KARTA PROCEDURY Procedura przyznawania stypendiów

Projekt „Wzrost potencjału Wyższej Szkoły Nauk Humanistycznych i Dziennikarstwa oraz Szkoły Wyższej
Psychologii Społecznej poprzez wdrożenie modeli zarządzania jakością i programu rozwoju kadry kierowniczej”
współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Rodzaj
dokumentu:
Tytuł:
KARTA PROCEDURY
Procedura przyznawania stypendiów
Dotyczy procesu:
Numer: V-D-5
Wersja: 1
Liczba stron: 4
Dydaktyka
Imię i nazwisko
Stanowisko
Data
Imię i nazwisko
Stanowisko
Data
Opracował:
Justyna Bacińska
specjalista (Biuro Organizacji Dydaktyki)
29.11.2013
Adriana Kuźma
specjalista (Biuro Organizacji Dydaktyki)
29.11.2013
Zatwierdził:
Ewa Lipiec
Dyrektor ds. studiów wyższych
29.11.2013
1. Cel procedury
Przyznawanie stypendiów zgodnie z wymogami prawnymi.
2. Zakres stosowania dokumentu
Procedura ma być pomocą dla pracowników administracyjnych w poprawnym przeprowadzeniu działań
związanych z przyznawaniem stypendiów:
1. socjalnych,
2. specjalnych dla osób niepełnosprawnych,
3. stypendiów Rektora dla najlepszych studentów,
4. zapomóg.
3. Dokumenty związane
Strona 1
Dokumenty wewnętrzne:
1. Regulamin studiów (skala ocen, warunki zaliczenia roku – istotne dla stypendiów Rektora).
2. Regulamin ustalania wysokości, przyznawania i wypłacania świadczeń pomocy materialnej dla studentów
Szkoły Wyższej Psychologii Społecznej (oparty na Ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym; konsultowany z
Samorządem Studenckim; zatwierdzany zarządzeniem rektora) – tzw. Regulamin stypendialny.
3. Szczegółowe zasady studiowania dla poszczególnych kierunków (zatwierdzane przez rady wydziałów).
Dokumenty zewnętrzne:
4. Kodeks postępowania administracyjnego.
5. Ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym.
6. Ustawa o świadczeniach rodzinnych.
7. Ustawa o ochronie danych osobowych.
4. Pojęcia, definicje, skróty
Akcja stypendialna – ogłoszenie terminów i warunków zbierania wniosków o stypendia, zbieranie wniosków i
ich rozpatrywanie, ogłaszanie decyzji, rozpatrywanie odwołań
Regulamin stypendialny – Regulamin ustalania wysokości, przyznawania i wypłacania świadczeń pomocy
materialnej dla studentów Szkoły Wyższej Psychologii Społecznej
Wyższa Szkoła Nauk Humanistycznych i Dziennikarstwa
Lider Projektu
ul. Gen. Tadeusza Kutrzeby 10, 61-719 Poznań
tel. 61 85 84 301, fax 61 85 84 362
www.projektjakosciowy.wsnhid.pl
www.wsnhid.pl
Szkoła Wyższa Psychologii Społecznej
Partner Projektu
ul. Chodakowska 19/31, 03-815 Warszawa
tel. 22 517 99 73, fax 22 517 96 25
www.swps.edu.pl
Projekt „Wzrost potencjału Wyższej Szkoły Nauk Humanistycznych i Dziennikarstwa oraz Szkoły Wyższej
Psychologii Społecznej poprzez wdrożenie modeli zarządzania jakością i programu rozwoju kadry kierowniczej”
współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
5. Postępowanie – lista działań z uwzględnieniem odpowiedzialności (stanowisko lub dział)
1.
Ustalenie progu dochodu uprawniającego do uzyskania stypendium socjalnego:
1.1. przeprowadza Biuro Organizacji Dydaktyki,
Biuro Organizacji
Dydaktyki
1.2. akceptowane na piśmie przez Samorząd Studentów,
Samorząd Studencki
1.3. zatwierdzane przez rektora zarządzeniem przed 1 października (przed rozpoczęciem
Rektor
akcji stypendialnej).
2.
Ustalenie Regulaminu stypendialnego zgodnie z obowiązującą Ustawą Prawo
o szkolnictwie wyższym i Ustawą o świadczeniach rodzinnych przed 1 października
(przed rozpoczęciem akcji stypendialnej):
Biuro Organizacji
Dydaktyki
Samorząd Studencki
Rektor
2.1. przeprowadza Biuro Organizacji Dydaktyki,
2.2. akceptowany na piśmie przez z Samorząd Studentów,
2.3. zatwierdzany przez Rektora zarządzeniem przed 1 października (przed rozpoczęciem
akcji stypendialnej).
3.
Udostępnienie Regulaminu stypendialnego dla studentów na Wirtualnej Uczelni
niezwłocznie po zatwierdzeniu (maksymalnie w przeciągu 3 dni roboczych) i przed
1 października (przed rozpoczęciem akcji stypendialnej).
4.
Biuro Organizacji
Dydaktyki
Składanie wniosków przez studentów:
4.1. wraz z wymaganymi załącznikami – zgodnie z
Regulaminem stypendialnym
i Instrukcją do Regulaminu stypendialnego dot. stypendiów socjalnych (rodzaj i liczba
załączników uzależniona jest od rodzaju stypendium oraz indywidualnej sytuacji
studenta),
studenci
Dziekanaty
4.2. we właściwych dziekanatach,
4.3. w formie papierowej,
5.
Podział środków finansowych:
5.1. realizowany przez Biuro Organizacji Dydaktyki,
Biuro Organizacji
Dydaktyki
5.2. akceptowany na piśmie przez Samorząd Studentów,
5.3. w listopadzie i nie później niż 30 dni od zakończenia terminu składania wniosków.
6.
Przygotowanie indywidualnych decyzji administracyjnych dotyczących przyznania lub
Dziekanaty
nieprzyznania stypendium.
7.
Zamieszczenie na Wirtualnej Uczelni informacji dla studentów o możliwości odbioru
decyzji dotyczących przyznania lub nieprzyznania stypendium.
Wyższa Szkoła Nauk Humanistycznych i Dziennikarstwa
Lider Projektu
ul. Gen. Tadeusza Kutrzeby 10, 61-719 Poznań
tel. 61 85 84 301, fax 61 85 84 362
www.projektjakosciowy.wsnhid.pl
www.wsnhid.pl
Biuro Organizacji
Dydaktyki
Szkoła Wyższa Psychologii Społecznej
Partner Projektu
ul. Chodakowska 19/31, 03-815 Warszawa
tel. 22 517 99 73, fax 22 517 96 25
www.swps.edu.pl
Strona 2
4.4. w terminach wyznaczonych w Regulaminie stypendialnym.
Projekt „Wzrost potencjału Wyższej Szkoły Nauk Humanistycznych i Dziennikarstwa oraz Szkoły Wyższej
Psychologii Społecznej poprzez wdrożenie modeli zarządzania jakością i programu rozwoju kadry kierowniczej”
współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
8.
Przekazanie studentom decyzji dotyczących przyznania lub nieprzyznania stypendium:
8.1. decyzja odbierana osobiście przez studenta (wydawany jest oryginał, student
potwierdza na kopii odbiór decyzji, kopia z potwierdzeniem odbioru wkładana jest do
teczki osobowych akt studenta),
studenci
Dziekanaty
8.2. decyzja wysyłana jest pocztą listem poleconym (do teczki studenta wkładane jest
potwierdzenie odbioru, tzw. zwrotka).
9.
Wprowadzenie danych o przyznanych stypendiach do systemu Dziekanat.XP
Dziekanaty
10. Przygotowanie naliczeń (przypisanie studentom stawek i wygenerowanie rat
stypendialnych dla każdego studenta).
Biuro Organizacji
Dydaktyki
11. Przyjmowanie odwołań w dziekanatach (student ma 14 dni od daty doręczenia decyzji
na odwołanie – ten termin wynika z Kodeksu postępowania administracyjnego)
studenci
Dziekanaty
11.1.
odwołanie dot. stypendiów socjalnych, specjalnych dla osób niepełnosprawnych Wydziałowe Komisje
Stypendialne
i zapomóg – za pośrednictwem wydziałowych komisji stypendialnych do Odwoławczej
Odwoławcza Komisja
Komisji Stypendialnej,
Stypendialna
Rektor
11.2.
odwołania dot. stypendiów Rektora dla najlepszych studentów – za
i przekazywanie odpowiednio:
pośrednictwem Odwoławczej Komisji Stypendialnej do Rektora.
12. Przekazanie co miesiąc do realizacji zweryfikowanej listy studentów uprawnionych do
otrzymania stypendiów:
12.1.
wygenerowanie z systemu Dziekanat.XP listy studentów uprawnionych do
Biuro Organizacji
Dydaktyki
12.2.
korekta danych ze względu na status studenta (sprawdzenie, czy nie utracił
Kwestura
uprawnień do otrzymywania stypendium),
dyrektor ds. studiów
wyższych
12.3.
sprawdzenie zgodności danych z systemu Dziekanat.XP z danymi z systemu
kwestor
Simple używanego w kwesturze,
12.4.
przekazanie zweryfikowanej listy do realizacji – dyrektor ds. studiów wyższych
podpisuje dyspozycję przelewu, która jest przekazywana do kwestora.
13. Wypłaty stypendium są realizowane 20. dnia każdego miesiąca lub w dniu
poprzedzającym, jeśli 20. jest dniem wolnym od pracy. Pierwsze wypłaty stypendiów
mogą zostać wypłacone z opóźnieniem, z wyrównaniem za poprzednie miesiące
Kwestura
(jednak nie później niż do 20 grudnia).
Wyższa Szkoła Nauk Humanistycznych i Dziennikarstwa
Lider Projektu
ul. Gen. Tadeusza Kutrzeby 10, 61-719 Poznań
tel. 61 85 84 301, fax 61 85 84 362
www.projektjakosciowy.wsnhid.pl
www.wsnhid.pl
Szkoła Wyższa Psychologii Społecznej
Partner Projektu
ul. Chodakowska 19/31, 03-815 Warszawa
tel. 22 517 99 73, fax 22 517 96 25
www.swps.edu.pl
Strona 3
otrzymania rat stypendialnych lub zapomogi,
Projekt „Wzrost potencjału Wyższej Szkoły Nauk Humanistycznych i Dziennikarstwa oraz Szkoły Wyższej
Psychologii Społecznej poprzez wdrożenie modeli zarządzania jakością i programu rozwoju kadry kierowniczej”
współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
6. Załączniki do procedury
Brak.
7. Zmiany w dokumencie (w porównaniu do wersji poprzedniej)
Strona 4
Jest to pierwsza wersja dokumentu.
Wyższa Szkoła Nauk Humanistycznych i Dziennikarstwa
Lider Projektu
ul. Gen. Tadeusza Kutrzeby 10, 61-719 Poznań
tel. 61 85 84 301, fax 61 85 84 362
www.projektjakosciowy.wsnhid.pl
www.wsnhid.pl
Szkoła Wyższa Psychologii Społecznej
Partner Projektu
ul. Chodakowska 19/31, 03-815 Warszawa
tel. 22 517 99 73, fax 22 517 96 25
www.swps.edu.pl