Co powinna zawierać odpowiedź na wstępne zapytanie ofertowe

Co powinna zawierać odpowiedź na wstępne zapytanie ofertowe?
Adres
Data
W wierszu "dotyczy" powtarzamy opis sprawy
z zapytania wstępnego
Formuła grzecznościowa, z wymienieniem, o ile
to możliwe, nazwiska osoby, która będzie dokonywać
oceny odpowiedzi.
Podziękowanie za zapytanie
Odpowiedź pozytywna:
Odpowiedź odmowna:
Wyrażamy wyraźne zainteresowanie zleceniem
Wyrażamy zainteresowanie stroną
kierującą do nas zapytanie wstępne.
Odpowiadamy dokładnie na wszystkie pytania,
niejasności wyjaśniamy telefonicznie.
Nawiązujemy dokładnie do pytań,
wykazując naszą kompetencję.
Przedstawiamy nasze możliwości w sposób
następujący:
1. Podkreślamy swoją kompetencję
w danej dziedzinie.
2. Opisujemy nasze szczególne
możliwości.
3. Wyjaśniamy, dlaczego najlepiej
zrealizujemy planowane zlecenie.
4. Podajemy referencje: wymieniamy
klientów i wykonane przez nas
prace o podobnym charakterze.
5. Załączamy materiały informacyjne,
na które ewentualnie powołujemy
się w piśmie
Żałujemy, że musimy odmówić
Uzasadniamy naszą odmowę
Proponujemy
rozwiązanie
alternatywne
Załączamy materiały informacyjne,
na które powołujemy się w piśmie.
Podajemy harmonogram dostaw, możliwą
datę rozpoczęcia realizacji zlecenia.
Jeszcze raz podkreślamy zainteresowanie zleceniem.
Pozdrowienia końcowe
Zapewniamy
o naszej gotowości
do współpracy
w przyszłości