Procedura digitalizacji
Transkrypt
Procedura digitalizacji
Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 2/2012 Dyrektora Archiwum Państwowego w Lublinie z dnia 20 marca 2012 r. Procedura digitalizacji w Archiwum Państwowym w Lublinie Rozdział 1 Postanowienia wstępne 1. Digitalizacja materiałów archiwalnych prowadzona jest przez Oddział IV Ewidencji i udostępniania zasobu oraz przez Oddziały zamiejscowe posiadające pracownie digitalizacji. 2. Kierownik Oddziału IV Ewidencji i udostępniania zasobu koordynuje digitalizację materiałów archiwalnych w obszarze całego Archiwum. 3. W zakresie opracowania planów digitalizacji oraz przygotowania materiałów archiwalnych do skanowania, z kierownikiem Oddziału IV współpracują kierownicy komórek organizacyjnych wskazanych w Procedurze. 4. Po wykonaniu skanów jednostki archiwalne są „zdigitalizowane” na podstawie odrębnych przepisów. oznaczane jako Rozdział 2 Plany digitalizacji 1. Digitalizację materiałów archiwalnych prowadzi wieloletnich i rocznych planów digitalizacji. się na podstawie 2. Wieloletni plan digitalizacji tworzony jest na okres 3 lat i jest aktualizowany raz do roku. 3. Wieloletni plan digitalizacji określa: zespoły (zbiory) akt i sygnatury jednostek archiwalnych, które są przewidziane do digitalizacji w ciągu najbliższych 3 lat, następujących po roku wprowadzenia lub aktualizacji Planu. 4. Roczny plan digitalizacji określa: a. numery i nazwy zespołów (zbiorów) akt oraz sygnatury jednostek archiwalnych przewidzianych do digitalizacji w danym roku, b. liczbę zapisanych stron w poszczególnych jednostkach, c. łączną liczbę stron przewidzianych do digitalizacji w danym roku. 5. Projekt rocznego i wieloletniego planu digitalizacji przygotowują: a. Kierownik Oddziału IV dla zasobu w Centrali Archiwum na podstawie propozycji przedstawionych przez kierowników: Oddziału I Gromadzenia i opracowania zasobu, Oddziału II Informacji archiwalnej oraz Pracowni konserwacji archiwalnej, z uwzględnieniem danych o udostępnianiu materiałów archiwalnych w pracowni naukowej, b. Kierownicy Oddziałów zamiejscowych. 6. Propozycje do planów rocznego i wieloletniego mogą zgłaszać kierownicy Oddziałów zamiejscowych, które nie prowadzą digitalizacji. 7. Kierownicy wskazani w p. 5 i 6 przedstawiają propozycje do planów digitalizacji nie później niż do końca września roku poprzedzającego planowany okres. 8. Kierownik Oddziału IV przedkłada projekty planów digitalizacji dyrektorowi do akceptacji nie później niż do końca października. 9. Dyrektor zatwierdza plany digitalizacji lub wprowadza przedłożonych projektów nie później niż do końca listopada. zmiany do Rozdział 3 Przygotowanie materiałów do digitalizacji 1. Podstawą przygotowania materiałów do digitalizacji jest wieloletni plan digitalizacji. Materiały powinny być przygotowane w terminie uwzględniającym konieczność pozyskania do rocznego planu digitalizacji informacji o liczbie stron poszczególnych jednostek. 2. Za przygotowanie materiałów do digitalizacji odpowiadają: a. dla zasobu przechowywanego w Centrali Archiwum kierownicy Oddziału I i Oddziału IV, którzy są obowiązani uwzględnić czynności z tym związane w rocznych planach pracy oddziałów, b. dla zasobu przechowywanego w Oddziałach zamiejscowych ich właściwi kierownicy, którzy są obowiązani uwzględnić czynności z tym związane w rocznych planach pracy Oddziałów. 3. Przygotowanie do digitalizacji obejmuje następujące czynności: a. sprawdzenie stanu fizycznego jednostki, a w przypadku gdy okaże się, że uniemożliwia on wykonanie skanów – przekazanie odpowiedniej informacji kierownikowi Oddziału IV lub kierownikowi Oddziału zamiejscowego, b. rozprostowanie kart oraz naprawę drobnych uszkodzeń, przedarć itp., c. spaginowanie zapisanych stron, a w przypadku jednostek spaginowanych – sprawdzenie istniejącej paginacji (z zastrzeżeniem postanowień Zaleceń), d. wpisanie do Bazy Digitalizacja informacji wskazanych w rozdziale 6. W polu „Uwagi” należy wpisać informacje wymagane przez Zalecenia, a także: opis uszkodzeń jednostki oraz inne informacje istotne dla procesu skanowania i kontroli skanów, w szczególności o sposobie zszycia księgi lub poszytu utrudniającym proces skanowania. 4. W przypadku, gdy sposób zszycia jednostki utrudnia wykonanie skanów, kierownik Oddziału IV lub kierownik Oddziału zamiejscowego po konsultacji z dyrektorem Archiwum podejmuje decyzję o rozszyciu jednostki, wycofaniu jej z procesu skanowania lub zeskanowaniu w istniejącej postaci. Rozdział 4 Skanowanie 1. Skanowanie odbywa się wyłącznie na specjalistycznych skanerach w pracowniach digitalizacji. 2. Skanowanie prowadzą przeszkoleni pracownicy Archiwum. Kierownik Oddziału IV i kierownicy Oddziałów zamiejscowych mogą, za zgodą dyrektora, powierzyć wykonywanie skanów innym osobom, w szczególności wolontariuszom, praktykantom lub stażystom, po ich wcześniejszym przeszkoleniu przez operatorów skanerów. 3. Proces skanowania obejmuje następujące czynności: a. wykonanie skanów z zachowaniem wymagań technicznych opisanych w Zaleceniach, przy czym wokół skanowanego obiektu zachowuje się margines nie mniejszy niż 50 nie większy niż 100 pikseli, b. zapis skanów w formacie tiff, nadanie plikom i folderom nazw określonych w Zaleceniach, c. kompresję plików do formatu jpg oraz zapisanie plików w tym formacie w odrębnych niż skany wzorcowe folderach, z zachowaniem struktury i nazewnictwa określonych w Zaleceniach, d. wpisanie do Bazy Digitalizacja informacji wskazanych w rozdziale 6, wraz z ewentualnym uzupełnieniem pola „Uwagi” informacji wskazanych w rozdziale 3, jeżeli nie zostały one zamieszczone przez osobę przygotowującą materiały do digitalizacji. 4. W przypadku stwierdzenia błędów w paginacji nie wykazanych w opisie jednostki w Bazie Digitalizacja, operator skanera zwraca jednostkę osobie, która przygotowała ją do skanowania w celu poprawy paginacji lub naniesienia odpowiednich uwag w opisie jednostki. Rozdział 5 Czynności po wykonaniu skanów. Kontrola skanów 1. Po wykonaniu skanów operator skanera wykonuje następujące czynności: a. sprawdzenie poprawności nazewnictwa plików i folderów, b. udostępnienie osobom wykonującym kontrolę skanów wyłącznie folderów ze skompresowanymi skanami. 2. Kontrolę skanów wykonują: a. Kierownik Oddziału IV i pracownicy zatrudnieni w pracowni naukowej w Centrali Archiwum, b. Właściwi kierownicy zamiejscowych, i wyznaczeni pracownicy w Oddziałach 3. Skany nie mogą być kontrolowane przez osobę, która je wykonała. 4. Skany kontrolowane są na wyznaczonych stanowiskach komputerowych wyposażonych w skalibrowane monitory. 5. Kontrola skanów obejmuje: a. sprawdzenie, czy zeskanowane zostały wszystkie zapisane strony, b. kontrolę jasności, kontrastu i czytelności skanów, c. sprawdzenie, czy skan obejmuje całą stronę, a także czy zachowane zostały marginesy dookoła skanowanego obiektu, d. wpisanie do Bazy Digitalizacja informacji wskazanych w rozdziale 6, w tym zaznaczenie odpowiedniego pola dotyczącego prawidłowości wykonania skanów. 6. W przypadku konieczności poprawek skanów są one wykonywane przez operatora skanera. 7. Po stwierdzeniu poprawności wykonania skanów, kontroler skanów sporządza w postaci cyfrowej w formacie pdf. metryczkę, tablicę początkową i tablice końcową i zapisuje je w folderach ze skanami wzorcowymi i kopiami użytkowymi. Rozdział 6 Czynności po kontroli skanów. Archiwizacja skanów 1. Po zakończeniu kontroli skanów informatyk: a. zabezpiecza pliki wzorcowe na macierzy dyskowej lub taśmach, z zachowaniem odpowiedniego nazewnictwa i struktury, b. zapisuje pliki wzorcowe na dysku przeznaczonym do dostarczenia ich do Centralnego Repozytorium Cyfrowego (CRC), z zachowaniem odpowiedniego nazewnictwa i struktury, c. zapisuje pliki użytkowe w udostępnionym folderze sieciowym, z zachowaniem odpowiedniego nazewnictwa i struktury, d. zamieszcza informację o tych czynnościach w Bazie Digitalizacja. 2. Kierownik Oddziału IV Ewidencji i udostępniania: a. przygotowuje zlecenie zabezpieczenia skanów w CRC, b. dokonuje sprawdzenia, czy skany mogą być udostępnione w serwisie „Szukaj w archiwach” i przygotowuje odpowiednie zlecenie publikacji, c. po podpisaniu zleceń przez dyrektora Archiwum zapewnia dostawę dysków ze skanami do Narodowego Archiwum Cyfrowego, d. zamieszcza Archiwum. odpowiednią informację 3. Kierownicy Oddziałów zamiejscowych: na stronie internetowej a. Przekazują pliki wzorcowe skanów do Centrali Archiwum na dyskach twardych, b. Przygotowują zlecenie zabezpieczenia skanów w Centrali Archiwum i CRC, c. Dokonują sprawdzenia, czy skany mogą być udostępnione w serwisie „Szukaj w archiwach” i przygotowują odpowiednie zlecenie publikacji. 4. Dyrektor Archiwum, na wniosek kierownika Oddziału IV, może podjąć decyzję o usunięciu plików wzorcowych zapisanych na macierzy lub taśmach, po ich zabezpieczeniu w CRC. Rozdział 7 Baza Digitalizacja 1. Tworzy się Bazę Digitalizacja, służącą do zarządzania procesem digitalizacji i stanowiącą podstawę do wydruku metryczki, tablicy początkowej i tablicy końcowej. 2. Baza zawiera co najmniej następujące informacje: Pole Osoba wypełniająca pole nr i nazwa archiwum Wypełniane automatycznie nazwa pracowni digitalizacji Wypełniane automatycznie nr zespołu Przygotowujący materiały nazwa zespołu Przygotowujący materiały nazwa serii i podserii Przygotowujący materiały sygnatura Przygotowujący materiały liczba stron/kart Przygotowujący materiały liczba skanów Operator skanera uwagi Przygotowujący materiały, ew. operator skanera imię i nazwisko osoby przygotowującej materiały do skanowania Przygotowujący materiały data przygotowania materiałów Przygotowujący materiały do skanowania imię i nazwisko operatora skanera Operator skanera data wykonania skanów Operator skanera imię i nazwisko osoby kontrolującej jakość skanów Kontroler jakości data kontroli Kontroler jakości Poprawność skanów Kontroler jakości; pole wyboru poprawne/do poprawy; w przypadku zaznaczenia „do poprawy” – dodatkowe pole tekstowe umożliwiające wpisanie uwag. Archiwizacja w CRC (data) Kierownik Oddziału IV, kierownik oddziału zamiejscowego Udostępnienie w SwA (data) Kierownik Oddziału IV, kierownik oddziału zamiejscowego 3. Baza Digitalizacja zapewnia co najmniej następujące funkcjonalności: a. opracowanie planów digitalizacji – wieloletniego i rocznego, b. wpisywanie i udostępnianie informacji, na jakim etapie digitalizacji znajduje się dana jednostka (plan, przygotowanie do skanowania, skanowanie, kontrola jakości, archiwizacja, zabezpieczenie w CRC, publikacja w serwisie „Szukaj w archiwach”, c. wskazanie osób odpowiedzialnych za poszczególne etapy digitalizacji i przepływ informacji wskazanych wyżej między nimi, d. sporządzenie metryczki, tablicy początkowej i tablicy końcowej, e. przygotowanie zlecenia zabezpieczenia skanów wzorcowych w Archiwum i CRC, przygotowanie zlecenia udostępnienia skanów w serwisie „Szukaj w archiwach”, f. wpisywanie informacji o przekazanych plikach wzorcowych skanów z Oddziałów zamiejscowych do Centrali Archiwum, g. wpisywanie i udostępnianie wzorcowych i użytkowych, informacji o lokalizacji plików h. generowanie raportów o skanach wykonanych w zadanym okresie na poszczególnych etapach digitalizacji przez określone osoby.