pytania do siwz - Urząd Dzielnicy Bielany

Urząd Miasta Stołecznego Warszawy
Wydział Zamówień Publicznych dla Dzielnicy Bielany
ul. Przybyszewskiego 70/72, 01-824 Warszawa, tel. (022) 834 00 61-65 wew. 109
www.bielany.waw.pl
U-D-III-WZP-3411-TGA-24-4/09
Warszawa, dnia 21 maja 2009 roku
Wykonawcy zainteresowani przetargiem
na dostawę i montaŜ regałów karuzelowych w budynku Urzędu Dzielnicy
Bielany m.st. Warszawy przy ulicy śeromskiego 29
Zamawiający, m.st. Warszawa Dzielnica Bielany, informuje, Ŝe w toku przedmiotowego
postępowania wpłynęły pytania do treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, które
zamieszczamy poniŜej.
1. Załącznik nr 4 – Parametry techniczne, Parametry regału p. 5 oraz Minimalne Wymogi
dotyczące sterowania regałami i dostępu do półek p. 5
Proszę o wyjaśnienie metody włączania i wyłączania oświetlenia znajdującego się nad
oknem dostępowym. Czy naleŜy rozumieć, Ŝe oświetlenie będzie uruchamiane z chwilą
otwarcia elektrycznych drzwi dostępowych w oknie dostępowym regałów karuzelowych a
wyłączane w chwili zamknięcia elektrycznych drzwi dostępowych?
Odp. NaleŜy rozumieć, Ŝe oświetlenie będzie uruchamiane z chwilą otwarcia elektrycznych
drzwi dostępowych w oknie dostępowym regałów karuzelowych. Wyłączanie zaś zgodnie z
potrzebami uŜytkownika tzn. musi mieć moŜliwość wyłączenia oświetlenia i samoczynnie po
zamknięciu drzwi dostępowych.
2. Załącznik nr 4 – Parametry techniczne p. 8
Proszę o dokładne sprecyzowanie minimalnej pojemności poszczególnych regałów
karuzelowych na wymienione w SIWZ dokumenty.
Regał nr 1, teczki o wymiarach 250 mm (h) x 190 mm, pojemność minimalna: …
Regał nr 2, koperty o wymiarach 190 mm (h) x 260 mm, pojemność minimalna: …
Regał nr 2, KOM o wymiarach 210 mm (h) x 210 mm, pojemność minimalna: …
Odp.
Regał nr 1, teczki o wymiarach 250 mm (h) x 190 mm, pojemność minimalna: 143 metry
bieŜące - do umieszczenia w regale jest 34000 teczek (muszą być ustawione pionowo
h=250) o wymiarze 190mm x250mm x 4,2 mm(średnio) tj. ok. 143 metrów bieŜących (+/0,5mb).
Regał nr 2, koperty o wymiarach 190 mm (h) x 260 mm (zamawiający dopuszcza by w
przypadku kopert h(wysokość) stanowiło 260 mm ) , pojemność minimalna: 190 metrów
bieŜących - do umieszczenia w regale jest 60 000 kopert tj. ok. 190 metrów bieŜących (+/0,5mb)
Regał nr 2, KOM o wymiarach 210 mm (h) x 210 mm, pojemność minimalna: 55 metrów
bieŜących- do umieszczenia w regale jest 135 000 szt. KOMÓW tj. ok. 55 metrów bieŜących
(+/-0,5mb)
1
3. Załącznik nr 4 – Minimalne Wymogi dotyczące sterowania regałami i dostępu do półek
p. 16 i 17
Proszę o wyjaśnienie kontroli dostępu do regału tylko przez uprawnionych pracowników.
Czy pracownicy posiadający hasło dostępowe mają mieć dostęp do wszystkich półek (jedno
hasło przypisane do pracownika umoŜliwiające dostęp do wszystkich półek) czy
pracownikom będą przypisane prawa dostępu do poszczególnych półek (np. pracownik A ma
dostęp tylko do półek o numerach od 1 do 10, pracownik B ma dostęp tylko do półek o
numerach od nr 4 do nr 15).
Proszę o sprecyzowanie struktury hasła jakie będą nadane poszczególnym pracownikom,
np.: hasło składające się z min. 10 znaków w tym przynajmniej z jednej wielkiej i małej litery
Czy nadawanie haseł uŜytkownikom ma być konfigurowalne z poziomu administratora
systemu?
Czy dostęp do półek ma być ograniczony do jednej półki (poziomu) znajdującego się w oknie
dostępowym bez moŜliwości sięgnięcia do innego poziomu?
Czy podczas ruchu półek elektryczne drzwi dostępowe mają być zamknięte w przypadku
przypisania prawa dostępu pracownikowi do wszystkich półek?
Odp. Pracownikom będą przypisane prawa dostępu do poszczególnych półek (np.
pracownik A ma dostęp tylko do półek o numerach od 1 do 10, pracownik B ma dostęp tylko
do półek o numerach od nr 4, 8 i 15) decyzję o przyznaniu uprawnień lub ich
odebraniu/zmianie podejmuje upowaŜniony pracownik Zamawiającego.
Hasła jakie będą nadane poszczególnym pracownikom mogą się składać z min. 9 znaków
(litery cyfry) max 12 znaków
Nadawanie haseł uŜytkownikom ma być konfigurowalne z poziomu administratora systemu.
Zaleca się by dostęp był ograniczony do jednej półki (poziomu) znajdującego się w oknie
dostępowym bez moŜliwości sięgnięcia do innego poziomu.
Podczas ruchu półek elektryczne drzwi dostępowe mogą być otwarte w przypadku
przypisania prawa dostępu pracownikowi do wszystkich półek.
4. Załącznik nr 4 – Minimalne Wymogi dotyczące sterowania regałami i dostępu do półek
p. 9 i 10
Ze względu na prawa autorskie oprogramowania do zarządzania dokumentacją proszę o
sprecyzowanie ilości stacji roboczych na których ma być zainstalowane oprogramowanie.
Czy w ramach prowadzonego zamówienia przedmiotem postępowania są równieŜ
komputery oraz uruchomienie sieci łączącej poszczególne stacje robocze.
Jeśli tak to proszę o wyspecyfikowanie min. parametrów jakie mają spełniać stacje robocze
oraz rzutów pomieszczeń do poprowadzenia okablowania.
Jeśli nie to proszę o podanie parametrów (system operacyjny, wolna przestrzeń dyskowa,
pamięć operacyjna RAM, rozdzielczość monitora) istniejących stacji roboczych lub
planowanych do zamontowania na których ma być zainstalowane oprogramowanie oraz
podanie protokołu łączności między poszczególnymi stacjami (protokół sieciowy).
Czy w ramach dostawy oprogramowania wymagana jest dostawa serwera bazy danych? W
przypadku udostępnienia serwera bazy danych przez Zamawiającego proszę o podanie
marki i parametrów.
Czy przez generowane raportów Zamawiający rozumie raporty umoŜliwiające zapis
poniŜszych informacji:
Raport historii operacji:
2
- uŜytkownik (imię i nazwisko)
- data (dzień, miesiąc, rok)
- czas (godzina, minuty)
- rodzaj operacji (logowanie do systemu, pobranie dokumentu, odłoŜenie dokumentu,
transport półki do obszaru roboczego)
- lokalizacja dokumentu (regał, półka, przedział), lokalizacja półki (regał, nr półki)
- numer dokumentu (teczka kierowcy: PESEL, imię nazwisko; dowody i KOMy: PESEL, imię
nazwisko)
Raporty umoŜliwiające sortowanie po:
• uŜytkowniku (imię nazwisko)
• godzinie i dacie (godzina, minuty, dzień, miesiąc, rok)
• numerze dokumentu (teczka kierowcy: PESEL, imię nazwisko; dowody i KOMy:
PESEL, imię nazwisko)
• lokalizacja (regał, półka, przedział)
Odp. Zamawiający wymaga by wykonawca dostarczył w ramach ceny oprogramowanie
(licencje) minimum na serwer i na 9 stacji roboczych oraz by zapewnił moŜliwość
zwiększenia ilości licencji na stacje robocze jeśli zajdzie taka potrzeba. Wykonawca musi
podać parametry serwera i stacji roboczych, które są minimalne do obsługi regałów i jego
oprogramowania.
W ramach prowadzonego postępowania przedmiotem zamówienia nie są komputery,
natomiast poniewaŜ do uruchomienia danego regału, jego oprogramowania, sprawdzenia
funkcjonowania ich jako całości oraz do zademonstrowania poprawności działania funkcji
regałów jest niezbędny komputer to taki komputer musi być załączony celem
przeprowadzenia testu wymaganych funkcji i normalnej pracy regałów. Regał musi dać się
uruchomić po montaŜu i musi się dać sprawdzić działanie wymaganych funkcji. Przedmiotem
zamówienia nie jest uruchomienie sieci łączącej poszczególne stacje robocze natomiast
Zamawiający wymaga by wykonawca zainstalował oprogramowanie na stacjach roboczych/
komputerach Zamawiającego w wymaganej ilości i przeprowadził test poprawnego działania
oprogramowania. Załączone stacje robocze/komputery przeznaczone do obsługi regałów
muszą zapewniać ich sprawną i szybką obsługę.
Protokoł łączności między poszczególnymi stacjami (protokół sieciowy) to standard –
TCP/IP.
W ramach dostawy oprogramowania nie jest wymagana dostawa serwera bazy danych.
Tak. Przez generowane raportów Zamawiający rozumie raporty umoŜliwiające zapis
poniŜszych informacji:
Raport historii operacji:
• uŜytkownik (imię i nazwisko)
• data (dzień, miesiąc, rok)
• czas (godzina, minuty)
• rodzaj operacji (logowanie do systemu, pobranie dokumentu, odłoŜenie dokumentu,
transport półki do obszaru roboczego)
• lokalizacja dokumentu (regał, półka, przedział), lokalizacja półki (regał, nr półki)
• numer dokumentu (teczka kierowcy: PESEL, imię nazwisko; dowody i KOMy: PESEL,
imię nazwisko)
Raporty umoŜliwiające sortowanie po:
• uŜytkowniku (imię nazwisko)
• godzinie i dacie (godzina, minuty, dzień, miesiąc, rok)
• numerze dokumentu (teczka kierowcy: PESEL, imię nazwisko; dowody i KOMy:
PESEL, imię nazwisko)
• lokalizacja (regał, półka, przedział)
3
5. Załącznik nr 4 – Parametry techniczne
Pyt. Jaka jest waga 1 mb dokumentów dla kaŜdego rodzaju?
PoniewaŜ Zamawiający dopuszcza zastosowanie róŜnych moŜliwości składowania
dokumentów w tym kuwety lub pudełka, istotną rolę dla ergonomii będzie odgrywać waga
pudełka i dokumentów w nim składowanych. Prosimy podać jakie są wymagania co do
całkowitej maksymalnej wagi pudełka z dokumentami, aby ich wysuwanie i ewentualne
przenoszenie spełniało normy bhp (w tym normy dopuszczalnych cięŜarów dla kobiet, ale
teŜ uwzględniając nie tylko normy maksymalne , ale i ergonomię pracy) lub prosimy podać
ograniczenie długości pudełka-kuwety lub wskazanie jednego wymaganego systemu
składowania np. szuflad (które nie posiadają tej wady, gdyŜ wysuwane są na
łoŜyskowanych prowadnicach tym samym mogą być prawdopodobnie dłuŜsze i bardziej
pojemne).
Odp. Zamawiający podał minimalną wymaganą nośność półek. Zamawiający dopuszcza
zastosowanie róŜnych moŜliwości składowania dokumentów w tym szuflady, kuwety lub
pudełka. Z informacji uzyskanych przez Zamawiającego od firm oferujących regały
karuzelowe wynika, Ŝe mają one róŜne systemy składowania dokumentów ale w kaŜdym
przypadku są przygotowane w taki sposób by być jak najbardziej przyjazne dla pracy
uŜytkownika. Są to plastikowe (lub z materiałów lekkich i wytrzymałych) pudełka/kuwety i
szuflady ale w kaŜdym przypadku muszą być dostosowane do wymiaru dokumentów.
Muszą mieć taką budowę by umoŜliwiać wyszukiwanie dokumentów oraz równocześnie
zabezpieczać je(dokumenty) przed wypadnięciem. Jedna kuweta ma zawierać jeden rząd
dokumentów, nie dopuszcza się n krotność rzędów dokumentów w jednej kuwecie.
Zamawiający by nie spotkać się z zarzutem ograniczania konkurencji nie ograniczył się
tylko do jednego rodzaju rozwiązania, zwłaszcza, Ŝe kaŜde rozwiązanie ma swoje lepsze i
gorsze strony.
Zamawiający nie dopuszcza szuflad/kuwet/pudełek Ŝelaznych, kamiennych i wykonanych z
materiałów cięŜkich lub z papieru czy tektury.
Praca z szufladami/kuwetami/pudełkami głównie będzie odbywać się przy regale i nie jest
przewidywana konieczność ich wyjmowania i przenoszenia. W przypadku takiej
konieczności zostaną zastosowane odpowiednie środki.
6. Pyt. W przypadku jednak dopuszczenia zastosowania pojemników ( jak w specyfikacji),
prosimy podać maksymalna długość pojemnika uwzględniając fakt, Ŝe podana maks.
długość pulpitu roboczego wynosi 35cm, a wysuwanie ww. pojemnika –kuwety na
pulpit moŜe spowodować, Ŝe pojemnik z dokumentami, moŜe się przechylić i spaść, w
przypadku zbyt długiego pojemnika w stosunku do pulpitu. Alternatywnie, jeśli
Zamawiający nie poda ograniczenia co do długości pojemnika, prosimy o
oświadczenie, Ŝe Zamawiający bierze na siebie wszelkie ryzyko związane z ergonomią
i bezpieczeństwem, tak określonych wymagań lub wskazanie, Ŝe jednak jedynym
systemem składowania jest system szuflad, które tej wady (ryzyko przechylenia
pojemnika i upadku) są pozbawione.
Odp. Obowiązkiem Oferenta zgodnie z SIWZ jest zaproponowanie i ewentualne
dostarczenie regałów bezpiecznych w uŜytkowaniu. Wykonawca oferując regał ma
zaproponować rozwiązanie posiadające odpowiednie dopuszczenie do uŜytkowania.
Zgodnie z SIWZ” Regały karuzelowe pionowe muszą spełniać wymagania opisane
załączniku „Parametry techniczne”, jak równieŜ spełniać wszystkie wymogi bezpieczeństwa.
Urządzenia przeznaczone będą do przechowywania dokumentacji papierowej i w związku z
tym przewidzieć naleŜy taką konstrukcję oraz uŜyć materiałów o odpowiednich parametrach,
aby regały spełniały swoją funkcję i nie zagraŜały bezpieczeństwu.” Zgodnie z §2 ust.1 pkt.8
wykonawca jest zobowiązany złoŜyć deklarację zgodności CE.
Ograniczenia wielkości szuflad/kuwet/pudełek i samych regałów wynikają z wielkości otworu,
w którym regały mają być zamontowane.
4
7. Załącznik nr 4 – Parametry techniczne
Pyt. Zamawiający w pkt. 9 tabel w specyfikacji określa min. nośność półek na odpowiednio
400 i 300 kg. Czy to dotyczy nośności półki nośnej czy teŜ kaŜdego poziomu ( półka
dodatkowa-pośrednia) o czym jest wspomniane w tabeli dot. sterowania regałami pkt. 12.
Poziom to półka dzieląca półkę nośną na poziomy składowania.
Czy nie lepiej w takim razie, zamiast określenia nośności półki, określić wagę 1 metra
bieŜącego dokumentów, co zostało równieŜ zaproponowane w punkcie powyŜej? To
pozwoli na spełnienie wymagań co do bezpieczeństwa i nośności, nie ograniczając
zastosowanych dodatkowych poziomów. Wymagane wtedy będzie tylko sprawdzenie
nośności netto całego regału jako parametr zamiast nośność półki. Przykładowo, jeśli
Oferent poda składowaną ilość dokumentów np. 143 metry bieŜące, to posiadając
wagę 1 metra bieŜącego dokumentów, moŜna sprawdzić czy oferowana przez Oferenta
nośność całego regału ( tzn. nośność poziomów x ilość poziomów) jest wystarczająca.
Odp. Zamawiający w pkt. 9 tabel w specyfikacji określa min. nośność półek na
odpowiednio 400 i 300 kg. Dotyczy to nośności półki nośnej. Po zapoznaniu się z rynkiem
Zamawiający przyjął rozwiązanie takie jak podano w SIWZ.
8. Załącznik nr 4 – Parametry techniczne, tabela dotycząca sterowania regałami pkt 7
Pyt.
a) Gdzie i jak ma być zamontowany wspomniany przycisk, skoro wykluczone jest uŜycie
panelu sterowania?
b) Skoro przycisk ma informować o zakończeniu danego pobierania, proszę podać jak ma
przycisk informować o tym (sposób przekazania tej informacji) oraz jej technologię.
c) Czy wezwanie kolejnej półki ma odbyć się po wyzwoleniu przycisku? Czy teŜ
samoistnie np. po pewnym interwale czasowym.
d) Rozumiemy, Ŝe regał będzie realizował zlecenia wysłane z zewnętrznych komputerów,
dlatego prosimy o podanie specyfikacji i roli tego przycisku, który prawdopodobnie wg
Zamawiającego ma współpracować z komputerem zarządzającym zleceniami. Prosimy
o opis przykładowej obsługi regału przez operatora.
Odp.
A) Nie jest wykluczone jest uŜycie panelu sterowania. Przycisk ma być dodatkowym
przyciskiem. Z rozeznania rynku wynika, Ŝe uŜycie takiego dodatkowego przycisku ułatwia i
przyśpiesza w niektórych sytuacjach korzystanie z regału. Zamawiający nie określa gdzie
ma być zainstalowany przycisk by nie ograniczać do rozwiązana mogącego ograniczyć
konkurencję. Przycisk jest montowany w obszarze roboczym (nie dopuszcza się na górnej
lub frontowej powierzchni blatu roboczego) powinien być tak umieszczony by uniknąć
przypadkowego uruchomienia.
B) Przycisk ma przywoływać kolejną półkę. Ma poinformować regał, Ŝe poprzednie
wyszukiwanie jest zakończone i naleŜy dostarczyć kolejną półkę.
C) Wezwanie kolejnej półki ma odbyć się po naciśnięciu przycisku przy czym nie powinno
to wykluczać moŜliwości przywołania półki przy uŜyciu panelu/komputera sterującego.
D) Przycisk ma przywoływać kolejną półkę. Ma poinformować regał, Ŝe poprzednie
wyszukiwanie jest zakończone i naleŜy dostarczyć kolejną ustawioną w kolejce półkę bez
konieczności uŜycia panelu lub komputera sterującego .
9. Załącznik nr 4 – Parametry techniczne, tabela dotycząca sterowania regałami pkt. 10
Pyt.
a) Zamawiający wymaga, aby oprogramowanie umoŜliwiało zmianę przedmiotu
raportów w zaleŜności od potrzeb osób nadzorujących i organizujących pracę.
UwaŜamy, Ŝe to sformułowanie jest zbyt szerokie i wymagana dowolność nie moŜe zostać
spełniona. Prosimy, albo o usuniecie tego sformułowania, albo określenia w jakim zakresie
wraz z przykładami ma być moŜliwość zmian raportów.
-
b) Zamawiający wymaga statystyk m.in.:
uŜywania półek: Prosimy o podanie w jakiej funkcji tzn. czasu czy ilości czy
operatora lub inne?
statystyki dokumentów: prosimy o sprecyzowanie funkcji (jakich statystyk
związanych z dokumentami).
5
-
raporty ( np. uŜytkowników) prosimy o sprecyzowanie funkcji
prosimy o podanie sposobu wyświetlania statystyk np. wykres, tabela inne?
Odp.
a) W przypadku zmiany (lub co mniej prawdopodobne dodania) parametru
wyszukiwania Zamawiający wymaga, aby oprogramowanie umoŜliwiało zmianę
przedmiotu raportów wg. tego parametru w zaleŜności od potrzeb osób
nadzorujących i organizujących pracę.
b) Zamawiający wymaga statystyk m.in.:
- uŜywania półek: w funkcji czasu, ilości, operatora, uŜytego dokumentu
- statystyki dokumentów: jak często dany dokument był uŜywany, kiedy go wyjęto i
włoŜono na miejsce i który uŜytkownik to zrobił.
- raporty (np. uŜytkowników) chodzi o moŜliwość sprawdzenia jak często dany
uŜytkownik korzystał z regału i jak długo z danego dokumentu, kiedy go zwrócił,
- w zaleŜności od oferowanych moŜliwości programu, Zamawiający nie określa
sposobu wyświetlana.
10. Pyt. Jakie jest wymagane i dopuszczalne obciąŜenie stropów w miejscu instalacji? Czy
dostępne są rysunki techniczne i konstrukcyjne miejsca instalacji?
Odp. Zamawiający zaleca by wykonawca zapoznał się z miejscem montaŜu by uniknąć
niepotrzebnych nieporozumień. Plany miejsca zainstalowania regałów są załączone do
SIWZ. Regały będą montowane na poziomie 1 tj. na płycie fundamentowej budynku.
11. Pyt. Kto ponosi odpowiedzialność za przygotowanie miejsca instalacji zgodnie z
prawem budowlanym?
Odp. Odpowiedzialność za przygotowanie miejsca instalacji zgodnie z prawem budowlanym
ponosi wykonawca. By doprecyzować te kwestię dotychczasowy w § 4 wzoru umowy
wprowadza się zapis:
„Wykonawca (bez odrębnego wynagrodzenia):
1.
Przyjmuje na siebie obowiązek organizacji robót.
2.
Ponosi pełną odpowiedzialność wobec Zamawiającego i osób trzecich za
szkody powstałe w trakcie realizacji umowy.
3.
UŜyje materiałów fabrycznie nowych, dopuszczonych do stosowania na
rynku polskim zgodnie z odrębnymi przepisami.
12. Pyt. Kto pokrywa koszt i odpowiedzialność za doprowadzenie zasilania trójfazowego
do miejsc instalacji?
Odp. W niniejszym postępowaniu przyjęto wynagrodzenie ryczałtowe, które obejmuje
wszystkie koszty niezbędne do realizacji i przekazania przedmiotu umowy. Całkowita
organizacja robót, w tym wszystkie niezbędne prace i koszty obciąŜają wykonawcę –
zgodnie z postanowieniami wzoru umowy w szczególności § 6 i § 4.
13. Pyt. Czy wymagane jest wykonanie wizji lokalnej i dokonania pomiarów przed złoŜeniem
oferty?
Odp. Zgodnie z zapisami SIWZ Zamawiający zaleca przed złoŜeniem oferty
przeprowadzenie wizji lokalnej, zapoznanie się z miejscem montaŜu. Obowiązkowe jest
zapoznanie się z tym miejscem przed przystąpieniem do realizacji przedmiotu zamówienia.
W przypadku nie wykonania wizji lokalnej Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za
skutki braku oględzin.
14. Pyt. Czy wymagane jest wykonanie ekspertyzy wytrzymałości posadzki przed złoŜeniem
ofert?.
6
Odp. JeŜeli Wykonawca chce przeprowadzić badanie/ekspertyzę czy zaproponowane
rozwiązanie moŜe być bezpiecznie wstawione i uŜytkowane w miejscu wskazanym przez
Zamawiającego moŜe je przeprowadzić. Zamawiający udostępni pomieszczenia. Koszt
takiego sprawdzenia obciąŜa Wykonawcę. Wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu
zamówienia powinny być wliczone w zaproponowaną cenę. Wykonawca musi uzyskać
zgodę wykonawcy budynku na przeprowadzenie badań.
15. Punkt 14 narzuca konkretne rozwiązanie technologiczne tj. nadciśnienie.
Proponowany przez nas system przeciw kurzowy zakłada uszczelnienie maszyny i
zastosowanie automatycznej kurtyny elektrycznej. Ruch półek jest moŜliwy tylko przy
zamkniętej kurtynie. Kurtyna otwiera się automatycznie, kiedy wybrana półka znajdzie się w
oknie dostępu.
Zamknięcie kurtyny następuje samoczynnie po określonej ilości czasu bez ruchu półek.
Proszę o odpowiedź , czy takie rozwiązanie jest przez państwa do zaakceptowania.
Odpowiedź: Zamawiający przewiduje zastosowanie systemu nadciśnieniowego.
W związku z powyŜszym termin składania ofert ulega przesunięciu na dzień 27 maja 2009 r.
godz.11:00, otwarcie w tym samym dniu godz. 11:15.
Podpisał Burmistrz Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy
(-) Zbigniew Dubiel
7