Milanów, dnia 7 października 2013 r. PROTOKÓŁ KONTROLI AGRO

Milanów, dnia 7 października 2013 r.
PROTOKÓŁ KONTROLI
AGRO CORN Ludowego Klubu Sportowego w Milanowie z/s ul. Kościelna 2A, 21-210
Milanów wpisanego do ewidencji Klubów Sportowych Starostwa Powiatowego
w Parczewie pod Nr 28, NIP 5391405659 , REGON 030819679
Przedmiotem kontroli było zbadanie prawidłowości wykorzystania środków publicznych
otrzymanych na realizację zadania dotowanego przez Gminę Milanów z tytułu
„Upowszechniania kultury fizycznej i sportu” za I półrocze 2013 r.
Kontrolę przeprowadzono dnia 30 września 2013 r. przez pracowników Urzędu Gminy
Milanów na podstawie upoważnienia nr 17/UP/2013 z dnia 27 września 2013 r.
1. Daniela Grochowskiego
2. Renatę Harbarczuk
3. Elżbietę Kacprzak
Kontrolę przeprowadzono według następującej tematyki:
1.
2.
3.
4.
5.
Ustalenia ogólno-organizacyjne
Stan realizacji zadania publicznego.
Dokumentacja finansowo-księgowa,
Efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania.
Prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację
zadania;
1. Ustalenia ogólno-organizacyjne
Realizację zadania publicznego z zakresu „upowszechniania kultury fizycznej i sportu”
powierzono Klubowi na podstawie umowy Nr 4/FN/2013 zawartej w dniu 30.01.2013 r.
AGRO CORN LKS Milanów posiada wieloletnią tradycję. W obecnym składzie Zarząd
Klubu działa od 01.03.2013 r. na podstawie Uchwały 5/2013.
W skład wchodzą:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
.
.
.
.
.
.
.
- 2-
Skład Komisji Rewizyjnej:
1. .
2. .
3. .
Głównym księgowym Klubu jest Pani….
Działalność Klubu reguluje Statut AGRO CORN LKS Milanów, ustawa o działalności
pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.)
i Ustawa Prawo o Stowarzyszeniach (Dz. U z 2001 r. Nr 79, poz. 855 z późn. zm.)
2. Stan realizacji zadania publicznego
Przedmiotem umowy była realizacja zadań publicznych pod tytułem:
1) organizacja zajęć sportowych dla dzieci, młodzieży i dorosłych;
2) organizacja zawodów i rozgrywek sportowych dla dzieci, młodzieży i dorosłych,
imprez sportowo-rekreacyjnych.
Na realizację zadania w okresie od 01.01.2013r. do 30.06.2013 r. - przekazano dotację
w wysokości 17.050 zł. (słownie: siedemnaście tysięcy pięćdziesiąt złotych) co stanowi
45,5 % całej dotacji na 2013 r.
3. Dokumentacja finansowo-księgowa
Zgodnie z § 7 umowy Zleceniobiorca jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej
dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zadania publicznego zgodnie z
zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U.
z 2013 r. , poz. 330 z późn. zm.).
Badaniu kontrolnemu poddano całość kosztów wykazanych przez Klub w ramach
realizowanego zadania w okresie od 01.01.2013 r. do 30.06.2013 r. W okresie tym AGRO
CORN LKS Milanów wydatkował kwotę w wysokości 16.874,02 zł. na którą składa się
kwota pokryta z wkładu osobowego wolontariuszy w wysokości 1.750 zł., środki od
sponsora 437,98 zł. i dotacją z Urzędu Gminy 14.686,04 zł.
1. Ocena udziału własnego środków finansowych z innych źródeł.
W wyniku kontroli stwierdzono, że AGRO CORN LKS Milanów zgodnie z wcześniej
zawartą umową o wkładzie własnym zrealizował zadanie za I półrocze 2013 r. w wysokości
1750 zł. Zadanie zostało zrealizowane na podstawie zawartych umów z wolontariuszami.
Dwie umowy zawarte na okres od 3.01.2013 r. do 31.03.2013 r., jedna umowa na okres
03.03.2013 r. do 31.12.2013 r. Pozyskano środki od sponsora 437,98 zł. Udział własny
ogółem wynosi 2.187,98 zł.
- 3-
2. Koszty za I półrocze 2013 r. poniesione z otrzymanej dotacji.
W trakcie kontroli stwierdzono, że zgodnie z zawarta umową 4/FN/2013 z Gminą Milanów
na realizacje zadania z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu wykorzystano
środki w wysokości 14. 686,04 zł.
W dokumentach księgowych w/w okresu stwierdzono następujące nieprawidłowości:
- Na dokumencie księgowym Nr 2/2013 brak opisu stwierdzającego z jakich środków
poniesiono koszty
- Na dokumencie księgowym Nr 4/2013
brak daty w opisie merytorycznym
zatwierdzającym dokument do realizacji.
- Na dokumentach księgowych 14/2013 i 21/2013 brak podpisu w opisie merytorycznym
Prezesa lub Wiceprezesa.
Wszystkie pozostałe dokumenty księgowe AGRO CORN LKS Milanów poza w/w są
opisane przez osoby do tego uprawnione. Każdy dokument jest zatwierdzony pod względem
formalnym, rachunkowym i merytorycznym i posiada adnotacje dot. stosowania prawa
zamówień publicznych a także adnotacje z jakich środków zostały sfinansowane z dotacji lub
od sponsora.
4. Efektywność , rzetelność, jakość wykonania zadania.
W wyniku analizy dokumentów źródłowych i sprawozdania AGRO CORN LKS
Milanów stwierdzono, że zadanie zostało zrealizowane zgodnie z harmonogramem
zamieszczonym w ofercie konkursowej Klubu a także dzięki wykwalifikowanemu zapleczu kadry trenerów. Trenerzy swoją pracę wykonują jako wolontariusze a od 01.04.2013 r. jeden
z trenerów zatrudniony został na umowę zlecenie.
Celem klubu jest podniesienie jakości wykonywanych zadań:
- organizacja zajęć sportowych dla dzieci, młodzieży i dorosłych;
- organizacja zawodów i rozgrywek sportowych dla dzieci, młodzieży i dorosłych,
imprez sportowo-rekreacyjnych.
5. Prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację
zadania.
Sprawozdanie półroczne za okres 01.01.2013 – 30.06.2013 r. z realizacji zadania zostało
złożone na prawidłowym druku i zachowaniem terminu.
Z dokumentów źródłowych wynika, że nastąpiła pomyłka w Części II. „Sprawozdanie z
wykonania wydatków” w tabeli „Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów” nie
zamieszczono kwoty 250 zł. i 1500 zł. – udział wolontariuszy w rubryce „koszt za I półrocze
2013 r.” a także brak kwoty 437,98 w rubryce „Pokryte z wkładu osobowego w tym pracy
społecznej wolontariuszy i sponsorów” co spowodowało zaniżenie kwoty ogółem i
rozbieżność z tabelą „Źródła finansowania”.
- 4 -
Na powyższych ustaleniach czynności kontrolne zakończono.
W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami wystosowano zalecenia
pokontrolne.
Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej
ze stron.
Podpisy komisji:
1. …………………………
2. …………………………
3. …………………………
Zalecenia pokontrolne
W związku z kontrolą AGRO CORN LKS Milanów przeprowadzoną dnia 30.09.2013 r.
przez pracowników Urzędu Gminy Milanów na podstawie upoważnienia nr 17/UP/2013 z
dnia 27 września 2013 r. Daniela Grochowskiego, Renatę Harbarczuk, Elżbietę Kacprzak
wystosowano zalecenia pokontrolne o treści:
1. Przestrzegać zasad opisywania dokumentów finansowo-księgowych a w szczególności
opisów stwierdzających z jakich środków poniesiono koszty i podpisów osób do tego
upoważnionych.
2. Nanieść poprawki w sprawozdaniu z wykonania zadania publicznego za I półrocze 2013 r.
w Częśći II dotyczących tabeli „Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów”.
3. Dołożyć staranności przy sporządzaniu sprawozdań.
Zalecenia należy wykonać w terminie 30 dni od daty przyjęcia niniejszego pisma.
Powyższe ustalenia sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach.
Podpisy komisji:
Prezes AGRO CORN LKS Milanów
1. …………………………
……………………………………….
2. …………………………
3. …………………………
Milanów, dnia 7 października 2013 r.