Urlopy – sprawiedliwie i efektywnie Pracownik, który podczas urlopu

Wykorzystaj potencjał Internetu w HR – wejdź na www.HRweb.pl
Urlopy – sprawiedliwie i efektywnie
Pracownik, który podczas urlopu naładuje akumulatory, będzie efektywniej pracował w
kolejnych miesiącach. Dla menedżerów to jednak wyzwanie. Jak uzgadniad z podwładnymi
ich plany, by firma nie stanęła, a plan urlopów nie stał się demotywatorem?
– Dobrze spędzone wakacje rzypominają „ostrzenie piły”: każdy pracodawca wie, że
naostrzone narzędzie szybciej przetnie drzewo, czyli rozwiąże problemy jego firmy – mówi
Przemysław Duchniewicz, lekarz, ekspert Health and Resilience. Zwraca uwagę, że udane
wakacje to co najmniej 2 tygodnie wypoczynku.
A+B+A=udane wakacje
Okazuje się, że sposób, w jaki odpoczywamy, nie jest bez znaczenia. – Perspektywa urlopu
dodaje skrzydeł, domykamy wiele spraw przed samym urlopem, okazuje się, że to co nie
można było dokooczyd od stycznia, udaje się zrobid w ostatnim tygodniu tuż przed urlopem –
tłumaczy Duchniewicz. – Z takim wysokim poziomem adrenaliny rozpoczynamy urlop.
Dlatego pierwszym krokiem powinno byd jej spalenie, odreagowanie – najlepiej w aktywny
sposób. Niezależnie czy będzie to w grupie czy też samotnie, wskazany jest pewien wysiłek
fizyczny. Uwaga na urazy – pamiętajmy, że przez ostatnie miesiące nasze ścięgna nie były
rozciągane! W drugim tygodniu warto pozwolid sobie na bierny wypoczynek, odrobinę
relaksu, reflekcji i nic nie robienia.
– Ideałem byłoby wprowadzenie kolejnego A, czyli trzeciego tygodnia, który mógłby byd
wręcz wyczynowy. Jeśli nie Mount Blanc, to na początek południowa częśd trasy GR 20.
Patrząc z tej perspektywy, skracanie urlopu nie służy – przekonuje Przemysław Duchniewicz.
Trudne dobre rady
Chcąc sprostad takim marzeniom, kierownicy liniowi muszą się nieraz sporo natrudzid, aby
porozumied się ze swoimi pracownikami, kiedy i kto będzie mógł skorzystad z urlopu.
Urlop wypoczynkowy jest świadczeniem, z którego – zgodnie z kodeksem pracy – pracownik
zatrudniony na podstawie umowy o pracę nawet nie może dobrowolnie zrezygnowad. Zaleca
się, żeby przynajmniej jedna częśd wypoczynku trwała co najmniej 14 dni.
Takie regulacje zmuszają niejako firmy, by dbały o zdrowie zatrudnionych ludzi. Trudno to
jednak pogodzid z praktyką intensywnej pracy przy ograniczonym zatrudnieniu. Według
różnych dostępnych danych (CBOS o wakacjach, Paostwowa Inspekcja Pracy), firmom
brakuje ludzi i urlopy są niewykorzystywane. Z urlopów spędzonych poza domem i co
najmniej 15-dniowych skorzystało w 2010 roku zaledwie 1/4 badanych przez CBOS. 31%
Polaków wyjechało wówczas na 1-7 dni, 35% wypoczywało poza domem 8-14 dni, a po 12%
respondentów: 15-21 dni lub 22-30 dni.
Jak sobie radzą firmy?
Menedżerowie, chcąc umożliwid wszystkim zatrudnionym wypoczynek, tworzą co roku –
zwykle w grudniu lub styczniu – plany urlopowe.
Wykorzystaj potencjał Internetu w HR – wejdź na www.HRweb.pl
Jak podejśd do tego zadania, żeby nie demotywowad ludzi w zespole? Może do tego bowiem
dochodzid, gdy pracownik np. nie może któryś raz z rzędu dostad urlopu w wybranym
miesiącu albo musi go „bukowad” na początku roku? Czy menedżerowie potrafią
rozwiązywad ewentualne konflikty z tym związane? Jakiego wsparcia dostarcza im HR, aby
lepiej spełniali się w tej roli?
===================
Marcin Klimczyk, Manager HR Business Partner M&S, Human Resources Poland & Baltic
States Department, Philip Morris Polska Distribution Sp. z o.o.:
W Philip Morris Polska plany urlopów tworzymy przed koocem roku poprzedniego. W
każdym zespole pracownicy uzgadniają terminy urlopów pomiędzy sobą, a rolą kierownika
jest zapewnid, aby poziom absencji nie kolidował z potrzebami biznesowymi. Roczny plan
urlopów traktujemy jako wstępny i dopuszczamy zmiany w trakcie roku.
Niezwykle rzadko zdarza się koniecznośd interwencji ze strony przełożonego, gdyż
pracownicy doskonale rozumieją potrzebę zapewnienia ciągłości realizacji zadao
biznesowych.
Dział HR udziela instrukcji dotyczących zasad planowania urlopów zarówno pracownikom,
jak i przełożonym oraz służy wsparciem w sytuacjach spornych. Dotychczas, dzięki
zastosowaniu klarownych kryteriów i sprawiedliwego przydzielania terminów urlopów, ani
przełożeni ani sami pracownicy nie zgłaszali się o interwencję ze strony działu HR.
Obowiązuje zasada przemienności – terminami dzielimy się tak, aby każdy mógł skorzystad z
urlopu w najatrakcyjniejszym terminie: jeśli nie w bieżącym – to w kolejnym roku.
===================
Marek Kozłowski, kierownik zespołu Employer Branding, Ringier Axel Springer Polska:
Największą rolę odgrywają menedżerowie poszczególnych działów czy też jednostek
organizacyjnych. To na ich barkach spoczywa zadbanie o satysfakcję pracowników z jednej
strony, a z drugiej na zapewnieniu ciągłości biznesowej.
W tym przypadku dobrze się sprawdza podejmowanie decyzji wspólnie z pracownikami i
dwustronna komunikacja polegająca na wyjaśnieniu znaczenia np. wcześniejszego
planowania urlopów. Poza tym rozmowy z pracownikami odpowiednio wcześniej pozwalają
wyłonid tych, którym bardzo zależy na konkretnych terminach, a którym mniej. Nie powinny
za to brad górę powody, dla których pracownik chce wziąd urlop, gdyż sprzyja to zachwianiu
poczuciem sprawiedliwości w organizacji.
Plan urlopów nie zawsze jest demotywatorem. To po prostu sposób na zarządzanie swoim
czasem. Rzadko, kto decyzję o długim urlopie podejmuje spontaniczne i w ostatniej chwili.
===================
Wykorzystaj potencjał Internetu w HR – wejdź na www.HRweb.pl
Piotr Cykier, Departament Zarządzania Personelem, Alior Bank:
Ogólnie można stwierdzid, że jedni menedżerowie sobie radzą, a drudzy mniej. Sytuacja
kojarzy mi się z ruchem na skrzyżowaniu bez sygnalizacji – kierowcy sobie jakoś radzą, jeden
ustąpi drugiemu, innym razem odwrotnie... a jak się zaogni, to dopiero interweniuje
policjant. Uważam, ze w kwestii planowania urlopów powinno byd podobnie.
Szczerze mówiąc nie wyobrażam sobie odgórnie regulowad terminy kiedy pracownicy mają
iśd na urlopy wakacyjne. Oczywiście ustalone są zasady nadrzędne (znów analogia do
skrzyżowania – tam taką rolę pełnią przepisy ruchu drogowego) mówiące, że w jednym
terminie muszą byd w biurze np. co najmniej 2 osoby, jednocześnie nie mogą iśd wszystkie
osoby odpowiedzialne za jakiś proces itp. Szef wkracza gdy sytuacja się zaognia i np. któraś z
osób próbuje podporządkowad terminy pod swoim kątem, wzbudzając protesty reszty
zespołu.
I tu właśnie widzę dobrą stronę wczesnego wyznaczania planów urlopowych. Wprawdzie
daty nie pokryją się co do dnia, ale od razu można dokonad „podziału” terminów bez presji
tego, że to już zaraz, „a w ogóle to ja mam już wykupioną wycieczkę”... Jest sporo czasu, więc
łatwiej uniknąd niepotrzebnych emocji.
Takie podejście wg mnie jest najrozsądniejsze, ale wiem też dobrze, że niektórzy szefowie
próbują wykorzystywad ten aspekt także jako swego rodzaju system nagród i kar – zasłużysz
się, to będziesz miał urlop w atrakcyjnym terminie, w przeciwnym wypadku zostaje Ci
październik. Nie popieram tego, bo wiem, że taki urlop z przymusu potrafi skutecznie
zniechęcid do efektywnej pracy w przyszłości.
A HR?... no cóż HR pilnuje terminów, wymiarów, szkoli i doradza...
===================
Ewa Nowicka-Stolarska, HR Director, empik Sp. z o.o.:
Na początku każdego roku kalendarzowego Store Manager przygotowuje druk: plan urlopu,
który przekazuje do uzupełnienia kierownikom działów i pracownikom. Po uzupełnieniu plan
podlega weryfikacji w kwestii dotyczących kodeksu pracy oraz liczby pracowników chcących
wziąd urlop w poszczególnych miesiącach.
Plany urlopowe nie zawsze są zgodne z późniejszymi oczekiwaniami pracownika. Jednak
pracownik informując nas o zmianie planu urlopowego, najczęściej otrzymuje urlop we
wskazanym przez siebie nowym terminie. Zdarza się, że Store Manager nie wyraża zgody na
zmianę planu w przypadku, gdy zbyt duża liczba pracowników na urlopach nie pozwala
zapewnid prawidłowej pracy salonu. Dodad jedak należy, że – szczególnie w wakacje – do
salonów empik spływa bardzo duża ilośd CV osób (pełnoletnich uczniów czy studentów),
które chcą dorobid sobie podczas przerwy wakacyjnej pracując na umowę zlecenie. Daje to
nam komfort utrzymania ciągłości pracy salonów (jeśli tylko jest taka potrzeba), a chętnym
możliwośd dorobienia sobie i pracy w dziale, który ich pasjonuje.
Regionalni HR Managerowie co miesiąc informują Store Managerów o stanie urlopu ich
pracowników i na tej podstawie uzgadniane są urlopy do wykorzystania w porozumieniu z
Wykorzystaj potencjał Internetu w HR – wejdź na www.HRweb.pl
pracownikami. W sytuacjach spornych podstawą do rozmowy jest oczywiście przygotowany
przez pracownika plan urlopów.
Patrycja Przypek, HR Business Partner w Johnson&Johnson Poland
Urlop to wytęskniony czas przez niejednego pracownika. Aby był on relaksem i momentem
prawdziwej zabawy i odpoczynku, musi byd zaplanowany z głową, zarówno przez samego
pracownika, jak i menedżera.
W wielu organizacjach stosuje się plany urlopowe, które w tym temacie okazują się bardzo
przydatne. Dla menedżera jest to narzędzie ułatwiające efektywne zaplanowanie Pracy
całego działu w ciągu roku. Dla pracownika z kolei jest to narzędzie mobilizujące do tego, aby
już na początku nowego roku pomyśled o tym, kiedy chce udad się na zasłużony odpoczynek.
Z reguły na tym etapie menedżerowie zostawiają pewną swobodę pracownikom w
samodzielnym dogadaniu się, co do tego, kiedy i kto uda się na urlop, i kto w tym czasie
będzie tę osobę zastępowad. Nie ma z tym większego problemu, gdy pracownicy są na tyle
otwarci, zintegrowani i współpracujący, żeby nie powodowad personalnych konfliktów przy
okazji ustalania planów wakacyjnych.
Czasami jednak okazuje się, że jest potrzebna ingerencja menedżera, który w przypadku
konfliktu musi wejśd w rolę rozjemcy, czyli zarządzid sporem i załagodzid sytuację. Z reguły
menedżerowie radzą sobie z takimi tematami biorąc pod uwagę np. plan urlopowy z
ostatniego roku (weryfikacja czy osoba X była na urlopie wtedy, kiedy faktycznie chciała, czy
np. poszła na kompromis i zamiast upragnionego urlopu w sierpniu, miała wakacje w
listopadzie).
Oczywiście zdarza się, że młodzi stażem menedżerowie chcą, aby ich pracownicy byli
zadowoleni i mają problem z asertywnym podejściem do rozwiązania takiego problemu. W
takiej sytuacji warto odnieśd się do jednej prostej zasady- bez względu na branżę i wielkośd
organizacji, urlop pracowników powinien byd tak zaplanowany i zorganizowany, aby
wszystkie zadania biznesowe w ciągu roku były wykonywane efektywnie, bez szkody dla
biznesu. To znaczy, że pracownicy powinni mied świadomośd tego, w jaki sposób ich praca
wpływa na całośd organizacji. Wydaje mi się również, że otwarta, szczera i oparta na zaufaniu
komunikacja w działach powoduje, iż takie sytuacje udaje się rozwiązad bez udziału osób
trzecich (na przykład osób z działu personalnego).
Paweł Berłowski