Optymalizacja kosztów

EDUKACJA POD LUPĄ
Optymalizacja kosztów
sprzętu komputerowego
Mariusz Głowacki
Mówiąc o kosztach produktów IT w edukacji, warto podzielić ten proces na etapy,
w których każdy ma swoją wartość i wpływa znacząco na opłacalność dokonanego
przez nas wyboru. Dla uproszczenia można wyróżnić takie trzy kluczowe momenty:
zakup, utrzymanie i użytkowanie. Za każdym z nich kryją się nakłady finansowe. O ile
przy pierwszym są one oczywiste, o tyle przy dwóch kolejnych nierzadko w ogóle nie
są brane pod uwagę, co może znacząco odbić się na naszej kieszeni.
Liczę, że po zapoznaniu się z artykułem, głównym wyznacznikiem zakupu danego
sprzętu, stanie się nie tylko cena, ale również perspektywa poniesionych całościowych kosztów jego użytkowania. Przy dokładnej analizie bowiem okazuje się, aż nazbyt często, że sprzęt, którego wartość wyjściowa była najniższa i najbardziej dla nas
kusząca, jest ostatni pod względem kosztów końcowych, które musieliśmy ponieść.
Koszty zakupu i użytkowania sprzętu
Na początek chciałbym zrobić małą dygresję i odnieść się do tematu, który przyciągnął wiele uwagi, także i mojej. Po projekcie „Radosnej Szkoły” przyszła bowiem pora na „Cyfrową Szkołę”.
Jej słabym punktem, wskazywanym wielokrotnie
przez zainteresowanych tematem, jest dostęp tylko do mobilnych wersji sprzętu komputerowego.
Niewątpliwie jest to rozwiązanie szeroko promowane w życiu prywatnym jak i typowo biznesowym. Można by wręcz rzec, że mobilność otacza
nas z każdej strony, czy to w postaci smatfonów,
netbooków, tudzież tabletów. Warto się jednak
zastanowić, czy sprawdzi się ona równie dobrze
w przypadku edukacji dzieci w środowisku szkolnym. Z mojego punktu widzenia, rozwiązanie to
traci swój czar. Niewiele bowiem polskich szkół
zdecyduje się na wariant umożliwiający zabranie
przez uczniów laptopów czy tabletów do domu,
być może i mało który rodzic by sobie tego życzył. Kto bowiem miałby ponosić konsekwencje
zniszczonego sprzętu, czy wgranych na niego nielegalnych, czy niebezpiecznych treści? A to tylko
jeden z aspektów tej sprawy. Wracając jednak do
meritum. Obecna technologia komputerowa jest
na tyle zaawansowana, że umożliwia swobodny
wybór pomiędzy wieloma rozwiązaniami dostosowanymi do zróżnicowanych potrzeb szkoły, choćby takimi jak: laptopy, desktopy, czy technologia
terminalowa.
Zazwyczaj, kupując nowy sprzęt zastanawiamy się
głównie nad jego ceną, nie próbując nawet obliczyć kosztów jakie poniesiemy przez cały okres
jego użytkowania. Najbardziej kosztogenne jest
zużycie energii. Niejedna osoba chciałaby wiedzieć, jaką jej ilość pochłania dane urządzenie
elektryczne, w rozważanym przez nas przypadku
zaś − komputer, czy nawet cała pracownia. Oczywiście na wszystko znajdzie się sposób.
Poświęcając chwilę czasu na kalkulacje, można
wyliczyć ile prądu zużywa dany model, przeliczając go przez planowany okres użytkowania. Samo
wyliczenie zużycia energii można zrobić za pomocą prostego wzoru. Aby to zrobić, musimy wiedzieć
jaka jest jego moc. Jest to wartość wyrażana w
watach (W). Informacja musi być umieszczona na
urządzeniu, zazwyczaj w przypadku komputerów −
na zasilaczu. Czasami znajduje się ona w instrukcji
obsługi lub na opakowaniu. Wartość tą przeliczamy na kilowaty (kW, 1 kW=1000W). Kiedy mamy
już obliczoną ilość kilowatów zużywaną przez wybrane urządzenie, trzeba tę wartość podstawić do
wzoru. Wygląda on następująco: liczbę kilowatów
pobieranych przez urządzenie należy pomnożyć
przez czas, w jakim urządzenie jest włączone.
Później mnożymy to przez aktualną cenę za kilowatogodzinę prądu (powinna być umieszczona na
rachunku od operatora). Dzięki temu można będzie obliczyć ilość zużywanej energii na ilość wydawanych pieniędzy.
Otrzymany wynik skalujemy do czasu jaki przyjęliśmy. Proponuję minimum 5 lat. Jak zapewne
13
EDUKACJA POD LUPĄ
się Państwo domyślają, najbardziej kosztowne w
utrzymaniu będą standardowe desktopy, mniej
laptopy a najtańsze terminale. Pozostaje jeszcze
jeden ważny czynnik. Trzeba bowiem zawsze na
to wszystko nałożyć pytanie, do czego sprzęt nam
jest przydatny. Bo przecież nie kupimy terminali,
gdy przede wszystkim chcemy mieć mobilnego nauczyciela.. To jednak całkowicie oddzielny i duży
temat.
Oprócz tych kosztów dochodzi jeszcze oszacowanie bezawaryjności maszyn oraz podatność na
uszkodzenia i ceny przyszłych modernizacji. Bezawaryjność powinna być podawana przez producentów sprzętu i o ile w przypadku laptopów i
terminali łatwo uzyskać jest te informacje, o tyle
w przypadku maszyn stacjonarnych, ich mnogość,
powoduje, iż takiej możemy się nie doszukać.
Inne są wartości bezawaryjnej pracy poszczególnych komponentów składowych desktopa i należy
przyjąć wartość najbardziej awaryjnego z nich,
oraz cenę naprawy lub zakupu (gdy skończy się
gwarancja) nowego elementu. Najczęściej wadliwą częścią desktopów jest zasilacz (zapewne z
tym problemem spotyka się wiele osób z Państwa,
zwłaszcza po intensywnej burzy) oraz dysk twardy.
Nie mierzalna jest inwencja uczniów w sposobie
psucia komputerów w pracowniach szkolnych. Jak
się okazuje, wepchnięty ołówek w wentylator nie
jest przypadkiem odosobnionym, ani budzącym
szczególne zdziwienie w serwisie.
Laptopy jako sprzęt przenośny, narażone są głównie na uszkodzenia mechaniczne (o kradzieży nie
wspominam − ponad 630 tysięcy laptopów zginęło
na lotniskach w samych USA w ciągu 2008 roku).
Według badań IDC na zlecenie firmy Panasonic,
uszkodzeniu podlega co 5 piąty laptop, czyli aż
20%. W badaniu, trzy czwarte respondentów
wskazało, że ich notebooki miały uszkodzoną klawiaturę, a 66 proc. zgłosiło uszkodzenie ekranu.
Awaryjne były także baterie i dyski twarde, w obu
przypadkach wskazane przez ponad połowę ankietowanych. Podczas korzystania ze sprzętu 72
proc. respondentów przyznało się do upuszczenia
laptopa, 2/3 do zalania urządzenia, a 55 proc.
powiedziało, że spadł on z biurka lub stołu. 63
proc. respondentów badania, jako skutek uszkodzenia laptopa, wskazało utratę wydajności pracy,
a ponad jedna trzecia utratę ważnych firmowych
danych a także utratę lub opóźnienie transakcji.
Oczywiście to ta ciemna strona pracy z laptopem.
Po jasnej mamy przede wszystkim mobilność, która w wielu przypadkach jest kluczowa do wykonywania pracy.
Pozostają nam terminale, które są traktowane
przez większość osób jak jeż. Wyjaśnić ten stan
można tylko małą wiedzą lub obawą przed czymś
nowym. Z tym, że nie jest to żadne nowe rozwią-
14
zanie, bo zanim pojawiły się obecne komputery,
duże firmy (te które było na to stać) pracowały
właśnie w tej technologii. Obecnie, nawet bogate firmy, wdrażają w swoje struktury rozwiązania
terminalowe, gdyż są one po prostu tańsze i prostsze w zarzadzaniu i utrzymaniu. Terminal w swoim
wnętrzu, nie posiada żadnych elementów wirujących (HDD czy DVD), nie ma zasilacza z dużym wiatrakiem i jest dobrze zamknięty. Koszt jednostkowy jest na tyle niski, że można pozwolić sobie na
1-2 sztuki trzymane w zapasie na wypadek awarii.
Jeżeli ona wystąpi, żadne dane nie ulegają zniszczeniu, bo są przechowywane na serwerze (to jego
wydajność i zabezpieczenie determinuje komfort
pracy użytkowników). Sprzęt się nie starzeje,
oferując pracę, jaką zna użytkownik siedząc przy
desktopie z systemem Windows. Oczywiście, dostępne są urządzenia wejścia/wyjścia (porty USB,
VGA, DVI, czy mikrofonu i słuchawek), a ich bogactwo zależy od modelu. To, co ulega wpływowi
czasu, to serwer i gdy spada jego wydajność, nowe
komponenty, które należy zakupić, znowu przydadzą świetność całej sieci, a nie tylko wybranemu
desktopowi. Zużycie energii przez terminal jest
minimalne, to zaledwie 5% tego, co pożera standardowy desktop, a koszt wyposażenia całej pracowni w terminale, łącznie z wydajny serwerem,
jest nieraz tańszy, od zakupu desktopów w takiej
samej ilości. Na rynku w Polsce można spotkać dedykowane rozwiązania terminalowe dla edukacji,
np.: HP, LG czy NComputing.
Jak wykazała firma Gartner podczas swojego badania, koszty korzystania z systemu komputerowego rozkładają się następująco: 50% to jego
utrzymanie, 20% to cena urządzenia, 17% cena
pomocy technicznej a 13% koszty administracyjne. Jak widać utrzymanie jest największą częścią
całości kosztów.
pomoc
techniczna 50%
utrzymanie 50%
koszty
administracji 13%
zakupy 20%
EDUKACJA POD LUPĄ
Oprogramowanie
Kiedy już zakupiliśmy sprzęt pora przyjrzeć się
temu, co czyni go przydatnym, czyli oprogramowaniu. Bez niego staje się on jedynie ozdobą sali,
a nie nowoczesnym narzędziem dydaktycznym mającym wspierać naukę.
Na rynku dostępnych jest wiele propozycji, warto
szukać tych bezpłatnych. Pod lupę trafi więc dzisiaj kilka rozwiązań dedykowanych dla edukacji
przez znanych „gigantów”.
Microsoft to nazwa, którą zna właściwie każdy posiadacz komputera. Większość osób kojarzy tego
tytana rynku IT z płatnymi systemami operacyjnymi Windows lub pakietem biurowym MS Office.
Programy te rozwijane są od lat, a swoje początki
mają jeszcze w latach osiemdziesiątych. Warto
jednak wspomnieć o innej części, mniej znanej.
Firma bowiem od dłuższego czasu działa także w
sferze edukacji. Nie chodzi mi tu tylko o oferowanie tańszej wersji ich sztandarowych produktów
dla szkół i uczniów. W ich ofercie można znaleźć
również zaawansowane rozwiązania i co ciekawe,
całkowicie darmowe.
Office 365
To najnowsza usługa Microsoftu, zbudowana w popularnej ostatnio technologii cloud computing −
czyli chmury IT. Wykorzystuje podobną koncepcję
działania, jak Google, z tym, że Microsoft, jako
lider w dostawach rozwiązań software dla biznesu, ma ułatwione zadanie. Z początku usługi były
skierowane głównie dla firm, ale niedawno, pojawiły się ciekawe rozwiązania przeznaczone dla
rynku edukacyjnego w Polsce. Warto zaznaczyć,
że większość usług, proponowanych w Office 365
integruje się z aplikacjami stacjonarnie zainstalowanymi na komputerach użytkowników. Nie będę
się rozwodził nad samą technologią działania, ale
warto zaznaczyć, że do sprawnego działania usług
Microsoftu w chmurze, konieczny jest dostęp do
Internetu − nie musi być to łącze o wysokiej przepustowości. Jeżeli zdecydujemy się na rozwiązanie online Microsoftu, umożliwi nam to korzystanie ze swoich zasobów z dowolnej lokalizacji
i komputera, co gwarantuje swobodę działania.
Mamy dostęp do poczty i komunikatora, możemy
wymieniać pliki z uczniami, korzystać ze wspólnych zasobów, edytować dokumenty. Wszystko to
za pomocą prostej i wydajnej administracji. Pakiety można przetestować w bezpłatnej wersji 30to dniowej.
To była cześć związana z opłatami dla standardowego użytkownika, a co oferuje Microsoft dla edukacji w ramach Office 365 za darmo? Plan A2. W
tym nic nie mówiącym terminie, zawarte są:
-
Exchange Online − poczta email, kalendarz, kontakty, archiwum osobiste, na wszystko
przeznaczono aż 25GB dla jednego użytkownika;
-
SharePoint Online − czyli witryny służące
do udostępniania dokumentów oraz informacji;
-
Lync Online − czyli wiadomości błyskawiczne, informacje o obecności użytkownika (zalogowany czy nie), spotkania online;
-
Ochrona przed wirusami i spamem,
-
Office Web Apps − przeglądanie, edytowanie i udostępnianie plików w online’owej wersji
programu biurowego MS Office (ograniczone możliwości narzędzi).
Czyli jest tego całkiem sporo. Pedagodzy i uczniowie mogą znacznie zwiększyć produktywność, ponieważ korzystają ze znanych im już i popularnych
narzędzi pakietu Office, którego funkcje zintegrowane z usługą Office 365 „po prostu działają” −
bez skomplikowanej instalacji lub konfiguracji.
Więcej o Office 365: http://www.microsoft.com/
pl-pl/office365/online-software.aspx
Microsoft Live@Edu
Ta ciekawa usługa, skierowana wyłącznie dla edukacji, niestety nie miała szczęścia w Polsce. Niewielu nauczycieli czy dyrektorów szkół zdaje sobie
sprawę z jej istnienia. Zalety usługi są podobne
jak w przypadku Office 365. Nadal są to rozwiązania ułatwiające komunikację, wymianę danych,
czy współpracę na wspólnych zasobach. Podobnie
jak w przypadku Office 365, każdy w szkole, może
posiadać swoje konto we wspólnej domenie placówki. Live@Edu oferuje, hostowane rozwiązanie
oparte na programie Exchange, które jest dostępne bezpłatnie za pomocą programu Outlook Live
(skrzynka odbiorcza o pojemności 25GB na użytkownika). Pomaga to studentom i uczniom zachować prywatność danych i promuje bezpieczeństwo
w sieci.
Każdy użytkownik ma dostęp do 25 GB bezpłatnego
serwisu online, do przechowywania plików za pośrednictwem usługi Windows Live SkyDrive. Dzięki
temu uproszczona została współpraca w trybie online i udostępnianie dokumentów. Warto podkreślić, że narzędzie cieszy się dużą niezawodnością i
jest łatwe w zarządzaniu oraz bezpieczne. Microsoft dużą uwagę przykłada do tego, żeby uczniowie, którzy będą mieli kontakt z jego rozwiązaniami, mogli łatwiej wkroczyć w rynek pracy, gdzie
rozwiązania giganta z Redmond wykorzystuje się
nagminnie. Jeżeli tylko uczniowie mają koncepcję
na komunikację ze sobą i nauczycielem, wykonują
wspólnie opracowania, analizują dane i przygotowują prezentację. Nabywają umiejętności obsługi
narzędzi Live@Edu które staje się idealnym rozwiązaniem.
15
EDUKACJA POD LUPĄ
SkyDrive
Dokumenty Google
Pozwoliłem sobie na wyszczególnienie tej usługi,
mimo, iż pojawiała się ona we wcześniejszych rozwiązaniach. Usługa jest prosta i wielce użyteczna, a niestety mało wykorzystywana, gdyż ciężko
zmienić przyzwyczajenia. O co chodzi? To za chwilę. Najpierw o tym czym jest SkyDrive. W skrócie
można powiedzieć, że jest to, chroniony hasłem
wirtualny dysk, umieszczony w Internecie, a dokładniej na serwerach Microsoftu. Wykorzystuje
się go jak zwykły dysk twardy czy pendrive, z tą
różnicą, że wymiana danych odbywa się w sieci,
ale za to są one dostępne cały czas − wystarczy
się zalogować na swoje konto. Wiele osób posiada pewne nawyki odnośnie przenoszenia danych.
Nadal używa się nośników CD czy DVD, część osób
zapisuje skrupulatnie pliki na pendrive czy na dyski przenośne. Wadą w przypadku płyt optycznych
jest ich jednokrotny zapis, a w obu powyższych
przypadkach, możliwość uszkodzenia lub zgubienia nośnika. Zdarza się również, że nadpisujemy
swoje nowe pliki, starszymi wersjami. W przypadku dysków wirtualnych, pliki zawsze są dostępne
i się nie zgubią, potrzebne jest tylko połączenie z
Internetem. Kolejną zaletą, jest możliwość współdzielenia swoich zasobów z innymi. Już nie trzeba
nagrywać płyt z plikami dla uczniów. Wystarczy
wejść do swojego dysku SkyDrive i poprzydzielać
uprawniania osobom, na dostęp do odpowiednich
danych.
To tworzenie i udostępnianie dokumentów, arkuszy i prezentacji:
•
dokumenty są zapisywane online, dostępne z dowolnego komputera podłączonego do sieci
Internet
•
łatwe udostępnianie dokumentów danym
osobom lub wszystkim w szkole
•
współpraca w czasie rzeczywistym bez
zbędnych załączników.
Google
To komunikator tekstowy, połączenia głosowe i
transfer plików:
•
informacja, kto jest online, i możliwość
komunikacji za pomocą wiadomości tekstowych
lub nawiązywanie bezpłatnych połączeń głosowych
•
przesyłanie plików bez limitu rozmiaru ani
ilości przesyłanych danych.
Google to oprócz wyszukiwarki, także dostawca
wielu rozwiązań, które można z sukcesem wykorzystać w procesach edukacyjnych. Najciekawszy
projekt rozwijany przez Google pod kątem szkół
jest, niestety, dostępny w Polsce z dużymi ograniczeniami. Mowa tu o Google in Education. Zasoby
podzielone zostały na trzy obszary: dla nauczycieli, dla organizacji (szkoły, wspólnoty, itp.) oraz
uczniów.
Szkołom oferowane są usługi przede wszystkim
komunikacyjne, jak skrzynki pocztowe dla wszystkich użytkowników w jednej domenie, kalendarze
osobiste i grupowe, a dokładniej:
Google Sites
To punkt zbiorczy do udostępniania wszystkich typów informacji w zespołach (w języku angielskim):
•
tworzenie witryny jest tak samo łatwe, jak
edytowanie dokumentu
•
jedno miejsce na wszystkie informacje, od
filmów, przez prezentacje, po pokazy slajdów
•
proste zarządzanie uprawnieniami do dostępu danych.
16
Strona startowa WWW − wszystkie najważniejsze
informacje są zawsze pod ręką:
•
podgląd kalendarza Google i ostatnio
otwieranych dokumentów Google
•
dodawanie gadżetów z całej sieci — jest
ich mnóstwo
•
z poziomu tego centralnego węzła informacyjnego można też szukać danych w Internecie.
Kalendarz Google
To zarządzanie harmonogramem spotkań:
•
udostępnianie wydarzeń, spotkań i całych
kalendarzy znajomym i kolegom ze szkoły
•
dostęp do kalendarza z dowolnego komputera podłączonego do Internetu lub z telefonu
komórkowego
Google Talk
Blogger
Umożliwia, łatwe dla nauczycieli i uczniów, dzielenie się pracami, notatkami klasowymi zdjęciami, a wszytko to online. Dzięki temu informacje
mogą być udostępniane szerokiemu gronu odbiorców. Za pomocą programu można informować rodziców o postępach ich dzieci lub o przyszłych
wydarzeniach; publikować biuletyn szkolny, udostępniać osiągnięcia, dokumenty o szkole oraz
wyniki wspólnych projektów. Studenci mogą korzystać z Bloggera do komunikowania się, dzielenia pomysłami, zdjęciami i zapiskami, doskonalić swoje umiejętności pisania i publikowania
w Internecie, bez konieczności znajomości języka HTML. Darmowe blogi, dostępne z dowolnego
komputera, który jest podłączony do Internetu,
mogą pomóc uczniom w zbieraniu informacji dla
projektów zarówno długo- i krótkoterminowych;
EDUKACJA POD LUPĄ
przechowywania materiałów, jako nieopublikowanych projektów; otrzymywać informacje zwrotne
dotyczące swojej pracy z kolegami, nauczycielami
i rodzicami. Nawet szkolne drużyny sportowe, czy
inne pozalekcyjne grupy szkolne mogą korzystać z
tego rozwiązania.
Picasa
To darmowy program, który umożliwia znajdowanie zdjęć, ich edycję i udostępnianie. Dzięki funkcji Web Albums, możliwe jest łatwe przesyłanie
wszelkich grafik z komputera do sieci, aby dzielić
się nimi z innymi. Nauczyciel może pobrać oprogramowanie dla każdego komputera w klasie lub
zainstalować oprogramowanie na serwerze szkolnym. Po pobraniu, program automatycznie lokalizuje wszystkie zdjęcia znajdujące się na komputerze i sortuje je w albumy według daty, z nazwami
folderów. Można przeciągać i upuszczać zdjęcia,
zorganizować je w albumach, a program zademonstruje je w trybie pokazu slajdów. Picasa posiada
też zaawansowaną edycję zdjęć za pomocą jednego kliknięcia, wprowadzanie poprawek i efektów.
Do wykorzystania w klasie, można grupować zdjęcia swojej klasy i wydarzeń specjalnych, zachowując je na nośniku CD. Można również utworzyć
Web Albums dla studentów, aby uzyskać dostęp z
domu, i zintegrować fotografię ze swoimi pracami.
Osoby zainteresowane dziennikarstwem mogą zachować wszystkie zdjęcia, na każdą edycję swojej gazety lub magazynu, w jednym miejscu, więc
są one dobrze widoczne i łatwe do odnalezienia.
Uczniowie wszystkich rodzajów szkół mogą korzystać z usługi Picasa i Picasa Web Albums, aby
uzupełniać swoje badania i prezentacje w prawie
każdej dziedzinie.
YouTube
Znajomość tego serwisu jest wysoka, ale nie wszyscy wiedzą, że istnieje jego odmiana YouTube for
Schools. Co prawda, sama zawartość YouTube jest
tak duża, że zapewniłaby materiału wideo na nie
jedną godzinę lekcyjną. Wersja dla edukacji daje
szkołom możliwość dostępu do szerokiego zestawu
edukacyjnych filmów na YouTube EDU i pozwala
wybrać konkretne filmy, które są dostępne z poziomu sieci szkolnej.
YouTube jest zasobem, podrozdziałem, YouTube.
com, który zawiera wysokiej jakości materiały
edukacyjne. Wersja dla edukacji jest tak skonfigurowana, że po wdrożeniu, pozwala szkole na
dostęp do materiałów edukacyjnych na YouTube
EDU, ograniczając dostęp do zawartości nieedukacyjnej na YouTube.com, przez co uczniowie nie
mają możliwości korzystania z niepożądanych tre-
ści.
Wszystkie aplikacje Google posiadają poniższe cechy:
- są darmowe − Google Apps są bezpłatne dla studentów, wykładowców i pracowników w kwalifikacjach instytucji edukacyjnych;
- bezpieczne − pracują w SSAE 16 Type II. Wszystkie dane są poufne i bezpieczne, z 99,9% czasem
dostępu do nich bez dodatkowych opłat;
- zawsze i wszędzie − ponieważ narzędzia są oparte na przeglądarce, dostępne są dla nauczycieli
i uczniów do pracy z dowolnego komputera, bez
konieczności zakupu drogiego oprogramowania;
- chronione − zdefiniowane są filtry poczty elektronicznej w celu ograniczenia wiadomości w obrębie
domeny szkolnej i konfiguracji witryn oraz dokumentów do udostępniania tylko w danej szkole.
Zainteresowanych wdrożeniem narzędzi Google w
swojej szkole odsyłam na http://eduguide.googleapps.com/
Powyższy artykuł nie wyczerpuje oczywiście całości zagadnienia. Warto szukać rozwiązań, które będą odpowiadały naszemu zapotrzebowaniu.
Czas który na to poświęcimy, z pewnością da nam
wymierne korzyści i panowanie nad wydatkami w
dłuższym okresie czasu.
Zainteresowane tematem osoby, pragnące poznać
większą ilość propozycji i rozwiazań, zapraszam
na blog www.szkola21w.com.pl, lub do kontaktu
mail: [email protected].
17