Efektywniejsza obsługa kadrowa, płacowa i księgowa w PKP

Efektywniejsza obsługa kadrowa,
płacowa i księgowa w PKP PLK S.A.
Prezentacja dla partnerów społecznych – 02-04-2014
Informacja dla pracowników – 03-04-2013
Tomasz Kamiński
Z-ca Dyrektora Biura Spraw Pracowniczych
1
• W związku z rozpoczęciem prac nad reorganizacją
obsługi kadrowej, płacowej i księgowej w jednostkach
przedstawiamy
– powody planowanych zmian,
– Kierunkowe rozwiązania
– Działania, które już podjęliśmy i których podejmować nie
planujemy
• Zapraszamy do zadawania pytań. Wystarczy wysłać
maila na:
[email protected]
(skrót kpk oznacza: kadry, płace, księgowość)
2
Realizacja zadań kadrowych, płacowych
i księgowych
Stan obecny
•Podejmowanie decyzji kadrowych, płacowych i księgowych - w
jednostkach
•Jednostki organizacyjne poświęcają czas i energię na zarządzanie
działalnością podstawową i tracą na zarządzanie funkcjami
wspierającymi
•Interpretacja przepisów Prawa Pracy, ZUS i podatkowych w
jednostkach – odpowiedzialność za interpretację spoczywa na
Dyrektorze jednostki.
•Jedna firma - wiele interpretacji, różne praktyki – brak kontroli i
przejrzystości co może prowadzić do potencjalnych nadużyć
•Jedna firma – wiele standardów obsługi
•Różny poziom i rozproszenie wiedzy merytorycznej
3
Do czego dążymy?
• Jednostki organizacyjne koncentrują się na
działalności podstawowej.
– Cały czas i energię przeznaczają na poszukiwanie i
wdrażanie rozwiązań, które podnoszą standard usług i
zwiększają bezpieczeństwo naszych klientów
• Wyspecjalizowane biura zapewniają wsparcie dla
realizacji celów biznesowych
– poprzez obsługę procesów z nimi bezpośrednio
niezwiązanych
• Odpowiednie procedury i instrukcje określają
wzajemne relacje pomiędzy jednostkami
organizacyjnymi a biurami wsparcia
– oraz definiują kryteria oceny jakościowej dostarczanej
obsługi
4
Realizacja zadań kadrowych, płacowych
i księgowych
Stan obecny
•Decyzje kadrowe, płacowe i
księgowe - w jednostkach
Powinno być
•Decyzje kadrowe i płacowe - w
jednostkach
•Decyzje księgowe - w Centrali
•Jednostki organizacyjne
poświęcają czas i energię na
zarządzanie działalnością
podstawową i tracą na
zarządzanie funkcjami
wspierającymi
•Jednostki organizacyjne
koncentrują się na zarządzaniu
działalnością podstawową
•Biura Spraw Pracowniczych i
Rachunkowości zapewniają
wsparcie dla działalności
podstawowej
5
Realizacja zadań kadrowych, płacowych
i księgowych
Stan obecny
Powinno być
•Interpretacja przepisów Prawa
Pracy, ZUS i podatkowych w
jednostkach – odpowiedzialność
za interpretację spoczywa na
Dyrektorze jednostki.
•Interpretacja przepisów Prawa
Pracy, ZUS i podatkowych w
Biurach Centrali –
odpowiedzialność za interpretację
spoczywa na Dyrektorach Biur
Centrali
•Jedna firma - wiele interpretacji i
różne praktyki – brak kontroli i
przejrzystości co może prowadzić
do potencjalnych nadużyć
•Jedna firma – jednolite
interpretacje i praktyki. Pełne
kontrola i transparentność
•Jedna firma – wiele standardów
obsługi
•Jedna firma – jeden standard
obsługi
•Różny poziom i rozproszenie
wiedzy merytorycznej
•Skupienie wiedzy merytorycznej i
wyrównanie poziomów
6
Centrum Usług Wspólnych dla kadr, płac
i księgowości – kluczowe informacje
• Jedno miejsce
• Sprawna realizacja podstawowych procesów
niewymagających bezpośredniego kontaktu z
pracownikiem oraz zapewnienie najwyższego
poziomu obsługi klientów wewnętrznych
• Planowane zmiany dotyczą wyłącznie biura zakładu
(nie dotyczą sekcji)
– Do CUW przeniesione zostaną księgowość z płacami
oraz część procesów kadrowych
– W biurze zakładu pozostanie Terenowa Obsługa
Personalna (TOP), tj.: 2 do 7 osób obsługujących
pracowników i wspierających kierownictwo
• Nowoczesne technologie
7
CUW Kadry i Płace
CUW Finanse i Księgowość
•Biuro
zarządzające
•Kadry – Biuro Spraw
Pracowniczych
•Płace – Biuro Rachunkowości
•Biuro Rachunkowości
•Lokalizacja
•Aglomeracja Śląska –
uzasadnienie:
•Dostępność naszych
pracowników – 3 Zakłady na
Śląsku plus dobrze
skomunikowane Zakłady
ościenne
•Minimalizacja redukcji
zatrudnienia
•Dostępność fachowców
kadrowych i płacowych
•Możliwość
przekwalifikowania
pracowników księgowości
•Warszawa – uzasadnienie:
•Dostępność naszych
pracowników - dobrze
skomunikowane zakłady
ościenne
•Minimalizacja redukcji
zatrudnienia
8
CUW Kadry i Płace
CUW Finanse i Księgowość
•Obsługiwane
procesy
•Administracja kadrowa
•Naliczanie płac
•Należności
•Zobowiązania
•Księga główna
•Operacje finansowe
•Nowoczesne
technologie
•SAP HCM – obsługa kadrowa i •SAP FI
płacowa
•Elektroniczny Obieg Faktur
•Elektroniczne wnioski
•Elektroniczne wnioski zaliczkowe
urlopowe
•Samoobsługa kierownicza i
pracownicza
•Elektroniczna rejestracja czasu
pracy
•Elektroniczna obsługa
procesów personalnych takich
jak ocena pracownicza,
zarządzanie talentami,
przyznawanie premii,
kierowanie na szkolenia
9
•TOP
Terenowa Obsługa Personalna – pracownicy zlokalizowani w jednostkach
organizacyjnych (2-7 osób w zależności od wielkości jednostki) oraz w
Sekcjach Zakładów Linii Kolejowych
•Wsparcie pracowników we wszystkich sprawach personalnych
•Wsparcie Dyrektora w obszarze personalnym
•Wsparcie kierowników w identyfikacji potrzeb szkoleniowych i talentów oraz w
procesie ocen pracowniczych
•Wsparcie w rekrutacji kandydatów przy wykorzystaniu ustalonych centralnie zasad i
wykorzystaniu standardowych narzędzi
•Zbieranie wniosków i wsparcie prac komisji socjalnych
•Lokalne zbieranie wniosków i wydawanie poświadczeń w zakresie ulg krajowych
•Przyjmowanie dokumentów od pracowników oraz wydawanie skierowań,
poświadczeń i przekazywanie dokumentów Pracownikom
•Przygotowania ewidencji czasu pracy
•Współpraca ze związkami zawodowymi (np. obsługa zwolnień doraźnych)
10
Korzyści
•
Jakościowe
–
–
–
–
–
•
Uproszczenie zarządzania i zwiększenie przejrzystości działań
• poprzez ustalenie jednolitego podziału odpowiedzialności oraz
dostosowanie i ujednolicenie procedur wewnętrznych;
Zwiększenie efektywności
• poprzez przyśpieszenie komunikacji pomiędzy służbami centralnymi a
jednostkami organizacyjnymi oraz poprzez wprowadzenie automatyzacji
procesów;
Eliminacja błędów i skrócenie czasu
• niezbędnego na prowadzenie uzgodnień w celu zachowania jednolitego
standardu działań realizowanych w różnych jednostkach;
Zapewnienie jednolitego standardu obsługi kadrowo-płacowej oraz księgowej
• a przez to równe traktowanie wszystkich pracowników, niezależnie od
miejsca wykonywania pracy
Poprawa warunków dla wdrożeń informatycznych i zmian procesowych
• W warunkach rozproszonej struktury wdrożenie zintegrowanej platformy
informatycznej zarządzania przedsiębiorstwem (SAP HCM oraz FI) jest
dużo bardziej pracochłonne i narażone na znaczną ilość błędów.
Finansowe
–
Zmniejszenie kosztów funkcjonowania obsługi kadrowej, płacowej i księgowej
11
Program Społeczny
• Naszym celem jest
– zatrzymanie w firmie jak największej liczby pracowników
oraz
– udzielenie wsparcia tym pracownikom, którzy nie
zdecydują się na przeniesienie do powstających
Centrów Usług Wspólnych
• Do każdego pracownika podejdziemy indywidualnie
– pamiętając, że za decyzjami związanymi z miejscem i
charakterem pracy stoją konkretne historie życiowe oraz
uwarunkowania osobiste, rodzinne i środowiskowe
• Będziemy współpracować ze Związkami Zawodowymi
– w zakresie wypracowywania rozwiązań
wspomagających proces zmian i zmniejszających
konsekwencje społeczne
12
Program Społeczny
• Zatrzymanie Pracowników
– Wsparcie finansowe i organizacyjne przeniesień do
Warszawy lub do Aglomeracji Śląskiej
– Przekwalifikowanie/Przeniesienie w ramach
• PLK
• Grupy PKP
• Zapewnienie ciągłości obsługi
– System motywacyjny dla pracowników objętych
zwolnieniami tak by pozostali aktywni do końca okresu
zatrudnienia
• Programy wsparcia
– PDO
– Przekwalifikowanie i doszkalanie
– Przygotowanie do aktywnego poszukiwania pracy
13
Obalamy mity
•
Nie zostały wybrane żadne konkretne lokalizacje – jesteśmy w
trakcie rozpoznawania możliwości
–
–
–
–
•
Koszt
Dostępność
Łatwość zorganizowania pracy
Łatwość dojazdu
Nie będziemy zatrudniać nowych pracowników i zwalniać
doświadczonej kadry po to by obniżyć koszty
– Czym więcej pracowników znających nasze systemy tym lepiej –
ciągłość działalności i transfer wiedzy
•
Nie zostały wypracowane szczegóły planowanej zmiany
– Projekt rusza od lipca 2014. Aktualnie rozpoczynamy procedurę
przetargową na doradców
– Wszystkie rozwiązania będą tworzone z udziałem pracowników
komórek kadrowych, księgowych i płacowych. Dotyczy to także
decyzji, co do lokalizacji akt pracowniczych.
•
Nie działamy w tajemnicy – informujemy o ustaleniach i
postępie prac
– Niniejsza prezentacja jest tego potwierdzeniem
14
Co to oznacza dla mnie?
• Regularną informację o postępach projektu
• Możliwość zaangażowania się w projekt
– Jeśli jesteś naczelniczką/naczelnikiem kadr lub
księgowości będziesz brała/brał bezpośredni udział w
projekcie wdrożenia zmian jako członek zespołu
projektowego - od lipca 2014
– Jeśli zgłosisz się lub zostaniesz
wytypowana/wytypowany przez przełożonego również
możesz brać bezpośredni udział w projekcie wdrożenia
zmian jako członek zespołu projektowego - od lipca
2014
15
Co to oznacza dla mnie?
• Rozmowy i spotkania z przełożonymi oraz
przedstawicielami Biura Spraw Pracowniczych
dotyczące szczegółów planowanych zmian - od lipca
2014
– Włącznie z omówieniem przyszłości zatrudnienia,
możliwości przekwalifikowania i znalezienia pracy w
ramach PLK lub spółek grupy PKP oraz skorzystania z
programu wsparcia
16