WARUNKI UCZESTNICTWA W III MAŁOPOLSKIM FORUM

 OFERTA – WARUNKI UCZESTNICTWA
W III MAŁOPOLSKIM FORUM FINANSOWYM
INFORMACJE OGÓLNE
Organizator:
Małopolska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A.
31-542 Kraków, ul. Kordylewskiego 11
Tel. 12 617 66 89
Lokalizacja:
Stara Zajezdnia
Kraków, ul. Św. Wawrzyńca 12
Termin i godziny otwarcia:
15 czerwca 2015 r.
Godziny: 10.00 – 18.00
Usługi:
1.
Pakiet podstawowy:
• Stoisko na poziomie „0” o powierzchni 1,5 m²
• Wpis do katalogu – zawierający dane firmy, logo oraz krótki opis działalności - do 250 znaków
• Prezentacja elektroniczna firmy Wystawcy wyświetlana na monitorach wewnątrz hali targowej
(30 sekundowa prezentacja wyświetlana 8 razy podczas trwania Forum )
• Ekspozycja jednego baneru typu rollup podczas Forum
• Nazwa i logo wystawcy na identyfikatorze
Zabudowa stoiska obejmuje:
Lada wystawiennicza zabudowana z trzech stron o wymiarach 50x100x100; fryz nad ladą z nazwą
Wystawcy, półka, podłączenie do energii elektrycznej o mocy do 3kW 230 V; 2 krzesła,
Cena pakietu: 1500 zł +VAT do dnia 15.03.2015 / 1900 zł +VAT od dnia 16.03.2015
2.
Pakiet Premium (dostępnych 7 pakietów):
• Stoisko Business circle o powierzchni 4,7 m²
• Wpis do katalogu – zawierający dane firmy, logo oraz krótki opis działalności - do 500 znaków
• Prezentacja elektroniczna Wystawcy wyświetlana na monitorach wewnątrz hali targowej –
(60 sekundowa prezentacja wyświetlana 8 razy podczas trwania Fprum )
• Ekspozycja jednego baneru typu rollup podczas Forum
• Możliwość dystrybucji materiałów reklamowych wśród uczestników Forum przez hostessy
 Nazwa i logo wystawcy na identyfikatorze
Zabudowa stoiska obejmuje:
Zabudowa stoiska w formie koła o powierzchni 4,7 m², stół, miejsca siedzące dla ok. 6 osób,
podłączenie do energii elektrycznej o mocy do 3kW 230 V
Cena pakietu: 2900 zł +VAT do dnia 15.03.2015 / 3500 zł +VAT od dnia 16.03.2015
1 3.
Sponsor Złoty Forum (dostępny 1 pakiet):



















Tytuł Sponsora Złotego Forum – wyłączność
Stoisko wystawiennicze w strefie ViP (scena)
Umieszczenie logotypu Sponsora w newsletterze dotyczącym Forum
Logo Sponsora na stronie głównej MARR oraz na stronie dedykowanej Forum
Logo Sponsora oraz informacje o Sponsorze w mediach społecznościowych, w tym na fan’page
Forum
Emisja materiałów informacyjnych, dotyczących Forum z udziałem Sponsora na stronie
internetowej MARR oraz na fan’page Forum
Anons Sponsora podczas oficjalnego otwarcia Forum
Przekazanie przez Organizatora dokumentacji fotograficznej Forum
Dystrybucja materiałów reklamowych wśród Gości uczestniczących w wydarzeniu
Logo Sponsora we wszystkich materiałach reklamowych targów – internetowych oraz
prasowych
Reklama (dwie strony A5) wewnątrz katalogu targowego
Logo Sponsora na pierwszej stronie katalogu targowego
Ekspozycja sześciu rollup’ów podczas Forum
Prezentacja elektroniczna Sponsora wyświetlana na monitorach wewnątrz hali targowej
Banner reklamowy emitowany na stronie internetowej www.marr.pl (czas emisji – od dnia
podpisania umowy, do finału wydarzenia)
Przewijany pasek newsowy wyświetlany na dole strony (ekspozycja dół monitora) (możliwość
zamieszczenia logotypów oraz podstawowych informacji o ofercie) (czas emisji – od dnia
podpisania umowy, do finału wydarzenia)
Zamieszczenie na stronie internetowej www.marr.pl filmu promocyjnego prezentującego ofertę
firmy lub testimoniali (zarejestrowanych rekomendacji /opinii klientów o usługach czy
produkcie sponsora/wystawcy)
Logo Sponsora na identyfikatorach dla wystawców
Ekspozycja zewnętrzna 1 elementu wizerunkowego Sponsora (balon, flaga, konstrukcja
samochodowa) – powierzchnie przed obiektem Stara Zajezdnia
Cena pakietu: 20 000 zł +VAT do dnia 15.03.2015 / 25 000 zł +VAT od 16.03.2015
4.
Sponsor Srebrny Forum (dostępne 2 pakiety):










Tytuł Sponsora Srebrnego Forum
Anons Sponsora podczas powitania Gości Forum
Logo Sponsora na pierwszej stronie katalogu targowego
Ekspozycja czterech rollup’ów podczas Forum
Banner reklamowy na stronie internetowej (czas emisji – od dnia podpisania umowy, do finału
wydarzenia)
Logo Sponsora na głównej stronie internetowej Forum oraz fan’page Forum
Przekazanie przez Organizatora dokumentacji fotograficznej Forum
Dystrybucja materiałów reklamowych wśród Gości uczestniczących w wydarzeniu
Umieszczenie logotypu Sponsora we wszystkich materiałach promocyjnych i prasowych
dotyczących Forum
Prezentacja elektroniczna Sponsora wyświetlana na monitorach wewnątrz hali targowej
2 



Banner reklamowy emitowany na stronie internetowej www.marr.pl (czas emisji – od dnia
podpisania umowy, do finału wydarzenia)
Przewijany pasek newsowy wyświetlany na dole strony (ekspozycja dół monitora) (możliwość
zamieszczenia logotypów oraz podstawowych informacji o ofercie) (czas emisji – od dnia
podpisania umowy, do finału wydarzenia)
Informacja o Sponsorze w katalogu targowym (logo + 1000 znaków)
Logo Sponsora na identyfikatorach dla wystawców
Cena pakietu: 12 000 zł +VAT do dnia 15.03.2015 / 16 000 zł +VAT od 16.03.2015
5.
Sponsor Brązowy Forum (dostępne 3 pakiety):












Tytuł Sponsora Brązowego Forum
Logo Sponsora na głównej stronie internetowej Forum oraz fan’page Forum
Anons Sponsora podczas powitania Gości Forum
Przekazanie przez Organizatora dokumentacji fotograficznej Forum
Dystrybucja materiałów reklamowych wśród Gości uczestniczących w wydarzeniu
Logo Sponsora we wszystkich materiałach reklamowych targów – internetowych oraz
prasowych
Ekspozycja dwóch rollup’ów podczas Forum
Prezentacja elektroniczna Sponsora wyświetlana na monitorach wewnątrz hali targowej
Banner reklamowy emitowany na stronie internetowej www.marr.pl (czas emisji – od dnia
podpisania umowy, do finału wydarzenia)
Przewijany pasek newsowy wyświetlany na dole strony (ekspozycja dół monitora) (możliwość
zamieszczenia logotypów oraz podstawowych informacji o ofercie) (czas emisji – od dnia
podpisania umowy, do finału wydarzenia)
Informacja o Sponsorze w katalogu targowym (logo + 500 znaków)
Logo na identyfikatorach dla wystawców
Cena pakietu: 8 000 zł +VAT do dnia 15.03.2015 / 12 000 zł +VAT od 16.03.2015
Wielkości logotypów uzależnione są od wykupionego pakietu
Logotypy będą lokowane na materiałach promocyjnych w sposób hierarchiczny w zależności od
wykupionego pakietu i kolejności zgłoszeń
6.







Dodatkowe usługi reklamowe:
Reklama kolorowa w Katalogu Targowym:
 Cała strona: 400 zł + VAT
 ½ strona: 200 zł + VAT
 Ostatnia okładka katalogu: 1000 zł + VAT
Dystrybucja materiałów reklamowych: 400 zł + VAT
Totemy interaktywne: 200 zł + VAT
Emisja materiałów reklamowych na małych ekranach w hali targowej: 500 zł + VAT
Emisja materiałów reklamowych na dużym ekranie i małych ekranach
w hali targowej: 800 zł + VAT
Prezentacja własna - 30 minut - zapewnienie sali seminaryjnej (30m²:) 800zł + VAT.
Logo Wystawcy na fryzie: 50zł + VAT.
3 






Reklama zewnętrzna:
 Flagi reklamowe przed obiektem: 500 zł + VAT
 Balon reklamowy: 1000 zł + VAT
 Słupy reklamowe, konstrukcje identyfikacyjne, samochody: wycena indywidualna
Reklama na stronie internetowej Forum - zamieszczenie informacji o Wystawcy z hiperłączem
do strony www klienta: 150 zł + VAT
Film promocyjny Wystawcy na stronie www Forum: 200 zł +VAT
PAKIET "SMYCZE" dostarczone przez wystawcę, wydawane wraz z identyfikatorami dla
wystawców: ceny do uzgodnienia w indywidualnych negocjacjach.
Sponsor reklamy na słupach ulicznych (obszar ekspozycji – miasto Kraków): ceny do
uzgodnienia w indywidualnych negocjacjach.
Sponsoring transmisji on-line w Internecie: ceny do uzgodnienia w indywidualnych
negocjacjach.
Prezentacja własna - 30 minut - zapewnienie sali seminaryjnej (30 m²) cena: 800 zł + VAT
7. Możliwości promocji dla firm, które nie prezentują swojej oferty na Forum:
 REKLAMA w drukowanym katalogu (1 str. A5): 1500 zł + VAT
 DYSTRYBUCJA ULOTEK firmowych podczas Forum lub INSERT ULOTEK do katalogu
targowego: 1500 zł + VAT
 EKSPOZYCJA banneru roll-up podczas Forum: 1500 zł + VAT
 Prezentacja własna -30 minut - zapewnienie sali seminaryjnej (30 m²) - cena 2000 zł + VAT
WARUNKI UCZESTNICTWA
§1
ZGŁOSZENIE UCZESTNICTWA
1. Zgłoszenia uczestnictwa należy dokonać poprzez:
 nadesłanie do siedziby Organizatora oryginału formularza zgłoszenia uczestnictwa,
wypełnionego i podpisanego przez osobę upoważnioną do reprezentowania podmiotu
dokonującego zgłoszenia.
 wpłatę kaucji z tytułu zakupu usługi.
 zgłoszenie uczestnictwa przyjmuje się za dokonane w dniu, w którym zostaną spełnione
powyższe warunki.
2. Wraz z przesłaniem formularza zgłoszenia uczestnictwa w III Małopolskim Forum Finansowym
Wystawca udziela zgody Organizatorowi na używanie logotypu oraz oznaczenia firmy.
Jednocześnie Wystawca oświadcza, że logotyp oraz oznaczenie firmy stanowią własność firmy,
a ich przekazanie nie narusza jakichkolwiek praw osób trzecich.
3. Formularze zgłoszeniowe można nadsyłać maksymalnie do dnia 10 maja 2015 roku.
4. Organizator w ciągu 3 dni Potwierdza przyjęcie formularza zgłoszeniowego na wskazany
w formularzu adres mailowy.
4 §2
STOISKO
1. Lokalizacja stoiska wystawcy wynika z projektów zabudowy powierzchni wystawienniczej,
warunków organizacyjno-technicznych terenu wystawy oraz ewentualnych potrzeb wystawcy, do
których w miarę możliwości organizator postara się dostosować.
2. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany: lokalizacji stoiska, powierzchni zamówionej przez
wystawcę, jeżeli względy organizacyjne i projektowo-techniczne uniemożliwiają realizację życzeń
wystawcy bez prawa żądania odszkodowania.
3. Wystawcy otrzymają szczegółowe informacje na temat rozdziału powierzchni wystawowej po
wpłaceniu kaucji.
4. Wystawcy, którzy przyślą formularz zgłoszenia do dnia 15 marca 2015 roku mają możliwość
wyboru lokalizacji stoiska spośród dostępnych. Pozostałym Wystawcom lokalizację stoiska
przydziela Organizator.
§3
PREZENTOWANE EKSPONATY I WYNAJEM STANOWISKA
1. Wystawca zobowiązany jest do dostarczenia eksponatów i materiałów pomocniczych na miejsce
imprezy i do zabrania ich z powrotem po zakończeniu imprezy w czasie uzgodnionym
z Organizatorem.
2. Powierzchnia przeznaczona jest jedynie dla Wystawcy lub jego przedstawiciela.
3. Udostępnienie powierzchni przez wystawcę innemu wystawcy może nastąpić tylko za zgodą
Organizatora po przedstawieniu pisemnego wniosku.
4. W przypadku odstąpienia części swojego stoiska innemu podwystawcy, wystawca zobowiązany jest
do uiszczenia dodatkowej opłaty w wysokości 25% wartości stoiska.
5. Transport, ewentualny montaż, demontaż oraz wszelkie inne czynności związane z dostarczeniem
eksponatów i innych materiałów na III Forum Finansowe oraz ich usunięcie, Wystawca dokonuje
na własny koszt.
6. Wystawca zobowiązany jest do wyposażenia wynajmowanego stoiska wystawienniczego nie
później niż do godz. 9.00 w dniu organizacji III Małopolskiego Forum Finansowego.
7. Roll-upy nie mogą być umieszczane w ciągach komunikacyjnych przylegających do stoiska, nie
mogą utrudniać lub uniemożliwiać bezpiecznego przemieszczania się po terenie III Forum
Finansowego przez innych Wystawców i odwiedzających III Forum Finansowe.
8. Wystawca jest zobowiązany do przebywania na stoisku w godzinach otwarcia III Forum
Finansowego dla zwiedzających oraz do udzielania branżowych informacji zwiedzającym.
9. Wystawca zobowiązany jest opuścić wynajmowane stoisko lub zakończyć demontaż stoiska w dniu
zakończenia III Małopolskiego Forum Finansowego do godz. 20:00. Opuszczenie stoiska
wystawienniczego lub rozpoczęcie demontażu dozwolone jest dopiero po zamknięciu III Forum
Finansowego dla odwiedzających.
10. Za zaistniałe na stoisku wystawienniczym braki lub uszkodzenia, Wystawca zostanie obciążony
równowartością aktualnej ceny rynkowej (nowego) zaginionego lub uszkodzonego przedmiotu.
11. Wystawca zobowiązany jest do natychmiastowego zgłoszenia Organizatorowi powstałej szkody.
12. Wystawca zobowiązany jest do utrzymywania czystości w obrębie stoiska i w jego najbliższej
okolicy w trakcie trwania Forum oraz po jego zakończeniu.
5 §4
WARUNKI PŁATNOŚCI
1. Wystawca zobowiązany jest do wpłacenia kaucji z tytułu zakupu usługi. Zgłoszenie uczestnictwa
przyjmuje się za dokonane w dniu, w którym zostaną spełnione warunki określone w §1.
2. Kaucja w wysokości 50% całkowitej należności wynikającej z umowy płatna w ciągu 7 dni od daty
potwierdzenia przyjęcia formularza zgłoszeniowego.
3. Uregulowanie pozostałych należności tj. 50% wartości zamówienia płatne będzie na podstawie
faktury VAT wystawionej przez organizatora w terminie określonym na fakturze, jednakże nie
później niż 14 dni kalendarzowych przed datą rozpoczęcia Forum na rachunek bankowy
Organizatora - nr rachunku: 41 1560 0013 2356 7185 7000 0004 w Getin Noble Bank S.A.
4. Do cen usług określonych w Regulaminie Organizatora doliczany jest podatek VAT wg
obowiązującej stawki.
§5
ANULOWANIE UDZIAŁU – ODSTĄPIENIE OD UCZESTNICTWA W III MAŁOPOLSKIM
FORUM FINANSOWYM.
1. W przypadku, gdy wystawca odstępuje od umowy przed terminem zamknięcia, podanym w ofercie
tj. do 10 maja 2015 r. ma on prawo do zwrotu całkowitej sumy (100%) wpłaconej na konto
Organizatora III Małopolskiego Forum Finansowego.
2. W przypadku, gdy wystawca, który wpłacił kaucję odstępuje od umowy po terminie zamknięcia, tj.
po 10.05.2015 r. kaucja nie podlega zwrotowi i zostaje zaliczona na poczet częściowo zrealizowanej
usługi.
3. Wymagana jest pisemna forma anulowania udziału pod rygorem nieważności.
§6
ZASADY ODPOWIEDZIALNOŚCI
1. Organizator nie ubezpiecza eksponatów i wyposażenia stoiska należącego do Wystawcy na czas
jego transportu do i z miejsca, w którym odbywa się III Małopolskie Forum Finansowe wyładunku
i załadunku oraz trwania wydarzenia.
2. Wystawca jest zobowiązany do zabezpieczenia swoich eksponatów i wyposażenia stoiska przed
uszkodzeniem oraz kradzieżą w czasie godzin otwarcia III Małopolskiego Forum Finansowego dla
zwiedzających.
3. Wystawca jest zobowiązany zapewnić obsadę, która będzie obecna na stoisku wystawienniczym
najpóźniej na 30 minut przed otwarciem III Forum Finansowego dla zwiedzających oraz przez cały
czas trwania wydarzenia.
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za utratę, ubytek, uszkodzenie lub zniszczenie
eksponatów i innych przedmiotów Wystawcy.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek działania lub zaniechania osób trzecich,
świadczących usługi na terenie Forum.
6. Każda osoba przebywająca na terenie Forum jest obowiązana do przestrzegania regulaminu obiektu,
w tym przepisów BHP i przeciwpożarowych.
7. Wystawca przyjmuje do wiadomości, że na terenie powierzchni wystawienniczej obowiązuje zakaz
palenia tytoniu, używania otwartego ognia, używania grzejników i kuchenek gazowych, korzystania
6 z prowizorycznej instalacji elektrycznej, pozostawiania bez dozoru urządzeń elektrycznych
włączonych do sieci, nieprzystosowanych do ciągłej eksploatacji.
8. Zabronione jest wnoszenie na teren III Małopolskiego Forum Finansowego broni, amunicji
i materiałów wybuchowych oraz przedmiotów, których używanie może zagrażać bezpieczeństwu
osób przebywających na terenach Forum.
§7
MATERIAŁY REKLAMOWE
1. Wystawca jest zobowiązany do przekazania Organizatorowi treści niezbędnych do umieszczenia
w katalogu, a także pozostałych materiałów multimedialnych Wystawcy do dnia 15 maja 2015 r.
2. Nie przekazanie materiałów, o których jest mowa w pkt. 1 §5 skutkuje umieszczeniem zarówno
w katalogu jak i materiałach multimedialnych jedynie nazwy firmy Wystawcy.
3. Literatura może być rozdawana przez wystawcę na wynajętym stoisku wystawienniczym.
4. Wystawca ma prawo do prowadzenia reklamy na wynajętym stanowisku wystawienniczym.
5. Niedozwolone jest eksponowanie i prezentowanie na stoiskach oferty niezgodnej z zakresem
tematycznym III Małopolskiego Forum Finansowego
6. Reklama w jakiejkolwiek formie na terenie Forum, poza stoiskiem Wystawcy, wymaga pisemnej
zgody Organizatora a jej umieszczenie poza stoiskiem jest odpłatne.
7. Organizator nie dopowiada za treści ofert targowych i reklam przekazanych przez Wystawcę w celu
umieszczenia ich w katalogu.
§8
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian do niniejszego Regulaminu w każdym
czasie.
2. Wprowadzenie zmian w niniejszym Regulaminie nie wymaga zgody Wystawcy.
3. Organizator zastrzega sobie, w przypadkach zaistnienia okoliczności od niego niezależnych, prawo
do odwołania, częściowego zamknięcia, skrócenia albo przełożenia terminu III Małopolskiego
Forum Finansowego.
4. Wystawca oraz Organizator powinien respektować obowiązujące przepisy prawa wspólnotowego
Unii Europejskiej i przepisy prawa wewnętrznego Rzeczypospolitej Polskiej.
5. Dla rozstrzygania sporów przyjmuje się jako obowiązujący tekst Regulaminu w języku polskim.
Prawem obowiązującym przy interpretacji postanowień Regulaminu jest prawo polskie.
7