Zobacz opis procesów finansowych w systemie iScala

Obs∏uga procesów finansowych
w systemie iScala
Informacje ogólne
Najwa˝niejszà cz´Êcià ka˝dego systemu ERP sà ksi´gi finansowe. System iScala nie jest wyjàtkiem i zapewnia w pe∏ni
zintegrowany zestaw ksiàg:
• ksi´g´ g∏ównà,
• ksi´g´ zakupów,
• ksi´g´ sprzeda˝y,
• zarzàdzanie aktywami,
• fakturowanie bezpoÊrednie.
Powy˝sze ksi´gi to kluczowe cz´Êci umo˝liwiajàce budow´ zintegrowanego systemu zarzàdzania transakcjami, który
na bie˝àco zapewnia spójnoÊç wszelkich danych przechodzàcych przez g∏ówne ksi´gi rachunkowe. W przypadku
funkcji zapewniajàcych centralnà rachunkowoÊç liczy si´ jednak nie tylko spójnoÊç. Równie wa˝ne jest to, aby system
obs∏ugiwa∏ procesy monitorowania przep∏ywu danych. Dzi´ki takim procesom mo˝na zagwarantowaç, ˝e dane istniejàce w systemie sà precyzyjne i odpowiednio roz∏o˝one na osi czasu, a tak˝e uzyskaç bezpoÊredni wp∏yw na dok∏adnoÊç
i wiarygodnoÊç posiadanych informacji.
Rdzeniem systemu iScala jest zintegrowana infrastruktura ksiàg finansowych s∏u˝àca do przechwytywania szczegó∏owych, wielowymiarowych transakcji tworzonych automatycznie przez ka˝dy z wielu procesów wspó∏pracujàcych z programem iScala. Transakcja mo˝e byç wynikiem interakcji systemu iScala z pracownikami firmy, sprz´tem obs∏ugujàcym
lini´ produkcyjnà lub innymi aplikacjami przekazujàcymi procesy realizowane przez system iScala. Na przyk∏ad in˝ynier
odpowiedzialny za konserwacj´ wpisuje do cyfrowego asystenta osobistego informacje o serwisowaniu danego urzàdzenia lub samo urzàdzenie generuje i wysy∏a do centrum serwisowego instrukcj´ mówiàcà o potrzebie przys∏ania in˝yniera. Procesy zwiàzane z systemami innych dostawców, z którymi program iScala wspó∏pracuje, mogà byç tak proste,
jak wycofanie towaru zainicjowane przez czytnik kodów paskowych, lub tak skomplikowane, jak kompleksowa integracja ∏aƒcucha dostaw. (Szczegó∏owe informacje o poszczególnych komponentach systemu iScala 2.2 i rozwiàzaniach
Scala Connectivity Solutions mo˝na znaleêç w odpowiednich materia∏ach).
Niezale˝nie od sposobu inicjowania transakcji, mo˝na mieç pewnoÊç, ˝e system iScala zrozumie zdarzenie gospodarcze
i prze∏o˝y je na odpowiednie terminy ksi´gowe. Dzi´ki temu pracownicy firmy nie tracà czasu na ˝mudne wpisywanie
danych. System iScala udost´pnia procesy umo˝liwiajàce monitorowanie, kontrol´ i uzgadnianie transakcji bez spowalniania przep∏ywu informacji do ksi´gi g∏ównej, co pozwala przedsi´biorstwu dzia∏aç w czasie rzeczywistym.
Funkcje
System iScala Financials obejmuje nast´pujàce, w pe∏ni zintegrowane funkcje:
KSI¢GA G¸ÓWNA
Ksi´ga g∏ówna jest podstawowym dokumentem w ka˝dym przedsi´biorstwie. Mo˝e mieç postaç prostego planu kont
lub skomplikowanà, wielowymiarowà struktur´ obs∏ugujàcà zaawansowane funkcje ewidencji i zapytaƒ. System umo˝liwia rejestracj´ informacji faktycznych, planów bud˝etowych i symulacji w dowolnej walucie, a tak˝e prowadzenie sprawozdawczoÊci obejmujàcej poszczególne okresy rozliczeniowe i lata finansowe. Ksi´ga g∏ówna obs∏uguje mi´dzy innymi
triangulacj´ (umo˝liwia przystàpienie w przysz∏oÊci do strefy euro), przeszacowanie walut (z uwzgl´dnieniem zrealizowanych i niezrealizowanych zysków i strat), prowadzenia sprawozdawczoÊci, uzgadnianie kont z bankami, z∏o˝onà i automatycznà alokacj´ transakcji na wielu kontach, w wielu wymiarach i w ró˝nych okresach. Ksi´ga g∏ówna mo˝e tak˝e
obs∏ugiwaç automatycznà eliminacj´ transakcji wewn´trznych. Niektóre funkcje modu∏u finansowego systemu iScala to:
• Konsolidacja ksi´gi g∏ównej (okresowa i ciàg∏a)
Ta funkcja umo˝liwia u˝ytkownikom automatycznà aktualizacj´ wielu kopii tych samych dokumentów finansowych
okreÊlonych w ró˝nych walutach, sporzàdzonych wed∏ug ró˝nych zasad rachunkowoÊci (GAAP) i alokowanych do ró˝nych okresów lub lat rozliczeniowych albo ∏àczenie tych elementów na ró˝ne sposoby. Podczas procesu konsolidacji,
który mo˝e ciàgle dzia∏aç w tle albo byç uruchamiany na koniec okresu rozliczeniowego, transakcje mogà byç przypisywane do ró˝nych kont lub rejestrowane w ró˝nym uj´ciu, je˝eli tylko jest to wymagane.
• Prognoza przep∏ywów pieni´˝nych
Ta funkcja umo˝liwia dyrektorom finansowym przewidywanie potrzeb w zakresie p∏ynnoÊci na podstawie otwartych
transakcji sprzeda˝y, faktur zakupu, projektów i kontraktów dotyczàcych Êwiadczenia us∏ug oraz znanych przysz∏ych
p∏atnoÊci, takich jak zobowiàzania podatkowe i wekslowe. Przep∏ywy pieni´˝ne mogà byç tak modelowane, aby
odzwierciedla∏y tendencje p∏atnicze klientów oraz firmowe preferencje dotyczàce p∏atnoÊci dla dostawców.
• Kasa gotówkowa
Ta funkcja umo˝liwia zarzàdzanie co najmniej jednà kasà gotówkowà, która mo˝e byç prowadzona indywidualnie lub
grupowo.
• Generator sprawozdaƒ
To elastyczne narz´dzie do generowania zapytaƒ zawiera wiele wst´pnie zdefiniowanych odnoÊników do informacji
ksi´gowych, które mo˝na przedstawiç w dowolnym uk∏adzie graficznym i przy u˝yciu wielu funkcji.
OBS¸UGA PROCESÓW FINANSOWYCH
W SYSTEMIE iSCALA
SZCZEGÓ¸Y FUNKCJONALNOÂCI
FUNKCJE
• Wielowymiarowa struktura kont
• Informacje faktyczne, plany bud˝etowe i symulacje
• Mo˝liwoÊç zastosowania wielu walut i triangulacja
• Rewaloryzacja walut i ksiàg
• Uzgadnianie kont z bankami
• Alokacje z∏o˝one i okresowe
• Obs∏uga zamykania okresów i transakcji
mi´dzyfirmowych
• Konsolidacja ciàg∏a i okresowa
• Prognozy przep∏ywów pieni´˝nych
• Kasa podr´czna
• Generator sprawozdaƒ
• Integracja i uzgadnianie ksi´gi sprzeda˝y
• Integracja i uzgadnianie ksi´gi zakupów
• P∏atnoÊci automatyczne i integracja z ksi´gà p∏atnoÊci
• Weksle
• Fakturowanie bezpoÊrednie
KSI¢GA SPRZEDA˚Y (KONTA NALE˚NOÂCI)
Ksi´ga sprzeda˝y s∏u˝y do rejestrowania informacji o fakturach wystawionych klientom oraz o innych czynnoÊciach
finansowych zwiàzanych z odbiorcami. Ten zakres dzia∏aƒ obejmuje prowadzenie g∏ównych kartotek klientów
(oddzielnych w ka˝dej firmie zintegrowanej w ramach systemu iScala lub wspólnych dla danego klienta), rejestr VAT,
raporty o stanie rozrachunków umo˝liwiajàce Êledzenie terminów p∏atnoÊci itd., funkcj´ rewaloryzacji dla transakcji
w walutach obcych, a tak˝e statystyk´ sprzeda˝y wraz z analizà ABC i Intrastat dla u˝ytkowników z Unii Europejskiej.
System obs∏uguje rozliczanie otwartych faktur za pomocà bezpoÊrednich wp∏at i weksli albo faktur korygujàcych
w przypadku zwrotu lub reklamacji towaru. Rozliczenia mogà byç dokonywane na postawie otwartych faktur lub
oÊwiadczeƒ klientów (rozliczenie okresowe). System umo˝liwia tak˝e podstawowà kontrol´ w zakresie kredytu
kupieckiego, blokowanie dostaw, cykliczne wysy∏anie wezwania do zap∏aty i doliczanie odsetek do zaleg∏ych
wartoÊci faktur.
KSI¢GA ZAKUPÓW (KONTA ZOBOWIÑZA¡)
W ksi´dze zakupów rejestruje si´ informacje o fakturach otrzymanych od dostawców oraz inne zwiàzane z nimi
czynnoÊci finansowe. Dzia∏ania obejmujà prowadzenie g∏ównych kartotek dostawców (oddzielnych w ka˝dej
firmie zintegrowanej w ramach systemu iScala lub wspólnych dla danego klienta), rejestr VAT, prognozy p∏atnoÊci,
propozycje p∏atnoÊci, raporty rozrachunków, które to rozrachunki mo˝na rewaloryzowaç dla transakcji w walutach
obcych, a tak˝e statystyk´ sprzeda˝y wraz z analizà ABC i Intrastat w przypadku u˝ytkowników z Unii Europejskiej.
System obs∏uguje rozliczanie otwartych faktur za pomocà bezpoÊrednich p∏atnoÊci, weksli i faktur korygujàcych.
• P∏atnoÊci automatyczne
Istnieje mo˝liwoÊç wydania bankowi elektronicznej dyspozycji zap∏aty dostawcy. Zapewniana przez system iScala
funkcja automatycznej p∏atnoÊci za zakupy mo˝e byç tak˝e wykorzystana do utworzenia zbioru przesy∏anego
nast´pnie do banku lub wydrukowania czeku w wielu formatach. Termin p∏atnoÊci dostawcy mo˝na okreÊliç
automatycznie, na podstawie priorytetu przydzielonego ka˝demu dostawcy. Dane dotyczàce szczegó∏ów p∏atnoÊci
sà rejestrowane w oddzielnej ksi´dze p∏atnoÊci, co u∏atwia uzgodnienia.
WEKSLE
W wielu cz´Êciach Êwiata rozliczenie faktur nast´puje za poÊrednictwem banku, który wykorzystuje do tego specjalny dokument zwany wekslem lub czekiem podstawowym. W zale˝noÊci od kraju weksel mo˝e byç gwarantowany
przez bank. Weksle mogà byç p∏atne albo do banku wystawcy, albo do banku wystawiajàcego dokument, a czasami do jednego i drugiego, mogà byç te˝ przedstawiane pojedynczo lub w portfelach. Funkcja wekslowa systemu
iScala udost´pnia narz´dzia i raporty umo˝liwiajàce zarzàdzanie wszystkimi aspektami dotyczàcymi u˝ywania weksli
oraz kontrolowania ich. Jest tak˝e w pe∏ni zintegrowana z pozosta∏ymi procesami finansowymi.
FAKTUROWANIE BEZPOÂREDNIE
Proces bezpoÊredniego fakturowania jest stosowany w systemie iScala do zarzàdzania procedurà wystawiania faktur
za sprzeda˝ w przedsi´biorstwach, które nie potrzebujà bardziej z∏o˝onego systemu realizacji zamówieƒ czy procesów logistycznych, na przyk∏ad w firmach Êwiadczàcych proste us∏ugi. Proces obs∏uguje bezpoÊrednie wprowadzanie i wydruk faktur niepowodujàcych zdj´cia towaru z magazynu oraz umo˝liwia prowadzenie listy artyku∏ów
z oznaczeniem cen maksymalnie 100 pozycji. Podobnie jak w wypadku innych procesów iScala, fakturowanie
bezpoÊrednie jest w pe∏ni zintegrowane z cz´Êcià finansowà systemu iScala.
Informacje o systemie iScala 2.2
System iScala 2.2 to dost´pne na ca∏ym Êwiecie rozwiàzanie ERP, które mo˝e byç zaimplementowane szybko
i w sposób wygodny dla u˝ytkownika dzi´ki zastosowaniu metodyki wdra˝ania w standardzie Signature.
Obecni u˝ytkownicy systemów Scala 5.1 i iScala 2.1 mogà zastosowaç zestaw narz´dzi migracyjnych, aby
maksymalnie zwi´kszyç korzyÊci p∏ynàce z inwestycji w system iScala.
Aby uzyskaç dalsze szczegó∏y, nale˝y skontaktowaç si´ z lokalnym przedstawicielem firmy Epicor|Scala lub
odwiedziç stron´ www.epicor.pl
Epicor Software Poland Sp. z o.o., al. Jana Paw∏a II 80, Babka Tower, Vp., 00-175 Warszawa,
Tel: +48 (22) 435 11 40, Faks: +48 (22) 435 11 55, [email protected], www.epicor.pl
© 2006 Scala Business Solutions NV. Wszelkie prawa zastrze˝one. Logo Epicor® oraz iScala® sà zastrze˝onymi
znakami towarowymi. Inne znaki towarowe lub zastrze˝one znaki towarowe stanowià w∏asnoÊç ich stosownych w∏aÊcicieli.