Program Współpracy Transgranicznej Litwa

Transkrypt

Załącznik 1
Zatwierdzony decyzją
Wspólnego Komitetu Monitorującego i Sterującego
11 Września 2009
CEL EUROPEJSKA WSPÓŁPRACA TERYTORIALNA
Program Współpracy
Transgranicznej
Litwa-Polska
2007 - 2013
PODRĘCZNIK PROGRAMU
UNIA EUROPEJSKA
11 września 2009
Nieoficjalne tłumaczenie dokumentu z języka angielskiego na język polski
2
Wykaz skrótów ..................................................................................4
Podstawowe terminy używane w Podręczniku Programu ...............4
1 Wprowadzenie ...........................................................................5
1.1
1.2
1.3
Ramy prawne ............................................................................................................... 5
Cel Europejska współpraca terytorialna ...................................................................... 6
Koncepcja współpracy transgranicznej........................................................................ 6
2
Informacje o Programie............................................................7
2.1
Strategiczny cel oraz podstawowe zadania Programu ................................................. 7
2.1.1
Ogólny cel strategiczny Programu....................................................................... 7
2.1.2
Cele szczegółowe programu ................................................................................ 7
2.2
Zasięg terytorialny Programu ...................................................................................... 8
2.3
Priorytety i działania wspierane przez Program .......................................................... 9
2.3.1
Priorytet 1. Wzrost konkurencyjności i produktywności regionu
transgranicznego .................................................................................................................. 9
2.3.2
Priorytet 2. Spójność transgraniczna oraz ogólna poprawa jakości obszaru
transgranicznego .................................................................................................................... 12
2.4
Finansowanie programu............................................................................................. 14
2.5
Zarządzanie programem............................................................................................. 14
3
Ogólne wymagania dla projektów...........................................15
3.1
Rodzaje projektów ..................................................................................................... 15
3.1.1
Otwarte ogłoszenia o naborach wniosków ........................................................ 15
3.1.2
Projekty strategiczne.......................................................................................... 16
3.1.3
Fundusz Małych Projektów ............................................................................... 16
3.2
Finansowanie projektów ............................................................................................ 17
3.3
Współpraca transgraniczna ........................................................................................ 19
3.4
Rozporządzenia w sprawie pomocy publicznej......................................................... 20
3.5
Oczekiwane produkty i rezultaty projektu................................................................. 20
3.6
Partnerstwo ................................................................................................................ 23
3.6.1
Wymagania dotyczące partnerstwa.................................................................... 23
3.6.2
Partnerzy kwalifikowalni ................................................................................... 24
3.6.3
Zasada Partnera Wiodącego............................................................................... 26
3.6.4
Umowa partnerstwa ........................................................................................... 27
3.7
Wydatki kwalifikowalne............................................................................................ 27
3.7.1
Wymagania ogólne ............................................................................................ 27
3.7.2
Projekty generujące dochód............................................................................... 29
3.7.3
Wynagrodzenia .................................................................................................. 30
3.7.4
Koszty podróży .................................................................................................. 31
3.7.5
Roboty budowlane, usługi i dostawy ................................................................. 32
3.7.6
Inne koszty ......................................................................................................... 35
3.7.7
Koszty przygotowawcze .................................................................................... 36
3.8
Organizacja projektu.................................................................................................. 37
3.8.1
Data rozpoczęcia projektu.................................................................................. 37
3.8.2
Działania projektu.............................................................................................. 37
3.8.3
Projekty infrastrukturalne .................................................................................. 38
4
Nabór wniosków i ich selekcja................................................38
11 września 2009
3
4.1
Nabór wniosków ........................................................................................................ 38
4.2
Sporządzenie wniosku ............................................................................................... 39
4.3
Składanie wniosku ..................................................................................................... 40
4.4
Procedura wyboru ...................................................................................................... 42
4.4.1
Ocena zgodności administracyjnej oraz kwalifikowalności .............................. 42
4.4.2
Ocena jakościowa .............................................................................................. 44
4.4.3
Sprawozdanie z oceny........................................................................................ 47
4.4.4
Rola krajowych komitetów doradczych............................................................. 47
4.4.5
Podejmowanie decyzji ....................................................................................... 47
4.4.6
Ostatecznie zatwierdzenie projektów ................................................................ 48
5
Realizacja projektu..................................................................49
5.1
Podpisanie umowy o dofinansowanie........................................................................ 49
5.2
Kontrola pierwszego stopnia...................................................................................... 49
5.3
Raportowanie i refundacja wydatków ....................................................................... 52
5.4
Monitorowanie realizacji projektu............................................................................. 53
5.4.1
Zmiany w realizacji projektu ............................................................................. 53
5.4.2
Nieprawidłowości i odzyskiwanie środków ...................................................... 54
5.5
Inne obowiązki i zobowiązania.................................................................................. 57
5.5.1
Zamówienia publiczne ....................................................................................... 57
5.5.2
Wymogi dotyczące informacji i promocji ......................................................... 57
5.5.3
Wymogi dotyczące dokumentacji...................................................................... 59
5.5.4
Trwałość i własność produktów projektu .......................................................... 59
5.6
Zakończenie projektu................................................................................................. 60
6
Załączniki ................................................................................60
11 września 2009
4
Wykaz skrótów
WTG – Współpraca Transgraniczna;
EFRR – Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego;
TIK – Technologie Informacyjno-Komunikacyjne;
WKMS – Wspólny Komitet Monitorujący i Sterujący;
WST – Wspólny Sekretariat Techniczny;
IZ – Instytucja zarządzająca;
IK – Instytucja krajowa;
NGO – Organizacja pozarządowa;
B + R – Badania i rozwój;
RPK – Regionalny Punkt Kontaktowy;
MŚP – Małe i średnie przedsiębiorstwa;
FMP – Fundusz Małych Projektów.
Podstawowe terminy używane w Podręczniku Programu
Obszary przylegające – regiony przylegające do głównego obszaru Programu. Na działania
realizowane w ramach projektów w tych obszarach można wydać 20 procent funduszy
Programu.
Współpraca transgraniczna – międzynarodowa współpraca pomiędzy regionami wzdłuż
granicy lądowej lub morskiej oddalonymi od siebie nie więcej niż o 150 kilometrów –
skierowana na wzmocnienie kontaktów transgranicznych w celu lepszego wykorzystania
potencjału regionów przygranicznych.
Wydatki kwalifikowalne – wydatki poniesione i opłacone przez Partnerów Projektu w
związku z realizacją działań projektu spełniające wszystkie wymagania wspólnotowe, krajowe
oraz wymogi Programu w odniesieniu do wydatków, które mają być współfinansowane z
funduszy przeznaczonych na projekt.
Projekt infrastrukturalny – Projekt mający składnik robót budowlanych obejmujący co
najmniej 60 procent całkowitych kosztów projektu.
Główny obszar Programu – obszar obejmujący regiony po obu stronach granicy polskolitewskiej. Co najmniej 80 procent funduszy Programu może być wydane na
współfinansowanie działań projektowych realizowanych przez partnerów z głównego obszaru
Programu.
Otwarte ogłoszenia o naborach wniosków – rodzaj projektów przewidzianych do realizacji w
ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska – Litwa, których finansowanie podlega
procedurze konkursowej po ogłoszeniu otwartego zaproszenia do składania ofert na podstawie
ogólnych wymagań i oceny, według kryteriów wyboru.
Koszty pośrednie – wydatki projektu związane z działaniami i celami projektu w sposób
pośredni, niezbędne jednak do realizacji projektu oraz kwalifikowalne do współfinansowania z
funduszy Programu.
11 września 2009
5
Program – Program Współpracy Transgranicznej Polska – Litwa realizowany w ramach Celu
Europejskiej Współpracy Terytorialnej zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady (WE) nr
1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 roku ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz
Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999.
Obszar programu = obszar kwalifikowalny – terytorium objęte głównym obszarem programu
oraz obszarami przylegającymi.
Witryna internetowa programu – www.lietuva-polska.eu
Mały projekt – rodzaj projektów realizowanych w ramach specjalnego instrumentu Programu
– Funduszu Małych Projektów (FMP); wielkość dotacji projektu wynosi od 10.000 € do
100.000 €; wsparcie może objąć wszystkie działania opisane w Programie Współpracy
Transgranicznej Polska – Litwa.
Fundusz Małych Projektów (FMP) – rodzaj projektów realizowanych w ramach Programu
Współpracy Transgranicznej Polska – Litwa, których finansowanie podlega procedurze
konkursowej przeprowadzanej przez organizacje działające w charakterze instytucji
zarządzających funduszem wybrane drogą konkursu, po ogłoszeniu otwartego zaproszenia do
składania ofert na podstawie ogólnych wymagań i oceny według kryteriów wyboru.
Projekty strategiczne – rodzaj projektów realizowanych w ramach Programu Współpracy
Transgranicznej Polska – Litwa, mających znaczenie strategiczne zarówno dla Litwy, jak i dla
Polski, w kontekście współpracy transgranicznej.
1
1.1
Wprowadzenie
Ramy prawne
Celem niniejszego podręcznika jest ustanowienie zasad i procedur realizacji Programu
Współpracy Transgranicznej Polska – Litwa (Programu) finansowanego z Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR). Program ten będzie realizowany w ramach celu
Europejska współpraca terytorialna.
Ramy prawne dla wdrożenia niniejszego podręcznika programu to:
- rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 roku ustanawiające
przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające
rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (rozporządzenie ogólne);
- rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca
2006 roku w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające
rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 (rozporządzenie EFRR);
- rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 roku ustanawiające
szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006
ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju
11 września 2009
6
1.2
Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz
rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego;
rozporządzenie (WE) nr 1082/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca
2006 roku w sprawie europejskiego ugrupowania współpracy terytorialnej
(rozporządzenie EUWT);
decyzja Komisji nr C (2007) 6530 z dnia 20 grudnia 2007 roku zatwierdzająca Program
Współpracy Transgranicznej Polska – Litwa (dokument Programu).
Cel Europejska współpraca terytorialna
Europejska współpraca terytorialna jest jednym z celów polityki spójności UE zmierzającej do
zmniejszenia dysproporcji w poziomach rozwoju różnych regionów oraz opóźnień w rozwoju
najmniej uprzywilejowanych regionów lub wysp, w tym obszarów wiejskich.
Zgodnie z rozporządzeniem ogólnym, dążenia do osiągnięcia spójności ekonomicznej i
społecznej oraz zmniejszenia dysproporcji w poziomach rozwoju różnych regionów
realizowane są poprzez osiągnięcie następujących trzech celów:
- Celu Konwergencja;
- Celu Konkurencyjność regionalna i zatrudnienie; oraz
- Celu Europejska współpraca terytorialna.
Cel Europejska współpraca terytorialna jest ukierunkowany na:
- umacnianie współpracy transgranicznej poprzez wspólne inicjatywy lokalne i regionalne;
- umacnianie współpracy transnarodowej za pomocą działań sprzyjających zintegrowanemu
rozwojowi terytorialnemu powiązanemu z priorytetami Wspólnoty;
- umacnianie współpracy międzyregionalnej i wymiany doświadczeń na właściwym
szczeblu terytorialnym.
1.3
Koncepcja współpracy transgranicznej
Zgodnie z Rozporządzeniem Ogólnym, współpraca transgraniczna oznacza współpracę między
regionami państw członkowskich Unii Europejskiej położonymi wzdłuż jej wszystkich
wewnętrznych i niektórych zewnętrznych granic lądowych lub granic morskich, które dzieli,
co do zasady, odległość do 150 kilometrów.
Współpraca transgraniczna, a także inne cele europejskiej współpracy terytorialnej są
wspierane przez EFRR, ze szczególnym uwzględnieniem rozwoju transgranicznej działalności
o wymiarze gospodarczym, społecznym i środowiskowym poprzez wspólne strategie na rzecz
zrównoważonego rozwoju terytorialnego.
Główne kierunki współpracy przewidziane w rozporządzeniu EFRR i finansowane z EFRR (o
których mowa także w niniejszym Programie) są następujące:
- wspieranie przedsiębiorczości, w szczególności rozwoju MŚP, turystyki, kultury oraz
handlu transgranicznego;
- wspieranie i poprawa wspólnej ochrony zasobów naturalnych i kulturowych i wspólnego
zarządzania nimi, jak również zapobieganie zagrożeniom naturalnym i technologicznym;
- wspieranie powiązań pomiędzy obszarami miejskimi i wiejskimi;
11 września 2009
7
-
2
zmniejszanie izolacji poprzez poprawę dostępu do usług i sieci transportowych,
informacyjnych i komunikacyjnych, a także transgranicznych systemów i urządzeń dostaw
wody i energii oraz zagospodarowania odpadów;
rozwój współpracy, zdolności oraz wspólnego wykorzystywania infrastruktury, w
szczególności w sektorach takich jak ochrona zdrowia, kultura, turystyka i edukacja.
Informacje o Programie
2.1
2.1.1
Strategiczny cel oraz podstawowe zadania Programu
Ogólny cel strategiczny Programu
Ogólnym celem strategicznym Programu jest wspieranie zrównoważonego rozwoju obszaru
przygranicznego poprzez podniesienie ekonomicznej, społecznej i terytorialnej spójności
regionów po obu stronach granicy.
Niniejszy program stanowi próbę przyczynienia się do lepszej integracji Liwty i Polski z
europejską przestrzenią gospodarczą i polityczną, zachowując jednocześnie własną tożsamość
narodową i odpowiadając na wyzwania Strategii Lizbońskiej i Goteborskiej. Program
przyczyni się do społeczno-ekonomicznej spójności obszaru wsparcia, będzie promował jego
zrównoważony rozwój, zwiększy konkurencyjność i zapewni dobrobyt społeczny poprzez
wspólne podejście do zidentyfikowanych słabości, wymianę wiedzy i doświadczeń, a także
wykorzystanie efektu synergii.
Program będzie zajmować się sprawami, w których potrzebna jest interwencja po obu stronach
granicy. Ważne jest również, by program stał się integralną częścią polskiej i litewskiej
polityki regionalnej przyczyniając się do osiągnięcia celów strategicznych i szczegółowych.
Ponadto zostaną podjęte próby skoncentrowania się na potrzebach i interesach społeczności
lokalnej, poprawie ich środowiska życia i dobrobytu oraz zapewnienia, by ludzie mogli
korzystać z materialnych rezultatów programu, o czym często się zapomina przy dużych
programach realizowanych na szczeblu krajowym.
2.1.2
Cele szczegółowe programu
Oczekuje się, że szeroki zakres działań zmierzających do poprawy infrastruktury fizycznej,
kolejowej i środowiskowej, turystyki, spójności społeczno-gospodarczej, wsparcia działalności
gospodarczej, innowacyjności i promocji zatrudnienia zostanie sfinansowany z programów
Funduszy Strukturalnych/Funduszu Spójności na poziomie krajowym. Będzie to miało istotny
pozytywny wpływ na ogólny cel strategiczny programu.
Biorąc pod uwagę fakt, że program jest stosunkowo niewielki i specyficzny, będzie on
koncentrować się na rozwiązywaniu problemów i badaniu możliwości rozwojowych o
wyraźnie transgranicznym charakterze, skupiając się na wsparciu związków transgranicznych,
sieci, partnerstw, kontraktów typu „ludzie dla ludzi” i współpracy instytucjonalnej. Wyżej
wymieniony cel strategiczny zostanie osiągnięty poprzez wzmocnienie więzi międzyludzkich
po obu stronach granicy poprzez szeroki zakres działań o charakterze ekonomicznym,
społecznym i środowiskowym, skierowanych na 2 specyficzne cele szczegółowe programu:
11 września 2009
8
1. Przystosowanie obszaru wsparcia do potrzeb konkurowania w gospodarce globalnej.
Wzrost gospodarczy jest bezsprzecznie niezbędny dla wzmocnienia ekonomicznej i
społecznej spójności na obszarze kwalifikowanym Programu. Dlatego powyższy cel
wskazuje na potrzebę wzrostu konkurencyjności obszaru wsparcia i poprawy dostępu do
rynków zbytu wzdłuż granicy.
2. Osiągnięcie zrównoważonego rozwoju obszaru wsparcia, zorientowanego na
przyszłość i atrakcyjnego w kategoriach jakości życia, równości społecznej,
środowiska i powiązań komunikacyjnych. Długoterminowy zrównoważony wzrost
gospodarczy pozostaje nieistotny bez poprawy społecznej i terytorialnej spójności obszaru
wsparcia, która może zostać osiągnięta poprzez postępującą integrację aspektów
lokalnego, społecznego i środowiskowego rozwoju. Stąd, powyższy cel podkreśla potrzebę
eliminowania fizycznych utrudnień we współpracy przygranicznej, wzmocnienia
transgranicznej spójności społecznej, identyfikacji kulturowej oraz jakości środowiska
regionów przygranicznych.
Dwa wyżej wymienione cele dotyczą dwóch blisko powiązanych, a zarazem nierozłącznych,
odrębnych aspektów zrównoważonego rozwoju: wzrostu gospodarczego oraz spójności
ekonomicznej i społecznej. Drugi cel szczegółowy podkreśla, że zarówno z punktu widzenia
UE, jak również narodowych celów spójności, jest głównym priorytetem rozwojowym. Nie
jest akceptowane, że niektóre państwa i niektóre grupy ludności nie uczestniczą w pełni w
procesie generowania bogactwa i dlatego są wyłączone z korzystania z jego profitów. Z tego
powodu, celem będzie zrównoważony rozwój i podejmowanie szczególnych działań w tym
zakresie, gdyż konkurencja zwykle sprzyja silniejszym częściom państwa i populacji.
Każdy projekt finansowany w ramach Programu musi przyczynić się do osiągnięcia celu
strategicznego oraz celów szczegółowych Programu.
Oczekuje się, że wybrane do finansowania projekty zapewnią wartość dodaną, dodatkową
pozytywną wartość która nie byłaby możliwa do osiągnięcia bez finansowania z programu.
Ponadto organizacje zaangażowane w realizację projektu nie mogą zastępować finansowania
swoich zadań statutowych finansowaniem z programu.
2.2
Zasięg terytorialny Programu
Program obejmuje regiony graniczne Polski i Litwy, a także obszary przylegające do regionów
granicznych.
Po stronie litewskiej w Programie będą uczestniczyć 2 obwody i 3 obszary przylegające:
- Obwód mariampolski (gminy Mariampol, Kalwaria, Kozłowa Ruda, rejon wyłkowyski
oraz rejon szacki);
- Obwód olicki (gminy rejonu olickiego, rejonu łoździejskiego, rejonu orańskiego,
miasta Olity oraz Druskiennik);
- Obwód tauroski jako obszar przyległy (gminy rejonu tauroskiego, rejonu szyłelskiego,
rejonu jurborskiego oraz Pojegi);
11 września 2009
9
-
Obwód kowieński jako obszar przylegający (gminy miasta Kowna, rejonu
kowieńskiego, rejonu koszedarskiego, rejonu preńskiego, rejonu janowskiego, rejonu
kiejdańskiego, rejonu rosieńskiego oraz Birsztany);
Obwód wileński jako obszar przylegający (gminy rejonu solecznickiego, rejonu
szyrwinckiego, rejonu święciańskiego, rejonu trockiego, rejonu wiłkomierskiego,
rejonu wileńskiego oraz Elektreny).
Należy mieć na uwadze, że miasto Wilno jest wyłączone z obszaru kwalifikowanego
Programu, mimo że jest częścią obwodu wileńskiego, zważywszy na fakt, iż miasto Wilno jest
najbogatszym spośród wszystkich litewskich gmin, statystyki społeczno-ekonomiczne
dotyczące tego obszaru kształtują się znacznie powyżej średniej krajowej oraz z uwagi na duży
zakres inwestycji, zarówno krajowych jak bezpośrednich inwestycji zagranicznych.
Obszary kwalifikowalne położone po polskiej stronie Programu to następujące regiony:
- Podregion Białostocko-Suwalski (powiaty augustowski, białostocki, bielski, hajnowski,
moniecki, sejneński, siemiatycki, sokólski, suwalski oraz miasta Białystok i Suwałki);
- Podregion Ełcki (powiaty ełcki, giżycki, gołdapski, olecki, piski oraz węgorzewski);
- Podregion Łomżyński jako obszar przylegający (powiaty grajewski, kolneński,
łomżyński, wysokomazowiecki, zambrowski oraz miasto Łomża);
- Podregion Olsztynski jako obszar przylegający (powiaty bartoszycki, kętrzyński,
lidzbarski, mrągowski, nidzicki, olsztyński, szczycieński oraz miasto Olsztyn).
Działania objęte Programem realizowane w obszarach przyległych, a także działania
realizowane poza obszarem Programu i Unią Europejską (tylko w należycie uzasadnionych
przypadkach i tylko z pożytkiem dla Programu) mogą ulec pewnym ograniczeniom (patrz:
rozdział 3.2).
2.3
Priorytety i działania wspierane przez Program
Z programu będą finansowane projekty przyczyniające się do wdrożenia następujących 2
dziedzin priorytetowych oraz bardziej szczegółowych podpriorytetów:
- Priorytet 1. Wzrost konkurencyjności i produktywności regionu transgranicznego
- Modernizacja małej infrastruktury ekonomicznej
- Promocja otoczenia biznesowego
- Rozwój zrównoważonej turystyki transgranicznej oraz zachowanie dziedzictwa
kulturowego i historycznego
- Priorytet 2. Spójność transgraniczna oraz ogólna poprawa jakości obszaru
transgranicznego
- Rozwój nowych i wzmacnianie istniejących sieci współpracy w obszarze
społecznym i kulturalnym
- Poprawa środowiska życia
Każdy projekt musi być zaplanowany do realizacji celów tylko jednego z podpriorytetów.
2.3.1
Priorytet 1. Wzrost konkurencyjności i produktywności regionu transgranicznego
11 września 2009
10
Podpriorytet 1.1. Modernizacja infrastruktury ekonomicznej o małej skali
W ramach tego podpriorytetu realizowane będą projekty infrastrukturalne o wyraźnym
charakterze transgranicznym, ważne dla całego obszaru programu oraz działania
przygotowawcze dla takich projektów (plany rozwojowe, wspólne strategie, studia
wykonalności, dokumenty planistyczne), jak również inne pod tym względem niezbędne
działania. W zakresie wspierania małej infrastruktury, pierwszeństwo będzie udzielane raczej
poprawie istniejącej infrastruktury niż tworzeniu nowej infrastruktury na nowych obszarach.
Przedmiotem tego priorytetu będzie poprawa dostępu do regionu – rozwój sieci lokalnych dróg
i sieci komunikacyjnych prowadzących w kierunku granicy lub ją przekraczających. Dlatego
ten podpriorytet będzie ukierunkowany na rozwój i modernizację sieci infrastrukturalnej w
obszarze transgranicznym (drogi lokalne, lokalne i regionalne centra logistyczne, sieci
energetyczne, sieci komunikacyjne, itd.), w celu promocji działań transgranicznych,
zwiększenia dostępności regionu i zwiększenia zainteresowania inwestorów (np. z regionu
Morza Bałtyckiego). W tym celu przewiduje się wykorzystywanie technologii
komunikacyjnych i informatycznych (ICT).
Innym ważnym obszarem jest zwiększenie drożności między obiema częściami regionu, co
ułatwi współpracę oraz codzienne kontakty transgraniczne.
Wspierane będą także inicjatywy zwiększające zakres i jakość połączeń transportowych w
obszarze przygranicznym oraz promujące rozwój transportu przyjaznego środowisku.
Modernizacja transgranicznej infrastruktury ekonomicznej nie jest możliwa bez wspólnego
planowania; dlatego ten podpriorytet obejmie także inwestycje zmierzające do przygotowania i
implementacji wspólnych planów rozwojowych i przestrzennych oraz strategicznych
sektorowych planów działań (komunikacja, energetyka, itd.).
Przy wyborze projektów do dofinansowania należy uwzględnić także aspekt środowiskowy.
Dlatego należy zapewnić, aby negatywne oddziaływanie na środowisko projektów mających
na celu poprawę infrastruktury było sprowadzone do minimum, a więc wspierane będzie
stosowanie rozwiązań przyjaznych środowisku.
Poniższa lista przedstawia przykłady działań, jakie mogą być zgłaszane do dofinansowania,
projekty nie są ograniczone tylko do działań objętych tą listą:
- inwestycje w transgraniczny transport, przejścia graniczne, infrastrukturę, technologie i
sieci energetyczne, informacyjno-komunikacyjne oraz działania przygotowawcze;
- opracowanie i realizacja planów rozwoju infrastruktury transgranicznej w ramach
szerszych strategii;
- wspólne działania zwiększające zakres i jakość transgranicznych systemów
transportowych;
- promowanie transportu przyjaznego środowisku oraz transportu publicznego;
- opracowanie i realizacja wspólnych planów rozwoju przestrzennego, studiów,
programów i strategii rozwoju regionalnego i sektorowego;
- wzmacnianie zdolności administracyjnych w dziedzinie rozwoju i planowania
strategicznego, wsparcie monitorowania wdrażania wspólnych dokumentów
strategicznego planowania.
11 września 2009
11
Podpriorytet 1.2. Promowanie otoczenia biznesowego
Celem tego podpriorytetu jest zwiększenie ekonomicznego potencjału regionu poprzez
promowanie transgranicznej integracji biznesowej i współpracy gospodarczej pomiędzy
przedsiębiorstwami po obu stronach granicy.
W ramach tego podpriorytetu z Programu będą finansowane projekty obejmujące głównie
działania pozainwestycyjne, promujące współpracę, budowanie nowych kontaktów i wymianę
doświadczeń, wdrażające wspólne inicjatywy mające na celu promowanie biznesu,
ekonomiczną dywersyfikację, współpracę naukową i technologiczną, poprawę klimatu
inwestycyjnego oraz warunków MŚP.
Wspierane będą projekty promujące innowacje, wspólne wdrażanie nowych technologii,
wzmocnienie współpracy biznesowej i procesu łączenia się. Ten podpriorytet przewiduje
wsparcie poprawy skuteczności inicjatyw badawczo-rozwojowych podjętych przez
uniwersytety oraz inne instytucje badawczo-rozwojowe w celu wzmocnienia ich orientacji na
biznes.
Przedstawione poniżej przykłady działań w ramach podpriorytetu nie stanowią ostatecznej listy
projektów kwalifikujących się do dofinansowania:
- współpraca i tworzenie sieci pomiędzy instytucjami otoczenia biznesu i
przedsiębiorstwami;
- wspólny rozwój i wdrażanie specjalistycznych programów odpowiadających potrzebom
biznesu, wymiana wiedzy i doświadczeń, poprawa R&D i połączeń biznesowych;
- wspólne inicjatywy wspierające MŚP;
- wdrażanie transgranicznych projektów i przedsięwzięć w dziedzinie innowacji i
wprowadzania nowych technologii;
- rozwój bilateralnych katalogów, baz danych i strategii dotyczących biznesu.
Podpriorytet 1.3. Rozwój zrównoważonej turystyki transgranicznej oraz zachowanie
kulturowego i historycznego dziedzictwa
Ten podpriorytet dotyczy finansowania projektów skierowanych na rozwój i udoskonalanie
jakości wspólnych produktów i usług turystycznych oraz ich dywersyfikację, wspólny
marketing
turystyczny,
promowanie
wspólnego
wizerunku
regionalnego,
udoskonalenie/tworzenie turystyki na małą skalę powiązaną z infrastrukturą transgraniczną
oraz renowacją obiektów dziedzictwa kulturowego i historycznego o znaczeniu
przygranicznym. Z drugiej strony, promowaniu działalności turystycznej powinna
towarzyszyć popularyzacja ekologicznej turystyki, oraz racjonalne wykorzystanie naturalnych
źródeł energii, decentralizowanie takiej działalności, jak również podnoszenie świadomości
wsród turystów. Powinno to skutkować rozwojem zrównoważonego sektora turystycznego, a
w konsekwencji przyczynić się do powstawania nowych miejsc pracy.
Przedstawione poniżej orientacyjne przykłady działalności nie stanowią ostatecznej listy
projektów kwalifikujących się do finansowania:
- rozwój zrównoważonej transgranicznej infrastruktury turystycznej i sieci na małą skalę;
- rozwój wspólnych produktów turystycznych;
11 września 2009
12
-
wspólne akcje promujące i dywersyfikujące produkty turystyczne, w szczególności
produkty eko-turystyczne;
korzystanie ze Środowiskowego Systemu Zarządzania i Planu Audytowego w
infrastrukturze turystycznej (ISO 14.000, EMAS, eko – etykiety, zakupy ekologiczne
itp.);
renowacja infrastruktury kulturalnej/historycznej i obiektów zabytkowych o znaczeniu
transgranicznym;
opracowywanie wspólnych studiów historycznych i kulturowych oraz badań,
ustanowienie wspólnej bazy obiektów kulturalnych i historycznych;
wymiana doświadczeń na temat renowacji historycznych zabytków/obiektów
architektury.
2.3.2
Priorytet 2. Spójność transgraniczna oraz ogólna poprawa jakości obszaru
transgranicznego
Podpriorytet 2.1. Rozwój nowych i wzmacnianie istniejących sieci współpracy w obszarze
społecznym i kulturalnym
Celem tego podpriorytetu jest trwała transgraniczna współpraca w dziedzinie kultury
obejmująca udział partnerów społecznych i obywateli, wymianę pomiędzy społecznościami
lokalnymi, wzmocnienie współpracy wśród ludzi, szczególnie wśród młodzieży, z obu stron
granicy (włączając w to wymianę w dziedzinie kultury i edukacji), która wzmocni spójność
społeczną, poczucie powszechnego zaufania, wiedzę i wzajemne zrozumienie, a więc stworzy
podstawę do przyszłej współpracy.
Przewidziane jest także wspieranie tworzenia sieci społecznych i wymiany kulturalnej,
promując różnorodność kulturalną regionu.
Ponadto w ramach tego podpriorytetu będą finansowane działania pomagające zachować
tożsamość kulturową dużej populacji mniejszości zamieszkujących obszar przygraniczny,
utrzymać tradycje i bliskie kontakty z ich historyczną ojczyzną, a także polepszyć integrację
mniejszości po obu stronach granicy.
Aby współpraca transgraniczna przynosiła trwałe korzyści, projekty w ramach tego
podpriorytetu nie muszą ograniczać się do bilateralnych wizyt i wymiany doświadczeń, ale
uwzględnić także wspólne lub skoordynowane opracowywanie, wdrażanie, uzgadnianie i
koordynację polityki podczas przygotowywania wspólnych strategii oraz planów rozwoju.
Równie ważne jest skoordynowanie działań reagowania na klęski społeczne i żywiołowe,
walki ze zorganizowaną przestępczoścą i korupcją. Wspierane działania muszą przyczynić się
do budowy zaufania do władz lokalnych/regionalnych i organizacji pozarządowych po obydwu
stronach granicy, a także zwiększania efektywności wspólnych działań.
Przedstawione poniżej orientacyjne przykłady działań nie stanowią ostatecznej listy projektów
kwalifikujących się do dofinansowania:
- wspólne sieci i wspólne transgraniczne imprezy kulturalne o długotrwałym charakterze;
- współpraca młodzieży (konkursy, wymiany, obozy wakacyjne);
- wspólne działania skierowane na lepszą integrację mniejszości narodowych;
11 września 2009
13
-
wspólne działania skierowane na poprawę koordynacji strategii;
wspólne planowanie i zarządzanie działaniami i środkami w sytuacjach kryzysowych
(cywilne, technologiczne, naturalne katastrofy i wypadki, zanieczyszczenie itd.);
Budowanie kompetencji i współpracy pomiędzy władzami lokalnymi i regionalnymi
różnego szczebla i organizacjami pozarządowymi, promocja wspólnych inicjatyw.
Podpriorytet 2.2. Poprawa środowiska życia
Inwestycje w tym obszarze będą miały dwa istotne wymiary. Pierwszy obejmie zatrudnienie,
edukację i ochronę społeczną. Ten podpriorytet obejmie działania zorientowane na poprawę
warunków zatrudnienia i jego atrakcyjności oraz zapobieganie „drenażowi mózgów” i
odpływowi siły roboczej z regionu, a także promocję równych szans. Powinno się wspierać
zwiększenie elastyczności pracowników w celu spełniania oczekiwań rynku pracy, poszerzanie
kwalifikacji, umiejętności i umacniania wiary w siebie. Równie ważna jest redukcja bezrobocia
na obszarze polskich regionów przygranicznych i zwiększenie możliwości zatrudnienia po obu
stronach granicy.
W celu lepszego dostosowania systemu edukacji regionów granicznych do szybkiego
reagowania na potrzeby i zmiany wymagań rynku pracy Program powinien wspierać nowe
formy edukacji, kształcenie ustawiczne, przystosowanie systemów edukacji i wspólne
inicjatywy edukacyjne.
Ponieważ dobrobyt mieszkańców regionów w dużej mierze zależy od dobrze funkcjonującego
systemu opieki zdrowotnej i społecznej, Program powinien przyczynić się do rozwoju tych
systemów w trangranicznej perspektywie (np. skoordynowane operacje służb
medycznych/ratowniczych, budowa kompetencji i skoordynowanie działań służb,
zabezpieczenie opieki społecznej).
Ten podpriorytet obejmie ograniczone inwestycje w infrastrukturę edukacyjną/społeczną oraz
transgraniczną infrastrukturę wspólnotową, dając w ten sposób mieszkańcom regionów
przygranicznych szansę wzięcia czynnego udziału w rozwoju ich społeczności. Tego rodzaju
inwestycje będą miały bezpośredni pozytywny wpływ na jakość życia ludności w obszarach
objętych pomocą, jak również przyczynią się do osiągnięcia spójności społecznej.
Innym istotnym wymiarem jest ochrona środowiska. W ramach tego podpriorytetu nacisk
powinien być położony w szczególności na ochronę i wspólne zarządzanie zasobami
naturalnymi i terenami chronionymi, redukcję zanieczyszczeń powietrza, wody i gleby,
zmniejszenie efektu cieplarnianego poprzez redukcję źródeł zanieczyszczeń, zmniejszenie
produkcji nieoczyszczonych lub niewystarczająco oczyszczonych ścieków, poprawę jakości
zarządzania odpadami itd.
Szczególna uwaga powinna być poświęcona promocji przyjaznych dla środowiska i
odnawialnych źródeł energii oraz zrównoważonej konsumpcji. Z tego punktu widzenia
powinny być podjęte starania w celu zwiększenia liczby ogólnodostępnych informacji i
publicznej świadomości. Wsparcie będą mogły uzyskać inwestycje na małą skalę w dziedzinie
infrastruktury środowiskowej, które nie będą objęte innymi programami, i które będą miały
wyraźny wpływ transgraniczny.
11 września 2009
14
Przedstawione poniżej przykłady działań nie stanowią ostatecznej listy projektów
kwalifikujących się do dofinansowania:
- wspólne działania mające na celu poprawę możliwości zatrudnienia, także w wymiarze
transgranicznym;
- wspólne działania skierowane na integrację marginalizowanych grup społecznych na
rynku pracy;
- wspólne inicjatywy edukacyjne, rozszerzenie oferty nowych form i programów
edukacji;
- wspólne działania w celu poprawy funkcjonowania służby zdrowia i opieki
społecznej, współpraca tych służb i specjalistów;
- tworzenie/ poprawa transgranicznej infrastruktury zdrowotnej, społecznej i oświatowej
oraz tworzenie wspólnych służb publicznych, baz danych, rejestrów, strategii, itd.;
- wspólne monitorowanie i zarządzanie zasobami naturalnymi i obszarami chronionymi,
korytarzami ekologicznymi;
- wspólne działania mające na celu zmniejszenie zanieczyszczeń pochodzących z
działalności gospodarczej (gospodarstw rolnych, infrastruktury turystycznej);
- wspólne inicjatywy na rzecz promocji i wykorzystania biomasy, energii geotermalnej,
wodnej, wiatrowej i słonecznej;
- wspólne działania w celu poprawy zarządzania ryzykiem środowiskowym;
- rozwój/poprawa transgranicznej infrastruktury środowiskowej zorientowanej na małą
skalę.
2.4
Finansowanie programu
Na finansowanie działań programu z EFRR zostanie przeznaczonych 71.688.850 EUR.
2.5
Zarządzanie programem
Zarządzanie Programem jest oparte na przepisach dotyczących zarządzania celem Europejska
Współpraca Terytorialna na podstawie rozporządzenia ogólnego. Strukturę zarządzania
Programem tworzą:
- Wspólny Komitet Monitorujący i Sterujący (WKMS) – reprezentujący interesariuszy z
instytucji zarządzających Programem oraz władz regionalnych z obszaru Programu.
JMSC jest głównym organem decyzyjnym Programu podejmującym decyzje dotyczące
realizacji Programu i finansowania projektów oraz monitorowania realizacji Programu;
- Instytucja zarządzająca (IZ) – Departament Polityki Regionalnej Ministerstwa Spraw
Wewnętrznych Republiki Litewskiej. Instytucja zarządzająca odpowiada za pomyślną
realizację Programu;
- Instytucja certyfikująca – Ministerstwo Finansów Republiki Litewskiej. Ta instytucja
jest odpowiedzialna za poświadczenie wykorzystania funduszy Programu zgodnie z
przepisami rozporządzeń WE (Departament Funduszy Narodowych), przyjmowanie
płatności od Komisji oraz dokonywanie płatności na rzecz Partnera Wiodącego
(Departament Skarbu Państwa);
- Instytucja audytowa – Departament Audytu Wewnętrznego Ministerstwa Spraw
Wewnętrznych Republiki Litewskiej. Instytucja audytowa jest odpowiedzialna za audyt
systemowy Programu oraz audyt wyselekcjonowanej próby projektów, a także za
przedłożenie KE deklaracji zamknięcia;
11 września 2009
15
-
-
Instytucja krajowa (NA) – Departament Współpracy Terytorialnej Ministerstwa
Rozwoju Regionalnego Rzeczypospolitej Polskiej. Instytucja krajowa jest
odpowiedzialna za zapewnienie wdrażania Programu po polskiej stronie obszaru
Programu;
Wspólny Sekretariat Techniczny (WST) – prowadzi operacyjne zarządzanie
Programem, ocenia i monitoruje projekty w imieniu Instytucji Zarządzającej (IZ), a
także, w razie potrzeby, innych organów;
Regionalne Punkty Kontaktowe (RPK) – po polskiej stronie granicy zostaną
wyznaczone 2 Regionalne Punkty Kontaktowe, by zapewnić skuteczną promocję
Programu i system informacyjny. Będą się one mieścić w Urzędach Marszałkowskich
w województwach podlaskim i warmińsko-mazurskim.
Szczegółowe funkcje instytucji Programu zostały opisane w dokumencie Programu.
3
Ogólne wymagania dla projektów
3.1
Rodzaje projektów
Program będzie wdrażany przez trzy typy interwencji:
- otwarte ogłoszenia o naborach wniosków;
- projekty strategiczne;
- Fundusz Małych projektów (FMP).
3.1.1
Otwarte ogłoszenia o naborach wniosków
Jest to najbardziej typowy rodzaj projektów finansowanych przez Program. Projekty będą
wybierane na zasadzie konkursów przez regularne ogłoszenia o naborach wniosków.
Szczegółowe informacje na temat składania wniosków i procesu selekcji znajdują się w
rozdziale 5.
Zaproszenia do składania wniosków będą ogłaszane regularnie na podstawie decyzji WKMS.
Każde zaproszenie do składania wniosków na podstawie decyzji WKMS może być:
- nieograniczone do określonych priorytetów bądź podpriorytetów Programu lub
- ograniczone do wybranych priorytetów i podpriorytetów Programu;
- bezterminowe (typu „open-ended”), tj. składanie ofert nie jest ograniczone w czasie lub
- terminowe (typu „closed-ended”), tj. ofert można składać do upływu określonego
terminu.
Informacja o każdym zaproszeniu do składania wniosków zawierająca wszystkie wymienione
powyżej niezbędne szczegóły publikowana jest na stronie internetowej Programu
administrowanej przez WST, a także w prasie lokalnej na obszarze Programu.
Minimalna kwota dofinansowania dla projektów w ramach otwartych ogłoszeń o naborze
wniosków wynosi 100.000 € na każdy projekt, górna granica nie jest określona; jednakże,
zalecana maksymalna kwota dofinansowania wynosi 3.000.000 € na każdy projekt. Projekty,
których działania obejmują roboty budowlane (gdy na składnik robót przypada powyżej 60
procent całkowitych kosztów projektu) uważane są za projekty infrastrukturalne. Wnioski o
11 września 2009
16
dofinansowanie, w których element robót (tj. wyłącznie prace konstrukcyjne i remontowe)
stanowi mniej niż 60% budżetu, i w których roboty przewidziane są na całym terenie Programu
będą omawiane przez WKMS, który podejmie decyzje dla każdego z przypadków
indywidualnie.
3.1.2
Projekty strategiczne
Przedsięwzięcia będące rozwiązaniem istotnych problemów, ważne dla stabilnego rozwoju
całego obszaru wsparcia i mające silne wsparcie polityczne na poziomie krajowym oraz/lub
regionalnym mogą być traktowane jako działania o znaczeniu strategicznym. Projekty
strategiczne muszą mieć wyraźne oddziaływanie transgraniczne, być gotowe do realizacji,
dotyczyć priorytetowych celów programu i spełniać zasady kwalifikowalności.
Lista takich projektów może być tworzona co roku i przekazywana do zatwierdzenia przez
Wspólny Komitet Monitorujący i Sterujący. Projekty strategiczne będą finansowane
niezależnie od innych wniosków złożonych w ramach otwartych zaproszeń do składania
wniosków. Poziom współfinansowania tych projektów wynosi 85%. Zalecana maksymalna
kwota dofinansowania dla pojedynczego projektu strategicznego wynosi 5.000.000 €.
Na stronie internetowej Programu dostępna jest baza danych otwarta dla wszystkich, którzy
chcieliby zaproponować idee projektów strategicznych.
Projekty strategiczne powinny mieć znaczący i zrównoważony wpływ na spójność społecznogospodarczą obszaru Programu, mieć istotne (strategiczne) znaczenie dla regionów
przygranicznych. Takie projekty powinny charakteryzować się (miedzy innymi) wysoką
złożonością zagadnień i zaangażowanych partnerów. Projekty strategiczne powinny być
rozwijane i wdrażane w ścisłej współpracy transgranicznej. Partnerzy projektów strategicznych
muszą wykazać się rozległą znajomością zagadnienia oraz doświadczeniem w proponowanej
tematyce projektu. Partnerzy projektów strategicznych powinni mieć „szerokie spojrzenie” na
proponowane zagadnienia i wyraźne wyobrażenie rozwiązania problemów. Przewidywane
rezultaty projektów strategicznych muszą realnie łączyć terytorium, ludzi lub systemy po obu
stronach granicy.
3.1.3
Fundusz Małych Projektów
W celu ułatwienia wyboru i realizacji małych projektów oraz przybliżenia procesu
podejmowania decyzji do regionu transgranicznego, finansowanie projektów może być
organizowane w ramach Funduszy Małych Projektów (FMP). Zarządzanie takimi funduszami
zostanie przekazane regionalnym/lokalnym organizacjom publicznym lub pozarządowym (lub
konsorcjum) składającym się z przedstawicieli zarówno Litwy jak i Polski. Instytucja(-e)
zarządzająca(-e) FMP zostaje(-ą) wyznaczona(-e) przez WKMS na podstawie przygotowanego
formularza wniosku.
Wybrana(-e) instytucja(-e) zarządzająca(-e) będzie(-ą) odpowiedzialna(-e) za zarządzanie
ogłoszeniami o otwartych zaproszeniach do składania wniosków, organizację oceny i wyboru
wniosków oraz monitorowanie realizacji projektu. W tym celu wybrana(-e) instytucja(-e)
zarządzająca(-e)
przygotuje
wytyczne
dotyczące
zarządzania
funduszem,
11 września 2009
17
wytyczne/podręczniki dla wnioskodawców, uproszczony formularz wniosku oraz regulamin
komitetu sterującego FMP, a następnie, wraz z wnioskiem w sprawie zarządzania FMP,
przedstawi Wspólnemu Komitetowi Monitorująco-Sterującemu (WKMS) do zatwierdzenia.
Dalsze wymagania dla tych dokumentów zostaną określone przez IZ/IK/WST. Wydatki
poniesione w związku z przygotowaniem tych dokumentów kwalifikują się jako koszty
przygotowawcze, zgodnie ze wszystkimi innymi wymaganiami kwalifikowalności.
Cele FMP oraz projekty realizowane w ramach FMP, a także cele każdego projektu
finansowanego przez FMP muszą być zgodne z ogólnymi priorytetami i podpriorytetami
Programu. Takie same wymagania partnerstwa, kwalifikowalności i realizacji dotyczą
zarządzania FMP. Koszty administracyjne funduszu nie mogą przekraczać 10 procent
ogólnego budżetu FMP i są uważane za budżet instytucji zarządzającej(-ych) FMP.
Wybrana instytucja zarządzająca nie może składać wniosków w ramach otwartych zaproszeń
oraz wniosków na projekty strategiczne.
Wielkość dotacji w ramach FMP nie może być niższa niż 5.000 € i wyższa niż 100.000 €.
Regulamin FMP zatwierdza WKMS. Projekty finansowane przez Fundusz Małych Projektów
są działaniami „miękkimi” (zawierającymi niewielki element dostaw i robót budowlanych).
Jednakże, do finansowania kwalifikują się także małe projekty infrastrukturalne, tj. remont i
przebudowa obiektów, ukierunkowane na współpracę transgraniczną. Część projektu FMP
przypadająca na dostawy/roboty budowlane nie może przekraczać 60 procent budżetu projektu.
Należy podkreślić, że w projektach realizowanych w ramach Funduszu Małych Projektów
kwalifikowalny jest wkład rzeczowy partnerów w postaci pracy wolontariuszy. Takie nakłady
mogą stanowić cały wkład partnera lub jego część, a ich równowartość nie może przekraczać
1.500 €. Wkład rzeczowy należy wpisać do budżetu w kategorii wynagrodzenia. Wartość pracy
wolontariuszy określana jest z uwzględnieniem czasu pracy oraz stawek godzinnych lub
dziennych za ekwiwalent pracy.
Na Fundusz(-e) Małych Projektów można przeznaczyć do 18 procent środków Programu.
Początkowo przewiduje się, że w okresie do dnia 30 czerwca 2011 roku na FMP zostanie
przeznaczone do 9 procent środków programu.
Koszty przygotowawcze dla projektu na zarządzanie FMP nie mogą przekroczyć 10%
całkowitej kwoty finansowania przewidzianej na zarządzanie FMP, albo 75.000 EUR – w
zależności która kwota jest mniejsza. W wyjątkowej sytuacji, instytucje zarządzające FMP
mogą uwzględnić koszty personelu w ramach kosztów przygotowaczych, o ile są one
niezbędne do przygotowania dokumentów FMP oraz odpowiednio uzasadnione we wniosku o
dofinansowanie.
3.2
Finansowanie projektów
Program jest finansowany z EFRR. Projekt może być finansowany przez Program, jeśli dany
wniosek zostanie wybrany przez WKMS do dofinansowania i pomiędzy Instytucją
Zarządzającą a Partnerem Wiodącym zostanie zawarta umowa o dofinansowanie.
11 września 2009
18
Wsparcie EFRR wyniesie 85 procent wszystkich kwalifikowalnych wydatków projektu.
Pozostałe 15 procent wydatków musi być pokryte przez partnerów uczestniczących w
projekcie (wkłady partnerów).
Źródła finansowania projektu
Całkowite wydatki projektu
Niekwalifikowalne
wydatki projektu
Kwalifikowalne wydatki projektu, 100 procent
partnerów
Wsparcie
85 procent ze stronyWkłady
Całość Fundusze
lub część wkładów partnerów
(kwotyEFRR,
współfinansowania
uczestniczącego
w
partnerów
lub inne
15 procent
projekcie
partnera
projektu) może zostać pokryta na podstawie pewnych ustaleń
krajowych.
Informacje na temat takich ustaleń będzie można znaleźć na stronie internetowej Programu.
Prefinansowanie projektów na podstawie otwartych ogłoszeń o naborach wniosków oraz
projektów strategicznych nie jest przewidziane.
Zazwyczaj wszystkie wydatki projektu muszą być ponoszone na obszarze Programu. Jednakże
– jedynie w należycie uzasadnionych przypadkach (jeśli jest to szczegółowo opisane w
formularzu wniosku), i jeżeli korzyści z tego odnosi obszar kwalifikowalny projektu i
Programu – wydatki związane z działaniami lub ich częścią mogą być ponoszone także poza
obszarem Programu.
Zgodnie z przepisami artykułu 21 rozporządzenia EFRR, będzie to monitorowane przez WST,
a w kolejnych zaproszeniach do składania wniosków może zostać określone ograniczenie
11 września 2009
19
mające na celu zapewnienie, że nie więcej niż 20 procent całkowitych funduszy Programu
zostanie wydanych przez partnerów z obszarów przylegających programu.
3.3
Współpraca transgraniczna
Ze względu na transgraniczny charakter programu, każdy projekt finansowany przez Program
musi zawierać efekt transgraniczny. Aby projekty miały tę cechę, muszą przewidywać co
najmniej dwa spośród wymionionych sposoby współpracy między partnerami projektu:
- wspólne przygotowanie;
- wspólna realizacja;
- wspólny personel;
- wspólne finansowanie.
Wspólne przygotowanie projektu zapewnia udział przedstawicieli wszystkich partnerów
projektu w przygotowaniu projektu, generowaniu idei projektu oraz opracowaniu wniosku o
dofinansowanie.
Wspólna realizacja oznacza, że każde działanie projektu jest realizowane w ścisłej współpracy
między partnerami lub angażuje kilku bądz wszystkich partnerów we wszystkie działania,
których realizacja przynosi korzyści wszystkim partnerom. Realizacja podobnych działań po
obu stronach granicy nie gwarantuje wystarczającego poziomu oddziaływania
transgranicznego.
Wspólny personel projektu oznacza, że projekt ma wspólny personel koordynujący działaniami
ogólnej realizacji oraz administracji projektu i pracujący na korzyść całego projektu w imieniu
wszystkich partnerów projektu.
Wspólne finansowanie projektu zapewniają wszyscy partnerzy projektu, przyczyniając się do
finansowania wszystkich lub niektórych działań projektu.
Takie podejście ma zapewnić ciągłą i spójną drogę od idei projektu do rezultatów projektu i
wymaga, by wszystkie projekty były realizowane przez co najmniej dwóch partnerów
reprezentujących obszar Programu po obu stronach granicy.
Stosowanie powyższych sposobów współpracy jest poddawane ocenie na etapie oceny
projektów, dlatego musi to być wyraźnie opisane w formularzu; i ewentualnych dokumentach
potwierdzających składanych wraz z formularzem wniosku.
Ponadto wszystkie projekty muszą:
1. posiadać wyraźny element partnerstwa, współpracy lub wspólnej działalności
transgranicznej;
2. mieć znaczenie lokalne/regionalne.
Projekty infrastrukturalne muszą także:
1. mieć wyraźne fizyczne oddziaływanie po obu stronach granicy;
2. być położone:
na Litwie: w obwodach olickim i mariampolskim;
11 września 2009
20
-
3.4
w Polsce w następujących powiatach województwa podlaskiego: sejneńskim,
suwalskim, augustowskim, monieckim, grajewskim, sokólskim oraz w mieście
Suwałki, a także w następujących powiatach województwa warmińskomazurskiego: węgorzewskim, gołdapskim, giżyckim, oleckim, piskim and
ełckim.
Rozporządzenia w sprawie pomocy publicznej
Następujące rozporządzenia i akty prawne Unii Europejskiej określają zasady dotyczące
pomocy publicznej:
- Traktat WE;
- ROZPORZĄDZENIE KOMISJI (WE) NR 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r.
uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu
art. 87 i 88 Traktatu (ogólne rozporządzenie w sprawie wyłączeń blokowych);
- rozporządzenie Komisji (WE) nr 1998/2006 w sprawie stosowania art. 87 i 88
Traktatu do pomocy de minimis;
Najnowsze obowiązujące zasady dotyczące pomocy publicznej są dostępne pod adresem
internetowym:
http://ec.europa.eu/comm/competition/state_aid/overview/index_en.cfm.
W celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji na temat przepisów dotyczących pomocy
publicznej wnioskodawcy mogą także zwrócić się do właściwych władz krajowych.
Jeżeli projekt przewiduje działania niebędące przedmiotem wymiany handlowej pomiędzy
państwami członkowskimi oraz/lub rezultaty projektu mają być przekazane do nieodpłatnego
powszechnego użytkowania, rozporządzenia w sprawie pomocy publicznej nie mają
zastosowania. Zgodność z rozporządzeniami w sprawie pomocy publicznej będą sprawdzane
podczas wyboru projektów do dofinansowania.
Zasadniczo wsparcie w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska – Litwa
nie stanowi pomocy publicznej.
3.5
Oczekiwane produkty i rezultaty projektu
W celu umożliwienia oceny i monitorowania korzyści z realizacji projektów dla Programu oraz
postępów w procesie ich realizacji dla każdego projektu należy zastosować system produktów i
rezultatów ustanowionych na szczeblu Programu. System wskaźników programu ma dwa
poziomy – produkty i rezultaty.
Produkty na szczeblu Programu to sam projekt lub produkty materialne oraz produkty
bezpośrednie projektu powstałe w bezpośrednim wyniku działań wykonanych w ramach
projektu. Zwykle produkty są mierzone w jednostkach fizycznych, takich jak liczba
seminariów, liczba uczestników, liczba wybudowanych obiektów itd. Wstępna lista
wskaźników projektu znajduje się we wniosku o dofinansowanie. Przy wypełnianiu formularza
wniosku należy wybrać z listy co najmniej 1 wskaźnik produktu i co najmniej 1 wskaźnik
rezultatu.
11 września 2009
21
No.
Wskaźniki produktów
1.
Liczba instytucji zaangażowanych jako partnerzy
1.1.
- na Litwie
1.2.
- w Polsce
2.
Liczba ustanowionych struktur transgranicznych
3.
Liczba zorganizowanych wydarzeń
4.
Liczba uczestników wydarzeń
5.
Liczba wykonanych studiów/analiz/dokumentów przygotowawczych
6.
Liczba wybudowanych/przebudowanych obiektów infrastrukturalnych
Rezultaty to bezpośrednie i natychmiastowe efekty wynikające ze wszystkich produktów
projektu. Rezultat jest celem określonych działań, w wyniku których powstają pewne
produkty. A więc produkt można traktować jako środek do osiągnięcia celu. Dlatego mają one
wartość jakościową, którą także należy zmierzyć w jednostkach fizycznych, takich jak liczba
personelu o zwiększonej wydajności, liczba pomyślnie przekazanych przykładów dobrej
praktyki lub liczba udoskonalonych polityk. W niektórych przypadkach można to wyrazić
także jako liczbę projektów odnoszących się do danego rezultatu.
Priorytet 1: Wzrost konkurencyjności i produktywności regionu transgranicznego
Rezultat
Modernizacja
małej
infrastruktury
ekonomicznej
Wskaźnik
Liczba stworzonych/zrekonstruowanych obiektów infrastrukturalnych
Liczba miast/społeczności połączonych nowymi środkami transportu,
transportem publicznym, sieciami energetycznymi, IT i komunikacyjnymi
Liczba działań zmierzających do zmniejszenia emisji gazów
cieplarnianych
Liczba działań służących zwiększeniu wydajności energetycznej
Liczba opracowanych/wdrożonych planów/ strategii/ koncepcji
przestrzennych/regionalnych planów/ strategii/ koncepcji dla obszaru
transgranicznego
Liczba kilometrów nowo zbudowanych dróg
Liczba hektarów ziemi o zmienionym przeznaczeniu
Liczba hektarów ziemi ze zdegradowanymi glebami
Liczba hektarów lasów wyciętych w bezpośrednim wyniku realizacji
projektu
Liczba zniszczonych, zdegradowanych zabytków kultury w wyniku
realizacji projektu
11 września 2009
22
Poprawa
środowiska
biznesowego
Liczba projektów skierowanych na transgraniczną współpracę w
działalności biznesowej oraz w badaniach, rozwoju i innowacjach
Liczba przedsiębiorstw korzystających ze wspieranej działalności sieci
biznesowych
Liczba przyjętych strategii biznesowych, katalogów i baz danych
Liczba utworzonych transgranicznych biznesowych sieci/struktur
badawczych, rozwojowych i innowacyjnych
Liczba przedsiębiorstw zaangażowanych w transgraniczne działania
biznesowe w wyniku zrealizowanego projektu (współpraca, handel,
rozwój nowych produktów, joint venture)
Promowanie
transgranicznej
turystyki oraz
działania
zmierzające do
zachowania
dziedzictwa
kulturowego i
historycznego
Liczba stworzonych/odnowionych obiektów infrastruktury
kulturowej/historycznej/turystycznej
Liczba stworzonych wspólnych produktów turystycznych
Liczba działań wspierających wspólne studia, strategie i badania
kulturowe, historyczne i turystyczne, utworzenie wspólnych baz danych
Liczba stworzonych/udoskonalonych produktów/usług ekoturystyki w
wyniku wspieranego projektu
Liczba odwiedzanych przez turystów miejsc utworzonych po obydwu
stronach granicy w wyniku wspieranego projektu
Priorytet 2. Spójność transgraniczna oraz ogólna poprawa jakości obszaru transgranicznego
Rezultat
Wzmocnienie
współpracy oraz
sieci społecznokulturalnych
Wskaźnik
Liczba działań w dziedzinie tworzenia sieci społecznych/kulturalnych
Liczba społeczności lokalnych zaangażowanych we wspólne działania
Liczba osób biorących udział we wspólnych działaniach i imprezach po
obu stronach granicy
Liczba młodzieży biorącej udział we wspólnych działaniach i imprezach
po obu stronach granicy
Liczba społeczności mniejszościowych objętych/zaangażowanych w
działania projektu
Liczba władz lokalnych i regionalnych zaangażowanych we wspólne
działania dotyczące sytuacji kryzysowych
Liczba osób zaangażowanych w działania nastawione na budowanie
kompetencji
Poprawa
środowiska życia
Liczba organizacji zaangażowanych w działania skierowane na poprawę
sytuacji na transgranicznym rynku pracy i w zatrudnieniu
Liczba uczestników działań skierowanych na zmniejszenie bezrobocia,
zatrudnionych w ciągu 6 miesięcy po zakończeniu projektu
11 września 2009
23
Liczba instytucji biorących udział w inicjatywach edukacyjnych
Liczba osób uczestniczących w nowych programach/formach edukacji
Liczba osób objętych lepszymi usługami zdrowotnymi i społecznymi
Liczba działań rozwijających infrastrukturę środowiskową
Liczba wyeliminowanych/zneutralizowanych źródeł zanieczyszczeń w
wyniku realizacji projektu
Spadek ilości różnych czynników zanieczyszczających środowisko w
wyniku zrealizowanego projektu
Procent wspólnie zarządzanych obszarów środowiskowych w wyniku
zrealizowanego projektu
Liczba obiektów korzystających ze źródeł czystej i odnawialnej energii w
wyniku zrealizowanego projektu
Liczba mieszkańców objętych publicznymi kampaniami świadomości
ekologicznej oraz kampaniami informacyjnymi
Produkty i rezultaty związane z projektem należy określić na podstawie powyższych tabeli;
należy oszacować wartość docelową każdego wskaźnika i przedstawić ją w formularzu
wniosku. Na podstawie tych wskaźników oceniany jest postęp w realizacji projektu. Należy
podkreślić, że w każdym projekcie można wskazać co najmniej jeden przewidywany wynik (i
wybierać należy jedynie wskaźniki odpowiadające temu poszczególnemu rezultatowi), który
najbardziej odpowiada celom projektu. Wskaźniki produktów i rezultatów nie powinny się
duplikować.
W celu monitorowania i oceny czy projekt jest zgodny z wytycznymi Komisji Europejskiej
dotyczącymi informacji i promocji, wskaźniki informacji i promocji powinny być ujęte w
tabeli wskaźników jako dodatkowe.
Należy zaznaczyć, iż każdy projekt musi spełniać przynajmniej minimalne wymogi określone
w rozporządzeniu Komisji Europejskiej (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 roku.
Zalecana lista wskaźników promocji i informacji:
- Liczba artykułów w lokalnej/regionalnej/krajowej prasie;
- Liczba bilbordów/ ulotek informacyjnych/ tablic informacyjnych;
- Liczba materiałów promocyjno-informacyjnych
- Liczba komunikatów prasowych;
- Liczba narzędzi promocyjnych i iformacyjnych itd.
3.6
3.6.1
Partnerstwo
Wymagania dotyczące partnerstwa
Projekty finansowane przez Program powinny być realizowane przez co najmniej dwóch i
nie więcej niż 8 partnerów projektu reprezentujących obszar Programu w obu krajach
uczestniczących. Pochodzenie partnera określane jest na podstawie adresu rejestracji partnera
w rejestrze krajowym lub regionalnym.
11 września 2009
24
Jako zasadę ogólną przyjmuje się, że w projekcie mogą uczestniczyć jedynie partnerzy z
obszaru Programu. W należycie uzasadnionych wyjątkowych przypadkach mogą być
zakwalifikowani partnerzy spoza obszaru kwalifikowalnego, jeżeli bez udziału tego partnera
trudno byłoby osiągnąć cele projektu i jedynie wówczas, gdy jest to niezbędne dla realizacji
działań projektu (z Polski mogą uczestniczyć jedynie partnerzy z województw warmińskomazurskiego oraz podlaskiego, zaś z Litwy – partnerzy z całego kraju). Przed włączeniem
partnera spoza kwalifikowalnego obszaru beneficjentom zaleca się zwrócić do WST w sprawie
ustaleń dotyczących kontroli pierwszego stopnia dla tych partnerów.
Aby instytucje mogły uczestniczyć w projekcie w charakterze partnerów projektu:
- muszą być wymienione w formularzu wniosku;
- współpraca musi opierać się na co najmniej dwóch sposobach współpracy spośród
wymienionych w punkcie 3.3.
3.6.2
Partnerzy kwalifikowalni
Kwalifikujący się partnerzy projektów finansowanych przez program to następujące instytucje:
a) władze krajowe (rządowe), regionalne i lokalne,
b) „organy podlegające prawu publicznemu” w rozumieniu Artykułu 1 ust. 9 Dyrektywy
2004/18/EC Parlamentu Europejskiego i Rady z 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji
procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi.
Oznacza to każdą instytucję:
i)
ustanowioną zgodnie z prawem publicznym lub prywatnym w konkretnym celu
zaspokajania potrzeb w interesie ogólnym, nie mającą charakteru przemysłowego
lub komercyjnego;
ii)
posiadającą osobowość prawną; oraz
iii)
finansowaną w przeważającej części przez państwo, władze regionalne lub
lokalne, lub przez inne organy podlegające prawu publicznemu; bądź też
podlegające nadzorowi kierowniczemu sprawowanemu przez te organy; lub
posiadające radę administracyjną, zarządzającą lub nadzorczą, której więcej niż
połowa członków jest mianowana przez władze państwowe, regionalne lub
lokalne, lub przez inne organy podlegające prawu publicznemu.
c) inne podmioty prawne posiadające osobowość prawną i ustanowione zgodnie z prawem
publicznym lub prywatnym w konkretnym celu zaspokajania potrzeb w interesie ogólnym, nie
mające charakteru przemysłowego lub komercyjnego;
d) stowarzyszenia utworzone przez jeden lub kilka organów władz regionalnych lub lokalnych;
e) stowarzyszenia utworzone przez jeden lub kilka organów podlegających prawu publicznemu
zgodnie z definicją zawartą w punkcie b).
Litewskimi partnerami wiodącymi w projektach infrastrukturalnych mogą być jedynie
instytucje należące do kategorii określonych w punktach a) lub b).
Osoby prawne nie należące do żadnej z kategorii określonych w punktach a) – e) mogą
uczestniczyć w projektach ale nie mogą otrzymywać wsparcia z EFRR i muszą finansować
swój udział ze środków własnych.
11 września 2009
25
W przypadku wątpliwości instytucja krajowa oraz instytucja zarządzająca są odpowiedzialne
za potwierdzenie kwalifikowalności partnerów z ich terytorium na prośbę WST.
Partnerzy nie kwalifikują się do dofinansowania z Programu, jeżeli:
(a) znajdują się w stanie upadłości lub likwidacji, prowadzone jest wobec nich
postepowanie sądowe, zawarli ugodę z wierzycielami, zawiesili prowadzenie działalności
gospodarczej, podlegają postępowaniu dotyczącemu tych spraw, lub znajdują się w
analogicznej sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w
ustawodawstwie lub regulacjach krajowych;
(b) zostali skazani prawomocnym wyrokiem (tj., wyrokiem, przeciwko któremu nie
przysługuje apelacja) za przestępstwo dotyczące ich działalności zawodowej;
(c) są winni poważnego wykroczenia zawodowego, które organy zamawiające mogą
udowodnić w dowolny sposób;
(d) nie wypełnili zobowiązań dotyczących składek na ubezpieczenia społeczne lub
zobowiązań podatkowych zgodnie z przepisami prawa kraju, w którym mają siedzibę;
(e) podlegają prawomocnemu wyrokowi za nadużycie finansowe, korupcję,
zaangażowanie w działalność przestępczą lub każdą inną działalność niezgodną z
prawem, naruszającą finansowe interesy Wspólnoty;
(f) w następstwie innej procedury udzielania zamówień publicznych lub procedury
przyznawania dotacji finansowanej z budżetu wspólnotowego uznano, że istotnie
naruszyli warunki umowy i nie wywiązali się ze swoich zobowiązań umownych.
Ponadto partnerzy zostaną wykluczeni z uczestnictwa w procedurze naboru wniosków lub
udzielania wsparcia EFRR, jeżeli w czasie postępowania lub oceny wniosków o
dofinansowanie:
(g) są winni dostarczania fałszywych informacji wymaganych przez zamawiającego jako
warunek uczestnictwa w zamówieniu lub nie dostarczyli tych informacji;
(h) próbował uzyskać informacje poufne albo wywrzeć wpływ na instytucję zarządzające
Programem w czasie obecnego lub wcześniejszego procesu oceny wniosków.
W przypadkach określonych w punktach (a), (c), (d), (f), (g) oraz (h) zakaz uczestnictwa
obowiązuje przez okres dwóch lat od dnia ustalenia naruszenia. W przypadkach określonych w
punktach (b) oraz (e) zakaz uczestnictwa obowiązuje przez okres czterech lat od dnia
zawiadomienia o wyroku.
Wraz z wnioskiem partner jest obowiązany przedstawić pisemne oświadczenie, że nie dotyczy
go żadna z kategorii określonych w punktach od (a) do (f).
11 września 2009
26
3.6.3
Zasada Partnera Wiodącego
Każdy projekt musi być realizowany zgodnie z tak zwaną zasadą Partnera Wiodącego1. Zasada
ta oznacza, że jeden z partnerów zostaje upoważniony przez innego/innych do działania w
charakterze strony głównej w przygotowaniu projektu, wniosku oraz jego realizacji. Ten
partner jest także stroną prawną wobec instytucji zarządzającej w podpisaniu umowy o
dofinansowanie oraz podjęciu odpowiedzialności za wszelkie zobowiązania w odniesieniu do
działań projektu, kwalifikalności wydatków, produktów i rezultatów projektu – w imieniu
wszystkich partnerów (patrz; rozdział 6). Dlatego Partner Wiodący ponosi pełną
odpowiedzialność administracyjną i finansową za projekt. Odpowiedzialność ta obejmuje także
obowiązek zwrócenia Programowi niekwalifikowalnych wydatków poniesionych w trakcie
realizacji wszystkich działań przez dowolnego partnera, dlatego odpowiedzialność każdego
partnera wobec Partnera Wiodącego musi być określona w oddzielnej umowie partnerstwa
(patrz: rozdział 3.5.4.).
W szczególności Partner Wiodący:
w imieniu partnerów podpisuje i składa formularz wniosku;
w przypadku zatwierdzenia projektu zawiera z instytucją zarządzającą umowę o
dofiansowanie na całkowitą kwotę projektu;
jest odpowiedzialny za podział zadań pomiędzy partnerami i zapewnienie, że
zadania te zostaną następnie wykonane zgodnie z formularzem wniosku oraz
umową o dofinansowanie;
zapewnia skuteczny system zarządzania wewnętrznego i kontroli;
zapewnia terminowość i poprawność sprawozdań składanych do WST;
zwraca się i otrzymuje środki finansowe z programu;
przekazuje środki Programu partnerom bez opóźnień, zgodnie z kwotami
wymienionymi w sprawozdaniach z postępu prac;
Dla zrealizowania tych zadań Partner Wiodący musi ustanowić skuteczny i wiarygodny
systemu zarządzania i koordynacji projektu. Partnerom stanowczo zaleca się ustanowienie
struktur i procedur ułatwiających podejmowanie decyzji na temat planowania projektu i
realizacji jego działań. W tym celu Partner Wiodący projektu musi wyznaczyć koordynatora
projektu i kierownika finansowego odpowiedzialnych za realizację wszystkich działań
projektu oraz koordynację pomiędzy partnerami. System zarządzania i koordynacji projektu
musi być szczegółowo opisany i uzasadniony w formularzu wniosku. Takie same lub inne
ustalenia dotyczące zarządzania i koordynacji projektu muszą być określone, między innymi,
w umowie partnerstwa (patrz: rozdział 3.6.4.).
Zalecane jest utworzenie grupy sterujacej projektem. W skład takiej grupy mogą wchodzić
także przedstawiciele WST/RPK. Jednym z zadań grupy sterującej projektem może być
zatwierdzanie sprawozdań z postępu działań przed ich złożeniem do WST.
1
Obowiązki partnerów wiodących i partnerów projektu zostały określone w artykule 20 rozporządzenia EFRR.
11 września 2009
27
3.6.4
Umowa partnerstwa
W celu wyraźnego określenia warunków realizacji projektu dla wszystkich jego partnerów,
muszą oni podpisać umowę partnerstwa. Wyraźny podział obowiązków, ról i funkcji ma
fundamentalne znaczenie dla pomyślnej realizacji działań projektu oraz osiągnięcia celów
projektu.
Umowa partnerstwa powinna zawierać następujące postanowienia dotyczące:
- funkcji każdego partnera projektu;
- wkładu każdego partnera do projektu;
- podziału funkcji i obowiązków w realizacji działań projektu;
- porozumienia w sprawie komunikacji pomiędzy partnerami;
- podziału produktów i rezultatów projektu;
- ustaleń na temat struktur i procedur podejmowania decyzji;
- ustaleń umożliwiających Partnerowi Wiodącemu dotrzymanie zobowiązań według
umowy o dofinansowanie, tj. złożenie sprawozdań i wniosków o płatność,
przestrzeganie wymagań dotyczących kwalifikowalności wydatków itd.;
- obowiązku partnerów wobec Partnera Wiodącego w sprawie wyrównania poniesionych
przez partnera wydatków niekwalifikowalnych;
- wymagań zawartych w artykule 55 rozporządzenia ogólnego: obowiązku partnerów
projektu generującego zysk związanego ze składaniem dodatkowych sprawozdań do
instytucji zarządzającej za pośrednictwem partnera wiodącego w okresie 5 lat po
zakończeniu projektu oraz ze zwrotem otrzymanego dochodu na żądanie instytucji
nadzorujących.
Umowa partnerstwa powinno zostać zawarta pomiędzy partnerami i dostarczona do WST
najpóźniej w dniu podpisania umowy o dofinansowanie, tj., jest to wstępny warunek
podpisania umowy o dofinansowanie. Wzór umowy partnerstwa jest dostępny na stronie
internetowej Programu. Umowa partnerstwa musi być zawarta w języku angielskim. Dla
lepszego zrozumienia postanowień umowy partnerstwa będą dostępne tłumaczenia wzoru
angielskiego na języki narodowe.
Ponadto każdy partner projektu zobowiązany jest do podpisania deklaracji partnerstwa oraz
załączenia jej do formularza wniosku.
Celem deklaracji partnerstwa jest zapewnienie, aby każdy partner dobrze rozumiał projekt,
wiedział, za jakie działania odpowiada i jaki wkład powinien wnieść, wspierał ideę projektu
oraz podzielał wspólną wizję co do produktów i rezultatów projektu.
3.7
3.7.1
Wydatki kwalifikowalne
Wymagania ogólne
Partnerzy projektu są uprawnieni do ponoszenia wydatków współfinansowanych ze środków
EFRR do celów stworzenia rezultatów projektów przyczyniających się do osiągnięcia celów
programu. Najpierw te koszty muszą zostać poniesione przez partnerów projektu, po czym
11 września 2009
28
następuje ich częściowa refundacja (współfinansowanie), stosując standardową 85-procentową
stopę wsparcia programu z funduszy EFRR. Rekompensata podlega zasadom
kwalifikowalności (zasadom programu oraz zasadom krajowym), które muszą być
przestrzegane przy ponoszeniu wydatków.
Kwalifikowalne mogą być wydatki poniesione w okresie realizacji projektu, tj. w określonych
miesiącach wskazanych w formularzu wniosku. Data rozpoczęcia projektu nie może być
wcześniejsza, niż data decyzji Wspólnego Komitetu Monitorującego i Sterującego, Partner
Wiodący musi ją wskazać przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. Jednakże, jeżeli
projekt został zatwierdzony warunkowo, działania można rozpocząć na ryzyko wnioskodawcy,
ponieważ umowa o dofinansowanie nie będzie podpisana, dopóki nie zostaną spełnione
wszystkie warunki określone w decyzji WKMS. Datę rozpoczęcia i czas trwania projektu
należy określić w umowie o dofinansowanie. Maksymalny dozwolony okres realizacji projektu
wynosi 24 miesiące, a w przypadku projektów infrastrukturalnych – 36 miesięcy. Okres
realizacji projektu w każdym przypadku musi się zakończyć do dnia 31 grudnia 2014 roku.
Poniżej są przedstawione ogólne wymagania dotyczące kwalifikowalności kosztów do
dofinansowania we wszystkich kategoriach wydatków:
- niezbędne dla realizacji projektu i bezpośrednio związane z celami i/lub działaniami
projektu, przewidzianymi we wniosku o dofinansowanie;
- rozsądne (ekonomiczne) w kontekście warunków kraju pochodzenia Partnera, który
ponosi wydatek;
- nie mogą być podwójnie finansowane z żadnego innego instrumentu finansowego (np.
z funduszy UE, funduszy międzynarodowych, krajowych lub regionalnych);
- nie mogą być równocześnie ujęte w żadnej w innej linii budżetowej;
- nie mogą być poniesione przez żadnego innego partnera projektu;
- spełniające zasady krajowego prawa zamówień publicznych (lub, jeżeli zasady
zamówień publicznych partnera projektu nie dotyczą – innych krajowych zasad w
sprawie zamówień publicznych).
Wydatki muszą być należycie uzasadnione, udowodnione i udokumentowane. Szczegółowe
zasady kwalifikowalności wydatków są ustanowione na szczeblu krajowym; partnerom
zalecane jest zwrócenie się do odpowiedzialnych instytucji krajowych (ministerstwa Spraw
Wewnętrznych na Litwie oraz Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w Polsce).
Kwalifikowalność wydatków będzie sprawdzana przez kontrolerów wyznaczonych na
poziomie krajowym lub wybranych przez poszczególnych partnerów (w zależności od
krajowych ustaleń), zgodnie z zasadami kwalifikowalności określonymi w niniejszym
Podręczniku, krajowymi zasadami kwalifikowalności, a także z projektem budżetu zawartym
w zatwierdzonym formularzu wniosku. Więcej szczegółów na temat kontroli projektów
przedstawiono w rozdziałach 5.2 – 5.3.
Dlatego zalecane jest przygotowanie orientacyjnego budżetu projektu dla każdego z partnerów
na podstawie formularza wniosku, co ułatwi konsolidację projektu przez Partnera Wiodącego,
a także monitorowanie i kontrolę projektu w okresie jego realizacji, gdyż kontroler będzie
wiedział, jakie wydatki projektu ma ponieść kontrolowany przez niego partner. W przypadku
wprowadzenia zmian do budżetu należy przygotować załącznik do umowy partnerstwa, który
podpisują wszyscy partnerzy.
11 września 2009
29
Zalecane jest także, aby przygotowanie budżetu projektu zostało rozpoczęte od wczesnych
etapów planowania projektu. Jest to pożyteczne narzędzie umożliwiające lepsze zaplanowanie
kolejności i zakresu działań. Podstawą do obliczenia wydatków są działania potrzebne do
osiągnięcia wymaganych produktów i rezultatów, ale nie vice versa. W ten sposób zapewnia
się, że do realizacji w ramach projektu zostaną przewidziane jedyne zrozumiałe i dopuszczalne
działania wspierane przez partnerów oraz spełniające ich potrzeby.
Ponadto stanowczo zalecane jest uwzględnienie w przygotowaniu budżetu ewentualnego
wzrostu cen. Możliwe jest rozsądne i uzasadnione podwyższenie prognozowanych cen.
Wspólne opłacanie wydatków (dzielenie kosztów) jest możliwe tylko jeśli partnerzy mogą
opłacić swoje części wydatku na usługi towary, sprzęt lub infrastrukturę na podstawie
odrębnych faktur, a ich własność lub korzyści mogą być jasno podzielone pomiędzy
odpowiednich partnerów. W celu zweryfikowania wydatku przez kontrolę
pierwszego/drugiego stopnia i/lub innych możliwych kontrolerów Programu lub UE
wymagana jest odpowiednia dokumentacja. Ważne jest również, aby Partner Wiodący i
pozostali partnerzy utworzyli system, który zapobiegnie dublowaniu finansowania
podzielonych kosztów.
Wspólna płatność nie jest kwalifikowalna, jeśli dotyczy kosztów personelu i kosztów
administracyjnych.
Każdy wydatek Partnerów Projektu musi być jasno wydzielony w systemie księgowym
partnerów.
Partner Wiodący oraz partner projektu muszą podjąć wszelkie środki ostrożności, aby zapobiec
konfliktom interesów i bezzwłocznie informować WST o jakiejkolwiek sytuacji powodującej
konflikt interesów, albo o takiej, która może doprowadzić do konfliktu interesów. Konflikt
interesów powstaje wówczas, gdy bezstronne i obiektywne wykonywanie przez jakąkolwiek z
osobów zwiazanych z projektem swoich funkcji zostaje zagrożone z powodów rodzinnych,
emocjonalnych, sympatii politycznych lub narodowych, interesów ekonomicznych czy
jakiegokolwiek interesu mającego związek z drugą osobą.
Podatek VAT (VAT), który może być w jakikolwiek sposób odzyskany przez beneficjenta,
nawet jeśli nie jest aktualnie odzyskiwany, nie może być wydatkiem kwalifikowalnym. Tylko
poniesiony przez partnera projektu podatek VAT, który nie może zostać zwrócony przez
instytucje podatkowe, ani odzyskany w żaden inny sposób, może zostać ujęty w sprawozdaniu
z postępu działań projektu.
3.7.2 Projekty generujące dochód
Zasady dla projektów, których całkowite koszty kwalifikowalne przekraczają 1 mln
EUR:
Szczególną uwagę należy zwrócić na projekty generujące dochód. Zgodnie z wymaganiami
artykułu 55 rozporządzenia ogólnego, projekt generujący dochód oznacza projekt obejmujący
inwestycję w infrastrukturę, korzystanie z której podlega opłatom ponoszonym bezpośrednio
przez korzystających lub jakąkolwiek operację pociągającą za sobą sprzedaż gruntu lub
11 września 2009
30
budynków lub dzierżawę gruntu lub najem budynków, lub jakiekolwiek inne odpłatne
świadczenie usług. Kwalifikowalne wydatki na takie projekty nie przekraczają bieżącej
wartości kosztu inwestycji pomniejszonej o bieżącą wartość dochodu netto z inwestycji w
danym okresie referencyjnym.
Dochód projektu należy obliczyć w formularzu wniosku. W przypadku gdy nie ma możliwości
obiektywnego oszacowania dochodu z wyprzedzeniem, odliczany jest dochód wygenerowany
w okresie pięciu lat od zakończenia realizacji projektu – w tym celu dodatkowe raporty
powinny być składane do instytucji zarządzającej przez 5 lat od zakończenia realizacji
projektu. Warunek składania raportów o dochodach wygenerowanych przez projekt przez
okres 5 lat w standardowych formularzach należy włączyć do umowy o dofinansowanie.
Partnarzy projektu mogą być poproszeni o przedstawienie dodatkowych informacji o
dochodach wygenerowanych przez projekt zgodnie z wymaganiami zawartymi w artykule 55
rozporządzenia ogólnego. Po sprawdzeniu dostarczonej informacji kwalifikowalne wydatki
projektu w razie potrzeby mogą zostać skorygowane.
Zasady dla projektów, których całkowite koszty kwalifikowalne nie przekraczają 1 mln
EUR:
Dochód może zostać wygenerowany przez projekty, których całkowite koszty kwalifikowalne
są mniejsze niż 1 mln EUR, jeżeli nie przekraczają one wkładu własnego partnerów projektu
(15%), potrzebnego na konkretne działanie generujące dochód.
Rodzaj działania generującgo dochód może być związany z organizacją szkoleń albo obozów,
których uczestnicy ponoszą opłaty za udział.
Działania generujące dochód muszą być zaplanowane z wyprzedzeniem, jasno określone we
wniosku o dofinansowanie, sprawdzone podczas oceny projektu i zatwierdzone przez WKMS.
Następnie wygenerowany dochód musi zostać ujęty w sprawozdaniu z realizacji projektu,
należy także udowodnić, że nie przekroczono określonego limitu. Jeżeli projekt generuje
dochody nieprzewidziane we wniosku o dofinansowanie, wydatki kwalifikowane projektu
powinny zostać pomniejszone o odpowiednią sumę wygenerowanego dochodu. Jeżeli w
projekcie zostały przewidziane działania generujące dochód, ale faktycznie wygenerowany
dochód przekracza wkład własny partnerów projektu potrzebny do realizacji danego działania,
wysokość dochodu, o którą przekroczony jest wkład własny powinna zostać odliczona od
kosztów kwalifikowalnych projektu. Należy pamiętać, że koszty wykazane jako koszty danego
działania, które wygenerowało dochód, muszą być bezpośrednio z nim związane – nie należy
natomiast wykazywać dodatkowych kosztów. Przykładowo, w przypadku organizacji szkoleń
lub obozów można uwzględnić koszty wyżywienia i zakwaterowania uczestników, jednak już
nie koszty nie związane z tym działaniem (np. wynajem pomieszczeń administracyjnych itp.).
3.7.3
Wynagrodzenia
Ta kategoria wydatków obejmuje koszty związane z wynagrodzeniami dla personelu
partnerów projektu bezpośrednio zaangażowanego w jego działania. Personel może być
zatrudniony przez instytucję partnerską na stałe lub jedynie na okres realizacji projektu.
Personel musi być zatrudniony przez instytucję partnerską bezpośrednio, na podstawie umowy
o pracę/zatrudnienia zgodnie z prawem stosowanym w kraju Partnera. Wynagrodzenie stałego
11 września 2009
31
pracownika z tytułu pracy w projekcie może stanowić jego pełne uposażenie jedynie wówczas,
jeżeli pracownik jest zatrudniony na czas trwania projektu i tylko do wykonywania zadań
związanych z projektem. Jeżeli personel nie jest zaangażowany w działania projektu w pełnym
wymiarze godzin, kwalifikowalne wynagrodzenia obliczane są jako stosunek czasu
spędzonego na działaniach projektu do całkowitego czasu pracy w instytucji partnerskiej w
okresie realizacji projektu. Wynagrodzenia muszą być obliczane na podstawie ważnej umowy
o pracę.
Wynagrodzenia są liczone wraz z podatkami, składkami na ubezpieczenia społeczne oraz
składkami emerytalnymi oraz ubezpieczeniem zdrowotnym, a także w innymi powiązanymi
kosztami, zgodnie z wymaganiami aktów prawnych obowiązujących w kraju partnera projektu.
Za dowody wynagrodzeń mogą służyć następujące dokumenty:
- umowy o pracę;
- upoważnienie do realizacji zadań związanych z realizacją projektu wydane przez
kierownika instytucji partnerskiej;
- karty czasu pracy wypełnione na formularzu dostarczonym przez WST;
- odcinki wypłaty lub inne dokumenty księgowe potwierdzające wypłatę kwot
związanych z wynagrodzeniem.
Następujące koszty związane z wynagrodzeniami nie są kwalifikowalne do dofinansowania z
Programu:
- dodatkowe dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne lub emerytalne;
- dodatkowe wynagrodzenia dla pracowników zajmujących się realizacją projektu
nieujęte w warunkach umowy o pracę (dodatki, premie, itd.);
- odprawy z tytułu rozwiązania umowy o pracę
Należy pamietać, że jeśli koszty wynagrodzeń zostały zaplanowane w linii budżetowej
„Wynagrodzenia”, w projekcie nie mogą znaleźć się żadne inne koszty związane z
administrowaniem projektem/usługi konsultacyjne dotyczące zarządzania projektem dotyczące
tych samych działań przewidzianych w innych kategoriach budżetowych.
Wkład rzeczowy (praca wolontariuszy) jest traktowany jako koszt niekwalifikowalny; jedyny
wyjątek został określony w rozdziale 3.1.3.
3.7.4
Koszty podróży
Koszty podróży są kwalifikowalne do pokrycia wydatków pracowników instytucji partnerskiej
bezpośrednio związanych z działaniami projektu realizowanymi w lokalizacjach innych niż
miejsce zamieszkania tych pracowników lub wydatków niezbędnych dla administrowania
projektem (np. podróże do WST lub RPK). Działania te muszą być wskazane w
zatwierdzonym formularzu wniosku o dofinansowanie. Częścią kosztów podróży są koszty
pobytu .
W tej kategorii wydatków mogą być kwalifikowalne wydatki związane z wynajmem środków
transportu, a także wydatki użytkowania pojazdu instytucji partnerskiej, jeżeli jest to bardziej
uzasadnione niż korzystanie z transportu publicznego (w tym przypadku kwalifikowalne są
jedynie koszty najmu pojazdu oraz koszty paliwa).
11 września 2009
32
Koszty podróży muszą spełniać następujące wymagania:
- należy używać najbardziej ekonomicznego środka transportu; w transporcie
publicznym należy wybrać klasę ekonomiczną;
- należy przestrzegać krajowych przepisów dotyczących pokrywania kosztów
zakwaterowania i pobytu dla pracowników instytucji partnerskiej z danego kraju;
- każda instytucja może pokrywać koszty podróży służbowych tylko swoich
pracowników;
- koszty podróży i zakwaterowania ograniczonej liczby osób z grupy docelowej projektu
(jeżeli dotyczy) mogą być kwalifikowalne, jeśli zostaną odpowiednio uzasadnione;
- podróże poza obszar Programu mogą być kwalifikowalne, jeśli są niezbędne do
osiągnięcia rezultatów projektu i zostały odpowiednio uzasadnione.
Koszty podróży prelegentów/uczestników mogą być kwalifikowalne w kategorii robót, usług i
dostaw.
Jako dowód takich wydatków służą następujące dokumenty:
- dokument wewnętrznej decyzji instytucji partnerskiej w sprawie zatwierdzenia podróży
jej pracowników lub członków grupy docelowej;
- bilety transportu publicznego wraz z innymi dowodami podróży, np. karty pokładowe
(dopuszczalna jest faktura elektroniczna transportu publicznego z numerem
rezerwacji);
- umowy i faktury najmu środka transportu używanego do podróży;
- dokumenty księgowe potwierdzające płatność odpowiednich kwot;
- inne dokumenty wymagane zgodnie z wewnętrznym regulaminem instytucji
partnerskiej (np. sprawozdania z podróży).
Niewymienione koszty podróży nie są kwalifikowalne w tej kategorii wydatków.
3.7.5
Roboty budowlane, usługi i dostawy
Do kategorii wydatków obejmującej roboty, usługi i dostawy należą koszty inwestycji w
infrastrukturę, świadczenie usług oraz zakupy sprzętu. Koszty te są kwalifikowalne, jeżeli:
- są bezpośrednio związane z celem projektu i niezbędne do osiągnięcia wskaźników
projektu lub;
- mają istotne znaczenia dla zrealizowania działań projektu.
Koszty należące do subkategorii robót mogą być kwalifikowalne, jeśli powstały w związku z
inwestycją w infrastrukturę, pod warunkiem, że:
- inwestycja w infrastrukturę wykazuje jasny pozytywny efekt transgraniczny;
- zostały spełnione wszystkie wstępne warunki prawne i techniczne umożliwiające
rozpoczęcie procedury zamówień publicznych na roboty, tj. dostępne są wszelkie pozwolenia i
potwierdzenia związane z robotami budowlanymi, gotowe są: projekt inwestycyjny lub
studium wykonalności, projekt techniczny budowy.
Przykłady kosztów inwestycyjnych to:
- budowa lub renowacja budynków;
11 września 2009
33
-
budowa lub renowacja innych obiektów infrastrukturalnych (dróg, instalacji wodnokanalizacyjnych, innych obiektów publicznych itd.)
Należy mieć na uwadze, że koszty zakupu gruntów w związku z realizacją inwestycji lub
jakimikolwiek innymi działaniami projektu nie są kwalifikowalne w ramach niniejszego
Programu.
Subkategoria usług oznacza udzielenie zamówienia zewnętrznej firmie, konsultantowi lub
ekspertowi w celu zrealizowania działań projektu i osiągnięcia założonych rezultatów.
Przykłady kosztów usług to:
- ekspert/-ci wynajęty(-ci) do celów realizacji i koordynacji projektu;
- ekspert/-ci / przedsiębiorstwa doradcze zaangażowane do administracji projektu;
- kontrolerzy pierwszego stopnia (jeżeli dotyczy, z uwzględnieniem organizacji
krajowej);
- eksperci zewnętrzni ;
- opracowanie projektu inwestycyjnego/studium wykonalności, oceny oddziaływania na
środowisko, projektu technicznego robót budowlanych itd.;
- prelegenci na imprezach;
- konsultanci w zakresie IT oraz Internetu, np. Utworzenie i utrzymywanie strony
internetowej;
- tłumacze pisemni i ustni;
- wydatki promocyjne zgodnie z wymaganiami dotyczącymi informacji i promocji (firma
projektująca, redagująca, drukująca itd. broszury/ulotki/publikacje na temat projektu).
Nie jest dozwolone zawieranie umów pomiędzy partnerami projektu lub pomiędzy
pracownikami organizacji partnera, którzy już pracują na potrzeby projektu na podstawie
umowy o pracę.
Należy podkreślić, że wydatki związane ze wstępnymi warunkami prawnymi i technicznymi
inwestycji w subkategorii robót mogą być kwalifikowalne jako koszty przygotowawcze, o ile
zostały poniesione nie wcześniej niż 1 stycznia 2007 roku i nie później niż na 1 dzień przed
podjęciem przez WKMS decyzji o udzieleniu dofinansowania. Uwaga: koszty te muszą być
całkowicie opłacone we wspomnianym terminie.
Koszty usług związanych z przygotowaniem robót także mogą być kwalifikowalne, o ile są to
jedyne działania w ramach projektu i projekt nie obejmuje żadnych robót inwestycyjnych. Po
pomyślnym opracowaniu dokumentów prawnych i technicznych niezbędnych do realizacji
robót inwestycyjnych partnerzy projektu mogą składać kolejne wnioski dotyczące realizacji
projektów inwestycyjnych.
Projekty dwuetapowe w ramach niniejszego Programu nie są dozwolone. Jeżeli wstępne
warunki prawne i techniczne projektów infrastrukturalnych zostały przygotowane w ramach
projektu niniejszego Programu lub Programu Sąsiedztwa Litwa – Polska – Obwód Królewiecki
Federacji Rosyjskiej, takie projekty podczas oceny otrzymają dodatkową punktację.
11 września 2009
34
W formularzu wniosku należy wskazać przewidywane najważniejsze usługi zewnętrzne i
następnie ująć w sprawozdaniach z postępu prac wszystkie faktycznie wykonane i opłacone
usługi zewnętrzne. Wszystkie umowy dotyczące usług zewnętrznych muszą być udowodnione
przez niezbędną dokumentację wymaganą przepisami krajowego prawa zamówień
publicznych.
Honoraria za wykonanie działań mogą być akceptowalne, o ile nie przekraczają 10%
kwalifikowalnych kosztów danego wydarzenia. Koszty związane z kwestiami organizacyjnymi
(np. transport artystów, zakwaterowanie, catering itp) mogą być uwzględnione w koszcie
wydarzenia.
Wykonywanie działań oznacza działania artysty, wykonawcy (aktora, śpiewaka, muzyka,
tancerza lub inne indywidualne działanie, śpiewanie, dostarczanie, recytowanie, tłumaczenie
lub inne działanie literackie, artystyczne, przedstawienia folklorystyczne lub pokazy cyrkowe)
uwzględniające przygotowanie i udział w występie przed publicznością. Do artystów
wykonawców nie mogą zaliczać się osoby indywidualne, które zaangażowane są w powstanie
pracy lub przygotowanie do występu przed publicznością, ale nie uczestniczą w wykonaniu tej
pracy bezpośrednio przed publicznościa.
Subkategoria dostaw obejmuje zakupy artykułów i sprzętu. Jeżeli artykuły i sprzęt jest
potrzebny do osiągnięcia rezultatu projektu i będzie używany przez partnera projektu podczas
realizacji projektu oraz po jego zakończeniu na rzecz grupy docelowej projektu, lub jeżeli jest
to narzędzie zapewniające trwałość rezultatów projektu dla grupy docelowej, koszty jego
zakupu mogą być kwalifikowalne, o ile zostają należycie udowodnione. Jeżeli zakupione
środki trwałe są potrzebne do wykonania działań projektu, lecz same w sobie nie są
produktami projektu, wówczas kwalifikowalne mogą być jedynie koszty ich amortyzacji w
okresie realizacji projektu (patrz: 3.6.6).
Przykłady takiego sprzętu to:
- sprzęt IT (komputery osobiste, monitory, drukarki, łącznie z podstawowym
oprogramowaniem)
- oprogramowanie specjalistyczne;
- skanery;
- projektory cyfrowe;
- aparaty cyfrowe / kamery video;
- meble biurowe;
- sprzęt wystawienniczy;
- specjalistyczny sprzęt pomiarowy;
- sprzęt laboratoryjny;
- inny specjalistyczny sprzęt niezbędny do wykonania działań projektu.
Koszty środków transportu w ramach niniejszego programu zasadniczo nie są kwalifikowalne,
z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków, gdy do osiągnięcia rezultatów projektu i
zapewnienia ich trwałości niezbędne są specjalistyczne środki transportu (wozy strażackie,
karetki pogotowia ratunkowego itd.).
11 września 2009
35
Koszty zakupu sprzętu używanego mogą być kwalifikowalne, o ile zostały spełnione
następujące trzy warunki:
- sprzedawca sprzętu przedstawia deklarację określającą pochodzenie sprzętu i
potwierdza, że nigdy w ciągu ubiegłych siedmiu lat przy zakupie tego sprzętu nie
korzystano z pomocy żadnych instrumentów finansowych (dotacji UE, krajowych lub
innych);
- cena sprzętu nie przekracza jego wartości rynkowej i jest niższa od ceny podobnego
nowego sprzętu oraz
- sprzęt musi spełniać wymogi techniczne niezbędne dla realizacji projektu oraz spełniać
odpowiednie normy i standardy.
Ponadto bardzo ważne jest, aby w formularzu wniosku było wyraźnie wskazane, do kogo w
przyszłości ma należeć sprzęt i obiekty inwestycyjne. Należy pamiętać, że, zgodnie z zasadą
trwałości, wszelki sprzęt musi być używany przez partnerów projektu do celów
przewidzianych w zatwierdzonym formularzu wniosku o dofinansowanie, dla korzyści grupy
docelowej, przez okres 5 lat po zakończeniu okresu realizacji projektu.
Zaliczki za usługi, dostawy lub roboty mogą być kwalifikowalne jedynie w szczególnych
przypadkach, gdy realizacja nie może być rozpoczęta bez wpłacenia zaliczki, a zaliczka jest
określona w umowie z dostawcą usług, towarów lub robót. Umowa musi zawierać
odpowiednie przepisy dotyczące zwrotu zapłaconej zaliczki w przypadku niewywiązania się z
zobowiązań umownych.
Częściowe płatności na rzecz usługodawców zewnętrznych mogą być kwalifikowalne jedynie
po zrealizowaniu odpowiedniej części zamówionych usług. Możliwość realizacji usługi w
częściach musi być wskazana w umowie z usługodawcą.
3.7.6
Inne koszty
Wszystkie koszty, które nie są bezpośrednio związane z realizacją działań projektu lub
osiągnięciem jego celów i nie są ujęte w żadnej innej kategorii budżetowej, ale są niezbędne do
realizacji projektu, należy ująć w kategorii „Inne koszty”.
Inne koszty związane z usługą zleconą zewnętrznemu usługodawcy muszą być wpisana w
subkategorii usługi.
Inne koszty mogą być ponoszone wyłącznie na potrzeby projektu lub na potrzeby całej
organizacji partnerskiej projektu, gdy na projekt przeznacza się jedynie ich część.
Inne koszty dzielą się na:
- bezpośrednie koszty administracyjne;
- amortyzację oraz
- opłaty finansowe i koszty gwarancji.
Koszty zwane bezpośrednimi kosztami administracyjnymi to koszty związane z realizacją i
administracją projektu. Koszty te obejmują najem pomieszczeń na potrzeby projektu, opłaty
11 września 2009
36
telekomunikacyjne i pocztowe, opłaty za ogrzewanie, wodę, energię elektryczną oraz inne
formy energii, koszty utrzymania biura, biurowe materiały eksploatacyjne itd.
Kwalifikowalne są koszty amortyzacji artykułów/sprzętu ujętych w subkategorii dostaw i
potrzebnych do wykonania działań projektu. Kwalifikowalna kwota kosztów amortyzacji jest
liczona za okres realizacji projektu, jeżeli partner/-zy projektu już posiada/-ją te artykuły
sprzęt, bądź od daty zakupu tych artykułów/sprzętu do daty zakończenia okresu realizacji
projektu, jeżeli partner/-zy projektu kupuje/-ą te artykuły/sprzętu w okresie realizacji projektu.
Całkowite koszty nabytych artykułów/sprzętu są kwalifikowalne jedynie wówczas, gdy w
okresie realizacji projektu dochodzi do pełnej ich amortyzacji lub gdy same są produktami
projektu.
Koszty amortyzacji należy obliczać zgodnie z krajowymi przepisami rachunkowości. Koszty
amortyzacji nie mogą być kwalifikowalne w przypadku artykułów/sprzętu kupionych w
ramach innego projektu finansowanego przez UE. Jeżeli sprzęt był używany na potrzeby
projektu jedynie częściowo, kwalifikowalne koszty można obliczyć na zasadzie pro rata.
Opłaty finansowe i koszty gwarancji obejmują opłaty z tytułu transakcji finansowych, inne
opłaty bankowe z tytułu otwarcia i prowadzenia rachunku(-ów) bankowego(-ych) projektu (z
wyjątkiem opłat/strat z tytułu wymiany walut).
Jeżeli organizacja partnera projektu przy zarządzaniu projektem korzysta z własnego zaplecza
biurowego, oddzielenie kosztów administracyjnych projektu od kosztów administracyjnych
całej organizacji partnera może być nieracjonalne/niemożliwe. W tym przypadku można część
kosztów administracyjnych organizacji zaliczyć do kosztów projektu – na tak zwanej zasadzie
pro rata. Część takich kosztów do przypisania oblicza się jako uzasadnioną proporcję kosztów
administracyjnych całej organizacji.
3.7.7
Koszty przygotowawcze
Koszty bezpośrednio związane z przygotowaniem projektu zwane są kosztami
przygotowawczymi. Koszty te są kwalifikowalne, jeśli zostały poniesione i opłacone nie
wcześniej niż dnia 1 stycznia 2007 roku i nie później niż na 1 dzień przed posiedzeniem
WKMS na którym projekt został zatwierdzony. Jako koszty przygotowawcze do budżetu mogą
być wpisane następujące wydatki:
- wydatki związane ze spotkaniami przedstawicieli partnerów projektu lub z podobnymi
imprezami mającymi na celu przygotowanie projektu – koszty podróży,
zakwaterowania, tłumaczeń oraz inne;
- wydatki związane z przygotowaniem dokumentacji potrzebnej do zrealizowania
inwestycji, która jest planowana jako działanie projektu – wykonaniem studiów
wykonalności/projektów inwestycyjnych, projektów technicznych, ocen oddziaływania
na środowisko, pozwoleń na budowę itp;
- koszty tłumaczeń na język angielski informacji zawartej we wniosku o dofinansowanie
(należy pamiętać, że sam wniosek o dofinansowanie jest przetłumaczony na języki
narodowe i jest dostępny w Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie ze
środków Europejskiego FunduszuRozwoju Regionalnego).
11 września 2009
37
Koszty przygotowania samego wniosku o dofinansowanie nie są kwalifikowalne w danej lini
budżetowej.
Koszty przygotowawcze muszą być wymienione we wniosku o dofinansowanie.
Koszty przygotowawcze nie mogą przekroczyć 10 procent całkowitego budżetu projektu, lub
75.000 EUR – w zależności która kwota jest mniejsza. Koszty przygotowawcze są
kwalifikowalne tylko dla projektów zatwierdzonych przez WKMS.
Jeśli projekt nie zostanie zrealizowany – koszty przygotowawcze będą uznane za
niekwalifikowalne i powinny zostać zwrócone do instytucji Programu.
3.8
3.8.1
Organizacja projektu
Data rozpoczęcia projektu
Planując realizację projektu, partnerzy muszą oszacować czas niezbędny do realizacji działań
projektu. Należy mieć na uwadze, że czas spędzony na przygotowaniu projektu przed
złożeniem wniosku o dofinansowanie nie jest uważany za okres realizacji projektu.
Najwcześniejszą datą rozpoczęcia działań i ponoszenia wydatków może być data decyzji
Wspólnego Komitetu Monitorującego i Sterującego. Jednakże, jeżeli projekt został
zatwierdzony warunkowo, działania można rozpocząć na ryzyko wnioskodawcy, ponieważ
umowa o dofinansowanie nie będzie podpisana, dopóki nie zostaną spełnione wszystkie
warunki określone w decyzji WKMS. Dlatego należy pamiętać, że orientacyjny czas trwania
procedury oceny i wyboru projektów trwa od 4 do 5 miesięcy od upływu terminu składania
wniosków. Oznacza to, że datę rozpoczęcia projektu należy zaplanować z uwzględnieniem
powyższego.
3.8.2
Działania projektu
Aby powstała wyraźna struktura realizacji projektu, należy podzielić go na poszczególne
działania. Działania można określić jako części projektu o szczególnym charakterze realizacji
oraz szczególnym przeznaczeniu i znaczeniu w projekcie, a także o swoistym wkładzie
przyczyniajacym się do osiagnięcia produktów i/lub rezultatów projektu. Działania projektu
zazwyczaj odpowiadają jednej kategorii wydatków lub jednej linii budżetu projektu. Na
przykład, zazwyczaj części składowe projektu są następujące:
- inwestycja (budowa, remont);
- nabycie sprzętu;
- nabycie usług;
- administracja projektu;
- organizacja szeregu seminariów lub innych wydarzeń;
- promocja;
- itd.
Dzieląc projekt na poszczególne działania, partnerzy projektu ustalają poziom szczegółowości
według własnego uznania. Wszystkie działania oraz ich opisy muszą być zrozumiałe i jasne.
Ponadto do celów planowania należy pamiętać, że działania projektu może składać się z
11 września 2009
38
pewnych mniejszych elementów (np. opracowania dokumentacji przetargowej, zaproszeń do
składania ofert, dostaw itd.).
3.8.3
Projekty infrastrukturalne
Do celów niniejszego programu, za projekty infrastrukturalne uważane są projekty mające
składnik robót, który stanowi co najmniej 60 procent wartości budżetu projektu. Proponowane
do dofinansowania z Programu projekty infrastrukturalne nie mogą obejmować zarazem
opracowywania dokumentacji technicznej inwestycji infrastrukturalnej i samej inwestycji.
Dokumentacja techniczna może zawierać wszelkie dokumenty niezbędne do rozpoczęcia
inwestycji, tj., projekt inwestycji, plany lokalizacji, niezbędne pozwolenia (lub kopie
wniosków o wydanie niezbędnych pozwoleń, jeżeli pozwolenia te nie zostały otrzymane przed
złożeniem projektu) oraz/lub inne potwierdzenia udzielone przez władze publiczne
potwierdzajace spełnienie wymogów formalnych, dające partnerowi projektu prawo do
rozpoczęcia procedury zamówienia na roboty. Jeśli zgodnie z prawem krajowym dokumentacja
techniczna i pozwolenie na budowę nie są wymagane, w celu oszacowania zakresu pracy do
wykonania oraz wysokości wydatków należy dołączyć uproszczony projekt zawierający
rysunki robocze i szacunki kosztów.
Przygotowanie takich dokumentów może być przedmiotem oddzielnego projektu
dofinansowanego z Programu, ponieważ takie wydatki mogą być kwalifikowalne. Po
pomyślnym zrealizowaniu takiego projektu można złożyć kolejny wniosek w ramach innego
zaproszeń do składania wniosków.
Mając wszystkie dokumenty niezbędne do wszczęcia procedury o udzielenie zamówienia
publicznego, można składać wniosek o dofinansowanie inwestycji infrastrukturalnej. Wydatki
poniesione w związku z przygotowaniem wspomnianych dokumentów, a także studium
wykonalności lub projektu inwestycji (jeżeli wymagane przez prawo krajowe) mogą być
kwalifikowalne w ramach kosztów przygotowawczych, jeżeli zostały poniesione po dniu 1
stycznia 2007 roku – pod warunkiem, że dla wniosku zostało przyznane dofinansowanie.
4
4.1
Nabór wniosków i ich selekcja
Nabór wniosków
Projekty wybrane w wyniku otwartego naboru wniosków, najpopularniejszej formy
przyznawania wsparcia z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach
Programu, podlegają określonym kryteriom naboru i selekcji. Wnioski są składane po
ogłoszeniu otwartego naboru wniosków.
Zaproszenie do składania wniosków ogłasza Wspólny Sekretariat Techniczny po podjeciu
decyzji o ogłoszeniu naboru przez Wspólny Komitet Monitorujący i Sterujący. Ogłoszenie o
naborze wniosków publikowane jest w prasie lokalnej na terytorium objętym zasięgiem
Programu w tym na terenie regionów przylegających (przynajmniej w jednym tytule prasowym
powiatu/subregionu). Ogłoszenie powinno zawierać następującą informację przeznaczoną dla
potencjonalnych wnioskodawców:
- priorytety i podpriorytety programu, którego dotyczy nabór wniosków;
11 września 2009
39
-
termin składania wniosków (albo informację, że nabór jest bezterminowy);
adres pocztowy, miejsce oraz adres poczty elektronicznej, pod który należy składać
wniosek;
numer telefonu Wspólnego Sekretariatu Technicznego oraz Regionalnego Punktu
Kontaktowego, a także adres poczty elektronicznej, pod którym można uzyskać
informację na temat przygotowywania wniosków;
adres strony internetowej Programu i (albo) Wspólnego Sekretariatu Technicznego, na
której dostepne są pakiet aplikacyjny oraz odpowiednia informacja;
inne niezbędne informacje.
Termin składania wniosków ustala się nie wcześniej niż na dwa miesiące od daty
opublikowania ogłoszenia o naborze wniosków.
Cała niezbędna informacja dotycząca wniosków o dofinansowanie projektów jest zawarta w
dokumentach, które tworzą pakiet aplikacyjny. Pakiet aplikacyjny składa się z:
- ogłoszenia o naborze wniosków;
- wniosku o dofinansowanie projektu;
- instrukcji wypełniania i składania wniosku o dofinansowanie projektu;
- wytycznych jak używać elektronicznej wersji wniosku;
- formularza Porozumienia Partnerskiego (zawierającego podstawowe wymagania)
- szczegółowego budżetu projektu (załącznik 4)
Wszystkie dokumenty stanowiące pakiet aplikacyjny można znaleźć na stronie internetowej
Programu – w sekcji „Dokumenty”.
4.2
Sporządzenie wniosku
Partner Wiodący jest odpowiedzialny za sporządzenie wniosku i jego złożenie w imieniu
wszystkich partnerów projektu. Ważne jest podkreślenie, że we wniosku powinien być
wskazany tylko jeden priorytet i jeden podpriorytet, na którym koncentrują się działania
proponowanego projektu. Partnerowi Wiodącemu zaleca się, by ilość projektów realizowanych
jednocześnie ograniczyć do trzech. Informacja na temat zakresu priorytetów i podpriorytetów
programu znajduje się w rozdziale 2 niniejszego podręcznika.
W niniejszym podręczniku słowo „wniosek“ oznacza wypełniony formularz wniosku wraz z
wszystkimi załącznikami. Na wniosek składają się następujące części:
- wypełniony standardowy formularz wniosku zawierający wszystkie deklaracje
podpisane przez właściwych partnerów
- dodatkowe dokumenty – załączniki wymienione w formularzu wniosku (odpowiednie
dla danego rodzaju projektu).
Zakres projektu, przewidziane do wykonania działania, cele i rezultaty projektu oraz ich
wskaźniki, tryb realizacji projektu oraz budżet projektu należy określić oraz uzasadnić w
trakcie wypełniania formularza wniosku (patrz załącznik nr 1 do niniejszego podręcznika).
Wniosek należy wypełnić zgodnie z instrukcją wypełniania wniosków i instrukcją jak używać
elektronicznej wersji wniosku (patrz załącznik nr 2 i załącznik nr 3 do niniejszego
podręcznika), po uważnym przeczytaniu tego załącznika. Informacja zawarta we wniosku
11 września 2009
40
winna być na tyle szczegółowa, aby mogła stać się dostateczną podstawą do oceny wniosku i
selekcji.
Dodatkowe dokumenty (załączniki), które należy złożyć razem z wnioskiem, powinny
stanowić nieodłączną cześć składową wniosku. Sporządzenie takich dokumentów, albo ich
wydanie przez organy administracji może czasami być trudne i wymagać czasu, dlatego zaleca
się przygotowywanie takich dokumentów możliwie najwcześniej.
Wniosek należy wypełnić w języku angielskim. Niektóre punkty wniosku (plan działań i krótki
opis projektu) sporządzane są również w językach narodowych. Załączniki, w tym studium
wykonalności, albo dokumentację techniczną, a także dokumenty wydane przez organy władzy
państwowej i lokalnej można złożyć w językach narodowych.
W okresie naboru wniosków partnerzy mogą zwrócić się o informację do Wspólnego
Sekretariatu Technicznego albo do Regionalnego Punktu Kontaktowego w Polsce. Informacje
oraz dane o punktach kontaktowych można znaleźć na stronie internetowej Programu.
W sprawach związanych z wypełnianiem wniosku można konsultować się telefonicznie, albo
za pomocą poczty elektronicznej zgodnie z informacją adresową zawartą w ogłoszeniu o
naborze wniosków. Oprócz tego, Wspólny Sekretariat Techniczny przy pomocy Regionalnego
Punktu Kontaktowego zorganizuje ogólnodostępne wydarzenia, w czasie których zostanie
upowszechniona informacja o naborze wniosków, zaś potencjalni beneficjenci pomocy
finansowej będą mogli skonsultować zagadnienia związane z przygotowaniem projektów. Te
ogólnodostępne wydarzenia, to seminaria dla potencjalnych beneficjentów pomocy na całym
obszarze objętym programem oraz „dni otwarte” przeznaczone na indywidualne konsultacje.
Informacje na temat takich ogólnodostępnych wydarzeń można znaleźć na stronie internetowej
programu.
Przygotowując wniosek o dofinansowanie, Partner Wiodący musi zapewnić stosowanie
wymagań dotyczących informacji i promocji opisanych w rozdziale 5.2.2 tego dokumentu.
4.3
Składanie wniosku
Wypełnione wnioski o dofinansowanie powinny być dostarczone przez Partnera Wiodącego do
Wspólnego Sekretariatu Technicznego w zapieczętowanej kopercie lub paczce. Wniosek
powinien zawierać:
-
-
1 egzemplarz oryginału, który powinien być trwale zszyty, albo spięty. Każda strona
zszytego/spiętego oryginału winna być ponumerowana i podpisana przez osobę
upoważnioną do podpisywania dokumentów w imieniu Partnera Wiodącego. Wniosek
musi być opatrzony datą i pieczęcią instytucji. Ogólna liczba stron (łącznie z
załącznikami) powinna być wpisana na ostatniej stronie.
2 niespięte potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie oryginału razem z
papierowymi załącznikami (oznaczone pieczęcią o treści „za zgodność z oryginałem“,
podpisane na każdej stronie przez osobę upoważnioną do podpisywania dokumentów).
wersję elektroniczną wniosku i jego załączników (jeśli takowe zostały wykonane) na
płycie CD, którą należy włożyć do koperty, albo paczki.
11 września 2009
41
Jeśli wniosek jest zbyt duży – na przykład, jeśli dołącza się studium wykonalności projektu,
albo dokumentację techniczną – wówczas takie załączniki można dostarczyć oddzielnie
(potrzebny jest tylko 1 egzemplarz), tzn. niespięte z formularzem wniosku.
Jeśli wniosek można wypełnić przy użyciu aplikacji internetowej zamieszczonej na stronie
internetowej programu, taką formą należy posłużyć się w pierwszej kolejności, ale niezależnie
od tego należy dostarczyć wniosek w kopercie albo paczce wraz z płytą kompaktową (CD).
Wersja elektroniczna i papierowa powinny być takie same - tzn. unikalny numer wniosku musi
być identyczny na wersji papierowej i elektronicznej. W przypadku gdy wersja
elektroniczna jest niezgodna z papierową, Wniosek o dofinansowania nie będzie
oceniany. Oficjalną wersją wniosku jest wersja papierowa, chociaż jako wersja robocza w
trakcie oceny i selekcji wniosku wykorzystywana jest wersja elektroniczna.
Każdy z partnerów projektu powinien przygotować następujące dokumenty, które następnie są
załączane do wniosku jako załączniki:
- Kopia kompletnego statutu lub innego dokumentu powołującego dla każdego z
partnerów potwierdzających, że organizacja nie jest nastawiona na osiąganie zysku (nie
dotyczy władz lokalnych i regionalnych);
- Kopia potwierdzenia rejestracji każdej z organizacji partnerów, potwierdzających, że
organizacja jest zarejestrowana jako osoba prawna (dla polskich partnerów taki
dokument wystawia Krajowy Rejestr Sądowy; wystawiony nie więcej niż 3 miesiące
przed złożeniem wniosku). Nie dotyczy władcz lokalnych i regionalnych;
- Upoważnienie wystawione przez organizację Partnera Wiodącego, że dana osoba
posiada prawo podpisania wniosku o dofinansowanie (w przypadku gdy wniosek o
dofinansowanie nie jest podpisany przez kierownika organizacji);
- Szczegółowy budżet projektu;
- Rachunek zysków i strat za ostatnie trzy lata Partnera Wiodącego (zgodnie z
przepisami prawa krajowego; nie dotyczy władz lokalnych i regionalnych);
- Zaświadczenie z organów podatkowych oraz instytucji ubezpieczenia społecznego
potwierdzające, że partnerzy nie są wobec tych instytucji zadłużeni (dotyczy partnerów
litewskich na dodatkową prośbe Wspólnego Sekretariatu Technicznego);
- Zaświadczenie z instytucji ubezpieczenia społecznego potwierdzające, że partnerzy nie
są wobec tych instytucji zadłużeni (dotyczt partnerów litewskich, którzy zobowiązani
są dostarczyć rachunek zysków i strat; musi być wystawiony nie więcej niż 3 miesiące
przed złożeniem wniosku o dofinansowanie).
- Studium wykonalności (zgodnie z wymaganiami prawa krajowego)
- Deklaracja organu odpowiedzialnego za monitorowanie obszarów sieci Natura 2000
(polscy partnerzy powinni wypełnić standardowy formularz)
- Ocena oddziaływania na środowisko (zgodnie z prawem krajowym);
- Kopia oficjalnej decyzji o warunkach zabudowy lub użytkowania budynku (zgodnie z
przepisami prawa krajowego);
- Kopia pozwolenia na budowę lub wniosku o jego wydanie;
- Kopia dokumentów potwierdzających prawo dysponowania gruntem/nieruchomością;
- Kopia odpowiednich rysunków technicznych lub wyciągów z dokumentacji
technicznej;
- Potwierdzenie z rejestru podmiotów prawnych (dla wszystkich partnerów)
wystawionego nie więcej niż 3 miesiące przed złożeniem wniosku o dofinansowanie,
11 września 2009
42
-
że partner realizuje działania, nie zbankrutował lub nie jest toczy się przeciwko niemu
postępowania sądowe (nie dotyczy władz lokalnych i regionalnych)
Mapy, rysunki pokazujące ogólną lokalizację projektu na obszarze Programu
(opcjonalnie);
Inne dokumenty wymagane polskim lub litewskim prawem;
Inne dokumenty niezbędne zdaniem wnioskodawcy do potwierdzenia wydatków lub
działań projektu.
Powinny to być oryginały zaświadczeń albo kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem
przez osobę upoważnioną do podpisywania wniosku, albo kierownika instytucji.
4.4
Procedura wyboru
Wybór wniosków jest procedurą, w trakcie której są oceniane i proponowane do
dofinansowania projekty, które spełniają wymogi kwalifikowalności oraz najbardziej
odpowiadają celom programu. Ocena przeprowadzana jest przez Wspólny Sekretariat
Techniczny. W razie potrzeby wiedzy specjalistycznej, w proces oceny wniosków mogą zostać
włączeni eksperci zewnętrzni. Procedura oceny jest dwuetapowa:
- ocena zgodności administracyjnej projektu i jego kwalifikowalności;
- ocena jakościowa wniosku o dofinansowanie.
4.4.1
Ocena zgodności administracyjnej oraz kwalifikowalności
Aby nie zachodziła potrzeba badania projektów niespełniających minimalnych wymogów
finansowania, Wspólny Sekretariat Techniczny po otrzymaniu wniosków sprawdza, czy
wnioski te spełniają wymogi formalne oraz czy projekt jest kwalifikowalny do
dofinansowania. W procesie oceny wniosków stosuje się zasadę „czterech oczu“. Sprawdzane
są następujące zagadnienia:
Administracyjna zgodność projektu:
- czy wniosek został wypełniony przy użyciu zatwierdzonego formularza;
- czy dostarczono 1 egzemplarz oryginału, 2 kopie oraz wersję elektroniczną wniosku;
- wersja elektroniczna jest zgodna z wersją papierową;
- czy wniosek sporządzono w języku angielskim, czy odpowiada wszystkim wymogom
formalnym dotyczącym wskazania informacji oraz jej przedstawienia;
- czy plan działań oraz streszczenie projektu zostały dostarczone w 3 językach;
- czy każda ze stron wniosku została podpisana przez kierownika instytucji albo przez
osobę upoważnioną (tym ostatnim przypadku należy dołączyć upoważnienie), czy
wniosek jest ostemplowany, czy posiada datę i czy jest w pełni kompletny;
- czy do wniosku zostały dołączone wszystkie wymagane załączniki oraz dokumenty
potwierdzające, czy strony wniosku i załączników są ponumerowane
oraz
zszyte/spięte;
- czy tabele budżetu są poprawnie wypełnione .
Kwalifikowalność wnioskodawców oraz wniosków do dofinansowania:
- czy wszyscy partnerzy projektu kwalifikują się do dofinansowania;
- czy wszyscy partnerzy projektu pochodzą z kwalifikowalnego obszaru (gdy partner nie
pochodzi terytorium objętego programem, należy to uzasadnić);
11 września 2009
43
-
czy wszyscy partnerzy są instytucjami kwalifikowalnymi do realizacji działań
zawartych w projekcie;
czy projekt nie przekracza maksymalnego okresu realizacji;
czy cele projektu są zgodne z programem;
czy projekt jest zgodny przynajmniej z jednym priorytetem i podpriorytetem programu;
czy działania projektowe będą wykonywane na głównym terytorium objętym
programem;
czy działania projektowe będą wykonywane na głównym terytorium objętym
programem i na obszarach przylegających;
czy działania projektowe będą wykonywane poza obszarem objętym programem;
czy przestrzegane są zasady pomocy publicznej i czy są one właściwie interpretowane;
czy są zadawalające/stosowane środki informowania i upubliczniania informacji o
funduszach strukturalnych;
czy działania projektowe nie pokrywają się z działaniami finansowanymi z innych
programów czy też projektów Unii Europejskiej;
czy działania projektowe posiadają wartość dodaną/uzupełnienie (nie powtarzają się z
obecnymi lub zakończonymi projektami lub normalnymi działaniami wnioskodawcy);
czy wydatki na projekt (a przynajmniej większa część wydatków) spełniają wymogi
kwalifikowalnosci;
czy planowanie czasu wydatków (a przynajmniej większej ich części) spełnia wymogi
kwalifikowalności finansowania;
czy wydatki na projekt nie pokrywają się i nie dublują się z innymi źródłami
finansowania;
czy zapewnione jest współfinansowanie projektu przez partnerów;
czy w sposób uzasadniony zaplanowany jest termin rozpoczęcia realizacji projektu;
czy projekt będzie realizowany według jasnej struktury i czy będą dotrzymywane
terminy;
czy dofinansowanie z EFRR zostało odpowiednio obliczone i nie przekracza
ustalonego limitu.
Jeśli na wszystkie te pytania Wspólny Sekretariat Techniczny jest w stanie odpowiedzieć
pozytywnie, można przejść do następnego etapu oceny projektu – do oceny jakościowej.
Jeśli Wspólny Sekretariat Techniczny nie może pozytywnie odpowiedzieć na jedno, albo na
więcej wyżej (ale nie więcej niż pięć) wymienionych pytań, wówczas każdorazowo
indywidualnie decyduje, na ile te niedociągnięcia są istotne. Jeśli niedociągnięcia można łatwo
usunąć, albo jeśli noszą one charakter formalny i nie mają wpływu na istotę projektu, Wspólny
Sekretariat Techniczny taki projekt może uznać za kwalifikowalny. Jeśli w projekcie zawarte
są działania, wydatki itp. niespełniające wymogów kwalifikowalności, powinny one zostać z
projektu usunięte. W tym przypadku dalsza ocena oraz decyzja zależą od poprawienia błędów
oraz usunięcia z projektu elementów projektu niespełniających wymogów kwalifikowalności.
Jeśli w czasie oceny projektu pod względem zgodności administracyjnej oraz
kwalifikowalności WST zauważy, że brakuje niezbędnej dokumentacji lub informacja zawarta
we wniosku jest niejednoznaczna i nie można podjąć pozytywnej bądź negatywnej decyzji
dotyczącej któregokolwiek z elementów oceny, WST musi poprosić Partnera Wiodącego o
dostarczenie brakującej dokumentacji i/lub dodatkowych wyjaśnień. Partner Wiodący winien
taką informację dostarczyć w określonym czasie. Jeśli Partner Wiodący nie dostarczy
11 września 2009
44
brakującej dokumentacji i/lub dodatkowych wyjaśnień, albo jeśli dostarczy ją po terminie,
wówczas na pytanie dotyczące elementu oceny projektu odpowiada się negatywnie.
Jeśli pomimo usunięcia z projektu elementów niekwalifikowalnych do dofinansowania, albo
też zatwierdzenia niektórych elementów warunkowo, na jedno albo kilka pytań nadal nie
można odpowiedzieć twierdząco, projekt uznaje się jako niekwalifikowalny.
Po podjęciu przez Wspólny Komitet Monitorujący i Sterujący decyzji dotyczącej wyników
oceny zgodności administracyjnej oraz kwalifikowalności projektów do dofinansowania,
Wspólny Sekretariat Techniczny wysyła do partnerów wiodących projektów uznanych za
niekwalifikowalne do finansowania pismo informujące o odrzuceniu ich wniosku wraz z
uzasadnieniem tej decyzji.
4.4.2
Ocena jakościowa
Wszystkie projekty, które pozytywnie przeszły weryfikację pod względem zgodności
administracyjnej i kwalifikowalności, są następnie oceniane pod względem jakości. Celem tej
oceny jest ustalenie, które wnioski przyczyniają sie do osiagniecia celów Programu,
najbardziej spełniają postulat współpracy transgranicznej, które projekty mają największe
oddziaływanie społeczne i ekonomiczne na regiony przygraniczne, które są najbardziej
efektywne kosztowo i zapewniają płynną i skuteczną realizację.
Decyzję w sprawie jakości projektów podejmuje Wspólny Komitet Monitorujący i Sterujący.
Po zakończeniu oceny zgodności administracyjnej projektu i jego kwalifikowalności do
finansowania, Wspólny Sekretariat Techniczny dokonuje oceny jakości i przedstawia
rekomendacje dotyczące jakości projektów. Dokonując oceny jakościowej, Wspólny
Sekretariat Techniczny może zwrócić się o pomoc do ekspertów zewnętrznych. Do ekspertów
zewnętrznych w sprawie oceny jakościowej projektów może też zwrócić się Wspólny Komitet
Monitorujący i Sterujący w przypadku, gdy ocena dokonana przez Wspólny Sekretariat
Techniczny może się wydawać niepełna i niedostateczna.
Organizując procedurę oceny wniosków kieruje się zasadą „czterech oczu“. Każdy wniosek
powinien być oceniany w oparciu o liczbę kryteriów i liczbę punktów – do maksymalnej liczby
punktów w każdym kryterium. Maksymalna rekomendowana kwota wydatków
kwalifikowalnych musi być określona dla każdego rekomendowanego wniosku jako wynik
oceny jakościowej.
Poniżej przedstawiona jest tabela kryteriów oceny jakościowej projektów.
Tabela. Kryteria oceny jakościowej.
Nr
1
Kategoria kryterium
Wykonalność projektu
Maksymalna
ilość punktów
35
11 września 2009
45
1.1
1.2
1.3
2
2.1
2.2
Jakość i logika projektu (wliczając w to wskaźniki uzyskanych
rezultatów oraz harmonogram realizacji projektu):
- jasny opis i wyczerpująco objaśnione działania =
maksymalnie 3
- realistyczny harmonogram realizacji = maksymalnie 3
- odpowiednie rezultaty = maksymalnie 4
- realistyczne wskaźniki produktów = maksymalnie 5
Zdolność wnioskodawcy do zarządzania projektem:
- doświadczenie w realizacji projektów finansowanych przez
Unię Europejską, albo też działań/projektów o podobnym
charakterze = maksymalnie 4
- w przypadku projektów infrastrukturalnych – wcześniej
przygotowane zgodnie z projektem programu warunki
prawne i techniczne = maksymalnie 1
- partner wiodący/wszyscy partnerzy posiadają odpowiednią
kadrę zarządzajacą oraz inne niezbędne zasoby ludzkie do
zrealizowania projektu = maksymalnie 5
Budżet (na ile proponowane koszty są niezbędne dla zrealizowania
projektu i czy odpowiadają cenom rynkowym):
- projekt jest wiarygodny pod względem finansowym =
maksymalnie 5
- wiarygodny pakiet finansowania, należycie uzasadnione
koszty = maksymalnie 5
15
Oddziaływanie projektu
Współpraca transgraniczna (maksymalnie 40):
A. wspólne przygotowanie (maksymalnie 8)
B. wspólna realizacja (maksymalnie 8)
C. wspólny personel (maksymalnie 8)
D. wspólne finansowanie (maksymalnie 8)
E. projekt
stanowi
podstawę
do rozwoju współpracy
transgranicznej (maksymalnie 8)
- silny aspekt współpracy transgranicznej (produkt, albo
rezultat projektu jest korzystny po obu stronach granicy) =
maksymalnie 8 i (albo)
- projekt wyraźnie związany z przyszłą współpracą
transgraniczną = maksymalnie 2
Oddziaływanie regionalne (maksymalnie 10):
- oddziaływanie ekonomiczne (na przykład wzmacnianie
konkurencyjności) = maksymalnie 2
- oddziaływanie społeczne (na przykład ochrona dziedzictwa
kulturowego, podnoszenie kwalifikacji) = maksymalnie 2
- zgodność z założeniami regionalnej strategii/planów rozwoju
= maksymalnie 5
- związki z innymi projektami finansowanymi przez Unię
Europejską = 1 (tak 1, nie 0)
60
40
11 września 2009
10
10
10
46
2.3
Polityki horyzontalne (maksymalnie 10):
- równe szanse = 2 (cel podstawowy 2, pozytywne 1, albo
neutralne 0)
- integracja osób dyskryminowanych/niepełnosprawnych ze
społecznością = 2 (cel podstawowy 2, pozytywne 1, albo
neutralne 0)
- oddziaływanie na środowisko = maksymalnie 2 (cel
podstawowy i (albo) zaspokojenie wymogów kryteriów
Strategicznej Oceny Środowiska (SOŚ). (Kryteria SOŚ
zostaną omówione w instrukcji wypełniania i dostarczania
wniosków o finansowanie). Pozytywne 1, albo neutralne 0)
- technologie informacyjne i komunikacyjne = 2 (cel
podstawowy 2, pozytywnie 1, albo neutralnie 0)
- przykład dobrej praktyki = maksymalnie 2 (musi być
zaprezentowana jakaś nowość w projekcie)
10
3
3.1
Trwałość projektu
Długotrwała trwałość instytucjonalna i finansowa (maksymalnie 5):
Wnioskodawca posiada jasną „strategię przyciągania“:
- własność produktów = maksymalnie 1
- zapewnienie trwałości finansowej rezultatów projektu =
maksymalnie 2
- zapewnienie trwałości instytucjonalnej rezultatów projektu =
maksymalnie 2
5
5
Po dokonaniu oceny powinny zostać sporządzone sprawozdania zbiorcze (listy rankingowe)
dotyczące każdego naboru wniosków.
W sprawozdaniu zbiorczym (liście rankingowej) powinna znaleźć się tabela zawierająca
zbiorcze wyniki oceny projektów ocenionych pozytywnie pod względem ich zgodności
administracyjnej oraz kwalifikowalności.
Wnioski są uszeregowane na liście w kolejności zgodnej z ilością przyznanych punktów. Dla
projektu może być przyznana maksymalna liczba 100 punktów. Wnioski, które nie uzyskały
łącznej liczby 60 punktów oraz przynajmniej 18 punktów za kryterium współpraca
transgraniczna nie będą rekomendowane do dofinansowania i nie powinny być branę pod
uwagę podczas oceny strategicznej.
Jeśli w trakcie oceny WST nie może dokonać oceny na skutek braku informacji albo
wyjaśnień, może on wysłać do Partnera Wiodącego prośbę o informacje, jednocześnie
ustalając termin otrzymania informacji albo wyjaśnienia. Informacje i wyjaśnienia, o które
może poprosić WST muszą być już przygotowane i powinny być niezwłocznie doręczone
przez partnerów projektu i nie powinny być angażowane żadne środki oraz podejmowane
działania, aby otrzymać żądaną informację. Nie może to jednak stworzyć partnerowi
jakiejkolwiek możliwości do udoskonalenia, albo zmiany wniosku, tzn. do przedstawienia
lepszego uzasadnienia, do zwiększenia ilości wyjaśnień, do zmiany działań, budżetu albo
produktu projektu, do zmiany harmonogramu realizacji projektu albo zmiany systemu
wskaźników.
11 września 2009
47
4.4.3
Sprawozdanie z oceny
Wspólny Sekretariat Techniczny przedstawia, Instytucji Zarządzającej, Instytucji Narodowej,
Komisji Europejskiej, wszystkim posiadającym prawo głosu członkom Wspólnego Komitetu
Monitorującego i Sterującego oraz zastępcom członków tego Komitetu, z odpowiednim
wyprzedzenim przed planowanym posiedzeniem, Kartę Projektu wraz z oceną zbiorczą
każdego wniosku spełniającego warunek zgodności administracyjnej i kwalifikowalności oraz
wraz ze sprawozdaniem z oceny wniosków (listą rankingową). W sprawozdaniu z oceny
wniosków powinna być zawarta następująca informacja:
- wykaz wniosków, które nie spełniły warunków kwalifikowalności;
- wykaz wniosków, które w ocenie jakościowej nie uzyskały minimalnej wymaganej
liczby punktów;
- wykaz wniosków, które spełniły wymogi finansowania i uzyskały minimalną
wymaganą liczbę punktów, tj. wykaz wniosków rekomendowanych do dofinansowania
zgodnie z ilością uzyskanych punktów (wskazując wnioski, które nie mogą być
finansowane ze względu na ograniczone środki finansowe);
W sprawozdaniu z oceny wniosków (liście rankingowej) ustalane są maksymalne
dopuszczalne wydatki dla każdego wniosku spełniającego wymogi kwalifikowalności.
Ostatecznie zatwierdzone sumy powinny być określone w ostatecznie zatwierdzonym wniosku
i w umowie o dofinansowanie. Gdy wniosek spełnia kryterium zgodności administracyjnej i
kwalifikowalności warunkowo, warunek ten powinien zostać określony i być ujęty w
rekomendacjach do dofinansowania.
4.4.4
Rola krajowych komitetów doradczych
W pracy delegacji krajowych mogą udzielić pomocy krajowe komitety doradcze, jeśli takowe
zostały powołane. Krajowe komitety doradcze działają według zasad i procedur ustalonych na
poziomie krajowym. W czasie dyskusji nad wnioskami projektowymi, członkowie Wspólnego
Komitetu Monitorującego i Sterującego mogą zwrócić się do narodowych komitetów
doradczych z prośbą o wyrażenie opinii. Oprócz tego, narodowe komitety doradcze pomagają
w zapewnieniu dopływu informacji przeznaczonych dla instytucji regionalnych i lokalnych
oraz partnerów gospodarczych i społecznych w toku realizacji programu.
4.4.5
Podejmowanie decyzji
Członkowie WKMS przeprowadzą ocenę strategiczną złożonych propozycji projektów, którą
zakończy podjęcie decyzji o przyznaniu dofinansowaniu. Ocena strategiczna jest oparta na
wynikach oceny jakościowej. Dodatkowo, po zanalizowaniu dotychczas zatwierdzonych
projektów, pod uwagę brana jest również dostępność środków w każdym z priorytetów i
osiągnięcie wskaźników rezultatu ustalonych dla Programu.
Decyzje w sprawie dofinansowania podejmuje WKMS. Decyzja WKMS nie podlega
apelacjom w żadnym z krajów.
11 września 2009
48
Wsparcie może być udzielone tylko na realizację projektów wyselekcjonowanych przez
Wspólny Komitet Monitorujący i Sterujący. Wspólny Komitet Monitorujący i Sterujący może
zmienić kolejność na liście wniosków, które w trakcie oceny jakościowej otrzymały co
najmniej 60 punktów i może odmówić finansowania rekomendowanego projektu spełniającego
wymogi kwalifikowalności, kierując się umotywowaną opinią posiadających prawo głosu
członków Wspólnego Komitetu Monitorującego i Sterującego. Motywy odmowy finansowania
zawsze są wskazane w decyzji.
W oparciu o zebrane informacje oraz o umotywowaną opinię swoich członków Wspólny
Komitet Monitorujący i Sterujący może zażądać od Wspólnego Sekretariatu Technicznego
dokonania uzupełniającej oceny kwalifikowalności i jakości projektu. Oprócz tego Wspólny
Komitet Monitorujący i Sterujący może zażądać by uzupełniającej oceny jakości wniosku
dokonali eksperci zewnętrzni, tak, jak to jest omówione w punkcie 4.4.2..
Wspólny Komitet Monitorujący i Sterujący podejmuje również decyzje w sprawie wniosków,
które wprawdzie spełniają warunki finansowania, ale którym nie przyznano dofinansowania ze
względu na szczupłość środków finansowych. Takie wnioski mogą zostać odrzucone, albo też
wpisane do rejestru rezerwowego i rozpatrywane w następnym etapie naboru wniosków.
Indywidualne pismo informujące o decyzji Wspólnego Komitetu Monitorującego i Sterującego
o przyznaniu lub nieprzyznaniu subsydium wysyłane jest do Partnera Wiodącego projektu w
ciągu dwóch tygodni od daty podpisania protokołu z posiedzenia Komitetu, na którym została
podjęta decyzja. W piśmie o przyznaniu wsparcia określa się wszystkie warunki zatwierdzenia
wniosku. Partner Wiodący jest odpowiedzialny za przekazanie decyzji WKMS innym
Partnerom Projektu.
4.4.6
Ostatecznie zatwierdzenie projektów
Jeśli wniosek o dofinansowanie został zatwierdzony warunkowo, warunki te powinny być
wyraźnie określone w piśmie WST dotyczącym przyznania dofinansowania. Termin spełnienia
warunków, podpisania umowy partnerstwa oraz (albo) poprawienia wniosku nie może być
dłuższy niż dwa miesiące od daty wysłania Partnerowi Wiodącemu pisma WST o przyznaniu
dofinansowania. WST może zaproponować WKMS wydłużenie tego terminu w przypadku,
gdy Partner Wiodący wskaże na uzasadnione przyczyny i zgłosi w tej sprawie prośbę do WST.
WST przeprowadza weryfikację spełnienia warunków. W procesie tym stosuje się zasadę
„czterech oczu“. Jeśli podczas weryfikacji WST potrzebować będzie określonych informacji,
które są niezbędne do pozytywnego lub negatywnego zweryfikowania spełnienia
jakiegokolwiek z warunków, Wspólnemu Sekretariatowi Technicznemu przysługuje prawo
zasięgnięcia rady u odpowiednich członków WKMS.
Po zakończeniu weryfikacji, WST zatwierdza spełnienie warunków (tzw. Ostateczne
zatwierdzenie wniosku o dofinansowanie) i przygotowuje szczegółową listę sprawdzającą,
która powinna być przekazana członkom WKMS.
W przypadku, gdy projekt nie jest w stanie spełnić w określonym czasie warunków ustalonych
przez WKMS, lub warunki nie są dostatecznie spełnione, decyzja WKMS o dofinansowaniu
projektu zostaje automatycznie anulowana. Ta sama zasada obowiązuje w przypadku gdy
11 września 2009
49
partner wiodący projektu odmawia podpisania umowy o dofinansowanie, lub gdy nie podpisze
jej w określonym terminie.
5
5.1
Realizacja projektu
Podpisanie umowy o dofinansowanie
Finansowanie Partnera Wiodącego może rozpocząć się dopiero po podpisaniu umowy o
dofinansowanie. Umowę podpisują należycie upoważnieni przedstawiciele Instytucji
Zarządzającej i Partnera Wiodącego. Inni partnerzy projektu nie są stronami prawnymi wobec
Instytucji Zarządzającej. Potwierdzony wniosek o dofinansowanie stanowi nieodłączną część
umowy. Umowa o dofinansowanie określa wspólne zadania i zobowiązania dla obu stron.
Zawiera także odnośniki do odpowiedniego ustawodawstwa UE i krajowego, z którymi projekt
musi być zgodny. Wzór umowy o dofinansowanie oraz jej tłumaczenie na języki narodowe
zostaną zamieszczone na stronie internetowej programu.
Umowa o dofinansowanie zwykle powinna zostać podpisana w ciągu jednego miesiąca, licząc
od daty ostatecznego zatwierdzenia projektu, w dwóch egzemplarzach oryginalnych: jeden
oryginał dla Instytucji Zarządzającej, drugi – dla Partnera Wiodącego.
Przed sporządzeniem projektu umowy o dofinansowanie WST poprosi Partnera Wiodącego o
ścisłe wskazanie daty rozpoczęcia projektu oraz częstotliwości składania raportów. Po
otrzymaniu od Partnera Wiodącego potrzebnej informacji WST sporządza projekt umowy i
przesyła go Instytucji Zarządzającej celem sprawdzenia i uzgodnienia. Po otrzymaniu
sprawdzonego projektu umowy o dofinansowanie WST przesyła go Partnerowi Wiodącemu i
określa datę, do której partner wiodący ma tę umowę odesłać.
WST po otrzymaniu od Partnera Wiodącego podpisanej w dwóch egzemplarzach umowy o
dofinansowanie, niezwłocznie przesyła ją do Instytucji Zarządzającej.
Jeden podpisany przez Instytucję Zarządzającą i zarejestrowany oryginał umowy o
dofinansowanie dostarczany jest za pośrednictwem Wspólnego Sekretariatu Technicznego
Partnerowi Wiodącemu.
5.2
Kontrola pierwszego stopnia
Reguła N+3/n+2
Bardzo ważną sprawą jest terminowe zrealizowanie programu, tak, aby była zrealizowana
reguła Regulaminu Ogólnego n+3/n+2. Zgodnie z tą regułą, środki, które zobowiązano się
przeznaczyć z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w jednym roku, w ciągu
następnych trzech lat do roku 2010 powinny być wykazywane jako koszty projektu (zaś te,
które zobowiązano się przeznaczyć w roku 2011 i później – przez następne 2 lata).
Zobowiązane do przekazania środki, ale w określonym czasie niewydatkowane, zostają
anulowane, tj. Program te środki traci. Oznacza to, że jeśli realizacja projektów finansowanych
z Programu i składanie sprawozdań z poniesionych kosztów opóźnia się, środki przyznane dla
Programu mogą być utracone. W takim przypadku może zabraknąć środków na refundację
11 września 2009
50
kosztów związanych z realizacją projektu. Umowa o dofinansowanie gwarantuje, że zostaną
zrefundowane wszystkie koszty projektu. Jeśli jednak następuje opóźnienie w raportowaniu
kosztów projektu i program może utracić środki, sumy, które nie zostaną zaraportowane po
zakończeniu okresu n+3/n+2, mogą pozostać częściowo, albo całkowicie niezrefundowane.
Dlatego też bardzo ważne jest, by projekt został zrealizowany, zaś koszty zostały poniesione i
zraportowane zgodnie z harmonogramem.
Finansowanie projektu opiera się na zasadzie refundacji kosztów. Oznacza to, że najpierw
muszą być poniesione i opłacone koszty konieczne dla zrealizowania działań projektu, a
dopiero poźniej następuje prośba o ich refundację ze środków Programu. Trzeba jednak mieć
na względzie to, że refundowane jest 85 procent kosztów spełniających kryterium
kwalifikowalności finansowej (patrz – rozdział 3.2.). Refundowane są tylko koszty
kwalifikowalne, tj. koszty spełniające wymogi finansowania (patrz – rozdział 3.7.) wykazane
w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, razem ze wszystkimi niezbędnymi dokumentami
uzasadniającymi koszty i potwierdzającymi dokonanie ich opłaty.
Kontrola pierwszego stopnia, to system potwierdzania wykonanych działań projektu,
poniesionych i opłaconych przez każdego z partnerów kosztów, przed którym koszty te
wykazywane są w skonsolidowanym sprawozdaniu z postępu w realizacji projektu. Kontrolę
pierwszego stopnia wykonuje wyznaczony kontroler. Niezatwierdzone przez kontrolę
pierwszego stopnia wydatki nie mogą być zrefundowane w ramach Programu. Każdy z
partnerów projektu jest odpowiedzialny za potwierdzenie swoich wydatków. Jeśli
sprawozdanie dotyczy okresu, w którym koszty nie zostały poniesione i opłacone, to takie
sprawozdanie nie wymaga potwierdzenia przez kontrolera.
Kontrolę pierwszego stopnia potwierdzającą wykonanie działań projektu i wydatki tworzą
następujące poziomy:
- zatwierdzenie na poziomie partnerów projektu;
- zatwierdzenie na poziomie Partnera Wiodącego.
Każdy z partnerów projektu powinien dokonać niezbędnych uzgodnień tak, aby kontroli
pierwszego stopnia można było dokonać jak najwcześniej. Kontrolerowi pierwszego stopnia
powinny być udostępnione wszelkie dokumenty związane z działaniami projektu i
poniesionymi kosztami (korespondencja i uzgodnienia zawarte pomiędzy partnerami projektu,
wewnętrzne decyzje partnerów projektu, protokoły z posiedzeń, dokumentacja przetargowa,
umowy, faktury, dokumenty księgowe, dokumenty z operacji bankowych itp.). Na żądanie
Instytucji Krajowej kontrolerowi pierwszego stopnia należy również przedstawić tłumaczenie
harmonogramu realizacji projektu, albo innych części zatwierdzonego projektu. Należy mieć
na uwadze to, że wydatki związane z kontrolą pierwszego stopnia mogą spełniać warunki
finansowania projektu (być kwalifikowalne) – zależy to od systemu kontroli pierwszego
stopnia przyjętego w danym kraju. W takim przypadku powyższe wydatki należy ująć w
budżecie projektu.
Zatwierdzenia na poziomie partnerów projektu, kontrolerzy pierwszego stopnia każdego z
partnerów projektu dokonują oddzielnie, sprawdzając działania i wydatki. Kontrola pierwszego
stopnia wykonywana jest na podstawie sprawozdań z postępu w realizacji projektu partnera
projektu, oraz na podstawie wszystkich dokumentów potwierdzających wykonanie działań
ujętych w tym sprawozdaniu oraz poniesionych kosztów. Kontroler dokonujący kontroli
pierwszego stopnia na poziomie partnera uzupełnia odpowiednią część sprawozdania partnera
11 września 2009
51
o postępie w realizacji projektu i podpisuje je na każdej stronie, na podstawie zatwierdzonego
formularza sporządza także certyfikat potwierdzający wydatki partnera. Wykonując to
kontroler oświadcza, że:
- działania wymienione w sprawozdaniu z realiacji projektu zostały rzeczywiście
wykonane;
- towary i usługi rzeczywiście zostały zakupione a roboty zostały wykonane;
- dokumenty potwierdzające poniesione wydatki oraz potwierdzające, że określone sumy
zostały rzeczywiście zapłacone istnieją i zostały sprawdzone przez kontrolera;
- wydatki wykazane w sprawozdaniu z realizacji projektu są kwalifikowalne zgodnie z
wymogami Programu, niniejszym podręcznikiem oraz wymogami krajowych reguł
kwalifikowalności finansowej.
W trakcie wykonywania kontroli pierwszego stopnia sprawdza się też, czy projekt
wygenerował przychod. Sumę ewentualnych uzyskanych przychodów odejmuje się od sumy
dofinansowania.
Podpisane przez kontrolera pierwszego stopnia sprawozdanie z postępu w realizacji projektu
oraz sporządzony przez kontrolera certyfikat potwierdzająca wydatki partnera powinny zostać
dostarczona Partnerowi Wiodącemu w terminie ustalonym w umowie partnerskiej.
Zatwierdzenia na poziomie Partnera Wiodącego dokonuje kontroler Partnera Wiodącego,
kontrolując działania projektowe i wydatki wszystkich partnerów projektu.
Wydatki Partnera Wiodącego powinny zostać potwierdzone w sprawozdaniu realizacji
projektu, tak jak w przypadku każdego partnera projektu. Dokonując kontroli działań i
wydatków Partnera Wiodącego, kontroler pierwszego stopnia przeprowadza zwykłe
sprawdzanie, takie, jakiego dokonują kontrolerzy innych partnerów projektu zgodnie z
zasadami i terminami określonymi dla każdego Partnera Projektu.
Po otrzymaniu przez Partnera Wiodącego potwierdzonych, przez kontrolerów pierwszego
stopnia, sprawozdań wszystkich partnerów projektu, Partner Wiodący przygotowuje
skonsolidowane sprawozdanie z realizacji projektu (w tym wypadku skonsolidowane
sprawozdanie z realizacji projektu powinno być sumą raportów Partnera Wiodącego i
Partnerów Projektu).
Sprawdzając działania i wydatki innych partnerów projektu, kontroler Partnera Wiodącego
opiera się na podpisanych przez kontrolerów poszczególnych partnerów sprawozdaniach z
realizacji projektu oraz na sporządzonych przez tych kontrolerów certyfikatach
potwierdzających wydatki partnerów.
Kontrola pierwszego stopnia jest wykonywana w oparciu o skonsolidowane sprawozdanie z
realizacji projektu oraz o certyfikaty potwirdzające wydatki partnerów.
Kontroler dokonujący kontroli pierwszego stopnia na poziomie Partnera Wiodącego uzupełnia
odpowiednią część skonsolidowanego sprawozdania z realizacji projektu i podpisuje je na
każdej stronie, sporządza także certyfikat potwierdzającą wydatki projektu.
Podpisane przez kontrolera pierwszego stopnia sprawozdanie z realizacji projektu Partnera
Wiodącego oraz sporządzony przez kontrolera certyfikat potwierdzający wydatki projektu
powinny zostać dostarczone Wspólnemu Sekretariatowi Technicznemu.
Kontrolerzy pierwszego stopnia partnerów projektu powinni być wyłonieni w oparciu o
przepisy prawne obowiązujące w krajach tych partnerów, a ich działania kontrolne powinny
11 września 2009
52
opierać się na systemie kontroli pierwszego stopnia obowiązującym w tych krajach. Informację
o systemie kontroli pierwszego stopnia obowiązującym w obu krajach objętych Programem, a
także na temat kontrolerów wyłonionych dla przeprowadzenia kontroli pierwszego stopnia
będzie można znaleźć na stronie internetowej programu.
5.3
Raportowanie i refundacja wydatków
Wniosek o refundację wydatków sporządza się razem ze skonsolidowanym sprawozdaniem z
realizacji projektu - sprawozdaniem okresowym i sprawozdaniem końcowym, które składają
się z 6 części (1. Skonsolidowany wniosek o płatność 2. Część rzeczowa; 3. Wskaźniki
realizacji projektu; 4. Streszczenie finansowe; 5. Szczegóły płatności (zestawienie faktur i
dokumentów o równoważnej wartości); 6. Wydatki w podziale na parterów) oraz Deklaracji
partnera. Dodatkowo do Skonsolidowanego sprawozdania z realizacji projektu poinny być
dołączone odpowiednie załączniki.
Skonsolidowane sprawozdania z realizacji projektu należy składać w języku angielskim,
wypełniając formularz sprawozdania z realizacji projektu zgodnie z instrukcją wypełniania
Skonsolidowanego sprawozdania/Sprawozdania z realizacji projektu. Skonsolidowane
sprawozdanie z realizacji projektu powinno być sprawdzone przez kontrolera. (Patrz rozdz.
5.2.).
Skonsolidowane sprawozdania z realizacji projektu są przedkładane Wspólnemu
Sekretariatowi Technicznemu za trzymiesięczne, albo półroczne okresy sprawozdawcze. Okres
sprawozdawczy liczy się od dnia, który jest określony w umowie o dofinansowanie jako dzień
rozpoczęcia realizacji projektu. Przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, Partner Wiodący
dokonuje wyboru częstotliwości składania sprawozdań (jest to warunek wstępny podpisania
umowy). Harmonogram składania sprawozdań dołączany jest do umowy o dofinansowanie
jako załącznik. Sprawozdania o wykonanych w okresie sprawozdawczym działaniach oraz o
poniesionych i opłaconych wydatkach powinny być sporządzone i przedstawione WTS nie
później niż w ciągu trzech miesięcy i 15 dni po zakończeniu okresu sprawozdawczego.
Partner Wiodący, będąc odpowiedzialnym za realizację projektu, powinien składać
skonsolidowane sprawozdania z jego realizacji w imieniu całej grupy partnerów. Oznacza to,
że w jednym sprawozdaniu powinny zostać połączone (skonsolidowane) wszystkie działania
projektu wykonane przez każdego partnera i wydatki poniesione przez wszystkich partnerów.
Sporządzając skonsolidowane sprawozdanie, Partner Wiodący korzysta ze sprawozdań z
realizacji projektu dostarczonych przez innych partnerów projektu. W umowie partnerskiej
należy określić wyczerpująco tryb sporządzania sprawozdań przez partnerów projektu.(Patrz
rozdz. 3.6.4.)
Wspólny Sekretariat Techniczny jest odpowiedzialny za sprawdzenie Skonsolidowanego
sprawozdania z realizacji projektu pod wzgledem formalnym. Dokonuje oceny prawidłowości
dostarczonych dokumentów i certyfikatu potwierdzającgo wydatki projektu. Jeżeli zauważone
zostaną braki, menadżer projektu z WST przygotowuje list z prośba o wyjaśnienia / poprawki /
brakujące dokumenty i wysyła go do Partnera Wiodącego a copię to Kontrolera pierwszego
stopnia Partnera Wiodącego. Przychodzące wyjaśnienia i dodatkowe dokumenty od Partnera
Wiodącego bądź Kontrolera pierwszego stopnia Partnera Wiodącego są oceniane przez
pracowników WST. Następnie WST potwierdza, iż Skonsolidowanege sprawozdanie z
11 września 2009
53
realizacji projektu jest kompletne i że Certyfikat potwierdzający wydatki projektu jest ważny,
po czym przesyła zatwierdzone sprawozdanie i wniosek o płatność do Instytucji Zarządzającej.
Jeśli WST ma jakieś wątpliwości co do kwalifikowalności niektórych wydatków wykazanych
w skosolidowanym sprawozdaniu z realizacji projektu, powinien wysłać pismo do Partnera
Wiodącego prosząc Kontrolera pierwszego stopnia PW o dodatkowe wyjaśnienia wątpliwych
wydatków, lub poprosić o wyjaśnienia Kontrolera Pierwszego stopnia Partnera projektu o ile
wątpliwe wydatki zostały poniesione przez tego partnera. Jeśli odpowiedni Kontroler
pierwszego stopnia potwierdzi kwalifikowalność podanych wydatków, WST potwierdzi, iż
Skonsolidowane sprawozdanie o realizacji projektu jest pełne, i że Certyfikat potwierdzający
wydatki projektu jest poprawny, po czym przesyła zatwierdzone sprawozdanie i wniosek o
płatność do Instytucji Zarządzającej. Jeżeli odpowiedni Kontroler pierwszego stopnia nie
potwierdzi kwalifikowalnośći wątpliwych wydatków, Kontroler pierwszego stopnia PW
powinien zmienić sumy wskazane w Certyfikacie potwierdzającym wydatki projektu i przesłać
go do WST. Następnie WST potwierdzi, iż Skonsolidowane sprawozdanie z realizacji projektu
jest pełne, i że Certyfikat potwierdzający wydatki projektu jest ważny, po czym przesyła
zatwierdzone sprawozdanie i wniosek o płatność do Instytucji Zarządzającej.
Instytucja Zarządzająca przeprowadza ocenę Skonsolidowanego sprawozdania z realizacji
projektu w ciągu 10 dni roboczych od dnia otrzymania zatwierdzonego sparawozdania od
WST.
Instytucja Zarządzająca po zatwierdzeniu skonsolidowanego sprawozdania przesyła do
Instytucji Cetryfikującej (Departamentu Skarbu Państwa) wniosek o wypłatę finansowanej
kwoty EFRR Partnerowi Wiodącemu. Następnie Partner Wiodący przekazuje odpowiednie
środki finansowe pozostałym partnerom zgodnie z terminami ustalonymi w Umowie
partnerskiej.
5.4
5.4.1
Monitorowanie realizacji projektu
Zmiany w realizacji projektu
Projekty powinny być realizowane zgodnie umową o dofinansowanie oraz ustaleniami
zawartymi we wniosku zatwierdzonym przez Wspólny Komitet Monitorujący i Sterujący.
Jednakże, jeśli zachodzi taka konieczność, możliwe są niektóre zmiany. Zmiany te w żaden
sposób nie mogą wpływać na istote projektu, albo też mieć negatywnego wpływ na rezultaty
projektu.
W przypadku niektórych drobnych zmian może wystarczyć jedynie poinformowanie o nich
WST przez Partnera Wiodącego. Do takich należą zmiany mieszczące się w tzw. „regule
elastyczności“. Są to:
- zmiany w podziale budżetu projektu według kategorii wydatków. Po ich dokonaniu
ogólna suma realokacji (razem z wcześniejszymi zmianami) nie może przewyższyć
limitu elastyczności stanowiącego 10 procent całości budżetu zatwierdzonego przez
WKMS i alokacji dla obszarów Programu (główny obszar, obszar przylegający i poza
obszarem Programu) nie zmienia decyzji WKMS;
11 września 2009
54
-
zmiany nazwy partnera, jego statusu prawnego, zmiana adresu, telefonu/numeru faksu
zmiana rachunku bankowego Partnera Wiodącego, zmiana koordynatora i kierownika
finansowego projektu, osoby uprawnionej do podpisywania dokumentów, itp.
Zmiany, wobec których nie ma zastosowania „reguła elastyczności“ powinny być wcześniej
zatwierdzone przez WST. Do takich należą:
- zmiany w podziale budżetu projektu według kategorii wydatków. Po ich dokonaniu
ogólna suma zmian (razem z wcześniejszymi zmianami) przewyższa limit
elastyczności, stanowiący 10 procent całości budżetu zatwierdzonego przez WKMS;
- zmiana podziału budżetu pomiędzy partnerami projektu;
- zmiany w podziale budżetu projektu pomiędzy co najmniej dwoma obszarami
Programu (główny obszar, obszar przylegający i poza obszarem Programu) niezależnie
od procentu zmian pomiędzy kategoriami budżetowymi;
- zmiana partnera projektu;
- wycofanie się partnera projektu ( bez znaczenia jest to, czy inny partner przejmuje jego
działalność czy też nie);
- zmiana planu działań projektowych, mająca wpływ na otrzymane rezultaty projektu;
- zmiana okresów sprawozdawczych
Wcześniejsze zatwierdzenie przez WKMS może być konieczne jeszcze w kilku przypadkach:
- gdy wycofuje się Partner Wiodący, a jego funkcje przejmuje już istniejący partner, albo
też nowa organizacja;
- gdy wycofuje się ostatni partner z jednego z krajów uczestniczących w programie;
- przedłużenie terminu realizacji projektu, nie przekraczając jednak terminu
obowiązywania Programu;
- gdy w czasie realizacji projektu w znacznym stopniu odchodzi się od jego celów i
powstaje groźba, że nie zostaną uzyskane rezultaty założone w projekcie
zatwierdzonym przez WKMS.
W takich przypadkach WKMS winien podjąć decyzję, czy można spodziewać się, iż rezultaty
projektu zostaną osiągnięte oraz musi rozważyć możliwość dalszego finansowania projektu.
Partner Wiodący informuje WST o pożądanych zmianach na formularzu przygotowanym przez
WST, a znajdującym sie na stronie internetowej programu.
Wszelkie zmiany muszą być uzasadnione i bazować na wiarygodnej informacji uzyskanej od
partnerów projektu i na te zmiany powinni wyrazić zgodę wszyscy uczestniczący w projekcie
partnerzy. WST może zażądać uzupełniającego potwierdzenia, że żaden z partnerów nie
sprzeciwia się tym zmianom. Zmiany powinny być związane z przewidywanymi do wykonania
działaniami. Po złożeniu informacji o dokonanych zmianach, powrót do stanu z przed zmian
nie będzie uwzględniony (dla tego samego partnera oraz tej samej linii budżetowej).
O wszystkich zmianach w projektach WST informuje WKMS przed każdym jego
posiedzeniem.
5.4.2
Nieprawidłowości i odzyskiwanie środków
11 września 2009
55
Za nieprawidłowość uważa się uchybienie wobec przepisów Unii Europejskiej, albo też
naruszenie przepisu prawa krajowego, w wyniku dziania, lub jego zaniechania przez Partnera
Wiodącego projektu, lub partnerów, które miało, bądź mogło mieć negatywny wpływ na
budżet WE.
Naruszenia może ustalić:
- Partner Wiodący – w stosunku do wydatków innych partnerów projektu;
- kontroler pierwszego stopnia w czasie sprawdzania relizacji działań i wydatków;
- Wspólny Sekretariat Techniczny, Instytucja Zarządzająca, albo Instytucja Certyfikująca
– w czasie dokonywania sprawdzenia na miejscu, albo też w czasie sprawdzania
dokumentów, po żądaniu przedstawienia dokumentów potwierdzających, albo
dodatkowych wyjaśnień;
- Instytucja Audytowa, wykonująca kontrole na miejscu wyselekcjonowanej części
projektów;
- inne instytucje kontrolne Unii Europejskiej, albo krajowe instytucje kontrolne mające
prawo dokonywania kontroli.
Jako naruszenia mogą być traktowane następujące przypadki:
- nieprawdziwe informacje zawarte we wniosku o dofinansowanie, albo w sprawozdaniu
z realizacji projektu, na podstawie których zostało przyznane finansowanie albo też
wydatki zostały uznane za kwalifikowalne;
- nie przedstawienie dokumentów niezbędnych dla uzasadnienia dokonanych wydatków,
albo zapłaconych kwot, albo też przedstawienie dokumentów nieprawdziwych;
- nie przestrzeganie wymogów prawa własności i trwałości projektu;
- nie przestrzeganie wymogów i zasad prawa zamówień publicznych, albo zasad
regulujących zakupy w przypadku, gdy nie ma zastosowania procedura przetargowa;
- inne naruszenia umowy o dofinansowaniu, w wyniku których dokonano, albo mogły
być dokonane wydatki niekwalifikowalne;
- nie zrealizowanie wszystkich, albo też części produktów i rezultatów przewidzianych
do osiągnięcia w projekcie.
Po złożeniu końcowego wniosku o płatność i dokonaniu przeglądu końcowych płatności,
Partner Wiodacy musi zwrócić wszystkie wydatki niekwalikowalne związane z
nieprawidłowościami oraz kwotami wypłaconymi nienależnie wskutek poprawek finansowych,
wraz z ewentualnymi odsetkami, na rachunek bankowy wskazany w umowie o dofinansowanie
nie później niż w ciągu 20 dni roboczych od daty podjęcia przez Instytucję Zarządzającą
decyzji o zwrocie nienależnie wypłaconych kwot.
Jeśli Partner Wiodący nie usunie nieprawidłowości albo, jeśli to nie jest możliwe ze względu
na charakter nieprawidłowości, WST dokonuje dodatkowego sprawdzenia oraz analizy, a także
oblicza kwotę wydatków zrefundowanych, a uznanych za niekwalifikowalne. Swoje wnioski
WST przedstawia Instytucji Zarządzającej i Instytucji Certyfikującej. Opierając się na
zasadach zawartych w umowie o dofinansowanie, Instytucja Zarządzająca prosi najpierw
Partnera Wiodącego, aby zwrócił nieprawidłowo wypłacone kwoty, bez względu na fakt, gdzie
nieprawidłowości zostały poczynione. Partner Wiodący opierając się na Porozumieniu
Partnerskim prosi o zwrot środków w odpowiedniej kwocie pozostałych partnerów projektu.
Na Litwie
11 września 2009
56
Wszelką informację o zauważonych uchybieniach należy przekazać Wspólnemu
Sekretariatowi Technicznemu, Instytucji Zarządzającej i Instytucji Certyfikującej w ciągu 5 dni
roboczych od zauważenia naruszenia, albo zaistnienia podejrzenia o naruszeniu.
Po otrzymaniu informacji o możliwej nieprawidłości, WST powinien ocenić informację w
przeciągu dwóch tygodni i powiadomić Instytucję Zarządzającą, iż:
- przypadek nie powinien być rozważany, jako nieprawidłowość i nieprawidłowość uznaje się
za zamknietą, powinno się podać uzasadnienie takiej decyzji; lub
- przypadek powinien zastać rozważany, jako nieprawidłowość. Wtedy wypełniony przez WST
raport o nieprawidłowości, uzasadnienie decyzji i dodatkowe dokumenty powinny być
przedstawione Instytucji Zarządzającej. W wypadku, gdy nieprawidłowości zostały wykryte w
projekcie, który jest w trakcie realizacji, WST wystąpi do Instytucji Zarządzającej o
wstrzymanie refundacji środków. Jeśli naruszenie, ze względu na jego charakter, można
usunąć, WST zwraca się do Partnera Wiodącego o uczynienie tego w określonym terminie.
Instytucja Zarządzająca, zgodnie z zasadami wdrażania, mianuje jednego pracownika
odpowiedzialnego za nieprawidłowości (Specjalistę od spraw nieprawidłości), który będzie
odpowiedzialny za otrzymywanie i weryfikowanie informacji o nieprawidłowościach,
rejestrowanie, organizację przeprowadzania kontroli, przeprowadzanie dochodzenia (jeżeli jest
to konieczne), raportowanie.
Specjalista od spraw nieprawidłości rejestruje informacje i po dodatkowej kontroli oraz
zebraniu dodatkowych informacji (jeżeli jest to konieczne), ale nie później niż 10 dni
roboczych od daty powiadomienia przez WST, składa propozycje możliwych rozwiązań
WKMS, który podejmuje ostateczną decyzję w sprawie naruszenia. Można podjąć jedną, albo
więcej decyzji w sprawie naruszeń, takich jak:
- odwołanie finansowania projektu i żądanie zwrotu Programowi wszystkich sum już
wypłaconych na rzecz projektu;
- anulowanie części finansowania projektu i zażądanie zwrotu Programowi części
niekwalifikowalnej wypłaconych sum;
- zmniejszenie dofinansowania o sumę poniesionych wydatków niekwalifikowalnych
związanych z naruszeniem, z uwzględnieniem poziomu współfinansowania ustalonego
dla Programu;
- zażądanie od partnera, u którego stwierdzono naruszenie, zwrotu Programowi
wszystkich poniesionych i zrefundowanych wydatków.
WTS powinien rejestrować wszystkie przypadki naruszeń i zamieszczać je w sprawozdaniach
kwartalnych. Sprawozdania kwartalne powinny zostać przedstawione IZ, IA, IC i IK w ciągu
jednego miesiąca od daty zakończenia każdego kwartału roku bieżącego.
W Polsce
Instytucja Krajowa przygotowuje bieżące sprawozdania; sprawozdania kwartalne; kwartalne
zestawienie nieprawidłowości, które nie są przedmiotem raportowania KE lub informacji o
braku nie w zasięgu działań własnych; informacje otrzymane od organów zaangażowanych w
realizację Programu, działających na terenie Polski (Kontrolerzy pierwszego stopnia) i
informacje o wykrytych przez inne organy naruszeniach.
11 września 2009
57
IK odpowiada za weryfikację informacji o niezgodnościach jak i za przygotowanie na jej
podstawie notatki dla MF-R (Jednostka organizacyjna w polskim Ministerstwie Finansów,
odpowiedzialne za informowanie KE o naruszeniach przy wykorzystaniu Funduszy
Strukturalnych oraz Funduszu Spójności).
IK przedstawia Raporty kwartalne lub informację o braku nieprawidłowości MF-R w
przeciągu 40 dni od zakończenia każdego kwartału roku bieżącego. Kwartalne zestawienie
niezprawidłowości, które nie są przedmiotem raportowania KE, powinny zostać przedstawione
MR-F w przeciągu 65 dni od zakończenia każdego kwartału roku bieżącego.
IK przekazuje informację o wykrytych nieprawidłowościach, o podejrzeniu nieprawidłowości
lub informację o braku nnieprawidłowości MF-R. MF-R przekazuje otrzymaną informację KE
i do wiadomości Instytucji Zarządzającej Programu, IC, IA w przeciągu 2 miesięcy od
zakończenia każdego kwartału roku bieżącego.
5.5
5.5.1
Inne obowiązki i zobowiązania
Zamówienia publiczne
Zamówienia na towary, usługi i roboty powinny być dokonywane zgodnie z przepisami
dotyczącymi zamówień publicznych obowiązujacych w regionach przypranicznych objętych
programem, odpowiednio po stronie polskiej bądź litewskiej. Oznacza to, że każdy z partnerów
ponoszących wydatki powinien przestrzegać krajowych przepisów dotyczacych zamówień
publicznych. Jeśli partner nie podlega prawu zamówień publicznych, powinien on przestrzegać
ustalonych na poziomie krajowym, albo na szczeblu Programu specjalnych reguł dokonywania
zakupów. Informacja o tych zasadach zostanie umieszczona na stronie internetowej programu.
Przestrzeganie zasad dokonywania zakupów kontroluje kontroler pierwszego stopnia określony
w rozdz. 5.2. – 5.3. W przypadku, gdy nie są przestrzegane zasady dokonywania zakupów,
wydatki poniesione na te zakupy będą uznane za niekwalifikowalne.
5.5.2
Wymogi dotyczące informacji i promocji
Wymogi dotyczące promocji i informacji zostały określone w Rozporządzeniu Komisji (WE)
numer 1828/2006 (rozdział II Wdrażanie Przepisów Rozporządzenia (WE) numer 1083/2006,
Sekcja I Informacja i Promocja).
Główne cele wymogów dotyczących informacji i promocji na poziomie projektu:
a) zapewnienie społeczeństwu informacji o rezultatach i korzyściach z realizacji projektu;
b) zaznaczyenie, że projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską
c) zapewnienie o przejrzystym wykorzystaniu funduszy Unii Europejskiej
W tym przypadku każdy partner winien zaplanować odpowiednie środki związane z promocją
i informacją, związane z jego wkładem w działania projektowe, które są przeprowadzone w
czasie realizacji projektu. Mając na uwadze charakter działań projektowych i wielkość
11 września 2009
58
wydatków, każdy z partnerów projektu powinien spełnić następujące minimalme wymagania
dotyczące informacji i promocji:
-
-
-
-
Umieścić trwałą tabliczkę informującą, która jest widoczna i wystarczająco dużą, nie
później niż sześć miesięcy po zakończeniu projektu, który spełnia następujące wymogi:
(a) całkowity wkład środków publicznych w projekcie przekracza 500.000 EUR;
(b) projekt obejmuje zakup obiektów fizycznych lub finansuje infrastrukturę lub prace
kontstrukcyjne;
Plakietka powinna wymieniać rodzaj oraz nazwę projektu, dodatkowo do informacji
wymienionej w artykule 9 Rozporządzenia Komisji (KE) numer 1828/2006. Owa
informacja powinna zawierać co najmniej 25% powierchni plakietki.
Umieścić billboard na terenie realizacji każdego projektu, który spełnia poniższe
wymogi:
(a) całkowity wkład środków publicznych w projekcie przekracza 500.000 EUR;
(b) operacja obejmuje finansowanie infrastruktury lub prace konstrukcyjne
Informacja wymieniona w artykule 9 Rozporządzenia Komisji (KE) numer 1828/2006
powinna zajmować co najmniej 25% powierzchni billboardu. Po zakończeniu projektu,
billboard powinien być zastąpiony przez plakietkę opisaną w powyższym punkcie;
Opublikować co najmniej dwa artykułu w prasie lokalnej na temat rozpoczęcia
projektu, planowanych działaniach i rezultatach oraz w szczególności na temat
partnerów projektu, oraz na temat zakońćzenia projektu i jego osiągnięć. Wymóg
opublikowania artykułu przy rozpoczęciu projektu, nie zobowiązuje do wydania go
tego samego dnia, którego rozpoczyna się projekt, zaleca się powiązać go z kluczowym
wydażeniem/rezultatem projektu. Proszę pamiętać, że spotkania grupy zarzadzającej
projektem czy podobnych struktur, które są częścią zarządzania projektem, nie będą
postrzegane, jako ważne wydarzenie w ramach projektu;
Opublikować co najmniej 1 artykuł w prasie lokalnej na temat zrealizowanego projektu
oraz płynących z niego korzyści dla społeczeństwa i regionu przygranicznego;
Wydać co najmniej 2 zestawy materiałów promocyjnych – n.p. broszury, plakaty,
kalendarze i inne materiały;
Każdy zakupiony element wyposażenia, mebli itp. powinien być oznaczony specjalną
etykietką/znaczkiem informującym o współfinansowaniu ze środków Unii
Europejskiej, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
Poza wymienionymi obowiązkowymi publikacjami, zaleca się, aby każdy projekt zadbał o
odpowiednie rozpowszechnianie i ciągłość informacji i promocji:
a) Zamieścił informację o projekcie na stronach internetowych Partnerów Projektu;
b) Z wyprzedzeniem poinformował WST o nadchodzących wydarzeniach w projekcie;
c) Zbierał dowody działań promocyjnych (kopie publikacji, zdjęcia wydarzeń; narzędzia
promocji; kopie publikacji prasowych z listą odbiorców itp.);
d) Przedstawiał kopię każdej publikacji czy materiałów promocyjnych wraz ze
sprawozdaniem z realizacji/sprawozdaniem końcowym projektu;
e) Zatrzymał przynajmniej jeden komplet stworzonych materiałów informacyjnych, w
instytucji Partnera Wiodącego/Partnerów projektu, dla celów kontroli.
Wszelkie produkty promocji i informacji powinny zostać wymienione w tabeli wskaźników.
11 września 2009
59
Ponadto wszystkie materiały informacyjne i służące komunikacji, a także dokumenty wydane
w ramach projektem (dokumenty projektowe, ogłoszenia w prasie o przetargu, publikacje,
strony internetowe itp.) powinny być opatrzone logo programu i logo Unii Europejskiej, o ile
artykuł 9 Rozporządzenia Komisji (KE) numer 1828/2006 nie stanowi inaczej. Oprócz tego,
we wszystkich komunikatach dla prasy należy wskazać na udział środków Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego w finansowaniu projektu. Logo Unii Europejskiej powinno
być przynajmniej tak duże, jak inne używane loga (logo programu, instytucji partnerskiej itp).
Logo programu i logo Unii Europejskiej można znaleźć i pobrać ze strony internetowej
programu (sekcja „Pomoc Techniczna”).
Podstawową zasadą przy informowaniu o współfinansowaniu projektu jest umieszczanie
następujących elementów na wszystkich produktów informacyjnych projektu:
1. Loga Unii Europejskiej i Programu;
2. Zwrot: „UNIA EUROPEJSKA”
3. Zwrot: „EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO”;
4. Hasło Programu: „Sąsiedzi w działaniu”.
Wyczerpujące wskazówki na temat strony graficznej, rozmiarów oraz zawartości materiałów
związanych z informacją i promocją zostały ustalone przez WST. Można je odszukać na
stronie internetowej programu. Należy zaznaczyć, że jeżeli spełnienie wymogów dotyczących
promocji i informacji nie da się zweryfikować (lub jest możliwe tylko częściowo), powiązane
rezultaty, np. publikacje, imprezy/wydarzenia itp., mogą zostać uznane za niekwalifikowalne i
nie będą podlegać dofinansowaniu z EFRR.
Realizacja przedsięwzięć dotyczących informacji i promocji, jest warunkiem koniecznym do
finansowania projektu. Związane z tym wydatki mogą być finansowane z przyznanego
wsparcia. Wydatki te sprawdzane są przez kontrolę pierwszego stopnia, patrz rozdz. 5.2. – 5.3.
5.5.3
Wymogi dotyczące dokumentacji
Każdy partner powinien prowadzić dokumentację związaną z realizowanymi przez niego
działaniami w projekcie. Dokumenty dotyczące projektu powinny być przechowywane
oddzielnie od innych dokumentów instytucji – partnera. Powinny one być udostępnione
kontroli pierwszego stopnia oraz innym instytucjom posiadającym prawo dokonywania
kontroli realizacji projektu.
Partnerzy powinni zapewnić przechowywanie dokumentacji projektowej przez cały okres
realizacji projektu i nie krócej niż do czerwca 2021 roku.
5.5.4
Trwałość i własność produktów projektu
W ciągu pięciu lat po zakończeniu projektu powinno się unikać jakichkolwiek istotnych
zmian. Oprócz tego nie wolno dokonywać istotnych zmian (dotyczy to projektów
infrastrukturalnych),:
11 września 2009
60
-
zmieniających charakter projektu, albo warunki realizacji, albo dających firmie albo
instytucji publicznej znaczącą przewagę;
związanych ze zmianą charakteru własności elementu infrastruktury, albo też z
zaprzestaniem działalności produkcyjnej.
W umowie partnerskiej powinna zostać jasno określona własność produktów projektu.
Warunków określonych w tych dokumentach należy przestrzegać przez okres pięciu lat po
zakończeniu projektu.
Jeśli którykolwiek z partnerów tych warunków nie spełnia, należy o tym niezwłocznie
powiadomić WST. Z tego powodu może wystąpić konieczność zwrotu nienależnie
otrzymanych środków.
5.6
Zakończenie projektu
Istnieje kilka czynników warunkujacych pomyślne zakończenie projektu po okresie jego
realizacji.
Zgodnie z wymogami określonymi w umowie o dofinansowanie konieczne jest złożenie
końcowego sprawozdania z realizacji projektu. W sprawozdaniu końcowym powinno zostać
wykazane, że produkty i rezultaty projektu zostały uzyskane w 100 procentach. W przypadku
nie uzyskania przewidzianych produktów i rezultatów, oraz wobec braku zapewnienia
trwałości rezultatów projektu, część, albo też wszystkie wydatki mogą być uznane jako
niekwalifikowalne.
6
Załączniki
- Załącznik 1 – formularz wniosku;
- Załącznik 2 – instrukcja wypełniania i składania formularza wniosku o dofinansowanie ze
środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
- Załącznik 3: Instrukca, jak używać elektronicznej wersji wniosku
11 września 2009

Program Współpracy Transgranicznej Litwa

Transkrypt

Podobne dokumenty

jakie są wymagania dotyczące roli partnerów w projekcie?

Wyższa Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach Wydział

Umowa w sprawie realizacji projektu INTERREG B

Ćwiczenie: „A teraz powiedz mi, kim jestem”1

Lista zajęć

Oświadczam, że podane dane są prawdziwe, i

Sylwia Sulmowska CV 2015 - Studio Języka Angielskiego

Cennik tłumaczeń