Załącznik nr 1: Szczegółowy zakres czynności EKSPERT DS

Załącznik nr 1: Szczegółowy zakres czynności EKSPERT DS

Załącznik nr 1: Szczegółowy zakres czynności
EKSPERT DS. ROZLICZEŃ I SPRAWOZDAWCZOŚCI
Osoba zatrudniona na stanowisku Eksperta ds. Rozliczeń Finansowych i Sprawozdawczości, podlega
bezpośrednio Menagerowi Biura Projektu i odpowiedzialna będzie za pełną obsługę finansową Projektu, w tym
między innymi opracowanie i wdroŜenie podręcznika procedur związanych z dokumentacją księgową i
sprawozdawczą Projektu, a takŜe opracowanie wzorów rachunków, kart czasu pracy, oświadczeń dla osób
zaangaŜowanych w Projekcie oraz sposobu ich opisywania, zgodnie w wymogami postawionymi w dokumentach
programowych PO KL w zakresie finansowania, płatności oraz rozliczania projektów.
Osoba ta będzie odpowiedzialna za sporządzanie umów zatrudnienia w ramach Projektu dla Kadry menagerskiej,
6 Koordynatorów Wojewódzkich, 30 Edukatorów oraz 8.100 nauczycieli.
Ekspert ds. Rozliczeń i Sprawozdawczości odpowiadać będzie za sprawowanie bieŜącego nadzoru nad
zarządzaniem budŜetem Projektu, a takŜe kontakt z Instytucją Pośredniczącą (MEN) w zakresie rozliczeń
finansowych oraz sprawozdań z realizacji Projektu – dokumenty sporządzane zgodnie z harmonogramem
Projektu, nie rzadziej niŜ raz na kwartał.
Ekspert odpowiadać będzie za terminowość przekazywania dokumentów finansowych do IP, w tym sporządzanie
wniosków o płatność wraz z załącznikami (w tym część sprawozdawcza), sporządzanie i aktualizację
harmonogramu rzeczowo - finansowego z realizacji Projektu, uzgadnianie wydatków i harmonogramu rzeczowo –
finansowego z księgowością oraz Zarządzającym Projektem, sporządzanie harmonogramów płatności. Będzie
odpowiedzialny za zapisywanie i archiwizację elektronicznych wersji wniosków o płatność wraz z kserokopiami
składanych dokumentów.
Ekspert ds. Rozliczeń i Sprawozdawczości odpowiada za prawidłowe opisywanie faktur i innych dokumentów
księgowych wpływających do Biura Projektu, zgodnie z wytycznymi w zakresie finansowania, płatności oraz
rozliczania projektów współfinansowanych z EFS – w tym akceptacja formalna ponoszonych wydatków;
Wraz ze Specjalistą ds. Obsługi Projektu odpowiadać będzie za przygotowywanie przelewów związanych z
płatnościami w ramach Projektu oraz ich terminową realizację przez dział księgowości Beneficjenta.
Zakres obowiązków obejmuje takŜe kontrolę umów, rachunków i załączników osób oraz firm zaangaŜowanych w
Projekcie – kadra, podwykonawcy, współpracownicy, firmy zewnętrzne.
Ekspert ds. Rozliczeń i Sprawozdawczości uczestniczyć będzie we wszystkich kontrolach Projektu realizowanych
przez IP oraz inne instytucje i urzędy uprawnione do przeprowadzenia takich działań.
Ekspert zobowiązany jest do dotrzymania najwyŜszej staranności w zakresie prawidłowej archiwizacji
dokumentów finansowych, związanych z realizacją Projektu.
Istotnym zadaniem będzie prawidłowe rozliczenie końcowe Projektu w roku 2011 oraz udział w audycie
zewnętrznym Projektu.
Ekspert zobowiązany jest do utrzymywania kontaktów z działem księgowym Beneficjenta oraz przekazywania
przełoŜonym okresowych sprawozdań z wykonywanej pracy.
Ekspert zobligowany jest do utrzymania zgodności realizacji Projektu z zapisami wniosku w zakresie swoich
obowiązków związanych z pełnionym stanowiskiem.
Ekspert odpowiada takŜe za ochronę danych osobowych – stosowanie zasad określonych w Ustawie
Ekspert ds. Rozliczeń i Sprawozdawczości uprawniony będzie m.in. do:
• współpracy z Zarządzającym Projektem i Menagerem Biura Projektu w sprawach dot. Projektu;
• współpracy z pozostałymi osobami zatrudnionymi w ramach Projektu;
• zebrania ofert niezbędnych do prawidłowego wyboru podwykonawców do Projektu, we współpracy z
Zarządzającym Projektem, Menagerem Biura Projektu oraz osobą/firmą zatrudnioną do
przeprowadzenia procedur UPZP;
• dokonywania aktualizacji wniosku o dofinansowanie we współpracy z Zarządzającym Projektem;
• oznaczania dokumentacji Projektowej wg wytycznych;
• wymianę dokumentów księgowych wraz z opisami z działem księgowości Beneficjenta;
• studiowania wytycznych, instrukcji i innych dokumentów dotyczących Projektu;
• wyszukiwania zmian i aktualności dotyczących Projektu i przekazywanie informacji zarządowi i
współpracownikom.