Rozliczanie kosztów podróży służbowych dla celów podatkowych

Rozliczanie kosztów podróży służbowych dla celów podatkowych
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (Einkommensteuergesetz)
reguluje w § 4 ust. 5 pkt. 5 zasady uznawania za koszty uzyskania przychodów
wydatków poniesionych w związku z podróżami służbowymi przedsiębiorcy i
pracownika. Osoby samodzielnie prowadzące działalność gospodarczą po spełnieniu
wymogów zawartych w § 4 ust. 5 pkt. 5 uznają poniesione wydatki jako koszty
związane z prowadzeniem działalności gospodarczej określane (Betriebsausgaben).
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie rozróżnia kosztów podróży
służbowych według rodzaju prowadzonej działalności, lecz przepisy te są jednolite dla
wszystkich podmiotów gospodarczych. Ogólnie ustawa o podatku dochodowym od
osób fizycznych rozróżnia następujące grupy kosztów związanych z podróżą
służbową, uznawane jako koszty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą:
- koszty przejazdu,
- diety,
- koszty związane z noclegiem i zakwaterowaniem,
- uboczne koszty podróży służbowej
Kosztem uzyskania przychodu w myśl ustawy są wydatki poniesione przez podatnika
w związku z czasowym przebywaniem poza miejscem zamieszkania. Podatnikowi
przysługują tzw. zwiększone nakłady na wyżywienie odpowiadające polskim dietom
za każdy dzień w roku kalendarzowym. Wysokość diety przysługujące podatnikowi
określono ryczałtem na:
- w przypadku nieobecności w miejscu zamieszkania przez 24 godz. 24 €
- nieobecności poniżej 24 godzin, a więcej niż 14 godzin – 12 €
- nieobecności poniżej 14 godzin, ale więcej niż 8 godzin – 6 €
Dla podatników prowadzących samodzielnie działalność gospodarczą, a przedmiotem
działalności jest zwyczajowo przebywanie poza miejscem zamieszkania i ciągła
zmianą miejsca wykonania czynności lub wykonywania czynności za pośrednictwem
pojazdu mechanicznego obowiązują takie same zasady przyznawania diet na czas
podróży jak dla pozostałych podatników. W przypadku wykonywania czynności poza
granicami kraju obowiązują kwoty diet podane w Federalnej ustawie o podróżach
służbowych i w zależności od kraju mogą wynosić: 120, 80 i 40 % podstawowej
określonej
w
ustawie
diety.
Warunkiem
naliczenia
diety
jest
posiadanie
jakiegokolwiek dowodu świadczącego o poniesieniu wydatku na wyżywienie jak np:
bon kasowy zakupu kawy, bułki lub wyszczególnione w rachunku za nocleg śniadanie:
Od ogólnej kwoty rachunku za nocleg pomniejsza się wydatek na śniadanie a różnica
stanowi koszt uzyskania przychodu pod pozycją nocleg:
Przykład:
Za nocleg na trasie podatnik płaci 115 €. EW kwocie tej zawarte jest śniadanie w
wysokości 4,5 €. Koszt śniadania ujęty jest w przysługującej diecie i podlega
pomniejszeniu od ogólnego rachunku. Do ujęcia podatkowego za nocleg należy
przyjąć 100,50 €. Ponieważ takich noclegów były dwa, a podróż trwała 3 dni
rozliczenie diet będzie przysługiwało w następujący sposób:
Początek/rozpoczęcie podróży Przybycie/
zakończenie
Czas trwania
Podróży
Przysługująca dieta
1 dzień
8 Uhr
--
więcej niż 14 godzin
12 EUR
2 dzień
--
--
Całą dobę = 24
godziny
24 EUR
3 dzień
--
20 Uhr
Więcej niż 14 godzin
12 EUR
Łącznie jako koszt uzyskania przychodów stanowić będą koszty związane z
noclegiem, diety i udokumentowane koszty uboczne
Dodatkowo w trakcie podróży służbowej podatnik ma prawo zaliczyć w koszty
związane z prowadzeniem zakładu poniesione udokumentowane wydatki na:
- noclegi i zakwaterowanie,
- opłaty parkingowe,
- opłaty związane z przejazdem po drogach,
- koszty telefonu, telefaksu i inne opłaty komunikacyjne związane z podróżą,
-
wydatki
związane
z
bagażem,
jak
przewóz,
załadunek,
ubezpieczenie,
przechowywanie,
- utrata rzeczy wskutek kradzieży, która zdarzyła się podczas podróży służbowej (np.
laptop), z wyłączeniem pieniędzy,
- koszty związanie z nagłym wypadkiem, naprawą,
- poniesione koszty dodatkowego ubezpieczenia,
Opracowała. I.E.Cech