Garść uwag na temat specyfikacji:

Zapytanie ofertowe w sprawie wyboru ośrodka dla organizacji konferencji
międzynarodowej
Przedmiotem zamówienia jest wybór ośrodka konferencyjnego dla organizacji
międzynarodowej konferencji „International School and Symposium Synchrotron Radiation
in Natural Sciences w Ustroniu/Wiśle w terminie 13 czerwca – 18 czerwca 2016 r.
Zamawiający: Polskie Towarzystwo Promieniowania Synchrotronowego
31-342 Kraków, ul. Radzikowskiego 152
Adresy do składania ofert drogą e-mailową: [email protected];
[email protected]
Ośrodek konferencyjny (np.: ośrodek konferencyjno-wypoczynkowy, rekreacyjny,
szkoleniowy, pensjonat, hotel), zwany dalej ośrodkiem, ma spełniać następujące
kryteria:
1) Lokalizacja w Wiśle lub Ustroniu w odległości nie większej niż 3000 m od centrum
miasta, dworca kolejowego i dworca autobusowego.
2) Możliwość zakwaterowania minimum 80, maksimum 160 osób – uczestników
konferencji.
3) Dostępność w terminie 13 czerwca – 18 czerwca 2016.
4) Doświadczenie w organizacji międzynarodowych konferencji naukowych o zbliżonej
liczbie uczestników – mile widziane referencje od organizatorów obsługiwanych
imprez.
5) Ośrodek wraz parkingiem na minimum 40 samochodów, do wyłącznej dyspozycji
uczestników konferencji, monitorowany.
6) Zakwaterowanie w pokojach o powierzchni minimum 6 m2 na osobę (o standardzie
odpowiadającym trzem gwiazdkom), z łazienką i wyposażonych w TV, telefon oraz
bezpłatny (w cenie pokoju) dostęp do bezprzewodowej sieci internetowej, w pokojach
1-osobowych, 2-osobowych i apartamentach, w jednakowej cenie za osobę.
7) Wyżywienie dla uczestników konferencji tj. co najmniej 80, a maksymalnie 160 osób
w formie: śniadania typu stół szwedzki oraz dwóch ciepłych posiłków w ciągu dnia:
obiadu i kolacji a także jednej lub dwóch przerw w wykładach z napojami ciepłymi
i zimnymi oraz przekąskami, zgodnie z następującym harmonogramem:
Poniedziałek, 13 czerwca 2016
15:00 do 17:30 Rejestracja i zakwaterowanie
18:00 – Kolacja
20:00 – Otwarcie konferencji + 1 wykład inauguracyjny .
Po otwarciu, poczęstunek - szczegóły w punktach 13 oraz 15.5
Wtorek, 14 czerwca 2016
7:30 – Śniadanie
9.00 – 13:00 Wykłady
10:45 – 11:15 Przerwa kawowa
13:00 – Obiad
14:30 – 18:30 Wykłady
16:00 –16:30 Przerwa kawowa
18:30 – Kolacja
19:30 – Seminaria tematyczne
Środa, 15 czerwca 2016
7:30 Śniadanie
9:00 – 13:00 Wycieczka konferencyjna
13:00 – Obiad
18:00 – Kolacja
18:45 – 21:30 Sesja plakatowa
Czwartek, 16 czerwca 2016
7:30 – Śniadanie
8:45 – 13:00 Wykłady
10:30 – 11:00 Przerwa kawowa
13:00 – Obiad
14:00 – 18:00 Wykłady
15:45 –16:15 Przerwa kawowa
19:00 – Uroczysta Kolacja
Piątek, 17 czerwca 2016
7:30 – Śniadanie
8:45 – 13:00 Wykłady
10:30 – 11:00 Przerwa kawowa
13:00 – Obiad
18:00 – Kolacja
18:45 – 21:30 Seminaria
Sobota, 18 czerwca 2016
7:30 – Śniadanie
8:45 – 12:30 Wykłady
10:30 – 11:00 Przerwa kawowa
12.30 – 13.30 Zakończenie konferencji
13:00 – Obiad
13:30 do 15:30 – Wyjazd uczestników
Dopuszczalne są niewielkie zmiany w harmonogramie.
Szczegółowe wymagania dotyczące posiłków przedstawione są w punkcie 15.
8) Sala konferencyjna dla 200 osób, o powierzchni co najmniej 300 m2, wyposażona w
klimatyzację, zaciemnienie, sprzęt multimedialny (projektor, nagłośnienie, minimum 2
mikrofony bezprzewodowe), wraz z techniczną obsługą. Wysokość sali powinna
wynosić co najmniej 3 m, co umożliwi zamontowanie ekranu o rozmiarach co
najmniej 4x2 2 x 3 m, zapewniającego należyty odbiór prezentowanych wykładów, a
także właściwą wentylację.
9) Przylegające do sali wykładowej pomieszczenie do organizacji przerw w wykładach
oraz spotkań grup roboczych o powierzchni co najmniej 60 m2 wyposażone w
zależności od potrzeb w stoły i krzesła.
10) Dodatkowa sala lub sąsiadujące ze sobą sale o łącznej powierzchni co najmniej
200 m2 do organizacji sesji plakatowej, minimalna powierzchnia jednej sali 80 m2.
11) Zaplecze biurowe dla sekretariatu konferencji wyposażone w szybkie łącze (min. 10
Mb/s) internetowe, stoły biurowe, o powierzchni co najmniej 30 m2.
12) Bezpłatny dostęp do sieci internetowej bezprzewodowej na terenie całego ośrodka.
13) Organizacja uroczystego otwarcia konferencji z poczęstunkiem (poniedziałek 13
czerwca 2016, godz. 20) , sesji plakatowej z poczęstunkiem (środa 15 czerwca 2016,
godz. 18.45) oraz uroczysta kolacja(czwartek 16 czerwca 2016, godz. 19:00) dla
uczestników konferencji w liczbie min. 80 maks. 160 osób, szczegóły w punkcie 15.
14) Co najmniej dwa pokoje dla osób niepełnosprawnych oraz łatwy dostęp do sal
konferencyjnych dla osób niepełnosprawnych; winda.
15) Opis wyżywienia:
Wyżywienie:
a) Kolacja (pierwsze świadczenie po przyjeździe i zakwaterowaniu uczestników);
b) Całodzienne wyżywienie 14-18 czerwca 2016, w tym:
-- śniadania w formie szwedzkiego stołu
-- obiady i kolacje w pełnej obsłudze kelnerskiej (przykładowe menu obiadowe: zupa, danie
główne+dodatki, deser, kawa/herbata/woda mineralna; przykładowe menu kolacyjne:
przystawka, pieczywo, danie główne+dodatki, kawa/herbata/woda mineralna; wykonawca
zobowiązany jest do zapewnienia możliwości wyboru dań wegetariańskich)
-- uroczysta kolacja zgodnie z programem konferencji przykładowe menu: przystawki (min. 3
rodzaje), zimna płyta (min. 3 rodzaje wędlin oraz min. 2 rodzaje serów), sałatki (min. 3
rodzaje), dodatki, pieczywo, ciepłe danie główne, trzy kieliszki wina, deser, napoje ciepłe i
zimne (kawa, herbata, soki owocowe, woda mineralna ), możliwość wyboru menu
wegetariańskiego; Oferent powinien przedstawić opcjonalne propozycje menu.
c) Śniadanie i obiad 19 czerwca 2016 r stanowią ostatnie usługi gastronomiczne świadczone
przed wyjazdem uczestników);
d) Pełna obsługa tzw. przerw kawowych dla uczestników konferencji, 1 lub 2 razy dziennie
podczas 5 dni zajęć, w sumie 7 przerw kawowych,
e) Uroczyste otwarcie sympozjum i sesja plakatowa z poczęstunkiem
W zakresie wyżywienia wykonawca zobowiązany jest do: terminowego przygotowania
posiłków zgodnie z programem konferencji, zachowania zasad higieny i obowiązujących
przepisów sanitarnych przy przygotowywaniu posiłków, przygotowania posiłków zgodnie z
zasadami racjonalnego żywienia, urozmaiconych, z pełnowartościowych, świeżych
produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia. Gramatura składników posiłku
ma zapewniać nie mniej niż 1000 kcal na osobę w tym: białko stanowić ma ok. 10-15%
posiłku, węglowodany stanowić mają ok. 50-55% posiłku, tłuszcze stanowić mają ok. 25-30%
posiłku. Wykonawca przedstawi szczegółowe propozycje menu na min. 10 dni przed
rozpoczęciem konferencji, zamawiający zastrzega sobie akceptację menu.
Zamawiający dopuszcza zakwaterowanie uczestników w co najwyżej dwóch
sąsiadujących ze sobą ośrodkach, o ile odległość pomiędzy nimi nie jest większa niż
100 m oraz spełniają one jako całość wszystkie powyższe wymagania.
W formularzu oferty należy podać:
1) cenę wynajmu sal
2) cenę zakwaterowania i wyżywienia 1 uczestnika konferencji
Do oceny i porównania ofert należy przyjąć liczbę 100 uczestników.
Zamawiający na 20 dni przed rozpoczęciem konferencji/w terminie do 15 maja 2016
zobowiązuje się podać przewidywaną liczbę uczestników konferencji, według zgłoszeń, które
zostaną potwierdzone.
Rozliczenia za zakwaterowanie i wyżywienie będą prowadzone według rzeczywistej liczby
uczestników konferencji (nie mniej niż 80 nie więcej niż 160).