Pobierz tekst - Selene Consulting

Ankieta samooceny funkcjonowania kontroli zarządczej
w jednostce – Zbędny obowiązek czy przydatne
narzędzie?
Wielu kierowników jednostek zadaje sobie pytanie czy samoocena
faktycznie jest przydatnym narzędziem, czy zbędnym obowiązkiem.
Przede wszystkim należy pamiętać, że samoocena jest w dużym stopniu
ważnym elementem kontroli zarządczej ze względu na możliwość
zidentyfikowania ryzyk/ problemów w jednostce, które należy zniwelować.
Samoocena kontroli zarządczej powinna zostać przeprowadzona w
obszarze jednostki, która z różnych przyczyn nie praktykuje audytu
zewnętrznego oraz w sposób mało efektywny, dokonuje kontroli
wewnętrznej. W związku z tym, na potrzebę samooceny kontroli
zarządczej należy stworzyć ankietę, która skierowana jest do pracowników
i kadry kierowniczej pracującej w obrębie danej jednostki. Ankieta jest
niezastąpiona w diagnozie charakterystyki, poznaniu istniejących faktów
oraz opinii badanej grupy ludzi.
Należy pamiętać, że wprowadzenie procesu samooceny w Jednostce
niesie za sobą pewne korzyści ale również zagrożenia. Niewątpliwe jest, iż
dzięki samoocenie pracownicy w większym stopniu uczestniczą w procesie
kontroli zarządczej, co pozwolą na jej zrozumienie. Pracownicy, którzy
biorą udział w doskonaleniu tego systemu, chociażby poprzez samoocenę
w dużym stopniu dają szansę na lepsze funkcjonowanie jednostki.
Samoocena ma wpływ na relacje między pracownikami a kadrą
zarządzającą. Sposób przeprowadzania samooceny jest decyzją
kierownika jednostki, nie mniej jednak zaleca się przeprowadzenia tzw.
„burzy mózgów”. Otwarta dyskusja sprzyja przedyskutowaniu
najważniejszych zagadnień i umożliwia łatwiejsze i rzeczywiste
zidentyfikowanie ryzyka. Ze względu na fakt, iż nie w każdej jednostce jest
możliwość przeprowadzenia dyskusji, drugim sposobem jest
rozdanie/rozesłanie ankiet osobiście lub drogą elektroniczną. W tym
przypadku nie mamy pewności, iż pracownicy rzetelnie wypełnili ankiety
nie mniej jednak w większym stopniu pozwolą uzyskać informację o tym
co myślą pracownicy i w jakim stopniu kontrola zarządcza funkcjonuje w
jednostce. Dla osiągnięcia wyczerpującej wiedzy badanego środowiska
konieczne jest umożliwione wyrażenia własnej opinii, sugestii,
zastrzeżeń lub propozycji dotyczących opiniowanych tematów.
Korzyścią samooceny jest również skuteczniejszy audyt wewnętrzny.
Audytor ma w takim przypadku możliwość rozeznania się w jakich
obszarach kontrola zarządcza nie funkcjonuje w stopniu wystarczającym.
[Wybierz datę]
Każde działanie niesie za sobą pewne korzyści ale również konsekwencje.
W przypadku wprowadzenia systemu samooceny w jednostce
kierownik jednostki musi liczyć się również z ryzykiem jakie przyniesie
wprowadzenie tego systemu. Minusem jest na pewno fakt, iż wyniki
kwestionariuszy/ankiet mogą być niewiarygodne – co nie pozwoli w
rzeczywistości ocenić faktycznego stanu funkcjonowania kontroli
zarządczej w jednostce. W związku z tym, wielu pracowników skłania się
do udzielania odpowiedzi „oczekiwanych”, a nie szczerych. W mniejszych
jednostkach zagrożenie to jest wysokie ze względu na obawę pracowników
przed zidentyfikowaniem osoby wypełniającej ankietę. Mimo
występujących zagrożeń z zakresu samooceny kontroli zarządczej
nie należy rezygnować z jej przeprowadzania, ponieważ zagrożenia
te można zminimalizować do poziomu akceptowalnego. Zaleca się
wybranie koordynatora samooceny, który posiada odpowiednią wiedzę i
umiejętności z zakresu kontroli zarządczej; pracownicy powinni być
przeszkoleni z tego zakresu w celu zrozumienia systemu kontroli
zarządczej – umożliwi to bardziej wiarygodne wyniki z przeprowadzonej
samooceny; do przeprowadzenia samooceny powinno wybierać się
pracowników, których faktycznie dotyczy problem z jej funkcjonowaniem
w danym obszarze itp.
W momencie pozyskania informacji zwrotnej zapisanej w
kwestionariuszu ankiety zostają zsumowane, a jej wyniki poddane
obszernej analizie. Analiza ankiet jest metodą wykorzystywaną do pomiaru
opinii publicznej w zakresie analizowanego problemu poprzez interpretację
słowną i/lub graficzną zebranego materiału. Przy wykorzystaniu wykresów
słupkowych, kołowych, diagramów oraz za pomocą zestawienia danych w
tabelach jest przeprowadzana szczegółowa analiza każdego pytania
zawartego w formularzu ankiety. Kolejnym krokiem jest skumulowanie
otrzymanych analiz na potrzebę ogólnego zobrazowania istniejącego
stanu danej jednostki.
Kierownik jednostki, który chce usprawnić w niej funkcjonowanie kontroli
zarządczej nie powinien mieć wątpliwości, iż ankiety samooceny są
przydatnym narzędziem.
1
[Wybierz datę]
Cezary Stanek – ekspert z zakresu kontroli
zarządczej i ochrony danych osobowych,
wykładowca, audytor.
Wieloletni praktyk z kontroli zarządczej oraz
specjalista w zakresie postępowania
z ryzykiem, a w szczególności identyfikacji
ryzyka w administracji samorządowej
oraz ocenie prawidłowości i skuteczności zastosowanych
środków w zakresie ochrony przetwarzanych danych
osobowych.
Absolwent Wyższej Szkoły Ekonomii i Administracji na kierunku
Administracja Samorządowa oraz Podyplomowych Studiów Ochrony
Danych Osobowych Wydział Prawa i Administracji Uniwersytetu
Łódzkiego. Administrator Bezpieczeństwa Informacji, specjalista w
zakresie ochrony danych osobowych oraz ekspert KRI.
Pasjonat wdrożeń systemów zarządzania oraz dostosowywania
procedur by były użyteczne i proste. Wdrożeniowiec systemy
ograniczającego odpowiedzialność dla administratorów danych oraz
pracowników – Kryptos24.
Inne umiejętności:
• audytor wewnętrzny systemów zarządzania bezpieczeństwem,
• główny specjalista bezpieczeństwa i higieny pracy,
Zapraszam do odwiedzenia naszej strony www.eszkolenie.eu
SELENE CONSULTING
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, Spółka Komandytowa
Aleja Józefa Piłsudskiego 10a
44-335 Jastrzębie-Zdrój
tel.: 665-242-474
e-mail: [email protected]
2