Załącznik

Załącznik nr 2
do Procedur kontroli zarządczej
KWESTIONARIUSZ
SAMOOCENY KONTROLI ZARZĄDCZEJ
dla pracowników
Komórka organizacyjna: ………………………………………………………..……………………….
A. Środowisko wewnętrzne
Środowisko wewnętrzne to: zarówno struktury wspierające zarządzanie (odpowiednia struktura
organizacyjna, właściwe delegowanie uprawnień, świadomość zadań wrażliwych), kwalifikacje
pracowników (kompetencje, doświadczenie, szkolenia), jak i postawy kierownictwa i pracowników
(uczciwość, akceptacja dla systemu kontroli, przykład kierownictwa). Wszystkie te czynniki składają
się na klimat panujący w jednostce i jej kulturę organizacyjną.
Lp.
TAK
NIE
UWAGI
Odniesienie do regulacji:
procedur, zasad,
przyjętych rozwiązań
lub wskazanie innych
dowodów
uzasadniających
odpowiedź
1. Przestrzeganie wartości etycznych
1.1 Czy jest Pan/Pani informowany/a o zasadach
etycznego postępowania?
1.2 Czy Pan/Pani rozumie, jakie zachowanie jest
właściwe, a jakie niewłaściwe, jakie konsekwencje
może spowodować niewłaściwe zachowanie, a także,
jakie działania należy podjąć, jeżeli będzie Pan/ Pani
świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych
obowiązujących w Urzędzie?
1.3 Czy kwestie uczciwego i etycznego postępowania
poruszane są na spotkaniach kierownictwa
z pracownikami?
1.4 Czy Pana/Pani zdaniem osoby na stanowiskach
kierowniczych w Pana/Pani Wydziale przestrzegają
i promują własną postawą i decyzjami etyczne
postępowanie?
1.5 Czy skargi, uwagi i propozycje pracowników oraz
podmiotów zewnętrznych rozpatrywane są w jasny
i zrozumiały sposób oraz bez zbędnej zwłoki?
1.6 Czy w razie stwierdzenia naruszenia przepisów
prawa, kodeksu etyki, regulaminów, procedur lub
zasad postępowania przyjętych w jednostce,
podejmowane są odpowiednie kroki?
Załącznik nr 2
do Procedur kontroli zarządczej
2. Kompetencje zawodowe
2.1 Czy Pan/Pani posiada aktualne pisemnie ustalone
wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i
doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na
poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy
obowiązków, opisy stanowisk pracy)?
2.2 Czy posiada Pan/Pani wiedzę i umiejętności
konieczne do skutecznego realizowania zadań?
2.3 Czy został sporządzony odpowiedni plan szkoleń
stosownie do Pana/Pani potrzeb?
2.4 Czy bierze Pan/Pani udział w szkoleniach w
wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować
powierzone zadania?
2.5 Czy jest Pan/Pani informowany/a o jakości
wykonywania przez Pana/Panią zadań oraz udzielane
są Panu/Pani konstruktywne rady i wskazówki
służących poprawie?
2.6 Czy istniejące w Urzędzie procedury zatrudniania
prowadzą do zatrudniania osób, które posiadają
pożądane na danym stanowisku pracy wiedzę
i umiejętności?
2.7 Czy proces rekrutacji jest jawny i otwarty dla
wszystkich?
2.8 Czy przyjęte zasady awansowania i nagradzania
zostały Panu/Pani jasno zakomunikowane?
3. Struktura organizacyjna
3.1. Czy struktura organizacyjna Pana/Pani Oddziału jest
dostosowana do aktualnych jej celów i zadań?
3.2 Czy został określony w formie pisemnej zakres zadań
Pana/Pani Oddziału w Wydziale, a także zakres
zadań, uprawnień i odpowiedzialności w tym
zakresie?
3.3 Czy ma Pan/Pani dostęp do aktualnego regulaminu
organizacyjnego jednostki zawierającego zakres
obowiązków i odpowiedzialności kierownictwa i
poszczególnych Wydziałów?
4. Delegowanie uprawnień
4.1 Czy powierzenie uprawnień lub obowiązków
dokonywane jest w drodze pisemnej, np. w formie
upoważnienia czy pełnomocnictwa?
Załącznik nr 2
do Procedur kontroli zarządczej
4.2 Czy przyjęcie uprawnień lub obowiązków towarzyszy
przyjęciu odpowiedzialności za podejmowane decyzje
lub dokonywane czynności?
B. Cele i zarządzanie ryzykiem
Niezbędnym warunkiem zarządzania ryzykiem jest określenie jasnych i spójnych celów całej jednostki.
Dopiero po określeniu celów możliwa jest identyfikacja ryzyka, które może zagrozić ich osiągnięciu. Każde
zidentyfikowane ryzyko powinno zostać poddane analizie pod kątem jego możliwych skutków
i prawdopodobieństwa wystąpienia. Następnie określany jest stosunek do ryzyka, czyli poziom ryzyka
akceptowalny w danej sytuacji jednostki, oraz sposób reakcji na każde zidentyfikowane ryzyko. Ostatnim
elementem w cyklu zarządzania ryzykiem jest wdrożenie zaplanowanych działań oraz ich monitorowanie.
Lp.
TAK
NIE
UWAGI
Odniesienie do regulacji:
procedur, zasad,
przyjętych rozwiązań lub
wskazanie innych
dowodów uzasadniających
odpowiedź
5. Misja
5.1 Czy został określony ogólny cel istnienia Urzędu np.
w postaci misji (poza statutem lub ustawą
powołującą jednostkę)?
6. Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji
6.1
Czy w Urzędzie zostały określone cele do
osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym
roku w innej formie niż regulamin organizacyjny
czy statut (np. jako plan pracy, plan działalności
itp.)?
6.2
Czy cele i zadania Urzędu na bieżący rok mają
określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria,
za pomocą, których można sprawdzić czy cele
i zadania zostały zrealizowane? – należy
odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na
pytanie nr 6.1 brzmi TAK
6.3
Czy Pana/Pani bezpośredni przełożony na bieżąco
monitoruje stan zaawansowania realizacji
powierzonych Panu/Pani zadań?
7. Identyfikacja, analiza i reakcja na ryzyko
7.1
Czy w Pana/Pani Oddziale w udokumentowany
sposób identyfikuje się i analizuje
zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić
w realizacji celów i zadań (np. poprzez
sporządzanie rejestru ryzyka lub innego
dokumentu zawierającego zidentyfikowane
zagrożenia/ryzyka)?
Załącznik nr 2
do Procedur kontroli zarządczej
7.2
Czy w Pana/ Pani Oddziale w analizę ryzyka są
zaangażowani wszyscy pracownicy?
7.3
Czy w Pana/Pani Oddziale zostały zaplanowane i
wdrożone odpowiednie działania w stosunku do
każdego ryzyka zgodnie z ustalonym rodzajem
reakcji?
C. Mechanizmy kontroli
Na mechanizmy kontroli zarządczej składają się m.in. regulaminy, procedury, instrukcje, czynności czy
zasady, za pomocą których zarządzający chcą zapewnić, że funkcjonowanie jednostki będzie przebiegać
zgodnie z ich wytycznymi. Mechanizmy kontroli powinny występować w jednostce na wszystkich
szczeblach zarządzania, a także stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko. Celem mechanizmów
kontrolnych powinno być ograniczanie zidentyfikowanego ryzyka, którego jednostka nie może
zaakceptować.
Lp.
TAK
NIE
UWAGI
Odniesienie do regulacji:
procedur, zasad, przyjętych
rozwiązań lub wskazanie
innych dowodów
uzasadniających odpowiedź
8. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej
8.1
Czy ma Pana/Pani łatwy, bieżący dostęp do
procedur/instrukcji obowiązujących w Urzędzie
(np. poprzez intranet), które są niezbędne do
wykonywania przez Pana/Panią obowiązków?
8.2
Czy dokumentacja jest prowadzona w Pana/Pani
Oddziale w formie pisemnej i obejmuje wszystkie
procedury, instrukcje, wytyczne kierownictwa,
zakresy obowiązków i inne dokumenty w stopniu
wystarczającym do realizowania przez Pana/Panią
zadań?
9. Nadzór
9.1
Czy Pana/Pani bezpośredni przełożony w sposób
jasny komunikuje Panu/Pani zakres ich
obowiązków i odpowiedzialności (na piśmie)?
9.2
Czy nadzór ze strony przełożonych zapewnia
skuteczną realizację zadań?
10. Ciągłość działalności
10.1 Czy w Pana/Pani Oddziale są ustalone zasady
zastępstw zapewniających sprawną pracę komórki
w przypadku nieobecności poszczególnych
pracowników?
Załącznik nr 2
do Procedur kontroli zarządczej
10.2 Czy został/a Pan/Pani zapoznany/a
z mechanizmami (procedurami) służącymi
utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek
awarii?
11. Ochrona zasobów
11.1 Czy dostęp pracowników do siedziby, obiektów
i pomieszczeń poza godzinami pracy jest
ograniczony i kontrolowany?
11.2 Czy dokumenty/materiały/zasoby informatyczne,
z których korzysta Pan/Pani w swojej pracy są
Pana/Pani zdaniem odpowiednio chronione przed
utratą lub zniszczeniem?
11.3 Czy ma Pan/Pani świadomość swojej
odpowiedzialności za powierzone mienie oraz
inne zasoby np.: dokumenty, druki, pieczęcie,
oraz obowiązku w zakresie ich ochrony
i właściwego wykorzystania?
12. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych
12.1 Czy według Pana/Pani wiedzy w wydziale,
zatwierdzaniu podlegają wszelkie wydatki przed
ich dokonaniem oraz wszelkie zobowiązania przed
ich zaciągnięciem?
12.2 Czy w Pana/Pani Oddziale, zostały wdrożone
zasady i procedury służące zapewnieniu
odpowiedniego podziału obowiązków?
12.3 Czy w Pana/Pani Oddziale, dokonuje się
okresowych przeglądów zakresów czynności
i upoważnień, aby upewnić się, że pracownicy
wykonują swoje obowiązki zgodnie z przyjętymi
w urzędzie zasadami?
13. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych
13.1 Czy wg Pana/Pani wiedzy w urzędzie opracowano
plan awaryjny na wypadek poważnych zaburzeń
i przerw w poprawnym działaniu sprzętu,
systemów, sieci, baz danych i aplikacji?
13.2 Czy został/a Pan/Pani odpowiednio
przeszkolony/a i jest Pan/Pani świadomy/ swoich
obowiązków w zakresie ochrony danych
przechowywanych na nośnikach
informatycznych?
D. Informacja i komunikacja
Kierownictwo oraz pracownicy powinni otrzymywać w odpowiedniej formie i odpowiednim czasie
właściwe i rzetelne informacje niezbędne do wykonywania przez nich obowiązków. Konieczny jest
Załącznik nr 2
do Procedur kontroli zarządczej
efektywny przepływ informacji wewnątrz jednostki, który powinien zapewnić nie tylko przepływ informacji
do odpowiednich osób, ale również prawidłowe zrozumienie tych informacji przez odbiorców.
Lp.
TAK
NIE
UWAGI
Odniesienie do regulacji:
procedur, zasad, przyjętych
rozwiązań lub wskazanie innych
dowodów uzasadniających
odpowiedź
14. Bieżąca informacja, komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna
14.1 Czy w Pana/Pani opinii funkcjonują mechanizmy
łatwego przepływu informacji wewnątrz urzędu
zarówno w kierunku pionowym – w dół i w górę
struktury organizacyjnej – jak i poziomym?
14.2 Czy w Pana/ Pani opinii funkcjonuje dobra
komunikacja pomiędzy komórkami i osobami,
których działalność jest ze sobą powiązana?
14.3 Czy według Pana/Pani w urzędzie funkcjonują
formalne zasady kontaktów pracowników urzędu
z przedstawicielami zewnętrznych podmiotów,
czy każdy pracownik zna i rozumie te zasady oraz
wie, czy i w jakim zakresie może takie kontakty
utrzymywać?
14.4 Czy wszelkie skargi, sugestie, wnioski i zapytania
są zbierane i przekazywane odpowiednim
wydziałom?
15. Monitorowanie i ocena
15.1 Czy przełożeni na co dzień zwracają
wystarczającą uwagę na przestrzeganie przez
pracowników obowiązujących w Urzędzie zasad,
procedur, instrukcji, itp.?
W polu „Uwagi” można wpisać wszelkie komentarze odnoszące się do postawionego pytania.
Pole „Uwagi” można również wykorzystać do udzielenia odpowiedzi na pytanie takiej jak „nie wiem”
lub „nie mam wiedzy w tym zakresie”.