08.07.2013_dokumentacja konkursowa, konkurs 1_POKL_7.2.1
Transkrypt
08.07.2013_dokumentacja konkursowa, konkurs 1_POKL_7.2.1
DOKUMENTACJA KONKURSOWA Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007-2013 Priorytet VII Promocja integracji społecznej Działanie 7.2 Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej Poddziałanie 7.2.1 Aktywizacja zawodowa i społeczna osób zagrożonych wykluczeniem społecznym Konkurs otwarty nr 1/POKL/7.2.1/13 Instytucja Pośrednicząca/ Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego/ Departament Europejskiego Funduszu Społecznego Białystok, czerwiec 2013 r. 1 URZĄD MARSZAŁKOWSKI WOJEWÓDZTWA PODLASKIEGO ogłasza konkurs otwarty nr 1/POKL/7.2.1/13 na projekty na rzecz integracji społeczno – zawodowej współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Priorytetu VII Promocja integracji społecznej, Poddziałanie 7.2.1 Aktywizacja zawodowa i społeczna osób zagrożonych wykluczeniem społecznym Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, obejmujące następujące typy realizowanych operacji1: 1) kursy i szkolenia2 umożliwiające nabycie, podniesienie lub zmianę kwalifikacji i kompetencji zawodowych oraz rozwijanie umiejętności i kompetencji społecznych, niezbędnych na rynku pracy; 2) staże, subsydiowane zatrudnienie i zajęcia reintegracji zawodowej u pracodawcy3; 3) poradnictwo psychologiczne, psychospołeczne lub zawodowe, prowadzące do integracji społecznej i zawodowej; 4) rozwój nowych form i metod wsparcia indywidualnego i środowiskowego na rzecz integracji zawodowej i społecznej (w tym np. środowiskowej pracy socjalnej, centrów aktywizacji lokalnej, animacji lokalnej, streetworkingu, coachingu, treningu pracy); 5) rozwój usług społecznych przezwyciężających indywidualne bariery w integracji społecznej w tym w powrocie na rynek pracy; 6) wsparcie tworzenia i działalności środowiskowych instytucji aktywizujących osoby niepełnosprawne, w tym zaburzone psychicznie; 1 W przypadku realizacji części zadań w projekcie przez podwykonawcę, wartość dodana projektu może zostać zwiększona poprzez zastosowanie przez beneficjenta projektu klauzul społecznych, o których mowa w art. 4 ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o zmianie ustawy o spółdzielniach socjalnych oraz zmianie niektórych innych ustaw. 2 Osobom uczestniczącym w szkoleniach lub kursach przysługuje stypendium w wysokości nie większej niż 120% zasiłku, o którym mowa w art. 72 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415, z późn. zm.) pod warunkiem, że liczba godzin szkolenia lub kursu wynosi nie mniej niż 150 godzin miesięcznie – w przypadku niższego miesięcznego wymiaru godzin, wysokość stypendium ustala się proporcjonalnie. IP określiła szczegółowe warunki odbywania szkolenia lub kursu, mając na uwadze zapewnienie właściwych warunków nabywania umiejętności przez uczestników projektu – załącznik nr 8.19 do niniejszej Dokumentacji konkursowej. 3 Osobom uczestniczącym w stażu lub odbywającym zajęcia reintegracji zawodowej u pracodawcy przysługuje miesięczne stypendium w wysokości nie większej niż kwota minimalnego wynagrodzenia. IP określiła szczegółowe warunki odbywania stażu oraz zajęć reintegracji zawodowej u pracodawcy, mając na uwadze zapewnienie właściwych warunków nabywania umiejętności przez uczestników projektu – załącznik nr 8.19 do niniejszej Dokumentacji konkursowej. 2 7) promocja i wsparcie wolontariatu, w zakresie integracji osób wykluczonych i zagrożonych wykluczeniem społecznym; 8) wsparcie dla tworzenia i funkcjonowania pozaszkolnych form integracji społecznej młodzieży (świetlice środowiskowe w tym z programem socjoterapeutycznym, kluby środowiskowe) połączonych z realizacją działań w zakresie reintegracji zawodowej i społecznej; 9) poradnictwo zawodowe oraz pośrednictwo pracy; 10) wyposażenie lub doposażenie stanowiska pracy (wyłącznie w połączeniu z subsydiowaniem zatrudnienia). Wnioski o dofinansowanie projektu można składać osobiście, kurierem lub pocztą w terminie: od 28.06.2013 r. (piątek) od godz. 7.30 do dnia zawieszenia / zamknięcia konkursu (w godzinach pracy urzędu: pn: 8.00-16.00; wt-pt: 7.30-15.30) w siedzibie: Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego ul. Poleska 89, 15-874 Białystok (Kancelaria, pokój nr 019) Decyduje data wpływu wniosku do Instytucji Organizującej Konkurs. Wnioski złożone po zawieszeniu/zakończeniu naboru pozostają bez rozpatrzenia. IOK zastrzega sobie prawo zawieszenia konkursu w momencie, gdy łączna wartość wnioskowanego dofinansowania we wnioskach złożonych w konkursie przekroczy 100% alokacji przeznaczonej na dofinansowanie projektów w ramach konkursu. W sytuacji, gdy Instytucja Organizująca Konkurs zawiesi konkurs, a kwota środków przeznaczona na dofinansowanie projektów zostanie rozdysponowana podczas posiedzenia Komisji Oceny Projektów, zawieszenie to będzie miało skutek tożsamy z zamknięciem konkursu. O zawieszeniu przyjmowania wniosków oraz o zamknięciu konkursu IOK będzie informowała na stronie www.pokl.wrotapodlasia.pl Na realizację projektów wyłonionych w ramach konkursu dostępna jest kwota 10 000 000,00 PLN4 W ramach niniejszej kwoty zostaną wyodrębnione dwie pule środków: pula środków nr 1 w wysokości 8 000 000,00 PLN na dofinansowanie projektów skierowanych w całości do osób młodych w wieku 15-30 lat; pula środków nr 2 w wysokości 2 000 000,00 PLN na dofinansowanie projektów skierowanych w całości do osób w wieku powyżej 50 r. ż. 4 kwota zawiera rezerwę finansową w wysokości 5% przeznaczoną na ewentualne negocjacje 3 W ogłoszeniach rund konkursowych IP każdorazowo zawrze informację odnośnie stopnia wykorzystania poszczególnych pul środków. O dofinansowanie mogą ubiegać się wszystkie podmioty, które spełnią kryteria określone w dokumentacji konkursowej, z wyłączeniem podmiotów określonych w art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). Wykluczeniu, o którym mowa w art. 207 ufp nie może podlegać partner/partnerzy wskazany/ni we wniosku o dofinansowanie (o ile projekt realizowany jest w partnerstwie i jednocześnie zawiera przepływy finansowe pomiędzy projektodawcą a partnerem/-ami). Dokumentacja konkursowa jest dostępna w siedzibie Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego, Referat Wdrażania Działań PO KL Wspierających Integrację Społeczną, ul. Poleska 89, 15-874 Białystok oraz na stronie internetowej http://www.pokl.wrotapodlasia.pl/. Dodatkowe informacje można uzyskać w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego, Departament Europejskiego Funduszu Społecznego: • Punkt Informacji, ul. Poleska 89, 15-874 Białystok, tel. 085 66 54 233/228, pok. 020 (parter); email: [email protected]; [email protected] • Referat Wdrażania Działań PO KL Wspierających Integrację Społeczną, ul. Poleska 89, 15-874 Białystok, tel. 085 66 54 254/281/273/258/259/251/288/283 pok. 111, 112, 113, 114 (I piętro); e-mail: [email protected]; [email protected] Ogłoszenie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 4 Spis treści I. Podstawa prawna i dokumenty programowe........................................................................................... 7 II. Słowniczek pojęć................................................................................................................................... 10 III. Informacje o konkursie.......................................................................................................................... 13 3.1. Cel i przedmiot konkursu ................................................................................................................ 13 3.2. Instytucje odpowiedzialne za konkurs ............................................................................................. 14 3.3. Źródła finansowania i kwota środków przeznaczona na konkurs ................................................... 14 3.4. Podmioty uprawnione do ubiegania się o dofinansowanie projektu ............................................... 15 IV. Podstawowe wymagania projektowe .................................................................................................... 16 4.1. Wymagania odnośnie grupy docelowej ........................................................................................... 16 4.2. Wymagania czasowe, kwalifikowalność wydatków, cross-financing ............................................. 18 4.3. Wymagania finansowe, forma finansowania................................................................................... 22 4.4. Budżet projektu ............................................................................................................................... 24 A. Koszty bezpośrednie ............................................................................................................................... 24 B. Koszty pośrednie..................................................................................................................................... 28 4.5. Wymagane wskaźniki pomiaru celu, wartość dodana ..................................................................... 31 4.6. Wymagania dotyczące partnerstwa ................................................................................................. 35 4.7. Wymagania dotyczące innowacyjności i współpracy ponadnarodowej ......................................... 38 4.8. Wymagania dotyczące zlecania zadań merytorycznych, zasada konkurencyjności, zasada efektywnego zarządzania finansami ............................................................................................................ 39 4.9. V. Wymagania dotyczące pomocy publicznej ..................................................................................... 43 Przygotowanie i składanie wniosków o dofinansowanie ...................................................................... 43 5.1 Wymagania w zakresie przygotowania wniosku o dofinansowanie ............................................... 43 5.2 Wymagane załączniki do wniosku .................................................................................................. 47 5.3 Miejsce i termin składania wniosku ................................................................................................ 47 5.4 Informacja na temat wycofania wniosku ......................................................................................... 49 VI. Wybór projektów oraz podpisanie umowy o dofinansowanie projektu ................................................ 49 6.1 Harmonogram przeprowadzania oceny wniosków o dofinansowanie ............................................ 49 6.2 Ocena formalna wniosku ................................................................................................................. 50 6.3 Ocena merytoryczna wniosku ......................................................................................................... 55 A. Kryteria dostępu ..................................................................................................................................... 59 5 B. Ogólne kryteria horyzontalne ................................................................................................................. 61 C. Ogólne kryteria merytoryczne ................................................................................................................ 65 D. Kryteria strategiczne ............................................................................................................................... 66 6.4 Negocjacje ....................................................................................................................................... 67 6.5 Procedura odwoławcza .................................................................................................................... 69 6.6 Podpisanie umowy o dofinansowanie projektu ............................................................................... 70 6.7 Zabezpieczenie realizacji umowy .................................................................................................... 73 VII. Kontakt .................................................................................................................................................. 74 VIII. Załączniki do dokumentacji .................................................................................................................. 75 6 I.Podstawa prawna i dokumenty programowe Niniejszą dokumentację konkursową przygotowano w celu przedstawienia zasad dofinansowania realizacji projektów w ramach Poddziałania 7.2.1 Aktywizacja zawodowa i społeczna osób zagrożonych wykluczeniem społecznym Dokumentacja konkursowa została opracowana na podstawie obowiązujących w tym zakresie aktów prawnych oraz dokumentów programowych. Akty prawne i dokumenty programowe: 1. Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999; 2. Rozporządzenie (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1784/1999; 3. Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 zmienione rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady EU nr 539/2010 z dnia 16 czerwca 2010 r.; 4. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonywania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego; 5. Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r., Nr 84, poz. 712 z późn. zm.); 6. Ustawa z dnia 7 listopada 2008 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z wdrażaniem funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności (Dz. U. z 2008 r. Nr 216, poz. 1370); 7. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.); 8. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.); 9. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.); 10. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.); 11. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) 12. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.); 7 13. Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. Nr 223, poz. 1786); 14. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 2012 r. w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności (Dz. U. z 2012 r., poz. 1539); 15. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 czerwca 2010 r. w sprawie rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. Nr 125 poz. 846); 16. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024), 17. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 12 kwietnia 2011 r. w zakresie wymogów, jakie powinny uwzględniać procedury odwoławcze dla programów operacyjnych dla konkursów ogłaszanych od dnia 20 grudnia 2008 r.; 18. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 24 sierpnia 2012 r.; 19. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 14 sierpnia 2012 r.; 20. Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE, będące załącznikiem do Zasad finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 24 grudnia 2012 r. 21. Wytyczne dotyczące określania korekt finansowych za naruszenie zasady konkurencyjności dla wydatków współfinansowanych z EFS, będące załącznikiem do Zasad finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 24 grudnia 2012 r. 22. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji z dnia 10 czerwca 2010 r.; 23. Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach PO KL z dnia 4 lutego 2009 r.; 24. Program Operacyjny Kapitał Ludzki, zaakceptowany przez Radę Ministrów w dniu 7 września 2007 r. i zatwierdzony decyzją Komisji Europejskiej K (2007) 4547 z dnia 28 września 2007 r., zmieniony decyzją Komisji Europejskiej z dnia 21 sierpnia 2009 r. nr K (2009) 6607, decyzją z dnia 5 grudnia 2011 r. nr K(2011) 9058 oraz decyzją z dnia 7 marca 2013 nr C (2013) 1395; 25. Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 z dnia 24 kwietnia 2013 r.; 8 26. Plan Działania na rok 2013 dla Priorytetu VII Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w województwie podlaskim; 27. System Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zatwierdzony przez Instytucję Zarządzającą PO KL w dniu 10 września 2007 r., w szczególności następujące dokumenty wchodzące w jego skład: • Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 28 czerwca 2013 r.; • Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 24 grudnia 2012 r.; • Zasady kontroli w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 z grudnia 2012 r.; • Zasady systemu sprawozdawczości Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, ze stycznia 2013 r.; • Zasady raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 z 20 grudnia 2012 r.; • Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 1 stycznia 2013 r.; • Zasady udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, z dnia 10 lutego 2011 r. 28. Plan Komunikacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 z 6 grudnia 2011 r.; 29. Podręcznik wskaźników Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, będący załącznikiem do Zasad systemu sprawozdawczości Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki ze stycznia 2013 r.; 30. Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu POKL v 8.6.0, obowiązująca od 1 stycznia 2013 r.; 31. Poradnik „Zasada równości szans kobiet i mężczyzn w projektach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”, aktualizacja z dnia 13.04.2010 r. Wnioskodawcy ubiegający się o dofinansowanie oraz realizujący projekty zobowiązani są do korzystania z aktualnych wersji powyższych dokumentów. Nieznajomość powyższych dokumentów skutkować może niewłaściwym przygotowaniem projektu, nieprawidłowym wypełnieniem formularza wniosku oraz opracowaniem budżetu i innymi konsekwencjami skutkującymi obniżeniem liczby przyznanych punktów, odrzuceniem wniosku o dofinansowanie, a także nieprawidłową realizacją projektu. Odpowiedzialność za znajomość podstawowych dokumentów, zasad i wytycznych związanych z przygotowaniem wniosku do dofinansowania bierze na siebie Wnioskodawca. Mając na uwadze zmieniające się wytyczne i zalecenia, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Dokumentacji Konkursowej w trakcie trwania konkursu, pod warunkiem zachowania zgodności z przepisami 9 określonymi w Ustawie z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (art. 29, ust. 4). W związku z powyższym, zaleca się, aby osoby zainteresowane aplikowaniem o środki w ramach niniejszego konkursu na bieżąco zapoznawały się z informacjami zamieszczanymi na stronie internetowej www.pokl.wrotapodlasia.pl. II.Słowniczek pojęć Beneficjent Zgodnie z art. 5 pkt 1 Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. 2009 Nr 84, poz. 712 z późn. zm.) osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, realizującą projekty finansowane z budżetu państwa lub ze źródeł zagranicznych na podstawie decyzji lub umowy o dofinansowanie projektu. Cross- financing Zasada elastycznego krzyżowego finansowania mająca na celu ułatwianie wdrażania jednofunduszowych programów operacyjnych, polegająca na finansowaniu działań, które należą do obszaru interwencji innego funduszu strukturalnego (np. EFRR). Zasadę tę stosuje się do działań, które są zarówno niezbędne dla pomyślnej realizacji projektu lub grupy projektów jak i bezpośrednio powiązane z projektem lub grupą projektów. Udział środków możliwych do objęcia zasadą jest ograniczony do 10% na poziomie priorytetu (15% w przypadku priorytetu VII). Działanie Grupa projektów realizujących ten sam cel. Działanie stanowi etap pośredni między priorytetem a projektem. DEFS Departament Europejskiego Funduszu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego Społecznego Urzędu Europejski Fundusz Społeczny (EFS) utworzony został w 1957 r. na Europejski Fundusz podstawie artykułu 123 Traktatu o EWG, jako pierwszy fundusz strukturalny. EFS służy wzmacnianiu spójności gospodarczej i społecznej Społeczny (EFS) Unii Europejskiej poprzez poprawę warunków wzrostu, konkurencyjności, zatrudnienia i integracji społecznej. Fundusze Strukturalne Środki finansowe UE umożliwiające pomoc w ramach polityki spójności poprzez dążenie do konwergencji państw członkowskich i regionów, konkurencyjności regionalnej i zwiększenia zatrudnienia oraz europejskiej współpracy terytorialnej. Są to: Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (EFRR) i Europejski Fundusz Społeczny (EFS). Grupa docelowa Osoba, instytucja lub środowisko (grupa społeczna) bezpośrednio korzystająca z wdrażanej pomocy np. biorąca udział w szkoleniach organizowanych przez projektodawców. Instytucja Zarządzająca Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, odpowiedzialny za zarządzanie 10 Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki. Instytucja Pośrednicząca Departament Europejskiego Funduszu Społecznego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego, odpowiedzialny m.in. za ogłaszanie konkursów, nabór i ocenę wniosków o dofinansowanie realizacji projektu oraz wybór Beneficjentów w ramach właściwych Działań komponentu regionalnego PO KL, na terenie województwa podlaskiego. (Instytucja Organizująca Konkurs) Komisja powoływana przez Instytucję Organizującą Konkurs (IOK) do oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. Ocena Komisji stanowić będzie podstawę do ułożenia listy rankingowej projektów Oceny rekomendowanych do akceptacji przez osobę reprezentującą Samorząd Województwa. W skład KOP z prawem dokonywania oceny wchodzą: 1) pracownicy IOK lub innych jednostek organizacyjnych powiązanych z IOK; 2) eksperci (obligatoryjnie); W posiedzeniach KOP mogą również uczestniczyć obserwatorzy. Komisja Projektów Konkurs otwarty Kryteria projektów W konkursie otwartym nabór wniosków i ich ocena prowadzone są w sposób ciągły do zamknięcia konkursu uzasadnionego odpowiednią decyzją IOK (np. z powodu wyczerpania określonego limitu środków). Zestaw określonych wymogów formalnych i merytorycznych, zawartych w programie operacyjnym, które muszą spełnić projekty, aby uzyskać wyboru dofinansowanie z publicznych środków wspólnotowych. W przypadku Funduszy Strukturalnych kryteria wyboru projektów formułowane są przez Instytucję Zarządzającą, a następnie aprobowane przez Komitet Monitorujący. Odwołanie Środek odwoławczy przysługujący na etapie przesądowym. Odwołanie można złożyć w momencie negatywnego rozpatrzenia protestu w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji w tym zakresie. Odwołanie składa się do IP (jeśli instytucją rozpatrującą protest była IP2) lub do IZ (jeśli instytucją rozpatrującą protest była IP) Partner Podmiot, uczestniczący w realizacji projektu, wnoszący do projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne bądź finansowe, realizujący projekt wspólnie z Beneficjentem i innymi partnerami na warunkach określonych w umowie z Beneficjentem; Udział partnera musi być adekwatny do merytorycznej wartości projektu. Plan Działania Plan Działania (PD) jest rocznym dokumentem planistyczno-operacyjnym stanowiącym doprecyzowanie (w okresie obowiązywania PD) zapisów PO KL oraz Szczegółowego Opisu Priorytetów PO KL. PD ma na celu przedstawienie założeń IP w danym roku co do preferowanych form wsparcia (typów projektów), podziału środków finansowych na wybrane typy projektów oraz szczegółowych kryteriów wyboru projektów, które będą stosowane w roku obowiązywania Planu działania. Plan Działania 11 przygotowywany przez Instytucję Pośredniczącą we współpracy z Instytucją Pośredniczącą II stopnia osobno dla każdego Priorytetu i zatwierdzany przez Instytucję Zarządzającą na podstawie rekomendacji Podkomitetu Monitorującego. Pomoc udzielana zgodnie z przepisami rozporządzenia Komisji (WE) nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu do pomocy de minimis (Dz.U.UE L z 28.12.2006 r.379,poz. 5) oraz Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL r. Pomoc de minimis Jeden z programów operacyjnych służących realizacji Narodowych Program Operacyjny Strategicznych Ram Odniesienia na lata 2007 – 2013. Program ten obejmuje Kapitał Ludzki (PO całość interwencji EFS w Polsce. PO KL składa się z 10 Priorytetów, realizowanych zarówno na poziomie centralnym jak i regionalnym. W 85% KL) Program współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej (EFS), natomiast w 15% ze środków krajowych. Projekt Przedsięwzięcie realizowane w ramach programu operacyjnego na podstawie decyzji lub umowy o dofinansowanie, zawieranej między Beneficjentem a instytucją zarządzającą, instytucją pośredniczącą albo instytucją pośredniczącą II stopnia. Protest Pisemne wystąpienie podmiotu wnioskującego o dofinansowanie projektu, w ramach programu operacyjnego, o ponowne sprawdzenie zgodności złożonego wniosku z kryteriami wyboru projektu, a także procedurami regulującymi proces oceny wniosków. Umowa dofinansowanie projektu o Umowa zawierana z Beneficjentem, na podstawie której Beneficjent realizuje projekt w ramach PO KL. Wniosek o Dokument przedkładany przez potencjalnego Beneficjenta do Instytucji dofinansowanie Pośredniczącej w celu uzyskania środków finansowych na realizację projektu realizacji projektu w ramach programu operacyjnego. Wniosek o płatność Wniosek kierowany przez Beneficjenta do Instytucji Pośredniczącej w celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków w ramach realizowanego projektu. Wnioskodawca Podmiot gospodarczy, podmiot lub przedsiębiorstwo, publiczne lub prywatne, odpowiedzialne za inicjowanie lub inicjujące i realizujące operacje przed zawarciem umowy. Wskaźniki Miara celów, jakie mają zostać osiągnięte, zaangażowanych zasobów, uzyskanych produktów, efektów oraz innych zmiennych (np. ekonomicznych, społecznych, dotyczących ochrony środowiska). 12 Wartość projektu Przyrost wartości dóbr w wyniku określonego działania np. innowacyjność dodana lub poprawa efektywności szkolenia poprzez zmniejszenie ilości osób w grupie bądź zastosowanie innowacyjnej metody prowadzenia zajęć. UE z założenia nie wspiera działań, które są standardowe albo mogą być realizowane bez wsparcia ze strony unijnej. III.Informacje o konkursie 3.1. Cel i przedmiot konkursu 3.1.1 Przedmiotem konkursu są projekty obejmujące wsparcie zgodnie ze Szczegółowym Opisem Priorytetów POKL 2007-2013, Warszawa 24 kwietnia 2013 r. oraz Planem działania dla Priorytetu VII na rok 2013. Wsparcie w konkursie obejmuje następujące typy operacji5: 1) kursy i szkolenia6 umożliwiające nabycie, podniesienie lub zmianę kwalifikacji i kompetencji zawodowych oraz rozwijanie umiejętności i kompetencji społecznych, niezbędnych na rynku pracy; 2) staże, subsydiowane zatrudnienie i zajęcia reintegracji zawodowej u pracodawcy7; 3) poradnictwo psychologiczne, psychospołeczne lub zawodowe, prowadzące do integracji społecznej i zawodowej; 4) rozwój nowych form i metod wsparcia indywidualnego i środowiskowego na rzecz integracji zawodowej i społecznej (w tym np. środowiskowej pracy socjalnej, centrów aktywizacji lokalnej, animacji lokalnej, streetworkingu, coachingu, treningu pracy); 5) rozwój usług społecznych przezwyciężających indywidualne bariery w integracji społecznej w tym w powrocie na rynek pracy; 6) wsparcie tworzenia i działalności środowiskowych instytucji aktywizujących osoby niepełnosprawne w tym zaburzone psychicznie; 7) promocja i wsparcie wolontariatu, w zakresie integracji osób wykluczonych i zagrożonych wykluczeniem społecznym; 5 W przypadku realizacji części zadań w projekcie przez podwykonawcę, wartość dodana projektu może zostać zwiększona poprzez zastosowanie przez beneficjenta projektu klauzul społecznych, o których mowa w art. 4 ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o zmianie ustawy o spółdzielniach socjalnych oraz zmianie niektórych innych ustaw. 6 Osobom uczestniczącym w szkoleniach lub kursach przysługuje stypendium w wysokości nie większej niż 120% zasiłku, o którym mowa w art. 72 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415, z późn. zm.) pod warunkiem, że liczba godzin szkolenia lub kursu wynosi nie mniej niż 150 godzin miesięcznie – w przypadku niższego miesięcznego wymiaru godzin, wysokość stypendium ustala się proporcjonalnie. IP określiła szczegółowe warunki odbywania szkolenia lub kursu, mając na uwadze zapewnienie właściwych warunków nabywania umiejętności przez uczestników projektu – załącznik nr 8.19 do niniejszej Dokumentacji konkursowej. 7 Osobom uczestniczącym w stażu lub odbywającym zajęcia reintegracji zawodowej u pracodawcy przysługuje miesięczne stypendium w wysokości nie większej niż kwota minimalnego wynagrodzenia. IP określiła szczegółowe warunki odbywania stażu oraz zajęć reintegracji zawodowej u pracodawcy, mając na uwadze zapewnienie właściwych warunków nabywania umiejętności przez uczestników projektu – załącznik nr 8.19 do niniejszej Dokumentacji konkursowej. 13 8) wsparcie dla tworzenia i funkcjonowania pozaszkolnych form integracji społecznej młodzieży (świetlice środowiskowe w tym z programem socjoterapeutycznym, kluby środowiskowe) połączonych z realizacją działań w zakresie reintegracji zawodowej i społecznej; 9) poradnictwo zawodowe oraz pośrednictwo pracy; 10) wyposażenie lub doposażenie stanowiska pracy (wyłącznie w połączeniu z subsydiowaniem zatrudnienia). 3.1.2 IOK zwraca uwagę, iż zgodnie ze szczegółowym kryterium dostępu, wskazanym w pkt. 6.3 A niniejszej Dokumentacji konkursowej projekt zapewnia zastosowanie w odniesieniu do każdego uczestnika co najmniej dwóch różnych form wsparcia należących do oddzielnych typów operacji przewidzianych do realizacji w ramach konkursu. 3.1.3 Niniejszy konkurs ma charakter konkursu otwartego. 3.2. Instytucje odpowiedzialne za konkurs 3.2.1 Funkcję Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki pełni Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego z siedzibą w Warszawie, ul. Wspólna 2/4, kod pocztowy 00-926. 3.2.2 Funkcję Instytucji Pośredniczącej (IP) dla Priorytetu VII w województwie podlaskim pełni Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Departament Europejskiego Funduszu Społecznego z siedzibą w Białymstoku, ul. Poleska 89, 15-874 Białystok. 3.2.3 Konkurs w ramach Priorytetu VII Promocja integracji społecznej ogłasza Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego - Departament Europejskiego Funduszu Społecznego z siedzibą w Białymstoku, zwany dalej Instytucją Organizującą Konkurs (IOK). 3.3. Źródła finansowania i kwota środków przeznaczona na konkurs 3.3.1 Całkowita kwota środków przeznaczonych na dofinansowanie projektów w ramach konkursu wynosi 10 000 000,00 PLN. Ogółem: 10 000 000,00 PLN w tym wsparcie finansowe EFS: 8 500 000,00 PLN w tym wsparcie finansowe krajowe: 1 500 000,00 PLN W ramach niniejszej kwoty zostaną wyodrębnione dwie pule środków: pula środków nr 1 w wysokości 8 000 000,00 PLN na dofinansowanie projektów skierowanych w całości do osób młodych w wieku 15-30 lat; pula środków nr 2 w wysokości 2 000 000,00 PLN na dofinansowanie projektów skierowanych w całości do osób w wieku powyżej 50 r. ż. 14 W ogłoszeniach rund konkursowych IOK każdorazowo zawrze informację odnośnie stopnia wykorzystania poszczególnych pul środków. 3.3.2 W ramach kwoty ogółem zostanie utworzona 5% rezerwa finansowa na negocjacje w wysokości 500 000,00 PLN. 3.3.3 W przypadku pozytywnie rozpatrzonych protestów Instytucja Organizująca Konkurs będzie dążyła do dofinansowania wszystkich projektów, które po procedurze odwoławczej w wyniku ponownej oceny uzyskały liczbę punktów, uprawniającą do przyznania dofinansowania (w miarę dostępności środków). 3.3.4 Mając na uwadze fakt, iż alokacja w ramach Programu określona jest w euro, instytucja organizująca konkurs zastrzega możliwość zmiany kwoty przeznaczonej na dofinansowanie projektów w wyniku zmiany kursu walutowego. 3.3.5 UWAGA! Powyższe kwoty mogą ulec zmianie, zgodnie z alokacją na konkurs określoną na podstawie algorytmu wyliczającego środki możliwe do zakontraktowania na dany miesiąc. W związku z powyższym IP zastrzega sobie prawo niepodpisania umowy z Projektodawcą z powodu ewentualnego braku środków, pomimo skierowania projektu do realizacji. 3.4. Podmioty uprawnione do ubiegania się o dofinansowanie projektu 3.4.1 W ramach konkursu nr 1/POKL/7.2.1/13 dla Poddziałania 7.2.1 o dofinansowanie projektu mogą ubiegać się wszystkie podmioty w tym PFRON i Centralny Zarząd Służby Więziennej z wyłączeniem osób fizycznych (nie dotyczy osób prowadzących działalność gospodarczą lub oświatową na podstawie odrębnych przepisów). 3.4.2 O dofinansowanie nie mogą ubiegać się podmioty podlegające wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie na podstawie art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). Wykluczeniu, o którym mowa w art. 207 ufp nie może podlegać partner/partnerzy wskazany/ni we wniosku o dofinansowanie (o ile projekt realizowany jest w partnerstwie i jednocześnie zawiera przepływy finansowe pomiędzy projektodawcą a partnerem/-ami). W przypadku, gdy z informacji przekazanej IOK przez Ministerstwo Finansów wynika, że dany projektodawca lub wskazany/-ni we wniosku o dofinansowanie partner/-rzy (o ile projekt jest realizowany w partnerstwie i jednocześnie zawiera przepływy finansowe pomiędzy projektodawcą a partnerem/-ami) podlega /-j wykluczeniu, o którym mowa w art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) IOK odstępuje od podpisania umowy o dofinansowanie projektu z tym projektodawców lub – w przypadku informacji o wykluczeniu partnera – o ile to zasadne w indywidualnym przypadku, IOK może podpisać umowę o dofinansowanie projektu po zmianie projektu (zmianie wykluczonego partnera). 3.4.3 W przypadku jednostek organizacyjnych samorządu terytorialnego nieposiadających osobowości prawnej (np. szkoła, przedszkole, powiatowy urząd pracy, ośrodek pomocy społecznej) w polu 2.1 należy wpisać zarówno nazwę właściwej jednostki samorządu terytorialnego posiadającej osobowość prawną (np. gminy), jak i nazwę jednostki 15 organizacyjnej (np. szkoły) (w formacie „nazwa JST/nazwa jednostki organizacyjnej”). Natomiast w polu 2.2 należy wybrać z listy rozwijanej, a w polach 2.3, 2.4, 2.5 należy wpisać odpowiednie dane dotyczące jednostki organizacyjnej (np. szkoły), jeżeli ta jednostka będzie stroną umowy o dofinansowanie na podstawie pełnomocnictwa, upoważnienia lub innego równoważnego dokumentu albo odpowiednie dane dotyczące właściwej jednostki samorządu terytorialnego posiadającej osobowość prawną (np. gminy), jeżeli stroną umowy o dofinansowanie będzie ta jednostka samorządu terytorialnego posiadająca osobowość prawną. Dane adresowe jednostki organizacyjnej samorządu terytorialnego nieposiadającej osobowości prawnej (np. szkoły) należy podać w polu 2.7.4 Adres. W szczególnych przypadkach w polu 2.7.4 do kontaktów roboczych może być podany inny adres. W przypadku gdy partnerem w projekcie jest jednostka organizacyjna samorządu terytorialnego nieposiadająca osobowości prawnej, w polu 2.8.1 Nazwa organizacji/instytucji należy wpisać nazwę zgodnie z powyższa instrukcją, tj. w formacie „nazwa JST/nazwa jednostki organizacyjnej”. Wnioski, w których dane wnioskodawcy / partnera będą wskazane w sposób inny niż powyżej, nie będą odrzucane na etapie oceny formalnej. W przypadku stwierdzenia, że dane wnioskodawcy/ partnera są wskazane niepoprawnie wniosek skierowany zostanie do poprawy/ uzupełnienia na etapie podpisywania umowy. 3.4.4 Zgodnie z zapisami szczegółowego kryterium dostępu, wskazanym w pkt 6.2.10 niniejszej Dokumentacji konkursowej, Projektodawca w okresie realizacji projektu prowadzi biuro projektu (lub posiada siedzibę, filię, delegaturę czy inną prawnie dozwoloną formę organizacyjną działalności podmiotu) na terenie województwa podlaskiego z możliwością udostępnienia pełnej dokumentacji wdrażanego projektu oraz zapewniające uczestnikom projektu możliwość osobistego kontaktu z kadrą projektu. IV.Podstawowe wymagania projektowe 4.1. Wymagania odnośnie grupy docelowej 4.1.1 Projekty realizowane w ramach konkursu 1/POKL/7.2.1/13 dla Poddziałania 7.2.1 muszą być skierowane bezpośrednio do następujących grup docelowych: – osób niezatrudnionych lub zatrudnionych8, w wieku aktywności zawodowej (15 – 64 lata)9, zagrożonych wykluczeniem społecznym z co najmniej jednego powodu spośród wskazanych 8 Do wsparcia kwalifikują się jedynie te osoby zatrudnione, których dochód nie jest wyższy niż dwukrotność kryteriów dochodowych, o których mowa w art. 8 ustawy o pomocy społecznej. Osoby zatrudnione nie mogą stanowić więcej niż 25% uczestników projektu (ograniczenie dotyczy również osób zatrudnionych na chronionym rynku pracy). W projektach mogą uczestniczyć osoby niepełnosprawne bez względu na fakt pobierania świadczeń rentowych, a także osoby niepełnosprawne zatrudnione na chronionym rynku pracy, w szczególności w ZAZ, bez względu na wysokość osiąganych dochodów, o ile wsparcie przewidziane dla osób zatrudnionych w ZAZ ma służyć ich wejściu na otwarty rynek pracy. 9 Do wsparcia kwalifikują się również osoby w wieku powyżej 64 roku życia, o ile wsparcie adresowane do tej grupy osób jest ściśle powiązane z przygotowaniem tych osób do podjęcia zatrudnienia, a osoby te zadeklarują gotowość podjęcia zatrudnienia po zakończeniu udziału w projekcie. 16 w art. 7 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. Nr 64 poz. 593 z późn. zm.) 10; – otoczenia osób wykluczonych społecznie (w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne dla wsparcia osób wykluczonych społecznie objętych wsparciem w ramach projektu, w tym również w zakresie równoległej aktywizacji zawodowej i społecznej osób pełniących obowiązki opiekuńcze), – instytucji pomocy i integracji społecznej i ich pracowników lub wolontariuszy (w zakresie typu projektów nr 7), 4.1.2 Jednocześnie Instytucja Organizująca Konkurs zwraca uwagę, że zgodnie ze szczegółowymi kryteriami dostępu wskazanymi w niniejszej Dokumentacji konkursowej w pkt 6.2.10 i 6.3 A: – Projekt jest skierowany do grup docelowych (zgodnie z katalogiem grup docelowych dla Poddziałania 7.2.1) z obszaru województwa podlaskiego (w przypadku osób fizycznych zamieszkują one na obszarze województwa podlaskiego w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego, w przypadku innych podmiotów - posiadają one jednostkę organizacyjną na obszarze województwa podlaskiego) – pkt 6.2.10; – Grupę docelową w projekcie stanowią wyłącznie osoby w wieku 15-30 lat, z zastrzeżeniem, że osoby w wieku 15-24 lat stanowią 63% grupy docelowej. Wsparcie oferowane w ramach projektu ma charakter zindywidualizowany, dostosowany do potrzeb i predyspozycji poszczególnych uczestników projektu. Kryterium dotyczy wyłącznie puli środków nr 1 – pkt 6.3 A; – Grupę docelową w projekcie stanowią wyłącznie osoby w wieku powyżej 50 r.ż. a wsparcie oferowane w ramach projektu ma charakter zindywidualizowany, dostosowany do potrzeb i predyspozycji poszczególnych uczestników projektu. Kryterium dotyczy wyłącznie puli środków nr 2 – pkt 6.3 A; – Wskaźnik efektywności zatrudnieniowej dla jego uczestników mierzony na zakończenie projektu wynosi co najmniej 20% – pkt 6.3 A; – Projekt zakłada objęcie wsparciem minimum 50 uczestników – pkt 6.3 A. 4.1.3 Kryteria rekrutacji (w tym selekcji) grupy docelowej (osób bezpośrednio korzystających ze wsparcia) powinny być określone w sposób przejrzysty i jednoznaczny, bez możliwości ich szerokiej interpretacji oraz z uwzględnieniem zasady równych szans, w tym równości płci. Dobór kryteriów rekrutacji musi być spójny z diagnozą sytuacji przedstawioną we wniosku (pkt 3.1 wniosku o dofinansowanie) oraz z pozostałą częścią wniosku. Z chwilą przystąpienia do projektu każdy uczestnik projektu podpisuje deklarację uczestnictwa w projekcie (w przypadku niepełnoletnich uczestników deklarację podpisuje rodzic/opiekun prawny), która zawiera co najmniej: 10 W przypadku uchodźców, cudzoziemców posiadających zgodę na pobyt tolerowany, oraz cudzoziemców posiadających zezwolenie na osiedlenie się, zezwolenie na zamieszkanie na czas oznaczony, zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego WE lub objętych ochroną uzupełniającą, warunkiem zakwalifikowania jako uczestnika projektu jest złożenie oświadczenia o jednoczesnym niekorzystaniu z tych samych form wsparcia w ramach projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców. 17 a) wyrażenie woli uczestniczenia w projekcie, b) oświadczenie uczestnika o spełnieniu kryteriów kwalifikowalności uprawniających do udziału w projekcie, c) datę i podpis uczestnika projektu. d) pouczenie o odpowiedzialności za składanie oświadczeń niezgodnych z prawdą. W przypadku gdy uzasadnia to zakres wsparcia udzielanego uczestnikom projektu, dopuszcza się możliwość sporządzenia deklaracji także w innych niż papierowa formach, w szczególności w formie elektronicznej lub telefonicznej, z uwzględnieniem warunków, o których mowa w rozdz. 3.6 pkt 3 Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków ramach PO KL. Udział uczestnika w projekcie rozpoczyna się od dnia podpisania przez niego ww. deklaracji. Przez podpisanie deklaracji rozumie się również złożenie deklaracji w formie, o której mowa powyżej. Deklaracje uczestników projektu są dokumentami11 potwierdzającymi kwalifikowalność osób, którym beneficjent udzielił wsparcia w ramach projektu, w związku z czym beneficjent zobowiązany jest do przechowywania deklaracji uczestnictwa w projekcie. Brak ww. deklaracji może oznaczać, że wydatki związane z udzieleniem wsparcia danej osobie zostaną uznane za niekwalifikowalne. Kwalifikowalność uczestników projektu podlega kontroli na miejscu przez uprawnione organy kontroli. Warunkiem kwalifikowalności uczestnika projektu jest podanie przez niego lub jego opiekuna prawnego danych osobowych zakresie określonym przez Instytucję Zarządzającą z zastrzeżeniem zapisów Instrukcji wypełniania Formularza PEFS 2007. 4.2. Wymagania czasowe, kwalifikowalność wydatków, cross-financing 4.2.1 Zgodnie z zapisami szczegółowego kryterium dostępu: okres realizacji projektu nie jest dłuższy niż do 31 maja 2015 r. Kryterium zostanie zweryfikowane podczas oceny formalnej wniosku o dofinansowanie na podstawie punktu 1.8. 4.2.2 Wnioskujący o dofinansowanie określa datę rozpoczęcia i zakończenia realizacji projektu, mając na uwadze, iż okres realizacji projektu jest tożsamy z okresem, w którym poniesione wydatki mogą zostać uznane za kwalifikowane. Co do zasady, środki na finansowanie projektu mogą być przeznaczone na sfinansowanie przedsięwzięć zrealizowanych w ramach projektu przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, o ile wydatki zostaną uznane za kwalifikowane oraz dotyczyć będą okresu realizacji projektu. Okres realizacji projektu PO KL, a tym samym okres kwalifikowania wydatków w ramach danego projektu, określa umowa o dofinansowanie projektu zawarta z beneficjentem. Okres ten nie może być wcześniejszy niż data złożenia w IOK wniosku o dofinansowanie. UWAGA: Złożenie wniosku w siedzibie IOK równoznaczne jest z rozpoczęciem okresu kwalifikowalności wydatków. Równocześnie należy podkreślić, że wydatkowanie, do chwili zatwierdzenia wniosku i podpisania umowy, odbywa się na wyłączną odpowiedzialność danego Projektodawcy. W przypadku, gdy Projektodawca nie przejdzie pozytywnie oceny i nie podpisze umowy o dofinansowanie projektu, uprzednio poniesione wydatki nie będą mogły być 11 Za dokument uznaje się rzeczowe świadectwo uczestnictwa w projekcie sporządzone we właściwej formie: wizualnej piśmienniczej (podpisany odręcznie formularz), cyfrowej (dokument binarny), audialnej (nagranie dźwiękowe). 18 zrefundowane. Po zakończeniu realizacji projektu możliwe jest kwalifikowanie wydatków poniesionych po dniu wskazanym jako dzień zakończenia realizacji projektu, o ile wydatki te odnoszą się do zadań realizowanych w okresie wdrażania projektu oraz zostały poniesione przed złożeniem końcowego wniosku o płatność. 4.2.3 Przy określaniu daty rozpoczęcia realizacji projektu Wnioskodawca powinien uwzględnić czas niezbędny na przeprowadzenie oceny formalnej i merytorycznej, ewentualne negocjacje oraz czas niezbędny na przygotowanie przez Wnioskodawcę dokumentów wymaganych do zawarcia umowy o dofinansowanie. Jednocześnie zwraca się uwagę, że zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL beneficjent zobowiązany jest do oznaczania dokumentów projektu od początku jego realizacji, również w przypadku, gdy rozpoczyna się ona przed zawarciem przedmiotowej umowy. 4.2.4 Beneficjent ponosi wydatki związane z jego realizacją zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków ramach PO KL z dnia 14 sierpnia 2012 r. dostępnych na stronie internetowej: www.efs.gov.pl. Wytyczne dotyczą wydatków ponoszonych przez Beneficjenta oraz partnerów w projektach realizowanych w ramach PO KL. 4.2.5 Stosownie do wytycznych IZ PO KL końcowa data kwalifikowalności wydatku określona w umowie może zostać zmieniona w uzasadnionym przypadku, na pisemny wniosek beneficjenta, za zgodą IP, na warunkach określonych w umowie o dofinansowanie. 4.2.6 Wydatki niekwalifikowalne związane z realizacją projektu projektodawca ponosi w ramach własnych środków bez możliwości ubiegania się o ich refundację. 4.2.7 Szczegółowe informacje dotyczące zasad kwalifikowalności wydatków w ramach PO KL, sposobu kalkulacji budżetu projektu, stosowania cross-financingu określają Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków ramach PO KL z dnia 14.08.2012 r. dostępne na stronie internetowej: www.efs.gov.pl oraz http://www.pokl.wrotapodlasia.pl/. 4.2.8 Zgodnie z Wytycznymi, wydatki w ramach PO KL są kwalifikowane, o ile łącznie spełniają następujące warunki: − są niezbędne dla realizacji projektu, a więc mają bezpośredni związek z celami projektu; − są racjonalne i efektywne, tj. nie są zawyżone w stosunku do cen i stawek rynkowych oraz spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat); − zostały faktycznie poniesione; − dotyczą towarów dostarczonych lub usług wykonanych oraz zaliczek dla wykonawców poniesionych zgodnie z sekcją 3.1.1 pkt 4 Wytycznych, o ile ten warunek ma zastosowanie; − dotyczą towarów lub usług wybranych w sposób przejrzysty i konkurencyjny, zgodnie z sekcją 3.1.3 Wytycznych, o ile ten warunek ma zastosowanie; − odnoszą się do okresu kwalifikowalności wydatków i są poniesione w tym okresie, z zastrzeżeniem podrozdziału 3.2 pkt 6 i 8 Wytycznych; − są udokumentowane, z zastrzeżeniem podrozdziału 4.2 i podrozdziału 4.4 pkt 3a Wytycznych; 19 − są zgodne z zatwierdzonym budżetem projektu, z uwzględnieniem zasad konstruowania budżetu, o których mowa w podrozdziale 3.4 Wytycznych; − są zgodne ze szczegółowymi zasadami określonymi w Wytycznych: tj: • nie zostały wymienione w katalogu wydatków niekwalifikowalnych w ramach PO KL w podrozdziale 4.1 Wytycznych • zostały poniesione zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznych; − są zgodne z Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki i Szczegółowym Opisem Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki; − są zgodne z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, w szczególności z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). 4.2.9 Zgodnie z Wytycznymi, do wydatków, które nie mogą zostać uznane za kwalifikowalne należą: − podatek od towarów i usług (VAT), jeśli może zostać odzyskany w oparciu o przepisy krajowe tj. ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; − zakup nieruchomości, gruntu oraz infrastruktury; − zakup sprzętu, mebli oraz pojazdów z wyjątkiem: • wydatków w ramach cross-financingu, o których mowa w podrozdziale 4.13 Wytycznych, • sprzętu, którego wartość początkowa jest niższa od 10% kwoty określonej w przepisach podatkowych, tj. 350 zł12; − odsetki od zadłużenia; − koszty prowizji pobieranych w ramach operacji wymiany walut; − wydatki poniesione na zakup środków trwałych, które były współfinansowane ze środków krajowych lub wspólnotowych w przeciągu 7 lat poprzedzających datę zakupu środka przez Beneficjenta; − koszty kar i grzywien, a także koszty procesów sądowych oraz koszty realizacji ewentualnych postanowień wydanych przez sąd; − wydatki związane z umową leasingu, a w szczególności: podatek, marża finansującego, odsetki od refinansowania kosztów, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe; − wydatki związane z wypełnieniem wniosku o dofinansowanie projektu; − koszty kredytu 12 Zgodnie z art. 22 d ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307, z późn. zm.) oraz art. 16 d ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654, z późn. zm.). Wraz ze zmianą ww. podstawy prawnej ww. kwota automatycznie ulega zmianie. 20 − wydatki poniesione ze środków publicznych w ramach wkładu własnego przekraczające na zakończenie projektu 15% poniesionych i zatwierdzonych wydatków kwalifikowalnych sfinansowanych ze środków publicznych; − inne wydatki, o ile stanowią tak Wytyczne; 4.2.10 W ramach projektów PO KL możliwe jest kwalifikowanie wydatków objętych wsparciem w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na zasadzie cross-financingu. Crossfinancing może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu i stanowi logiczne uzupełnienie działań w ramach PO KL. Zasadniczo zatem powinny być to wydatki związane z zakresem merytorycznym projektu. Crossfinancing powinien być ponadto powiązany wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach danego projektu. 4.2.11 Wartość wydatków planowanych we wniosku o dofinansowanie projektu w ramach crossfinancingu nie może stanowić więcej niż 15% wszystkich wydatków kwalifikowanych stanowiących budżet projektu. Wydatki w ramach cross-financingu mogą dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu i stanowi logiczne uzupełnienie działań współfinansowanych z EFS. Ponadto, musi on być powiązany wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach danego projektu. UWAGA: Jeżeli, w trakcie konstruowania budżetu, koszty w ramach cross-financingu przekroczą limit określony dla tego Działania, należy usunąć odpowiednią część kosztów, ponieważ wniosek z przekroczonym poziomem cross-financingu zostanie odrzucony na etapie oceny merytorycznej. 4.2.12 W ramach wsparcia objętego cross-finanacingiem istnieje możliwość ponoszenia wydatków, które dotyczą przede wszystkim: − zakupu oraz leasingu (finansowego i zwrotnego) pojazdów oraz mebli; − zakupu oraz leasingu (finansowego lub zwrotnego) sprzętu rozumianego jako: środki trwałe, z wyłączeniem pojazdów i mebli, których wartość początkowa jest równa lub wyższa od 350,00 PLN13, − zakupu oraz leasingu (finansowego lub zwrotnego) sprzętu, z wyłączeniem pojazdów i mebli, których wartość początkowa jest równa lub wyższa od 350,00 PLN14, celem przekazania ich uczestnikom projektów PO KL15; − dostosowywania i/lub adaptacji budynków, pomieszczeń i miejsc pracy. „Sprzęt” należy interpretować z uwzględnieniem definicji środka trwałego, zgodnie z przepisami o rachunkowości z zastrzeżeniem, że nie służy on zaspokajaniu potrzeb beneficjenta lecz uczestników projektu. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, przez środki trwałe rozumie się „rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie 13 Kwota ta stanowi 10% kwoty określonej w przepisach podatkowych, uprawniającej do dokonywania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego, tj. zgodnie z art. 22 d ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych art. 16 d ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych. Wraz ze zmianą ww. podstawy prawnej ww. kwota automatycznie ulega zmianie. 14 j.w. 15 Uczestnik projektu nie może zbyć za uzyskaniem korzyści finansowej sprzętu otrzymanego w ramach projektu. 21 ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki” (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.) z wyłączeniem w ramach PO KL kwalifikowalności zakupów nieruchomości i gruntów. 4.2.13 Cross-financing w ramach PO KL nie obejmuje budowy nowych budynków, dużych prac budowlanych, remontów budynków, a jedynie wykonywanie prac dostosowawczych związanych z realizowanymi projektami w ramach PO KL. Wydatki ponoszone w ramach cross-financingu powinny zostać przeznaczone przede wszystkim na zapewnienie realizacji zasady równości szans, w szczególności w odniesieniu do potrzeb osób niepełnosprawnych. W ramach dostosowania budynków, pomieszczeń i miejsc pracy możliwe jest wykonanie podjazdu dla osób niepełnosprawnych, adaptacja pomieszczeń pod kątem realizacji szkoleń lub innych zadań w ramach projektu (np. dostosowanie pomieszczeń lub budynku do potrzeb organizacji opieki nad dziećmi), które to działanie związane jest z PO KL. Dostosowania kwalifikowalne będą w szczególności w związku z koniecznością spełniania przez budynek lub pomieszczenie pewnych wymogów wynikających z przepisów prawa np. wymogów sanitarnych czy przepisów BHP. 4.2.14 Wydatki związane z amortyzacją sprzętu lub wyposażenia nie będą traktowane jako cross-financing, bez względu na to, czy wnioskodawca dokonuje jednorazowego odpisu amortyzacyjnego czy rozkłada odpisy amortyzacyjne zgodnie ze stawkami amortyzacyjnymi określonymi w przepisach krajowych. W związku z powyższym, o przyporządkowaniu wydatku do cross-financingu decydować będzie to, czy wnioskodawca kwalifikuje w ramach projektu koszty amortyzacji czy koszty zakupu sprzętu. 4.2.15 Wszystkie wydatki poniesione w ramach cross-financingu powinny być uzasadnione w kontekście niezbędności ich poniesienia dla realizacji konkretnych zadań w ramach projektu. 4.2.16 Wydatki objęte cross-financingiem muszą być wykazane w budżecie wniosku o dofinansowanie realizacji projektu wyłącznie w ramach kosztów bezpośrednich. 4.3. Wymagania finansowe, forma finansowania 4.3.1 Projekty wybrane do dofinansowania w drodze oceny merytorycznej, dofinansowane będą z budżetu środków europejskich w części odpowiadającej finansowaniu ze środków EFS (85%) oraz z dotacji celowej w części odpowiadającej współfinansowaniu krajowemu (15%). W przypadku projektów nie objętych pomocą publiczną poziom dofinansowania jednego projektu wynosi maksymalnie 100% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu. 4.3.2 Wniesienie przez wnioskodawcę wkładu własnego do realizacji projektu nie jest wymagane (poza projektami objętymi pomocą publiczną zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa). W przypadku zaplanowania w projekcie wkładu własnego szczegółowe zasady kalkulacji wkładu własnego określają Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 14 sierpnia 2012 r., które są dostępne na stronach internetowych: www.pokl.wrotapodlasia.pl oraz www.efs.gov.pl. 4.3.3 Zarówno beneficjenci, jak i członkowie partnerstwa są zobowiązani do utrzymywania odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji 22 związanych z danym projektem (obowiązek prowadzenia odrębnego systemu księgowego nie dotyczy beneficjentów rozliczających wydatki wyłącznie w oparciu o kwoty ryczałtowe). 4.3.4 Środki na realizację projektu będą wypłacane dwoma strumieniami (płatności budżetu środków europejskich w części odpowiadającej finansowaniu ze środków EFS oraz dotacji celowej w części odpowiadającej współfinansowaniu krajowemu) w formie zaliczki przekazywanej na wyodrębniony rachunek bankowy, specjalnie utworzony dla danego projektu, wskazany w umowie o dofinansowanie projektu w ramach PO KL. Wykorzystanie konta już założonego dla potrzeb kolejnego projektu jest możliwe jedynie po zakończeniu i rozliczeniu projektu poprzedniego i udokumentowaniu zerowego stanu tego konta. IOK rekomenduje zakładanie nieoprocentowanych rachunków bankowych na potrzeby realizacji projektów. 4.3.5 Pierwsza transza środków (n) na realizację projektów zostanie wypłacona w wysokości i terminie określonym w harmonogramie płatności (stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie projektu). Przekazanie transzy możliwe jest po złożeniu przez beneficjenta zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu, chyba że beneficjent jest zwolniony z tego obowiązku (patrz: rozdział 6.7). Wypłata środków w ramach pierwszej transzy dokonywana jest na podstawie umowy o dofinansowanie projektu, w związku z powyższym, w celu jej przekazania nie jest wymagane złożenie przez beneficjenta wniosku o płatność. 4.3.6 Przekazanie kolejnej transzy środków na dofinansowanie projektu może nastąpić albo po zatwierdzeniu wniosku o płatność (w przypadku gdy wniosek o płatność jest prawidłowy) albo po odesłaniu beneficjentowi wniosku do poprawy (w przypadku gdy wniosek o płatność wymaga dalszych korekt), przy spełnieniu warunków, o których mowa poniżej. Warunkiem przekazania drugiej transzy (n+1) jest złożenie wniosku o płatność rozliczającego pierwszą transzę (n), jego zweryfikowanie przez UMWP oraz spełnienie następujących warunków: wykazanie w tym wniosku o płatność wydatków kwalifikowalnych rozliczających co najmniej 70% łącznej kwoty transz dofinansowania otrzymanych na dzień odsyłania do poprawy wniosku i wydatki w tej wysokości nie wymagają składania przez beneficjenta dalszych wyjaśnień; nie stwierdzono przesłanek do rozwiązania umowy z danym beneficjentem w trybie natychmiastowym. W związku z powyższym, przekazanie kolejnej transzy środków na dofinansowanie projektu może nastąpić albo po zatwierdzeniu wniosku o płatność (w przypadku gdy wniosek o płatność jest prawidłowy) albo po odesłaniu beneficjentowi wniosku do poprawy (w przypadku gdy wniosek o płatność wymaga dalszych korekt), przy spełnieniu warunków, o których mowa powyżej. Przekazanie kolejnej transzy zaliczki (n+2) jest możliwe po spełnieniu następujących warunków: zatwierdzenie wniosku o płatność rozliczającego przedostatnią transzę (n); złożenie przez beneficjenta i zweryfikowanie przez UMWP pierwszej wersji wniosku o płatność rozliczającego ostatnią transzę (n+1), w którym wykazano wydatki kwalifikowalne w wysokości co najmniej 70% łącznej kwoty transz dofinansowania otrzymanych na dzień odsyłania do poprawy wniosku i wydatki w tej wysokości nie wymagają składania przez beneficjenta dalszych wyjaśnień; 23 nie stwierdzono przesłanek do rozwiązania umowy z danym beneficjentem w trybie natychmiastowym. Kolejne transze dofinansowania są przekazywane z odpowiednim uwzględnieniem powyższego schematu. Jednocześnie, na podstawie art. 189 ust. 3 UFP w przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę16 lub w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności (co do zasady nie dłuższym jednak niż 3 miesiące), od środków pozostałych do rozliczenia naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność rozliczającego dany wydatek. 4.3.7 Przychód uzyskany w ramach projektu podlega zwrotowi w całości lub proporcjonalnie do tego, w jakim stopniu do jego osiągnięcia przyczynił się projekt realizowany w ramach PO KL. 4.3.8 Szczegółowe informacje dotyczące zasad finansowania projektów, przekazywania środków finansowych oraz rozliczenia poniesionych wydatków określają „Zasady finansowania PO Kapitał Ludzki” z 24 grudnia 2012 r., (obowiązujące od 1 stycznia 2013 r.) dostępne na stronach internetowych: www.pokl.wrotapodlasia.pl oraz www.efs.gov.pl. 4.4. Budżet projektu 4.4.1. Wnioskodawca przedstawia zakładane koszty projektu we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu w formie budżetu zadaniowego, który zawiera: koszty bezpośrednie (w tym koszty objęte cross-financingiem) oraz koszty pośrednie. 4.4.2. Kwoty wykazywane w budżecie zadaniowym zawartym w części IV wniosku o dofinansowanie realizacji projektu powinny wynikać ze szczegółowego budżetu wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, który wskazuje poszczególne koszty jednostkowe związane z realizacją odpowiednich zadań i jest podstawą do oceny kwalifikowalności wydatków projektu na etapie weryfikacji wniosku o dofinansowanie projektu. Stopień uszczegółowienia budżetu powinien dokładnie określać planowane wydatki w ramach zadań. Przykładowy budżet projektu jest zamieszczony w Zasadach finansowania PO KL. A. Koszty bezpośrednie Koszty bezpośrednie - stanowią koszty kwalifikowalne poszczególnych zadań realizowanych przez beneficjanta w ramach projektu, które są bezpośrednio związane z tymi zadaniami. Zadania projektu należy definiować odpowiednio do zakresu merytorycznego danego projektu. W ramach kosztów bezpośrednich nie można ująć wydatków uwzględnionych w ramach kosztów pośrednich. Wykazując wydatki związane z zakupem i amortyzacją sprzętu lub mebli beneficjent powinien uzasadnić konieczność poniesienia tych wydatków; w szczególności należy zastanowić się, czy zakup sprzętu jest niezbędny pomimo krótkiego okresu realizacji projektu, czy beneficjent nie 16 Beneficjent ma prawo złożyć wniosek o płatność, w którym rozliczanych jest mniej niż 70% środków dotychczas przekazanych, o ile wynika to z harmonogramu płatności zaakceptowanego przez UMWP. 24 posiada sprzętu własnego, który może wykorzystać, jak również, czy nie jest możliwe wykorzystanie sprzętu zakupionego w ramach innych projektów finansowanych z PO KL lub innych programów operacyjnych. 1. ZARZĄDZANIE PROJEKTEM O ile w projekcie beneficjent przewiduje występowanie kosztów związanych z zarządzaniem projektem, są one wykazywane w zadaniu „zarządzanie projektem”. Katalog wydatków, które uwzględnia zadanie „zarządzanie projektem” jest następujący: wynagrodzenie koordynatora/kierownika projektu lub innej osoby mającej za zadanie koordynowanie lub zarządzanie projektem lub innego personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie projektem i jego rozliczenie, o ile jego zatrudnienie jest niezbędne dla realizacji projektu; wydatki związane z otworzeniem i/lub prowadzeniem wyodrębnionego na rzecz projektu subkonta na rachunku bankowym lub odrębnego rachunku bankowego; zakup17 lub amortyzacja sprzętu lub wartości niematerialnych i prawnych oraz zakup mebli18 niezbędnych do zarządzania projektem; działania informacyjno-promocyjne związane z realizacją projektu (np. zakup materiałów promocyjnych i informacyjnych, zakup ogłoszeń prasowych)19; koszty zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy20; inne – o ile są bezpośrednio związane z koordynacją i zarządzaniem projektem21. Personel projektu stanowią wszystkie osoby zaangażowane do realizacji zadań w ramach projektu, które osobiście wykonują zadania w ramach projektu, tj. w szczególności osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy (dotyczy umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru i spółdzielczej umowy o pracę) lub stosunku cywilnoprawnego (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło), osoby samozatrudnione (tj. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które są beneficjentami danego projektu i jednocześnie stanowią personel tego projektu), osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby współpracujące w rozumieniu ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 z późn. zm.) oraz osoby świadczące usługi w formie wolontariatu w rozumieniu ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873, z późn. zm.). Należy pamiętać, iż definicja ta odnosi się do całego personelu projektu, nie tylko do personelu ujętego w zadaniu „zarządzanie projektem”, ale również w zadaniach merytorycznych. Kluczowe dla stwierdzenia, czy dana osoba stanowi personel projektu jest określenie, czy osoba ta wykonuje zadania osobiście. Osoby rozliczane w ramach kosztów pośrednich nie stanowią personelu projektu. 17 Wydatki związane z zakupem sprzętu, w rozumieniu Wytycznych, objęte są limitem w ramach cross-financingu. Wydatki związane z zakupem mebli objęte są limitem w ramach cross-financingu. 19 O ile nie są celem projektu i tym samym nie stanowią zadania merytorycznego. 20 Wartość kosztu zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy nie wlicza się do limitów procentowych kosztów zarządzania. 21 Ewaluacja i audyt, o ile ich realizacja jest wymagana w projekcie, nie stanowią kosztów zarządzania projektem, lecz odrębne zadania w ramach kosztów bezpośrednich. 18 25 Wnioskodawca ma obowiązek wykazania we wniosku o dofinansowanie projektu szacunkowego wymiaru czasu pracy personelu projektu (tj. wykazania wymiaru etatu, liczby godzin, rodzaju umowy) niezbędnego do wykonywania zadania/zadań we wniosku o dofinansowanie projektu, co jest podstawą do oceny zasadności i racjonalności wydatków związanych z personelem projektu. Wnioskodawca wykazuje te dane w szczegółowym budżecie projektu w kolumnie „kategoria” (np. ½ etatu, 120 h/m-c, umowa o dzieło). Szczegółowe informacje dotyczące kosztów związanych z zatrudnianiem personelu projektu oraz uregulowaniami przyjętymi w ramach PO KL w zależności od formy zaangażowania personelu do projektu określają Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 14 sierpnia 2012 r. w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 24 grudnia 2012 r. Łączna wartość kosztów zarządzania nie może przekroczyć22: a) 30% wartości projektu w przypadku projektów o wartości23 nieprzekraczającej 500 tys. zł, z zastrzeżeniem, że limit ten może ulec zwiększeniu wyłącznie na wniosek beneficjenta w przypadku wykazania przez niego wysokiej efektywności kosztowej projektu, co podlega negocjacjom na etapie wyboru projektu; b) 25% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyżej 500 tys. i do 1 mln zł włącznie; c) 20% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyżej 1 mln i do 2 mln zł włącznie; d) 15% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyżej 2 mln i do 5 mln zł włącznie; e) 10% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyżej 5 mln zł. Dla projektów realizowanych w ramach partnerstwa ww. limity mogą ulec zwiększeniu o 2 punkty procentowe dla każdego partnera, jednak nie więcej niż łącznie o 10 punktów procentowych w ramach projektu np. dla projektu o wartości 250 tys. zł, gdzie przewidziano jednego partnera maksymalna wartość wynosi 32 % przy założeniu, że nie wystąpi przekroczenie wartości projektu powyżej 500 tys. zł, co spowodowałoby konieczność zmniejszenia limitu do 27 % (25% + 2%). Limity muszą zostać zachowane również na etapie rozliczenia końcowego projektu. 2. KWOTY RYCZAŁTOWE W przypadku, gdy wartość projektu nie przekracza 100 tys. zł beneficjent zobowiązany jest do rozliczania kosztów bezpośrednich w oparciu o kwoty ryczałtowe. Uwaga! Każdy projekt o wartości nieprzekraczającej 100 tys. zł realizowany przez beneficjenta będącego jednostką sektora finansów publicznych może (ale nie musi) być rozliczany w oparciu o kwoty ryczałtowe. 22 23 Limity obowiązują zarówno na etapie konstruowania budżetu, jak też końcowego rozliczenia projektu. Jako wartość projektu należy rozumieć łącznie wartość dofinansowania i wkład własny. 26 W przypadku państwowych jednostek budżetowych nie ma możliwości rozliczania kosztów bezpośrednich kwotami ryczałtowymi. Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtem traktowane są jako wydatki poniesione. Beneficjent nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków. Realizacja projektów w oparciu o kwoty ryczałtowe cechuje szereg odstępstw, które występują na każdym etapie ich realizacji, tj: − Beneficjent we wniosku o dofinansowanie wskazuje, że zamierza rozliczać wydatki w oparciu o kwoty ryczałtowe i dokonuje tego zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku, − konieczne jest precyzyjne zdefiniowanie przez beneficjenta we wniosku o dofinansowanie osiągniętych wskaźników produktów. Beneficjent powinien wskazać przynajmniej jeden wskaźnik produktu dla każdej z kwot ryczałtowych, zgodnie z koncepcją SMART. − Beneficjent przedstawia wydatki projektu w szczegółowym budżecie projektu w podziale na zadania. Zadania ujęte w budżecie powinny korespondować z zadaniami zdefiniowanymi w części merytorycznej wniosku o dofinansowanie. − nie jest możliwe wskazanie, iż jedynie część z zadań w ramach projektu jest rozliczana kwotą ryczałtową (kwotami ryczałtowymi), natomiast pozostałe zadania na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków. − Beneficjent, który zdecyduje się rozliczać wydatki w oparciu o kwoty ryczałtowe, nie ma możliwości zmiany w trakcie realizacji projektu sposobu rozliczania wydatków na rzeczywiście poniesione. − projekt będzie rozliczany na podstawie dokumentów, które zostaną określone w umowie o dofinansowanie, uwzględniającej informacje wskazane we wniosku o dofinansowanie. − w przypadku rozliczania kosztów bezpośrednich na podstawie kwot ryczałtowych, rozliczanie kosztów pośrednich następuje wyłącznie w sposób ryczałtowy, zgodnie z zapisami podrozdziału 4.4 pkt 3 lit. a o pkt 4 Wytycznych. − koszty bezpośrednie rozliczane za pomocą kwot ryczałtowych nie mogą dotyczyć zadań, których całość bądź istotna część dotyczy zadań zleconych w rozumieniu Wytycznych. W przypadku zaplanowania rozliczania projektu kwotami ryczałtowymi szczegółowe zasady dotyczące zapisów umowy, rozliczania wydatków i kontroli określają Zasady finansowania POKL oraz Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL. 3. STAWKI JEDNOSTKOWE W przypadku, gdy projekt obejmuje usługi szkoleń językowych i/lub szkoleń komputerowych realizowanych w zakresie wskazanym odpowiednio w załączniku nr 2 i/lub w załączniku nr 3 do Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, rozliczenie kosztów usługi szkoleń językowych i/lub szkoleń komputerowych jest możliwe wyłącznie w oparciu o stawki jednostkowe w rozumieniu art. 11 ust. 3 lit. b pkt iii) rozporządzenia (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 3 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu 27 Społecznego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1784/1999 oraz Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Zgodnie z Wytycznymi zastosowanie stawek jednostkowych możliwe jest wyłącznie do szkoleń językowych w zakresie języka angielskiego, francuskiego i niemieckiego wydawanych uczestnikom projektów realizowanych na terenie całego kraju oraz szkoleń komputerowych dotyczących uzyskania kompetencji w zakresie Europejskiego Certyfikatu Umiejętności Komputerowych (ECDL) na poziomie ECDL Start i ECDL Core. W przypadku gdy beneficjent niebędący jednostką sektora finansów publicznych planuje zrealizować projekt o wartości nieprzekraczającej 100 tys. zł, w ramach którego zamierza przeprowadzić szkolenie w zakresie odpowiadającym lub zbliżonym do wystandaryzowanej usługi określonej w Wytycznych, zgodnie z kryterium horyzontalnym powinien zaplanować rozliczenie przedmiotowego projektu na podstawie kwoty ryczałtowej, przy czym zastosowana wysokość usługi szkoleniowej powinna odpowiadać wysokości stawki jednostkowej wynikającej z Wytycznych. Uwaga! Każdy projekt obejmujący usługi szkoleń językowych i/lub szkoleń komputerowych, o których mowa powyżej realizowany przez beneficjenta będącego jednostką sektora finansów publicznych może (ale nie musi) być rozliczany w oparciu o stawki jednostkowe. W przypadku państwowych jednostek budżetowych nie ma możliwości rozliczania kosztów bezpośrednich stawkami jednostkowymi. W przypadku zaplanowania rozliczania projektu w oparciu o stawki jednostkowe zasady dotyczące planowania, ujmowania w budżecie i rozliczania określone zostały w Zasadach finansowania POKL oraz Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL. B. Koszty pośrednie Koszty pośrednie - to koszty administracyjne związane z funkcjonowaniem beneficjenta. Katalog kosztów pośrednich jest zamknięty i może obejmować wyłącznie następujące koszty administracyjne: koszty zarządu (koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownik jednostki); • Uwaga: W przypadku kosztów zarządu przyjąć należy, że mogą być one wykazywane w kosztach pośrednich w ramach projektu wyłącznie w sytuacji, gdy beneficjent ponosił tego rodzaju koszty w ramach swojej dotychczasowej działalności, a osoba uprawniona do reprezentowania beneficjenta nie pełni funkcji koordynatora lub innego personelu projektu. Tym samym niedopuszczalne jest uwzględnienie w kosztach pośrednich projektu kosztów zarządu, jeżeli Beneficjent nie wykazał tego rodzaju kosztów do czasu realizacji projektu (poprzez np. zawarcie umowy cywilnoprawnej) lub jeśli osoba uprawniona do reprezentowania beneficjenta pełni 28 jednocześnie funkcję koordynatora projektu lub innego personelu zarządzającego projektu; koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna) na potrzeby funkcjonowania jednostki; Uwaga: Dodatek specjalny wypłacany wyłącznie w ramach projektu dla personelu obsługowego zaangażowanego w kosztach pośrednich jest kosztem niekwalifikowanym. Przedmiotowy dodatek może być uznany za kwalifikowany jedynie w przypadku, kiedy będzie on przyznany poza projektem, a w projekcie będzie rozliczana tylko jego odpowiednia część wynikająca z zaangażowania pracownika do projektu, np. 5%. koszty obsługi księgowej (koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu); koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne) związanych z obsługą administracyjną projektu; opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków w zakresie związanym z obsługa administracyjną projektu; amortyzacja aktywów używanych na potrzeby personelu, o którym mowa w tiret 1-3; koszty usług pocztowych, telefonicznych, telegraficznych, teleksowych, internetowych, kurierskich związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty usług powielania dokumentów związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty ubezpieczeń majątkowych; koszty ochrony; koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną projektu, w tym środki do utrzymania ich czystości oraz dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację tych pomieszczeń. Żadna z ww. kategorii wydatków nie może zostać wykazana w ramach kosztów bezpośrednich, w szczególności w zadaniu „zarządzenie projektem”. Koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby: a) ryczałtem24, zgodnie z poniższymi wskaźnikami: a. 9% kosztów bezpośrednich25 – w przypadku projektów o wartości nieprzekraczającej 500 tys. zł, b. 8% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości powyżej 500 tys. do 1 mln zł włącznie, c. 7% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości powyżej 1 mln do 2 mln zł włącznie, 24 25 Nie dotyczy państwowych jednostek budżetowych. Z uwzględnieniem wydatków dotyczących cross-financingu. 29 d. 5% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości powyżej 2 mln do 5 mln zł włącznie, e. 4% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości przekraczającej 5 mln zł. Podstawę wyliczenia limitu kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem stanowi wartość kosztów bezpośrednich pomniejszonych o koszt zadań zleconych. b) na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków (tj. bez stawki ryczałtowej, z pełnym udokumentowaniem wydatków). Wysokość kosztów pośrednich w przypadku ich rozliczania na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków nie może być kształtowana dowolnie. Dozwolone jest jedynie nieznaczne zwiększenie odsetka kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków w porównaniu z procentem kosztów pośrednich określonych dla ryczałtu. Wnioskodawca dokonuje wyboru jednego z ww. sposobów rozliczania kosztów pośrednich we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. Wybór dokonywany jest poprzez: • zaznaczenie opcji „koszty pośrednie rozliczane ryczałtem” – w tym przypadku wnioskodawca ma możliwość wybrania wskaźnika procentowego kosztów pośrednich do wartości projektu – wyliczanie wskaźnika kosztów ryczałtem powinno dokonywać się dwuetapowo zgodnie z przykładami zawartymi w Zasadach finansowania PO KL, • nieodznaczenie tej opcji oraz wypełnienie poszczególnych kosztów jednostkowych w ramach kosztów pośrednich – w tym przypadku wnioskodawca zakłada rozliczanie kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków wskazanych we wniosku. W przypadku nieodznaczenia ww. opcji oraz niewypełnienia poszczególnych kosztów jednostkowych należy rozumieć, że projektodawca nie zamierza rozliczać w projekcie kosztów pośrednich. UWAGA! W przypadku projektów rozliczanych z zastosowaniem uproszczeń (kwot ryczałtowych lub stawek jednostkowych), beneficjent nie ma możliwości wyboru sposobu rozliczania kosztów pośrednich, tj. muszą one być również rozliczane ryczałtem. Jednocześnie bez względu na wybraną metodę rozliczania kosztów pośrednich, projektodawca nie wskazuje w polu „Uzasadnienie kosztów” metodologii ich wyliczenia. W przypadku rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem, wskaźnik kosztów pośrednich jest wskazany w umowie o dofinansowanie projektu. Wskaźnik ten jest podstawą do rozliczania kosztów pośrednich we wnioskach o płatność w zależności od wysokości przedstawianych do rozliczenia wydatków bezpośrednich zgodnych z budżetem projektu i zasadami kwalifikowalności w ramach programu. Dokumenty księgowe dotyczące kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem nie podlegają wymogom ewidencyjnym dotyczącym dokumentacji projektu. Brak wymogu ewidencjonowania w projekcie kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem oznacza, że wydatki z nimi związane wykazane we wniosku o płatność nie podlegają kontroli na miejscu. Kontroli na miejscu może natomiast podlegać fakt zlecania zadań merytorycznych wykonawcom zewnętrznym. 30 Ma to bowiem wpływ na prawidłowość stosowanego przez beneficjenta procentowego ryczałtu kosztów pośrednich. W przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków beneficjent jest zobowiązany przedstawić w załączonym do wniosku o dofinansowanie projektu szczegółowym budżecie projektu listę kosztów pośrednich, które zamierza rozliczyć w projekcie. Wyliczenie kosztów pośrednich odbywa się na podobnych zasadach jak dla wydatków bezpośrednich wykazanych w szczegółowym budżecie projektu. Beneficjent ma obowiązek zbierania i opisywania dokumentów księgowych na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki pośrednie. Dokumenty te wykazywane są we wniosku o płatność w zestawieniu poniesionych wydatków na zasadach analogicznych dla wydatków bezpośrednich i mogą podlegać kontroli na miejscu. Należy zwrócić uwagę, iż co do zasady wynagrodzenie osób wykonujących czynności w ramach kosztów pośrednich powinno zostać przyznane w ramach projektu jako część wynagrodzenia danej osoby z tytułu zatrudnienia u beneficjenta, przypisana do projektu w oparciu o rzetelne uzasadnienie. Beneficjent może wnioskować o zmianę sposobu rozliczania kosztów pośrednich z ryczałtu na koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach (takich jak np. problemy techniczne związane z księgowaniem wydatków) i nie później niż w połowie okresu realizacji projektu, a w przypadku projektów trwających co najmniej 6 miesięcy - w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od rozpoczęcia realizacji projektu. Oznacza to, że w żadnym przypadku nie jest możliwa zmiana rozliczania kosztów pośrednich po upłynięciu 3 m-cy od rozpoczęcia realizacji projektu. Natomiast jeśli projekt trwa krócej niż 6 m-cy, np. 4 m-ce, możliwość zmiany sposobu rozliczania kosztów pośrednich będzie przysługiwać tylko do 2 miesiąca realizacji projektu (tj. połowa okresu realizacji). W takiej sytuacji wszystkie dotychczas poniesione i rozliczone we wnioskach o płatność koszty pośrednie rozliczone ryczałtem zostają uznane za niekwalifikowalne i beneficjent powinien je wykazać we wniosku o płatność jako korekta finansowa. Koszty te mogą być ponownie wykazane w kolejnym wniosku o płatność, pod warunkiem, że zostaną potwierdzone dokumentami księgowymi. Nie jest możliwa zmiana w trakcie realizacji projektu sposobu rozliczania kosztów pośrednich dokumentowanych na podstawie wydatków rzeczywiście poniesionych na koszty pośrednie rozliczane ryczałtem. 4.5. Wymagane wskaźniki pomiaru celu, wartość dodana 4.5.1. Projektodawca ubiegający się o dofinansowanie zobowiązany jest przedstawić we wniosku o dofinansowanie projektu wskaźniki pomiaru celów. 4.5.2. W kolumnie drugiej punktów 3.1.2 i 3.1.3 wniosku o dofinansowanie należy określić, w jaki sposób mierzona będzie realizacja celów poprzez ustalenie wskaźników pomiaru celu. Dla każdego celu należy określić co najmniej jeden podstawowy i mierzalny wskaźnik, który w sposób precyzyjny umożliwi weryfikację stopnia realizacji celu głównego i celów szczegółowych. Projektodawca może również określić większą liczbę wskaźników do celu głównego i celów szczegółowych (maksymalnie pięć dla każdego z celów). 31 4.5.3. GWA umożliwia wybór wskaźników pomiaru celu z listy rozwijanej. Lista rozwijana uwzględnia wskaźniki opisane w załączniku nr 2 do Wniosku beneficjenta o płatność w części 7 – Osiągnięte wartości wskaźników. Dla każdego Działania w ramach Priorytetów PO KL wybrany został zestaw wskaźników, który monitorowany jest na poziomie krajowym, wobec czego również beneficjenci w ramach realizowanych projektów powinni wziąć je pod uwagę już na etapie planowania projektu. W związku z powyższym, Wnioskodawca zobowiązany jest zamieścić we wniosku następujące wskaźniki pomiaru celu (zgodnie ze specyfiką projektu): 1. Liczba osób zagrożonych wykluczeniem społecznym, które zakończyły udział w projekcie (ogółem/ kobiet/ mężczyzn) 2. Liczba osób, które otrzymały wsparcie w ramach instytucji ekonomii społecznej (ogółem/ kobiet/ mężczyzn) 7.2.1/ wszystkie typy operacji zgodnie z Szczegółowym Opisem Priorytetów PO KL 7.2.1/ wszystkie typy operacji zgodnie z Szczegółowym Opisem Priorytetów PO KL przy czym przewidywane wskaźniki konkursu zgodnie z Planem Działania na rok 2013 wynoszą: • Liczba osób zagrożonych wykluczeniem społecznym, które zakończyły udział w projekcie: 700 • Liczba osób, które otrzymały wsparcie w ramach instytucji ekonomii społecznej: 100 Powyższe wskaźniki są jedynie wybranymi wskaźnikami nie obejmującymi całości rezultatów w ramach całego Priorytetu. W związku z tym, oprócz wymienionych na liście rozwijanej wskaźników, projektodawca może określić też własne wskaźniki pomiaru celu zgodnie ze specyfiką projektu (nazwa tak określonego wskaźnika nie może być dłuższa niż 150 znaków) wykorzystując w tym celu np. Zestawienie przykładów alternatywnych wskaźników wg Poddziałań zamieszczone w Podręczniku wskaźników Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. Mierzalność i realność osiągnięcia wskaźników oraz sposób ich pomiaru podlega ocenie. Główną funkcją wskaźników jest zmierzenie, na ile cel główny i cele szczegółowe projektu zostały zrealizowane, tj. kiedy można uznać, że problem został rozwiązany (złagodzony), a projekt zakończył się sukcesem. W przypadku, gdy o dofinansowanie ubiegają się projekty o równej lub zbliżonej wartości do dofinansowania wybrany zostanie projekt zapewniający osiągnięcie najwyższej wartości rezultatów wskaźników pomiaru celów. Członkowie Komisji Oceny Projektów powołanej do oceny wniosków w ramach danego konkursu będą zawracali szczególną uwagę na rezultaty/wskaźniki pomiaru celów planowane do osiągnięcia i oceniali racjonalność i efektywność wydatków projektu m.in. w tym kontekście. 4.5.4. W trakcie realizacji projektu wskaźniki powinny umożliwiać mierzenie jego postępu względem celów projektu. Dla każdego wskaźnika należy określić na podstawie przeprowadzonej analizy problemu/problemów jego wartość obecną, czyli przed rozpoczęciem realizacji projektu (w kolumnie trzeciej punktów 3.1.2 i 3.1.3) oraz wartość docelową, której osiągnięcie będzie uznane za zrealizowanie danego celu (w kolumnie czwartej punktów 3.1.2 i 3.1.3). − wartość obecna i docelowa wskaźników powinny odnosić się do projektu opisywanego we wniosku o dofinansowanie i dotyczyć zakresu wsparcia projektowego, 32 − wartość obecna i wartość docelowa wskaźnika podawane są w ujęciu ogółem (O) oraz – jeżeli dane, którymi dysponuje projektodawca na to pozwalają – w podziale na kobiety (K) i mężczyzn (M) (kolumna „O” („ogółem”) wyliczana jest wtedy automatycznie). 4.5.5. Jeżeli projektodawca na etapie przygotowywania wniosku nie wie, w jakich proporcjach uczestniczyć będą kobiety i mężczyźni, należy zaznaczyć pole wyboru (tzw. „checkbox”) znajdujące się obok pola „Ogółem”, w celu odblokowania kolumny „O” („ogółem”). Umożliwi to „ręczne” wpisanie planowanej liczby uczestników projektu – bez konieczności podawania ich liczby w podziale na płeć. 4.5.6. IOK podkreśla jednak, iż pozostawienie przy każdym wskaźniku wartości liczbowej „0” w kolumnach dotyczących kobiet (K) i mężczyzn (M) może skutkować niemożnością uzyskania pozytywnej odpowiedzi w pytaniu nr 5 standardu minimum. 4.5.7. W zależności od potrzeb oraz charakteru wskaźnika jego wartość bazowa i wartość docelowa mogą być określone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 4.5.8. W kolumnie piątej punktów 3.1.2 oraz 3.1.3 należy określić, w jaki sposób i na jakiej podstawie mierzone będą wskaźniki realizacji poszczególnych celów poprzez ustalenie źródła weryfikacji/pozyskania danych do pomiaru wskaźnika oraz częstotliwości pomiaru. Dlatego przy określaniu wskaźników należy wziąć pod uwagę dostępność i wiarygodność danych niezbędnych do pomiaru danego wskaźnika. W sytuacji, gdy brak jest ogólnodostępnych danych w określonym zakresie obowiązek wskazywania przez projektodawcę źródła weryfikacji/pozyskania danych do pomiaru wskaźników projektodawca powinien przeprowadzić dodatkowe badania na potrzeby przygotowywanego wniosku. 4.5.9. Techniki i metody mierzenia osiągnięcia celów powinny zostać opisane, o ile to możliwe, dla każdego celu osobno. W przypadku, gdy charakter kilku celów umożliwi jednolity sposób pozyskiwania informacji na temat wskaźników ich pomiaru należy opisać go tylko przy pierwszym z celów natomiast przy pozostałych należy wskazać, ze sposób jest tożsamy ze sposobem opisanym wcześniej. 4.5.10. Częstotliwość pomiaru wskaźnika uzależniona jest przede wszystkim od okresu realizacji projektu i zakończenia poszczególnych zadań. W związku z powyższym częstotliwość pomiaru wskaźnika – w zależności od jego specyfiki – można podawać w jednostkach czasu (np. co tydzień, co miesiąc) lub można określić ją w odniesieniu do terminu zakończenia danego działania (np. dwa dni po przeprowadzeniu szkolenia). 4.5.11. W kolumnie piątej punktów 3.1.2 oraz 3.1.3 należy również opisać, w jaki sposób i w jakim terminie zostaną utrzymane osiągnięte wskaźniki pomiaru celów (rezultaty) projektu. Należy jednak podkreślić, iż informacje te mają co do zasady charakter fakultatywny, tzn. projektodawca nie ma obowiązku ich zamieszczania, chyba że specyfika projektu zakłada utrzymanie osiągniętych wskaźników pomiaru celów (rezultatów) projektu. 4.5.12. Opis zawarty w kolumnie piątej punktów 3.1.2 oraz 3.1.3 liczony jest w ramach limitu liczby znaków. 4.5.13. Cel główny i cele szczegółowe projektu określone odpowiednio w punktach 3.1.2 i 3.1.3 wniosku powinny być spójne (ale nie identyczne) przede wszystkim z celami szczegółowymi dla PO KL, danego Priorytetu oraz ewentualnie z celami sformułowanymi w innych dokumentach o charakterze strategicznym w danym sektorze i/lub w danym regionie. Spójność celów projektu z 33 innymi odpowiednimi celami powinna być dostosowana do obszaru realizacji projektu. Dodatkowo w pkt 3.5 wniosku projektodawca zawiera opis, w jaki sposób osiągnięcie celu głównego projektu i realizowanych w jego ramach zadań przyczyni się do osiągnięcia oczekiwanych efektów realizacji (lub celów szczegółowych) Priorytetu PO KL. 4.5.14. W przypadku projektów rozliczanych z zastosowaniem metod uproszczonych należy wskazać, jakie wskaźniki produktu mają zostać osiągnięte wraz z realizacją każdego z celów objętych kwotą ryczałtową lub stawką jednostkową. Z uwagi na fakt, że kwalifikowanie kwot ryczałtowych oraz stawek jednostkowych odbywa się na podstawie zrealizowanych zadań oraz osiągniętych wskaźników, konieczne jest ich precyzyjne określenie. Dla każdej kwoty ryczałtowej należy określić co najmniej jeden wskaźnik produktu, zgodnie z koncepcją SMART. 4.5.15. Wnioskodawca powinien wskazać we wniosku wartość dodaną, która wynika z ogólnego opisu projektu i zazwyczaj związana jest z osiągnięciem dodatkowych wskaźników lub produktów, nie wynikających bezpośrednio z celów projektu i z realizowanych w jego ramach zadań. Wartość dodana powinna wiązać się z osiągnięciem zakładanych efektów realizacji PO KL. Jej charakter zależny jest ściśle od projektu i środowiska, w jakim ma być realizowany. Przez wartość dodaną można rozumieć w szczególności: − osiągnięcie wskaźników lub produktów innych niż wskaźniki lub produkty osiągane w ramach dotychczasowych działań realizowanych bez wsparcia EFS, które są mierzalne – należy wówczas wykazać związek między tymi wskaźnikami lub produktami a dodatkowym wsparciem z EFS, − osiągnięcie dodatkowych wskaźników, takich jak wyższe lub uzupełniające kwalifikacje, potwierdzone stosownym świadectwem lub dyplomem (jeżeli uzyskanie tych kwalifikacji nie jest przewidziane w projekcie tzn. nie jest elementem realizowanych w projekcie zadań i ich etapów, jak również ich wydanie nie zostało przewidziane w budżecie projektu), − utworzenie dodatkowej liczby nowych miejsc pracy, − dostarczenie usług, które byłyby nieosiągalne bez wsparcia z EFS (nie uwzględnionych w dotychczas oferowanych w ramach środków publicznych), − przedsięwzięcia, które są uzupełnieniem dotychczasowej polityki o nowe, innowacyjne elementy, − wsparcie dotychczasowej działalności projektodawcy, która bez EFS zostałaby poważnie ograniczona lub przełożona w czasie, − inwestycje w takie zadania, których nie udałoby się zrealizować przy wykorzystaniu wyłącznie środków krajowych, − kompleksowe wsparcie ukierunkowane na rozwiązanie problemów nie wynikających bezpośrednio z sytuacji na rynku pracy, − świadczenie usług o wysokiej jakości, które bez EFS nie mogłyby zostać wdrożone, 4.5.16. Propozycje wskaźników, które mogą być wykorzystane w procesie programowania, a więc powstawania projektu, a następnie w procesie jego monitorowania zawarte zostały w Podręczniku wskaźników Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007 – 2013, styczeń 2013 r., stanowiącym 34 załącznik do Zasad systemu sprawozdawczości Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, dostępnym na stronie internetowej: www.efs.gov.pl. 4.5.17. Szczegółowe informacje na temat zasad, według których wskaźniki pomiaru celu oraz wartość dodana powinny zostać określone znajdują się w Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie. 4.6. Wymagania dotyczące partnerstwa 4.6.1. Projekt może być realizowany w partnerstwie. 4.6.2. Możliwość realizacji projektów w partnerstwie została określona w obowiązującym od 20 grudnia 2008 r. art. 28a ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Przepis ten określa ogólne zasady realizacji projektów partnerskich oraz zasady wyboru partnerów spoza sektora finansów publicznych przez projektodawców należących do sektora finansów publicznych. Zgodnie z art. 28a ust. 1 ustawy, partnerstwa mogą być tworzone w zakresie określonym przez IZ. 4.6.3. Partnerami w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki mogą być: • wszystkie podmioty uprawnione do składania wniosków spełniające definicję beneficjenta (niezależnie od tego czy są, lub czy nie są wymienione w danym Działaniu lub Poddziałaniu Szczegółowego Opisu Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki), • jednostki niespełniające definicji beneficjenta na zasadach określonych w dokumencie Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 4.6.4. Projekt, aby mógł zostać uznany za partnerski, musi spełnić wymagania określone wskazaną wyżej ustawą oraz musi być zgodny z dokumentem Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 4.6.5. Zgodnie z zapisami art. 28a powołanej wyżej ustawy, partnerzy w projekcie to: „podmioty wnoszące do projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe, realizujące wspólnie projekt”. Zgodnie z przytoczonym przepisem, realizacja projektów partnerskich wymaga spełnienia łącznie następujących warunków: • posiadania lidera partnerstwa, który jest jednocześnie beneficjentem projektu (stroną umowy o dofinansowanie); • uczestnictwa partnerów w realizacji projektu na każdym jego etapie, co oznacza również wspólne przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektu oraz wspólne zarządzanie projektem; • adekwatności udziału partnerów, co oznacza odpowiedni udział partnerów w realizacji projektu (wniesienie zasobów ludzkich, organizacyjnych, technicznych lub finansowych odpowiadających realizowanym zadaniom); • zawarcia pisemnej umowy lub porozumienia partnerów, określającego podział zadań i obowiązków pomiędzy partnerami oraz precyzyjne zasady zarządzania finansami, w tym przepływy finansowe i rozliczanie środków partnera. 35 4.6.6. Oprócz partnerstwa wyróżniamy odrębny sposób realizacji projektu z udziałem więcej niż jednego podmiotu. Jest to przekazanie realizacji zadań w projekcie lub zakup usług w ramach projektu. 4.6.7. Idea partnerstwa nie dopuszcza możliwości zlecania zadań pomiędzy podmiotami partnerstwa, w tym kierowania zapytań ofertowych do pozostałych podmiotów partnerstwa podczas udzielania zamówień publicznych w ramach projektu, a także angażowania pracowników lub współpracowników Lidera lub Partnera przez inny podmiot partnerstwa w zakresie obowiązków tych osób, które wynikają z zatrudnienia przez jeden z podmiotów partnerstwa. 4.6.8. Istotą odróżniającą partnerstwo od przekazania realizacji zadań lub zakupu usług, jest wspólne zarządzanie projektem, co oznacza powołanie w poszanowaniu zasady równości szans Grupy Sterującej, która na zasadzie konsensusu podejmuje decyzje o zasadniczych kwestiach w realizacji projektu. Niezależnie od podziału zadań i obowiązków w ramach partnerstwa za prawidłową realizację projektu ponosi beneficjent (lider partnerstwa), jako strona umowy o dofinansowanie. Dlatego też struktura zarządzania powinna jednak wyraźnie oddzielać zarządzanie strategiczne (realizowane przez wszystkich partnerów) oraz zarządzanie administracyjne (administrowanie projektem przez beneficjenta). 4.6.9. Partnerstwo w rozumieniu ustawy, oznacza nieinstytucjonalne porozumienie autonomicznych podmiotów, realizujących wspólnie konkretny projekt. Tym samym, partnerstwa nie stanowi ukonstytuowany już podmiot zrzeszający instytucjonalnie organizacje i instytucje, taki jak np. związek stowarzyszeń lub stowarzyszenie – lokalna grupa działania26. Nie może także zostać zawarte partnerstwo między jednostkami, pomiędzy którymi istnieje stosunek podległości. Ograniczenia co do zawarcia umów partnerskich szczegółowo zostały opisane w cz. III dokumentu Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 4.6.10. Dokumentem wymaganym przez IOK przed zawarciem umowy o dofinansowanie projektu, jest umowa (porozumienie) partnerska, szczegółowo określająca reguły partnerstwa, w tym zwłaszcza wskazująca wiodącą rolę jednego podmiotu (beneficjenta/lidera) reprezentującego partnerstwo, który ostatecznie jest odpowiedzialny za realizację całości projektu oraz jego rozliczenie. Umowa taka powinna zawierać, co najmniej: • cel partnerstwa; • odpowiedzialność lidera/beneficjenta projektu oraz partnerów wobec osób trzecich za zobowiązania partnerstwa; • zadania i obowiązki partnerów w związku z realizacją projektu, wynikające z zawartej przez beneficjenta z właściwą instytucją umowy o dofinansowanie projektu; • plan finansowy w podziale na wydatki wszystkich uczestników partnerstwa oraz zasady zarządzania finansowego, w tym przepływów finansowych i rozliczania środków (w szczególności sposobu przekazywania przez beneficjenta środków finansowych na pokrycie niezbędnych, ponoszonych przez partnerów kosztów realizacji zadań w ramach projektu); • zasady komunikacji i przepływu informacji w partnerstwie; 26 Lokalne Grupy Działania w formie stowarzyszenia tworzone są na podstawie art. 15 ustawy z dnia 7 marca 2007 r. o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (Dz. U. z 2007 r. Nr 64, poz. 427, z późn. zm.). 36 • zasady podejmowania decyzji w partnerstwie (zasady wspólnego zarządzania); • pełnomocnictwo lub upoważnienie do reprezentowania partnerów przez beneficjenta; • sposób wewnętrznego monitorowania i kontroli realizacji projektu. 4.6.11. Na etapie składania wniosku – w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie – nie jest wymagana od Beneficjenta umowa partnerska. W przypadku przyjęcia projektu do realizacji, Beneficjent zostanie zobligowany do dostarczenia umowy partnerskiej, jednoznacznie określającej cele i reguły partnerstwa oraz jego ewentualny plan finansowy. Podpisanie umowy partnerskiej musi nastąpić przed dniem zawarcia umowy o dofinansowanie. Nie jest wymagane, aby umowa partnerska była zawierana przed terminem złożenia wniosku o dofinansowanie projektu. 4.6.12. W przypadku projektów, które mają być realizowane w partnerstwie krajowym w części V wniosku o dofinansowanie wymagane jest ponadto podpisanie oświadczenia przez wszystkich partnerów projektu. 4.6.13. Nie może zostać zawarte partnerstwo obejmujące podmioty, które są ze sobą powiązane27, a więc mają którekolwiek z następujących relacji ze sobą nawzajem i nie istnieje możliwość nawiązania równoprawnych relacji partnerskich: jeden z podmiotów posiada samodzielnie lub łącznie z jednym lub więcej podmiotami, z którymi jest powiązany (w rozumieniu pkt 16 niniejszego dokumentu) powyżej 50% kapitału drugiego podmiotu (dotyczy podmiotów prowadzących działalność gospodarczą), przy czym wszyscy partnerzy projektu traktowani są łącznie jako strona partnerstwa, która łącznie nie może posiadać powyżej 50% kapitału drugiej strony partnerstwa, czyli lidera projektu; jeden z podmiotów ma większość praw głosu w drugim podmiocie; jeden z podmiotów, który jest akcjonariuszem lub wspólnikiem drugiego podmiotu, kontroluje samodzielnie, na mocy umowy z innymi akcjonariuszami lub wspólnikami drugiego podmiotu, większość praw głosu akcjonariuszy lub wspólników w drugim podmiocie; jeden z podmiotów ma prawo powoływać lub odwoływać większość członków organu administracyjnego, zarządzającego lub nadzorczego drugiego podmiotu; jeden z podmiotów ma prawo wywierać dominujący wpływ na drugi podmiot na mocy umowy zawartej z tym podmiotem lub postanowień w akcie założycielskim lub umowie spółki lub statucie drugiego podmiotu (dotyczy to również prawa wywierania wpływu poprzez powiązania osobowe istniejące między podmiotami mającymi wejść w skład partnerstwa). W szczególności niedopuszczalna jest sytuacja polegająca na zawarciu partnerstwa przez podmiot z własną jednostką organizacyjną28. W przypadku administracji samorządowej i rządowej oznacza to, iż organ administracji nie może uznać za partnera podległej mu jednostki budżetowej (nie dotyczy to jednostek nadzorowanych przez organ administracji oraz tych jednostek podległych organowi administracji, które na podstawie odrębnych przepisów mają osobowość prawną). Nie istnieje 27 Podobne uregulowania dotyczące kwestii powiązania podmiotów znajdują się w zaleceniu Komisji Europejskiej z dnia 6 maja 2003 r. dotyczącym definicji przedsiębiorstw mikro, małych i średnich (notyfikowanym jako dokument nr C(2003) 1422), Dz. Urz. UE z dnia 20 maja 2003 r. L 124. 28 Instytucja Pośrednicząca lub Instytucja Wdrażająca (Instytucja Pośrednicząca II stopnia) nie może być również partnerem w projektach realizowanych przez beneficjentów, z którymi podpisała umowy o dofinansowanie projektów. 37 możliwość konstruowania partnerstw jednostki samorządu terytorialnego i jej własnych jednostek organizacyjnych. Analogicznie, z projektem partnerskim nie mamy do czynienia w sytuacji, gdy wspólne działania chcą realizować jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej mające ten sam organ założycielski. 4.6.14. Zgodnie z zapisami art. 28a ust. 4 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju w przypadku projektów partnerskich realizowanych na podstawie umowy partnerskiej, podmiot o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, ubiegający się o dofinansowanie, dokonuje wyboru partnerów spoza sektora finansów publicznych z zachowaniem zasady przejrzystości i równego traktowania podmiotów, w szczególności jest zobowiązany do: − ogłoszenia otwartego naboru partnerów w dzienniku ogólnopolskim lub lokalnym oraz w Biuletynie Informacji Publicznej; w ogłoszeniu powinien być wskazany termin co najmniej 21 dni na zgłoszenie partnerów; − uwzględnienia przy wyborze partnerów: zgodności działania potencjalnego partnera z celami partnerstwa, oferowanego wkładu potencjalnego partnera w realizację celu partnerstwa, doświadczenie w realizacji projektów o podobnym charakterze, współpracę z Beneficjentem w trakcie przygotowania projektu; − podania do publicznej wiadomości informacji o stronach umowy o partnerstwie oraz zakresu zadań partnerów. Powyższe przepisy nie dotyczą sytuacji, gdy jednostka sektora finansów publicznych jest partnerem w projekcie. 4.6.15. Sposób wyboru partnerów należących do sektora finansów publicznych przez beneficjenta będącego jednostką samorządu terytorialnego lub jednostką administracji rządowej stanowi decyzję beneficjenta i partnerów. Oznacza to, ze wybór terytorialnego partnera tworzącego zgodnie z art. 9 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, sektor finansów publicznych oparty jest o zgodną decyzję organów lub władz podmiotów, które zawarciu postanowiły zawrzeć partnerstwo. W przypadku jednostek samorządu terytorialnego oraz jednostek organizacyjnych samorządu terytorialnego partnerstwo wymaga podjęcia uchwał właściwych organów gmin, powiatu lub województwa oraz zawarcia porozumienia. W przypadku jednostek zaliczanych do podsektora rządowego sektora finansów publicznych partnerstwa zawierane są na podstawie porozumień. 4.6.16. Rozwinięcie i uszczegółowienie problematyki partnerstwa oraz minimalny zakres umowy partnerskiej znajduje się w dokumencie Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 4.7. Wymagania dotyczące innowacyjności i współpracy ponadnarodowej 4.7.1. W ramach niniejszego konkursu nie przewiduje się możliwości realizacji projektów innowacyjnych i ponadnarodowych oraz projektów z komponentem ponadnarodowym w rozumieniu Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 4.7.2. Istnieje jednak możliwość realizacji projektów z komponentem ponadnarodowym zgłaszanym jako zmiana do wniosku o dofinansowanie projektu. 38 4.7.3. W przypadku, gdy Wnioskodawca wskazuje na możliwość nawiązania współpracy ponadnarodowej w trakcie realizacji projektu, wówczas do IOK zgłasza pisemną informację o zamiarze rozszerzenia projektu o współpracę ponadnarodową. Informacja taka powinna zawierać: - uzasadnienie nawiązania współpracy ponadnarodowej; - obszar, cele i spodziewane rezultaty; - planowany budżet; - list intencyjny potencjalnego Partnera ponadnarodowego. Rozszerzenie zakresu projektu, w tym zwiększenie kwoty dofinansowania podlega negocjacjom z IOK. Instytucja Organizująca Konkurs akceptuje zmiany w projekcje pod warunkiem wykazania przez Beneficjenta wartości dodanej współpracy ponadnarodowej oraz pod warunkiem dostępności środków przeznaczonych na współpracę ponadnarodową. 4.7.4. Realizacja projektów z komponentem ponadnarodowym zgłaszanym jako zmiana do wniosku o dofinansowanie projektu może odbywać się na zasadach określonych w Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 4.8. Wymagania dotyczące zlecania zadań merytorycznych, zasada konkurencyjności, zasada efektywnego zarządzania finansami 4.8.1. Beneficjent może powierzać realizację zadań merytorycznych w ramach projektu wykonawcom zewnętrznym. W takiej sytuacji beneficjent powinien wskazać we wniosku o dofinansowanie projektu zadania lub ich części, które zamierza zlecać. Należy zwrócić uwagę, że w przypadku zlecania zadań merytorycznych w ramach projektu (wyodrębnionych w budżecie zadań lub istotnej ich części), należy w Szczegółowym budżecie zaznaczyć checkbox „Zadanie zlecone”. W przeciwnym razie, wydatki poniesione na realizację zadań zleconych wykonawcom mogą zostać uznane za niekwalifikowalne na etapie rozliczania projektu. Jako zlecenie zadań merytorycznych należy rozumieć powierzenie podmiotom zewnętrznym (wykonawcom) realizacji istotnej części zadania lub jego całości np. zlecenie szkolenia firmie szkoleniowej, zlecenie realizacji badania wykonawcy zewnętrznemu. W związku z powyższym, jako zlecenie zadań merytorycznych nie należy rozumieć zakupu usług np. cateringowych, hotelowych czy zaangażowania trenera do przeprowadzenia szkolenia. Jednoznaczne określenie, w jakim przypadku będziemy mówić o zleceniu zadania merytorycznego jest możliwe tylko i wyłącznie w odniesieniu do indywidualnego przypadku i konkretnych rozstrzygnięć przyjętych w ramach danego projektu. Niemniej jednak, co do zasady, ze zleceniem zadania merytorycznego będziemy mieć do czynienia wówczas, gdy beneficjent przekazuje wykonanie zadania, w tym przeprowadzenie wszystkich niezbędnych czynności w ramach zadania, innemu podmiotowi, tzn. niejako „wyprowadza” to zadanie na zewnątrz, poza swoją instytucję. W takiej sytuacji beneficjent wyłącza swoje własne bezpośrednie zaangażowanie w to zadanie i finansowanie kosztów 39 administracyjnych związanych z realizacją zleconego zadania merytorycznego. Koszty te przerzucone są na wykonawcę zleconego zadania. Zatem w celu stwierdzenia, czy dane zadanie jest zadaniem merytorycznym zleconym czy nie, należy wziąć pod uwagę to, kto ponosi koszty administracyjne związane z wykonaniem tego zadania. Jeśli te koszty ponosi zewnętrzny wykonawca zadania, co do zasady będziemy mieć do czynienia ze zleceniem zadania merytorycznego. Ocena czy w danym przypadku dochodzi do zlecenia zadania merytorycznego powinna być dokonywana indywidualnie z uwzględnieniem poszczególnych wydatków ujętych w zadaniu określonym we wniosku o dofinansowanie projektu, w tym charakteru tych wydatków (techniczne, merytoryczne) i zaplanowanych na nie kwot. Przez zadanie zlecone nie należy rozumieć zlecania poszczególnych, pojedynczych usług wchodzących w skład zadania merytorycznego – np. wynajmu sali wykładowej na szkolenie, czy zlecenie usługi cateringu. Należy pamiętać, że nie ma możliwości zlecania zadań w rozumieniu Wytycznych w przypadku usług rozliczanych na postawie ryczałtowych kosztów bezpośrednich. Wszystkie powyższe zapisy mają również odpowiednie zastosowanie w zakresie zlecania zadania zarządzanie projektem. 4.8.2. Zgodnie z zapisami Zasad finansowania PO KL beneficjenci którzy nie są zobowiązani do stosowania PZP, zobligowani są do ponoszenia wydatków w ramach projektu zgodnie z Zasadą konkurencyjności w rozumieniu Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 4.8.3. W przypadku realizacji zamówień przekraczających wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 tys. EUR netto29 wykonywanych na rzecz beneficjenta przez wykonawcę, tj. osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia, w celu zapewnienia realizacji ww. zasad, beneficjent stosuje się do następujących reguł: 1) beneficjent zobowiązuje się do wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia; równocześnie beneficjent zobowiązany jest do upublicznienia powyższego zapytania ofertowego co najmniej na swojej stronie internetowej (o ile posiada taką stronę); zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny oferty, informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty, sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oraz termin składania ofert, przy czym termin na złożenie oferty powinien wynosić nie mniej niż 10 dni roboczych od dnia ogłoszenia zapytania ofertowego30; 2) w przypadku gdy pomimo wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, beneficjent otrzyma tylko jedną ofertę, uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną; 29 Wartość zamówienia, o którym mowa w ust. 1, ustalana jest zgodnie ze średnim kursem złotego w stosunku do euro, o którym mowa w art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych. 30 W przypadku, gdy zapytanie ofertowe jest wysłane pocztą, termin powinien ulec wydłużeniu tak, aby umożliwić złożenie oferty z zachowaniem zasad uczuciowej konkurencji i równego traktowania wykonawców. 40 3) beneficjent wybiera najkorzystniejszą spośród złożonych ofert w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny; wybór oferty jest dokumentowany protokołem, do którego załączane są zebrane oferty; 4) wszelkie czynności związane z realizacją zamówienia beneficjent dokonuje w formie pisemnej, przy czym dla udokumentowania czynności innych niż zawarcie umowy i sporządzenie protokołu z wyboru najkorzystniejszej oferty, dopuszczalna jest forma elektroniczna i faks; 5) W przypadku, gdy pomimo wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców: a) Beneficjent otrzyma tylko jedna ważną ofertę – uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną; b) Beneficjent nie otrzyma żadnej oferty – dopuszcza się zawarcie umowy z wykonawcą wybranym bez zachowania procedury, o której mowa wyżej, przy czym zawarcie umowy z podmiotem powiązanym jest dopuszczalne wyłącznie za zgodą podmiotu będącego stroną umowy oraz na wniosek Beneficjenta uzasadniający występowanie obiektywnych przesłanek, że na rynku nie istnieje inny potencjalny wykonawca danego zamówienia. jednocześnie: 6) zamówienie to odpłatna umowa zawierana pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są danego rodzaju usługi, dostawy lub roboty budowlane; 7) do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, o którym mowa w rozporządzeniu Komisji WE nr 213/2008 z dnia 28 listopada 2007 r. zmieniającym rozporządzenie (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) oraz dyrektywy 2004/17/WE i 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady dotyczące procedur udzielania zamówień publicznych w zakresie zmiany CPV; 8) zamówienia sumowane są w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta, co oznacza, że beneficjent powinien dokładnie przeanalizować budżet projektu w celu zidentyfikowania tych zamówień, które będą się powtarzać i w których może powstać ryzyko przekroczenia progu, dla którego zasada konkurencyjności jest obowiązkowa; przy sumowaniu zamówień uwzględnia się postanowienia Wspólnego Słownika Zamówień (CPV). 4.8.4. Zasad, o których mowa w pkt 4.8.3, nie stosuje się do beneficjentów i partnerów projektu, którzy są zobowiązani do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.), 4.8.5. Zasad, o których mowa w pkt 4.8.3 również nie stosuje się do: a) zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel zarządzający projektu (tj. personel projektu uwzględniony w zadaniu „Zarządzanie projektem”); b) zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel projektu, z którym Beneficjent w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu współpracował w sposób ciągły lub powtarzalny. 41 4.8.6. W przypadku realizacji projektu w partnerstwie, zasady, o których mowa w pkt 4.8.3, odnoszą się również do partnerów projektu, w stosunku do których nie stosuje się wyłączenia, o którym mowa w pkt 4.8.5. 4.8.7. W przypadku ponoszenia wydatków niezgodnie z powyższymi zasadami, instytucja będąca stroną umowy o dofinansowanie może uznać część lub całość wydatków za niekwalifikowalne, w zależności od uchybień dokonanych przez beneficjenta. 4.8.8. Projekt może przewidywać realizację części zaplanowanych zadań w formie zlecenia usługi przez podmiot, zwany wówczas wykonawcą. Podstawą rozliczeń pomiędzy Wnioskodawcą (projektodawcą) a zleceniobiorcą (wykonawcą) jest wtedy faktura (rachunek) na realizację usługi/zamówienia. 4.8.9. W ramach Partnerstwa partnerzy, co do zasady, wykonują osobiście przypisane im zadania zaplanowane w umowie partnerstwa. Zlecanie zadań podwykonawcom możliwe jest w stosunku do części zadania, za które odpowiada dany partner, które nie jest zasadniczo związane z kompetencjami partnera, decydującymi o jego udziale w realizowanym projekcie. Zlecanie dostaw towarów lub usług podmiotom – podwykonawcom nie będącym stroną tej umowy, może dotyczyć jedynie tej części zadania powierzonego partnerowi, która nie może być wykonana bezpośrednio przez niego lub w ramach współpracy między partnerami (w takiej sytuacji Projektodawca winien podać dokładne informacje o powodach, zakresie zleceń podwykonawczych oraz kryteriach wyboru). 4.8.10. Wytyczne nakładają na beneficjenta obowiązek rozeznania rynku przed dokonaniem zakupu usługi lub towaru o wartości powyżej 20 tys. zł netto (tj. bez podatku VAT), chyba że zakup usługi lub towaru jest ponoszony zgodnie z ustawą PZP lub zasadą konkurencyjności w rozumieniu Wytycznych. 4.8.11. W przypadku towarów o wartości do 20 tys. zł netto, beneficjent nie jest zobowiązany do przeprowadzenia procedury rozeznania rynku, co nie zwalnia go jednak z odpowiedzialności za ponoszenie wydatków w racjonalnej wysokości. Próg 20 tys. zł netto dotyczy zakupu danej usługi lub towaru w ramach projektu, bez względu na liczbę sztuk zakupywanych w ramach projektu, przy czym dotyczy to wyłącznie usług i towarów o tożsamych parametrach. Jeżeli zatem beneficjent przykładowo przewiduje w projekcie zakup 7 identycznych komputerów, to jeżeli łączna wartość tych komputerów przekracza 20 tys. zł netto, istnieje obowiązek przeprowadzenia procedury rozeznania rynku przed dokonaniem zakupu. Jeżeli jednak beneficjent zakładałby zakup dwóch urządzeń kserograficznych o różnych parametrach technicznych, nie ma obowiązku sumowania wartości tych towarów i sprawdzenia ich łącznej wartości. 4.8.12. Rozeznanie rynku oznacza porównanie cen u co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców. W przypadku gdy Beneficjent stwierdzi, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców, może zostać wezwany – na wniosek Instytucji Pośredniczącej lub organów kontrolnych – do przedstawienia uzasadnienia wskazującego na obiektywne przesłanki potwierdzające jego stwierdzenie. 4.8.13. W przypadku towarów lub usług, dla których porównanie cen nie jest możliwe, beneficjent dokonuje wyboru wykonawcy zgodnie z procedurą obowiązującą dla zasady konkurencyjności, przy czym podczas jej stosowania obowiązuje próg 20 tys. zł (właściwy dla zasady efektywnego zarządzania finansami). Dotyczy to również jednostek sektora finansów publicznych. 42 4.8.14. Beneficjent może stosować inne, obowiązujące w jego jednostce, procedury odpowiadające zasadzie rozeznania rynku, jeżeli są one doprecyzowane w formie przyjętego u beneficjenta dokumentu oraz jeżeli są one nie mniej restrykcyjne niż zasada rozeznania rynku określona w Wytycznych. 4.9. Wymagania dotyczące pomocy publicznej 4.9.1. Warunki oraz formy udzielania pomocy publicznej oraz pomocy de minimis wynikają bezpośrednio z uregulowań wspólnotowych oraz znajdują odzwierciedlenie w krajowych programach pomocowych, stanowiących podstawę dla udzielenia pomocy publicznej. 4.9.2. Zasady udzielania pomocy publicznej zostały określone w rozporządzeniu Komisji (WE) nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008r. uznającym niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu art. 87 i 88 Traktatu (ogólne rozporządzenie w sprawie wyłączeń blokowych), natomiast zasady udzielania pomocy de minimis w Rozporządzeniu Komisji (WE) nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu do pomocy de minimis. 4.9.3. Co do zasady, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytetu VII Promocja integracji społecznej, Poddziałania 7.2.1 Aktywizacja zawodowa i społeczna osób zagrożonych wykluczeniem społecznym, nie ma przesłanek do wystąpienia pomocy publicznej. Jednak w przypadku, gdy w projekcie udzielone wsparcie będzie stanowiło pomoc publiczną, beneficjent podczas jego przygotowywania i realizacji zobowiązany jest do przestrzegania zasad związanych z udzielaniem pomocy publicznej, określonych m.in. w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach POKL z późn. zm. oraz instrukcjami Instytucji Zarządzającej zawartymi w Zasadach udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 10 lutego 2011 r. V. Przygotowanie i składanie wniosków o dofinansowanie 5.1 Wymagania w zakresie przygotowania wniosku o dofinansowanie 5.1.1 Wniosek o dofinansowanie należy sporządzić zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku oraz na obowiązującym formularzu (Załączniki 8.1 i 8.2 niniejszej dokumentacji). 5.1.2 Wniosek wypełniany jest za pomocą aplikacji Generator Wniosków Aplikacyjnych (GWA), dostępnej za pośrednictwem strony internetowej: https://www.generatorwnioskow.efs.gov.pl 5.1.3 W trakcie opracowywania wniosku o dofinansowanie projektu należy korzystać z wersji 8.6 bądź późniejszej GWA. Istnieje również możliwość przygotowania wniosku w wersji off-line Generatora Wniosków Aplikacyjnych – Edytor (GWA-E), również w wersji 8.6 bądź późniejszej. Generator Wniosków Aplikacyjnych – Edytor jest odpowiednikiem narzędzia dostępnego przez Internet. Aplikację można zainstalować lokalnie na komputerze użytkownika, tym samym w trakcie pracy nie będzie wymagane stałe podłączenie do sieci Internet. W przypadku korzystania z wersji off-line przed złożeniem wniosku do IOK wnioskodawca jest zobowiązany do wczytania przygotowanego w GWA-E pliku z danymi wniosku do GWA 43 dostępnego przez Internet w celu dokonania ostatecznej walidacji danych i zapisu danych do pliku z rozszerzeniem .zip_pokl oraz wygenerowania pliku PDF. Zaleca się używania wersji on-line, która jest zawsze aktualna. 5.1.4 Po wypełnieniu wniosku należy dokonać walidacji (użyć funkcji „sprawdź”), aby wyeliminować ewentualne błędy. Następnie wniosek należy zapisać w pliku XML oraz wyeksportować do formatu PDF (przycisk „Utwórz PDF”) i wydrukować w dwóch egzemplarzach. Wersję XML oraz PDF należy nagrać na nośniku elektronicznym (płycie CD lub DVD). UWAGA: Plik PDF jest wykorzystywany pomocniczo podczas oceny wniosku o dofinansowanie. Brak ww. pliku nie stanowi podstawy do odrzucenia wniosku na etapie oceny formalnej. 5.1.5 Wniosek należy złożyć w tożsamej wersji papierowej i elektronicznej. O tożsamości papierowej i elektronicznej wersji wniosku decyduje jednobrzmiąca suma kontrolna na wszystkich stronach papierowych i na elektronicznej wersji wniosku. Aby zapewnić tożsamość sumy kontrolnej, należy przed złożeniem wniosku wypełnionego w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych – Edytor, wczytać wersję XML do Generatora Wniosków Aplikacyjnych dostępnego przez Internet, w celu dokonania ostatecznej walidacji danych (użycie funkcji „sprawdź”) i zapisu wniosku (w wersji XML i PDF). Wniosek zapisany przez Generator Wniosków Aplikacyjnych w formacie XML nie powinien być otwierany i modyfikowany w innych aplikacjach (MsWord, Internet Explorer, itp.), gdyż powoduje to zmianę sumy kontrolnej wniosku uniemożliwiającą jego weryfikację formalną. UWAGA: Na wersji papierowej wniosku nie należy nanosić poprawek ręcznie, gdyż spowoduje to rozbieżność z wersją elektroniczną. Tym samym wniosek przestanie spełniać wymóg tożsamości obu wersji. 5.1.6 Na co należy zwrócić uwagę przygotowując/składając wniosek o dofinansowanie. Wypełniając wniosek należy korzystać z Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 1 stycznia 2013 r., w szczególności pamiętać by: W polu 1.4 należy wybrać województwo podlaskie; W polu 1.5 wniosku wybrać właściwą instytucję – Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego; Prawidłowo wypełnić pole 1.6 z numerem konkursu (nr 1/POKL/7.2.1/13); W polu 1.9 wniosku zaznaczyć właściwy obszar realizacji projektu - odpowiednio: województwo, powiat, gmina (zaznaczenie opcji „Cała Polska” jest nieprawidłowe); W przypadku jednostek organizacyjnych samorządu terytorialnego nieposiadających osobowości prawnej (np. szkoła, przedszkole, powiatowy urząd pracy, ośrodek pomocy społecznej) w polu 2.1 należy wpisać zarówno nazwę właściwej jednostki samorządu terytorialnego posiadającej osobowość prawną (np. gminy), jak i nazwę jednostki organizacyjnej (np. szkoły) (w formacie „nazwa JST/nazwa jednostki organizacyjnej”). Natomiast w polu 2.2 należy wybrać z listy rozwijanej, a w polach 2.3, 2.4, 2.5 należy wpisać odpowiednie dane dotyczące jednostki organizacyjnej (np. szkoły), jeżeli ta jednostka będzie stroną umowy o dofinansowanie na podstawie pełnomocnictwa, 44 upoważnienia lub innego równoważnego dokumentu albo odpowiednie dane dotyczące właściwej jednostki samorządu terytorialnego posiadającej osobowość prawną (np. gminy), jeżeli stroną umowy o dofinansowanie będzie ta jednostka samorządu terytorialnego posiadająca osobowość prawną. Dane adresowe jednostki organizacyjnej samorządu terytorialnego nieposiadającej osobowości prawnej (np. szkoły) należy podać w polu 2.7.4 Adres. W szczególnych przypadkach w polu 2.7.4 do kontaktów roboczych może być podany inny adres. W przypadku gdy partnerem w projekcie jest jednostka organizacyjna samorządu terytorialnego nieposiadająca osobowości prawnej, w polu 2.8.1 Nazwa organizacji/instytucji należy wpisać nazwę zgodnie z powyższa instrukcją, tj. w formacie „nazwa JST/nazwa jednostki organizacyjnej”. W budżecie szczegółowym w przypadku planowania kosztów cross-financingu zaznaczyć odpowiednie pole – w przeciwnym wypadku wydatek może zostać uznany za niekwalifikowany; W budżecie projektu odpowiednio określić jednostki miary; W budżecie szczegółowym w przypadku zlecania zadań merytorycznych lub ich istotnych części należy zaznaczyć pole „Zadanie zlecone”; W ramach kosztów zarządzania projektem w szczegółowym budżecie projektu projektodawca ma obowiązek wykazania szacunkowego wymiaru czasu pracy personelu projektu (tj. wykazania wymiaru etatu lub liczby godzin) niezbędnego do wykonywania zadania/zadań we wniosku o dofinansowanie projektu, co jest podstawą do oceny zasadności i racjonalności wydatków związanych z personelem projektu; W budżecie projektu (cz. IV wniosku) należy podać łączną kwotę wydatków odnoszących się do wynagrodzenia personelu zarządzającego projektem, tzn. personelu wskazanego w zadaniu „Zarządzanie projektem”; W pkt. 3.6 należy podać informacje na temat potencjału finansowego projektodawcy i ewentualnych partnerów (o ile budżet projektu uwzględnia wydatki partnera). UWAGA: Po zakończeniu konstrukcji budżetu projektu należy bezwzględnie użyć funkcji GWA „Przelicz budżet”. 5.1.7 Przed zapisaniem wniosku na nośniku elektronicznym (CD/DVD) i wydrukowaniem jego papierowej wersji (z pliku PDF) należy sprawdzić, czy wszystkie obowiązkowe pola wniosku zostały wypełnione (dokonać walidacji wniosku przyciskiem „Sprawdź” w Generatorze Wniosków). Jest to szczególnie istotne z uwagi na fakt, iż podczas oceny merytorycznej wniosku sprawdzane będzie m.in. to, czy wszystkie wymagane pola wniosku zostały wypełnione. UWAGA: Zgodnie z zapisami dokumentu Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego, w przypadku kiedy dane pole nie dotyczy projektu w polu należy wpisać „nie dotyczy” lub w przypadku pól, w których wpisywane są wartości liczbowe należy wpisać „0”. W przypadku, gdy pole, w którym należało wpisać „nie dotyczy” lub wartość liczbową „0” jest puste, IOK uznaje ogólne kryterium formalne wyboru projektów „wniosek jest 45 kompletny i został sporządzony i złożony zgodnie z obowiązującą instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie (i właściwą Dokumentacją konkursową)” za spełnione. Mając na uwadze równe traktowanie wnioskodawców instytucja ogłaszająca konkurs zaleca nieumieszczanie zapisów zawierających dodatkowe informacje z zakresu pkt. 3.1 – 3.7 wniosku o dofinansowanie projektu w innym miejscu, nieprzewidzianym dokumentem Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego. Dodatkowe informacje w powyższym zakresie zamieszczone w miejscu przeznaczonym np. na Uzasadnienie kosztów nie będą brane pod uwagę przy ocenie Wniosku o dofinansowanie projektu. UWAGA: Nie wszystkie obowiązkowe pola są walidowane przez Generator Wniosków. Należy zwrócić szczególną uwagę na to, czy wszystkie pola wymagane Instrukcją wypełniania wniosku (przy uwzględnieniu specyfiki projektu) zostały wypełnione, np.: −jednostki miary w części budżetowej; −zaznaczenie występowania zadań zleconych, cross financingu, pomocy publicznej. Wnioski, które nie przeszły pomyślnie walidacji są opatrzone w nagłówku sformułowaniem „Wydruk próbny”. Wnioski z napisem „wydruk próbny” będą odrzucane na etapie oceny formalnej. 5.1.8 Wnioskodawca składa wniosek opatrzony w części V pieczęciami (instytucjonalną oraz imienną), podpisany przez osobę (osoby) do tego upoważnioną (upoważnione), w 2 egzemplarzach papierowych, tj. oryginał oraz kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem lub dwa oryginały oraz jego wersję elektroniczną (na nośniku danych CD lub DVD) – kopia wniosku powinna być poświadczona za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania beneficjenta - osobę, która złożyła podpis na wniosku o dofinansowanie projektu. UWAGA: Sposób poświadczania kopii dokumentów: a. pieczątki lub sformułowania „za zgodność z oryginałem” opatrzonego datą oraz podpisem osoby poświadczającej, tożsamej z wykazaną w punkcie 2.6 wniosku o dofinansowanie (czytelnym w przypadku braku pieczątki imiennej) na każdej stronie dokumentu lub b. pieczątki lub sformułowania „za zgodność z oryginałem od strony... do strony…”, daty oraz podpisu osoby poświadczającej, tożsamej z wykazaną w punkcie 2.6 wniosku o dofinansowanie (czytelnego w przypadku braku pieczątki imiennej). Przy tym sposobie potwierdzania za zgodność z oryginałem należy pamiętać o ponumerowaniu stron. UWAGA: Brak potwierdzenia „za zgodność z oryginałem” wg wyżej określonego schematu skutkuje koniecznością uzupełnienia wniosku na etapie oceny formalnej. 5.1.9 Dwa egzemplarze składanego wniosku powinny być trwale spięte (np. wpięte do skoroszytu) a następnie wpięte do segregatora (2 wersje papierowe i elektroniczna). Segregator powinien zostać oznaczony na grzbiecie następującymi danymi: −nr konkursu, 46 −nazwa wnioskodawcy, −tytuł projektu. 5.1.10 Płyta z wersją elektroniczną wniosku powinna być opatrzona opisem zawierającym: nr konkursu, nazwę wnioskodawcy, tytuł projektu oraz sumę kontrolną wniosku. Opis musi znajdować się bezpośrednio na płycie. UWAGA: W przypadku projektów, które mają być realizowane w partnerstwie krajowym w części V wniosku o dofinansowanie wymagane jest ponadto podpisanie oświadczenia przez wszystkich partnerów projektu. UWAGA: Przy wypełnianiu wniosku należy również wziąć pod uwagę Kartę oceny formalnej i Kartę oceny merytorycznej tak, aby w poszczególnych rubrykach zawrzeć wszystkie informacje, które będą przedmiotem oceny. Narzędziem pomocnym w procesie przygotowania wniosku jest Lista sprawdzająca stanowiąca Załącznik nr 8.3. do dokumentacji konkursowej. 5.2 Wymagane załączniki do wniosku Projektodawca składający do IOK standardowy wniosek o dofinansowanie nie jest zobligowany do składania wraz z nim załączników. Złożenie dodatkowych załączników nie będzie miało wpływu na ocenę projektu. 5.3 Miejsce i termin składania wniosku 5.3.1 Konkurs ma charakter otwarty. 5.3.2 Zgodnie ze szczegółowym kryterium dostępu wskazanym w punkcie 6.2.10 niniejszej Dokumentacji Projektodawca składa w ramach danej rundy konkursowej nie więcej niż 2 wnioski o dofinansowanie. 5.3.3 W przypadku złożenia więcej niż dwóch wniosków przez jednego Projektodawcę Instytucja Ogłaszająca Konkurs odrzuca wszystkie złożone w odpowiedzi na rundę konkursową wnioski, w związku z niespełnieniem przez beneficjenta kryterium dostępu. 5.3.4 Wnioski o dofinansowanie projektu można składać od dnia 28.06.2013 r. do dnia zawieszenia / zamknięcia konkursu, pocztą, kurierem lub osobiście (w poniedziałek 8:00 - 16:00, wtorek - piątek 7:30-15:30) w siedzibie Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego przy ul. Poleskiej 89, 15-874 Białystok (Kancelaria, pokój nr 019, parter). Wnioski złożone po zawieszeniu/zakończeniu naboru pozostają bez rozpatrzenia. Decyduje data i godzina wpływu wniosku do DEFS UMWP. 5.3.5 Projektodawca składa wniosek opatrzony pieczęciami tj. imiennymi pieczęciami osób wymienionych w punkcie 2.6 wniosku o dofinansowanie oraz pieczęcią jednostki/wnioskodawcy, podpisany przez osobę (osoby) do tego upoważnioną (upoważnione) wskazaną/e w punkcie 2.6 wniosku o dofinansowanie, w 2 egzemplarzach papierowych wraz z wersją elektroniczną (na 47 nośniku danych tj. na płycie CD lub DVD). Przez wersję elektroniczną rozumie się plik XML utworzony za pomocą Generatora Wniosków Aplikacyjnych. 5.3.6 Wniosek składany przez beneficjenta musi zostać podpisany w punkcie V (Oświadczenie) wniosku przez osobę/osoby do tego upoważnione (wskazane w punkcie 2.6 wniosku) oraz opatrzony stosownymi pieczęciami. Powinien również zawierać szczegółowy budżet oraz harmonogram realizacji projektu, będące jego integralną częścią. Dodatkowo: W przypadku projektów realizowanych w partnerstwie krajowym w punkcie V wniosku o dofinansowanie projektu – Oświadczenie muszą znaleźć się także podpisy osoby/osób reprezentujących wszystkich partnerów krajowych projektu wskazanych w pkt 2.8 wniosku. Złożenie papierowej wersji wniosku o dofinansowanie projektu jest rozumiane jako: złożenie oryginału i jego potwierdzonej za zgodność z oryginałem kserokopii lub złożenie dwóch wydrukowanych egzemplarzy opatrzonych oryginalnymi podpisami. Obydwie powyższe sytuacje uznaje się za prawidłowe pod warunkiem zgodności sumy kontrolnej. 5.3.7 Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu składany jest w 2 egzemplarzach papierowych wraz z wersją elektroniczną (w formacie zip_pokl i PDF). Wniosek należy złożyć w zamkniętej (zaklejonej) kopercie (przesyłce) oznaczonej następująco: ……………………………… ……………………………… ………………………......... Nazwa i adres Wnioskodawcy Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu pt.: „…wpisać tytuł projektu .….” Konkurs numer 1/POKL/7.2.1/13 w ramach Poddziałania 7.2.1 „Aktywizacja zawodowa i społeczna osób zagrożonych wykluczeniem społecznym” Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego Departament Europejskiego Funduszu Społecznego ul. Poleska 89 15-874 Białystok (Kancelaria, pokój nr 019) 5.3.8 Wnioskodawca w celu uzyskania potwierdzenia złożenia wniosku w kancelarii Departamentu EFS UMWP (ul. Poleska 89, 15-874 Białystok) zobowiązany jest do wypełnienia 48 druku stanowiącego załącznik nr 8.14 do niniejszej Dokumentacji konkursowej w jednym egzemplarzu. 5.4 Informacja na temat wycofania wniosku 5.4.1 Każdemu wnioskodawcy przysługuje prawo wystąpienia do Instytucji Organizującej Konkurs o wycofanie złożonego przez siebie wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL na każdym etapie oceny – zarówno formalnym jak i merytorycznym. 5.4.2 Prośba o wycofanie wniosku o dofinansowanie realizacji projektu złożona do IOK w formie pisemnej powinna zawierać następujące informacje: − jasną deklarację chęci wycofania złożonego wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, − tytuł wniosku i jego sumę kontrolną oraz numer wniosku (jeżeli został już nadany w Krajowym Systemie Informatycznym przez IOK), − pełną nazwę i adres wnioskodawcy, − nr konkursu, w odpowiedzi na który wniosek został złożony. 5.4.3 Pismo zawierające wolę wycofania wniosku powinno zostać podpisane przez osobę (osoby) uprawnioną (uprawnione) do reprezentowania Beneficjenta (zasadnym jest by była to osoba, która wcześniej podpisywała złożony wniosek o dofinansowanie realizacji projektu). 5.4.4 Wnioskodawca może przygotować zamieszczonego poniżej wzoru. wystąpienie o wycofanie wniosku według ……………………………. miejscowość, data Wniosek o wycofanie wniosku o dofinansowanie projektu Ja, niżej podpisany/podpisana....(imię i nazwisko)... reprezentujący.... (nazwa Wnioskodawcy) z siedzibą w .... (adres Wnioskodawcy), wnoszę o wycofanie wniosku nr ..... (numer kancelaryjny IOK (jeśli możliwe) i tytuł projektu) złożonego na konkurs nr.... (numer konkursu).... podpis 5.4.5 W przypadku wycofania wniosku – zwrócony zostanie Wnioskodawcy oryginał wniosku – zaś kopia wraz z płytą CD/DVD zostaną zarchiwizowane w DEFS UMWP. VI. 6.1 Wybór projektów oraz podpisanie umowy o dofinansowanie projektu Harmonogram przeprowadzania oceny wniosków o dofinansowanie 6.1.1 Sposób liczenia terminów dotyczących poszczególnych etapów oceny i wyboru projektów określa Harmonogram dla konkursu otwartego stanowiący załącznik 8.13 do niniejszego 49 dokumentu. Termin „runda konkursowa” używany w niniejszym dokumencie odnosi się do konkursu otwartego i oznacza określony datami okres naboru wniosków, które następnie są oceniane w ramach jednego posiedzenia KOP i umieszczane w jednej liście rankingowej 6.1.2 W konkursie otwartym nabór wniosków i ich ocena prowadzone są w sposób ciągły do zamknięcia konkursu uzasadnionego decyzją IOK. IOK zamieszcza na swojej stronie internetowej z wyprzedzeniem co najmniej 5 dni informację o planowanej dacie zamknięcia konkursu otwartego, wraz z uzasadnieniem. 6.1.3 IOK zastrzega sobie prawo zawieszenia konkursu w momencie, gdy wartość złożonych wniosków o dofinansowanie przekroczy 100% kwoty środków przeznaczonych na dofinansowanie projektów. Informacje o zawieszeniu konkursu wraz z uzasadnieniem IOK zamieszcza na swojej stronie internetowej oraz w dzienniku o zasięgu regionalnym z wyprzedzeniem co najmniej 5 dni roboczych. W przypadku złożenia przez Beneficjenta wniosku o dofinansowanie po dniu zawieszenia lub zamknięcia konkursu – wnioski pozostają bez rozpatrzenia i są archiwizowane w takim stanie, w jakim trafiły do IOK (projektodawca zostaje pisemnie poinformowany o pozostawieniu wniosku bez rozpatrzenia). 6.1.4 IOK może podjąć decyzję o ponownym rozpoczęciu naboru wniosków w ramach zawieszonego uprzednio konkursu. IOK podaje do publicznej wiadomości we wszystkich formach komunikacji, w jakich zostało opublikowane ogłoszenie o rozpoczęciu konkursu z wyprzedzeniem co najmniej 5 dni informację o planowanej dacie ponownego rozpoczęcia naboru wniosków. W przypadku podjęcia decyzji o ponownym rozpoczęciu naboru wniosków w ramach zawieszonego uprzednio konkursu IOK zamieszcza dokumentację konkursową na własnej stronie internetowej nie później niż w dniu rozpoczęcia naboru wniosków. 6.1.5 W ciągu 10 dni od daty zakończenia danej rundy konkursowej IOK zamieści na stronie internetowej www.pokl.wrotapodlasia.pl szczegółowy harmonogram przeprowadzania etapów oceny i wyboru wniosków tj. etap oceny formalnej, merytorycznej oraz etap podpisywania umowy o dofinansowanie. 6.2 Ocena formalna wniosku 6.2.1 IOK dokona oceny formalnej wniosku mającej na celu sprawdzenie czy dany wniosek spełnia ogólne kryteria formalne oraz szczegółowe kryteria dostępu. Ocenie formalnej podlega każdy złożony w trakcie prowadzonego naboru wniosek o dofinansowanie, o ile został złożony w terminie określonym przez IOK i nie został wycofany przez Projektodawcę. 6.2.2 Ocena formalna dokonana zostanie na formularzu Karty oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego PO KL (zał. nr 8.4 do Dokumentacji konkursowej) w terminie 14 dni roboczych od daty złożenia wniosku. O wyniku oceny formalnej Wnioskodawca zostanie powiadomiony stosownym pismem (wraz z pouczeniem o możliwości złożenia protestu – w przypadku odrzucenia wniosku). 6.2.3 Obowiązek spełniania ogólnych kryteriów formalnych dotyczy wszystkich rodzajów projektów realizowanych w ramach PO KL. Ich weryfikacja ma miejsce na etapie oceny formalnej wniosku. Dotyczą one zagadnień związanych ze spełnieniem wymogów rejestracyjnych oraz wypełnieniem wniosku zgodnie z ogólnie przyjętymi dla PO KL zasadami. Projekt, który nie 50 spełnia ogólnych kryteriów formalnych jest odrzucany lub – w zakresie wskazanym w dokumentacji konkursowej określonej przez IOK – podlega korekcie i/lub uzupełnieniu. 6.2.4 W odniesieniu do kryteriów formalnych sprawdzane będzie czy: 1) wniosek złożono w terminie wskazanym przez instytucję prowadzącą nabór projektów; 2) wniosek złożono we właściwej instytucji; 3) wniosek wypełniono w języku polskim; 4) wniosek jest kompletny i został sporządzony i złożony zgodnie z obowiązującą instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie (i właściwą Dokumentacją konkursową); 5) wydatki przewidziane w projekcie nie są współfinansowane z innych wspólnotowych instrumentów finansowych; 6) okres realizacji projektu jest zgodny z Systemem Realizacji PO KL; 7) roczny obrót31 projektodawcy i partnerów (o ile budżet projektu uwzględnia wydatki partnera) jest równy lub wyższy od rocznych wydatków w projekcie32 (zgodnie z zapisami pkt. 3.6 wniosku oraz z budżetem projektu) 8) wniosek stanowi odpowiedź na konkurs (wpłynął w odpowiedzi na ogłoszenie o konkursie). 6.2.5 Ocena wniosku na podstawie ogólnych kryteriów formalnych ma postać „0-1” tzn. „spełnia – nie spełnia”. 6.2.6 Jeżeli oceniający w trakcie oceny formalnej wniosku stwierdzi, że wniosek nie spełnia kryterium formalnego Wniosek złożono w terminie wskazanym przez instytucje prowadzącą nabór projektów, wniosek jest odrzucany (nie jest rejestrowany w Krajowym Systemie Informatycznym) i nie podlega dalszej ocenie formalnej. 6.2.7 Jeżeli wniosek nie spełnia któregokolwiek z pozostałych ogólnych kryteriów formalnych lub kryteriów dostępu weryfikowanych na etapie oceny formalnej, a uzupełnienie i/lub skorygowanie wniosku nie powoduje zmiany sumy kontrolnej wniosku, Beneficjent zostanie poinformowany pisemnie przez IOK o możliwości uzupełnienia i/lub skorygowania wniosku. IOK nie dopuszcza możliwości korekty i/lub uzupełnienia wniosku w zakresie powodującym zmianę sumy kontrolnej wniosku o dofinansowanie projektu, z wyjątkiem poniższej sytuacji: 31 W przypadku podmiotów niebędących jednostkami sektora finansów publicznych jako obroty należy rozumieć wartość przychodów (w tym przychodów osiągniętych z tytułu otrzymanego dofinansowania na realizację projektów), a w przypadku jednostek sektora finansów publicznych – wartość wydatków poniesionych w poprzednim roku przez danego projektodawcę/partnera. W przypadku projektów, w których udzielane jest wsparcie zwrotne w postaci pożyczek jako obrót należy rozumieć kwotę kapitału pożyczkowego i poręczeniowego, jakim dysponowali projektodawca i partnerzy w poprzednim zamkniętym roku obrotowym. 32 W przypadku, gdy projekt trwa dłużej niż jeden rok kalendarzowy należy wartość obrotów odnieść do roku realizacji projektu, w którym wartość planowanych wydatków jest najwyższa. 51 IOK dopuszcza możliwość skorygowania uchybień stwierdzonych na etapie oceny formalnej, które powodują zmianę sumy kontrolnej wniosku o dofinansowanie, jedynie w zakresie: korekty błędnego zapisu w punkcie 1.6 – Numer konkursu, w przypadku, gdy na podstawie innych zapisów wniosku możliwe jest stwierdzenie, że wniosek wpłynął w odpowiedzi na właściwy konkurs 6.2.8 IOK dopuszcza możliwość uzupełnienia i/lub skorygowania wniosku w zakresie niepowodującym zmiany sumy kontrolnej wniosku o dofinansowanie w zakresie spełniania następujących ogólnych kryteriów formalnych: a) wniosek jest kompletny i został sporządzony i złożony zgodnie z obowiązującą instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie i właściwą dokumentacją konkursową; b) wydatki przewidziane w projekcie nie są współfinansowane z innych wspólnotowych instrumentów finansowych; 6.2.8.1 Następujące uchybienia formalne w zakresie spełnienia kryterium: wniosek jest kompletny i został sporządzony i złożony zgodnie z obowiązującą instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie i właściwą dokumentacją konkursową podlegają korektom lub uzupełnieniom: 1. Brak w części V wniosku wymaganej (wymaganych) w dokumentacji konkursowej pieczęci oraz czytelnego podpisu osoby upoważnionej (dotyczy również partnerów projektu). 2. Podpisanie wniosku w części V przez inną osobę (osoby) niż wskazana (wskazane) w pkt 2.6 wniosku. 3. Niezłożenie wniosku w 2 egzemplarzach papierowych (oryginał + kopia poświadczona za zgodność z oryginałem zgodnie ze sposobem określonym w dokumentacji konkursowej albo 2 oryginały) oraz w wersji elektronicznej (plik XML); 4. Niedająca się odczytać wersja elektroniczna wniosku (plik XML). 5. Inna suma kontrolna w wersji papierowej i elektronicznej wniosku i/lub różne sumy kontrolne na stronach wersji papierowej. UWAGA: Uchybienie polegające na złożeniu niezwalidowanego wniosku wypełnionego w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych w wersji Edytor (GWA-E) podlega korekcie pod warunkiem, że wczytanie wniosku do GWA on-line nie spowoduje zmiany sumy kontrolnej. 6. Typ nośnika danych, na którym zapisano wersję elektroniczną, jest niezgodny z wymaganiami określonymi w dokumentacji konkursowej. 7. Brak co najmniej jednej strony w którymkolwiek egzemplarzu wniosku. UWAGA: W przypadku stwierdzenia niezgodności wersji papierowej wniosku z jego wersją elektroniczną wniosek kierowany jest do poprawy/uzupełnienia, przy czym za obowiązującą wersję wniosku uznaje się jego wersję papierową. Oznacza to, iż Wnioskodawca na wezwanie 52 zobowiązany jest do dostarczenia wersji elektronicznej wniosku opatrzonej sumą kontrolną zgodną z przedłożoną wersją papierową. 6.2.8.2 Następujące uchybienie formalne w zakresie spełnienia kryterium: Wydatki przewidziane w projekcie nie są współfinansowane z innych wspólnotowych instrumentów finansowych podlega korektom lub uzupełnieniom: − niezłożenie pieczęci i czytelnego podpisu osoby upoważnionej (zarówno ze strony projektodawcy jak i partnera) we wniosku w części V Oświadczenie. 6.2.9 Lista błędów formalnych, które nie podlegają korektom ani uzupełnieniom i skutkują negatywnym wynikiem oceny formalnej wniosku o dofinansowanie realizacji projektu w ramach PO KL w odniesieniu do ogólnych kryteriów formalnych, tj. odrzuceniem wniosku: 1. Wniosek złożono w terminie wskazanym przez instytucję prowadzącą nabór projektów: a) 2. Wniosek złożono we właściwej instytucji: a) 3. wszystkie wymagane pola we wniosku nie zostały wypełnione w języku polskim. Dopuszcza się zawarcie obcojęzycznych słów w tytule projektu np. nazw własnych. Okres realizacji projektu jest zgodny z Systemem Realizacji PO KL. a) 5. wskazanie, jako instytucji właściwej do przyjmowania wniosku innej niż określona w Dokumentacji konkursowej – w pkt. 1.5 wniosku należy wpisać: Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego Wniosek wypełniono w języku polskim: a) 4. niezłożenie wniosku w terminie zawartym w ogłoszeniu o konkursie. niezgodność okresu realizacji projektu, tj. niewskazanie we wniosku o dofinansowanie okresu realizacji projektu, oznaczenie daty rozpoczęcia realizacji projektu przed ogłoszeniem przedmiotowego konkursu. Wniosek stanowi odpowiedź na konkurs (wpłynął w odpowiedzi na ogłoszenie o konkursie): a) niezgodność numeru konkursu w pkt. 1.6 wniosku o dofinansowanie realizacji projektu z numerami wskazanymi w ogłoszeniu o konkursie, tj. w pkt. 1.6 wniosku należy wpisać 1/POKL/7.2.1/13. Brak wypełnienia pola 1.6 z numerem konkursu skutkować będzie odrzuceniem wniosku na etapie oceny formalnej. UWAGA: W przypadku błędnego wypełnienia pola 1.6 IOK dopuszcza możliwość skorygowania błędnego zapisu w punkcie 1.6 – Numer konkursu, w przypadku, gdy na podstawie innych zapisów wniosku możliwe jest stwierdzenie, że wniosek wpłynął w odpowiedzi na właściwy konkurs. 53 6. Roczny obrót projektodawcy i partnerów (o ile budżet projektu uwzględnia wydatki partnera) jest równy lub wyższy od rocznych wydatków w projekcie (zgodnie z zapisami pkt. 3.6 wniosku oraz z budżetem projektu); W przypadku podmiotów niebędących jednostkami sektora finansów publicznych jako obroty należy rozumieć wartość przychodów (w tym przychodów osiągniętych z tytułu otrzymanego dofinansowania na realizację projektów), a w przypadku jednostek sektora finansów publicznych – wartość wydatków poniesionych w poprzednim roku przez danego projektodawcę/partnera. W przypadku, gdy projekt trwa dłużej niż jeden rok kalendarzowy wartość obrotów odnosi się do roku realizacji projektu, w którym wartość planowanych wydatków jest najwyższa. Niespełnienie tego kryterium (w tym także brak wymaganej informacji we wniosku) powoduje odrzucenie wniosku o dofinansowanie. 6.2.10 Szczegółowe kryteria dostępu są obowiązkowe dla wszystkich wnioskodawców. Weryfikacja następujących kryteriów dostępu określonych w Planie Działania na rok 2013 dokonywana jest podczas oceny formalnej wniosku: 1. Projekt jest skierowany do grup docelowych z obszaru województwa podlaskiego (w przypadku osób fizycznych - zamieszkują one na obszarze województwa podlaskiego w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego, w przypadku innych podmiotów posiadają one jednostkę organizacyjną na obszarze województwa podlaskiego). Ocena spełnienia powyższego kryterium dokonywana będzie w oparciu o treść wniosku o dofinansowanie projektu. Powyższe kryterium stosuje się do typu / typów operacji nr 1-10. 2. Projektodawca składa nie więcej niż 2 wnioski o dofinansowanie projektu w ramach danej rundy konkursowej. W przypadku złożenia więcej niż dwóch wniosków przez jednego Wnioskodawcę Instytucja Ogłaszająca Konkurs odrzuca wszystkie złożone w odpowiedzi na rundę konkursową wnioski, w związku z niespełnieniem przez beneficjenta kryterium dostępu. W przypadku wycofania jednego i/lub obydwu wniosków o dofinansowanie Wnioskodawca ma prawo złożyć kolejny wniosek lub kolejne dwa wnioski (w terminie trwania naboru wniosków). Kryterium zostanie zweryfikowane na podstawie rejestru wniosków złożonych w ramach danej rundy konkursowej. Powyższe kryterium stosuje się do typu / typów operacji nr 1-10. 3. Projektodawca w okresie realizacji projektu prowadzi biuro projektu (lub posiada siedzibę, filię, delegaturę, oddział czy inną prawnie dozwoloną formę organizacyjną działalności podmiotu) na terenie województwa podlaskiego z możliwością udostępnienia pełnej dokumentacji wdrażanego projektu oraz zapewniając uczestnikom projektu możliwość osobistego kontaktu z kadrą projektu. Ocena spełnienia powyższego kryterium dokonywana będzie w oparciu o treść wniosku o dofinansowanie projektu. Powyższe kryterium stosuje się do typu / typów operacji nr 1-10. 4. Okres realizacji projektu jest nie dłuższy niż do 31 maja 2015 r. 54 Ocena spełnienia powyższego kryterium dokonywana będzie w oparciu o treść wniosku o dofinansowanie projektu Powyższe kryterium stosuje się do typu / typów operacji nr 1-10. 6.2.11 Ocena wniosku na podstawie szczegółowych kryteriów dostępu ma postać „0-1” tzn. „spełnia – nie spełnia”. Wnioski nie spełniające jednego lub więcej kryteriów dostępu są odrzucane na etapie oceny formalnej bez możliwości ich uzupełnienia. 6.2.12 O wyniku oceny formalnej wnioskodawca zostanie powiadomiony stosownym pismem w terminie 5 dni od dnia rozpatrzenia wniosku (tj. pisemnego zatwierdzenia Karty oceny formalnej): a) o pozytywnym wyniku oceny formalnej, zarejestrowaniu wniosku w KSI i przekazaniu do oceny merytorycznej; b) o możliwości uzupełnienia/korekty wniosku; c) o odrzuceniu wniosku na etapie oceny formalnej, wraz z podaniem przyczyn odrzucenia, a także o możliwości złożenia protestu. 6.2.13 W przypadku, gdy wniosek został skierowany do uzupełnienia/korekty, projektodawca uzupełnia/koryguje wniosek w terminie 5 dni (lub do 10 dni w przypadku projektów przewidzianych do realizacji w partnerstwie) od daty otrzymania pisma informującego o takiej możliwości. Weryfikacja uzupełnionego/skorygowanego wniosku następuje w ciągu 5 dni od daty otrzymania go przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego. 6.2.14 Wniosek może być uzupełniony/skorygowany przez projektodawcę jednokrotnie w zakresie wskazanym przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego. W przypadku, gdy wniosek pomimo uzupełnienia/skorygowania nadal nie spełnia któregokolwiek z ogólnych kryteriów formalnych, to wówczas zostaje on odrzucony bez możliwości dokonania kolejnego uzupełnienia/korekty. Wniosek zostaje również odrzucony, jeżeli projektodawca nie dokona uzupełnienia/korekty w terminie 5 dni (lub do 10 dni w przypadku projektów przewidzianych do realizacji w partnerstwie) od daty otrzymania pisma informującego go o takiej możliwości lub dokona uzupełnienia/skorygowania wniosku w zakresie innym niż wskazany przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego. 6.2.15 Szczegółowe informacje na temat procedury oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu określają Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, dostępne na stronie internetowej www.efs.gov.pl. 6.3 Ocena merytoryczna wniosku 6.3.1 Ocena merytoryczna wniosku, który został pozytywnie oceniony formalnie jest przeprowadzona przez Komisję Oceny Projektów (KOP). Powyższa ocena zostanie dokonana na formularzu Karty oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego PO KL (zał. 8.5 do niniejszej dokumentacji) z systemem wagowym zawartym w niniejszej dokumentacji konkursowej. 55 6.3.2 Komisja dokona oceny merytorycznej wniosków poprawnych pod względem formalnym w przedstawionych poniżej terminach: Terminy posiedzeń KOP oraz terminy składania wniosków w ramach danej rundy konkursowej Nr rundy konkursowej I runda konkursowa Termin złożenia wniosku warunkujący przekazanie wniosku na dane posiedzenie KOP Planowana data posiedzenia KOP dla danej rundy konkursowej Od 28.06.2013 do 26.07.2013 r. włącznie Od 09.08.2013 r. (nie później niż 30 dni od daty wpływu pierwszego wniosku) Kolejne terminy posiedzeń KOP są uzależnione od ilości wniosków i będą aktualizowane w ramach harmonogramu dla konkursu. 6.3.3 W przypadku, gdy oceniający stwierdzi, że wniosek nie spełnia ogólnych kryteriów formalnych bądź kryteriów dostępu, których weryfikacja dokonywana była na etapie oceny formalnej, ponieważ uchybienia te nie zostały dostrzeżone na etapie oceny formalnej, wniosek, jako niepodlegający ocenie merytorycznej, trafia ponownie do oceny formalnej. Ponowna ocena formalna odbywa się w terminie 5 dni od daty podpisania Karty oceny merytorycznej. 6.3.4 Ocena każdego z projektów dokonywana będzie przez dwie losowo wybrane osoby – członków KOP. W celu zapewnienia oceniającym możliwości prawidłowej oceny potencjału finansowego i/lub kadrowego danego projektodawcy, który w odpowiedzi na dany konkurs złożył więcej niż jeden wniosek podlegający ocenie merytorycznej na danym posiedzeniu KOP przewodniczący KOP może zdecydować o skierowaniu wszystkich wniosków złożonych przez tego projektodawcę do oceny przez te same dwie osoby wybrane. Z dwóch niezależnych od siebie ocen (ogólnych oraz w poszczególnych pozycjach) wyciągnięte zostają średnie, które stanowią ostateczną ocenę projektu. Maksymalna możliwa do uzyskania liczba punktów za kryteria merytoryczne wynosi 100. Projekt może zostać przyjęty do dofinansowania, jeśli uzyska co najmniej 60 punktów w ocenie ogólnej, zaś w poszczególnych pozycjach oceny uzyska przynajmniej 60% możliwej do zdobycia liczby punktów. Wniosek, który otrzymał 60 punktów i więcej oraz przynajmniej 60% punktów w każdej pozycji oceny, nadal może nie zostać przyjęty do realizacji – sytuacja taka będzie miała miejsce, gdy wartość pozytywnie ocenionych wniosków przekroczy wartość alokacji środków przeznaczonych na konkurs. Wniosek może otrzymać także dodatkowe punkty, o ile spełni kryteria strategiczne, o których mowa w punkcie 6.3 , w części D. Na podstawie oceny wyrażonej w zatwierdzonym protokole z prac KOP sporządzana jest lista rankingowa wszystkich wniosków przekazanych do oceny merytorycznej (tj. listy wniosków, które podlegały ocenie merytorycznej, uszeregowanych w kolejności malejącej liczby uzyskanych punktów). Zatwierdzona lista podlega niezwłocznemu ogłoszeniu na stronie internetowej oraz w siedzibie IOK w publicznie dostępnym miejscu. Projekty niespełniające kryterium dostępu weryfikowanego na etapie oceny merytorycznej i/lub co najmniej jednego z kryteriów horyzontalnych umieszczane są na liście rankingowej z liczbą punktów wynoszącą 0 jako projekty niespełniające wymagań minimalnych, aby uzyskać dofinansowanie. Projekt umieszczony na liście rankingowej może zostać przyjęty do dofinansowania, jeśli jego wartość nie przekracza 125% 56 kwoty dostępnej jeszcze do zakontraktowania w ramach konkursu oraz średnia arytmetyczna dokonanych ocen wynosi: minimum 60 punktów ogółem za spełnianie ogólnych kryteriów merytorycznych oraz co najmniej 60% punktów w poszczególnych punktach oceny merytorycznej (zgodnie z Kartą oceny merytorycznej z systemem wagowym zawartym w dokumentacji konkursowej). Wniosek, który otrzymał 60 punktów i więcej nadal może nie zostać przyjęty do dofinansowania – możliwe to będzie w sytuacji, gdy suma wnioskowanych i zaakceptowanych dofinansowań przekroczy wysokość środków przeznaczonych na konkurs. Dofinansowanie otrzymają tylko wnioski o wyższej liczbie punktów, znajdujące się na wyższych pozycjach listy rankingowej. W przypadku podjęcia przez IOK decyzji o zwiększeniu alokacji finansowej na dany konkurs, wnioski, które spełniają powyższe warunki mogą zostać dofinansowane w ramach dodatkowo dostępnych środków (z uwzględnieniem warunków opisanych w rozdz. 6.11 Zasad dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL). 6.3.5 W przypadku dwóch lub więcej projektów o równej ogólnej liczbie punktów, wyższe miejsce na liście rankingowej otrzymuje ten, który uzyskał kolejno wyższą liczbę punktów w następujących punktach Karty oceny merytorycznej: Uzasadnienie potrzeby realizacji i cele projektu; Zadania; Grupy docelowe; Wydatki projektu; Potencjał i doświadczenie projektodawcy/Sposób zarządzania projektem; Oddziaływanie projektu. W przypadku, gdy wnioski uzyskały identyczną liczbę punktów w każdej części Karty oceny merytorycznej oraz w innych przypadkach dwóch lub więcej projektów o równej ogólnej liczbie punktów, miejsce na liście rankingowej zależy od wyników komisyjnego losowania, w którym uczestniczą: przewodniczący KOP, zastępca przewodniczącego KOP (jeżeli taki został powołany) oraz sekretarz KOP. W losowaniu w charakterze obserwatorów mogą wziąć udział projektodawcy, których losowanie dotyczy. 6.3.6 Po zatwierdzeniu listy rankingowej Marszałek Województwa Podlaskiego może zdecydować o nieprzyznaniu dofinansowania danemu wnioskodawcy w przypadku zaistnienia nowych, nieznanych osobie oceniającej na etapie oceny wniosku o dofinansowanie okoliczności uzasadniających podjęcie takiej decyzji, m.in.: − brak wystarczającego potencjału finansowego i/lub kadrowego danego wnioskodawcy (zgodnie z kryteriami wyboru projektów zawartymi w niniejszej dokumentacji) niezbędnego do realizacji wszystkich złożonych przez tego wnioskodawcę projektów, które uzyskały dofinansowanie, − ujawnienie podania przez wnioskodawcę nieprawdziwych informacji we wniosku o dofinansowanie, 57 − rekomendowanie do dofinansowania więcej niż jednego projektu w tym samym zakresie rozumianym jako typy działań w projekcie skierowanego do tej samej grupy docelowej (w sytuacji, gdy realizacja więcej niż jednego projektu skierowanego do tej samej grupy docelowej jest nieuzasadniona). W takim przypadku dofinansowanie otrzymuje ten projekt (lub projekty), który uzyskał największą liczbę punktów. 6.3.7 W sytuacji, gdy wnioskodawca, którego projekt został zakwalifikowany do otrzymania dofinansowania, z jakichś przyczyn zrezygnuje z realizacji projektu (np. wycofa się z podpisania umowy w terminie wskazanym przez IOK lub nie dostarczy na czas wymaganych dokumentów, stanowiących załączniki do umowy o dofinansowanie), wówczas projekty, które znajdują się na liście na dalszych miejscach i uzyskały największą liczbę punktów, mogą zostać przyjęte do realizacji. Wysokość kwoty „zwolnionej” przez wnioskodawcę, który zrezygnował z realizacji projektu doliczana jest do kwoty dostępnej jeszcze do zakontraktowania w ramach konkursu. Dofinansowanie może zostać przyznane projektowi z dalszego miejsca listy rankingowej, jeżeli wysokość wnioskowanej kwoty dofinansowania jest nie większa niż 125% kwoty dostępnej jeszcze do zakontraktowania w ramach konkursu (po doliczeniu wysokości „zwolnionej” kwoty). W tym przypadku IOK podejmuje negocjacje z wnioskodawcą dotyczące zmniejszenia budżetu projektu lub zakresu działań przewidzianych w projekcie. 6.3.8 Każdemu Wnioskodawcy przysługuje prawo pisemnego wystąpienia do Instytucji Organizującej Konkurs (IOK) o udostępnienie dokumentów związanych z oceną złożonego przez niego wniosku o dofinansowanie projektu, w tym kart oceny (formalnej i /lub merytorycznej), po zakończeniu danego etapu oceny wniosku, bez danych pozwalających na identyfikację oceniających wniosek. 6.3.9 A B C D Ocena merytoryczna prowadzona będzie w oparciu: kryteria dostępu, kryteria horyzontalne, ogólne kryteria merytoryczne oraz szczegółowe kryteria strategiczne. 6.3.10 Na bazie dokonanej oceny merytorycznej beneficjent otrzyma jedno z następujących pism informujących: a) możliwości przyjęcia wniosku do realizacji – pismo informuje projektodawcę o pozytywnym rozpatrzeniu wniosku (wraz z podaniem szczegółowej punktacji) i możliwości przyjęcia do realizacji wraz z proponowaną kwotą dofinansowania, pod warunkiem dostarczenia w podanym terminie (nie krótszym niż 5 dni od daty otrzymania pisma) wymaganych dokumentów (załączników), b) możliwości podjęcia negocjacji – pismo informuje o wyniku oceny merytorycznej (wraz z podaniem szczegółowej punktacji), a także propozycji dokonania zmian merytorycznych w treści wniosku i/lub zmian w budżecie projektu (w tym wysokości kwoty dofinansowania) wraz z uzasadnieniem ), albo c) pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, ale nieprzyjęciu go do dofinansowania z powodu braku środków finansowych (wraz z podaniem szczegółowej punktacji), 58 d) odrzuceniu wniosku – pismo informujące projektodawcę o negatywnym rozpatrzeniu wniosku wraz z podaniem przyczyny, w tym szczegółowej punktacji. Pismo, o którym mowa powyżej zawiera załącznik w postaci kopii Karty oceny merytorycznej (bez danych pozwalających na identyfikację osób oceniających wniosek) W piśmie powiadamiającym beneficjenta o przyjęciu wniosku do dofinansowania określone zostaną dokumenty, które beneficjent zobowiązany jest złożyć w IOK we wskazanym terminie przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu. 6.3.11 Szczegółowe informacje na temat przebiegu procedury oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu zawarte zostały w rozdziale 6 Zasad dokonywania wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, dostępnych na stronie internetowej www.efs.gov.pl. A. Kryteria dostępu Weryfikacja następujących kryteriów dostępu określonych w Planie Działania na rok 2013 dokonywana będzie podczas oceny merytorycznej wniosku: 1. Grupę docelową w projekcie stanowią wyłącznie osoby w wieku 15-30 lat, z zastrzeżeniem, że osoby w wieku 15-24 lat stanowią 63% grupy docelowej. Wsparcie oferowane w ramach projektu ma charakter zindywidualizowany, dostosowany do potrzeb i predyspozycji poszczególnych uczestników projektu. Kryterium dotyczy wyłącznie puli środków nr 1. Ocena spełnienia powyższego kryterium dokonywana będzie w oparciu o treść wniosku o dofinansowanie projektu. Wnioskodawca jest zobowiązany do przedstawienia wskazanej informacji we wniosku w sposób czytelny i nie budzący wątpliwości. Powyższe kryterium stosuje się do typu / typów operacji nr 1-10. 2. Grupę docelową w projekcie stanowią wyłącznie osoby w wieku powyżej 50 r.ż. a wsparcie oferowane w ramach projektu ma charakter zindywidualizowany, dostosowany do potrzeb i predyspozycji poszczególnych uczestników projektu. Kryterium dotyczy wyłącznie puli środków nr 2. Ocena spełnienia powyższego kryterium dokonywana będzie w oparciu o treść wniosku o dofinansowanie projektu. Wnioskodawca jest zobowiązany do przedstawienia wskazanej informacji we wniosku w sposób czytelny i nie budzący wątpliwości. Powyższe kryterium stosuje się do typu / typów operacji nr 1-10. 3. Wskaźnik efektywności zatrudnieniowej dla zakończenie projektu wynosi co najmniej 20%. jego uczestników mierzony na Ocena spełnienia powyższego kryterium dokonywana będzie w oparciu o treść wniosku o dofinansowanie projektu oraz zapisy dokumentu Sposób pomiaru efektu zatrudnieniowego w projekcie. Wnioskodawca jest zobowiązany do przedstawienia wskazanej informacji we wniosku w sposób czytelny i nie budzący wątpliwości. Dokument Sposób pomiaru efektu zatrudnieniowego stanowi załącznik nr 8.16 do niniejszej Dokumentacji konkursowej. Powyższe kryterium stosuje się do typu / typów operacji nr 1-10. 59 4. Projekt zakłada objęcie wsparciem minimum 50 uczestników Kryterium ma na celu stworzenie warunków umożliwiających korzystanie z dofinansowanego projektu większej liczbie osób. Jednocześnie ograniczy to koszty zarządzania projektami, które w przypadku objęcia wsparciem większej liczby osób przez jednego Wnioskodawcę zostaną bardziej ograniczone niż przy realizacji kilku projektów obejmujących tę samą liczbę osób. Wprowadzone kryterium podyktowane jest również wartościami wskaźników wyznaczonymi do osiągnięcia w ramach niniejszego konkursu. Ocena spełnienia powyższego kryterium dokonywana będzie w oparciu o treść wniosku o dofinansowanie projektu. Powyższe kryterium stosuje się do typu / typów operacji nr 1-10. 5. Projekt zapewnia zastosowanie w odniesieniu do każdego uczestnika projektu, co najmniej dwóch, różnych form wsparcia należących do oddzielnych typów operacji przewidzianych do realizacji w ramach konkursu. Celem zastosowania kryterium jest uzyskanie kompleksowości wsparcia a przez to udzielenie skuteczniejszej pomocy osobom zagrożonym wykluczeniem społecznym. Zastosowanie przynajmniej dwóch różnych form wsparcia należących do oddzielnych typów operacji przewidzianych do realizacji w ramach konkursu umożliwi przeprowadzenie szerszego wachlarza działań integrujących i aktywizujących skierowanych do uczestników projektu. Ocena spełnienia powyższego kryterium dokonywana będzie w oparciu o treść wniosku o dofinansowanie projektu. Powyższe kryterium stosuje się do typu / typów operacji nr 1-5, 9, 10. 6. W przypadku, gdy projekt przewiduje realizację kursów i szkoleń umożliwiających nabycie, podniesienie lub zmianę kwalifikacji i kompetencji zawodowych, Projektodawca zapewni podczas rekrutacji analizę predyspozycji zawodowych potencjalnych uczestników projektu w celu przeprowadzenia selekcji uczestników projektu oraz dostosowania tematyki szkoleń do ich predyspozycji oraz potrzeb lokalnego rynku pracy. Wspomniana analiza zostanie przeprowadzona przez osobę posiadającą kwalifikacje zawodowe z zakresu doradztwa i/lub poradnictwa zawodowego. Ocena spełnienia powyższego kryterium dokonywana będzie w oparciu o treść wniosku o dofinansowanie projektu oraz zapisy Rankingu zawodów deficytowych i nadwyżkowych w województwie podlaskim (WUP Białystok) oraz zapisy Podlaskiej Mapy Zawodów i Kwalifikacji (WUP Białystok) stanowiących załączniki nr 8.20, 8.21, 8.22 do niniejszej dokumentacji konkursowej. Wnioskodawca jest zobowiązany do przedstawienia wskazanej informacji we wniosku w sposób czytelny i nie budzący wątpliwości. Powyższe kryterium stosuje się do typu / typów operacji nr 1-10. 7. Projekt przewiduje szkolenia zawodowe (sześciocyfrowy kod zawodu i specjalności wraz z przypisaną mu właściwą nazwą wskazany przez Wnioskodawcę we wniosku o dofinansowanie, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 kwietnia 2010 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby 60 rynku pracy oraz zakresu jej stosowania Dz. U. Nr 82 poz. 537, zawód/specjalność jest zbieżny/-a z oferowanym wsparciem, kod zawodu odnosi się do konkretnego szkolenia proponowanego w ramach projektu). Kryterium ma zastosowanie do każdego uczestnika projektu objętego szkoleniem. Ocena spełnienia powyższego kryterium dokonywana będzie w oparciu o treść wniosku o dofinansowanie projektu. Wnioskodawca jest zobowiązany do przedstawienia wskazanej informacji we wniosku w sposób czytelny i nie budzący wątpliwości. Powyższe kryterium stosuje się do typu operacji nr 1. Ocena wniosku na podstawie kryteriów dostępu ma postać „0-1” tzn. „spełnia – nie spełnia”). Niespełnienie powyższego kryterium dostępu powoduje odrzucenie wniosku na etapie oceny merytorycznej, bez możliwości uzupełnienia. B. Ogólne kryteria horyzontalne Aby wniosek mógł otrzymać dofinansowanie musi spełnić wszystkie ogólne kryteria horyzontalne. Ocena wniosków złożonych w ramach konkursu prowadzona będzie w oparciu o następujące kryteria horyzontalne: 1) zgodność z właściwymi politykami i zasadami wspólnotowymi (w tym: polityką równych szans, zasadą równości szans kobiet i mężczyzn i koncepcją zrównoważonego rozwoju) oraz prawodawstwem wspólnotowym; 2) zgodność z prawodawstwem krajowym; 3) zgodność ze Szczegółowym Opisem Priorytetów POKL. 4) w przypadku, gdy w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL): a) całkowita wartość projektu nie przekracza 100 tys. zł, rozliczenie kosztów projektu następuje w oparciu o kwoty ryczałtowe w rozumieniu art. 11 ust. 3 lit. b pkt iii) rozporządzenia (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1784/1999 oraz Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL – b) projekt obejmuje usługi szkoleń językowych i/lub szkoleń komputerowych w zakresie wskazanym odpowiednio w załączniku nr 2 i/lub w załączniku nr 3 do Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, rozliczenie kosztów usługi szkoleń językowych i/lub szkoleń komputerowych następuje w oparciu o stawki jednostkowe w rozumieniu art. 11 ust. 3 lit. b pkt ii) rozporządzenia (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1784/1999 oraz Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Weryfikacja spełniania kryteriów horyzontalnych nastąpi na podstawie analizy treści wniosku o dofinansowanie. Ponadto, sprawdzeniu podlegać będzie przyjęty przez Wnioskodawcę poziom kosztów w ramach cross-financingu oraz zgodność wartości kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. 61 Weryfikacja kryteriów horyzontalnych metodą „0-1” oznacza, że brak ich uwzględnienia w projekcie, jak również zawarcie zapisów wskazujących na sprzeczność projektu z zasadami wspólnotowymi, obowiązującym prawem bądź Szczegółowym Opisem Priorytetów PO KL powoduje automatyczne odrzucenie projektu. Wnioski nie spełniające jednego lub więcej kryteriów są odrzucane na pierwszym etapie oceny merytorycznej, bez możliwości ich uzupełnienia. Wyjątek stanowi niezgodność z kryterium „czy wartość kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem została wyliczona zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL”, którego niespełnienie skutkować będzie skierowaniem wniosku do negocjacji w tym zakresie. Stwierdzenie, czy projekt jest zgodny z zasadą równości szans kobiet i mężczyzn odbywa się na podstawie standardu minimum zamieszczonego w części A Karty Oceny Merytorycznej. Standard minimum spełniony jest w przypadku uzyskania 2 pozytywnych odpowiedzi spośród 6, zgodnie z wzorem Karty oceny merytorycznej stanowiącej zał. nr 8.5 do niniejszej dokumentacji. Poradnik Zasada równości szans kobiet i mężczyzn w projektach PO KL jest dostępny do pobrania na stronie www.pokl.wrotapodlasia.pl. Dodatkowe informacje są również zawarte w Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL. Standard minimum realizacji zasady równości szans kobiet i mężczyzn został wprowadzony do Karty oceny merytorycznej wniosku. Standard minimum jest spełniony w przypadku uzyskania co najmniej 2 pozytywnych odpowiedzi na poniższe pytania: 1) Czy projekt zawiera analizę sytuacji kobiet i mężczyzn dotyczącą obszaru interwencji i/lub zasięgu oddziaływania projektu, która wskazuje na nierówności ze względu na płeć? TAK/NIE 2) Czy analiza sytuacji kobiet i mężczyzn zawiera dane ilościowe, które wskazują na brak istniejących nierówności w obszarze interwencji i/lub zasięgu oddziaływania projektu? TAK/NIE 3) Czy użyte w analizie sytuacji kobiet i mężczyzn dane w podziale na płeć dotyczą obszaru interwencji i zasięgu oddziaływania projektu? TAK/NIE 4) Czy działania odpowiadają na nierówności ze względu na płeć istniejące w obszarze interwencji i/lub zasięgu oddziaływania projektu i/lub różnicują działania (formy wsparcia) dla kobiet i mężczyzn? TAK/NIE 5) Czy rezultat(y) są podane w podziale na płeć i/lub wskazują jak projekt wpłynie na sytuację kobiet i mężczyzn w obszarze interwencji i/lub zasięgu oddziaływania projektu? TAK/NIE 6) Czy projekt wskazuje w jaki sposób zostanie zapewnione równościowe zarządzanie projektem? TAK/NIE 7) Czy projekt należy do wyjątku, co do którego nie stosuje się standardu minimum? TAK/NIE Wyjątki co do których nie stosuje się standardu minimum: 1) profil działalności projektodawcy (ograniczenia statutowe), 62 2) realizacja działań pozytywnych (działania te pozwalają na wpłynięcie na niekorzystną sytuację danej płci w konkretnym obszarze interwencji i zasięgu oddziaływania projektu, a tym samym wyrównanie jej szans społecznych i zawodowych), 3) zamknięta rekrutacja – projekt obejmuje - ze względu na swój zakres oddziaływania wsparciem wszystkich pracowników/personel konkretnego podmiotu, wyodrębnionej organizacyjnie części danego podmiotu lub konkretnej grupy podmiotów wskazanych we wniosku o dofinansowanie Nieuzyskanie minimum dwóch pozytywnych odpowiedzi na pytania w „standardzie minimum” skutkuje odrzuceniem wniosku. Udostępniony na stronach: www.pokl.wrotapodlasia.pl, www.efs.gov.pl Poradnik – Zasada równości szans kobiet i mężczyzn w projektach PO KL zawiera zasady przygotowania projektu równościowego, który powinien zawierać działania przyczyniające się do zmniejszenia istniejących nierówności płci i wzmocnienia grupy niedoreprezentowanej. UWAGA: Każdy projekt powinien zawierać w uzasadnieniu realizacji projektu diagnozę uwzględniającą sytuację kobiet i mężczyzn w danym obszarze i ocenę wpływu na sytuację płci. Kryterium horyzontalne w zakresie stosowania kwot ryczałtowych Kryterium horyzontalne będzie uznane za spełnione, gdy z treści wniosku o dofinansowanie wynika, że beneficjent zamierza rozliczać koszty bezpośrednie w oparciu o kwoty ryczałtowe. Optymalne zakres informacji zamieszczanych we wniosku o dofinansowanie – odzwierciedlających zamiar stosowania kwot ryczałtowych obejmuje: Pkt 3.1 – Uzasadnienie potrzeby realizacji i cele projektu - jakie wskaźniki mają zostać osiągnięte wraz z realizacją każdego z celów objętych kwotą ryczałtową Pkt 3.3 – Zadania - które zadania w ramach projektu zostaną objęte kwotą ryczałtową / kwotami ryczałtowymi Szczegółowy budżet projektu – uzasadnienie kosztów - zakres kwot ryczałtowych, którymi mają zostać objęte zadania w ramach projektu; - sposób wyliczenia kwot ryczałtowych w oparciu o wartości poszczególnych zadań wpisane do szczegółowego budżetu projektu - jakie dokumenty będą służyły weryfikacji rzeczywistej realizacji każdego z zadań objętych kwotą ryczałtową. Powyższy zakres nie jest wymagany dla spełnienia kryterium, niemniej jednak z treści wniosku o dofinansowanie, w sposób niepozostawiający wątpliwości powinno wynikać, że beneficjent zamierza rozliczać projekt kwotami ryczałtowymi. Należy jednak podkreślić, że w sytuacji, gdy – ani w części opisowej, ani w szczegółowym budżecie wniosku o dofinansowanie – nie znajdą się informacje o rozliczaniu kosztów bezpośrednich kwotami ryczałtowymi, kryterium horyzontalne zostanie uznane za niespełnione. 63 Kryterium horyzontalne w zakresie stosowania stawek jednostkowych Kryterium horyzontalne będzie uznane za spełnione, gdy z treści wniosku o dofinansowanie będzie wynikało, że beneficjent zamierza rozliczać koszty bezpośrednie stosując stawki jednostkowe. Optymalny zakres informacji zamieszczanych we wniosku o dofinansowanie – odzwierciedlający zamiar stosowania stawek jednostkowych – obejmuje: Pkt 3.1 – Uzasadnienie potrzeby realizacji i cele projektu - jakie wskaźniki mają zostać osiągnięte wraz z realizacją każdego z celów rozliczanych stawką jednostkową; Pkt 3.3 – Zadania - które zadania w ramach projektu zostaną objęte stawką jednostkową; - zakres stawek jednostkowych, którymi mają zostać objęte zadania w ramach projektu (w sposób zgodny z zakresem wskazanym w Wytycznych); Szczegółowy budżet projektu - w polu typu check-box (Stawka jednostkowa T/N), należy wybrać opcję TAK, potwierdzając tym samym, że dana usługa będzie rozliczana w oparciu o stawkę jednostkową; Szczegółowy budżet projektu – uzasadnienie kosztów - wysokość zastosowanych stawek jednostkowych (w wysokości odpowiadającej wysokości stawek wskazanej w Wytycznych); - jakie dokumenty będą służyły weryfikacji rzeczywistej realizacji każdego z zadań objętych stawką jednostkową. Powyższy zakres nie jest wymagany dla spełnienia kryterium, niemniej jednak z treści wniosku o dofinansowanie, w sposób niepozostawiający wątpliwości powinno wynikać, że beneficjent zamierza rozliczać projekt stawkami jednostkowymi. Należy jednak podkreślić, że w sytuacji, gdy – ani w części opisowej, ani w szczegółowym budżecie wniosku o dofinansowanie – nie znajdą się informacje o rozliczaniu kosztów bezpośrednich stawkami jednostkowymi, kryterium horyzontalne zostanie uznane za niespełnione. Uwaga! W przypadku, gdy projektodawca zobligowany jest do rozliczania kosztów bezpośrednich ryczałtem, a oceniający stwierdził, że w projekcie nie założono rozliczenia kosztów w oparciu o kwoty ryczałtowe/stawki jednostkowe, to nie dokonuje on sprawdzenia spełniania przez projekt ogólnych kryteriów merytorycznych (projekt zostaje odrzucony z powodu zaznaczenia przez oceniającego odpowiedzi „NIE” w części A Karty oceny merytorycznej (kryteria horyzontalne i dostępu) w pkt 8 lub pkt 9. 64 C. Ogólne kryteria merytoryczne Za stopień, w jakim wniosek spełnia ogólne kryteria merytoryczne w trakcie oceny merytorycznej, przyznawane będą oceny punktowe zgodnie z metodologią stosowania kryteriów wyboru projektów. Ocena merytoryczna wniosku na podstawie kryteriów merytorycznych będzie dokonywana metodą punktową, w oparciu o system wagowy zgodnie z Kartą Oceny Merytorycznej. Maksymalna liczba punktów za spełnianie ogólnych kryteriów merytorycznych wynosi 100. Ogólne kryteria merytoryczne dotyczą treści wniosku, wiarygodności i zdolności (w tym finansowej i instytucjonalnej) wnioskodawcy do podjęcia realizacji projektu oraz zasad finansowania projektów w ramach POKL. Ogólne kryteria merytoryczne mają charakter uniwersalny, tj. odnoszą się do wszystkich projektów realizowanych w ramach programu. Stosowane będą następujące ogólne kryteria merytoryczne: − jakości projektu • wskazanie problemu, na który odpowiedź stanowi cel główny projektu oraz opis sytuacji problemowej • wskazanie celu głównego i celów szczegółowych projektu w kontekście wskazanego problemu • adekwatność i założona do osiągnięcia wartość wskaźników pomiaru celów oraz źródła weryfikacji/pozyskania danych do pomiaru wskaźników i częstotliwości pomiaru • opis ryzyka nieosiągnięcia założeń projektu (dotyczy tylko projektów, których wnioskowana kwota dofinansowania jest równa albo przekracza 2 mln zł) • opis grupy docelowej (tj. osób i/lub instytucji, które zostaną objęte wsparciem) z punktu widzenia istotnych dla projektu cech • uzasadnienie wyboru grupy docelowej • sposób rekrutacji uczestników/uczestniczek projektu (w tym uwzględnienie zasady równości szans, w tym równości płci) • opis potrzeb, barier i oczekiwań uczestników /uczestniczek projektu oraz wskazanie wiarygodnych źródeł pozyskania danych o skali zainteresowania potencjalnych uczestników/uczestniczek planowanym wsparciem projektowym • trafność doboru zadań i opis zadań w kontekście osiągnięcia celów szczegółowych projektu, racjonalność harmonogramu zadań • opis produktów, które zostaną wytworzone w ramach realizacji zadań • opis stosowanej metodologii badania/kanałów informacyjnych i sposobu dotarcia do grup docelowych kampanii (dotyczy tylko projektów badawczych i informacyjno-promocyjnych) • opis sposobu, w jaki osiągnięcie celu głównego przyczyni się do osiągnięcia oczekiwanych efektów realizacji danego Priorytetu PO KL • wartość dodana projektu 65 − beneficjenta •doświadczenie projektodawcy/partnerów w realizacji podobnych przedsięwzięć •sposób zarządzania projektem •zaplecze techniczne oraz kadra zaangażowana w realizację projektu •działania, które będą prowadzone w celu oceny i monitoringu projektu i jego uczestników •uzasadnienie wyboru partnerów projektu i innych podmiotów (jeżeli dotyczy) •rola partnerów i innych podmiotów (jeżeli dotyczy) − finansowania projektu •niezbędność wydatków do realizacji projektu i osiągania jego celów •racjonalność i efektywność wydatków projektu (zgodnie z zasadą efektywnego zarządzania finansami, o której mowa w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL) •kwalifikowalność wydatków •zasadność poziomu kosztów zarządzania w kontekście specyfiki i okresu realizacji projektu oraz zgodność z limitem określonym w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL •prawidłowość sporządzenia budżetu projektu W przypadku złożenia przez wnioskodawcę kilku wniosków o dofinansowanie projektu należy zapewnić odpowiedni potencjał kadrowy i finansowy umożliwiający realizowanie kilku projektów równocześnie. W trakcie oceny merytorycznej zostaną również uwzględnione projekty, które wnioskodawca obecnie realizuje (pkt. 3.6 wniosku o dofinansowanie). D. Kryteria strategiczne Szczegółowe kryteria strategiczne dotyczą preferowania pewnych typów projektów, co w praktyce oznacza przyznanie spełniającym je wnioskom premii punktowej w trakcie oceny merytorycznej. Premia punktowa za spełnianie kryteriów strategicznych jest doliczana do końcowej oceny projektu tylko w sytuacji, gdy wniosek od każdego z dwóch oceniających albo od jednego z dwóch oceniających i trzeciego oceniającego uzyskał co najmniej 60 punktów, a także przynajmniej 60% punktów od każdego z dwóch oceniających albo od jednego z dwóch oceniających i trzeciego oceniającego w poszczególnych punktach oceny merytorycznej. Spełnianie kryteriów strategicznych nie jest obowiązkowe aby wniosek mógł zostać pozytywnie oceniony pod względem merytorycznym. Niespełnienie kryteriów strategi1cznych nie wyklucza uzyskania maksymalnej liczby punktów (100 pkt.) za spełnienie ogólnych kryteriów merytorycznych. Z uwagi na występowanie w niniejszym konkursie kryteriów strategicznych w trybie oceny merytorycznej każdy wniosek może otrzymać maksymalnie 130 punktów. W przypadku konkursu nr: 1/POKL/7.2.1/13 stosowane będą następujące kryteria strategiczne: 66 1. Grupę docelową w projekcie w przypadku projektów: − skierowanych do osób młodych w wieku 15-30 lat (pula środków nr 1) w minimum 50% stanowią osoby zamieszkujące (w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego) powiaty: kolneński i/lub suwalski i/lub sejneński i/lub wysokomazowiecki i/lub moniecki; − skierowanych do osób w wieku powyżej 50 r.ż. (pula środków nr 2) w minimum 50% stanowią osoby zamieszkujące (w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego) powiaty: kolneński i/lub suwalski i/lub sejneński i/lub hajnowski i/lub białostocki. Ocena spełnienia powyższego kryterium dokonywana będzie w oparciu o treść wniosku o dofinansowanie projektu. Wnioskodawca jest zobowiązany do przedstawienia wskazanej informacji we wniosku w sposób czytelny i nie budzący wątpliwości. Powyższe kryterium stosuje się do typu / typów operacji nr 1-10. Za spełnienie kryterium przyznawana będzie premia w wysokości 20 punktów. 2.Projekt realizowany jest w partnerstwie publicznych i niepublicznych podmiotów/instytucji pomocy i integracji społecznej, instytucji rynku pracy oraz przedsiębiorców. Ocena spełnienia powyższego kryterium dokonywana będzie w oparciu o treść wniosku o dofinansowanie projektu. Powyższe kryterium stosuje się do typu / typów operacji nr 1-10. Za spełnienie kryterium przyznawana będzie premia w wysokości 10 punktów. Ocena spełniania przez projekt kryteriów strategicznych będzie dokonywana w formie „0-1” tzn. „spełnia – nie spełnia”. Spełnienie kryterium strategicznego oznacza przyznanie określonej dla niego w Planie Działania wagi punktowej. Przyznane punkty nie będą uwzględniane przy wyliczaniu średniej arytmetycznej z dwóch ocen spełniania ogólnych kryteriów merytorycznych. Wnioski, które nie spełniają kryteriów strategicznych nie tracą punktów uzyskanych w ocenie merytorycznej. Szczegółowe zasady przyznawania premii punktowej zostały zawarte w dokumencie System Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 z dnia 10 września 2007 r. w ramach zmienionej części Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 28 czerwca 2013 r. (rozdział 6.5), dostępnym na stronie internetowej: www.efs.gov.pl. 6.4 Negocjacje 6.4.1 Przed zawarciem umowy o dofinansowanie projektu IOK zastrzega sobie możliwość podjęcia negocjacji z wybranymi podmiotami ubiegającymi się o dofinansowanie realizacji projektu, w celu wprowadzenia niezbędnych zmian do projektu. 6.4.2 Negocjacje mogą dotyczyć zarówno zakresu merytorycznego, jak i budżetu projektu, w tym wysokości kwoty dofinansowania Negocjacje budżetu powinny prowadzić do ustalenia wydatków na poziomie racjonalnym i efektywnym, w szczególności do zapewnienia zgodności 67 ze stawkami rynkowymi nie tylko pojedynczych wydatków, ale również łącznej wartości usług / towarów uwzględnionych w budżecie projektu lub całej wartości projektu. Negocjacje obligatoryjnie obejmują wszystkie kwestie wskazane przez oceniających w częściach D Kart oceny merytorycznej oraz kwestie wskazane przez przewodniczącego KOP (o ile przewodniczący KOP wskazał takie kwestie), w szczególności dotyczy to uwag dotyczących kategorii oceny IV Wydatki projektu zawartej w części B. Karty oceny merytorycznej. Propozycja dokonania zmian merytorycznych w treści wniosku i/lub zmian w budżecie projektu (w tym wysokości kwoty dofinansowania) zawarta jest w piśmie adresowanym do projektodawcy. 6.4.3 Projektodawca, któremu w wyniku oceny KOP przyznano niższą od wnioskowanej kwotę dofinansowania ze względu na zidentyfikowanie wydatków niekwalifikowalnych (nieuprawnionych, nieuzasadnionych lub zawyżonych w porównaniu ze stawkami rynkowymi), ma prawo podjąć negocjacje z IOK, o ile dysponuje istotnymi argumentami świadczącymi o prawidłowości swoich założeń budżetowych. Zmniejszenie wnioskowanej kwoty dofinansowania ustalone w wyniku oceny merytorycznej i negocjacji nie może być jednak wyższe niż 25% początkowej wartości projektu. W przypadku, gdy zmniejszenie wnioskowanej kwoty dofinansowania ustalone w wyniku negocjacji byłoby wyższe niż 25% początkowej wartości projektu IOK odstępuje od podpisania umowy o dofinansowanie projektu. 6.4.4 Negocjacje należy podjąć w terminie 5 dni roboczych od otrzymania pisma informującego o tym przypadku i muszą zostać zakończone w ciągu 20 dni roboczych od dnia rozpoczęcia negocjacji. Negocjacje prowadzi Dyrektor DEFS UMWP lub osoba przez niego upoważniona w formie pisemnej (w tym z wykorzystaniem poczty elektronicznej) i/lub ustnej (spotkanie obu stron). Z przeprowadzonych negocjacji ustnych sporządza się podpisywany przez obie strony protokół ustaleń. W przypadku prowadzenia negocjacji w formie pisemnej strony negocjacji (IOK i projektodawca) odnoszą się do pisemnego stanowiska drugiej strony w terminie 5 dni od terminu otrzymania tego stanowiska. 6.4.5 Jeśli w wyniku negocjacji zmieni się zakres merytoryczny projektu lub jego budżet będzie inny od pierwotnie wnioskowanego, wówczas projektodawca na wezwanie IOK i w określonym przez nią terminie, jednakże nie krótszym niż 5 dni roboczych (lub 10 dni roboczych w przypadku projektów przewidzianych do realizacji w partnerstwie) od zakończenia negocjacji, składa skorygowany (wyłącznie o ustalenia zawarte w protokole z negocjacji) wniosek o dofinansowanie (w pliku .xml oraz 2 egzemplarzach papierowych, tj. oryginał oraz kopia poświadczona za zgodność z oryginałem zgodnie ze sposobem określonym w dokumentacji konkursowej albo 2 oryginały). W przypadku zmiany wartości projektu, zmianie może ulec również wysokość kosztów pośrednich i/lub wartość cross-financingu. Niezłożenie w terminie poprawionego wniosku, złożenie wniosku o dofinansowanie skorygowanego niezgodnie z ustaleniami zawartymi w protokole z negocjacji, ze zmianami niewynikającymi z tych ustaleń lub innymi błędami upoważnia IOK do odstąpienia od podpisania umowy o dofinansowanie projektu, bez możliwości ponownej poprawy wniosku. 6.4.6 W przypadku przeprowadzenia spotkania negocjacyjnego, skutkującego brakiem wypracowania kompromisu lub niewystarczającą argumentacją po stronie projektodawcy, IOK może zdecydować o niepodpisaniu z nim umowy o dofinansowanie projektu. 68 6.4.7 W przypadku, gdy projektodawca, w wyniku prowadzonych negocjacji, rezygnuje z podpisania umowy o dofinansowanie lub rezygnuje z podjęcia negocjacji, pisemnie informuje o tym fakcie IOK i nie przysługuje mu prawo do złożenia protestu, o którym mowa w podrozdziale 6.5. Procedura odwoławcza i tym samym prawo do wniesienia skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego. 6.5 Procedura odwoławcza 6.5.1 W ramach procedury odwoławczej obowiązują dwa etapy: etap przedsądowy oraz etap sądowy, przy czym środki odwoławcze przysługują wyłącznie wnioskodawcom, których wnioski uzyskały ocenę negatywną zgodnie ze zmienionym brzmieniem art. 30b ust. 1 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. 6.5.2 Na poziomie PO KL ocena negatywna wniosku oznacza, że wniosek: w przypadku oceny formalnej: • nie spełnił któregokolwiek z kryteriów przedmiotowej oceny w przypadku oceny merytorycznej: • nie otrzymał minimum 60 punktów ogółem za spełnianie ogólnych kryteriów merytorycznych i/lub co najmniej 60% punktów w poszczególnych punktach oceny merytorycznej (zgodnie z systemem wagowym określonym w Karcie oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego PO KL, której wzór stanowi załącznik nr 8.5 do niniejszej Dokumentacji konkursowej) i/lub został odrzucony ze względu na niespełnienie kryteriów ujętych w części A Karty oceny merytorycznej; • otrzymał minimum 60 punktów ogółem za spełnianie ogólnych kryteriów merytorycznych i/lub co najmniej 60% punktów w poszczególnych punktach oceny merytorycznej (zgodnie z systemem wagowym określonym w Karcie oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego PO KL, której wzór stanowi załącznik nr 8.5 do niniejszej Dokumentacji konkursowej), ale nie został zakwalifikowany do dofinansowania ze względu na wyczerpanie puli środków przewidzianych w ramach danego konkursu (wniosek zarejestrowany w KSI jako zatwierdzony). 6.5.3 Zgodnie z art. 30b ust. 3 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju wyczerpanie w ramach konkursu środków, o których mowa w art. 29 ust. 2 pkt 3 ustawy, nie może stanowić wyłącznej przesłanki wniesienia protestu. 6.5.4 W ramach etapu przesądowego procedury odwoławczej wnioskodawcy przysługują dwa środki odwoławcze: protest i odwołanie. 6.5.5 Wnioskodawca może złożyć pisemny protest do Instytucji Organizującej Konkurs (IOK) w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia wnioskodawcy pisma informującego o negatywnych wynikach oceny jego projektu. Wniesienie protestu po terminie, do niewłaściwej instytucji, przez podmiot inny niż wskazany w art. 29 ust. 2 pkt 2 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, bez spełnienia wymogów określonych w art. 30b ust. 6 ustawy skutkuje jego pozostawieniem bez rozpatrzenia IOK w terminie przewidzianym na rozpatrzenie protestu informuje wnioskodawcę o pozostawieniu protestu bez rozpatrzenia wraz z podaniem przyczyny 69 oraz że wnioskodawcy nie przysługuje żaden dodatkowy środek odwoławczy przewidziany w programie oraz w ustawie. Wyjątek od powyższego stanowi art. 30i pkt 1 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Zgodnie z nim instytucja pozostawia protest bez rozpatrzenia, gdy na jakimkolwiek etapie postępowania w zakresie procedury odwoławczej alokacja na działanie lub priorytet zostanie wyczerpana, pouczając jednocześnie o możliwości wniesienia skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego na zasadach określonych w art. 30c ustawy. 6.5.6 Protest może dotyczyć zarówno oceny formalnej, jak i merytorycznej, a także sposobu dokonania oceny (w zakresie ewentualnych naruszeń proceduralnych). Protest podlega rozpatrzeniu w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia jego otrzymania przez IOK (data wpływu). Protest nie może służyć uzupełnieniu treści wniosku o dofinansowanie realizacji projektu i powinien odnosić się jedynie do treści zawartych we wniosku lub uwag dotyczących procedury oceny wniosku. Ewentualne dodatkowe informacje niewynikające z treści wniosku, a zawarte w proteście nie są brane pod uwagę przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego przy jego rozpatrywaniu, jako mające wpływ na dokonaną ocenę wniosku. Przedmiotem protestu nie powinno być także wnioskowanie o przyznanie określonej punktacji, gdyż procedura rozpatrywania środków odwoławczych w PO KL nie jest tożsama z ponowną oceną wniosku. 6.5.7 W przypadku negatywnego rozpatrzenia protestu wnioskodawca, w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji w tym zakresie, może skierować odwołanie do Instytucji Zarządzającej PO KL. Wniesienie odwołania po terminie, do niewłaściwej instytucji, przez podmiot inny niż wskazany w art. 29 ust. 2 pkt 2 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, bez spełnienia wymogów określonych w art. 30b ust. 6 ustawy skutkuje pozostawieniem go bez rozpatrzenia. IZ w terminie przewidzianym na rozpatrzenie odwołania informuje wnioskodawcę o pozostawieniu odwołania bez rozpatrzenia wraz z podaniem przyczyny oraz że wnioskodawcy nie przysługuje etap sadowy procedury odwoławczej. 6.5.8 Odwołanie podlega rozpatrzeniu w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia jego otrzymania przez IZ (data wpływu). 6.5.9 Zgodnie z art. 2 ust. 8 nowelizacji ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju w przypadku programów operacyjnych na lata 2007–2013 wnioskodawca może wnieść skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego po wyczerpaniu środków odwoławczych przewidzianych w programie tj. jedynie od negatywnego rozstrzygnięcia protestu i odwołania. Zastosowanie w tym zakresie ma art. 30 c ustawy. 6.6 Podpisanie umowy o dofinansowanie projektu 6.6.1 Podstawą zobowiązania Beneficjenta (Wnioskodawcy) do realizacji projektu jest umowa o dofinansowanie projektu (wzór stanowi załącznik nr 8.6 lub 8.7 do niniejszej Dokumentacji Konkursowej), której załącznikiem jest wniosek złożony do konkursu i wybrany do realizacji (z ewentualnymi zmianami wynikającymi z negocjacji). Podpisując umowę o dofinansowanie projektu ubiegający się o dofinansowanie zobowiązuje się realizować projekt zgodnie z zasadami określonymi w dokumencie System realizacji PO KL dostępnym na stronie internetowej: www.efs.gov.pl. 6.6.2 Projektodawca, który otrzymał pismo informujące go o możliwości przyjęcia wniosku do realizacji lub z pozytywnym dla siebie skutkiem zakończył negocjacje z IOK, na wezwanie IOK i w 70 określonym przez nią terminie, nie krótszym niż 5 dni od otrzymania przez niego informacji w tej sprawie, składa wszystkie wymagane dokumenty (załączniki) do umowy o dofinansowanie. 6.6.3 Przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu Instytucja Organizująca Konkurs w terminie, który zostanie wskazany w piśmie do wnioskodawcy nie krótszym niż 5 dni od jego otrzymania, będzie wymagać złożenia załączników wymienionych we wzorze umowy o dofinansowanie projektu (załącznik 8.6 lub 8.7) oraz dodatkowo: - Kopii statutu lub innego dokumentu stanowiącego podstawę prawną działalności wnioskodawcy potwierdzonej za zgodność z oryginałem. Powyższe dokumenty nie są wymagane od jednostek sektora finansów publicznych; - Odpis aktualny/ wyciąg/ zaświadczenie o wpisie do rejestru albo ewidencji właściwych dla formy organizacyjnej Wnioskodawcy (z okresu nie dłuższego niż 3 miesiące przed dniem otrzymania pisma o możliwości przyjęcia wniosku do realizacji), zawierające w szczególności dane: numer wpisu do ewidencji lub rejestru, nazwa organu ewidencyjnego/rejestrowego, numer NIP, numer REGON, siedziba, oznaczenie formy prawnej Wnioskodawcy oraz sposób jego reprezentacji ze wskazaniem osoby/osób uprawnionej/ych do reprezentacji, informację o przedmiocie działalności. W przypadku, gdy dane zawarte w ww. dokumentach nie mogą być zweryfikowane w oparciu o publiczne rejestry w ogólnodostępnych sieciach teleinformatycznych umożliwiających samodzielne pobieranie wydruków komputerowych mających moc zrównaną mocy dokumentów wydanych przez organ rejestrowy na podstawie odrębnych przepisów, Instytucja Pośrednicząca zastrzega sobie możliwość wezwania Wnioskodawcy do ponownego złożenia dokumentów potwierdzających ww. dane. IP dopuszcza możliwość złożenia kopii ww. dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione. - Pełnomocnictwa lub upoważnienia do reprezentowania wnioskodawcy (załącznik wymagany w przypadku, gdy wniosek jest podpisywany przez osobę/y nieposiadającą/e statutowych uprawnień do reprezentowania wnioskodawcy lub gdy z innych dokumentów wynika, że uprawnionymi do podpisania wniosku są łącznie co najmniej 2 osoby); - Potwierdzonej za zgodność z oryginałem kopii umowy partnerskiej (lub porozumienia) (o której mowa w punkcie 4.6.9 niniejszej Dokumentacji konkursowej), podpisanej przez strony i zweryfikowanej przez osobę do tego uprawnioną, np. radcę prawnego, zawartej w przypadku wniosku o dofinansowanie projektu składanego w partnerstwie; - Oświadczenia o wyborze formy rozliczania projektu, którego wzór stanowi załącznik 8.10 do niniejszej Dokumentacji konkursowej: - • wydruku z ewidencji księgowej zgodnie z Wymaganiami w odniesieniu do informatycznego systemu finansowo - księgowego (załącznik nr 5 do umowy o dofinansowanie projektu), • tabeli zawartej w załączniku nr 1 do Wniosku o płatność; Informacji na temat rachunku bankowego specjalnie wyodrębnionego na potrzeby projektu, którego wzór stanowi załącznik 8.18 do niniejszej Dokumentacji konkursowej; 71 - Oświadczenia o niekaralności karą zakazu dostępu do środków o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 1 i 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (m.in. środków pochodzących z funduszy strukturalnych) – dotyczy zarówno Beneficjenta jak i Partnera/Partnerów (wzór stanowi załącznik 8.15 do niniejszej Dokumentacji konkursowej) UWAGA: Załączniki wymienione w treści umowy o dofinansowanie projektu wymagane są wyłącznie od lidera, z wyjątkiem Oświadczenia o kwalifikowalności VAT, które powinno zostać złożone zarówno przez lidera, jak i wszystkich partnerów uczestniczących w realizacji projektu. Wnioskodawca podpisujący Oświadczenia o kwalifikowalności VAT zobowiązuje się do zwrotu podatku VAT, jeżeli zaistnieją przesłanki umożliwiające jego odzyskanie. 6.6.4 Niezłożenie dokumentacji w wyznaczonym terminie oznacza rezygnację z ubiegania się o dofinansowanie i IOK może odstąpić od podpisania umowy z projektodawcą. 6.6.5 Umowa o dofinansowanie projektu może być zawarta pod warunkiem otrzymania przez IOK z Ministerstwa Finansów pisemnej informacji, że dany projektodawca oraz wskazany/-ni we wniosku o dofinansowanie partner/-rzy (o ile projekt jest realizowany w partnerstwie i jednocześnie zawiera przepływy finansowe pomiędzy projektodawcą a partnerem/-ami) nie podlega/ją wykluczeniu, o którym mowa w art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). W przypadku, gdy z informacji przekazanej IOK przez Ministerstwo Finansów wynika, że dany projektodawca lub wskazany/-ni we wniosku o dofinansowanie partner/-rzy (o ile projekt jest realizowany w partnerstwie i jednocześnie zawiera przepływy finansowe pomiędzy projektodawcą a partnerem/-ami) podlega/-ją wykluczeniu, o którym mowa w art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) IOK odstępuje od podpisania umowy o dofinansowanie projektu z tym projektodawcą lub – w przypadku informacji o wykluczeniu partnera – i o ile to zasadne w indywidualnym przypadku, IOK może podpisać umowę o dofinansowanie projektu po zmianie projektu (zmianie wykluczonego partnera). 6.6.6 Każdy załącznik będący kopią oryginalnego dokumentu powinien być poświadczony za zgodność z oryginałem (zgodnie ze sposobem wskazanym w dokumentacji konkursowej, w pkt 5.1.8). 6.6.7 W terminie 10 dni od daty wpływu do IOK wszystkich wymaganych poprawnie sporządzonych załączników, IOK dokonuje ich weryfikacji i przesyła projektodawcy (za potwierdzeniem odbioru) opatrzone parafami na każdej stronie dwa egzemplarze umowy o dofinansowanie projektu z prośbą o ich opatrzenie parafami na każdej stronie i podpisanie przez upoważnioną/e osobę/y reprezentującą/e projektodawcę oraz odesłanie33. Projektodawca w terminie 3 dni od daty otrzymania wysłanych przez IOK dwóch egzemplarzy umowy o dofinansowanie odsyła do IOK (za potwierdzeniem odbioru) dwa egzemplarze umowy o dofinansowanie opatrzone parafami na każdej stronie i podpisane przez upoważnioną/e osobę/y reprezentującą/e projektodawcę. Po otrzymaniu podpisanych przez beneficjenta egzemplarzy umowy, 33 Termin przesłania projektodawcy może ulec przesunięciu w związku z koniecznością ustalenia z nim innej niż weksel in blanco form (formy) ustanawianego przez niego zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie projektu. 72 upoważniony przedstawiciel IOK w terminie 3 dni podpisuje oba egzemplarze umowy i odsyła niezwłocznie (za potwierdzeniem odbioru) jeden egzemplarz do beneficjenta. Za datę podpisania umowy uznaje się wówczas dzień podpisania umowy przez przedstawiciela IOK. Podpisanie umowy jest również możliwe w siedzibie IOK. 6.7 Zabezpieczenie realizacji umowy 6.7.1 Środki na realizację projektu są wypłacane beneficjentowi w formie zaliczki po ustanowieniu i wniesieniu przez beneficjenta zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie projektu. Z powyższego obowiązku zwolnione są jednostki sektora finansów publicznych, fundacje, których jedynym fundatorem jest Skarb Państwa oraz Bank Gospodarstwa Krajowego na podstawie art. 206 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 6.7.2 Zabezpieczeniem prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu – w przypadku, gdy wartość dofinansowania przyznanego w umowie nie przekracza 10 mln PLN – jest złożony przez beneficjenta w terminie wskazanym w umowie weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową. 6.7.3 W przypadku, gdy beneficjent podpisał z daną instytucją kilka umów o dofinansowanie projektów (w ramach PO KL), które są realizowane równolegle w czasie34, dla których łączna wartość dofinansowania nie przekracza 10 mln PLN – zabezpieczeniem dla każdej z tych umów jest złożony przez beneficjenta w terminie wskazanym w umowie weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową. Jednocześnie w sytuacji, w której zakończenie realizacji jednego z projektów skutkuje zmniejszeniem wartości łącznej dofinansowania poniżej 10mln PLN, dopuszczalna jest zamiana przyjętej formy zabezpieczenia na weksel in blanco w trakcie realizacji projektu. 6.7.4 Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu, gdy wartość dofinansowania przekracza 10 mln PLN. W przypadku, gdy wartość dofinansowania przekracza kwotę 10 mln PLN, wówczas zabezpieczenie ustanawiane jest w jednej lub kilku z wymienionych poniżej form: − pieniądz; − poręczenie bankowe lub poręczenie spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym; − gwarancja bankowa; − gwarancja ubezpieczeniowa; − poręczenie udzielane przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007r. Nr 42, poz.275); − weksel z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowokredytowej; − zastaw na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego; 34 Projekty realizowane równolegle w czasie, to projekty, których okres realizacji nakłada się na siebie. 73 − zastaw rejestrowy na zasadach określonych w przepisach o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów; − przewłaszczenie rzeczy ruchomych beneficjenta na zabezpieczenie; − hipoteka wraz z cesją praw z polisy ubezpieczenia nieruchomości będącej przedmiotem hipoteki: − poręczenie według prawa cywilnego. Wyboru form zabezpieczenia, wymaganych od Beneficjenta (Projektodawcy) w przypadku projektów, w których kwota dofinansowania przekracza 10 000 000,00 PLN, dokonuje Beneficjent (Projektodawca) w porozumieniu z Instytucją Pośredniczącą. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju Regionalnego w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność, w przypadku projektów, w ramach których dofinansowanie przekracza 10 mln zł, zabezpieczenie ustanawiane jest w wysokości co najmniej równowartości najwyższej transzy zaliczki wynikającej z umowy o dofinansowanie projektu. 6.7.5 Instytucja Pośrednicząca zwraca beneficjentowi dokument stanowiący zabezpieczenie umowy na pisemny wniosek beneficjenta po ostatecznym rozliczeniu umowy o dofinansowanie projektu, tj. po zatwierdzeniu końcowego wniosku o płatność w projekcie oraz – jeśli dotyczy – zwrocie środków niewykorzystanych przez beneficjenta zgodnie z Informacją o weryfikacji wniosku o płatność końcową. W związku z powyższym zabezpieczenie prawidłowej realizacji projektu będzie pokrywać okres realizacji projektu oraz okres ostatecznego rozliczenia. 6.7.6 Szczegółowe informacje na temat wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki określa System Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 z dnia 10 września 2007 r., w ramach zmienionej części Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 24 grudnia 2012 r. (rozdział 1) oraz Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. Nr 223, poz. 1786). Dokumenty te dostępne są na stronie internetowej: www.efs.gov.pl. VII. Kontakt Dodatkowych informacji dla ubiegających się o dofinansowanie udziela Instytucja Organizująca Konkurs: Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego; Departament Europejskiego Funduszu Społecznego, ul. Poleska 89, 15-874 Białystok •Punkt Informacji, pok. 020 (parter) tel. 085 66 54 233/228 e-mail: [email protected]; [email protected] 74 •Referat Wdrażania Działań PO KL Wspierających Integrację Społeczną, pok. 111, 112, 113, 114 (I piętro), tel. 085 65 48 254/281/273/258/259/251/288/283 e-mail: [email protected]; [email protected] VIII. Załączniki do dokumentacji 8.1. Wzór wniosku o dofinansowanie projektu 8.2. Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu 8.3. Lista sprawdzająca poprawność wypełnienia wniosku o dofinansowanie 8.4. Karta oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu 8.5. Karta oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu 8.6. Wzór umowy o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami 8.7. Wzór umowy o dofinansowanie projektu – rozliczanego w oparciu o kwoty ryczałtowe. 8.8. Wzór umowy partnerskiej 8.9. Wzór wniosku o płatność wraz z instrukcją wypełniania 8.10. Oświadczenie o wyborze formy rozliczania projektu 8.11. Wymierzanie korekt finansowych za naruszenie prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE. 8.12. Wytyczne dotyczące określania korekt finansowych za naruszenie zasady konkurencyjności dla wydatków współfinansowanych z EFS. 8.13. Harmonogram dla konkursu otwartego. 8.14. Potwierdzenie złożenia wniosku o dofinansowanie. 8.15. Oświadczenie o niekaralności karą zakazu dostępu do środków o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 1 i 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (m.in. środków pochodzących z funduszy strukturalnych). 8.16. Sposób pomiaru efektu zatrudnieniowego w projekcie. 8.17. Informacja o wykonaniu wskaźnika efektywności zatrudnieniowej. 8.18. Informacja o numerze rachunku bankowego. 8.19. Szczegółowe zasady realizacji wybranych form wsparcia w ramach Poddziałania 7.2.1 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 – 2013. 8.20. Ranking zawodów deficytowych i nadwyżkowych w woj. podlaskim w 2012 r. 8.21. Podlaska Mapa Zawodów i Kwalifikacji, Wojewódzki Urząd Pracy w Białymstoku, Białystok 2012 r. 8.22. Errata do Podlaskiej Mapy Zawodów i Kwalifikacji, Wojewódzki Urząd Pracy w Białymstoku, Białystok 2012 r. 75