pobierz prezentację

Typy kontroli oraz ich charakter w
ramach realizowanych projektów
Erasmus+
Szkolnictwo wyższe
Warszawa, 20 kwietnia 205 r.
SPIS TREŚCI
1. Cele i zakres podstawowych kontroli
2. Typy kontroli
3. Charakter i specyfikacja poszczególnych kontroli
4. Pytania i odpowiedzi
Cele i zakres podstawowych kontroli
Weryfikacja realności i uprawnienia poniesionych wydatków, z
uwzględnieniem stawek ryczałtowych;
Sprawdzenie czy zdarzenie (np. podróż, pobyt za granicą)
rzeczywiście miało miejsce;
Sprawdzenie czy przeprowadzone działania były zgodne z
mającymi zastosowanie zasadami np. uprawnione kraje, czas
trwania, spójność z zatwierdzonym wnioskiem itd.;
Weryfikacja jakości przeprowadzonych działań.
Typy kontroli
Analiza raportu końcowego
Kontrola w siedzibie NA nadesłanych na jej żądanie
dokumentów (tzw. kontrola dokumentów zza biurka)
Kontrola systemowa
Charakter i specyfikacja poszczególnych kontroli
Kontrola raportu końcowego
KIEDY
po zakończeniu realizacji projektu
KOGO DOTYCZY
100% umów
CEL KONTROLI
ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania
oraz płatności bilansującej
OBSZAR KONTROLI
raport końcowy złożony w systemie Mobility Tool
MIEJSCE
PRZEPROWADZENI
A KONTROLI
siedziba NA
Na etapie kontroli Beneficjent nie jest zobowiązany do
przedstawienia dokumentów źródłowych
Charakter i specyfikacja poszczególnych kontroli
Kontrola dokumentów zza biurka
KIEDY
po zakończeniu realizacji projektu i po otrzymaniu
raportu końcowego przez NA
KOGO DOTYCZY
wytypowanych 5% zatwierdzonych umów
CEL KONTROLI
ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania oraz
płatności bilansującej oraz upewnienie się, że kwoty
przedstawione w raporcie końcowym mają pokrycie w
dokumentacji źródłowej
OBSZAR KONTROLI
złożony raport końcowy wraz z dokumentacją
potwierdzającą poniesienie kosztów w ramach
wszystkich kategorii budżetowych
MIEJSCE
PRZEPROWADZENIA
KONTROLI
siedziba NA
Dokumentacja podlegająca analizie
Mobilność pracowników
• Wsparcie Indywidualne
• Wsparcie Organizacyjne
Potwierdzenie uczestnictwa
 Imię i nazwisko uczestnika,
 podpis organizacji przyjmującej,
 cel działania za granicą,
 daty rozpoczęcia i zakończenia mobilności.
Dokumentacja podlegająca analizie
Mobilność pracowników
Podróż odbywająca się pomiędzy
organizacją wysyłającą, a przyjmującą.
Potwierdzenie uczestnictwa
Dokumentacja podlegająca analizie
Mobilność pracowników
Podróż z lokalizacji innej niż ta, gdzie
posiada swoją siedzibę organizacja wysyłająca
i/lub do lokalizacji innej, niż ta, gdzie posiada
swoją siedzibę organizacja przyjmująca.
• Trasa przejazdu
• Bilety podróżne lub
faktura/rachunek z podanym
miejscem wyjazdu i przyjazdu.
Dokumentacja podlegająca analizie
Mobilność studentów
• Wsparcie Indywidualne
• Wsparcie Organizacyjne
Ewidencja dokumentacyjna wystawiona
przez organizację przyjmującą
Imię i nazwisko studenta,
daty rozpoczęcia i zakończenia mobilności za granicą w podziale na :
 wykaz zaliczeń (lub zaświadczenie od uczelni przyjmującej),
w przypadku wyjazdu na studia
 certyfikat zrealizowanej praktyki
(lub zaświadczenie od uczelni przyjmującej),
w przypadku wyjazdu na praktykę.
Charakter i specyfikacja poszczególnych kontroli
Kontrola systemowa
KIEDY
po zakończeniu realizacji
projektu
KOGO DOTYCZY
wytypowanych beneficjentów
powyżej 450 000,00 EUR
dofinansowania
Kontrole systemowe będą przeprowadzane przez
audytora zewnętrznego.
Kontrola systemowa
ETAP I
• Analiza procedur i systemów skupiająca
się na zgodności stosowanych w
organizacji Beneficjenta systemów.
• Sprawdzenie jakości procedur i
systemów kontroli wewnętrznej
Beneficjenta oraz zgodności z
postanowieniami umowy.
ETAP II
• Kontrola na miejscu raportu końcowego
dotyczącej ostatniej umowy o
dofinansowanie.
• Kontrola pozwala upewnić się, że
wnioski o zwrot kosztów w raporcie są
poprawne i mają rzeczywiste
uzasadnienie.
Kontrola systemowa etap I
Kontroli podlegają następujące obszary:
 zbadanie zgodności z wytycznymi Karty Erasmus dla szkolnictwa
wyższego;
 zbadanie zgodności umów pomiędzy Beneficjentem a uczestnikami;
 procedury pozwalające uniknąć podwójnego finansowania;
 kryteria selekcji uczestników;
 raportowanie do NA;
 identyfikacja płatności (od i na rzecz NA oraz beneficjentów) na
rachunkach bankowych i księgowych;
 zarządzanie cyklem mobilności;
 zarządzanie dokumentami.
KONTROLA FINANSOWA PROJEKTÓW
NA może zażądać dla każdego rodzaju kontroli także dokumentów lub
dowodów, które są zazwyczaj wymagane dla innego rodzaju kontroli.
Ponadto NA ma prawo, oprócz kontroli podstawowych, przeprowadzić
kontrolę specjalną – dodatkową, z uwagi na zauważone problemy, zgłoszone
nieprawidłowości itp.
KONTAKT
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
ul. Mokotowska 43, 00-551 Warszawa
tel.: (22) 46-31-000, 46-31-321
fax: (22) 463 10 21
Zespół Rozliczeń Finansowych:
Dorota Szynkiewicz
Małgorzata Sztarbała
Katarzyna Markowska
Dziękujemy za uwagę!