Od koncepcji do sukcesu – droga do własnego ERP

69462055-4770-43ee-af23-332c9467e23e
NARZĘDZIA INFORMATYCZNE
Od koncepcji do sukcesu
– droga do własnego ERP
Marcin Puchlik
konsultant wdrożeniowy SAP w firmie Business Partners eXcellence
Sp. z o.o.; młodszy asystent ds. controllingu w FINEUS balance & control;
Pytania: [email protected]
Niemal każdy zdaje sobie sprawę
z banalności stwierdzenia
mówiącego, że celem strategicznym
wdrożenia systemu ERP
jest poprawa konkurencyjności firmy
i jej dalszy rozwój. Jednak w praktyce
wdrożeniowej ten „banał”
bardzo często przeradza się
w ogromne kłopoty. Dlaczego?
miany, jakie powoduje wdrożenie systemu
ERP, to nie tylko reorganizacja (a czasem
i rewolucja) w infrastrukturze informatycznej.
Często jest to także zmiana filozofii funkcjonowania całej firmy.
Wielu firmom świadomość tego faktu znika
z pola widzenia, a warto o tym pamiętać nie tylko w chwili dojrzewania decyzji o rozpoczęciu
poszukiwań systemu, ale i później, w trakcie samego wdrożenia i po starcie produktywnym systemu. Tylko wtedy mamy szanse na osiągnięcie
zamierzonych korzyści. Zanim jednak do tego
dojdzie, trzeba przełożyć strategię na taktykę,
czyli odpowiedzieć sobie na kilka istotnych pytań
i rozważyć szereg istotnych kwestii. Poniżej, krótkie omówienie najważniejszych z nich.
Z
Jak zacząć
Każda firma stosuje jakiś system informatyczny,
który obejmuje przynajmniej podstawowe obszary
działalności, takie jak: rachunkowość, sprzedaż czy
stany magazynowe. Jednak aby dotrzymać kroku
zmianom na rynku, takie wybiórcze podejście do
informatyki w firmie od bardzo dawna już nie wystarcza. Praktycznie każda duża firma i coraz więcej małych oraz średnich inwestuje w systemy zintegrowane klasy ERP (skrót od angielskiego terminu Enterprise Resources Planning), obejmujące
swoim funkcjonalnym zasięgiem większość, jeśli
nie wszystkie, kluczowych procesów biznesowych:
finanse, sprzedaż, produkcję, gospodarkę magazynową i materiałową, HR i wiele innych.
Menedżerowie kupują te systemy dlatego, że
chcą ograniczać koszty, zwiększać przychody,
44
www.controlling.infor.pl
NARZĘDZIA INFORMATYCZNE
zwiększać efektywność wykorzystania posiadanych zasobów i... w tym miejscu każdy menedżer
mógłby przedstawić swoją listę powodów. Przypadek każdej firmy jest inny, ale jest kilka kroków
na drodze do efektywnego wdrożenia systemu
ERP, których pominięcie zwiększa ryzyko porażki.
UWAGA
Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie biznesowego celu wdrożenia. Ważne jest, aby nasz cel pokrywał się z celami strategicznymi firmy. Należy
też pamiętać, iż nie można bagatelizować tego
procesu, gdyż ma on wpływ na pozostałą część
całego przedsięwzięcia. Wszelkie błędy i zaniechania popełnione na tym etapie sprawiają,
iż pomimo udanego wdrożenia systemu pod
względem technicznym nie będzie on spełniał
pokładanych w nim wymagań biznesowych.
Jednym z podstawowych założeń podczas definiowania takiego celu jest jego mierzalność. Ważne
jest, aby był on w taki sposób zdefiniowany, aby
później możliwe było sprawdzenie efektywności
wdrożonego systemu. Niestety, w wielu przypadkach określenie tego typu profitów jest niezwykle
trudne. Czasami bierze się to z pozaekonomicznych
powodów wdrożenia, które jest wynikiem... np. odgórnych decyzji zagranicznej centrali firmy lub instytucji współpracujących, a czasami z braku odpowiednich kompetencji po stronie nabywcy i dostawcy. Chodzi tu oczywiście o kompetencje związane
z umiejętnością określenia zwrotu z inwestycji
w system klasy ERP. Obecnie, dobrze prosperujące
firmy wdrożeniowe świadczą już usługi polegające
na analizie firmy i pomocy w doborze odpowiedniego systemu jako oddzielny element oferty.
Warto zatem poświęcić trochę czasu (nawet
kosztem przesunięcia w harmonogramach wdrożenia) na znalezienie partnera, który nie tylko ma
ciekawą ofertę cenową, kolorowe prezentacje i długą listę referencji, ale także potrafi pomóc nam
oszacować wskaźniki ROI dla proponowanego rozwiązania IT. Badanie obecnego położenia pomoże
uniknąć sytuacji, w której zakupiony system ERP,
lub jego poszczególne moduły, nie będą adekwatne
do potrzeb firmy związanych z tym systemem.
Jak analiza zwrotu z inwestycji w system ERP
wygląda w praktyce? Celem takiej analizy jest identyfikacja tych obszarów, w których są ukryte potencjalne korzyści związane np. z rentownością, rotacją produktów czy zarządzaniem należnościami. Za-
zwyczaj jest to dosyć skomplikowany proces, w którym klient dostarcza szeregu informacji o swojej firmie. Chodzi tu o różnego rodzaju dane ilościowe,
finansowe i wartości wskaźników ekonomicznych.
W oparciu o takie dane i za pomocą specjalnych
narzędzi IT wyliczana jest wielkość zysku z wdrożenia, a w obliczeniach uwzględniane są oczywiście
koszty zakupu licencji i usług wdrożeniowych dostawcy systemu. Otrzymane wyniki nie dają 100%
gwarancji, że właśnie tak będzie wyglądać firmowa
rzeczywistość po zakończeniu prac konsultantów.
W trakcie wdrożenia może dojść do wielu różnych i nieprzewidywanych sytuacji typu załamanie/poprawa koniunktury, utrata/pozyskanie znaczących kontrahentów itp. Wyniki analizy siłą
rzeczy nie uwzględniają takich zjawisk, a jedynie
obrazują nam one hipotetyczną sytuację, jaka
miałaby miejsce na dzień zakończenia analizy. To
jednak wystarcza, aby w sposób mierzalny określić cel wdrożenia systemu ERP.
Przed rozpoczęciem analizy należy pamiętać,
iż jej wyniki niekoniecznie będą optymistyczne.
Jeżeli w jej trakcie okaże się, że system nie będzie przynosił wymiernych efektów, nie powinno
się go wdrażać. W takiej sytuacji należy sprawdzić, czy jest możliwe przemodelowanie naszych
procesów biznesowych do takiej postaci, w której
wykorzystanie systemu ERP nie spowoduje dodatkowych obciążeń dla naszej działalności.
Dostawca sam sobie nie poradzi
Kiedy dokonamy już wyboru firmy wdrożeniowej,
a wyniki analizy rentowności inwestycji są dla obu
stron satysfakcjonujące, rusza cała „maszyna” związana z technicznymi i technologicznymi aspektami
wdrożenia. Na tym etapie ważne jest, aby specjalnie do tego projektu została stworzona w firmie
grupa składająca się z osób odpowiedzialnych
wyłącznie za poszczególne elementy tego procesu.
Nie ma możliwości scedowania procesu wdrożeniowego tylko na zewnętrzną firmę. Owszem,
doświadczenie konsultantów jest zwykle duże,
ale nikt nie zna specyfiki danej firmy tak dobrze
jak jej pracownicy.
Metodologia wdrożenia
Kolejnym ważnym krokiem jest wybór metody
wdrożenia. Wybrana metodologia określa poszczególne etapy oraz czynności, jakie będą musiały
być wykonane podczas faktycznego wdrożenia.
Najlepiej gdy wybierze się metodę, która opiera
się na sprawdzonych, solidnych podstawach i która
Controlling nr 1, styczeń 2011
45
NARZĘDZIA INFORMATYCZNE
została już skutecznie wykorzystana w innych firmach. Metoda obejmuje działania od przygotowania
projektu do fazy testowania wdrożonego systemu.
Jest ona narzędziem, które syntetyzuje i wspomaga
pracę wszystkich osób biorących udział we wdrożeniu. Jest ona planem działania, w którym każdy
uczestnik procesu ma opisaną funkcję, zadania oraz
uprawnienia, jakie posiada w procesie wdrażania.
Przewiduj zagrożenia
Przebieg samego wdrożenia może być różny i zależy od wybranej metody, zasobów przeznaczonych na wdrożenie, kompetencji firmy wdrożeniowej, zaangażowania zespołu po stronie klienta itp. Wpływ na przebieg projektu mogą mieć
także czynniki zewnętrzne, o czym była mowa
przy okazji przybliżania specyfiki analizy rentowności inwestycji w system ERP. Wprawdzie nie
można ich wszystkich przewidzieć ze 100-proc.
pewnością, ale można przygotować się na ich pojawienie. To pozwoli szybko i sprawnie uwzględnić ich wpływ na przebieg prac.
W początkowych fazach projektu dobrym rozwiązaniem jest stworzenie wraz z firmą wdrożeniową listy potencjalnych szans i zagrożeń, jakie
istnieją w danej firmie oraz w jej otoczeniu, a następnie przygotowanie najlepszych rozwiązań. Pozwoli to zmniejszyć ryzyko wszelkiego rodzaju
opóźnień w przebiegu wdrożenia.
Szkolenia użytkowników
Ten element projektu wdrożeniowego jest niezbędny, aby w kolejnym etapie, czyli testowaniu
zaimplementowanego systemu, użytkownicy wiedzieli, jak go obsługiwać. W tej fazie będzie można wyczuć, czy pracownicy firmy są dobrze przeszkoleni w zakresie zadań, jakie będą wykonywać na wdrożonym systemie. Poznamy także ich
podejście do całego projektu.
Obok technicznego aspektu efektywnego wdrożenia wpływ na skuteczność działania systemu
ma stosunek pracownika do zaistniałych zmian,
czyli potocznie określane „miękkie” wdrożenie.
Jeżeli w początkowych fazach projektu nie uda
się przekonać pracowników do zasadności całej
inwestycji, istnieje ryzyko, że nie osiągnie się
maksymalnych wyników.
Wprawdzie na potrzeby niniejszego artykułu wspominam o tym dopiero teraz, jednak pamiętajmy,
aby pozyskanie przychylności pracowników rozpocząć
zaraz po zakończeniu analizy przedwdrożeniowej
(o ile jej wyniki uzasadniają rozpoczęcie wdrożenia).
46
Start produktywny
Jeżeli testowanie systemu zostało zakończone, nie
pozostaje nic innego, jak dokonać startu produktywnego, czyli zacząć wykorzystywać wdrożony
system w codziennym funkcjonowaniu firmy.
UWAGA
Wcześniej jednak bardzo ważne jest poprawne
przeniesienie danych do systemu. Aby zrobić to
jak najsprawniej, powinno się stworzyć specjalny
harmonogram, który będzie zawierał nie tylko
kolejność danych wprowadzanych do systemu,
ale i listę osób odpowiedzialnych za poszczególne
dane wraz z terminem wykonania.
Niewielkie problemy, jakie mogą się pojawić
w tej fazie, powinny być rozwiązane przez firmę
wdrożeniową.
Co z pomocą po wdrożeniu
Dzisiaj praktycznie każdy dostawca systemów IT
różnej klasy oferuje usługi wsparcia powdrożeniowego. Mogą one obejmować takie usługi, jak:
nadzór nad pracą systemu, jego optymalizacja
(tzw, tuning), pomoc w obsłudze przez użytkowników itp. Wielu dostawców oferuje ten element
w cenie wdrożenia, podając różnej długości okresy, w których służy takim wsparciem.
Długość tego okresu, jak też zakres świadczonych wówczas usług może być jednym z czynników determinujących wybór firmy wdrożeniowej.
Warto zwrócić na ten element oferty znaczną
uwagę i zastanowić się nad rozszerzonymi wariantami wsparcia. W naszej praktyce wdrożeniowej obserwowaliśmy wiele przypadków firm, które szukały oszczędności na tym etapie i niestety,
pierwotne oszczędności okazywały się bardzo iluzoryczne.
Wnioski
Wdrożenie systemu ERP jest jedną z najważniejszych decyzji w funkcjonowaniu firmy. Niezależnie od branży nabywcy, zawsze zmienia nie tylko podstawy informatyczne, ale wpływa również
na sposób jej zarządzania oraz funkcjonowania
procesów biznesowych.
Dobrze wybrany i wdrożony system na pewno
przyczyni się do ewolucji oraz rozwoju firmy.
Aby tak się stało, starajmy się pamiętać o poruszonych tutaj kwestiach.
www.controlling.infor.pl