Protokół kontroli sprawdzającej
Transkrypt
Protokół kontroli sprawdzającej
Protokół kontroli sprawdzającej Działając na podstawie art. 35a ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 roku Dz. U. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) oraz upoważnień stałych do przeprowadzania kontroli wydanych przez Prezydenta Miasta Słupska, pracownicy: 1. Pan Leszek Pińkowski – główny specjalista Wydziału Audytu i Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku; 2. Pani Ewa Juralewicz – podinspektor Wydziału Audytu i Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku 3. Pan Piotr Świąder- podinspektor Wydziału Audytu i Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku przeprowadzili w dniach 11 - 19 stycznia 2005 roku, kontrolę finansową sprawdzającą w Młodzieżowym Centrum Kultury w Słupsku przy Al. 3-go Maja 22. I. Ustalenia ogólne: Dyrektorem jednostki jest Pani Anna Maćkowiak, powołana na stanowisko z dniem 01.01.1994 roku. Pani Anna Maćkowiak-Dyrektor Młodzieżowego Centrum Kultury posiada pełnomocnictwo do dokonywania czynności prawnych związanych z kierowaniem jednostki od dnia 01.01.1994 roku. Główną księgową jest Pani Agata Iskrzycka, zatrudniona w Młodzieżowym Centrum Kultury z dniem 15.10.1993 roku, na stanowisku głównej księgowej od dnia 01.11.2004 roku. Młodzieżowe Centrum Kultury w Słupsku, zwane dalej MCK zostało powołane na podstawie Uchwały Miejskiej Rady Narodowej w Słupsku Nr XXI/95/87 z dnia 30 czerwca 1987 roku. MCK jest osobą prawną wpisaną do rejestru UM w Słupsku (RIK-SŁ-1/94) i podlega Zarządowi Miasta Słupska. Siedzibą MCK jest obiekt położony przy Al. 3-go Maja 22 w Słupsku. Przedmiot kontroli: Przedmiotem kontroli było sprawdzenie wykonania zaleceń pokontrolnych, sformułowanych po kontroli problemowej, przeprowadzonej w Młodzieżowym Centrum Kultury, w okresie 22-29.06.2004 roku, której przedmiotem była ocena prawidłowości funkcjonowania tej jednostki. Stwierdzono wtedy następujące nieprawidłowości i uchybienia, które wykazano w protokole z kontroli : 1. Nie uaktualniono planu kont, zasady wyceny aktywów i pasywów były niezgodne z obowiązującymi przepisami prawa. 2. Jednostka nie udokumentowała posiadania ksiąg pomocniczych oraz zestawień obrotów i sald za styczeń-maj 2004 roku. Księga główna nie była prowadzona na bieżąco. Stwierdzono w niej brak zapisów od marca 2004 roku. Księga nie była trwale oznaczona. 3. Jednostka nie posiadała ksiąg pomocniczych – rozrachunków z kontrahentami, rozrachunków z pracownikami, w tym pobranych zaliczek, operacji sprzedaży, zakupu kosztów, operacji gotówkowych w kasie za rok 2004. 4. Jednostka nie prowadziła na bieżąco księgi pomocniczej dla środków trwałych, stwierdzono niesystematyczność w zapisach od 1998 roku. 5. W jednostce nie określono zasad inwentaryzacji dokonywanej metodą potwierdzenia sald i weryfikacji aktywów i pasywów, nie opracowano zasad zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków oraz nie określono sposobu ewidencji odsetek od należności i zobowiązań. 6. Prowadzenie kasy oraz dokonywanie księgowań powierzono tej samej osobie, bez powierzenia jej obowiązków na piśmie. 7. Raporty kasowe sporządzane były nieterminowo, brak było w nich zachowania ciągłości sald. 8. Jednostka nierzetelnie prowadziła ewidencję druków ścisłego zarachowania. 9. Kontrolujący stwierdzili niegospodarność i brak celowości w wypłatach zaliczek dla pracowników MCK w Słupsku. 10.Odnotowano brak celowości i gospodarności przy zakupie kwiatów i usług transportowych. 11.Jednostka nie posiadała pełnej dokumentacji z przeprowadzonej inwentaryzacji środków pieniężnych z w kasie, przeprowadzonej nie powołano inwentaryzacji. komisji Dyrektor spisowej, jednostki brak nie było sprawozdania wprowadziła instrukcji inwentaryzacyjnej. 12.W jednostce odnotowano brak gospodarności w zawieraniu umów z lektorami języków obcych oraz umów o dzieło z osobami związanymi zawodowo z MCK w Słupsku. Nu Kontrolujący stwierdzili uchybienia w procedurach przetargowych dotyczących wyboru nauczycieli języka między innymi źle oszacowano wartość zamówienia publicznego. 13.Jednostka nieprawidłowo prowadziła ewidencję środków trwałych, nie odnotowano zwiększenia wartości budynku będącego siedzibą MCK, stosowano nieprawidłowe stawki odpisów amortyzacyjnych. 14.Jednostka nie prowadziła ewidencji pozostałych środków trwałych, stwierdzono brak zapisów ilościowo-wartościowych środków trwałych. Ocena realizacji zaleceń pokontrolnych: Prowadząc czynności, kontrolujący stwierdzili, że: Ad. 1 Wykonując zalecenia pokontrolne kierownik jednostki w dniu 18 lipca 2004 roku wprowadziła procedury kontroli finansowej w MCK. Kontrolujący zapoznając się z nimi ocenili, że zostały one opracowane w sposób prawidłowy. Stwierdzono jednak, że do chwili obecnej nie zaktualizowano dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości i planu kont w MCK, wprowadzonych do stosowania zarządzeniem z dnia 16 kwietnia 2002 roku, brak jest zasad klasyfikacji zdarzeń na kontach syntetycznych, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, czego obowiązek wprowadzenia wynika z art. 10 ust. 1 pkt 3 a, b ustawy o rachunkowości ( tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. Nr 76 poz 694 z późn. zm.). Ad. 2,3 Jednostka zaprowadziła ewidencję analityczną oraz sporządza zestawienia obrotów i sald. Księgi pomocnicze zostały założone i prowadzone są na bieżąco. Księga główna zawiera zapisy do dnia 30 listopada 2004 roku. Ad. 4 Sprawdzając wykonanie zalecenia dotyczącego braku ewidencji środków trwałych stwierdzono, że ewidencja taka została zaprowadzona. Na podstawie Zarządzenia Dyrektora MCK w Słupsku z dnia 5 października 2004 roku w sprawie przeprowadzenia spisu z natury środków trwałych, dokonano inwentaryzacji tych środków. Inwentaryzację przeprowadzono w terminie przewidzianym w zarządzeniu tj. dnia 08.10.2004 roku. Ogólna wartość wg stanu rzeczywistego na dzień 8 października 2004 roku wynosi 914.213,62 Nu złotych i jest zgodna ze stanem ewidencyjnym. Ad. 5 Z dniem 01.10.2004 roku wprowadzono do stosowania instrukcję inwentaryzacyjną obejmującą organizację, technikę przygotowania, technikę przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji. Do chwili obecnej nie określono jednak zasad naliczania i ewidencji odsetek od należności i zobowiązań. Ad. 6,7 Prowadzenie gospodarki kasowej powierzono Pani Beacie Zalas, zatrudnionej w wymiarze ½ etatu od dnia 27.09.2004 roku do dnia 31.12.2004 roku. W dniu 01.01.2005 roku przedłużono umowę o pracę do dnia 30.04.2005 roku. W dniu 27.09.2004 roku Pani Zalas przyjęła zakres obowiązków na stanowisku kasjera oraz złożyła deklarację o przyjęciu odpowiedzialności materialnej. W dniu 18.01.2005 roku, przeprowadzono kontrolę kasy, sporządzając na tę okoliczność odrębny protokół, który stanowi załącznik nr 1 do protokołu kontroli. Zarządzeniem Dyrektora MCK z dnia 30.06.2004 roku wprowadzono pogotowie kasowe w wysokości 4.500,00 złotych. W wyniku kontroli raportów kasowych za okres od 01.07.2004 roku do 31.12.2004 roku i od 01.01.2005 roku do 18.01.2005 roku, stwierdzono, że raporty kasowe zachowują ciągłość numeracji i sald. Ad 8 W dniu 3 stycznia 2005 roku założono księgę druków ścisłego zarachowania, przenosząc stany z poprzednio prowadzonych ksiąg, tj. księgi założonej dnia 25.04.2001 roku i księgi założonej dnia 02.07.2001 roku. Ewidencja zawierająca 38 stron jest opieczętowana i zatwierdzona do stosowania przez głównego księgowego i dyrektora jednostki. Druki ścisłego zarachowania zostały poddane spisowi z natury wg stanu na dzień 31 grudnia 2004 roku. Przeprowadzono, udokumentowane protokółami likwidacyjnymi z dnia 31.12.2004 roku, czynności zniszczenia druków ponumerowanych a nie nadających się do wykorzystania, co odnotowano w prowadzonej ewidencji druków ścisłego zarachowania. Ad. 9 Stwierdzono, że od zakończenia poprzedniej kontroli znacznie ograniczono wypłacanie zaliczek Nu pracownikom w stosunku do I półrocza 2004 roku. W okresie od lipca do grudnia 2004 roku pobieranie zaliczek przedstawiało się w sposób następujący: Lipiec 2004 rok – Roman Pawlaczyk pobrał - 350,00 zł – Grażyna Szczepłocka, pobrała - 100,00 zł – Krzysztof Szynkiewicz pobrał - 500,00 zł – Zofia Kwiecień pobrała - 200,00 zł – Maciej Gawlak pobrał - 300,00 zł Wrzesień 2004 rok – Anna Maćkowiak pobrała - 1500,00 zł – Roman Pawlaczyk pobrał - 290,88 zł – Krzysztof Szynkiewicz pobrał 970,00 zł Październik 2004 rok – Maciej Gawlak pobrał - 200,00 zł – Krzysztof Szynkiewicz pobrał - 500,00 zł – Iwona Lipnicka pobrała - 200,00 zł – Lucyna Oleś pobrała - 100,00 zł Listopad 2004 rok – Maciej Gawlak pobrał - 350,00 zł – Maria Grodzka pobrała - 150,00 zł – Krzysztof Szynkiewicz pobrał - 535,15 zł – Iwona Lipnicka pobrała - 369,00 zł Grudzień 2004 rok – Andrzej Szulc pobrał - 300,00 zł Rozliczenie zaliczek przedstawia załącznik nr 2 do protokołu kontroli. W zakresie rozliczania zaliczek udzielanych pracownikom stwierdzono, że w dwóch przypadkach wypłacono je bez uprzedniego rozliczenia pobranych wcześniej: – kartoteka 240/3 “Pozostałe rozrachunki z pracownikami” saldo WN na dzień 30.06.2004 roku 18.10.2004 – 300 zł RK 47/7 zaliczka 200 zł Kartoteka 240/8 “Pozostałe rozrachunki z pracownikami” Saldo WN na dzień 30.06.2004 roku 500 zł Nu 01.09.2004 roku RK 35/7 zaliczka 400 zł Wszystkie zaliczki udzielone w/w pracownikom zostały rozliczone na koniec roku 2004. Ad. 11 Podczas wykonywania czynności kontrolnych ustalono, że wydatki na usługi transportowe i zakup kwiatów znacznie się zmniejszyły w II półroczu 2004 roku w porównaniu z I półroczem 2004 roku. – – na przejazdy taksówkami wydatkowano: okres styczeń – czerwiec ( pierwsza kontrola ) - 5 263, 38 złotych, okres lipiec – grudzień ( kontrola sprawdzająca ) - 822,74 złotych, na zakup kwiatów wydatkowano: okres styczeń – czerwiec ( pierwsza kontrola ) - 3 026, 48 złotych, okres lipiec – grudzień ( kontrola sprawdzająca ) - 430, 20 złotych Zestawienia wydatków poniesionych w okresie od 01.07.2004 roku do 31.12.2004 roku stanowią załącznik nr 3 do protokołu kontroli. Ad 12 Dokonano rozliczenia inwentaryzacji rocznej w MCK wg stanu na dzień 31.12.2004 roku zgodnie z zarządzeniem Dyrektora z dnia 20.12.2004 roku Inwentaryzacja obejmowała następujące składniki majątku i pasywów: – gotówka w kasie – spis przeprowadzono w dniu 31.12.2004 roku – środki na rachunku bankowym – spis w drodze potwierdzenia sald przez bank na dzień 31.12.2004 roku – druki ścisłego zarachowania - spis na dzień 31.12.2004 roku w/w spisy udokumentowano sprawozdaniem z przebiegu spisu w ustalonym w zarządzeniu oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami – terminie. Ponadto inwentaryzacja obejmowała: – należności i zobowiązania – spis w drodze weryfikacji wyceny i specyfikacji sald wg kontrahentów – stan funduszu podstawowego Nu Sprawozdań z przeprowadzenia powyższych spisów nie sporządzono. Ad 13 Pani Dyrektor MCK w dniu 17.12.2004 roku podpisała porozumienie z 16 lektorami i wyraziła zgodę na ich odejście od marca 2005 roku, podczas gdy zawarte z nimi wcześniej umowy obowiązywały do czerwca 2005 roku. Z ogólnej liczby lektorów na dalszą współpracę z MCK wyraziło 5 lektorów. Obecnie MCK jest na etapie prowadzenia naboru nowych słuchaczy do Szkoły Językowej MCK. Dyrektor MCK przewiduje, iż szkoła będzie funkcjonowała normalnie od marca 2005 roku. Ocenia, że będzie w niej uczestniczyło około 200 uczniów. W trakcie kontroli stwierdzono, że jednostka założyła ewidencję zakupu i odsprzedaży podręczników. Ewidencja zawiera zapisy po stronie przychodów wg cen sprzedaży, natomiast nie ewidencjonuje się rozchodów podręczników. Ceny podręczników przeznaczonych do sprzedaży słuchaczom kursów języka angielskiego są ustalane przez Dyrektora MCK. Dla lektorów korzystających z podręczników założono karty biblioteczne, gdzie potwierdzają oni pobranie podręczników. Inwentaryzację podręczników do sprzedaży przeprowadzono na dzień 28.12.2004 roku. Spis z natury wyceniono wg cen zakupu oraz cen sprzedaży. Zapas towarów handlowych do sprzedaży wg cen sprzedaży. 9.154,00 Wartość utargów wg konta 720 - Przychody ze sprzedaży towarów w okresie 01.07-31.12.2004 3.387,00 Różnica do rozliczenia 5.767,00 Stan zapasów towarów wg cen sprzedaży na dzień 31.12.2004 Niedobór 5.508,30 258,70 Osobie odpowiedzialnej materialnie wystawiono notę obciążeniową nr 1 z dnia 31.12.2004 roku na kwotę 258,70. Wpłata niedoboru gotówki – KP nr 25 z dnia 18.01.2005 roku. Spis z natury podręczników wg cen zakupu wyceniono na kwotę 4.674,65 Z przedstawionych kontrolującym dokumentów nie można ustalić czy ujęte w remanencie ceny zakupu są zgodne ze źródłowymi dokumentami zakupu, ponieważ faktury VAT dotyczące zakupu podręczników do nauki języka obcego zostały wydane Wydziałowi do Walki z Przestępczością Gospodarczą Komendy Wojewódzkiej Policji w Gdańsku. Wyjaśnienie w tej sprawie złożyła główna księgowa Pani Agata Iskrzycka. Wyjaśnienie, spis wydanych rzeczy oraz pismo Dyrektora MCK z prośbą o zwrot dokumentów stanowią załącznik nr 4 do protokołu kontroli. Nu Z przedłożonych przez jednostkę dokumentów dotyczących zakupionych podręczników, w tym księgi ewidencyjnej, nie można ustalić ilości podręczników odsprzedanych słuchaczom szkoły. Jednostka nie prowadzi ewidencji zarządzeń dyrektora, nie zawierają one ciągłości numeracji. Nie można ustalić zgodności wszystkich cen ustalonych przez dyrektora z cenami zawartymi w dokumentacji księgowej. Z uwagi na powyższe ustalenie poproszono główną księgową Panią Agatę Iskrzycką, Panią Ewę Narożną, która sporządziła remanenty podręczników oraz osobę odpowiedzialną za sprzedaż podręczników, Panią Marię Smalcerz o ustalenie zgodności cen sprzedaży wszystkich pozycji remanentu z pozycjami w ewidencji podręczników wg cen sprzedaży i sporządzenie stosownego wykazu. W/w wykazu nie sporządzono. Panie Ewa Narożna i Maria Smalcerz złożyły wyjaśnienie, w których losowo uzasadniają sporządzenie inwentaryzacji. Wyjaśnienie stanowi załącznik nr 5 do protokołu kontroli. Ad. 14 W zakresie ewidencji środków trwałych uzupełniono zapisy w księdze środków trwałych. Wartość zaewidencjonowanych środków trwałych jest zgodna z kwotą zaksięgowaną w ewidencji syntetycznej. Ad 15 Zarządzeniem Dyrektora MCK w Słupsku z dnia 16 kwietnia 2004 roku w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości i planu kont określono, że przedmioty o okresie używania dłuższym niż rok o wartości nie przekraczającej 3.500,00 zł odpisuje się w koszty jako zużycie materiałów, a ewidencja ilościowa prowadzona jest sposób umożliwiający identyfikację każdego przedmiotu oraz miejsce ich użytkowania. W wyniku kontroli stwierdzono, że jednostka nie prowadzi ksiąg inwentarzowych dla pozostałych środków trwałych. Umieszczone w pomieszczeniach MCK tabliczki zawierające spis inwentarza są jedyną prowadzoną ewidencją w kontrolowanej instytucji. Oceniając wykonanie zaleceń kontrolujący stwierdzają, że generalnie nastąpiła znaczna i widoczna poprawa w prowadzeniu dokumentacji księgowej a przede wszystkim nastąpiła poprawa gospodarności. Zdecydowanie obniżone zostały koszty ponoszonych wydatków w związku z prowadzoną działalnością. Jednak w trakcie prowadzonych czynności kontrolnych stwierdzono występowanie wielu nieprawidłowości, które powinny zostać bezwzględnie wyeliminowane. Są to : Nu • stwierdzone błędy w zapisach księgi głównej, prowadzonej ręcznie są przekreślane a obok błędnego zapisu jest wstawiana poprawna kwota, bez podpisania poprawki i umieszczenia daty poprawki. Jest to niezgodne z art 25 ust. 1, pkt 1 ustawy o rachunkowości ( tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. Nr 76 poz 694 z późn. zm.). Stwierdzone błędy w księdze głównej: miesiąc sierpień-konto 220, strona MA miesiąc wrzesień konto 220, strona WN miesiąc wrzesień konto 220-1 strona MA miesiąc październik -ogólna suma • zapisy w księdze środków trwałych nie są prowadzone chronologicznie. • brak w wykazie stosowanego w ewidencji księgowej konta 028 • brak oświadczenia osoby materialnie odpowiedzialnej o ujęciu w ewidencji majątku objętego spisem z natury. • w arkuszach spisu z natury stwierdzono pozostawiono wolne rubryki (arkusze 40,41,42,44,46,47) czyli tzw. puste pozycje. • ponadto stwierdzono, że w nieprawidłowy sposób rozliczono limit kilometrów jednemu z pracowników w m-cu lipcu 2004 roku. Uchybienie polegało na zaakceptowaniu przydzielonego limitu kilometrów w wysokości 380 km podczas gdy zgodnie z przepisami zawartymi w § 3 ust. 2 pkt. 1 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku. (Dz. U. nr 27 poz 271) miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne nie może przekroczyć 300 km ( nadpłatę zwrócono dnia 19.01.2005 roku w trakcie kontroli). • ewidencja podręczników wg cen sprzedaży i remanent uniemożliwiają kontrolującym zweryfikowanie cen. Na prośbę kontroli o ustalenie zgodności cen wszystkich pozycji remanentu z pozycjami w ewidencji podręczników wg cen sprzedaży tj; o ustalenie zgodności cen – jednostka nie sporządziła stosownego wykazu. O sporządzenie w/w wykazu poproszono główną księgową Panią Agatę Iskrzycką, Panią Ewę Narożną, która sporządziła remanenty podręczników oraz osobę odpowiedzialną za sprzedaż podręczników Panią Marię Smalcerz. Nu • • przekroczenie stałego zapasu gotówki w kasie stwierdzono w raportach. nr 26 z dnia 09.07 2004 roku 4.571,55 nr 31 z dnia 9—15.08.2004 roku 18.999,94 nr 32 z dnia 16- 22.08.2004 roku 8.3999,78 nr 35 z dnia 1-5.09.2004 roku 5.406,37 nr 38 z dnia 15-19.09.2004 roku 4.882,43 nr 39 z dnia 20-21.09.2004 roku 9.368,89 nr 40 z dnia 22-26.09.2004 roku 8.999,08 nr 42 z dnia 28-30.09.2004 roku 34.499,56 nr 44 z dnia 6-7.10.2004 roku 9.211,05 nr 45 z dnia 8-12.10.2004 roku 7.478,41 nr 47 z dnia 16-21.10.2004 roku 4.947,74 nr 48 z dnia 22-27.10.2004 roku 6.294,23 nr 49 z dnia 28-31.10.2004 roku 5.655,13 nr 53 z dnia 20-25.10.2004 roku 10.025,02 nr 55 z dnia 30.11.2004 roku 14.070,63 nr 56 z dnia 1-2.12.2004 roku 6.344,23 nr 58 z dnia 9-15-12.2004 roku 4.770,57 nr 1 z dnia 9-15.12.2004 roku 26.417,11 nr 3 z dnia 13-18.01.2005 roku 5.844,99 w tabeli odpisów amortyzacyjnych dla kserokopiarki nadal stosowana jest nieprawidłowa stawka 14%. Obowiązująca stawka wg wykazu rocznych stawek amortyzacyjnych stanowiącego załącznik nr 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2000 roku Nr 54 poz 654 z późn. zm oraz klasyfikacji środków trwałych wg Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku – Dz. U Nr 112 poz 1317 z późn. zm), gdzie kserokopiarki sklasyfikowano w rodzaju 803-2 wynosi 20%. Na tym protokół zakończono. Protokół został sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden po odczytaniu pozostawiono w jednostce kontrolowanej. Nu Kierownik jednostki został poinformowany o możliwości wniesienia zastrzeżeń, do ustaleń zawartych w protokole w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu kontroli. Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Wyjaśnień w trakcie kontroli udzielały: a) Pani Anna Maćkowiak – Dyrektor Młodzieżowego Centrum Kultury w Słupsku. b) Pani Agata Iskrzycka – Główna Księgowa Młodzieżowego Centrum Kultury w Słupsku c) Pani Ewa Narożna – stosunek pracy nawiązano na podstawie umowy cywilnoprawnejumowy o dzieło. Integralną część protokołu stanowią następujące załączniki. 1. Protokół kontroli kasy. 2. Rozliczenie zaliczek pobranych przez pracowników za okres lipiec – grudzień 2004 roku 3. Zestawienia wydatków poniesionych w okresie od 01.07.2004 do 31.12.2004 roku 4. Spis dokumentów przekazanych Wydziałowi Do Walki z Przestępczością Gospodarczą Komendy Wojewódzkiej Policji w Gdańsku. 5. Wyjaśnienie w sprawie inwentaryzacji podręczników. Leszek Pińkowski Ewa Juralewicz Piotr Świąder Anna Maćkowiak ....................................................... kontrolujący) ............................................................................. (kierownik kontrolowanej jednostki) Słupsk, dnia..28.01.2005r....................................................... Nu