Krótki przewodnik dla zapraszających gości zagranicznych do AJD

Krótki przewodnik
dla zapraszających gości zagranicznych do AJD w Częstochowie
1) Jednostka, zainteresowany pracownik lub organizacja studencka składa w BWZ wypełniony „Wniosek o przyjęcie cudzoziemca”, zaakceptowany przez przełożonych,
dysponentów środków oraz Kwesturę uczelni, co najmniej 2 tygodnie przed planowanym terminem przyjazdu gościa.
Jeśli zachodzi konieczność wystosowania zaproszenia, należy dołączyć do wniosku informacje dot. danych personalnych, adresowych i paszportowych, uwzględniając jednocześnie czas konieczny dla załatwienia formalności (np. wizowych) i przesłania korespondencji. Zaproszenia przygotowuje i przesyła do wskazanych osób BWZ.
2) BWZ dokonuje rejestracji i kontroli formalnej złożonego wniosku wraz z załączonymi
dokumentami pod względem ich zgodności z przepisami obowiązującymi w uczelni.
UWAGA: Realizacja procedury rozpoczyna się w chwili wyrażenia zgody i zatwierdzenia warunków przyjęcia gościa przez Rektora / Prorektora odpowiedzialnego
za współpracę zagraniczną.
Przed zatwierdzeniem wniosku żadne formalności z tym związane nie będą
podejmowane.
3) Pobyty gości na zaproszenie jednostek organizacyjnych finansowane są ze środków
pozostających w dyspozycji jednostek (działalność statutowa, granty itp.) po akceptacji Dziekana właściwego wydziału / dysponenta środków.
4) Świadczenia, o które mogą wnioskować zapraszający:
− zakwaterowanie (w bazie hotelowej uczelni lub zewnętrznej);
− pełne lub częściowe wyżywienie (w wybranym lokalu gastronomicznym na terenie
uczelni lub innym) do wysokości nie przekraczającej ustalonej kwoty diet za dany
okres;
− diety;
− kieszonkowe.
Zakres i wysokość świadczeń określa zarządzenie Rektora AJD w Częstochowie.
Przy określaniu ich zakresu należy brać pod uwagę m.in. uzgodnienia dot. świadczeń
wzajemnych zapisane w zawartych przez uczelnię umowach i porozumieniach dwustronnych, konsultując się z BWZ. Ostateczną decyzję odnośnie zakresu i wysokości
świadczeń wyszczególnionych we wnioskach o przyjęcie gości zagranicznych podejmuje Rektor / Prorektor odpowiedzialny za współpracę zagraniczną.
UWAGA: Wyklucza się możliwość łączenia świadczeń pobytowych oferowanych gościom zagranicznym (np. wyżywienie + diety) lub udzielania dodatkowych świadczeń
pobytowych w przypadku przyjazdów w ramach programów unijnych / projektów lub umów międzynarodowych itp., posiadających własny budżet lub wydzielone
środki na ich realizację.
5) Pobyt gościa zagranicznego oraz ewentualne wynagrodzenie za referat mogą być finansowane ze środków dysponenta tylko w przypadku, gdy wizyta jest ściśle związana z profilem danej jednostki oraz tematem, na jaki środki zostały przyznane.
6) Wypłat diet i kieszonkowego dla gości zagranicznych lub innych świadczeń pieniężnych w PLN dot. programu wizyt zagranicznych dla opiekunów dokonuje się w kasie
uczelni, po złożeniu stosownych dyspozycji / dokumentów w Dziale Finansowym
za pośrednictwem BWZ.
7) Jednostki organizacyjne przyjmujące cudzoziemców każdorazowo zobowiązane są
do składania w BWZ „Informacji o pobycie gościa zagranicznego”.
UWAGA: Wymóg informowania BWZ dotyczy także udziału cudzoziemców w konferencjach, seminariach, sympozjach, badaniach naukowych itp., organizowanych
lub współorganizowanych przez AJD w Częstochowie.
8) Decyzje dot. wniosków instytucji zewnętrznych o przyjęcie gości z zagranicy (stypendystów, stażystów, naukowców, ekspertów i innych) podejmuje Rektor / Prorektor
odpowiedzialny za sprawy współpracy zagranicznej.
9) Osoba odpowiedzialna za organizację pobytu gościa (wymieniona we wniosku) zobowiązana jest do poinformowania osoby przyjeżdżającej o konieczności uzyskania
ubezpieczenia w kraju macierzystym na czas podróży i pobytu w Polsce.