Prezentacja NGO EKS [tryb zgodności]

Zasady prawidłowego wnioskowania
o dotację i rozliczania otrzymanych
środków finansowych
Wrocław, dnia 30 czerwca 2015 r.
1
Podstawa prawna
• Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku
publicznego i wolontariacie (Dz. U. z 2014 r. poz. 1118, 1138, 1146)
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 grudnia
2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy
dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru
sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6,
poz.25)
• Program Współpracy Powiatu Wrocławskiego z organizacjami
pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność
pożytku publicznego
2
Podstawa prawna
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U.
z 2013 r. poz. 885, 938, 1646, z późn. zm.)
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2013 r.
poz. 330, 613, z późn. zm.)
3
Jak dobrze przygotować
ofertę na realizację zadania publicznego?
4
Oferta – podstawowe wymogi
• oferta złożona w terminie
• z oferty wynika ponadgminny charakter zadania
• zadanie realizowane jest na terenie Powiatu Wrocławskiego
• oferta zgodna z ogłoszeniem o konkursie
• oferta podpisana przez osoby uprawnione
• w formularzu oferty wypełnione wszystkie pola
5
niepotrzebne skreślić
czas realizacji całości
zadania nie może
wykraczać poza termin
określony w ogłoszeniu
o konkursie
ZARZĄD POWIATU WROCŁAWSKIEGO
niepotrzebne skreślić
wskazać właściwy organ
6
Oferta – najczęściej popełniane
błędy
1. Niewłaściwy termin realizacji zadania publicznego
2. brak skreśleń w formularzu oferty
3. błędnie określony organ administracji publicznej, który ogłosił
konkurs
4. brak obowiązkowych załączników do oferty (KRS / Zaświadczenie o
wpisie do ewidencji, Statut)
5. brak wymaganych podpisów osób upoważnionych (szczególnie w
przypadku aktualizacji harmonogramu/kosztorysu)
7
Oferta – praktyczne wskazówki
- harmonogram • określenie terminu realizacji poszczególnych zadań
Zadanie publiczne realizowane w okresie od 01.04.2015 r. do 30.06.2015r.
Poszczególne działania w zakresie
realizowanego zadania publicznego
1. Wydruk plakatów.
Termin realizacji
poszczególnych działań
Kwiecień 2015 r.
2. Zakup nagród/medali i pucharów, dyplomów
dla uczestników konkurencji, zamieszczenie
ogłoszeń w Internecie i w szkołach powiatu
wrocławskiego, przekazanie do mediów
informacji o zawodach, przygotowanie
organizacyjno-techniczne terenu, na którym
odbędzie się impreza, podpisanie umów z
wolontariuszami.
Maj 2015 r. (do 25.05.2015 r.)
3. Przeprowadzenie zawodów
31 maja 2015 r.
Oferent lub inny podmiot
odpowiedzialny za działanie w
zakresie realizowanego zadania
publicznego
Stowarzyszenie ……..
Stowarzyszenie ……….
???
Stowarzyszenie ……….
8
Oferta – praktyczne wskazówki
- kosztorys -
Rodzaj miary
Rodzaj kosztów16)
Koszt
jednostkowy (w
zł)
Lp.
Ilość jednostek
• określenie poszczególnych pozycji kosztorysu:
Koszt
z tego do pokrycia
Całkowity
z wnioskowanej
dotacji
(w zł)
(w zł)
z tego z finansowych
środków własnych,
środków z innych
źródeł w tym wpłat i
opłat adresatów
zadania publicznego17)
(w zł)
Koszt do pokrycia z
wkładu osobowego, w tym
pracy społecznej
członków i świadczeń
wolontariuszy (w zł)
I
Koszty merytoryczne:
1. Nagrody, puchary, dyplomy
2. Poczęstunek – art. Spożywcze
(m.in. napoje, słodycze)
3. zakup akcesoriów: (piłeczki do
palanta, stopery, gwizdki dla
sędziów,piłki pimpongowe,)
II
III
IV
30
60
szt
1800
1800
400
2,5
szt
1000
1000
10
50
kpl
500
500
3300
3300
Koszty obsługi20) zadania
publicznego, w tym koszty
administracyjne po stronie (nazwa
Oferenta)19) :
1)……
Inne koszty, w tym koszty
wyposażenia i promocji po stronie
… (nazwa Oferenta):
1) ……..
Ogółem
9
Oferta – praktyczne wskazówki
- aneksowanie umowy -
• wszelkie zmiany do umowy
wymagają aneksu w formie
pisemnej !!!
• wniosek o aneks należy złożyć
odpowiednio wcześniej przed
planowaną zmianą !!!
10
Jak dobrze przygotować
sprawozdanie z wykonania zadania
publicznego?
11
Sprawozdanie – podstawowe
wymogi
• sprawozdanie złożone w terminie zgodnym z umową
(30 dni od daty zakończenia realizacji zadania)
• w sprawozdaniu wypełnione wszystkie pola
• pkt 3. Sprawozdania – „w jaki sposób dofinansowanie z dotacji
inwestycji wpłynęło na wykonanie zadania”:
NIE DOTYCZY – ponieważ chodzi tu tylko o inwestycje
12
Sprawozdanie – podstawowe
wymogi (c.d.)
• nie jest dopuszczalne nanoszenie zmian we wzorze
formularza sprawozdania
• należy wykazać wszystkie pozycje zatwierdzonego umową
harmonogramu i kosztorysu
• udział procentowy dotacji w całkowitych kosztach zadania
nie może być wyższy niż określony w umowie ( 4 ust. 2)
13
Sprawozdanie – podstawowe
wymogi (c.d.)
Wszelkie wydatki związane z realizacją zadania należy:
• ponieść/uregulować w terminie realizacji całości zadania
określonym w umowie (w tym płatności do ZUS i US)
• udokumentować kopiami dowodów księgowych (faktury
VAT, rachunki, listy płac, rozliczenia podróży służbowych oraz
delegacji sędziowskich, listy wypłat diet) potwierdzonymi za
zgodność z oryginałem
14
Sprawozdanie – wymagane
załączniki
• kopie faktur i rachunków potwierdzone za zgodność z oryginałem,
wraz z opisem
• potwierdzenia przepływu finansowego (wyciąg z konta,
potwierdzenie przelewu)
• protokoły odbioru nagród, listy uczestników zadania, plakaty, ulotki,
informacje z prasy itp., informacje dotyczące realizowanego zadania
publicznego
• kopie umów z wolontariuszami, Karty Pracy Społecznej
Wolontariusza oraz Karty Pracy Społecznej Działacza
15
Sprawozdanie – najczęściej
popełniane błędy
• dokonanie wydatków przed/po terminie realizacji zadania !!!
• błędy rachunkowe w podliczeniach
• brak opisów faktur / rachunków
• brak wypełnienia wszystkich pól w formularzu
• brak wymaganych załączników potwierdzających
poniesione wydatki
16
Ważne !!!
Wszelkie zmiany w strukturze finansowania zadania, terminach
realizacji, czy też zmiany merytoryczne powinny być zgłaszane na
bieżąco w formie pisemnej w terminie umożliwiającym podjęcie
decyzji przez Zarząd Powiatu Wrocławskiego (w związku
z koniecznością sporządzenia aneksu do umowy)
17
Kontakt w przypadku pytań
dotyczących zadań z zakresu
kultury i sztuki oraz kultury fizycznej
Starostwo Powiatowe we Wrocławiu
Wydział Edukacji, Kultury i Sportu
Inspektor Marta Szemberg
tel. (71) 72 21 822
[email protected]
Podinspektor Aleksandra Podgórska
tel. (71) 72 21 843
[email protected]
Szczegółowe informacje na temat wypełniania oferty oraz sprawozdania znajdują się na
stronie internetowej Powiatu Wrocławskiego pod adresem:
www.powiatwroclawski.pl w zakładce /organizacje pozarządowe/otwarty konkurs ofert/
instrukcja wypełniania oferty i sprawozdania
18
19