tutaj - BIP - Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi
Transkrypt
tutaj - BIP - Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi
REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI Numer egzemplarza: PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Jednostka kontrolowana: Urząd Gminy Mniszków Termin kontroli: 17.09.2012 - 09.11.2012 Małgorzata Ożarek – główny Kontrolujący inspektor kontroli, (imię, nazwisko, Sylwia Grochulska – inspektor stanowisko służbowe): kontroli Okres objęty kontrolą 2011 rok i III kwartały 2012 roku Numer i data upoważnienia: WK 601-2/45/2012 z dnia 9 sierpnia 2012 roku Uwaga! Protokół niniejszy podlega udostępnieniu na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz.1198), z ograniczeniami wynikającymi z art.5 tej ustawy. 1 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 I. INFORMACJE WSTĘPNE DANE O JEDNOSTCE Mniszków jest gminą wiejską położoną w Powiecie Opoczyńskim i zlokalizowaną w północno – wschodniej części Województwa Łódzkiego. Granice gminy stanowią: od północy – Gmina Tomaszów Mazowiecki, od wschodu – Gmina Sławno, od południa – Gminy Paradyż i Aleksandrów i od zachodu – Gmina Sulejów. Powierzchnia administracyjna Gminy Mniszków wynosi 12.383 ha. Liczba ludności wg stanu na dzień 8 marca 2012 roku wynosiła 4723 osób, w tym 2.325 kobiet i 2.398 mężczyzn. Na dzień 30 czerwca 2012 roku na terenie gminy było 238 bezrobotnych osób. W stosunku do stanu na dzień 31 grudnia 2011 roku liczba bezrobotnych wzrosła o 35 osób. Siedziba Urzędu Gminy mieści się w Mniszkowie 26-341 ul. Powstańców Wielkopolskich 10. Numery NIP i REGON kontrolowanej jednostki są następujące: Urząd Gminy Gmina Mniszków NIP 768-13-01-188 768-17-19-189 REGON 00054219 590648126 Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Urzędzie Gminy w Mniszkowie została przeprowadzona na podstawie przepisów art. 1 ust 1 i 2 oraz art. 7a ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U z 2001 r., nr 55, poz. 577 ze zm.) w dniach od 17 września do 9 listopada 2012 roku. II. USTALENIA OGÓLNE 1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodniczący rady gminy Przewodniczącym Rady Gminy Mniszków jest Sławomir Pawłowski wybrany do pełnienia tej funkcji uchwałą Rady Gminy nr I/1/10 z dnia 30 listopada 2010 roku. Wójt i jego zastępca Wójtem Gminy Mniszków jest Janusz Ciesielski wybrany w powszechnych wyborach bezpośrednich w dniu 21 listopada 2010 roku. Janusz Ciesielski pełni funkcję Wójta od dnia 30 listopada 2010 roku – uchwała nr I/6/10 z dnia 30 listopada 2010 roku, i pełnił funkcję Wójta Gminy również w poprzedniej kadencji. Funkcję Zastępcy Wójta powierzono Sekretarzowi Gminy Jerzemu Milczarkowi na mocy zarządzenia Wójta Gminy nr 24/06 z dnia 27 listopada 2006 roku. W zarządzeniu wskazano zakres wykonywanych obowiązków przez Zastępcę Wójta, komórki organizacyjne Urzędu Gminy nadzorowane przez Zastępcę oraz jednostki współpracujące z Zastępcą Wójta. W związku z powierzeniem obowiązków Zastępcy Wójta w niniejszym zarządzeniu wskazano również upoważnienie Jerzego Milczarka do: - wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach administracji publicznej – art.39 ust.2 ustawy o samorządzie gminnym, z zakresu _____________________________________________________ 2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 - składania samodzielnie oświadczeń woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem komunalnym – art.46 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym, - prowadzenia spraw związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym zawierania umów, - zawierania umów i zaciągania zobowiązań w ramach bieżącej obsługi technicznej i materiałowej Urzędu Gminy, - wykonywania obowiązków Wójta Gminy w czasie nieobecności lub niemożności pełnienia obowiązków. Skarbnik gminy Skarbnikiem Gminy Mniszków jest Marianna Marszałek-Sadowska wybrana na to stanowisko uchwałą nr III/16/90 Rady Gminy Mniszków z dnia 21 czerwca 1990 roku. Uchwałą nr XI/59/2011 z dnia 28 października 2011 roku Rada Gminy Mniszków odwołała Skarbnika Gminy Mniszków z dniem 28 października 2011 roku. Dnia 4 listopada 2011 roku Skarbnik Gminy zwrócił się z podaniem do Wójta Gminy o przyjęcie do pracy na stanowisko Skarbnika Gminy. Uchwałą nr XII/66/2011 z dnia 7 listopada 2011 roku Rada Gminy Mniszków powołała ponownie Mariannę Sadowską Marszałek na stanowisko Skarbnika Gminy Mniszków na wniosek Wójta Gminy. Sekretarz gminy Funkcję Sekretarza Gminy Mniszków pełni Jerzy Milczarek powołany do pełnienia tej funkcji uchwałą Rady Gminy Mniszków nr I/6/98 z dnia 29 października 1998 roku. Zgodnie z treścią art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych (Dz. U. nr 223, poz. 1458 ze zmianami), z dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, stosunek pracy na podstawie powołania Sekretarza Gminy, przekształcił się w stosunek pracy na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. 2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI Według rejestru jednostek organizacyjnych na terenie Gminy Mniszków funkcjonują następujące jednostki organizacyjne: - Gimnazjum Publiczne w Mniszkowie – statut szkoły przyjęty do realizacji uchwałą Rady Pedagogicznej nr 1 z dnia 30 sierpnia 2007 rok. - Szkoła Podstawowa w Stoku – statut szkoły przyjęty na posiedzeniu Rady Pedagogicznej w dniu 18 września 2007 roku. - Szkoła Podstawowa w Bukowcu nad Pilicą – statut szkoły zmieniony uchwałą Rady Pedagogicznej nr 3/08/07 z dnia 18 czerwca 2007 roku. - Szkoła Podstawowa w Błogiem Rządowym – statut szkoły przyjęty uchwałą Rady Pedagogicznej z dnia 18 września 2007 roku. Przy każdej ze szkół utworzony został punkt przedszkolny – uchwała nr XXIII/118/08 Rady Gminy Mniszków z dnia 31 października 2008 roku oraz uchwała nr XLIII/215/10 Rady Gminy Mniszków z dnia 25 czerwca 2010 roku z późniejszymi zmianami. W przedmiotowych uchwałach Rada Gminy określiła, iż punktami przedszkolnymi kieruje Dyrektor Szkoły, przy której utworzony jest punkt przedszkolny. Zgodnie z treścią art. 14 ust. 6 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tekst jednolity Dz. U z 2004 nr 256 poz. 2572 ze zmianami) nauczyciela prowadzącego zajęcia w innej formie _____________________________________________________ 3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 wychowania przedszkolnego prowadzonej przez gminę zatrudnia dyrektor przedszkola lub szkoły podstawowej prowadzonych przez tę gminę. Biorąc zatem powyższe pod uwagę stwierdzić należy, iż wpływy z tytułu opłat i koszty związane z funkcjonowaniem punktu powinny być objęte ewidencją księgową szkoły przy której jest utworzony punkt. Z ustaleń kontrolujących wynika, iż wynagrodzenia dla pracowników punktów przedszkolnych oraz wpłaty za przedszkole ujmowane były nieprawidłowo w urządzeniach księgowych Urzędu Gminy, co potwierdza dowód PK 614/VII z dnia 2 lipca 2012 roku na podstawie którego zaewidencjonowano na kontach urzędu wypłatę wynagrodzenie pracowników przedszkoli za lipiec 2012 roku. - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Mniszkowie – statut nadany został uchwałą Rady Gminy nr XVI/89/2012 z dnia 27 marca 2012 roku. - Gminna Biblioteka Publiczna w Mniszkowie – utworzona została z dniem 1 stycznia 2006 roku na podstawie uchwały Rady Gminy nr XXXVII/187/05 z dnia 25 listopada 2005 roku o utworzeniu instytucji kultury. Jednostka wpisana została do rejestru instytucji kultur. Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Gminy w Mniszkowie wprowadzonym zarządzeniem nr 11/06 Wójta Gminy z dnia 30 czerwca 2006 roku urząd gminy jest jednostką budżetową Gminy Mniszków w związku z czym stosownie do art.20 ust.2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz.2104 ze zm.) działa na podstawie statutu nadanego uchwałą nr XV/81/08 Rady Gminy Mniszków dnia 14 marca 2008 roku. 3. UNORMOWANIA WEWNĘTRZNE Statut gminy Statut Gminy Mniszków nadany został uchwałą nr XIII/56/03 Rady Gminy Mniszków z dnia 24 lipca 2003 roku i zmieniony uchwałą nr XV/71/03 z dnia 26 września 2003 roku. Statut Gminy opublikowany został w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 289 z dnia 17 października 2003 roku pod pozycją nr 2506 i 2507. Według Statutu, Gmina tworzy jednostki pomocnicze – sołectwa, które prowadzą gospodarkę finansową w ramach budżetu gminy. W celu wykonywania swoich zadań Gmina może tworzyć jednostki organizacyjne, których rejestr prowadzi Wójt Gminy. Organem stanowiącym jest Rada Gminy licząca 15 radnych, która może powołać komisje stałe i doraźne. Do stałych komisji rady zaliczono komisje: rewizyjną; budżetu, finansów i planowania oraz gospodarki komunalnej; rolnictwa, leśnictwa, ochrony środowiska oraz ochrony przeciwpożarowej; zdrowia, opieki społecznej, oświaty i kultury. W czasie trwania kadencji rada może powołać doraźne komisje do wykonywania określonych zadań, określając ich skład i zakres działania. Wójt Gminy wykonuje uchwały, przypisane jemu zadania i kompetencje, zadania powierzone o ile ich wykonanie na mocy przepisów obowiązującego prawa należy do niego oraz inne zadania określone ustawami i niniejszym statutem. Regulamin organizacyjny urzędu Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Mniszkowie nadany został zarządzeniem Wójta nr 11/06 z dnia 30 czerwca 2006 roku i był kilkakrotnie zmieniany. W skład Urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne: 1) Referat Organizacyjny podlegający Sekretarzowi Gminy, 2) Referat Finansowy i Budżetu podlegający Skarbnikowi Gminy w tym: _____________________________________________________ 4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 - Skarbnik Gminy – prowadzący sprawy z zakresu planowania gospodarki finansowej i budżetowej, - kierownik Referatu Finansowego i Budżetu, - stanowisko pracy do spraw księgowości budżetowej, - stanowisko pracy do spraw wymiaru podatków i windykacji, - stanowisko pracy do spraw wymiaru podatków i windykacji, - stanowisko pracy do spraw płac, - stanowisko pracy do spraw ubezpieczeń społecznych, - stanowisko pracy do spraw kasy - stanowisko do spraw oświaty. 3) Referat Planowania Przestrzennego, Ochrony Środowiska, Nieruchomościami, Infrastruktury, Budownictwa i Rolnictwa, Gospodarki 4) Referat do spraw Obywatelskich, 5) Stanowisko pracy ds. obsługi prawnej. W Regulaminie opisano w sposób szczegółowy zakres zadań wykonywanych przez poszczególne komórki i stanowiska pracy. Urzędem Gminy kieruje Wójt przy pomocy Zastępcy Wójta, Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Wójtem za realizację swoich zadań. Kierownicy poszczególnych referatów kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań referatów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Wójtem. Według Regulaminu w Urzędzie Gminy działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez poszczególne referaty i wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników Urzędu. Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa załącznik nr 3 do Regulaminu a zasady kontroli finansowej wydatków określa odrębne zarządzenie. Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Gminy w Mniszkowie nie podjęła uchwały ustalającej zasady gospodarowania mieniem komunalnym. Z ustaleń kontrolujących wynika, że Rada Gminy podejmuje uchwały każdorazowo w sytuacji gospodarowania mieniem. Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz finansowaniu terroryzmu w Gminie Mniszków została wprowadzona zarządzeniem nr 74/07 z dnia 27 grudnia 2007 roku. 4. KONTROLE ZEWNĘTRZNE Kontrole przeprowadzone przez RIO Ostatnia kontrola kompleksowa gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Mniszków przeprowadzona została przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi w okresie od 10 marca do 30 kwietnia 2008 roku. Pismem z dnia 5 września 2008 roku nr WK-602/55/2008 Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi skierował do Wójta Gminy Janusza Ciesielskiego wystąpienie pokontrolne, dotyczące _____________________________________________________ 5 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 stwierdzonych nieprawidłowości. O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych Wójt Gminy poinformował Regionalną Izbę Obrachunkową pismem znak 0910/4/08 z dnia 10 października 2008 roku. Kontrole przeprowadzone w zakresie gospodarki finansowej przez inne podmioty - lata 2011 - 2012 Ustalono, że kontrole w Urzędzie Gminy Mniszków w latach 2011-2012 przeprowadzane były przez Urząd Marszałkowski w Łodzi i dotyczyły kontroli realizowanych projektów i operacji ze środków unijnych, a mianowicie: - operacji „Kultywowanie miejscowych tradycji poprzez doposażenie zespołu ludowego „Jedność” oraz Świetlicy Środowiskowej w Prucheńsku Małym”; - operacji „Święto plonów okazją do integracji”; - operacji „Budowa kanalizacji sanitarnej III etap w miejscowości Małe Końskie, Marianka, Radonia” oraz „Budowa Domu Ludowego w Prucheńsku Dużym”; - operacja „Przebudowa dróg gminnych włączających tereny stref ekonomicznoprzemysłowych w krajowy system transportowy” Droga gminna w ulicy Powstańców Wielkopolskich w Mniszkowie, droga gminna relacji droga krajowa nr 12 w miejscowości Stok, droga gminna w miejscowości Syski. 5. BANK WYKONUJĄCY OBSŁUGĘ BANKOWĄ JEDNOSTKI Rachunki bankowe Rachunki bankowe dla kontrolowanej jednostki prowadzone były przez Bank Spółdzielczy Ziemi Piotrowskiej, prowadzący obsługę bankową budżetu oraz Bank Gospodarstwa Krajowego w związku z zaciągnięciem przez kontrolowaną jednostkę pożyczek na wyprzedzające finansowanie. Na dzień 31 grudnia 2011 roku stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był następujący: Lp. Nazwa rachunku bankowego Konto Stan na 31.12.2011 Rachunki bankowe prowadzone w BSZP 1 Rachunek dochodów Urzędu Gminy 130-1 0,00 2 Rachunek wydatków Urzędu Gminy 130-2 0,00 3 Rachunek budżetu – organu 133-1 326.482,96 4 Rachunek depozytów 139-1 25.353,65 5 Rachunek ZFŚS 6 Rachunek dotyczący dofinansowania kosztów kształcenia młodocianych pracowników 139-2 1,23 7 Rachunek dla gminnych” 130-3 360,13 135 projektu „Przebudowa dróg 7.827,52 Rachunki bankowe prowadzone w BGK 9 Rachunek środków własnych „Dom Ludowy w Prucheńsku Dużym” 130-4 523,35 _____________________________________________________ 6 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 10 Rachunek środków kanalizacji” własnych „III etap 130-9 1.475,41 11 Rachunek środków własnych „Dom Ludowy w Bukowcu nad Pilicą” 130-7 0,00 6. KREDYTY, POŻYCZKI, OBLIGACJE, PORĘCZENIA, AKCJE I UDZIAŁY Zaciągnięte kredyty i pożyczki - 2011 rok Na dzień 1 stycznia 2011 roku saldo zobowiązań z tytułu pożyczek i kredytów wynosiło 7.950.743,73 zł, a na dzień 31 grudnia 2011 roku wzrosło do kwoty 11.551.614,44 zł. W 2011 roku jednostka zrealizowała rozchód w wysokości 137.000,00 zł z tytułu kredytów i w wysokości 747.856,18 zł z tytułu pożyczek, uzyskując jednocześnie przychód w wysokości 1.466.800,00 zł z tytułu kredytów i w wysokości 3.018.725,86 zł z tytułu pożyczek. W III kwartałach 2012 roku jednostka zrealizowała rozchód z tytułu kredytów na kwotę 509.250,00 zł i z tytułu pożyczek na kwotę 2.841.514,58 zł uzyskując jednocześnie przychód z tytułu kredytów na kwotę 300.000,00 zł i z tytułu pożyczek na kwotę 425.973,99 zł. Saldo zobowiązań na dzień 30 września 2012 roku wynosiło 8.922.643,85 zł. Gmina Mniszków w okresie objętym kontrolą tj. w 2011 i III kwartałach 2012 roku zaciągnęła następujące zobowiązania z tytułu kredytów i pożyczek: Na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych pożyczek i kredytów (art.89 ust.1 pkt 2 oraz pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych) ROK 2011 W dniu 11 sierpnia 2011 roku Wójt Gminy Mniszków podpisał umowę nr 68-I/2011 o kredyt inwestycyjny z Bankiem Spółdzielczym Ziemi Piotrkowskiej w Piotrkowie Trybunalskim Oddział w Błogiem. Z treści §1 umowy wynikało, że Bank udziela kredytu w wysokości 1.466.800,00 zł na okres od dnia 11 sierpnia 2011 roku do dnia 31 grudnia 2017 roku z przeznaczeniem na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu Gminy Mniszków i spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań tj. na: - przebudowę dróg gminnych włączających tereny stref ekonomiczno-przemysłowych w krajowy system transportowy – droga w Syskach - 600.000,00 zł; - na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań - 866.800,00 zł. Bank stawia kredyt do dyspozycji w formie bezgotówkowej w następujących transzach: - w dniu 16 sierpnia 2011 roku kwotę 600.000,00 zł; - w dniu 27 września 2011 roku kwotę 200.000,00 zł; - w dniu 27 grudnia 2011 roku kwotę 666.800,00 zł. Zgodnie z umową kredytobiorca ma prawo do zmniejszenia kwoty kredytu określonego w umowie bez ponoszenia z tego tytułu dodatkowych kosztów. Kontrolowana jednostka nie skorzystała jednak z tego uprawnienia albowiem podjęła całą kwotę kredytu. W umowie zastrzeżono, że kredytobiorca może dokonać przedterminowej spłaty części kredytu, po uprzednim powiadomieniu Banku o zamiarze takiej zapłaty w terminie 7 dni _____________________________________________________ 7 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 przed jego realizacją. Kredytobiorca zobowiązał się do spłaty kredytu w następujących terminach i wysokościach: dokona spłaty Data zapłaty raty Wysokość raty Data zapłaty raty Wysokość raty 30.06.2012 100.000,00 30.06.2015 75.000,00 30.09.2012 100.000,00 30.09.2015 75.000,00 31.12.2012 100.000,00 31.12.2015 75.000,00 31.03.2014 100.000,00 31.12.2016 166.800,00 30.06.2014 100.000,00 31.01.2017 50.000,00 30.09.2014 100.000,00 31.03.2017 50.000,00 31.12.2014 200.000,00 30.09.2017 50.000,00 31.03.2015 75.000,00 31.12.2017 50.000,00 Umowa kredytu została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. W dniu 15 grudnia 2011 roku Wójt Gminy poinformował Bank, że zgodnie z §13 pkt 1 umowy przedterminowej części kredytu w wysokości 32.000,00 zł. W związku z dokonaną spłatą zmniejszeniu ulegnie spłata I raty kredytu przypadająca na dzień 30 czerwca 2012 roku, która stanowić będzie 68.000,00 zł. Po dokonanej spłacie zadłużenie będzie wynosić 1.434.800,00 zł. Zgodnie z ewidencją konta 134 „Kredyty bankowe” kredyt wpłynął na rachunek budżetu w następujących terminach i wysokości: - w dniu 16 sierpnia 2011 roku kwota 600.000,00 zł; - w dniu 27 października 2011 roku kwota 200.000,00 zł; - w dniu 15 listopada 2011 roku kwota 666.800,00 zł. Zgodnie z pismem skierowanym do banku w dniu 22 grudnia 2011 roku dokonano przedterminowej spłaty kredytu na kwotę 32.000,00 zł. Biorąc pod uwagę terminy i wysokość rat kredyt nr 68-I/2011 będzie regulowany w poszczególnych latach w następującej wysokości: - 268.000,00 zł w 2012 roku; - 500.000,00 zł w 2014 roku; - 300.000,00 zł w 2015 roku; - 166.800,00 zł w 2016 roku - 200.000,00 zł w 2017 roku. Na okoliczność zaciągnięcia kredytu Rada Gminy Mniszków podjęła w dniu 30 marca 2011 roku uchwałę nr V/24/11. Uchwała dotyczyła zaciągnięcia kredytu długoterminowego do kwoty 1.466.852,00 zł z przeznaczeniem na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu gminy oraz na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu zaciągniętych pożyczek i kredytów. Podstawą prawną podjęcia uchwały był art.18 ust.2 pkt 9 lit.c oraz art.58 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym oraz art.89 ust.1 pkt 1 i pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych. Biorąc powyższe pod uwagę podstawa prawna wskazana w uchwale (zaciągnięcie kredytu na przejściowy deficyt) nie jest w pełni zgodna z celem na jaki planowano zaciągnąć kredyt. Prawne zabezpieczenie spłaty pożyczki wraz z _____________________________________________________ 8 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 odsetkami stanowić będzie weksel własny „in blanco” wraz z deklaracją wekslową. Uchwała dotyczy również pożyczki na wyprzedzające finansowanie operacji pod nazwą „Budowa kanalizacji sanitarnej etap III w miejscowości Małe Końskie, Marianka i Radonia” do kwoty 2.141.820 zł. Na wniosek Wójta Gminy z dnia 28 kwietnia 2011 roku Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi uchwałą nr II/273/2011 z dnia 27 maja 2011 roku wydał pozytywną opinię dotyczącą możliwości spłaty przez Gminę Mniszków kredytu długoterminowego w kwocie 1.466.852,73 zł z przeznaczeniem na: - sfinansowanie planowanego deficytu budżetowego w związku z realizacją zadania inwestycyjnego pn. „Przebudowa dróg gminnych włączających teren stref ekonomicznoprzemysłowych w krajowy system transportowy – droga w Syskach” w kwocie 600.000,00 zł; - spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań w kwocie 866.852,73 zł. Z uzasadnienia opinii wynika, że sytuacja finansowa Gminy Mniszków, a także ogólna kwota dochodów budżetu wskazuje, że Gmina Mniszków nie powinna mieć kłopotów ze spłatą wcześniej zaciągniętych kredytów i pożyczek w latach 2012-2018. Limit zobowiązań na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu zaciągniętych kredytów i pożyczek ustalony uchwałą Rady Gminy Mniszków nr IV/19/11 z dnia 18 lutego 2011 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Mniszków na rok 2011 na kwotę 866.852,73 zł. Na mocy niżej wskazanych uchwał Rady Gminy limit zobowiązań na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań został obniżony i ustalony w poniższych uchwałach w następującej wysokości: - na kwotę 136.655,15 zł na podstawie uchwały nr XI/48/2011 z dnia 28 października 2011 roku; - na kwotę do kwoty 94.655,15 zł na podstawie uchwały nr XIII/69/2011 z dnia 30 listopada 2011 roku; - na kwotę 136.800,00 zł na podstawie uchwały nr XIV/74/2011 z dnia 29 grudnia 2011 roku. Biorąc powyższe pod uwagę wskazać należy, że limit zobowiązań na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu zaciągniętych kredytów i pożyczek ustalony w uchwale budżetowej na kwotę 866.852,73 zł i wykorzystany w wysokości 866.800,00 zł w związku z zaciągnięciem w dniu 11 sierpnia 2011 roku kredytu został następnie obniżony. Działanie takie było nieprawidłowe albowiem ustalono, że na okoliczność zmiany przeznaczenia kredytu nie dokonano zmiany w umowie o kredyt inwestycyjny z dnia 11 sierpnia 2011 roku nr 68-I/2011. Kredyt został zaciągnięty w pełnej wysokości tj. 1.466.800 zł jednak zmieniło się jego faktyczne przeznaczenie, bowiem na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań zaciągnięto de facto kwotę 136.800,00 zł, a kwota zaciągniętego kredytu na planowany deficyt wyniosła 730.000,00 zł. Zmiana przeznaczenia zaciągniętego przez jednostkę kredytu była możliwa jednak sposób w jaki tego dokonano był nieprawidłowy. Cele na jakie jednostka samorządu może zaciągać zobowiązania wskazane zostały przez ustawodawcę w art.89 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych. Stosowanie do art.91 ust. 1 ustawy, suma zaciągniętych kredytów i pożyczek oraz zobowiązań z wyemitowanych papierów wartościowych, o których mowa w art. 89 ust. 1 i art. 90, nie może przekroczyć kwoty określonej w uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego. Limity dotyczące możliwych do zaciągnięcia przez Wójta Gminy Mniszków zobowiązań stanowią nieprzekraczalną granicę z tego też względu zmiana limitu zobowiązań poniżej ich wykorzystania narusza powyższy przepis i powoduje zaistnienie w budżecie sytuacji niedopuszczalnej przepisami prawa. _____________________________________________________ 9 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 ROK 2012 W dniu 29 sierpnia 2012 roku Wójt Gminy Mniszków zaciągnął kredyt obrotowy nr 620/2012 na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań w wysokości 534.000 zł na okres od dnia 30 sierpnia 2012 roku do dnia 31 marca 2018 roku. Według §2 umowy Bank stawia kredyt do dyspozycji kredytobiorcy w formie bezgotówkowej w następujących transzach: - w dniu 30 sierpnia 2012 roku - 300.000,00 zł; - w dniu 27 grudnia 2012 roku - 234.000,00 zł. Kredytobiorca zobowiązał się do spłaty kredytu w następujących ratach i terminach: - w dniu 30 czerwca 2013 roku - 4.000,00 zł; - w dniu 30 czerwca 2014 roku - 30.000,00 zł; - w dniu 30 czerwca 2015 roku - 50.000,00 zł; - w dniu 31 marca 2018 roku - 450.000,00 zł. Umowa zawiera kontrasygnatę Skarbnika Gminy. W dniu 30 sierpnia 2012 roku zgodnie z umową wpłynęła pierwsza transza kredytu (WB 183/3) Na okoliczność zaciągnięcia długoterminowego kredytu na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań Wójt Gminy Mniszków wydał w dniu 25 kwietnia 2012 roku zarządzenie nr 12/2012. Z treści zarządzenia wynikało, że zaciąga się kredyt długoterminowy w wysokości 544.599 zł na spłatę wcześniej zaciągniętych pożyczek i kredytów. Spłatę kredytu przewidziano w latach 2013-2018 z dochodów własnych gminy. Pismem znak RF 3054/1/12 z dnia 14 maja 2012 roku działający z upoważnienia Wójta Gminy Sekretarz Gminy zwrócił się o wydanie opinii o możliwości spłaty kredytu długoterminowego na kwotę 544.599,00 zł. Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi uchwałą nr II/128/2012 z dnia 4 czerwca 2012 roku wydał pozytywną opinię o możliwości spłaty długoterminowego kredytu. Z uzasadnienia opinii wynikało, że sytuacja finansowa Gminy Mniszków, a także ogólna kwota dochodów budżetu na podstawie planu budżetu na 2012 rok jak również Wieloletniej Prognozy Finansowej na lata 2012-2018 wskazuje, że Gmina Mniszków nie powinna mieć kłopotów ze spłatą pożyczki – kredyt zostanie spłacony w latach 2013-2018. Uchwałą Rady Gminy Mniszków nr XIV/78/2011 z dnia 29 grudnia 2011 roku w sprawie uchwalenia budżetu gminy na 2012 rok upoważniono Wójta Gminy do zaciągania kredytów i pożyczek do wysokości poszczególnych limitów zobowiązań określonych w uchwale. Limit zobowiązań na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu pożyczek i kredytów określono na kwotę 544.599,00 zł. Uchwałą nr XIX/104/2012 roku z dnia 26 czerwca 2012 roku limit z tego tytułu zmniejszono do kwoty 534.654,00 zł. Na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego (art.89 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych) Kontrolowana jednostka nie zaciągała zobowiązań na pokrycie występującego w ciągu roku budżetowego przejściowego deficytu budżetu. _____________________________________________________ 10 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Na wyprzedzające finansowanie działań finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej (art.89 ust.1 pkt 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych). ROK 2011 Umowa pożyczki nr PROW313.11.01753.10 na wyprzedzające finansowanie kosztów kwalifikowanych ponoszonych na realizację operacji „Budowa Domu Ludowego w Prucheńsku Dużym” zawarta została przez Wójta Gminy Mniszków w dniu 16 czerwca 2011 roku. Pożyczka zaciągnięta została w Banku Gospodarstwa Krajowego w ramach działania Odnowa i rozwój wsi objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 w Województwie Łódzkim. Umowna kwota pożyczki wynosiła 471.360,00 zł i według umowy nie mogła przekroczyć wysokości udziału środków z Europejskiego Funduszu Rolniczego Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW) wynikającego z umowy o przyznanie pomocy. Zgodnie z umową uruchomienie pożyczki następuje po: - dostarczeniu przez pożyczkobiorcę bankowi umowy o przyznaniu pomocy; - dostarczeniu przez pożyczkobiorcę bankowi harmonogramu przekazania transz pożyczki; - zapewnieniu środków na rachunku środków własnych na pobranie przez bank prowizji oraz opłaceniu faktur z zachowaniem określonej w umowie o przyznaniu pomocy proporcji pomiędzy kwotą środków własnych pożyczkobiorcy, a kwotą przyznanej pomocy finansowej. Uruchomienie transzy pożyczki następuje poprzez opłacenie w ciężar rachunku pożyczki dostarczonej przez pożyczkobiorcę bankowi faktury wystawionej przez wykonawcę. Płatność jest dokonywana odpowiednio w formie dwóch przelewów: ze środków własnych pożyczkobiorcy (odpowiednia kwota środków własnych pożyczkobiorcy musi znajdować się w dniu dokonania płatności na rachunku środków własnych) oraz ze środków pożyczki. Płatność przekazywana jest na rachunki wykonawców. Spłata wykorzystanej kwoty pożyczki jest dokonana ze środków otrzymanych z Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. Bank dokonuje spłaty wykorzystanej pożyczki bez dodatkowych dyspozycji pożyczkobiorcy. Spłatę pożyczki stanowi przekazanie na rachunek Ministra Finansów kwoty równej wykorzystanej pożyczki oraz kwoty należnej z tytułu odsetek. Umowa podpisana została przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy. Z dniem zawarcia umowy pożyczki Bank Gospodarstwa Krajowego otworzył na rzecz Gminy Mniszków następujące rachunki bankowe: - rachunek środków własnych o numerze 18 11301163 0014 7031 3320 0012 zwany rachunkiem środków własnych na którym będą gromadzone środki własne; - rachunek pożyczki o numerze 88 11301163 0014 7031 3320 0013 zwany rachunkiem pożyczki na który będą przekazywane środki z tytułu uruchomienia transz pożyczki przeznaczonych na pokrycie kosztów kwalifikowanych związanych z realizacją operacji, z którego będą dokonywane płatności celem pokrycia kosztów kwalifikowanych związanych z realizacją operacji oraz na który będę przekazywane środki z tytułu spłaty wykorzystanej kwoty pożyczki. Ustalono, że z rachunku pożyczki uregulowano w dniu 28 października 2011 roku łącznie kwotę 449.388,00 zł, w tym: na rzecz wykonawcy 443.388,00 zł i na rzecz inspektora nadzoru 6.000,00 zł. Stwierdzono, że na koncie Wn 133-12 oraz Ma 260 zaksięgowano kwotę uregulowaną z rachunku pożyczki tj. 449.388 zł w dniu 31 grudnia 2011 roku na podstawie PK 265/1. _____________________________________________________ 11 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Umowa o przyznanie pomocy nr 00191-6922-UM0503734/09 w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi” objętego programem PROW na lata 2007-2013 dotycząca realizacji operacji „Budowa Domu Ludowego w Prucheńsku Dużym” podpisana została przez Wójta Gminy Mniszków w dniu 15 czerwca 2010 roku. Umowa przewidywała przyznanie pomocy na warunkach określonych w umowie w wysokości 500.000 zł jednak nie więcej niż 75% poniesionych kosztów kwalifikowanych operacji. Na mocy aneksu nr 1 z dnia 20 października 2011 roku kwotę udzielonej pomocy zmniejszono do kwoty 465.888 zł. Kwota udzielonej pożyczki jest wyłączona z limitu zadłużenia określonego w art.169 i 170 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. nr 249, poz. 2104 ze zmianami). Na okoliczność zaciągnięcia pożyczki Rada Gminy Mniszków podjęła w dniu 30 marca 2011 roku uchwałę nr V/25/11. Uchwała dotyczyła zaciągnięcia pożyczki z budżetu państwa w Banku Gospodarstwa Krajowego w Łodzi z przeznaczeniem na wyprzedzające finansowanie kosztów kwalifikowanych operacji pod nazwą „Budowa Domu Ludowego w Prucheńsku Dużym” do kwoty 471.360,00 zł. Podstawą prawną podjęcia uchwały był art.18 ust.2 pkt 9 lit.c oraz art.58 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym oraz art.89 ust.1 pkt 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych. Z treści uchwały wynikało, że pożyczka przeznaczona będzie na finansowanie planowanego deficytu budżetu gminy na 2011 rok, a spłata pożyczki nastąpi po otrzymaniu środków z budżetu Unii Europejskiej. Prawne zabezpieczenie spłaty pożyczki wraz z odsetkami stanowić będzie weksel własny „in blanco” wraz z deklaracją wekslową. Uchwała dotyczy również pożyczki na wyprzedzające finansowanie operacji pod nazwą „Budowa kanalizacji sanitarnej etap III w miejscowości Małe Końskie, Marianka i Radonia” do kwoty 2.141.820 zł. Na wniosek Wójta Gminy z dnia 28 kwietnia 2011 roku Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi uchwałą nr II/271/2011 z dnia 27 maja 2011 roku wydał pozytywną opinię dotyczącą możliwości spłaty przez Gminę Mniszków pożyczki zaciągniętej w Banku Gospodarstwa Krajowego do kwoty 2.613.180 zł w związku z realizacją zadań inwestycyjnych: 1. Budowa Domu Ludowego w Prucheńsku Dużym do kwoty 471.360,00 zł; 2. Budowa kanalizacji sanitarnej III etap w miejscowości Małe Końskie, Marianka i Radonia do kwoty 2.141.820,00 zł. Z uzasadnienia opinii wynika, że sytuacja finansowa Gminy Mniszków, a także ogólna kwota dochodów budżetu wskazuje, że Gmina Mniszków nie powinna mieć kłopotów ze spłatą wcześniej zaciągniętych kredytów i pożyczek w latach 2012-2018 ponieważ spłata niniejszych pożyczek następować będzie po otrzymaniu środków z budżetu Unii Europejskiej. Z wyjaśnienia Wójta Gminy i Skarbnika Gminy złożonego na okoliczność wskazania podstawy do zaciągnięcia pożyczki na wyprzedzające finansowanie wynika, że podstawą do zaciągnięcia pożyczki była uchwała Rady Gminy Mniszków nr V/25/11 z dnia 30 marca 2011 roku w sprawie zaciągnięcia pożyczki w Banku Gospodarstwa Krajowego na wyprzedzające finansowanie w ramach PROW 2007-2013. W uchwale nr VI/31/2011 Rady Gminy z dnia 27 maja 2011 roku zapisano, że środki z zaciągniętej pożyczki z Banku Gospodarstwa Krajowego zostaną przeznaczone na pokrycie deficytu budżetu. W §5 niniejszej uchwały jest ustalony limit z tytułu zaciągniętych kredytów i pożyczek, który stanowi kwotę 5.990.729,00 zł, z tego zaciągniętych na sfinansowania przejściowego deficytu budżetu 1.000.000,00 zł. W załączniku nr 3a do uchwały w przychodach jest wskazana pożyczka w BGK w kwocie 468.138,41 zł i w załączniku nr 4 – zadania inwestycyjne. _____________________________________________________ 12 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Wyjaśnienie Wójta Gminy i Skarbnika Gminy w sprawie podstaw do zaciągnięcia pożyczki na wyprzedzające finansowanie zadania „Budowa Domu Ludowego w Prucheńsku Dużym w dniu 16 czerwca 2011 roku stanowi załącznik nr 1 do protokołu kontroli. Uchwałą Rady Gminy Mniszków nr IV/19/11 z dnia 18 lutego 2011 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Mniszków na rok 2011 ustalono deficyt budżetu w wysokości 3.658.017,86 zł, który pokryty zostanie przychodami pochodzącymi z: Wyszczególnienie Kwota zaciągniętej pożyczki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi 427.517,86 zaciągniętej pożyczki w Banku Gospodarstwa Krajowego w Łodzi 2.630.500,00 zaciągniętych kredytów 600.000,00 Suma 3.658.017,86 Stosowanie do §13 Wójta Gminy upoważniono do zaciągania kredytów i pożyczek do wysokości poszczególnych limitów zobowiązań określonych w §8 uchwały, a mianowicie: Wyszczególnienie Kwota na sfinansowanie przejściowego deficytu budżetu 1.000.000,00 na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu 3.658.017,86 na spłatę wcześniej zaciągniętych zaciągniętych kredytów i pożyczek zobowiązań koszty obsługi zaciągniętych kredytów Suma z tytułu 866.852,73 350.000,00 5.874.870,59 Ustalono, że Rada Gminy nie upoważniła Wójta Gminy do zaciągania kredytów i pożyczek na wyprzedzające finansowanie albowiem nie ustaliła limitu do zaciągania takich zobowiązań. Na mocy uchwały Rady Gminy Mniszków nr V/20/11 z dnia 30 marca 2011 roku zmniejszono limit zobowiązań z tytułu pożyczek i kredytów zaciągniętych na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu do kwoty 3.640.697,86 zł. Uchwałą Rady Gminy nr VI/31/2011 z dnia 27 maja 2011 roku zwiększono limit zobowiązań z tytułu pożyczek i kredytów zaciągniętych na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu do kwoty 3.773.876,27 zł. Zmiana związana była ze zwiększeniem deficytu budżetu o kwotę 133.178,41 zł. Na mocy uchwały Rady Gminy nr VII/40/2011 z dnia 5 sierpnia 2011 roku zwiększono limit zobowiązań z tytułu pożyczek i kredytów zaciągniętych na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu do kwoty 3.890.708,27 zł. Zmiana związana była ze zwiększeniem deficytu budżetu o kwotę 116.832,00 zł. W uchwale ustalono jednocześnie że deficyt po zmianie stanowi kwotę 3.890.708,27 zł i zostanie pokryty przychodami pochodzącymi z: - zaciągniętej pożyczki w WFOŚiGW w kwocie - 427.517,86 zł; - zaciągniętej pożyczki z BGK w kwocie - 2.609.958,41 zł; _____________________________________________________ 13 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 - zaciągniętego kredytu w kwocie - 600.000,00 zł; - wolnych środków w kwocie - 278.232,00 zł; - udzielenie pożyczki Gminnej Bibliotece Publicznej w Mniszkowie z dochodów własnych gminy - (-25.000,00 zł). Cele na jakie jednostka samorządu terytorialnego może zaciągać zobowiązania wskazane zostały przez ustawodawcę w art.89 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych. Z treści tego przepisu wynika, że jednostki samorządu terytorialnego mogą zaciągać kredyty i pożyczki oraz emitować papiery wartościowe na: 1) pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego; 2) finansowanie planowanego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego; 3) spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych pożyczek i kredytów; 4) wyprzedzające finansowanie działań finansowanych pochodzących z budżetu Unii Europejskiej. ze środków Z treści art.89 ust.2 wynika ponadto, że zaciągnięte kredyty i pożyczki na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu podlegają spłacie w tym samym roku, w którym zostały zaciągnięte. Wskazana treść przepisów świadczy o konieczności zdefiniowania celu zaciągnięcia zobowiązania na etapie podpisania umowy oraz o braku możliwości łączenia celów na jakie zostanie zaciągnięte zobowiązanie. Pożyczki na wyprzedzające finansowanie kosztów kwalifikowanych niektórych działań objętych programem rozwoju obszarów wiejskich mają ściśle określone przeznaczenie i mogą być przekazane na wniosek beneficjenta do wysokości udziału środków z EFRROW w formie oprocentowanej pożyczki udzielonej przez Bank Gospodarstwa Krajowego. Spłata tych pożyczek dokonywana jest ze środków otrzymanej pomocy, a tym samym termin spłaty pożyczek nie jest określony. Biorąc powyższe pod uwagę w uchwale budżetowej, która określa limity do zaciągania zobowiązań powinien być również wskazany limit do zaciągania pożyczek na wyprzedzające finansowanie. ROK 2012 W dniu 12 czerwca 2012 roku Wójt Gminy Mniszków zaciągnął pożyczkę na wyprzedzające finansowanie kosztów kwalifikowanych ponoszonych na realizację operacji „Budowa Domu Ludowego we wsi Kolonia Jawor”. Pożyczka zaciągnięta została w Banku Gospodarstwa Krajowego w ramach działania Odnowa i rozwój wsi objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 w Województwie Łódzkim. Umowna kwota pożyczki wynosiła 453.210,95 zł i według umowy nie mogła przekroczyć wysokości udziału środków z Europejskiego Funduszu Rolniczego Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW) wynikającego z umowy o przyznanie pomocy. Skarbnik Gminy udzielił kontrasygnaty na umowie. Ustalono, że z rachunku pożyczki uregulowano w dniu 6 września 2012 roku łącznie kwotę 425.793,99 zł, w tym: na rzecz wykonawcy 420.630,51 zł i na rzecz inspektora nadzoru 5.163,48 zł. Stwierdzono, że umowa o przyznanie pomocy nr 00307-6922-UM0504040/11 dotycząca realizacji operacji „Budowa Domu Ludowego we wsi Kolonia Jawor” zawarta została pomiędzy Gminą Mniszków a Samorządem Województwa w dniu 21 marca 2012 roku. Umowa przewidywała przyznanie pomocy na warunkach określonych w umowie w wysokości 500.000 zł jednak nie więcej niż 75% poniesionych kosztów kwalifikowanych _____________________________________________________ 14 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 operacji. Na mocy aneksu nr 1 z dnia 23 lipca 2012 roku kwotę udzielonej pomocy zmniejszono do kwoty 439.901 zł. Kwota udzielonej pożyczki jest wyłączona z limitu zadłużenia określonego w art.169 i 170 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. nr 249, poz. 2104 ze zmianami). Kontrola wykazała że w uchwale Rady Gminy Mniszków nr XIV/78/2011 z dnia 29 grudnia 2011 roku w sprawie uchwalenia budżetu gminy na 2012 rok ustalono, że upoważnia się Wójta Gminy do zaciągania kredytów i pożyczek do wysokości poszczególnych limitów zobowiązań określonych w §8 uchwały. Tymczasem w §8 uchwały nie wskazano limitu zobowiązań z tytułu zaciągniętych pożyczek na wyprzedzające finansowanie działań finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej. Ustalono łączny limit zobowiązań na kwotę 1.444.599,00 zł, z tego: - na sfinansowanie przejściowego deficytu budżetu - 500.000,00 zł; - na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu zaciągniętych pożyczek i kredytów - 544.599,00 zł; - koszty obsługi zaciągniętych zobowiązań - 400.000,00 zł. Kontrola wykazała, że w kolejnych uchwałach zmieniających budżet Rada Gminy dokonywała zmian w kwocie limitu na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu zaciągniętych pożyczek i kredytów oraz w kwocie kosztów obsługi zaciągniętych zobowiązań jednakże Rada Gminy Mniszków nie określiła limitu zaciąganych zobowiązań na wyprzedzające finansowanie działań finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej. Tym samym Wójt Gminy Mniszków podpisując umowę pożyczki na wyprzedzające finansowanie operacji „Budowa Domu Ludowego we wsi Kolonia Jawor” na kwotę 500.000,00 zł nie posiadał upoważnienia do jej zaciągnięcia w imieniu kontrolowanej jednostki. Powyższe działanie Wójta Gminy Mniszków stanowiło naruszenie art.91 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych zgodnie, z którym suma zaciągniętych kredytów i pożyczek oraz zobowiązań z wyemitowanych papierów wartościowych, o których mowa w art. 89 ust. 1 i art. 90, nie może przekroczyć kwoty określonej w uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego. Zgodnie z art.89 ust.1 pkt 4 ustawy o finansach publicznych podstawą do zaciągania zobowiązań tj. m.in. pożyczek jest art.89 ust.1 pkt 4 ustawy o finansach publicznych, według którego jednostki samorządu terytorialnego mogą zaciągać kredyty i pożyczki oraz emitować papiery wartościowe na wyprzedzające finansowanie działań finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej, zatem upoważnienie wskazane przez ustawodawcę w art.91 ust.1 dotyczy niewątpliwie również zobowiązań zaciąganych na wyprzedzające finansowanie. Zaciągnięcie pożyczki w Banku Gospodarstwa Krajowego na „Budowę Domu Ludowego w miejscowości Jawor Kolonia” w wysokości 500.000,00 zł wskazane zostało jako przychód w planie przychodów i rozchodów budżetu Gminy Mniszków na 2012 rok stanowiącym załącznik nr 4a do uchwały budżetowej nr XIV/78/2011 z dnia 29 grudnia 2011 roku. W dniu 26 czerwca 2012 roku tj. już po podpisaniu umowy pożyczki w planie przychodów i rozchodów zmniejszono przychód z tytułu pożyczki w Banku Gospodarstwa Krajowego na „Budowę Domu Ludowego w miejscowości Jawor Kolonia” do kwoty 453.210,95 zł (uchwała Rady Gminy Mniszków nr XIX/104/2012 z dnia 26 czerwca 2012 roku). Na okoliczność zaciągnięcia pożyczki z budżetu państwa na wyprzedzające finansowanie kosztów kwalifikowanych operacji pod nazwą „Budowa Domu Ludowego we wsi JaworKolonia” Wójt Gminy Mniszków wydał w dniu 25 kwietnia 2012 roku zarządzenie nr 13/2012. Z treści zarządzenia wynikało, że zaciąga się pożyczkę do kwoty 500.000,00 zł z przeznaczeniem na finansowanie deficytu budżetu gminy na 2012 rok. Spłata pożyczki nastąpi po otrzymaniu środków z budżetu Unii Europejskiej a prawnym zabezpieczeniem _____________________________________________________ 15 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 spłaty pożyczki wraz z odsetkami będzie weksel „in blanco” wraz z deklaracją wekslową. Jako podstawę prawną wydanego zarządzenia Wójt Gminy wskazuje art.58 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, art.89 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych oraz uchwałę nr XIV/89/2011 Rady Gminy Mniszków z dnia 19 grudnia 2011 roku w sprawie uchwalenia Gminy Mniszków na 2012 rok. Pismem znak RF 3054/1/12 z dnia 14 maja 2012 roku działający z upoważnienia Wójta Gminy Sekretarz Gminy zwrócił się o wydanie opinii o możliwości spłaty pożyczki w Banku Gospodarstwa Krajowego Oddział w Łodzi do wysokości 500.000,00 zł na przedsięwzięcie „Budowa Domu Ludowego we wsi Jawor Kolonia”. Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi uchwałą nr II/127/2012 z dnia 4 czerwca 2012 roku wydał pozytywną opinię o możliwości spłaty długoterminowego kredytu. Z uzasadnienia opinii wynikało, że sytuacja finansowa Gminy Mniszków, a także ogólna kwota dochodów budżetu na podstawie planu budżetu na 2012 rok jak również Wieloletniej Prognozy Finansowej na lata 2012-2018 wskazuje, że Gmina Mniszków nie powinna mieć kłopotów ze spłatą pożyczki. Stwierdzono, że w uchwale nr XXII/111/12 z dnia 25 września 2012 Rada Gminy Mniszków ustaliła limit zobowiązań na wyprzedzające finansowanie działań finansowanych ze środków pochodzących w budżetu Unii Europejskiej w kwocie 425.793,99 zł (§6 ust.4). Jednak na dzień podpisania umowy Wójt Gminy Mniszków nie posiadał upoważnienia do zaciągnięcia pożyczki na wyprzedzające finansowanie albowiem Rada Gminy nie ustaliła limitu zobowiązań z tego tytułu. Umowa pożyczki nr PROW 313.11.02604.10 na wyprzedzające finansowanie kosztów kwalifikowanych z dnia 12 czerwca 2012 roku, zarządzenie Wójta Gminy nr 13/2012 z dnia 25 kwietnia 2012 roku, uchwała nr XVIII/98/2012 z dnia 12 czerwca 2012 roku wraz z załącznikiem nr 3a (plan przychodów i rozchodów) i 4a (zadania inwestycyjne w 2012 roku), uchwała nr XXII/11/12 z dnia 25 września 2012 roku wraz z załącznikiem nr 3a (plan przychodów i rozchodów) (Akta kontroli od nr 1 do nr 23). Z wyjaśnienia Wójta Gminy i Skarbnika Gminy złożonego na okoliczność podstaw do zaciągnięcia pożyczki wynikało, że podstawą do zaciągnięcia pożyczki było zarządzenie nr 13/2012 Wójta Gminy Mniszków z dnia 25 kwietnia 2012 roku. Uchwałą nr XIV/78/2011 Rady Gminy Mniszków z dnia 29 grudnia 2011 roku w sprawie uchwalenia budżetu gminy na 2012 rok Wójt Gminy został upoważniony do zaciągania kredytów i pożyczek do wysokości 1.444.599,00 zł, w tym na sfinansowanie przejściowego deficytu budżetu do kwoty 500.000,00 zł. Pożyczka jest wskazana w załączniku nr 31 do uchwały nr XVII/98/2012 z dnia 12 czerwca 2012 roku oraz załączniku nr 4a – zadania inwestycyjne, które przestawiono radnym. W związku z tym, że środki z Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa gmina otrzyma w 2013 roku dokonano zmiany w uchwale nr XXII/111/12 Rady Gminy Mniszków z dnia 25 września 2012 roku polegającej na zmianie limitu (§6 pkt 4) o środki na wyprzedzające finansowanie działań finansowanych ze środków budżetu Unii Europejskiej w kwocie 425.793,99 zł. Wyjaśnienie Wójta i Skarbnika Gminy w sprawie podstaw do zaciągnięcia pożyczki na wyprzedzające finansowanie zadania „Budowa Domu Ludowego w Jaworze Kolonii w dniu 12 czerwca 2012 roku stanowi załącznik nr 2 do protokołu kontroli. Udzielone gwarancje i poręczenia – 2008 - 2011 rok W latach 2008-2011 Gmina Mniszków nie udzielała gwarancji i poręczeń. _____________________________________________________ 16 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Wyemitowane papiery wartościowe Gmina Mniszków nie była emitentem obligacji komunalnych. Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych Kontrolowana jednostka nie posiada akcji i udziałów w spółkach prawa handlowego. Udzielone pożyczki Stwierdzono że z budżetu Gminy Mniszków zarówno w 2011 jak i 2012 roku udzielono pożyczek na łączną kwotę 76.463,09 zł. Ewidencja pożyczek prowadzona była na koncie 250 „Należności finansowe”. W dniu 7 września 2011 roku Wójt Gminy Mniszków zawarł umowę pożyczki nr 1/2011 z Kierownikiem Gminnej Biblioteki Publicznej dotyczącą udzielenia pożyczki w wysokości 25.000,00 zł na dofinansowanie zadania „Festyn integracyjny – dożynki 2011 roku”. Z treści umowy wynika, że kwota pożyczki będzie przekazana jednorazowo w terminie do dnia 9 września 2011 roku na rachunek bankowy pożyczkobiorcy. Pożyczkobiorca dokona zwrotu pożyczki w ciągu 21 dni od daty otrzymania środków z Urzędu Marszałkowskiego z pomocy przyznanej w ramach działania 413 Wdrożenie lokalnych strategii rozwoju objętego PROW na lata 2007-2013. Umowa została podpisana przez Skarbnika Gminy oraz przez Radcę Prawnego Urzędu Gminy. W oparciu o obroty konta 250 ustalono, że pożyczka przekazana została z rachunku budżetu w dniu 9 września 2011 roku (WB 173/1) i spłacona w dniu 16 czerwca 2012 roku (WB 121/1). Rada Gminy Mniszków uchwałą nr VII/40/2011 z dnia 5 sierpnia 2011 roku wprowadziła pożyczkę dla Gminnej Biblioteki Publicznej do planu rozchodów w §991. W niniejszej uchwale budżetowej określono również, że cyt. „Deficyt budżetu po zmianie stanowi kwotę 3.890.708,27 zł i zostanie pokryty przychodami pochodzącymi z: - zaciągniętej pożyczki w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi w kwocie - 427.517,86 zł; - zaciągniętej pożyczki w Banku Gospodarstwa Krajowego w Łodzi w kwocie 2.609.958,41 zł; - zaciągnięcia kredytu w kwocie - 600.000,00 zł; - wolne środki na pokrycie deficytu - 278.232,00 zł; - udzielenia pożyczki Gminnej Bibliotece Publicznej w Mniszkowie z dochodów własnych gminy – (-25.000,00 zł). W analogiczny sposób udzielona pożyczka wskazana została w uchwale budżetowej aż do ostatniej uchwały zmieniającej budżet 2011 roku tj. uchwale nr XIV/74/2011 z dnia 29 grudnia 2011 roku. Umowa pożyczki nr 1/2011 z dnia 7 września 2011 roku, uchwała nr VII/40/2011 z dnia 5 sierpnia 2011 roku wraz z załącznikiem nr 3a (plan przychodów i rozchodów), uchwały nr X/45/2011 z dnia 20 września 2011 roku, uchwały nr XI/48/2011 z dnia 28 października 2011 roku, nr XIII/69/2011 z dnia 30 listopada 2011 roku, uchwały nr ZIV/74/2011 z dnia 29 grudnia 2011 roku, obroty konta 250 „Należności finansowe” za 2011 rok (Akta kontroli od nr 24 do nr 37). _____________________________________________________ 17 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Z wyjaśnienia złożonego przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy na okoliczność wskazania podstawy do udzielenia pożyczki wynikało, że podstawą do udzielenia pożyczki Gminnej Bibliotece Publicznej w Mniszkowie w kwocie 25.000 zł była uchwała nr VII/40/2011 z dnia 5 sierpnia 2011 roku. W wyjaśnieniu wskazano również, że pożyczka została udzielona z dochodów własnych gminy w dniu 9 września 2011 roku i spłacona w dniu 15 czerwca 2012 roku. Wyjaśnienia Wójta Gminy i Skarbnika Gminy Mniszków z dnia 25 października 2012 roku na okoliczność podstaw do udzielenia pożyczki Gminnej Bibliotece Publicznej w wysokości 25.000 zł stanowi załącznik nr 3 do protokołu kontroli. Wskazać należy, że Gmina Mniszków udzielając pożyczki dla Gminnej Biblioteki Publicznej w Mniszkowie nie posiadała dochodów aby takiej pożyczki udzielić albowiem funkcjonowała w sytuacji deficytu budżetu. Nie dysponowała zatem dochodami własnymi z których mogła udzielić pożyczki dla instytucji kultury, które nie musiałyby być wykorzystane na realizację wydatków budżetowych. Udzielenie pożyczki z budżetu w sytuacji deficytu budżetu świadczy de facto o konieczności zaciągnięcia zobowiązania na jej udzielenie. Stosownie do art.212 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2010 roku o finansach publicznych uchwała budżetowa określa kwotę planowanego deficytu albo planowanej nadwyżki budżetu jednostki samorządu terytorialnego wraz ze źródłami pokrycia deficytu albo przeznaczenia nadwyżki budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Wskazać należy tymczasem, że w uchwale jako źródło pokrycia deficytu wskazano udzielenie pożyczki Gminnej Bibliotece Publicznej z dochodów własnych gminy czyli de facto pokazano źródło powstania deficytu budżetu. W dniu 24 sierpnia 2012 roku Wójt Gminy Mniszków zawarł umowę pożyczki nr 1/2012 z Kierownikiem Gminnej Biblioteki Publicznej dotyczącą udzielenia pożyczki w wysokości 51.463,09 zł na dofinansowanie zadania: - plac zabaw – Wesoły skrzat w Stoku - 16.132,27 zł; - plac zabaw – Integracja poprzez zabawę w Mniszkowie - 19.719,77 zł; - plac zabaw – Kraina zabaw w Błogiem - 15.611,05 zł. Z treści umowy wynika, że kwota pożyczki będzie przekazana jednorazowo w terminie do dnia 28 sierpnia 2012 roku na rachunek bankowy pożyczkobiorcy. Pożyczkobiorca dokona zwrotu pożyczki w ciągu 21 dni od daty otrzymania środków z Urzędu Marszałkowskiego z pomocy przyznanej w ramach działania 413 PROW na lata 20072013. W oparciu o obroty konta 250 ustalono, że pożyczka przekazana została z rachunku budżetu w dniu 24 sierpnia 2012 roku (WB 180/5) i spłacona w dniu 5 listopada 2012 roku (WB 240/4). Zgodnie z uchwałą Rady Gminy Mniszków nr XXI/109/2012 z dnia 22 sierpnia 2012 roku nadwyżkę budżetu gminy w wysokości 3.057.998,41 zł przeznacza się na spłatę pożyczek i kredytów w wysokości 3.006.535,32 zł oraz na udzielenie pożyczki Gminnej Bibliotece Publicznej w Mniszkowie w wysokości 51.463,09 zł. Umowa pożyczki nr 1/2012 z dnia 24 sierpnia 2012 roku, uchwały nr XXI/109/2012 z dnia 22 sierpnia 2012 roku wraz z załącznikiem nr 3a (plan przychodów i rozchodów), obroty konta 250 „Należności finansowe” za 2012 rok (Akta kontroli od nr 38 do nr 43). Z wyjaśnienia złożonego przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy na okoliczność wskazania podstawy do udzielenia pożyczki wynikało, że podstawą do udzielenia _____________________________________________________ 18 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 pożyczki Gminnej Bibliotece Publicznej w Mniszkowie w kwocie 51.463,09 zł była uchwała nr XXI/109/2912 z dnia 22 sierpnia 2012 roku w sprawie zmian w budżecie gminy Mniszków na 2012 rok. W wyjaśnieniu wskazano również, że pożyczka została udzielona z dochodów własnych gminy, a jej spłata powinna nastąpić w ciągu 21 dni od daty otrzymania środków z Urzędu Marszałkowskiego. Wyjaśnienia Wójta Gminy i Skarbnika Gminy Mniszków z dnia 25 października 2012 roku na okoliczność podstaw do udzielenia pożyczki Gminnej Bibliotece Publicznej w wysokości 51.463,09 zł stanowi załącznik nr 4 do protokołu kontroli. Stosownie do art.18 ust.2 pkt 9 lit.i ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku Dz.U. nr 142, poz.1591 ze zmianami) do wyłącznej właściwości rady gminy należy podejmowanie uchwał w sprawach majątkowych gminy, przekraczających zakres zwykłego zarządu, dotyczących ustalania maksymalnej wysokości pożyczek i poręczeń udzielanych przez wójta w roku budżetowym. Kontrolujący stwierdzili, że Rada Gminy Mniszków nie ustaliła maksymalnej wysokości pożyczek udzielanych przez Wójta Gminy Mniszków zarówno w 2011 jak i w 2012 roku w związku z powyższym Wójt Gminy Mniszków nie posiadał upoważnienia do udzielenia pożyczek Gminnej Bibliotece Publicznej. Stan zadłużenia jednostki samorządu terytorialnego – 2011 rok Saldo zobowiązań z tytułu zaciągniętych kredytów i pożyczek na dzień 31 grudnia 2011 roku oraz na dzień 30 września 2012 roku przedstawia poniższa tabela: Lp. Podmiot udzielający Data zaciągniętego kredytu/pożyczki zobowiązania Kwota zaciągniętego zobowiązania 1 Kredyt 34/2008 30.09.2008 300.000,0031.03.201031.12.2013 150.000,00 93.750,00 2 Kredyt 69-I/2009 23.12.2009 300.000,0031.03.201231.12.2013 300.000,00 225.000,00 3 Kredyt 56-I/2009 25.09.2009 2.320.000,0031.03.201031.12.2015 2.260.000,00 2.050.000,00 4 Kredyt 19.07.2010 678/2010/00001879/ 00 3.900.000,0019.11.201031.12.2017 3.620.000,00 3.620.000,00 5 Kredyt 68-I/2011 11.08.2011 1.466.800,0030.06.201231.12.2017 1.434.800,00 1.266.800,00 6 Kredyt 61/2012 29.08.2012 534.000,0030.06.201331.03.2018 0,00 300.000,00 7 Pożyczka nr 14/GW/P/2008 02.07.2008 90.000,0031.03.200931.12.2011 0,00 0,00 8 Pożyczka nr 77/OW/P/2005 09.08.2005 2.227.000,0031.03.200630.03.2013 650.197,58 500.000,00 9 Pożyczka nr 78/OW/P/2005 09.08.2005 720.000,0031.03.200630.03.2013 174.000,00 130.000,00 10 Pożyczka nr 56/OA/P/2010 26.10.2010 213.773,0830.06.201131.03.2016 185.717,08 157.661,08 11 Pożyczka nr 58/OA/P/2010 26.10.2010 213.744,7830.06.201131.03.2016 185.691,78 157.638,78 Okres spłaty Kwota pozostała do Kwota pozostała do spłaty na dzień spłaty na dzień 31.12.2011 30.09.2012 _____________________________________________________ 19 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 12 Pożyczka nr PROW 321.11.00708.10 01.06.2010 2.141.820,00 2.141.820,00 0,00 13 Pożyczka nr PROW 313.11.01753.10 16.06.2011 449.388 449.388 0,00 14 Pożyczka nr PROW 12.06.2012 425.793,99 425.793,99 11.551.614,44 8.926.643,85 RAZEM Wskaźniki zadłużenia Gminy Mniszków wskazane w art.169 oraz art.170 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. nr 249, poz.2104 ze zmianami) dotyczące roku 2011 oraz II i III kwartału 2012 roku przedstawiają poniższe tabele. Zgodnie z art.169 ust 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku łączna kwota przypadających w danym roku budżetowym: 1) spłat rat kredytów i pożyczek, o których mowa w art. 82 ust. 1 pkt 2 i 3 wraz z należnymi w danym roku odsetkami od kredytów i pożyczek, o których mowa w art. 82 ust. 1, 2) wykupów papierów wartościowych emitowanych przez jednostki samorządu terytorialnego na cele określone w art. 82 ust. 1 pkt 2 i 3 wraz z należnymi odsetkami i dyskontem od papierów wartościowych emitowanych na cele określone w art. 82 ust. 1, 3) potencjalnych spłat kwot wynikających z udzielonych przez jednostki samorządu terytorialnego poręczeń oraz gwarancji - nie może przekroczyć 15 % planowanych na dany rok budżetowy dochodów jednostki samorządu terytorialnego. Określenie wskaźnika Wartość ustalona na podstawie sprawozdań i uchwał (w %) Wartość maksymalna wynikająca z ustawy (w %) Wartość ustalona na podstawie sprawozdań i uchwał (w %) ROK 2011 Art.169 10,23 Wartość maksymalna wynikająca z ustawy (w %) ROK 2012 15 12,33 15 Zgodnie z art.170 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku łączna kwota długu jednostki samorządu terytorialnego na koniec roku budżetowego nie może przekroczyć 60 % wykonanych dochodów ogółem tej jednostki w tym roku budżetowym. W trakcie roku budżetowego łączna kwota długu jednostki samorządu terytorialnego na koniec kwartału nie może przekraczać 60 % planowanych w danym roku budżetowym dochodów tej jednostki. Ograniczeń, o których mowa w ust. 1 i 2, nie stosuje się do emitowanych papierów wartościowych, kredytów i pożyczek zaciąganych w związku z umową zawartą z podmiotem dysponującym środkami, o których mowa w art. 5 ust. 3. _____________________________________________________ 20 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Określenie wskaźnika Wartość ustalona na podstawie sprawozdań i uchwał (w %) Wartość maksymalna wynikająca z ustawy (w %) ROK 2011 Art.170 58,73 60 Wartość ustalona na podstawie sprawozdań i uchwał (w %) Wartość maksymal na wynikająca z ustawy (w %) Wartość ustalona na podstawie sprawozdań i uchwał (w %) Wartość maksymalna wynikająca z ustawy (w %) II KWARTAŁ 2012 III KWARTAŁ 2012 53,58 53,74 60 60 Wskaźnik powyższy uwzględnia wyłączenia z tytułu zaciągniętych pożyczek na wyprzedzające finansowanie. Wskaźnik z art.170 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych bez wyłączeń przedstawia poniższa tabela: Określenie wskaźnika Wartość ustalona na podstawie sprawozdań i uchwał (w %) Wartość maksymalna wynikająca z ustawy (w %) ROK 2011 Art.170 75,71 60 Wartość ustalona na podstawie sprawozdań i uchwał (w %) Wartość maksymal na wynikająca z ustawy (w %) Wartość ustalona na podstawie sprawozdań i uchwał (w %) Wartość maksymalna wynikająca z ustawy (w %) II KWARTAŁ 2012 III KWARTAŁ 2012 53,58 56,44 60 60 Dane zawarte w powyższych tabelach świadczą o bardzo wysokim poziomie wskaźnika zadłużenia Gminy Mniszków (art.170 ustawy) co przy dalszym zadłużaniu się może doprowadzić do bardzo niekorzystnej sytuacji polegającej na braku możliwości regulowania zaciągniętych zobowiązań. Gmina Mniszków zawarła z Urzędem Marszałkowskim w Łodzi umowy o przyznanie pomocy na następujące zadania inwestycyjne: - Ochrona wód powierzchniowych poprzez budowę kanalizacji sanitarnej w miejscowości Konstantynów, Błogie Szlacheckie, Błogie Rządowe i Marianka w wysokości 1.840.000 zł; - Budowa Domu Ludowego we wsi Duży Potok w wysokości 500.000 zł; - Budowa Doku Ludowego we wsi Zarzęcin w wysokości 500.000 zł. Realizacja wskazanych zadań inwestycyjnych jest obecnie na etapie dokumentacji projektowej jednakże z informacji przekazanych przez Wójta i Skarbnika Gminy wynika, że będą one realizowane. Przyznana pomoc z budżetu Unii Europejskiej na podstawie wskazanych umów pokryje tylko część wydatków, które jednostka będzie musiała ponieść na realizację zadań inwestycyjnych. Celem sfinansowania wydatków, które następnie pokryte zostaną otrzymaną dotacją z budżetu Unii Europejskiej, kontrolowana jednostka może zaciągnąć pożyczkę na wyprzedzające finansowanie kosztów kwalifikowanych otrzymanych w ramach pomocy z Unii Europejskiej. Zaciągnięte pożyczki na wyprzedzające _____________________________________________________ 21 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 finansowanie w Banku Gospodarstwa Krajowego będą objęta wyłączeniem i nie będą uwzględniane w celu wyliczenia wskaźnika zadłużenia, o którym mowa w art.170 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych. Wskazać należy jednak, że sytuacja Gminy Mniszków spowoduje konieczność zaciągania zobowiązań na „wkład własny” czyli na pokrycie wydatków realizowanych zadań inwestycyjnych koniecznych do opłacenia ze środków własnych. Gmina nie posiada bowiem środków, które mogłaby zaangażować na realizację wydatków i musi szukać zewnętrznych źródeł finansowania w postaci pożyczek i kredytów. Zaciągnięte pożyczki i kredyty spowodują również konieczność poniesienia wydatków na obsługę rosnącego zadłużenia tj. opłacenie odsetek od kredytów i pożyczek, co może również wpłynąć na podwyższenie wskaźnika o którym mowa w art.169 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych. Wskazać należy ponadto, że wysoki poziom koniecznych do spłaty rat kredytów i pożyczek oraz odsetek w 2014 roku może doprowadzić do niespełnienia relacji, o której mowa w art.243 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych. Począwszy od 2014 roku niespełnienie relacji, o której mowa w art.243 ust.1 ustawy skutkować będzie brakiem możliwości uchwalenia budżetu przez Radę Gminy Mniszków. Spłata zaciągniętych zobowiązań - w szczególności z tytułu kredytów i pożyczek W 2011 oraz III kwartałach 2012 roku Gmina Mniszków regulowała spłaty rat pożyczek i kredytów udzielonych na następujące cele: 1) Kredyt nr 34-I/2008 z dnia 30 września 2008 roku zaciągnięty w Banku Spółdzielczym Ziemi Piotrkowskiej w Piotrkowie Tryb. Oddział w Błogiem na modernizację drogi gminnej Bukowiec nad Pilicą-Obarzanków oraz modernizację drogi dojazdowej do gruntów rolnych Strzelce-Owczary w wysokości 300.000,00 zł z terminem spłaty od 31 marca 2010 roku do 31 grudnia 2013 roku; 2) Kredyt nr 69-I/2009 z dnia 23 grudnia 2009 roku zaciągnięty w Banku Spółdzielczym Ziemi Piotrkowskiej w Piotrkowie Tryb. Oddział w Błogiem na przebudowę drogi powiatowej Bukowiec n/Pilicą w wysokości 300.000,00 zł z terminem spłaty od 31 marca 2012 roku do dnia 31 grudnia 2013 roku; 3) Kredyt nr 56-I/2009 z dnia 25 września 2009 roku zaciągnięty w Banku Spółdzielczym Ziemi Piotrkowskiej w Piotrkowie Tryb. Oddział w Błogiem na finansowanie planowanego deficytu budżetu i spłatę wcześniej zaciągniętych kredytów przez jednostkę samorządu terytorialnego w wysokości 2.230.000,00 zł z terminem spłaty od 31 marca 2010 roku do dnia 31 grudnia 2015 roku; 4) Kredyt nr 678/2010/00001879/00 z dnia 19 lipca 2010 roku zaciągnięty w ING Banku Śląskim na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu oraz spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań w kwocie 3.900.000,00 zł z terminem spłaty od 18 listopada 2010 roku do 31 grudnia 2017 roku; 5) Kredyt nr 68-I/2011 z dnia 11 sierpnia 2011 roku zaciągnięty w Banku Spółdzielczym Ziemi Piotrkowskiej w Piotrkowie Tryb. Oddział w Błogiem na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu Gminy Mniszków i spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań na: przebudowę dróg gminnych włączających tereny stref ekonomiczno-przemysłowych w krajowy system transportowy – droga w Syskach – 600.000,00 zł oraz spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań – 866.800,00 zł z terminem spłaty od 30 czerwca 2012 roku do dnia 31 grudnia 2017 roku; 6) Pożyczka nr 14/GW/P/2008 z dnia 2 lipca 2008 roku zaciągnięta w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi na dofinansowanie zadania „Budowa sieci wodociągowej rozdzielczej w obrębie wsi Stoki Gmina _____________________________________________________ 22 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Mniszków” w kwocie 90.000,00 zł z terminem spłaty od 31 marca 2009 roku do 31 grudnia 2011 roku. Uchwałą nr 172/IX/2011 z dnia 23 września 2011 roku Rada Nadzorcza Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi podjęła decyzję o umorzeniu pożyczki w wysokości 20% należności głównej tj. 18.000,00 zł. Pismem z dnia 21 listopada 2011 roku Zastępca Prezesa Zarządu WFOŚiGW w Łodzi poinformował Wójta Gminy o dokonaniu całkowitego rozliczenia umowy pożyczki nr 14/GW/P/2008; 7) Pożyczka nr 77/OW/P/2005 z dnia 8 sierpnia 2005 roku zaciągnięta w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi na dofinansowanie zadania „Budowa kanalizacji sanitarnej w Gminie Mniszków” w kwocie 2.227.000,00 zł z terminem spłaty od 31 marca 2006 roku do 30 marca 2013 roku; 8) Pożyczka nr 78/OW/P/2005 z dnia 9 sierpnia 2005 roku zaciągnięta w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi na dofinansowanie zadania ”Budowa oczyszczalni ścieków mechaniczno-biologicznej w miejscowości Mniszków” w kwocie 720.000,00 zł z terminem spłaty od 31 marca 2006 roku do dnia 31 marca 2013 roku; 9) Pożyczka nr 56/OA/P/2010 z dnia 26 października 2010 roku zaciągnięta w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi na dofinansowanie zadania „Termomodernizacja budynku Remizy strażackiej OSP w Mniszkowie” w kwocie 213.773,08 zł z terminem spłaty od 30 czerwca 2011 roku do dnia 31 marca 2016 roku; 10)Pożyczka nr 58/OA/P/2010 z dnia 26 października 2010 Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki dofinansowanie zadania „Termomodernizacja budynku Mniszkowie” w wysokości 213.744,78 zł z terminem spłaty roku do dnia 31 marca 2016 roku; roku zaciągnięta w Wodnej w Łodzi na Urzędu Gminy w od 30 czerwca 2011 11)Pożyczka nr PROW 313.11.00707.10 z dnia 1 czerwca 2010 roku zaciągnięta w Banku Gospodarstwa Krajowego na wyprzedzające finansowanie kosztów kwalifikowanych operacji „Przebudowa i rozbudowa Domu Ludowego w Bukowcu nad Pilicą” w kwocie 483.266,00 zł; 12)Pożyczka nr PROW 313.11.01753.10 z dnia 16 czerwca 2011 roku zaciągnięta w Banku Gospodarstwa Krajowego na wyprzedzające finansowanie kosztów kwalifikowanych operacji „Budowa Domu Ludowego w Prucheńsku Dużym” w kwocie 471.360,00 zł; 13)Pożyczka nr PROW 321.11.00708.10 z dnia 1 czerwca 2010 roku zaciągnięta w Banku Gospodarstwa Krajowego na wyprzedzające finansowanie kosztów kwalifikowanych operacji „Budowa kanalizacji sanitarnej III etap w miejscowości Małe Końskie, Marianka, Radonia” w kwocie 3.912.940,00 zł. _____________________________________________________ 23 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Spłatę rat poszczególnych pożyczek i kredytów w 2011 roku oraz III kwartałach 2012 roku przedstawia poniższa tabela: Lp. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Oznaczenie zobowiązania (kredytu, pożyczki) Umowna data zapłaty raty Kwota przypadająca do zapłaty Data zapłaty raty Kwota zapłaty Oznaczenie dokumentu potwierdzającego zapłatę Pożyczka nr 31.03.2011 7.500,00 30.03.2011 7.500,00 WB 51/4 14/GW/P/2008 30.06.2011 4.500,00 27.06.2011 4.500,00 WB 116/12 30.09.2011 9.000,00 31.12.2011 9.000,00 31.03.2011 100.000,00 30.03.2011 100.000,00 WB 51/3 30.06.2011 127.500,00 27.06.2011 127.500,00 WB 116/11 31.07.2011 50,00 20.07.2011 50,00 WB 144/1 30.09.2011 38.424,59 30.09.2011 38.424,59 WB 188/4 30.06.2012 150.197,58 27.06.2012 150.197,58 WB 129/6 31.03.2011 37.651,87 30.03.2011 37.651,87 WB 51/5 30.06.2011 33.665,52 27.06.2011 33.665,52 WB 116/10 30.09.2011 27.993,17 30.09.2011 27.993,17 WB 188/5 30.06.2012 44.000,00 27.06.2012 44.000,00 WB 129/5 30.06.2011 9.352,00 27.06.2011 9.352,00 WB 116/8 30.09.2011 9.352,00 29.09.2011 9.352,00 WB 187/1 31.12.2011 9.352,00 14.12.2011 9.352,00 WB 250/3 31.03.2012 9.352,00 28.03.2012 9.352,00 WB 58/4 30.06.2012 9.352,00 27.06.2012 9.352,00 WB 129/4 30.09.2012 9.352,00 27.09.2012 9.352,00 WB 202/4 30.06.2011 9.351,00 27.06.2011 9.351,00 WB 116/9 30.09.2011 9.351,00 29.09.2011 9.351,00 WB 187/2 31.12.2011 9.351,00 14.12.2011 9.351,00 WB 250/4 31.03.2012 9.351,00 28.03.2012 9.351,00 WB 58/5 30.07.2012 9.351,00 27.06.2012 9.351,00 WB 129/3 30.09.2012 9.351,00 27.09.2012 9.351,00 WB 202/3 31.03.2011 18.750,00 30.03.2011 18.750,00 WB 51/2 30.06.2011 18.750,00 27.06.2011 18.750,00 WB 116/13 30.09.2011 18.750,00 30.09.2011 18.750,00 WB 188/7 31.12.2011 18.750,00 22.12.2011 18.750,00 WB 255/5 31.03.2012 18.750,00 28.03.2012 18.750,00 WB 58/7 30.06.2012 18.750,00 27.06.2012 18.750,00 WB 129/9 30.09.2012 18.750,00 27.09.2012 18.750,00 WB 202/2 31.03.2012 75.000,00 28.03.2012 75.000,00 WB 58/6 Pożyczka nr 77/OW/P/2005 Pożyczka nr 78/OW/P/2005 Pożyczka nr 56/OA/P/2010 Pożyczka nr 58/OA/P/2010 Kredyt nr 34/2008 Kredyt nr 69-I/2009 Umorzenie pożyczki 18.000,00 _____________________________________________________ 24 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 8. 9. 10. 11. 12. 13. Kredyt nr 31.03.2011 5.000,00 30.03.2011 5.000,00 WB 51/1 56-I/2009 30.06.2011 5.000,00 27.06.2011 5.000,00 WB 116/14 30.09.2011 5.000,00 30.09.2011 5.000,00 WB 188/8 31.12.2011 5.000,00 22.12.2011 5.000,00 WB 255/6 31.03.2012 105.000,00 28.03.2012 105.000,00 WB 58/8 31.07.2012 105.000,00 24.07.2012 105.000,00 WB 160/6 Kredyt nr 678/2010/0000 1879/00 13.01.2011 0,74 13.01.2011 0,74 WB 226/1 21.11.2011 9.999,26 21.11.2011 9.999,26 WB 236/1 Kredyt nr 22.12.2011 32.000,00 22.12.2011 32.000,00 WB 255/4 68-I/2011 30.06.2012 68.000,00 27.06.2012 68.000,00 WB 129/8 30.09.2012 100.000,00 27.09.2012 100.000,00 WB 202/1 Pożyczka nr PROW321.11.00 708.10 - 2.141.820,00 30.04.2012 2.132.158,00 - spłata ze śr. wł. Gminy - - 31.05.2012 9.662,00 PK 122/5 Pożyczka nr 60086-6922-UM 0500413/09 - 297.761,60 31.12.2011 293.856,18 PK 274/1 - spłata ze śr. wł. Gminy - - 31.12.2011 1.500,60 PK 244/XII - spłata ze śr. wł. Gminy - - 31.12.2011 2.404,82 PK 27/1 Pożyczka nr 313.11.01753.1 0 - 449.388,00 30.04.2012 440.782,07 PK 96/3 - spłata ze śr. wł. Gminy - - 31.05.2012 8.605,93 PK 95/2 PK 112/3 Kontrola wykazała, że kontrolowana jednostka dokonywała spłat zaciągniętych zobowiązań zgodnie z warunkami umów, aneksów oraz pism kierowanych do banków dotyczących przedterminowej spłaty zobowiązań, na co pozwalały zawarte umowy. W poniższej tabeli wskazano odsetki uiszczone od zaciągniętych zobowiązań: Nr umowy pożyczki/kredytu Odsetki zapłacone w 2011 roku (w zł) Odsetki zapłacone do dnia 30 września 2012 roku (w zł) Pożyczka 77/OW/P/2005 7.572,79 4.439,34 Pożyczka 14/GW/P/2008 964,91 0,00 Pożyczka 78/OW/P/2005 2.182,08 1.178,61 Kredyt 678/2010/00001879/00 192.923,06 158.044,24 Kredyt 69/I/2008 19.184,87 12.950,34 Kredyt 34/I/2008 11.651,26 6.381,85 Pożyczka 58/OA/P/2010 3.523,78 4.632,27 _____________________________________________________ 25 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Pożyczka 56/OA/P/2010 3.524,26 4.632,90 131.426,04 102.669,45 9.391,04 60.248,94 Pożyczka 313.11.01753.10 469,61 2.632,67 Pożyczka 321.11.00708.10 16.044,03 10.357,10 Pożyczka 313.11.00707.10 3.164,64 0,00 0 1.814,96 412.026,37 369.982,67 Kredyt 56-I/2009 Kredyt 68-I/2011 Kredyt 62-0/2012 RAZEM Biorąc pod uwagę kwoty odsetek spłacanych od poszczególnych pożyczek i kredytów wskazać należy na największe kwoty odsetek uiszczanych od zobowiązań o najdłuższym terminie spłaty tj. do 2016 i 2017 roku. Rozkładanie spłaty na długi okres powoduje wzrost odsetek od kapitału, pomimo powolnego zmniejszania kwoty zobowiązania do spłaty. Najwyższy przyrost odnotowały odsetki od kredytu nr 68-I/2011, który według umowy podlega spłacie w poszczególnych latach w następującej wysokości: - 268.000,00 zł w 2012 roku; - 500.000,00 zł w 2014 roku; - 300.000,00 zł w 2015 roku; - 166.800,00 zł w 2016 roku - 200.000,00 zł w 2017 roku. III. EWIDENCJA KSIĘGOWA. SPRAWOZDAWCZOŚĆ. 1. OPIS PRZYJĘTYCH ZASAD RACHUNKOWOŚCI. ZABEZPIECZENIE DANYCH PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH. Zarządzeniem nr 23/08 z dnia 30 września 2008 roku Wójt Gminy Mniszków ustalił zasady (politykę) rachunkowości. W zasadach ustalono m.in. wykaz ksiąg rachunkowych oraz sposób ich prowadzenia (załącznik nr 1); metody wyceny aktywów i pasywów, ustalenie wyniku finansowego oraz informacje o przechowywaniu dokumentów (załącznik nr 2) oraz wykaz programów wraz z opisem systemu informatycznego oraz zasady ochrony danych osobowych (załącznik nr 5). Ponadto, ustalone zasady obejmowały uregulowania dotyczące zasad inwentaryzacji aktywów i pasywów (załącznik nr 3); instrukcji dotyczącej wszystkich dokumentów finansowych i księgowych (załącznik nr 4) oraz instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych. Kontrolowana jednostka prowadzi księgi rachunkowe z wykorzystaniem następującego oprogramowania autorstwa firmy INFO-SYSTEM Tadeusz i Roman Groszek Legionowo: - „Budżet” – księgowość budżetowa i planowanie; - „Podatki” – system wymiaru podatków od osób fizycznych; - „JGU” – system wymiaru podatków od osób prawnych; - „KSGZOB” – system księgowości podatków i opłat; _____________________________________________________ 26 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 - „Środki trwałe” – ewidencja środków trwałych, wyposażenia i ich umorzenie; - „Woda” – system rozliczania poboru za wodę i ścieki; - „Rejestr Vat” – ewidencja i rozliczenie podatku vat. Jednostka korzysta również z oprogramowania „Płace i kadry” firmy OMEGA Systemy komputerowe Sp. z o.o. przeznaczonego do obsługi kadrowo-płacowej. Stwierdzono, że w przyjętych zasadach rachunkowości nie wskazano wersji stosowanego przez jednostkę oprogramowania oraz daty rozpoczęcia eksploatacji, co stanowiło naruszenia art.10 ust.1 pkt 3 lit.c ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2009 roku Dz.U. nr 152, poz.1223 ze zmianami). Zarządzeniem nr 42/2011 z dnia 31 marca 2011 roku Wójt Gminy wprowadził zakładowy plan kont dla budżetu Gminy Mniszków i Urzędu Gminy, który spełniał wymogi art.10 ust.1 pkt 3 lit.a ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Plan kont dla projektu systemowego „Indywidualizacja procesu nauczania i wychowania uczniów klas I –III w Gminie Mniszków” oraz dla projektu pn. „Budowa Domu Ludowego we wsi Jawor Kolonia” wprowadzony został zarządzeniem Wójta Gminy Mniszków nr 20/2012 z dnia 26 czerwca 2012 roku. Z planu kont wynika, że niniejszy plan kont jest uszczegółowieniem zapisów ujętych w zakładowym planie kont wprowadzonych zarządzeniem nr 42/2011 Wójta Gminy z dnia 31 marca 2011 roku. W planie kont wskazano, że wydatki dotyczące operacji w zakresie zadania „Budowa Domu Ludowego we wsi Jawor Kolonia” realizowane są za pomocą wyodrębnionych w BGK rachunków bankowych: - rachunku pożyczki, z którego dokonywane będą płatności kosztów kwalifikowanych podlegających refundacji związanych z realizacją operacji i na który będą przekazywane środki z tytułu spłaty wykorzystanej pożyczki; - rachunek środków własnych, na którym gromadzone są środki własne na pokrycie kosztów kwalifikowanych nie podlegających refundacji, kosztów niekwalifikowanych oraz podatku VAT, pobranych przez bank prowizji i opłat bankowych oraz odsetek od pożyczki. W planie kont wskazane zostały konta dla organu i dla jednostki służące do ewidencji operacji dotyczących zadania „Budowa Domu Ludowego we wsi Jawor Kolonia”, w tym m.in.: - 133-14 – rachunek budżetu dla projektu – środki własne; - 133-15 – rachunek budżetu dla projektu – środki unijne; - 130-11 – rachunek bieżący dla projektu – środki własne; - 130-12 – rachunek bieżący dla projektu – środki unijne. W planie nie zawarto jednak zasad ewidencji na wskazanych kontach, w szczególności na podstawie jakich dokumentów prowadzona jest ewidencji na wskazanych rachunkach. 2. URZĄDZENIA KSIĘGOWE Księgi rachunkowe prowadzone z użyciem oprogramowania komputerowego obejmowały: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze i zestawienie obrotów i sald. _____________________________________________________ 27 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Jednostka prowadziła odrębną ewidencję organu (budżetu gminy) i jednostki budżetowej (urzędu gminy). Stwierdzono, że dla jednostki budżetowej prowadzono odrębne rejestry w podziale na: - dziennik jednostki – dziennik wydatków urzędu; - dziennik dochody jednostki; - dziennik depozyt; - dziennik zakładowego funduszu świadczeń socjalnych; - dziennik opoczyńskie ośrodki przedszkolne; - dziennik dofinansowania kosztów dokształcenia młodocianych pracowników. W odrębnych rejestrach prowadzone były zarówno odrębne dzienniki, odrębne konta księgi głównej oraz odrębne konta pomocnicze. W związku z powyższym funkcjonowało równocześnie kilka ksiąg głównych w przypadku np. konta 101 „Kasa”, konta 141 „Środki pieniężne w drodze”, konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”, konta 139 „Inne rachunki bankowe” czy konta 240 „Pozostałe rozrachunki”. Jedna księga główna prowadzona równocześnie z dziennikiem dla dochodów urzędu i księga główna prowadzona równocześnie z dziennikiem dla wydatków urzędu. Używane oprogramowanie umożliwiało sporządzenie zbiorczego zestawienia obrotów i sald dla wszystkich rejestrów jednakże nie pozwalało na uzyskanie jednej księgi głównej obejmującej wszystkie rejestry. Tymczasem zgodnie z art.15 ust.1 ustawy o rachunkowości, konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Brak było możliwości uzyskania syntetycznych danych na temat operacji ujętych w księdze głównej dla konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”, które prowadzone było równocześnie w rejestrze dochodów i rejestrze wydatków jednostki, jak również innych kont. Niniejsza nieprawidłowość może wskazywać na nieprawidłowe skonfigurowanie programu używanego do prowadzenia ewidencji księgowej w kontrolowanej jednostce. Kontrolę prawidłowości dekretacji, dokumentowania operacji księgowych oraz zgodności zapisów z wyciągiem bankowym przeprowadzono w oparciu o następujące wyciągi bankowe: Wyciąg bankowy nr 224/VI z dnia 30 czerwca 2012 roku (dochody urzędu): - odsetki dopisane do rachunku wydatków w wysokości 23,63 zł Wn 130-1/Ma 221 (pozycja księgowa 224/1). Na wyciągu bankowym wskazano numer dowodu księgowego 224/VI (numer zgodny z pozycją księgową w ewidencji). Załącznikiem do wyciągu bankowego była bankowa nota memoriałowa na kwotę przypisanych odsetek za II kwartał 2012 roku na której nie wskazano numeru dowodu księgowego jak również dekretacji. Dekretacja oraz numer pozycji księgowej wskazano na wyciągu bankowym. Ewidencjonowanie odsetek od środków na rachunku bankowym na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” było niezgodne z uregulowaniem zakładowego planu kont wprowadzonego zarządzeniem Wójta Gminy nr 42/2011 z dnia 31 marca 2011 roku jak również postanowieniem rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. nr 128, poz.861 ze zmianami). Według wskazanych uregulowań odsetki od środków na rachunkach bankowych ujmuje się na koncie 750 „Przychody finansowe”. Zaniechanie ewidencji odsetek od środków na rachunkach bankowych na koncie 750 wpływa niekorzystnie na wynik finansowy mający swoje _____________________________________________________ 28 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 odzwierciedlenie na koncie 860 „Wynik finansowy” albowiem przychody finansowe przenosi się w końcu roku na konto 860 „Wynik finansowy”. Wyciąg bankowy nr 231/VII z dnia 2 lipca 2012 roku (dochody urzędu): - przekazanie środków z dochodów na organ na kwotę 20.000,00 zł Wn 222/Ma 130-1 (pozycja księgowa 223/1); - opłata za wodę na kwotę 674,85 zł Wn 130-1/Ma 221 – wpłaty dokumentuje łącznie 10 potwierdzeń przelewu (pozycja księgowa 223/2) ; - czynsz mieszkaniowy nauczycieli SP Błogie na kwotę 213,00 zł Wn 130-1/Ma 221 (pozycja księgowa 223/3); - zobowiązania pieniężne na kwotę 695,60 zł Wn 130-1/Ma 221 0 wpłaty dokumentują łącznie 3 potwierdzenia przelewu (pozycja księgowa 223/4); - opłata za przedszkole na kwotę 100,00 zł Wn 130-1/Ma 221 ujęta w klasyfikacji 801 Oświata i wychowanie 80106 Inne formy wychowania przedszkolnego 083 Wpływy z usług (pozycja księgowa 223/5). - opłata za nabycie nieruchomości nr 252/4 w Bukowcu nad Pilicą na kwotę 33.252 zł Wn 130-1/Ma 221 (pozycja księgowa 223/6). Żaden dowód świadczący o wpływie środków na rachunek dochodów urzędu nie został zadekretowany, jak również opatrzony klasyfikacją budżetową. Dekretacja i klasyfikacja znalazły swoje odzwierciedlenie na wyciągu bankowym w kwotach zbiorczych dla poszczególnych dochodów. W łącznej kwocie 674,85 zł zadekretowanych zostało 10 poleceń przelewu załączonych do wyciągu bankowego. Podobnie zobowiązania pieniężne w łącznej kwocie 695,60 zł dotyczyły 3 poleceń przelewu podatków załączonych do wyciągu bankowego. Pozostałe operacje zostały zadekretowane zgodnie z potwierdzeniami przelewów. W ewidencji pod pozycją księgową 232/VII ujęto operacje z wyciągu bankowego zgodnie z dekretacją zamieszczoną na wyciągu. Wskazać należy, że dokumentem na podstawie którego ujmuje się operacje w ewidencji jest polecenie wykonania przelewu więc stosownie do art.21 ust.1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, polecenie przelewu jako dowód księgowy powinno zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Na potwierdzeniach przelewu nie zawarto również pozycji księgowej poszczególnej operacji wynikającej z ewidencji księgowej w celu zapewnienia powiązania zapisów ujętych w ewidencji z dowodem księgowym stosownie do art.14 ust.2 ustawy o rachunkowości. Wyciąg bankowy nr 601/VI z dnia 30 czerwca 2012 roku (wydatki urzędu): - odsetki dopisane do rachunku wydatków na kwotę 23,63 zł Wn 130-2/Ma 222 (pozycja księgowa 601/1). Na wyciągu bankowym wskazano numer dowodu księgowego 601/VI (numer zgodny z pozycją księgową w ewidencji). Załącznikiem do wyciągu bankowego była bankowa nota memoriałowa na kwotę przypisanych odsetek na której nie wskazano numeru dowodu księgowego jak również dekretacji. Dekretacja oraz numer pozycji księgowej wskazano na wyciągu bankowym. Wyciąg bankowy nr 602/VI z dnia 30 czerwca 2012 roku (wydatki urzędu): - zwrot odsetek na rachunek dochodów na kwotę 23,63 zł Wn 222/Ma 130-2 (pozycja księgowa 602/1). Na wyciągu bankowym wskazano numer dowodu księgowego 602/VI (numer zgodny z pozycją księgową w ewidencji). Załącznikiem do wyciągu bankowego była bankowa nota memoriałowa na kwotę przypisanych odsetek na której nie wskazano _____________________________________________________ 29 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 numeru dowodu księgowego, jak również dekretacji. Dekretacja oraz numer pozycji księgowej wskazano na wyciągu bankowym. Wyciąg bankowy nr 604/VI z dnia 30 czerwca 2012 roku (wydatki urzędu): - odsetki pobrane na kwotę 1.403,42 zł Wn 751/Ma 130-9 (pozycja księgowa 604/1); - prowizja bankowa na kwotę 86,00 zł Wn 402/Ma 139-9 (pozycja księgowa 604/3); - odsetki dopisane do rachunku BGK na kwotę 0,74 zł Wn 130-9/Ma 222 (pozycja księgowa 604/5); - zwrot środków – spłata pożyczki na kwotę 3.634,41 zł Wn 223/Ma 130-9 (pozycja księgowa 604/6); - odsetki pobrane na kwotę 581,82 zł Wn 751/Ma 130-4 (pozycja księgowa 604/7); - prowizja bankowa na kwotę 86 zł Wn 402/Ma 130-4 (pozycja księgowa 604/9); - odsetki dopisane do rachunku BGK na kwotę 0,33 zł Wn 130-9/Ma 222 (pozycja księgowa 604/11); - zwrot środków na kwotę 1/106,46 zł Wn 223/Ma 130-4 (pozycja księgowa 604/12). Stwierdzono, że powyższe operacje ujęte zostały w ewidencji na podstawie sporządzonego zestawienia wyciągów bankowych w Banku Gospodarstwa Krajowego za okres od 1 czerwca do 30 czerwca 2012 roku. Zestawienie ujmowało odrębnie: odsetki pobrane, prowizje pobrane, odsetki dopisane oraz zwrot środków z rachunku w związku z zamknięciem rachunku i zostało sporządzone odrębnie dla rachunku bankowego dotyczącego III etapu Kanalizacji oraz dla rachunku bankowego dotyczącego Domu Ludowego w Prucheńsku Dużym. Na zestawieniu znalazła się również dekretacja poszczególnych kwot oraz numer dowodu tj. 604/VI. Zestawienie sporządzone zostało przez inspektora ds. księgowości budżetowej. Załącznikami do zestawienia były wyciągi bankowe do dwóch rachunków środków własnych prowadzonych do obsługi rachunku pożyczek na Budowę III etapu Kanalizacji sanitarnej oraz budowy Domu Ludowego w Prucheńsku Dużym. Wyciągi zostały sporządzone w dacie od 4 czerwca do 14 czerwca 2012 roku. Z informacji uzyskanych w trakcie kontroli wynikało, że ewidencja operacji ujętych w wyciągach bankowych do rachunków środków własnych prowadzonych przez Bank Gospodarstwa Krajowego odbywa się w ostatni dzień miesiąca i obejmuje operacje z całego miesiąca. Praktyka taka nie znalazła jednak odzwierciedlenia w zasadach rachunkowości jak również z uregulowaniach zakładowego planu kont. Biorąc pod uwagę, że stosownie do uregulowań rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, ewidencja operacji dokonanych na rachunku środków własnych w urządzeniach księgowych była nieprawidłowa. Według uregulowań rozporządzenia zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów między jednostką a bankiem. Biorąc powyższe pod uwagę zapisów na koncie 130-4 należy dokonywać w oparciu o wyciągi bankowe, a zatem po datą zgodną z wyciągiem bankowym. Niedopuszczalnym było zatem ewidencjonowanie operacji na koncie 130-4 pod datą ostatniego dnia miesiąca jeżeli wyciągi bankowe potwierdzały dokonywanie operacji w ciągu całego miesiąca a nie w ostatnim dniu miesiąca. _____________________________________________________ 30 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Wyciąg bankowy nr 615/VII z dnia 2 lipca 2012 roku (wydatki urzędu): - odsetki od pożyczki na kwotę 106,85 zł Wn 751/Ma 130-2 (pozycja księgowa 615/1); - odsetki od pożyczki na kwotę 410,96 zł Wn 751/Ma 130-2 (pozycja księgowa 615/3); - odsetki od pożyczki na kwotę 496,39 zł Wn 751/Ma 130-2 (pozycja księgowa 615/5); - odsetki od pożyczki na kwotę 496,46 zł Wn 751/Ma 130-2 (pozycja księgowa 615/7); - środki na wydatki na kwotę 40.000,00 Wn 130-2/Ma 223 9 (pozycja księgowa 615/9). Na potwierdzeniach przelewów ujęto dekretację zgodną z ewidencją księgową, brak było jednak wskazania numeru pozycji księgowej, co uniemożliwiało powiązanie zapisów księgowych z dowodem księgowym stosownie do art.14 ust.2 ustawy o rachunkowości. Stwierdzono, że w wyciągu bankowym zawarto jeszcze 15 pozycji dotyczących wypłat z rachunku bankowego wydatków na łączną kwotę 24.044,08 zł, które ujęte zostały pod numerem 614/VII i dotyczyły wpłaty wynagrodzeń. Ustalono, że wypłata wynagrodzeń dotyczyła pracowników przedszkoli za miesiąc lipiec 2012 roku i zaewidencjonowana została na podstawie polecenia księgowania nr 614/VII. W poleceniu księgowania naliczenie wynagrodzeń jaki i wypłatę wynagrodzeń. Operacje dotyczące wypłaty wynagrodzeń z rachunku bankowego znalazły swoje odzwierciedlenie w wyciągu bankowym i zgodnie z tym dowodem powinny być ewidencjonowane. Dowodem potwierdzającym wypłatę z rachunku bankowego jest polecenie przelewu a nie polecenie księgowania, które służy ewidencji innego rodzaju operacji. Kwota wypłat wynagrodzeń zaewidencjonowana na podstawie polecenia księgowania wynosiła 24.044,08 zł i była zgodna z sumą poleceń przelewu załączonych do wyciągu bankowego. Wyciąg bankowy nr 132 z dnia 30 czerwca 2012 roku (rachunek organu): - dopisanie odsetek do rachunku organu na kwotę 113,41 zł Wn 133-1/Ma 901 (pozycja księgowa 132/1). Dekretacja i klasyfikacja budżetowa jak również pozycja księgowa zawarta została na wyciągu bankowym. Nota memoriałowa potwierdzająca dopisanie odsetek nie została oznaczona dekretacją i klasyfikacją budżetową, jak również pozycją księgową. Wyciąg bankowy nr 145 z dnia 2 lipca 2012 roku (rachunek organu): - przekazanie środków z dochodów do budżetu na kwotę 20.000,00 Wn 133-1/Ma 222-6 (pozycja księgowa 145/1); - zasilenie konta wydatków na kwotę 40.000,00 zł Wn 223-6/Ma 133-1 (pozycja księgowa 145/2); - dotacja z Urzędu Wojewódzkiego na kwotę 63.883,00 zł Wn 133-1/Ma 901 (pozycja księgowa 145/3). Dekretacja i klasyfikacja budżetowa, jak również pozycja księgowa zawarta została na wyciągu bankowym. Polecenia przelewu załączone do wyciągu bankowego nie zostały oznaczone dekretacją i klasyfikacją budżetową, jak również pozycją księgową. _____________________________________________________ 31 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 3. SPRAWOZDAWCZOŚĆ I BILANS JEDNOSTKI. ZGODNOŚĆ DANYCH WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIACH BUDŻETOWYCH Z EWIDENCJĄ KSIĘGOWĄ Sprawozdania jednostkowe Rb-27S i Rb-28S Stwierdzono, że sprawozdania jednostkowe Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych oraz Rb-28S z wykonania planu wydatków składane były przez jednostki budżetowe Gminy w okresach miesięcznych na podstawie, których sporządzano miesięczne sprawozdania zbiorcze. Sprawozdania Rb-27S i Rb-PDP na dzień 31 grudnia 2011 i 30.06.2012 rok Plan i realizacja dochodów własnych w 2011roku Lp. Wyszczególnienie Plan (w zł) 1 2 3 DOCHODY BUDŻETOWE – 15.910.873,0 ogółem 0 1. Podatek od nieruchomości 1.713.134,45 2. Podatek rolny 312.000,00 3. Podatek leśny 89.000,00 4. Podatek od środków 85.800,00 transportowych 5. Opłata targowa - Wykonanie (w zł) 4 15.257.423,0 0 1.287.333,50 284.844,46 95.773,06 82.499,57 Procent Wykonania Planu 5 Udział procentowy w wykonaniu budżetu 6 95,90% 95,90% 75,15% 91,30% 107,61% 96,15% 8,44% 1,87% 0,63% 0,54% - Plan i realizacja dochodów w 2012 roku - 30.06.2012rok Lp. Wyszczególnienie Plan (w zł) 1 2 3 DOCHODY BUDŻETOWE – 15.758.055,2 ogółem 2 1. Podatek od nieruchomości 1.626.221,00 2. Podatek rolny 367.000,00 3. Podatek leśny 111.000,00 4. Podatek od środków 105.000,00 transportowych 5. Opłata targowa - Wykonanie (w zł) Procent Wykonania Planu 4 9.511.657,57 5 60,36% 784.866,21 210.067,40 61.337,04 44.507,00 48,26% 57,24% 55,26% 42,39% Udział procentowy w wykonaniu budżetu 6 60,36% 8,25% 2,21% 0,65% 0,47% - Na podstawie danych z ewidencji księgowej i dokumentów źródłowych m.in. decyzji w sprawie ulg w podatkach, nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie danych wykazanych w sprawozdaniach RB-27S z wykonania planu dochodów budżetowych i PDP z wykonania dochodów podatkowych odpowiednio za 2011 rok i pierwsze półrocze 2012 roku. Wpływy z podatku rolnego, leśnego i podatku od nieruchomości, pobierane w formie łącznego zobowiązania pieniężnego, wykazywane są w kwotach odrębnych dla poszczególnych podatków. _____________________________________________________ 32 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Bilans organu (z wykonania budżetu) na dzień 31 grudnia 2011 roku W Bilasie z wykonania budżetu Gminy Mniszków na dzień 31 grudnia 2011 roku podpisanym przez Wójta i Skarbnika Gminy wykazano następujące dane: Aktywa Stan na koniec 2011 roku Dane wg sprawozdania I. Środki pieniężne I.1.1.Środki pieniężne budżetu I.1.3. Pozostałe środki pieniężne 328.841,85 328.841,85 Pasywa Stan na koniec 2011 roku Dane wg ewidencji Saldo Wn konta 133 Saldo Wn konta 133 0,00 Dane wg sprawozdania Dane wg ewidencji I. Zobowiązania 11.551.672,76 Suma sald wskazanych niżej kont I.1.2. Zobowiązania finansowe długoterminowe 11.551.672,76 Saldo Ma konta 134 i 260 I.2. Zobowiązania wobec budżetów 58,32 Saldo Ma konta 224 I.3. Pozostałe zobowiązania 0,00 II. Aktywa netto budżetu -11.439.930,99 II.1. Wynik wykonania budżetu -4.664.449,25 Saldo Wn konta 961 II.1.2. budżetu -4.664.449,25 Saldo Wn konta 961 18.000,00 Saldo Ma konta 962 Deficyt II.2. Wynik na operacjach niekasowych Wynik wskazanych niżej kont II Należności i rozliczenia 54.740,92 Suma sald wskazanych niżej kont II.6. Skumulowany niedobór budżetu -6.793.481,74 saldo Wn konta 960 II.1 Należności finansowe 25.000,00 Saldo Wn konta 250 III. Inne pasywa 271.841,00 Saldo Ma konta 909 II.1.2 Długotermino we 25.000,00 Saldo Wn konta 250 II.2. Należności od budżetów 29.740,92 Saldo Wn konta 224 Suma aktywów 383.592,77 Suma pasywów 383.592,77 Stwierdzono, że w ramach konta 133 „Rachunek budżetu” prowadzono następujące konta pomocnicze: - 133-7 Rachunek budżetu – Przebudowa dróg - 360,13 zł; - 133-9 Rachunek budżetu – Kanalizacja III etap - 1.475,41 zł; - 133-11 Rachunek budżetu – Dom Ludowy Prucheńsko - 523,35 zł. Rachunki wskazane to rachunki środków własnych prowadzone m.in. w celu zapewnienia środków do obsługi rachunków pożyczek zaciągniętych przez kontrolowaną jednostkę w _____________________________________________________ 33 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Banku Gospodarstwa Krajowego. Na rachunkach środków własnych, zgodnie z umowami pożyczek na wyprzedzające finansowanie, gromadzone są środki własne na pokrycie zobowiązań wynikających z umowy oraz środki służące do obsługi rachunków tj. opłacenie prowizji i odsetek od wykorzystanej pożyczki. Analogiczne rachunki bankowe prowadzono również w Urzędzie Gminy dla konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”. Ewidencja środków na rachunku środków własnych dla Urzędu Gminy (na koncie 130) prowadzona była na podstawie wyciągów bankowych natomiast ewidencja w organie (na koncie 133) prowadzona była w oparciu o kserokopię wyciągów bankowych, co było nieprawidłowe. Przy takim sposobie ewidencji środków na rachunkach środków własnych (tj. zarówno w organie jak i w jednostce) nie jest możliwe zrealizowanie zasady ewidencji środków pieniężnych na koncie 130 i 133 zgodnie z wyciągiem bankowym albowiem wyciąg jest jeden, a należy go zaewidencjonować w dwóch księgach rachunkowych. Zgodnie z zakładowym planem kont zapisy na koncie 133 są dokonywane wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych i muszą być zgodne z zapisami w księgowości banku. Plan kont przewidywał dokonywanie wtórnego zapisu na konie 130 „Rachunek bieżący jednostki” na postawie wyciągu bankowego do konta 133, a mianowicie w przypadku subwencji, dotacji i udziałów w podatkach dochodowych stanowiących dochody budżetu samorządu terytorialnego. Biorąc powyższe pod uwagę brak było możliwości prowadzenia podwójnej ewidencji środków zgromadzonych na rachunkach środków własnych służących do ewidencji własnych środków oraz środków służących do obsługi rachunków pożyczki. Środki pieniężne znajdujące się na rachunku środków własnych zostały przekazane z rachunku budżetu i służą do realizacji wydatków na realizację projektu oraz w celu obsługi rachunku pożyczki (odsetki, prowizje i opłaty) jednak w dalszym ciągu są środkami budżetu. Z uwagi na powyższe w przyjętych uregulowaniach wewnętrznych należy wskazać prawidłowy sposób ewidencji księgowej na rachunku 133 i 130 biorąc pod uwagę, że ewidencja opierać się będzie o jeden wyciąg bankowy. W pozostałym przypadku w bilansie wykazano w prawidłowej wysokości i we właściwych pozycjach salda wynikające z zestawienia obrotów i sald kont budżetu na dzień 31 grudnia 2011 roku. Bilans Urzędu Gminy na dzień 31 grudnia 2011 roku W bilansie Urzędu Gminy Mniszków na dzień 31 grudnia 2011 roku podpisanym w dniu 30 marca 2012 roku przez Wójta i Skarbnika Gminy wykazano następujące dane: AKTYWA Dane wg sprawozdania A. Aktywa trwałe 34.829.775,90 A.I Wartości niematerialne i prawne 0,00 A.II Rzeczowe aktywa trwałe 34.406.087,90 A.II.1.1 Środki trwałe 33.697.893,76 A.II.1.1 Grunty A.II.1.2 Budynki, 1.785.848,79 30.292.570,64 Saldo konta z którego wynikają dane wykazane w bilansie Suma sald wskazanych niżej kont Saldo Wn konta 020 – część salda konta 072 Saldo Wn konta 011saldo Ma konta 071 +saldo Wn konta 080 Suma wartości wskazanych poniżej grup środków trwałych Grupa 0 Grupa I i II PASYWA Dane wg sprawozdania Saldo konta z którego wynikają dane wykazane w bilansie A. Fundusz 34.322.804,92 A.I Fundusz jednostki 26.185.083,39 Suma sald wskazanych niżej kont Saldo Ma konta 800 A.II Wynik finansowy netto 8.137.721,53 Saldo Ma konta 860 A.II.1.1. Zysk netto (+) 8.137.721,53 Saldo Ma konta 860 A.III Nadwyżka 0,00 - _____________________________________________________ 34 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 lokale i obiekty inżynierii lądowej i wodnej A.II.1.3 Urządzenia techniczne i maszyny środków obrotowych (-) 42.533,55 Grupa IV, V i VI A.IV Odpisy z wyniku finansowego (-) 0,00 - A.II.1.4 Środki transportu 1.565.674,97 Grupa VII 0,00 - A.II.1.5 Inne środki trwałe A.II.2 Inwestycje rozpoczęte (środki trwałe w budowie) A.II.3 Środki przekazane na poczet inwestycji A.III Należności długoterminowe A.IV Długoterminowe aktywa finansowe 11.265,81 Grupa VIII 0,00 - 708.194,14 Saldo Wn konta 080 A.V Fundusz mienia zlikwidowanych jednostek B. Państwowy fundusz celowy C. Zobowiązania długoterminowe 0,00 - 0,00 - 423.688,00 Saldo Wn konta 226 0,00 - D. Zobowiązania krótkoterminowe i fundusze specjalne D.I. Zobowiązania krótkoterminowe D.I.1.1 Zobowiązania z tytułu dostaw i usług D.I.1.2 Zobowiązania wobec budżetów 900.065,45 Salda wskazanych niżej kont 805.525,93 100.098,30 Salda wskazanych niżej kont Salo Ma konta 201 15.126,00 Saldo Ma konta 225 D.I.1.3 Zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych D.I.1.4 Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń D.I.1.5. Pozostałe zobowiązania D.I.1.6 Sumy obce (depozytowe, zabezpieczenie wykonania umów) D.I.1.7 Rozliczenia z tytułu środków na wydatki budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych D.II. Fundusze specjalne 73.953,93 Saldo Ma konta 229 162.162,25 Saldo Ma konta 231 0,00 - 454.185,45 Saldo Ma konta 240 0,00 - 94.539,52 Saldo wskazanego niżej konta D.II.1.1. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych D.II.1.2. Inne fundusze 94.539,52 Saldo Ma konta 851 0,00 - A.V Wartość mienia zlikwidowanych jednostek B. Aktywa obrotowe 0,00 - 816.782,47 Suma sald wskazanych niżej kont B.I Zapasy 0,00 - B.1.1 Materiały 0,00 - B.II Należności krótkoterminowe 352.410,61 B.II.1.1 Należności z tytułu dostaw i usług 0,00 Suma sald wskazanych niżej kont - B.II.1.2 Należności od budżetów 21.286,95 Saldo Wn konta 225 B.II.1.3 Należności z tytułu ubezpieczeń społecznych B.II.1.4 Pozostałe należności 0,00 - E. Rozliczenia międzyokresowe 423.688,00 Saldo wskazanego niżej konta 331.123,66 Saldo Wn konta 221saldo Ma konta E.I. Rozliczenia międzyokresowe 423.688,00 Saldo Ma konta 840 _____________________________________________________ 35 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 B.II.1.5 Rozliczenia z tytułu środków na wydatki budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych B.III Środki pieniężne B.III.1.1 Środki pieniężne w kasie B.III.1.2 Środki pieniężne na rachunkach bankowych B.III.1.4 Inne środki pieniężne Suma aktywów 0,00 464.371,86 0,00 35.541,29 428.830,57 290+saldo Wn konta 224+saldo Wn konta 234 - Suma wskazanych niżej kont - Saldo Wn konta 130+saldo Wn konta 135+ saldo Wn konta 139 Saldo Wn konta 140 35.646.558,37 przychodów E.II. Inne rozliczenia międzyokresowe 0,00 - F. Inne pasywa 0,00 - Suma pasywów 35.646.558,37 Kontrola wykazała, że na koncie 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów” w korespondencji z kontem 226 „Należności długoterminowe” zaewidencjonowano w dniu 25 lutego 2011 roku kwotę 508.181,00 zł, która dotyczyła należnego do zwrotu podatku od towarów i usług. W 2009 roku została przeprowadzona kontrola przez Urząd Skarbowy w Opocznie w zakresie podatku od towarów i usług. Kontrola wykazała, że Gminie Mniszków przysługuje zwrot podatku od towarów i usług VAT na kwotę 677.110 zł. Zwrot podatku następował będzie w drodze korekty w deklaracji podatkowej składanej za pierwszy okres rozliczeniowy roku następnego po roku podatkowym, za który dokonuje się korekty tj. w deklaracji podatkowej za miesiąc styczeń 2009 roku (przy czym korekta ta winna stanowić 1/10 kwoty podatku naliczonego przy wytworzeniu nieruchomości). Ustalono, że w 2009 i 2010 roku dokonano zwrotu podatku VAT na łączną kwotę 168.929,00 zł. Zwrot podatku VAT w 2011 i 2012 roku z Urzędu Skarbowego w Opocznie wyniósł po 84.493 zł. Zwrot podatku zaewidencjonowany został na koncie Wn 130-1/Ma 221 (w rejestrze dochodów). Równocześnie ze zwrotem podatku w takiej samej kwocie na podstawie polecenia księgowania ewidencjonowano: - przypis dochodów Wn 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe kosztów”/Ma 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”; - przeniesienie należności długoterminowych do krótkoterminowych w wysokości rat przypadającej na rok” Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”/Ma 226 „Należności długoterminowe”. Kontrola wykazała, że w pozycji „Inne środki pieniężne” Aktywów bilansu oraz odpowiednio „Sumy obce” Pasywów bilansu wykazano saldo konta 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne” w wysokości 428.830,57 zł. Stwierdzono, że kontrolowana jednostka ewidencjonowała na koncie 140 zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wartości wynikającej z wystawionych gwarancji bankowych i ubezpieczeniowych. Zgodnie z planem kont konto 140 służy do ewidencji krótkoterminowych papierów wartościowych w postaci papierów wartościowych nabytych w celu odsprzedaży i innych środków pieniężnych (np. czeki i weksle obce, o ile są one płatne lub wymagalne w ciągu 3 miesięcy), których wartość wyrażona jest zarówno w walucie polskiej jak i w walutach obcych. Nabyte w celu odsprzedaży papiery wartościowe krótkoterminowe papiery wartościowe wykazuje się w księgach rachunkowych według ceny nabycia tj. łącznie z prowizjami biur maklerskich i opłatami dokonywanymi przy zakupie, jednak nie wyższych od cen rynkowych. Zauważyć należy, że gwarancja ubezpieczeniowa czy też bankowa nie stanowi ani _____________________________________________________ 36 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 aktywa finansowego ani aktywa pieniężnego. Pojęcie "aktywa finansowe" jest wyjaśnione w art. 3 ust. 1 pkt 24 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Zgodnie z tą definicją, aktywa finansowe gwarantują jednostce prawo do otrzymania aktywów pieniężnych lub prawo do wymiany instrumentów finansowych z inną jednostką na korzystnych warunkach. Natomiast gwarancja ubezpieczeniowa czy bankowa, mimo że ma określoną wartość, nie gwarantuje bezwzględnego prawa do otrzymania aktywów pieniężnych - stanowi jedynie formę zabezpieczenia. Brak jest również możliwości swobodnego obrotu gwarancjami ponieważ zostały wystawione w związku z konkretną sytuacją i dla konkretnych jednostek. Jednak ze względu na istotność i wagę gwarancji ubezpieczeniowej jako formy zabezpieczenia, np. robót budowlanych, wskazane jest, aby jednostka prowadziła ewidencję posiadanych gwarancji ubezpieczeniowych. Ewidencja gwarancji ubezpieczeniowych i bankowych powinna być jednak prowadzona pozabilansowo. Gwarancje ewidencjonowane były w korespondencji z kontem 240 „Pozostałe rozrachunki”. Do dnia 31 grudnia 2011 roku ewidencja gwarancji prowadzona była na koncie 139 „Inne rachunki bankowe” w korespondencji z kontem 240. W dniu 31 grudnia 2011 roku łączna kwota gwarancji wyksięgowana została z konta 139 na konto 140. W dniu 12 lipca 20111 roku Wójt Gminy Mniszków zwrócił się do Banku Pekao S.A. z żądaniem zapłaty kwoty w wysokości 37.831,48 zł z gwarancji nr 2011/04/289 będącej zabezpieczeniem udzielonej przez Wykonawcę rękojmi w ramach zawartej umowy nr 1/2010 z dnia 15 marca 2011 roku na wykonanie zadania „Budowa kanalizacji sanitarnej III etap w miejscowości Małe Końskie, Marianka, Radonia”. Pomimo dwukrotnego wezwania firmy Hemex do usunięcia stwierdzonych braków i usterek oraz zaproszenia na przeprowadzony przegląd gwarancyjny Gmina Mniszków nie otrzymała od Wykonawcy żadnej odpowiedzi. Wobec powyższego Gmina Mniszków wybrała wykonawcę zastępczego, któremu zleciła usunięcie stwierdzonych wad. Usunięcie wad i usterek według wykonanej wyceny wynosiło 37.831,48 zł zgodnie z operatem szacunkowym szkód i kosztorysem robót. W wezwaniu Wójt Gminy podał numer rachunku bankowego prowadzonego dla organu. Wpływ środków nastąpił w dniu 5 sierpnia 2011 roku i został zaksięgowany w ewidencji księgowej organu Wn 133-1/Ma 901. Wskazać należy, że środki wyegzekwowane z gwarancji powinny wpłynąć na konto dochodów Urzędu Gminy i zostać zaewidencjonowane Wn 130 „Rachunek bieżący jednostki”/Ma 760 „Pozostałe przychody operacyjne” a następnie przekazane na rachunek budżetu Wn 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”/ Ma 130. Sprawozdanie Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych jednostek samorządu terytorialnego za 2011 rok W sprawozdaniu Rb-ST wykazano następujące dane: Wyszczególnienie Stan środków na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego, w tym: Kwota (w zł) 328.841,85 - stan środków na rachunku wydatków niewygasających 0 - środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym - środki dotacji i subwencji przekazane w grudniu na styczeń następnego roku 58,32 271.841,00 Stwierdzono, że na rachunku budżetu na dzień 31 grudnia 2011 roku prowadzonym do konta 133 „Rachunek budżetu gminy” znajdowały się środki pieniężne w wysokości 326.482,96 zł. Stan środków był zgodny z wyciągiem bankowym na dzień 31 grudnia 2011 roku. Różnica pomiędzy kwotą znajdującą się na rachunku bankowym a kwotą _____________________________________________________ 37 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 wykazaną w sprawozdaniu Rb-ST stanowiła kwotę 2.358,89 zł. Była to suma sald na kontach pomocniczych prowadzonych do konta 133: - 133-7 Rachunek budżetu – Przebudowa dróg - 360,13 zł; - 133-9 Rachunek budżetu – Kanalizacja III etap - 1.475,41 zł; - 133-11 Rachunek budżetu – Dom Ludowy Prucheńsko - 523,35 zł. Niniejsze rachunki bankowe prowadzone były przy jednostce jaką jest Urząd Gminy dla środków własnych koniecznych do zapewnienia przez jednostkę w związku z obsługą pożyczek na wyprzedzające finansowanie zaciągniętych przez kontrolowaną jednostkę w Banku Gospodarstwa Krajowego. Ewidencja środków na niniejszych rachunkach bankowych prowadzona była w Urzędzie Gminy w oparciu o wyciągi bankowe natomiast w ewidencji budżetu na podstawie kserokopii wyciągów bankowych. Niniejsze oznacza, że środki pieniężne znajdowały się na rachunkach bankowych jednostki budżetowej tj. Urzędu Gminy i zostały wykazane w bilansie Urzędu Gminy za 2011 rok. Zgodnie z §15 załącznika nr 39 Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2011 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. nr 20, poz.103) w sprawozdaniu rocznym Rb-ST wykazuje się stan środków na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego na podstawie dowodów bankowych, zgodnych z zapisami w księgowości banku. Pomimo tego, że ewidencja środków pieniężnych na rachunkach środków własnych na podstawie wyciągu bankowego prowadzona była w jednostce to środki te nie utraciły charakteru środków budżetu. Zatem w celu wykazania prawidłowej kwoty środków budżetu zarówno w sprawozdaniu Rb-St jak również w bilansie budżetu ewidencja środków pieniężnych na rachunku środków własnych prowadzona powinna być na koncie 133 na podstawie wyciągów bankowych. Z uwagi na powyższe w przyjętych uregulowaniach wewnętrznych należy wskazać prawidłowy sposób ewidencji księgowej na rachunku 133 i 130 biorąc pod uwagę, że ewidencja opierać się będzie o jeden wyciąg bankowy. Sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych W sprawozdaniu Rb-Z sporządzonym za 2011 rok oraz za III kwartał 2012 roku wykazano następującą kwotę zobowiązań: - za 2011 rok - 11.551.614,44 zł w tym pożyczki z budżetu państwa na kwotę 2.592.208 zł; - za III kwartały 2012 roku – 8.926.643,85 zł, w tym pożyczka z budżetu państwa na kwotę 425.793,99 zł. Wykazane dane były zgodne z danymi wynikającymi z sald konta 134 „Kredyty bankowe” i 260 „Zobowiązania finansowe”. Kontrola wykazała, że we wskazanych wyżej sprawozdaniach Rb-Z w części D Uzupełniające dane o zobowiązaniach wynikających z zawartych umów wykazano zobowiązania dotyczące umów na realizację zadań inwestycyjnych. W sprawozdaniu RbZ za 2011 rok wykazano następujące dane: _____________________________________________________ 38 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Wartość nominalna zobowiązania Data zaciągnięcia zobowiązania Data rozpoczęcia spłaty zobowiązania Data zakończenia spłaty zobowiązania Wskazanie zadania inwestycyjnego 36.900 29.06.2011 06.12.2011 17.02.2012 Projekt rozbudowy i termomodernizacji sali gimnastycznej 50.528,40 09.06.2011 17.01.2012 30.03.2012 Wykonanie map do celów projektowych kanalizacji sanitarnej 109.470 08.07.2010 23.09.2011 15.03.2012 Projekt kanalizacji sanitarnej Kontrola wykazała, że z kwoty 109.470 zł na dzień 31 grudnia 2011 roku uiszczona została kwota 60.000 zł, a do zapłaty do dnia 15 marca 2012 roku pozostała kwota 49.470 zł. Natomiast z kwoty 36.900 zł na dzień 31 grudnia 2011 roku zapłacono wykonawcy kwotę 12.300 zł. Zgodnie z §10 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 roku w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz.U.nr 43, poz.247) w części D sprawozdania Rb-Z dotyczącej uzupełniających danych o zobowiązaniach jednostek samorządu terytorialnego wynikających z zawartych umów, na okres dłuższy niż 6 miesięcy, o terminie płatności przypadającym w latach następnych, nie wykazuje się zobowiązań z tytułu kredytów, pożyczek oraz papierów wartościowych. Do wyliczenia wartości nominalnej zobowiązania, wynikającego z zawartych umów, na okres dłuższy niż 6 miesięcy, o terminie płatności przypadającym w latach następnych, przyjmuje się wartość zobowiązań pomniejszoną o kwoty spłacone do końca danego okresu sprawozdawczego. Biorąc powyższe pod uwagę w uzupełniających danych nie należało wykazywać zobowiązań, które na dzień sprawozdawczy zostały uregulowane. Właściwe kwoty wynosić powinny odpowiednio 49.470 zł dla projektu kanalizacji sanitarnej i 24.600 zł dla projektu rozbudowy i termomodernizacji Sali gimnastycznej. W sprawozdaniu Rb-Z za III kwartały wykazano właściwe kwoty zobowiązań w zakresie danych uzupełniających na łączną kwotę 1.072.124,45 zł. Wykazane kwoty dotyczyły zobowiązań z tytułu umowy na wykonania „Rozbudowy, przebudowy i termomodernizacji budynku Sali gimnastycznej wraz z łącznikiem przy Gimnazjum w Mniszkowie” oraz z tytułu nadzoru inwestorskiego nad tym zadaniem. IV. ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA 1. ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI I DOSTAWCAMI. TERMINOWOŚĆ REGULOWANIA ZOBOWIĄZAŃ (LATA 2011 - 2012) W planie kont dla Urzędu Gminy Mniszków stanowiącym załącznik nr 2 do zarządzenie Wójta Gminy Mniszków nr 42/2011 w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont dla budżetu Gminy Mniszków i Urzędu Gminy w zakresie konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” uregulowano zasady klasyfikacji zdarzeń ewidencjonowanych na tym konie, sposób prowadzenia ewidencji analitycznej oraz wskazano salda, które może wykazywać konto. W planie kont ustalono, że konto 201 uznaje się z tytułu dostaw i usług wynikających z otrzymanych faktur lub rachunków (z wyjątkiem dotyczących inwestycji, które ujmuje się na koncie 240). Stwierdzono, że pomimo takiego zapisu jednostka w sposób prawidłowy ewidencjonowała otrzymane faktury dotyczące realizowanych zadań inwestycyjnych tj. na koncie 201. _____________________________________________________ 39 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Kontrolą objęto dowody księgowe ujęte na koncie 201 w miesiącu grudniu 2011 roku stanowiące zobowiązania na dzień 31 grudnia 2011 roku oraz dowody księgowe ujęte w miesiącu czerwcu 2012 roku i stanowiące zobowiązania na dzień 30 czerwca 2012 roku. Zobowiązania stanowiące saldo Ma konta 201 na dzień 31 grudnia 2011 roku wynikały z 19 faktur opiewających na łączną kwotę 100.098,30 zł. Na dzień 30 czerwca 2012 roku zobowiązania wynikały również z 19 faktur, których łączna kwota wynosiła 75.238,54 zł. Zestawienie faktur objętych kontrolą ze wskazaniem kontrahenta, oznaczenia faktury, kwoty faktury, daty ujęcia w ewidencji oraz terminu zapłaty stanowi załącznik nr 5 do protokołu kontroli. Stwierdzono, że faktura nr 69916942/1138/10/10-R z dnia 31 grudnia 2011 roku wystawiona przez PGE Dystrybucja S.A. Oddział Łódź Teren została zaksięgowana na koncie 201 dwukrotnie co do kwoty 438,87 zł. Faktura wystawiona została na kwotę 2.346,99 zł pod numerem pozycji księgowej 1339. Na fakturze wskazano następującą dekretację: -kwota 1.908,12 zł zaksięgowana została Wn 401/Ma 201/16; -kwota 438,87 zł zaksięgowana została Wn 225-1/Ma 201/16. Tymczasem w dzienniku na podstawie niniejszej faktury i dekretacji dokonano następującego zapisu: - kwota 2.346,99 zł Wn 401/Ma 201-16 – poz.1339/1: - kwota 438,87 zł Wn 225-1/Ma 201-16 – poz.1339/2. Powyższe świadczy o podwójnym zaksięgowaniu podatku Vat naliczonego w fakturze wystawcy. Biorąc powyższe pod uwagę zobowiązania wynikające z ewidencji księgowej zostały zawyżone o kwotę podwójnie ujętego podatku VAT. W związku z powyższym na dzień 31 grudnia 2011 roku powinny wynosić 99.659,43 zł. Ustalono, że faktury ujęte na koncie 201 zostały opatrzone datą wpływu do jednostki i numerem pod którym zostały ujęte w ewidencji przychodzącej. Każda faktura została zadekretowana i wskazano osobę odpowiedzialną za dokonaną dekretację. Faktury opatrzone były również numerem pozycji księgowej pod którym ujęte zostały w urządzeniach księgowych. Na fakturach zawarto również informację o realizacji wydatków zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Stwierdzono, że faktury ujęte na koncie 201 zostały sprawdzone pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym przez pracowników wskazanych w załączniku nr 5 i 6 „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych wprowadzonych zarządzeniem Wójta Gminy Mniszków nr 23/08 z dnia 30 września 2008 roku. Stosownie do unormowań Instrukcji na fakturach/rachunkach powinien zostać umieszczony opis mówiący o celowości wydatku, potwierdzający gdzie środek został przekazany oraz wskazanie czy usługa, dostawa i robota budowlana została wykonana zgodnie z zawartą umową. Ustalono tymczasem, że 9 faktur za miesiąc grudzień 2011 roku oraz 5 faktur za miesiąc czerwiec 2012 roku nie zostało opisanych przez pracowników na okoliczność wykonania dostawy, usługi lub roboty budowlanej. Ustalono, że na żadnej z faktur objętych kontrolą nie wskazano klauzuli „wypłacono dnia..”, która uniemożliwia dwukrotne zrealizowanie tego samego dowodu. Brak informacji o dacie realizacji wypłaty świadczy o nieprzestrzeganiu §9 Instrukcji dotyczącej wszystkich dokumentów finansowych i księgowych w Urzędzie Gminy Mniszków (załącznik nr 4 do zarządzenia nr 23/08). Stosownie do uregulowań §8 Instrukcji dotyczącej wszystkich dokumentów finansowych i księgowych w Urzędzie Gminy Mniszków dowody stanowiące podstawę do wypłaty środków finansowych przed ich realizacją podlegają zatwierdzeniu przez Skarbnika poprzez dokonanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz Wójta Gminy lub osobę upoważnioną. Stwierdzono, że dowody _____________________________________________________ 40 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 księgowe objęte kontrolą były akceptowane do wypłaty poza Wójtem Gminy również przez Sekretarza Gminy pełniącego jednocześnie obowiązki Zastępcy Wójta Gminy. Na mocy zarządzenie nr 24/06 z dnia 27 listopada 2006 roku Wójt Gminy powierzył Zastępcy Wójta wykonywanie niżej wskazanych obowiązków: - wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach administracji publicznej – art.39 ust.2 ustawy o samorządzie gminnym, z zakresu - składania samodzielnie oświadczeń woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem komunalnym – art.46 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym, - prowadzenia spraw związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym zawierania umów, - zawierania umów i zaciągania zobowiązań w ramach bieżącej obsługi technicznej i materiałowej Urzędu Gminy, - wykonywania obowiązków Wójta Gminy w czasie nieobecności lub niemożności pełnienia obowiązków. Sekretarz Gminy został wskazany jako osoba upoważniona do zatwierdzania dowodów księgowych w załączniku nr 8 do „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowoksięgowych wprowadzonych zarządzeniem Wójta Gminy Mniszków nr 23/08 z dnia 30 września 2008 roku. Obowiązku te przyjął składając swój podpis na załączniku. Stwierdzono, że Skarbnik Gminy składał na dowodach podpis obok podpisu osoby zatwierdzającej wydatek do realizacji (Wójt Gminy lub Skarbnik Gminy) na pieczęci „Zatwierdzam do wypłaty…”. Według wyjaśnienia Skarbnika Gminy podpis ten potwierdzał dokonanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym stosownie do §8 Instrukcji dotyczących wszystkich dokumentów finansowych i księgowych w Urzędzie Gminy Mniszków. Kontrola wykazała, że Wójt Gminy w dniu 2 stycznia 2006 roku upoważnił Skarbnika Gminy do prowadzenia rachunkowości jednostki; wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi; dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych stosownie art.45 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. nr 249, poz.2104 ze zmianami). Z dniem 3 marca 2006 roku Wójt Gminy upoważnił Beatę Gwardę Kierownika Referatu Finansowego i Budżetu do wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi tj. zatwierdzania do wypłaty faktur i rachunków oraz podpisywania czeków; dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Ustalono, że niniejsze upoważnienie wynikało z zastępstwa Skarbnika Gminy. Zastępca Skarbnika została również wskazana jako osoba upoważniona do zatwierdzania dowodów księgowych w załączniku nr 8 do „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych wprowadzonych zarządzeniem Wójta Gminy Mniszków nr 23/08 z dnia 30 września 2008 roku. Obowiązku te przyjął składając swój podpis na załączniku. Analiza terminów płatności faktur objętych kontrolą oraz daty uregulowania zobowiązań wykazała przypadki przekroczenia terminów płatności oraz istnienie zobowiązań wymagalnych pomimo ich niewykazania w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych oraz sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych za 2011 rok i za II kwartał 2012 roku. Nieterminowe regulowanie zobowiązań świadczy o postępowaniu wbrew art.44 ust.3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych. Zgodnie ze wskazanym przepisem wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Stwierdzono, że jednostka nie prowadzi ewidencji zobowiązań na potrzeby _____________________________________________________ 41 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 długu. Zgodnie z §4 ust.1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 roku w sprawie jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz.U. nr 43, poz.247) sprawozdania jednostkowe sporządzane są przez kierownika jednostki sporządzającej takie sprawozdanie na podstawie ksiąg rachunkowych lub ewidencji księgowej danej jednostki oraz innych dokumentów dotyczących tej jednostki. Brak ewidencji zobowiązań wymagalnych na potrzeby długu publicznego świadczył również o niesprawdzalnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych albowiem stosownie do art.24 ust.4 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych. Stwierdzono, że z kwoty 100.098,30 zł stanowiącej zobowiązania Urzędu Gminy Mniszków na dzień 31 grudnia 2011 roku zobowiązania wymagalne stanowiły kwotę 24.600,00 zł (24,58%). Z kwoty 75.238,54 zł stanowiącej zobowiązania na dzień 30 czerwca 2012 roku zobowiązania wymagalne stanowiły kwotę 3.905,07 zł (5,19%). Poniższa tabela przedstawia wykaz zobowiązań wymagalnych. Nazwa kontrahenta Oznaczenie faktury (nr faktury i data wystawienia) Kwota faktury Lp. Umowny termin zapłaty (wynikający z umowy lub faktury) Faktyczny termin zapłaty 31.12.2011 17.02.2011 Grudzień 2011 1 BPK Projekt – Serwis Faktura nr 50/2011 z dnia 01.12.2011 24.600,00 Suma 24.600,00 Czerwiec 2012 2 PHU EMAR Faktura nr 1/06/2012B z dnia 15.06.2012 3 PPHU VENTANA Faktura nr 410/12 z dnia 22.06.2012 4 PPHU INEL Faktura nr 1534/v01 z dnia 20.06.2012 Razem 3.000,00 18.06.2012 04.07.2012 826,56 29.06.2012 12.07.2012 78,51 28.06.2012 05.07.2012 3.905,07 Kontrola wykazała, że zobowiązania wynikające z salda Ma konta 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” zostały wykazane w prawidłowej wysokości w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31 grudnia 2011 roku oraz 30 czerwca 2012 roku. Test do kontroli prawidłowości prowadzenia ewidencji operacji gospodarczych i finansowych na koncie 201 – Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami stanowi załącznik nr 6 do protokołu kontroli. 2. ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE Zgodnie z planem kont konto 225 „Rozrachunki z budżetami” służy do ewidencji rozrachunków z budżetem państwa i budżetami samorządów terytorialnych z tytułu zwrotu dotacji otrzymanych w poprzednich latach oraz zobowiązań podatkowych _____________________________________________________ 42 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 własnych i wynikających z funkcji płatnika potrąceń na podatek dochodowy od osób fizycznych. Konto służy również do rozrachunków z urzędem skarbowym z tytułu VAT oraz do rozliczeń VAT naliczonego i VAT należnego. Stwierdzono, że konto 225 prowadzone było w podziale na: - 225-1 – Podatek VAT; - 225-2 – Podatek dochodowy. Konto 229 „Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne” zgodnie z planem kont służy do ewidencji innych niż z budżetami rozrachunków publicznoprawnych, a w szczególności z ZUS z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz składek na Fundusz Pracy i Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Konto 229 prowadzone było w podziale na: - 229-1 – Rozrachunki ZUS; - 229-2 – Pozostałe rozrachunki – inne potrącenia; - 229-3 – Pozostałe rozrachunki PFRON. W planie kont wskazano poszczególne operacje ewidencjonowane na koncie 225 i 229 z określeniem konta przeciwstawnego. Terminy przekazania zaliczek na podatek dochodowy oraz składek z tytułu ubezpieczenia społecznego, zdrowotnego oraz na Fundusz Pracy przedstawia poniższa tabela. ROK 2011 III KWARTAŁY 2012 ROKU Termin zapłaty podatku Termin zapłaty składek Termin zapłaty podatku Termin zapłaty składek 20.01.2011 – WB 45/I 05.01.2011 – WB 6/I 20.01.2012 – WB 50/I 05.01.2012 – WB 17/I 21.02.2011 – WB 153/II 04.02.2011 – WB 110/II 20.02.2012 – WB 147/II 06.02.2012 – WB 106/II 21.03.2011 – WB 253/III 04.03.2011 – WB 196/III 20.03.2012 – WB 244/III 05.03.2012 – WB 195/III 20.04.2011 – WB 372/IV 05.04.2011 – WB 321/IV 20.04.2012 – WB 356/IV 05.04.2012 – WB 308/IV 20.05.2011 – WB 490/V 05.05.2011 – WB 429/V 21.05.2012 – WB 457/V 04.05.2012 – WB 401/V 20.06.2011 – WB 606/VI 06.06.2011 – WB 559/VI 20.06.2012 – WB 563/VI 05.06.2012 – WB 524/VI 20.07.2011 – WB 719/VII 05.07.2011 – WB 667/VII 20.07.2012 – WB 696/VII 05.07.2012 – WB 640/VII 19.08.2011 – WB 824/VIII 05.08.2011 – WB 784/VIII 20.08.2012 – WB 780/VIII 06.08.2012 – WB 735/III 20.09.2011 – WB 936/IX 05.09.2011 – WB 880/IX 20.09.2012 – WB 906/IX 05.09.2012 – WB 853/IX 20.10.2011 – WB 1062/X 05.10.2011 – WB 1004/X 20.11.2011 – WB 1170/XI 04.11.2011 – WB 1120/XI 20.12.2011 – WB 1299/XII 05.12.2011 – WB 1235/XII Stwierdzono, że zaliczki na podatek dochodowy oraz składki przekazywane były w każdym przypadku z zachowaniem terminu określonego w art.38 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity z 2010 roku Dz.U. nr 51, poz.307 ze zmianami) oraz w art.47 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1990 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity z 2009 roku Dz.U. nr 205, poz. 1585 ze zmianami). Kontrola wykazała, że naliczenie i przekazanie składek na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych ewidencjonowane było na koncie 229-3 Pozostałe rozrachunki PRFON. Terminy przekazania składek na PFRON przedstawia poniższa tabela. _____________________________________________________ 43 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Terminy przekazania PFRON w 2011 roku składek na Terminy przekazania składek w III kwartałach 2012 roku 20.01.2011 – WB 45/38/I 20.02.2012 – WB 147/1/II 21.02.2011 – WB 153/57/II 20.03.2012 – WB 244/46/III 21.03.2011 – WB 253/3/III 20.04.2012 – WB 356/2/IV 20.04.2011 – WB 372/35/IV 21.05.2012 – WB 457/2/V 20.05.2011 – WB 490/2/V 20.06.2012 – WB 563/5/VI 20.06.2011 – WB 606/2/VI 20.07.2012 – WB 696/36/VII 20.07.2011 – WB 719/28/VII 20.08.2012 – WB 780/2/VIII 19.08.2011 – WB 824/35/VIII 20.09.2012 – WB 906/5/IX 25.08.2011 – WB 840/2/VIII 20.09.2011 – WB 936/23/IX 20.10.2011 – WB 1062/45/X 21.11.2011 – WB 1170/36/XI 20.12.2011 – WB 1299/80/XII Kontrola wykazała, że składka przekazana w dniu 25 sierpnia 2012 roku dotyczyła składki należnej Państwowemu Funduszowi Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych za miesiąc czerwiec 2011 roku. Wyjaśnienie w przedmiotowej sprawie złożył Skarbnik Gminy. Z wyjaśnienia wynikało, że Gmina Mniszków w dniu 20 lipca 2011 roku dokonała wpłaty na PFRON zgodnie z deklarację miesięcznych wpłat DEK-Ia za miesiąc czerwiec 2011 roku w wysokości 2.522 zł, która została zwrócona na nasze konto. Wpłaty za czerwiec 2011 roku dokonano na dotychczasowe konto w Narodowym Banku Polskim w związku z brakiem informacji z PFRON o zmianie konta bankowego. Po uzyskaniu informacji z PFRON o przejęciu obsługi rachunków bankowych przez Bank Gospodarstwa Krajowego i zmianami numerów kont dla wpłat obowiązkowych na PFRON ponownie dokonano wpłaty na nowe konto bankowe w BGK w dniu 25 sierpnia 2011 roku. Załącznikami do wyjaśnienia były polecenia przelewu z dnia 20 lipca, 21 lipca oraz 25 sierpnia 2011 roku. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie składki na PFRON za miesiąc czerwiec 2011 roku stanowi załącznik nr 7 do protokołu kontroli. Z poleceń przelewów wynika, że przelana w dniu 20 lipca 2011 roku składka na PFRON w wysokości 2.522 zł została zwrócona na rachunek Urzędu Gminy w następnym dniu tj. 21 lipca 2011 roku. Z polecenia przelewu z dnia 25 sierpnia 2011 roku wynika, że składka przelana została w większej wysokości niż pierwotnie tj. 2.556 zł. Z wyjaśnienia Kierownika Referatu Finansowego i Budżetu Beaty Gwardy wynika, że Gmina Mniszków mylnie dokonała wpłaty na PFRON kwoty 2.556,00 zł, a nie jak wynika z deklaracji miesięcznej DEK–Ia za miesiąc czerwiec 2011 roku w wysokości 2.522 zł. Różnica nadpłaconej kwoty 34 zł zostanie potrącona w miesiącu grudniu 2012 roku po wcześniejszym uzgodnieniu z PFRON. Wyjaśnienie Kierownika Referatu Finansowego i Budżetu Beaty Gwardy w sprawie kwoty składki na PFRON za miesiąc czerwiec 2011 roku stanowi załącznik nr 8 do protokołu kontroli. Stosownie do art. 49 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jednolity z dnia 18 stycznia 2008 roku Dz. U. Nr 14, poz. 92 z późn. zm.) pracodawcy dokonują wpłat, o których mowa w ust. 1, w terminie do dnia 20 następnego miesiąca po _____________________________________________________ 44 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące powstanie obowiązku wpłat, składając równocześnie Zarządowi Funduszu deklaracje miesięczne i roczne poprzez teletransmisje danych w formie dokumentu elektronicznego według wzoru ustalonego, w drodze rozporządzenia, przez ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego. Wydruk obrotów konta 229-3 za 2011 rok, polecenie przelewu z dnia 20 lipca, 21 lipca i 25 sierpnia 2011 roku, deklaracja miesięczna DEK–Ia za miesiąc czerwiec 2011 roku (Akta kontroli od nr 44 do nr 49). Stwierdzono, że przekazanie składki na PFRON ewidencjonowane było pod tą samą datą co naliczenie składek na PFRON i pod pozycją wyciągu bankowego. Naliczenie składek ewidencjonowane było Wn 405/Ma 229-3. Praktyka ta była nieprawidłowa albowiem operacja polegająca na naliczeniu składki na PFRON czyli powstanie zobowiązania powinna poprzedzać uregulowanie zobowiązania czyli przelanie składki. Podstawą naliczenia zobowiązania jest miesięczna deklaracja składana na właściwym formularzu a nie wyciąg bankowy. 3. POZOSTAŁE ROZRACHUNKI Na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” dla jednostki według zakładowego planu kont ewidencjonuje się: rozrachunki wewnątrzzakładowe, rozrachunki z tytułu sum depozytowych oraz sum otrzymanych w związku z postępowaniem sądowym lub administracyjnym, rozrachunki z tytułu sum na zlecenie, rozliczenia niedoborów szkód i nadwyżek, rozrachunki dotyczące potrąceń dokonanych na listach wynagrodzeń z innych tytułów niż podatki i składki odprowadzane na zus, rozrachunki z dostawcami oraz wykonawcami usług i robót dotyczących inwestycji i zakupu gotowych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, roszczenia sporne, należności z tytułu pożyczek udzielanych z funduszy celowych i innych funduszy specjalnego przeznaczenia oraz rozrachunki z bankami z tytułu mylnego obciążenia i uznania rachunków bankowych. Konto 240 „Pozostałe rozrachunki prowadzone było w jednostce dla rejestru dochodów, rejestru wydatków, rejestru depozytów oraz rejestru zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Stwierdzono, że w rejestrze dochodów w III kwartałach zaewidencjonowano wyłącznie omyłki bankowe. W rejestrze wydatków na koncie 240 ujęto operacje związane ze zwrotem za energię elektryczną przez placówki oświatowe. Na koncie 240 dla rejestru depozytów zaewidencjonowano zwrot wadium za zakup nieruchomości, zapłatę prowizji bankowej oraz dopisanie odsetek w korespondencji z kontem 139 „Inne rachunki bankowe”. W rejestrze zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na koncie 240 zaewidencjonowano omyłki bankowe w korespondencji z kontem 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”. Kontrola wykazała ponadto, że w korespondencji z kontem 240 „Pozostałe rozrachunki” zaewidencjonowano tzw. „pożyczki” z rachunku 139 „Inne rachunki bankowe” prowadzonego dla rejestru depozytów oraz z rachunku 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia” prowadzonego dla rejestru zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Kontrola wykazała, że w dniu 30 sierpnia 2012 roku z konta 139 w korespondencji z kontem 240 (WB 19/1/VIII) przelano na rachunek wydatków Urzędu Gminy kwotę 23.000 zł operację o nazwie „Pożyczka z depozytu”. Zwrot środków na rachunek depozytów (konto 139) w korespondencji z kontem 240 nastąpił w następnym dniu tj. 31 sierpnia 2012 roku (WB 20/1/VIII) i został zaewidencjonowany jako „Zwrot środków”. Podobny charakter miała operacja zaewidencjonowana na koncie Wn 240/Ma 135 jako „Pożyczka budżet” w wysokości 30.000 zł (WB 70/1/VI). Również te środki zostały przelane na konto wydatków Urzędu Gminy Mniszków. Zwrot środków z _____________________________________________________ 45 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 rachunku wydatków na kwotę 30.000 zł nastąpił w dniu 7 sierpnia 2012 roku (WB 91/3/VIII) na konto Wn 135/Ma 240. Wyjaśnienie na okoliczność pobrania środków z rachunku depozytów i z rachunku środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych złożył Wójt i Skarbnik Gminy. Z wyjaśnienia wynikało, że środki przekazane z rachunku depozytów i z rachunku zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przeznaczone zostały na wypłatę wynagrodzeń. Brak środków na rachunku wydatków Wójt i Skarbnik Gminy tłumaczą tym, że jednostka nie otrzymuje zgodnie z planem środków z Ministerstwa Finansów z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. Na dzień 30 czerwca 2012 roku różnica pomiędzy planem a wykonaniem tych dochodów wynosiła 101.244 zł, a na dzień 31 sierpnia 2012 roku wynosiła już 202.933 zł. Wyjaśnienie Wójta i Skarbnika Gminy w sprawie pobrania środków z rachunku depozytów i z rachunku środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z dnia 9 listopada 2012 roku stanowi załącznik nr 9 do protokołu kontroli. Odnosząc się do wyjaśnienia wskazać należy, że Gmina Mniszków z pewnością nie jest jedyną gminą, której Minister Finansów przekazał mniejsze dochody, a przekazanie mniejszej kwoty dochodów wynika z mniejszego wykonania przez Ministra Finansów dochodów z podatku dochodowego od osób fizycznych. Trudności w regulowaniu bieżących zobowiązań z tytułu wynagrodzeń są niekorzystnym zjawiskiem świadczącym o kłopotach z utrzymaniem bieżącej płynności. Podkreślić należy, że zarówno środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jak również środki zgromadzone na koncie depozytowym nie podlegają swobodnej dyspozycji kierownika jednostki albowiem środki te mają specjalne przeznaczenie. Stosowanie do art.8 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 roku Dz.U.nr 70, poz.335 ze zmianami) zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych. W świetle wskazanego przepisu środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mogą być wykorzystane wyłącznie na działalność socjalną. Środki zgromadzone na rachunku 139 stanowiły środki depozytowe a zatem środki, które jednostka przechowuje jedynie czasowo i nie stanowiące jej własności nie było zatem możliwe swobodne dysponowanie środkami pieniężnymi z tego rachunku. Obroty konta 135 i konta 139 za 2012 rok (Akta kontroli od nr 50 do nr 55). Konto 240 „Pozostałe rozrachunki” dla organu służy do ewidencji innych rozrachunków niż związanych z realizacją budżetu, wyjątkiem rozrachunków i roszczeń ewidencjonowanych na kontach 222, 223, 224, 225, 250 i 260. W praktyce rola konta 240 sprowadza się do ewidencji błędnych zapisów w dokumentach bankowych i ich korekt. Na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” w 2012 roku zaewidencjonowano wyłącznie zwrot odsetek bankowych na konto organu w korespondencji z kontem 133 „Rachunek budżetu”. _____________________________________________________ 46 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 V. WYKONYWANIE BUDŻETU JEDNOSTKI. ZAGADNIENIA OGÓLNE 1. PODSTAWOWE WSKAŹNIKI FINANSOWE TREŚĆ 2009 2010 2011 1 WB1 - udział dochodów bieżących w dochodach ogółem 0,9212 0,7578 0,7749 2 WB3 – udział nadwyżki operacyjnej w dochodach ogółem 0,0492 0,0863 0,0476 3 WB4 – udział wydatków majątkowych w wydatkach ogółem 0,2246 0,4121 0,4430 4 WB5 - obciążenie wydatków bieżących wydatkami na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń 0,5048 0,5231 0,5282 5 WB6 - udział nadwyżki operacyjnej i dochodów ze sprzedaży majątku w dochodach ogółem 0,0636 0,0936 0,0481 6 WB7 – wskaźnik samofinansowania 0,5067 0,6979 0,4714 7 WL2 – nadwyżka operacyjna na mieszkańca 127,3461 301,9804 153,6800 8 WZ1 – udział zobowiązań ogółem w dochodach ogółem 0,3862 0,4812 0,7571 9 WZ2 - zobowiązania ogółem bez zobowiązań na projekty unijne w dochodach ogółem 0,3862 0,4633 0,5873 0,1258 0,0552 0,0838 0,1258 0,0552 0,0645 1,0832 0,9589 1,0468 0,0000 0,0000 0,0000 Lp 10 WZ3 – obciążenie dochodów ogółem obsługą zadłużenia 11 WZ4 – obciążenie dochodów ogółem obsługą zadłużenia bez rat kapitałowych na projekty unijne 12 WZ6 - obciążenie dochodów bieżących wydatkami bieżącymi i obsługą zadłużenia 13 WZ7 – udział zobowiązań wymagalnych w zobowiązaniach ogółem Zestawienie danych do wyliczenia wyżej wymienionych wskaźników stanowi załącznik nr 10 do protokołu kontroli. Analizując poziom wskaźników zawartych w powyższej tabeli wskazać należy, iż poziom wskaźnika WZ1 przedstawiający udział zobowiązań ogółem w dochodach ogółem rósł i w 2011 roku wyniósł 76%. Zwiększył się jednak udział w zadłużeniu jednostki zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek zaciąganych w związku z realizacją programów i projektów finansowanych z udziałem środków o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. Po uwzględnieniu przedmiotowych wyłączeń, co obrazuje wskaźnik WZ2 dług jednostki kształtował się na poziomie 59% dochodów ogółem. Wskaźnik WZ4 z poziomu 13% obciążenia dochodów ogółem obsługą zadłużenia w roku _____________________________________________________ 47 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 2009 spadł do poziomu 6% w 2010 roku, co spowodowane było wzrostem dochodów ogółem w tymże roku w stosunku do roku poprzedniego o kwotę 4.296.909,19 zł oraz zmniejszeniem rozchodów z kwoty 1.438.488,20 w roku 2009 do kwoty 696.800,00 zł w roku 2010. Powyższy poziom wskaźnika WZ4 utrzymywał się w roku 2011 na skutek udziału w kwocie rozchodów spłat rat kredytów i pożyczek zaciągniętych w związku z realizacją programów i projektów finansowanych z udziałem środków z Unii Europejskiej. Na skutek zmniejszenia się poziomu rozchodów w 2010 roku oraz przy niewielkim wzroście wydatków bieżących w stosunku do roku 2009 wskaźnik WZ6 obrazujący zdolność do samofinansowania przyjął w tymże roku wartości poniżej 1. W 2009 roku oraz w roku 2011 wartość powyższego wskaźnika kształtowała się na poziomie odpowiednio 1,08 i 1,05, co świadczyło o braku zdolności do samofinansowania Gminy Mniszków w tychże latach. Powyższe potwierdzają niskie wartości wskaźników WB3 oraz WB6 obrazujące odpowiednio udział nadwyżki operacyjnej w dochodach ogółem oraz nadwyżki operacyjnej powiększanej o dochody ze sprzedaży majątku w dochodach ogółem. Dnia 29 grudnia 2011 roku Rada Gminy Mniszków przyjęła uchwałą nr XIV/77/2011 Wieloletnią Prognozę Finansową na lata 2012 – 2018. Z treści załącznika nr 1 do przedmiotowej uchwały wynika, że wskaźnik określony w art. 243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych dla roku 2012 nie został spełniony. Przyjmując dane wykonane dla ostatnich trzech lat 2009-2011 i w zakresie 2012 rok dane planowane z trzeciego kwartału (Rb-NDS III kw 2012 ) dokonano wyliczenia relacji wspomnianej wyżej na dzień 30 września 2012 roku. L.p. Wyszczególnienie 1 2 D dochody ogółem budżetu w dany roku budżetowym Db dochody bieżące DDm 3 Sm dochody sprzedaży majątku 4 (n-3) 2009 wykonanie (n-2) 2010 wykonanie (n-1) 2011 wykonanie 12.224.488,81 16.621.398,00 15.257.423,11 11.261.612,83 12.520.379,12 175.999,93 119.891,00 8.768,4 11.094.125,63 11.097.179,14 11.823.009,77 ze 10.660.157,26 Wb wydatki bieżące R planowana na rok 2012 (III kw) łączna kwota z tytułu spłaty rat kredytów i pożyczek oraz wykupów papierów wartościowych - art.89 ust. 1 pkt 2-4 i art.90 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych, (R z uwzględnieniem wyłączeń R - 2.572.940,07 zł) 4.033.217,58 (1.460.277,58) 5 6 7 O planowane na rok 2012 (III kw) odsetki od kredytów i pożyczek, odsetki i dyskonto od papierów wartościowych oraz spłaty kwot wynikających z udzielonych poręczeń i gwarancji art.89 ust.1 i art.90 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych) D dochody ogółem budżetu w roku 2012 (III kw) 430.000,00 15.817.551,22 Przyjmując przedstawione wyżej dane stwierdzono, że łączna kwota przypadających w 2012 roku spłat rat kredytów i pożyczek, o których mowa w art. 89 ust. 1 pkt 2-4 oraz art. 90, wraz z należnymi w danym roku odsetkami od tychże kredytów i pożyczek do planowanych dochodów ogółem budżetu tego roku wynosiła na dzień 30 września 2012 roku 0,2822 (z uwzględnieniem wyłączeń 0,1195) i przewyższała średnią arytmetyczną z obliczonych dla ostatnich trzech lat relacji dochodów bieżących powiększonych o _____________________________________________________ 48 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 dochody ze sprzedaży majątku oraz pomniejszonych o wydatki bieżące do dochodów budżetu ogółem, która wyniosła 0,0683. Zatem stwierdzić należy, iż relacja z art. 243 ustawy o finansach publicznych, której budżet Gminy Mniszków nie spełniał na moment uchwalenia budżetu na rok 2012, na dzień 30 września 2012 nadal nie jest spełniona. Ponadto adekwatnych wyliczeń dokonano dla roku 2013 na podstawie danych zawartych w Wieloletniej Prognozie Finansowej na lata 2012 – 2018 z uwzględnieniem jej ostatniej zmiany dokonanej uchwałą nr XXII/112/2012 Rady Gminy Mniszków z dnia 25 września 2012 roku. Przyjęto R – 1.855.605,99 (z uwzględnieniem wyłączeń 1.429.812 zł), O – 300.000,00 zł, D – dochody ogółem 2013 rok – 22.095.213,24 i ustalono, że łączna kwota przypadających w 2013 roku spłat rat kredytów i pożyczek, o których mowa w art. 89 ust. 1 pkt 2-4 oraz art. 90, wraz z należnymi w danym roku odsetkami od tychże kredytów i pożyczek do planowanych dochodów ogółem budżetu tego roku wynosić będzie 0,0975 (z uwzględnieniem wyłączeń 0,0783) i przewyższać będzie średnią arytmetyczną z obliczonych dla ostatnich trzech lat ( n-3 - 2010 r., n-2 - 2011 r., n-3 – plan III kwartał 2012 roku) relacji dochodów bieżących powiększonych o dochody ze sprzedaży majątku oraz pomniejszonych o wydatki bieżące do dochodów budżetu ogółem, która wyniesie 0,0760. Zatem nadal w 2013 roku nie będzie spełniona relacja wynikająca z art. 243 ustawy o finansach publicznych. Według Wieloletniej Prognozy Finansowej na lata 2012 – 2018 przyjętej uchwałą Rady Gminy nr XIV/77/2011 z dnia 29 grudnia 2011 roku z uwzględnieniem jej zmiany dokonanej uchwałą nr XXII/112/2012 Rady Gminy Mniszków z dnia 25 września 2012 roku powyższa relacja będzie spełniona począwszy od roku 2014. Wieloletnia Prognoza Finansowa została opisana w części VI zatytułowanej - Wykonywanie budżetu jednostki. Zagadnienia ogólne. Poniżej zaprezentowano spełnienie przez budżet Gminy Mniszków lat 2010 i 2011 oraz według planu na 30 września 2012 roku warunku wynikającego z treści art. 242 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych. 2010 Wyszczególnienie Dochody bieżące plus nadwyżka z lat ubiegłych plus wolne środki Wydatki bieżące Wynik 2011 Plan po zmianach 2010 2011 Wykonanie 2012 Plan 30.09.2012 r. 13.224.497,71 13.542.490,07 12.797.355,12 12.980.271,76 13.145.484,60 11.538.692,56 11.353.230,20 11.094.125,63 11.097.179,14 11.784.381,20 1.685.805,15 2.189.259,87 1.703.229,49 1.883.092,62 1.361.103,40 Rozchody Gmina Mniszków na dzień 30 września 2012 roku wynoszą 4.033.217,58 zł z tego 2.572.940,07 zł dotyczy spłaty zadłużenia związanego z realizacją programów finansowanych środkami z Unii Europejskiej. Zatem Gmina Mniszków do spłaty w 2012 roku posiada kwotę 1.460.277,51 zł zobowiązań, które nie podlegają sfinansowaniu z budżetu Unii Europejskiej. Wynik przedstawiony w tabeli dla 2012 roku wskazuje na brak samofinansowania jednostki. Jednakże w 2012 roku z budżetu Gminy Mniszków udzielono pożyczki na kwotę 51.463,09 zł. Przy braku samofinansowania jednostki udzielenie pożyczki powoduje zwiększenie zapotrzebowania na środki z zewnątrz w postaci kredytów i pożyczek. Gmina Mniszków na dzień 30 września 2012 roku posiadała zadłużenie w wysokości 8.955.630,01 zł w tym 425.793,99 w związku z realizacją programów i projektów finansowanych z udziałem środków, o których mowa w art.5 ust. _____________________________________________________ 49 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. Planowane dochody ogółem za trzy kwartały 2012 roku wyniosły – 15.817.551,22 zł. Zatem zadłużenie Gminy Mniszków wyniosło na koniec września 2012 roku 53,93 % dochodów planowanych po uwzględnieniu wyłączeń. 2. INFORMACJE OGÓLNE – 2012 ROK. Dochody i przychody budżetu Budżet 2011 rok Wyszczególnienie DOCHODY OGÓŁEM Dochody bieżące Dochody majątkowe Dotacje Budżet 2012 rok – 30.06.2012 Plan po zmianach (zł) Wykonanie (zł) 15.910.873,02 15.257.423,11 10.212.155,00 9.653.149,80 100.000,00 8.768,40 2.601.437,08 Plan po zmianach (zł) Wykonanie (zł) 15.758.055,22 9.511.657,5 7 11.008.314,00 5.772.899,35 100.000,00 - 2.598.223,97 2.008.991,15 1.098.008,15 2.173.073,08 2.169.859,97 2.008.991,15 1.098.008,15 428.364,00 428.364,00 - - z tego: - z budżetu Wojewody z funduszy celowych np. WFOŚ na kanalizację Środki zagraniczne PRZYCHODY 2.997.280,94 2.997.280,94 5.235.224,06 5.642.787,85 2.640.750,07 2.640.750,07 1.028.738,46 111.683,45 4.485.525,86 4.485.525,86 987.864,95 - 749.698,20 1.157.261,99 15.873,51 86.683,45 - - 25.000,00 25.000,00 z tego: kredyty i pożyczki nadwyżka z lat poprzednich inne Wydatki i rozchody budżetu. Budżet 2011 rok Wyszczególnienie WYDATKI OGÓŁEM Wykonanie (zł) Plan po zmianach (zł) 20.254.441,93 19.921.872,36 Budżet 2012 rok – 30.06.2012 Plan po zmianach (zł) 12.753.576,10 Wykonanie (zł) 6.182.602,19 z tego: Wydatki majątkowe Wydatki bieżące ROZCHODY w tym: spłata kredytów i pożyczek 8.901.211,73 8.824.693,22 994.325,90 183.798,47 11.353.230,20 11.097.179,14 11.759.250,20 5.998.803,72 891.655,15 891.655,15 4.033.217,58 3.108.311,58 866.655,15 866.655,15 4.033.217,58 3.108.311,58 3. WIELOLETNIA PROGNOZA FINANSOWA Dokonano analizy danych przedstawionych w Wieloletniej Prognozie Finansowej na lata 2012 – 2018 z uwzględnieniem jej ostatniej zmiany dokonanej uchwałą nr XXII/112/2012 Rady Gminy Mniszków z dnia 25 września 2012 roku. W szczególności zweryfikowano dane mające wpływ na spełnienie relacji o której mowa w art. 243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych w 2014 roku i latach następnych. _____________________________________________________ 50 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 L.p. 1. 2. 3. Wyszczególnienie Dochody ogółem budżetu w dany roku budżetowym z tego : dochody bieżące w tym: - środki z UE dochody majątkowe w tym: - ze sprzedaży majątku - środki z UE 2010 2011 16.521.398,00 15.257.423,11 12.520.379,12 11.823.009,77 0,00 94.549,52 4.001.018,88 2012 III kw plan 2013 2014 15.817.551,22 22.095.213,24 22.406.508,97 13.058.801,15 17.547.793,99 19.846.000,00 245.800,08 0,00 0 3.434.413,34 2.758.750,07 4.547.419,25 2.560.508,97 119.891,00 8.768,4 29.400 100.000,00 100.000,00 0,00 2.997.280,94 2.640.750,07 2.801.400,00 1.052.860 11.094.125,63 11.097.179,14 11784.381,20 13.057.989,00 12.055.201,00 4. Wydatki bieżące 5. Rozchody 696.800,00 866.655,15 4.033.217,58 1.855.605,99 1.574.812,00 6. Odsetki 214.567,50 412.026,37 430.000,00 300.000,00 270.000,00 1. Dochody bieżące Dochody bieżące w latach Kwota w zł Wykonanie 2010 12.520.379,12 Wykonanie 2011 11.823.009,774 Plan III kw 2012 13.058.801,15 WPF 2013 17.547.793,99 WPF 2014 19.846.000,00 WPF 2015 18.000.000,00 WPF 2016 20.000.000,00 WPF 2017 21.107.186,00 WPF 2018 21.338.765,95 Analizując dane przedstawione wyżej uwagę zwraca prognozowany znaczny wzrost wpływów z tytułu dochodów bieżących w 2013 roku w stosunku do planu na 2012 rok wg sprawozdania NDS za III kwartały 2012 roku tychże dochodów - o 25,6%, czy do uzyskanych dochodów bieżących w latach poprzednich: w 2011 rok – o 32,6%, w 2010 – o 28,6%, co obrazuje wykres poniżej. _____________________________________________________ 51 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 mln Dochody bieżące 25 20 15 10 5 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 lata Prognoza dotycząca uzyskania dochodów bieżących jest wysoce optymistyczna bowiem zakłada systematyczny ich wzrost na przestrzeni lat 2013 -2018 w stosunku do bardzo stabilnie osiąganych dochodów bieżących w latach wcześniejszych czy planowanych na rok bieżący. Zarówno w roku 2010 jak i 2011, największy udział w dochodach bieżących stanowiły kwoty subwencji (rozdział 75801, 75807), dotacji na zadania zlecone klasyfikowane do rozdziału 85212 – świadczenia rodzinne, świadczenie z funduszu alimentacyjnego oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego, wpływy z podatku od nieruchomości od osób prawnych (rozdział 75615) oraz udział gminy w podatku dochodowych od osób fizycznych (rozdział 75621), co w sumie stanowiło około 75 % dochodów bieżących w wymienionych okresach. Plan na 2012 rok przedstawiony za III kwartały tego roku również przewiduje podobną relację wpływów uzyskanych z wyżej wymienionych źródeł do zaplanowanych dochodów bieżących. Do pierwotnej wersji Wieloletniej Prognozy Finansowej na lata 2012 – 2018 uchwalonej przez Radę Gminy Mniszków uchwałą nr XIV/77/2011 dnia 29 grudnia 2011 roku załączono objaśnienia, z których wynika, że wzrost dochodów bieżących spowodowany będzie podwyżką stawek podatków i opłat lokalnych oraz wpływem z tytułu podatków od nowopowstałych zakładów. W związku z powyższą informacją Skarbnik Gminy złożył wyjaśnienie Wyjaśnienie Skarbnika Gminy do WPF – prognoza planu dochodów bieżących na lata 2013 – 2018 stanowi załącznik nr 11 do protokołu kontroli. Z przedstawionego kontrolującym wyjaśnienia wynika, że prognozowano znaczny wzrost dochodów bieżących w roku 2013 w związku z zawartym dnia 11 lipca 2007 roku porozumieniem z firmą „G-K” spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (spółka należy do grupy Atlas), która zobowiązała się wybudować w miejscowości Stoki zakład przetwórstwa wapieni – cementownię. Zgodnie z ustaleniami inwestycja miał zostać zakończona i oddana do użytku w 2011 roku. Gmina na podstawie przedmiotowego porozumienia zobowiązała się do wybudowania drogi na odcinku od drogi krajowej nr 12 w kierunku miejscowości Stoki, sieci wodno-kanalizacyjnej z której Spółka będzie korzystać w terminie do dnia 31 grudnia 2009 rok, podjęcia wszelkich możliwych działań mających na celu wybudowanie sieci gazowej, przebudowania drogi gminnej w miejscowości Syski oraz przebudowania w ramach porozumienia zarządca drogi SyskiMniszków do dnia 31 grudnia 2010 roku. Jak wynika z kserokopii pisma z dnia 7 września 2011 roku kierowanego do Zarządu Atlas Sp. z o.o. przez Wójta Gminy Mniszków w sprawie wparcia finansowego, Gmina Mniszków zrealizowała zgodnie z porozumieniem wszystkie swoje zobowiązania oszacowane w przedmiotowym piśmie na kwotę 7.197.671,81 zł, na które to również zaciągnęła kredyty komercyjne – _____________________________________________________ 52 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 2.580.000,00 zł aby „uzupełnić wkład własny”. Z uwagi na fakt, iż podmiot gospodarczy nie wywiązał się z porozumienia z uwagi na między innymi nie otrzymanie limitu na emisje CO2 Wójt wymienionym pismem zwrócił się o finansowe wsparcie z uwagi na poniesione koszty na zadania inwestycyjne. Do wyjaśnienia dołączono również dwie umowy darowizny otrzymane w 2010 roku od firmy Grudzień Las Sp. z o.o. (spółka należy do grupy Atlas) w sumie na kwotę 620.000,00 zł z przeznaczeniem na budowę dróg i kanalizacji oraz kopię koncesji na wydobywanie wapieni i margli ze złoża „Mariampol-Stok 1” dla podmiotu będącego stroną opisywanego porozumienia do roku 2035. Ponadto ze złożonego przez Wójta Gminy wyjaśnienia odnośnie planowanych dochodów bieżących na rok 2013 wynika, że w celu realizacji inwestycji (budowa cementowni) firma G-K Sp z o.o. wykonała inwestycje towarzyszące takie jak: przebudowa wodociągu zasilającego miejscowości Stok i Mikułowice, który przebiegał przez złoża wapienia, przebudowa linii średniego napięcia na terenie kopalni i cementowni, wykonała projekt dwutorowej linii wysokiego napięcia oraz projekt GPZ (główny punkt zasilania), wybudowała betoniarnie na potrzeby cementowni w miejscowości Stok oraz wykupiła grunty pod cementownie i kopalnię. Wyjaśnienie Wójta Gminy w sprawie planowania dochodów bieżących na 2013 rok stanowi załącznik nr 12 do protokołu kontroli. Ponadto, jak wynika z wyjaśnienia, w 2010 roku Zakład Energetyczny Łódź podjął decyzję o budowie linii wysokiego napicia i GPZ do miejscowości Stoki. Inwestycja jednak została przesunięta w czasie bowiem na etapie uzyskiwania pozwolenia na budowę jeden z ponad 300 właścicieli działek, przez które przechodzi projektowana linia wysokiego napięcia, wycofał zgodę na przebieg linii. Po dwuletnim procedowaniu w Sądach problem energii wrócił do punktu wyjścia. Planując dochody gminy brano pod uwagę „wiele przesłanek faktycznych, które działy się na terenie gminy”. Stosując się do zasady ostrożności planowania założono, że oddanie cementowni może nastąpić w 2012 roku w związku z tym wpływy z podatku w tym między innymi od budowli miałyby miejsce w 2013 roku. Ponadto w wyjaśnieniu Wójt poinformował o zainicjowaniu nowego projektu i wybudowaniu linii wysokiego napięcia łączącej Opoczno z Sulejowem oraz GPZ w miejscowości Stok, który to miałby w pierwszej kolejności służyć odbiorowi energii od nowo projektowanej farmy wiatrowej. Prace projektowe nad farmą wiatrową trwają od roku, tereny pod wiatraki zostały wyznaczone w projektowanym studium gminy, a podmiot będący inwestorem obecnie podpisuje umowy z właścicielami gruntów. Zakończenie inwestycji przewiduje się na przełomie roku 2014/2015. W związku z tym planuje się zwiększenie uzyskiwanych dochodów od 2016 roku o około 2.000.000,00 zł rocznie. Zaprezentowana kwota stanowi szacunek wpływów z tytułu podatku od budowli – wiatraki i linia wysokiego napięcia, GPZ. Wyliczenia oparto na informacji uzyskanej od jednostki posiadającej na swym terenie farmę wiatrową (15 szt. wiatraków x 94.000,00 zł) oraz z szacunków Łódzkiego Zakładu Energetycznego dotyczącego wybudowania linii wysokiego napięcia na terenie Gminy Mniszków ok. 30.000.000,00 zł (2%x30.000.000,00). Do wyjaśnienia załączono kopie decyzji Wójta Gminy Mniszków: - znak: RB.7331/586/9/11 z dnia 3 lutego 2011 roku w sprawie umorzenia postępowania o ustalenie lokalizacji celu publicznego polegającego na budowie stacji elektroenergetycznej 110/15kV wraz z wprowadzeniem linii 110kV oraz drogi dojazdowej na działce nr ewidencyjny 40 i 42 w miejscowości Stok Gmina Mniszków, z uwagi na istnienie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego dla terenu objętego wnioskiem, - znak: RB.7424/4518/3/MS/10 z dnia 24 października 2010 roku w sprawie braku potrzeby przeprowadzania oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięcia _____________________________________________________ 53 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 polegającego na budowie stacji elektroenergetycznej 110/15kV wraz z drogą dojazdową w miejscowości Stok, - znak: RB.7331/4325/82/07 z dnia 28 stycznia 2008 roku o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego polegającej na budowie obiektu liniowego i obiektów infrastruktury technicznej składających się z linii napowietrznej kablowej podziemnej 15kV, linii kablowej 1kV, słupowej stacji transformatorowej15/0,4kV, kontenerowej stacji transformatorowej, wymiany słupa elektroenergetycznego na działkach w miejscowości Mikułowice, oraz Stok, oraz kopie decyzji : - Wójta Gminy Sławno nr 7627/03/08/09 z dnia 19 lutego 2009 roku określającą środowiskowe uwarunkowania zgody na realizację przedsięwzięcia polegającego na budowie odcinka dwutorowego linii 110 kV pomiędzy istniejącą linią Myślibórz – Ceramika o przewidywaną stacją dla zasilania projektowanej cementowni w miejscowości Stok, - Starosty Opoczyńskiego znak : AB.I.7351/66/08 z dnia 31 marca 2008 roku nr 151/2008 zatwierdzającej projekt budowlany i udzielenia pozwolenia na budowę dla firmy „CONCRET Sp. z o. o. z siedzibą w miejscowości Grudzeń Las 28 zakładu produkcji betonu (obiekt kategorii XVIII), - Starosty Opoczyńskiego znak : AB.I.7351/66/08 z dnia 5 lutego 2009 roku nr 56/2009 zatwierdzającą zamienny projekt budowlany dla firmy „CONCRET Sp. z o. o. z siedzibą w miejscowości Grudzeń Las 28, - Starosty Opoczyńskiego znak : AB.I.7351/68/08 z dnia 25 lutego 2008 roku nr 82/08 zatwierdzająca projekt budowlany i udzielającą pozwolenie na budowę dla firmy G-K Sp. z o. o. sieci wodociągowej w miejscowościach Mikułowice, Stok, Jawor, oraz list intencyjny z dnia 2 kwietnia 2012 roku kierowany do Wójta Gminy Mniszków przez podmiot zainteresowany budową farmy wiatrowej o mocy 24-26 MW, w którym to inwestor poinformował o zamierzeniach uzyskania pozwolenia na budowę oraz rozpoczęcia budowy farmy wiatrowej „Mniszków” do końca roku 2013 oraz udzielenia wsparcia finansowego na rzecz Gminy Mniszków w wysokości 20.000,00 zł jednorazowo i przez 10 lat corocznego przekazywania darowizny w wysokości 10.000,00 zł za każdą wybudowaną turbinę po oddaniu do użytkowania farmy wiatrowej. Poniżej w tabeli przedstawiono szacunkową wartość przyrostu dochodów bieżących w 2012 roku w stosunku do roku 2011 z tytułu zmiany stawek podatków i opłat. Dochody bieżące z tytułu podatków i opłat Podatek od nieruchomości, rolny i leśny od osób fizycznych Podatek od nieruchomości, rolny i leśny od osób prawnych Przypis na 2011 rok Przypis na 2012 rok Różnica (2012 r.-2011 r.) 555.335 733.434 178.099 1.064.375 1.274.698 210.322,8 Podatek od środków transportowych 69.777 97.225 27.448 Opłata eksploatacyjna 65.703 93.902,27 28.199,27 83.856,31 89.785,56 5.929,25 1.839.046,31 2.289.045 449.998,3 Zaopatrzenie w wodę i odprowadzanie ścieków Suma Uwagi Przypis na ostatni dzień lutego Przypis na ostatni dzień lutego Przypis na ostatni dzień marca Przypis na ostatni dzień września Przypis na ostatni dzień czerwca _____________________________________________________ 54 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 W tabeli porównano dochody uzyskiwane przez Gminę Mniszków z poszczególnych tytułów w analogicznych okresach badanych lat. Z wyjaśnień poszczególnych pracowników ewidencjonujących wpływy tychże dochodów wynika, iż w roku 2012 nie odnotowano wpłat mających znaczny wpływ na kwotę różnicy między przychodami w poszczególnych okresach wynikających z przyczyn innych niż wzrost stawek. Z informacji uzyskanych od Wójta Gminy wynika, iż w 2013 roku również zostaną zwiększone stawki poszczególnych podatków oraz opłat z tytułu zaopatrzenia w wodę i odprowadzenia ścieków. Ponadto na wzrost dochodów bieżących w roku 2013 i 2014 będzie miało wpływ obowiązywanie ustawy z dnia 1 lipca 2011 roku o zmianie ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 152, poz. 897 ze zmianami) z tytułu tam przewidzianej opłaty będącej dochodem gminy. Z przedłożonych kontrolującym wyjaśnień oraz z dokonanych ustaleń wynika, że na dzień uchwalania Wieloletniej Prognozy Finansowej na lata 2012 – 2018 tj. 29 grudnia 2011 roku jak i na dzień jej zmiany dokonanej uchwałą nr XXII/112/2012 Rady Gminy Mniszków z dnia 25 września 2012, nie było realnych przesłanek do przyjęcia dochodów bieżących na rok 2013 w kwocie 17.547,793,99 zł. Przyjęcie bowiem ich w wartości o około 25% – 30 % większej w stosunku do planu dochodów na rok 2012 i do ich wykonania z lat 2010-2011 wiązało się z realizacją inwestycji na terenie Gminy przez podmioty gospodarcze na co Gmina Mniszków ma jedynie bardzo pośredni wpływ (stworzenie warunków ). W związku z tym uzyskanie ich w prognozowanej wielkości jest wątpliwe. Powyższe potwierdza fakt, iż jeden z podmiotów nie wywiązał się ze swoich zobowiązań (porozumienie z dnia 11 lipca 2007 roku) a następna inwestycja (budowa linii wysokiego napięcia i GPZ) została odsunięta w czasie z przyczyn niezależnych ani od inwestora ani od Gminy. Uznać należy zatem, iż powyżej zaprezentowane źródła ewentualnych wpływów do budżetu Gminy Mniszków w 2013 roku i latach następnych są nierealne. Przyjęcie dochodów bieżących w roku 2013 na opisywanym poziomie stało się przyczyną przyjęcia nierealnych wartości tychże wpływów prognozowanych na lata następne a ich wyjątkowy spadek w roku 2015 w stosunku do roku poprzedniego tak samo jak ich wzrost w pozostałych latach nie ma żadnego uzasadnienia. Prognoza to przewidywanie przyszłych faktów czy zdarzeń opartych na uzasadnionych przesłankach. Zgodnie z art. 226 ustawy o finansach publicznych wieloletnia prognoza finansowa powinna być realistyczna. Zatem winna być weryfikowalna i przygotowana w oparciu o prawidłowe założenia, bez zaniżania lub zawyżania prognozowanych wartości. Wymóg realności w przypadku prognozowania dochodów jest tym bardziej istotny z uwagi na fakt, iż to w oparciu o ich wielkość planowane są wydatki a w szczególności zamierzenia inwestycyjne i ustalany jest ich priorytet. Zatem przeszacowanie wartości wpływów do budżetu z tytułu dochodów bieżących wiązać się może w przyszłości z trudnościami w realizacji rozpoczętych zamierzeń inwestycyjnych a także spłatą zaciągniętych zobowiązań. 2. Dochody majątkowe Plan III kw 2012 NDS WPF 2013 rok 2.758.750,07 4.547.419,25 Zgodnie z treścią art. 235 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych do dochodów majątkowych zalicza się: dotacje i środki przeznaczone na inwestycje; dochody ze sprzedaży majątku; dochody z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności. _____________________________________________________ 55 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Na 2013 rok prognozowano dochody ze sprzedaży – 100.000,00 zł, środki z UE – 2.801.400,00 zł. Dochody ze sprzedaży prognozowano na podstawie zamierzeń dotyczących sprzedaży nieruchomości stanowiących własność Gminy Mniszków. Kontrolującym przedstawiono zarządzenie nr 49/2011 Wójta Gminy Mniszków z dnia 4 lipca 2011 roku w sprawie podania do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości stanowiących własność Gminy Mniszków przeznaczonych do sprzedaży. Według załącznika do zarządzenia stanowiącego wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży stosownie do art. 35 ustawy z dnia 21 sierpni 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, działki o nr 252/1, 252/2, 252/3, 252/4, 252/5, 252/6, 252/7, 252/8, 252/9, stanowiące nieruchomości gruntowe niezabudowane z przeznaczeniem budowlanym (KW 34657) zostały przeznaczone do sprzedaży. Wartość szacunkowa powyższych działek wynikająca z operatu określającego aktualną wartość nieruchomości gruntowych na dzień 11 lipca 2012 roku, w sumie wynosiła 92.383,00 zł. Natomiast suma cen poszczególnych nieruchomości wynikających z wykazu nieruchomości wynosiła 297.600,00 zł. W 2012 roku sprzedano jedynie działkę 252/4 – wartość szacunkowa 8.860,00 zł, cena wywoławcza 29.100,00, cena uzyskana w trzecim przetargu 29.400,00 zł plus vat. (Rep A nr 2245/2012 z dnia 3 lipca 2012 roku). Na dzień przeprowadzenia kontroli Gmina Mniszków posiadała następujące umowy o dotację na sfinansowanie zadań środkami pochodzącymi z budżetu Unii Europejskiej: 1. Umowa z dnia 21 października 2011 roku o przyznanie pomocy nr 00130-6921UM0501916/11 w ramach działania „Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej” objętego PROW na lata 2007 – 2013 na zadanie „Ochrona wód powierzchniowych poprzez budowę kanalizacji sanitarnej w miejscowości Konstantynów, Błogie Szlacheckie, Błogie Rządowe i Marianka”. Kwota pomocy 1.840.860,00 zł wypłacana po realizacji kolejnych etapów w transzach: I - 788,000,00 zł, II – 1.052.860,00 zł. Termin złożenia wniosku po realizacji kolejnych etapów zadania: I etap - od dnia 1 września 2013 roku do dnia 30 września 2013 roku, II etap w terminie od dnia 1 września 2014 roku do dnia 30 września 2014 roku, 2. Umowa z dnia 21 marca 2012 roku o przyznanie pomocy nr 00311-6922UM0504128/11 w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi” objętego PROW na lata 2007 – 2013 na zadanie „Poprawa aktywności fizycznej mieszkańców Gminy Mniszków poprzez rozbudowę, przebudowę i termomodernizację budynku Sali gimnastycznej w Mniszkowie”. Kwota pomocy 500.000,00 zł wypłacana po realizacji całości zadania. Termin złożenia wniosku od dnia 1 grudnia 2013 roku do dnia 31 grudnia 2013 roku, 3. Umowa z dnia 21 marca 2012 roku o przyznanie pomocy nr 00309-6922UM0504042/11 w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi” objętego PROW na lata 2007 – 2013 na zadanie „Budowa Domu Ludowego we wsi Duży Potok”. Kwota pomocy 500.000,00 zł wypłacana po realizacji kolejnych etapów w transzach : I – 335.170,00 zł, II – 164.830,00 zł. Termin złożenia wniosku po realizacji kolejnych etapów I - od dnia 1 listopada 2013 roku do dnia 30 listopada 2013 roku, II etap od dnia 1 listopada 2014 roku do dnia 30 listopada 2014 roku, 4. Umowa z dnia 21 marca 2012 roku o przyznanie pomocy nr 00308-6922UM0504041/11 w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi” objętego PROW na lata 2007 – 2013 na zadanie „Budowa Domu Ludowego we wsi Zarzęcin”. Kwota pomocy 500.000,00 zł wypłacana po realizacji kolejnych etapów w transzach : I – 223.484,00 zł, II – 276.516,00 zł. Termin do złożenia wniosku po realizacji kolejnych etapów: I etap od dnia 1 grudnia 2013 roku do dnia 31 grudnia 2013 roku, II etap - od dnia 1 listopada 2014 roku do dnia 30 listopada 2014 roku, _____________________________________________________ 56 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 5. Umowa z dnia 21 marca 2012 roku o przyznanie pomocy nr 00307-6922UM0504040/11 w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi” objętego PROW na lata 2007 – 2013 na zadanie „Budowa Domu Ludowego we wsi Jawor Kolonia”. Kwota pomocy 439.901,00 zł wypłacana po realizacji całości zadania. Termin złożenia wniosku od dnia 1 listopada 2012 roku do dnia 31 listopada 2012 roku, Biorąc pod uwagę, iż Samorząd Województwa jak wynika z treści poszczególnych umów rozpatruje wniosek o płatność w terminie nie dłuższym niż dwa miesiące od dnia otrzymania wniosku a wypłaty środków finansowych dokonuje Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa niezwłocznie po przekazaniu przez Samorząd Województwa zlecenia wypłaty środków finansowych, lecz nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia złożenia wniosku, stwierdzić należy, iż jedynie pozyskanie płatności z tytułu umów opisanych w pkt 5 i 1 tj. kwota 1.227.901,00 zł jest realne w 2013 roku. Z ustaleń kontrolujących jednakże wynika, iż realizacja zadania które ma zostać sfinansowane umową opisaną w pkt 1 obecnie jest na etapie wykonania dokumentacji projektowej a przetarg na wyłonienie wykonawcy nie został jeszcze ogłoszony. Zadanie pod nazwą „Budowa Domu Ludowego we wsi Jawor Kolonia” zostało zrealizowane w całości i w dniu 29 listopada 2012 roku został złożony wniosek o płatność. Ponadto dnia 2 lipca 2012 roku została podpisana umowa nr 4/12 z wykonawcą na realizację zadnia pod nazwą „Rozbudowa, przebudowa i termomodernizacja budynku sali gimnastycznej wraz z łącznikiem przy gimnazjum w Mniszkowie” z terminem realizacji umowy do dnia 31 sierpnia 2013 roku. Pozostałe zadania, które planuje się sfinansować płatnościami wynikającymi z wyżej zawartych umów pozostają na etapie wykonania dokumentacji projektowej. Zatem stwierdzić należy, iż kwoty pomocy możliwej do uzyskania na podstawie opisanych umów powinny być prognozowane na rok 2014 – 2.111.514,00 zł i 2015 rok – 441.346,00 zł. Podsumowując powyższe uznać należało, iż dochody majątkowe prognozowane na 2013 rok w wysokości 2.801.400,00 zł do uzyskania z budżetu Unii Europejskiej są przeszacowane i w znacznej części nie są powiązane z żadnym realnym źródłem ich pozyskania. Powyższe miało wpływ na prognozowaną kwotę dochodów majątkowych ogółem. Jednostka kontrolowana nie dysponuje innymi, niż opisane wyżej, możliwymi do uzyskania w 2013 roku i latach następnych, źródłami pozyskania dochodów majątkowych. Zatem uznać należało również, że kwota 4.547.419,25 prognozowanych dochodów majątkowych do osiągnięcia w 2013 roku z wyłączeniem kwoty pomocy udzielonej na podstawie wyżej opisanych umów oraz ewentualnych dochodów ze sprzedaży nieruchomości nie ma żadnych realnych podstaw. W Wieloletniej Prognozie Finansowej dochody majątkowe pochodzące z budżetu Unii Europejskiej prognozowane są do uzyskania aż do roku 2018. 2013 2014 2015 2016 2017 2018 4.547.419,25 zł 2.560.598,97 zł 3.000.000,00 zł 1.000.000,00 zł 1.293.400,00 zł 4.000.000,00 zł Zauważyć należy, że do prognozy tychże dochodów nie należy używać danych z lat poprzednich albowiem środki z powyższego źródła otrzymywane są przez jednostki na ściśle określone cele i zadania a kwoty maksymalne możliwe do uzyskania są określone umową. Zatem przy braku możliwości prognozowania wydatków majątkowych jak również bieżących w związku z realizacją programów współfinansowanych środkami z budżetu Unii Europejskiej bezpodstawne jest planowanie wpływów z tytułu dochodów związanych z realizacją programów i projektów współfinansowanych z tegoż źródła. Ponadto należy również wziąć pod uwagę, obecny okres programowania, który kończy się w roku 2013 oraz okres kwalifikowalności wydatków jak również zasady i terminy _____________________________________________________ 57 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 płatności wynikające z rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 roku ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej nr 31.7.2007). W konsekwencji stwierdzić należy, iż prognoza w przedstawionych zakresie nie miała podstaw i tym samym była nierealna. 3. Wydatki bieżące Wykonanie 2011 Plan III kw 2012 WPF 2013 WPF 2014 WPF 2015 WPF 2016 WPF 2017 WPF 2018 11.097.179,14 11.784.381,20 13.057.989,00 12.055.201,00 16.235.090,00 17.351.136,00 15.400.000,00 19.378.611,95 Wydatki bieżące prognozowane począwszy od roku 2013 wykazują mało stabilną wartość, odmienną tendencje przy ogólnym trendzie wzrostowym, co obrazuje wykres poniżej. Jak wynika z ustaleń kontrolujących nie jest to spowodowane żadnymi przewidywanymi wydarzeniami mogącymi mieć wpływ na ich wzrost czy spadek w stosunku do roku poprzedzającego (nie planuje się np.: reorganizacji urzędu, tworzenia czy likwidacji nowych jednostek organizacyjnych). mln Wydatki bieżące 20 15 10 5 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 lata Biorąc pod uwagę, iż wydatki bieżące z takich tytułów jak wynagrodzenia i pochodne oraz związane z funkcjonowaniem jednostki samorządu terytorialnego, które stanowiły ponad 60% wydatków bieżących w latach 2010-2011, prognozuje się w wartości z roku na rok wyższej (o około 200.000,00zł) oraz fakt, iż od roku 2013 zwiększą się wydatki bieżące w związku z obowiązywaniem ustawy z dnia 1 lipca 2011 roku o zmianie ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 152, poz. 897 ze zmianami), nie ma uzasadnienia prognoza wydatków bieżących na rok 2014 na poziomie niższym niż w roku 2013. Ponadto przyjęcie powyższego założenia w takich okolicznościach świadczyć może o obniżeniu standardu świadczenia usług na rzecz mieszkańców Gminy. Powyższe jak również brak uzasadnienia wzrostu wydatków bieżących w roku 2015 w stosunku do roku poprzedniego o ponad 4 mln zł czy w roku 2018 w stosunku do roku 2017 świadczy o braku realności w prognozowaniu wydatków bieżących. _____________________________________________________ 58 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 4.Rozchody Tabela przedstawiająca kwoty spłat zaciągniętych kredytów i pożyczek w poszczególnych latach zgodnie z harmonogramem spłat wynikającym z umów (z uwzględnieniem wyłączeń) Wyszczególnienie 2011 r. 2012 r. 2013 r. 2014 r. 2015 r. 2016 r. 2017 r. 2018 r. Dług na dzień 31.12.2012 Kredyt nr 34-I/2008 75.000 75.000 75.000 75.000 Kredyt nr 69-I/2009 0,00 150.000 150.000 150.000 Kredyt nr 56-I/2009 20.000 420.000 440.000 400.000 1.000.000 Kredyt nr 68-I/2011 32.000 268.000 0 500.000 300.000 166.800 200.000 1.166.800 Kredyt 678/2010 10.000 0 320.000 600.000 100.000 1.300.000 1.300.000 3.620.000 0 4.000 30.000 50.000 Kredyt 62-O/2012 29.08.2012 1.840.000 450.000 534.000 Pożyczka 77/OW/P/2005 265.974,59 350.197,58 300.000 300.000 Pożyczka 78/OW/P/2005 99.310,56 104.000 70.000 70.000 Pożyczka 58/OA/P/2010 28.053 37.404 37.404 37.404 57.448,93 16.030,85 148.287,8 Pożyczka 56/OA/P/2010 28.056 37.408 37.408 37.408 57.460,1 16.032,98 148.309,1 Pożyczka nr 14/GW/P/2008 12.000 1.442.009,58 1.433.812 1.604.812 1.564.909,03 1.498.863,8 Suma 570.394,15 1.500.000 450.000 8.052.397 W dokonanej zmianie Wieloletniej Prognozy Finansowej uchwałą nr XXII/112/2012 Rady Gminy Mniszków dnia 25 września 2012 roku, nie uwzględniono rat kredytu przypadających do spłaty na poszczególne lata a wynikających z umowy o kredyt nr 62-O/2012 zawartej dnia 29 sierpnia 2012 roku w kwocie 534.000,00zł. Na rok 2013 według przedstawionej umowy rozchody należy powiększyć o kwotę 4.000,00 zł na 2014 rok – o 30.000,00 zł na 2015 rok o 50.000,00 zł oraz na 2018 rok o kwotę 450.000,00 zł. Dnia 12 czerwca 2012 roku została zawarta umowa pożyczki nr 313.11.02604.10 na wyprzedzające finansowanie kosztów kwalifikowanych operacji realizowanej w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi” na podstawie której Gmina Mniszków zaciągnęła zobowiązania w kwocie 425.793,99 zł (wartość umowna 453.210,95 zł) na wyprzedzające sfinansowanie kosztów na realizację operacji „Budowa Domu Ludowego we wsi Jawor Kolonia”. Biorąc pod uwagę terminy do złożenia wniosków o płatność wynikające z umowy o przyznanie pomocy nr 00307-6922-UM0504040/11 na wymienione zadanie tj. dzień 31 listopada 2012 roku i czasookres realizacji płatności, spłata pożyczki powiększy rozchody zaplanowane do spłaty na rok 2013. Jednostka kontrolowana na moment przeprowadzania czynności kontrolnych nie posiadała innych umów z których wynikałyby zobowiązania do spłaty począwszy od 2013 roku podlegające wyłączeniu w związku z art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. Prognozowane kwoty rozchodów ewentualnie uzupełnić należy o kwoty płatności wynikające z zawartych umów o przyznanie pomocy w ramach działania objętego PROW na lata 2007-2013 tj. opisanych w części dotyczącej prognozowania dochodów majątkowych. Bowiem sytuacja finansowa jednostki wskazuje, iż realizacja zadań objętych umowami wymagać będzie finansowania zewnętrznego w postaci pożyczek na wyprzedzające finansowanie, które to podlegają spłacie z uzyskanych dotacji w kwocie nie większej niż wynikającej z umowy o pomoc. Tabela przedstawia ewentualne kwoty rozchodów obciążające budżety lat następnych z tytułu spłaty zobowiązań wynikających z ewentualnych umów o pożyczki na _____________________________________________________ 59 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 wyprzedzające finansowanie, z uwzględnieniem umownego okresu do dokonywania płatności przez agencją płatniczą Umowa nr Termin złożenia wniosku 00130-6921-UM0501916/11 Etap I -01.09 -30.09.2013 r. Etap II -01.09 -30.09.2014 r. 00311-6922-UM0504128/11 01.12.2013 – 31.12.2013 00309-6922-UM0504042/11 Etap I – 01.11-30.11.2013 Etap I – 01.11-30.11.2014 00308-6922-UM0504041/11 Etap I – 01.12-31.12.2013 Etap I – 01.11-31.11.2014 Suma 2013 2014 2015 788.000,00 1.052.860,00 500.000,00 335.170,00 164.830,00 223.484,00 788.000,00 2.111.514,00 276.516,00 441.346,00 Uwzględnienie w prognozowanych rozchodach wyżej wymienionych ewentualnych spłat zobowiązań konsekwentnie powoduje wzrost przychodów prognozowanych na lata następne, długu jednostki a także, co z tym związane kosztów jego obsługi (odsetek). 5.Odsetki Wykonanie 2010 Wykonanie 2011 Plan III kw 2012 WPF 2013 WPF 2014 214.567,50 412.026,37 430.000,00 300.000,00 270.000,00 7.950.743,73 11.551.614,44 8.926.643,85 6.623,238,86 5.048.426,86 Odsetki Dług Odsetki zaplanowane do zapłaty wg stanu na dzień 30 września 2012 roku w kwocie 430.000,00 zł są większe o kwotę 17.973,63 zł w stosunku do roku poprzedniego przy zmniejszeniu się kwoty zobowiązań z tytułu zaciągniętych kredytów i pożyczek na rok 2012 do kwoty 8.926.643,85 z kwoty 11.551.614,44 zł w roku 2011. Powyższe spowodowane jest tym, iż wg przedstawionych umów i harmonogramów, co zaprezentowano w tabeli wyżej odnośnie rozchodów, raty spłat kredytów i pożyczek zastały rozłożone niesystematycznie, nierówno i w sposób przenoszący obciążenie z tego tytułu na lata późniejsze, co pozwoli jednostce kontrolowanej utrzymać poziom obciążenia budżetu roku 2013 spłatą zadłużenia na poziomie poniżej 15 % dochodów ogółem, zgodnie z treścią art. 169 ustawy o finansach publicznych, jednocześnie powodując wzrost kosztów obsługi długu związanych z nieefektywnie spłaconym kapitałem. Powyższy sposób rozłożenia spłat zobowiązań ma na celu umożliwienie w latach 2014 -2018 spełnienia relacji określonej w art. 243 ustawy wspomnianej wyżej tj. że łączna kwota przypadających w danym roku budżetowym spłat rat kredytów i pożyczek, o których mowa w art. 89 ust. 1 pkt 2-4 oraz art. 90, wraz z należnymi w danym roku odsetkami od kredytów i pożyczek, o których mowa w art. 89 ust. 1 i art. 90, do planowanych dochodów ogółem budżetu nie przekroczy średniej arytmetycznej z obliczonych dla ostatnich trzech lat relacji jej dochodów bieżących powiększonych o dochody ze sprzedaży majątku oraz pomniejszonych o wydatki bieżące, do dochodów ogółem budżetu. Sytuacja powyższa dotyczy umowy o kredyt nr 56-I/2009 przenoszącej spłatę o największej wartości na rok 2015, umowy o kredyt nr 678/2010 obciążającej w największym stopniu budżet lat 2016 – 2017, umowy o kredyt nr 62O/2012, którą Wójt zawarł dnia 29 sierpnia 2012 roku a zadłużenie spłacane będzie dopiero od roku 2013 z przerwą w spłatach w latach 2016-2017 i głównym obciążeniem _____________________________________________________ 60 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 budżetu roku 2018. Umowy pożyczki o nr 58/OA/P/2010 oraz nr 56/OA/P/2010 również przewidują największą spłatę zadłużenia na rok 2015. Biorąc pod uwagę wnioski wynikające z przeprowadzonej analizy danych zawartych w Wieloletniej Prognozie Finansowej Gminy Mniszków na lata 2012 – 2018 z uwzględnieniem jej zmiany dokonanej dnia 25 września 2012 roku dokonano ponownego wyliczenia relacji o jakiej mowa w art. 243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych dla roku 2014 przyjmując poszczególne wartości przedstawione w tabeli niżej: L.p. Wyszczególnienie 1. Dochody ogółem budżetu w danym roku budżetowym z tego : 15.257.423,11 15.817.551,22 15.373.019,17 16.621.791,60 2. dochody bieżące w tym: 11.823.009,77 13.058.801,15 14.039.295,18 14.390.277,56 94.549,52 245.800,09 0,00 0,00 3.434.413,34 2.758.750,01 1.333.723,99 2.231.514,00 8.768,4 100.000,00 100.000,00 100.000,00 2.997.280,94 2.640.750,07 1.213.723,99 2.111.514,00 11.097.179,14 11.784.381,20 12.283.014,73 12.590.090,10 Wykonanie 2011 - środki z UE 3. dochody majątkowe w tym: - ze sprzedaży majątku - środki z UE Plan 2012 III kw Prognoza 2013 Prognoza 2014 4. Wydatki bieżące 5. Rozchody ogółem 866.655,15 4.084.680,00 2.647.605,99 3.716.326,00 - po uwzględnieniu wyłączeń 572.798,97 1.511.740,00 1.433.812,00 1.604.812,00 - kwota wyłączeń Odsetki 293.856,18 412.026,37 2.572.940,00 430.000,00 1.213.793,99 420.000,00 2.111.514,00 400.000,00 6. Do prognozowania wielkości przedstawionych wyżej przyjęto wskaźnik poziomu inflacji dla roku 2013 i 2014 określony na poziomie 2,5 %, zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów dotyczących założeń makroekonomicznych na potrzeby wieloletnich prognoz finansowych jednostek samorządu terytorialnego. Ostatniej aktualizacji dokonano 12 września 2012 roku. Dochody bieżące na rok 2013 powiększono o kwotę 450.000,00 zł z tytułu wzrostu stawek podatków i opłat lokalnych. Szacunek oparto na wyliczeniach ustalonych dla roku 2012 (różnica w przypisie podatków i opłat), co zostało przedstawione przy części opisującej prognozowane dochody bieżące. Ponadto kwotę dochodów należało zwiększyć o wpływy z tytułu opłaty wynikającej z ustawy z dnia 1 lipca 2011 roku o zmianie ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach oraz niektórych innych ustaw. Na terenie Gminy Mniszków wg stanu na dzień 8 marca 2012 roku zameldowanych jest około 4.723 mieszkańców (źródło: http://www.mniszkow.pl/), w tym 3.760 osób to osoby po 18 roku życia i starsi. Podatnicy podatku od nieruchomości opłacanego na podstawie decyzji w sprawie podatku od nieruchomości i na podstawie decyzji w sprawie łącznego zobowiązania stanowią liczbę w sumie 1.479 osób fizycznych. Do wyliczeń przyjęto stawkę za odbiór śmieci komunalnych w kwocie 34 zł za pojemnik 120l kwartalnie (na podstawie cennika podmiotu oferującego odbiór śmieci komunalnych z terenu Gminy Mniszków). Przyjęto również założenie, że koszt odbioru śmieci dla gospodarstwa domowego nie wzrośnie z tytułu nowych zasad ustalania opłaty _____________________________________________________ 61 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 przewidzianych ustawą o której mowa wyżej. Iloczyn stawki i liczby podatników (przyjmując, że każdy podatnik to właściciel nieruchomości zabudowanej zamieszkałej) wyniósł 201.144,00 zł. Liczbę podatników stanowiącą osoby prawne 24 osoby pomnożono przez stawkę 10 zł za miesiąc i uzyskano kwotę 2.880 zł rocznie. W sumie otrzymano kwotę 204.024 zł rocznie o którą powiększono wartość dochodów bieżących jak i wydatków bieżących z tytułu zwiększenia kosztów związanych z realizacją ustawy. Szacunek wpływów z opłaty za odbiór odpadów komunalnych i koszty z tym związane szacowany do Wieloletniej Prognozy Finansowej na lata 2012 - 2018 przez jednostkę kontrolowaną oscylował wokół przyjętej wartości przez kontrolujących. W związku z faktem, iż wielkość rozchodów jest wartością, którą w sposób przewidywalny można ustalić na podstawie zawartych umów kwotę rozchodów dla roku 2013 i 2014 przyjęto w wartości wynikającej z posiadanych przez jednostkę na dzień przeprowadzenia kontroli umów o kredyty i pożyczki oraz umów o pomoc (kwota wyłączeń). Biorąc po uwagę, że umowy o kredyty i pożyczki rozkładały spłatę zadłużenia niesystematycznie przyjęto odsetki przypadające do zapłaty w poszczególnych latach w kwocie podobnej do zaplanowanej dla roku 2012 (wg sprawozdania NDS za III kwartały 2012 roku) Przyjmując dane przedstawione w tabeli z uwzględnieniem opisanych założeń stwierdzono, że łączna kwota przypadających w 2014 roku spłat rat kredytów i pożyczek, o których mowa w art. 89 ust. 1 pkt 2-4 oraz art. 90, wraz z należnymi w danym roku odsetkami od tychże kredytów i pożyczek do planowanych dochodów ogółem budżetu tego roku wynosiła będzie 0,2476 (z uwzględnieniem wyłączeń 0,1206) i przewyższała będzie średnią arytmetyczną z obliczonych dla ostatnich trzech lat relacji dochodów bieżących powiększonych o dochody ze sprzedaży majątku oraz pomniejszonych o wydatki bieżące do dochodów budżetu ogółem, która wyniesie 0,0827. Zatem wskaźnik wynikający z art. 243 ustawy o finansach publicznych nie zostanie spełniony w 2014 roku przyjmując wyżej opisane założenia. Rada Gminy Mniszków uchwalając Wieloletnią Prognozę Finansową z uwzględnieniem zmian dokonanych 25 września 2012 roku określiła, iż wskaźnik wynikający z art. 243 ustawy o finansach publicznych, począwszy od roku 2014 zostanie spełniony. Zgodnie z treścią art. 226 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240 ze zmianami), wieloletnia prognoza finansowa powinna być realistyczna. Analiza danych przedstawionych w Wieloletniej Prognozie Finansowej, dokumentów i wyjaśnień przedstawionych kontrolującym oraz sprawozdań budżetowych wykazała, iż przesłanka wynikająca z treści wspomnianego wyżej art. 226 ust. 1 ustawy nie została spełniona. Do wyliczenia przedmiotowego wskaźnika przyjęto bowiem dane nie powiązane z żadnym realnym ich źródłem. Przeszacowano dochody majątkowe, co miało wpływ na kwotę dochodów ogółem począwszy od roku 2013 a skończywszy na roku 2018, z tego w szczególności dochody pochodzące z budżetu Unii Europejskiej. Prognozowanie dochodów bieżących w latach 2013-2018 oparto o trudno przewidywalne wpływy z podatku od nieruchomości ( w szczególności od budowli), będące wynikiem ewentualnej realizacji zamierzeń inwestycyjnych podmiotów gospodarczych, które to na dzień kontroli były w fazie projektów. Wydatki bieżące, przy wzroście wydatków stanowiących największy udział w wartości ogółem, prognozowano na 2014 w wartości niższej niż dla roku 2013 a w latach następnych wyższych bez żadnego uzasadnienia. Objaśnienia dołączane do uchwał w sprawie wieloletniej prognozy finansowej nie stanowiły uszczegółowienia zawartych w niej wartości ani nie wskazywały na sposób prognozowania przyjętych tamże wartości a jedynie informowały o założeniach tyczących się bieżącego budżetu czy też jego zmian. Zgodnie z treścią art. 226 ust. 1 _____________________________________________________ 62 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 pkt 7, wieloletnia prognoza finansowa powinna określać także, co najmniej objaśnienia przyjętych wartości. Ich istotą jest wskazanie sposobu prognozowania tychże wartości i poprzez to zapewnienie weryfikowalności przyjętych założeń metodologicznych i realizmu prognozy. Prognoza spełnia warunek realizmu, jeżeli opiera się na starannie i obiektywnie opracowanych wartościach. Powinna także uwzględniać zdarzenia, które mają lub mogą mieć wpływ na gospodarkę finansową jednostek samorządu terytorialnego w perspektywie czasu wykraczającej poza bieżący rok budżetowy w tym również zjawisk nieoczekiwanych. Wieloletnia prognoza finansowa jako instrument zarządzania środkami publicznymi powinna służyć racjonalnemu gospodarowaniu tymi środkami poprzez zwiększenie gospodarności i oszczędności przez ułatwienie określenia wolnych środków, zapotrzebowania na finansowanie zewnętrzne a w konsekwencji ustalenia priorytetów w realizacji zadań w szczególności inwestycyjnych. Każda prognoza by mogła być właściwie wykorzystana powinna spełniać zasadę ostrożności szacunków tj. by dochody nie były zawyżone a wydatki zaniżone. Wydaje się to być niezbędne w celu zniwelowania ryzyka podejmowania błędnych decyzji bieżących mających swoje odzwierciedlenia w latach następnych. Biorąc powyższe pod uwagę stwierdzić należy, iż opracowując Wieloletnią Prognozę Finansową na rok 2013 i lata następne, należy dołożyć wszelkich starań by prognoza dla tego roku, która już od stycznia będzie podstawą gospodarowania środkami publicznymi (plan budżetu roku 2013) była jak najbardziej realna, tzn. dochody powiązane z prawdopodobnymi źródłami ich uzyskania i wydatki z uwzględnieniem priorytetu ich ponoszenia, bowiem przy obecnym zadłużeniu Gminy Mniszków budżet roku 2013 i lat następnych przy braku znacznego wzrostu dochodów bieżących, będzie mało elastyczny i tym samym organ stanowiący może nie uchwalić budżetu roku 2014 i lat następnych z uwagi na nie spełnienie relacji wynikającej z treści zacytowanego niżej art. 243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych. Art.243.1. Organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego nie może uchwalić budżetu, którego realizacja spowoduje, że w roku budżetowym oraz w każdym roku następującym po roku budżetowym relacja łącznej kwoty przypadających w danym roku budżetowym: 1) spłat rat kredytów i pożyczek, o których mowa w art. 89 ust. 1 pkt 2-4 oraz art. 90, wraz z należnymi w danym roku odsetkami od kredytów i pożyczek, o których mowa w art. 89 ust. 1 i art. 90, 2) wykupów papierów wartościowych emitowanych na cele określone w art. 89 ust. 1 pkt 2-4 oraz art. 90 wraz z należnymi odsetkami i dyskontem od papierów wartościowych emitowanych na cele określone w art. 89 ust. 1 i art. 90, 3) potencjalnych spłat kwot wynikających z udzielonych poręczeń oraz gwarancji do planowanych dochodów ogółem budżetu przekroczy średnią arytmetyczną z obliczonych dla ostatnich trzech lat relacji jej dochodów bieżących powiększonych o dochody ze sprzedaży majątku oraz pomniejszonych o wydatki bieżące, do dochodów ogółem budżetu, obliczoną według wzoru: Db n −2 + Sm n −2 − Wb n −2 Db n −3 + Sm n −3 − Wb n −3 R + O 1 Db n −1 + Sm n −1 − Wb n −1 + + ≤ ∗ D n −1 D n −2 D n −3 D n 3 gdzie poszczególne symbole oznaczają: Rplanowaną na rok budżetowy łączną kwotę z tytułu spłaty rat kredytów i pożyczek, o których mowa w art. 89 ust. 1 pkt 2-4 oraz art. 90, oraz wykupów _____________________________________________________ 63 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 O- DDb Sm Wb nn-1 n-2 n-3 - papierów wartościowych emitowanych na cele określone w art. 89 ust. 1 pkt 24 oraz art. 90, planowane na rok budżetowy odsetki od kredytów i pożyczek, o których mowa w art. 89 ust. 1 i art. 90, odsetki i dyskonto od papierów wartościowych emitowanych na cele określone w art. 89 ust. 1 i art. 90 oraz spłaty kwot wynikających z udzielonych poręczeń i gwarancji, dochody ogółem budżetu w danym roku budżetowym, dochody bieżące, dochody ze sprzedaży majątku, wydatki bieżące, rok budżetowy, na który ustalana jest relacja, rok poprzedzający rok budżetowy, na który ustalana jest relacja, rok poprzedzający rok budżetowy o dwa lata, rok poprzedzający rok budżetowy o trzy lata. 2. Przy obliczaniu relacji, o których mowa w ust. 1, dla roku poprzedzającego rok budżetowy przyjmuje się planowane wartości wykazane w sprawozdaniu za trzy kwartały z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Do obliczenia relacji dla poprzednich dwóch lat przyjmuje się wartości wykonane wynikające ze sprawozdań rocznych. 3. Ograniczenia określonego w ust. 1 nie stosuje się do: 1) wykupów papierów wartościowych, spłat kredytów i pożyczek zaciągniętych w związku z umową zawartą na realizację programu, projektu lub zadania finansowanego z udziałem środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2, z wyłączeniem odsetek od tych zobowiązań, 2) poręczeń i gwarancji udzielonych samorządowym osobom prawnym realizującym zadania jednostki samorządu terytorialnego w ramach programów finansowanych z udziałem środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 - w terminie nie dłuższym niż 90 dni po zakończeniu programu, projektu lub zadania i otrzymaniu refundacji z tych środków. 4. W przypadku gdy określone w umowie środki, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2, nie zostaną przekazane lub po ich przekazaniu zostanie orzeczony ich zwrot, jednostka samorządu terytorialnego nie może emitować papierów wartościowych, zaciągać kredytów, pożyczek ani udzielać poręczeń i gwarancji do czasu spełnienia relacji, o której mowa w ust. 1. Uchwała nr XXII/112/2012 Rady Gminy Mniszków z dnia 25 września 2012 roku (Akta kontroli od nr 56 do nr 71). VI. WYKONYWANIE BUDŻETU. REALIZACJA DOCHODÓW BUDŻETOWYCH 1. DOCHODY Z PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH - 2011 - 2012. 1) Rachunkowość w zakresie podatków i opłat. Plan kont Zasady rachunkowości oraz plan kont w zakresie podatków i opłat zawarto w załączniku nr 3 do zarządzenia nr 42/2011 Wójta Gminy Mniszków z dnia 31 marca 2011 roku. Zakładowy plan kont dla organu podatkowego uwzględniał przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego z dnia 25 października 2010 roku (Dz. U. Nr 208, poz. 1375). Ewidencja podatkowa jest integralną częścią ewidencji księgowej _____________________________________________________ 64 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Urzędu Gminy i jest prowadzona z wykorzystaniem kont syntetycznych urzędu. Do prowadzenia ewidencji z tytułu podatków korzysta się z następujących kont syntetycznych urzędu: 101 – Kasa , 130 „Rachunek bieżący urzędu”, 141 – „Środki pieniężne w drodze”, 011 „Środki trwałe”, 020 –„wartości niematerialne i prawne, 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych” 226 - „Długoterminowe należności budżetowe” 310 –„Materiały” oraz 720- „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”. W zakresie wymiaru i ewidencji podatkowej jednostka kontrolowana wykorzystuje program komputerowy. Konta podatników zakładane są przy pomocy programu komputerowego obsługującego zarówno podatki od osób fizycznych jak i prawnych. Każdemu z podatników po ustaleniu i wydaniu decyzji w sprawie wymiaru podatku zostaje założone konto podatkowe. Podatnikowi zostaje nadany numer podatnika w rejestrze wymiarowym. Bezpośrednio po dokonaniu wymiaru zobowiązania pieniężnego na dany rok podatkowy na koncie podatnika zostaje umieszczona: kwota zaległości z poprzedniego roku, kwota nadpłaty z poprzedniego roku, kwota wymiaru (przypisu) za rok bieżący, wysokość rat kwartalnych. Konta analityczne do kont syntetycznych prowadzi się według rodzajów podatków. Konta szczegółowe prowadzone są do kont analitycznych i służą do rozrachunków z podatnikami z tytułu poszczególnych podatków, które podlegają przypisaniu na ich kontach. Dla każdego podatnika prowadzi się odrębne konto zobowiązania pieniężnego. Zasady przetwarzania i ochrony danych w systemie informatycznym stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c ustawy o rachunkowości, zostały zawarte w załączniku nr 3 do zarządzenia nr 42/2011 Wójta Gminy Mniszków z dnia 31 marca 2011 roku. 2) Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat (inkaso) Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Gminy w Mniszkowie sprawy związane z ewidencją oraz wymiarem podatków i opłat zostały przypisane referatowi finansowemu i budżetu. W latach objętych kontrolą obowiązki w powyższym zakresie były powierzone pracownikom wymienionego referatu zgodnie z ustalonymi zakresami czynności obowiązującymi w badanym okresie. Rada Gminy Mniszków uchwałą z dnia 30 marca 2011 roku zarządziła pobór podatków w drodze inkasa oraz wyznaczyła inkasentów i określiła wysokość wynagrodzenia za inkaso (Dz. Urz. Województwa Łódzkiego z dnia 21 maja 2012 roku, nr 148, poz. 2016). Uchwałą nr XVII/94/2012 z dnia 25 maja 2012 roku (Dz. Urz. Województwa Łódzkiego z dnia 29 czerwca 2012 roku nr poz. 2016) Rada Gminy zmieniła treść załącznika nr 1 do powyższej uchwały w którym to zostali określeni inkasenci i wysokość wynagrodzenia za inkaso. W uchwale ustanowiono inkasentami sołtysów poszczególnych sołectw i ustalono im wynagrodzenie w wysokości 8,5% od sumy zainkasowanej i terminowo przekazanych do Urzędu Gminy podatków. Pobrane podatki powinny być przez inkasentów przekazane do Urzędu Gminy w ciągu 3 dni po upływnie terminu płatności każdej raty. Kontrolą objęto prawidłowość rozliczania inkasentów oraz naliczenia i wypłaty prowizji dla inkasentów sołectwa Grabowa i Duży Potok za inkaso I, II, III i IV raty za 2011 roku oraz I, II i III raty za 2012 rok. Wykaz pobranego inkasa oraz prawidłowość rozliczenia i naliczenia prowizji stanowi załącznik nr 13 do protokołu kontroli. W zakresie przestrzegania przez sołtysów terminowości pobrania podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu, nie stwierdzono nieprawidłowości. Ustalono, że prowizja za inkaso wyliczona wynikającymi z opisanej wyżej uchwały. została zgodnie z postanowieniami W 2011 roku jak i w 2012 roku do udokumentowania wpłat służyły pokwitowania z kwitariusza przychodowego K-103. _____________________________________________________ 65 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Kontrolą objęto listy wypłat z tytułu inkasa za III i IV kwartał 2011 roku oraz za I i II kwartał 2012 roku. Nie stwierdzono nieprawidłowości przy wypłacie wynagrodzenia z tytułu inkasa. 3) Podatek od nieruchomości W okresie objętym kontrolą obowiązywały uchwały Rady Gminy Mniszków: - nr XII/56/07 z dnia 16 listopada 2007 roku w sprawie określenia wysokości stawek podatku od nieruchomości, (Dz. Urz. Województwa Łódzkiego z dnia 14 grudnia 2007 roku nr 377, poz. 3490), - nr XII/61/2011 z dnia 7 listopada 2011 roku w sprawie określenia wysokości stawek podatku od nieruchomości, (Dz. Urz. Województwa Łódzkiego z dnia 8 grudnia 2011 roku, nr 357, poz. 3631). Obowiązujące na terenie gminy stawki podatku od nieruchomości przyjęte powyższymi uchwałami wskazano w tabeli: Przedmiot opodatkowania Górne granice stawek podatkowych Stawka uchwalona przez Radę rok 2011/rok 2012 Od gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, bez względu na sposób zakwalifikowania w ewidencji gruntów i budynków od 1 m2 0,80 zł/0,84 zł 0,64 zł/0,80 zł Od gruntów pod jeziorami, zajętych na zbiorniki wodne retencyjne lub elektrowni wodnych – od 1 ha 4,15 zł/4,33 zł 3,70 zł/4,33 zł Od gruntów pozostałych: - zajętych na prowadzenie odpłatnej statutowej działalności pożytku publicznego przez organizację pożytku publicznego od 1 m2 , - użytkowanych na cele rekreacyjne 0,41/0,43 zł 0,17 zł/0,20 zł Od budynków mieszkalnych lub ich części od 1m² powierzchni użytkowej Od budynków lub ich części związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz od budynków mieszkalnych lub ich części zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej od 1 m2 0,17 zł/0,20 0,21 zł/0,30 0,67 zł/0,70 zł 0,30 zł/0,36 zł 21,05 zł/21,94 zł 15,50 zł/19,50 zł Od budynków lub ich części zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie obrotu kwalifikowanym materiałem siewnym od 1m2 9,82 zł/10,24 4,70 zł/5,70 Od budynków zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie udzielania świadczeń zdrowotnych zajętych przez podmioty udzielające tych świadczeń od 1m² 4,27 zł/4,45 zł 2,30 zł/2,80 zł _____________________________________________________ 66 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Od budynków pozostałych, 7,06/7,36 zł 6,00 zł/7,20 zł Od budynków letniskowych od 1 m2 powierzchni użytkowej Od budynków zajętych na prowadzenie odpłatnej statutowej działalności pożytku publicznego przez organizację pożytku publicznego od 1 m2 powierzchni użytkowej Od budowli – od ich wartości określonej na podstawie art. 4 ust. 1 pkt 3 i ust. 3-7 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych 6,00 zł/7,20 zł 6,00 zł/7,20 2% ich wartości Uchwałą nr XII/57/07 z dnia 16 listopada 2007 roku (Dz. Urz. Województwa Łódzkiego z dnia 14 grudnia 2007 roku, nr 377, poz. 3491) Rada Gminy Mniszków zwolniła z podatku od nieruchomości: - budynki mieszkalne w gospodarstwach rolnych oraz na nieruchomościach o pow. do 1 ha, - powierzchnię pozostałych budynków lub ich części wyłączonych przy przekazaniu gospodarstw rolnych na rzecz Skarbu Państwa lub następców za emeryturę lub rentę z wyjątkiem powierzchni pozostałych budynków lub ich części wyłączonych gospodarstw rolnych na rzecz Skarbu Państwa lub następców za emeryturę lub rentę zajętych na cele prowadzenia działalności gospodarczej, - budynki lub ich części oraz grunty zajęte na potrzeby ochrony przeciwpożarowej, - grunty zajęte na cmentarze, - budowle służące mieszkańcom gminy dla celów realizacji gospodarki wodnościekowej, - budowle dróg wewnętrznych oraz zajęte pod nie grunty, z których może korzystać każdy i stanowiące uzupełnienie sieci dróg publicznych, - budynki lub ich części oraz grunty służące mieszkańcom gminy dla realizacji zbiorowego zaopatrzenia w wodę oraz zbiorowego odprowadzania ścieków, - budowle, budynki lub ich części oraz grunty służące mieszkańcom gminy dla celów realizacji gospodarki odpadami komunalnymi, - grunty oraz budynki lub ich części zajęte na potrzeby gospodarki łowieckiej przez koła łowieckie. Powyższa uchwała utraciła moc z datą wejścia w życie uchwały Rady Gminy Mniszków nr XII/62/2011 z dnia 7 listopada 2011 roku w sprawie zwolnień od podatku od nieruchomości (Dz. Urz. Województwa Łódzkiego z dnia 8 grudnia 2011 roku, nr 357, poz. 3632), gdzie zawarto analogiczne zwolnienia z pominięciem zwolnienia dotyczącego gruntów oraz budynków lub ich części zajętych na potrzeby gospodarki łowieckiej przez koła łowieckie. W okresie objętym kontrola obowiązywały uchwały Rada Gminy Mniszków w sprawie określenia wzorów formularzy o przedmiotach opodatkowania oraz deklaracji na podatek leśny, rolny i od nieruchomości z dnia 3 grudnia 2004 roku nr XXVII/147/04 (Dz. Urz. Województwa Łódzkiego z dnia 17 grudnia 2004 roku, nr 347, poz. 3626) oraz z dnia 30 listopada 2011 roku nr XIII/71/2011 (Dz. Urz. Województwa Łódzkiego z dnia 17 grudnia 2011 roku, nr 384, poz. 4255). _____________________________________________________ 67 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Kontrolowana jednostka ma dostęp do ewidencji gruntów i budynków poprzez program komputerowy wymagając okresowej aktualizacji. Ostatniej aktualizacji dokonano we wrześniu 2012 roku. Rady Gminy Mniszków nie pojęła uchwały w sprawie wysokości opłaty prolongacyjnej z tytułu rozłożenia na raty lub odroczenia terminu płatności podatków stanowiących dochód budżetu gminy. Ustalono, iż organ podatkowy w okresie objętym kontrolą przeprowadził 8 kontroli podatkowych i wydał 6 decyzji w sprawie zmiany wymiaru podatku. Wszystkie kontrole dotyczyły podatników będących osobami fizycznymi. Decyzja nr 3113/140011/2011/LZP/1 z dnia 10 lutego 2011 roku w sprawie wymiaru łącznego zobowiązania pieniężnego na 2011 rok w związku z ustaleniami kontroli podatkowej przeprowadzonej dnia 8 lutego 2011 roku dotyczących użytków rolnych zajętych na działalność gospodarczą – skutek dla podatku od nieruchomości – plus 4.032,00 zł, Decyzja nr 3113/140011/2011/LZP/2 z dnia 18 maja 2011 roku w sprawie zmiany wymiaru łącznego zobowiązania pieniężnego na 2011 rok w związku z ustaleniami kontroli podatkowej przeprowadzonej dnia 28 kwietnia 2011 roku dotyczących użytków rolnych zajętych na działalność gospodarczą – skutek dla podatku od nieruchomości – plus 5.120,00 zł, Decyzja nr 3131/70035/2011/LZP/2 z dnia 24 sierpnia 2011 roku w sprawie zmiany wymiaru łącznego zobowiązania pieniężnego na 2011 rok (...)1 związku z ustaleniami kontroli podatkowej przeprowadzonej dnia 28 lipca 2011 roku dotyczących użytków rolnych zajętych na działalność gospodarczą – skutek dla podatku od nieruchomości – plus 63 zł, Decyzja nr 3131/140164/2011/LZP/2 z dnia 24 sierpnia 2011 roku w sprawie zmiany wymiaru łącznego zobowiązania pieniężnego na 2011 rok (...)2 związku z ustaleniami kontroli podatkowej przeprowadzonej dnia 28 lipca 2011 roku, dotyczących użytków rolnych zajętych na działalność gospodarczą – skutek dla podatku od nieruchomości – plus 19 zł Decyzja nr 3131/50022/2011/LZP/2 z dnia 24 sierpnia 2011 roku w sprawie zmiany wymiaru łącznego zobowiązania pieniężnego na 2011 rok (...)3 związku z ustaleniami kontroli podatkowych przeprowadzonych w dniach 16 czerwca 2011 roku i 29 lipca 2011 roku, dotyczących użytków rolnych i budynków zajętych na działalność gospodarczą – skutek dla podatku od nieruchomości – plus 678,00 zł 1 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 2 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 3 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 68 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Decyzja nr 3123.1391.2012 z dnia 20 czerwca 2012 roku w prawie zmiany wymiaru łącznego zobowiązania pieniężnego na 2012 rok (...)4 w związku z ustaleniami kontroli podatkowej przeprowadzonej dnia 1 czerwca 2012 roku, dotyczących użytków rolnych i budynków zajętych na działalność gospodarczą – skutek dla podatku od nieruchomości – plus 2.004,00 zł. Podatek od nieruchomości od osób prawnych W latach objętych kontrolą 24 podmioty będące osobami prawnymi opłacały podatek od nieruchomości. Dochody uzyskane z podatku od osób prawnych wyniosły w 2011 roku i na dzień 30 czerwca 2012 roku odpowiednio 1.044.834,94 zł i 587.492,36 zł. Zaległości z tego tytułu wynosiły w 2011 roku – 24.776,46 zł i na dzień 30 czerwca 2012 – 23.293,70 zł. Kontrolą objęto niżej wymienionych podatników: (...)5. W toku czynności kontrolnych na podstawie przedłożonych dokumentów, stwierdzono co następuje: 1. Podatnicy objęci kontrolą terminowo złożyli deklaracje. 2. Stawki podatków w deklaracjach podatkowych zostały określone zgodnie z uchwałami Rady Gminy Mniszków. 3. Dane wykazane w deklaracjach, co do powierzchni gruntów zgodne były z danymi ewidencji gruntów. 4. Nie przeprowadzano w okresie badanym kontroli podatkowych u podatników opłacających podatek od nieruchomości od osób prawnych. 5. Podatnik o nr (...)6. Wskazać należy, że stosownie do art. 2 ust. 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości nie podlegają użytki rolne, grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych lub lasy, z wyjątkiem zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej. W świetle powyższego o objęciu podatkiem od nieruchomości gruntów podatnika prowadzącego działalność gospodarczą sklasyfikowanych w ewidencji gruntów jako użytki rolne, grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych, decyduje faktyczne zajęcie tych gruntów na prowadzenie działalności gospodarczej. Jeżeli podatnik będący osobą prawną wykazał użytki rolne jako grunty pozostałe to znaczy, że uznał, iż nie są one związane z działalnością gospodarczą, a jeżeli tak, to konsekwencją powyższego 4 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 5 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 6 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 69 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 powinno być złożenie przez podatnika deklaracji na podatek rolny i podatek leśny. W związku z powyższym oraz z uwagi na skutek finansowy ewentualnej zmiany deklarowanych przedmiotów celowym byłoby przeprowadzenie kontroli podatkowej u podatnika stosownie do art. 281 ustawy Ordynacja podatkowa celem sprawdzenia czy podatnik wywiązuje się z obowiązków wynikających z przepisów prawa. (...)7. Pozostali podatnicy objęci kontrolą terminowo regulowali zobowiązania z tytułu poszczególnych rat podatku od nieruchomość Dane osób prawnych objętych kontrolą, dotyczące terminów złożenia deklaracji podatkowych, zgodności stawek podatku z uchwałami Rady Gminy Mniszków, w sprawie podatku od nieruchomości stanowi załącznik nr 14 do protokołu kontroli Podatek od nieruchomości od osób fizycznych W latach objętych kontrolą uzyskano 242.498,56 zł dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób fizycznych w 2011 roku, a w pierwszym półroczu 2012 roku 197.373,85 zł. Zaległości wg stanu na 31 grudnia 2011 wyniosły 85.109,82 a na dzień 30 czerwca 2012 roku wyniosły 98.237,30 zł. Kontrolą objęto podatników o następujących numerach ewidencji podatkowej: (...)8 Dane dotyczące decyzji wymiarowych i zgodności stawek podatku z uchwałami Rady Gminy Mniszków w sprawie podatku od nieruchomości, obowiązującymi w okresie kontrolowanym oraz zgodność podstawy opodatkowania z informacjami podatkowymi, podatników objętych kontrolą przedstawiono w tabelach stanowiących załącznik nr 15 do protokołu kontroli. W toku czynności kontrolnych ustalono, że - podatnik o nr (...)9. 7 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 8 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 9 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 70 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Wszyscy podatnicy objęci kontrolą złożyli informacje w sprawie podatku od nieruchomości. Stawki podatku zastosowane w decyzjach ustalających wysokość podatku były zgodne z treścią uchwał Rady Gminy Mniszków. Nie stwierdzono nieprawidłowego określenia przedmiotu opodatkowania w złożonych przez podatników informacjach. Decyzje ustalające wysokość podatku zostały doręczone w terminie umożliwiającym podatnikom zachowanie ustawowego terminu płatności podatku. W zakresie terminowości podejmowania czynności windykacyjnych ustalono, że jednostka kontrolowana prowadziła ewidencję upomnień i tytułów wykonawczych zgodnie z wymogami przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Na bieżąco prowadzono czynności windykacyjne. W przypadku wpłaty podatnika nie pokrywającej kwoty zaległości i odsetek dokonywano proporcjonalnego zaliczenia wpłaty na poczet zaległości i odsetek stosownie do art. 55 ustawy Ordynacja podatkowa. Udzielone ulgi w zapłacie podatku w zakresie podatku od nieruchomości (np. umorzenie zaległości, rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności) 2011 rok Rozłożenie zapłaty podatku na raty - Kwota objęta decyzjami (zł) 5.979,00 odsetki 208,00 - Odroczenie terminu płatności podatku - - Rozłożenie na raty zapłaty zaległości podatkowej 1 200,00 Odroczenie zapłaty zaległości podatkowej - - Rodzaj decyzji Umorzenie zaległości podatkowej, odsetek Ilość wydanych decyzji 19 30.06.2012 rok Umorzenie zaległości podatkowej, odsetek 2 Rozłożenie zapłaty podatku na raty - Kwota objęta decyzjami (zł) 1.159,00 odsetki 90,00 - Odroczenie terminu płatności podatku - - Rozłożenie na raty zapłaty zaległości podatkowej - - Odroczenie zapłaty zaległości podatkowej - - Rodzaj decyzji Ilość wydanych decyzji _____________________________________________________ 71 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Kontrolą objęto decyzje: - w sprawie umorzenia podatku od nieruchomości o następujących numerach : 1/2011 z dnia 1 lutego 2011 roku, 2/2011 z dnia 1 lutego 2011 roku, 3/2011 z dnia 1 lutego 2011 roku, 14/2011 z dnia 17 maja 2011 roku, 16/2011 z dnia 27 maja 2011 roku, 2/2012 z dnia 16 stycznia 2012 roku, 6/2012 z dnia 11 kwietnia 2012 roku, 11/2012 z dnia 25 maja 2012 roku, - decyzję nr 3113/2/11 z dnia 18 kwietnia 2011 roku w sprawie odroczenia terminu zapłaty zaległości w podatku od nieruchomości i odroczenia terminu zapłaty IV-XI raty podatku od nieruchomości za 2010 rok, - decyzję nr 3113/1/11 z dnia 29 marca 2011 roku w sprawie rozłożenia na raty zaległości podatku od nieruchomości . Tabele stanowiące wykaz poszczególnych decyzji objętych kontrolą wraz z opisem przedmiotu ulgi, datą złożenia wniosku stanowią załącznik nr 16 do protokołu kontroli. Kontrola wyżej wskazanych decyzji wykazała co następuje : - przed wydaniem decyzji w sprawie przeprowadzał postępowanie podatkowe, umorzenia zaległości organ podatkowy - wszystkie sprawy z wniosków podatników dotyczących umorzenia zaległości (odsetek) zostały załatwione w drodze decyzji stosownie do art. 207 ustawy Ordynacja podatkowa, - decyzje w sprawie umorzenia zaległości w podatku od nieruchomości, stosownie do art. 210 §4 ustawy Ordynacja podatkowa zawierały uzasadnienia faktyczne i prawe, - decyzje w sprawie umorzenia obejmowały wyłącznie zaległości podatkowe, - decyzje wydawane były przez Wójta Gminy Mniszków lub osoby do tego upoważnione, - organ podatkowy przed wydaniem decyzji odmownej stosownie do art. 200 ustawy Ordynacja podatkowa wyznaczał stronie termin do wypowiedzenia się w sprawie materiału dowodowego. Ponadto stwierdzono, że decyzja nr 3113/2/11 z dnia 18 kwietnia 2011 roku oraz decyzja nr 3113/1/11 z dnia 29 marca 2011 roku nie zawierały uzasadnienia prawnego ani faktycznego stosownie do art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa, z treści której wynika, że uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, uzasadnienie prawne zaś zawiera wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa. Decyzje powyższe zawierały jedynie przytoczenie treści art. 67a §1 ustawy Ordynacja podatkowa i wyjaśnienie pojęcia „ważny interes” podatnika. Wójt Gminy Mniszków mając na uwadze trudną sytuację finansową podatnika postanowił orzec o przyznaniu ulgi. Obydwaj podatnicy wraz z wnioskiem złożyli dokumenty potwierdzające ich sytuację ekonomiczną oraz oświadczenia o nieotrzymaniu pomocy publicznej w ostatnich trzech latach. Biorąc pod uwagę, iż w obu przypadkach przyznano ulgi podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą organ podatkowy w pierwszym rzędzie powinien ustalić, czy argumenty przedstawione przez podatnika są wystarczające by uznać, że za przyznaniem ulgi przemawia "ważny interes podatnika" _____________________________________________________ 72 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 lub "interes publiczny". Jest to podstawa umożliwiająca organom podatkowym przyznanie wnioskowanej ulgi. Pozytywne rozstrzygnięcie przedstawionej kwestii prowadzi do rozważenia przez organ podatkowy czy ewentualne przyznanie ulgi podmiotowi prowadzącemu działalność gospodarczą stanowi pomoc publiczną a jeżeli tak to o jaką pomoc stara się podatnik. Zgodnie bowiem z treścią art. 67b §1 ustawy Ordynacja podatkowa, organ podatkowy na wniosek podatnika prowadzącego działalność gospodarczą może udzielać ulg w spłacie zobowiązań podatkowych, określonych w art. 67a, które nie stanowią pomocy publicznej, które stanowią pomoc de minimis - w zakresie i na zasadach określonych w bezpośrednio obowiązujących aktach prawa wspólnotowego dotyczących pomocy w ramach zasady de minimis, które stanowią pomoc publiczną w zakresie wymienionym w pkt 3 §1 tegoż artykułu, które to z kolei mogą być udzielane jako pomoc indywidualna albo w ramach programów pomocowych. Artykuł 67a Ordynacji podatkowej nie może stanowić samodzielnej podstawy rozstrzygnięcia w przedmiocie wniosku o udzielenie ulgi złożonego przez podmiot prowadzący działalność gospodarczą, z pominięciem art. 67b. Dodatkowe obowiązki w tym zakresie wynikają z art. 37 ust. 1, 2 i 5 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 roku o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (tekst jednolity z 2007 roku Dz. U. nr 59 poz.404 ze zmianami), gdzie określono jakie dokumenty powinien przedstawić podmiot ubiegający się o przyznanie pomocy wraz z wnioskiem. Ponadto ustęp 7 tegoż artykułu stanowi, że do czasu przekazania przez podmiot ubiegający się o pomoc zaświadczeń, oświadczeń lub informacji, o których mowa w art. 37 ust. 1, 2 i 5, pomoc nie może być udzielona temu podmiotowi. Biorąc zatem powyższe pod uwagę oraz fakt, iż organ podatkowy nie wypowiedział się co do uznania czy też nie uznania udzielonej ulgi jako pomocy publicznej stwierdzić należało, iż organ podatkowy wydał decyzję nr 3113/2/11 z dnia 18 kwietnia 2011 roku oraz decyzję nr 3113/1/11 z dnia 29 marca 2011 roku z naruszeniem art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa. 4) Terminowość podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych (…)10 Terminowość podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości w podatku od nieruchomości objęto kontrolą przy temacie - Dochody z podatków i opłat lokalnych - 2011 – 30.06.2012. W zakresie podejmowania czynności windykacyjnych w stosunku do podatników podatku od środków transportowych kontrolą objęto podatników zalegających z wpłatą II raty podatku za rok 2011 i I raty za rok 2012. Podatek od środków transportowych II rata 2011 r. - (termin zapłaty 15 wrzesień 2011 r.) (…)11 10 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 11 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września _____________________________________________________ 73 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Wobec wszystkich zaległości podatkowych posiadanych przez wymienionych w tabeli podatników organ podatkowy podjął czynności windykacyjne. Jednostka kontrolowana prowadziła ewidencję upomnień i tytułów wykonawczych zgodnie z wymogami przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Testy dotyczące podatków stanowią załącznik nr 17 do protokołu kontroli. 2. DOCHODY Z MAJĄTKU W toku kontroli ustalono, że w 2011 roku Gmina Mniszków nabyła dwie działki o łącznej powierzchni 0,0692 ha za kwotę 7.000 zł pod budowę przepompowni ścieków. W 2011 roku Gmina Mniszków dokonała również zamiany działki z osobą fizyczną z przeznaczeniem na budowę przepompowni ścieków w wyniku czego uzyskała dopłatę w wysokości 7.875,24 zł z uwagi na różnicę w wartości zamienianych działek. W 2012 roku Gmina nabyła łącznie 12 działek położonych w miejscowości Zarzęcin o łącznej powierzchni 1,3722 ha za kwotę 34.305 zł z przeznaczeniem na cel publiczny tj. budowę drogi w miejscowości Zarzęcin. 2.1. Dochody z tytułu sprzedaży nieruchomości Dochody ze sprzedaży nieruchomości lub ich części (w tym lokali) Plan 100.000 2011 rok Plan po zmianach 100.000 Wykonanie Plan 6.888,00 100.000 III kwartał 2012 roku Plan po Wykonanie zmianach 29.400,00 29.400,00 Sprzedaż działki nr 252/4 o powierzchni 970 m2 położonej w miejscowości Bukowiec Uchwałą nr VI/37/2011 z dnia 17 maja 2011 roku Rada Gminy Mniszków wyraziła zgodę na zbycie przez Gminę Mniszków nieruchomości gruntowych oznaczonych w ewidencji gruntów numerami działek nr: 252/1; 252/2; 252/3; 252/4; 252/5; 252/6; 252/7; 252/8 i 252/9 położonych w miejscowości Bukowiec nad Pilicą. Komisja Przetargowa do przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność gminy powołana została zarządzeniem Wójta Gminy nr 32/05 z dnia 15 listopada 2005 roku. W dniu 4 lipca 2011 roku Wójt Gminy na podstawie zarządzenia nr 49/2011 podał do publicznej wiadomości wykazy nieruchomości stanowiących własność Gminy Mniszków przeznaczonych do sprzedaży. Załącznikiem do zarządzenia był wykaz nieruchomości. Przedmiotem zbycia były działki oznaczone numerem od 252/1 do 252/9 położone w miejscowości Bukowiec na łączną kwotę 297.600 zł. Wykaz nieruchomości został zamieszczony na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Gminy od dnia 4 lipca 2011 roku 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 74 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 do 19 sierpnia 2011 roku oraz na tablicy ogłoszeń w sołectwach jak również na stronie internetowej Urzędu Gminy. Informacja o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży opublikowana została w Tygodniku Opoczyńskim w dniu 8 lipca 2011 roku. Operat szacunkowy dotyczący ustalenia wartości rynkowej zbywanych działek sporządzony został przez rzeczoznawcę majątkowego w dniu 16 czerwca 2011 roku. W operacie ustalono ceny wszystkich działek objętych uchwałą Rady Gminy Mniszków oraz wykazem. Działka nr 252/4 o powierzchni 0,0970 ha wyceniona została na kwotę 8.860 zł. W dniu 11 lipca 2017 roku rzeczoznawca majątkowy potwierdził aktualność wartości działek. W dniu 9 maja 2012 roku Wójt Gminy ogłosił trzeci przetarg ustny nieograniczony na sprzedaż nieruchomości. Ustalono, że dwa poprzednio zorganizowane przetargi obejmujące wszystkie działki wskazane w uchwale i w wykazie nie doszły do skutku z uwagi na brak zainteresowanie zakupem (nikt nie wpłacił wadium). Przetarg wyznaczony został na dzień 15 czerwca 2012 roku na godzinę 11.00. Warunkiem udziału w przetargu jest wniesienie wadium w wysokości 2.910 zł (dla działki nr 252/4) do dnia 11 czerwca 2012 roku. Kwota osiągnięta w przetargu powinna zostać uregulowana jednorazowo najpóźniej na 1 dzień przez wyznaczonym terminem zawarcia aktu notarialnego. Wójt Gminy zastrzegł sobie prawo unieważnienia przetargu lub jego odwołania z uzasadnionej przyczyny. Ogłoszenie o przetargu zamieszczone zostało na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Gminy w Mniszkowie w dniu 9 maja 2012 roku. Ogłoszenie zamieszczone zostało również na tablicy ogłoszeń w sołectwach, na stronie internetowej Urzędu Gminy oraz w gazecie codziennej Dziennik Łódzki w dniu 15 maja 2012 roku. W dniu 1 czerwca 2012 roku wpłacone zostało wadium na przetarg dotyczący działki nr 252/4 na kwotę 2.910 zł. W dniu 15 czerwca 2012 roku członkowie Komisji Przetargowej złożyli oświadczenia, że nie uczestniczą osobiście w postępowaniu przetargowym, nie uczestniczy osoba im bliska, ani inna osoba z którą pozostaję w stosunku prawnym lub faktycznym, mogącym budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności jako członka komisji przetargowej. Z protokołu z trzeciego ustnego przetargu nieograniczonego z dnia 15 czerwca 2012 roku wynika, że wadium na sprzedaż działki nr 252/4 o powierzchni 970 m2 wpłaciła jedna osoba, która stała się uczestnikiem postępowania. Cena wywoławcza została ustalona na kwotę 29.100,00 zł oraz postąpienie w kwocie 300 zł ustalone przez uczestnika przetargu co razem stanowiło kwotę 29.400 zł + VAT. Działka zbyta została za cenę 36.162 zł brutto i cena ta podlega zapłacie nie później niż do dnia zawarcia umowy przenoszącej własność. Protokół z przetargu podpisał nabywca i członkowie Komisji Przetargowej. W dniu 28 czerwca 2012 roku sporządzone zostało zawiadomienie do nabywcy działki nr 252/4 z którego wynikało, że spisanie aktu notarialnego odbędzie się w dniu 3 lipca 2012 roku o godzinie 9 we wskazanej Kancelarii Notarialnej. Na zawiadomieniu wskazano, że wysłane zostało pocztą elektroniczną. Z wyjaśnienia inspektora ds. gospodarowania gruntami Lidii Poprzecznej wynikało, że w związku z przeprowadzonym przetargiem w dniu 15 czerwca 2012 roku nabywcę nieruchomości powiadomiono telefonicznie w dniu 26 czerwca 2012 roku, a następnie w dniu 28 czerwca 2012 roku informacja przekazana została pocztą elektroniczną. Wyjaśnienie inspektora ds. gospodarowania gruntami Lidii Poprzecznej z dnia 9 listopada 2012 roku stanowi załącznik nr 18 do protokołu kontroli. Zgodnie z art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i _____________________________________________________ 75 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. W związku z powyższym należy właściwie udokumentować termin doręczenia zawiadomienia. Umowa sprzedaży działki nr 252/4 zawarta w formie aktu notarialnego nr 2245/2012 zawarta została w dniu 3 lipca 2012 roku. Przed spisaniem aktu notarialnego nabywca nieruchomości uiścił kwotę różnicy pomiędzy wartością nieruchomości uzyskaną w przetargu a kwotą wpłaconą na poczet wadium tj. 33.252 zł. W toku kontroli ustalono, że Wójt Gminy Mniszków nie sporządził planu wykorzystania zasobu nieruchomości stosownie do art.23 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2010 roku Dz.U. nr 102, poz.651 ze zmianami). Wskazany przepis obliguje do sporządzenia planu wykorzystania zasobu nieruchomości starostów wykonujących zadania z zakresu administracji rządowej jednakże do sporządzenia planu wykorzystania zasobu obligował wprost przepis art.25 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomości, zgodnie z którym gospodarowanie gminnym zasobem nieruchomości polega w szczególności na wykonywaniu czynności o których mowa w art.23 ust.1 ustawy. Stosownie do art.23 ust.1d ustawy plany wykorzystania zasobu, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, opracowuje się na okres 3 lat. Plany zawierają w szczególności: 1) zestawienie powierzchni nieruchomości zasobu oraz nieruchomości oddanych w użytkowanie wieczyste; 2) prognozę: a) dotyczącą udostępnienia nieruchomości zasobu oraz nabywania nieruchomości do zasobu, b) poziomu wydatków związanych z udostępnieniem nieruchomości zasobu oraz nabywaniem nieruchomości do zasobu, c) wpływów osiąganych z opłat z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości oddanych w użytkowanie wieczyste oraz opłat z tytułu trwałego zarządu nieruchomości, d) dotyczącą aktualizacji opłat z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości oddanych w użytkowanie wieczyste oraz opłat z tytułu trwałego zarządu nieruchomości; 3) program zagospodarowania nieruchomości zasobu. 2.5. Inne dochody W okresie objętym kontrolą Gmina Mniszków posiadała fragmentaryczne miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego. Kontrolującym przedstawiono uchwałę nr XVIII/89/03 Rady Gminy Mniszków z dnia 30 grudnia 2003 roku w sprawie zmiany fragmentu miejscowego, ogólnego planu zagospodarowania przestrzennego gminy Mniszków oraz uchwałę nr XVIII/101/2012 z dnia 12 czerwca 2012 roku w sprawie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego fragmentu Gminy Mniszków w miejscowościach Mikułowice i Stoki. W obydwu uchwałach Rada Gminy określiła stawkę procentową służąca naliczeniu opłaty, o której mowa w art. 36 ust. 4 ustawy z dnia 27 marca 2003 roku o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U. Nr 80, poz. 717 ze zmianami) w wysokości 0% dla nieruchomości położonych na całym obszarze planu. Rada Gminy Mniszków nie ustaliła stawki opłaty adiacenckiej. _____________________________________________________ 76 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 VII. WYKONYWANIE BUDŻETU. REALIZACJA WYDATKÓW BUDŻETOWYCH 1. WYDATKI (DOTACJE) NA REALIZACJĘ ZADAŃ POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH 2011 ROK W budżecie Gminy Mniszków na 2011 rok przyjętym uchwałą Rady Gminy nr IV/19/2011 z dnia 18 lutego 2011 roku ustalono dotację na upowszechnianie kultury fizycznej i sportu sklasyfikowaną w dziale 926 Kultura fizyczna, rozdział 92605 Zadania w zakresie kultury fizycznej § 263 Dotacja celowa na zadania zlecone do realizacji organizacjom prowadzącym działalność pożytku publicznego w wysokości 50.000,00 zł. Ustalono, że dotacja udzielona została na rzecz Ludowego Klubu Sportowego Mniszków w kwocie 50.000,00 zł po przeprowadzeniu konkursu zakończonego podpisaniem umowy w dniu 29 marca 2011 roku. Z uwagi na wysokość udzielonej dotacji odstąpiono od kontroli zagadnienia. 2. WYDATKI OSOBOWE 3.1.Wydatki na wynagrodzenia - 2011 rok Prawidłowość ustalania i wypłaty wynagrodzeń na rzecz pracowników jednostki Kontrolą objęto prawidłowość przyznanych kategorii zaszeregowania, stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatków: stażowego, funkcyjnego i specjalnego dla Wójta Gminy Mniszków. Ustalono, że Janusz Ciesielski pełni funkcję wójta od dnia 29 października 1998 roku. W 2012 roku wypłacano Wójtowi wynagrodzenie ustalone Uchwałą Rady Gminy nr I/6/10 z dnia 30 listopada 2010 roku w sprawie ustalenia wynagrodzenia dla Wójta Gminy. Powyższą uchwałą Rada ustaliła wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 5.900 zł, dodatek funkcyjny – 1.900 zł, dodatek specjalny 40% wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w kwocie 3.120,00 zł oraz dodatek za wieloletnia pracę 18% - 1.062,00. Dnia 20 grudnia 2010 roku Przewodniczący Rady Gminy przyznał Wójtowi Gminy ekwiwalent za niewykorzystany urlop za okres od 1 stycznia 2010 roku do 21 listopada 2010 za 20 dni urlopu (10.991,00:21,08)x20 – 10.427,89 zł. Ponadto w przedmiotowym zakresie objęto kontrolą prawidłowość naliczenia i wypłaty wynagrodzenia dla Sekretarza Gminy Mniszków, Skarbnika Gminy oraz inspektor ds. pozyskiwania funduszy unijnych i informatyka. Na podstawie przedstawionych dokumentów stwierdzono, że ustalone wynagrodzenie oraz poszczególne jego składniki mieściły się w granicach określonych przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. nr 50 poz. 398) oraz Zarządzenia nr 11/09 Wójta Gminy z dnia 5 czerwca 2009 roku w sprawie ustalenia Regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Gminy w Mniszkowie. Nie stwierdzono przekroczenia lub zmniejszenia w przyznanym wynagrodzeniu zasadniczym, wskazane w angażach wynagrodzenie dla kontrolowanych stanowisk pracy mieściło się w przedziałach poszczególnych kategorii zaszeregowania. Kwota dodatku specjalny, którą otrzymuje Wójt Gminy Mniszków, nie przekraczała 40 % wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego, stosownie do Rozporządzenia Rady _____________________________________________________ 77 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Dodatek funkcyjny określony w angażach był wskazany kwotowo. Ustalono ponadto, że Marianna Marszałek – Sadowska – Skarbnik Gminy – dnia 27 października 2011 roku złożyła podanie do Wójta Gminy z prośbą o odwołanie z dniem 28 października 2011 roku z funkcji Skarbnika Gminy. Uchwałą nr XI/59/2011 z dnia 28 października 2011 roku Rada Gminy Mniszków odwołała Skarbnika Gminy z dniem 28 października 2011 roku. (…)12. Pismem z dnia 28 października 2011 roku Wójt Gminy na podstawie art. 171 §1 KP przyznał Skarbnikowi Gminy w związku z niewykorzystaniem urlopu wypoczynkowego za 2011 rok ekwiwalent pieniężny za 22 dni niewykorzystanego urlopu. (…)13. Dnia 4 listopada 2011 roku Skarbnik Gminy zwrócił się z podaniem do Wójta Gminy o przyjęcie do pracy na stanowisko Skarbnika Gminy. Uchwałą nr XII/66/2011 z dnia 7 listopada Rada Gminy Mniszków, na wniosek Wójta Gminy, powołała ponownie na Skarbnika Gminy Mniszków Mariannę Marszałek Sadowską Listy wypłat sporządzane były w formie komputerowej. W wyniku porównania list płac za miesiące I-VI 2012 roku z kartami wynagrodzeń za te okresy stwierdzono zgodność wypłat z zapisami w angażach pracowniczych i na kartach wynagrodzeń. Wypłat dokonywano przelewem na wskazane przez wyżej wymienione osoby rachunki bankowe. Wypłata odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy W roku 2012 roku nie wypłacano ekwiwalentów za urlop wypoczynkowy. Wypłacono jedną odprawę z tytułu przejścia na emeryturę kierowcy autobusu (…)14. Pismem z dnia 3 września 2012 roku Wójt Gminy na podstawie art. 38 ust.3 pkt 3 ustawy o pracownikach samorządowych w związku z rozwiązaniem stosunku pracy przyznał z dniem 2 września 2012 roku odprawę pieniężną z tytułu przejścia na emeryturę w wysokości sześciomiesięcznego wynagrodzenia (…)15. Wypłaty dokonano na podstawie listy płac dnia 27 września 2012 roku. W roku 2011 nie dokonywano wypłat z tytułu odpraw w związku z przejściem na emeryturę. Wypłacono ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy Skarbnikowi Gminy 6.610,48 zł oraz 4 pracownikom zatrudnionym w ramach prac interwencyjnych na łączną kwotę 462,00 zł. Wypłaty ekwiwalentu dla Skarbnika Gminy dokonano na podstawie listy płac przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Skarbnika dnia 28 listopada 2011 roku. Do wyliczeń ekwiwalentu za urlop 12 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 13 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 14 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 15 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 78 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 wypoczynkowy w 2011 roku zastosowano współczynnik ustalony dla tego roku wynoszący 21. Listy płac sporządzone były przez pracownika merytorycznego. Sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowych zatwierdzane były do wypłaty przez Sekretarza Gminy z upoważnienia Wójta Gminy oraz przez Skarbnika Gminy. 3. WYDATKI INWESTYCYJNE Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w latach 2011 – 2012 2011 rok Dział Plan po zmianach (zł) I półrocze 2012 roku Wykonanie (zł) Plan po zmianach (zł) Wykonanie (zł) 135.000,00 108.790,40 142.499,00 90.165,03 2.141.820,00 2.141.820,00 - - Rozdział Paragraf 010 01010 6050 010 01010 6057 010 01010 6059 713.940,02 713.940,02 - - 600 60016 6050 2.000,00 52,26 - - 600 60016 6057 2.703.424,76 2.703.424,76 - - 600 60016 6059 901.141,59 901.141,59 - - 750 75023 6050 264.593,46 264.502,45 - - 750 75095 6050 12.000,00 11.240,55 - - 754 75412 6050 259.972,48 259.801,38 35.000,00 29.368,15 801 80110 6050 13.000,00 12.300,00 25.600,00 24.622,26 921 92109 6050 365.000,00 325.648,45 5.000,00 2.403,17 921 92109 6057 386.886,00 386.886,00 393.780,44 - 921 92109 6059 153.962,55 153.962,55 252.019,46 - 926 92605 6050 7.000,00 6.150,00 - - Razem 8.078.602,86 8.007.814,35 944.325,90 146.558,61 Wydatki budżetowe ogółem 20.254.441,93 19.921.872,36 % udziału wydatków inwestycyjnych w wydatkach ogółem 39,88 12.753.576,10 40,19 6.182.602,19 7,40 2,37 Źródła finansowania realizowanych inwestycji w latach 2011-2012 Poza środkami z budżetu gminy źródłem finansowania inwestycji w 2011 roku były: - dotacje z funduszy celowych - 424.364 zł; - pożyczki i kredyty - 3.556.223,86 zł; _____________________________________________________ 79 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 - środki zagraniczne - 2.703.424,76 zł W I półroczu 2012 roku poza środkami z budżetu gminy jednostka pozyskała na realizację inwestycji środki w wysokości 393.780,44 zł. Ewidencja księgowa wydatków inwestycyjnych Stwierdzono, że ewidencja księgowa wydatków inwestycyjnych prowadzona była na koncie 130-2 „Rachunek bankowy wydatków”. Dla każdego zadania inwestycyjnego prowadzono odrębne analityczne konto do ewidencji kosztów inwestycji do konta syntetycznego „Inwestycje (środki trwałe w budowie), które na dzień 31 grudnia 2011 roku wykazywało saldo 708.194,14 zł. Organizacja procesu inwestycyjnego (planowanie i nadzór) W kontrolowanej jednostce prowadzenie postępowań o udzielanie zamówień publicznych; przygotowanie oraz prowadzenie inwestycji gminnych oraz koordynowanie wykonawstwa inwestycji na terenie gminy i zapewnienie prawidłowego przebiegu realizacji zadań, w tym odbioru inwestycji należało do zadań Referatu Planowania Przestrzennego, Ochrony Środowiska, Gospodarki Nieruchomościami, Infrastruktury, Budownictwa i Rolnictwa kierowanego przez Stanisława Kondaszewskiego. Stwierdzono ponadto, że każdemu z pracowników Urzędu Gminy w ramach zadań wspólnych powierzono wykonywanie zadań wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych oraz programowanie, planowanie oraz nadzorowanie realizacji inwestycji i remontów. Rozliczanie inwestycji powierzono Skarbnikowi Gminy zakresem obowiązków z dnia 30 czerwca 2006 roku. Wójt Gminy Mniszków na podstawie zarządzenia nr 9/2009 z dnia 14 maja 2009 roku powołał stałą Komisję Przetargową do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz określił organizację jej pracy oraz zakres obowiązków jej członków. W skład Komisji powołano osoby w następującym składzie: - Stanisław Kondaszewski – przewodniczący komisji; - Marcin Wujek – sekretarz komisji; - Marcin Wójcikowski – członek komisji; - Andrzej Pączek – członek komisji. Kontrola realizacji wybranych inwestycji Budowa Domu Ludowego we wsi Jawor Kolonia – postępowanie przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego poniżej progu określonego w art.11 ust.8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych 1.Pozwolenie na budowę, dokumentacja projektowa i kosztorys inwestorski Zadanie było realizowane na podstawie następujących pozwoleń na budowę: - decyzja nr 179/2010 z dnia 29 marca 2010 roku, na podstawie której Dyrektor Wydziału Administracji Architektoniczno-Budowlanej działający z upoważnienia Starosty Opoczyńskiego zatwierdził projekt budowlany i udzielił pozwolenia na budowę Budynku _____________________________________________________ 80 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Domu Ludowego w miejscowości Jawor Kolonia (decyzja uprawomocniła się z dniem 31 marca 2010 roku); - decyzja nr 197/2010 z dnia 7 kwietnia 2010 roku, na podstawie której Dyrektor Wydziału Administracji Architektoniczno-Budowlanej działający z upoważnienia Starosty Opoczyńskiego zatwierdził projekt budowlany i udzielił pozwolenia na budowę zjazdu indywidualnego z drogi krajowej nr 12 (decyzja uprawomocniła się z dniem 8 kwietnia 2010 roku); - decyzja nr 579/2011 z dnia 21 września 2011 roku, na podstawie której Dyrektor Wydziału Administracji Architektoniczno-Budowlanej działający z upoważnienia Starosty Opoczyńskiego zatwierdził projekt budowlany uchylił zatwierdzony decyzją nr 179/2010 z dnia 29 marca 2010 roku projekt budowlany w części dotyczącej instalacji kotłowni w budynku Domu Ludowego, zmienił decyzję nr 179/2010 w taki sposób, że zatwierdził projekt budowlany zamienny instalacji kotłowni w budynku Domu Ludowego oraz udzielił pozwolenia na budowę zbiornika gazu o poj.4850 dm3 (decyzja uprawomocniła się z dniem 6 października 2011 roku); - decyzja nr 354/2012 z dnia 3 lipca 2012 roku, na podstawie której Dyrektor Wydziału Administracji Architektoniczno-Budowlanej działający z upoważnienia Starosty Opoczyńskiego zatwierdził projekt budowlany uchylił decyzję nr 179/2010 w części dotyczącej podjazdu dla osób niepełnosprawnych i zatwierdził zamienny projekt w części dotyczącej podjazdu dla niepełnosprawnych (decyzja uprawomocniła się z dniem 17 lipca 2012 roku). Dla inwestycji prowadzone były dwa dzienniku budowy, w tym jeden dla budowy domu ludowego a drugi dziennik dla budowy indywidualnego zjazdu z drogi krajowej nr 12 w miejscowości Jawor. Wykonanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej dla inwestycji „Budowa Domu Ludowego w miejscowości Jawor Kolonia” zlecono Biuru Projektowemu Stępień s.c. Opoczno na podstawie umowy z dnia 9 grudnia 2009 roku. Umowę z wykonawcą zawarł Kierownik Gminnej Biblioteki Publicznej w Mniszkowie. W zakres opracowania wchodziło uzyskanie decyzji o warunkach zabudowy, opracowanie projektu budowlanego oraz opracowanie kosztorysu inwestorskiego z terminem realizacji 31 marca 2010 roku. Wynagrodzenie ustalone zostało na poziomie 20.500 zł płatne przelewem na rachunek bankowy. Kontrolującym przedstawiono protokół przekazania dokumentacji projektowokosztorysowej z dnia 25 marca 2010 roku, w którym jako zamawiający podpis złożył Kierownik Referatu Planowania Przestrzennego, Ochrony Środowiska, Gospodarki Nieruchomościami, Infrastruktury, Budownictwa i Rolnictwa Stanisław Kondaszewski. I PRZETARG Postępowanie o udzielenie zamówienia na „Budowę Domu Ludowego w miejscowości Jawor Kolonia” ogłoszone zostało w dniu 20 września 2010 roku w związku z zamieszczeniem ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych (numer 297994). Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczono na tablicy ogłoszeń w dniu 20 września 2010 roku. Z dokumentu USTALENIE WARTOŚCI SZACUNKOWEJ ZAMÓWIENIA sporządzonego na okoliczność ustalenia wartości szacunkowej zamówienia przez Andrzeja Pączek w dniu 16 września 2009 roku wynikało, że wartość szacunkowa zamówienia ustalona została na podstawie kosztorysów inwestorskich na kwotę 1.051.919,34 zł, co po przeliczeniu na euro wynosiło 274.008,68 zł. Kontrolującym przedstawiono następujące kosztorysy inwestorskie: - kosztorys inwestorski branży budowlanej na kwotę 558.045,28 zł netto; _____________________________________________________ 81 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 - kosztorys inwestorski branży elektrycznej na kwotę 38.276,58 zł netto; - kosztorys inwestorski branży drogowej na kwotę 314.022,91 zł netto; - kosztorys inwestorski branży wod.-kan. na kwotę 38.833,25 zł netto; - zestawienie rzeczowo-finansowe dotyczące wyposażenia na kwotę 94.198 zł podpisane przez Kierownika Gminnej Biblioteki Publicznej w Mniszkowie. Kosztorysy inwestorskie zostały zatwierdzone przez Wójta Gminy w dniu 15 grudnia 2009 roku. Biorąc pod uwagę wskazane wyżej kwoty wartość kosztorysowa wynosiła 1.043.376,02 zł, podczas gdy w protokole postępowania ZP-2 o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art.11 ust.8 ustawy wskazano, że wartość szacunkowa zamówienia ustalona została na kwotę 1.043.368 zł, co po przeliczeniu na euro stanowi kwotę 271.781,19. Biorąc powyższe pod uwagę wartość szacunkowa zamówienia została ustalona w sposób nieprawidłowy i w oparciu o nieaktualne kosztorysy inwestorskie. Stosownie bowiem do art.35 ust.1 i ust.2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, zamawiający przed wszczęciem postępowania dokonuje zmiany wartości zamówienia. Biorąc powyższe pod uwagę treść niniejszego przepisu kosztorysy stanowiące podstawę ustalenia wartości zamówienia powinny być sporządzone najwcześniej w marcu 2010 roku. Według ogłoszenia przedmiotem zamówienia była Budowa Domu Ludowego w miejscowości Jawor Kolonia wraz z instalacjami wewnętrznymi, infrastrukturą zewnętrzną: zbiornik na ścieki, drogi wewnętrzne z miejscami parkingowymi z kostki betonowej szarej, chodnikami z kostki betonowej czerwonej, przyłącze wodne, ogrodzenie działki nr 233, zjazd indywidualny z drogi krajowej nr 12 oraz zakup wyposażenia dodatkowego oraz niezbędnego wyposażenia obiektu w urządzenia stałe i ruchome wymagane przepisami sanitarno-technicznymi, p.poż., bhp. (bez mebli wrysowanych jako poglądowe na rzutach technicznych parteru i piętra w sali spotkań w sali zabaw) wraz z ich zamontowaniem i uruchomieniem. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia dotycząca „Budowy Domu Ludowego w miejscowości Jawor Kolonia Gmina Mniszków” zatwierdzona została w dniu 16 września 2010 roku z upoważnienie Wójta Gminy przez Sekretarza Gminy. Odręcznym pismem naniesiono na specyfikacji „Z upoważnienia Kierownika Gminnej Biblioteki Publicznej”. Ze specyfikacji wynikało, że wykonanie zadania przewidziano w terminie do dnia 30 września 2011 roku. Zadanie realizowane będzie przy udziale dofinansowania z PROW na lata 2007-2013. Jedynym kryterium oceny ofert ustalono cenę. Cenę oferty stanowić będzie wynagrodzenie ryczałtowe za realizację całego przedmiotu zamówienia, a cena jest ostateczną ceną obejmującą wszystkie koszty i składniki związane z realizacją zamówienia. Termin składania ofert ustalono na 12 października 2010 roku. W rozdziale VII specyfikacji wskazano sposób porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów. Wskazano, że zgodnie z art.27 ust.1 i ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych w niniejszym postępowaniu o udzielenia zamówienia wszelkie oświadczenia, wnioski i zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie i faksem. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazane za pomocą faksu uważa się złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu do ich złożenia i _____________________________________________________ 82 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 została niezwłocznie potwierdzona pisemnie. Zamawiający żąda, w każdym przypadku, potwierdzenia na piśmie otrzymania wiadomości za pomocą faksu. W przypadku braku potwierdzenia otrzymania widomości przez wykonawcę domniemuje się, że pismo wysłane przez zamawiającego na ostatni znany numer faksu podany przez wykonawcę zostało mu dostarczone w sposób umożliwiający zapoznanie się wykonawcy z tym pismem. Zamawiający nie wyraził zgody na przekazywanie korespondencji drogą elektroniczną. Na podstawie pełnomocnictwa z dnia 10 września 2010 roku Kierownik Gminnej Biblioteki Publicznej w Mniszkowie Bożena Brożek działając na podstawie art.98 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny oraz art.18 ust.2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych udzielił Wójtowi Gminy Januszowi Ciesielskiemu pełnomocnictwa do: - wykonywania wszelkich czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego w Dziale II ustawy z dnia 29 stycznia 2009 roku Prawo zamówień publicznych, w tym przygotowanie i przeprowadzenie postępowania realizowanego w trybie tej ustawy na wybór wykonawcy zadania; - podpisania umowy, której przedmiotem będzie wykonanie i odbiór ww. zadania; - reprezentowanie Gminnej Biblioteki Publicznej w postępowaniach przed sądami powszechnymi we wszystkich instancjach oraz Krajową Izbą Odwoławczą w sprawach wynikających z przeprowadzonego postępowania, z prawem udzielania substytucji podległym pracownikom. Pełnomocnictwa niniejsze zostało udzielone na czas przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a w zakresie określonym w punkcie 2 i 3 na czas nieokreślony. W sprawach wskazanych w pełnomocnictwie Gmina Mniszków podpisuje dokumenty z zamieszczeniem klauzuli z upoważnienia Kierownika Gminnej Biblioteki Publicznej. Na podstawie upoważnienia nr 113/15/10 z dnia 17 września 2010 roku Wójt Gminy upoważnił Sekretarza Gminy Jerzego Milczarka do: - wykonywania wszelkich czynności zastrzeżonych dla zamawiającego w Dziale II ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, w tym przygotowania i przeprowadzenie postępowania realizowanego w trybie tej ustawy, wyboru najkorzystniejszej oferty, wykluczenia wykonawców, odrzucenie oferty, zawarcia umowy z wybranym wykonawcom dla zadania pn. Budowa Domu Ludowego w miejscowości Jawor Kolonia Gmina Mniszków” wraz z infrastrukturą techniczną oraz jego wyposażeniem; - reprezentowania Gminy Mniszków w postępowaniach przed sądami powszechnymi we wszystkich instancjach oraz Krajową Izbą Odwoławczą w sprawach wynikających z ww. przeprowadzonego postępowania z prawem udzielania substytucji podległym pracownikom. Wskazać należy, że przepis stanowiący podstawę udzielenie pełnomocnictwa z dnia 10 września 2010 roku tj. art.18 ust.2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku dotyczył powierzenia przez kierownika zamawiającego czynności w postępowaniu oraz czynności związanych z przygotowaniem postępowania swoim pracownikom. Zatem powierzenie czynności na podstawie pełnomocnictwa z dnia 10 września 2010 roku nie miało umocowania w treści art.18 ust.2 ustawy. _____________________________________________________ 83 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Ustalono, że udzielenie pełnomocnictwa przez Kierownika Gminnej Biblioteki Publicznej w Mniszkowie związane było z podpisaniem w dniu 15 czerwca 2010 roku przez Kierownika Gminnej Biblioteki Publicznej umowy o przyznanie pomocy nr 00192-6922UM0503735/09 w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi” objętego PROW na lata 20072013 na realizację operacji „Budowa Domu Ludowego we wsi Jawor Kolonia”. Według umowy beneficjantowi (GBP w Mniszkowie) zostaje przyznana pomoc na realizację zadania na warunkach określonych w umowie w wysokości 500.000 zł. W dniu 12 października 2010 roku oświadczenie o braku okoliczności uzasadniających wykluczenie z postępowania złożył Sekretarz Gminy oraz członkowie Komisji Przetargowej. Ze zbiorczego zestawienia ofert wynikało, że złożono następujące oferty: Numer oferty Nazwa Oferenta Cena oferty (w zł) 1 Samson Sp. z o.o. Tarnów 1.196.644,76 2 COPPER-POL Sp. Z o.o. Pabianice 1.257.248,23 3 Firma Handlowo-Usługowa Projekt-Bud Warszawa 1.225.108,27 4 Przedsiębiorstwo Remontowo-Budowlane „Zawisza” Radom 1.096.177,37 5 „INTERBUD” Sp. z o.o. Opoczno 1.182.956,52 6 Zakład Budowlany Karol Biniek Wolbórz 1.138.105,87 7 Usługi Budowlane Jarosław Bebak 1.182.676,66 8 Firma Budowlana „Budmar” Marek Komala Tomaszów Maz. 1.124.535,00 Stwierdzono, że oferentów nr 2, 6 i 7 wykluczono z postępowania z uwagi na niespełnienie warunków zamawiającego, a ich oferty zostały odrzucone. Zamawiający wzywał oferentów do uzupełnienia dokumentów potwierdzających zdolności ekonomiczne wykonawców (polisy ubezpieczeniowe), jednak nie uzupełnili oni swoich ofert. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty podpisane zostało przez Sekretarza Gminy w dniu 28 października 2010 roku. W zawiadomieniu wskazano, że w prowadzonym postępowaniu wybrano do realizacji zamówienia ofertę Przedsiębiorstwa Remontowo-Budowlanego „Zawisza” Radom. Ustalono, że zawiadomienia zostały przekazane wykonawcom za pomocą fax-u jednakże, brak było możliwości udokumentowania potwierdzenia faktu otrzymania fax-u przez wykonawców. W dokumentach znajdowały się potwierdzenia wysłania fax-u z dnia 28 października 2010 roku, na których pracownik wpisał odręcznie nazwy i adresy zamawiających. Zgodnie z uregulowaniami specyfikacji istotnych warunków zamówienia cyt. „oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazane za pomocą faksu uważa się złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu do ich złożenia i została niezwłocznie potwierdzona pisemnie” sposobu doręczenia w przedmiotowym przypadku nie można uznać za właściwy. Zwrotna informacja otrzymana od wykonawcy potwierdza jedynie, że jakiś dokument został przekazany za pomocą faksu z Urzędu Gminy Mniszków na numer faksu wykonawcy. Nie można jednak stwierdzić czy to było zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty. W związku z powyższym brak było możliwości wykazania, że zawiadomienie o wyborze oferty przekazane zostało w konkretnym dniu. Zamawiający powinien zadbać aby wykonawca potwierdził otrzymanie _____________________________________________________ 84 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty za pomocą faksu czy to poprzez zwrotną informację potwierdzającą otrzymanie faksu czy też przesłanie faksem do wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty z „Potwierdzam odbiór”. Niniejsze może mieć istotne znaczenie dowodowe odnośnie terminu zawarcia umowy, w szczególności biorąc pod uwagę, że zadanie uzyskało dofinansowanie ze środków budżetu Unii Europejskiej. Po wysłaniu fax-u zamawiający przekazał również zawiadomienia do wykonawców listami poleconymi. Umowa, której przedmiotem było wykonanie zadania „Budowa Domu Ludowego w miejscowości Jawor Kolonia” Gmina Mniszków zawarta została w dniu 10 listopada 2010 roku przez Sekretarza Gminy Jerzego Milczarka działającego na podstawie zarządzenia Wójta Gminy nr 24/06 z dnia 27 listopada 2006 roku. Termin wykonania przedmiotu umowy ustalono na dzień 30 września 2011 roku. Za wykonanie przedmiotu umowy strony ustaliły wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości 1.096.177,37 zł, w tym należny podatek VAT 22% tj. 197.671,33 zł. Rozliczenie za wykonanie przedmiotu umowy nastąpi fakturą końcową płatną w terminie 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego faktury wraz z zatwierdzonym protokołem odbioru. Zawarto równocześnie zastrzeżenie, że wynagrodzenie może ulec zmianie w toku realizacji zamówienia w przypadku zmian urzędowych wysokości stawek podatku od towarów i usług. Strony postanowiły, że przed zawarciem umowy wykonawca wniesie zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 8% wynagrodzenia ryczałtowego tj. 87.694,19 zł. W § 9 i 10 zawarto postanowienia dotyczące kar umownych oraz prawa odstąpienia do umowy. Ustalono, że zamawiający wypłaci wykonawcy kary umowne za odstąpienie od umowy z przyczyn zależnych od Zamawiającego w wysokości 10% wynagrodzenia brutto za roboty pozostałe do wykonania. Umowa nie zawierała kontrasygnaty Skarbnika Gminy. Przyczyną nieudzielenia kontrasygnaty był brak środków na realizację zadania zabezpieczonych w budżecie Gminy Mniszków. W dniu 9 listopada 2010 roku wykonawca wniósł tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy gwarancję ubezpieczeniową nr F 10011307/F 1001 1308 wystawioną przez Polskie Towarzystwo Ubezpieczeń na kwotę 87.694,18 zł, w tym 26.308,25 zł na okres od 31 października 2011 roku do 14 listopada 2014 roku tytułem gwarancji właściwego usunięcia wad i usterek. W dniu 10 listopada 2010 roku sporządzono protokół przekazania terenu i placu budowy. W tym samym dniu ogłoszenie o udzielaniu zamówienia zamieszczono w Biuletynie Zamówień Publicznych W dniu 2 lutego 2011 roku zawarto aneks do umowy na mocy, którego dokonano zmiany w zakresie osób zawierających umowę, albowiem wskazano, że umowa zawarta została pomiędzy wykonawcą a Gminą Mniszków reprezentowaną przez Jerzego Milczarka – Sekretarza Gminy reprezentującego Gminną Bibliotekę Publiczną na podstawie pełnomocnictwa z dnia 10 września 2010 roku zwanego zamawiającym. Zmieniono również §6 ust.5 umowy i uregulowano, że zapłata za wykonanie przedmiotu umowy nastąpi jednorazowo fakturą końcową płatną w terminie 30 dni od daty otrzymania przez zamawiającego faktury wraz z zatwierdzonym protokołem odbioru robót. Faktura końcowa winna być wystawiona na Gminną Bibliotekę Publiczną w Mniszkowie. Aneks podpisał z upoważnienia Gminnej Biblioteki Publicznej Sekretarz Gminy. Na aneksie znajduje się również podpis Radcy Prawnego Urzędu – Ireneusza Łukowiaka. W dniu 18 maja 2011 roku podpisano aneks nr 2 do umowy na podstawie którego w związku ze zmianą stawki podatku VAT z 22% na 23% wprowadzono następujące zmiany „Za wykonania przedmiotu umowy, określonego w §1 niniejszej umowy strony _____________________________________________________ 85 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 ustalają wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości 1.105.162,42 zł, w tym należny podatek VAT 23% tj. 206.656,39 zł”. W §5 niniejszego aneksu określono ponadto, że traci moc aneks nr 1 z dnia 2 lutego 2011 roku. Aneks podpisał Wójt Gminy Janusz Ciesielski. W dniu 19 listopada 2010 roku Wójt Gminy Janusz Ciesielski przedłożył do Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi dokumentację z przeprowadzonego postępowania w celu dokonania oceny postępowania. Pismem z dnia 26 stycznia 2011 roku skierowanym do Gminnej Biblioteki Publicznej w Mniszkowie Urząd Marszałkowski w Łodzi poprosił o dostarczenie dokumentów, których brak było w korespondencji otrzymanej w dniu 19 listopada 2010 roku. Wymagane dokumenty dostarczyła do Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi w dniu 1 lutego 2011 roku Kierownik Gminne Biblioteki Publicznej w Mniszkowie. W dniu 24 lutego 2011 roku do Gminnej Biblioteki Publicznej w Mniszkowie wpłynęło pismo z Urzędu Marszałkowskiego, z którego wynikało, że zaistniała konieczność zasięgnięcia opinii podmiotu zewnętrznego w zakresie prawidłowości określenia stron umowy zawartej z wykonawcę wyłonionym w postępowaniu przetargowym w kontekście umowy o przyznanie pomocy. W związku z powyższym przedłużono termin na dokonanie oceny postępowania. Pismem z dnia 16 maja 2011 roku skierowanym do Gminnej Biblioteki Publicznej Urząd Marszałkowski poinformował o negatywnej ocenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, której powodem jest przeprowadzenie postępowania niezgodnie z warunkami określonymi w Programie, ustawie, rozporządzeniu lub umowie. Niezgodność polega na naruszeniu art.5 ust.1 pkt 2 umowy o przyznanie pomocy ponieważ z kserokopii przedłożonych dokumentów nie wynika aby Beneficjent – Gminna Biblioteka Publiczna zawarł umowę dotyczącą realizacji zadania „Budowa Domu Ludowego w Jaworze Kolonii”. Umowa z wykonawcą wyłonionym w trybie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego podpisana została przez Gminę Mniszków w imieniu własnym. Dokonana bowiem w drodze aneksu zmiana stron umowy powinna nastąpić w sposób dopuszczalny prawem, a nie jedynie polegać na zmianie komparycji ww. umowy, gdyż zmiana taka nie wywołuje skutków w postaci zmiany podmiotowej stosunku zobowiązaniowego. W zaistniałej sytuacji Beneficjent – Gminna Biblioteka Publiczna, z którym podpisano umowę o przyznanie pomocy, nie będąc stroną umowy z wykonawcą, nie ponosi kosztów związanych z realizacją operacji. W związku z powyższym koszty poniesione w wyniku przedmiotowego postępowania nie mogą być uznane za koszty kwalifikowane. W dniu 9 sierpnia 2011 roku Urząd Marszałkowski poinformował Gminną Bibliotekę Publiczną o rozwiązaniu umowy o przyznanie pomocy nr 00192-6922-UM0503735/09 zawartej w dniu 15 czerwca 2010 roku w związku z negatywną oceną postępowania o udzielenia zamówienia publicznego w ramach operacji „Budowa Domu Ludowego w Jaworze Kolonii”. W dniu 18 maja 2011 roku Wójt Gminy poinformował Przedsiębiorstwo RemontowoBudowlane o odstąpieniu od umowy z dniem 18 maja 2011 roku w związku z wystąpieniem istotnej zmiany okoliczności, powodującej, że dalsze wykonywanie umowy nie leży w interesie publicznym czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy (§10 ust.1 lit.b umowy). Z pisma wynika, że w dniu 18 maja 2011 roku Gmina Mniszków podjęła skutecznie informację, z której wynika, że rozwiązana zostanie umowa zawarta w dniu 15 czerwca 2010 roku pomiędzy Samorządem Województwa a Gminną Biblioteką Publiczną w Mniszkowie o przyznanie pomocy w wysokości 500.000 zł. Tak więc powstała sytuacja, że budowa przedmiotowego domu ludowego nie leży w interesie publicznym. Zamawiający nie będzie bowiem mógł spełnić swoich zobowiązań umownych wobec wykonawcy, w sytuacji braku dofinansowania przedmiotowej inwestycji ze środków Unii Europejskiej. Okoliczność braku dofinansowania przedmiotowego zadania ze środków z Unii Europejskiej jest istotna, gdyż gdyby tą informację znano przed zawarciem w dniu 10 listopada 2010 roku umowy z Wykonawcą _____________________________________________________ 86 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 nie zawarto by jej. W związku z powyższym stosownie do postanowień §10 ust.4 umowy wnoszę o niezwłoczne wykonanie obowiązków dotyczących zabezpieczenia robót, zgłoszenia do odbioru robót przerwanych, sporządzenia szczegółowego protokołu inwentaryzacji robót w toku wraz z zestawieniem wartości robót według stanu na dzień odstąpienia – w oparciu o kosztorys ofertowy oraz protokolarne przekazanie terenu budowy w nieprzekraczalnym terminie 10 dni. Wykonawca potwierdził otrzymanie pisma w dniu 18 maja 2010 roku. W dniu 26 maja 2011 roku Przedsiębiorstwo Remontowo-Budowlane Zawisza zgłosiło do odbioru roboty budowlane i zabezpieczające w związku z odstąpieniem od umowy. Z dokumentu wynika, że załącznikiem do zgłoszenia jest obmiar wykonanych robót oraz wycena w formie kosztorysu powykonawczego sporządzonego w oparciu o kosztorys ofertowy według stanu na dzień odstąpienia czyli 18 maja 2011 roku. Kontrolującym przedstawiono kosztorys wykonanych robót dotyczący zadania „Budowa Domu Ludowego w Jaworze Kolonii” z dnia 18 maja 2011 roku, z którego wynika, że wartość wykonanych robót bez podatku VAT wynosiła 231.394,96 zł i 284.615,80 zł brutto. Kosztorys podpisany został przez Wykonawcę i Kierownika budowy oraz przez inspektora branży budowlanej oraz branży wod-kan działających w imieniu Inwestora. W dniu 2 czerwca 2011 roku Wykonawca wystawił fakturę VAT nr 134/2011 za roboty budowlane wykonane zgodnie z protokołem sporządzonym w dniu 27 maja 2011 roku za kwotę 284.615,80 zł (231.394,96 zł netto). Faktura wpłynęła do Urzędu Gminy w dniu 4 lipca 2011 roku (FV 655/VII). Inspektor nadzoru potwierdził na fakturze wykonanie robót budowlanych zgodnie z zawartą umową, dokumentacją oraz protokołem z dnia 27 maja 2010 roku. Faktura została sprawdzona przez Kierownika merytorycznego Referatu oraz Skarbnika Gminy i zatwierdzona do wypłaty przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy. Faktura uregulowana została na rzecz Wykonawcy w dniu 12 lipca 2011 roku. W dniu 23 maja 2011 roku Wykonawca złożył pismo Do Urzędu Gminy w Mniszkowie w którym wskazał straty jakie poniósł z tytułu przerwania realizacji Budowy Domu Ludowego w miejscowości Jawor Kolonia oraz kosztów zabezpieczenia budowy na czas przerwy w jej realizacji. Wyliczone przez Wykonawcę straty opiewały na kwotę 21.282,14 zł. W odpowiedzi na niniejsze pismo Wójt Gminy Mniszków w dniu 6 lipca 2011 roku poinformował Wykonawcę o przeanalizowaniu kosztów poniesionych w związku z przerwą i zgadza się na pokrycie kosztów na kwotę 13.967,92 zł. Zarówno w piśmie Wykonawcy jak również w odpowiedzi Wójta Gminy wskazano poszczególne pozycje składające się na ogólną kwotę wymienioną w pismach. W odpowiedzi Wójt Gminy wskazuje na przyczyny braku możliwości uznania pełnych kosztów wnioskowanych przez Wykonawcę. W wyniku wspólnych ustaleń pomiędzy Wykonawcą a Wójtem Gminy w dniu 6 lipca 2011 roku zawarte zostało porozumienie dotyczące wzajemnego rozliczenia kosztów związanych z wcześniejszym rozwiązaniem umowy z dnia 10 listopada 2011 roku. Strony ustaliły, że Gmina Mniszków zapłaci firmie „ZAWISZA” kwotę 13.967,92 zł + podatek VAT, którą przeleje na konto firmy w terminie 14 dni od daty przedłożenia faktury. Wykonawca oświadczył natomiast, że uzgodniona kwota 13.967,92 zł + VAT wyczerpuje wszelkie roszczenia związane z wcześniejszym rozwiązaniem ww. umowy. Faktura nr 244/2011 na kwotę ustaloną w porozumieniu tj. 17.180,54 zł (13.967,92 zł + VAT) wystawiona została przez Wykonawcę w dniu 9 września 2011 roku. Z faktury wynikało, że została wystawiona za roboty budowlane wykonane w miejscowości Jawor Kolonia Gmina Mniszków – Budowa Domu Ludowego zgodnie z porozumieniem zawartym w dniu 6 lipca 2011 roku. Faktura wpłynęła w dniu 12 września 2011 roku (FV 908/IX) i podlegała zapłacie w dniu 23 września 2011 roku. Faktura została sprawdzona przez Kierownika merytorycznego Referatu oraz Skarbnika Gminy i zatwierdzona do _____________________________________________________ 87 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 wypłaty przez Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy. Faktura uregulowana została na rzecz Wykonawcy w dniu 27 września 2011 roku. Wynagrodzenie wypłacone Wykonawcy, z którym rozwiązano umowę nie stanowiło kary za odstąpienie od umowy z winy Zamawiającego określonej w umowie na 10% wynagrodzenia brutto Wykonawcy (28.461,58 zł). W dniu 2 lutego 2011 roku Wójt Gminy Mniszków reprezentujący Gminną Bibliotekę Publiczną w Mniszkowie działający na podstawie pełnomocnictwa z dnia 10 stycznia 2011 roku zawarł umowę z Przedsiębiorstwem Handlowo-Usługowym „INSTAR” Piotrków Tryb. na pełnienie czynności inspektora nadzoru inwestorskiego przy inwestycji „Budowa Domu Ludowego w miejscowości Jawor Kolonia” zgodnie ze złożoną ofertą z dnia 25 stycznia 2011 roku. Całkowity koszt nadzoru inwestorskiego ustalony został na kwotę 12.915 zł. Umowa nie określała terminu uregulowania faktury. Faktura końcowa winna być wystawiona na Gminną Bibliotekę Publiczną w Mniszkowie. Termin realizacji zadania określono do dnia 30 października 2011 roku. W umowie zawarto uregulowania nana okoliczność odstąpienia Zamawiającego od umowy. Umowa nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. Za pełnienie nadzoru inwestorskiego Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe „INSTAR” wystawiło następujące faktury: - faktura VAT nr 8/2011 z dnia 22 czerwca 2011 roku na kwotę 3.179,16 zł (FV 711/VII) tytułem ryczałtu za nadzór inspektorski; - faktura VAT nr 12/2011 z dnia 14 lipca 2011 roku na kwotę 146,45 zł (FV 711/VII) tytułem ryczałtu za nadzór inwestorski. Faktury nie zostały opisane przez merytorycznego pracownika. Faktury zostały sprawdzone przez Kierownika merytorycznego Referatu oraz Skarbnika Gminy i zatwierdzona do wypłaty przez Wójta Gminy i Sekretarza Gminy oraz Skarbnika Gminy. Faktury uregulowane zostały na rzecz Wykonawcy w dniu 25 lipca 2011 roku. Zabezpieczenie środków na realizację zadania Ustalono, że na podstawie uchwały nr XXXIX/190/10 z dnia 22 stycznia 2010 roku w sprawie uchwalenia budżetu gminy na 2010 rok na realizację zadania przeznaczono 50.000 zł w wykazie zadań inwestycyjnych na 2010 rok. Na podstawie uchwały nr XLII/208/10 z dnia 11 maja 2010 roku w sprawie zmian do budżetu kwota na realizację zadania wskazana w wykazie zadań wieloletnich na 2010 roku zmniejszona została do 25.000 zł. Biorąc powyższe pod uwagę stwierdzić należy, że na dzień zawarcia umowy z Przedsiębiorstwem Remontowo-Budowlanym „Zawisza” tj. na dzień 10 listopada 2010 roku w budżecie brak było środków finansowych pozwalających na zaciągnięcie przez Sekretarza Gminy (działającego na podstawie upoważnienia Wójta Gminy) zobowiązania na kwotę 1.096.177,37 zł. Zawarcie zobowiązania na podstawie umowy bez zabezpieczenia na ten cel środków w budżecie świadczy o naruszeniu art.60 ust.2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku Dz.U. nr 142, poz.1591 ze zmianami). Zgodnie ze wskazanym przepisem wójtowi gminy przysługuje wyłączne prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, w ramach upoważnień udzielonych przez radę gminy. Na dzień zawarcia umowy na pełnienie nadzoru inwestorskiego w projekcie budżetu Gminy Mniszków na 2011 rok w dziale 921, rozdziale 92109 i §60957 na zadanie Budowa Domu Ludowego w miejscowości Jawor Kolonia” zabezpieczono środki w wysokości 500.000,00 zł. _____________________________________________________ 88 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Umowa na wykonanie zadania „Budowa Domu Ludowego w miejscowości Jawor Kolonia” z dnia 10 listopada 2010 roku, zarządzenie Wójta Gminy Mniszków nr 24/06 z dnia 27 listopada 2006 roku, uchwała Rady Gminy Mniszków nr XXXIX/190/10 z dnia 22 stycznia 2010 roku wraz z załącznikiem nr 8 oraz uchwały nr XLII/208/10 z dnia 11 maja 2010 roku wraz z załącznikiem nr 5 (Akta kontroli od nr 72 do nr 91). II PRZETARG Kontrola wykazała, że kolejny przetarg na „Budowę Domu Ludowego we wsi Jawor Kolonia” ogłoszony został w dniu 9 listopada 2011 roku poprzez zamieszczenie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Kontrolującym przedstawiono informację pod nazwą USTALENIE WARTOŚCI SZACUNKOWEJ, z której wynika, że wartość szacunkową zamówienia ustalono w oparciu o kosztorys inwestorski z miesiąca sierpnia 2011 roku na kwotę 901.718,28 zł, co po przeliczeniu na euro stanowiło kwotę 234.883,63 zł. Wartość przewidywanych zamówień uzupełniających została ustalona na kwotę 45.085,91 zł, co stanowiło kwotę 11.744,18 euro. W informacji jako osobę ustalającą wartość zamówienia wskazano Włodzimierza Stępnia, czyli osobę, której powierzono opracowanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej. Stosowanie do art.32 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. Biorąc powyższe pod uwagę obowiązek ustalenia wartości szacunkowej zamówienia ciąży na zamawiającym. Zamawiający ustala wartość zamówienia na roboty budowlane na podstawie kosztorysu inwestorskiego zgodnie z art.33 ust.1 ustawy. Nieuzasadnionym było zatem powierzenie ustalenia wartości zamówienia osobie nie będącej pracownikiem zamawiającego. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia zatwierdzona została w dniu 3 listopada 2011 roku przez Zastępcę Wójta Gminy Jerzego Milczarka. Stwierdzono, że w związku z ogłoszonym przetargiem wpływały liczne zapytania wykonawców dotyczące załączonych przedmiarów, rozbieżności pomiędzy dokumentacją a kosztorysem czy też zasadności sporządzenia kosztorysów w związku z określeniem wynagrodzenia w formie ryczałtowej. W związku z napływającymi pytaniami zamawiający udzielał odpowiedzi jak również zmienił treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia w zakresie przedmiotu zamówienia. Z protokołu z posiedzenia Komisji Przetargowej z dnia 2 grudnia 2011 roku wynikało, że po zapoznaniu się z opiniami, odpowiedziami oraz uwagami Urzędu Marszałkowskiego dotyczącego dokumentacji projektowo-kosztorysowej Komisja postanowiła wystąpić z wnioskiem do osoby upoważnionej przez Kierownika zamawiającego o unieważnienia postępowania. W dniu 2 grudnia 2011 roku Sekretarz Gminy unieważnił postępowanie o udzielenie zamówienia na realizację zdania pod nazwą „Budowa Domu Ludowego we wsi Jawor Kolonia” na podstawie art.93 ust.1a pkt 1 oraz art.93 ust.3 pkt 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegające zwrotowi środki z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane, a możliwość unieważnienia postępowania na tej podstawie została przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu. Ustalono, że w ogłoszeniu o _____________________________________________________ 89 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 zamówieniu przewidziano możliwość unieważnienia postępowania z uwagi na wskazaną przesłankę. Z uzasadnienia faktycznego wskazanego w zawiadomieniu wynikało, że w dniu 5 września 2011 roku Zamawiający tj. Gmina Mniszków złożyła w Urzędzie Marszałkowskim wniosek o przyznanie pomocy na realizację zadania „Budowa Domu Ludowego we wsi Jawor Kolonia”, po czym w dniu 9 listopada 2011 roku wszczęła postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. W trakcie postępowania wykonawcy zgłosili kilkadziesiąt pytań dotyczących dokumentacji projektowo-kosztorysowej i informacji o brakach w tej dokumentacji uniemożliwiających precyzyjne skalkulowanie kosztów inwestycji. W dniu 17 listopada 2011 roku Urząd Marszałkowski zgłosił również szereg uwag dotyczących dokumentacji projektowo-kosztorysowej wymagających korekt i wyjaśnień. Z uwagi na fakt, że opisanie na podstawie tej dokumentacji przez zamawiającego przedmiotowego zamówienia w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nastąpiło w sposób nieprawidłowy poprzez nieuwzględnienie niektórych materiałów lub robót istotnych z punktu widzenia prawidłowej realizacji inwestycji oraz trwającą obecnie weryfikację wniosku o przyznanie pomocy, postępowanie wszczęte przedwcześnie należało unieważnić. Oferta wykonawcy musi bowiem odpowiadać specyfikacji istotnych warunków zamówienia a zakres świadczeń wykonawcy wynikający z umowy musi być tożsamy ze zobowiązaniem zawartym w ofercie z załącznikiem (zestawienie rzeczowo-finansowe) umowy zawartej pomiędzy Gminą Mniszków a Urzędem Marszałkowskim o dofinansowanie operacji ze środków unijnych. Wyjaśnienie w sprawie unieważnienia postępowania złożył Wójt Gminy Janusz Ciesielski. Z wyjaśnienia wynikało, że pismem z dnia 2 grudnia 2011 roku zawiadomiono o unieważnieniu postępowania na podstawie art.93 ust.1a pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych podając uzasadnienie faktyczne i prawne. W dacie unieważnienia postępowania zamawiający nie miał przyznanych środków z budżetu Unii Europejskiej w formie umowy lecz był na etapie weryfikacji wniosku o przyznanie dofinansowania. W dniu 17 listopada 2011 roku Urząd Marszałkowski w Łodzi zgłosił szereg uwag do zestawienia rzeczowo-finansowego, w tym dotyczących dokumentacji projektowokosztorysowej, załączonej równolegle do ogłoszonego przez gminę przetargu. Dokumentacja ta wymagała korekty projektanta. Wobec powyższego zamawiający znalazł się w sytuacji, że nie zdąży przed terminem otwarcia ofert należycie ją poprawić. W związku z powyższym gdyby kontynuowano postępowanie z wadliwą dokumentacją powstałoby bardzo duże prawdopodobieństwo negatywnej oceny przez Urząd Marszałkowski po przyznaniu środków z UE w formie umowy. Wobec powyższego podjęto decyzję o unieważnieniu postępowania a dokumentację zwrócono projektantowi celem wykonania koniecznych poprawek. Wyjaśnienie Wójta Gminy w sprawie unieważnienia przetargu z dnia 9 listopada 2012 roku wraz z załącznikami stanowi załącznik nr 19 do protokołu kontroli. Stwierdzono, że w ogłoszeniu o zamówieniu z dnia 9 listopada 2011 roku przewidziano możliwość unieważnienia postępowania o udzielenia zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej, które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia. III PRZETARG Postępowanie o udzielenie zamówienia na „Budowę Domu Ludowego w miejscowości Jawor Kolonia ogłoszone zostało w dniu 9 lutego 2012 roku w związku z zamieszczeniem ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych (numer 32993). Ogłoszenie zamieszczone zostało na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy oraz na stronie internetowej zamawiającego. _____________________________________________________ 90 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Z dokumentu USTALENIE WARTOŚCI SZACUNKOWEJ sporządzonego w dniu 31 stycznia 2012 roku na okoliczność ustalenia wartości szacunkowej zamówienia przez Łukasza Stępień wynikało, że wartość szacunkowa zamówienia ustalona została na podstawie kosztorysów inwestorskich na kwotę 970.619,95 zł, co po przeliczeniu na euro wynosiło 241.471,78 zł, w tym wartość przewidywanych zamówień uzupełniających została ustalona na kwotę 48.531 zł, co po przeliczeniu na euro wynosi 12.073,59 zł. Stwierdzono, że Łukasz Stępień jest osobą, której powierzono opracowanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej. Stosowanie do art.32 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. Biorąc powyższe pod uwagę obowiązek ustalenia wartości szacunkowej zamówienia ciąży na zamawiającym. Zamawiający ustala wartość zamówienia na roboty budowlane na podstawie kosztorysu inwestorskiego zgodnie z art.33 ust.1 ustawy. Nieuzasadnionym było zatem powierzenie ustalenia wartości zamówienia osobie nie będącej pracownikiem zamawiającego. Kontrolującym przedstawiono kosztorysy branżowe na poszczególne rodzaje robót na łączną kwotę 970.619,95 zł. Na mocy upoważnienia nr 7/2012 z dnia 7 lutego 2012 roku Wójt Gminy upoważnił Sekretarza Gminy do wykonywania wszystkich czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego w Dziale II ustawy Prawo zamówień publicznych, w tym przygotowania i przeprowadzenia postępowania realizowanego w trybie tej ustawy, wyboru najkorzystniejszej oferty, wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty, zawarcia umowy z wybranym wykonawcą dla zadania pn. „Budowa Domu Ludowego we wsi Jawor Kolonia” wraz z infrastrukturą techniczną oraz jego wyposażeniem. Upoważnienie obejmowało również reprezentowanie Gminy Mniszków w postępowaniach przed sądami powszechnymi we wszystkich instancjach oraz Krajową Izbą Odwoławczą w sprawach wynikających z prowadzonego postępowania z prawem udzielania substytucji podległym pracownikiem. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia zatwierdzona została przez Sekretarza Gminy w dniu 7 lutego 2012 roku. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia wskazano co obejmuje przedmiot zamówienia, zakres robót wykonanych na dzień 18 maja 2011 roku i zinwentaryzowanych oraz zakres robót pozostałych do wykonania. Zamawiający nie wymagał wniesienia wadium. Termin składania ofert wyznaczono na dzień 24 lutego 2012 roku. Jedynym kryterium oceny ofert ustalono cenę. Zamawiający przewidział w specyfikacji istotnych warunków zamówienia możliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego wykonawcy wybranemu w trybie art.67 ust.1 pkt 6 i 7 ustawy. W rozdziale VII specyfikacji wskazano sposób porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów. Wskazano, że zgodnie z art.27 ust.1 i ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych w niniejszym postępowaniu o udzielenia zamówienia wszelkie oświadczenia, wnioski i zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie i faksem. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazane za pomocą faksu uważa się złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu do ich złożenia i została niezwłocznie potwierdzona pisemnie. Zamawiający żąda, w każdym przypadku, potwierdzenia na piśmie otrzymania wiadomości za pomocą faksu. W przypadku braku potwierdzenia otrzymania widomości przez wykonawcę domniemuje się, że pismo wysłane przez zamawiającego na ostatni znany numer faksu podany przez wykonawcę zostało mu dostarczone w sposób umożliwiający zapoznanie się wykonawcy z tym pismem. Zamawiający nie wyraził zgody na przekazywanie korespondencji drogą elektroniczną. _____________________________________________________ 91 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 W dniu 24 lutego 2012 roku Komisja Przetargowa sporządziła protokół na okoliczność otwarcia ofert, którego załącznikiem było zbiorcze zestawienie ofert sporządzone na formularzu ZP-12. Z protokołu wynikało również, że Sekretarz Komisji podał kwotę jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Z protokołu nie wynika jednak jaka to była kwota. Z protokołu postępowania wynikało, że była to kwota 1.193.862,54 zł czyli kwota brutto kosztorysu inwestorskiego (970.619,95 zł + 23% VAT). Stwierdzono, że w budżecie Gminy Mniszków na 2012 rok przyjętym uchwałą nr XIV/78/2011 z dnia 29 grudnia 2011 roku na realizację zadania zabezpieczono środki w wysokości 800.000 zł (500.000 zł w rozdziale 92109, §6057 i 300.000 zł w rozdziale 92109, §6059). W związku z czym na dzień wszczęcia postępowania jednostka na realizację zadania posiadała środki w wysokości 800.000 zł, a zatem kwota wskazana w protokole była niewłaściwa. W terminie wskazanym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wpłynęły następujące oferty: Numer oferty Nazwa wykonawcy Cena 1 TADOS Sp. z o.o. Radomsko 778.763,04 2 Konsorcjum firm: „BUDMAR” Sp. z o.o. i Firma Budowlana Marek Komala Tomaszów Maz. 905.893,04 3 Spółdzielnia Rzemieślnicza „BUDOWLANA” Radom 842.660,52 4 Usługi Budowlane Jarosław Bebak Sulejów 818.294,71 5 Zakład Remontowo-Budowlany Jacek Lasota Tomaszów Maz. 734.286,95 6 Zakład Budowlany Karol Biniek Wolbórz 997.284,00 7 FHU WarBud Piotrków Tryb. 884.661,88 8 Konsorcjum firm: „Dromed” Spółka jawna Opoczno i PUPH WIBIS Opoczno 989.791,94 W dniu otwarcia ofert oświadczenie o braku podstaw do wyłączenia z postępowania złożył Sekretarz Gminy (jako zamawiający), członkowie Komisji Przetargowej, osoba przyjmująca oferty, radca prawny Urzędu Gminy, oraz projektant – jako inne osoby wykonujące czynności z postępowaniu. Wykonawcę oznaczonego numerem 3, 6 i 8 wezwano do uzupełnienia dokumentów, a mianowicie opłaconej polisy, informacji z banku oraz aktualnego odpisu z właściwego rejestru (oferta nr 3) oraz opłaconej polisy (oferta nr 6 i 8). Poza wykonawcą nr 6 wymagane dokumenty zostały złożone. Analiza złożonych ofert wykazała, że oferta nr 1 podpisana przez Prokurenta, który nie miał upoważnienia do składania oświadczeń woli w imieniu spółki, bowiem upoważniony do tego był członek zarządu, w tym przypadku Prezes a do oferty nie załączono pełnomocnictwa dla Prokurenta. Ponadto w ofercie nr 7 i nr 10 wykonawcy nie wskazali wysokości wniesionego zabezpieczenia należytego wykonania umowy w przypadku wyboru ich oferty. Zamawiający załączył do specyfikacji istotnych warunków zamówienia (załącznik nr 10) wzór oświadczenia, w którym każdy z wykonawców miał określić wysokość wniesionego zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Biorąc powyższe pod uwagę wykonawcę nr 1, 7 i 10 należało wezwać do złożenia pełnomocnictwa oraz do złożenia wadliwych oświadczeń o wysokości zabezpieczenia _____________________________________________________ 92 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 należytego wykonania umowy. Stosownie do art.26 ust.3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych zamawiający wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1, lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia i dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1, zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Z protokołu posiedzenia Komisji Przetargowej z dnia 8 marca 2012 roku wynika, że Komisja po zapoznaniu się ze złożonymi ofertami występuje do Zamawiającego z propozycją wyboru jako najkorzystniejszej oferty nr 5 oraz wykluczenia oferenta nr 6 z postępowania z uwagi na niespełnienie warunków postępowania. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty z dnia 9 marca 2012 roku podpisane zostały przez Sekretarza Gminy. Ustalono, że zawiadomienia zostały przekazane wszystkim wykonawcom za pomocą fax-u jednakże, brak było możliwości udokumentowania potwierdzenia faktu otrzymania fax-u przez wykonawców. W dokumentach znajdowały się potwierdzenia wysłania fax-u z dnia 9 marca 2012 roku. Zamawiający powinien zadbać aby wykonawca potwierdził termin otrzymanie informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty za pomocą faksu czy to poprzez zwrotną informację potwierdzającą otrzymanie faksu czy też przesłanie faksem do wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty z „Potwierdzam odbiór”. Niniejsze może mieć istotne znaczenie dowodowe odnośnie terminu zawarcia umowy, w szczególności biorąc pod uwagę, że zadanie uzyskało dofinansowanie ze środków budżetu Unii Europejskiej. Po wysłaniu fax-u zamawiający przekazał również zawiadomienia do wykonawców listami poleconymi. Umowa z wybranym wykonawcą zawarta została w dniu 22 marca 2012 roku. Umowę w imieniu Gminy Mniszków podpisał Sekretarz Gminy Jerzy Milczarek. Umowa została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. Przedmiotem umowy było wykonanie zadania pn. „Budowa Domu Ludowego we wsi Kolonia Jawor”, a zakres zamówienia określa specyfikacja istotnych warunkach zamówienia, dokumentacja projektowa, specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót budowlanych, przedmiary robót wraz z zestawieniem wyposażenia dodatkowego budynku oraz oferta wykonawcy z dnia 24 lutego 2012 roku. Termin wykonania zamówienia ustalono na dzień 15 października 2012 roku. Wynagrodzenie ryczałtowe za wykonanie przedmiotu umowy ustalono na kwotę 596.981,26 zł netto plus należny podatek VAT. Wynagrodzenie obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją robót objętych dokumentacją projektową oraz specyfikacją techniczną wykonania i odbioru robót w tym ryzyko Wykonawcy z tytułu oszacowania wszelkich kosztów związanych z realizacją przedmiotu zamówienia, a także oddziaływania innych czynników mających lub mogących mieć wpływ na koszt. Rozliczenia za wykonanie przedmiotu umowy nastąpi jednorazowo fakturą końcową płatną na rachunek wykonawcy w terminie 30 dni od daty otrzymania faktury. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 58.742,96 zł wniesione zostało przez wykonawcę w gotówce w dniu 22 marca 2012 roku. W dniu 22 marca 2012 roku ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamieszczone zostało w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem 90590. W dniu 5 kwietnia 2012 roku Wójt Gminy przesłał do Urzędu Marszałkowskiego dokumentację z przeprowadzonego postępowania o udzielenia zamówienia zakończonego w dniu 22 marca 2012 roku podpisaniem umowy z wykonawcą tego zadania. Z pisma wynika, że do oceny przekazano następujące dokumenty: specyfikację _____________________________________________________ 93 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 istotnych warunków zamówienia wraz z ogłoszeniami, protokoły komisji przetargowej wraz z wymaganymi drukami, korespondencja z oferentami, kompletna oferta wybranego wykonawcy wraz z umową oraz formularze ofertowe pozostałych wykonawców oraz druki archiwalnych stron internetowych bip.mniszków. W dniu 15 czerwca 2012 roku Urząd Marszałkowski poinformował o pozytywnej ocenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W dniu 9 kwietnia 2012 roku Wykonawca wniósł o zmianę formy zabezpieczenia należytego wykonania umowy na podstawie §13 umowy z dnia 22 marca 2012 roku. Wykonawca prosił o zamianę zabezpieczenia z pieniądza na gwarancję ubezpieczeniową. Zamiana formy zabezpieczenia umożliwi wykonawcy pozyskanie środków obrotowych związanych z realizacją zadania mając na uwadze, że zapłata wynagrodzenia nastąpi jednorazowo po wykonaniu przedmiotu umowy. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy w formie gwarancji ubezpieczeniowej nr GKDo/558/2012-071-30-01 wystawionej przez PZU S.A. na kwotę 58.742,96 zł wniesione w dniu 18 maja 2012 roku (gwarancja została ujęta Wn 140/Ma 240 – PK 8/1). Zabezpieczenie w gotówce w kwocie 58.742,96 zł zwolnione zostało z konta depozytowego Urzędu Gminy w dniu 22 maja 2012 roku. W dniu 1 sierpnia 2012 roku Wykonawca złożył wniosek do Gminy Mniszków o wyrażenie zgody na cesję wierzytelności praw z tytułu zawartej umowy z Gminą Mniszków w dniu 22 marca 2012 roku na realizację zadania pn. „Budowa Domu Ludowego we wsi Jawor Kolonia” na rzecz Banku Pekao S.A. na podstawie §13 pkt 2 umowy. Kontrolującym przedstawiono zaświadczenie Banku Pekao S.A. z którego wynikało, że Bank zawarł umowę kredytu obrotowego w dniu 1 sierpnia 2012 roku na sfinansowanie realizacji zadania „Budowa Domu Ludowego we wsi Jawor Kolonia” zawartej w dniu 22 marca 2012 roku w kwocie 596.981,26 zł powiększonej o podatek VAT. Prawnym zabezpieczeniem kredytu jest cesja (przelew) wierzytelności na rzecz Banku za zgodą i potwierdzeniem Gminy Mniszków. W związku z tym należną z tytułu wskazanej wyżej umowy kwotę prosimy przekazać do I Oddziału Banku w Tomaszowie Maz. na rachunek Wykonawcy nie później niż do 15 grudnia 2012 roku. W dniu 3 sierpnia 2012 roku Sekretarz Gminy, działający z upoważnienia Wójta Gminy, nawiązując do prośby z dnia 1 sierpnia 2012 roku wyraził zgodę na wnioskowaną cesję wierzytelności. Pismo skierowane do wykonawcy podpisane zostało przez Skarbnika Gminy. W tym samym dniu Sekretarz Gminy, działający z upoważnienia Wójta Gminy, poinformował Bank o przyjęciu do wiadomości informację o dokonaniu przelewu wierzytelności oraz zobowiązał się do przekazania należności na rachunek Wykonawcy do I Oddziału Banku Banku Pekao S.A. w Tomaszowie Mazowieckim. Faktura nr 11/12 za wykonane roboty budowalne przy „Budowie Domu Ludowego we wsi Jawor Kolonia wystawiona została przez Zakład Remontowo-Budowlany Jacek Lasota Tomaszów Mazowiecki w dniu 23 sierpnia 2012 roku na kwotę 596.981,26 zł netto – 734.286,95 zł brutto (FV 787/VIII). Inspektor nadzoru potwierdził na fakturze wykonanie robót budowlanych zgodnie z zawartą umową oraz projektem. Faktura została sprawdzona przez Kierownika merytorycznego Referatu oraz Skarbnika Gminy i zatwierdzona do wypłaty przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy. Faktura uregulowana została w dniu 9 września 2012 roku. Pierwsza umowa na budowę Domu Ludowego we wsi Jawor Kolonia z dnia 10 listopada 2012 roku zawarta została w dniu 10 listopada 2010 roku opiewała na kwotę 1.105.162,42 zł. Pomimo rozwiązania umowy z wykonawcą i zawarcia kolejnej umowy na dokończenie inwestycji wynagrodzenie uregulowane na rzecz pierwszego wykonawcy (301.796,34 zł brutto) i drugiego wykonawcy (734.286,95 zł brutto) było niższe niż _____________________________________________________ 94 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 wysokość pełnego 1.036.083,29 zł. wynagrodzenia pierwszego wykonawcy bowiem wynosiła Protokół odbioru końcowego spisany został w dniu 21 sierpnia 2012 roku. Z protokołu wynika, że budynek oraz zjazd z drogi krajowej wykonane zostało bez usterek – zgodnie z umową i dokonuje się odbioru robót. W dniu 1 sierpnia 2012 roku wydana została decyzja nr 104/2012 o pozwoleniu na użytkowanie obiektu. Inspektor nadzoru W dniu 22 marca 2012 roku Wójt Gminy Mniszków Janusz Ciesielski zlecił pełnienia nadzoru inwestorskiego przy inwestycji „Budowa Domu Ludowego we wsi Kolonia Jawor” Zbigniewowi Frankowskiemu zgodnie ze złożoną ofertą z dnia 12 marca 2012 roku. Całkowity koszt nadzoru inwestorskiego ustalony został na kwotę ryczałtową 7300 zł netto plus należny podatek VAT według obowiązującej stawki. Rozliczenia za wykonanie przedmiotu umowy nastąpi jednorazowo po protokolarnym odbiorze robót budowlanych i rozliczeniu finansowym inwestycji przez Wykonawcę robót budowlanych zatwierdzonych przez Wykonawcę usługi, fakturą końcową płatną na rachunek bankowy wykonawcy w terminie 30 dni od daty otrzymania faktury. Termin realizacji zadania ustalono do dnia 31 października 2012 roku. Umowa została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. Faktura nr 6/2012 za pełnienie nadzoru inwestorskiego na kwotę 7.300 zł netto – 8.979,00 zł brutto wystawiona została w dniu 30 sierpnia 2012 roku (FV 807/VIII). Faktura została sprawdzona przez Kierownika merytorycznego Referatu oraz Skarbnika Gminy i zatwierdzona do wypłaty przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy. Faktura uregulowana została w dniu 9 września 2012 roku. Realizacja inwestycji według dziennika budowy Według dziennika roboty rozpoczęto w dniu 8 marca 2011 do dnia 24 maja 2011 roku. W dniu 27 maja 2011 roku dokonano wpisu w dzienniku budowy następującej treści „W związku z odstąpieniem z dniem 18 maja 2011 roku przez inwestora od umowy z dnia 10 listopada 2011 roku z dniem dzisiejszym przerwano roboty budowlane na budowie. Teren został uporządkowany w związku z powyższym z dniem dzisiejszym przestaję pełnić funkcję kierownika budowy”. W tym samym dniu tj. 27 maja 2011 roku inspektor nadzoru potwierdził przerwanie robót budowlanych w związku z odstąpieniem przez inwestora od umowy. Kolejny wpis w dzienniku budowy został dokonany w dniu 22 marca 2012 roku przez inspektora nadzoru i dotyczył przekazania placu budowy. Ostatni wpis w dzienniku budowy dotyczył zgłoszenia zakończenia robót na obiekcie przez Kierownika budowy – obiekt zdatny do użytkowania zgodnie ze swoim przeznaczeniem. W dniu 23 lipca 2012 roku inspektor nadzoru potwierdził zapis kierownika budowy – obiekt gotowy do odbioru. Odrębny dziennik budowy był prowadzony dla zjazdu indywidualnego z drogi krajowej nr 12 w miejscowości Jawor. Prace rozpoczęto w dniu 27 kwietnia 2011 roku i zakończono w dniu 27 czerwca 2012 roku. Środki na realizację zadania w budżecie gminy Na dzień podpisania umowy z wykonawcą oraz inspektorem nadzoru tj. na 22 marca 2012 roku w budżecie Gminy Mniszków na 2012 rok zabezpieczono środki w wysokości 800.000 zł (500.000 zł w rozdziale 92109, §6057 i 300.000 zł w rozdziale 92109, §6059) uchwałą Rady Gminy Mniszków z dnia 29 grudnia 2011 roku w sprawie uchwalenia budżetu gminy na 2012 rok. _____________________________________________________ 95 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Przyjęcie inwestycji na stan środków trwałych Łączna wartość kosztów poniesionych na realizację zadania wyniosła 813.117,42 zł i obejmowała: - wynagrodzenie wykonawców robót budowlanych - 766.316,07 zł; - wynagrodzenie inspektorów nadzoru - 10.003,75 zł; - opłata za dziennik budowy - 48,57 zł; - opłata za przyłącze i energię elektryczną - 2.761,94 zł; - dokumentacja projektowa - 26.900 zł; - prowizje bankowe - 551,21 zł; - opłata za gaz do ogrzewania oraz koszt dozoru technicznego - 6.535,88 zł. Powodem zaliczenia opłaty za zatankowanie gazu do kosztów inwestycji była, według wyjaśnienia pracownika merytorycznego, konieczność przeprowadzenia próby szczelności i prawidłowości działania instalacji gazowej przed oddaniem inwestycji do użytkowania. Ustalono, że koszty uiszczone przez Gminną Bibliotekę Publiczną w Mniszkowie zostały przekazane do Urzędu Gminy w Mniszkowie jako nakłady inwestycyjne. Do kosztów zadania inwestycyjnego nie zaliczono wartości wyposażenia Domu Ludowego o wartości poniżej 3.500 zł na łączną kwotę 79.260,69 zł. Na podstawie wskazanych niżej dowodów OT z dnia 10 października 20121 roku na stan środków trwałych przyjęto (Wn 011/Ma 080-15): - budynek Domu Ludowego o wartości 804.365,55 zł (dowód OT nr 16/2012); - zmywarka profesjonalna o wartości 5.550,75 zł (dowód OT nr 17/2012); - urządzenie wielofunkcyjne o wartości 3.532,29 zł (dowód OT nr 18/2012). Stwierdzono, że zarówno koszty zadania inwestycyjnego jak i wartość środków trwałych rozliczane były w wartości netto z uwagi na zamiar uzyskania dochodów z wytworzonego środka trwałego. Dofinansowanie zadania W dniu 21 marca 2012 roku Wójt Gminy Mniszków zawarł umowę nr 00307-6922UM0504040/11 o przyznanie pomocy w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi objętego PROW na lata 2017-2013 na zadanie „Budowa Domu Ludowego we wsi Jawor Kolonia. Kwota udzielonej pomocy określona została w umowie na kwotę 439.901 zł i wypłacona zostanie po realizacji całości zdania. Termin na złożenie wniosku wyznaczony został w okresie od 1 listopada do 31 listopada 2012 roku. Kontrolowana jednostka uzyskała również pożyczkę na wyprzedzające finansowanie zadania z Banku Gospodarstwa Krajowego określona w umowie z dnia 12 czerwca 2012 roku na kwotę 453.210,95 zł. Pożyczka uruchomiona została w dniu 6 września 2012 roku w wysokości 425.793,99 zł poprzez: - opłacenie kwoty 420.630,51 zł z rachunku pożyczki wynagrodzenie na rzecz Zakładu Remontowo-Budowlanego Jacek Lasota tytułem wystawionej faktury nr 11/12; _____________________________________________________ 96 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 - opłacenie kwoty 5.163,48 zł z rachunku pożyczki na rzecz Zbigniewa Frankowskiego tytułem wystawionej faktury nr 6/2012. Ponadto z rachunku środków własnych opłacono w dniu 6 września 2012 roku: - kwotę 313.656,44 zł na rzecz Zakładu Remontowo-Budowlanego Jacek Lasota tytułem wystawionej faktury nr 11/12; - kwotę 3.815,52 zł na rzecz Zbigniewa Frankowskiego tytułem wystawionej faktury nr 6/2012. VIII. EWIDENCJA MAJĄTKU GMINY. INWENTARYZACJA 1. ZASADY EWIDENCJI SKŁADNIKÓW MAJĄTKOWYCH (EWIDENCJA ILOŚCIOWA, ILOŚCIOWO–WARTOŚCIOWA) Zasady ewidencji majątku gminy zostały określone w Planie kont dla Urzędu Gminy stanowiącym załącznik nr 2 do zarządzenia Wójta Gminy Mniszków nr 42/2011 z dnia 31 marca 2011 oraz zarządzeniu nr 23/08 Wójta Gminy Mniszków z dnia 30 września 2008 roku w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości a w szczególności w załączniku nr 6 do niniejszego zarządzenia - Instrukcji sporządzania obiegu i kontroli dowodów księgowych. Z przedstawionych wyżej uregulowań wynika, że jednostka kontrolowana uznaje za środki trwałe aktywa trwałe o wartości początkowej równej lub wyższej od kwoty 3.500 zł. Przyjęto następujące metody prowadzenia ewidencji analitycznej rzeczowych składników aktywów obrotowych: - ewidencja ilościowo wartościowa – środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości od 200,00 zł do 3.500,00, - ewidencja ilościowa – środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości 100,00 zł do 199,00 zł , - przedmioty o okresie używania dłuższym niż rok lecz o wartości jednostkowej nieprzekraczającej 100,00 zł bezpośrednio obciążają koszty pod datą przekazania do użytkowania w pełnej wartości początkowej jako zużycie materiałów. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych. Pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości nieprzekraczającej 3.500,00 zł umarza się w momencie ich oddania do używania. Umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych o wartości powyżej 3.500,00 zł dokonuje się jednorazowo za okres całego roku lub poczynając od miesiąca przyjęcia do używania do miesiąca którym środek trwały (wartość niematerialną i prawną) zlikwidowano, sprzedano, nieodpłatnie przekazano lub stwierdzono niedobór. Powyższa zasad jest niezgodna z treścią art. 16h ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowych od osób prawnych (tekst jednolity z 2011 roku Dz. U nr 74 poz. 397 ze zmianami), której to wynika, że odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten środek lub wartość wprowadzono do ewidencji. W toku czynności kontrolnych nie stwierdzono nieprawidłowości w tym zakresie a z wyjaśnień inspektora, któremu powierzono obowiązki w zakresie umarzania środków trwałych wynika, iż stosowane są zasady w tym zakresie wynikające z przepisów wspomnianej ustawy. _____________________________________________________ 97 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Według Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu Gminy Mniszków do udokumentowania ruchu środków trwałych służą następujące dowody księgowe: - OT – przyjęcie środka trwałego, - MT – zmiana miejsca użytkowania środka trwałego, - PT – protokół przekazania – przyjęcia środka trwałego, - LT – likwidacja środka trwałego. Ewidencja analityczna mienia Gminy Mniszków prowadzona jest według określonych grup w księgach inwentarzowych zgodnie z obowiązującymi przepisami z wykorzystaniem oprogramowania. 2. EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH – KONTO 011, 013. 2.1. Urządzenia księgowe Ewidencja analityczna do konta 011 prowadzona była komputerowo w sposób umożliwiający ustalenie wartości początkowej poszczególnych środków trwałych, grup środków trwałych według klasyfikacji środków trwałych, komórek organizacyjnych oraz osób odpowiedzialnych za ich stan i wartości umorzenia poszczególnych środków trwałych. Prowadzona ewidencja analityczna jest zgodna z obowiązującą klasyfikacją rodzajową środków trwałych w grupach od 0 do VIII. Prowadzenie ksiąg inwentarzowych urzędu gminy powierzono zakresem czynności z dnia 1 lipca 2008 roku, obowiązującym w trakcie trwania czynności kontrolnych, inspektorowi ds. księgowości budżetowej. Faktycznie ewidencje analityczną środków trwałych prowadził inspektor ds. oświaty, któremu zakresem czynności z dnia 30 czerwca 2006 roku powierzono obowiązki polegające jedynie na naliczeniu umorzeń środków trwałych w szkołach podstawowych, gimnazjum i urzędzie gminy, co świadczy o wykonywaniu przez inspektora do spraw oświaty obowiązków nie powierzonych mu zakresem czynności. Na podstawie przedstawionego kontrolujących zbiorczego zestawienia (wydruku z ewidencji analitycznej) grup środków trwałych według stanu na dzień 31 grudnia 2011 roku stwierdzono, że dane zawarte w analitycznej ewidencji księgowej środków trwałych jednostki kontrolowanej nie są zgodne z danymi wynikającymi z bilansu jednostki i stanem konta syntetycznego 011- środki trwałe. Według bilansu Urzędu Gminy Mniszków sporządzonego na dzień 31 grudnia 2011 roku, wartość netto środków trwałych w sumie wyniosła 33.697.893,76 zł wg przedstawionego wydruku z ewidencji analitycznej wartość netto środków trwałych to kwota 35.527.912,93 zł. Z ustaleń kontrolujących i wyjaśnień inspektora do spraw oświaty, który prowadzi ewidencją analityczną środków trwałych wynika, że różnica stanowi wartość netto środków trwałych objętych ewidencją księgową szkół i GOPS. Kontrolującym przedstawiono wydruki z ewidencji analitycznej środków trwałych prowadzonych dla poszczególnych szkół i GOPS. Zatem stwierdzić należy, iż niezgodność ewidencji analitycznej z syntetyczną środków trwałych wynika z błędnego wprowadzenia danych na moment zainicjowania prowadzenie tejże ewidencji przy pomocy oprogramowania komputerowego. Kwota 35.527.912,93 zł to wartość majątku netto Gminy Mniszków wynikająca z bilansu jednostki budżetowej i samorządowego zakładu budżetowego sporządzonego na dzień 31 grudnia 2011 roku. _____________________________________________________ 98 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 2.2. Udokumentowanie obrotów na kontach (zwiększenia, zmniejszenia) 2011 rok Konto 011- Środki trwałe Saldo początkowe zwiększenia Zmniejszenia Saldo końcowe 01.01.2011r. - 36.925.587,74 7.911.262,46 48.349,80 31.12.2011r. - 44.788.500,40 01.01.2012r. - 44.788.500,40 78.924,86 30.06.2012r. - 44.867.425,26 Kontrolę obrotów na koncie 011 skutkujących zwiększeniem i zmniejszeniem wartości tego konta przeprowadzono na podstawie dowodów stanowiących podstawę przyjęcia na stan majątkowy oraz zdjęcia ze stanu majątkowego poniżej wyszczególnionych środków trwałych: - samochód ciężarowy Star–266 wartość księgowa 34.240,00 zł. – LT nr 1/2011 z dnia 31 października 2011 roku – stawka umorzeniowa 14% (PK1094/2) – umowa kupna sprzedaży z dnia 24 sierpnia 2011 roku, - zakup działki z przeznaczeniem na drogi wewnętrzne - wartość nabycia 6.157,79 zł – OT 9/2012 z dnia 31 sierpnia 2012 roku (PK 825/1) – akt notarialny rep. A. nr 1822/2012 z dnia 25 maja 2012 roku, - narzędzie hydrauliczne LUKAS Uniwersal dla OSP Mniszków – wartość nabycia 18.190,00 – OT nr 2/2012 z dnia 31 stycznia 2012 roku – stawka umorzeniowa 20% (PK 84/1) – faktura vat z dnia 27 listopada 2004 roku – przeksięgowanie środka trwałego z konta 013 na konto 011 z uwagi na błędną ewidencję w momencie nabycia. Analizując przedstawione wyżej dokumenty stwierdzono, że dokonano przyjęcia na stan majątku gminy środka trwałego - narzędzie hydrauliczne LUKAS Uniwersal, które na podstawie faktury nr 052/2004 z dnia 27 listopada 2004 roku nabyła Ochotnicza Straż Pożarna za kwotę 18.190,00 zł. Zgodnie z treścią art. 3 ust. 1pkt 15 ustawy o rachunkowości przez środki trwałe rozumie się, z zastrzeżeniem pkt 17, rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Nie przedstawiono kontrolującym żadnego dokumentu, na podstawie którego należało by sądzić, iż przedmiotowy środek trwały używany jest przez jednostkę kontrolowaną. Zatem uznać należy iż wyżej przytoczona definicja nie jest spełniona w przypadku przedmiotowego „urządzenia hydraulicznego”. Ochotnicze Straże Pożarne działają na podstawie ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 roku Prawo o stowarzyszeniach (tekst jednolity z 2001 roku nr 79 poz.855 ze zmianami). Stowarzyszenia mogą prowadzić działalność gospodarczą, według ogólnych zasad określonych w odrębnych przepisach. Natomiast jeżeli nie prowadzą działalności gospodarczej to z zgodnie treścią §2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 roku sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz.U.2001 nr 137 poz.1539 ze zmianami) wydanego na podstawie art. 82 ustawy o rachunkowości, prowadzą księgi rachunkowe, stosując odpowiednie przepisy ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem przepisów ust. 2-6 wskazanego wyżej §2. Zatem Ochotnicza Straż Pożarna będąca stowarzyszeniem ma obowiązek prowadzić własną ewidencją księgową. Ponadto zauważyć należy, iż „urządzenie hydrauliczne” zostało nabyte w 2004 roku, zatem przyjmując stawkę umorzenia jaką określono w dokumencie OT - 20%, wartość przedmiotowego środka trwałego została całkowicie zamortyzowana już po pięciu latach od daty jego nabycia. _____________________________________________________ 99 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 2.3. Prawidłowość stosowanych odpisów umorzeniowych - 2011 rok Kontrolę prawidłowości stosowania stawek amortyzacyjnych oraz obliczenia umorzenia przeprowadzono na podstawie losowo wybranej próby, a mianowicie: − grupa 1 – Przedszkole (1/5) 1-10-107 – wartość początkowa – 90.743,80 zł, zastosowana stawka amortyzacji – 2,5 %; zwiększenie wartości początkowej we wrześniu 2010 roku do kwoty 402.347,48 zł; − grupa 2 – droga gminna w ulicy Powstańców Wielkopolskich 10 w Mniszkowie (1/190) – wartość początkowa – 1.054.634,99 zł, zastosowana stawka amortyzacji – 4,5 %; − grupa 4 – zestaw komputerowy (1/175) – wartość początkowa – 2.700,00 zł – zastosowana stawka amortyzacji – 30 %; − grupa 5 – zmywarka profesjonalna (1/200) – wartość początkowa – 4.000,00 zł – zastosowana stawka amortyzacji – 14 %; − grupa 6 – system RSA4 OSP (7/2) – wartość początkowa – 3.659,00 zł – zastosowana stawka amortyzacji – 10 %; − grupa 7 – ciężki samochód ratowniczo – gaśniczy z wyposażeniem (7/7) – wartość początkowa – 946.471,90,00 zł – zastosowana stawka amortyzacji – 14 %; − grupa 8 – kserokopiarka OLIVETTI 200MF (1/160) – wartość początkowa – 12.285,40 zł – zastosowana stawka amortyzacji – 14 %; Jednostka dokonuje odpisów umorzeniowych przy użyciu programy komputerowego służącego do ewidencji i umorzenia składników majątku trwałego. Do obliczenia odpisów umorzeniowych zastosowano prawidłowe stawki amortyzacyjne. Testy dotyczące środków trwałych stanowią załącznik nr 20 do protokołu kontroli. 3. INWENTARYZACJA 3.1. Instrukcja inwentaryzacyjna. Terminy przeprowadzania inwentaryzacji W okresie objętym kontrolą obowiązywała Instrukcja inwentaryzacyjna stanowiąca złącznik nr 3 do zarządzenia nr 23/08 Wójta Gminy Mniszków z dnia 30 września 2008 roku w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości. Według Instrukcji czynności związane z przeprowadzeniem spisu z natury wykonuje Komisja Inwentaryzacyjna. Czynności związane z powołaniem tej komisji na wniosek Skarbnika wykonuje Wójt. Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej powołuje Wójt Gminy Mniszków na wniosek Skarbnika Gminy. W celu sprawnego przeprowadzenia spisu z natury powołuje się Zespoły Spisowe, co najmniej dwuosobowe, nie mogą to być osoby odpowiedzialne za inwentaryzowane mienie. Częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji określono następująco: Przedmiot inwentaryzacji Częstotliwość Środki pieniężne na rachunkach bankowych oraz w kasie Na koniec każdego roku _____________________________________________________ 100 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Zapasy materiałów Corocznie na koniec rok, na terenie strzeżonym raz na dwa lata Środki trwałe, pozostałe środki trwałe, wartości niematerialne i prawne Corocznie w obiektach niestrzeżonych i raz na 4 lata w obiektach strzeżonych Inwestycje w toku Corocznie Ustalono, że inwentaryzacja składników majątkowych Gminy Mniszków była prowadzona na dzień 31 grudnia 2011 roku metodą pełnej inwentaryzacji okresowej, polegającej na ustaleniu stanu rzeczywistego, na dzień inwentaryzacji, wszystkich składników aktywów i pasywów. 3.2. Prawidłowość przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji Zarządzeniem nr 66/2011 z dnia 16 grudnia 2011 roku Wójt Gminy Mniszków zarządził przeprowadzenie inwentaryzacji rocznej składników majątkowych Gminy Mniszków na dzień 31 grudnia 2011 roku w terminie 16 grudnia 2011 roku do 14 stycznia 2012 roku. Niniejszym zarządzeniem Wójt Gminy określił również skład zespołów spisowych. Zarządzeniem nr 66/2011 z dnia 16 grudnia 2011 roku Wójt Gminy Mniszków zarządził przeprowadzenie inwentaryzacji rocznej składników majątkowych Gminy Mniszków na dzień 31 grudnia 2011 roku w terminie 16 grudnia 2011 roku do 14 stycznia 2012 roku. Niniejszym zarządzeniem Wójt Gminy określił również skład zespołów spisowych. W §9 wymienionego zarządzenia Wójt Gminy zobowiązał kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Mniszków do powołania własnych zespołów spisowych i przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych będących w ich dyspozycji. Powyższy zapis może sugerować wkraczanie w kompetencje kierowników jednostek organizacyjnych. Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Powyższe oznacza, że obowiązki w zakresie inwentaryzacji nie mogą być powierzone innej osobie przez kierownika jednostki, którym zgodnie z art.3 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości jest osoba lub organ jedno - lub wieloosobowy (zarząd), który - zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności - uprawniony jest do zarządzania jednostką, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. Na podstawie przedstawionych kontrolującym dokumentów dotyczących przeprowadzonej w dniach od 16 grudnia 2011 roku do 9 stycznia 2012 roku inwentaryzacji stwierdzono, że dokonany spis z natury wskazanego w zarządzeniu majątku na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji wykazał następujący stan środków trwałych i pozostałych środków trwałych: KONTO 011 KONTO 013 Stan faktyczny Stan księgowy Stan faktyczny Stan księgowy 27.771.298,19 27.771.298,19 805.485,40 813.546,54 W wyniku inwentaryzacji stwierdzono różnicę między ewidencją księgową a stanem faktycznym środków trwałych o wartości początkowej 3.500,00 zł i niższej (konto 013 – pozostałe środki trwałe), stanowiącą niedobór w kwocie 42.811,75 zł oraz nadwyżkę w _____________________________________________________ 101 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 kwocie 34.750,61 zł, co wynika z przedstawionych kontrolujących zestawień zbiorczych spisów z natury. Powyższe jednak nie ma odzwierciedlenia w protokole rozliczeń wyników inwentaryzacji i dochodzeń w sprawie różnic inwentaryzacyjnych. Bowiem w dokumencie tym wskazano jedynie wartość superaty na kwotę 27.704,32 zł, która to jak wynika z ustaleń Komisji powstała na skutek „przeoczenia zaksięgowania”. W związku z rozbieżnościami między ustaleniami (zestawienia zbiorcze spisów z natury) a protokołem Komisji Inwentaryzacyjnej Skarbnik Gminy oraz Wójt Gminy złożyli wyjaśnienie. Wyjaśnienie w sprawie rozliczenia wyników inwentaryzacji, stanowi załącznik nr 21 do protokołu kontroli. Z przedłożonego wyjaśnienia wynika, że kwota 27.704,32 zł odnosi się jedynie do wartości ujawnionych podczas inwentaryzacji środków trwałych. Jak wynika z załącznika nr 1 do opisywanego protokołu wartość nadwyżki inwentaryzacyjnej to kwota 34.750,61 zł, na którą to składa się kwota ujawnionych środków trwałych – 27.704,32 zł i wartość „przeniesień” – 7.046,29 zł. Natomiast wartość niedoboru w kwocie 42.811,75 to suma wartości „przeniesień”- 7.046,29 zł i kwoty środków trwałych nie nadających się do dalszego użytkowania 35.765,46 zł. Opisane „przeniesienia” dotyczą środków trwałych, które zostały przemieszczone w ramach tej samej ewidencji. Natomiast kwota 35.765,46 zł to wartość składników mienia uznanego przez Komisję za zużyte zgodnie z treścią protokołu z przeprowadzonej oceny mienia z dnia 10 stycznia 2012 roku. Zgodnie z treścią art. 26 ust. 1 jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację środków trwałych drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Zarządzeniem nr 68/11 z dnia 29 grudnia 2011 roku Wójt Gminy zobowiązał powołaną zarządzeniem komisję do oceny stanu mienia, do wykonania przydzielonych jej czynności w czasie przeprowadzonego w jednostce spisu z natury tj. od 16 grudnia 2011 roku do 10 stycznia 2012 roku. Dzień 10 stycznia 2012 roku był ostatecznym terminem złożenia przez komisję protokołu. Komisja dnia 10 stycznia 2012 roku spisała protokół z przeprowadzonej oceny mienia dokonanego w dniach od 3 stycznia 2012 roku do 9 stycznia 2012 roku i sporządziła wykaz zużytego mienia nie nadającego się do dalszego użytkowania (załącznik nr 1 do protokołu) i wystąpiła z wnioskiem o jego likwidację. Załącznik do protokołu wskazywał poszczególne składniki mienia, ich ilość, wartość oraz wskazywał nr arkusza w którym dany składnik został spisany w trakcie przeprowadzonej inwentaryzacji. Biorąc zatem powyższe pod uwagę stwierdzić należy, iż różnica między stanem rzeczywistym a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych to kwota nadwyżki o wartości 27.704,32 zł. Wartość środków trwałych oznaczona jako „przeniesienia” dotyczyła środków trwałych objętych ewidencją księgową, które zmieniły jedynie miejsce użytkowania, zatem nie miały wpływu na wyniki inwentaryzacji. Kwota niedoboru wykazanego w zbiorczych spisach z natury natomiast stanowiła składniki majątku spisanego w terminie przeprowadzenia inwentaryzacji przez zespół spisowy i ocenione jako zużyte przez powołaną w tym celu komisję. Stan faktyczny środków trwałych w dniu spisu, wynikający ze zbiorczych spisów z natury składników majątku o wartości 3.500,00 zł i niższej jest zaniżony o kwotę stanowiącą majątek przeznaczony do likwidacji. Zatem stwierdzić należy, iż sama treść protokołu rozliczeń wyników inwentaryzacji i dochodzeń w sprawie różnic inwentaryzacyjnych odnosi się do prawidłowej wartości ustalonego wyniku inwentaryzacji czyli nadwyżki na kwotę 27.704,32 zł. _____________________________________________________ 102 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Na podstawie załącznika nr 1 do protokołu rozliczeń wyników inwentaryzacji i dochodzeń w sprawie różnic inwentaryzacyjnych wystawiono dowód PK oznaczony 1380/XII i ujęto wyniki inwentaryzacji w księgach rachunkowych pod datą 31 grudnia 2011 roku w sposób następujący: Wn013-1/Ma072 - 32.981,61 zł – przeksięgowanie różnic inwentaryzacyjnych – nadwyżki (PK 1380/1), Wn013-1/Ma072 – 1.769,00 zł - przeksięgowanie różnic inwentaryzacyjnych – nadwyżki (PK 1380/2), Wn072/Ma013-1 – 17.027,31 - przeksięgowanie różnic inwentaryzacyjnych – UG (PK 1380/3), Wn072/Ma013-1 – 18.665,83 - przeksięgowanie różnic inwentaryzacyjnych – OSP (PK 1380/4), Wn072/Ma013-1 – 7.118,61 - przeksięgowanie różnic inwentaryzacyjnych – Świetlice (PK 1380/5). Zgodnie z treścią pkt 1 Instrukcji inwentaryzacyjnej, inwentaryzacja ma na celu wiarogodne ustalenie majątku gminy i jej zobowiązań oraz skonfrontować go ze stanem ujętym w ewidencji księgowej, rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych zapowietrzone mienie oraz dokonanie oceny przydatności poszczególnych składników majątkowych. W pkt 3 ustalono, że spis z natury polega na rzeczywistym ustaleniu ilości składników majątkowych w zależności od rodzaju i wpisania ich do oddzielnych arkuszy spisowych. Dalej w pkt 11 ustalono, że zespół spisowy powinien wypełnić arkusze spisowe w sposób umożliwiający podział ujętych w nich składników majątku według miejsca przechowywania i według osób odpowiedzialnych, a także wyodrębnieniem składników własnych i obcych z dalszym ich podziałem na pełnowartościowe i niepełnowartościowe. Z ustaleń kontrolujących wynika, że komisja inwentaryzacyjna na odrębnych arkuszach spisała środki trwałe nienadające się do dalszego użycia. Jednakże zauważyć należy, że środki te na dzień 31 grudnia 2011 roku zostały spisane drogą spisu z natury zatem istniały, były też objęte ewidencją księgową. W związku z powyższym nie można ich było uznać za niedobór inwentaryzacyjny. Zgodnie bowiem z treścią art.27 ust. 2 ustawy o rachunkowości ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. W konsekwencji zdjęcie ze stanu majątku środków trwałych nie nadających się do dalszego użycia powinno nastąpić na podstawie protokołu z oceny mienia sporządzonego przez komisję w tym celu powołaną dnia 10 stycznia 2012 roku. Nie można było uznać również „przeniesień” w ramach jednej ewidencji ( z jednego konta analitycznego na drugie konto analityczne) jako niedobór/nadwyżka bowiem nie stanowiły one różnicy między stanem faktycznym w dniu spisu a księgami rachunkowymi. Nieprawidłowe rozliczenie inwentaryzacji wynikające z załącznika nr 1 do protokołu rozliczeń wyników inwentaryzacji i dochodzeń w sprawie różnic inwentaryzacyjnych i ze zbiorczych zestawień spisów z natury w konsekwencji spowodowało nieprawidłowe ujęcie wyników inwentaryzacji w księgach rachunkowych na podstawie opisanego wyżej dowodu PK. Inwentaryzacją objęto ponadto środki trwałe w budowie, środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych, należności, druki ścisłego zarachowania oraz wartości niematerialne i prawne zgodnie z zarządzeniem nr 66/2011 Wójta Gminy Mniszków z dnia 16 grudnia 2011 roku oraz przepisami ustawy o rachunkowości. _____________________________________________________ 103 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Protokół rozliczeń wyników inwentaryzacji i dochodzeń w sprawie różnic inwentaryzacyjnych, wyjaśnienie przyczyn powstania nadwyżek podczas inwentaryzacji w Gminie Mniszków, zarządzenie nr 66/2011 z dnia 16 grudnia 2011 roku, zarządzenie nr 68/2011 z dnia 29 grudnia 2011 roku, protokół z przeprowadzonej oceny mienie z dnia 10 stycznia 2012 roku, sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury, załącznik nr 3 do zarządzenia nr 23/08 z dnia 30 września 2008 roku, PK 1380/XII, załącznik nr 1 rozliczenie wyników inwentaryzacji na dzień 31 grudnia 2011 roku, zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, zestawienia zbiorcze spisów z natury konto 013/I (Akta kontroli od nr 92 do nr 123). IX. INNE USTALENIA Stosownie do art. 30a ust. 5 Karty Nauczyciela z dnia 26 stycznia 1982 r. (tekst jednolity z 2006 roku Dz. U. nr 97, poz. 674 ze zmianami) Gmina Mniszków dnia 24 stycznia 2012 roku przekazała sprawozdanie z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostkę samorządu terytorialnego za 2011 rok Regionalnej Izbie Obrachunkowej, które zostało sporządzone dnia 20 stycznia 2012 roku przez Inspektora w Referacie Finansowym, któremu zakresem czynności obowiązującym w okresie badanym powierzono obowiązki w zakresie prowadzenia obsługi finansowo księgowej szkół. Średnie Stopień awansu zawodowego 1 01.01-31.08 Średnioroczna liczba etatów 1.01-31.08 Średnioroczna liczba etatów 1.09-31.12 Suma iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń Wykonane wydatki na wynagrodzenia 4 5 6 7 wynagrodzenie 01.09-31.12 Kwota różnicy 8 2 3 nauczyciel stażysta 2446,82 2618,1 3,06 2,60 87.126,39 75.950,01 -11.176,38 nauczyciel kontraktowy 2715,97 2906,09 9,18 11,68 335.233,36 314.111,30 -21.122,06 769.066,79 727.716,70 -41.350,09 1.130.490,37 -33.637,71 nauczyciel mianowany 3523,42 3770,06 19,12 nauczyciel dyplomowany 4502,15 4817,3 20,30 15,26 22,47 1.164.128,08 Z przedstawionych wyżej danych wynika, iż w roku 2011 wysokości średnich wynagrodzeń o których mowa w art. 30 ust. 3 Karty Nauczyciela nie osiągnęli nauczyciele we wszystkich grupach awansu zawodowego, w składnikach wskazanych w art. 30 ust. 1 tegoż aktu prawnego. W związku z powyższym ustalona kwota różnicy między wydatkami w poszczególnych grupach awansu zawodowego poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli w danym roku, a iloczynem średniorocznej liczby etatów tychże nauczycieli oraz ich średnich wynagrodzeń zgodnie z treścią art. 30a ust. 3 Karty nauczyciela, została podzielona między nauczycieli zatrudnionych i pobierających wynagrodzenie w 2011 roku. Kontrolą objęto nauczycieli stażystów zatrudnionych w 2011 roku w szkołach prowadzonych przez Gminę Mniszków. Dodatek uzupełniający w wymienionych wyżej szkołach wypłacono do dnia 30 stycznia 2012 roku. W celu dokonania czynności sprawdzających kontrolującym przedstawiono następujące dokumenty: _____________________________________________________ 104 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 - akta osobowe nauczycieli stażystów, - karty zarobkowe wg listy wypłat za poszczególne miesiące, - karty zasiłkowe, - listy wypłat dodatku uzupełniającego. W toku czynności kontrolnych ustalono, iż w przypadku jednego nauczyciela stażysty nieprawidłowo dokonano obliczeń osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego (Sj) z uwzględnieniem okresu zatrudnienia na danym stopniu awansu zawodowego. Nauczyciel będący magistrem z przygotowaniem pedagogicznym zatrudniony był na podstawie umowy na czas określony od dnia 1 września 2010 roku do 31 sierpnia 2011 roku. W międzyczasie aneksami zmieniono nauczycielowi etat i wynagrodzenie, a mianowicie pierwszym aneksem zmieniono etat z 9/18 na 9,5/18 od dnia 1 października 2010 roku oraz ustalono wynagrodzenie w kwocie 1076,14 zł. Drugim aneksem zmieniono również etat – 10/18 i wynagrodzenie – 1.132,78 zł na okres od 1 grudnia 2010 roku do 14 stycznia 2011 roku. Kolejnym aneksem utrzymano warunki zatrudnienia i wynagrodzenia z tym, że wskazano okres obowiązywania od dnia 7 lutego 2011 roku do 31 sierpnia 2011 roku. Błąd w wyliczeniach Sj polegał na przyjęciu liczby etatu – 10/18 i wynagrodzenia 1.132,78 zł dla wszystkich miesięcy 2011 roku z pominięciem okresu od 15 stycznia 2011 roku do 6 lutego 2011 roku gdzie obowiązywał pierwszy z aneksów ustalający etat – 9,5/18 i wynagrodzenie 1.076,14 zł. Z wyjaśnień Inspektora do spraw oświaty wynika, iż wynagrodzenie dla nauczyciela stażysty wypłacono zgodnie z zawartą umową i aneksami. Wartość Sj różniła się ponadto w dwóch innych przypadkach z uwagi na zaokrąglenia. Opisane wyżej błędy nie miały wpływu na kwotę różnicy między sumą iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń (art. 30ut. 3 Karty Nauczyciela) ustalanych dla okresów obowiązywania poszczególnych kwot bazowych a wydatkami poniesionymi w roku 2011 na wynagrodzenia w składnikach wskazanych w art. 30 ust. 1 Karty Nauczyciela, bowiem przyjmując zgodnie z treścią objaśnień do załącznika nr 1, do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 roku, w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 6, poz.35 ze zmianami), do obliczeń, dane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zmianie nie uległy wartości średniorocznej liczby etatów nauczycieli stażystów ustalanych dla okresów obowiązywania poszczególnych kwot bazowych wykazanych przez jednostkę kontrolowaną odpowiednio w kolumnie 6 i 7 sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego. Nieprawidłowości opisane wyżej miały wpływ na wysokość jednorazowego dodatku uzupełniającego ustalanego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia oraz osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczyciela, obliczonego dla poszczególnych nauczycieli stażystów, jednakże kwota różnicy między wyliczeniami kontrolujących a wysokością wypłaconego dodatku uzupełniającego poszczególnym nauczycielom nie przekroczyła 6 zł. X. USTALENIA KOŃCOWE. ZAŁĄCZNIKI. Protokół zawiera 108 ponumerowanych i zaparafowanych stron. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w książce kontroli Urzędu Gminy w Mniszkowie pod pozycją 5/2012. W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niżej wymienione osoby: _____________________________________________________ 105 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 1. 2. 3. 4. Janusz Ciesielski – Wójt Gminy; Marianna Marszałek-Sadowska – Skarbnik Gminy; Beata Gwarda – Kierownik Referatu Finansowego i Budżetu, Lidia Poprzeczna – Inspektor ds. gospodarki gruntami, geodezji, rolnictwa i ochrony przyrody, 5. Krystyna Rysakowska – Inspektor ds. wymiaru podatków i windykacji; 6. Elżbieta Grabowska - Inspektor ds. wymiaru podatków i windykacji; oraz inni pracownicy w miarę potrzeb Integralną częścią protokołu są następujące załączniki: 1. Wyjaśnienie Wójta Gminy i Skarbnika Gminy w sprawie podstaw do zaciągnięcia pożyczki na wyprzedzające finansowanie zadania „Budowa Domu Ludowego w Prucheńsku Dużym” w dniu 16 czerwca 2011 roku. 2. Wyjaśnienie Wójta i Skarbnika Gminy w sprawie podstaw do zaciągnięcia pożyczki na wyprzedzające finansowanie zadania „Budowa Domu Ludowego w Jaworze Kolonii w dniu 12 czerwca 2012 roku. 3. Wyjaśnienia Wójta Gminy i Skarbnika Gminy Mniszków z dnia 25 października 2012 roku na okoliczność podstaw do udzielenia pożyczki Gminnej Bibliotece Publicznej w wysokości 25.000 zł. 4. Wyjaśnienia Wójta Gminy i Skarbnika Gminy Mniszków z dnia 25 października 2012 roku na okoliczność podstaw do udzielenia pożyczki Gminnej Bibliotece Publicznej w wysokości 51.463,09 zł. 5. Zestawienie faktur objętych kontrolą ze wskazaniem kontrahenta, oznaczenia faktury, kwoty faktury, daty ujęcia w ewidencji oraz terminu zapłaty. 6. Test do kontroli prawidłowości prowadzenia ewidencji operacji gospodarczych i finansowych na koncie 201 – Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami. 7. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie składki na PFRON za miesiąc czerwiec 2011 roku. 8. Wyjaśnienie Kierownika Referatu Finansowego i Budżetu Beaty Gwardy w sprawie kwoty składki na PFRON za miesiąc czerwiec 2011 roku. 9. Wyjaśnienie Wójta i Skarbnika Gminy w sprawie pobrania środków z rachunku depozytów i z rachunku środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z dnia 9 listopada 2012 roku. 10. Zestawienie danych do wyliczenia wskaźników. 11. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy do WPF – prognoza planu dochodów bieżących na lata 2013 – 2018. 12. Wyjaśnienie Wójta Gminy w sprawie planowania dochodów bieżących na 2013 rok. 13. Wykaz pobranego inkasa oraz prawidłowość rozliczenia i naliczenia prowizji. _____________________________________________________ 106 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 14. Dane osób prawnych objętych kontrolą, dotyczące terminów złożenia deklaracji podatkowych, zgodności stawek podatku z uchwałami Rady Gminy Mniszków w sprawie podatku od nieruchomości. 15. Dane dotyczące decyzji wymiarowych i zgodności stawek podatku z uchwałami Rady Gminy Mniszków w sprawie podatku od nieruchomości, obowiązującymi w okresie kontrolowanym oraz zgodność podstawy opodatkowania z informacjami podatkowymi, podatników objętych kontrolą. 16. Tabele stanowiące wykaz poszczególnych decyzji objętych kontrolą wraz z opisem przedmiotu ulgi, datą złożenia wniosku. 17. Testy dotyczące podatków. 18. Wyjaśnienie inspektora ds. gospodarowania gruntami Lidii Poprzecznej z dnia 9 listopada 2012 roku. 19. Wyjaśnienie Wójta Gminy w sprawie unieważnienia przetargu z dnia 9 listopada 2012 roku. 20. Testy dotyczące środków trwałych. 21. Wyjaśnienie w sprawie rozliczenia wyników inwentaryzacji. 22. Akta kontroli. Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano w dniu 17 grudnia 2012 roku Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawiono w Urzędzie Gminy w Mniszków. Kierownika jednostki i Skarbnika poinformowano o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu i złożenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do przyczyn tej odmowy. Kontrolujący: Jednostka kontrolowana: ...................................... (Małgorzata Ożarek) ...................................... (Sylwia Grochulska) _____________________________________________________ 107 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE MNISZKÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli: ................................................................................................... (data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej) _____________________________________________________ 108