Analiza przypadku: Burner Systems International

Analiza przypadku:
Burner Systems
International
Optymalizacja współpracy
wewnątrzfirmowej dzięki
systemowi do zarządzania
danymi produktów (PDM)
© Tech-Clarity, Inc. 2009
Charakterystyka firmy
W tym dokumencie omówiono doświadczenia firmy produkcyjnej Burner Systems
International (BSI). Wdrożenie systemu do zarządzania danymi produktów (PDM)
miało na celu usprawnienie procesów inżynieryjnych i przyspieszenie tworzenia
nowych produktów. W rozmowie z Tech-Clarity Tim Frost, wiceprezes Burner
Systems ds. globalnego rozwoju produktów, ujawnił, że BSI z powodzeniem
wdrożyła program mający na celu zwiększenie kontroli nad danymi o produktach,
poprawę współpracy między działem inżynieryjnym a pozostałymi działami oraz
przyspieszenie wprowadzania nowych produktów na rynek. Zanim jednak opiszemy
scenariusz biznesowy, przyjrzyjmy się samej firmie Burner Systems.
BSI to międzynarodowy podmiot mający zakłady produkcyjne w Stanach
Zjednoczonych, Meksyku, Francji, Turcji i Anglii, a także biura projektowe w
Stanach Zjednoczonych, Francji i Meksyku. Produkuje części, podzespoły i całe
systemy dla sektora urządzeń gazowych: od prostych rur giętych do
skomplikowanych układów sterujących. Firma rozwinęła się dzięki wielu przejęciom.
Obecnie obsługuje producentów OEM z tego sektora na całym świecie. BSI jest
jednym z pionierów wykorzystywania modelowania bryłowego i dysponuje własnym
oprogramowaniem CAD 3D. W momencie inicjowania programu w niektórych
działach firmy był wykorzystywany starszy system zarządzania danymi produktów
PDM, który jednak nie nadążał za rozwojem przedsiębiorstwa.
Scenariusz
Firma Burner Systems musiała zmierzyć się z problemem typowym dla małych i
średnich producentów. Podobnie jak wiele firm tej wielkości, konkuruje szybkością
reakcji na potrzeby klientów. Nacisk rywali i oczekiwania wytwórców OEM
chcących corocznie unowocześniać swoją ofertę sprawiają, że czas wprowadzania
produktów na rynek ma kluczowe znaczenie. „Rynek, na którym działamy, jest bardzo
konkurencyjny. Musieliśmy znacznie przyspieszyć proces tworzenia nowych
produktów”, wyjaśnia Frost. „Szybkie wprowadzanie nowych wyrobów jest niezwykle
ważne. Mamy wielu konkurentów, a producenci OEM cały czas szukają czegoś
nowego. Musimy unowocześniać nasze produkty, jeśli w ogóle chcemy utrzymać
dotychczasowych klientów”.
Rynek, na którym działamy, jest bardzo konkurencyjny. Musieliśmy znacznie
przyspieszyć proces tworzenia nowych produktów.
Tim Frost, wiceprezes ds. globalnego rozwoju produktów, BSI
Zastosowanie technik modelowania bryłowego pomogło poprawić efektywność
i szybkość procesu projektowania, ale zwiększyło również jego złożoność. Rysunki
mogą mieć nieograniczoną liczbę plików bazowych, co automatycznie powoduje
znaczne utrudnienia porządkowe. Zarządzanie ogromnym wolumenem plików
umieszczonych na lokalnych dyskach/w udostępnionych folderach oraz relacjami
między nimi jest bardzo skomplikowane. Jak wyjaśnia Frost: „Przez pewien czas
możesz opierać się na używaniu folderów, ale przy dużej liczbie poprawek do
rysunków po prostu się pogubisz”.
2
© Tech-Clarity, Inc. 2009
Rozwój firmy, który odbywał się poprzez przejmowanie innych podmiotów, również
miał udział we wzroście ogólnego poziomu złożoności. „Nagle okazało się, że mamy
fabryki na całym świecie i musimy zintegrować działania zespołów oraz dane
inżynieryjne”. Ponadto, oprócz danych podstawowego narzędzia CAD — Solid
Edge®, pojawiły się dane z aplikacji firm takich jak Autodesk, Pro/Engineer czy
SolidWorks. Obecnie w całej organizacji toczą się prace jednocześnie nad ponad
stoma projektami.
BSI musiała pilnie rozwiązać problem rosnącej komplikacji procesów
projektowych i produkcyjnych.
BSI musiała pilnie rozwiązać problem rosnącej komplikacji procesów projektowych
i produkcyjnych. Ale być może największą zaletą wdrożenia była możliwość
stworzenia systemu współpracy między wszystkimi działami, co powinno znacznie
usprawnić proces tworzenia produktów i ograniczyć liczbę problemów na kolejnych
etapach. „Nasz poprzedni system PDM obejmował tylko dział inżynieryjny. Chcieliśmy
otworzyć go na pozostałe komórki firmy”, mówi Frost. Podjęto decyzję o
unowocześnieniu procesu projektowego i powiązanego z nim systemu PDM.
Decyzja o wdrożeniu
Dzięki wcześniejszym doświadczeniom w BSI znano zalety systemu PDM. Zdano
sobie jednak sprawę, że istniejącego systemu nie można przystosować do rosnących
potrzeb. W odpowiedzi na rosnący stopień komplikacji struktur przedsiębiorstwa
opracowano plan wdrożenia nowego systemu PDM. Obliczono spodziewaną
rentowność inwestycji (ROI), ale i tak zdecydowano, że jest to sprawa drugorzędna,
ponieważ system jest niezbędny dla poprawnego funkcjonowania firmy.
„Uświadomiliśmy sobie, że bez niego nie można prowadzić firmy — to po prostu
niemożliwe”, wyjaśnił Frost. „Niemożliwe oznacza, że robilibyśmy mnóstwo błędów,
ludzie produkowaliby nieodpowiednie części, i dużą część gotowej produkcji
musielibyśmy wyrzucać”. Przy jednej pomyłce prowadzącej do wyprodukowania
wadliwych części, mogącej kosztować 100 tys. USD lub więcej, ścieżka
postępowania była jasno wytyczona.
Ponadto firma Burner Systems potrzebowała rozwiązania, które umożliwi
wydajną współpracę inżynierów z pracownikami innych działów.
Wiedziano, co jest potrzebne, ponieważ już wcześniej używano systemu PDM. Znane
były też aspekty wymagające szczególnej uwagi. „Uznaliśmy, że naszego starego
systemu nie można rozbudować na tyle, aby zaspokoił nowe wymagania powiększonej
firmy. Był też słabo dostępny przez Internet”, mówi Frost. Ponadto firma Burner
Systems potrzebowała rozwiązania, które umożliwi wydajną współpracę inżynierów
z pracownikami innych działów. „Dobrze znaliśmy już zalety systemu PDM.
Chcieliśmy jednak wprowadzić rozwiązanie lepiej dostosowane do nowej struktury
firmy. Nowy system musiał być zdolny do obsługi wielu ośrodków, umożliwiać
zarządzanie wieloma typami danych CAD oraz cechować się prostotą pozwalającą na
obsługę przez ludzi spoza działów projektowego i inżynieryjnego”.
3
© Tech-Clarity, Inc. 2009
Oczywiście poszerzone możliwości współpracy nie mogły być realizowane kosztem
ochrony własności intelektualnej. „Nasza inwestycja w system PDM była też
częściowo motywowana chęcią skutecznego zarządzania, koordynowania i ochrony
danych projektowych”, stwierdził Frost. „Ile warte są te informacje? Nie wiem, ale to
duża kwota”. Uwzględniając te wszystkie wymogi, firma Burner Systems wybrała
rozwiązanie Teamcenter® Express.
Migracja
Wdrożenie w Burner Systems przebiegło bardzo szybko. „Sam projekt wdrożeniowy
zajął kilka tygodni i okazał się dość łatwy”, wspomina Frost. Zdaniem BSI było to
w dużej mierze zasługą prostoty obsługi systemu. „Posługiwanie się programem jest
bardzo łatwe. Graficzną prezentację danych można bez trudu interpretować”.
Oczywiście wystąpiły też różne miłe i nieprzyjemne niespodzianki, jak w każdym
projekcie informatycznym.
Możliwości współpracy dzięki obsłudze formatów JTTM i PDF przekroczyły
oczekiwania w zakresie efektywności i łatwości użytkowania.
Tim Frost, wiceprezes ds. globalnego rozwoju produktów, BSI
Jedną z pozytywnych niespodzianek okazało się wspomaganie współpracy. Gdy
pracownicy działu inżynieryjnego pracują z osobami z innych działów, znacznie
łatwiej znaleźć im nić porozumienia, jeśli zamiast macierzystych danych CAD
używają graficznych trójwymiarowych prezentacji produktów. „Możliwości
współpracy dzięki obsłudze formatów JT i PDF przekroczyły oczekiwania w zakresie
efektywności i łatwości użytkowania”, wyjaśnia Frost. JT to standardowy format
plików pozwalający użytkownikom niemającym oprogramowania CAD na oglądanie
przedmiotów w rzutach trójwymiarowych. Frost zwrócił również uwagę na łatwość
eksportowania dokumentów do formatu PDF — cechę, której przydatności
początkowo nie docenili. „Dział zakupów może na przykład wyeksportować ważną
wiadomość e-mail”, wyjaśnia Frost. „Odpowiedni użytkownik systemu błyskawicznie
ją wtedy przeczyta i wyśle do dostawcy”.
Wnioski pozwoliły m.in. usprawnić planowanie i udoskonalić proces szkolenia
w zakresie ładowania danych. Dostrzeżono konieczność poświęcenia odpowiedniej
ilości czasu na uporządkowanie danych przed ich umieszczeniem w systemie.
„Stopień komplikacji procesu ładowania danych jest wypadkową ich przygotowania”,
twierdzi Frost. „Jeśli się dobrze przygotujesz, proces przebiegnie bez problemów”.
4
© Tech-Clarity, Inc. 2009
Czerpanie korzyści
Wystarczającą korzyścią byłoby już posiadanie środowiska rozwoju produktów,
którym można z łatwością zarządzać. Zazwyczaj producenci mają pliki i foldery z
projektami i specyfikacjami rozproszone w różnych miejscach, co utrudnia
znajdowanie potrzebnych informacji. Dzięki nowemu rozwiązaniu pracownicy BSI
mogą szukać metadanych danej części, a następnie błyskawicznie odnaleźć wszelkie
pokrewne informacje o produkcie. „To najlepsza biblioteka na świecie”, cieszy się
Frost. „Chcemy, aby ludzie pracowali wydajnie i efektywnie. Aby było to możliwe,
muszą mieć między innymi szybki dostęp do potrzebnych informacji”.
Nowy system umożliwił także współpracę między działami. „Wstępny projekt jest
oceniany w systemie PDM przez dział produkcji w odległym zakładzie”, opisuje Frost.
„Dzięki systemowi PDM w projektowaniu uczestniczą przedstawiciele działów
sprzedaży, produkcji i jakości z różnych placówek. W efekcie gotowy produkt powstaje
znacznie szybciej”. Poprawiono także współpracę z podmiotami zewnętrznymi. „Po
zakończeniu projektowania ludzie z działu sprzedaży prezentują nowy produkt
klientowi”, wyjaśnia. „Korzysta również dział zakupów. Mając dostęp do danych
projektowych kupowanych części, składa zamówienia ofertowe i przedstawia projekty
potencjalnym dostawcom”. Współpraca przy rozwoju produktów została przeniesiona
na zupełnie nowy poziom. „Na etapie planowania działy jakości, planowania i
produkcji weryfikują i spisują koszty części, uwagi, potrzebne narzędzia,
oprzyrządowanie i wartości tolerancji w formularzu przechowywanym w systemie
PDM”, opisuje p Frost. „System to nie tylko podstawowe narzędzie pracy dla
inżynierów na danych CAD. Dodatkowo umożliwia on korzystanie z tych danych
ludziom od zakupów”.
Dzięki systemowi PDM w projektowaniu uczestniczą przedstawiciele działów
sprzedaży, produkcji i jakości z różnych placówek. Pozwoliło to znacznie
skrócić czas realizacji procesów.
Tim Frost, wiceprezes ds. globalnego rozwoju produktów, BSI
Firma nie tylko osiągnęła cel, jakim było poszerzenie zasięgu systemu PDM poza
dział inżynieryjny, ale również usprawniła zarządzanie własnością intelektualną.
„Kalkulacja ROI nie uwzględnia korzyści w postaci lepszej ochrony własności
intelektualnej firmy”, zauważa Frost. „Dane produktów to krwiobieg systemu.
Projekty są efektem wieloletnich prac i doświadczeń. Ile warto wydać, by je
skutecznie chronić?”
Obniżyliśmy koszty o 25%. To bardzo wysoki wskaźnik.
Tim Frost, wiceprezes ds. globalnego rozwoju produktów, BSI
Implementacja nowego systemu pozwoliła wprowadzać produkty na rynek o 25%
szybciej. To świetny wynik, dający dużą przewagę na niezwykle konkurencyjnym
i dynamicznym rynku. Poprawie szybkości towarzyszy lepsza efektywność.
5
© Tech-Clarity, Inc. 2009
„Obniżyliśmy koszty o 25%”, mówi Frost. „Jeden inżynier przepracowuje 48 tygodni
w roku. Oznacza to, że właśnie dla każdego z nich dodaliśmy 12 tygodni pracy, czyli
480 godzin w roku, przy stawce godzinowej 50-75 USD. To bardzo duża korzyść”.
Poprawa efektywności mogłaby przełożyć się bezpośrednio na zmniejszenie kosztów,
jednak BSI wykorzystał ją do zwiększenia innowacyjności przez wzrost liczby i
szybkości realizacji projektów. Innymi słowy firma inwestuje oszczędności w
poprawę konkurencyjności i dalszy rozwój.
Plany na przyszłość
Burner Systems pomyślnie wdrożyła system PDM i osiągnęła z tego tytułu wiele
korzyści, ale już wyznaczyła kolejne cele. Firma zamierza jeszcze efektywniej
wykorzystać potencjał systemu i zasobów, które dzięki niemu powstały. Planuje na
przykład umieszczenie w nim innych informacji produkcyjnych, takich jak dane
o zatwierdzaniu części do produkcji (PPAP – Product Part Approval Process).
„Chcemy wprowadzić do systemu dane produkcyjne”, mówi Frost. „System jest na
tyle dobry, że na pewno sobie z tym poradzi”.
BSI poszerza zastosowanie systemu również na inne obszary. Ocenia na przykład, że
ułatwi on projektowanie produktów zgodnych z obowiązującymi wymogami
regulacyjnymi. „Dzięki systemowi już na etapie projektowania uwzględnimy wszelkie
wymagania z zakresu ochrony środowiska”, informuje Frost. Stopniowe zwiększanie
zakresu wykorzystania nowo wdrożonego systemu PDM to typowa droga firm, które
starają się zmaksymalizować korzyści z istniejącego rozwiązania. „Mimo że stale
słyszymy pochwały za osiągnięty sukces, cały czas czuję, że możemy osiągnąć więcej,
ponieważ wciąż widzę cały niewykorzystany potencjał tkwiący jeszcze w systemie”,
wyjaśnia Frost. „Mam jednak świadomość, że musimy realizować korzyści kolejno,
jedna po drugiej”.
6
© Tech-Clarity, Inc. 2009
Podsumowanie
Firma Burner Systems musiała pilnie rozwiązać problem rosnącej komplikacji
środowiska technicznego i produkcyjnego stale rozrastającej się firmy. Kluczowe
znaczenie ma w takiej sytuacji możliwość skutecznego zarządzania danymi
produktów. „Albo masz już system PDM, albo musisz go wdrożyć”, stwierdza Frost.
„I lepiej, żeby pojawił się jak najszybciej. Bez niego właściwie nie można kontrolować
dużej ilości danych CAD ani nimi zarządzać. A jeśli nałożysz na to jeszcze
komplikacje wynikające z istnienia rozproszonych ośrodków, różnych systemów CAD,
projektowania z udziałem ludzi rozrzuconych po całym świecie czy chęci
koordynowania również danych systemów innych niż CAD, bez dobrego systemu
PDM właściwie nie masz szans”.
Firma dostrzegła również potrzebę szybszego rozwoju produktów oraz wagę
włączenia do procesu projektowego osób spoza działu inżynieryjnego. Jak retorycznie
pyta Frost: „Dlaczego informacje nie miałyby być widoczne także dla ludzi z działów
zakupów i produkcji? Jaki jest sens przechowywania ich w miejscu, gdzie nikt nie
miałby do nich dostępu?”.
Nowy system skrócił czas trwania cykli projektowych i pozwolił ograniczyć
liczbę błędów produkcyjnych (mogących kosztować jednostkowo nawet
100 tys. USD).
W BSI dostrzeżono potrzebę migracji do skalowalnego systemu, który może poradzić
sobie z rosnącą, międzynarodową skalą działalności firmy. „Nasz stary system PDM
obejmował tylko dział inżynieryjny, a zdalne przeglądanie danych przez Internet
działało fatalnie”, wyjaśnia Frost. Nowy system skrócił czas trwania cykli
projektowych i pozwolił ograniczyć liczbę błędów produkcyjnych (mogących
kosztować jednostkowo nawet 100 tys. USD). „Wiemy, że rozwój nowych produktów
trwa teraz krócej. Oceniam, że o ok. 25%”, wyjaśnia Frost. „Wiemy, że jesteśmy lepiej
przygotowani do uruchomienia produkcji dzięki współpracy i lepszym informacjom
zwrotnym z działu produkcji. Zmniejszyło się też ryzyko produkowania wadliwych
części, ponieważ poprawki do rysunków są teraz wprowadzane na czas”.
Burner Systems International już czerpie korzyści z nowego systemu PDM, ale na
tym nie poprzestaje. Firma dostrzega strategiczną wartość wprowadzonego
rozwiązania oraz możliwości, jakie stwarza ono przy dalszym rozwoju działalności.
7
© Tech-Clarity, Inc. 2009
Informacje o autorze
Jim Brown jest założycielem i prezesem firmy Tech-Clarity. Ma ponad 20-letnie
doświadczenie w dziedzinie aplikacji dla firm produkcyjnych. W swojej karierze
pracował m.in. w firmach przemysłowych, doradzał w zakresie zarządzania, pracował
w firmach informatycznych oraz zajmował się badaniami, w tym nad
oprogramowaniem klasy PLM i ERP.
Informacje o firmie
Burner Systems International (BSI) to jeden z największych na świecie producentów
części, podzespołów i całych systemów dla sektora urządzeń gazowych: od prostych
rur giętych do skomplikowanych układów sterujących. Sześć fabryk w pięciu krajach
zaopatruje wielu producentów OEM piekarników gazowych i urządzeń grzewczych.
8
© Tech-Clarity, Inc. 2009