie tych faktur było równoczesne i w tym samym dowodzie księgowym oznaczonym tym samym
numerem i datą księgowania, w takiej sytuacji nie istnieją żadne należności i zobowiązania. Na koncie 201
dokonuje się księgowań, wówczas kiedy faktury lub przelewy księgowane są odrębnymi dowodami
księgowymi. Na koncie tym dokonuje również się księgowań faktur dotyczących danego okresu
sprawozdawczego których zapłata następuje po okresie sprawozdawczym .Faktury te ujmowane są w
księgach Urzędu na koncie urzędu na koncie 400 Wn wg zatwierdzonej klasyfikacji budżetowej i na koncie
Ma 201 w szczegółowości analitycznej dla poszczególnych kontrahentów. Księgowanie ich następuje na
podstawie rejestru faktur i rachunków znajdującego się w Referacie Gospodarki Finansowej który posiada
następujące oznaczenia: datę wystawienia faktury, nr faktury, wystawcę, kwotę faktury oraz datę przelewu
lub zapłaty. “
Działania takie naruszały przepisy art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości oraz przepisy
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18.12.2001r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz
planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek
sektora finansów publicznych i ZPK (opis do konta 201) .
/Strona 156-158 protokołu, załącznik 131 – 132/.
Wydatki z tytułu zakupu usług pozostałych wyniosły 4.991.807 zł (tj. 8,5 % ). Do kontroli wybrano
udokumentowanie wydatków zaksięgowanych na kartach wydatków rozdz.75023 § 4300 na kwotę
65.154,67 zł, w rozdziale 75412 na kwotę 4.634,26 zł. i ustalono, że :
-
w dniu 31.10.2002r. zapłacono poleceniem przelewu kwotę 3.647,80 zł tytułem zapłaty za przedłużenie
abonamentu rocznego Lex wg faktury nr FU 12852 z dnia 18.10.2002r bez zawartej umowy.
Umowę licencyjną na użytkowanie programu Lex zawarto w dniu 15 października 2001 roku na okres od
października 2001r. do września 2002r. na łączną wysokość wynagrodzenia w wysokości 3.163,68 zł. W
dniu 7 października 2002r. Wydawnictwo „Lex“ zwróciło się o przedłużenie rocznego abonamentu
„Lex“ na kwotę 2.990 zł /netto/. W wyniku złożonego zamówienia przez Kier. Ref. Org. z dnia
16.10.02r. przedłużono roczny abonament.
Kierownik Referatu Organizacyjnego wyjaśniła, że „obowiązki stron wynikające z użytkowania
programu Lex Omega od października 2002r. do września 2003r. zawarte są w umowie. Ogólne
warunki umowy nr 5/7. 03/2003 podpisanej przez przedstawiciela Wydawnictwa Lex a zaakceptowanej
przez Urząd w formie złożonego zamówienia w dniu 16.10.2002 r.”
15
Działanie takie było niezgodne z art. 75 § 1 ustawa z dnia 23.04.1964r. Kodeks Cywilny (Dz. U. Nr 16,
poz. 93 ze zm.), który stanowi, że czynność prawna obejmująca rozporządzenie prawe, którego wartość
przenosi dwa tysiące złotych jak również czynność prawna z której wynika zobowiązanie do świadczenia
wartości przenoszącej dwa tysiące złotych powinna być stwierdzona pismem.
/Strona 164, 166 protokołu, załącznik nr 141, 142/
-
w dniu 25 lutego zawarto umowę o świadczenie usług prawnych na okres od 1 marca 2000r. do 28 lutego
2003 r. Za wykonanie usług w § 1 umowy ustalono wynagrodzenie w kwocie 2.600 zł + VAT. W
umowie określono również, że w każdym kolejnym roku kalendarzowym wynagrodzenie, o którym
mowa w ust. 1 rewaloryzowane będzie o faktyczny procent wzrostu inflacji w roku poprzednim.
Kierownik Referatu Organizacyjnego wyjaśniła, że „radca prawny wystawiając rachunki za usługi w
2001, 2002, 2003r. przyjął nieoficjalny wskaźnik cen i usług konsumpcyjnych niższy od oficjalnego
opublikowanego w obwieszczeniu Prezesa GUS. Wynikało to z woli samego zainteresowanego co dla
gminy było z korzyścią.”
Wprowadzenie do umowy zapisów o możliwości waloryzacji ceny za świadczenie usług prawnych
podczas gdy w warunkach prowadzonego postępowania w trybie przetargu dwustopniowego nie
przewidziano takiej możliwości stanowi naruszenie zasady równego traktowania i uczciwej konkurencji
określonej w art. 16 ustawy o zamówieniach publicznych który stanowi że zamawiający zobowiązany
jest do traktowania na równych prawach wszystkie podmioty ubiegające się o zamówienia publiczne i do
prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej
konkurencji.
/Strona nr 167 protokołu, załącznik nr 143/.
Na podstawie ewidencji księgowej i uchwał Rady Miejskiej ustalono, że wydatki majątkowe w 2002
roku wyniosły 20.610.515 zł. Do kontroli wybrano wydatki poniesione na realizację dwóch zadań, tj.:
• Rozbudowa oczyszczalni ścieków i modernizacja kanalizacji sanitarnej w Wierzonce
• Naprawa nawierzchni dróg gruntowych na terenie miasta i gminy
Na podstawie prowadzonego w Urzędzie wykazu zamówień publicznych ustalono, że w 2002 roku
przeprowadzono 70 postępowań o zamówienia publiczne (w trybie przetargu nieograniczonego) z tego 34 na
roboty budowlane, 15 na dostawy, 21 na usługi.
Przestrzeganie procedur określonych przepisami ustawy z dnia 10.06.1994r. o zamówieniach publicznych
zostało sprawdzone poprzez kontrolę dokumentacji dot. dwóch zamówień publicznych udzielonych w trybie
przetargu nieograniczonego na:
- Rozbudowę oczyszczalni ścieków i modernizacja kanalizacji sanitarnej w miejscowości Wierzonka,
o wartości szacunkowej zamówienia 1.503.061,90 zł
- Naprawę nawierzchni dróg gruntowych na terenie miasta i gminy, wartość szacunkowa – według
wyjaśnienia Kierownika Referatu Inwestycji „wartość szacunkową przyjęto na podstawie uzgodnień
z inspektorem nadzoru inwestorskiego w branży drogowej i na podstawie telefonicznego rozeznania
cen rynkowych. W 2002 r. do dokonywania napraw nawierzchni przyjęto drogi o nawierzchni 9600
m2, wartość zadania 9600 m2 x 12 zł/m2 = 115.200 zł brutto”.
W toku kontroli ustalono, że Zamawiający udzielając zamówienia publicznego w trybie przetargu
nieograniczonego na naprawę nawierzchni dróg gruntowych :
• nie sporządził kosztorysu inwestorskiego czym naruszył przepisy art. 35 ust. 2 i 2a w związku z art. 2
ust. 1 pkt 9 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych ( Dz.U. nr 72, poz. 664 z
2002 r.) które stanowią, że zamawiający jest zobowiązany posiadać kosztorys inwestorski na roboty
budowlane który stanowi podstawę do określenia wartości szacunkowej zamówienia.
Inspektor Urzędu wyjaśnił, że „na naprawę nawierzchni dróg gruntowych na terenie Miasta i Gminy
Swarzędz nie zostały sporządzone kosztorysy ponieważ takie zamówienia traktujemy jako usługę.
Utwardzanie dróg nie wymaga pozwolenia na budowę ponieważ są to zabiegi związane z utrzymaniem
bieżącym dróg.”
/Strona nr 168 protokołu kontroli kompleksowej zał nr 144 do protokołu /.
• nie przesłał informacji cenowej z postępowania o zamówienie publiczne na roboty budowlane oraz
kopii oferty najkorzystniejszej do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, co stanowi naruszenie
art. 1 ust. 1 Rozporządzenia MSWiA z dnia 23 czerwca 1998r. w sprawie szczegółowego zakresu i trybu
przekazywania informacji cenowych z postępowania o zamówienie publiczne na roboty budowlane oraz
kopie najkorzystniejszej oferty / Dz. U. Nr 43, poz. 260 /
16
Inspektor Urzędu wyjaśnił, że „informacja do MSWiA o przetargu zostanie przesłana w najbliższym
czasie”.
/Strona 171 protokołu, załącznik nr 150/
Kontrola udzielonego zamówienia publicznego na rozbudowę oczyszczalni ścieków i modernizację
kanalizacji sanitarnej wykazała, że Burmistrz i Zastępca Burmistrza zaciągnęli w dniu 25.10.2002r.
zobowiązanie w wysokości 1.294.212,88 zł z dwuletnim okresem realizacji zadania :
- do 20 grudnia 2002 r. – rozbudowa oczyszczalni ścieków
- do 30 maja 2003 r. – pozostałe elementy zamówienia
Zawierając umowę zaciągnięto zobowiązanie do sfinansowania z budżetu 2003 r. wykraczając poza budżet
2002 r., pomimo braku uchwały Rady Miejskiej podjętej na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. e ustawy z dnia
8 marca 1991 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. Nr 142, poz. 1591 ze zm.) jako wyłącznie uprawnionej do
rozstrzygania o zaciąganiu zobowiązań w zakresie podejmowania inwestycji i remontów o wartości
przekraczającej granicę ustaloną corocznie przez radę gminy.
Rada Miejska zaakceptowała tą decyzję uchwałą nr IV/12/2002 z dnia 30 grudnia 2002r. w sprawie ustalenia
wykazu niezrealizowanych wydatków zamieszczonych w budżecie Miasta i Gminy Swarzędz na rok 2002,
które nie wygasają z upływem roku budżetowego, tj. kwotę 350.988 zł.
Skarbnik Gminy wyjaśniła, że „ na zadanie inwestycyjne pn. Budowa kolektora tłocznego i przepompowni
ścieków ze wsi Karłowice do wsi Wierzonka wraz z modernizacją sieci kanalizacyjnej we wsi Karłowice,
rozbudową oczyszczalni ścieków wraz z modernizacją kolektora sanitarnego we wsi Wierzonka,
modernizacją stacji uzdatniania wody we wsi Karłowice wraz z niezbędną wymianą sieci wodociągowej
Rada Miejska w Swarzędzu uchwałą nr XLI/466/2001 z dnia 28 grudnia 2001 r. przyznała kwotę 1.000.000
zł, następnie w dniu 25 września 2002r. uchwałą nr LV/588/2002 zwiększyła o kwotę 264.988 zł.
Przedstawiając Radzie Miejskiej zmianę planu zadań inwestycyjnych Burmistrz informował radnych o
przewidywanym cyklu inwestycyjnym na realizację powyższego zadania.
W dniu 25 października 2002r. Zarząd Gminy podpisał umowę na wykonanie zadania, którego zakończenie
przewidziano na maj 2003r. W dniu 30 grudnia 2002 r. uchwałą nr IV/12/2002 Rada w wykazie
niezrealizowanych wydatków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego i przekazanych do realizacji
w 2003r. uwzględniła powyższe zadanie w kwocie 350.988 zł, z terminem realizacji 31.05.2003 r.
Rada Miejska nie podejmowała odrębnej uchwały wynikającej z art. 18 ust. 2 pkt 9 lit.e ustawy o
samorządzie gminnym. Uznając, że na powyższe zadanie zabezpieczone zostały w całości środki finansowe,
kontrasygnowałam umowę zawartą przez Zarząd Gminy.”
Strona 186, 200, 201 protokołu, załączniki nr 10, 166, 187 /
Rada Miejska podjęła w dniu 26 kwietnia 1995r. uchwałę nr XII/73/95 w sprawie określenia zasad
wydzierżawiania nieruchomości gruntowych na okres dłuższy niż 3 lata.
Wartość środków trwałych na dzień 31.12.2002 r. wyniosła według ewidencji księgowej 144.844.018,37 zł.
Sprawdzono zastosowanie stawki amortyzacji w odniesieniu do 16 wybranych pozycji księgi inwentarzowej.
Nieprawidłowości nie stwierdzono.
Ostatnia pełna inwentaryzacja środków trwałych przeprowadzona była według stanu na dzień 31.12.2001r.
Różnic nie stwierdzono.
W 2002 roku funkcjonowały w gminie środki specjalne w przedszkolach, żłobku oraz w Urzędzie Miasta i
Gminy – środki za zajęcie pasa drogowego.
Plan przychodów i wydatków środków specjalnych ustalony został w załączniku nr 7 do uchwały nr
IV/11/2002 Rady Miejskiej :
-środki specjalne przedszkoli przychody 454.840 zł
wydatki 459.000 zł
-środki specjalne żłobka
40.000 zł
41.200 zł
-zajęcie pasa drogowego
210.000 z ł
215.800 zł
Wpływy za zajęcie pasa drogowego w 2002 r. wynoszą kwotę 200.581,34 zł, wydatki ze środków
specjalnych 206.205,13 zł. W 2002 r. wystawiono 223 decyzje za zajęcie pasa drogowego
Kontrola realizacji dochodów z tytułu opłat za zajęcie pasa drogowego wykazała, że :
- opłaty za zajęcie pasa drogowego wynikające z wydanych decyzji nie były przypisywane na kontach
rozrachunkowych.
Według wyjaśnienia Skarbnika „do chwili obecnej nie było rozstrzygnięcia w instrukcji obiegu
dokumentów ani w innej instrukcji o sposobie księgowania decyzji za zajęcie pasa drogowego. W
związku z faktem, że zajmujący pasy drogowe płacą za otrzymane decyzje z opóźnieniem, pojawia się
konieczność prowadzenia przypisu tych decyzji i zaprowadzenia ewidencji analitycznej.”
17
- od opłat wniesionych po terminie Urząd nie naliczył i nie dochodził odsetek.
Wyniki kontroli w zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej ujawniły, że nie we wszystkich
podległych jednostkach organizacyjnych opracowano procedury kontroli wewnętrznej, co jest niezgodne z
art.35 a pkt 3 ustawy o finansach publicznych, który stanowi, że procedury ustala w formie pisemnej
kierownik jednostki, biorąc pod uwagę standardy, o których mowa w art. 35 o ust. 1 pkt 1.
Skarbnik oświadczyła, że „sprawdzono posiadanie opracowanych procedur kontroli wewnętrznej w 4
jednostkach. Na dzień dzisiejszy nie ustalono, czy w pozostałych jednostkach organizacyjnych zostały
opracowane procedury kontroli wewnętrznej.”
Według wyjaśnienia Burmistrza „w trakcie opracowania procedur kontroli są dyrekcje szkół wiejskich, tj.
Szkoła Podstawowa w Kobylnicy, Paczkowie i Wierzonce oraz Schronisko Młodzieżowe w Kobylnicy.
Do pozostałych jednostek podległych, tj. Szkoły Podstawowe nr 1,4,5 oraz Gimnazjum nr 2 i 3
wysłano pisma przypominające o konieczności opracowania przez dyrektorów w formie pisemnej procedur
kontroli wewnętrznej.”
Z protokołów sporządzonych przez Skarbnika i podinspektora ds. finansowych wynika, że w
jednostkach organizacyjnych kontrolą objęto od 2,8 – 4,8 % planowanych wydatków tj. mniej niż 5 %
wydatków tych jednostek, co było niezgodne z art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach
publicznych, który określa, że Burmistrz kontroluje przestrzeganie, przez podległe i nadzorowane przez
siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur, o których mowa w art. 35 a ust. 2 pkt 1.
Kontrola obejmuje w każdym roku co najmniej 5 % wydatków podległych jednostek organizacyjnych
W 2002 roku zlecono przeprowadzenie kontroli także firmom zewnętrznym firmie Kons-Kom i firmie
Nordam Audyt. Firma Kons-Kom na podstawie umowy zlecenia nr 7/GSW z dnia 27.08.2002 r. zawartej
przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza przeprowadziła badanie ewidencji w Ośrodku Pomocy Społecznej i
Ośrodku Kultury. Z raportów kontroli wynika, że w Ośrodku Pomocy Społecznej sprawdzono wydatki na
kwotę 1.016.014,90 zł (28 % ogółu wydatków), a w Ośrodku Kultury sprawdzono wydatki na kwotę
144.645,47 zł, tj. 35 % ogółu wydatków.
Firma Nordam Audyt przeprowadziła w Urzędzie kontrolę poprawności stosowania obowiązujących
przepisów i procedur wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych w zakresie zadań objętych
działaniem Referatu Inwestycji, kontrolą objęto 8 zadań inwestycyjnych oraz 2 zakupy inwestycyjne na
łączną kwotę 3.914.054,09 zł, tj. 11,3 % wydatków zrealizowanych przez Urząd.
Ponadto firma Nordam Audyt przeprowadziła kontrolę finansową Zakładu Gospodarki Komunalnej w
przedmiocie realizacji postanowień zawartych w zapisie art. 28 a i 28 b ustawy o finansach publicznych.
Kontrolą objęto koszty Zakładu na kwotę 782.890 zł, tj. 40,8 % poniesionych wydatków 2002 r.
Wyniki kontroli realizacji wydatków w zakresie Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania
Problemów Alkoholowych przeprowadzona została w Miejsko-Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej.
Rada Miejska w Swarzędzu uchwałą nr XLIX/379/98 z dnia 18 czerwca 1998r.
w sprawie wprowadzenia zmian do Statutu Ośrodka Pomocy Społecznej utworzyła w strukturze O. P. S. Sekcję Profilaktyki i Terapii do realizacji zadań wynikających z Gminnego Programu Profilaktyki i
Rozwiązania Problemów Alkoholowych - § 7 ust.1 oraz wprowadziła zapis w § 7 ust. 4, że Kierownik OPS
sprawuje nadzór nad prawidłowością wydatkowania środków przeznaczonych na realizację zadań
profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych w ramach Gminnego Programu oraz zawiera
niezbędne umowy w zakresie profilaktyki i terapii w oparciu o preliminarz budżetowy.
W dniu 16 stycznia 2002r. Rada uchwałą Nr XLII/471/2002r. przyjęła do realizacji Gminny Program
Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz preliminarz budżetowy GPPiRPA na 2002r. na łączną
kwotę 380.000 zł, który obejmował zadania:
I
Profilaktyka i terapia dla rodzin z problemem alkoholowym i przemocą w rodzinie (w tym pomoc
psychologiczna, konsultacje, przeciwdziałanie przemocy w rodzinie – Niebieska Linia,
Pomarańczowa Linia, punkt interwencji kryzysowej i poradnictwa specjalistycznego, programy
profilaktyczne w szkołach) – 89.100 zł,
II
Gminna Komisja Rozwiązywania Problemów Alkoholowych (w tym posiedzenia komisji, opinie
biegłego, wywiady środowiskowe) – 15.120 zł
III
Świetlica Socjoterapeutyczna „ Nasza Dziupla” (w tym utrzymanie świetlicy, wyposażenie
świetlicy, pomoc opiekuńczo-wychowawcza, psychologiczna, terapeutyczna i socjalna, obozy
socjoterapeutyczne wycieczki, biwaki, dożywianie dzieci) – 92.760 zł,
IV
Świetlica Integracyjna – Terapeutyczna (w tym utrzymanie świetlicy, pomoc opiekuńczo-
18
wychowawcza, psychologiczna, terapeutyczna, socjalna i administracyjno- gospodarcza, obozy,
wycieczki, biwaki, dożywianie dzieci, prace adaptacyjno-remontowe, doposażenia) – 102.020 zł,
V
Współpraca z instytucjami i organizacjami stykającymi się z problemami alkoholowymi i przemocą
w rodzinie (w tym organizowanie spotkań roboczych, obozy, wspomaganie działalności
stowarzyszeń służącej do rozwiązywania problemów alkoholowych) – 36.000 zł,
VI
Działalność informacyjna i edukacyjna (w tym promowanie treści Gminnego Programu, plakaty,
ulotki, artykuły, kampanie itp.) – 2.000 zł,
VII
Szkolenia dla realizatorów zadań Gminnego Programu – 10.000 zł,
VIII
Sekcja Profilaktyki i Terapii, w tym nadzór nad prawidłową realizacją zadań Gminnego Programu,
koordynacja merytoryczna, obsługa księgowo-finansowa i kadrowo- administracyjna utrzymanie
(art. biurowe, koszty delegacji, ksero, środki czystości ) – 33.000 zł.
.
Na podstawie ewidencji księgowej oraz sprawozdania Rb-28 S z wykonania planu wydatków
budżetowych za 2002r. ustalono, że planowane i wykonane wydatki w rozdziale 85154
„Przeciwdziałanie alkoholizmowi „ przedstawiały się następująco:
§ wydatków
Plan wydatków
wg uchwały
budżetowej
63.700,-
2580 Dotacja podmiotowa z budżetu dla
jednostek niezaliczonych do sektora
finansów publicznych.
3020 Nagrody i wydatki osobowe nie zaliczone
do wynagrodzeń
1.281, 3030 Różne wydatki na rzecz osób fizycznych
12.350,4010 Wynagrodzenia osobowe pracowników
46.320,4040 Dodatkowe wynagrodzenie roczne
3.900,4110 Składki na ubezpieczenie społeczne
19.830,4120 Składki na fundusz pracy
2.070,4210 Zakup materiałów i wyposażenia
25.830,4220 Zakup środków żywności
35.600,4260 Zakup energii
30.130,4270 Zakup usług remontowych
56.727,4300 Zakup usług pozostałych
318.730,4410 Podróże służbowe krajowe
4.000,4430 Różne opłaty i składki
3.500,4440 Odpisy na ZFŚŚ
659,Ogółem
624.737,-
Wydatki wg
ewidencji
księgowej
63.700,-
1.281,00
8.400,00
39.720,36
2.694,00
15.992,80
1.169,72
17.665,23
16.782,05
30.129,36
40.064,50
225.645,06
1.566,33
0
659,00
465.469,45
Wydatki
Rb-28S
63.700,-
1.281,8.400,39.720,2.694,15.993,1.170, 17.665,16.782,30.129,40.065,225.645,1.566,0
659,465.469,-
Z opisowego sprawozdania z wykonania budżetu za 2002r. wynika, że w rozdziale 85154
„Przeciwdziałanie alkoholizmowi„ kwotę 465.469 zł przeznaczono na realizację Gminnego Programu
Rozwiązywania Problemów Alkoholowych poprzez Ośrodek Pomocy Społecznej. Wydatki dotyczyły
działalności świetlic socjoterapeutycznych na osiedlu Czwartaków w Swarzędzu, w Gruszczynie i w
Uzarzewie w tym :
1. dożywianie dzieci w świetlicach..........................................................................
16.782 z ł
2. zakup materiałów i wyposażenia.............................................................................. 17.665 z ł
3. opłaty eksploatacyjne ...........................................................................................
30.129 z ł
4. prace adaptacyjno-remontowe w świetlicy przy ul. Działkowej ............................. 32.422 z ł
5. koszty umów zleceń pracowników świetlic oraz obsługi punktów konsultacyj. .. 116.597 zł
6. programy profilaktyczne w szkołach ....................................................................... 22.164 z ł
7. obozy i kolonie socjoterapeutyczne........................................ ................................... .71.470 z ł
8. wynagrodzenia wraz z pochodnymi ...........................................................................59.577 z ł
9. przekazano w formie dotacji dla Stowarzyszenia Abstynentów Żagiel......................23.70 0 zł
10. Przekazano dla Akcji Katolickiej przy parafii św. Marcina w Swarzędzu na remont
świetlicy.......................................................................................................................20.000 z ł
11. Na prowadzenie świetlicy socjoterapeutycznej dla dzieci i młodzieży ......................20.000 zł
19
Sprawdzono udokumentowanie wydatków w rozdziale 85154 w następujących paragrafach klasyfikacji
budżetowej :
• § 3020 „Nagrody i wydatki nie zaliczone do wynagrodzeń” – na kwotę 325,50 zł z tytułu wypłaty
ekwiwalentu za zużycie odzieży i równoważnik za ubranie dla poborowych odbywających służbę
zastępczą,
• § 3030 „Różne wydatki na rzecz osób fizycznych “ na kwotę 320 zł z tytułu wypłaty za posiedzenie
komisji d/s rozwiązywania problemów alkoholowych,
• § 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia “ na kwotę 1.048,82 zł z tytułu zakupu środków czystości
art. papierniczych i słodyczy na paczki świąteczne,
• § 4220 „Zakup środków żywności” na kwotę 296,61 zł na dożywianie dzieci w świetlicach
socjoterapeutycznych /wydatek dotyczył podwieczorku który otrzymywały dzieci przebywające w
świetlicach w godzinach popołudniowych/,
• § 4260 „Zakup energii “ na kwotę 3.000 zł za koszty eksploatacji pomieszczeń przeznaczonych na
świetlicę socjoterapeutyczną za m-c październik – listopad 2002r,
• § 4300 „Zakup usług pozostałych” na kwotę 6.571,95 zł za świadczenie usług opiekuńczosocjoterapeutycznych dla dzieci za pełnienie dyżurów i przeprowadzenie wywiadów
środowiskowych na potrzeby komisji za zakup analizatora wydechu i testu dla Policji, na kwotę
57.245 zł za udział dzieci w koloniach oraz na kwotę 4.500 zł za przygotowanie i przeprowadzenie
warsztatu dla nauczycieli jak sobie radzić z agresją i przemocą w szkole.
• § 4270 „Zakup usług remontowych” na kwotę 32.422,44 zł za budowę zbiornika bezodpływowego
oraz roboty budowlane w świetlicy przy ul. Działkowej,
• § 4410 „Podróże służbowe krajowe “ na kwotę 238,68 zł.
W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości :
W księgach rachunkowych OPS Swarzędz prowadzono konto 132 „ Rachunek bieżący jednostki za
2002 r.” które wykazywało w trakcie 2002 r. bilans otwarcia na 01.01.2002 r. - 45,57 zł., obroty strony Wn –
45.58 zł., obroty strony Ma 45,58 zł stan na dzień 31.12.2002 r. - „O”. Konto 132 ustalone zarządzeniem
ZPK wymieniał - Rozrachunki jednostki z tytułu uzyskanych dochodów i realizacji wydatków, które
prowadzone były za pośrednictwem konta 130.
Na okoliczność prowadzenia konta 132 wyjaśnienie złożyła Gł. Księgowa z którego wynika, że konto 132
wykazywało saldo dlatego też zostało ono ujęte w ZPK na 2002 r. jako rachunek bieżący jednostki w 2002 r.
Saldo konta 132 zostało również wykazane w sprawozdaniu finansowym za 2001 r. jako zobowiązanie
wobec budżetu. Kwota 45,57 zł, która stanowiła na saldo konta 132 na dzień 31.12.2001 r. oraz odsetki
naliczone przez bank za miesiąc styczeń 2002 r. w kwocie 0.01 zł zostały przelane na konto Urzędu Miasta
w dniu 08.02.2002 r. i była to jedyna operacja przeprowadzona na tym koncie w 2002 r. w bilansie
zamknięcia 2001r. stan konta 132 wykazywał saldo 45,57 zł i dlatego zostało wykazane w ZPK na 2002r. i
funkcjonowało jako rachunek do dnia 8.02.2002r. /saldo konta 132 kwota 45.57 zł wraz z odsetkami 0,01 zł
została przekazane do budżetu / .
Prowadzenie konta 132 w księgach rachunkowych jednostki budżetowej w 2002r. nie przewidują
obowiązujące od dnia 1 stycznia 2002r. przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 153, poz.
1752). Stosownie do § 11 pkt 1 i 3 wprowadza się plany kont dla jednostek obejmujące konta bilansowe i
konta pozabilansowe określone w załącznikach 1 i 2 do rozporządzenia. Plany kont stanowią podstawę do
opracowania zakładowych planów kont .
Strona nr 3 protokołu kontroli OPS, zał nr 8 do protokołu.
Na koncie 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” w ciągu roku nie księgowano faktur z tytułu
dostaw i usług a jedynie dokonano na dzień 31.12.2002r. zapisu zastępczym dowodem księgowym pod
nazwą PK – polecenie księgowania. Przedstawiony dowód księgowy zawierał 8 pozycji (8 faktur, 8 kwot
zobowiązań) i korespondencje kont Wn 400 Ma 201 na kwotę 6.106,36 zł. Kierownik Ośrodka Pomocy
Społecznej ustalił zasady polityki rachunkowości zarządzeniem nr 2 z dnia 02.01.2002r. w sprawie ustalenia
zakresu dokumentacji i przyjętych zasad prowadzenia rachunkowości w OPS a w załączniku nr 1 do
zarządzenia wprowadził zakładowy plan kont wskazując zasady funkcjonowania kont syntetycznych i
zasady tworzenia do nich kont analitycznych. Określono, że konto 201 „Rozrachunki z dostawcami i
odbiorcami “ służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń z tytułu dostaw, robót i usług. Główna Księgowa
wyjaśniła, że w ciągu roku rachunki i faktury były księgowane równocześnie z przelewem pod tym samym
20
dowodem księgowym i księgowane bezpośrednio w koszty i wydatki pod datą dokonania przelewu dlatego
też nie występowały zobowiązania finansowe z tytułu nieuregulowanych rachunków i faktur. Na koniec roku
zobowiązania takie wystąpiły i zostały zaksięgowane na koncie 201. Działania takie naruszały przepisy art.
20 ust. 1, 20 ust. 2 pkt 1 i 3 oraz art. 24 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości (Dz. U z 2002r. Nr 76, poz. 694),
które stanowią, że :
- do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu, każde
zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym,
- podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji
gospodarczej zwanej dalej „dowodami źródłowymi”- zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów
- podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji
gospodarczej zwanej dalej „dowodami źródłowymi” - wewnętrzne – dotyczące dokonanie operacji
wewnątrz jednostki,
- księgi rachunkowe winny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie,
- księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i
poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe.
Ponadto stwierdzono, że na koncie 201 nie zaksięgowano na dzień 31.12.2002r. kwoty 210,00 zł z tytułu
rachunku do umowy zlecenia nr 317 z dnia 28.12.2000r. za 14 godzin świadczenia usług opiekuńczosocjoterapeutycznych dla dzieci z rodzin dysfunkcjonalnych w świetlicy socjoterapeutycznej
przepracowanych w m-cu grudniu 2002r. Rachunek został wystawiony przez zleceniobiorcę w dniu
3.02.2003r. Kwoty rachunku wystawionego przez pracownika nie ujęto w zobowiązaniach za 2002r. i nie
wykazano jako zobowiązania w sprawozdaniu Rb 28S – roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków
budżetowych.
Działanie takie stanowiło naruszenie zasady memoriału wyrażonej w przepisie art. 6 ust. 1 ustawy o
rachunkowości, który stanowi, że w księgach rachunkowych i wyniku finansowym jednostki należy ująć
wszystkie osiągnięte na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami danego
roku obrotowego niezależnie od terminu i zapłaty. Powyższe stanowiło naruszenie § 10 ust. 2
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej
który stanowi, że kwoty wykazane w sprawozdaniu winny być zgodne z danymi wynikającym z ewidencji
księgowej.
Strona nr 13 protokołu kontroli OPS, zał nr 23, 28 do protokołu
Stwierdzono, że w niektórych wypadkach dokonywano zapisów w księgach rachunkowych na
podstawie dowodów źródłowych nie zawierających pełnej adnotacji stwierdzającej zakwalifikowanie do
ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie numeru identyfikacyjnego, określenie stron /umowy,
adresy/ dokonujących operacji gospodarczych, wskazanie miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia w
księgach poprzez wskazanie symboli kont księgi głównej na których operacja gospodarcza ma być ujęta i
sposobu ujęcia dowodu w urządzeniach na kontach analitycznych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej
za wykonanie w/w czynności, brak daty zatwierdzenia kwoty do wypłaty, np. :
- polecenia księgowania nie zawierały kolejnego numeru, daty wystawienia lub daty zaksięgowania
strony dziennika, osoby sporządzającej lub sprawdzającej oraz osoby zatwierdzającej,
- polecenia wyjazdu służbowego nie zawierały daty wystawienia , dekretacji do ujęcia na kontach
syntetycznych, podpisu osoby zlecającej wyjazd, wskazania środków lokomocji, a wymogi zawarte
w pkt 2 „Dowody księgowe “ w instrukcji obiegu dokumentów stanowiły, że dokumenty przed ich
zaksięgowaniem poddane są kontroli wewnętrznej /.../. W wyjaśnieniu Główna Księgowa podała, że
do raportów kasowych dołączane były polecenia księgowania na podstawie, których dokonywano
pobrania gotówki z banku. Na PK nanoszone były numery faktur i rachunków, klasyfikacja
budżetowa oraz kwota do wypłaty. Przy sporządzaniu dowodów PK nie nanoszono kolejnych
numerów i dat pod którymi były one zaksięgowane. Nieprawidłowości te natychmiast skorygowano
i uzupełniono brakujące dane. Działania takie były niezgodne z przepisami art. 21 ust. 1 pkt 1,2,6
ustawy o rachunkowości, które stanowią, że dowód księgowy powinien zawierać określenie rodzaju
dowodu i jego numeru identyfikacyjnego określenie strony dokonujących operacji gospodarczych
stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych / dekretacja / podpis
osoby odpowiedzialnej za te wskazania oraz punktem 2 instrukcji obiegu dokumentów /dowody
księgowe/.
Strona nr 6 protokołu kontroli OPS, zał 13 do protokołu
21
W dniu 18.11.2002r dokonano zamówienia na budowę zbiornika bezodpływowego oraz na roboty
budowlane w świetlicy przy ul. Działkowej 61A w Swarzędzu na łączną kwotę 32.422,44 zł . W zawartej
umowie w dniu 4 marca 2002r. określono termin rozpoczęcia prac na dzień 4 grudnia 2002r. a termin
zakończenia na 20 grudnia 2002r. W umowie zapisano (w § 13 ust.3), że końcowe rozliczenie nastąpi fakturą
końcową na podstawie protokołu końcowego po zakończeniu ostatniego etapu robót oraz, że zamawiający
ma obowiązek zapłaty faktur w terminie 14 dni od daty ich doręczenia wraz z protokołem odbioru (§ 14).
Wykonawca 20 grudnia 2002 roku zgłosił inwestorowi do odbioru roboty budowlane .Ustalono, że w dniu
20 grudnia spisano protokół odbioru w którym zapisano, że ze względu na niskie temperatury pozostało do
wykonania dokończenie i zaspoinowanie płytek na stopniach i zabrukowanie płaszczyzny odstojnika, ze
względu na tą okoliczność sporządzono protokół konieczności z dnia 20.12.2002 r. w którym przesunięto
termin zakończenia robót na 30.03.2003 roku . Z zawartej umowy z dnia 4 grudnia 2002r. wynika, że
wykonawca ma prawo do żądania przedłużenia terminu umownego, jeżeli niedotrzymanie pierwotnego
terminu umownego stanowi konsekwencję
a/ okoliczności, których nie można przewidzieć,
b/ siły wyższej. Przesunięcia terminu dokonano na podstawie protokołu konieczności z dnia 20.12.2002 r.
bez uwzględnienia § 17 ust. 1 umowy, który stanowi, że zmiana postanowień umowy może nastąpić za
zgodą stron (Kierownika OPS i właściciela Z.R.B) wyrażona na piśmie pod rygorem nieważności takiej
zmiany. Przyjęto fakturę końcową za wykonanie prac w dniu 21.12.2002r. i zapłacono 27.12.2002r.
natomiast protokół odbioru robót sporządzono 28.03.2003r co stanowi naruszenie postanowień § 14 umowy.
Strona nr 17, 18 protokołu kontroli OPS, zał. nr 42 do protokółu.
Wydatki na ten cel sklasyfikowano w dziale 851 rozdziale 85154 § 4270, podczas gdy wskazane
w/w wydatki należało zaliczyć do kosztów inwestycyjnych. Skutkiem nieprawidłowo zastosowanej
klasyfikacji w dziale 851 rozdziale 85154 § 6050 wydatki inwestycyjne zaniżono o kwotę 32.422,44 zł a
zawyżano wydatki bieżące, czym naruszono zasady określone w art. 28 ust. 2 ustawy o finansach
publicznych (Dz.U. Nr 155, poz. 1014 ze zm.) który stanowi, że jednostki sektora finansów publicznych –
dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.
Zakwalifikowanie wydatków poniesionych na budowę i modernizację do wydatków bieżących
spowodowało, iż nie nastąpiło zwiększenie wartości środka trwałego /w świetlicy/. Było to niezgodne z
przepisami art. 31 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że wartość początkową stanowi koszt
wytworzenia środka trwałego powiększający koszty jego ulepszenia/ przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji,
adaptacji lub modernizacji/ który powoduje, że wartość użytkowa środka po zakończeniu ulepszenia
przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową.
Kierownik OPS wyjaśniła, że „wydatki na ten cel zaplanowano w planie finansowym Urzędu Miasta na
2002r. zatwierdzonym Zarządzeniem Burmistrza Nr OR 0152/02 z 15 stycznia 2002r. w dziale 851 rozdz.
85154 § 4270 - wydatki związane z remontem i modernizacją pomieszczeń już zajętych bądź
przeznaczonych na świetlicę socjoterapeutyczną .Dlatego wydatek na roboty budowlane w świetlicy przy ul.
Działkowej klasyfikowano jako zakup usług remontowych.
Strona nr 18 protokołu kontroli OPS, zał. Nr 43 do protokołu
Pismem z dnia 03.06.2002r. OPS wszczął postępowanie o udzielenia zamówienia publicznego w
trybie zapytania o cenę. Przedmiotem zamówienia była organizacja 10-dniowych obozów
socjoterapeutycznych dla dzieci i młodzieży z rodzin dotkniętych chorobą alkoholową i przemocą. Wartość
zamówienia w momencie zapytania o cenę nie była znana. W zapytaniu o cenę nie określono ilości
obozów, które we wskazanym terminie mają być przeprowadzone oraz nie określono ilości dzieci, które
będą brały udział w obozach. W „dokumentacji warunków zamówienia ”określono przybliżoną liczbę dzieci
około 100. Na zorganizowanie obozów złożono dwie oferty. Zamawiający nie odrzucił oferty Nr 2 pomimo,
iż oferent nie złożył wymaganego w punkcie V. 1 lit. b „dokumentacji warunków zamówienia” zezwolenia
wydanego przez Wojewodę na prowadzenie kolonii, obozów i imprez turystycznych. Zgodnie z art. 27a pkt
1 ustawy o zamówieniach publicznych zamawiający zobowiązany jest odrzucić ofertę jeżeli jest sprzeczna
ze SIWZ. Zamawiający nie unieważnił postępowania o zamówienie publiczne pomimo że w postępowaniu
prowadzonym w trybie zapytanie o cenę wpłynęły mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu
stosownie do art.27b ust.1 pkt.1 Powyższe działanie naruszało również zasadę równego traktowania
podmioty ubiegające się o udzielenie zamówienia wyrażoną w art.16 ustawy o zamówieniach publicznych.
Kierownik OPS wyjaśniła, że „kierując się troską o los dzieci, które z uwagi na alkoholizm rodziców bądź
przemoc w rodzinie często przebywają w bardzo trudnych warunkach opracowano do zapytania specyfikację
w celu bliższego poznania oferenta, przyjęto że kryterium ceny stanowi podstawowe kryterium, zamówienie
nie przekraczało 30.000 euro i specyfikacja nie musi być zastosowana. Przy ocenie wobec tak przyjętej
22
interpretacji komisja przetargowa nie zakwestionowała w braku jednej z ofert dokumentu zezwolenie na
prowadzenie kolonii i obozów wydane przez Wojewodę i nie unieważniła przetargu. Członkowie komisji
oświadczyli, że byli przekonani o słuszności podjętej decyzji gdyż uznano, że wszystkie dodatkowe
dokumenty stanowią uzupełnienie oferty. Komisja skupiła swoją uwagę na oferowanej cenie traktując jakby
drugorzędnie inne wymogi wynikające ze specyfikacji. ”
Strona nr 19, 20 protokołu kontroli OPS, zał nr 46, 47 do protokołu
Zamawiający przy udzieleniu zamówienia publicznego na organizację 10 – dniowych obozów
socjoterapeutycznych w umowie zawartej w dniu 25 czerwca 2002r. ustalił cenę za pobyt jednego uczestnika
obozu na kwotę 535 zł nie podał ilości dzieci które będą brały udział w obozie.
/Strona nr 18-21 protokołu, załącznik nr 44-52 /
W umowie zlecenia nr 2/2002 zawartej w dniu 02.01.2002r. na pełnienie dyżurów sekretarza komisji
w ilości dwóch godzin tygodniowo i przeprowadzanie wywiadów środowiskowych na potrzeby komisji
Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na okres od 02.01.2002r. do 31.12.2002r. ustalono
wynagrodzenie w wysokości 25 zł/godz. oraz 18 zł za jeden przeprowadzony i opracowany wywiad
środowiskowy. W umowie nie wskazano ilości przeprowadzenia wywiadów które muszą być
przeprowadzone w okresie obowiązywania umowy.
/Strona nr 11 - 13 protokołu kontroli, zał nr 25 - 27 /
Stwierdzono, że naruszono zasadę kasowego wykonania budżetu w rozumieniu § 2 rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont
dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora
finansów publicznych, tzn. faktycznie do wydatków OPS księgowano rozliczenie zaliczki czyli rozchód
pieniędzy z kasy zamiast do wydatków zaliczyć pobrane środki z banku na wypłatę zaliczki. W wyjaśnieniu
podano , że zaliczki pobrane przez pracowników na zakup materiałów i usług a rozliczone w miesiącu w
którym zostały wypłacone były zaksięgowane na kontach wydatków pod datą ich rozliczenia.
Nieprawidłowość ta została wyeliminowania w 2003 r. Do wydatków księguje się samo pobranie pieniędzy z
banku na wypłatę zaliczek a nie jak poprzednio rozliczenie zaliczki.
/Strona nr 7 - 9 protokołu kontroli kompleksowej, zał nr 15 – 17/.
Przedstawiając ustalenia kontroli Regionalna Izba Obrachunkowa w Poznaniu
wnosi o ich
wykorzystanie w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz usprawnienia gospodarki finansowej,
w tym poprzez realizację następujących wniosków pokontrolnych.
1. W instrukcji obiegu i kontroli dokumentów uregulować sprawy związane :
• z obiegiem dowodów księgowych od momentu ich wystawienia lub otrzymania z zewnątrz do
momentu przekazania do archiwum.
• udokumentowaniem zwiększeń i zmniejszeń środków trwałych
2. Spowodować rejestrowanie w dzienniku korespondencji dokumentów wpływających do Urzędu
zgodnie z instrukcją kancelaryjną.
3. Zapewnić prowadzenie rachunkowości zgodnie z zasadami określonymi przepisami ustawy o
rachunkowości z uwzględnieniem postanowień wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z
dnia 18 grudnia 2001r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
publicznych (Dz.U. Nr 153, poz. 1752) oraz Zakładowym Planem Kont a w szczególności :
• przestrzegać zasad funkcjonowania kont określonych przepisami ZPK, w tym kont 139, 140
i 222,
• tworzenie i likwidację lokat ze środków budżetu gminy księgować na koncie 133 Rachunek
bieżący budżetu i subkoncie do konta 133,
• należne udziały w podatku dochodowym od osób fizycznych księgować na koncie 224 i koncie 901,
• w księgach rachunkowych prowadzić jedynie konta wyszczególnione w ZPK
23
• zrealizowane dochody za dowody osobiste księgować na koncie 224 „Rozrachunki budżetu” i
przekazywać do Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w terminach określonych w § 7 ust.2
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 listopada 2000r. w sprawie szczegółowych zasad, trybu
i terminów opracowywania planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych
zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami oraz przekazywania jednostkom
samorządu terytorialnego dotacji celowych na realizację tych zadań (Dz. U. Nr 100, poz. 1077)
• operacje dotyczące dochodów i wydatków ujmować w księgach rachunkowych na kontach
księgowych w zakresie kasowo zrealizowanych wpływów i wydatków dokonanych na bankowym
rachunku budżetu,
• na koncie 234
„Rozrachunki z pracownikami“ księgować należności i zobowiązania wobec
pracowników np. należności z tytułu pobranych do rozliczenia zaliczek,
• na koncie 201 ewidencjonować wszelkie rozrachunki z tytułu dostaw, robót, usług.
Podstawą zapisu w księgach rachunkowych (na kontach księgowych) winien być dowód źródłowy a
dokonanie zapisów operacji gospodarczych bieżąco w miesiącu jej dokonania.
• zapisów w księgach rachunkowych dokonywać wyłącznie na podstawie dowodów księgowych,
spełniających wymagania określone w art. 21 ustawy o rachunkowości,
• księgować w koszty danego roku budżetowego wszystkie dowody księgowe wystawione z datą tego
roku,
• księgować na bieżąco operacje związane z nabyciem i zbyciem nieruchomości,
• utworzyć i prowadzić ewidencję analityczną środków trwałych w rozumieniu komentarza do konta
011 Środki trwałe zawartego w ZPK,
4. Spowodować przestrzeganie ustalonych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca
2003r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów
(Dz.U. Nr 68 poz. 634, ze zm.) zasad klasyfikacji dochodów tj. wpływy z opłat za użytkowanie
wieczyste wykazywać w § 047 „Wpływy z opłat za zarząd, użytkowanie i użytkowanie wieczyste
nieruchomości”.
5. Polecić sporządzanie sprawozdań budżetowych zgodnie z zasadami określonymi przepisami prawa.
Zasady sporządzania sprawozdań za 2002 rok określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z
dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 24, poz. 279), a w
szczególności :
• sprawozdania zbiorcze sporządzać na podstawie sprawozdań jednostkowych podległych jednostek i
sprawozdania jednostkowego Urzędu stosownie do przepisów p 8 ust. 1 pkt. 3 ww. rozporządzenia
• w sprawozdaniach o dochodach budżetowych skutki finansowe obniżenia górnych stawek podatków
obliczone za okres sprawozdawczy wykazywać w kwotach stanowiących różnicę pomiędzy
dochodami, jakie gmina mogłaby uzyskać, stosując górne stawki podatkowe, a dochodami, jakie
uzyskała, stosując niższe stawki uchwalone przez radę gminy, tzn. w przypadku zastosowania przez
gminę obniżenia górnej stawki różnicę - pomiędzy stawką górną a przyjętą w uchwale przez radę
gminy, przemnożoną przez podstawę opodatkowania.
umorzeń zaległości podatkowych, odroczeń terminów płatności podatku, rozłożenia na raty podatku
i zaniechania poboru wykazywać w wysokościach zgodnych z faktycznymi kwotami.
6. Dokonać korekty sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych, oznaczyć je jako
skorygowane i przesłać (w formie elektronicznej i w formie dokumentu) do Ministerstwa Finansów za
pośrednictwem Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu
7. Zobowiązać kierowników jednostek budżetowych do sporządzania sprawozdań jednostkowych w
sposób rzetelny i prawidłowy. Nieprawidłowości ujawnione w sprawozdaniach jednostkowych powinny
być usunięte przez kierowników jednostek sporządzających sprawozdania jednostkowe przed
włączeniem zawartych w nich danych do sprawozdań zbiorczych.
8. Dokonać weryfikacji zgłoszonych do opodatkowania gruntów i budynków w oparciu dane wynikające
z Bazy Danych Ewidencji Gruntów. W przypadku rozbieżności pomiędzy powierzchnią deklarowaną a
powierzchnią wynikającą z ewidencji dokonać wszczęcia postępowania podatkowego i wezwać
podatników do złożenia stosownych wyjaśnień.
24
9. W wydawanych decyzjach na podstawie których przyznano ulgę w zapłacie podatku zawierać
uzasadnienie faktyczne i prawne. Można odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w
całości żądanie strony, nie dotyczy to jednak decyzji na podstawie, której ulgę w zapłacie podatku – taką
ulgą jest umorzenie zaległości podatkowej
10. W przypadkach, gdy podatnicy podatku od nieruchomości w składanych deklaracjach (wykazach)
wykazują do opodatkowania „grunty pozostałe” nie wykazując budynków mieszkalnych dokonać
czynności sprawdzających mających na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do
stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami.
11. Dokonać weryfikacji danych o powierzchni gruntów wykazanych przez użytkowników wieczystych w
złożonych deklaracjach, wykazach z danymi wynikającymi z aktów notarialnych
12. Wobec podatników zalegających z zapłatą podatku od środków transportowych wydawać decyzje
określające wysokość zaległości podatkowych.
13. Inkasa opłaty targowej dokonywać przez osoby do tego wyznaczone przez Radę Miejską. Przygotować i
przedłożyć Radzie Miejskiej uchwałę w sprawie określenia inkasenta opłaty targowej.
14. Polecić naliczanie odsetek za zwłokę od wpłat czynszów po terminie zgodnie z zawartą umową. W
przypadku braku zapisu w umowach najmu lokali mieszkalnych lub dzierżawy dotyczącego naliczania
odsetek za zwłokę, odsetki naliczać zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego.
15. Zapewnić przestrzeganie ustalonych przepisami prawa zasad naliczania odpisów na Zakładowy Fundusz
Świadczeń Socjalnych. Naliczenia na fundusz socjalny dokonywać w stosunku do przeciętnej liczby
zatrudnionych w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.
16. W sprawozdaniach EN-3 o stanie zatrudnienia nauczycieli wykazywać dane dotyczące zatrudnienia
zgodnie z faktycznym stanem zatrudnienia nauczycieli.
17. Przy dokonywaniu wypłat diet radnym polecić dokładne sprawdzanie list obecności.
18. Spowodować, aby składane przez ubiegających się o dodatki mieszkaniowe wnioski potwierdzane były
podpisem osoby do tego uprawnionej. Wypłacać dodatek mieszkaniowy do dnia 10 każdego miesiąca w
części zarządcy i w części osobie uprawnionej.
W decyzjach przyznających dodatki mieszkaniowe zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne.
19. Zaprzestać wypłat ryczałtów samochodowych do czasu zawarcia umów cywilnoprawnych.
20. Przy udzielaniu zamówień publicznych zapewnić przestrzeganie procedur określonych przepisami
ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19 poz. 177), która
obowiązuje od 2 marca 2004r., a mianowicie :
• zawierać umowy zgodnie z warunkami określonymi w ogłoszeniu o przetargu lub SIWZ
• nie wprowadzać do umów zapisów o waloryzacji ceny jeżeli nie zostało to określone w warunkach
prowadzonego postępowania
• sporządzać kosztorysy inwestorskie stanowiące podstawę do określenia z należytą starannością
wartości szacunkowej zamówienia na roboty budowlane, stosownie do art. 33 ww. ustawy
Informuję, że z dniem 8 marca br. wchodzi w życie rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia
24.01.2004r. w sprawie metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego (Dz. U. Nr 18,
poz. 172). Powyższe rozporządzenie zachowuje moc do czasu wydania nowych przepisów
wykonawczych na podstawie art. 33 ust. 3, nie dłużej jednak niż przez 9 miesięcy od dnia wejścia w
życie ustawy Prawo zamówień publicznych.
20. Przy zaciąganiu zobowiązań w zakresie inwestycji i remontów ponad kwoty określone w budżecie
przestrzegać zasady wyrażonej w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. e ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z
którą do wyłącznej właściwości rady gminy należy podejmowanie uchwał w sprawach majątkowych
gminy, przekraczających zakres zwykłego zarządu, dotyczących zobowiązań w zakresie podejmowania
inwestycji i remontów o wartości przekraczającej granicę ustalaną corocznie przez radę gminy.
21. Dokonywać przypisów należności wynikających z decyzji za zajęcie pasa drogowego. Naliczać i
egzekwować odsetki za zwłokę od wpłaconych opłat za zajęcie pasa drogowego.
22. Polecić kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy opracowanie procedur kontroli wewnętrznej
25
23. W każdym roku budżetowym przeprowadzać kontrole w podległych i nadzorowanych jednostkach
stosownie do wymogów określonych art. 127 ustawy o finansach publicznych. Kontrolą obejmować co
najmniej 5 % wydatków tych jednostek.
24. Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej zobowiązać do :
• Prowadzenia rachunkowości jednostki z uwzględnieniem zasad określonych w § 11 ust.1 i 3
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz.1752).
Spowodowania doprowadzenie ZPK do zgodności z obowiązującymi przepisami prawa.
Zaprzestania prowadzenia w księgach rachunkowych OPS konta 132 „Rachunek środków
inwestycyjnych “.
• Wprowadzania do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego w postaci zapisu każdego
zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy o
rachunkowości. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych (na kontach syntetycznych) winien
być dowód źródłowy. Do ksiąg rachunkowych wprowadzać dowody księgowe kompletne i
poprawnie zakwalifikowane do zaksięgowania, dokonywać zapisów operacji gospodarczych w
miesiącu jej dokonania stosownie do art. 24 ust. 3 ustawy o rachunkowości.
• Ujmowania w księgach rachunkowych i wyniku finansowym jednostki wszystkie osiągnięte na jej
rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami danego roku obrotowego
niezależnie od terminu i zapłaty, stosownie do zasady memoriału wyrażonej w przepisie art. 6 ust. 1
ustawy o rachunkowości.
• Sporządzania sprawozdania rzetelnie i prawidłowo wskazując w nich kwoty zgodne z danymi
wynikającym z ewidencji księgowej stosownie do § 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z
dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej
• Dokonywania wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym jednostki i w
budżecie gminy przy prawidłowo zastosowanej klasyfikacji poszczególnych rodzajów wydatków
stosownie do art. 28 ust. 2 ustawy z dnia 26.11.1998r o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2003
Nr 15, poz. 148 ze zm.)
• Zwiększania wartości środków trwałych o koszt poniesionych nakładów na ich ulepszenie i
wytworzenie nowego środka trwałego stosownie do art. 31 ustawy o rachunkowości.
• Zaliczania do wydatków jednostki rozchody z rachunku bankowego wg wyciągu bankowego
stosownie do § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18.12.2001r. w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
• Zapewnienia przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień
publicznych przy udzieleniu zamówień publicznych
W przypadkach i na warunkach określonych w art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do
wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu mogą być wniesione zastrzeżenia do rozpatrzenia przez
Kolegium Izby. Termin wniesienia zastrzeżeń wynosi 14 dni i jest liczony od daty doręczenia wystąpienia
pokontrolnego.
O sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w
Poznaniu w terminie 30 dni od daty doręczenia pisma.
Z – ca Prezesa
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Poznaniu
(––) Grażyna Wróblewska

pokaż - Regionalna Izba Obrachunkowa w Poznaniu

Transkrypt

Podobne dokumenty

Metoda projektu w nauczaniu matematyki w szkole średniej

Karta uczestnika IV edycji wojewódzkiego konkursu Tradycje i

Miło nam przekazać, że dla naszych klientów została przygotowana

1. Administratorem danych osobowych jest MCL Spółka z

Uwaga na rozmowę o pracę prosimy przynieść kopie świadectw

Pobierz załącznik 1.

OGÓLNE

Rockefeller płacił – Ty masz nasze szkolenie:

wniosek - WiK Strzegom