Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Bydgoszczy
Bydgoszcz, dnia 15 lutego 2007 r.
RIO/KF/4104/70/2006/07
Pan
Zbigniew Łuczak
Wójt Gminy Dąbrowa
Chełmińska
ul. Bydgoska 21
86-070 Dąbrowa Chełmińska
Na podstawie art. 1, w związku z art. 7 ustawy z dnia 7 października 1992 roku
o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) oraz
§ 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 roku w sprawie siedzib
i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb,
liczby członków kolegium i trybu postępowania (Dz. U. Nr 167, poz. 1747), Regionalna Izba
Obrachunkowa w Bydgoszczy przeprowadziła kontrolę kompleksową gospodarki finansowej
i zamówień publicznych Gminy Dąbrowa Chełmińska, udokumentowaną protokołem
Nr RIO/KF/70/2006 z dnia 28 grudnia 2006 roku, którego jeden egzemplarz pozostawiono
Panu Wójtowi w dniu jego podpisania.
W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli,
Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy
o regionalnych izbach obrachunkowych, przekazuje Panu Wójtowi niniejsze
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
W czasie przeprowadzonej kontroli kompleksowej gospodarki finansowej gminy
stwierdzono następujące nieprawidłowości:
 prowadzenie ewidencji gminnego zasobu nieruchomości w sposób niekompletny i nie
bieżący, uniemożliwiający prawidłowe sporządzenie informacji o stanie mienia
komunalnego (str. 68 – 70, 80 – 83 protokołu kontroli).
Obowiązek prowadzenia ewidencji gminnego zasobu nieruchomości wynika z przepisów
art. 25 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. Z 2004
r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.). W trakcie kontroli stwierdzono, że w ewidencji gruntów
nieruchomości prowadzonej w Urzędzie Gminy w Referacie Gospodarki Przestrzennej nie
dokonywano od 1996 roku zmian związanych z obrotem tymi nieruchomościami dokonanym
w latach 1996-2006. Na podstawie przedłożonej do kontroli ewidencji mienia komunalnego
niemożliwe było ustalenie stanu tego mienia, formy i sposoby jego zagospodarowania, pełne
zidentyfikowanie nieruchomości wchodzących w skład gminnego zasobu nieruchomości.
Kontrola rzetelności sporządzenia informacji o stanie mienia komunalnego, stanowiącej
załącznik do projektu budżetu na rok 2006, przeprowadzona pod kątem zgodności danych
wykazanych w informacji z rejestrem mienia komunalnego, ewidencją gminnego zasobu
nieruchomości – w zakresie wykazanej struktury mienia, jego zmian, a także przysługujących
gminie praw własności i innych praw majątkowych - oraz ewidencją dochodów z majątku
gminy, w zakresie wysokości dochodów uzyskanych z tytułu wykonywania praw własności
i innych praw majątkowych oraz wykonywania posiadania, ujawniła, że w objętej kontrolą
informacji nie zostały zawarte dane dotycząc ilości posiadanych gruntów, jak również dane
dotyczące przysługujących Gminie praw własności, użytkowania wieczystego, udziałów
w spółkach, akcjach oraz dane o zmianach w stanie mienia komunalnego i dochodach z niego
uzyskanych, wymaganych przepisami art. 180 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach
publicznych. Ustalono, ze prowadzony w Urzędzie Gminy w Referacie Gospodarki
Przestrzennej rejestr nie zawierał danych koniecznych do prawidłowego sporządzenia
informacji o stanie mienia komunalnego wymaganych przepisami art. 180 ustawy z dnia 30
czerwca 2005 roku o finansach publicznych. Na nieprawidłowe sporządzenie ww. informacji
zwróciła uwagę również tutejsza Izba w wydanej opinii o projekcie budżetu gminy na 2006
rok. Wobec powyższego dokonano kontroli zgodności danych ujętych w informacji o stanie
mienia sporządzonej do projektu budżetu na 2007 r., wg stanu na 31.10.2006 r., z danymi
ujętymi w zestawieniu gruntów sporządzonym przez Starostwo Powiatowe w Bydgoszczy.
Stwierdzono, że Starostwo wykazało powierzchnię gruntów gminnego zasobu nieruchomości
o ok. 79 ha wyższą. W trakcie trwania kontroli kontrolowana jednostka wyjaśniła
ze Starostwem ujawnione różnice, oraz założyła ewidencję gminnego zasobu nieruchomości,
w której wyszczególniono między innymi areał każdej działki, jej sposób użytkowania
i wartość. Zgodnie z ustaleniami kontroli brak prawidłowej ewidencji mienia komunalnego
rzutował na analityczną ewidencję księgową prowadzoną dla gruntów gminnych, w której nie
wprowadzano na bieżąco zmian związanych z obrotem nieruchomościami gminnymi,
w związku z czym wykazany w tej ewidencji stan księgowy nie odzwierciedlał stanu
rzeczywistego posiadanego mienia komunalnego.
Niezależnie od wyżej wymienionej nieprawidłowości stwierdzono także inne, do których
należą:
 nie przeprowadzenie w 2005 r. kontroli finansowej w nadzorowanym przez Gminę
Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej w Dąbrowie Chełmińskiej
(str. 8 protokołu kontroli),
 w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości budżetowej:
a) nie prowadzenie ewidencji księgowej na koncie księgowym 222 „Rozliczenie
dochodów budżetowych” oraz na koncie 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”,
2







pomimo przekazywania z budżetu gminy środków finansowych do podległej jednostki
organizacyjnej tj. Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz dokonywania przez
GOPS wpłat do budżetu uzyskiwanych dochodów (str. 5, 10, 87 protokołu kontroli).
W trakcie kontroli dokonano korekty zapisów księgowych dotyczących 2006 roku.
b) prowadzenie ewidencji księgowej środków z programu „Szkoła Marzeń” na koncie
247 „Rozrachunki budżetu – sumy do wyjaśnienia,” zamiast na koncie
227 „Rozliczenia dochodów ze środków funduszy pomocowych”. Nieprawidłowość
usunięto w trakcie kontroli (str. 5 i 10 protokołu kontroli),
c) dokonywanie zapisów księgowych na koncie 851 „Zakładowy Fundusz Świadczeń
Socjalnych” raz w roku ( str. 10 i 60 protokołu kontroli). W trakcie kontroli dokonano
zapisów księgowych dotyczących 2006 roku,
d) ujmowanie w księgach rachunkowych Urzędu Gminy wydatków na płace
i pochodnych od płac, ponoszonych przez jednostki oświatowe (str. 14 protokołu
kontroli),
e) niewłaściwe zaklasyfikowanie w klasyfikacji budżetowej wydatków z Zakładowego
Funduszu Świadczeń Socjalnych (str. 60 protokołu kontroli),
f) nie sporządzanie przez jednostki organizacyjne Gminy, dla których obsługę w zakresie
rachunkowości prowadzi Urząd Gminy jednostkowych sprawozdań budżetowych
(str. 11 i 88 protokołu kontroli),
ustanowienie zabezpieczenia spłaty zaciągniętego przez gminę kredytu poprzez udzielenie
kredytodawcy pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem budżetu gminy (str. 27
protokołu kontroli),
nie przekazywanie kierownikom samorządowych jednostek oświatowych informacji
o kwotach dochodów i wszystkich wydatków budżetowych dotyczących tych jednostek,
przyjętych w projekcie uchwały budżetowej, a następnie w uchwale budżetowej, według
szczegółowości określonej w § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
26 stycznia 2005 r. - Dz. U. Nr 23, poz. 190 (str. 30 – 31 protokołu kontroli),
nie egzekwowanie od podległych jednostek oświatowych obowiązku sporządzania
projektów planów finansowych dochodów i wydatków tych jednostek, obejmujących
wszystkie wydatki ponoszone w tych jednostkach, według działów, rozdziałów
i paragrafów klasyfikacji budżetowej (str. 30 – 31 protokołu kontroli),
nie egzekwowanie od jednostek oświatowych dopełnienia ustawowego obowiązku
złożenia deklaracji na podatek od nieruchomości (str. 39 protokołu),
nie objęcie czynnościami windykacyjnymi wszystkich odbiorców wody, którzy zalęgają
z opłatą za dostawę wody (str. 46 protokołu kontroli ),
wykazanie w protokole postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie
zadania p.n. zmiana pokrycia dachowego budynku Przedszkola w Dąbrowie Chełmińskiej
wartości robót niezgodnej z wartością tych robót wynikającą z kosztorysu inwestorskiego
oraz brak wyszczególnienia osoby, która dokonała ustalenia wartości zamówienia
(str. 64–65 protokołu kontroli),
ustalenie wartości zamówienia publicznego dotyczącego utwardzenia placu
w Ostromecku, na podstawie kosztorysu inwestorskiego sporządzonego wcześniej niż
3
6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia (str. 65 – 66
protokołu kontroli).
Przedstawiając powyższe proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu
wyeliminowanie wyżej wymienionych nieprawidłowości, nieusuniętych do dnia zakończenia
kontroli.
W związku z powyższym proszę o:
1. Doprowadzenie do zgodności stanów ilościowo-wartościowych nieruchomości gminnych,
wykazanych w księgach rachunkowych prowadzonych w Referacie Finansowym Urzędu
Gminy ze stanem tego mienia wykazanym w ewidencji prowadzonej w Referacie
Gospodarki Przestrzennej, zapewniając w ten sposób rzetelność danych zawieranych
w informacji o stanie mienia, stanowiącej załącznik do projektu uchwały budżetowej,
która winna być sporządzona zgodnie nie tylko z danymi zawartymi w ewidencji
księgowej, ale i ze stanem rzeczywistym. Sposób prowadzenie księgowej ewidencji
analitycznej dla gruntów gminnych winien zostać określony w polityce rachunkowości
jednostki, stosownie do przepisu art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (Dz. U. Nr 76, poz. 694 ze zm.).
2. Przeprowadzanie corocznie w nadzorowanej jednostce organizacyjnej - w Samodzielnym
Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej w Dąbrowie Chełmińskiej kontroli finansowej
zgodnie z przepisami art. 187 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach
publicznych ( Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm. ) oraz przepisami §§ 6 i 7, w związku
z §§ 1 i 4 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 18 listopada 1999 r. w sprawie
szczegółowych zasad sprawowania nadzoru nad samodzielnymi publicznymi zakładami
opieki zdrowotnej (…), (Dz. U.z 1999 r. Nr 94, poz.1097 ze zm.).
3. Zaprzestanie ujmowania w księgach rachunkowych Urzędu Gminy wydatków na płace
i pochodnych od płac, ponoszonych przez jednostki oświatowe, funkcjonujące w formie
jednostki budżetowej. Obowiązek prowadzenia odrębnej rachunkowości tych jednostek
wynika z przepisów art. 2 ust. 1 pkt 4a ustawy o rachunkowości oraz przepisów
§ 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego (…),(Dz U. Nr 142, poz.1020). Nie wprowadzanie do ksiąg
rachunkowych prowadzonych dla szkół wszystkich zdarzeń gospodarczych dotyczących
tych jednostek stanowi naruszenie przepisów art. 20 ust. 1, art. 24 ust. 1 ustawy
o rachunkowości, zgodnie z treścią, których księgi powinny prowadzone być w sposób
rzetelny, zapisy powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty. Wskazać należy, że nie
ujmowanie w księgach rachunkowych szkół wyżej wymienionych zdarzeń uniemożliwia
prawidłowe ustalenie wyniku finansowego tych jednostek. Na okoliczność
stwierdzonych w wyniku kontroli nieprawidłowości oraz mając na uwadze przyjęte
w jednostce rozwiązania organizacyjne, informujemy, że fakt zorganizowania
4
w kontrolowanej jednostce skoncentrowanej obsługi finansowo-księgowej szkół nie
może prowadzić do zniesienia jakichkolwiek obowiązków spoczywających
na kierownikach tych jednostek, bowiem przyjęty sposób obsługi nie zmienia prawnofinansowego statusu szkół, nie pociąga za sobą skutku utraty charakteru jednostki
budżetowej przez obsługiwane szkoły. Stosownie do przepisu art. 20 ust. 4 ustawy z dnia
30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych podstawą gospodarki finansowej jednostek
budżetowych jest plan finansowy, za realizację, którego odpowiedzialność ponosi
kierownik jednostki (art. 44 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, art. 39 ust. 1 pkt 5
ustawy o systemie oświaty).
4. Stosowanie właściwej klasyfikacji budżetowej dla dochodów i wydatków, zgodnie
z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie
szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków, przychodów i rozchodów
oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.).
5. Sporządzanie jednostkowych sprawozdań budżetowych oraz bilansów dla jednostek
budżetowych, których obsługę finansowo księgową prowadzi Urząd Gminy
i przekazywanie tych sprawozdań do zatwierdzenia (podpisu) kierownikom tych
jednostek, do obowiązków, których należy m.in. realizacja planu finansowego
w kierowanych przez nich jednostkach i sporządzanie ww. sprawozdań, stosownie
do przepisów § 4 ust. 2 lit.b cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz 781)
oraz przepisów rozdziału 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora
finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020). Sporządzanie zbiorczych sprawozdań
budżetowych z wykonania budżetu gminy, zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej,
a od 1 lipca 2006 r. rozporządzenia z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie
sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 115, poz. 781) tj. na podstawie jednostkowych
sprawozdań budżetowych
6. Prowadzenie ewidencji rachunkowej obsługiwanych przez Urząd Gminy jednostek
oświatowych, w taki sposób, aby umożliwiała ona sporządzanie obowiązującej
te jednostki sprawozdawczości budżetowej i finansowej, mając na uwadze fakt,
że skoncentrowanie tej obsługi w Urzędzie wiąże się z wykonywaniem za ww. jednostki
czynności o charakterze techniczno-administracyjnym, a nie z przejmowaniem za nie
obowiązków wynikających z odrębności organizacyjnej. Opracowanie jednostkowych
planów finansowych, ich realizacja pociąga za sobą konieczność sporządzania
sprawozdań z wykonania tych planów. Kierownik każdej jednostki budżetowej,
stosownie do przepisów § 4 ust. 2 lit. b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej jest zobowiązany
do sporządzania sprawozdań budżetowych oraz na mocy przepisów rozdziału
5
5 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad
rachunkowości (…), a od 24 sierpnia 2006 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości (..), do sporządzania
sprawozdań finansowych tzw. bilansu. Zaznaczyć należy również, że przy prowadzeniu
przez Urząd Gminy ksiąg rachunkowych jednostek oświatowych, odpowiedzialności
za nie sporządzanie wymaganych przepisami sprawozdań nie można przypisać
kierownikom wymienionych jednostek, bowiem w praktyce kierownicy tych jednostek
nie mają możliwości wyegzekwowania od pracowników Urzędu Gminy należytego
wykonywania obowiązków w tym zakresie, z uwagi chociażby na fakt, iż nie są oni
związani stosunkiem nadrzędności służbowej z osobami, które tę obsługę prowadzą.
Zgodnie z zasadami określonymi przepisami § 12 ust. 1 pkt 5 ww. rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 24 sierpnia 2006 r., obowiązkiem jednostki prowadzącej
obsługę, przy prowadzeniu jednego rachunku bankowego dla wszystkich jednostek
oświatowych jest opracowanie polityki rachunkowości, w tym zakładowego planu kont
w sposób, umożliwiający sporządzenie wymaganej przepisami sprawozdawczości m.in.
jednostkowych sprawozdań budżetowych i bilansów dla tych jednostek,
a więc prowadzenie ewidencji rachunkowej wydatków i dochodów realizowanych przez
poszczególne szkoły, z wyodrębnieniem analitycznym wg jednostek. Obowiązek takiego
wyodrębnienia wynika również z przepisu art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
7. Zaprzestanie udzielania kredytodawcom pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem
bankowym gminy, stosownie do przepisu art. 195, ust. 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005
r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.).
8. Przekazywanie kierownikom samorządowych jednostek budżetowych informacji
o kwotach dochodów i wydatków budżetowych przyjętych w projekcie uchwały
budżetowej w szczegółowości określonej w § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych,
zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy
przekształceniu w inną formę organizacyjno – prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783),
w związku z art. 185, ust. 1 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych.
9. Egzekwowanie od podległych jednostek budżetowych obowiązku sporządzania projektów
planów finansowych dochodów i wydatków tych jednostek w szczegółowości określonej
w § 4 ust 3 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r., w związku
z art. 185, ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych.
10. Egzekwowanie od podległych jednostek oświatowych obowiązku składania deklaracji na
podatek od nieruchomości, wynikającego z przepisów art. 6 ust. 9 pkt 1 i ust. 10,
w związku z art. 7 ust 2 pkt 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach
lokalnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 121 poz. 844 ze zm.).
6
11. Podjęcie czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległych należności z tytułu
opłat za wodę od zalegających z zapłatą odbiorców, wymienionych w załącznikach
Nr IV/41a i Iv/42a do protokołu kontroli, w stosunku, do których nie podjęto jeszcze
żadnych czynności windykacyjnych, zgodnie z postanowieniami zawartych umów oraz
przepisami ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego
(Dz.U. Nr 43, poz. 296 z późn.zm.).
12. Zawieranie w protokołach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
wszystkich wymaganych przepisami dodatkowych informacji określonych
w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 kwietnia 2004 roku w sprawie
protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.U. Nr 71 poz.646),
a od dnia 25 maja 2006 r. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r.
(Dz.U. Nr 87, poz. 606), oraz podawanie tych informacji w sposób rzetelny zgodny ze
stanem rzeczywistym.
13. Ustalanie wartości zamówienia publicznego, którego przedmiotem są roboty budowlane,
nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie
zamówienia, zgodnie z postanowieniami art. 35 ust 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych.
Zgodnie z art. 9 ust 3 powołanej na wstępie ustawy uprzejmie proszę
o poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy o sposobie wykonania
zaleceń pokontrolnych w terminie 30 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia.
Przekazanie informacji o wykonaniu zaleceń pokontrolnych niezgodnych z prawdą
podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Stosownie do art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych
od niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń
do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia. Podstawą zgłoszenia
zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię
lub niewłaściwe zastosowanie.
Zastrzeżenia wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby na warunkach określonych
w art. 9 ust. 4 i 5 ustawy.
Zastępca Prezesa
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Bydgoszczy
mgr Włodzimierz Bartkowiak
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy Dąbrowa Chełmińska.
7