doc2004-10-28-wp-mig-pniewy - Regionalna Izba Obrachunkowa w
download 
Reklamacja Transkrypt
2004-10-28-wp-mig-pniewy - Regionalna Izba Obrachunkowa w
Poznań, dnia 28 października 2004r. WK-0911/ 9 /2004 Pan Michał Chojara Burmistrz Miasta i Gminy Pniewy Wystąpienie pokontrolne Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tj. Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze. zm.) informuję o wynikach kompleksowej kontroli gospodarki finansowej. Zakresem kontroli objęta została gospodarka finansowa prowadzona na podstawie budżetu uchwalonego na 2003 rok przez Radę uchwałą nr IV/25/2002 z dnia 30 grudnia 2002 r., który przewidywał uzyskanie dochodów w kwocie 21.605.341,00 zł oraz realizację wydatków na kwotę 24.395.591 zł. Deficyt w kwocie 2.790.250 zł planowano pokryć kredytami. Po zmianach dokonanych przez Radę (sześciokrotnie) i przez Burmistrza (dwukrotnie) plan dochodów zwiększono do kwoty 22.465.812,87 zł, a plan wydatków do kwoty 25.721.583,67 zł. Planowane dochody zostały wykonane w kwocie 21.467.667 zł (95,6 %) a wydatki w kwocie 23.386.527 zł (90,9 %). Budżet zamknął się deficytem w wysokości 1.918.860 zł. Stwierdzono, że nie wszystkie wnioski pokontrolne sformułowane na podstawie wyników poprzedniej kontroli zostały zrealizowane. W dalszym ciągu wystąpiły nieprawidłowości w zakresie nie naliczania i nie pobierania odsetek od zaległości podatkowych, rozkładania na raty opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych i dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości. Wyniki zakończonej kontroli ujawniły nieprawidłowości spowodowane nieprzestrzeganiem obowiązujących przepisów prawa, w tym dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych, klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków, realizacji wydatków, przestrzegania przepisów ustawy przy udzielaniu zamówień publicznych i wykazywania w sprawozdaniach skutków obniżenia górnych stawek podatkowych. W okresie objętym kontrolą ustrój Gminy regulował statut przyjęty przez Radę uchwałą Nr XXV/171/96 z dnia 27 sierpnia 1996 r. (opublikowany w Dz. Urz. Woj. Pozn. z 1996 r. Nr 23, poz. 259) z czterema zmianami dokonanymi uchwałami Rady. Organizację i zasady funkcjonowania Urzędu określa Regulamin Organizacyjny uchwalony w dniu 11.08.1997 r. przez Radę uchwałą Nr XXXIII/263/97. Uchwałą Nr 68/2002 z dnia 16 lipca 2002 roku Zarząd Miejski w Pniewach wprowadził Regulamin kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych a Uchwałą Nr 118/2002 z dnia 12 listopada 2002 roku ustalił plan kontroli na rok 2003. Do przeprowadzenia kontroli wytypowano: jednostki organizacyjne gminy w zakresie kontroli 5 % wydatków i zaciągniętych zobowiązań w 2003 roku oraz przestrzegania procedur kontroli wydatków, jednostki budżetowe Oświaty, w których występują środki specjalne, w Urzędzie Miejskim – Referat Działalności Gospodarczej w zakresie opłat za koncesje alkoholowe i Referat Gospodarki Komunalnej i Infrastruktury – w zakresie zachowania procedur prowadzenia inwestycji, jednostki budżetowe – w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących Funduszu Świadczeń Socjalnych. Ustalono, że kontrole takie nie zostały przeprowadzone, czym naruszono przepisy art. 127 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) Obowiązujące w 2003 rok roku zasady określające funkcjonowanie rachunkowości zostały ustalone przez Burmistrza w następujących dokumentach: Instrukcji dotyczącej stosowania zasad rachunkowości w jednostkach organizacyjnych wprowadzonej Zarządzeniem Nr 3 z dnia 15.05.1995 r., zmienionej Zarządzeniem Nr 4/2001 Burmistrza z dnia 14.06.2001 r., Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo- księgowych stanowiącej załącznik nr 1 do Zarządzenia Burmistrza Nr 8/94 z dnia 5.11.1994 r., Instrukcji kontroli wewnętrznej stanowiącej załącznik nr 2 do Zarządzenia Burmistrza Nr 8/94 z dnia 5.11.1994 r., Instrukcji kasowej wprowadzonej Zarządzeniem Burmistrza nr 9/94 z dnia 5.11.1994 r. Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji w jednostkach organizacyjnych wprowadzonej Zarządzeniem Burmistrza Nr 4/95 z dnia 13.06.1995 r. Instrukcji w sprawie ewidencji środków trwałych wprowadzonej Zarządzeniem Burmistrza Nr 6/95 z dnia 15.09.1995 r. Stwierdzono, że przepisy wewnętrzne nie spełniały wymogów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2002 roku Nr 76, poz. 694 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów j.s.t. oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) w wyniku zaniechania bieżącej ich aktualizacji, co stanowiło naruszenie art. 10 ust. 2. ustawy o rachunkowości i § 11 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów j.s.t. oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Zakładowy Plan Kont stanowiący załącznik do Instrukcji dotyczącej stosowania zasad rachunkowości w jednostkach organizacyjnych został wprowadzony aneksem z dnia 14.06.2001 r. po kontroli RIO przeprowadzonej za 1999 rok, w toku której stwierdzono m.in., że ZPK nie był dostosowany do art. 10 ustawy o rachunkowości oraz Zarządzenia Nr 46 Ministra Finansów z dnia 1 sierpnia 1995 r. Udzielając odpowiedzi o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych Burmistrz poinformował, że „Aneksem do zarządzenia Nr 3 z dnia 15 maja 1995 r. została rozszerzona Instrukcja stosowania zasad rachunkowości w jednostkach organizacyjnych o Zakładowy Plan Kont z zastrzeżeniem obowiązywania do 31 grudnia 2001 roku”. Wyżej wymienionego zastrzeżenia nie stwierdzono w treści przedłożonego do kontroli aneksu. Do końca roku 2003 obowiązywał plan kont wprowadzony aneksem z dnia 14.06.2001 r. Informuje, że stosownie do art. 27 ustawy o RIO, kto niezgodnie z prawdą informuje o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze grzywny. Od 01.01.2004 r. zasady rachunkowości stosowane w Urzędzie określa Zarządzenie Nr 10/2004 Burmistrza z dnia 19 stycznia 2004 r. w sprawie wprowadzenia przepisów z zakresu rachunkowości dla Urzędu Miejskiego. Załącznikami do Zarządzenia są: Zakładowy Plan, Kont, Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych, Instrukcja Inwentaryzacyjna oraz Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej. W Urzędzie prowadzono księgi rachunkowe komputerowo. Kontrola prawidłowości ewidencji operacji gospodarczych w księgach rachunkowych budżetu i Urzędu wykazała, że: 1. niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów j.s.t. oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych prowadzono nie ujęte w planie kont budżetu konta 143, 240 i 260, 2 − korekty wartości zaciągniętych kredytów w walutach obcych na podstawie różnic kursowych księgowano: dodatnie (spadek kursu) Wn 134, Ma 960, ujemne (wzrost kursu) Wn 960 Ma 134, zamiast na kontach 134 i 962, a w końcu roku przenieść z konta 962 na konto 960, nie dokonano zmniejszenia o łącznej wartości wg ewidencji 103.465,80 zł na − koncie 011 wg Klasyfikacji Środków Trwałych w grupie budynki i budowle znajdujących się na gruncie po dokonanej sprzedaży nieruchomości zabudowanej położonej na działce nr 1053, nie ewidencjonowano faktur wystawionych przez dostawców i usługodawców − Gminy na kontach 400 i 201, nie prowadzono kont pozabilansowych 998 i 999 i nie ewidencjonowano − zobowiązań w kwotach wynikających z podpisanych w imieniu Gminy umów. 2. „niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 r. (Dz. U. Nr 59, poz. 688 ze zm.), a od 22 kwietnia 2003 r. sprzecznie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634) klasyfikowano: − zaległości w podatku od czynności cywilnoprawnych od osób fizycznych na koncie 221 w § 036, zamiast w § 050, − odsetki zapłacone od kredytów i pożyczek w kwocie 362.371,74 zł w § 801, zamiast w § 807 klasyfikacji, 3. niezgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości: na koncie 902/801/8013/4300 zaksięgowano na podstawie PK 49 wydatek − w kwocie 4000 zł, w księgach rachunkowych 2003 roku nie zaksięgowano operacji: − potrącenia kwoty 3000 zł na poczet wadium na przetarg na dowozy dzieci do szkół i placówek oświatowych na terenie Gminy z faktur nr 10/2003 oraz nr 23/2003 za realizowane w 2003 roku dowozy dzieci do szkół, co stanowiło naruszenie art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, potrącenia na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy należności jakie KSK posiada na dzień 22.07.2003 r. wobec Gminy z tytułu dotychczas wykonywanych usług transportowych Kontrolę zbiorczych sprawozdań, bilansu przeprowadzono poprzez sprawdzenie czy zawarte w nich dane wynikają ze sprawozdań jednostkowych podległych jednostek organizacyjnych oraz czy dane wykazane w sprawozdaniach Urzędu wynikają z ksiąg rachunkowych. Wyniki kontroli rzetelności zbiorczych sprawozdań budżetowych wykazały, że sprawozdania sporządzane były na podstawie i w szczegółowości sprawozdań jednostkowych. Stwierdzono różnice pomiędzy sumą obrotów konta 902 (23.386.830,38), a sumą wydatków ustalonych na podstawie ewidencji szczegółowej do konta 902 oraz wykazaną w sprawozdaniu Rb-28 S (23.386.527 zł), co było wynikiem nie stosowania zapisu technicznego ujemnego dla zwrotów, przeksięgowań, prostowania pomyłek. Stanowiło to naruszenie § 12 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów j.s.t. oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. W sprawozdaniu Rb-27S w kolumnie nadpłaty: 1. wykazano: w rozdz. 75615 i 75615 § 050 – kwoty nadpłat w podatku od czynności cywilnoprawnych ustalone na podstawie sprawozdania Urzędu Skarbowego (nie ujęto ich w ewidencji syntetycznej i analitycznej), 3 - w rozdz. 75621 § 002 – kwotę nadpłaty, wynikającą ze sprawozdania Urzędu Skarbowego w Szamotułach (nadpłaty nie ujęto w ewidencji syntetycznej i analitycznej), 2. nie wykazano w rozdz. 75616 § 034 nadpłat wynikających w ewidencji analitycznej nadpłat w podatku od środków transportowych od osób fizycznych w kwocie 4.985,10 zł. W sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych j.s.t. za okres od początku roku do dnia 31.12.2003 roku wykazano: w dz. 756/75616/034 - podatek od środków transportowych od osób fizycznych: dochody uzyskane 195.389 zł, zaległości 69.153 zł., nadpłata 0 zł., w dz. 756/75615/034 – podatek od środków transportowych od osób prawnych: dochody uzyskane 6.322 zł., zaległość 6.339 zł., nadpłata 795 zł. W sprawozdaniu Rb 27 S z wykonania dochodu planów budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 r. wykazano dane niezgodne z ewidencją księgową: dz 756/75616/034 w kol. 7 (dochody wykonane) zawyżono dane o kwotę 8.746 zł, a w dz. 756/75615/034 zaniżono dane o 8.746 zł. w kol. 11 sprawozdania w dz. 756/75615/034 wykazano nadpłatę w kwocie 4.985 zł zawyżoną o kwotę 404 zł dotyczącą nadpłaty osoby prawnej, tym samym o 404 zł zaniżono nadpłatę w dz. 756/75616/034, która winna wynosić 1.199 zł. Z wydrukowanego wykazu podatników, którzy na dzień 31.12.2003 roku posiadali zaległość wynika, że łączna kwota zaległości (osoby fizyczne i prawne) wynosi 69.153,41 zł (81 pozycji). Kwotę tą wykazano w sprawozdaniu rocznym Rb-27 S z wykonania planu dochodów budżetowych j.s.t. za rok 2003 jako zaległości w podatku od środków transportowych od osób fizycznych. Dwie pozycje wykazu na łączną kwotę 5.056,10 zł dotyczą podatników podatku od środków transportowych od osób prawnych i tą kwotę należało wykazać w sprawozdaniu a kwotę 64.097,31 zł jako zaległość w podatku od środków transportowych od osób fizycznych. Na podstawie ewidencji księgowej konta (901/754/75414/2010) ustalono że, na rachunek budżetu wpłynęła dotacja w wysokości 200,00 zł. Kwota dotacji została wykorzystana. W sprawozdaniu jednostkowym Rb-50 o wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami wykazano w § 4210 Zakup materiałów i wyposażenia kwotę 200,01 zł. W sprawozdaniu Rb-28 S rocznym z wykonania planu wydatków budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 r. w dz. 754, rozdz. 75414 § 4210 wykazano 0. Stwierdzono, że otrzymane środki w wysokości 200 zł wydatkowano w dziale 754 rozdziale 75414 § 4260, co było sprzeczne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 ze zm.) Środki wydatkowano na zakup kompletu kluczy – faktura VAT Nr 824/2003 z dnia 11.12.2003 r. wystawiona przez Hurtownię Materiałów Elektrycznych ELEKTRYK w Pniewach. Zapłacono gotówką – raport kasowy nr 182 poz. 20 z dnia 11.12.2003 r. Wyniki kontroli rzetelności i prawidłowości sporządzania sprawozdań budżetowych wykazały nieprawidłowości polegające na zawyżeniu lub zaniżeniu danych w: kolumnie 12 sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 roku oraz w kolumnie 3 poz. A5 i A1 sprawozdania Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 roku 4 - § Wykazane w spr. Ustalenia kontroli Rb-27S podatek od nieruchomości osoby prawne IV kwartał 250.210 zł 25.021 zł zawyżono o 225.189 zł Rb-PDP podatek od nieruchomości 515.962 zł zawyżono o 225.189 zł 290.773 zł Różnica kolumnie 13 sprawozdania Rb-27 S z wykonania planu dochodów budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 marca, 30 czerwca, 30 września i 31 grudnia 2003 roku oraz w kolumnie 4 sprawozdań półrocznego i rocznego Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych Rb-27S podatek od nieruchomości od osób fizycznych ustalenia kontroli w sprawozdaniu wykazano różnice za I kwartał 8.691 zł 36.186 zł zawyżono o 27.494 zł za II kwartały 35.281 zł 101.886 zł zawyżono o 66.605 zł za III kwartały 43.403 zł 115.042 zł zawyżono o 71.639 zł za IV kwartały 168.687zł 257.124 zł zawyżono o 88.437 zł § podatek od nieruchomości od osób prawnych ustalenia kontroli w sprawozdaniu wykazano różnice za I kwartał 86.555 zł 90.032 zł zawyżono o 3.478zł za II kwartały 342.516 zł 497.491 zł zawyżono o 154.975zł za III kwartały 354.673 zł 514.105 zł zawyżono o 159.432zł za IV kwartały 697.578 zł 971.776 zł zawyżono o 274.198zł § podatek rolny od osób fizycznych ustalenia kontroli za I kwartał 4.201 zł za II kwartały 10.164 zł za III kwartały 11.619 zł za IV kwartały 88.898 zł w sprawozdaniu wykazano różnice 3.003 zł zaniżono o 1.198zł 8.349 zł zaniżono o 1.815zł 20.453 zł zawyżono o 8.834zł 103.747 zł zawyżono o 14.849zł podatek rolny od osób prawnych ustalenia kontroli za I kwartał 9.534 zł za II kwartały 19.069 zł za III kwartały 19.069 zł za IV kwartały 45.570 zł w sprawozdaniu wykazano różnice 0 zł zaniżono o 9.534 zł 0 zł zaniżono o 19.069 zł 0 zł zaniżono o 19.069 zł 0 zł zaniżono o 45.569 zł podatek leśny od osób fizycznych ustalenia kontroli za I kwartał 52 zł za II kwartały 104 zł za III kwartały 182 zł za IV kwartały 509 zł w sprawozdaniu wykazano różnice 68 zł zawyżono o 16 zł 183 zł zawyżono o 79 zł 264 zł zawyżono o 82 zł 612 zł zawyżono o 103 zł § § 5 § podatek od środków transportowych od osób fizycznych ustalenia kontroli w sprawozdaniu wykazano za I kwartał 701 zł 701 zł za II kwartały 1.464 zł 1.464 zł za III kwartały 12.536 zł 12.536 zł za IV kwartały 24.580 zł 22.799 zł różnice 0 zł 0 zł 0 zł zaniżono o 1.781 zł Rb-PDP a) za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2003 roku podatek od nieruchomości zawyżono o 221.580 zł podatek rolny zaniżono o 20.884 zł podatek leśny zawyżono o 79 zł b) za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 roku podatek od nieruchomości zawyżono o 274.198 zł podatek rolny zaniżono o 30.721 zł podatek leśny zawyżono o 103 zł podatek od środków transportowych zaniżono o 1.781 zł Stosownie do przepisów § 10 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 ze zm.) kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym. Kwoty wykazane w sprawozdaniach w zakresie obniżenia górnych stawek podatkowych, udzielonych ulg, zwolnień, umorzeń powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, a w zakresie odroczeń i rozłożeń na raty ze stanem faktycznym. W zakresie gospodarki pieniężnej kontrolą objęto prawidłowość udokumentowania operacji kasowych, stan rachunków bankowych, stan i prawidłowość przechowywania gotówki w kasie oraz prawidłowość prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania. Kontrola kasy, w której przechowywano gotówkę oraz druki ścisłego zarachowania wykazała, że stan gotówki w kasie był zgodny z raportami kasowymi sporządzanymi przez kasjera. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadziły w osobnych księgach druków ścisłego zarachowania Inspektor – kasjer oraz Inspektor ds. księgowości następująco: w księdze prowadzonej przez Inspektora ds. księgowości ewidencjonowano czeki gotówkowe, a sposób tej ewidencji ze względu na nie ujmowanie przychodu czeków, a tylko ich rozchodu, nie pozwalał ustalić stanu czeków gotówkowych na koniec 2003 roku. Taki sposób prowadzenia ewidencji uniemożliwia również porównanie stanu druków ścisłego zarachowania ustalonego w wyniku inwentaryzacji ze stanem ewidencyjnym, w księdze prowadzonej przez kasjera prawidłowo ewidencjonowano: kwitariusze przychodowe K 103, świadectwa miejsca pochodzenia zwierząt, legitymacje ubezpieczeniowe członków rodziny, legitymacje ubezpieczeniowe pracowników oraz bloczki mandatów karnych. Zaniechano natomiast ujęcia w księdze przechowywanych w kasie druków dowodów wpłaty KW i wypłaty KP. Dowody KW i KP wystawia kasjer odpowiednio po wydaniu lub przyjęciu gotówki do kasy i oraz nadaje numery tym dowodom z chwilą ich wykorzystania tj. przychodu lub rozchodu. Druki KP i KW nie posiadają serii i numerów nadanych przez drukarnię. Do czasu ich wykorzystania nie dokonywano oznakowania numerem ewidencyjnym druków KP i KW. 6 Kontrola gospodarki środkami pieniężnymi zgromadzonymi na rachunkach bankowych budżetu i Urzędu wykazała, że bankową obsługę budżetu gminy prowadzi Bank PKO BP S.A. na podstawie umowy rachunku bankowego nr 63627-101000-225 z dnia 12 lipca 1995 roku zawartej pomiędzy Urzędem Gminy reprezentowanym przez Burmistrza i Sekretarza, a Bankiem. Umowa ta była zmieniana dziesięciokrotnie aneksami. Zawarcie aneksów nr 1 z dnia 7.06.1999 r., nr 6 z dnia 28.08.2000 r. i nr 9 z dnia 3.02.2003 r. poprzedzone było przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego: w 1999 roku – w trybie przetargu dwustopniowego, w latach 2000 i 2003 – w trybie przetargu nieograniczonego. Przy udzieleniu zamówienia publicznego na bankową obsługę budżetu Gminy i jej jednostek organizacyjnych prowadzonego w 2003r. stwierdzono, że: w informacji skierowanej od oferenta, którego ofertę wybrano nie wskazano terminu i miejsca zawarcia umowy, co było wymagane przepisami art. 50 ust. 4 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tj. Dz. U z 2002 r. Nr 72, poz. 664 ze zm.). z wybranym oferentem tj. PKO BP S.A. podpisano w dniu 3.02.2003 r. aneks Nr 9 do umowy rachunku bankowego zawartej w dniu 12 lipca 1995 r., nie zawarto nowej umowy, co stanowiło naruszenie przepisów art. 51 ust. 1 ustawy. Poza rachunkami bankowymi otwartymi i prowadzonymi zgodnie z umową zawartą z PKO BP S.A. Gmina posiadała środki pieniężne na rachunkach prowadzonych w 3 innych bankach, tj.: w Banku Ochrony Środowiska w kwocie 6.731,86 zł, w Banku Zachodnim WBK w kwocie 3.294,60 zł, w Banku Spółdzielczym w kwocie 4.673,33 zł. Kontrolującemu nie przedłożono umów z w/w bankami, które świadczyłyby o tym na jakiej podstawie i zasadach prowadzone są rachunki bankowe oraz pozwoliłyby ustalić przeznaczenie ww. środków. Inspektor ds. księgowości budżetowej wyjaśnił, że rachunek pomocniczy w BOŚ został założony przy korzystaniu z pożyczek Funduszu Ochrony Środowiska, konto w WBK służy do obsługi udzielonego kredytu natomiast konto w BS w Dusznikach zostało założone przy telefonizacji. Środki pieniężne zgodnie z ewidencją księgową wynosiły na dzień 31.12.2003 r. 240.719,29 zł, z czego: środki budżetu (suma sald Wn kont Zespołu 1 budżetu) - 84.480,86 zł, środki Urzędu (suma sald Wn kont Zespołu 1 Urzędu) - 156.238,43 zł W bilansie budżetu wykazano środki pieniężne budżetu i Urzędu, zamiast tylko budżetu. Stan środków pieniężnych na dzień 31.12.2003 r. wynikający z ewidencji księgowej był zgodny ze stanem określonym w przesłanych przez banki zawiadomieniach o stanie rachunków bankowych. W zakresie rozrachunków i roszczeń kontrolą objęto prawidłowość rejestrowania obrotów na kontach rozrachunkowych (syntetycznych i analitycznych), realność sald należności i zobowiązań na koniec roku, prawidłowość regulowania zobowiązań i należności, oraz udokumentowania przychodu i rozchodu, wykazanie zobowiązań i należności występujących na dzień 31.12.2003 r. w sprawozdaniach budżetowych. W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości polegające na: ujęciu na koncie 221 w rozdz. 70005 § 077 i 047 zaległości ze sprzedaży nieruchomości i wieczystego użytkowania nieruchomości w wysokości niezgodnej z ewidencją analityczną - przy przenoszeniu danych o zaległościach i nadpłatach z ewidencji analitycznej do syntetycznej. Na podstawie PK 51 i 52 z dnia 31.12.2003 r. 7 - - - zaksięgowano wynikające z ewidencji szczegółowej różnice pomiędzy kwotą zaległości i nadpłat z tytułu sprzedaży nieruchomości oraz wieczystego użytkowania nieruchomości (salda sald kont analitycznych), zamiast kwot zaległości (salda kont analitycznych) . Skutkiem powyższego w sprawozdaniu Rb-27S wykazano: w kolumnie zaległości: w rozdz. 70005 § 077 - różnicę pomiędzy kwotą zaległości i nadpłat ze sprzedaży nieruchomości (28.630 zł) zamiast kwoty zaległości (28.842 zł), w rozdz. 70005 § 047 - różnicę pomiędzy kwotą zaległości i nadpłat z wieczystego użytkowania nieruchomości (53.324 zł), zamiast kwoty zaległości (54.388 zł), niezgodności pomiędzy wysokością zaległości ze sprzedaży nieruchomości wynikających z ewidencji analitycznej (podatkowej) na dzień 31.12.2003 r. (28.842 zł), a faktycznie występującymi zaległościami ze sprzedaży (1.342 zł), czego przyczyną było zaksięgowanie na koncie 221 należności przyszłych okresów w kwocie 25.000 zł, (które winny być ujęte na koncie 226). Na saldo konta analitycznego nr 432/05 prowadzonego dla ewidencji należności i wpłat z tytułu sprzedaży nieruchomości nabywcy składało się 11 rat, na które rozłożono cenę kupna nieruchomości zabudowanej oznaczonej geodezyjnie nr 1067, z których pierwsza płatna była w 2003 roku, a pozostałe stanowią należności lat przyszłych. Faktycznie nabywca. na dzień 31.12.2003 r. posiadał zaległości w z tytułu pierwszej z 11 rat w wysokości 2.500 zł + oprocentowanie w kwocie 396 zł. Odsetek nie przypisano na koncie. nie wykazaniu w sprawozdaniu Rb-28 S zobowiązań budżetu oraz Urzędu objętych ewidencją kont Zespołu 2. Zgodnie z ewidencją (salda Ma) zobowiązania objęte ewidencją księgową wynosiły na dzień 31.12.2003r. kwotę 277.720,16 zł, w tym - Budżet 55.631,54 zł (konto 240) - Urząd 222.088,62 zł, z tego 205.174,59 (zobowiązania z tytułu wynagrodzeń - konta 225, 229, 231) 172.088,62 (zobowiązania dotyczące inwestycji tj. nie zwrócone wadia, zabezpieczenia należytego wykonania umów inwestycyjnych - konto 240) nieprawidłowym zaksięgowaniu naliczonych wynagrodzeń za m-c grudzień 2003 i dodatkowych wynagrodzeń rocznych na kontach zespołu 2 Konto 229 służące do ewidencji rozrachunków publiczno – prawnych, w szczególności z ZUS z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz PZU wykazywało saldo Ma w kwocie 38.130,72 zł, z czego: Fundusz Pracy (konto 229/000/FP/Urząd) 5.990,83 zł, ZUS (konto 229/001/ZUS/Urząd) 32.029,79 zł i PZU (konto 229/003/PZU/Urząd) 110,10 zł. Salda na kontach 229/000/FP/Urząd i 229/003/PZU/Urząd oznaczały faktyczny stan zobowiązań wobec ZUS z tytułu składek na FP naliczonych od wynagrodzenia za m-c grudzień 2003 roku i dodatkowego wynagrodzenia rocznego i PZU. Kwota składek z tytułu składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i wypadkowe pracodawcy naliczonych od wynagrodzenia pracowników Urzędu za m-c grudzień 2003 roku i dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2003 rok wynosiła 36.353,06 zł. Saldo na koncie 221/001 „ZUS” wynosiło 32.029,79 zł (Różnica w wysokości 4.323,27 zł). Konto 231 służące do ewidencji rozrachunków z tytułu wynagrodzeń z pracownikami Urzędu, jak również z osobami fizycznymi zatrudnionymi na podstawie innych umów niż umowa o pracę wykazywało na dzień 31.12.2003 r. 8 saldo Ma wg ewidencji księgowej w wysokości 125.111,87 zł, a winno wynosić, zgodnie z wyjaśnieniem Inspektora ds. księgowości budżetowej kwotę 132.459,71 zł. zaniechaniu ewidencjonowania zobowiązań z tytułu dostaw i usług na koncie 201 w korespondencji z kontem 400. W sprawozdaniu Rb-28 S w kolumnie zobowiązania wykazano dane wynikające z pozabilansowej ewidencji faktur prowadzonej komputerowo w programie „rozliczenia budżetowe”, nie zwracaniu wadiów wpłaconych na przetargi na zbycie nieruchomości gminnych w terminie określonym przez § 4 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. Nr 9, poz. 30 ze zm.). Na saldo konta 240/001/00001 składała się m.in. po stronie należności kwota 4000 zł dotycząca nie zwróconych wadiów po dwóch przetargach na zbycie nieruchomości gminnych, które miały miejsce w dniu 12.08.2003 r.(działki nr 557/8 i 557/7), nie zwracaniu wadiów wpłaconych na przetargi celem udzielenia zamówienia publicznego w terminie określonym przez art. 42 ustawy o zamówieniach publicznych oraz nie zwracaniu zabezpieczeń należytego wykonania umowy (dotyczy zamówień realizowanych w latach 1997-2003). Kontrolującym nie przedłożono dokumentów na podstawie których można byłoby ustalić jakie zobowiązania składają się na salda 24 kont analitycznych prowadzonych do konta 240 Urzędu w łącznej kwocie 172.088,62 zł. niezgodności pomiędzy sumą wymagalnych zobowiązań zaewidencjonowanych w programie „rozliczenia budżetowe” w rozdz. 80113 klasyfikacji wydatków, a ustaloną na podstawie przedłożonych faktur sumą zobowiązań wymagalnych w tej podziałce klasyfikacji. W wyniku porównania kwoty zaewidencjonowanych zobowiązań wymagalnych z tytułu dowozów realizowanych przez 3 przewoźników z faktycznie występującymi stwierdzono różnice pomiędzy ewidencją, a zobowiązaniami ustalonymi na podstawie faktur w wysokości 34.969,37 zł. Zgodnie z ewidencją pozabilansową zobowiązania wymagalne z tytułu dowozów/przewozów na dzień 31.12.2003 r. wynosiły 104.263,81 zł, z czego sklasyfikowane w rozdz. 80113 wynosiły 98.211.42 (dot. dowozy dzieci do szkół). Zgodnie ze stanem faktycznym zobowiązania te wynosiły 139.233,18 zł. Różnice te wynikały z: błędnego uznania jako zapłaconych faktur, z których potrącono część należności na poczet wadium na przetarg na dowozy dzieci do szkół; na dzień 31.12.2003 r. wynikały z nich zobowiązania wymagalne na kwotę 6000 (faktury 10/2003 i 23/2003), nie objęcia ewidencją faktur na kwotę łączną 28.968,39 zł, które wpłynęły do Urzędu do końca 2003 roku (przyczynami było: w jednym przypadku przeoczenie (faktura na kwotę 217 zł), wskazywanie dwóch rozbieżnych dat wpływu faktur do księgowości z których jedna 24.12.2003 r., a druga 1.1. 2004 r. (5 faktur na kwotę 20.048,17 zł), zamazywanie korektorem wpływu faktur z sekretariatu do księgowości z daty 5.12.2003 r. na 1.1.2004 r. (2 faktury na kwotę 8.703,22 zł.) Tym samym zaniechano ujęcia w kosztach 2003 roku w/w kwoty, co stanowiło naruszenie art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Inwentaryzację składników majątkowych w Urzędzie przeprowadzono wg stanu na dzień 31.12.2003 r. w zakresie środków pieniężnych, druków ścisłego zarachowania, środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych oraz stanu kredytów poprzez uzyskanie potwierdzenia stanu środków. Środki pieniężne w kasie oraz druki ścisłego 9 zarachowania przechowywane w kasie zinwentaryzowano drogą spisu z natury w dniu 31.12.2002 r. Stwierdzono, że: na arkuszach spisu z natury nie określono stanu ilościowego druków ścisłego zarachowania innych niż druki KP i KW, co stanowiło naruszenie pkt. 5 instrukcji inwentaryzacyjnej, nie sporządzono protokołu z przeprowadzonej inwentaryzacji wymaganego w pkt. 6 instrukcji inwentaryzacyjnej, nie przeprowadzono inwentaryzacji należności i zobowiązań i nie wyjaśniono tytułów zobowiązań objętych ewidencją kont Zespołu 2 budżetu i jednostki oraz zobowiązań z tytułu dostaw towarów i usług wynikających z ewidencji pozabilansowej. Gmina posiadała zobowiązania z tytułu 22 kredytów z lat 1998-2003, 6 pożyczek zaciągniętych w latach 2002-2003, poręczenia udzielonego w 1999 roku oraz wyemitowanych w latach 2000-2001 obligacji. Na podstawie ewidencji księgowej kont 134 i 260 ustalono, że: • stan zobowiązań z tytułu kredytów, pożyczek i obligacji na początek roku 2003 wynosił 8.752.964,03 zł, z czego: pożyczki – 675.000 zł kredyty – 4.877.964,03 zł obligacje – 3.200.000 zł • przychody z tytułu kredytów i pożyczek wynosiły w 2003 roku 3.285.800zł, z czego: pożyczki – 1.263.000 zł kredyty – 2.022.800 zł • rozchody związane ze spłatą kredytów i pożyczek wynosiły w 2003 roku 1.417.246,75 zł, z czego: kredyty - 789.246,75 zł pożyczki – 628.000 zł • różnice kursowe powstałe w związku ze spłatą 4 kredytów w walucie obcej (EURO i CHF) zaewidencjonowane po stronie przychodów wynosiły 207.908,13 zł, a po stronie rozchodów wynosiły 18.111,18 zł, • stan zobowiązań z tytułu kredytów, pożyczek i obligacji na koniec 2003 roku wynosił 10.411.314,23 zł (suma sald kont 260 i 134), z czego: pożyczki z lat 2002-2003 - 1.310.000 zł (suma sald Ma 260/../1-260/...06) kredyty z lat 1999-2003 – 6.301.314,23 zł (saldo Ma 134) obligacje wyemitowane w latach 2000 -2001 - 2.800.000 zł (saldo Ma konta 260/../00) Gmina posiadała również niewymagalne zobowiązania w związku z udzielonym w 1999 roku poręczeniem o wartości nominalnej 90.658 zł, z czego do spłaty w roku budżetowym 2003 przypadałoby 51.717 zł. Kontrolą objęto prawidłowość ewidencjonowania zobowiązań z tytułu kredytów, pożyczek, obligacji i innych tytułów dłużnych, zgodność danych wykazanych w sprawozdaniach Rb-NDS i Rb-Z z ewidencją, procedury zaciągania kredytów i pożyczek, terminowość regulowania zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek. Sposób ewidencji kredytów, pożyczek i obligacji umożliwiał ustalenie zobowiązań wg poszczególnych tytułów dłużnych a stan zobowiązań z tytułu poszczególnych kredytów wynikający z umów i udokumentowanych spłat był zgodny z saldami kont analitycznych. W toku kontroli dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych zbadano prawidłowość wymiaru podatków, prowadzenia ewidencji podatków i opłat, udzielonych ulg i zwolnień ustawowych, udzielonymi decyzjami Burmistrza umorzeń zobowiązań podatkowych oraz skutków dla budżetu jakie spowodowało wydanie tych decyzji, egzekwowania zobowiązań podatkowych. 10 Ustalono, że przy wydawanych decyzjach odroczeniowych i rozkładających na raty nie naliczono i nie pobrano opłaty prolongacyjnej, co było sprzeczne z postanowieniami uchwały Nr XXXVIII/305/98 z dnia 10 marca 1998 roku Rady Miejskiej w Pniewach. Dnia 13 stycznia 2003 roku do Urzędu wpłynęła deklaracja na podatek od nieruchomości. (podatnik o nr konta 00003311/02) na podstawie której dokonano przypisu w kwocie 158.244,50 zł., rata podatku stanowiła kwotę 13.187,00 zł. W dniu 17 kwietnia 2003 roku do Urzędu wpłynęła korekta deklaracji zmniejszająca przypis podatku do kwoty 142.230,70 zł – sprzedaż części nieruchomości w dniu 02.04.2003 roku. W związku z powyższym od maja rata podatku wynosiła 11.185,30 zł. Pismem z dnia 3 lipca 2003 roku podatnik zwrócił się z prośbą o „zmniejszenie podatku od nieruchomości za rok 2003, ..., do wysokości 50 %” oraz o odstąpienie od naliczania podatku od nieruchomości która obecnie nie jest wynajmowana. Pismem z dnia 18.07.2003 roku Burmistrz poinformował, że załatwienie sprawy w ustawowym miesięcznym terminie nie zostanie wykonane ze względu na prowadzenie dodatkowego postępowania wyjaśniającego – nowy termin do 31.08.2003 roku. Podatnik złożył również oświadczenie o wielkości uzyskanej pomocy publicznej. Dnia 21 sierpnia 2003 roku Burmistrz wydał decyzję Nr 3251/247/2003 w sprawie umorzenia zaległości tj. kwoty 11.185,40 zł + odsetki 24,80 zł. Podatnik dokonał następujących wpłat podatku: I rata w kwocie 13.187,50 zł – 10.01.2003r. II rata w kwocie 13.187,00 zł – 05.02.2003r. III rata w kwocie 13.187,00 zł – 12.03.2003r. IV rata w kwocie 13.187,00 zł – 08.04.2003r. V rata w kwocie 11.185,10 zł – 10.05.2003r. VI rata w kwocie 11.185,30 zł – 06.06.2003r. VII rata w kwocie 11.185,30 zł – 04.07.2003r. VIII rata w kwocie 11.185,30 zł – 08.08.2003r. IX rata w kwocie 11.185,30 zł – 10.09.2003r. X rata w kwocie 11.185,30 zł – 08.10.2003r. XI rata w kwocie 11.185,30 zł – 07.11.2003r. XII raty podatnik nie wpłacił. Na dzień 31.12.2003 roku na koncie podatnika saldo wynosiło 0,00 zł. W toku kontroli ustalono, że na dzień 21 sierpnia 2003 roku tj. dzień wydania decyzji umorzeniowej, na koncie podatnika nie występowała zaległość podatkowa w związku z czym wydanie decyzji umorzeniowej było bezprzedmiotowe. W toku kontroli decyzji umorzeniowych stwierdzono przypadki wydawania decyzji umarzających zaległości podatkowe wraz z częścią należności tj. w październiku umarzano części należności dotyczących IV raty podatku płatnej do dnia 15.11.2003 r. Dotyczy to następujących decyzji: 3251/: 378, 287, 341, 361, 348, 368, 381, 376, 398, 402, 306, 344, 358, 319, 318, 327, 328, 329, 332, 333, 334, 335, 337, 338, 339, 342, 347, 349, 350, 352, 357, 360, 369, 374, 375, 325, 404, 410, 437, 433, 435, 436, 810, 403. Umorzenie należności a nie zaległości podatkowych stanowiło naruszenie przepisów art. 67 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) Kontrola wykazała przypadki wpłat rat podatków po terminie płatności, a Urząd nie pobierał odsetek za zwłokę, czym naruszono przepisy art. 53 § 1 i 4 ustawy Ordynacja podatkowa w związku z § 3 pkt. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511 ze zm.). 11 Plan dochodów z tytułu wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych po zmianach wynosił 220.000 zł, a wydatków 161.650 zł. Dochody zrealizowano w wysokości 224.495,32 zł, a wydatki w wysokości 150.647 zł. Uchwałą Nr VIII/71/03 z dnia 26 czerwca 2003 roku Rada Miejska ustaliła Gminny Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Pniewach na 2003 rok. Do dnia podjęcia uchwały tj. do 25.05.2003 roku łącznie we wszystkich paragrafach działu 851 rozdziału 85154 wydatkowano kwotę 108.351,37 zł przy osiągniętych dochodach w kwocie 131.238,88 zł. Różnicę w wysokości 73.848 zł (dochody 224.495 zł – wydatki 150.647 zł) wydatkowano w rozdziale 85395 na zakup domu w Pniewach przy ul. Św. Ducha z przeznaczeniem na Centrum Pomocy Osobom Uzależnionym. Zakup domu przy ul. Św. Ducha w Pniewach nie został zaplanowany w Gminnym Programie Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, czym naruszono przepis art. 4 1 ust. 2 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tj. Dz. U. z 2002 roku Nr 147, poz. 1231 ze zm.). W 2003 roku wydano: 29 zezwoleń na sprzedaż alkoholu do 4,5 % oraz piwa, 22 zezwolenia na sprzedaż alkoholu zawierającego od 4,5 % do 18 %, 11 zezwoleń na sprzedaż alkoholu powyżej 18 % Kontroli poddano 4 opłaty od wydanych zezwoleń na łączną kwotę 21.613,59 zł, co stanowiło 9,18 % ogółu uzyskanych dochodów z tytułu opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych. Ustalono, że przedsiębiorcy posiadającemu sklep spożywczo – przemysłowy w Pniewach przy ul. Lwóweckiej 15 wydano następujące zezwolenia: Nr DG/6431/A/55/1/2003 na sprzedaż napojów alkoholowych zawierających do 4,5 % alkoholu oraz piwa do spożycia w miejscu sprzedaży na czas ograniczony od 03.01.2003 roku do 03.01.2005 roku, Nr DG/6431/B/1/2003 na sprzedaż napojów alkoholowych zawierających powyżej 4,5 % do 18 % zawartości alkoholu do spożycia w miejscu sprzedaży wydane na czas ograniczony od 03.01.2003 roku do 03.01.2005 roku, Nr DG/6431/C/1/2003 na sprzedaż napojów alkoholowych zawierających powyżej 18 % alkoholu do spożycia w miejscu sprzedaży na czas określony od 03.01.2003 roku W dniu 17 stycznia 2003 roku przedsiębiorca złożył oświadczenie o wartości sprzedaży poszczególnych rodzajów napojów alkoholowych w 2002 roku. Opłatę wyliczono w łącznej kwocie 93.792,94 zł. Pismem z dnia 31.01.2003 roku przedsiębiorca wystąpił do Urzędu z wnioskiem o przełożenie wpłaty I raty na koncesję za 2003 rok do 30.04.2003 roku. Burmistrz w odpowiedzi na wniosek wyraził zgodę na dokonanie wpłat w 11 równych ratach płatnych do 15 każdego miesiąca począwszy od miesiąca lutego 2003 roku. W nawiązaniu do tego pisma Burmistrz pismem z dnia 12.02.2003 roku przesłał wykaz płatności 11 rat, każda po 8.526,63 zł + odsetki, płatna do 15 każdego miesiąca. Wszystkie raty wpłacono w terminach określonych w piśmie Burmistrza bez odsetek. Pismem z dnia 03.02.2004 roku zwrócono się z prośbą do Urzędu o umorzenie odsetek. Dnia 18.12.2004 roku Burmistrz wydał decyzję Nr 6435-4/4/2004 umarzającą odsetki. Wydanie przez Burmistrza zgody na dokonanie opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w 11 równych ratach – miesięcznych naruszyło przepis art. 111 ust. 7 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. W roku 2003 dochody z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności nieruchomości (rozdz. 70005 § 077) wyniosły zgodnie z ewidencją księgową 969.239,40 zł (156,32 % planu). Gmina zbyła 37 nieruchomości, w tym 18 nieruchomości w trybie przetargu i 19 12 bezprzetargowo. Powierzchnia sprzedanych w 2003 roku gruntów wyniosła – 0,1321 ha, a budynków - 595,42 m2 , z czego lokale mieszkalne: 414 m2, lokale użytkowe 180,60 m2. Kontrola sprzedaży na rzecz najemców dwóch lokali użytkowych położonych na działce 1053 w Pniewach przy ul. Św. Wawrzyńca 21 wraz z udziałem w częściach wspólnych nieruchomości w trybie przetargu pisemnego nieograniczonego ujawniła, że: – w cenie sprzedaży lokalu wykorzystywanego dla celów prowadzenia apteki odliczono nakłady poniesione na remont, modernizację i adaptację, pomimo że możliwości takiej nie przewidywała umowa najmu, co stanowiło naruszenie art. 676 kodeksu cywilnego. W umowie najmu z dnia 10.05.2002 r. zastrzeżono, że (§ 9): „W razie ustania stosunku najmu Najemca nie ma prawa domagać się zwrotu poniesionych na przedmiot umowy nakładów”. Nieruchomość lokalową sprzedano w I przetargu pisemnym nieograniczonym za cenę wywoławczą 255.800 zł, a w cenie tej odliczono wartość nakładów najemcy w wysokości 80.356 zł. Na rachunek budżetu z tytułu sprzedaży nieruchomości wpłynęło 175.444 zł., – nakłady poniesione na remont i adaptację drugiego z lokali wykorzystywanego dla celów prowadzenia kawiarni również odliczono w cenie sprzedaży. W tym przypadku jednak możliwość taką przewidywał § 8 umowy najmu. W umowie najmu z dnia 15.06.1998 r. zastrzeżono, że (§ 8): „Najemcy przysługuje zwrot poniesionych nakładów na adaptację i modernizację w przypadku rozwiązania umowy przed terminem wg stanu i wartości na dzień ustania najmu” Nieruchomość lokalową sprzedano na rzecz najemcy w II przetargu pisemnym nieograniczonym za cenę wywoławczą 123.300 zł, a w cenie tej odliczono wartość nakładów najemcy w wysokości 92.598,00 zł. (cenę wywoławczą obniżono z 133.300 zł do 123.000 zł). Na rachunek budżetu z tytułu sprzedaży nieruchomości wpłynęło 30.702 zł., – wysokość nakładów (80.356 zł w przypadku lokalu apteki i 92.598 zł w przypadku lokalu kawiarni oszacowali najemcy przy współudziale wyznaczonych przez nich osób posiadających uprawnienia budowlane w sporządzonych na wniosek Burmistrza kosztorysach. Do kosztorysów tych nie załączono rachunków, które dokumentowałyby poniesione koszty. Rzeczoznawca wycenił wartość rynkową nieruchomości lokalowych na dzień 27.02.2003 r. „kawiarnia” - na kwotę 133.300,00 zł, w tym: lokal - 129.186,00 zł udział w gruncie – 4.100,00 zł „apteka – na kwotę 255.800,00 zł, w tym: lokal - 247.986,00 zł udział w gruncie – 7.850 zł . Operaty szacunkowe nie określały wysokości nakładów poniesionych przez najemców na remont lokali. W dniu 20.03.2003 r. rzeczoznawca sporządził notatkę zgodnie z treścią której z ustalonej w wyniku wyceny wartości kawiarni odjąć należy nakłady poniesione przez Najemcę przy remoncie, natomiast w przypadku apteki koszty remontu nie będą odliczane, z uwagi na to, że koszty remontu poniósł poprzedni najemca. nie wysłano do nabywców zawiadomień o terminie podpisania aktu notarialnego. W sprawie braku pisemnego zawiadomienia o terminie podpisania aktu notarialnego, zawierającego informację o której mowa w art. 41 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży pominięto powierzchnie każdego z lokali oraz wielkości udziałów w częściach wspólnych, a cenę każdego 13 z lokali określono w następujący sposób „wg wyceny biegłych”, czym naruszono przepis art. 35 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Planowane wydatki budżetu Gminy na 2003 r. w wysokości 25.721.584 zł zostały zrealizowane w kwocie 23.386.527 zł. W zakresie realizacji wydatków kontrolą objęto m.in.: a) wydatki z tytułu wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń (§ 4010, § 4040, § 4011 i § 4120), b) wydatki na dowożenie uczniów do szkól (§ 4300), c) wydatki na podróże służbowe krajowe (§ 4410) i zagraniczne (§ 4420), d) wydatki majątkowe (§ 6060), e) stosowanie ustawy o zamówieniach publicznych. Stwierdzono, że następujące wydatki zaklasyfikowano do nie właściwych podziałek klasyfikacji budżetowej a mianowicie: Dział 750 rozdział 75023 § 4410 Urzędy Gmin/podróże służbowe krajowe: faktura VAT Nr 07457/03 z dnia 16.05.2003 roku za zakup artykułów spożywczych na kwotę 166,78 zł., zamiast w § 4210, faktura VAT Nr 36/2003 z dnia 16.05.2003 roku za kosze na śmieci na kwotę 19,59 zł., zamiast w § 4210, faktura VAT Nr 01240/P/2003 z dnia 03.10.2003 roku za zakup druków na kwotę 42,60 zł., zamiast w § 4300, rachunek Nr 184/2003 z dnia 30.12.2003 roku za udział w warsztatach „Inżynieria finansowa w procesie przygotowywania inwestycji” w dniu 28 listopada 2003 roku na kwotę 200,00 zł., zamiast w § 4300. Było to sprzeczne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów. Wydatki na wynagrodzenia osobowe sklasyfikowane w § 4010 wyniosły w 8.230.557,22 zł (97,70 % planu). Sprawdzono zgodność z przepisami prawa wynagrodzenia przyznanego Burmistrzowi, Sekretarzowi, Skarbnikowi oraz Inspektorowi ds. księgowości budżetowej. Stwierdzono, że Inspektorowi ds. księgowości budżetowej wypłacano dodatek funkcyjny, przyznany przez Burmistrza pomimo, że w tabeli stanowisk, zaszeregowań i wymagań kwalifikacyjnych pracowników zatrudnionych na stanowiskach wspólnych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 61 poz. 707) i rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 luty 2003 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich. (Dz. U. Nr 33, poz. 264) nie przewidziano dodatku funkcyjnego dla osoby zatrudnionej na stanowisku inspektora. Kwota wypłaconego w 2003 roku dodatku funkcyjnego wyniosła 5600 zł brutto, a dodatek ten był wypłacany także w latach wcześniejszych. Dodatek funkcyjny w wysokości 200 zł stanowił składnik wynagrodzenia Inspektora ustalonego pismem Burmistrza z dnia 8.05.2002 r. Od dnia 1 lipca 2003 roku został on zwiększony przez Burmistrza pismem z dnia 25 lipca 2003 roku z kwoty 200,00 zł do kwoty 400,00 zł, a następnie od dnia 1 sierpnia 2003 roku pismem z dnia 25 sierpnia 2003 roku z kwoty 400,00 zł do kwoty 800,00 zł. Sprawdzono naliczenie i odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, w tym na pożyczki mieszkaniowe ewidencjonowane na koncie 234 w jednostce. W 2003 roku przyznano17 pożyczek na remont mieszkań, a kwota udzielonych pożyczek mieszkaniowych wynosiła 71.000 zł. Kontrolą objęto pożyczki udzielone 2 pracownikom tj. 11,26 % wydatków na ten cel. 14 Stwierdzono, że nie dokonywano potrąceń z wynagrodzeń miesięcznych jednemu z pracowników za ratę spłaty pożyczki przez okres 5 m-cy od przelewu udzielonej pożyczki Przyczyną było przedwczesne podpisanie porozumienia o udzieleniu pożyczki. Wnioskodawca miał otrzymać pożyczkę po uregulowaniu spraw własności mieszkania. Z uwagi na brak możliwości ustalenia dokładnej daty przelewu pożyczki na konto pracownika rubryki druku porozumienia odnoszące się do określenia miesiąca od którego rozpoczyna się okres spłaty pożyczki pozostawiono puste. Zgodnie z zawartym porozumieniem pracownik zobowiązał się spłacić zakładowi pożyczkę w 24 ratach miesięcznych w wysokości 215 zł płatnych każdego miesiąca przy otrzymaniu wynagrodzenia przez potrącenie należności wraz z odsetkami z miesięcznych poborów. Pierwszym miesiącem w którym dokonano potrącenia był maj 2004 roku. Ponadto na koncie 234/006 prowadzonym dla ewidencji należności i spłat z tytułu przedmiotowej pożyczki z dniem dokonania przelewu dokonano przypisu udzielonej pożyczki bez odsetek Umowę podpisała Inspektor ds. księgowości budżetowej wskazując na porozumieniu, że działa z upoważnienia Skarbnika. Z rejestru delegacji prowadzonej w Urzędzie wynika, że w 2003 roku wystawiono łącznie 919 poleceń wyjazdu służbowego, w tym 28 delegacji dotyczących podróży służbowych zagranicznych. Wydatki na podróże służbowe zagraniczne sklasyfikowano w rozdz. 75064 § 4420 (Administracja publiczna – Współpraca naukowo-techniczna z zagranicą), zamiast: Burmistrza, Z-cy Burmistrza, pracowników Urzędu w dz. 750 rozdz. 75023, Przewodniczącego Rady, W-ce Przewodniczącego Rady, radnych w dz. 750 rozdz. 75022, co było sprzeczne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów. Wydatki w rozdz. 75064 § 4420 zaplanowano w wysokości 22.000 zł natomiast zrealizowano w wysokości 21.888,94 zł. Kontroli poddano 11 poleceń wyjazdów służbowych. a) stwierdzono, że na drukach o numerach: 728/03, 611/03, 612/03, 625/03, 626/03, 627/03, 628/03, 352/03, 353/03, 354/03, 355/03 nie wskazano środka lokomocji, natomiast stronę dotyczącą rachunku kosztów podróży opisywano tylko częściowo lub nie opisywano tzn.: nie podano klasyfikacji budżetowej wydatku; brak daty zatwierdzenia do wypłaty; brak numeru dowodu księgowego; nie podano daty, godziny i miejsca podróży; brak adnotacji o sprawdzeniu rachunku kosztów podróży pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Stanowiło to naruszenie § 5 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującemu pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990) i art. 21 ustawy o rachunkowości. b) stwierdzono przypadki nie przestrzegania przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 lipca 2000 r. w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnym gminy (Dz. U. Nr 66, poz. 800 ze zm.): polecenie wyjazdu służbowego nr 628/03 do Francji na czas 26.09.2003r. do 30.09.2003 r. dla Wiceprzewodniczącego Rady Miejskiej podpisał Burmistrz, zamiast Przewodniczący Rady (§ 1 rozporządzenia), polecenie wyjazdu służbowego nr 354/03 do Włoch na czas 17.05.2003 r. do 21.05.2003 r., dla Przewodniczącego Rady podpisał Burmistrz, zamiast Wiceprzewodniczący Rady wskazany przez Radę (§ 2 ust. 2 rozporządzenia) 15 c) wyjazd do Francji na okres od 19.09.2003 r. – 22.09.2003 r. Zaproszenie dla dwóch osób w tym Burmistrza i żony. W wyjeździe uczestniczyło 29 osób w tym, 21 uczniów gimnazjum. 8 uczestników otrzymało diety 33,75 EURO, natomiast uczniowie kieszonkowe po 10 EURO. Dodatkowe koszty to zakup obiadów dla 21 uczniów na kwotę 346,40 EURO i zakup prowiantu na kwotę 72,40 EURO. Urząd zapłacił ubezpieczenie za 29 osób w kwocie 77,17 EURO. Za wynajęcie autokaru zapłacono kwotę 8.556,82 zł. Wydatek ten poniesiono z dz. 750/75064/4300/00. d) wyjazd do Turcji na okres od 26.09.2003 r. 30.09.2003 r. Wyjazd dla 5 osób, w tym żony Burmistrza. Każdy z uczestników otrzymał dietę w wysokości 43 EURO. Opłata za wizę wynosiła 10 USD. Urząd Miejski zamówił w Blue Sky Ravel 5 biletów lotniczych do Turcji. W dniu 8.09.2003 r. zostały zakupione bilety kolejowe na trasę Poznań – Berlin na kwotę 439,30 zł. Za fakturę na kwotę 7.922,61 zł zapłacono w dniu 27.08.2003 r. Urząd zapłacił także ubezpieczenie za 5 osób w kwocie 27,05 EURO. e) wyjazd do Włoch na okres od 17.05.2003 r. – 20.05.2003 r. Zaproszenie dla Burmistrza i żony. Burmistrz wydał zarządzenie Nr 25/2003 w sprawie ustalenia składu osobowego oraz określenia odpłatności. W delegacji uczestniczyło 6 osób, w tym: Burmistrz z żoną, Przewodniczący Rady Miejskiej z żoną, Wiceprzewodniczący Rady Miejskiej, Sekretarz. Burmistrz ustalił odpłatność dla Wiceprzewodniczącego RM w kwocie 1100 zł i w tej samej wysokości dla żon. Ustalono, że 3 osoby wpłaciły po 1100 zł. W dniu 25.02.2003 r. Urząd dokonał przedpłaty w wysokości 7000 zł na konto Mediterraneum Agencja nr 1 w Poznaniu, a w dniu 6.05.2003 r. pozostałą kwotę 6500 zł. Łącznie wydatki wyniosły 13.500 zł, w tym bilety lotnicze i pobyt w Rzymie. Urząd wypłacił diety dla Przewodniczącego Rady, Wiceprzewodniczącego Rady, Burmistrza i Sekretarza w łącznej kwocie 168 EURO. Stosownie do art. 25 ust. 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2001 roku Nr 142, poz. 1591 ze zm.) radnemu przysługują diety oraz zwrot kosztów podróży służbowych na zasadach ustalonych przez radę gminy. Wydatki na dowożenie uczniów do szkół sklasyfikowane w rozdz. 80113 § 4300 wyniosły w 2003 roku 338.633,53 zł. Do dnia 30.06.2003 r. dowozy realizowane były przez 3 przewoźników na podstawie 3 umów zawartych w dniu 1.09.2000 r. na okres od dnia 1.09.2000 r. do 1.09.2003 r., a koszt tych dowozów wahał się w granicach 2,4-2,7 zł bez VAT za 1 km. Wydatki na dowożenie uczniów do szkół w dni nauki szkolnej ujęte w księgach rachunkowych 2003 roku do dnia 30.06.2003 r. w podziale przewoźników przedstawiały się następująco: za przewóz dzieci w rejonie: Szkół Podstawowych w Pniewach i Chełmnie oraz Gimnazjum w Pniewach - 142.178,14 zł, za przewóz dzieci w rejonach: Szkół Podstawowych w Pniewach i Nojewie oraz Gimnazjum w Pniewach - 100.536,83 zł, za przewóz dzieci na trasach: Szamotuły-Otorowo-Lubosina-Pniewy, SzamotułyBuszewo-Lubosina-Kaszanowo-Pniewy i Zajączkowo-Pniewy – 100.190,42 zł. W wyniku kontroli stwierdzono, że: jeden z przewoźników na każdej z wystawionych faktur za dowóz dzieci do szkół obok kosztów przejazdu (stawka za 1km x kilometry) wyszczególniał także koszty opieki nad dziećmi w czasie dowozu do szkół. Umowa (§ 2 ust. 3) zobowiązywała ww. 16 przewoźnika do nadzoru nad przewożonymi dziećmi, ale nie regulowała odpłatności za tego rodzaju usługi. Wydatki poniesione w 2003 roku z tego tytułu w okresie od października 2002 roku do czerwca 2003 roku wyniosły 5.550 zł i klasyfikowano były w rozdz. 80113 § 4300, w umowie z KSK nie uregulowano maksymalnej wysokości stawki za 1 km, przyjęto natomiast, że za wykonane usługi Usługodawca otrzymywać będzie wynagrodzenie ustalone na 2,40 zł + VAT za 1 kilometr z zastrzeżeniem, że stawka ta obowiązywać będzie w okresie do dnia 31.01.2001 r., a cena za 1 km wraz z VAT podana zostanie Zleceniodawcy przez Zleceniobiorcę na 1 miesiąc przed planowanym terminem zmiany wysokości stawki. Do końca czerwca 2003 roku realizując tę umowę przewoźnik stosował stawkę 2,70 zł netto/1 km. W lipcu 2003 roku Urząd prowadził postępowanie na dowozy dzieci do szkół i placówek oświatowych na terenie Gminy Pniewy w trybie przetargu nieograniczonego. W wyniku przeprowadzonego postępowania podpisano w dniu 22.07.2003 r umowę nr 27/Bud/2003 z wybranym przewoźnikiem Spółdzielnią Pracy Krajowa Spółdzielnia Komunikacyjna na okres od 1.09.2003 r do 25.06.2006 r. W umowie określono, że za 1 km przewoźnik otrzymywał będzie wynagrodzenie 2,12 zł brutto (1,98 zł netto). Wydatki budżetu na inwestycje w 2003 roku (§ 6050 i § 6052) wyniosły 4.273.390,06 zł (tj. 90,34 %). Kontrolą objęto wydatki inwestycyjne poniesione na budowę kanalizacji sanitarnej dla wsi Zamorze w kwocie 1.210.254,67 zł. W koszty inwestycji pomyłkowo wliczono podatek w kwocie 379,50 zł zapłacony od wynagrodzenia za nadzór pełniony przy inwestycji budowy nawierzchni ulicy Słowiańskiej. Kontrola w zakresie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tj. Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 ze zm.) wykazała, że w 2003 przeprowadzono w Urzędzie 19 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, a mianowicie: 17 - w trybie przetargu nieograniczonego (w tym 6 powyżej 30.000 EURO), 1 - w trybie przetargu dwustopniowego powyżej 30.000 EURO, 1 zapytanie o cenę poniżej 30.000 EURO. Kontroli poddano postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego o wartości poniżej 30.000 EURO: na bankową obsługę budżetu Gminy i jej jednostek organizacyjnych, na dowozy uczniów do szkół i placówek oświatowych na terenie Gminy. Przy udzielaniu zamówienia publicznego na dowozy uczniów do szkół i placówek oświatowych na terenie Gminy, zakończonym podpisaniem umowy w dniu 22.07.2003r. stwierdzono, że: oferenci Nr 1 i 4 wnieśli wadium w kwocie 3.000 zł w formie polegającej na częściowym wstrzymaniu płatności faktur wystawionych w związku z usługami transportowymi wykonywanymi przez oferentów na rzecz Zamawiającego w 2003 roku, podczas gdy przepis art. 75 ustawy nie dopuszczał takiej formy wniesienia wadium, Komisja przetargowa odrzuciła ofertę Nr 1 mimo, iż nie wystąpiły przesłanki określone przepisami art. 27a ust. 1, zamiast ją wykluczyć na podstawie art. 19 ustawy, oferenta Nr 1 zawiadomiono o odrzuceniu oferty ze wskazaniem powodów dla których ofertę tą odrzucono w informacji o wyniku postępowania, zamiast niezwłocznie stosownie do postanowień art. 27a ust. 2 ustawy, zwrotu wadium wniesionego w formie pieniężnej jednemu z oferentów dokonano w dniu 17.02.2004 r. tj. po terminie określonym ustawą i bez odsetek, co stanowiło naruszenie przepisów art. 42 ustawy, 17 - w zawartej w dniu 22.07.2003 r. umowie z wybranym wykonawcą zawarto zapis: „Za ferie szkolne i inne zlecenia odpłatność będzie regulowana proporcjonalnie do faktycznych przejazdów”, podczas gdy w SIWZ przedmiot zamówienia Zamawiający określił jako: dowóz i odwóz do szkół i placówek oświatowych w Gminie Pniewy w dni nauki szkolnej na 5 trasach: Trasa I dowóz: Dębina-Chełmno, odwóz: Chełmno-Dębina, łącznie 100km dziennie, Trasa II dowóz: Dęborzyce-Chełmno, odwóz: Chełmno-Dęborzyce, łącznie 102 km dziennie, Trasa III dowóz: Psarskie-Nojewo, odwóz: Nojewo-Kirkowo (m.in. przez Psarskie), łącznie 140 km dziennie, Trasa IV dowóz: Psarskie-Pniewy, odwóz: Pniewy-Kierkowo m.in. przez Psarskie), łącznie 96 km dziennie, Trasa V dowóz: Pniewy-Pniewy, odwóz: Pniewy-Pniewy, łącznie 98 km dziennie, − na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy na wniosek oferenta zaliczono: − wpłacone w formie pieniężnej wadium w kwocie 3.000 zł, − należności jakie wybrany oferent posiadał na dzień 22.07.2003 r. wobec Gminy z tytułu dotychczas świadczonych usług transportowych szacowanych wg stanu na dzień 22.07.2003 r. na kwotę 36.764,16 zł. Zastosowana forma zabezpieczenia należytego wykonania umowy nie została przewidziana przepisami art. 75 ustawy. Przedstawiając Panu Burmistrzowi ustalenia kontroli Regionalna Izba Obrachunkowa wnosi o podjęcie działań w celu wyeliminowania nieprawidłowości i usprawnienia gospodarki finansowej poprzez realizację następujących wniosków pokontrolnych. 1. Zapewnić bieżącą aktualizację dokumentacji opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, tak aby spełniała ona wszystkie wymogi ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów j.s.t. oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. 2. Spowodować coroczną kontrolę przestrzegania przez podległe i nadzorowane jednostki sektora finansów publicznych realizacji procedur, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Kontrolą tą obejmować w każdym roku co najmniej 5 % wydatków podległych jednostek organizacyjnych. 3. Zobowiązać Skarbnika Gminy do przestrzegania w podległym jej wydziale: a) zasad ewidencjonowania operacji gospodarczych przyjętych w ZPK oraz określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów j.s.t. oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752), a w szczególności: prowadzić tylko konta określone ZPK; podane w planach kont konta należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych nie występujących w jednostce albo uzupełniona o konta, zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont, korekty wartości zaciągniętych kredytów w walutach obcych na podstawie różnic kursowych księgowano: dodatnie (spadek kursu) Wn 134, Ma 960, 18 4. 5. 6. 7. 8. ujemne (wzrost kursu) Wn 960 Ma 134, w końcu roku dokonać przeniesienia z konta 960 na konto 962, w księgowości stosować technikę zapisu technicznego ujemnego dla dokonywanych wyksięgowań, co umożliwi prawidłowe ustalenia wysokości obrotów prowadzonych kont, dokonywać zmniejszeń na koncie 011 budynków wybudowanych na gruntach, w przypadku, gdy przedmiotem sprzedaży była nieruchomość zabudowana, faktury za dostawy i usługi realizowane na rzecz Gminy ewidencjonowano na kontach 400 i 201 i zobowiązania te wykazywać w bilansach budżetu oraz Urzędu, założyć konta pozabilansowe 998 i 999 w celu ewidencji zobowiązań w kwotach wynikających z podpisanych w imieniu Gminy umów i na podstawie tej ewidencji wypełniać kolumnę „Zaangażowanie” sprawozdania Rb-28 S, b) do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzać, w postaci zapisu, każde i tylko zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. c) księgowe dowody zastępcze (jak PK) stosować tylko w sytuacji uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, Polecić rzetelne i prawidłowe sporządzanie sprawozdań budżetowych. W sprawozdaniach Rb-27 S z wykonania planu dochodów budżetowych i Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych wykazywać dane dotyczące skutków udzielonych umorzeń zaległości podatkowych, odroczeń terminów płatności podatku, rozłożenia na raty podatku w wysokościach wynikających z decyzji Burmistrza. Kwoty powinny być zgodne z rejestrami przypisów i odpisów, z wyjątkiem decyzji o odroczeniu i rozłożeniu płatności na raty - § 3 ust. 1 pkt. 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24 poz. 279 ze zm.). Dla prawidłowego wykazywania w sprawozdaniach skutków odroczeń i rozłożeń płatności podatku na raty utworzyć i prowadzić pozaksięgową ewidencję tych skutków. Nakazać dokonanie korekty sprawozdań Rb-PDP za okres od początku roku do dnia 30 czerwca i 31 grudnia 2003 roku i przesłać je (w formie elektronicznej i w formie dokumentu) do Ministra Finansów za pośrednictwem Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu. Sprawozdania budżetowe sporządzać na zasadach w trybie i terminach określonych rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 13.03.2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 ze zm.). Zapewnić kontrolę formalno-rachunkową oraz merytoryczną złożonych sprawozdań jednostkowych. Zapewnić zgodność z ewidencją księgową wykazanych w sprawozdaniach danych o zobowiązaniach Urzędu oraz budżetu. Zobowiązać kasjera by stosowane w Urzędzie druki KP i KW objęła ewidencją druków ścisłego zarachowania, stosownie do wymogów określonych w przepisach wewnętrznych, a Inspektora ds. księgowości aby ewidencjonowała w księdze druków ścisłego zarachowania przychody czeków gotówkowych w celu ustalenia stanu ilościowego czeków na każdy dzień roku obrotowego. Zobowiązać Skarbnika Gminy do: wyjaśnienia tytułów, pochodzenia i przeznaczenia środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych prowadzonych w bankach innych niż 19 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. bank prowadzący obsługę budżetu wykonywanymi przez pracowników księgowości, wyjaśnienia tytułów zobowiązań objętych ewidencją kont zespołu 2 Urzędu i budżetu oraz uregulowania ich w przypadku ustalenia ich wymagalności, nadzoru nad zadaniami wykonywanymi przez Inspektora ds. księgowości budżetowej w zakresie dekretacji i stosowanych księgowań, w szczególności w zakresie rozliczeń z kontrahentami, księgowania naliczenia wynagrodzenia Zapewnić zgodność prowadzonych rachunków bankowych z ich przeznaczeniem wskazanym w zawartych umowach. Zapewnić coroczne przeprowadzania inwentaryzacji należności i zobowiązań. W toku prowadzonej inwentaryzacji przestrzegać procedury określone instrukcją inwentaryzacyjną, a w szczególności na arkuszach spisu z natury podawać stan ilościowy zinwentaryzowanych czeków gotówkowych. Po zakończonej inwentaryzacji sporządzać protokół. Przy wydawaniu decyzji rozkładających podatek na raty oraz odraczających termin płatności przestrzegać postanowień uchwały Rady Miejskiej Nr XXXVIII/305/98 z dnia 10 marca 1998 roku. W stosunku do wydanej decyzji z dnia 21 sierpnia 2003 roku Nr 3251/247/2003 w sprawie umorzenia zaległości tj. kwoty 11.185,40 zł + odsetki 24,80 zł wznowić postępowanie podatkowe zgodnie z art. 240 § 1 pkt. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) i przesłać ją do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Poznaniu celem stwierdzenia jej nieważności. Przestrzegać zasad udzielania umorzeń wynikających z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), tzn. nie orzekać o umorzeniu należności podatkowych. Egzekwować od pracowników wydziału księgowości obowiązki w zakresie kontroli terminowości wpłat należności przez podatków. Od wpłat dokonanych po ustawowych terminach płatności naliczać odsetki za zwłokę zgodnie z art. 53 § 1 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa. Spowodować coroczne opracowywanie projektu Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i przedstawiania Radzie w terminach zapewniających realizację zadań przez cały rok oraz możliwość uchwalenia w budżecie wydatków właściwych rzeczowo dla realizacji zadań objętych programem. Realizować zadania wynikające z ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi oraz dokonywać wydatków związanych z tymi zadaniami zgodnie z Gminnym Programem Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych uchwalonym przez Radę na dany rok. Przestrzegać aby opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych wpłacane były tylko w 3 równych ratach w terminach do 31 stycznia, 31 maja i 30 września danego roku kalendarzowego zgodnie z art. 111 ust. 7 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. W ewidencji księgowej i w sprawozdaniach budżetowych spowodować klasyfikowanie dochodów i wydatków zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 ze zm.). Od 1 stycznia 2005 r. stosować zasady określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 209, poz. 2132). 20 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. Usprawnić obieg dokumentów z zakresu inwestycji oraz gospodarki nieruchomościami pomiędzy księgowością i pozostałymi jednostkami organizacyjnymi Urzędu i uregulować ustanowione zasady obiegu w stosownej Instrukcji. Spowodować rozliczanie kosztów podróży służbowych pracowników zgodnie z przepisami prawa, a w szczególności: w poleceniu wyjazdu służbowego wskazywać miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej oraz środek transportu właściwy do jej odbycia, rozliczać wyłącznie koszty podróży służbowych odbytych w terminie i do miejsca określonego przez pracodawcę, koszty podróży służbowych wypłacać na podstawie sprawdzonych pod względem merytorycznym poleceń wyjazdu służbowego. Wyegzekwować od osób nie będących pracownikami Urzędu Miejskiego w Pniewach (żona Burmistrza, żona Przewodniczącego Rady) zwrot wydatków z tytułu zagranicznych podróży służbowych poniesionych niezgodnie z przepisami art. 111 ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych w nizej wymienionych kwotach : a) wyjazd do Włoch: żona Przewodniczacego Rady 1150 zł, żona Burmistrza 1150 zł, b) wyjazd do Francji (żona Burmistrza) dieta – 33,75 Euro ubezpieczenie Wojażer – 3,11 Euro razem - 36,86 Euro średni kurs Euro na dzień zakupu wynosił kwotę – 4,5326 zł c) wyjazd do Turcji (żona Burmistrza): dieta – 43 Euro ubezpieczenie Wojażer – 5,41 Euro razem - 48,41 Euro opłata za Wizę – 10 USD opłata za bilet kolejowy – 87,86 zł opłata za bilet lotniczy – 1585 zł średni kurs Euro na dzień zakupu wynosił kwotę – 4,4918 zł Zaprzestać podpisywania poleceń wyjazdów służbowych radnym. Zasady delegowania radnych określa rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2001 r. w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. Nr 66, poz. 800 ze zm.). Wydatków dokonywać tylko w granicach umów. Dokładnie i precyzyjnie formułować postanowienia zawieranych umów, w szczególności te odnoszące się do ceny usług lub dostaw będących przedmiotem umowy. Przy sprzedaży nieruchomości gminnych uczestnikom przetargu, którzy przegrali przetarg zwracać wadia niezwłocznie po odwołaniu, zamknięciu przetargu, jednak nie później niż przed upływem 3 dni od dnia odwołania, zamknięcia, unieważnieniu lub zakończeniu wynikiem negatywnym przetargu stosownie do § 4 ust. 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzenia przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości, a w wadium wpłacone w gotówce przez uczestnika przetargu, który wygrał przetarg, zaliczać na poczet ceny nabycia nieruchomości, stosownie do § 4 ust. 8 ww. rozporządzenia. Zaprzestać odliczania w cenie wywoławczej nakładów poniesionych na remont przez nabywcę nieruchomości w przypadku, gdy umowa najmu nie przewidywała takiej możliwości. W przypadku gdy uregulowania umowne zgodnie z art. 676 k.c. pozwalają 21 na dokonanie odliczeń w cenie sprzedaży nakładów poniesionych przez najemców zapewnić staranność w ich szacowaniu. W tym celu żądać od najemców dostarczenia rachunków dokumentujących poniesione wydatki. 25. Polecić Inspektorowi ds. gospodarki nieruchomościami do: zamieszczania w wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży i ogłoszeniu o przetargu dokładnego opisu sprzedawanych nieruchomości. W przypadku, gdy przedmiotem zbycia są lokale mieszkalne wskazywać powierzchnię każdego z lokali oraz wielkości udziałów w częściach wspólnych nieruchomości, pisemnego zawiadamiania wyłonionego w wyniku przetargu nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, i zamieszczania w nim informacji, że jeżeli osoba ta nie stawi się bez usprawiedliwienia w miejscu i terminie podanym w zawiadomieniu organizator przetargu może odstąpić od zawarcia umowy, a wpłacone wadium nie podlega zwrotowi. 26. Przy udzielaniu zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane stosować przepisy obowiązującej od 2 marca 2004 r. ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.), a w szczególności: a) Z wybranym w wyniku przeprowadzonego postępowania oferentem zawierać umowy stosownie do postanowień art. 94 ust. 1 ustawy, a nie aneksy do poprzednio obowiązujących umów, b) żądać wniesienia wadium jedynie w formach przewidzianych w art. 45 ust. 6 ustawy, c) żądać wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy jedynie w formach przewidzianych w art. 148 ustawy, d) oferentów wykluczać, gdy zachodzą przesłanki określone przepisami art. 24 ustawy. Stosownie do postanowień art. 24 ust. 4 ustawy ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą, e) zwrotu wadium dokonywać w terminie i w sposób określony art. 46 ustawy, f) przedmiot zamówienia opisywać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący stosownie do postanowień art. 29 ustawy. O sposobie realizacji wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy zgodnie z przepisem art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Poznaniu w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenia składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu (–) Mieczysław Klupczyński Do wiadomości: Rada Miejska w Pniewach 22
