Informacje ogólne Tytuł zasad Kodeks postępowania dostawców

Informacje ogólne
Tytuł zasad
Zatwierdzone
przez
Data
zatwierdzenia
Zakres
Cel zasad
Kodeks postępowania dostawców Grupy NSG
Komisja ds. kierowania zasadami działu zaopatrzenia
01.10.2011
Niniejsze zasady odnoszą się do wszystkich dostawców Grupy NSG.
W Kodeksie postępowania Grupa NSG szczegółowo określa swoje
wartości i zasady. Z kolei dział zaopatrzenia Grupy NSG ma własne
zasady i procedury na poziomie funkcjonalnym, które są zgodne z
kodeksem postępowania grupy, ale odnoszą się szczególnie do zasad
funkcjonowania tego działu.
Celem Grupy NSG jest zdobycie najwyższej światowej renomy w
uznaniu za profesjonalny, etyczny oraz zgodny z prawem sposób
prowadzenia biznesu.
Nadrzędnym celem Kodeksu postępowania dostawców Grupy NSG
jest zapewnienie, aby nasi dostawcy prowadzili swoją działalność w
sposób bezpieczny, profesjonalny, etyczny i zgodny z prawem,
wykazując społeczną odpowiedzialność spółki.
W celu dostarczania materiałów lub usług Grupie NSG dostawcy są
zobowiązani do przestrzegania tego Kodeksu postępowania.
Szczegóły zasad
W Kodeksie postępowania dostawców Grupy NSG określono
zachowania, procesy i procedury postrzegane przez Grupę NSG jako
ogólnie przyjęte normy, których stosowania oczekujemy od naszych
dostawców.
Szeroki zakres kwestii poruszonych w Kodeksie odzwierciedla
różnorodną działalność prowadzoną przez naszych dostawców.
W każdym możliwym obszarze Kodeks definiuje uczciwe i rozsądne
podejście do prowadzenia biznesu przy jednoczesnym zachowaniu
odpowiednich wymogów prawnych.
Treść Kodeksu uwzględnia również Wartości i Zasady Grupy NSG, ze
szczególnym naciskiem na bezpieczeństwo, z czego wynika przyjęcie
odpowiedzialności za działania organizacji oraz wyrażenie otwartości i
zaangażowania.
Obowiązkiem wszystkich naszych dostawców jest przestrzeganie zasad
Kodeksu w celu zapewnienia zgodności z naszymi wymaganiami.
Wprowadzenie
Dział zaopatrzenia Grupy NSG jest odpowiedzialny za działania związane
z nabywaniem materiałów i usług.
Będziemy rozwijać i wdrażać najbardziej odpowiednie strategie w
odniesieniu do poszczególnych kategorii, aby w pełni wykorzystać nasze
rynki dostaw z uwzględnieniem zarządzania kosztami i ryzykiem,
zrównoważonego rozwoju, innowacyjności i wzrostu.
Wybór dostawców
Dział zaopatrzenia Grupy będzie stosować spójny i przejrzysty proces
wyboru dostawców. Stosując ustalone przez nas kryteria, ogólne i
zależne od kategorii, będziemy oceniać potencjalnych dostawców pod
względem możliwości, konkurencyjności w zakresie kosztów, ryzyka
finansowego, a także uznanych certyfikatów zgodności z normami oraz
zachowań w zakresie etyki i społeczeństwa oraz względem środowiska.
Będziemy również określać zdolność dostawcy do efektywnego i
terminowego dostarczania wymaganych produktów.
Będziemy stale kontrolować efektywność naszych dostawców w celu
zapewnienia standardów, a także traktować te działania jako narzędzie
do ciągłego doskonalenia.
Oczekiwania wobec dostawców
Od naszych dostawców oczekujemy osiągnięcia i utrzymania wysokich
standardów w całym łańcuchu dostaw, ze szczególnym uwzględnieniem
następujących aspektów:
–
Zachowanie etyczne
Wszyscy dostawcy muszą przyjąć osobistą odpowiedzialność za
profesjonalne, etyczne, uczciwe oraz słuszne postępowanie.
W codziennych transakcjach biznesowych dostawcy powinni zachować
bezstronność oraz unikać oszustw i nieuczciwości w kontaktach z
klientami, dostawcami oraz innymi osobami, z którymi współpracują.
W przypadku handlu z zagranicznymi klientami, filiami i dostawcami
nasi dostawcy powinni nie tylko przestrzegać obowiązujących w danym
kraju praw, ale także szanować jego tradycje i kulturę.
Zachowanie społeczne — czynniki dotyczące ludzi w
miejscu pracy
Minimalnym wymaganiem stawianym wszystkim dostawcom jest
przestrzeganie odpowiednich norm dotyczących pracy przyjętych przez
Międzynarodową Organizację Pracy.
Oznacza to, że dostawcy powinni dążyć do postępowania zgodnie ze
standardami związanymi z zatrudnieniem, które promują stosowanie
praw człowieka. W przypadku rekrutacji, awansów, przeszeregowania,
zwolnienia i innych działań dotyczących zatrudnienia nie należy
stosować zamierzonej dyskryminacji ze względu na rasę, wyznanie,
wiek, płeć, orientację seksualną, religię, pochodzenie,
niepełnosprawność, członkostwo w związkach zawodowych,
przynależność polityczną lub innego rodzaju status chroniony prawem.
–
Należy przestrzegać lokalnego prawa dotyczącego dyskryminacji ze
względu na wiek. W żadnym wypadku nie będzie tolerowane
molestowanie, nękanie, czy zastraszanie, ani też wywieranie wpływu czy
podejmowanie działań odwetowych wobec osoby zgłaszającej takie
molestowanie. Chociaż te ogólne zasady odnoszą się do wszystkich
naszych dostawców, każdy indywidualny przypadek powinien być
dokładnie zbadany w odniesieniu do przepisów prawa w poszczególnych
państwach, w których działają dostawcy.
Procedury audytu/oceny Grupy NSG dotyczące wszystkich dostawców
obejmują odpowiedzialność społeczną spółki oraz standardy dotyczące
stosowania praw człowieka w zakresie zatrudnienia.
Przyjęcie standardów dotyczących stosowania praw człowieka ma
znaczenie, jeżeli chodzi o zapewnienie takiego traktowania osób, jakiego
mają one prawo oczekiwać. Można założyć, że to z kolei pozwoli
osiągnąć większe sukcesy w zakresie działalności dzięki bardziej
efektywnym, zmotywowanym i zaangażowanym pracownikom.
Kluczowe standardy niniejszego kodeksu postępowania:
•
•
Należy zapewnić bezpieczne i zdrowe środowisko pracy dzięki
minimalizacji — o ile jest to uzasadnione od strony praktycznej —
skutków zagrożeń właściwych dla środowiska pracy.
Powinny być przeprowadzane kontrole, które mają na celu
•
•
•
•
•
zminimalizowanie ryzyka związanego z narażeniem na działanie
szkodliwych materiałów, urządzeniami mechanicznymi lub obsługą.
Od dostawców oczekuje się wprowadzenia i stosowania skutecznych
zasad bezpieczeństwa.
Należy przestrzegać regulacji prawnych dotyczących zatrudnienia w
poszczególnych państwach, w których działa dostawca.
Należy jasno przedstawić właściwe metody regularnych konsultacji i
komunikacji z pracownikami, aby spełnić wspólne wymagania
określonej firmy i jej pracowników.
Przestrzegane będzie krajowe prawo pracy dotyczące godzin pracy.
Od pracowników nie będzie wymagana regularna praca w godzinach
nadliczbowych. Praca w godzinach dodatkowych ponad standardowe
godziny, gdzie to konieczne, nie będzie nadmierna ani wymagana ze
zbyt dużą częstotliwością.
Grupa NSG nie będzie zatrudniać dostawców korzystających z pracy
przymusowej lub wspierających ją. Osoby młode poniżej 15 roku
życia — lub starsze, jeśli tak stanowi prawo — nie będą zatrudniane.
–
Zachowanie wobec środowiska
Nasi dostawcy muszą dostrzegać decydujące znaczenie ich roli w
zakresie ograniczania wpływu na środowisko.
Powinni przyczyniać się do tworzenia pomyślnej i stabilnej przyszłości,
stale dążąc do stosowania najlepszych praktyk w dziedzinie ochrony
środowiska.
Minimalne oczekiwania wobec wszystkich dostawców obejmują:
•
Stosowanie się do wszystkich obowiązujących regulacji prawnych
dotyczących środowiska.
•
Prowadzenie polityki ochrony środowiska dostosowanej do
ryzyka, jakie dana działalność stanowi dla środowiska.
•
Zarządzanie niebezpiecznymi materiałami przez stosowanie się
do wszystkich obowiązujących przepisów prawnych i standardów,
jak również wewnętrznych zasad i procedur. Dostawcy muszą
dążyć do podejmowania wszelkich możliwych środków, aby
zapobiegać uwolnieniu niebezpiecznych materiałów oraz
pożarom, eksplozjom i innym poważnym wypadkom, które mogą
spowodować poważne urazy pracowników, szkody we własnych
siedzibach, a także straty w okolicznych społecznościach i
zniszczenie środowiska.
•
Postępowanie zgodnie z procedurami zapewniającymi
użytkowanie istniejących zakładów i sprzętu w sposób
minimalizujący wpływ na środowisko.
•
Szkolenie pracowników i zapewnianie im potrzebnych zasobów w
celu uświadomienia im ich osobistej odpowiedzialności za
ochronę środowiska.
Grupa NSG będzie zachęcać dostawców do:
•
Prowadzenia środowiskowego programu ciągłej poprawy.
•
Korzystania z certyfikowanego (lub równoważnego) systemu
zarządzania środowiskiem, który będzie zachęcać dostawców do
promowania dobrych praktyk dotyczących ochrony środowiska
oraz efektywnego wykorzystywania, ponownego
wykorzystywania oraz odzyskiwania materiałów i energii
używanych do produkcji i obróbki.
•
Stałego doskonalenia procesów w celu zminimalizowania wpływu
na środowisko i dostarczania produktów wspierających bardziej
stabilne środowisko.
•
Uwzględniania czynników dotyczących środowiska na wstępnym
etapie badań, projektowania i tworzenia produktów i procesów.
•
Gotowości do podawania informacji na temat swoich praktyk w
zakresie zarządzania środowiskiem i zużycia kluczowych
materiałów lub środków chemicznych, aby umożliwić Grupie NSG
prowadzenie analizy cyklu życia końcowych produktów lub
dostarczanie informacji wymaganych przez klientów Grupy NSG.
Zgodnie z Polityką zrównoważonego rozwoju Grupa NSG będzie
komunikować się i konstruktywnie współpracować z dostawcami oraz z
właściwymi rządami, agencjami nadzorującymi, społecznością naukową i
interesariuszami w celu wypracowania i propagowania praktyk
biznesowych i społecznych, które przyczyniają się do postępu na drodze
do wspólnego celu, jakim jest zrównoważony rozwój.
Nasi dostawcy muszą przestrzegać tych samych standardów w
odniesieniu do swoich dostawców, kontrahentów oraz podwykonawców i
w razie potrzeby być w stanie to udowodnić.
Zarządzanie ryzykiem u dostawców
W ramach procesu zarządzania ryzykiem u dostawców Grupa NSG
ocenia dostawców pod kątem ryzyka finansowego i ryzyka
strategicznego.
Od dostawców Grupy NSG oczekuje się, że będą zarządzać ryzykiem
swoich dostawców przy użyciu możliwego do udowodnienia procesu.
Ponadto dostawcy powinni prowadzić działalność w sposób
odpowiedzialny i rozważny, aby zminimalizować ryzyko bankructwa.
Dostawcy będą informować Grupę NSG o wszelkich problemach lub
wydarzeniach, które znacząco zwiększają poziom ryzyka w łańcuchu
dostaw.
Zarządzanie umowami
Relacje z dostawcami zostaną sformalizowane przez zawarcie
odpowiednich umów, w których wykorzystane zostaną nasze
standardowe warunki i postanowienia, lub indywidualnych umów
dostosowanych do poszczególnych relacji.
Celem zarządzania umowami jest:
•
•
•
•
zrozumienie ryzyka i zarządzanie nim;
wyjaśnienie aspektów prawnych między Grupą NSG a jej
dostawcami, w tym jurysdykcji prawnej;
zabezpieczenie optymalnych korzyści dla firmy;
zapewnienie efektywności dostawców zgodnie z warunkami
umów.
Rozwój dostawców
Grupa NSG będzie oceniać dostawców w odniesieniu do swoich
oczekiwań, zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu procesu wyboru,
wykorzystując szereg kluczowych wskaźników efektywności (KPI, Key
Performance Indicators), które będą stosowane jako narzędzie
umożliwiające stałe doskonalenie.
Od naszych dostawców będziemy oczekiwać nie tylko działania zgodnie
z aktualnymi oczekiwaniami, ale również świadomości i gotowości do
spełniania przyszłych przewidywanych wymagań wynikających na
przykład z przepisów ustanowionych przez Grupę NSG, jej klientów lub
rząd. Ma to na celu zapewnianie stałej poprawy jakości życia ludzi i
stanu środowiska.
Grupa NSG będzie współpracować z dostawcami w celu rozwijania tych
inicjatyw lub ulepszania istniejących rozwiązań, które będą obejmowały
również obszary innowacji technicznych i udoskonaleń operacyjnych.