docWOK wystąpienie pokontrolne
download 
Reklamacja Transkrypt
WOK wystąpienie pokontrolne
LLU – 4101013-06/2012 P/12/150 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę Kontroler Jednostka kontrolowana Kierownik jednostki kontrolowanej P/12/150 - Realizacja zadań w zakresie kultury przez jednostki samorządu terytorialnego Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Lublinie Katarzyna Durakiewicz, specjalista k.p., upoważnienie do kontroli nr 82180 z dnia 7 września 2012 r. (dowód: akta kontroli str. 1-2) Wojewódzki Ośródek Kultury w Lublinie ul. Dolnej Panny Marii 3, 20-010 Lublin Artur Sępoch, Dyrektor Wojewódzkiego Ośrodka Kultury w Lublinie (dowód: akta kontroli str. 3-4) II. Ocena kontrolowanej działalności Ocena ogólna Uzasadnienie oceny ogólnej Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie mimo stwierdzonych nieprawidłowości1 działalność kontrolowanej jednostki w latach 2010 – 2011 i I półroczu 2012 r. w zbadanym zakresie. Pozytywną ocenę uzasadnia w szczególności: − prowadzenie działalności kulturalnej zgodnie ze statutem i planami pracy, − wykorzystanie dotacji podmiotowej organizatora na finansowanie statutowej działalności kulturalnej, − wykorzystanie dotacji celowych zgodnie z ich przeznaczeniem, − zgodność stanu organizacyjnego instytucji kultury z uregulowaniami prawnymi. Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły: − wydatkowania środków w wysokości 485.447 zł na usługi restauracyjne i hotelarskie z naruszeniem przepisów prawo zamówień publicznych, − prowadzenia gospodarki finansowej na podstawie nieaktualnych planów finansowych, − nieustanowienia w polityce rachunkowości okresów sprawozdawczych wchodzących w skład roku obrotowego, − nierzetelnego sporządzenia sprawozdania Rb-N o stanie należności na koniec 2010 r. poprzez niewykazanie należności wymagalnych w wysokości 1.644 zł, − nieprowadzenia okresowych corocznych kontroli elementów budynku narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektów. Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. Jeżeli sformułowanie oceny ogólnej według proponowanej skali byłoby nadmiernie utrudnione, albo taka ocena nie dawałaby prawdziwego obrazu funkcjonowania kontrolowanej jednostki w zakresie objętym kontrolą, stosuje się ocenę opisową, bądź uzupełnia ocenę ogólną o dodatkowe objaśnienie 1 2 III. Opis ustalonego stanu faktycznego 1. 1.1. Opis stanu faktycznego Stan organizacyjny instytucji kultury Podstawy prawne działalności instytucji kultury Wojewódzki Ośrodek Kultury w Lublinie (zwany dalej „WOK”) został utworzony w 1956 r. uchwałą Miejskiej Rady Narodowej jako Miejski Dom Kultury. Statut WOK (nadany uchwałą Sejmiku Województwa Lubelskiego z 23.02.2009 r.) regulował kwestie wskazane w art. 13 ust. 2 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej2. Zarządzeniem nr 1/2011 z 5.01.2011 r., po zasięgnięciu opinii organizatora oraz związku zawodowego działającego w WOK, Dyrektor wprowadził Regulamin Organizacyjny. Dane zamieszczone w rejestrze instytucji kultury dotyczące oznaczenia (nazwy, przedmiotu działalności) oraz organizacji (np. zmian statutu, danych dyrektora, pełnomocników) są aktualne i zgodne ze stanem faktycznym. (dowód: akta kontroli str. 5-11, 37-38) Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. 1.2. Opis stanu faktycznego Zasady rachunkowości oraz dokumentacja systemu kontroli zarządczej Dokumentacja opisująca zasady rachunkowości (wprowadzona zarządzeniem Dyrektora WOK Nr 2/2009 z 30.12.2009 r.) nie określała okresów sprawozdawczych dla sporządzenia miesięcznych deklaracji podatkowych, kwartalnych sprawozdań o stanie zobowiązań i należności (Rb-Z, Rb-N) oraz półrocznych okresów sprawozdawczych do składania informacji o przychodach i kosztach. W pozostałym zakresie polityka rachunkowości była aktualna i zgodna z art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości3 Zakładowy Plan Kont ustał wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych oraz powiązania z kontami księgi głównej. Funkcjonujący system księgowości komputerowej (Symfonia Premium firmy Sage Symfonia Sp. z o.o.) spełniał wymogi określone w ustawie o rachunkowości i został zatwierdzony do stosowania przez kierownika jednostki. (dowód: akta kontroli str. 12, 14-17) Na dokumentację systemu kontroli zarządczej składały się procedury ustanowione przez Dyrektora WOK: − instrukcja wewnętrzna z 4.01.2009 r. dotycząca gospodarowania środkami finansowymi przeznaczonymi na działalność merytoryczną (...), w której ustanowiono zasady wydatkowania środków finansowych (np. wprowadzono 2 Dz.U. z 2012 r. poz. 406, dalej ustawa o działalności kulturalnej. 3 Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm., dalej: ustawa o rachunkowości. 3 − − − − obowiązek dokonywania rozeznania rynku w zakresie wyboru usługodawców wykorzystywanych przy realizacji imprez organizowanych przez WOK), zarządzenie z 4.10.2010 r. dotyczące obiegu dokumentów finansowo – księgowych, w którym m.in. określono stanowiska (osoby) odpowiedzialne za wykonywanie poszczególnych czynności w ramach systemu rachunkowości oraz sposób weryfikacji operacji gospodarczych i finansowych, zarządzenia z 4.01.2011 r. dotyczące: zasad rejestrowania procedur kontroli zarządczej, stopniowego wdrażania zasad i procedur kontroli zarządczej, kontroli należności i zobowiązań, organizacji i komunikacji, zarządzenie z 23.04.2012 r. w sprawie zasad sporządzania i rejestracji umów cywilno – prawnych w Wojewódzkim Ośrodku Kultury w Lublinie. zarządzenie z 1.06.2012 r. dotyczące składania zamówień i dokonywania zakupów do 14 tys. euro. (dowód: akta kontroli str. 13) Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: Dokumentacja opisująca zasady rachunkowości nie określała okresów sprawozdawczych dla sporządzenia deklaracji podatkowych, sprawozdań o stanie zobowiązań i należności, informacji o przychodach i kosztach. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych. Dyrektor WOK wyjaśnił, że błędnie zinterpretowano w tym zakresie zapisy ustawy. (dowód: akta kontroli str. 14-17, 39) 1.3. Opis stanu faktycznego Powołanie organów zarządzających i doradczych instytucji kultury Dyrektor kieruje WOK przy pomocy zastępcy, powołanego 6.01.2009 r. zgodnie z § 9 ust.4 Statutu z 3.10.2005 r. Statut przewidywał możliwość działania w WOK organów doradczych. W okresie objętym kontrolą nie powołano organów doradczych. (dowód: akta kontroli str. 5-11, 23) Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. 1.4. Opis stanu faktycznego Stan i struktura zatrudnienia Liczba pracowników od 2009 r. zmniejszyła się z 33 do 30 w 2012 r., a liczba etatów z 30 do 28. Na koniec I półrocza 2012 r. WOK zatrudniał dwóch dyrektorów, 12 pracowników zajmujących się działalnością merytoryczną (38% etatów) oraz 16 pracowników administracyjno – technicznych (55% etatów), w tym pięć osób wykonujących zadania w ramach działalności wydawniczej. 4 Według Dyrektora WOK, stan zatrudnienia pracowników merytorycznych pozwalał na prawidłowe wykonywanie zaplanowanych działań, a w trakcie większych imprez większość pracowników administracyjno – technicznych była zaangażowana w prace merytoryczne. Dyrektor WOK wyjaśnił, że analizowano potrzebę zatrudnienia pracowników na stanowiskach administracyjno – technicznych, zlikwidowano 2 etaty sprzątaczek, 3 etaty portierów, połączono stanowiska ds. kadr i sekretariatu. W okresie objętym kontrolą koszty wynagrodzeń z pochodnymi pracowników merytorycznych stanowiły od 31% do 34%, a pracowników administracyjno – technicznych 51% ogólnej kwoty kosztów wynagrodzeń z pochodnymi. (dowód: akta kontroli str. 13, 192-194, 237-238, 240, 246-252, 551, 563-564) Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. Uwagi dotyczące badanej działalności Pracownicy administracyjno – techniczni stanowili ponad 50% ogółu zatrudnionych w samorządowej instytucji kultury, powołanej do prowadzenia działań z zakresu animacji kultury, wspierania amatorskiej twórczości artystycznej, ochrony tradycji i dziedzictwa kulturowego. Na koszty wynagrodzeń z pochodnymi tych pracowników przeznaczono od 33% do 34% dotacji organizatora na bieżącą działalność. Dyrektor WOK wyjaśnił, że taki stosunek zatrudnionych pracowników merytorycznych wynika z aktualnych zadań jednostki oraz wysokości budżetu, który nie pozwala na rozszerzenie działalności merytorycznej. (dowód: akta kontroli str. 551, 563-564) Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie mimo stwierdzonych nieprawidłowości działalność kontrolowanej jednostki w zbadanym zakresie. 2. 2.1. Opis stanu faktycznego Działalność statutowa instytucji kultury Planowanie zadań statutowych W planach pracy (działalności) na lata 2010 – 2012 wskazano m.in. nazwę i formy planowanych do realizacji zadań, odbiorców, miejsce i termin, pracownika realizującego zadanie. Plany te nie zawierały informacji o przewidywanych przychodach i kosztach poszczególnych imprez kulturalnych. Plany pracy przekazywano organizatorowi na początku każdego roku. Na lata 2010 – 2012 zaplanowano zadania dotyczące wszystkich zakresów działania WOK określonych w § 5 Statutu. Planowano cykliczne imprezy, w tym m.in.: Ogólnopolski Festiwal Kapel i Śpiewaków Ludowych (OFKiŚL), Ogólnopolskie Puławskie Spotkania Lalkarzy, Ogólnopolski Festiwal Teatrów Niewielkich, Festiwal Piosenki Dziecięcej i Młodzieżowej „Śpiewający Słowik”, Międzynarodowy Festiwal Poezji „Czas Poetów”, Sejmik Teatrów Wsi Polskiej, dożynki wojewódzkie. Organizator nie wpływał na plan działalności merytorycznej WOK w Lublinie. (dowód: akta kontroli str. 5-10, 37, 112-165) 5 Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. 2.2. Opis stanu faktycznego Zakres i formy działalności kulturalnej realizowanej w latach 2010 – 2012 (I półrocze) W okresie objętym kontrolą WOK realizował zadania ujęte w planach działalności. Instytucja organizowała imprezy kulturalne, w tym m.in.: konserwatoria, warsztaty kabaretowe, teatralne, plastyczne i regionalne, spotkania związane z teatrem, imprezy związane z kulturą żywego słowa i działalnością literacką, imprezy powiązane z folklorem, spotkania w zakresie wspierania artystycznego ruchu seniorów oraz wystawy malarstwa i fotografii. Realizowane przez WOK zadania były zgodne z określonymi w § 5 i 6 Statutu. W sprawozdaniach przekazywanych do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego (UMWL) wskazywano grupę odbiorców organizowanych imprez, miejsce i termin realizacji, ilość osób (uczestników lub wykonawców). Na przykład w OFKiŚL brało udział ponad 100 wykonawców (w tym w eliminacjach powiatowych i wojewódzkich ponad 200). W latach 2010 – 2012 zmieniono ofertę programową WOK, w tym między innymi zlikwidowano bibliotekę, wprowadzono nowe przedsięwzięcia (np. Międzynarodowy Festiwal Literacki „Czas Poetów”, projekt „Teatr w ogrodzie”, „Lubelska Wyżyna Teatralna”), wprowadzono wydawnictwo „Kalendarium Kultury Województwa Lubelskiego, Ogólnopolskie Puławskie Spotkania Lalkarzy poszerzono o nowe konkursy plastyczne, korowód lalkarzy, spotkanie historyczne, gry i zabawy plenerowe. (dowód: akta kontroli str. 5-10, 166-191, 239, 549) Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. 2.3. Prowadzenie działalności innej niż kulturalna Opis stanu faktycznego W okresie objętym kontrolą WOK prowadził działalność inną niż kulturalna. Była to działalność przewidziana w § 16 ust.1 Statutu: najem pomieszczeń (przychody: 72 tys. zł), świadczenie usług reklamowych i promocyjnych na organizowanych imprezach kulturalnych (przychody: 304 tys. zł), prowadzenie działalności wydawniczej (przychody: 45 tys. zł). Zakres prowadzonej ww. działalności WOK nie miał wpływu na liczbę zaplanowanych zadań w zakresie kultury ujętych w corocznych planach działalności. (dowód: akta kontroli str. 5-10, 49, 166-194, 239-237, 252) Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność w badanym obszarze. 6 3. 3.1. Opis stanu faktycznego Planowanie i realizacja przychodów i kosztów Planowanie i realizacja przychodów 1. W planach na lata 2010 – 2012 uwzględniono wysokość przychodów z dotacji z budżetu Województwa Lubelskiego (budżetu WL), dotacji od innych jednostek oraz ze sprzedaży usług własnych. Dyrektor Departamentu Kultury, Edukacji i Sportu Urzędu UMWL informował WOK o wysokości przewidywanych dotacji w listopadzie poprzedniego roku. W ramach otrzymanych dotacji na dofinansowanie działalności bieżącej zaplanowano zadania kulturalne, które ujęto w planach pracy przedstawianych organizatorowi. (dowód: akta kontroli str. 45, 53-59,112-165) 2. Dyrektor WOK wyjaśnił, że przy planowaniu przychodów na dany rok opierano na danych finansowych z roku poprzedniego, szacując zwiększenie lub zmniejszenie środków w poszczególnych pozycjach budżetu. Przy planowaniu przychodów uwzględniano wpływy z akredytacji (OFKiŚL), świadczenia usług reklamowych (dożynki) oraz refundacji kosztów imprez organizowanych z innymi podmiotami (np. Ogólnopolskie Spotkania Lalkarzy). WOK nie organizował imprez, w których uzyskałby przychody ze sprzedanych biletów. (dowód: akta kontroli str. 42, 45, 53-59) 3. Przychody WOK wyniosły: w 2010 r. – 2.193,4 tys. zł, w 2011 r. – 2.156,6 tys. zł, w I półroczu 2012 r. – 1.115 tys. zł. Główne źródło przychodów (82%-86%) stanowiły dotacje podmiotowe oraz celowe. Pozostałe przychody uzyskano z akredytacji, usług reklamowych i promocyjnych, najmu, usług drukarskich, darowizn i refundacji kosztów imprez organizowanych wspólnie z innymi podmiotami. W 2010 r. WOK uczestniczył w otwartych konkursach ofert ogłoszonych przez Prezydenta Miasta Lublin na realizację zadań publicznych. Uzyskano dotację na dwa projekty: „Czwarta zmiana” (6 tys. zł), „VI Ogólnopolski Festiwal Teatrów Niewielkich” (18 tys. zł). W planach finansowych uwzględniono wszystkie źródła przychodów, w tym dotacje, przychody ze sprzedaży usług własnych oraz pozostałe przychody. W 2010 r. zrealizowane przychody własne jednostki (329 tys. zł) były wyższe o 10% od kwoty ujętej w planie, a w 2011 r. (335,2 tys. zł) niższe o 6%. Dyrektor WOK wyjaśnił, że wysokość przychodów własnych jest planowana na podstawie danych szacunkowych z poprzedniego roku, a realizacja tych przychodów (środki pozyskane od sponsorów, z akredytacji) jest uzależniona od wielu czynników, które nie są zależne od jednostki. (dowód: akta kontroli str. 42, 49, 50-52, 549) 4. W okresie objętym kontrolą organizator przekazał dotacje w zaplanowanej wysokości. Nie wystąpiły przypadki wskazywania przez organizatora wysokości środków, które z dotacji na działalność bieżącą, należy przeznaczyć na konkretne zadania. (dowód: akta kontroli str. 37, 50-52) 5. WOK nie wykonywał zadań objętych mecenatem państwa i nie otrzymał dotacji na ich realizację. (dowód: akta kontroli str. 45) 7 6. Badaniem objęto przychody WOK w kwocie 316,3 tys. zł uzyskane: z akredytacji w OFKiŚL, za przeniesienie praw autorskich na Polskie Radio SA, za świadczenie usług promocyjnych i reklamowych. Stawka akredytacji za jeden dzień uczestnictwa w Festiwalu wynosiła 80 zł – 90 zł. Według Dyrektora WOK, wysokość stawki akredytacyjnej obliczano na podstawie cen z poprzednich lat, uwzględniając minimalne pokrycie wydatków. (dowód: akta kontroli str. 41-42, 45, 550) W okresie objętym kontrolą WOK użyczał pomieszczenia pięciu podmiotom oraz wynajmował lokal w budynku gospodarczym na potrzeby sklepu „Antyki” (umowa najmu do 30.04.2012 r.). Przychody z najmu uzyskane w 2011 r. były przedmiotem kontroli UMWL. W oparciu o wyniki tej kontroli Zarząd Województwa Lubelskiego zalecił (wystąpienie z 10.08.2012 r.) naliczanie odsetek od nieterminowych płatności czynszu oraz kalkulowanie stawek najmu i użyczenia lokalu w oparciu o rozeznanie rynku. Dyrektor WOK (pismo z 4.09.2012 r.) poinformował o przedstawieniu najemcom propozycji podniesienia kosztów najmu pomieszczeń. Czynsz najmu lokalu w budynku gospodarczym od września 2012 r. wynosi 1.365 zł (wg umowy z poprzednim najemcą czynsz wynosił 886 zł), umowa z Lubelskim Klubem Kolekcjonerów została zmieniona od 1.10.2012 r. (z 600 zł na 1.107 zł). Z wyjaśnień Dyrektora WOK wynika, że nie podwyższono stawki Lubelskiemu Towarzystwu Fotograficznemu (podmiot ma zostać współorganizatorem imprez kulturalnych WOK), Związek Literatów Polskich nie zaakceptował nowych stawek (prawdopodobnie zostanie rozwiązana umowa). (dowód: akta kontroli str. 43-44, 261-275) 7. Na koniec 2010 r. należności z tytułu dostaw i usług wyniosły 1,8 tys. zł, w tym należności wymagalne – 1,6 tys. zł. Należności te pochodziły od jednego najemcy lokalu i zostały zapłacone do kwietnia 2011 r. Na koniec 2011 r. należności jednostki z najmu wyniosły 4,1 tys. zł, w tym wymagalne od trzech podmiotów – 3,1 tys. zł (zapłacone częściowo w 2012 r.). Stan należności na koniec 30.06.2012 r. wyniósł 12,8 tys. zł, w tym należności wymagalne – 2,6 tys. zł. Wobec dłużników zalegających z zapłatą należności o wartości 2,5 tys. zł podjęto czynności windykacyjne. (dowód: akta kontroli str. 31-35, 43, 46) Dane dotyczące należności zostały wykazane w sprawozdaniach Rb-N sporządzanych na koniec okresów objętych kontrolą zgodnie z ewidencją księgową. Sprawozdanie Rb-N o stanie należności na koniec 2011 r. sporządzono rzetelnie i prawidłowo. W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności na koniec 2010 r. nie wykazano należności wymagalnych w wysokości 1.644 zł. Należności te zostały wykazane jako niewymagalne. W sprawozdaniu Rb-N na koniec II kwartału 2012 r. wykazano należności wymagalne w kwocie 2.629 zł, w tym należności główne – 2.606 zł oraz odsetki – 22 zł. Na 30.06.2012 r. odsetki wynosiły 94 zł. Nie ustalono (nie zaewidencjonowano w księgach rachunkowych) oraz nie wykazano w sprawozdaniu Rb-N należności pieniężnych z tytułu odsetek w wysokości 72 zł. (dowód: akta kontroli str. 24-35, 39, 46-48) 8 Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności na koniec 2010 r. nie wykazano należności wymagalnych w wysokości 1.644 zł. Według § 10 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych4, sprawozdania należy sporządzać rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Dyrektor WOK wyjaśnił, że pomyłkowo wykazano należności wymagalne jako niewymagalne. (dowód: akta kontroli str. 24-28, 574) 3.2. Opis stanu faktycznego Planowanie i realizacja kosztów działalności 1. W WOK planowano koszty na dany rok biorąc pod uwagę wykonanie roku poprzedniego. W planach finansowych uwzględniono wszystkie imprezy kulturalne, które zostały przedstawione w corocznych planach pracy instytucji kultury. Według Dyrektora WOK, każda impreza organizowana lub współorganizowana przez WOK była analizowana pod względem kosztów i możliwości finansowych jednostki (pozyskania środków ze źródeł zewnętrznych). Instruktorzy sporządzali kalkulacje kosztów dla poszczególnych przedsięwzięć kulturalnych. (dowód: akta kontroli str. 19, 46, 112-165, 549, 574-575) 2. Planowane koszty działalności obejmowały koszty remontów (drobne naprawy i konserwacje związane z bieżącym utrzymaniem budynku): w 2011 r. – 5 tys. zł, w 2012 r. – 15 tys. zł. 3. W okresie objętym kontrolą instytucja nie planowała inwestycji. (dowód: akta kontroli str. 53-59) 4. Plan finansowy na 2010 rok zmieniono 8.11.2010 r., zwiększając przychody i koszty ogółem o 189 tys. zł. Planowane przychody w poz. „dotacje od innych jednostek” zmniejszono z 250 tys. zł do 164 tys. zł. Planowana w tej pozycji dotacja na dofinansowanie OFKiŚL ze środków MKiDN przyznana została umową z 20.05.2010 r. w kwocie 140 tys. zł. Plan finansowy na 2011 rok zmieniono 6.12.2011 r., zwiększając kwotę przychodów i kosztów ogółem o 15,5 tys. zł. Plan ten zwiększono o dotację celową z budżetu WL w wysokości 51,6 tys. zł (przyznaną umową z 6.06.2011 r.) oraz zmniejszono kwotę dotacji od innych jednostek z 250 tys. zł do 148 tys. zł (dotacja na dofinansowanie OFKiŚL kwotą 148 tys. zł ze środków MKiDN przyznana została 8.04.2011 r.). Do zakończenia kontroli NIK nie wprowadzono zmiany do planu finansowego na 2012 rok, w związku przyznaniem 5.06.2012 r. dotacji celowej ze środków MKiDN w kwocie 209,5 tys. zł, którą w planie przyjęto w wysokości 250 tys. zł. (dowód: akta kontroli str. 53-59, 94-111, 549) 5. W 2010 r. poniesiono koszty w wysokości 2.138,4 tys. zł, w 2011 r. - 2.175 tys. zł, w I półroczu 2012 r. - 1.121,2 tys. zł. Największy udział w kosztach WOK stanowiły wynagrodzenia (45%-51%) oraz materiały i usługi (ok. 30%). 4 Dz.U. Nr 43, poz.247 9 Poniesione koszty działalności w 2010 r. i 2011 r. ogółem stanowiły 100% kosztów planowanych. Koszty poniesione przez WOK były zgodne z kwotami ujętymi w planach finansowych, z wyjątkiem kosztów amortyzacji 2011 r. (zaplanowano 16 tys. zł, a dokonano odpisów na kwotę 19,9 tys. zł). (dowód: akta kontroli str. 50-52, 259-260) 6. W WOK prowadzono analityczną ewidencję kosztów według rodzajów dla trzech przedsięwzięć programowych: OFKiŚL, Ogólnopolskich Puławskich Spotkań Lalkarzy i dożynek. W pozostałych przypadkach prowadzono rodzajową ewidencję kosztów bez ich przypisania do poszczególnych imprez. W okresie objętym kontrolą koszty organizacji imprez kulturalnych stanowiły ok. 35% kosztów ogółem i wyniosły: w 2010 r. - 744,7 tys. zł, w 2011 r. - 802,1 tys. zł, a w I półroczu 2012 r. – 387,5 tys. zł. Nie zlecano realizacji prowadzenia imprez innym podmiotom. W sprawie prowadzonych analiz kosztów i przychodów z działalności merytorycznej (poszczególnych imprez) Dyrektor WOK wyjaśnił, że: − analizowane były koszty każdej imprezy oraz możliwości finansowej jej organizacji (np. pod kątem pozyskania funduszy zewnętrznych), − priorytetowa działalność WOK to rozpoznawanie, rozbudzanie i zaspakajanie podejmowano działania w celu poszukiwania sponsorów (efekt jest uzależniony od „medialności” imprezy), pozyskano sponsorów przy organizacji dożynek wojewódzkiej, w przypadku imprez skierowanych do wąskiego grona odbiorców (warsztaty, wystawy, konferencje) istnieją trudności w pozyskiwaniu dodatkowych środków, − podjęto współpracę z innymi instytucjami w celu zmniejszenia kosztów i WOK występuje jako współorganizator imprez (np. Międzynarodowy Festiwal Literacki „Czas Poetów”, Festiwal Teatrów Niewielkich). (dowód: akta kontroli str. 19-21, 279, 546-549) 7. W okresie objętym kontrolą koszty utrzymania WOK stanowiły ok. 65% kosztów ogółem (w ewidencji księgowej nie wyodrębniono tych kosztów) i wyniosły: w 2010 r. - 1.393,7 tys. zł, w 2011 r. - 1.372,9 tys. zł, w I półroczu 2012 r. – 733,7 tys. zł. W sprawie racjonalizowania kosztów utrzymania Dyrektor WOK wyjaśnił, że: obniżono koszty poprzez rezygnację z całodobowej pracy portierni (zatrudnionych było trzech etatowych pracowników), z pracy etatowych sprzątaczek oraz wprowadzono modyfikacje techniczne (np. wymieniono żarówki na energooszczędne). Według Dyrektora WOK, koszty utrzymania obiektu są wysokie, ale starano się realizować wszystkie zamierzenia ujęte w rocznym planie pracy. (dowód: akta kontroli str. 21-22, 546-548) Koszty prowadzonej przez WOK działalności wydawniczej stanowiły 8-9% kosztów instytucji kultury. Koszty te w 2010 r. wyniosły 177,2 zł, w 2011 r. – 181,6 tys. zł, a w I półroczu 2012 r. – 96,4 tys. zł. Na ww. koszty składały się przede wszystkim wynagrodzenia z pochodnymi pięciu pracowników, koszty umów cywilnoprawnych (zlecenie czynności drukowania na maszynach offsetowej i typograficznej) oraz koszty materiałów i usług 10 Przychody WOK z działalności wydawniczej w latach 2010 – 2011 oraz w I półroczu 2012 r. wyniosły – odpowiednio: 20,2 tys. zł, 23,5 tys. zł oraz 1,3 tys. zł. Wynik działalności wydawniczej WOK był ujemny i wynosił: - 157.013 zł (w 2010 r.), - 158.033 zł (w 2011 r.), - 95.052 zł (w I półroczu 2012 r.). Działalność wydawnicza była również prowadzona na potrzeby własne WOK (orgaznizowanych imprez kulturalnych) i polegała na wydawaniu folderów, informatorów, gazety festiwalowej, drukowaniu zaproszeń, dyplomów, afiszy, plakatów. Drukowane publikacje przeznaczano na nagrody w organizowanych konkursach. W sprawie podjętych działań w celu zwiększenia przychodów, Dyrektor WOK wskazał, że wydawnictwa były promowane na każdej imprezie organizowanej przez WOK. WOK zlecał również usługi drukarskie firmom zewnętrznym ze względu na brak możliwości technicznych. Usługi te dotyczyły druku plakatów, zaproszeń, książek, kalendarza, plansz reklamowych, ulotek. Koszty WOK z tego tytułu wyniosły: 29,4 tys. zł (w 2010 r.), 34 tys. zł (w 2011 r.), 4,4 tys. zł (w I półroczu 2012 r.). (dowód: akta kontroli str. 241-245, 563-564, 578, 589-591) 8. W latach 2010 r. – 2012 (I półrocze) dotacje podmiotowe organizatora oraz dotacje celowe wykorzystane zostały na statutową działalność bieżącą, tj. na imprezy kulturalne oraz utrzymanie instytucji kultury. Datacje podmiotowe były zwiększone w stosunku do pierwotnie przyznanych: w 2010 r. o 190 tys. zł, w 2011 r. o 90 tys. zł. Według Dyrektora WOK, otrzymywana od organizatora dotacja nie zaspakaja w pełni potrzeb instytucji, ponieważ jej wysokość kształtuje się na poziomie przeciętnego powiatowego domu kultury, a zasięg działania WOK, poziom zatrudnienia wskazuje, że dotacja ta powinna być dwukrotnie wyższa. (dowód: akta kontroli str. 22, 50-59) 9. W okresie objętym kontrolą WOK otrzymał dotacje celowe ze środków MKiDN (pochodzących z Funduszu Promocji Kultury oraz budżetu państwa) oraz z budżetu WL na organizację OFKiŚL. Łącznie otrzymano 549,6 tys. zł, a wykorzystano 548 tys. zł. Dotacje wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem określonym w umowach o dofinansowanie. Terminowo dokonano rozliczenia dotacji oraz zwrotu niewykorzystanych środków. (dowód: akta kontroli str. 60-67, 68-111, 276-279) W 2010 r. WOK otrzymał dotacje od Gminy Lublin na realizację zadań publicznych w wysokości 24 tys. zł. Dotacje zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem na projekty: „Czwarta zmiana” „VI Ogólnopolski Festiwal Teatrów Niewielkich”. (dowód: akta kontroli str. 549) 10. Instytucja nie ponosiła wydatków majątkowych. (dowód: akta kontroli str. 50-52) 11. Badanie kosztów działalności o łącznej wartości 1.304,4 tys. zł wykazało, że wydatki WOK dotyczyły prowadzonej działalności statutowej. 11 W jednostce nie ustanowiono wewnętrznych procedur dotyczących stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych5. Wartość wydatków na usługi restauracyjne oraz hotelarskie ponoszone w związku z organizacją Ogólnopolskiego Festiwalu Kapel i Śpiewaków Ludowych (OFKiŚL), przekraczała wartość wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14.000 euro6: 1) w 2010 r. wydatkowano na: usługi restauracyjne – 79.877 zł (wartość netto 75.248 zł, równowartość 19.601 euro), usługi hotelarskie – 64.687 zł (wartość netto 62.245 zł, równowartość 16.214 euro), 2) w 2011 r. wydatkowano na: usługi restauracyjne – 87.649 zł (wartość netto 81.602 zł, równowartość 21.256 euro), usługi hotelarskie – 74.609 zł (wartość netto 72.675 zł, równowartość 18.931 euro), 3) w 2012 r. wydatkowano na: usługi restauracyjne – 96.126 zł (wartość netto 89.283 zł, równowartość 22.212 euro), usługi hotelarskie – 82.499 zł (wartość netto 79.505 zł, równowartość 19.779 euro). Ogółem w latach 2010 – 2012 (do lipca) na ww. usługi restauracyjne i hotelarskie wydatkowano 485.447 zł (dowód: akta kontroli str. 349-545, 449-450, 553) Według Dyrektora WOK do zamówień na usługi restauracyjne i hotelarskie zastosowano tryb z ustawy Prawo zamówień publicznych zapytanie o cenę. Do składania ofert w 2010 roku zaproszono 25, w 2011 r. – 27, a w 2012 – 26 wykonawców. W sporządzonych specyfikacjach istotnych warunków zamówienia przedmiot zamówienia określono w sposób następujący: usługi restauracyjne - „śniadanie, obiad, kolacja”, usługi hotelarskie - „ilość miejsc oferowanych, rodzaj pokoju”. Zamawiający nie opisał przedmiotu zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty, w tym nie podał ilości zamawianych posiłków i noclegów, nie wskazał konkretnych potraw oraz żadnych cech określających standard noclegów. W trakcie prowadzonych w latach 2010 – 2012 (I p.) postępowań „zapytań o cenę”: − nie sporządzono uzasadnienia faktycznego i prawnego zastosowanego trybu zamówienia publicznego, − nie opisano prawidłowo przedmiotu zamówienia zgodnie z art. 29 ust.1 Pzp, − nie sporządzono specyfikacji istotnych warunków zamówienia spełniającej wymogi zawarte w art. 36 ust. 1 Pzp, − nie sporządzono protokołu postępowania w trybie zapytania o cenę, w tym nie udokumentowano otwarcia ofert (art. 96 Pzp), − nie zawiadomiono wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty, nie zamieszczono publicznie informacji o wyborze oferty (art. 92 Pzp), − nie zawarto pisemnych umów w sprawie zamówienia publicznego (art.94 Pzp), 5 Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz.759 ze zm., dalej „Pzp”. Wydatki zrealizowane w 2010 r. oraz 2011 r. przeliczono według kursu 3,839 zł za 1 euro – rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 23.12.2009 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz.U. Nr 224, poz. 1796). Wydatki zrealizowane w 2012 r. przeliczono według kursu 4,0196 zł za 1 euro – rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 16.12.2011 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz.U. Nr 282, poz. 1650). 6 12 − nie udzielono zamówienia wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę (art.72 ust.2 Pzp). (dowód: akta kontroli str. 303-348, 553-556) 12. Na koniec 2010 r. zobowiązania WOK wyniosły 59,4 tys. zł, w tym: z tytułu dostaw i usług 12,3 tys. zł. Zobowiązania wymagalne wyniosły 0,4 tys. zł (faktura za usługi telekomunikacyjne wpłynęła 10.01.2011 r. z terminem płatności do 31.12.2010 r.). Według stanu na 31.12 2011 r. zobowiązania niewymagalne wyniosły 48,5 tys. zł, w tym z tytułu dostaw i usług 6,8 tys. zł (faktury z terminem płatności na styczeń 2012 r.). Na koniec I półrocza 2012 r. zobowiązania wyniosły 326,8 tys. zł, w tym z tytułu dostaw i usług 287,1 tys. zł. Zobowiązania wymagalne wyniosły 1,7 tys. zł, w tym za druk plakatów i zaproszeń (1,3 tys. zł) oraz z tytułu polisy ubezpieczeniowej (0,4 tys. zł) z terminem płatności w czerwcu 2012 r. (zapłacone w lipcu 2012 r.). Nie zapłacono odsetek za zwłokę. Sprawozdania Rb-Z sporządzano rzetelnie i prawidłowo. (dowód: akta kontroli str. 298-302) 13. WOK nie ponosił wydatków w ramach projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej. (dowód: akta kontroli str. 549) Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. WOK prowadził gospodarkę finansową na podstawie nieaktualnych planów finansowych. Zmiany planu zwiększające lub zmniejszające kwotę dotacji celowej wprowadzano z opóźnieniem od trzech do pięciu miesięcy od daty jej przyznania. Artykuł 30 ust. 2 ustawy o finansach publicznych stanowi, że podstawą gospodarki finansowej samorządowych osób prawnych jest plan finansowy. Według art. 52 ust.3 ww. ustawy, zmiany w zakresie przychodów i kosztów, ujętych w rocznych planach finansowych jednostek sektora finansów publicznych, wymagają dokonania zmian w rocznym planie finansowym Dyrektor WOK wyjaśnił, że każdorazowe modyfikowanie planu finansowego wymaga analizy i zmiany odpowiednich rodzajów kosztów, co jest czynnością pracochłonną. (dowód: akta kontroli str. 53-59, 94-111, 574-575) 2. Środki w wysokości 485.447 zł na usługi restauracyjne i hotelarskie wydatkowano z naruszeniem przepisów ustawy prawo zamówień publicznych. Dyrektor WOK udzielił zamówień wykonawcom, którzy nie zostali wybrani zgodnie z przepisami Pzp. Przeprowadzone postępowania, nazwane przez zamawiającego „zapytaniem o cenę” nie spełniały wymogów przewidzianych w Pzp dla zamówień udzielanych w trybie zapytania o cenę. Według art. 44 ust. 4 ustawy o finansach publicznych, jednostki sektora finansów publicznych zawierają umowy, których przedmiotem są usługi, dostawy lub 13 roboty budowlane, na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych. Artykuł 7 ust. 3 Pzp stanowi, że zamówienia udziela się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy. Dyrektor WOK wyjaśnił: „Należy pamiętać, że w trybie tym [zapytania o cenę] zamawiający może udzielić zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są wyłącznie dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych (...). To, czy przedmiot zamówienia można uznać za powszechnie dostępny o ustalonych standardach, decyduje całość zamówienia, dlatego zamawiający przy wyborze trybu zapytania o cenę powinien dokładnie opisać przedmiot zamówienia. Obie cechy przedmiotu zamówienia, tj. powszechna dostępność i ustalone standardy jakościowe, muszą występować równocześnie, a brak jednej z tych cech uniemożliwia zastosowanie trybu zapytania o cenę. (...). Ustalone standardy jakościowe to powtarzalne cechy jakościowe i techniczne rzeczy i usługi, niewymagające skomplikowanego opisu (np. trwałość, funkcjonalność, wymiary, itd.). Przesłankę „dostaw lub usług powszechnie dostępnych” należy rozumieć jako możliwość realizacji typowych w danej branży zamówień, przez większość podmiotów tej branży. (...) Wymogi muszą mieć jednak charakter standardowy, typowy, a nie specyficzny, wymagający indywidualnego podejścia. (...)” (dowód: akta kontroli str. 303-545, 553-556) 3. Nieterminowo uregulowano zobowiązania za czerwiec 2012 r. w kwocie 1.718 zł. Według art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych stanowi, wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Dyrektor WOK wyjaśnił, że opóźnienia w płatnościach wynikały z dokonywania przelewów z niewłaściwego rachunku bankowego. (dowód: akta kontroli str. 299-302, 566) Uwagi dotyczące badanej działalności WOK prowadził dodatkową odpłatną działalność w zakresie świadczenia usług wydawniczych i poligraficznych - na podstawie § 7 ust. 1 pkt 3 a) Statutu. W okresie objętym kontrolą koszty utrzymania drukarni wyniosły 455.154 zł, a przychody ze świadczenia usług 45.056 zł. Działalność ta była również prowadzona na potrzeby własne WOK, ale Dyrektor nie potrafił określić wartości zleconych zadań. Nie dokumentowano i nie rejestrowano kosztów (wartości) zleceń realizowanych na potrzeby wewnętrzne WOK, nie pozwala to na stwierdzenie, czy wydatki na działalność wydawniczą (działalność gospodarczą przewidzianą w § 16 Statutu WOK) były ponoszone zgodnie z zasadą uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów (art. 42 ust. 3 ustawy o finansach publicznych). Koszty działalności wydawniczej zostały pokryte z przychodów tej działalności, a także z dotacji na działalność bieżącą instytucji kultury. Na prowadzenie działalności wydawniczej przeznaczono około 11-12% otrzymanej dotacji. Według § 16 ust. 2 i 3 Statutu: - WOK mógł pobierać opłaty za swoje usługi i wydawnictwa, a wpływy przeznaczać na cele statutowe, 14 - dochody z działalności mogły być wyłącznie przeznaczone wyłącznie na realizację zadań statutowych. Zgodnie z art. 12 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, organizator zapewnia instytucji kultury środki niezbędne do rozpoczęcia i prowadzenia działalności kulturalnej oraz do utrzymania obiektu, w którym ta działalność jest prowadzona. Dyrektor WOK wyjaśnił, że podejmowano próby prowadzenia analiz ekonomicznych w zakresie efektywności działalności wydawniczej, ale były one utrudnione z powodu braku możliwości oszacowania usług wykonywanych na potrzeby własne. Dodatkowo Dyrektor wskazał, że pracownicy drukarni to osoby w podeszłym wieku, którym zlecane są też inne zadania. (dowód: akta kontroli str. 5-10, 241-245, 589-591, 605-606) 3.3. Sytuacja finansowa instytucji kultury Opis stanu faktycznego W 2010 r. WOK osiągnął zysk w wysokości 52,2 tys. zł. W porównaniu do roku 2009 przychody zmniejszyły o 11%, a koszty o 14%. Dotacja podmiotowe organizatora na działalność bieżącą zmniejszyła się o 13% i stanowiła 76% przychodów. Pozostałe przychody (w tym ze sprzedaży usług, darowizn, refundacji kosztów) zmalały o 6%. W 2011 r. działalność zamknęła się stratą w kwocie 19,2 tys. zł. Pogorszenie wyniku w stosunku do roku poprzedniego wyniosło 71,4 tys. zł. W porównaniu do roku poprzedniego przychody zmniejszyły się o 2%, a koszty zwiększyły się o 2%. Dotacja podmiotowa organizatora na działalność bieżącą zmniejszyła się o 6% i stanowiła 73% przychodów. Pozostałe przychody wzrosły o 7%. W I półroczu 2012 r. strata wyniosła 6,1 tys. zł. Dotacja podmiotowa organizatora na działalność bieżącą stanowiła 70% przychodów. (dowód: akta kontroli str. 259-260) Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym zakresie stwierdzono nieprawidłowości opisane w pkt 3.1. oraz 3.2. Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli ocenia negatywnie działalność w badanym obszarze. 4. 4.1. Opis stanu faktycznego 4. Stan prawny nieruchomości i utrzymanie obiektów budowlanych użytkowanych przez instytucję kultury 4.1. Stan prawny nieruchomości Wojewoda Lubelski decyzją z 2006 r. stwierdził nabycie z mocy prawa (od 1992 r.): - prawa użytkowania wieczystego gruntu stanowiącego własność Skarbu Państwa położonego w Lublinie przy ul. Dolnej Panny Marii 3 – działka o powierzchni 0,27 ha, - prawa własności usytuowanych na gruncie budynków (budynku głównego oraz gospodarczo – magazynowego). W dziale trzecim księgi rejestrowej w 1999 r. zamieszczono informację o wyposażeniu instytucji kultury w środki trwałe o wartości 567 tys. zł, ale nie podano szczegółowych danych na ten temat. Dodatkowo zapisano, że budynki są 15 „własnością Skarbu Państwa we władaniu WDK” (poprzednia nazwa „Wojewódzki Dom Kultury”). Do rejestru prowadzonego przez organizatora nie zgłoszono zmian w związku z nabyciem prawa wieczystego użytkowania gruntu oraz własności budynków. (dowód: akta kontroli str. 195-199, 232) Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. Uwagi dotyczące badanej działalności Do rejestru instytucji kultury (dział trzeci) nie zgłoszono zmian w związku z nabyciem prawa wieczystego użytkowania gruntu oraz własności budynków. Według paragrafu § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z 17 lutego 1992 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru instytucji kultury7 (przepis obowiązujący do 21.05.2012 r.), wpisowi podlegały również zmiany i uzupełnienia danych wymienionych w ust. 1 pkt 3 lit. d (dotyczących obciążenia środków trwałych ograniczonymi prawami rzeczowymi). Dyrektor WOK wyjaśnił, że zmiany organizacyjne w 2006 r. doprowadziły do przeoczenia obowiązku zgłoszenia zmian. (dowód: akta kontroli str. 195-199, 232) 4.2. Opis stanu faktycznego 4.2. Stan techniczny budynków W WOK książkę obiektu budowlanego prowadzono dla budynku „Pałacu Tarłów”. Książka (założona w maju 2009 r.) zawierała wpisy o przeprowadzonych kontrolach: instalacji gazowej, kotła gazowego, przewodów kominowych, stanu technicznego budynku. Do książki dołączono protokoły z kontroli obiektu. Nie prowadzono książki obiektu budowlanego dla budynku gospodarczo – inwentarzowego, w którym wynajmowano lokal na prowadzenie galerii z antykami. (dowód: akta kontroli str. 200-205, 229-230, 232, 234, 257-258) Budynek WOK był poddawany okresowym (rocznym) kontrolom stanu technicznego instalacji gazowej (20.09.2009 r., 4.11.2010 r., 14.02.2012 r.) oraz przewodów kominowych (26.11.2009 r., 26.11.2010 r., 28.12.2011 r.), w trakcie których potwierdzano prawidłowe funkcjonowanie instalacji. Przeprowadzona w 2009 r. okresowa kontrola (przegląd pięcioletni) stanu technicznego i przydatności do użytkowania „Pałacu Tarłów” wykazała, że budynek wymaga remontu elewacji, balkonu, drogi dojazdowej, tarasu, muru oporowego, dachu oraz wykonania izolacji strychu, ścian fundamentowych i przyziemia. Nie stwierdzono uszkodzeń obiektów budowlanych mogących spowodować zagrożenie życia lub zdrowia ludzi, bezpieczeństwa mienia lub środowiska. Kontrole okresowe przeprowadzały osoby posiadające uprawnienia budowlane w odpowiedniej specjalności. Według Dyrektora WOK, okresowe kontrole stanu technicznego budynku gospodarczo – inwentarzowego były prowadzone w trakcie kontroli stanu technicznego budynku „Pałacu Tarłów”. Z protokołów kontroli nie wynika jednak, które obiekty WOK były kontrolowane. 7 Dz.U. Nr 20, poz. 80 16 Nie prowadzono w „Pałacu Tarłów” oraz budynku gospodarczo – inwentarzowym okresowych corocznych kontroli elementów budynku i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu. (dowód: akta kontroli str. 200-205, 232-234) W okresie objętym kontrolą w instytucji nie były prowadzone kontrole przez przedstawicieli inspekcji nadzoru budowlanego i państwowej straży pożarnej. (dowód: akta kontroli str. 233) Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego (z października 1996 r.) nie zawiera: planu obiektu z uwzględnieniem powierzchni, wysokości i liczby kondygnacji budynku; odległości od obiektów sąsiadujących; parametrów pożarowych występujących substancji palnych; występującej gęstości obciążenia ogniowego w strefie pożarowej; kategorii zagrożenia ludzi, przewidywanej liczby osób na każdej kondygnacji i w poszczególnych pomieszczeniach; podziału obiektu na strefy pożarowe; dróg pożarowych i innych dróg dojazdowych, z zaznaczeniem wjazdów na teren ogrodzony. W Instrukcji bezpieczeństwa pożarowego nie uwzględniono budynku gospodarczo – inwentarzowego, który jest budynkiem użyteczności publicznej8 przeznaczonym na potrzeby handlu, w którym wynajmowano pomieszczenia na prowadzenie galerii z antykami. (dowód: akta kontroli str. 206-230) W sprawie potrzeb remontowych wynikających z ustaleń kontroli okresowej (przeprowadzonej w 2009 r.) i uwzględnienia ich w planach remontowych, Dyrektor WOK wskazał, że siedziba WOK może ulec zmianie, środki instytucji od kilku lat ulegają systematycznemu zmniejszeniu, a koszt remontu generalnego Pałacu Tarłów to 8-10 mln zł. W okresie objętym kontrolą WOK nie prowadził robót budowlanych wymagających zgłoszenia do organu administracji architektoniczno-budowlanej. (dowód: akta kontroli str. 233) Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Nie prowadzono książki obiektu budowlanego dla budynku gospodarczo – inwentarzowego. Artykuł 64 ust.1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane9 stanowi, że właściciel jest obowiązany prowadzić dla każdego budynku książkę obiektu budowlanego. Dyrektor WOK wyjaśnił, że budynek ten został błędnie ujęty w książce obiektu budowlanego „Pałacu Tarłów”. Z opisu danych technicznych charakteryzujących obiekt (rozdział IV książki obiektu budowlanego „Pałacu Tarłów”) wynika jednak, że budynek gospodarczo – inwentarzowy nie został uwzględniony w ww. książce. (dowód: akta kontroli str. 200-201, 232, 257-258) § 3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 12.04.2012 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie -Dz.U. Nr 75, poz. 690 ze zm. 8 9 Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz. 1623 ze zm. 17 2. Przeprowadzono trzy okresowe kontrole stanu technicznego przewodów kominowych i instalacji gazowej z naruszeniem terminu określonego w art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. c Prawa budowlanego (co najmniej raz w roku). Dyrektor WOK wyjaśnił, że pracownik administracyjny błędnie zinterpretował słowo „coroczna” jako dotyczące roku kalendarzowego. (dowód: akta kontroli str. 202-204, 566-572) 3. Nie prowadzono okresowych corocznych kontroli elementów budynku i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu. Artykuł 62 ust. 1 pkt 1 lit. a Prawa budowlanego stanowi, że obiekty budowlane powinny być w czasie ich użytkowania poddawane przez właściciela co najmniej raz w roku kontroli okresowej, polegającej na sprawdzeniu stanu technicznego elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu. Dyrektor WOK wyjaśnił, że coroczne kontrole Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków uznano za substytut kontroli budowlanych. (dowód: akta kontroli str. 202-204, 566) 4. Nie dostosowano Instrukcji bezpieczeństwa pożarowego do obowiązujących przepisów prawnych w zakresie określonym w § 6 ust.1 pkt 8 lit. a) – g) oraz l) rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 7 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków i innych obiektów budowlanych i terenów10 Dyrektor WOK wyjaśnił, że nie dostosowano dokumentu do ustalonych wymagań z powodu kosztów (ok. 15 – 20 tys. zł) oraz planowanej wyprowadzki z Pałacu Tarłów. (dowód: akta kontroli str. 206-228, 233) 5. W Instrukcji bezpieczeństwa pożarowego nie uwzględniono obiektu gospodarczo – inwentarzowego stanowiącego budynek użyteczności publicznej. Według § 6 ust.1 ww. rozporządzenia w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków i innych obiektów budowlanych i terenów, właściciele obiektów (bądź ich części stanowiących odrębne strefy pożarowe), przeznaczonych do wykonywania funkcji użyteczności publicznej, magazynowych oraz inwentarskich, zapewniają i wdrażają instrukcję bezpieczeństwa pożarowego. Dyrektor WOK wyjaśnił, że budynek ma niewielką powierzchnię i błędnie uznano, że instrukcja bezpieczeństwa pożarowego dotyczy wyłącznie budynku głównego. (dowód: akta kontroli str. 206-230, 566) Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie mimo stwierdzonych nieprawidłowości działalność w badanym obszarze. 10 Dz.U. Nr 109, poz. 719 ze zm. 18 IV. Uwagi i wnioski Wnioski pokontrolne Przedstawiając powyższe oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli11, wnosi o: 1. Określenie w polityce rachunkowości obowiązujących w jednostce okresów sprawozdawczych. 2. Rzetelne sporządzanie sprawozdań Rb-N o stanie należności. 3. Prowadzenie gospodarki finansowej na podstawie aktualnych planów finansowych. 4. Wydatkowanie środków na usługi restauracyjne i hotelarskie z zastosowaniem zasad przewidzianych w Pzp. 5. Terminowe regulowanie zobowiązań wobec dostawców towarów i usług. 6. Założenie i prowadzenie książki obiektu budowlanego dla budynku gospodarczo – inwentarzowego. 7. Terminowe dokonywanie kontroli stanu technicznego przewodów kominowych i instalacji gazowej. 8. Dokonywanie okresowych corocznych kontroli elementów budynku narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektów. 9. Podjęcie działań w celu dostosowania Instrukcji bezpieczeństwa pożarowego do obowiązujących przepisów oraz uwzględnienia w niej budynku gospodarczo – inwentarzowego. V. Pozostałe informacje i pouczenia Prawo zgłoszenia zastrzeżeń Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli. Zgodnie z art. 54 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się do dyrektora Delegatury NIK w Lublinie. Obowiązek poinformowania NIK o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie Najwyższej Izby Kontroli, w terminie 21 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków pokontrolnych oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. 11 Dz.U. z 2012 r., poz.82 19 W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego. Lublin, dnia 3 grudnia 2012 r. Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Lublinie Kontroler Katarzyna Durakiewicz Specjalista k.p. Dyrektor ........................................................ Podpis ........................................................ podpis 20
