„My się zmian nie boimy”, nr umowy: UDA

ZAPYTANIE OFERTOWE
dotyczące zatrudnienia trenerów i doradców
w ramach projektu
„My się zmian nie boimy”, nr umowy: UDA-POKL.05.02.01-00-024/012-00
współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, POKL 5.2.1
Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
80500000-9 Usługi szkoleniowe
79400000-8 Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania oraz podobne
I
ZAMAWIAJĄCY:
Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej
Centrum Mazowsze
ul. Długa 23/25, 00-238 Warszawa
II
TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach finansowania oraz
Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, obowiązujących
na dzień ogłoszenie zapytania. Zapytanie ofertowe zostanie wysłane do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców,
udostępnione na stronie internetowej www.frdl.mazowsze.pl oraz w siedzibie FRDL Centrum Mazowsze.
III
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
SZKOLENIA i DORADZTWO dla 6 gmin partnerskich z województwa mazowieckiego:
Kotuń, Cegłów, Jakubów, Miastków Kościelny, Żelechów, Paprotnia
1)
Przeprowadzenie dwudniowych szkoleń z poniższych tematów (po 1 szkoleniu na temat, łącznie 5 szkoleń):
T1 - Komunikacja wewnętrzna
T2 - Tworzenie i aktualizacja opisu stanowisk
T3 - Zarządzanie kadrą
T4 - Interpretacja kryteriów i standardów oceny
T5 - Jak tworzyć i zarządzać zespołami zadaniowymi
2)
Pomoc doradcza w zakresie:
D1 - Wdrożenia systemu rozwoju kompetencji kadr urzędów
D2 - Poprawy skuteczności ocen okresowych pracowników
zgodnie z harmonogramem szkoleń i doradztwa stanowiącymi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.
IV
ZAKRES POSZCZEGÓLNYCH TEMATÓW SZKOLEŃ
Cel szkoleń: zwiększenie kompetencji merytorycznych urzędniczek i urzędników samorządowych w kluczowych
obszarach funkcjonowania JST, pozwalających na sprawne świadczenie usług poprzez uzupełnienie wiedzy pracowniczek
i pracowników 6 gmin partnerskich.
T1 – Komunikacja wewnętrzna - mity dotyczące komunikacji wewnętrznej, rola i zadania komunikacji wewnętrznej, cele
komunikacji w organizacji, kierunki komunikowania w organizacji, plotka i jej funkcja w komunikowaniu w organizacji,
uczestnicy procesu komunikacji, proces komunikacji i bariery w nim występujące, miejsce komunikacji wewnętrznej w
strukturze przedsiębiorstwa, spójność komunikacji, zewnętrznej i wewnętrznej firmy, rola specjalisty/menedżera ds.
komunikacji wewnętrznej, kultura organizacyjna, typy kultur organizacji, określenie kultury firmy, widoczne i ukryte
elementy kultury organizacyjnej, kultury organizacyjne dominujące w Polsce, proces planowania strategii komunikacji
wewnętrznej, planowanie komunikacji wewnętrznej, przygotowanie strategii, fazy realizacji strategii, wdrożenie – podmioty
zaangażowane w realizację strategii komunikacji, współpraca pomiędzy komórkami organizacji, efektywne stosowanie
narzędzi komunikacji, tradycyjne narzędzia komunikacyjne (spotkania, wydawnictwo, tablice ogłoszeń, nowe narzędzia
komunikacyjne (intranet, e-newsletter, blogi), optymalnie wykorzystywanie dostępnych i nowych narzędzi komunikacji,
tworzenie warunków do dialogu między pracownikami a kadrą zarządzającą, komunikacja w sytuacji zmian, rola
komunikacji w procesie zmian, typowe błędy komunikacyjne podczas zmiany, zarządzanie komunikacją w sytuacji zmiany,
dostosowanie komunikacji do nastawienia pracowników, badanie efektywności komunikacji wewnętrznej, cele audytu
1
komunikacyjnego, dobór kryteriów oceny, fazy audytu komunikacyjnego, najczęściej stosowane narzędzia zbierania
informacji, czynniki krytyczne i miary sukcesu.
T2 – Zarządzanie kadrą - strategiczne zarządzanie zasobami ludzkimi, planowanie zatrudnienia – psychologia rekrutacji i
selekcji pracowników, rekrutacja, selekcja, adaptacja zawodowa pracowników, audyt personalny - system okresowych
ocen pracowniczych, metody audytu personalnego, założenia systemu ocen pracowniczych, projektowanie systemu ocen
okresowych, wdrażanie systemu ocen okresowych, wykorzystanie systemu ocen okresowych, delegowanie zadań,
kontrola i ocena efektów pracy, zarządzanie w oparciu o silne strony oraz coaching – skuteczne narzędzia w zarządzaniu
zasobami ludzkimi.
T3 - Interpretacja kryteriów i standardów oceny - miejsce systemu ocen okresowych w polityce organizacji, jaką jest
jednostka samorządu terytorialnego, ramy prawne oceniania pracowników w instytucjach samorządowych zgodnie z
ustawą o pracownikach samorządowych, kryteria oceniania pracowników samorządowych, ustalanie i ocena posiadanych
przez pracowników kompetencji, cel oceniania pracowników z punktu widzenia pracownika, przełożonego i organizacji,
rozmowa oceniająca - przygotowanie i przeprowadzenie, skuteczne udzielanie informacji zwrotnych, jako niezbędny
warunek prawidłowo przeprowadzonej rozmowy oceniającej z pracownikiem, błędy oceniania występujące w całym
procesie oceniana, wpływ przeprowadzonych ocen na inne aspekty zarządzania zespołem pracowników.
T4 - Tworzenie i aktualizacja opisu stanowisk - opis stanowisk w urzędzie, czym jest opis stanowiska pracy, budowa
opisu stanowiska pracy, cechy dobrego opisu stanowiska, powiązanie opisu stanowiska z innymi obszarami zarządzania
zasobami ludzkimi, w urzędzie, praktyczne wykorzystanie elementów opisu w zarządzaniu zasobami ludzkimi,
sporządzanie opisów stanowisk w urzędzie, ogólne zasady opisywania stanowiska pracy, analiza konstrukcji opisu
stanowisk – praktyczne ćwiczenia, nieprawidłowości w opisie stanowisk pracy.
T5 - Jak tworzyć i zarządzać zespołami zadaniowymi - poznaj siebie: twoje cechy twórcy i lidera skutecznego i
wielkiego zespołu, dlaczego zespół jest taki ważny, ty jako menedżer/lider zespołu, zrozumienie zasad działania
skutecznego i wielkiego zespołu, budowanie skutecznego zespołu, zarządzanie zespołem i jego rozwój, zarządzanie i
rozwijanie indywidualnych członków zespołu, trudne sytuacje w zarządzaniu zespołem.
V
ZAKRES I WSKAŹNIKI DORADZTWA
Cel doradztwa: wdrożenie usprawnień zarządczych w administracji samorządowej na poziomie całej organizacji w 6
gminach partnerskich.
D1 - Wdrożenie systemu rozwoju kompetencji kadr urzędów
CZĘŚĆ I – 6 dni doradztwa na każdy urząd partnerski (6 JST), w tym 3 dni na opracowanie dwóch procedur (1) + 3)) i
3 dni na procedurę 2)
1)
2)
3)
−
procedura tworzenia i aktualizowanie opisów stanowisk
procedura badania potrzeb szkoleniowych
procedura tworzenie rocznych planów szkoleń
wdrożenie 3 procedur w każdym z 6 JST + dokumentacja dotycząca wdrożenia: zarządzenie wójta/burmistrza
CZĘŚĆ II - 4 dni na każdy urząd partnerski (6 JST)
−
−
opracowanie i wdrożenie systemu rozwoju kompetencji kadr
opracowanie raportu z wdrożenia w/w systemu, zarządzenie wójta/burmistrza dotyczące wdrożenia w/w systemu
oraz dokumentacja dotycząca usprawnienia.
D2 - Poprawa skuteczności ocen okresowych pracowników
−
−
−
3 dni na każdy urząd partnerski (6 JST)
dostosowanie na podstawie arkusza oceny – załącznik nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 marca
2007r. w sprawie sposobu i trybu dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych opisu kryteriów
oceny do struktury funkcjonowania danej JST
opracowanie 6 procedur (1 procedura/na urząd) dotyczących wdrożenia wraz z dokumentacją dotyczącą
usprawnienia (nowe kryteria, wzory, scenariusze, itd.)
a) opracowanie standardów oceny
b) instrukcja dokonywania oceny
c) opracowanie terminarza ocen okresowych
d) oceny okresowe
2
−
opracowanie raportu dotyczącego poprawienia skuteczności przeprowadzania ocen okresowych pracowników JST,
zarządzenie/a wójta/burmistrza dotyczące opisu kryteriów oceny, terminarza i procedury oceny oraz zasad
wytyczania indywidualnych ścieżek rozwoju zawodowego odnoszących się do ocen okresowych pracowniczek/-ów
oraz dokumentacja dotycząca usprawnienia
VI
Grupa docelowa:
−
działaniami w ramach projektu mogą zostać objęci wyłącznie pracownicy urzędu – nie ma możliwości udziału
pracowników jednostek organizacyjnych,
szkolenia – grupę docelową stanowić będą rekrutowani przez działy kadr poszczególnych JST, pracownice i
pracownicy partnerskich urzędów, grupy szkoleniowe będą liczyć od 7 do 16 osób.
doradztwo – w każdej z partnerskich gmin do ww. zadań doradczych zostaną powołane tzw. zespoły wdrażające,
które wspólnie z doradcą będą pracowały nad dokumentami i procedurami właściwymi dla danego działania oraz nad
ich wdrożeniem (zarządzenia wójta/burmistrza). W każdym z zespołów zostanie wyznaczona stała osoba do
kontaktu.
−
−
VII Pozostałe warunki:
−
szkolenia
1) wszystkie szkolenia będą realizowane w jednej lokalizacji: Hotel EKWOS, Grębiszew, ul. Rozwojowa 79
05-300 Mińsk Mazowiecki;
2) szkolenia będą odbywały się w godzinach 9.30 – 16.30 każdego dnia; 1 dzień szkoleniowy rozumiany jest jako 8
godzin lekcyjnych (godzina lekcyjna = 45 minut) z przerwami (2 przerwy 15 minutowe i 1 przerwa 30 minutowa
na lunch),
3) dojazd i nocleg trener jest zobowiązany pokryć z własnych środków;
4) w cenę za przeprowadzenie szkolenia należy wliczyć przygotowanie materiałów na szkolenie: scenariusz,
program, prezentacja, ćwiczenia, test (wytyczne do materiałów szkoleniowych stanowią załącznik nr 2 do
niniejszego zapytania). Zamawiający w umowie zobowiąże się do przekazania praw autorskich do stworzonego
na potrzeby projektu dzieła (umowa o dzieło z przekazaniem praw autorskich);
5) Zamawiający zapewnia (organizuje i finansuje) salę wraz z wyposażeniem, lunch oraz przerwy kawowe podczas
szkolenia;
6) Zamawiający drukuje materiały szkoleniowe.
−
doradztwo:
1) pomoc doradcza będzie świadczona na miejscu w gminach;
2) dojazd doradca jest zobowiązany pokryć z własnych środków;
3) doradca ustala terminy wizyt z gminami indywidualnie (Wykonawca po wyłonieniu Ofertna/-ów przekaże dane
kontaktowe do gmin);
4) 1 dzień doradztwa rozumiany jest jako 8 godzin zegarowych;
5) pozostałe szczegóły świadczenia pomocy doradczej dla gmin oraz sposobu jej rozliczania z Wykonawcą znajdują
się w Regulaminie doradztwa stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego zapytania.
DODATKOWE INFORMACJE:
−
−
−
trenerzy/doradcy będą zobowiązani w umowie do przedkładania dokumentacji wymaganej przez MRR, spisanej
w zasadach finansowania i kwalifikowania kosztów w ramach POKL (karty pracy, oświadczenia i informacje na temat
zaangażowania czasowego we wszystkich projektach finansowanych ze środków unijnych). Wzory ww. dokumentów
dostarczy Zamawiający;
jeżeli ofertę składa firma w imieniu swoich trenerów/doradców, wówczas każdy z trenerów/doradców powinien
wypełnić oddzielny formularz. Każdy z trenerów/doradców będzie oceniany indywidualnie, bez względu na ilość
trenerów zgłoszonych przez firmę. W przypadku wyboru trenera/doradcy reprezentującego firmę, umowa może
zostać podpisana z firmą, ale ze wskazaniem danego trenera do wykonania zlecenia;
trener może być jednocześnie doradcą.
VIII Kryterium wyboru ofert:
Kryterium wyboru ofert będzie:
1)
a)
WIEDZA I DOŚWIADCZENIE (90% punktów)
WIEDZA
W przypadku zadeklarowania przeprowadzenia wszystkich tematów szkoleń/ doradztwa
wiedza z zakresu objętego Zapytaniem ofertowym, zgodnie z punktem IV Zakres poszczególnych tematów szkoleń
(w przypadku szkoleń)/ V Zakres i wskaźniki doradztwa (w przypadku doradztwa): wykształcenie przedmiotowe
(studia), studia podyplomowe, kursy o czasie trwania nie krótszym niż 30 godz. zajęć dydaktycznych; praca
zawodowa – nie krócej niż 2 lata
3
W przypadku zadeklarowania przeprowadzenia wybranych tematów szkoleń/doradztwa
- wiedza z zakresu objętego Zapytaniem ofertowym, zgodnie z zadeklarowanym w Formularzu oferty tematem
szkolenia/doradztwa (T1, T2, T3, T4 lub T5/ D1 lub D2) z punktu IV. Zakres poszczególnych tematów szkoleń/ V
Zakres i wskaźniki doradztwa: wykształcenie przedmiotowe (studia), studia podyplomowe, kursy o czasie trwania nie
krótszym niż 30 godz. zajęć dydaktycznych; praca zawodowa – nie krócej niż 2 lata
b)
DOŚWIADCZENIE
W przypadku zadeklarowania przeprowadzenia wszystkich tematów szkoleń/ doradztwa
doświadczenie z maksymalnie ostatnich 3 lat w prowadzeniu szkoleń/doradztwa z zakresu objętego Zapytaniem
ofertowym, zgodnie z punktem zgodnie z punktem IV Zakres poszczególnych tematów szkoleń (w przypadku
szkoleń)/ V Zakres i wskaźniki doradztwa (w przypadku pomocy doradczej)
W przypadku zadeklarowania przeprowadzenia wybranych tematów szkoleń/doradztwa
doświadczenie z maksymalnie ostatnich 3 lat w prowadzeniu szkoleń/doradztwa z zakresu objętego Zapytaniem
ofertowym, zgodnie z zadeklarowanym w Formularzu oferty tematem szkolenia/doradztwa (T1, T2, T3, T4 lub T5/ D1
lub D2) z punktu IV Zakres poszczególnych tematów szkoleń/ V Zakres i wskaźniki doradztwa.
UWAGA!
− jeżeli tytuł wykazanego szkolenia/usługi doradczej nie będzie jednoznacznie wskazywał na zakres
tematyczny z zapytania ofertowego, proszę wpisać dodatkowo główne zagadnienia, których dotyczyło
szkolenie/doradztwo;
− jeżeli oferent planuje zgłosić się do prowadzenia szkoleń i pomocy doradczej, wypełnia oddzielnie
formularz opisując działalność szkoleniową i oddzielnie formularz dokumentujący doradztwo.
c)
d)
doświadczenie z maksymalnie ostatnich 3 lat w prowadzeniu szkoleń/doradztwa dla pracowników administracji
publicznej szczebla centralnego lub regionalnego
doświadczenie w prowadzeniu szkoleń/doradztwa w projektach współfinansowanych z Europejskiego Funduszu
Społecznego (EFS)
− punkty od b) do d) – za dołączenie rekomendacji przewidziane są dodatkowe punkty, przy czym punktowane
będą wyłącznie rekomendacje imienne, z których jednoznacznie wynika liczba przeprowadzonych
szkoleń lub godzin doradczych wskazana w formularzu ofertowym (rekomendacje wystawione na firmę,
bez wskazania trenera prowadzącego/doradcy nie będą podlegały ocenie; dopuszczalne jest dołączenie
oświadczenia firmy, w którym wskazuje się, którzy trenerzy/doradcy prowadzili szkolenie/świadczyli
usługę doradczą objęte referencjami)
2) CENA (10% punktów)
− kwota wynagrodzenia brutto za jeden dzień szkoleniowy (8 godzin lekcyjnych).
Dojazd na miejsce szkolenia oraz zakwaterowanie – jeśli dotyczy – trener jest zobowiązany zorganizować
i sfinansować we własnym zakresie. Zamawiający zapewnia lunch oraz przerwy kawowe podczas szkolenia.
IX
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium stanowi załącznik nr 5 do niniejszego Zapytania
ofertowego.
X
Zamawiający dopuszcza składanie ofert cząstkowych (na prowadzenie wybranych tematów szkoleń/doradztwa).
Każdy z tematów szkoleń oraz każdy temat doradztwa oceniany będzie oddzielnie, tym samym trener/doradca, który
zgłosi się na więcej niż jeden temat szkolenia i/lub doradztwa może wygrać od jednego do x tematów na które się
zgłosił.
XI
W przypadku rozszerzenia zapytania o nowe kryterium, wszyscy Oferenci zostaną poproszeni o uzupełnienie ofert.
XII Jeżeli nadesłane Oferty przekroczą kwoty założone na wynagrodzenie dla trenerów/doradców w budżecie projektu,
FRDL podejmie negocjacje z Oferentami według kolejności zajmowanej na liście rankingowej. Jeżeli pomimo
negocjacji cena nadal będzie przekraczała kwoty założone w budżecie, Zamawiający może unieważnić całe
zapytanie ofertowe i powtórzyć zapytanie lub przeprowadzić negocjacje z wolnej ręki.
Załączniki do oferty:
1. CV
CV w dowolnym formacie, musi zawierać co najmniej:, imię i nazwisko, rok urodzenia, kontakt (telefon i e-mail),
wykształcenie (studia), doświadczenie zawodowe.
Wykształcenie i doświadczenie – należy wyróżnić związane z konkretnym tematem szkolenia/doradztwa.
Informacje zawarte w CV powinny umożliwić weryfikację danych uzupełnionych w formularzu ofertowym, np.
informacje dotyczące liczby przeprowadzonych szkoleń/godzin doradztwa.
2. Formularz oferty (załącznik nr 4)
Każdy trener wypełnia jeden formularz (chyba, że zgłasza się również jako doradca – wówczas na dwóch
oddzielnych formularzach dokumentuje działalność szkoleniową i doradczą) . W formularzu przy ilości
4
3.
4.
szkoleń/godzin doradczych należy wpisać konkretne liczby – niedopuszczalne jest wpisywanie „około, średnio”.
Wskazana w formularzu ofertowym liczba przeprowadzonych szkoleń/przeprowadzonych godzin doradczych
dokładnością do pól godziny musi być możliwa do weryfikacji poprzez CV lub/i rekomendacje.
Rekomendacje, wyniki z ankiet ewaluacyjnych (jeśli dotyczy)
Dostarczone rekomendacje należy ponumerować (numeracja powinna znaleźć się na dokumencie) i wpisać w
formularzu przy danym szkoleniu/usłudze doradczej właściwy numer rekomendacji. W przypadku braku
numeracji Zamawiający może prosić o uzupełnienie lub odrzucić ofertę.
Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia (załącznik nr 6)
Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez
powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami
upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu
Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy
a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej,
pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub
kurateli.
Inne załączniki:
5. Harmonogram szkoleń (załącznik nr 1)
6. Wytyczne do materiałów szkoleniowych (załącznik nr 2)
7. Regulamin doradztwa (załącznik nr 3)
8. Szczegółowe kryteria oceny (załącznik nr 5)
Proszę o przesłanie oferty w terminie do 9 stycznia 2013r. (środa) do godz. 15.00 wyłącznie na adres e-mail:
[email protected]. W tytule maila lub na kopercie proszę dopisać: oferta na szkolenia/doradztwo
w projekcie „My się zmian nie boimy”.
Pytania należy kierować do:
Agnieszka Jędrych
[email protected]
(22) 351-93-16
5