instrukcja digitalizacji APP

Załącznik nr 1C do SIWZ
Znak: 020-11/11
Zarządzenie nr 11
Dyrektora Archiwum Państwowego w Poznaniu
z dnia 31 grudnia 2011 roku
w sprawie wprowadzenia Instrukcji digitalizacji zasobu archiwalnego
w Archiwum Państwowym w Poznaniu
Na podstawie § 13. ust. 2 pkt. 9 Statutu Archiwum Państwowego w Poznaniu nadanego
Decyzją Nr 28 Naczelnego Dyrektora Archiwów Panstwowych z dnia 23 września 2007 r.
(z pózn. zm.) oraz § 5 ust. 1 zarządzenia Nr 13 Naczelnego Dyrektora Archiwow Państwowych z
dnia 29 czerwca 2011 r. w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych zarządza
się co następuje:
§1
Wprowadza się Instrukcję digitalizacji zasobu archiwalnego w Archiwum Państwowym w Poznaniu,
stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia, zwaną dalej Instrukcją.
§2
Instrukcja ma na celu uściślenie zapisów Zaleceń w zakresie digitalizacji materiałów archiwalnych
w archiwach państwowych wprowadzonych zarządzeniem Nr 13 Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych z dnia 29 czerwca 2011 r., zwanych dalej Zaleceniami.
§3
W sprawach nieuregulowanych Instrukcją, w szczególności w zakresie wymagań technicznych
wykonywania skanów, stosuje się Zalecenia.
§4
Wykonanie Zarządzenia powierza się kierownikom: Oddziału Gromadzenia i Opracowania Zasobu,
Pracowni Reprograficznej oraz Oddziałów w Gnieźnie, Koninie i Pile.
§5
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 2 stycznia 2012 roku.
Henryk Krystek
(dyrektor Archiwum Państwowego w Poznaniu)
Załącznik nr 1
do Zarządzenia nr 11/2011
Dyrektora Archiwum Państwowego
w Poznaniu z dnia 31 grudnia 2011 r.
Instrukcja digitalizacji zasobu archiwalnego
w Archiwum Państwowym w Poznaniu
Rozdział 1
Postanowienia wstępne
1. Digitalizacja materiałów archiwalnych prowadzona jest przez Pracownię Reprograficzną
oraz przez Oddziały zamiejscowe posiadające pracownie digitalizacji.
2. Kierownik Pracowni Reprograficznej koordynuje digitalizację materiałów archiwalnych w
obszarze całego Archiwum.
3. W zakresie opracowania planów digitalizacji oraz przygotowania materiałów archiwalnych
do skanowania, z kierownikiem Pracowni Reprograficznej współpracują kierownicy
komórek organizacyjnych wskazanych w Instrukcji.
4. Po wykonaniu skanów jednostki archiwalne są oznaczane jako „zdigitalizowane” na
podstawie odrębnych przepisów.
Rozdział 2
Plany digitalizacji
1. Digitalizację materiałów archiwalnych prowadzi się na podstawie rocznych planów
digitalizacji.
2. Roczny plan digitalizacji określa:
a. numery i nazwy zespołów (zbiorów) akt oraz sygnatury jednostek archiwalnych
przewidzianych do digitalizacji w danym roku,
b. liczbę zapisanych stron w poszczególnych jednostkach,
c. łączną liczbę stron przewidzianych do digitalizacji w danym roku.
3. Projekt rocznego planu digitalizacji przygotowują:
a. Kierownik Oddziału Gromadzenia i Opracowania Zasobu dla w Centrali Archiwum, na
podstawie propozycji przedstawionych przez kierowników: Oddziału III
Udostępniania i Informacji Archiwalnej oraz Pracowni Konserwacji Materiałów
Archiwalnych, z uwzględnieniem danych o udostępnianiu materiałów archiwalnych w
pracowni naukowej,
b. Kierownicy Oddziałów zamiejscowych w Gnieźnie i Koninie.
4. Propozycje do planów rocznego i wieloletniego mogą zgłaszać kierownicy Oddziałów
zamiejscowych, które nie prowadzą digitalizacji.
5. Kierownicy wskazani w p. 3 i 4 przedstawiają propozycje do planów digitalizacji nie
później niż do końca września roku poprzedzającego planowany okres.
6. Kierownik Oddziału I przedkłada projekty planów digitalizacji dyrektorowi do akceptacji
nie później niż do końca października.
7. Dyrektor zatwierdza plany digitalizacji lub wprowadza zmiany do przedłożonych
projektów nie później niż do końca listopada.
Rozdział 3
Przygotowanie materiałów do digitalizacji
1. Podstawą przygotowania materiałów do digitalizacji jest plan digitalizacji. Materiały
powinny być przygotowane w terminie uwzględniającym konieczność pozyskania do
rocznego planu digitalizacji informacji o liczbie stron poszczególnych jednostek.
2. Za przygotowanie materiałów do digitalizacji odpowiadają:
a. dla zasobu przechowywanego w Centrali Archiwum kierownik Oddziału I, który jest
obowiązany uwzględnić czynności z tym związane w rocznym planie pracy oddziału,
b. dla zasobu przechowywanego w Oddziałach zamiejscowych ich właściwi kierownicy,
którzy są obowiązani uwzględnić czynności z tym związane w rocznych planach pracy
Oddziałów.
3. Przygotowanie do digitalizacji obejmuje następujące czynności:
a. sprawdzenie stanu fizycznego jednostki, a w przypadku gdy okaże się, że uniemożliwia
on wykonanie skanów – przekazanie odpowiedniej informacji kierownikowi Pracowni
Konserwacji Materiałów Archiwalnych lub kierownikowi Oddziału zamiejscowego,
b. rozprostowanie kart oraz naprawę drobnych uszkodzeń, przedarć itp.,
c. spaginowanie zapisanych stron, a w przypadku jednostek spaginowanych –
sprawdzenie istniejącej paginacji (z zastrzeżeniem postanowień Zaleceń),
d. wpisanie do Bazy Mikrofilm-Digitalizacja informacji wskazanych w rozdziale 6. W
polu „Uwagi” należy wpisać informacje wymagane przez Zalecenia, a także: opis
uszkodzeń jednostki oraz inne informacje istotne dla procesu skanowania i kontroli
skanów, w szczególności o sposobie zszycia księgi lub poszytu utrudniającym proces
skanowania.
4. W przypadku, gdy sposób zszycia jednostki utrudnia wykonanie skanów, kierownik
Pracowni Konserwacji lub kierownik Oddziału zamiejscowego po konsultacji z
dyrektorem Archiwum podejmuje decyzję o rozszyciu jednostki, wycofaniu jej z procesu
skanowania lub zeskanowaniu w istniejącej postaci.
Rozdział 4
Skanowanie
1. Skanowanie odbywa się wyłącznie na specjalistycznych skanerach w pracowniach
digitalizacji.
2. Skanowanie prowadzą przeszkoleni pracownicy Archiwum. Kierownik Pracowni
Reprograficznej w centrali Archiwum i kierownicy Oddziałów zamiejscowych mogą, za
zgodą dyrektora, powierzyć wykonywanie skanów innym osobom, w szczególności
wolontariuszom, praktykantom lub stażystom, po ich wcześniejszym przeszkoleniu przez
operatorów skanerów.
3. Proces skanowania obejmuje następujące czynności:
a. wykonanie skanów z zachowaniem wymagań technicznych opisanych w Zaleceniach,
przy czym wokół skanowanego obiektu zachowuje się margines nie mniejszy niż 50
nie większy niż 100 pikseli,
b. zapis skanów w formacie tiff, nadanie plikom i folderom nazw określonych w
Zaleceniach,
c. kompresję plików do formatu jpg oraz zapisanie plików w tym formacie w odrębnych
niż skany wzorcowe folderach, z zachowaniem struktury i nazewnictwa określonych
w Zaleceniach,
d. wpisanie do Bazy "Mikrofilm-Digitalizacja" informacji wskazanych w rozdziale 6,
wraz z ewentualnym uzupełnieniem pola „Uwagi” informacji wskazanych w rozdziale
3, jeżeli nie zostały one zamieszczone przez osobę przygotowującą materiały do
digitalizacji.
4. W przypadku stwierdzenia błędów w paginacji nie wykazanych w opisie jednostki w Bazie
Mikrofilm-Digitalizacja, operator skanera zwraca jednostkę osobie, która przygotowała ją
do skanowania w celu poprawy paginacji lub naniesienia odpowiednich uwag w opisie
jednostki.
Rozdział 5
Czynności po wykonaniu skanów. Kontrola skanów
1. Po wykonaniu skanów operator skanera wykonuje sprawdzenie poprawności nazewnictwa
plików i folderów.
2. Kontrolę skanów wykonują:
a. Kierownik i pracownicy zatrudnienie w Pracowni Reprograficznej w Centrali
Archiwum,
b. Właściwi kierownicy i wyznaczeni pracownicy w Oddziałach zamiejscowych.
3. Skany nie mogą być kontrolowane przez osobę, która je wykonała.
4. Skany kontrolowane są na wyznaczonych stanowiskach komputerowych wyposażonych w
skalibrowane monitory.
5. Kontrola skanów obejmuje:
a. sprawdzenie, czy porawnie zostały zeskanowane wszystkie zapisane strony,
b. kontrolę ostrości i kontrastu obrazu i czytelności skanów,
c. sprawdzenie kadrowania , czy skan obejmuje całą stronę, a także czy zachowane
zostały marginesy dookoła skanowanego obiektu,
d. wpisanie do Bazy "Mikrofilm-Digitalizacja" informacji wskazanych w rozdziale 6.
6. W przypadku konieczności poprawek skanów są one wykonywane przez operatora skanera.
7. Po stwierdzeniu poprawności wykonania skanów, kontroler skanów sporządza w postaci
cyfrowej w formacie TIFF metryczkę, tablicę początkową i tablice końcową i zapisuje je
w folderach ze skanami wzorcowymi i kopiami użytkowymi.
Rozdział 6
Czynności po kontroli skanów. Archiwizacja skanów
1. Po zakończeniu kontroli skanów informatyk:
a. zabezpiecza pliki wzorcowe na macierzy dyskowej lub taśmach, z zachowaniem
odpowiedniego nazewnictwa i struktury,
b. zapisuje pliki wzorcowe na dysku przeznaczonym do dostarczenia ich do Centralnego
Repozytorium Cyfrowego (CRC), z zachowaniem odpowiedniego nazewnictwa
i struktury.
c. dokonuje sprawdzenia, czy skany mogą być udostępnione w serwisie „Szukaj w
archiwach” i przygotowuje odpowiednie zlecenie publikacji,
2. Kierownik Pracowni Reprograficznej:
a. przygotowuje zlecenie zabezpieczenia skanów w CRC,
b. po podpisaniu zleceń przez dyrektora Archiwum zapewnia dostawę dysków ze skanami
do Narodowego Archiwum Cyfrowego,
c. przekazuje odpowiednią informację do informatyka w celu zamieszczenia jej na stronie
internetowej Archiwum.
3. Kierownicy Oddziałów zamiejscowych:
a. przekazują pliki wzorcowe skanów do Centrali Archiwum na dyskach twardych,
b. przygotowują zlecenie zabezpieczenia skanów w Centrali Archiwum i CRC,
c. dokonują sprawdzenia, czy skany mogą być udostępnione w serwisie „Szukaj w
archiwach” i przygotowują odpowiednie zlecenie publikacji.
4. Dyrektor Archiwum, na wniosek kierownika Pracowni Reprograficznej i Informatyka,
może podjąć decyzję o usunięciu plików wzorcowych zapisanych na macierzy lub
taśmach, po ich zabezpieczeniu w CRC.
Rozdział 7
Baza Mirkofilm-Digitalizacja
1. Prowadzi się Bazę "Mikrofilm-Digitalizacja", służącą do zarządzania procesem digitalizacji
i stanowiącą podstawę do wydruku metryczki, tablicy początkowej i tablicy końcowej.
2. Baza zawiera co najmniej następujące informacje:
Pole
Osoba wypełniająca pole
nr i nazwa archiwum
Wypełniane automatycznie
nr mikrofilmu
Przygotowujący materiały
nr zespołu
Przygotowujący materiały
nazwa zespołu
Przygotowujący materiały
sygnatura
Przygotowujący materiały
liczba stron/kart
Przygotowujący materiały
liczba skanów (klatek)
Operator skanera
uwagi
Przygotowujący materiały, ew. operator skanera
nazwa pracowni digitalizacji
Wypełniane automatycznie
rok przygotowania materiałów
Przygotowujący materiały
do skanowania (mikrofilmowania)
imię i nazwisko operatora
Operator skanera
skanera
data wykonania skanów
Operator skanera
3. Baza "Mikrofilm-Digitalizacja" zapewnia co najmniej następujące funkcjonalności:
a. pomoc w opracowaniu planów digitalizacji,
b. wpisywanie i udostępnianie informacji, na jakim etapie digitalizacji znajduje się dana
jednostka (przygotowanie do skanowania, skanowanie, kontrola jakości),
c. pomoc w przygotowaniu zlecenia zabezpieczenia skanów wzorcowych w Archiwum
i CRC, pomoc w przygotowaniu zlecenia udostępnienia skanów w serwisie „Szukaj w
archiwach”,
d. generowanie raportów o skanach i mikrofilmach.