Uniwersytet Medyczny Im. Karola Marcinkowskiego w

Uniwersytet Medyczny
Im. Karola Marcinkowskiego
w Poznaniu
DOP-96/13
Zarządzenie nr 37/13
Rektora Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w
Poznaniu
z dnia 8 lipca 2013 roku
w sprawie ustalenia „Zasad kierowania i warunków odbywania
podróży służbowych i podróży w celach naukowo-szkoleniowych na
terenie kraju i zagranicą oraz zasad ich rozliczania”
Na podstawie § 44 ust. 2 Statutu Uniwersytetu Medycznego im. Karola
Marcinkowskiego w Poznaniu, w związku z rozporządzeniem Ministra
Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie
należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej
lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży
służbowej (DZ.U. 2013 r. poz. 167) zarządza się, co następuje:
§1
Ustala się „Zasady kierowania i warunki odbywania podróży służbowych
i podróży w celach naukowo-szkoleniowych na terenie kraju i zagranicą
oraz zasady ich rozliczania”, które stanowią załącznik do niniejszego
zarządzenia.
§2
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Jednocześnie traci
moc załącznik nr 8 - „Zasady rozliczania podróży służbowych na
obszarze kraju” do zarządzenia
Nr 30/2007 Rektora Uniwersytetu Medycznego w Poznaniu z dnia 11
lipca 2007 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji i regulaminów
regulujących
gospodarkę
finansową
w Uniwersytecie Medycznym im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu.
§3
Wykonanie zarządzenia powierza się Kierownikowi Działu Spraw
Pracowniczych i Kwestorowi.
§4
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Rektor
Prof. dr hab. Jacek Wysocki
Załącznik do zarządzenia 37/13
z dnia 8 lipca 2013 roku
UNIWERSYTET MEDYCZNY
IM. KAROLA MARCINKOWSKIEGO
W POZNANIU
ZASADY KIEROWANIA I WARUNKI ODBYWANIA
PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH I PODRÓŻY W
NAUKOWO-SZKOLENIOWYCH NA TERENIE
KRAJU I ZAGRANICĄ
ORAZ ZASADY ICH ROZLICZANIA
Poznań 2013
Rozdział I
Przepisy ogólne
CELACH
Zasady rozliczania podróży służbowych zostały opracowane na podstawie
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. (Dz.
U. z dnia 5 lutego 2013 r. poz. 167) w sprawie należności przysługujących
pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
budżetowej z tytułu podróży służbowej.
§1
Podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika na polecenie
pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się
siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika na
obszarze kraju zwanej dalej „podróżą krajową” lub poza granicami kraju,
zwanej dalej „podróżą zagraniczną”.
§2
Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej odbywanej w terminie i
miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują:
1. diety,
2. zwrot kosztów:
a) przejazdów,
b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c) noclegów,
d) innych
niezbędnych
udokumentowanych
wydatków,
określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do
uzasadnionych potrzeb.
§3
1.Pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży
służbowej jak również jego rodzaj i klasę. Może to być pociąg, autobus,
samolot, samochód.
2.Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości
udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka
transportu wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym
miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownikowi ulgi na dany
środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.
3. W przypadku przelotu samolotem refundowane są koszty do wysokości
250,00 zł w jedną stronę
4.Na wniosek pracownika złożony przed podróżą Kanclerz/Rektor może
wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub
motorowerem nie będącym własnością pracodawcy.
5. Ze względu na to, że od 29 czerwca 2011 roku Rozporządzenie Ministra
Zdrowia w sprawie badań lekarskich wprowadza obowiązek dla osób
kierujących pojazdem (służbowym, a także prywatnym) w trakcie podróży
służbowej stosownych badań okulistycznych, każdy pracownik Uniwersytetu
Medycznego, który będzie chciał skorzystać z prywatnego samochodu w celach
służbowych, przy następnym badaniu okresowym będzie musiał uzyskać
pozytywną opinię lekarza okulisty.
6.W przypadku o którym mowa w ust.5 pracownikowi przysługuje zwrot
kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów
oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie
może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a
ust 2 ustawy Ministra dnia 6 września 2001 r. Ministra transporcie drogowym
(Dz. U. Ministra 2012 r. poz.1265 oraz Ministra 2013 r. poz. 21)
7.Pracownik wykorzystujący samochód prywatny do celów służbowych ma
obowiązek prowadzenia ewidencji km przebiegu pojazdu według wzoru
stanowiącego załącznik nr 1.
8..Pracownik ma obowiązek udokumentować faktycznie przejechaną ilość
kilometrów i uzyskać potwierdzenie Kierownika Sekcji Transportu
Uniwersytetu Medycznego.
9.W przypadku zmiany środka transportu w stosunku do określonego przez
pracodawcę w poleceniu wyjazdu służbowego, wiążącego się ze wzrostem
kosztów przejazdu wymagana jest akceptacja Kanclerza. Samowolna zmiana
przez pracownika rodzaju środka transportu , może spowodować odmowę
zwrotu kosztów w części przekraczającej koszty przejazdu środkiem transportu
określonym w poleceniu wyjazdu służbowego.
§4
1.Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub zagranicznej poniósł inne
niezbędne wydatki związane z podróżą, określone lub uznane przez
pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.
§5
1.Pracownik dokonuje rozliczenia podróży krajowej lub podróży zagranicznej
nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
2.Do rozliczenia kosztów podróży, pracownik załącza merytorycznie
potwierdzone dokumenty, w szczególności rachunki, faktury wystawione na
dane Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu
61-701 Poznań ul. Fredry 10, NIP PL7770003104 lub bilety potwierdzające
poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.
Jeżeli przedstawienie dokumentów nie jest możliwe, pracownik składa pisemne
oświadczenie o dokonaniu wydatku i przyczynach braku jego
udokumentowania.
3.W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o
okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych
kosztów podróży lub ich wysokość.
Rozdział II
Podróż krajowa
1.Miejscowość
pracodawca.
rozpoczęcia
i
§6
zakończenia
podróży
krajowej
określa
2.Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia
podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.
§7
1.Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych
kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.
2.Należności z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej
(wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego, w
następujący sposób:
1. jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a)mniej niż8 godzin- dieta nie przysługuje,
b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę ,za każdą dobę przysługuje dieta w
pełnej wysokości, a za niepełną ,ale rozpoczętą dobę:
a) do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości,
3.Dieta nie przysługuje:
a) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego
pracownika,
b) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
c) pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej trwającej co
najmniej 10 dni który w dniu wolnym od pracy wrócił do miejsca
stałego lub czasowego pobytu.
d)jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
4.Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia,
przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
śniadanie – 25% diety
obiad
- 50% diety
kolacja - 25 % diety
5.Przepis ust.4 stosuje się również w przypadku korzystania przez pracownika
z usługi hotelarskiej, w ramach , której zapewniono wyżywienie.
§8
1.Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi
hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej
rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż
dwudziestokrotność stawki diety tj. 600 zł.
2.W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot
kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit
określony w ust.1..
3.Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie
przedłożył rachunku przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150%
diety.
4.Ryczałt za nocleg przysługuje, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin
pomiędzy godzinami 21 i 7.
5.Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas
przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość
codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
§9
1.Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje
ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w
wysokości 20% diety.
2.Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.
Ryczałtu o którym mowa w ust.1 nie wypłaca się, jeżeli pracodawca na
wniosek pracownika wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów
dojazdami środkami komunikacji miejscowej.
§ 10
Pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10
dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem
transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub
czasowego i z powrotem.
§ 11
Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty
podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych
kosztów.
§ 12
1.Dokumentem podstawowym stanowiącym prawo ewidencji w księgach i
jednocześnie będącym rozliczeniem z pracownikiem w celu ustalenia
przysługujących mu należności w związku z odbyciem podróży służbowej jest
polecenie wyjazdu służbowego ( zwane dalej „delegacją” ) z pieczątką
potwierdzającą pobyt.
2.Rektor, Prorektorzy, Dziekani, Kanclerz nie muszą podróży służbowe
( delegacji) potwierdzać pieczątką instytucji bądź firmy, w której przebywali
służbowo. W przypadku tych osób wystarczy ich oświadczenie na druku
delegacji.
3.Delegacja wystawiana jest przez Dział Spraw Pracowniczych w przypadku
wyjazdu finansowanego z kosztów ogólnych. W pozostałych przypadkach może
być wystawiona przez inną jednostkę organizacyjną Uczelni.
4.Na poleceniu winien być określony:
− kolejny numer polecenia wyjazdu,
− imię i nazwisko delegowanej osoby,
− stanowisko służbowe,
− miejscowość do której jest delegowany,
− czas rozpoczęcia i zakończenia podróży ,
− cel podróży,
− środki lokomocji,
− podpis osoby delegującej,
− źródło finansowania,
− podpis osoby potwierdzającej pod względem merytorycznym celowość
wyjazdu,
− potwierdzenie pobytu (pieczątką z podpisem)
5.Miejscowość rozpoczęcia, zakończenia oraz cel podróży określa pracodawca.
Pracodawca może uznać za miejsce rozpoczęcia (zakończenia) podróży
miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.
6.Druki nie spełniające wyżej wymienionych wymogów nie będą przyjmowane
przez Samodzielną Sekcję Finansową.
§ 13
1.Potwierdzenia wyjazdu pod względem merytorycznym dokonują:
−
−
−
Prorektor ds. Klinicznych i Szkolenia Podyplomowego lub Kanclerz w
przypadku Rektora,
Rektor lub Kanclerz w przypadku Prorektorów,
Rektor lub Prorektor ds. Klinicznych i Szkolenia Podyplomowego
w przypadku Kanclerza
−
Rektor lub Prorektor ds. Klinicznych i Szkolenia Podyplomowego
w przypadku Dziekana
−
−
Kierownicy jednostek organizacyjnych w przypadku pracowników,
Dziekani wydziałów w przypadku wyjazdów kierowników jednostek w
obrębie wydziału,
Kanclerz lub jego zastępcy w przypadku wyjazdów kierowników
jednostek administracyjnych.
−
2.Wyżej wymienione zasady dotyczą również innych osób delegowanych przez
Uczelnie w podróże służbowe w celu realizacji statutowych zadań Uniwersytetu
Medycznego w Poznaniu.
Rozdział III
Podróż zagraniczna
§ 14
1.Pracownicy i doktoranci Uniwersytetu Medycznego im. Karola
Marcinkowskiego w Poznaniu kierowani są za granice kraju w celach:
1) prowadzenia badań naukowych;
2) podejmowania działań dydaktycznych i organizacyjnych związanych
3) z działalnością Uczelni
4) szkoleniowych (w tym konferencje, sympozja, kongresy naukowe, itp.)
§ 15
2.Za granicę w celach, o których mowa w §14 mogą być kierowane następujące
osoby:
1) Rektor –podróż służbową Rektora kontrasygnuje I Zastępca
Rektora
bądź Kanclerz
2) pozostałe władze Uczelni (Prorektorzy, Dziekani, Prodziekani,
Kanclerz, Zastępcy Kanclerza, Kwestor) oraz nauczyciele
akademiccy i pracownicy naukowi po zatwierdzeniu przez Rektora
ds. Nauki , bądź Kanclerza .
3) pracownicy administracyjni, pracownicy inżynieryjno-techniczni
oraz pozostali pracownicy Uniwersytetu Medycznego nie będący
nauczycielami akademickimi po zatwierdzeniu przez Kanclerza,
4) doktoranci po zatwierdzeniu przez kierownika studium
doktoranckiego a następnie przez Rektora bądź Prorektora.
§ 16
1.Dla prawidłowego skierowania wymagane są następujące dokumenty:
1) wniosek wyjazdowy, którego wzór stanowi załącznik do
regulaminu,
2) pismo zapraszające lub informacyjne wraz z abstraktem lub innym
dokumentem, określającym cel, termin, program i warunki
finansowe wyjazdu.
2.Wniosek, o którym mowa w ust.2 wnioskujący składa w Dziale
Współpracy Międzynarodowej i Integracji Europejskiej (DWM) w
terminie nie krótszym niż 14 dni przed wyjazdem, o ile warunki wyjazdu
nie określają wcześniejszego terminu.
3.Wniosek powinien być podpisany przez wnioskodawcę i jego
bezpośredniego przełożonego, który wyrażając zgodę na wyjazd wskazuje
osobę zastępującą wnioskodawcę.
4.W przypadku niedotrzymania warunków określonych w ust. 3 wniosek nie
będzie przyjęty do realizacji.
§ 17
1.Pracownikowi /doktorantowi skierowanemu za granicę na czas nie
przekraczający jednego miesiąca przysługuje:
1) 1.urlop szkoleniowy, którego udziela Rektor bądź Prorektor
ds. Współpracy Międzynarodowej płatny wg zasad obowiązujących
przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy,
2) dodatkowy urlop (na dojazd i powrót) płatny wg zasad obowiązujących
przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy:
a) na kraje europejskie – dwa dni,
b) na kraje pozaeuropejskie – trzy dni.
2.W przypadku wyjazdu długoterminowego w celach naukowych (powyżej 1
miesiąca), wyjeżdżającemu przysługuje:
1) urlop naukowy płatny w wymiarze 1 miesiąca,
2) urlop naukowy bezpłatny udzielany przez Rektora/Prorektora po
zasięgnięciu opinii Rady Wydziału właściwej dla wyjeżdżającego na
pozostały okres pobytu poza granicami kraju.
3.W przypadkach określonych w §17 ust. 2. w celu wnioskowania o
kontynuację opłacania składek ZUS, powinien skontaktować się bezpośrednio z
Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, natomiast w sprawie kontynuacji
ubezpieczenia zdrowotnego z Narodowym Funduszem Zdrowia.
4.Po powrocie z urlopu bezpłatnego:
a) pracownik jest zobowiązany dostarczyć do Działu Spraw Pracowniczych
informację o terminie podjęcia obowiązków służbowych poświadczoną przez
dyrektora lub kierownika jednostki. Jest to warunkiem wznowienia wypłacania
wynagrodzenia.
b) doktorant jest zobowiązany dostarczyć do Działu Badań Naukowych
informację o terminie podjęcia studiów doktoranckich poświadczoną przez
opiekuna (promotora). Jest to warunkiem wznowienia wypłacania stypendium.
5.Pracownik wyjeżdżający na czas dłuższy niż 1 miesiąc może wystąpić z
wnioskiem do Rektora/Prorektora o przyznanie na ten okres urlopu naukowego
na przygotowanie rozprawy doktorskiej, habilitacyjnej, monografii naukowej
itp. (czas trwania urlopu określa art. 134 Ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo
o szkolnictwie wyższym Dz. U. Nr 164, poz. 1365 ze zm. oraz § 84 Statutu
Uczelni). Urlopu naukowego udziela Rektor na wniosek dziekana zaopiniowany
przez Radę Wydziału.
6.W uzasadnionych przypadkach (liczba osób na utrzymaniu wyjeżdżającego,
umowy międzyuczelniane lub międzynarodowe, itp.) Rektor/Prorektor może
udzielić urlopu naukowego płatnego na okres dłuższy niż 1 miesiąc po
zasięgnięciu opinii Rady Wydziału właściwej dla wyjeżdżającego. W
przypadku doktoranta wniosek opiniuje kierownik studium doktoranckiego.
§ 18
1.Realizacja procedury wyjazdu rozpoczyna się w chwili wyrażenia zgody i
zatwierdzenia
warunków
wyjazdu
odpowiednio
przez
Rektora/Prorektora/Kanclerza. Przed zatwierdzeniem wyjazdu żadne
formalności związane z wyjazdem nie mogą być podejmowane .
2.Po udzieleniu zgody na wyjazd i zatwierdzeniu warunków wyjazdu
wyjeżdżający otrzymuje zawiadomienie na piśmie o otrzymanej zgodzie na
wyjazd oraz udzielonym urlopie.
3..Bilety na podróż służbową za granicę wyjeżdżający rezerwuje za
pośrednictwem Działu Współpracy Międzynarodowej i Integracji Europejskiej
4.Przy wyborze przewoźnika DWM lub wnioskujący obowiązani są stosować
następujące zasady:
1) każdorazowo DWM dokonuje wykupu najtańszego przelotu.
2) w przypadku, gdy najtańszy przelot nie gwarantuje dotarcia w godzinach
umożliwiających uczestnictwo w sesji naukowej bądź ze względu na inną
przyczynę wyjeżdżający zwraca się z wnioskiem na piśmie do
Rektora/Prorektora/Kanclerza, który podejmuje decyzję w tej sprawie.
5. W przypadku uzyskania zgody na wykorzystanie prywatnego samochodu w
związku z podróżą zagraniczną w celach naukowych dokonuje się rozliczenia
zgodnie z zasadami Rozdział I § 3 pkt 1
6. Jeżeli wyjazd odbywa się do kraju, w którym obowiązują wizy, wyjeżdżający
we własnym zakresie załatwia formalności z tym związane. Koszt wizy może
zostać pokryty z funduszu badań statutowych oraz innych tematów badawczych
w oparciu o przedstawiony rachunek.
§ 19
We wniosku wyjeżdżający ma obowiązek określić warunki finansowe wyjazdu:
1) w przypadku finansowania lub współfinansowania wyjazdu ze środków
będących w dyspozycji Uniwersytetu wniosek powinien zawierać zgodę
dysponenta środków oraz potwierdzenie Kwestury o zablokowaniu środków na
ten cel,
2) w przypadku finansowania lub współfinansowania wyjazdu przez firmy,
fundacje, stowarzyszenia i inne podmioty, należy do wniosku dołączyć pismo
sponsora o rodzaju i wysokości pokrywanych kosztów wyjazdu wraz z jego
zobowiązaniem do przekazania odpowiednich środków na konto Uczelni, bądź
bezpośredniego przekazania wyjeżdżającemu. W przypadku braku takiego
zaświadczenia wyjeżdżający wypełniając poszczególne pozycje w części
„warunki finansowe” kwestionariusza wyjazdowego
oświadcza które z
poszczególnych rodzajów kosztów zostają pokryte przez tzw. Sponsora
wyjazdu
3) w przypadku rezygnacji pracownika/doktoranta ze świadczeń
przysługujących mu na pokrycie kosztów wyjazdu należy wpisać w rubryce
odpowiedniej : "rezygnuję z .....".Brak wpisu w odpowiedniej rubryce
równoznaczny jest z rezygnacją z pokrycia kosztów.
4) W przypadku łączenia urlopu szkoleniowego z urlopem wypoczynkowym,
finansowanie wyjazdu dotyczy wyłącznie okresu urlopu szkoleniowego, a
koszty podróży nie mogą przekraczać ceny biletu w datach podróży
szkoleniowej zgodnie z §19 pkt 1) i 2).
§ 20
1.Pracownicy/doktoranci na czas wyjazdu za granicę w celach, o których mowa
w § 17 pkt 1) i 2) są ubezpieczani przez pracodawcę od kosztów leczenia i
następstw nieszczęśliwych wypadków. Koszty powyższego ubezpieczenia
pokrywane są ze środków wskazanych przez wyjeżdżającego.
2. W przypadku łączenia urlopu szkoleniowego z urlopem wypoczynkowym,
wyjeżdżający otrzymuje ubezpieczenie wymienione w ust.1 tylko na czas
urlopu szkoleniowego zgodnie z § 17 pkt 1) i 2).
§ 21
Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami
komunikacji:
1) lądowej –od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za
granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
2) lotniczej- od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego
lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na
pierwszym lotnisku w kraju;
3) morskiej –od chwili wyjścia statku(promu) z ostatniego portu polskiego
do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego
portu polskiego.
§ 22
1.Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów
wyżywienia i inne drobne wydatki.
2.Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa
podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch
lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo
docelowe.
3.Należności z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:
1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej
wysokości;
2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:
a) do 8 godzin –przysługuje 1/3 diety,
b) ponad 8 do12 godzin przysługuje 50% diety,
c) ponad 12 godzin-przysługuje dieta w pełnej wysokości.
4.Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach
jest określona w załączniku do rozporządzenia.
§ 23
1.Pracownikowi,któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne,
całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 22 ust.3.
2.Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia,
przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
1) śniadanie -15% diety;
2) obiad
-30% diety;
3) kolacja
- 30% diety.
3.W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach
której zapewniono wyżywienie, przepisy ust.2 stosuje się odpowiednio.
4.Pracownikowi,który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność
pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest
niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej
diety.
§ 24
Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w
czasie podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety.
§ 25
1.Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot
kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu
określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.
2.W razie nie przedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje
ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust.1. Ryczałt ten nie
przysługuje za czas przejazdu.
3.W uzasadnionych przypadkach Kanclerz/Rektor może wyrazić zgodę na
zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości
przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.
4. Przepisów ust.1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna
zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.
§ 26
1.Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca
kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej
diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości
za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.
2.W przypadku, gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w
ust.1,wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.
3.Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej
pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą
dobę pobytu w podróży zagranicznej.
4.Ryczałty, o których mowa w ust 1-3, nie przysługują, jeżeli pracownik:
1)odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem
samochodowym, motocyklem lub motorowerem;
2) ma zapewnione bezpłatne dojazdy;
3) nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone ryczałty.
§ 27
Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem
bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu
opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub
jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.
§ 28
1.W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi
przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za
granicą.
2.Zwrot kosztów, o których mowa w ust.1,następuje ze środków pracodawcy, z
wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o
koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o
których mowa w art. 5 pkt.32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 roku o
świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.
U. z 2008 r. Nr 16+4, poz. 1027, z późn. zm.).
3. Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie
było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz
koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.
4.W razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu
zwłok do kraju.
§ 29
1. Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży
zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.
2. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w
wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w
walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych
określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.
3.Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie
otrzymanej zaliczki w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według
średniego kursu z dnia jej wypłacenia.
§ 30
W przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na
obszarze kraju, przepisy rozdziału 2 stosuje się odpowiednio.
§ 31
W przypadku braku wymaganych dokumentów lub przekroczenia terminu
rozliczenia, wyjeżdżający nie otrzyma zwrotu kosztów wyjazdu za granicę lub
będzie zobligowany do zwrotu pobranej zaliczki.
§ 32
Pracownik/doktorant zobowiązany jest do udostępnienia materiałów z
konferencji, sympozjum itp. Bibliotece Głównej UM.
§ 33
Przepisy końcowe
Tracą moc :
1.Instrukcja pn. „ Zasady rozliczania podróży służbowych na obszarze kraju”
wprowadzonej Zarządzeniem nr 30/2007 Rektora Uniwersytetu Medycznego
im. Karola Marcinkowskiego z dnia 11 lipca 2007 roku w sprawie
wprowadzenia instrukcji i regulaminów regulujących gospodarkę finansową w
Uniwersytecie Medycznym w Poznaniu.
2.Regulamin w sprawie trybu i warunków kierowania i odbywania podróży w
celach naukowo szkoleniowych poza granice kraju przez pracowników i
doktorantów Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w
Poznaniu
3.Zasady rozliczania podróży służbowych wchodzą w życie z dniem podpisania
(pieczątka jednostki organizacyjnej)
WNIOSEK NA WYJAZD ZA GRANICĘ
pracownika, doktoranta, studenta* Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w
Poznaniu
1.
(tytuł, imię i nazwisko)
(telefon kontaktowy/e-mail)
2.
(zatrudniony – nazwa jednostki; wydział)
(stanowisko)
3.
(adres jednostki)
(numer
paszportu, data ważności)
4.
(miasto docelowe)
(kraj docelowy)
5.
Rodzaj wyjazdu (proszę zaznaczyć)
a) czynny udział w imprezie naukowej (sympozja, konferencje itp.) ……….
e) umowy międzyuczelniane
……….
b) staż naukowy
……….
f) umowy i porozumienia
……….
c) studia doktoranckie i podyplomowe
……….
g) programy Unii Europejskiej
d) studia wyższe
……….
h) inne:
6.
Warunki finansowe wyjazdu:
KOSZTY WYJAZDU
……….
Zgoda dysponenta środków**
lub rezygnacja z finansowania ***
ŹRÓDŁO FINANSOWANIA
poświadczona własnoręcznym podpisem
a) podróż: środek transportu:
b) ryczałt dojazdowy:
c) ryczałt na komunikację miejscową:
d) diety:
e) opłaty hotelowe:
f) ubezpieczenie:****
g) opłata konferencyjna
h) inne opłaty np.: wiza
Proszę o wypłacenie zaliczki w ramach posiadanych środków finansowych. Zaliczkę
zobowiązuję się rozliczyć w terminie 14 dni po zakończeniu podróży. Jednocześnie
upoważniam zakład pracy do pobrania kwoty nie rozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty
wynagrodzenia.
7. Okres pobytu
W tym: delegacja służbowa
Urlop szkoleniowy płatny (do 1 miesiąca)
dotyczy urlopu krótkoterminowego
Urlop naukowy płatny (powyżej 1 miesiąca)
dotyczy urlopu długoterminowego
Urlop naukowy bezpłatny
dotyczy urlopu długoterminowego
od
dd
-
mm
-
r r r r
do
dd
-
mm
-
r r r r
od
__ - __ - ____
do
__ - __ - ____
od
__ - __ - ____
do
__ - __ - ____
od
__ - __ - ____
do
__ - __ - ____
dd
dd
dd
-
-
-
mm
mm
mm
-
-
-
r r r r
r r r r
r r r r
8. Cel wyjazdu i jego związek ze źródłem (źródłami) finansowania:
………………………………………………………
(dodatkowe wyjaśnienie lub argumentację można dołączyć do wniosku)
……………………………………………………………
Jednocześnie zobowiązuję się do pokrycia poniesionych wydatków.
__________________________________________________
dd
dd
dd
-
-
-
mm
mm
mm
-
-
-
r r r r
r r r r
r r r r
(data i podpis wyjeżdżającego)
9. Zgoda
bezpośredniego przełożonego
Stwierdzam, że wyjazd kandydata nie
zakłóci działalności dydaktycznej,
naukowej i organizacyjnej jednostki.
(podpis i pieczęć)
10. Zgoda
11. Zgoda
Rektora/Prorektora/Kanclerza
Dziekana właściwego Wydziału
Uniwersytetu Medycznego
Uniwersytetu Medycznego
(tylko w przypadku kierownika
jednostki)
(podpis i pieczęć)
Zatwierdzam wyjazd na
powyższych warunkach
(podpis i pieczęć)
UWAGI:
1.
2.
3.
4.
Wniosek (wypełniony pismem maszynowym lub drukowanymi literami) należy składać
najpóźniej 14 dni roboczych przed planowanym wyjazdem (o ile warunki wyjazdu nie
określają wcześniejszych terminów).
Do wniosku należy dołączyć zaproszenie lub inny stosowny dokument określający warunki
pobytu i podróży. Jeśli dokument ten nie jest w języku polskim, należy dołączyć tłumaczenie
(podpisane przez tłumaczącego).
Przez dysponenta środków finansowych należy rozumieć:
a. badania statutowe, własne, granty, inne programy naukowe kierownik programu
b. środki własne jednostki
kierownik jednostki
c. w przypadku rezygnacji z przysługujących świadczeń
osoba
składająca wniosek.
Wyjazd zagraniczny powinien być rozliczony nie później niż 14 dni od daty
zakończenia podróży.
* - Podkreślić właściwe
** - dysponent środków, z których jest opłacany wyjazd potwierdza własnoręcznym podpisem zgodę
na opłacanie kosztów wyjazdu z danego programu
*** - zgodnie z § 18 ust. 3 Zarządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 3.10.1991 r. ( wraz z
późniejszymi zmianami) w sprawie warunków kierowania za granicę w celach naukowych, dydaktycznych
i szkoleniowych oraz szczególnych uprawnień tych osób (MP Nr 34/91, poz.252) na wyjazd zagraniczny
mogą być kierowane na własny koszt osoby, które nie uzyskały świadczeń określonych w zarządzeniu
**** - wykupienie polisy ubezpieczeniowej jest obowiązkowe
UBEZPIECZENIE
Proszę o wykupienie ubezpieczenia
Data i miejsce urodzenia:
PESEL:
Adres zameldowania
Okres ubezpieczenia
Oświadczenie
Proszę o wykupienie ubezpieczenia wraz z opcją chorób przewlekłych
TAK
NIE
(za chorobę przewlekłą uważa się schorzenie, którego objawy utrzymują się dłużej niż 4 tygodnie, a w trakcie jego
przebiegu mogą występować okresy zaostrzenia, zmniejszenia lub czasowego ustąpienia objawów i które zostało
zdiagnozowane lub było leczone przed rozpoczęciem ochrony ubezpieczeniowej).
Oświadczam, że:
¾
Zapoznałem się z warunkami ubezpieczenia,
¾
Zobowiązuje się do odebrania karty/polisy na wyjazd i zwrócenia jej nie później niż 3 dni po
powrocie,
¾
Jednocześnie wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych związanymi z formalnościami
ubezpieczenia.
podpis osoby wyjeżdżającej
Potwierdzenie Kwestury o zablokowaniu w w/w programie(ach) środków na podróż służbową
za granicę:
Dział Współpracy Międzynarodowej i Integracji Europejskiej Uniwersytetu Medycznego im. K. Marcinkowskiego w Poznaniu
ul. Fredry 10, 61-701 Poznań
tel.(61)854-60-34, (61)854-62-23, fax.: (61)854-60-59
e-mail: [email protected] , [email protected]
http://www.bpk.ump.edu.pl
STWIERDZENIE POBYTU SŁUŻBOWEGO
(pieczęć i podpis)
Pieczątka jednostki Uniwersytetu Medycznego
POLECENIE WYJAZDU
SŁUŻBOWEGO Nr . . . . . . . .
na wezwanie, zaproszenie*)
nr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
z dnia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
dla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
(imię i nazwisko)
.............................................
.............................................
(stanowisko służbowe, nr leg.)
do . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.............................................
na czas od . . . . . . . . . . . . . . . . do . . . . . . . . . . . . . . . . .
w celu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.............................................
.............................................
Ilość spożywanych posiłków:
śniadania ……………… szt.
środki lokomocji
obiady …………………. .szt.
kolacje …………………. szt.
.............
.......................
data
podpis zlecającego wyjazd
……………………………………
podpis delegowanego
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Proszę o wypłacenie zaliczki w kwocie zł . . . . . . . . . . . . słownie zł . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
..........................................................................................
na pokrycie wydatków zgodnie z poleceniem wyjazdu służbowego nr . . . . . . . . . . . . . .
...............
...
Podpis
delegowanego
Zatwierdzono na zł . . . . . . . . . . . . . słownie zł . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
do wypłaty ze środków . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.............
data
.......................
podpisy sprawdzających
*niepotrzebne skreślić
RACHUNEK KOSZTÓW PODRÓŻY
WYJAZD
PRZYJAZD
Koszty przejazdu
miejscowość
data
godz.
miejscowość
Rachunek sprawdzono pod względem
Merytorycznym oraz stwierdzono
wykonanie polecenia służbowego
data
godz.
zł i gr
Ryczałty za dojazdy
Formalnym
i rachunkowym
Razem przejazdy, dojazdy
Diety
Umniejszenie:
Diety po umniejszeniu
........
Data
..............
.......
..........
Data
podpis
podpis
Zatwierdzono na zł . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Noclegi wg rachunków
Noclegi – ryczałt
Inne wydatki wg załączników
słownie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ogółem
..............................................
do wypłaty ze środków …………………………………….
Słownie złotych:
…………….. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
podpisy zatwierdzających
Załączam
Pobrano zaliczkę
..........
Do wypłaty - zwrotu
dowodów
Niniejszy rachunek przedkładam
................
....................
data
podpis
Zaliczkę w kwocie zł . . . . . . . . . . . . . . słownie zł . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . otrzymałem i
zobowiązuję się rozliczyć z niej w terminie . . . . dni po zakończeniu podróży, upoważniając równocześnie zakład pracy
do potrącenia kwoty nierozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia.
.......................................
imię i nazwisko delegowanego
...................................
data i podpis delegowanego