Publikacja darmowa

Stefan Tarasiuk
asystent UMCS (Lublin)
Kilka u w a g o prowadzeniu przez notariusza księgowości
Notariusz prowadzący prywatną kancelarię notarialną, j a k
również notariusze działający na zasadach spółki cywilnej, zobowiązani są na mocy § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów
z 20 grudnia 1991 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi
przychodów i rozchodów1 do prowadzenia księgowości na zasadach tej księgi. Nie dotyczy to wszakże tych kancelarii, które w
poprzednim roku podatkowym przekroczyły 6 mld. zł obrotu,
gdyż zobowiązane są one do prowadzenia pełnej księgowości w
postaci księgi rachunkowej (handlowej) 2 .
Jedną z zasadniczych uciążliwości związanych z samodzielnym prowadzeniem podatkowej księgi przychodów i rozchodów
jest statuowany w § 12 ust. 1 rozporządzenia obowiązek codziennego dokonywania w niej zapisów (najpóźniej przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym). Rodzi się zasadnicze
pytanie, czy istnieje możliwość wyeliminowania owej dolegliwości i dokonanie zapisów za dłuższe okresy niż jeden dzień? Otóż
na tak posrtawione pytanie, odpowiedź twierdzącą daje § 16 ust.
3 rozporządzenia stanowiący, że podatnicy prowadzący księgi
samodzielnie (nie korzystający z usług biura rachunkowego) mogą dokonywać wpisów na takich zasadach jak biuro rachunkowe,
pod warunkiem prowadzenia równocześnie ewidencji zakupu i
sprzedaży.
W przypadku prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe,
zapisy powinny być dokonywane w porządku chronologicznym,
na podstawie dowodów księgowych oraz sum miesięcznych przychodu, wynikających z ewidencji zakupu i sprzedaży, w c z a s i e
z a p e w n i a j ą c y m p r a w i d ł o w e i t e r m i n o w e rozliczenia z bu-
50
Kilka uwag o prowadzeniu przez notariusza księgowości
dżetem, lecz nie p ó ź n i e j niż do c z t e r n a s t e g o d n i a k a ż d e g o
miesiąca, za miesiąc poprzedni.
W praktyce dla notariusza sytuacja taka oznacza zwolnienie
od uciążliwego obowiązku codziennego księgowania i przesuwa
ten obowiązek najpóźniej do czternastego dnia miesiąca, za miesiąc poprzedni. Powstaje jednak zobowiązanie do prowadzenia
ewidencji zakupu i sprzedaży. W stosunku do kancelarii notarialnej będzie to zupełnie martwy przepis, ponieważ zgodnie z § 5
ust. 2 rozporządzenia ewidencja taka zawierać powinna dane
dotyczące nieudokumentowanego rachunkami przychodu ze
sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług oraz wartość
zakupionych materiałów podstawowych i towarów handlowych.
Praktycznie natomiast w trakcie działalności kancelarii notarialnej nieudokumentowany przychód ze sprzedaży i zakupu materiałów podstawowych i towarów handlowych w zasadzie nie
występuje. Wobec powyższego obowiązek prowadzenia ewidencji
zakupu i sprzedaży w odniesieniu do notariusza ogranicza się
wyłącznie do istnienia takiej ewidencji. Można oczywiście założyć
sytuację, w której notariusz np. wykonuje określoną usługę i
pobiera wynagrodzenie nie wystawiając rachunku, ewentualnie
prowadzi sprzedaż znaków opłaty skarbowej lub sądowej, wówczas operacje powyższe będzie miał obowiązek zaksięgować w
ewidencji zakupu i sprzedaży. Nie ulega jednak wątpliwości, że
nawet w takim przypadku, korzyść z tytułu wyłączenia obowiązku codziennych zapisów przewyższy uciążliwość prowadzenia,
szczątkowej w gruncie rzeczy, ewidencji, zwłaszcza że dane z
ewidencji przenoszone są do księgi podatkowej na podstawie sum
miesięcznych.
Należy pamiętać jednak, że przed "przejściem" na zasady
księgowania opisane powyżej należy, zgodnie z dyspozycją § 5
ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, zawiadomić o tym w terminie trzech
dni właściwy urząd skarbowy, a przed rozpoczęciem zapisów ewidencję zakupu i sprzedaży, zgodnie z § 7 ust. 1 rozporządzenia,
przedstawić temu urzędowi do poświadczenia.
Reasumując, zasygnalizować należy ogólne zasady zapisów w
podatkowej księdze przychodów i rozchodów w przypadku prowadzenia równocześnie ewidencji zakupu i sprzedaży. Otóż w
takiej sytuacji zapisy dokonywane są również na podstawie dowodów księgowych tzn. rachunków (§ 8 ust. 2) i dowodów wewnę-
51
REJENT Nr 6/14 - czerwiec 1992 r.
trznych w stosunku do wydatków, o których mowa w § 11 ust. 3.
Zauważyć przy tym należy, wprowadzoną od 1 stycznia 1992 r.,
możliwość księgowania sprzedaży (usług - w kancelarii notarialnej) dziennymi zestawieniami sprzedaży, zawierającymi co najmniej daty i numery pierwszego i ostatniego rachunku oraz sumę
zbiorczą rachunków 3 . Koszty z tytułu używania prywatnego
samochodu dla celów związanych z działalnością kancelarii mogą
być udokumentowane zestawieniami miesięcznymi, zawierającymi dane określone w § 11 ust. 4 pkt 3 rozporządzenia. Natomiast
pozostałe koszty księgowane są na podstawie oddzielnych pojedynczych dowodów księgowych. Dla kosztów wynagrodzenia pracowników kancelarii dowodem takim będzie lista płac lub inny
dowód zawierający kwoty wypłat, potwierdzone podpisem pracownika.
Jeżeli podatkowa księga przychodów i rozchodów prowadzona
jest na zasadach § 16 ust. 3 rozporządzenia, tj. łącznie z ewidencją zakupu i sprzedaży, wszystkie wymienione powyżej dowody
księgowe, wystawiane i otrzymywane w ramach funkcjonowania
kancelarii, powinny być chronologicznie segregowane i sukcesywnie księgowane, niekoniecznie jadnak każdego dnia. Mogą to
być okresy dłuższe: tygodniowe, dekadowe, a nawet miesięczne, z
tym jednak, że za miesiąc poprzedni zapisy muszą być zakończone najpóźniej do czternastego dnia bieżącego miesiąca. Jeżeli w
zasygnalizowanych powyżej sytuacjach zapisy wystąpią również
w ewidencji to należy je przenieść jedną miesięczną sumą do
odpowiednich kolumn księgi tj. dla sprzedaży usług kol. 8 z powtórzeniem w kol. 9, a dla zakupu kol. 10.
Wydaje się, że powyższe rozważania uzasadniają pogląd, że
prowadznie podatkowej księgi przychodów i rozchodów w przedstawiony sposób, mimo dodatkowego dokumentu w postaci ewidencji zakupu i sprzedaży, jest korzystniejsze i wygodniejsze dla
notariusza, głównie przez wyeliminowanie obowiązku codziennych zapisów operacji gospodarczych. Ma to oczywiście uzasadnienie i jest możliwe, o ile podatnik nie korzysta z usług biura
rachunkowego.
52
Kilka uwag o prowadzeniu przez notariusza księgowości
Przypisy
1. Dz. U. Nr 125, poz. 559.
2. § 1 ust. 1, pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 15 stycznia 1991 r. w
sprawie zasad prowadzenia rachunkowości, Dz.U. Nr 10, poz. 35, zm. Nr 124, poz.
554.
3. § 11 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia i pkt 3 objaśnień do podatkowej księgi
przychodów i rozchodów.
53