treść zaproszenia - Zamówienia publiczne UTP

Zalacznik nr 2
do procedury udzielania zamówien publicznych
ponizej 30.000 euro
Znak sprawy: U-631/2016
Bydgoszcz, dnia 2016-02-26
ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY
o wartości wyższej niż 2 000 € ale nieprzekraczającej 30 000 €
Uniwersytet Technologiczno-Przyrodniczy im. J. J. Śniadeckich w Bydgoszczy zaprasza do złożenia
oferty w postępowaniu na Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi w zakresie organizacji
konferencji naukowej w dniach 17-20 maja 2016 roku..
1. Opis przedmiotu zamówienia:
Zakwaterowanie. Zapewnienie miejsc noclegowych dla 70 osób w 20 pokojach – 1 osobowych i
25 pokojach – 2 osobowych. Każdy pokój powinien posiadać łazienkę z wyposażeniem co
najmniej: kabina prysznicowa i/lub wanna, umywalka, ubikacja. W każdym pokoju powinien być
telewizor LCD i całodobowy, bezpłatny dostęp do internetu. Ośrodek powinien być położony
poza miastem, nie dalej niż 100 km od Bydgoszczy – zgodnie z 24-letnią tradycją Sympozjum.
Wymaga się zorganizowania w dniu 19 maja 2016 spływu kajakowego po rzece dla uczestników
konferencji możliwego zrealizowania w czasie do 4 godzin. Dopuszcza się przewóz uczestników
konferencji w jedną stronę: na miejsce realizacji atrakcji turystycznych lub z powrotem. Czas
przejazdu takiego przejazdu nie powinien przekraczać 30 min. Ośrodek musi dysponować rezerwą
do 10 miejsc noclegowych, w cenie oferowanej dla pozostałych noclegów, odnośnie których
decyzja zapadnie w terminie 7 dni przed rozpoczęciem konferencji. Parking dla samochodów
powinien być usytuowany na terenie obiektu bez dodatkowych opłat. Podczas trwania konferencji
w budynku, w którym się będzie odbywała, nie może odbywać się inna konferencji bądź
wydarzenie o podobnym charakterze. Na terenie ośrodka powinny znajdować się obiekty
rekreacyjne takie jak: kryty basen, sauna. Uczestnicy konferencji powinni mieć do nich
nieodpłatny, limitowany 1h/dobę dostęp między obradami. Sala obrad. Wynajem sali
konferencyjnej na 100 osób. Sala musi znajdować się na terenie ośrodka. Sala musi być
wyposażona w sprzęt audio-video składający się z nagłośnienia, dwóch mikrofonów
bezprzewodowych, ekranów i projektorów multimedialnych w takiej liczbie, aby zapewnić
widoczność z każdego miejsca sali, bezprzewodowego bezpłatnego dostępu do internetu. W cenie
wynajmu sal konferencyjnych musi być zawarta asysta techniczna. Do obowiązków asysty
technicznej będą należały wszystkie działania techniczne gwarantujące prawidłowość przebiegu
konferencji, tj. uruchamianie i obsługa sprzętu audio-video, zapewnienie dodatkowego
zapasowego sprzętu audio-video w razie awarii, ustawianie stołów konferencyjnych,
porządkowanie krzeseł po każdej sesji oraz inne działania porządkowo-organizacyjne. Wynajem
dodatkowej sali konferencyjnej na 80 osób do dyspozycji przez 1 dzień wskazany przez
organizatorów w trakcie konferencji. Sala musi znajdować się na terenie ośrodka. Dodatkowa sala
konferencyjna musi być wyposażona w sprzęt audio-video składający się z nagłośnienia. Sala ta
przeznaczona jest dla organizacji sesji plakatowej, nie powinno być w niej stołów a jedynie
krzesła ustawione pod ścianami. Wyżywienie. Ośrodek powinien posiadać własną kuchnię w
której będą przygotowywane posiłki obejmujące: 3 śniadania dla 60 osób z menu na które
składają się: pieczywo mieszane, jogurty, jajecznica, parówki, pomidory, ogórki, owoce, warzywa
marynowane, kiszone, wędliny i dania wegetariańskie, sery, kawa, herbata, soki, woda gazowana i
niegazowana, mleko, płatki owsiane/musli. 4 obiady dla 60 osób z menu na które składają się: 1
potrawa mięsna, 1 zupa, zestaw surówek, co najmniej 3 do wyboru, dodatki (ziemniaki lub ryż lub
Strona 1/2
Zalacznik nr 2
do procedury udzielania zamówien publicznych
ponizej 30.000 euro
kasza), deser lub owoce, napoje ciepłe nielimitowane: kawa, herbata, napoje zimne limitowane –
sok (po 250 ml). 2 kolacje dla 60 osób z menu na które składają się: przystawka, danie główne (do
wyboru: mięsne i wegetariańskie), zimny bufet (5 rodzajów dań w tym mięsne i bezmięsne),
pieczywo, marynaty, deser, napoje ciepłe nielimitowane: kawa, herbata, napoje limitowane: sok
(po 500 ml). 1 uroczysta kolacja w formie grilla dla 60 osób z menu na które składają się: zupa,
grillowane dania mięsne (3 rodzaje), danie rybne, desery (2 rodzaje), sałatki (co najmniej 3
rodzaje), przekąski na zimno (5 rodzajów wędlin, 3 rodzaje serów, marynaty), napoje
nielimitowane - kawa, herbata, woda mineralna, napoje limitowane – wino półwytrawne lub
wytrawne (2 lampki na osobę, białe, czerwone).
Kod CPV: 80590000-6 - Usługi seminaryjne
1. termin wykonania zamówienia: 2016-05-20 00:00:00
2. okres gwarancji jakości i rękojmi za wady: nie dotyczy
3. warunki płatności: 14 dni po wykonaniu usługi na podstawie faktury VAT- przelew.
2. Forma złożenia oferty:
Ofertę na Formularzu oferty można złożyć w terminie do dnia 2016-03-03 do godziny 12:00:00
1. w miejscu: koperta winna być opisana: postępowanie na 2. lub przesłać faksem na nr: 3. lub przesłać zeskanowaną ofertę na adres email: [email protected]
3. Ocena ofert
Przy wyborze oferty decydować będą kryteria:
Cena - 75%
Funkcje wypoczynkowe – obiekty rekreacyjne do wykorzystania na terenie ośrodka - 25%
4) Lista Działań i Zatwierdzeń:
Przygotowanie Dokumentu: Paweł Burzyński
Stempel czasu: 2016-02-26 15:10:47, Podpis: 2b927d05072e6a462dce5c6c2aadc2e532fccf8f
Zatwierdzenie Dokumentu: Janusz Sempruch
Stempel czasu: 01.03.2016 10:13:30, Podpis: 8b623052242d013de5a635f8c60afa6f48e27831
Dokument wygenerowany i podpisany elektronicznie. Nie wymaga pieczęci, stempla i innych form podpisu.
Na podstawie ZARZĄDZENIA NR Z.55.2012.2013 Rektora Uniwersytetu Technologiczno-Przyrodniczego w Bydgoszczy z dnia 8 lutego 2013 r.
Strona 2/2
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)