Informacja uzupełniająca (wersja w kolorze).

Projekt budowy Elektronicznych
Katalogów
Informacja uzupełniająca
I. Wstęp
Elektroniczna Platforma Katalogów Produktów stanowi narzędzie świadczące usługę
elektroniczną, mającą umożliwić zamawiającym dokonywanie zakupów produktów poniżej
progów stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (obecnie 14 tysięcy euro dla
zamawiających klasycznych oraz 400 tysięcy euro dla zamawiających sektorowych).
eKatalogi będą elektroniczną platformą udostępnianą w sieci Internet, świadczącą dwie
podstawowe usługi:
 usługę umożliwiającą wykonawcom oferowanie wyspecyfikowanych produktów
poprzez zamieszczanie tzw. kart produktów o jednolitej formie dla danej grupy
produktów. Karty produktów prezentowane będą w zdefiniowanej strukturze
katalogowej w sposób umożliwiający zamawiającym łatwe ich wyszukiwanie poprzez
użycie kwerend różnej złożoności,
 usługę umożliwiającą dokonywanie zakupów przez zamawiającego od wykonawcy, z
uwzględnieniem dwóch form wyboru produktów:
o zakupy produktów umieszczonych w katalogu i na warunkach realizacji tam
określonych,
o składanie zapytań ofertowych do wykonawców, w odniesieniu do zakupów w
zakresie elementów niewyspecyfikowanych w karcie produktów.
II. Powody zainicjowania projektu
Zainicjowanie projektu podyktowane jest zróżnicowanym postępowaniem przez
zamawiających przy udzielaniu zamówień poniżej progów ustawowych, rozbudowanymi i
czasochłonnymi procedurami wewnętrznymi narzuconymi sobie przez samych
zamawiających, a także stosunkowo niewielkim udziałem w rynku zamówień publicznych
mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.
Obecnie zamówienia publiczne realizowane poniżej progów stosowania ustawy Pzp cechuje
brak przejrzystości oraz jednolitych procedur. Brak przejrzystości rynku oraz różnorodność
stosowanych wewnętrznych procedur wpływa na ograniczenie konkurencyjności oraz
zwiększa niebezpieczeństwo braku racjonalności w wydatkowaniu środków publicznych.
Powyższe rodzi potrzebę zwiększenia transparentności rynku, uporządkowania
i ujednolicenia procedur oraz wzmocnienia bezpieczeństwa realizacji zamówień publicznych
poniżej progów ustawowych, a w konsekwencji podniesienia racjonalności w wydatkowaniu
środków publicznych bez konieczności zmian w prawie, lecz z zachowaniem zasad: równego
traktowania wykonawców, zachowania uczciwej konkurencji pomiędzy wykonawcami oraz
jawności udzielenia zamówienia wynikających z Komunikatu wyjaśniającego Komisji
Europejskiej z dnia 1 sierpnia 2006 r. dotyczącego prawa wspólnotowego obowiązującego w
dziedzinie udzielania zamówień, które nie są lub są jedynie częściowo objęte dyrektywami w
sprawie zamówień publicznych (Dz. U UE 2006/C 179/02) oraz art. 44 ust. 1 ustawy z dnia
27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr.157, poz. 1240 ze zm.)
Podkreślić należy, iż traktatowe zasady udzielania zamówień publicznych, tj. zasada
uczciwej konkurencji, równego traktowania oraz przejrzystości postępowania muszą być
powszechnie stosowane. Zamawiający jest zobowiązany stworzyć równy dostęp do
zamówienia publicznego, bez dyskryminacji czy też uprzywilejowania któregokolwiek z
2
wykonawców, stosując w odniesieniu do wszystkich wykonawców ubiegających się o
zamówienie takie same reguły.
Z kolei ustawa o finansach publicznych nakłada obowiązek dokonywania wydatków w
sposób celowy oszczędny z zachowaniem optymalnego doboru metod i środków służących
osiągnięciu założonych celów oraz umożliwiający terminową realizację zadań.
Udostępnienie platformy e-Katalogi, której zadaniem będzie ujednolicenie procedury
zamówień publicznych poniżej progów stosowania ustawy Pzp oraz ustandaryzowanie opisu
przedmiotu zamówienia, pozwoli w szczególności na szybkie i efektywne rozeznanie rynku
określonych dostaw i usług, sprawną komunikację pomiędzy kontrahentami, zwiększenie
transparentności postępowań oraz ograniczanie ilości dokumentacji, co może przyczynić się
do zwiększenia dostępności do zamówień publicznych dla MŚP, a tym samym zwiększenia
konkurencji w zamówieniach publicznych.
Cele szczególne projektu:
1) poprawa warunków prowadzenia działalności gospodarczej, w szczególności MSP,
poprzez:
 zmniejszenie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, związanej z
procesem ubiegania się o udzielenie zamówień publicznych,
 ułatwienie komunikacji Wykonawców z Zamawiającymi,
 ułatwienie dostępu do rynku zamówień publicznych,
2) poprawa jakości funkcjonowania instytucji publicznych realizujących zamówienia
publiczne, realizowana dzięki:
• przyspieszeniu, uproszczeniu i ujednoliceniu procedur zamówień publicznych
poniżej progów ustawowych,
• zmniejszeniu kosztów postępowań przy zachowaniu transparentności działań,
• ograniczaniu ilości dokumentacji postępowań,
• ułatwieniu komunikacji pomiędzy Zamawiającymi, a Wykonawcami,
• uproszczeniu analizy rynku,
• zwiększeniu dostępności usług elektronicznych w administracji.
Bezpośredni odbiorcy projektu:
Przedsiębiorcy
Udostępnienie Elektronicznej Platformy Katalogów Produktów – e-Katalogi będzie miało
wpływ na zwiększenie konkurencyjności mikro, małych i średnich przedsiębiorstw dzięki
możliwości bezpłatnego umieszczania oferty w systemie. Jednocześnie ze względu na
wartość realizowanych zamówień, mikro, mali i średni przedsiębiorcy staną się
najważniejszym użytkownikami narzędzia po stronie biznesu. Należy spodziewać się
również, iż tworzone narzędzie będzie stymulowało rozwój działalności tych przedsiębiorców
w sektorze zamówień publicznych.
Administracja
Na podstawie doświadczeń innych państw członkowskich, które zdecydowały się na budowę
analogicznych rozwiązań, należy się spodziewać widocznego spadku zasobochłonności
procedur związanych z udzielaniem zamówień publicznych poniżej progów ustawowych.
3
Agregowane dane mogą posłużyć jako podstawa do precyzyjnej analizy struktury zakupów
realizowanych ze środków publicznych, co może wpłynąć na warstwę planowania
budżetowego. Realizacja projektu ze względu na wartość zamówienia nie wymaga
wdrożenia szczegółowych uregulowań prawnych, jednak dokonywanie tych wydatków nadal
będzie podlegać kontroli z punktu widzenia zasad dyscypliny finansów publicznych.
Kluczową kwestią jest więc przejrzystość procesów realizowanych w ramach platformy
e-Katalogi.
Obywatele
Elektroniczna Platforma Katalogów Produktów – e-Katalogi wpłynie na przejrzystość
sposobu zarządzania finansami publicznymi, przez co przyczyni się do wzrostu zaufania
obywateli do sposobu realizacji zadań przez jednostki administracji publicznej. Dodatkowo –
co jest nierozerwalnie związane z oddziaływaniem projektu na obszar gospodarczy MŚP –
może mieć znaczenie przy rozwijaniu własnej działalności gospodarczej i jej realizację przy
wykorzystaniu stworzonego narzędzia.
Korzyści płynące z realizacji projektu obejmują:
III.








zwiększenie i poszerzenie dostępności do zamówień publicznych dla Wykonawców w
tym MŚP i tym samym zwiększenie konkurencji w zamówieniach publicznych,
ułatwienie komunikacji Zamawiający – Wykonawcy - informacje przekazywane będą
za pośrednictwem środków elektronicznych i natychmiast trafią do obu stron,
oszczędności w zakresie kosztów administracyjnych prowadzonych zamówień –
wynikające z faktu:
o ograniczenia bezpośrednich kosztów administracyjnych: papieru, przesyłania
korespondencji itp.,
o przyspieszenia komunikacji oraz ograniczenia liczby niezbędnych kontaktów
(m.in. telefonów, udzielania wyjaśnień itp.),
o obniżenia ceny zamawianych produktów,
efektywność procedur wynikająca m.in. z faktu możliwości przyspieszenia procedury
postępowania,
wzrost wydajności działalności (zarówno po stronie administracji jak i biznesu)
m.in. dzięki ustandaryzowaniu dokumentów oraz procedur oraz dostępności
wszelkich niezbędnych informacji w jednym systemie,
odformalizowanie zamówień poprzez składanie dokumentów w formie elektronicznej,
zwiększenie przejrzystości wydatkowania środków publicznych,
ograniczenie zjawisk o charakterze korupcjogennym z uwagi na dostępność
informacji w systemie informatycznym dla wszystkich stron zainteresowanych
postępowaniem.
4
IV.
Podstawy prawne funkcjonowania Katalogów
1.
Regulacje przewidziane w obowiązujących dyrektywach w sprawie zamówień
publicznych
Katalogi elektroniczne zostały przewidziane w motywie 12 preambuły do dyrektywy
2004/18/WE1 (dyrektywa klasyczna) oraz w motywie 20 preambuły do dyrektywy
2004/17/WE2 (dyrektywa sektorowa) i zostały zdefiniowane jako narzędzie ułatwiające
przeprowadzenie zamówień publicznych, a w szczególności uczestnictwo w zamówieniach w
ramach umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów. Katalogi takie stanowią bazy
danych produktów lub usług oferowanych przez wykonawców, są przygotowane w formie
elektronicznej i mogą być udostępniane jednostce zamawiającej.
2.
Katalogi elektroniczne w projekcie dyrektywy klasycznej3 i sektorowej4
Propozycje ujęte w projektach nowych dyrektyw dot. zamówień publicznych wprowadzają
regulacje odnoszące się do zagadnienia katalogów elektronicznych.
Zgodnie z propozycją nowych regulacji, katalogi stanowią format prezentacji i organizacji
informacji w sposób wspólny dla wszystkich oferentów i nadają się do przetwarzania
elektronicznego.
Instytucje zamawiające mogą wymagać katalogów elektronicznych we wszystkich
dostępnych procedurach, gdy wymagane jest stosowanie elektronicznych środków
komunikacji.
Regulacja dotycząca katalogów elektronicznych została ujęta w art. 34 projektu dyrektywy
klasycznej i art. 48 projektu dyrektywy sektorowej, które wskazują że:
-
-
W przypadku gdy wymagane jest stosowanie elektronicznych środków komunikacji,
instytucje zamawiające (podmioty zamawiające) mogą wymagać przedstawienia ofert
w formie katalogu elektronicznego lub dołączenia katalogu elektronicznego do oferty;
Państwa członkowskie mogą wprowadzić obowiązek stosowania katalogów
elektronicznych w związku z określonymi rodzajami zamówień.
Ofertom przedstawionym w formie katalogu elektronicznego mogą towarzyszyć inne
dokumenty uzupełniające ofertę.
1
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji
procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (Dz. U. L 134 z
30.4.2004, str. 114).
2
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. z dnia 31 marca 2004 r.
koordynująca procedury udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki
wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych (Dz. U. L 134 z 30.4.2004, str. 1).
3
Opracowano na podstawie dokumentu Wniosek dotyczący dyrektywy Parlamentu Europejskiego i
Rady w sprawie zamówień publicznych – Kompromisowy tekst prezydencji; Bruksela, 30 listopada
2012 r. (26.02); MAP 70; MI 772; CODEC 2794.
4
Opracowano na podstawie dokumentu Wniosek dotyczący dyrektywy Parlamentu Europejskiego i
Rady w sprawie udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej,
energetyki, transportu i usług pocztowych – Podejście ogólne, Bruksela, 20 grudnia 2012 r. (27.02),
MAP 80, MI 843, CODEC 3109.
5
-
-
-
-
V.
Katalogi elektroniczne są tworzone przez kandydatów lub oferentów na potrzeby
udziału w danym postępowaniu o udzielenie zamówienia zgodnie ze specyfikacjami
technicznymi i formatem ustalonymi przez instytucję zamawiającą.
katalogi elektroniczne muszą spełniać wymagania dotyczące elektronicznych
narzędzi komunikacji, jak również wszelkie dodatkowe wymagania określone przez
instytucję zamawiającą (zgodnie z art. 19 projektu dyrektywy klasycznej i art. 33
projektu dyrektywy sektorowej);
w przypadku gdy po złożeniu ofert w postaci katalogów elektronicznych umowa
ramowa została zawarta z więcej niż jednym wykonawcą, instytucje zamawiające
(podmioty zamawiające) mogą postanowić, że ponowne poddanie konkretnych
zamówień procedurze konkurencyjnej odbywa się w oparciu o zaktualizowane
katalogi.
Instytucje zamawiające (podmioty zamawiające) mogą udzielać zamówień w oparciu
o dynamiczny system zakupów, wymagając, aby oferty w ramach określonego
zamówienia były składane w formacie katalogu elektronicznego.
Katalogi elektroniczne w wybranych państwach europejskich
Katalogi elektroniczne są wykorzystywane w niektórych państwach członkowskich UE, z
reguły na zasadzie narzędzia wykorzystywanego doraźnie, dla zrealizowania konkretnego
postępowania przetargowego, rzadziej w formie przygotowanej na potrzeby wielu
postępowań przetargowych. Obecnie są one wykorzystywane przede wszystkim w ramach
zamówień udzielanych centralnie oraz zawieranych umów ramowych.
Poniżej zaprezentowano rozwiązania przyjęte we Włoszech oraz odniesienie do wybranych
państw wykorzystujących katalogi elektroniczne.
Katalogi elektroniczne we Włoszech
Elektroniczny Rynek Administracji Publicznej (MEPA) 5 jest elektronicznym narzędziem
zarządzanym przez CONSIP6 w imieniu Ministerstwa Gospodarki i Finansów (MEF) i
uruchomionym w 2003 roku.
Jest to platforma elektroniczna, na której towary i usługi oferowane przez zarejestrowanych
dostawców są zamieszczone w ustandaryzowanych katalogach oraz opisane zgodnie z
przyjętymi formatami. Nabywcami w ramach tej platformy są zarejestrowane jednostki
administracji publicznej, które mogą dokonywać zakupów towarów i usług o wartości poniżej
progów unijnych. Oferowane towary i usługi pochodzą od dostawców, którzy zostali
dopuszczeni do zamieszczania swoich ofert w systemie.
Poruszając się po katalogach w ramach platformy, zarejestrowane instytucje zamawiające
mogą sprawdzić ofertę towarów i / lub usług i dokonać zakupów online, zamawiając
bezpośrednio z katalogów, lub prosić o przedstawienie ofert przez potencjalnych dostawców,
które to oferty będą uwzględniały dodatkowe warunki / wymagania zamawiającego.
5
Gian Luigi Albano, Federico Dini, Roberto Zampino and Marta Fana, Research Unit of Consip, The
Determinants of Suppliers’ Performance in eProcurement: Evidence from the Electronic Public, 2008,
str. 804 http://www.eng.consip.it/online/en/Home/ResearchDevelopment/ResearchUnit/CurrentResearchandWorkinProgress.html
6
http://www.eng.consip.it/on-line/en/Home.html
6
W szczególności, zamawiający mogą dokonywać zakupów w ramach MEPA poprzez dwie
procedury:
-
poprzez bezpośrednie zamówienie (direct purchase), czyli zakup towarów i usług
bezpośrednio z katalogów zarejestrowanych dostawców;
poprzez zapytanie ofertowe (request for quotation), czyli zapytanie skierowane do
zarejestrowanych dostawców o przedstawienie ofert w odniesieniu do towarów i usług
zarejestrowanych w katalogach MEPA w celu spełnienia bardziej szczegółowych
wymagań zamawiającego i ocenianych poprzez określone w zapytaniu kryteria.
Ta forma pozwala na przedstawienie zróżnicowanych ofert także pod względem
kosztowym przez różnych dostawców tych samych towarów i usług, którzy
przedstawiając swoje oferty muszą brać pod uwagę konkurencję ze strony innych
oferentów i proponować ceny korzystniejsze niż te zawarte w standardowych
katalogach.
Dostawca, aby mógł zostać zakwalifikowany do grona potencjalnych dostawców w ramach
platformy musi spełnić wymagania związane z potencjałem technicznym, sytuacją finansową
a oferowane przez niego towary i usługi muszą spełniać wymagania określone w
specyfikacjach technicznych. Spełnianie przez dostawców wymagań kwalifikacyjnych w
związku z obecnością na platformie jest weryfikowane co pół roku przez specjalny Komitet
Techniczny.
MEPA to bardzo dynamiczne narzędzie, które pozwala dostawcom zarejestrować się,
zamieścić ofertę, zmieniać zapisy w ofercie, ceny oraz zakres towarów i usług w dowolnym
czasie.
CONSIP jest podmiotem, który identyfikuje kategorie towarów i usług, które powinny znaleźć
się w systemie i ustala ogólne warunki ich dostawy, zarządza kwalifikacją dostawców i ich
włączeniem do systemu (publikacja qualification notice) oraz publikacją i aktualizacją
proponowanych przez nich katalogów. Identyczny towar / usługa może być proponowana
przez różnych dostawców na różnych warunkach.
Charakter tego narzędzia sprawia, że jest ono najbardziej odpowiednie dla małych,
cząstkowych zakupów przy uwzględnianiu specyficznych potrzeb i wymagań zamawiających,
co nie zawsze może zostać uwzględnione w ramach zamówień czy umów ramowych.
Uczestnictwo w Platformie nie wiąże się z opłatami zarówno ze strony dostawców jak i
administracji publicznej.
Platforma jest nowym kanałem komunikacji pomiędzy administracją publiczną a podmiotami
rynkowymi, stanowi elektroniczny rynek, na którym mogą prezentować swoją ofertę także
MSP, jest źródłem rozwoju konkurencji, narzędziem redukcji kosztów transakcyjnych i innych
kosztów związanych z udziałem w procedurach przetargowych.
Jedną z istotnych zalet tej platformy jest fakt, że wprowadza ona jednolitą dokumentację
przetargową na potrzeby dokonywania zakupów w jej obrębie.
Jak dowodzą analizy prowadzone przez CONSIP i inne zaangażowane instytucje, MEPA
przynosi istotne korzyści dla włoskiego systemu zamówień publicznych przede wszystkim w
postaci oszczędności czasu i środków finansowych instytucji zamawiających. Konkretne
wyniki prowadzonych analiz wskazują, iż zamawianie dóbr i usług poprzez MEPA przynosi
około 58% oszczędności jeżeli chodzi o ilość podejmowanych działań przez zamawiających
7
w procesie zamawiania, 98% oszczędności w zakresie czasu trwania procedur i 97%
oszczędności jeżeli chodzi o koszty tych procedur.
Od 1 lipca 2007 r., stosowanie platformy (MEPA) stało się obowiązkowe dla wszystkich
organów włoskiej administracji centralnej dla zakupu towarów i usług poniżej progów
unijnych, a od października 2012 r. dla wszystkich jednostek administracji publicznej.
Na koniec 2007 roku w systemie MEPA zarejestrowanych było 1200 przedsiębiorstw
mających prawo sprzedaży dóbr i usług w tym około 90% zarejestrowanych dostawców to
MSP. Wielu dostawców było zarejestrowanych w więcej niż jednej kategorii produktów i
usług. Z platformy korzystało około 6000 urzędników odpowiedzialnych za zamówienia
publiczne, a łącznie zostało opublikowano ponad 2000 katalogów, w których zawarte zostało
około 350 000 towarów i usług.
MEPA została wybrana jako przykład najlepszej praktyki w ramach Europejskich Nagród
eAdministracji 2009 (European eGovernment Awards 2009) w kategorii „eAdministracja
wspierająca przedsiębiorstwa”.
Katalogi elektroniczne w innych państwach członkowskich
W Belgii istnieje platforma, na której są zamieszczane katalogi elektroniczne7 (platforma eKatalog). Platforma ta jest autonomiczną aplikacją elektronicznych zamówień publicznych,
która oferuje – za pośrednictwem Internetu – dostęp do wielojęzycznych platform
składających się z dwóch elementów – katalogów elektronicznych oraz zamówień
elektronicznych. Platforma jest skierowana zarówno do przedstawicieli zamawiających, jak i
wykonawców. Aplikacja ta może być używana wyłącznie w tzw. bezpiecznym trybie.
Belgijska platforma e-Katalogów oferuje usługi internetowe (online services) pozwalające na
zarządzanie i dokonywanie zamówień w obszarze umów ramowych. Dlatego też, katalogi
elektroniczne są przesyłane przez wykonawców dla każdej poszczególnej umowy, podczas
gdy akceptacja katalogu i realizacja zamówienia pozostają w gestii urzędników
państwowych.
Platforma oferuje m.in. następujące funkcjonalności:
-
-
-
pozwala na zarządzanie poszczególnymi katalogami w zakresie działań
podejmowanych przez instytucje zamawiające (autoryzacja, zatwierdzenie,
tłumaczenie, podpisanie itp.) po udzieleniu zamówienia konkretnemu wykonawcy;
pozwala na przekazanie, aktualizację i zarządzanie konkretnym katalogiem przez
wykonawcę po udzieleniu zamówienia;
umożliwia przeglądanie i wyszukiwanie konkretnych produktów w udostępnionych
katalogach, co w konsekwencji pozwala na składanie zamówień na konkretne
produkty i usługi;
ułatwia przetwarzanie informacji i śledzenie zamówień złożonych na poszczególne
produkty - aż do chwili realizacji danego zamówienia.
Na Litwie istnieje specjalna platforma przeznaczona do przeprowadzania elektronicznych
zamówień publicznych poprzez wykorzystanie katalogów elektronicznych - www.cpo.lt, która
istnieje od roku 2007.
7
https://ecat.publicprocurement.be/home.do
8
Platforma centralizuje administrowanie zamówieniami i pozwala na przeprowadzenie
procedury udzielania zamówień publicznych bez konieczności przygotowania dokumentacji
w formie papierowej. W procedurze wykorzystuje się certyfikowany podpis elektroniczny.
Dzięki platformie, instytucje publiczne mogą organizować zamówienia na artykuły biurowe,
sprzęt komputerowy, paliwo i inne produkty z wykorzystaniem e-Katalogów.
Wykonawcy, którzy podpisali umowę ramową z CPMA (ang. Central Project Management
Agency) są uprawnieni do zamieszczania swoich produktów w katalogach elektronicznych.
Instytucje zmawiające mogą zamieszczać na platformie swoje zapotrzebowanie na
konkretne produkty. W swym założeniu, e-Katalogi służą przyspieszeniu i odformalizowaniu
procedur udzielania zamówień publicznych na powszechnie kupowane produkty, obniżeniu
kosztów i cen oraz zapewnieniu przejrzystości.
VI.
Opis funkcjonalny projektowanych eKatalogów
Elektroniczna Platforma Katalogów Produktów ma umożliwiać przeprowadzenie zakupów
zgodnie z określonymi założeniami funkcjonalnymi. Implementacja grupy procesów
składających się na całą procedurę zakupu obejmuje dwa etapy:
- nabór i zakładanie kont przez użytkowników (różne metody dla wykonawców i
zamawiających),
- obsługa zakupu (procedura zakupu uproszczonego i poprzez zapytanie ofertowe).
Nabór
Zakup
System składać się będzie z dwóch struktur: katalogu wykonawców zawierającego konta z
danymi wykonawców oraz katalogu produktów i usług. W tym kontekście pojęcie eKatalogu
odnosi się do struktury drzewa produktów i usług, systematyzującego kategorie świadczeń
oraz zbioru kart konkretnych produktów.
W momencie uruchomienia systemu, karty produktów będą stanowiły „pustą” strukturę,
podlegająca systematycznemu uzupełnianiu w następstwie wszczętych procedur naboru.
Przykłady nawigacji po drzewie katalogów i karty produktu zostały zilustrowane poniżej w
oparciu o rozwiązania funkcjonujące we Włoszech. Należy podkreślić że zaprezentowany
widok dotyczy niezarejestrowanych użytkowników systemu, którzy posiadają dostęp tylko do
struktury drzewa produktów i usług oraz poszczególnych kart katalogowych. Natomiast dla
użytkowników zarejestrowanych dostępne są również informacje dotyczące ceny
oferowanych świadczeń. System udostępnia również narzędzia pozwalające na sortowanie
produktów z wykorzystaniem wybranych kryteriów.
9
Kategoria produktów
Podkategoria
Najniższy poziom
drzewa agregujący
karty produktów i oferty
Przejście do widoku
dostępnego po wybraniu
najniższego poziomu
Wybór
Dostawca
Zielone
zamówienia
Marka
Oznaczenie
producenta
Nazwa
handlowa
Oznaczenie Jednostka Partia
Data
miary towaru aktualizacji
dostawcy
Nawigacja po katalogu produktów8
8
źródło: włoska platforma MEPA - https://www.acquistinretepa.it/
10
Karta produktu (wypełniona danymi z konkretnej oferty)9
1. Użytkownicy
a. Procedura naboru wykonawców
Informacja o
naborze
Przesłanie
oświadczeń i
oferty
Założenie
konta
Umieszczenie
oferty
Procedurę naboru wykonawców rozpoczyna opublikowanie przez UZP informacji o
naborze zawierające listę wymagań podmiotowych i dokładne wskazanie produktu ,
którego nabór dotyczy. Zainteresowani wykonawcy składają oferty, na które składać
się będą oświadczenie wykonawcy o spełnianiu warunków podmiotowych oraz
wypełniona karta produktu, opatrzone podpisem elektronicznym weryfikowanym
przez certyfikat kwalifikowany. Karta produktu umieszczana jest w katalogu
produktów, a następnie podlega automatycznej weryfikacji - pod względem formatu
danych.
b. Procedura rejestracji zamawiających
Status instytucji
publicznej
9
źródło: włoska platforma MEPA - https://www.acquistinretepa.it/
11
Dostęp do
platformy
Zamawiający uzyskują dostęp do platformy poprzez wykorzystanie mechanizmu SSO
(ang. single sign-on) oferowanego przez ePUAP. Możliwość logowania się na
platformie jako zamawiający będą mieli tylko ci użytkownicy ePUAP, którzy wcześniej
uzyskają status jednostki administracji publicznej.
2. Zakup
a. Uproszczony
Wybór z
ktalogu
Zamówienie
Uproszczony model zakupu przewiduje bezpośredni wybór z katalogu produktów i
złożenie zamówienia.
b. Zapytanie ofertowe
Przesłanie
zapytania
Złożenie
ofert
Wybór
oferty
Zamówienie
Zakup rozpoczyna przesłanie do wykonawców zapytania ofertowego w odpowiedzi,
na które zamawiający otrzymuje oferty, z których wybiera tę z najkorzystniejszym
bilansem ceny i innych kryteriów.
3. Rozwiązania infrastrukturalne i techniczne
- platforma będzie udostępniana poprzez sieć Internet za pośrednictwem przeglądarek
internetowych,
- warstwa techniczna komunikacyjna zostanie wyniesiona na platformę ePUAP,
wykorzystany będzie też mechanizm SSO,
- w początkowej fazie życia systemu będzie on alokowany w strukturze
teleinformatycznej wykonawcy sytemu,
- system będzie posiadał instancję zapasową,
- system będzie zainstalowany w środowisku zwirtualizowanym.
VII.
Harmonogram projektu i ścieżka rozwoju projektu e-Katalogi
harmonogram projektu
Lp
1
2
3
4
5
Czynność
2012
2013
2014
kw. 4 kw. 1 kw. 2 kw. 3 kw. 4 kw. 1 kw. 2 kw. 3 kw. 4
Opracowanie koncepcji
i analiz
Budowa platformy UZP
eKatalogi
Prace projektowe wraz
z rezerwą
Wdrożenie
Działania informacyjno
12
– promocyjne
Zakłada się, że system w obecnej perspektywie finansowej zostanie wytworzony w okresie
od listopada 2013 do listopada 2014 roku.
Od sierpnia 2014 roku odbędą się testy, natomiast w okresie sierpień – listopad 2014 r.
przeprowadzone zostaną działania informacyjne i promocyjne.
W przyszłej perspektywie finansowej planuje się w okresie od stycznia 2015 roku do roku
2017 przeprowadzać cyklicznie powtarzane działania badawcze (1 miesiąc) i rozwojowe (2
miesiące) prowadzące do stopniowej rozbudowy struktury katalogowej. Zapewnienie
optymalnego zakresu ilościowego katalogów produktów stanowi najważniejszy element
ścieżki rozwoju systemu.
Począwszy od roku 2016 planuje się dalszy rozwój systemu, komplementarnie do opisanego
rozwiązania, w oparciu o wytworzoną i rozbudowaną strukturę katalogową produktów, w tym
w szczególności wytworzenie narzędzi obsługujących Dynamiczny system zakupów i umowy
ramowe.
Architektura platformy e-Katalogi będzie pozwalać na dalszą rozbudowę systemu o nowe
moduły funkcjonalne obejmujące co najmniej:
 Obsługę płatności – moduł pozwalający na obsługę i śledzenie procesu płatności
pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą.
 Moduł e-Faktury – moduł pozwalający na generowanie i obsługę faktur
elektronicznych wraz z możliwością ich automatycznego podpisywania i przesyłania
zainteresowanym stronom.
VIII.
Zdiagnozowane Problemy
Analiza ryzyka związanego z procesem wdrażania projektu Elektronicznej Platformy
Katalogów Produktów w zamówieniach publicznych pozwala na identyfikację następujących
kluczowych czynników, które mają lub mogą mieć wpływ na kształt, zakres, harmonogram, a
także efektywność techniczną oraz organizacyjną projektu.
Harmonogram - Z uwagi, iż projekt realizowany jest w końcowej fazie perspektywy
finansowej 2007-2013, harmonogram wdrażania projektowanych rozwiązań ma charakter
bezwzględny. Wszelkie odstępstwa do zakładanych terminów, mogą skutkować brakiem
możliwości certyfikacji projektu oraz kwalifikowalności środków finansowych. Potencjalne
źródła opóźnień stanowią:
- wydłużenie procedury pozyskania struktury Katalogów Produktów,
- wydłużenie procedury wyboru wykonawcy systemu, spowodowane zainicjowaniem
postępowania odwoławczego,
- nieprawidłowe zarządzanie projektem,
- rotacja kadrowa,
- błędy projektowe.
Ograniczone zasoby kadrowe Urzędu - Realizacja projektu wymaga stworzenia zespołu
specjalistów, których zadaniem jest opracowanie założeń technicznych i funkcjonalnych dla
Platformy oraz zarządzanie projektem (specjalistów – prawników w zakresie IT i nowych
13
technologii, informatyków, osób posiadających doświadczenie w zarządzaniu projektami
budowy systemów teleinformatycznych). Jakość wykonywanych przez zespół zadań będzie
w istotny sposób rzutować na całość projektu budowy systemu, natomiast błędy w tym
zakresie zagrażają powodzeniu całego projektu. Od wstępnych faz projektowania systemu
do zakończenia jego budowy, koniecznym jest również pozyskanie osób, które będą brały
udział w projekcie przez cały okres jego realizacji. Urząd Zamówień Publicznych nie posiada
obecnie wystarczających zasobów kadrowych, które pozwalałyby na organizację pracy
takiego zespołu w sposób kompleksowy. Istotnym czynnikiem ryzyka jest też brak
możliwości ograniczenia bieżących obowiązków pracownikom biorącym udział w projekcie.
Brak jest również środków finansowych pozwalających na zatrudnienie niezbędnych
specjalistów.
Realizacja projektu budowy systemu eKatalogi w końcowej fazie obecnej perspektywy
finansowej zbiega się w czasie z wdrażaniem przez Urząd Zamówień Publicznych Planu
Informatyzacji Zamówień Publicznych w Polsce – budowy systemu eZamówień.
Prowadzenie dwóch równoległych projektów, przy udziale tych samych zasobów kadrowych
może przyczynić się do niepowodzenia projektu.
Inercja zamawiających oraz wykonawców/obawa przed zmianą – Przeniesienie procedur
zamówień publicznych poniżej progów stosowania ustawy Pzp do systemu
teleinformatycznego będzie wymagało przełamania niechęci pracowników zamawiających,
przyzwyczajonych do tradycyjnych form udzielania zamówienia opartych na procedurach
wewnętrznych. Również wykonawcy, uczestniczący dotychczas w postępowaniach
tradycyjnych, mogą niechętnie wykorzystywać system w transakcjach z administracja
publiczną, choć w tym przypadku, w szczególności obserwując dynamiczny rozwój
elektronicznego handlu w ogóle, można spodziewać się rynkowej odpowiedzi podażą na
popyt.
Doświadczenia Włoch (CONSIP) we wdrażaniu elektronicznych katalogów pokazują, iż
dopiero wprowadzenie obowiązkowego ich wykorzystywania w zamówieniach
publicznych przyniosło znaczący wzrost ilości użytkowników systemu. Po
wprowadzeniu 1 lipca 2007 roku obowiązku korzystania z platformy MEPA przez wszystkie
organy włoskiej administracji centralnej dla zakupu towarów i usług poniżej progów unijnych,
zgodnie z danymi zaprezentowanymi przez CONSIP, liczba przedsiębiorstw
zarejestrowanych na platformie wzrosła z 868 w 2006 roku do 2088 w roku 2008 (z czego
średnio 93% stanowiły mikro i małe przedsiębiorstwa), ilość katalogów zwiększyła się z 1146
w roku 2006 do 3692 w roku 2008 natomiast ilość produktów w poszczególnych katalogach
wzrosła z 226748 w roku 2006 do 540000 w roku 2008.
Najnowsze dane za rok 2012 wskazują, że na platformie zarejestrowanych jest 6065
przedsiębiorstw (wykonawców), 10417 katalogów oraz 1406596 produktów w
poszczególnych katalogach.
Właściwa identyfikacja produktów – Powodzenie Projektu uzależnione jest w znacznej
mierze od właściwego, odpowiadającego popytowi, zapełnienia Katalogów. W tym celu
Urząd tworzy narzędzie do przeprowadzenia analizy potrzeb zamawiających i struktury
dokonywanych przez nich zakupów, która zostanie przeprowadzona w najbliższych
tygodniach.
Realizacja zamówień za pośrednictwem Centralnego Zamawiającego – Liczbę
użytkowników systemu Elektronicznych Katalogów może ograniczyć centralizacja zakupów
14
w administracji rządowej związana z koniecznością przystępowania do tych zamówień przez
zamawiających, których wartość zamówienia nie przekracza 14 tys. euro nawet w okresie
trzech czy czterech lat na jakie CUW zawiera umowy. Poprzez wielokrotny wzrost wartości
zamówień (o niewielkiej pojedynczo wartości dla obsługiwanego przez Centralnego
Zamawiającego pojedynczego zamawiającego) i idących za tym większych wymagań
podmiotowych, z możliwości korzystania z Platformy Elektronicznych Katalogów Produktów,
w określonym zakresie, wyłączeni zostali w szczególności przedsiębiorcy z sektora MŚP i
równocześnie mali i średni zamawiający, którzy co do zasady realizowali swoje potrzeby
zakupowe w postępowaniach udzielanych poza procedurami ustawy Prawo zamówień
publicznych. Powyższe wzmacnia ryzyko nieosiągnięcia przez Projekt zakładanych
wskaźników. Rozwiązaniem byłoby wyłączenie z procedury udzielania zamówień przez CUW
zamawiających, u których wartość pojedynczych zamówień, nie przekracza 14 tys. euro i
przerzucenie tych zakupów na platformę e-Katalogów o ile dane dobro jest na niej
umieszczone co zwiększyłoby dostęp MSP do małych zamówień.
15