Ogłoszenie o konkursie ofert na gastronomię

Centrum Kultury i Sztuki w Połańcu zaprasza do udziału
w konkursie ofert na wyłączności
obsługi gastronomicznej imprezy plenerowej:
„Dni Połańca”
I. Organizator
Centrum Kultury i Sztuki w Połańcu
Adres: ul. Czarnieckiego 5, 28- 230 Połaniec
tel. 15 8650 917
strona: www.centrum.polaniec.pl
1. Nazwa i termin imprezy: „Dni Połańca”
11.05.2013 r. od godz. 15.00 do godz. 1.00 dnia 12.05.2013 r.
2. Teren imprezy: Połaniec - zagrodzony teren muszli koncertowej , ul Kr. Jadwigi
3. Program imprezy: Planowany program imprezy w załączeniu.
II . Zakres usługi
Konkurs ofert dotyczy zapewnienia kompleksowej obsługi gastronomicznej (wyłączności
na małą i dużą gastronomię) podczas imprezy plenerowej na terenie muszli koncertowej
1) Dystrybucji piwa (po uprzednim uzyskaniu zezwolenia w Urzędzie Miasta i Gminy
w Połańcu) w kubkach plastikowych
2) Przygotowania i sprzedaży potraw z grilla (kiełbaski, szaszłyki, kebab, itp.)
3) Sprzedaży napojów bezalkoholowych.
4) Sprzedaż lodów, gofrów, prażynek itp. oraz gotowych artykułów spożywczych
(typu: ciastka, chipsy itp.)
Na dystrybucję produktów, o których mowa w pkt. 1 - 4 wyłoniony w konkursie
Wykonawca otrzyma od Organizatora wyłączność.
III. Założenia ogólne konkursu.
1. Uzyskana przez Wykonawcę wyłączność oznacza, że prowadzenie jakiejkolwiek
działalności gastronomicznej na terenie imprezy wymaga zgody wyłonionego Wykonawcy.
Uwaga!!! Zapis nie dotyczy stoisk małej gastronomii (wata, popcorn, itp.) przy
urządzeniach rekreacyjnych dla dzieci (teren oddalony od terenu planowanej imprezy
ok.400 m).
2. Wykonawca zobowiązuje się do sprzedaży piwa i usług gastronomicznych podczas w/w
imprezy wyłącznie w godzinach jej trwania na wyznaczonym terenie.
3. Wykonawca zobowiązuje się do bieżącego utrzymania czystości w granicach swojego
obszaru wyłączności w trakcie imprezy oraz pozostawienia terenu wyłączności w
czystości po imprezie.
4. Wykonawca zobowiązuje się do ustawienia stoisk do sprzedaży piwa i gastronomii w
uzgodnieniu z Organizatorem.
5. Organizator udostępnienia Wykonawcy punkt poboru zasilania prądu.
6. Organizator udostępnia Wykonawcy ok. 650 m2 placu na terenie muszli koncertowej pod
punkt gastronomiczny- catering.
7. Wykonawca zobowiązuje się we własnym zakresie zapewnić dostawy wody w zakresie
swojej działalności.
8. Wykonawca we własnym zakresie organizuje teren sprzedaży piwa, w wydzielonym przez
Organizatora miejscu do konsumpcji i zobowiązuje się do zapewnienia dostatecznej ilości
miejsc siedzących.
9. Ceny na sprzedawane produkty ustala Wykonawca na własną odpowiedzialność i ryzyko,
uwzględniając ceny lokalnego rynku.
10. Wykonawca w całości odpowiada za zgodność prowadzonej sprzedaży z obowiązującymi
przepisami prawa podczas imprez masowych (Ustawa z dnia 20 marca 2009r o
bezpieczeństwie imprez masowych, Dz.U.2009 nr 62 poz. 504 z późniejszymi zmianami) .
11. Organizator nie zapewnia ochrony terenu objętego wyłącznością.
12. Organizator wyznacza cenę minimalną za wyłączność gastronomiczną 8.000,00 zł netto
(zaoferowana cena będzie jednym z punktów branych pod uwagę przy wyborze
Wykonawcy.
13. W przypadku wygrania konkursu Wykonawca zobowiązuje się do wpłaty na rzecz
Centrum Kultury i Sztuki w Połańcu zaoferowanej kwoty za wyłączność:
a) I wpłata 50% oferowanej kwoty do dnia 23 kwietnia 2013 r.
b) II wpłata 50% oferowanej kwoty do dnia 7 maja 2013 r.
Decyduje data wpływu środków do konto Organizatora
14. W przypadku odstąpienia od wykonania umowy z winy Wykonawcy wpłacone zaliczki
przechodzą na rzecz Organizatora.
IV. Oferta powinna zawierać
1. Aktualny wypis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji
działalności gospodarczej potwierdzający dopuszczenie do obrotu gospodarczego w zakresie
objętym ofertą , wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania
ofert.
2. Określenie wysokości deklarowanej kwoty wpłaty (w PLN netto) na rzecz CKiSz za
uzyskanie wyłączności (wg wzoru w załączniku nr 1).
3. Określenie asortymentu, zaplecza gastronomicznego ( wg wzoru w załączniku nr 1),
ponadto Wykonawca może przedstawić inne załączniki reklamujące swoją działalność
cateringową.
4. Podpisane oświadczenie, że Wykonawca zna i akceptuje wszystkie warunki współpracy
ustalone w ogłoszeniu o konkursie (wg wzoru załączniku nr 1).
V. Kryteria wyboru ofert
1. Złożone oferty będą rozpatrywane przez Organizatora imprezy, który dokona wyboru
oferty najlepiej służącej realizacji usługi oraz zaprosi jednego Wykonawcę do dalszych
negocjacji, których celem będzie zawarcie stosownej umowy (z uwzględnieniem
warunków niniejszego ogłoszenia i złożonej oferty).
2. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Wykonawcy, który zaproszony zostanie do
dalszych negocjacji brane będą pod uwagę następujące kryteria oceny: a) oferowana kwota
za wyłączność- 80% b) możliwości realizacji zadania przez Wykonawcę tj. zaplecze
gastronomiczne, oferta gastronomiczna – 20%
VI. Procedury związane z ofertą
1. Oferty należy składać do dnia 15 kwietnia 2013 r. do godz. 11.00 w sekretariacie
Centrum Kultury i Sztuki w Połańcu, ul. Czarnieckiego 5, 528-230 Połaniec, z dopiskiem:
„Obsługa imprezy plenerowej – Dni Połańca” osobiście lub listem poleconym
(decyduje data wpływu do Organizatora)
2. Organizator konkursu dokona wyboru oferty w dniu 16.04.2013 o godzinie 14.00 w
Centrum Kultury i Sztuki w Połańcu
3. Wybrany oferent zostanie poinformowany o podjęciu współpracy najpóźniej w dniu
17.04.2013 r
4. Przewidywany termin podpisania umowy 18.04.2013 r.
5. Oferent zobowiązuje się do wpłaty zaoferowanej kwoty na konto CKiSZ i w terminach
podanych przez Organizatora (Rozdz. III p.13).
6. Organizator zastrzega sobie prawo zamknięcia lub unieważnienia konkursu bez
podania przyczyn.
Załącznik nr 1
Formularz Ofertowy
Odpowiadając na konkurs ofert na „Wyłączność obsługi gastronomicznej” na imprezie
plenerowej „Dni Połańca”, opublikowanej na stronie internetowej www.centrum.polaniec.pl,
www.polaniec.pl, oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie CKiSz.
Nazwa, adres firmy, numer kontaktowy:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………….
1. Oferujemy za przyznanie nam wyłączności kwotę netto ……………………PLN.
…………………………………………………………………………..słownie
(do kwoty netto zostanie doliczony podatek VAT w wysokości 23%).
2. W przypadku przyznania nam wyłączności-obsługi gastronomicznej podczas imprezy
„Dni Połańca” w dniu 11 maja 2013 r. zobowiązujemy się do wpłacenia oferowanej
kwoty na konto Organizatora konkursu w wyznaczonych terminach.
3. Oferujemy następujący asortyment:
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………..
4. Oferujemy następujące zaplecze gastronomiczne (zaplecze sprzętowe):
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
5. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z ogłoszeniem o konkursie i akceptujemy
wszystkie zawarte w nim informacje.
……...................................
(miejscowość, data)
……..………………..
(podpis
Załącznik nr 2
PLANOWANY PROGRAM IMPREZY PLENEROWEJ
„Dni Połańca”
TERMIN: 11.05.2013 r. od godziny 15.00 do godz. 1.00 dnia 12.05.2013
MIEJSCE: Teren muszli koncertowej w Połańcu
Początek imprezy godz. 15.00
W PROGRAMIE m.in.:
- pokaz Strong Man
- koncert zespołu ABBA SHOW
- koncert gwiazdy wieczoru – zespół FEEL
- dyskoteka
Zakończenie imprezy godz. 1.00