Pryncypia wdrażania jednolitego systemu EZD PUW

FORUM POSZUKUJĄCEJ ADMINISTRACJI – USŁUGI
I DOBRE PRAKTYKI DO WZIĘCIA
„Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji
publicznej – stan obecny oraz plany rozwojowe
systemu EZD PUW”
Mariusz Madejczyk
Magdalena Sawicka
Pełnomocnik Wojewody Podlaskiego
Kierownik Oddziału Rozwoju Systemów
ds. informatyzacji
Teleinformatycznych i Szkoleń BI PUW
Naturalny dokument elektroniczny
w administracji
stał się faktem … a mity zostały.
Zmienia się postać informacji i dokumentów –
w systemach EZD gromadzone są akta sprawy w postaci elektronicznej.
Ale system EZD, to nie system ZDE!! Służy do zarządzania całą
dokumentacją w podmiocie, nie tylko elektroniczną lub co gorsza wyłącznie
wpływającą w postaci elektronicznej.
Archiwiści muszą przygotować się do nowych wyzwań.
Strachy na lachy
Skład chronologiczny … i co dalej?
Przekazywanie akt sprawy do archiwów cyfrowych.
Dekretacja elektroniczna i dekretacja zastępcza.
Naturalny dokument elektroniczny – kopia, czy oryginał …
Uwierzytelnianie dokumentów i podpisów elektronicznych.
Przekazywanie elektronicznych akt sprawy do innych instytucji (sądy) vs
paczka archiwalna??
XML, XADES, PADES … UFO ;-) !
Dlaczego czas na EZD?
- ponieważ prawo już nie przeszkadza ale nowa IK to nie wszystko,
- ponieważ EZD to praca u podstaw, fundament e-administracji,
- bo systemy EZD przynoszą korzyści i oszczędności dla organizacji.
…na przykładzie przedsięwzięcia wdrażania i rozwoju jednolitego
systemu EZD PUW w administracji rządowej.
Partnerzy w województwach
1.
Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie
2.
Opolski Urząd Wojewódzki w Opolu
3.
Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki w Olsztynie
4.
Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku
5.
Świętokrzyski Urząd Wojewódzki w Kielcach
6.
Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach
7.
Lubuski Urząd Wojewódzki w Gorzowie Wielkopolskim
8.
Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie
9.
Lubelski Urząd Wojewódzki w Lublinie
10. Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie
11. Dolnośląski Urząd Wojewódzki we Wrocławiu
12. Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi
oraz administracja zespolona poszczególnych województw
wdrażanych samodzielnie przez poszczególne urzędy wojewódzkie
Partnerzy centralni – aktualna lista na http://ezd.gov.pl
Kancelaria Prezesa Rady Ministrów 10.11.2011
Narodowy Bank Polski​ 29.07.2013
Uniwersytet Warszawski Wydział Historyczny 02.03.2012
Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji​ 21.08.2013
Uniwersytet w Białymstoku 26.03.2012
Główny Urząd Miar 02.09.2013
Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego 01.06.2012
Urząd Transportu Kolejowego 01.10.2013
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych 04.07.2012
Archiwum Państwowe w Lublinie 11.10.2013
Archiwum Państwowe w Olsztynie 24.08.2012
Generalna Dyrekcja Lasów Państwowych 05.11.2013
Komenda Główna Straży Granicznej 06.08.2012
Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej 17.12.2013
Główny Urząd Geodezji i Kartografii​ 19.09.2012​
Uniwersytet Pedagogiczny w Krakowie 30.12.2013
Rządowe Centrum Legislacji​ 27.09.2012​
Rzecznik Praw Dziecka 11.02.2014
Rzecznik Praw Obywatelskich​ 12.11.2012
Ministerstwo Skarbu Państwa 24.02.2014
​Uniwersytet Warszawski ​15.11.2012
Szkołą Główna Handlowa 10.06.2014
Archiwum Państwowe w Szczecinie ​05.02.2013
Ministerstwo Finansów 17.06.2014
Ministerstwo Edukacji Narodowej ​26.02.2013
Kancelaria Prezydenta RP 01.08.2014
​Krajowy Zarząd Gospodarki Wodnej​ 07.03.2013​
Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju 04.08.2014
Ministerstwo Zdrowia 21.03.2013
ARiMR – w trakcie
​Centrum Informatyczne Edukacji​ 05.07.2013
​Urząd ds. Cudzoziemców​ 12.07.2013
Rzecznik Praw Pacjenta 18.07.2013
Garść statystyk za rok 2013
oraz I kwartał 2014 r.
Liczba instytucji korzystająca z EZD PUW:
151
Liczba urzędników pracujących w systemie EZD PUW (produkcja):
Liczba dokumentów wysłanych z EZD PUW via ePUAP:
Liczba dokumentów wewnętrznych w EZD PUW:
Liczba akceptacji w systemie EZD PUW:
2 410 205
2 603 674
Liczba dokumentów w składzie chronologicznym:
687 448
371 701
16 070
Pryncypia wdrażania jednolitego systemu
EZD PUW
1. System jest jednolity, własnością Skarbu Państwa
- przekazywany, wdrażany i utrzymywany przez PUW
na zasadach niekomercyjnych.
2. PUW nie wdraża systemu w urzędach - urzędy same wdrażają system.
3. System jest narzędziem prostym i szybkim, wygodny dla urzędników
- tworzony przez urzędników dla urzędników.
4. Redukcja dokumentacji papierowej wewnątrz jednostki.
5. Procedury nie odzwierciedlają świata papierowego urzędu.
6. Wszystkie dekretacje wykonywane są elektronicznie.
7. Korespondencja pomiędzy urzędami poprzez ePUAP.
Wdrożenie EZD nie jest przedsięwzięciem
informatycznym
Przedsięwzięcie wymaga:
- determinacji i świadomości kierownictwa jednostki wdrażającej system,
- monitowania postępu prac,
- osobistego zaangażowania w proces wdrożenia i pracy w systemie,
- powołania zespołu ds. wdrożenia i utrzymania systemu EZD w jednostce,
- uświadamiania i szkoleń pracowników urzędu,
- przygotowania refleksyjnych procedur,
- przygotowania technicznego i organizacyjnego.
Dziękuję za uwagę
[email protected]