REGULAMIN KONKURSU NA WYBÓR OPERATORA

REGULAMIN KONKURSU NA WYBÓR OPERATORA GASTRONOMII NA TERENIE
EUROPEJSKIEGO CENTRUM SOLIDARNOŚCI
Europejskie Centrum Solidarności w Gdańsku, zwane dalej „Organizatorem konkursu”,
zaprasza do wzięcia udziału w konkursie na operatora gastronomii na terenie siedziby
Europejskiego Centrum Solidarności przy placu Solidarności 1
§1 Organizator konkursu
Europejskie Centrum Solidarności, ul. Doki 1, 80-958 Gdańsk, zarządzający budynkiem Europejskiego
Centrum Solidarności przy placu Solidarności 1.
§2 Forma konkursu
Konkurs nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
§3 Przedmiot konkursu
1. Celem konkursu jest wyłonienie najlepszego (zgodnie z przyjętymi kryteriami) operatora
gastronomii, który w proponowanych lokalach poprowadzi działalność gastronomiczną.
2. Przedmiotem konkursu jest najem pomieszczeń o pow.: Restauracja wraz zapleczem 374,63 m²,
Kawiarnia 74,02 m² oraz Bar 191,68 m² łącznie z wyposażeniem (wykaz wyposażenia stanowi
załącznik do Regulaminu) wraz z możliwością wykorzystywania części holu przy Kawiarni
o wymiarach ok 24,6 m² oraz opcjonalnie w okresie letnim (maj–wrzesień) powierzchni dachu budynku
do celów baru mobilnego, które to pomieszczenia zlokalizowane są na parterze oraz I piętrze budynku
Europejskiego Centrum Solidarności przy Placu Solidarności 1. Rzuty pomieszczeń stanowią załącznik
do Regulaminu.
3. Okres najmu: 10 lat.
4. W celu uzyskania dodatkowych informacji i umówienia się na wizję lokali należy skontaktować się
z Piotrem Wiśniewskim od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 – 16:00, tel. (58) 768-23-26.
Europejskie Centrum Solidarności, ul. Doki 1, 80-958 Gdańsk
tel. +48 58 767 79 71; fax +48 58 767 79 78
e-mail: [email protected]
NIP: 583-30-03-226; RIK: 9/2007; REGON: 22050902
§4 Podstawowe informacje
Budynek ECS jest budynkiem użyteczności publicznej o następujących parametrach:

kubatura obiektu – 198 778 m²

powierzchnia budynku – 25 349, 75 m²

liczba pięter – 5

liczba miejsc postojowych w garażu podziemnym – 286
W skład budynku Europejskiego Centrum Solidarności wejdą:

stała ekspozycja poświęcona Solidarności

biblioteka z czytelnią przewidziana na 100 000 woluminów

mediateka

sala wielofunkcyjna na 430 słuchaczy, służąca organizacji seminariów, konferencji, odczytów,
wydarzeń kulturalnych towarzyszących działalności ECS wraz z niezbędnym zapleczem
technicznym

magazyn zbiorów bibliotecznych przewidziany na archiwizacje 100 000 woluminów

archiwum przeznaczone do przechowania 40 000 akt, z czytelnią zbiorów specjalnych
i serwerownią komputerową

ośrodek badawczo-naukowy

ośrodek edukacyjno-szkoleniowy

warsztaty pracy twórczej – pracownie o profilu filmowym, fotograficznym, muzycznym

ogród zimowy

pracownie konserwacji papieru i digitalizacji zbiorów

biura pracowników ECS i organizacji pozarządowych
W budynku w ciągu dnia planowane jest stałe przebywanie ok. 120 osób (pracownicy ECS
i podmiotów funkcjonujących w ECS). Planowana (niegwarantowana) liczba osób odwiedzających
dziennie budynek: ok. 1000/dzień.
Godziny otwarcia:
Europejskie Centrum Solidarności będzie otwarte dla zwiedzających przez cały rok 7 dni w tygodniu,
w okresie od maja do września od 10:00 do 20:00 , a w pozostałych miesiącach od października
do kwietnia od 10:00 do 18:00 z wyłączeniem: 1 i 6 stycznia, 1 i 2 dnia Wielkanocy, Bożego Ciała,
1 listopada, 24–26 grudnia.
Na potrzeby zorganizowania miejsca do spożywania posiłków zostanie wynajęta część holu głównego
na parterze budynku – przy Kawiarni. Najemca na własny koszt zaaranżuje miejsce spożywania
posiłków. Koncepcja organizacji miejsca powinna charakteryzować się nowoczesnym wyglądem
Europejskie Centrum Solidarności, ul. Doki 1, 80-958 Gdańsk
tel. +48 58 767 79 71; fax +48 58 767 79 78
e-mail: [email protected]
NIP: 583-30-03-226; RIK: 9/2007; REGON: 22050902
2
korespondującym z całokształtem wykończenia budynku oraz musi mieć możliwość łatwego złożenia
w celu wykorzystania powierzchni holu do innych wydarzeń organizowanych w ECS. Meble muszą
spełniać wymogi przeciwpożarowe, klasa SRO, trudnozapalne. Koncepcja będzie podlegała
zatwierdzeniu przez Organizatora Konkursu.
Operatorowi wyłonionemu w drodze niniejszego konkursu zostanie przyznana wyłączność
na prowadzenie działalności gastronomicznej i cateringowej na terenie budynku ECS w stosunku
do wszystkich podmiotów realizujących działania na tym terenie za wyłączeniem Instytucji Kultury –
Europejskiego Centrum Solidarności, która usługi gastronomiczne i cateringowe będzie nabywał
zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych. Przez wyłączność na prowadzenie działalności,
o której mowa w zdaniu poprzedzającym rozumie się: wszystkie podmioty realizujące działania
na terenie ECS, z wyłączeniem jw., będą zobowiązane w przypadku dokonywania zakupów
gastronomicznych lub cateringowych do korzystania z usług Operatora.
§5 Szczegółowe dane obiektów najmu
1. Restauracja





Restauracja wraz z zapleczem zlokalizowana jest na poziomie ± 0,00 w budynku Europejskiego
Centrum Solidarności.
Program Asortymentowy.
Restauracja ma przygotowywać pełne posiłki obiadowe trzydaniowe (zupa, II danie i deser)
oraz śniadania i kolacje.
Obsługa konsumentów.
Przewiduje się pełną obsługę kelnerską. Kelnerzy będą przyjmować zamówienie, przynosić
posiłek, odnosić brudne naczynia oraz przyjmować opłatę.
Czas pracy.
Przewiduje się, że Restauracja będzie działać 7 dni w tygodniu przez co najmniej 8 godzin
na dobę od godziny 12:00. Restauracja posiada niezależne wejście oraz własny węzeł sanitarny.
W związku z powyższym możliwe jest dowolne kształtowanie godzin otwarcia poza określone
powyżej minimum przez operatora.
Liczba miejsc konsumpcyjnych – 128.
2. Kawiarnia


Kawiarnia wraz z zapleczem zlokalizowana jest na poziomie ± 0,00
Europejskiego Centrum Solidarności.
Program Asortymentowy.
Lokal będzie działać na bazie gotowych półproduktów:

kanapki dostarczane z zewnątrz;

drobne artykuły spożywcze w formie gotowej do spożycia;
w budynku
Europejskie Centrum Solidarności, ul. Doki 1, 80-958 Gdańsk
tel. +48 58 767 79 71; fax +48 58 767 79 78
e-mail: [email protected]
NIP: 583-30-03-226; RIK: 9/2007; REGON: 22050902
3










sosy, sałatki i inne dodatki, które dostarczane będą do lokalu w postaci gotowej
do sprzedaży;

wyroby cukiernicze;

kawa, herbata, napoje ciepłe przygotowywane do spożycia w obrębie lokalu;

napoje i drobne artykuły spożywcze w obrębie części kawiarnianej podawane będą
w naczyniach wielorazowego użytku.

W kawiarni nie przewiduje się montażu dystrybutora do lodów. W przypadku zmiany
asortymentowej i wprowadzenia dystrybutora należy wyposażyć go w pojemnik
przepływowy na porcjonetkę.
Obsługa konsumentów.
Przewiduje się samoobsługę. Klienci będą składać zamówienie, odbierać zamówienie
w naczyniach wielorazowego użytku i odnosić brudne naczynia do pomieszczenia zmywalni.
Istnieje jednakże możliwość odnoszenia naczyń do zmywalni przez obsługę Sali.
Łączna ilość miejsc konsumpcyjnych wynosi 20.
Czas pracy.
Przewiduje się, że Kawiarnia będzie działać w godzinach pracy ECS. Istnieje możliwość
przedłużenia godzin pracy kawiarni np. w przypadku organizacji imprez w budynku ECS.
3. Bar
Bar wraz z zapleczem zlokalizowany jest na poziomie 1 piętra w budynku Europejskiego
Centrum Solidarności.
Program Asortymentowy.
Lokal będzie działać na bazie gotowych półproduktów przygotowanych do obróbki termicznej,
oraz produktów zakupywanych jako przeznaczone do bezpośredniego spożycia np. gotowe
sałatki.
Obsługa konsumentów
Przewiduje się samoobsługę. Klienci będą składać zamówienie, odbierać posiłki i odnosić
brudne naczynia do pomieszczenia zmywalni.
Czas pracy
Przewiduje się, że Bar będzie działać co najmniej 6 godzin w godzinach pracy ECS. Istnieje
możliwość przedłużenia godzin pracy baru np. w przypadku organizacji imprez w budynku
ECS.
Liczba miejsc konsumpcyjnych wynosi 82
§6 Warunki najmu
1. Operator zobowiązany będzie do:
a. pozyskania przed rozpoczęciem działalności w lokalu wszystkich niezbędnych
pozwoleń i badań oraz przedłożenia ich do wglądu Wynajmującemu co najmniej
Europejskie Centrum Solidarności, ul. Doki 1, 80-958 Gdańsk
tel. +48 58 767 79 71; fax +48 58 767 79 78
e-mail: [email protected]
NIP: 583-30-03-226; RIK: 9/2007; REGON: 22050902
4
na dzień przed planowanym rozpoczęciem działalności w lokalu.
b. prowadzenia, niezbędnych w okresie najmu, prac remontowych konserwacji
użytkowanych urządzeń, będących własnością Wynajmującego, bez prawa do zwrotu
poniesionych nakładów.
c. zatrudniania niezbędnej liczby pracowników gwarantującej wysoką jakość obsługi.
d. wykorzystywania Lokali (Restauracja, Bar i Kawiarnia) wyłącznie w celu prowadzenia
działalności gastronomicznej opisanej w §5.
e. opłacania czynszu w wysokości i terminie określonym w umowie najmu. W okresie
od przekazania pomieszczeń Operatorowi do 31 grudnia 2014 roku czynsz najmu
zostaje obniżony o 50 %. W czynsz najmu za powierzchnię Restauracji, Baru
oraz Kawiarni jest wliczona opłata za korzystanie z fragmentu holu oraz baru
mobilnego.
f.
wpłacenia kaucji w wysokości 2 miesięcznego czynszu.
g. prowadzenia gastronomii zgodnie z wymogami sanitarnymi, BHP i ppoż.,
h. zapewnienia porządku i bezpieczeństwa w najmowanych pomieszczeniach i obszarach
przyległych.
i.
zakupu niezbędnego do prowadzenia działalności dodatkowego wyposażenia
określonego w załączniku nr 3 na własną rzecz i koszt.
j.
prowadzenia działalności w taki sposób, by jej funkcjonowanie nie zakłócało statutowej
działalności ECS.
k. wprowadzenia w przeciągu 30 dni od daty podpisania umowy systemu HACCP
l.
zapewnienia oferty kulinarnej korespondującej z charakterem ECS.
m. aranżacji miejsca spożywania posiłku na własną rzecz i koszt (wymaga akceptacji
Organizatora Konkursu) – dotyczy holu koło Kawiarni.
2. Rozliczenia za świadczenia dodatkowe będą dokonywane w następujący sposób:
a. koszty pobieranej energii elektrycznej ponosi Operator wg wskazań podliczników,
b. opłaty za wodę i ścieki płaci Operator wg wskazań wodomierzy zamontowanych
w najmowanych pomieszczeniach,
c. koszt podatku od nieruchomości. Rozliczenie nastąpi wg stawki i wymiaru dla rodzaju
prowadzonej przez Operatora działalności z uwzględnieniem zajmowanej przez
Operatora powierzchni
d. opłata za energię cieplną zawarta jest w czynszu najmu.
e. Operator zobowiązany jest we własnym zakresie do wywozu nieczystości
wyprodukowanych w ramach swojej działalności prowadzonej w pomieszczeniach
Europejskie Centrum Solidarności, ul. Doki 1, 80-958 Gdańsk
tel. +48 58 767 79 71; fax +48 58 767 79 78
e-mail: [email protected]
NIP: 583-30-03-226; RIK: 9/2007; REGON: 22050902
5
ECS. ECS udostępni przestrzeń w celu postawienia pojemnika na śmieci.
f.
Operator zobowiązany jest do czyszczenia separatorów tłuszczu we własnym zakresie
oraz udostępnienia Wynajmującemu raportów z przeprowadzonego czyszczenia.
§7 Informacja o wymaganiach jakie muszą spełniać uczestnicy konkursu oraz o wymaganych
oświadczeniach i dokumentach
1. Uczestnikiem konkursu może być osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba
prawna lub spółka osobowa, a także podmioty te występujące wspólnie, o ile spełniają warunki
określone w Regulaminie.
2. Warunkiem udziału w konkursie jest złożenie następujących dokumentów:
2.1 Oferty przygotowanej zgodnie z zapisami §8 wraz z oświadczeniem o związaniu ofertą przez
okres 60 dni.
2.2 Aktualnego (z ostatnich 3 miesięcy) wypisu z Krajowego Rejestru Sądowego lub wpisu
do ewidencji działalności gospodarczej uczestnika konkursu w zależności od formy prawnej
uczestnika konkursu);
3. Wszystkie dokumenty, o których mowa powyżej muszą być sporządzone w języku polskim.
4. Dokumenty sporządzone przez Uczestników konkursu (wykazy, oświadczenia itp.) muszą być
podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania wykonawcy, a w przypadku podmiotów
występujących wspólnie, przez ustanowionego w konkursie pełnomocnika.
5. Dokumenty mogą być przedstawiane w formie oryginałów albo poświadczonych za zgodność
z oryginałem kopii. Zgodność z oryginałem kopii dokumentów musi być potwierdzona przez
Uczestnika konkursu lub osobę upoważnioną do jego reprezentowania poprzez złożenie podpisu wraz
z klauzulą ,,za zgodność” na każdej zapisanej stronie kopii.
6. W przypadku podmiotów występujących wspólnie, wniosek musi zawierać pełnomocnictwo
dla osoby reprezentującej podmioty występujące wspólnie, które zawierać będzie nazwę konkursu,
wskazanie podmiotów biorących wspólnie udział w konkursie, wskazanie ustanowionego w konkursie
pełnomocnika oraz zakres jego umocowania, podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania
każdego z podmiotów biorących wspólnie udział w konkursie.
§8 Opis sposobu przygotowania oferty
1. Oferta musi być opracowana zgodnie z niniejszym Regulaminem.
2. Oferta musi być sporządzona w języku polskim.
3. Oferta musi zawierać:
Europejskie Centrum Solidarności, ul. Doki 1, 80-958 Gdańsk
tel. +48 58 767 79 71; fax +48 58 767 79 78
e-mail: [email protected]
NIP: 583-30-03-226; RIK: 9/2007; REGON: 22050902
6
a. nazwę i dane firmy (adres, telefon, NIP), a w przypadku osób fizycznych: imię,
nazwisko, adres i pozostałe dane;
b. proponowaną stawkę czynszu w PLN/miesiąc/m²;
c. koncepcję działalności gastronomicznej wzmacniającej atrakcyjność ECS zawierającą
w szczególności:
- ofertę kulinarną z propozycją potraw, napojów wraz z podaniem cen po jakich będą
sprzedawane z podziałem na Restaurację, Kawiarnię i Bar;
- opis sposobu wydawania i podania potraw z podziałem na Restaurację, Kawiarnię
i Bar – nie dopuszcza się serwowania posiłków na jednorazowych naczyniach;
- plan przyznawania rabatów dla grup zorganizowanych oraz pracowników ECS;
- opis doświadczenia uczestnika konkursu w prowadzeniu działalności
gastronomicznej. Wskazane jest doświadczenia w żywieniu zbiorowym dzieci
i młodzieży;
- koncepcję aranżacji wykonania miejsca konsumpcji – hol przy Kawiarni (każdy
z oferentów winien dołączyć do oferty opis aranżacji miejsca konsumpcji wraz z co
najmniej 3 kolorowymi rysunkami przedstawiającymi aranżację miejsca konsumpcji)
zgodną z przepisami BHP i PPOŻ.
d. Referencje.
f. Oświadczenie o związaniu ofertą przez okres 60 dni.
4. Oferta może zawierać wszelkie dodatkowe informacje poza wymienione w pkt 3, mające
wpływ na zwiększenie atrakcyjności ECS.
5. Oferta winna być przygotowana w sposób umożliwiający dokonanie jej oceny zgodnie
z kryteriami §11 Regulaminu.
6. Ofertę (wraz z dokumentami) należy przedstawić w formie papierowej.
7. Ofertę należy umieścić zapieczętowanej lub w inny trwały sposób zabezpieczonej kopercie,
oznaczonej opisem: ,,oferta - Konkurs na operatora gastronomii w Europejskim Centrum
Solidarności”
§9 Miejsce i termin składania ofert
1. Oferty winny zostać złożone w siedzibie Europejskiego Centrum Solidarności ul. Doki 1
w Sekretariacie do poniedziałku 31.03.2014, do godziny 12:00.
2. Oferty złożone po terminie określonym nie będą oceniane.
3. Niedopuszczalne jest dokonywanie zmian w ofertach już złożonych.
4. Jeżeli nie zostanie złożona żadna oferta Komisja Konkursowa unieważni Konkurs.
Europejskie Centrum Solidarności, ul. Doki 1, 80-958 Gdańsk
tel. +48 58 767 79 71; fax +48 58 767 79 78
e-mail: [email protected]
NIP: 583-30-03-226; RIK: 9/2007; REGON: 22050902
7
§10 Opis przebiegu Konkursu
1. Komisja konkursowa dokona oceny ofert pod względem formalnym i dokona ich oceny zgodnie
z przyjętymi kryteriami opisanymi w § 11 w ciągu 5 dni roboczych od momentu otwarcia ofert.
Komisja ma prawo wezwać Oferentów do uzupełnienia dokumentów lub złożenia wyjaśnień.
2. Organizator konkursu dopuszcza możliwość zmiany terminu oceny ofert.
3. Podmioty zainteresowane Konkursem mogą zwracać się o wyjaśnienia treści Regulaminu.
Wszelkie pytania, wnioski muszą zostać przekazane pisemnie. Dopuszcza się możliwość
przekazywania zapytań i wniosków faxem na nr 58 767-79-78.
4. Pytania, które wpłyną wraz z odpowiedziami będą publikowane na stronie internetowej, na której
umieszczono dokumenty konkursowe – www.ecs.gda.pl.
§ 11 Kryteria oceny ofert
1. Oferty spełniające warunki konkursu zostaną ocenione według następujących kryteriów:
1.1. Proponowany czynsz w PLN za m²/ miesiąc: najwyższa cena – 40 punktów,
1.2. Koncepcja działalności gastronomicznej – 60 punktów,
1.3. Ofert niespełniające kryteriów zostaną odesłane w terminie 10 dni.
Sposób oceny ofert:
1. Kryterium nr 1 – Proponowana stawka czynszu
W kryterium tym oferta z najwyższą ceną otrzymuje 40 punktów, każda następna oferta będzie
przeliczana proporcjonalnie w stosunku do oferty z ceną najwyższą wg wzoru: Pc = (Cn : Co) x 100
gdzie: Pc – ilość punktów za cenę (max. 40)
Cn – cena najwyższa wśród ofert – w PLN Co – cena danego Wykonawcy – w PLN
2. Kryterium nr 2 – Koncepcja działalności gastronomicznej
Oferty oceniane będą na podstawie przedstawionej koncepcji działalności. Każdy z członków Komisji
Konkursowej indywidualnie przydzieli punkty za Koncepcję działalności gastronomicznej
(maksymalnie 60 punktów). Przyznane przez poszczególnych członków Komisji Konkursowej punkty
zostaną do siebie dodane a następnie podzielone przez ilość osób biorących udział w ocenie.
3. Otrzymane w poszczególnych kryteriach oceny ofert punkty, po zsumowaniu będą stanowiły ocenę
oferty.
4. Oferta, która będzie odpowiadała wymaganiom określonym w Regulaminie i uzyska najwyższą
ilość punktów w kryterium oceny ofert zostanie uznana za najkorzystniejszą. Oferent, który złożył
najkorzystniejszą umowę uprawniony będzie do zwarcia umowy najmu, z zastrzeżeniem,
Europejskie Centrum Solidarności, ul. Doki 1, 80-958 Gdańsk
tel. +48 58 767 79 71; fax +48 58 767 79 78
e-mail: [email protected]
NIP: 583-30-03-226; RIK: 9/2007; REGON: 22050902
8
że Oferent związany jest treścią złożonej oferty przez okres wskazany w niniejszym regulaminie.
5. W przypadku uzyskania takiej samej liczby punktów przez dwie lub więcej ofert, decyduje głos
przewodniczącego Komisji Konkursowej.
6. Organizator Konkursu w trakcie oceny ofert może zadawać pytania i prosić o wyjaśnienia treści
złożonych ofert.
7. Powiadomienie o wynikach konkursu nastąpi na stronie internetowej organizatora konkursu.
8. W informacji organizator konkursu poda imię i nazwisko albo nazwę (firmę) oraz adres i miejsce
zamieszkania (siedzibę) zwycięzcy. Organizator konkursu nie przewiduje zwrotu kosztów
przygotowanych ofert.
9. W przypadku nie uzyskania przez żadną ofertę ilości 30 punktów w kategorii Koncepcja działalności
gastronomicznej Komisja Konkursowa unieważni Konkurs.
§12 Zawarcie umowy
1. Zawarcie umowy z wybranym oferentem i wydanie lokalu nastąpi nie później niż 60 dni od dnia
rozstrzygnięcia konkursu. Zmiana terminu zawarcia umowy może nastąpić jedynie za zgodą obu stron.
2. Warunkiem zawarcia umowy z oferentem, który wygra konkurs jest wpłata kaucji zabezpieczającej
w wysokości 2-krotnej miesięcznej stawki czynszu, określonej w wyniku rozstrzygnięcia konkursu.
Kaucja podlega zwrotowi na zasadach określonych w umowie.
3. Niestawienie się strony w miejscu i terminie określonym w zawiadomieniu, celem podpisania
umowy, odmowa wpłacenia kaucji lub odmowa protokolarnego przejęcia lokalu będzie uznane za
odstąpienie od umowy. W przypadku zaistnienia sytuacji określonej w pkt 3 umowa może być zawarta
z kolejnym oferentem, który zdobył największą ilość punktów po oferencie wygrywającym konkurs.
§ 13 Postanowienia końcowe
1. Organizator konkursu zastrzega sobie możliwości odwołania niniejszego konkursu bez podania
przyczyny.
2. Wykaz załączników:
1)
Rzut piętra budynku z zaznaczeniem lokalizacji pomieszczeń przeznaczonych do wynajmu.
2)
Wykaz wyposażenia znajdującego się w pomieszczeniach przeznaczonych do wynajmu.
3)
Wykaz wyposażenia dodatkowego niezbędnego do prowadzenia działalności gastronomicznej.
4)
Projekt umowy.
Europejskie Centrum Solidarności, ul. Doki 1, 80-958 Gdańsk
tel. +48 58 767 79 71; fax +48 58 767 79 78
e-mail: [email protected]
NIP: 583-30-03-226; RIK: 9/2007; REGON: 22050902
9