W16 - maciejczak.pl
Transkrypt
W16 - maciejczak.pl
Zarządzanie dr Mariusz Maciejczak Proces i podejście procesowe w zarządzniu www.maciejczak.pl Proces Proces to uporządkowany w czasie ciąg zmian i stanów zachodzących po sobie połączonych związkami przyczynowoskutkowymi. Proces to ciąg (sekwencja) logicznie uporządkowanych czynności, w wyniku których powstaje określony efekt (rezultat) działania (produkt, usługa). Proces a system Nośnikiem każdego procesu jest zawsze w efekcie jakiś system. Każdy kolejny stan/zmiana systemu spowodowana jest przez stan/zmianę poprzednią albo przez oddziaływanie zewnętrzne na system. W efekcie takich działań generowana jest wartość dodana, często w postaci efektu synergii. ZARZĄDZANIE –to także proces PODSTAWOWY CZYNNIK DECYDUJĄCY O EFEKTACH GOSPODAROWANIA Zarządzanie to zestaw czynności (obejmujący planowanie i podejmowanie decyzji, organizowanie, kierowanie ludźmi, kontrolowanie i doskonalenie) skierowanych na zasoby organizacji (ludzkie, finansowe, rzeczowe i informacyjne) i wykonywanych z zamiarem sprawnego i skutecznego osiągnięcia celów organizacji. FUNKCJE ZARZĄDZANIA: -PLANOWANIE -ORGANIZOWANIE -MOTYWOWANIE -KONTROLOWANIE -DOSKONALENIE PROCES PLANOWANIA Planowanie Organizowanie Kierowanie Rysunek 1. Planowanie jako podproces zarządzania Źródło: opracowanie własne Kontrola Doskonalenie Etapy procesu kontroli Planowanie Organizowanie Kierowanie Rysunek 1. Kontrola jako podproces zarządzania Źródło: opracowanie własne Kontrola Doskonalenie Doskonalenie to proces bez końca Planowanie Organizowanie Kierowanie Rysunek 1. Doskonalenie jako podproces zarządzania Źródło: opracowanie własne Kontrola Doskonalenie Geneza podejścia procesowego Zarządzanie procesowe jest koncepcją zarządzania, która rozwinęła się w połowie lat dziewięćdziesiątych XX wieku, mającą swe korzenie w erze przemysłowej. Jakkolwiek pewne aspekty dotyczące procesu, jako elementu budowy organizacji, można odnaleźć już w przedindustrialnej manufakturze. Geneza podejścia procesowego Okres industrialny to czas przede wszystkim nowoczesnych rozwiązań technologicznych, które pozwalały na znaczny wzrost produkcji w krótszym czasie. Poważnym problemem, który stał jednak przed tamtejszymi inżynierami był brak wykształcenia i dostatecznego przygotowania pracowników do wykonywania skomplikowanych działań. Dlatego właśnie Adam Smith sformował w XVIII wieku prawo technicznego podziału pracy, które było doskonałym rozwiązaniem tego problemu: Jeden robotnik wyciąga drut, drugi go prostuje, trzeci tnie, czwarty zaostrza, piąty szlifuje koniec, aby obsadzić główkę . W ten sposób narodził się również model struktury funkcjonalnej organizacji. Geneza podejścia procesowego • Rewolucja przemysłowa znacznie wpłynęła na zmianę podejścia do zarządzania i zapoczątkowała istnienie organizacji procesowej. W 1911 roku Amerykanin Frederick W. Taylor wydał książkę ,,Zasady Naukowego Zarządzania”, w której zawarł tezy dotyczące m.in. analizy funkcjonowania organizacji jako układu sekwencyjnych działań produkcyjnych, jakie miał wykonywać robotnik (wedle określonych norm i standardów). Robotnik miał pracować tak niezawodnie jak maszyna, a wszystkie scharakteryzowane działania miały prowadzić do poprawy wydajności pracy i jakości produktów Łańcuch wartości M. Portera bazujący na orientacji funkcjonalnej Pion operacji Pion kredytów Pion Marketingu Podejście funkcjonalne w przedsiębiorstwie Business Process Reengineering • Zdaniem twórców koncepcji rewolucyjnej Business Process Reengineeringu (BPR) Michaela Hammera i Jamesa Champyego, biznes musi reagować na trwającą rewolucję, przedsiębiorstwa nie mogą działać według zasad oraz w strukturach rodem z ubiegłych stuleci. Autorzy uznali, że nowa sytuacja wymaga od firm porzucenia dotychczasowych, wyuczonych sposobów działania. Aby podkreślić rewolucyjny charakter nowej koncepcji zarządzania, autorzy zatytułowali wydaną w 1993 r. publikację jako manifest - „Reengineering the Corporation. A Manifesto for Business Revolution” . Business Process Reengineering • Podejście procesowe wywodzi się z koncepcji doskonalenia procesów (business process reengineering, BPR), która zdobyła bardzo dużą popularność w latach dziewięćdziesiątych XXw. • Pojęcie reenginneringu jego twórcy - M. Hammer i J. Champy określają jako “rozpoczynanie od nowa”. Szersza definicja mówi, że jest to fundamentalne przemyślenie od nowa i radykalne przeprojektowanie procesów w firmie, prowadzące do dramatycznej (przełomowej), poprawy według krytycznych, współczesnych miar osiągania wyników (takich jak koszty, jakość, serwis, szybkość, etc). Cztery klucze BPR to: 1. fundamentalny 2. radykalny 3. dramatyczny 4. proces – wskazuje, że praca w dzisiejszych organizacjach powinna być skupiona na procesach, a nie na stanowiskach pracy, funkcjach, czy zadaniach. Dlaczego PROCESY? Krytyka struktury funkcjonalnej, która: • komplikuje wykonywanie zadań, • utrudnia całościową optymalizację, • wydłuża czas realizacji zadań, • obniża elastyczność reagowania, • podnosi koszty, • eksponuje zjawiska statyczne, • nie koncentruje się na zjawiskach dynamicznych • Inne. Orientacja PROCESOWA Rozwiązaniem problemów organizacji może być ukierunkowanie jej na procesy w niej zachodzące, co nazywa się podejściem lub orientacją procesową. Podejście funkcjonalne i procesowe w przedsiębiorstwie Pion operacji Pion kredytów Pion Marketingu Proces marketingowy Proces udzielania kredytu Proces windykacji Podejście procesowe • Podejście procesowe to traktowanie organizacji jako zbioru procesów i opisanie jej jako mapy powiązań oraz sekwencji procesów. Podejście PROCESOWE • SZEROKIE. Jest to sposób podejścia do zarządzania, koncentrujący się na sekwencjach działań podejmowanych w organizacji i poza nią oraz powiązaniach pomiędzy nimi, w celu osiągnięcia zamierzonych wspólnie rezultatów. [Leksykon zarządzania. Wyd. Difin, 2004] • WĄSKIE. Podejście procesowe to systematyczna identyfikacja procesów stosowanych w organizacji i zarządzanie nimi, a szczególnie wzajemnymi oddziaływaniami między takimi procesami. [PNEN ISO 9000. PKN 2001]. Podejście PROCESOWE • Orientacja procesowa zaleca całościowe myślenie o procesach, jako powiązanych ze sobą czynnościach. • Każda organizacja jest zbiorem procesów wzajemnie się przeplatających. Ich identyfikacja pozwala na lepsze zrozumienie tworzenia wartości, a ich usprawnienie i stałe doskonalenie zwiększa efektywność funkcjonowania organizacji i stopień zadowolenia klientów wewnętrznych i zewnętrznych. • Podejście procesowe integrując czas, jakość, terminowość wykonania i koszty pozwala na osiągnięcie wielowymiarowych efektów strategicznych (w tym wzrostu elastyczności i przewagi konkurencyjnej, a w efekcie wzrostu wartości przedsiębiorstwa) oraz taktycznych i operacyjnych. Podejście funkcjonalne i procesowe Źródło: McCormack K. P. Johnson W. C. Business process orientation, s. 29. Dlaczego zarządzanie procesami? Przebieg procesów w organizacji Bardzo często procesy wychodzą poza granicę działu… Dział X Dział Y Pracownik wykonuje tylko swoją część procesu. Kto kontroluje cały proces? Dział Z Dlaczego zarządzanie procesami? Cel: usprawnienie i uzyskanie przejrzystości organizacji ...zarządzanie procesami pozwala te granice przekraczać Usprawnienie współpracy (optymalizacja przepływu pracy i informacji) Zdefiniowanie odpowiedzialności (ustalenie zakresu odpowiedzialności oraz jednoznaczne określenie przebiegu procesów) Usprawnienie i przejrzystość organizacji! Hierarchia Procesów Biznesowych United Motors Group Last change: 31.05.07 10:32:54 Type: Value-added chain diagram Enterprise Process Map UMG Management processes Strategic planning & implementation Budgeting and controlling Conduct risk and compliance management Operational management United Motors Group Core processes Business Process Management Last change: 04.06.07 15:53:18 Value-added chain diagram Financial services Research & Development Production Logistics Procurement Customer services Marketing & Sales Financial services Financial services Support processes HR Communication & information management Finance & Legal Financing Facility management Leasing Claim management Procesy United Motors Group Last change: 04.06.07 15:53:33 Type: Value-added chain diagram Financing Sales Credit application Customer details Credit check department Credit processing Check credit application Prepare financing Financing documents Credit application Credit processing Credit processing Financing monitoring and management Demand for payment/collection Payment interruption Credit Appeal Podprocesy puorG sroto M detinU 53 :80 :21 70 .50 .92 :egnah c t saL CPE :ep yT gnicnaniF esoporP_EB-OT remo t suC s t seuqer gni cnanif noi tamrofni el cihev weN .per sela s Credit approval checks Credit application Direct credit approval requested Customer data Check customer credit rating CheckDirect CreditApplica tionApprov... Credit increasing offer Calculate credit risk CreditRanking SYS sremo t su c e sivdA tider c t cerid no noi tpo Direct-creditapprovalrequested RiskManagement Service de sivda remo t suC tider c t cerid no Checkcustomercredit-rating Check solvency Credit risk unacceptable enilno h tiw no goL DI Car offer data Credit application Calculate proposal for credit increase Credit application Credit risk acceptable Check customer solvency Calculate proposal for credit increase Credit increase proposal SYS Solvency SYS CreditSales Service a taD noi tidda /egnah c de t seuqer rebmun noi ta cilppA de ta colla Check credit proposal Solvency insufficient Solvency sufficient Vehicle offer ID noi talu cla c e tu ce xE Check calculated vehicle offer New vehicle sales rep. Check offer Credit increase proposal Increase proposal accepted Car offer data Credit application Change credit application SYS Checkcalculatedvehicle-offer Reject-creditapplication Change credit application Increase proposal not accepted Credit application Creditincreaseimpossible SYS CarSales service Checkcustomersolvency Reject-creditapplication CreditSales Service a tad oN noi tidda /egnah c deriuqer Calculateproposal-forcredit-... CreditSales Service Check-creditproposal remo t suC s t seuqer fo noi talu cla c tnuoma mumi xam ton seod remo t suC tuo tnirp eriuqer de tnirp noi talu claC Credit increase impossible Credit increase possible Changecreditapplication Credit approval decision remo t su c e taerC a tad re t sam Reject credit application lano srep re tnE a tad Reject credit application Increaseproposal-notaccepted Approve credit application VE WIB el cihev weN .per sela s Credit application Reject credit application Credit application Credit application SYS Credit management service a tad lano sreP dere tne Reject credit application Credit application Credit application Approve credit application SYS Credit management service Credit application SYS Credit management service Approvecreditapplication dro ceR noi ta zimi tigel noi tami tigel re tnE VE WIB el cihev weN .per sela s Direct credit application checked Direct-creditapplicationchecked DI yb noi tami tigeL demrifno c emo cni dro ceR e cruo s CheckDirect CreditApplica tionApprov... emo cni k cehC e cruo s VE WIB el cihev weN .per sela s morf emo cnI s seni sub tnemh silba t se s t si xe morf emo cnI tnednepedni se civre s lano srep s t si xe Procesy techniczne Procesy biznesowe morf emo cnI tnem yolpme s t si xe a tad s serdda re tnE s serddA de zidradna t s troper tider c k cehC troper tiderC evi ti sop yra tnulov re tnE noi tamrofni a tad tnuo c cA dedro cer tider c k cehC noi ta cilppa tider c k cehC noi ta cilppa SPR SYS tider c lanoi tiddA dereffo ton de yalp sid s tlu seR noi talu cla c re tfa gni cnanif tnirP s tnemu cod RPS gni cnanif tnirP s tnemu cod Check credit application Check credit application VE WIB Check solvency Check vehicle offer Reject credit application Calculate loan loss risk Calculate proposal for credit increase Approve credit application «reside» Change credit application el cihev weN .per sela s gni cnaniF s tnemu cod de tnirp SYS «interface» «wsdlPortType» http://creditmgmt.soa.umg.ids.com/::CreditManagementService Attract Customers Avoid loss of time for manual processing Creditapplication «wsdlOperation» +approveCreditApplication(in approveCreditApplicationR... «wsdlOperation» +rejectCreditApplication(in rejectCreditApplicationReque... remo t suC Solvency Reuse of existing capabilities Checkcustomersolvency gni cnanif eraperP enilno ren trap sela s is responsible for gni cnanif ngiS s tnemu cod Credit Application DirectCredit Approval Service Credit Business is IT-responsiblie for «wsdlService» http://creditmgmt.soa.umg.ids.com/::CreditManagementService is user of gni cnaniF dengi s s tnemu cod checkCustom erPaymentCa pacity IT & Organization el cihev weN .per sela s fo ypo c tuo dnaH gni cnanif o t s tnemu cod remo t su c fo seipoC gni cnanif s tnemu cod o t tuo dednah remo t su c sela s relaed la coL e cna t si s sa Działania Business BPM gni cnanif dneS o t s tnemu cod knaB GMU gni cnaniF tne s s tnemu cod knaB GMU o t Credit Decision Sales & Service Organization Usługi binesowe Usługi techniczne CreditSalesServicePL CreditSalesS ervice Opis usług Technical BPM Usługa w kontekście architektury korporacyjnej 25 IT w perspektywie organizacji funkcyjnej i procesowej (1) Sposób spojrzenia na organizację przekłada się na kierunek podejmowanych decyzji o inwestowaniu w zasoby, w tym w IT Organizacja zorientowana funkcyjnie F I N A N S E D M O A S R T K A E W T A I N G Organizacja zorientowana procesowo Przygotowywanie oferty K L I E N T Sprzedaż Obsługa po sprzedaży K L I E N T IT w perspektywie organizacji funkcyjnej i procesowej Organizacja zorientowana funkcyjnie Organizacja zorientowana procesowo • Systemy wspomagają nieefektywne procesy. • • Wdrażanie rozwiązao IT w wycinkach procesu bez oceny ich wpływu na całośd procesu . • • Występowanie wysp informacyjnych - systemów dostarczających wycinkowe dane • • Powielanie się danych w różnych bazach, co jest przyczyną: • • Wdrożenie systemów najczęściej powiązane z usprawnieniami procesów, co zwiększa ich efektywność. Rozwiązania IT są zintegrowane i wspierają cały proces . Dane raz wprowadzone są wykorzystywane na wszystkich etapach w procesie . Zapewniony wysoki poziom spójności informacji. Większa elastyczność na zmiany . – niespójności danych, – różnych definicji tych samych obiektów (sposobu interpretacji, dziedziny wartości, reguł biznesowych) • Kosztowne i długotrwałe wprowadzanie zmian, bardziej złożone utrzymanie systemu . Wdrożenie rozwiązań IT pod kątem wspomagania całych procesów, a nie ich wycinków daje większy zwrot z inwestycji w IT Funkcjonalnie vs. Procesowo Perechuda K. Metody zarządzania przedsiebiorstwem. AE Wrocław, 1999 Podejście procesowe a orientacja na klienta w świetle normy PN-EN 9001:2001 • Norma PN-EN 9001:2001 zachęca do przyjęcia podejścia procesowego podczas prac nad opracowywaniem, wdrażaniem i doskonaleniem sytemu zarządzania jakością w organizacji. Celem zastosowania podejścia procesowego jest podniesie skuteczności systemu zarządzania jakością, a tym samym zwiększenie zadowolenia klienta. • W wytycznych do norm rodziny ISO 9000 przedstawiono model określony jako Model systemu zarządzania jakością, którego podstawą jest proces. Ma on na celu uświadomienie, że wszystkie działania związane z podnoszeniem jakości w organizacji mają wpływ na zadowolenie klienta. Klient umiejscowiony jest po obu stronach modelu, czyli ma tu zastosowanie informacyjne sprzężenie zwrotne. • Model podkreśla znaczenie informacji dotyczących zadowolenia klienta, które uzyskiwane są poprzez prowadzenie pomiarów i analiz. Przepływ informacji między organizacją a klientem powinien być zapewniony na poziomie zapewniającym skuteczne podejmowanie działań doskonalących. Podejście procesowe jest podstawą zarządzania przez jakość Co to jest proces? Każde działanie, które przekształca wejście (dane wejściowe) na wyjście (dane wyjściowe) możemy uważać za proces. Proces może w swoim "wnętrzu" zawierać zbiór różnych operacji (działań) wzajemnie ze sobą powiązanych i na siebie oddziałujących. Definicja procesu zawarta w normie ISO 9000:2000 pkt. 3.4.1. Cel procesu Proces posiada swój cel, który powinien być spójny z polityką jakości organizacji (logicznie z tej polityki wynikać) i powinny być mierzalne.[zobacz 5.4.1 normy ISO 9001:2000]. Realizację tych celów należy monitorować (mierzyć) [zobacz 8.2.3 normy ISO 9001:2000]. Elementy procesu • Praktycznie każdy proces jest powiązany z innymi procesami za pomocą swoich "wejść" i "wyjść". • Wyjście z procesu magazynowania jest wejściem do procesu produkcji. Jednocześnie wyjście z procesu produkcji jest wejściem do procesu sprzedaży. Wejścia i wyjścia mogą być materialne (materiały, produkty, sprzęt, ludzie) i niematerialne (informacja, dane w systemach komputerowych itp.). Zasoby procesu • Funkcjonowanie procesu jest możliwe dzięki zasobom jakie posiada. Przykładowo zasobami są: – – – – – Zasoby ludzkie (pracownicy) Maszyny, urządzenia i narzędzia Systemy komputerowe (do przetwarzania informacji) Procedury i instrukcje postępowania Pozostała infrastruktura (pomieszczenie, budynek, niezbędne instalacje) • Wymagania związane z zarządzaniem zasobami są określone w pkt. 6 normy ISO 9001:2000. Monitorowanie procesu • Podczas realizacji danego procesu musimy wiedzieć jak ten proces funkcjonuje i czy osiąga zaplanowane wyniki [zobacz pkt. 8.2.3 normy ISO 9001:2000]. Dlatego ustala się co, jak i jak często mierzymy w danym procesie. • Jeżeli cele nie są osiągane to należy prowadzić działania korygujące [zobacz pkt. 8.2.3 i 8.5.2 normy ISO 9001:2000]. Wyniki tych działań musza być udokumentowane • Jeżeli cele są osiągane to działań korygujących na poziomie zarządzania tym procesem nie musimy prowadzić. Jeżeli jednak obserwujemy niepokojące trendy (np. spadek wydajności) to możemy podejmować działania zapobiegawcze [zobacz pkt. 8.5.3 normy ISO 9001:2000]. Wyniki tych działań musza być udokumentowane. Model procesu wg. ISO 9001 Procesy w zarządzaniu jakością Podejście procesowe w TQM Zarządzać procesami to planować, organizować, kierować, koordynować, kontrolować i doskonalić wszystkie zasoby organizacji w taki sposób aby realizować zamierzone cele przez pryzmat procesów mających miejsce w organizacji i na jej styku z otoczeniem, w szczególności procesów łańcucha wartości w którym uczestniczy tak, aby efektywnie i skutecznie zaspokoić potrzeby rzeczywistych i potencjalnych klientów. Procesowe zarządzanie organizacją Cykl zarządzania PMLC Strategia procesów Monitoring procesów Dokumentacja procesów Wykonywanie procesów Optymalizacja procesów Wdrożenie procesów * Process Management Life Cycle (PMLC) jest metodą kompleksowego zarządzania procesami w organizacji opartą o dobre praktyki wdrożeń BPM realizowanych przez BOC Business Process Excellence – Cykl Życia © IDS Scheer AG www.ids-scheer.com Dojrzałość procesowa organizacji W teorii i praktyce zarządzania opracowano kilka modeli opisujących dojrzałość procesową organizacji. Poziomy dojrzałości procesowej organizacji – model Nowosielskiego Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy, opracowany przez Grzegorza B. Gruchmana 1.faza zerowa 2.faza inicjatyw procesowych 3.faza zarządzania procesami 4.faza procesowej struktury organizacyjnej NOTACJA Notacja to oznaczanie czegoś umówionymi znakami; zbiór symboli; np. zapis utworu muzycznego. Notacja w podejściu procesowym to zapis za pomocą umówionych znaków graficznych. Podział notacji • OGÓLNE, intuicyjne, proste, uniwersalne, z małą liczbą symboli, np. BPMN 1.0, BPMN 2.0 +/- 80 notacji • SZCZEGÓŁOWE (sektorowe) bardziej skomplikowane, z dużą liczbą symboli Flowchart Swimline System ADONIS® Modelowanie procesów biznesowych – zasady 1) Każdy proces biznesowy ma dokładnie jeden początek. Wychodząc od początku i podążając po strzałkach (konektorach) można dojść do każdego obiektu (nie ma „wysp”) 2) Każda czynność ma dokładnie jedną wychodzącą strzałkę 3) Z decyzji muszą wychodzić co najmniej dwie ścieżki (strzałki) alternatywne 4) Każda ścieżka, w której nie ma już więcej kroków musi mieć zaznaczony koniec 5) Czynność musi mieć co najmniej jedną strzałkę wchodzącą 6) Rozgałęzienia procesu na ścieżki, które są wykonywane równolegle rozpoczynamy obiektem paralelizmu. Z każdego paralelizmu muszą wychodzić co najmniej dwie ścieżki 7) Każdemu otwierającemu paralelizmowi towarzyszy zamykająca suma. Wszystkie ścieżki, które wyszły z paralelizmu muszą się zejść w sumie. TEORIA OGRANICZEŃ THEORY OF CONSTRAINTS (TOC) Teoria ograniczeń • Teoria ograniczeń (TOC - Theory of Constraints) została opracowana przez izraelskiego fizyka E. Goldratt'a w latach 70. ub. stulecia. Początkowo wykorzystywano ją jedynie w środowisku produkcyjnym (harmonogramowanie produkcji), jednak dzisiaj można znaleźć przykłady jej zastosowań zarówno w dystrybucji, zaopatrzeniu, jak też marketingu. Teorię tą można zastosować również w analizie procesów. • Zgodnie z podstawowym założeniem teorii ograniczeń, przedsiębiorstwo traktowane jest jako zespół wzajemnie powiązanych ze sobą elementów. Każdy element jest zależny od innego, a działanie całego przedsiębiorstwa uzależnione jest od wspólnych wysiłków wszystkich elementów. • W każdym systemie (procesie) można ponadto wyróżnić najsłabszy element – ograniczenie (wąskie gardło), które warunkuje efektywność działania całego systemu. • Twórcy teorii ograniczeń postulują, iż należy zidentyfikować to ograniczenie, a następnie odpowiednio nim zarządzać po to, by poprawić efektywność działania całego systemu. Dziękuję za uwagę