pokaż - Regionalna Izba Obrachunkowa w Poznaniu

Poznań, dnia 27.02.2004r.
WK-0917/ 22A /K/2003
Pani
Anna Renda
Kierownik
Ośrodka Pomocy Społecznej
w Swarzędzu
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach
obrachunkowych (tj. Dz. U z 2001r. Nr 55 poz. 577 ze zm.) informuję o wynikach kontroli
gospodarki finansowej w zakresie realizacji wydatków Gminnego Programu Profilaktyki i
Rozwiązywania Problemów Alkoholowych za 2002r.
Rada Miejska w Swarzędzu uchwałą nr XLIX/379/98 z dnia 18 czerwca 1998r.
w sprawie wprowadzenia zmian do Statutu Ośrodka Pomocy Społecznej utworzyła w strukturze
O. P. S. - Sekcję Profilaktyki i Terapii do realizacji zadań wynikających z Gminnego Programu
Profilaktyki i Rozwiązania Problemów Alkoholowych - § 7 ust.1 oraz wprowadziła zapis w
§ 7 ust. 4, że Kierownik OPS sprawuje nadzór nad prawidłowością wydatkowania środków
przeznaczonych na realizację zadań profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych w
ramach Gminnego Programu oraz zawiera niezbędne umowy w zakresie profilaktyki i terapii w
oparciu o preliminarz budżetowy.
W dniu 16 stycznia 2002r. Rada uchwałą Nr XLII/471/2002r. przyjęła do realizacji Gminny
Program Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz preliminarz budżetowy GPPiRPA na
2002r. na łączną kwotę 380.000 zł, który obejmował zadania :
I
Profilaktyka i terapia dla rodzin z problemem alkoholowym i przemocą w rodzinie (w tym
pomoc psychologiczna, konsultacje, przeciwdziałanie przemocy w rodzinie – Niebieska
Linia, Pomarańczowa Linia, punkt interwencji kryzysowej i poradnictwa specjalistycznego,
programy profilaktyczne w szkołach) – 89.100 zł,
II
Gminna Komisja Rozwiązywania Problemów Alkoholowych (w tym posiedzenia komisji,
opinie biegłego, wywiady środowiskowe) – 15.120 zł
III
Świetlica Socjoterapeutyczna „ Nasza Dziupla” (w tym utrzymanie świetlicy, wyposażenie
świetlicy,
pomoc opiekuńczo-wychowawcza, psychologiczna, terapeutyczna i socjalna,
2
obozy socjoterapeutyczne wycieczki, biwaki, dożywianie dzieci) – 92.760 zł,
IV
Świetlica Integracyjna – Terapeutyczna (w tym utrzymanie świetlicy, pomoc opiekuńczowychowawcza, psychologiczna, terapeutyczna, socjalna i administracyjno- gospodarcza,
obozy, wycieczki, biwaki, dożywianie dzieci, prace adaptacyjno-remontowe, doposażenia) –
102.020 zł,
V
Współpraca z instytucjami i organizacjami stykającymi się z problemami alkoholowymi i
przemocą w rodzinie (w tym organizowanie spotkań roboczych, obozy, wspomaganie
działalności stowarzyszeń służącej do rozwiązywania problemów alkoholowych) –
36.000 zł,
VI
Działalność informacyjna i edukacyjna (w tym promowanie treści Gminnego Programu,
plakaty, ulotki, artykuły, kampanie itp.) – 2.000 zł,
VII
Szkolenia dla realizatorów zadań Gminnego Programu – 10.000 zł,
VIII
Sekcja Profilaktyki i Terapii, w tym nadzór nad prawidłową realizacją zadań Gminnego
Programu,
koordynacja
merytoryczna,
obsługa
księgowo-finansowa
i
kadrowo-
administracyjna utrzymanie (art. biurowe, koszty delegacji, ksero, środki czystości) –
33.000 zł.
.
Na podstawie ewidencji księgowej oraz sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków
budżetowych za 2002r. ustalono, że planowane i wykonane wydatki w rozdziale 85154
„Przeciwdziałanie alkoholizmowi„ przedstawiały się następująco:
§ wydatków
Plan wydatkó w
2580 Dotacja podmiotowa z budżetu dla
Wydatki wg
Wydatki
wg uchwały
ewidencji
Rb-28S
budżetowej
księgowej
63.700,-
63.700,-
63.700,-
jednostek niezaliczonych do sektora
finansów publicznych.
3020 Nagrody i wydatki osobowe nie zaliczone
do wynagrodzeń
1.281, -
1.281,00
1.281,-
3030 Różne wydatki na rzecz osób fizycznych
12.350,-
8.400,00
8.400,-
4010 Wynagrodzenia osobowe pracowników
46.320,-
39.720,36
39.720,-
3.900,-
2.694,00
2.694,-
19.830,-
15.992,80
15.993,-
4040 Dodatkowe wynagrodzenie roczne
4110 Składki na ubezpieczenie społeczne
4120 Składki na fundusz pracy
2.070,-
4210 Zakup materiałów i wyposażenia
25.830,2
1.169,72
17.665,23
1.170, 17.665,-
3
4220 Zakup środków żywności
35.600,-
16.782,05
16.782,-
4260 Zakup energii
30.130,-
30.129,36
30.129,-
4270 Zakup usług remontowych
56.727,-
40.064,50
40.065,-
318.730,-
225.645,06
225.645,-
4410 Podróże służbowe krajowe
4.000,-
1.566,33
1.566,-
4430 Różne opłaty i składki
3.500,-
0
659,-
659,00
659, -
624.737,-
465.469,45
465.469,-
4300 Zakup usług pozostałych
4440 Odpisy na ZFŚŚ
Ogółem
0
Z opisowego sprawozdania z wykonania budżetu za 2002r. wynika, że w rozdziale 85154
„Przeciwdziałanie alkoholizmowi„ kwotę 465.469 zł przeznaczono na realizację Gminnego
Programu Rozwiązywania Problemów Alkoholowych poprzez Ośrodek Pomocy Społecznej.
Wydatki dotyczyły działalności świetlic socjoterapeutycznych na osiedlu Czwartaków w
Swarzędzu, w Gruszczynie i w Uzarzewie w tym :
1. dożywianie dzieci w świetlicach............................ ..............................................
16.782 z ł
2. zakup materiałów i wyposażenia.............................................................................. 17.665 z ł
3. opłaty eksploatacyjne ................................................... ........................................
30.129 z ł
4. prace adaptacyjno-remontowe w świetlicy przy ul. Działkowej ............................. 32.422 z ł
5. koszty umów zleceń pracowników świetlic oraz obsługi punktów konsultacyj. .. 116.597 zł
6. programy profilaktyczne w szkołach ....................................................................... 22.164 z ł
7. obozy i kolonie socjoterapeutyczne........................................................................... .71.470 z ł
8. wynagrodzenia wraz z pochodnymi ...........................................................................59.577 z ł
9. przekazano w formie dotacji dla Stowarzyszenia Abstynentów Żagiel......................23.700 z ł
10. przekazano dla Akcji Katolickiej przy parafii św. Marcina w Swarzędzu na remont
świetlicy.......................................................................................................................20.000 z ł
11. na prowadzenie świetlicy socjoterapeutycznej dla dzieci i młodzieży ......................20.000 zł
Sprawdzono udokumentowanie wydatków w rozdziale 85154 w następujących paragrafach
klasyfikacji budżetowej :
•
§ 3020 „Nagrody i wydatki nie zaliczone do wynagrodzeń” – na kwotę 325,50 zł z tytułu
wypłaty ekwiwalentu za zużycie odzieży i równoważnik za ubranie dla poborowych
odbywających służbę zastępczą,
•
§ 3030 „Różne wydatki na rzecz osób fizycznych “ na kwotę 320 zł z tytułu wypłaty za
posiedzenie komisji d/s rozwiązywania problemów alkoholowych,
•
§ 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia “ na kwotę 1.048,82 zł z tytułu zakupu środków
3
4
czystości art. papierniczych i słodyczy na paczki świąteczne,
•
§ 4220 „Zakup środków żywności” na kwotę 296,61 zł na dożywianie dzieci w świetlicach
socjoterapeutycznych
/wydatek
dotyczył
podwieczorku
który otrzymywały
dzieci
przebywające w świetlicach w godzinach popołudniowych/,
•
§ 4260 „Zakup energii “ na kwotę 3.000 zł za koszty eksploatacji pomieszczeń
przeznaczonych na świetlicę socjoterapeutyczną za m-c październik – listopad 2002r,
•
§ 4300 „Zakup usług pozostałych” na kwotę 6.571,95 zł za świadczenie usług opiekuńczosocjoterapeutycznych dla dzieci za pełnienie dyżurów i przeprowadzenie wywiadów
środowiskowych na potrzeby komisji za zakup analizatora wydechu i testu dla Policji, na
kwotę 57.245 zł za udział dzieci w koloniach oraz na kwotę 4500 zł za przygotowanie i
przeprowadzenie warsztatu dla nauczycieli jak sobie radzić z agresją i przemocą w szkole.
•
§ 4270 „Zakup usług remontowych”
na kwotę 32.422,44 zł za budowę zbiornika
bezodpływowego oraz roboty budowlane w świetlicy przy ul. Działkowej,
•
§ 4410 „Podróże służbowe krajowe “ na kwotę 238,68 zł.
W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości :
W księgach rachunkowych OPS Swarzędz prowadzono konto 132 „Rachunek bieżący
jednostki za 2002r.” które wykazywało w trakcie 2002r. bilans otwarcia na 01.01.2002 r. - 45,57 zł,
obroty strony Wn – 45.58 zł., obroty strony Ma 45,58 zł stan na dzień 31.12.2002 r. - „O”. Konto
132 ustalone zarządzeniem ZPK wymieniał - Rozrachunki jednostki z tytułu uzyskanych dochodów
i realizacji wydatków, które prowadzone były za pośrednictwem konta 130.
Na okoliczność prowadzenia konta 132 wyjaśnienie złożyła Gł. Księgowa z którego wynika, że
konto 132 wykazywało saldo dlatego też zostało ono ujęte w ZPK na 2002r. jako rachunek bieżący
jednostki w 2002r. Saldo konta 132 zostało również wykazane w sprawozdaniu finansowym za
2001 r. jako zobowiązanie wobec budżetu. Kwota 45,57 zł, która stanowiła na saldo konta 132 na
dzień 31.12.2001r. oraz odsetki naliczone przez bank za miesiąc styczeń 2002 r. w kwocie 0.01 zł
zostały przelane na konto Urzędu Miasta w dniu 08.02.2002r. i była to jedyna operacja
przeprowadzona na tym koncie w 2002r. w bilansie zamknięcia 2001r. stan konta 132 wykazywał
saldo 45,57 zł i dlatego zostało wykazane w ZPK na 2002r. i funkcjonowało jako rachunek do dnia
8.02.2002r. /saldo konta 132 kwota 45.57 zł wraz z odsetkami 0,01 zł została przekazane do
budżetu / .
Prowadzenie konta 132 w księgach rachunkowych jednostki budżetowej w 2002r. nie przewidują
obowiązujące od dnia 1 stycznia 2002r. przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18
grudnia 2001r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
4
5
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
publicznych (Dz.U. Nr 153, poz. 1752). Stosownie do § 11 pkt 1 i 3 wprowadza się plany kont dla
jednostek obejmujące konta bilansowe i konta pozabilansowe określone w załącznikach 1 i 2 do
rozporządzenia. Plany kont stanowią podstawę do opracowania zakładowych planów kont .
Strona nr 3 protokołu kontroli OPS, zał nr 8 do protokołu.
Na koncie 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” w ciągu roku nie księgowano faktur
z tytułu dostaw i usług a jedynie dokonano na dzień 31.12.2002r. zapisu zastępczym dowodem
księgowym pod nazwą PK – polecenie księgowania. Przedstawiony dowód księgowy zawierał 8
pozycji
(8 faktur, 8 kwot zobowiązań) i korespondencje kont Wn 400 Ma 201 na kwotę
6.106,36 zł. Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej ustalila zasady polityki rachunkowości
zarządzeniem nr 2 z dnia 02.01.2002r. w sprawie ustalenia zakresu dokumentacji i przyjętych zasad
prowadzenia rachunkowości w OPS a w załączniku nr 1 do zarządzenia wprowadził zakładowy
plan kont wskazując zasady funkcjonowania kont syntetycznych i zasady tworzenia do nich kont
analitycznych. Określono, że konto 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami “ służy do
ewidencji rozrachunków i roszczeń z tytułu dostaw, robót i usług. Główna Księgowa wyjaśniła, że
w ciągu roku rachunki i faktury były księgowane równocześnie z przelewem pod tym samym
dowodem księgowym i księgowane bezpośrednio w koszty i wydatki pod datą dokonania przelewu
dlatego też nie występowały zobowiązania finansowe z tytułu nieuregulowanych rachunków i
faktur. Na koniec roku zobowiązania takie wystąpiły i zostały zaksięgowane na koncie 201.
Działania takie naruszały przepisy art. 20 ust. 1, 20 ust. 2 pkt 1 i 3 oraz art. 24 ust. 1 i 3 ustawy o
rachunkowości (Dz. U z 2002r. Nr 76, poz. 694), które stanowią, że :
-
do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu,
każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym,
-
podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie
operacji gospodarczej zwanej dalej „dowodami źródłowymi”- zewnętrzne obce – otrzymane
od kontrahentów
-
podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie
operacji gospodarczej zwanej dalej „dowodami źródłowymi” - wewnętrzne – dotyczące
dokonanie operacji wewnątrz jednostki,
-
księgi rachunkowe winny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie,
-
księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich
kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu
dowody księgowe.
5
6
Ponadto stwierdzono, że na koncie 201 nie zaksięgowano na dzień 31.12.2002r. kwoty 210,00 zł z
tytułu rachunku do umowy zlecenia nr 317 z dnia 28.12.2000r. za 14 godzin świadczenia usług
opiekuńczo-socjoterapeutycznych
dla
dzieci
z
rodzin
dysfunkcjonalnych
w
świetlicy
socjoterapeutycznej przepracowanych w m-cu grudniu 2002r. Rachunek został wystawiony przez
zleceniobiorcę w dniu 3.02.2003r. Kwoty rachunku wystawionego przez pracownika nie ujęto w
zobowiązaniach za 2002r. i nie wykazano jako zobowiązania w sprawozdaniu Rb 28S – roczne
sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych.
Działanie takie stanowiło naruszenie zasady memoriału wyrażonej w przepisie art. 6 ust. 1 ustawy o
rachunkowości, który stanowi, że w księgach rachunkowych i wyniku finansowym jednostki należy
ująć wszystkie osiągnięte na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi
przychodami danego roku obrotowego niezależnie od terminu i zapłaty. Powyższe stanowiło
naruszenie § 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie
sprawozdawczości budżetowej który stanowi, że kwoty wykazane w sprawozdaniu winny być
zgodne z danymi wynikającym z ewidencji księgowej.
Strona nr 13 protokołu kontroli OPS, zał nr 23, 28 do protokołu
Stwierdzono, że w niektórych wypadkach dokonywano zapisów w księgach rachunkowych na
podstawie
dowodów
źródłowych
nie
zawierających
pełnej
adnotacji
stwierdzającej
zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie numeru identyfikacyjnego,
określenie stron /umowy, adresy/ dokonujących operacji gospodarczych, wskazanie miesiąca
księgowania oraz sposobu ujęcia w księgach poprzez wskazanie symboli kont księgi głównej na
których operacja gospodarcza ma być ujęta i sposobu ujęcia dowodu w urządzeniach na kontach
analitycznych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za wykonanie w/w czynności, brak daty
zatwierdzenia kwoty do wypłaty, np. :
-
polecenia księgowania nie zawierały kolejnego numeru, daty wystawienia lub daty
zaksięgowania strony dziennika, osoby sporządzającej lub sprawdzającej oraz osoby
zatwierdzającej,
-
polecenia wyjazdu służbowego nie zawierały daty wystawienia , dekretacji do ujęcia na
kontach syntetycznych, podpisu osoby zlecającej wyjazd, wskazania środków lokomocji, a
wymogi zawarte w pkt 2 „Dowody księgowe “ w instrukcji obiegu dokumentów stanowiły,
że dokumenty przed ich zaksięgowaniem poddane są kontroli wewnętrznej /.../. W
wyjaśnieniu Główna Księgowa podała, że do raportów kasowych dołączane były polecenia
księgowania na podstawie, których dokonywano pobrania gotówki z banku. Na PK
nanoszone były numery faktur i rachunków, klasyfikacja budżetowa oraz kwota do wypłaty.
6
7
Przy sporządzaniu dowodów PK nie nanoszono kolejnych numerów i dat pod którymi były
one zaksięgowane. Nieprawidłowości te natychmiast skorygowano i uzupełniono brakujące
dane. Działania takie były niezgodne z przepisami art. 21 ust. 1 pkt 1,2,6 ustawy o
rachunkowości, które stanowią, że dowód księgowy powinien zawierać określenie rodzaju
dowodu i jego numeru identyfikacyjnego określenie strony dokonujących operacji
gospodarczych stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych
/dekretacja/ podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania oraz punktem 2 instrukcji obiegu
dokumentów /dowody księgowe/.
Strona nr 6 protokołu kontroli OPS, zał 13 do protokołu
W dniu 18.11.2002r dokonano zamówienia na budowę zbiornika bezodpływowego oraz na
roboty budowlane w świetlicy przy ul. Działkowej 61A w Swarzędzu na łączną kwotę 32.422,44 zł
. W zawartej umowie w dniu 4 marca 2002r. określono termin rozpoczęcia prac na dzień 4 grudnia
2002r. a termin zakończenia na 20 grudnia 2002r. W umowie zapisano (w § 13 ust.3), że końcowe
rozliczenie nastąpi fakturą końcową na podstawie protokołu końcowego po zakończeniu ostatniego
etapu robót oraz, że zamawiający ma obowiązek zapłaty faktur w terminie 14 dni od daty ich
doręczenia wraz z protokołem odbioru (§ 14). Wykonawca 20 grudnia 2002 roku
zgłosił
inwestorowi do odbioru roboty budowlane. Ustalono, że w dniu 20 grudnia spisano protokół
odbioru w którym zapisano, że ze względu na niskie temperatury pozostało do wykonania
dokończenie i zaspoinowanie płytek na stopniach i zabrukowanie płaszczyzny odstojnika, ze
względu na tą okoliczność sporządzono protokół konieczności z dnia 20.12.2002 r. w którym
przesunięto termin zakończenia robót na 30.03.2003 roku. Z zawartej umowy z dnia 4 grudnia
2002r. wynika, że wykonawca ma prawo do żądania przedłużenia terminu umownego, jeżeli
niedotrzymanie pierwotnego terminu umownego stanowi konsekwencję
a/ okoliczności, których nie można przewidzieć,
b/ siły wyższej. Przesunięcia terminu dokonano na podstawie protokołu konieczności z dnia
20.12.2002 r. bez uwzględnienia § 17 ust. 1 umowy, który stanowi, że zmiana postanowień umowy
może nastąpić za zgodą stron (Kierownika OPS i właściciela Z.R.B) wyrażoną na piśmie pod
rygorem nieważności takiej zmiany. Przyjęto fakturę końcową za wykonanie prac
w dniu
21.12.2002r. i zapłacono 27.12.2002r. natomiast protokół odbioru robót sporządzono 28.03.2003r
co stanowi naruszenie postanowień § 14 umowy.
Strona nr 17, 18 protokołu kontroli OPS, zał. nr 42 do protokołu.
7
8
Wydatki na ten cel sklasyfikowano w dziale 851 rozdziale 85154 § 4270, podczas gdy
wskazane w/w wydatki należało zaliczyć do kosztów inwestycyjnych. Skutkiem nieprawidłowo
zastosowanej klasyfikacji w dziale 851 rozdziale 85154 § 6050 wydatki inwestycyjne zaniżono o
kwotę 32.422,44 zł a zawyżano wydatki bieżące, czym naruszono zasady określone w art. 28 ust. 2
ustawy o finansach publicznych (Dz.U. Nr 155, poz. 1014 ze zm.) który stanowi, że jednostki
sektora finansów publicznych – dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi
poszczególnych rodzajów wydatków. Zakwalifikowanie wydatków poniesionych na budowę i
modernizację do wydatków bieżących spowodowało, iż nie nastąpiło zwiększenie wartości środka
trwałego /w świetlicy/. Było to niezgodne z przepisami art. 31 ustawy o rachunkowości, który
stanowi, że wartość początkową stanowi koszt wytworzenia środka trwałego powiększający koszty
jego ulepszenia/ przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji/ który
powoduje, że wartość użytkowa środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy
przyjęciu do używania wartość użytkową.
Kierownik OPS wyjaśniła, że „wydatki na ten cel zaplanowano w planie finansowym Urzędu
Miasta na 2002r. zatwierdzonym Zarządzeniem Burmistrza Nr OR 0152/02 z 15 stycznia 2002r. w
dziale 851 rozdz. 85154 § 4270 - wydatki związane z remontem i modernizacją pomieszczeń już
zajętych bądź przeznaczonych na świetlicę socjoterapeutyczną. Dlatego wydatek na roboty
budowlane w świetlicy przy ul. Działkowej klasyfikowano jako zakup usług remontowych.
Strona nr 18 protokołu kontroli OPS, zał. Nr 43 do protokołu
Pismem z dnia 03.06.2002r. OPS
wszczął postępowanie o udzielenia zamówienia
publicznego w trybie zapytania o cenę. Przedmiotem zamówienia była organizacja 10-dniowych
obozów socjoterapeutycznych dla dzieci i młodzieży z rodzin dotkniętych chorobą alkoholową i
przemocą. Wartość zamówienia w momencie zapytania o cenę nie była znana. W zapytaniu o cenę
nie określono ilości obozów, które we wskazanym terminie mają być przeprowadzone oraz nie
określono ilości dzieci, które będą brały udział w obozach. W
„dokumentacji warunków
zamówienia ”określono przybliżoną liczbę dzieci około 100. Na zorganizowanie obozów złożono
dwie oferty. Zamawiający nie odrzucił oferty Nr 2 pomimo, iż oferent nie złożył wymaganego w
punkcie V. 1 lit. b „dokumentacji warunków zamówienia” zezwolenia wydanego przez Wojewodę
na prowadzenie kolonii, obozów i imprez turystycznych. Zgodnie z art. 27a pkt 1 ustawy o
zamówieniach publicznych zamawiający zobowiązany jest odrzucić ofertę jeżeli jest sprzeczna ze
SIWZ. Zamawiający nie unieważnił postępowania o zamówienie publiczne pomimo że w
postępowaniu prowadzonym w trybie zapytanie o cenę wpłynęły mniej niż dwie oferty nie
podlegające odrzuceniu stosownie do art.27b ust.1 pkt.1 Powyższe działanie naruszało również
8
9
zasadę równego traktowania podmioty ubiegające się o udzielenie zamówienia wyrażoną w art.16
ustawy o zamówieniach publicznych.
Kierownik OPS wyjaśniła, że „kierując się troską o los dzieci, które z uwagi na alkoholizm
rodziców bądź przemoc w rodzinie często przebywają w bardzo trudnych warunkach opracowano
do zapytania specyfikację w celu bliższego poznania oferenta, przyjęto że kryterium ceny stanowi
podstawowe kryterium, zamówienie nie przekraczało 30.000 euro i specyfikacja nie musi być
zastosowana.
Przy ocenie
wobec
tak przyjętej interpretacji komisja
przetargowa
nie
zakwestionowała w braku jednej z ofert dokumentu zezwolenie na prowadzenie kolonii i obozów
wydane przez Wojewodę i nie unieważniła przetargu. Członkowie komisji oświadczyli, że byli
przekonani o słuszności podjętej decyzji gdyż uznano, że wszystkie dodatkowe dokumenty
stanowią uzupełnienie oferty. Komisja skupiła swoją uwagę na oferowanej cenie traktując jakby
drugorzędnie inne wymogi wynikające ze specyfikacji. ”
Strona nr 19, 20 protokołu kontroli OPS, zał nr 46, 47 do protokołu
Zamawiający przy udzieleniu zamówienia publicznego na organizację 10 – dniowych obozów
socjoterapeutycznych w umowie zawartej w dniu 25 czerwca 2002r. ustalił cenę za pobyt jednego
uczestnika obozu na kwotę 535 zł nie podał ilości dzieci które będą brały udział w obozie.
Strona nr 18-21 protokołu załącznik nr 44-52 do protokołu
W umowie zlecenia nr 2/2002 zawartej w dniu 02.01.2002r. na pełnienie dyżurów sekretarza
komisji w ilości dwóch godzin tygodniowo i przeprowadzanie wywiadów środowiskowych na
potrzeby komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na okres od 02.01.2002r. do
31.12.2002r. ustalono wynagrodzenie w wysokości 25 zł/godz. oraz 18 zł za jeden przeprowadzony
i opracowany wywiad środowiskowy. W umowie nie wskazano ilości przeprowadzenia wywiadów
które muszą być przeprowadzone w okresie obowiązywania umowy.
Strona nr 11 - 13 protokołu kontroli, zał nr 25 - 27
Stwierdzono, że naruszono zasadę kasowego wykonania budżetu w rozumieniu § 2
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, tzn. faktycznie do
wydatków OPS księgowano rozliczenie zaliczki czyli rozchód pieniędzy z kasy zamiast do
wydatków zaliczyć pobrane środki z banku na wypłatę zaliczki. W wyjaśnieniu podano , że zaliczki
pobrane przez pracowników na zakup materiałów i usług a rozliczone w miesiącu w którym zostały
wypłacone były zaksięgowane na kontach wydatków pod datą ich rozliczenia. Nieprawidłowość ta
9
10
została wyeliminowania w 2003 r. Do wydatków księguje się samo pobranie pieniędzy z banku na
wypłatę zaliczek a nie jak poprzednio rozliczenie zaliczki.
Strona nr 7 - 9 protokołu kontroli kompleksowej, zał nr 15 – 17.
Przedstawiając Pani Kierownik powyższe ustalenia kontroli Regionalna Izba Obrachunkowa
wnosi o ich wykorzystanie w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości
i usprawnienie
gospodarki finansowej w tym poprzez realizację następujących wniosków pokontrolnych :
1. Prowadzić rachunkowość jednostki z uwzględnieniem zasad określonych w § 11 ust.1 i 3
rozporządzenia. Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153,
poz.1752). Spowodować doprowadzenie ZPK do zgodności z obowiązującymi przepisami
prawa.
W
księgach
rachunkowych
prowadzić
jedynie
konta
wyszczególnione
w
obowiązującym Zakładowym Planie Kont zatwierdzonym przez Kierownika .
Zaprzestać prowadzenia w księgach rachunkowych OPS konta 132 „Rachunek środków
inwestycyjnych “.
2. Wprowadzać do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego w postaci zapisu każde
zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy o
rachunkowości (tj. Dz. U. z 2002, Nr 76, poz. 694 ze zm.) Podstawą zapisów w księgach
rachunkowych (na kontach syntetycznych) winien być dowód źródłowy. Do ksiąg
rachunkowych wprowadzać dowody księgowe kompletne i poprawnie zakwalifikowane do
zaksięgowania, dokonywać zapisów operacji gospodarczych w miesiącu jej dokonania
stosownie do art. 24 ust. 3 ustawy o rachunkowości.
3. Ujmować w księgach rachunkowych i wyniku finansowym jednostki wszystkie osiągnięte na
jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami danego roku
obrotowego niezależnie od terminu i zapłaty, stosownie do zasady memoriału wyrażonej w
przepisie art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
4. Sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo wskazując w nich kwoty zgodne z danymi
wynikającym z ewidencji księgowej stosownie do § 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U Nr 24,
poz. 279 ze zm.) .
5. Dokonywać wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym jednostki i w
budżecie gminy przy prawidłowo zastosowanej klasyfikacji poszczególnych rodzajów
10
11
wydatków stosownie do art. 28 ust. 2 ustawy z dnia 26.11.1998r o finansach publicznych (t.j.
Dz. U. z 2003 Nr 15, poz. 148 ze zm.)
6. Zwiększać wartość środków trwałych o koszt poniesionych nakładów na ich ulepszenie i
wytworzenie nowego środka trwałego, stosownie do art. 31 ustawy o rachunkowości.
7. Zaliczać do wydatków jednostki rozchody z rachunku bankowego wg wyciągu bankowego
stosownie do § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18.12.2001r. w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
8. Przy udzieleniu zamówień publicznych zapewnić przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 29
stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177), która obowiązuje od
02.03.2004 r., a w szczególności :
1) odrzuć oferty w postępowaniu o zamówienie publiczne jeżeli jej treść nie odpowiada
treści specyfikacji stosownie do art. 89 ust. 1 pkt.2.
2) unieważniać postępowanie o zamówienie publiczne jeżeli w postępowaniu
prowadzonym w trybie zapytania o cenę nie złożono co najmniej dwóch ofert nie
podlegających odrzuceniu stosownie do art. 93 ust.1 pkt. 2.
3) określać przedmiot zamówienia publicznego zgodnie z wymaganiami art. 29.
O sposobie realizacji wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy
powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Poznaniu ul. Al. Niepodległości 18 w terminie 30
dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
W przypadkach i na warunkach określonych w art.9 ust.3 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych, do wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu mogą być wniesione
zastrzeżenia do rozpatrzenia przez Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty doręczenia
wystąpienia pokontrolnego.
Z – ca Prezesa
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Poznaniu
(––) Grażyna Wróblewska
11