pobierz

BDG.V.2511.56.2015.TKa
Załącznik nr 1 do SIWZ
(po zawarciu umowy
załącznik nr 3 do umowy)
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
na przygotowanie i realizację wydarzeń promocyjnych pn. Cyfrowe kino letnie – cykl
plenerowych wydarzeń edukacyjno-informacyjnych dla beneficjentów i potencjalnych
beneficjentów Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa
I. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i realizacja wydarzeń promocyjnych pn. Cyfrowe
kino letnie – cykl plenerowych wydarzeń edukacyjno-informacyjnych dla beneficjentów
i potencjalnych beneficjentów Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa obejmujących projekcje
wielkoformatowe typu „światło i dźwięk”.
II. Opis i cel zamówienia:
Zamówienie będzie dotyczyło promocji nowego Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa. Jest to
pierwszy krajowy program na lata 2014-2020, wynegocjowany przez polski rząd i zatwierdzony
przez Komisję Europejską. Jest to również jedyny program, który nie miał w poprzednich latach
swojego odpowiednika. Działania wcześniej rozproszone pomiędzy różnymi programami oraz
poziomami wdrażania, w szczególności w zakresie budowy sieci szerokopasmowych, zostały
teraz skupione w jednym miejscu – Programie Polska Cyfrowa.
Celem Programu Polska Cyfrowa jest wzmocnienie cyfrowych fundamentów społecznego
i gospodarczego rozwoju kraju oraz pełnego wykorzystania możliwości, jakie dają mieszkańcom
technologie cyfrowe. Polska Cyfrowa skupia się wyłącznie na obszarze cyfryzacji i technologii
informacyjno-komunikacyjnych.
Cykl plenerowych wydarzeń edukacyjno-informacyjnych ma na celu promocję programu, która
adresowana będzie w szczególności do beneficjentów oraz potencjalnych beneficjentów POPC.
Grupy, do których skierowany zostanie komunikat o POPC to również uczestnicy i potencjalni
1
uczestnicy przyszłych projektów POPC
Przedmiotem zamówienia są projekcje wielkoformatowe typu „światło i dźwięk” (zwane dalej
projekcjami wielkoformatowymi) towarzyszące emisji filmów w ramach pokazów kina letniego na
otwartym powietrzu w 5 miastach/miejscowościach atrakcyjnych turystycznie w Polsce, w których
organizowane są tego typu pokazy kinowe.
Zadaniem Wykonawcy będzie zaproponowanie Zamawiającemu 8 lokalizacji, w których odbywają
się pokazy kina letniego. Na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę,
1
Są to szczegółowe grupy odbiorców: przedsiębiorstwa telekomunikacyjne, przedsiębiorcy, jednostki administracji
rządowej, jednostki podległe administracji rządowej lub przez nie nadzorowane, partnerstwa uprawnionych
wnioskodawców z przedsiębiorstwami, organizacjami pozarządowymi, jednostkami naukowymi lub podmiotami
leczniczymi, dla których podmiotem tworzącym jest minister lub publiczna uczelnia medyczna, partnerstwa organizacji
pozarządowych z JST, partnerstwa podmiotów takich jak: jednostki administracji rządowej oraz jednostki podległych
administracji rządowej lub przez nie nadzorowane, sądy i jednostki prokuratury, duże przedsiębiorstwa, organizacje
pozarządowe, JST oraz ich związki i stowarzyszenia, instytucje prowadzące działalność w zakresie uniwersytetów
trzeciego wieku, jednostki naukowe, jednostki naukowe z przedsiębiorstwami lub organizacjami pozarządowymi,
instytucje kultury (biblioteki), przedsiębiorcy telekomunikacyjni, instytucje publiczne z obszaru, nauki, edukacji i kultury
oraz szkoły wyższe.
1
Zamawiający dokona wyboru 5 lokalizacji, w których odbędą się pokazy kina letniego.
W wybranych lokalizacjach Wykonawca nawiąże współpracę z organizatorem/organizatorami
pokazów kina letniego w celu zorganizowania towarzyszących im projekcji wielkoformatowych.
Wybór miast/miejscowości atrakcyjnych turystycznie ma być dokonany przez Wykonawcę w taki
sposób, aby zmaksymalizować efekt dotarcia z wydarzeniem do jak największej grupy odbiorców.
Projekcje wielkoformatowe mają zostać zorganizowane w miastach/miejscowościach
w co najmniej 3 różnych województwach na terytorium Polski oraz z widownią nie mniejszą niż
500 osób na każdym pokazie.
Projekcje zostaną przygotowane
w następującej formie:

i
przeprowadzone
podczas
pokazów
kina
letniego
projekcje wielkoformatowe bezpośrednio przed emisją filmu, oparte na grafice
trójwymiarowej połączone z projekcją na przestrzennej scenografii (typu 3D mapping),
które opisano w pkt. IV.1 SOPZ.
Wykonawca zapewni również:

promocję projekcji w miastach/miejscowościach, w których odbywają się pokazy,

dokumentację wydarzenia promocyjnego.
Termin i miejsce projekcji wielkoformatowych
1. Wszystkie projekcje mają mieć miejsce do 7 września 2015 r., zgodnie z przedstawionym
przez Wykonawcę i zaakceptowanym przez Zamawiającego harmonogramem. Zamawiający
dopuszcza realizację projekcji w każdym dniu tygodnia, jednak w celu zwiększenia zasięgu
dotarcia do maksymalnej ilości widzów, preferowane są projekcje w dniach: piątki, soboty,
niedziele. Dla zmaksymalizowania efektu promocji zadania nie wyklucza się możliwości
przeprowadzenia wszystkich projekcji w różnych lokalizacjach jednocześnie. W każdej
lokalizacji projekcje odbędą się po zmierzchu w warunkach umożliwiających emisję na
otwartym powietrzu i będą wyświetlane przed emisją filmu kina letniego.
2. Projekcje wielkoformatowe odbędą się w 5 miastach/miejscowościach atrakcyjnych
turystycznie, w miejscach specjalnie do tego przystosowanych, zapewniających dobre
warunki do organizacji wydarzeń/eventów audiowizualnych na otwartym powietrzu.
W doborze lokalizacji preferuje się miejsca zlokalizowane w centrach miast/miejscowości i/lub
strefach aktywności turystycznej i rekreacyjnej danego miasta/miejscowości, w miejscach
ogólnodostępnych i charakterystycznych dla danego miasta/miejscowości, z łatwym
dostępem komunikacją miejską, licznie odwiedzanych przez mieszkańców i turystów, np.
place, bulwary, skwery i parki miejskie, parki, pasy nadmorskie, molo.
III. Zadania Wykonawcy
1.
Zaproponowanie 8 miast/miejscowości atrakcyjnych turystycznie, w których odbędą się
seanse kina letniego. Na tej podstawie Zamawiający dokona wyboru 5 lokalizacji.
2.
Nawiązanie współpracy z organizatorem/organizatorami kina letniego w 5 miastach/
miejscowościach.
3.
Ustalenie dokładnej lokalizacji projekcji wielkoformatowych w wybranych przez
Zamawiającego miastach/miejscowościach, które mają uwzględniać specyfikę projekcji oraz
udział w każdej z nich przynajmniej 500 osób podczas jednej emisji projekcji.
4.
Przedstawienie Zamawiającemu repertuaru pokazów kina letniego w wybranych
miastach/miejscowościach. Repertuar pokazów kina letniego wymaga akceptacji
Zamawiającego. W przypadku nie zaakceptowania repertuaru na dany pokaz filmowy,
Wykonawca zaproponuje alternatywny termin pokazu filmowego z nowym repertuarem.
5.
Opracowanie w porozumieniu z Zamawiającym harmonogramu projekcji wielkoformatowych
w przeciągu 5 dni od zawarcia umowy.
2
6.
Opracowanie w porozumieniu z Zamawiającym scenariusza projekcji wielkoformatowych
w przeciągu 10 dni od zawarcia umowy.
7.
Realizacja projekcji wielkoformatowych na podstawie scenariusza i harmonogramu
ustalonego z Zamawiającym.
8.
Zapewnienie wszystkich niezbędnych pozwoleń i zgód oraz ubezpieczeń związanych
z organizacją i realizacją wszystkich projekcji wielkoformatowych, w tym promocji
wydarzenia, oraz pokrycie kosztów wynikających z tego tytułu.
9.
Zapewnienie warunków technicznych i organizacyjnych koniecznych do realizacji wszystkich
projekcji wielkoformatowych, w tym nagłośnienia, oświetlenia.
10. Zapewnienie niezbędnych urządzeń do projekcji wielkoformatowych. Dla każdej projekcji
wielkoformatowej m.in.: dwa projektory o sile światła co najmniej 18.000 ANSI lumen,
nagłośnienie, oświetlenie.
11. Każdej projekcji będą towarzyszyć pokazy świetlne z możliwością poruszania się strumieni
światła i zmiany ich kolorów w rytm muzyki, z użyciem co najmniej 4 lamp – głowic
ruchomych 3 kW typu beam.
12. Zapewnienie profesjonalnej ochrony oraz zabezpieczenia urządzeń wykorzystywanych
do organizacji projekcji i pokazów przed ewentualnym zniszczeniem czy kradzieżą podczas
montażu, demontażu, prób i finalnych projekcji wielkoformatowych.
13. Wykonawca przekaże Zamawiającemu pliki z animacjami projekcji 3D mapping
(o której mowa w pkt IV.1 SOPZ) zapisane w formacie oryginalnym oraz w formatach
umożliwiających odtwarzanie animacji na komputerze i ich publikację na stronach
internetowych Zamawiającego.
IV. Organizacja i realizacja projekcji wielkoformatowych
1.
Projekcje typu 3D mapping bezpośrednio przed emisją filmu
Projekcja wielkoformatowa 3D mapping powinna mieć charakter jednorazowego wydarzenia
poprzedzającego emisję danego filmu. Projekcje na przestrzennej scenografii i kinowym
ekranie projekcyjnym, oparte na grafice trójwymiarowej (typu 3D mapping), zostaną
wykonane zgodnie z następującymi wskazaniami:
a) Opracowanie scenariusza animacji komputerowej do projekcji wielkoformatowej
3D mapping.
b) Wykonanie ok. 3-minutowej animacji 3D full HD do projekcji 3D mapping
w wybranych lokalizacjach.
c) Przygotowana przez Wykonawcę animacja komputerowa użyta
3D mapping ma zawierać grafikę 2D i 3D oraz podkład muzyczny.
do
projekcji
d) W powyższych animacjach Zamawiający nie zakłada elementów zaawansowanej
animacji cieczy czy też profesjonalnej animacji postaci. Animacja ma jednak
uwzględniać motywy np. budowania obrysów; efekt lasera; poruszenie; iluzję figur
geometrycznych.
e) Wykonanie indywidualnego projektu oraz zapewnienie podczas wszystkich projekcji
przestrzennej scenografii o kubaturze nie mniejszej niż 10 m3 w sąsiedztwie
kinowego ekranu projekcyjnego, która ma posłużyć do uatrakcyjnienia projekcji
3D mapping. Scenografia ma nawiązywać do charakteru POPC i przedstawiać
element związany przynajmniej z jednym z wspieranych obszarów: sieci
szerokopasmowe, e-administracja, cyfrowe kompetencje społeczeństwa. Materiał,
z którego zostanie przygotowana scenografia musi być odporny na warunki
atmosferyczne. Projekt scenografii musi być zatwierdzony przez Zamawiającego.
3
f) Przestrzenna scenografia ma umożliwić atrakcyjną w formie i dynamiczną projekcję
3D mapping oraz skupiać uwagę widzów poprzez zastosowane rozwiązania
konstrukcyjne i audiowizualne.
g) Obrandowanie scenografii ciągiem znaków Programu Polska Cyfrowa w pełnej wersji
kolorystycznej. Obrandowanie musi być widoczne w promieniu przynajmniej
50 metrów.
h) Projekcja 3D mapping ma odbyć się co najmniej na scenografii oraz obramowaniu
stanowiącym krawędzie/boki kinowego ekranu projekcyjnego. Zamawiający
dopuszcza wykorzystanie w celach mappingu stałych elementów konstrukcyjnych,
architektonicznych i/lub małej architektury będących elementem krajobrazu danej
lokalizacji.
i) Realizacja próbnej projekcji 3D mapping na scenografii, o której mowa w pkt. e)
niniejszego wykazu, z użyciem projektorów tej samej jakości, które będą użyte
podczas finalnej projekcji wielkoformatowej i jej prezentacja Zamawiającemu w celu
uzyskania akceptacji.
j) Realizacja próbnej projekcji 3D mapping z użyciem projektorów tej samej jakości,
które będą użyte podczas finalnej projekcji wielkoformatowej i jej prezentacja
Zamawiającemu w celu uzyskania akceptacji.
k) Projekcja wielkoformatowa 3D mapping musi być widoczna i słyszalna w promieniu
co najmniej 100 metrów od kinowego ekranu projekcyjnego, dla co najmniej 500
osób.
Wytyczne kreatywne do produkcji projekcji typu 3D mapping oraz działań
promocyjnych:
 Kreacja musi odnosić się do 3 obszarów wspieranych w Programie.
 Kreacja ma przekazać, że z efektów Funduszy Europejskich w ramach POPC
korzysta każdy z nas, że realizacja różnorodnych inwestycji odnosi się do
konkretnych potrzeb i problemów mieszkańców.
 W kreacji należy odnieść się do codziennego życia, otoczenia.
 W przekazie nie należy idealizować otaczającej rzeczywistości, co może być
postrzegane przez odbiorcę jako sztuczne, pozbawione autentyzmu .
 W kreacji należy wykorzystać hasło promocyjne lub nazwę promującą to wydarzenie,
zaproponowaną przez Wykonawcę. Hasło/nazwa wymaga akceptacji Zamawiającego.
 Kreacja ma odnosić się do strony internetowej www.polskacyfrowa.gov.pl.
V. Promocja projekcji wielkoformatowych
Wykonawca przygotuje i najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy przedstawi
Zamawiającemu do akceptacji plan promocji – z podziałem na kanały i narzędzia
komunikacji, z uwzględnieniem harmonogramu realizacji zgodnie z następującymi
wytycznymi:
1)
•
Należy użyć trzech kanałów komunikacji dostosowanych do grupy docelowej wydarzenia
2
3
promocyjnego, w tym Internet oraz radio . Wykonawca zaproponuje trzeci rodzaj kanału
komunikacji. Nie dopuszcza się ulotek. Wykonawca zapewni realizację planu promocji
poprzez odpowiednio dopasowane do grupy docelowej narzędzia promocji tj. np. konkursy,
audycje o charakterze edukacyjnym, kulturalnym i informacyjnym, felietony, reportaże
i wywiady, zapowiedzi redakcyjne i sponsorskie. Zapewnienie nagród rzeczowych
w konkursach jest po stronie Wykonawcy. Zamawiający akceptuje propozycje nagród.
•
W planie promocji należy uzasadnić dobór kanałów i narzędzi komunikacji do grupy
docelowej wydarzenia promocyjnego, określić docelowe wskaźniki oraz m.in. wskazać
2
Nie dotyczy narzędzia internetowego jakim jest profil na portalu społecznościowym Facebook.
Dobór odpowiednich stacji radiowych o zasięgu regionalnym musi odpowiadać trzem pierwszym stacjom pod względem
regionalnego zasięgu dla miast wojewódzkich, trójmiasta i aglomeracji śląskiej oraz dla dawnych województw, zgodnie
z badaniem Radio track lub równoważnym, w ostatnim badanym okresie.
3
4
stacje radiowe/telewizyjne,
z zaproponowanych audycji.
•
2)
pory
i
ilość
emisji
(rozkład,
natężenie)
każdej
Harmonogram realizacji ww. planu należy przygotować w formie graficznej tzw. flowchart.
Przeprowadzenie działań promujących projekcje w miastach/miejscowościach, gdzie będą
one zlokalizowane, w celu zachęcenia mieszkańców i turystów do uczestnictwa
w projekcjach oraz w celu poinformowania o projekcji, a także o realizacji POPC – na
podstawie zatwierdzonego przez Zamawiającego planu promocji.
VI. Dokumentacja projekcji wielkoformatowych
1)
Produkcja maks. 3-minutowego filmu typu making-off
wielkoformatowe, w tym działania promujące projekcje.
dokumentującego
projekcje
Warunki realizacji:
a) Przygotowanie filmu w wersji polskiej, z napisami w wersji angielskiej,
b) Zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram
Interoperacyjności oraz wytycznymi WCAG film musi spełniać warunki zgodne
z obowiązującymi wymaganiami i zawierać dodatkowe informacje, takie jak np.
audiodeskrypcję.
c) Film musi posiadać podkład muzyczny, dostosowany do charakteru wydarzenia
edukacyjno-promocyjnego;
d) Film ma odnosić się do przynajmniej 3 lokalizacji projekcji wielkoformatowych (o której
w pkt IV.1 SOPZ);
e) Materiał musi być atrakcyjny w formie i ma uwzględniać spontaniczne wypowiedzi
odbiorców wydarzenia;
f)
Przed ostatecznym montażem materiału filmowego wymagana jest akceptacja wybranych
scen i podkładu muzycznego przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie
również prawo do wniesienia uwag do zmontowanego materiału – na etapie produkcji;
g) Plik z filmem musi być zapisany w formacie/formatach umożliwiających jego odtworzenie
na komputerze i publikację na stronach internetowych Zamawiającego np. .avi, .wmv,
.mp3, .mpeg – otwieranie za pomocą dowolnego programu obsługującego ten format np.
Windows Media Player.
2)
Wykonanie relacji fotograficznej z projekcji wielkoformatowych. Z każdej lokalizacji
Wykonawca zapewni maksymalnie 10 profesjonalnych zdjęć w wersji cyfrowej.
3)
Opracowanie raportu ze zrealizowanego wydarzenia promocyjnego, który udokumentuje
jego przebieg i efekty, w tym działania promujące projekcje wielkoformatowe. W skład
raportu wejdzie: informacja o szacunkowej liczbie osób, które obejrzały projekcje w każdym
mieście/miejscowości, o zainteresowaniu mediów wydarzeniem i publikacjach będących jego
wynikiem, relacja z promocji projekcji i jej efektów, opis techniczny projekcji i charakterystyka
animacji komputerowych. Raport będzie zawierać materiał zdjęciowy.
Wykonawca przekaże Zamawiającemu raport w wersji papierowej (złączonej trwale) oraz
elektronicznej (pen-drive lub CD/DVD).
Realizacja elementów w pkt IV.1 musi zakończyć się do 7 września 2015 r. Realizacja elementu
w pkt VI.1 zamówienia musi zakończyć się do 14 września 2015 r.
VII. Dodatkowe informacje dla Wykonawcy
1)
Przed przystąpieniem do realizacji zadania Wykonawca zaproponuje i uzgodni ramowy
harmonogram przygotowań, w którym przedstawiony i zatwierdzony zostanie czas na
realizację kolejnych elementów zamówienia.
2)
Kreacje i produkty przygotowane przez Wykonawcę w ramach zamówienia muszą
uwzględniać kolorystykę programu i sposób jego oznaczania, tj. logotypy POPC, MIiR i flagę
UE z odwołaniem słownym o treści „Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego, Unia
Europejska” zgodnie z załącznikiem 1 do Zasad promocji projektów dla beneficjentów POPC
5
(http://www.polskacyfrowa.gov.pl/strony/o-programie/promocja/zasady-promocji-ioznakowania-projektow-w-programie/).
3)
Do umieszczenia logotypu POPC w ramach zamówienia musi być użyta technika
zapewniająca trwałość, m.in. odporność na warunki atmosferyczne.
4)
W trakcie realizacji zamówienia Wykonawca będzie na bieżąco współpracował
z Zamawiającym lub innymi osobami wskazanymi przez Zamawiającego, nie będącymi
pracownikami Zamawiającego. Wszystkie przygotowywane przez Wykonawcę scenariusze,
projekty i materiały podlegają akceptacji Zamawiającego. Wykonawca przekaże
je Zamawiającemu w terminach umożliwiających wniesienie ewentualnych poprawek.
5)
Wykonawca przekaże do siedziby Zamawiającego produkty i ich finalne projekty graficzne,
a także raporty, będące przedmiotem zamówienia – w terminie do 14 września 2015 r.
6)
Produkty i ich finalne projekty graficzne, będące przedmiotem zamówienia, zostaną
dostarczone Zamawiającemu w stanie nadającym się do natychmiastowego i wygodnego
użytku, m.in. filmy i projekty graficzne mają być przygotowane do odtworzenia
na komputerze i w Internecie, zapisane na CD, DVD lub pen-drive w odpowiednich
formatach.
7)
Wykonawca zamówienia musi w terminie realizacji zamówienia legitymować się polisą
ubezpieczeniową OC działalności gospodarczej, którą wykonuje, o wartości minimum 500
tys. zł.
8)
Wykonawca zapozna się z następującymi dokumentami:
Program Polska Cyfrowa (POPC): http://www.polskacyfrowa.gov.pl/strony/oprogramie/dokumenty/program-polska-cyfrowa-2014-2020/
Zasady promocji projektów dla beneficjentów POPC: http://www.polskacyfrowa.gov.pl/strony/oprogramie/promocja/zasady-promocji-i-oznakowania-projektow-w-programie/
oraz informacjami zamieszczonymi w serwisie internetowym http://www.polskacyfrowa.gov.pl
VIII. Zakres współpracy Zamawiającego z Wykonawcą
1. Przed przystąpieniem do realizacji zadania Wykonawca zaproponuje i uzgodni ramowy
harmonogram przygotowań, w którym przedstawiony i zatwierdzony zostanie czas na
realizację kolejnych elementów zamówienia. Harmonogram wymaga akceptacji
Zamawiającego.
2. Działania podejmowane przez Wykonawcę w ramach realizacji niniejszego zamówienia
wymagają konsultacji i zatwierdzenia przez Zamawiającego.
3. W trakcie realizacji zadania Wykonawca będzie na bieżąco współpracował z Zamawiającym
lub innymi osobami wskazanymi przez Zamawiającego.
4. Przy realizacji zamówienia Zamawiający dopuszcza możliwość porozumiewania
z Wykonawcą drogą mailową oraz za pomocą telefonów i faksu.
się
5. Wykonawca wyznaczy jedną osobę do ogólnej koordynacji realizacji zadania, która będzie
współpracowała z osobami wskazanymi przez Zamawiającego.
Załącznik nr 1 do SOPZ – Grafika komunikatów w perspektywie finansowej 2014-2020.
6