WK – 0911/70/2004 Poznań, dnia 29 marca 2005 r. . Pan Michał

WK – 0911/70/2004
Poznań, dnia 29 marca 2005 r.
.
Pan
Michał Karalus
Starosta Pleszewski
Wystąpienie pokontrolne
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r.
o regionalnych izbach obrachunkowych (tj. Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.)
informuję o wynikach kompleksowej kontroli gospodarki finansowej obejmuj ącej rok
budżetowy 2003 r. Ustalenia kontroli zawarto w protokole, który zosta ł podpisany
w dniu 25 lutego 2005 r.
Stwierdzono, że wszystkie wnioski pokontrolne sformułowane na podstawie
wyników poprzedniej kontroli przeprowadzonej w 2000 r. zosta ły zrealizowane.
1. Wyniki kontroli sporządzania planów finansowych przez jednostki organizacyjne
Powiatu ujawniły, że według stanu na 31.12.2003 r. objęto nimi wydatki w kwocie
41.050.289,00 zł. Natomiast kwota ogółem wydatków zaplanowanych przez Powiat
Pleszewski w 2003 r. wynosiła 42.562.354,00 zł. Nie objęto planem finansowym
wydatków w kwocie 1.512.065,00 zł.
Działanie takie stanowiło naruszenie przepisów art. 126 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 26
listopada 1998 r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze
zm.).
2. Kontrola raportów kasowych wykazała, że przyjęcia do kasy gotówki pobranej
z banku na podstawie czeków gotówkowych, nie były potwierdzone dokumentami.
W raportach wpisywano fakt podjęcia gotówki po stronie przychodów zapisami
„pobrano z PKO BP” podając nr czeku. Stanowiło to naruszenie przepisów art. 20
ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2002 r.
Nr 76, poz. 694 ze zm.) oraz postanowienia zawarte w § 7 pkt 2 obowi ązującej
w Starostwie Instrukcji kasowej.
3. Ustalono, że z powodu niestosowania postanowień Zakładowego Planu Kont oraz
z powodu nieprawidłowego stosowania przepisów rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowo ści oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz
niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752),
w księgach rachunkowych wystąpiły następujące nieprawidłowości:
a) Starostwo posiadało odrębny rachunek bankowy, na który wpływały dochody
budżetowe oraz z którego realizowano wydatki jednostki. W ksi ęgach rachunkowych
Starostwa do konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” prowadzono
subkonto dochodów oraz subkonto wydatków. W 2003 r. do subkonta dochodów
(o symbolu 130-01) nie prowadzono wymaganej przepisami ewidencji szczegó łowej
według podziałek klasyfikacji budżetowej, czym naruszono zasady funkcjonowania
konta 130 określone w Załączniku Nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont [...], a także w Zakładowym Planie Kont.
Ewidencja analityczna według podziałek klasyfikacji budżetowej do subkonta
dochodów budżetowych została zaprowadzona w księgach rachunkowych Starostwa
od dnia 01.01.2004 r.
b) rozrachunki z tytułu sprzedaży lokali mieszkalnych prowadzono w Starostwie
na koncie 200 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” (zgodnym z ZPK) w podziale
na poszczególnych nabywców. Na dzień 31.12.2003 r. konta analityczne tych
rozrachunków wykazywały salda Wn na łączną kwotę 35.551,73 zł i dotyczyły
należności, których termin zapłaty został rozłożony na raty i przypadał na lata
następne. Księgowanie rozrachunków z tytułu dochodów budżetowych uzyskanych
ze sprzedaży nieruchomości na koncie 200 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”
zamiast na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” oraz
nieprzeksięgowanie należności płatnych w kolejnych latach na konto 226
„Długoterminowe należności budżetowe” było niezgodne z zasadami funkcjonowania
wymienionych kont rozrachunkowych określonymi w Załączniku Nr 2 do
rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont [...],
a także w Zakładowym Planie Kont przewidującym funkcjonowanie konta 226.
Skutkiem prowadzenia powyższego sposobu ewidencji rozrachunków było
wykazanie w aktywach bilansu Starostwa należności w kwocie 35.551,73 zł w poz.
B.II.1.1. ”Należności z tytułu dostaw i usług” zamiast w poz. A.III „Należności
długoterminowe”.
c) odsetki naliczone przez bank od środków na rachunku bankowym
Powiatowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej księgowane były
w 2003 r.: Wn 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia”
(Rachunek PFOŚiGW), Ma 853 „Fundusze pozabudżetowe” (PFOŚiGW). W ciągu
roku odsetki przekazywano na dochody budżetowe (łącznie przekazano kwotę
26,61 zł), co księgowano zapisami: Wn 222, Ma 135. W wyniku powyższych
księgowań na dzień 31.12.2003 r. w księgach prowadzonych dla PFOŚiGW konto
853 wykazywało zawyżony stan funduszu o kwotę 26,61 zł. Księgowanie odsetek
stanowiących dochody budżetu Powiatu na stronie Ma konta 853, naruszyło zasady
funkcjonowania tego konta, określone w Załączniku Nr 2 do rozporządzenia
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont [...].
d) w dniu 03.02.2003 r. z rachunku bankowego Starostwa zap łacono odsetki
w kwocie 22,64 zł z tytułu nieterminowej zapłaty zobowiązania wobec
Telekomunikacji Polskiej S.A. w Kaliszu. Zapłaty dokonano na podstawie
wystawionej przez kontrahenta w dniu 17.01.2003 r. Noty odsetkowej nr
DKL90072116/001/03. Dokument zaksięgowano w koszty proste na koncie zespołu 4
– konto analityczne 402 (strona Wn) zamiast na koncie 750 „Przychody i koszty
finansowe”, co było niezgodne z zasadami funkcjonowania tych kont okre ślonymi
w Załączniku Nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości
oraz planów kont [...].
e) według ewidencji księgowej Starostwa konto 011 „Środki trwałe” w 2003 r.
wykazywało:
- stan na dzień 01.01.2003 r. (B.O.)
- kwota 4.855.991,68 zł,
- obroty Wn w ciągu roku
- kwota 14.584.642,04 zł,
- obroty Ma w ciągu roku
- nie wystąpiły,
- stan na dzień 31.12.2003 r. (B.Z.)
- kwota 19.440.633,72 zł.
Zgodnie z „Analitycznym zestawieniem danych dotyczących zmian w stanie środków
trwałych Starostwa za rok 2003” wartość środków trwałych wzrosła o kwotę
2
15.623.159,16 zł oraz uległa zmniejszeniu o kwotę 1.038.517,12 zł. Różnica między
kwotami obrotów na koncie a kwotami zmian wykazanymi w Zestawieniu wynika
z nieprawidłowego księgowania zmniejszeń wartości środków trwałych, tj.
księgowania zmniejszeń na koncie 011 po stronie Wn zapisami ujemnymi, zamiast
po stronie Ma zapisami dodatnimi. Taka technika ksi ęgowania była niezgodna
z zasadami funkcjonowania konta 011 określonymi w Załączniku Nr 2 do
rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowo ści oraz planów kont [...].
f) w przypadku likwidacji środków trwałych podlegających umorzeniu według
stawek amortyzacyjnych, sporządzano dokumenty LT-„Likwidacja środka trwałego”,
na podstawie których dokonywano ksi ęgowań:
- Wn konto 011, Ma konto 800 „Fundusz jednostki” – zapis ujemny – wartość
ewidencyjna środka trwałego,
- Wn konto 800, Ma konto 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości
niematerialnych i prawnych” – zapis ujemny – wartość dotychczasowego umorzenia
środka trwałego.
Prawidłowo operacje należało zaksięgować zapisami dodatnimi:
- Wn konto 071, Ma konto 011 – wartość dotychczasowego umorzenia środka
trwałego,
- Wn konto 800, Ma konto 011 – wartość nieumorzona środka trwałego.
Sposób księgowania stosowany przez jednostkę był niezgodny z zasadami
funkcjonowania kont: 011, 071 i 800 określonymi w Załączniku Nr 2 do
rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowo ści oraz planów kont [...].
4. W dniu 29.01.2003 r. z rachunku budżetu przelano na rachunek Wielkopolskiego
Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu kwotę 92,90 zł tytułem zwrotu dotacji za 2002 r.
(z czego kwota 92,28 zł dotyczyła dotacji, a kwota 0,62 zł odsetek). Zwrot dotyczył
niewykorzystanej dotacji w dz. 853-85316. Przelew zaksięgowano w księgach
budżetu: Wn 224 „Rozrachunki budżetu”, Ma 133 „Rachunek budżetu”, zamiast Wn
902 „Wydatki budżetu”, Ma 133. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów
z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków
oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 ze zm.) wydatek w kwocie
92,28 zł winien być sklasyfikowany w § 291 „Zwrot dotacji wykorzystanych
niezgodnie z przeznaczeniem lub pobranych w nadmiernej wys okości” oraz wydatek
w kwocie 0,62 zł w § 456 „Odsetki od dotacji wykorzystanych niezgodnie
z przeznaczeniem lub pobranych w nadmiernej wysoko ści”.
Skutkiem nieujęcia dokonanego wydatku na koncie 902 „Wydatki bud żetu”, było
nieprawidłowe ustalenie wyniku wykonania budżetu, tj. zaniżenie deficytu o kwotę
92,90 zł. Naruszono tym przepisy § 4 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont [...].
5. W księgach rachunkowych Starostwa na koncie analitycznym 200 „Rozrachunki
z odbiorcami i dostawcami” (Zakład Budownictwa Sanitarno-Gazowego Tech-Gaz
Konin) na dzień 31.12.2003 r. występuje saldo Ma w kwocie 40.000,00 zł, które
dotyczy wystawionej przez kontrahenta w dniu 23.12.2003 r. faktury VAT Nr
56/12/2003 za wykonanie robót – modernizacja kotłowni olejowej na gazowo-olejową
dla Ośrodka Wsparcia w Pleszewie. Faktura została wystawiona na podstawie
zawartej z wykonawcą w dniu 21.11.2003 r. umowy Nr WI 342/10/2003 wraz
z aneksem nr 1 z dnia 15.12.2003 r. Termin p łatności za roboty wynosił 30 dni od
daty otrzymania faktury. Należność uregulowano przelewem w dniu 13.01.2004 r. ze
środków dz. 853-85303-6050.
3
W budżecie na rok 2003 zaplanowano na w/w zadanie inwestycyjne wydatki
w kwocie 48.645,00 zł. Wykonane wydatki w roku 2003 wyniosły 47.936,50 zł. Rada
nie podjęła uchwały upoważniającej Zarząd do zaciągania zobowiązań w zakresie
podejmowania inwestycji i remontów o wartości przekraczającej granicę ustaloną
w budżecie.
Zaciągnięcie przez Zarząd zobowiązania w kwocie 40.000,00 zł naruszyło
kompetencje Rady określone w art. 12 pkt 8 lit. e ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r.
o samorządzie powiatowym (tj. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 ze zm.).
6. a) W księgach rachunkowych Starostwa Powiatowego na dzień 31.12.2003 r.
występuje saldo Wn konta 200 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” w kwocie
38.201,13 zł, z czego kwota 2.489,40 zł dotyczy nierozliczonych rozrachunków
z organizatorami szkoleń, w których brali udział pracownicy Starostwa. Z rachunku
bankowego Starostwa zostały przekazane przedpłaty na szkolenia, konferencje
i seminaria:
- w dniu 09.05.2003 r. – kwota 280,00 zł przekazana na dobro Fundacji
Rozwoju Rachunkowości w Warszawie,
- w dniu 03.02.2003 r. – kwota 353,80 zł przekazana na dobro PolskoKanadyjskiego Instytutu 21 w Ostrowie Wlkp.,
- w dniu 13.03.2003 r. – kwota 250,00 zł przekazana na dobro Zakładu Usług
Szkoleniowych przy Izbie Skarbowej w Zielonej Górze,
- w dniu 12.09.2001 r. – kwota 1.195,60 zł przekazana na dobro Agencji
Wspierania Rozwoju Infrastruktury Lokalnej Awril,
- w dniu 11.04.2001 r. – kwota 130,00 zł przekazana na dobro „Dom Bretanii”,
- w dniu 28.03.2000 r. – kwota 280,00 zł przekazana na dobro Stowarzyszenia
Konsumentów Polskich w Warszawie.
Przedpłaty były dokonywane na podstawie pism kierowanych przez Naczelnika
Wydziału Organizacyjnego do Wydziału Finansów. Wykonane przedpłaty
księgowano po stronie Wn konta 200 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”.
Powstałe saldo konta 200 nie zostało rozliczone z powodu nieotrzymania faktur od
kontrahentów wykonujących wymienione usługi.
b) Rozliczenia z tytułu udzielonych Powiatowi przez Bank Spółdzielczy
w Pleszewie kredytów, były prowadzone poprzez uruchomiony w tym celu rachunek
bankowy w BS. Na rachunek wpływały środki z tytułu uzyskanych z banku kredytów
oraz środki przekazywane z rachunku budżetu Powiatu na spłatę kredytów i odsetek.
Z rachunku realizowano zobowiązania wobec kredytodawcy oraz przekazywano do
budżetu otrzymane środki kredytowe. Rozliczenia na rachunku ksi ęgowano
w ewidencji budżetu na koncie 139 „Inne rachunki bankowe” (konto analityczne
139/001). W księgach budżetu na koncie 134 „Kredyty bankowe” ewidencjonowano:
- środki kredytowe wpływające na rachunek budżetu (strona Ma 134),
- środki przekazywane z rachunku budżetu na rachunek BS na spłatę kredytów
i odsetek (strona Wn 134).
Pod datą 30.12.2003 r. na stronie Ma konta 134 „Kredyty bankowe” (konto
analityczne 134/015 – dot. umowy kredytowej Nr 3/2003 z dnia 12.12.2003 r.)
dokonano zapisu ujemnego w kwocie 60.156,10 z ł (konto przeciwstawne 140 „Inne
środki pieniężne”). Podstawą zapisu było Polecenie Księgowania Nr 61/03, którego
treścią było: „Dotyczy zwrotu środków kredytowych (na podstawie rozliczenia
kredytowanego zadania pn. „Rozbudowa i modernizacja budynku gara żowoadministracyjnego w KPPSP w Pleszewie” w wysokości 135.099,90 zł)”. Faktyczny
zwrot niewykorzystanych środków kredytowych nastąpił w dniu 02.03.2004 r.
4
W wyniku przyjętego sposobu księgowania oraz wskutek wym. zapisu wystąpiła
niezgodność sald na dzień 31.12.2003 r. dot. umowy kredytowej Nr 3/2003 z dnia
12.12.2003 r. Wg ewidencji księgowej budżetu konto analityczne 134/015
wykazywało saldo Ma w kwocie 135.099,90 zł. Wg „Zawiadomienia” uzyskanego
z BS w Pleszewie saldo dot. umowy kredytowej Nr 3/2003 wynosi ło 200.000,00 zł.
Ze sporządzonych protokołów z przebiegu weryfikacji aktywów i pasywów wynika, że
saldo konta 134 „Kredyty bankowe” i salda kont „2 „Rozrachunki i roszczenia”
występujące w księgach budżetu i Starostwa na dzień 31.12.2003 r. zostały uznane
za prawidłowe i realne, co świadczy o tym, że inwentaryzację tych aktywów
przeprowadzono nierzetelnie, czym naruszony zosta ł art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy
z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Zgodnie z art. 4 ust. 1 i ust. 3 pkt 3 tej
ustawy, jednostki obowiązane są stosować określone ustawą zasady rachunkowości
, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik
finansowy, a także okresowo ustalać lub sprawdzać drogą inwentaryzacji rzeczywisty
stan aktywów i pasywów.
7. W 2003 r. zawarto z bankiem Powszechna Kasa Oszczędności Bank Polski S.A
Oddział w Pleszewie cztery umowy kredytowe na sfinansowanie zada ń
inwestycyjnych oraz na sfinansowanie wydatków bie żących nieznajdujących pokrycia
w planowanych dochodach. W zawartych umowach jako stron ę wskazano Zarząd
Powiatu, czym naruszone zostały przepisy art. 2 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 5 czerwca
1998 r. o samorządzie powiatowym ustanawiające zasadę, że podmiotem prawa
w ustawowym systemie organizacji samorządu powiatowego jest powiat posiadający
osobowość prawną, wykonujący zadania publiczne w imieniu własnym i na własną
odpowiedzialność.
8. W sprawozdaniu Rb-Z kwartalnym o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych
oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 31.12.2003 r. w części
„Poręczenia i gwarancje” nieprawidłowo wykazano kwoty w pozycjach:
- w poz. F1. wartość nominalna niewymagalnych zobowiązań z tytułu udzielonych
poręczeń i gwarancji na koniec okresu sprawozdawczego – kwota 1.370.000 zł,
winno być 1.088.485 zł,
- w poz. F2. wartość nominalna niewymagalnych zobowiązań z tytułu poręczeń
i gwarancji przypadających do spłaty w danym roku budżetowym – kwota 311.200
zł, winno być 338.408 zł,
- w poz. F7 wartość poręczeń i gwarancji udzielonych w okresie sprawozdawczym
– kwota 1.467.000 zł, winno być 1.088.485 zł.
Naruszało to przepisy § 10 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca
2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 ze zm.).
9. Dnia 31.12.2003 r. wypłacono nagrody poprzez listy płac zatytułowane „Nagrody
z osobowego funduszu płac”, m. in. Wicestaroście w kwocie brutto 500,00 zł lista nr
150/2003 poz.1. Dokonanie wypłaty nagrody członkowi zarządu naruszyło art. 20 ust.
5 ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorz ądowych (tj. Dz. U.
z 2001 r. Nr 142 poz. 1593 ze zm.).
10. Zarząd Powiatu na posiedzeniu w dniu 22.02.2000 r. wprowadzi ł miesięczny limit
pieniężny na rozmowy ze służbowych telefonów komórkowych dla Starosty
i Wicestarosty w wysokości 300,00 zł, dla Skarbnika i Sekretarza - 250,00 zł, dla
dyrektorów jednostek organizacyjnych - 200,00 zł oraz dla kierowcy - 200,00 zł
5
i postanowił, że jego przekroczenie skutkuje naliczeniem imiennych not
obciążeniowych. Limit ten na wniosek Starosty, zgłoszony na posiedzeniu w dniu
4.02.2003 r., Zarząd zwiększył mu z dniem 1.02.2003 r. do wysokości 450,00 zł
miesięcznie. W listopadzie i grudniu 2003 r. Starosta przekroczy ł wyznaczony limit
o kwotę 727,37 zł, którą Zarząd na posiedzeniu w dniu 13.04.2004 r. w ca łości
umorzył uzasadniając tę decyzję potrzebą wzmożonego korzystania przez Starostę z
telefonu komórkowego w czasie długotrwałej choroby.
Dokonując czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w stosunku do Starosty,
członków zarządu j.s.t., kierowników powiatowych jednostek organizacyjnych oraz
pracownika urzędu j.s.t. Zarząd przekroczył swoje kompetencje poprzez naruszenie
art. 4 pkt 1, 2 i 4 ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych.
11. W Starostwie dopuszczono do powstania zaległości w płatności za używanie
telefonów służbowych tytułem czego naliczone zostały odsetki w kwocie 22,64 zł –
nota odsetkowa nr DKL90072116/001/03 z dnia 17.01.2003 r. Zap łaty dokonano dnia
03.02.2003 r. Działanie takie naruszyło przepisy art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 26
listopada 1998 r. o finansach publicznych.
12. Przy udzieleniu zamówienia publicznego pn.: "Przebudowa polegaj ąca na
modernizacji dróg wewnętrznych na terenie SP ZOZ w Pleszewie” dnia 30.10.2003 r.
w trybie przetargu nieograniczonego o warto ści szacunkowej w wysokości
133.606,33 zł, tj. 29.646,16 euro zamawiający naruszył przepis art. 26 ust. 1 ustawy
z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tj. Dz. U. z 2002 r. Nr 72,
poz. 664 ze zm.), tj. nie prowadził dokumentacji podstawowych czynności
związanych z postępowaniem udzielając zamówienia na roboty dodatkowe związane
z realizacją wyżej wskazanej inwestycji.
13. Dochody w kwocie 21.572,29 zł uzyskane w 2003 r. ze sprzedaży nieruchomości
(lokali mieszkalnych oraz nieruchomości niezabudowanej) zostały sklasyfikowane
w dz. 700 „Gospodarka mieszkaniowa”, rozdz. 70005 „Gospodarka gruntami
i nieruchomościami”, § 084 „Wpływy ze sprzedaży wyrobów i składników
majątkowych” zamiast w § 077 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności
nieruchomości.” Naruszyło to przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25
marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz
przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 ze zm.).
14. W dniu 02.07.2003 r. Powiat nabył od osoby fizycznej nieruchomość
niezabudowaną o pow. 0.2394 ha (działki nr: 2562/3, 2562/2 2562/1) za cenę
73.500,00 zł. Środek trwały pn. „Nieruchomość – grunty ul. Podgórna Pleszew, pow.
0.2394 ha” o wartości 76.373,34 zł (cena zakupu powiększona o koszty notarialne
poniesione przez Powiat) przyjęto na środki trwałe Wn konto 011 „Środki trwałe”
dokumentem OT Nr 13/03 z dnia 03.07.2003 r. Środek trwały wpisano do księgi
środków trwałych. Z powodu konieczności odsprzedaży części zakupionej
nieruchomości (w celu ustanowienia drogi koniecznej do przyleg łej nieruchomości
zabudowanej) dokonano podziału działki nr 2562/3, w wyniku czego powstała działka
nr 2562/4 o pow. 0.0076 ha oraz działka nr 2562/5 o pow. 0,1462 ha. W dniu
22.12.2003 r. sprzedano nieruchomo ść - działkę nr 2562/4 o pow. 0,0076 ha za cen ę
3.400,00 zł. Nabywca zobowiązany był do pokrycia kosztów podziału geodezyjnego
w kwocie 1.000,00 zł (łącznie zapłacono kwotę 4.400,00 zł).
6
W dniu 01.12.2004 r. sporządzono dokument PT – Przekazanie środka trwałego
o nazwie „Grunt położony w Pleszewie ul. Podgórna działka nr 2562/4 o pow. 76 m2”
o wartości 4.400,00 zł. Dokument ujęto w księgach rachunkowych w dniu
01.12.2004 r. zapisem ujemnym: Wn konto 011, Ma konto 800 „Fundusz jednostki”.
W ewidencji pomocniczej do konta 011 prowadzonej w ksi ędze środków trwałych, na
podstawie dokumentu PT zmniejszono o kwotę 4.400,00 zł wartość nieruchomości
do kwoty 76.373,34 zł. W księgach rachunkowych nie dokonano zapisów
dotyczących podziału geodezyjnego zakupionej w dniu 02.07.2003 r. nieruchomo ści,
tj. nie wyodrębniono nowo powstałych działek (ilości i wartości), na skutek czego
nieprawidłowo ustalono wartość i wyksięgowano z konta 011 wartość sprzedanej
działki nr 2562/4 o pow. 0.0076 ha. Stanowi ło to naruszenie przepisów art. 20 ust. 1
w związku z art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Przedstawiając Panu Staroście ustalenia kontroli Regionalna Izba
Obrachunkowa w Poznaniu wnosi o ich wykorzystanie w celu usuni ęcia
stwierdzonych nieprawidłowości oraz usprawnienia gospodarki finansowej Powiatu,
w tym poprzez realizację następujących wniosków pokontrolnych:
1. W planach finansowych Starostwa ujmować wydatki budżetowe, o których mowa
w art. 126 ust. 3 i 4 ustawy o finansach publicznych.
2. Zobowiązać kasjera do przestrzegania obowi ązku wystawiania odpowiednich
dowodów potwierdzających przyjęcie do kasy pobranej z banku gotówki
i egzekwować wykonywanie tych czynności.
3. Zwiększyć nadzór i kontrolę nad poprawnością wprowadzania danych do ksiąg
rachunkowych budżetu i Starostwa. Zobowiązać pracowników odpowiedzialnych za
dekretację dowodów księgowych do stosowania przepisów rozporządzenia Ministra
Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla
budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych
jednostek sektora finansów publicznych, a także postanowień Zakładowego Planu
Kont. Zweryfikować i uściślić w dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości
zasady klasyfikacji zdarzeń na kontach, zgodnie z wymaganiami określonymi w art.
10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowo ści.
4. Przestrzegać szczególnych zasad rachunkowości dla budżetu i jednostek sektora
finansów publicznych określonych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont [...]. W celu
ustalenia nadwyżki lub niedoboru budżetu operacje gospodarcze dotyczące
wydatków budżetowych ujmować w księgach rachunkowych na odrębnym koncie
księgowym – 902 „Wydatki budżetu” w zakresie faktycznych (kasowo
zrealizowanych) wydatków dokonanych na bankowym rachunku bud żetu,
z wyjątkiem operacji szczególnych, określonych w odrębnych przepisach.
5. Zobowiązania w zakresie podejmowania inwestycji i remontów o warto ści
przekraczającej granicę ustaloną corocznie przez Radę, zaciągać po podjęciu przez
Radę Powiatu stosownej uchwały.
7
6. Zobowiązać Głównego Księgowego do przeprowadzenia weryfikacji nale żności
figurujących na dzień 31.12.2003 r. na koncie 200 „Rozrachunki z odbiorcami
i dostawcami” w celu ustalenia ich realności i podjęcia odpowiednich działań
zmierzających do ich wyjaśnienia i wprowadzenia odpowiednich zapisów w księgach
rachunkowych, stosownie do przepisów art. 26 ust. 1 pkt 3 i art. 27 ust. 2 ustawy
o rachunkowości. Uregulować w przepisach wewnętrznych obieg dokumentów
związanych z udzielaniem przedpłat na szkolenia i zobowiązać odpowiednich
pracowników do terminowego i skutecznego egzekwowania od zewn ętrznych
kontrahentów dokumentów potwierdzających wykonanie usług.
Inwentaryzację przeprowadzać w sposób rzetelny. Stwierdzone różnice
inwentaryzacyjne należy ująć i rozliczyć w księgach roku obrotowego, którego
dotyczyła inwentaryzacja (art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowo ści).
7. Przy zawieraniu umów kredytowych, wskazywać jako stronę Powiat Pleszewski.
8. Przestrzegać zasad obowiązujących w sprawozdawczości budżetowej w zakresie
budżetu powiatu określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów
w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Sprawozdanie Rb-Z kwartalne o stanie
zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń sporządzać zgodnie
z zasadami zawartymi w przepisach rozdziału 6 Załącznika Nr 2 do rozporządzenia
w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
9. Zaprzestać wypłaty nagród, z wyjątkiem nagrody jubileuszowej, członkom
Zarządu. Spowodować zwrot do kasy kwoty 500,00 zł z tytułu nienależnie pobranej
nagrody przez Wicestarostę.
10. Spowodować, aby czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec Starosty,
członków Zarządu, kierowników powiatowych jednostek organizacyjnych oraz
pracowników Starostwa podejmowane były przez właściwy organ.
11. Zobowiązania regulować w ustalonych terminach. Nie dopuszczać do powstania
zaległości, które skutkują naliczeniem odsetek za zwłokę co pozostaje
w sprzeczności z określonymi w przepisach art. 28 ust. 3 ustawy o finansach
publicznych zasadami wydatkowania środków publicznych.
12. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29
stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.),
a w szczególności wynikającej z art. 9 ust. 1 oraz art. 96 zasady pisemno ści.
13. W planowaniu, ewidencji i sprawozdawczości budżetowej stosować
obowiązującą klasyfikację dochodów i wydatków budżetowych. W obecnym stanie
prawnym kwestie te reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 września
2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów
i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 209,
poz. 2132).
14. Zobowiązać pracowników odpowiedzialnych
związanych z obrotem środkami trwałymi, do
udokumentowania każdego zdarzenia mającego
majątku trwałego Powiatu. Przestrzegać zasady
8
za wystawianie dokumentów
terminowego i prawidłowego
wpływ na wielkość i wartość
określonej przepisami ustawy
o rachunkowości, zgodnie z którą do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego
należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie
sprawozdawczym.
O sposobie realizacji wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich
niewykonania należy zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Poznaniu
w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wyst ąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 i 4 ustawy
o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wyst ąpieniu
pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od
daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez
błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa
wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrze żenia w odniesieniu do
wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Poznaniu
(–) Mieczysław Klupczyński
Otrzymuje do wiadomości:
Rada Powiatu w Pleszewie
9