Regionalna Izba Obrachunkowa - Regionalnej Izby Obrachunkowej

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Zielonej Górze
65-261 Zielona Góra, ul. Chmielna 13; tel. 68 329 19 00; fax: 68 329 19 03
www.zielonagora.rio.gov.pl e-mail: [email protected]
Zielona Góra, 2014.02.03
RIO.I.092.12.2013
Pani
Anna Joanna Michalczuk
Starosta Żagański
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Regionalna
Izba
Obrachunkowa
w
Zielonej
Górze,
działając
na
podstawie
art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych
(tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 1113 z późn. zm.), przeprowadziła w okresie od 19.08.2013 r. do
06.12.2013 r. kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Powiecie
Żagańskim za 2012 rok. Wyniki kontroli omówiono i podpisano protokół w dniu 06.12.2013 r.
Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju powiatu oraz jego
jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości,
realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym wydatków na wynagrodzenia
nauczycieli z tytułu wypłaty dodatku uzupełniającego, udzielanie zamówień publicznych,
rozliczanie otrzymanych i udzielonych dotacji, gospodarowanie mieniem oraz rozliczenia budżetu
z jednostkami organizacyjnymi.
W związku z przeprowadzoną kontrolą, zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych przekazuję Pani Staroście niniejsze wystąpienie pokontrolne.
Uregulowania organizacyjno – prawne zawarte zostały w Statucie Powiatu oraz
Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Żaganiu, a w zakresie gospodarki
finansowej i kontroli wewnętrznej w zarządzeniu w sprawie zasad (polityki) rachunkowości.
Kontrola prawidłowości stosowania przepisów o zamówieniach publicznych wykazała,
że w postępowaniu na „Świadczenie usług dystrybucji (przesyłu) energii elektrycznej dla Powiatu
Żagańskiego”, przeprowadzonym w trybie z wolnej ręki, zamawiający nie sporządził protokołu
postępowania o udzieleniu zamówienia, wymaganego art. 96 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004
r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.).
Osoba odpowiedzialna M. R. - Inspektor na samodzielnym stanowisku ds. zamówień publicznych
wyjaśniła, że przyczyną powstałej nieprawidłowości było przeoczenie.
Zamawiający w ogłoszeniu o zamiarze zawarcia umowy nie podał uzasadnienia faktycznego
wyboru trybu, ani nie wyjaśnił, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami, co było
niezgodne z treścią załącznika nr 4 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 stycznia
2010 r. w sprawie wzorów ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych (Dz. U.
Nr 12, poz. 69 z późn. zm.). Ze złożonych przez Inspektora M. R. wyjaśnień wynika, że przyczyną
nieprawidłowości była nieznajomość przepisów w tym zakresie.
Ogłoszenie o udzieleniu powyższego zamówienia zamieszczone zostało w Biuletynie Zamówień
Publicznych 28 dni po zawarciu umowy, niezgodnie z art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień
publicznych. Osoba odpowiedzialna - Inspektor na samodzielnym stanowisku ds. zamówień
publicznych - M. R. wyjaśniła, że zamawiający zamieścił ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
publicznego po otrzymaniu informacji o zawarciu umowy z jednostek organizacyjnych Powiatu
objętych postępowaniem. Umowy z wykonawcą zostały zawarte odrębnie dla każdej jednostki
organizacyjnej objętej postępowaniem dla 38 punktów poboru energii elektrycznej.
Uchwałą Nr V/6/2007 z dnia 27 lutego 2007 r. Rada Powiatu Żagańskiego określiła zasady
ustalania diet przysługujących radnym. Kontrola prawidłowości wypłat diet radnym wykazała,
że we wszystkich miesiącach 2012 r. 3 radnym naliczono dietę proporcjonalnie do okresu
sprawowania mandatu, co spowodowało wypłacenie diety w kwocie niższej łącznie o 2.306,91 zł,
niż wynika z prawidłowego obliczenia. Osoba odpowiedzialna D. T. - Podinspektor w Wydziale
Finansowo-Budżetowym wyjaśniła, że przyczyną naliczenia diet dla ww. radnych w kwocie niższej
łącznie o 2.306,91 zł było przyjęcie zasady naliczania diet, jak w przypadku wynagrodzeń, pomimo
nieuregulowania tej kwestii w uchwale.
W zakresie dotacji dla podmiotów niezaliczanych do sektora finansów publicznych kontrola
wykazała, że Rada Powiatu Żagańskiego Uchwałą Nr XI.6.2011 uchwaliła na rok 2012 program
współpracy Powiatu Żagańskiego z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami, o których
mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego
i o wolontariacie (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.), 29 dni po terminie
określonym w art. 5a ust. 1 ww. ustawy.
2
Powiat Żagański w 2012 r. wydatkował kwotę 38.687,76 zł na dotacje celowe na prace
konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane na obiektach zabytkowych, przyznane na
podstawie wniosków złożonych przez 7 parafii. Kontrola prawidłowości udzielania tych dotacji
wykazała, że wnioski 3 parafii ubiegających się o dotację, złożone po dniu 30 września roku
poprzedzającego rok budżetowy, nie zawierały uzasadnienia prac interwencyjnych, wynikających
z zagrożenia zabytku, wymaganego przepisami § 4 ust. 1 i ust. 2 uchwały nr XX/2/2008 Rady
Powiatu Żagańskiego z dnia 20 listopada 2008 r. w sprawie określenia zasad i trybu udzielania
dotacji na prace konserwatorskie, restauratorskie lub roboty budowlane przy zabytku wpisanym do
rejestru zabytków. Z wyjaśnień I.K. - inspektora w Wydziale Polityki Społecznej i Funduszy
Pomocowych wynika, że przyczyną nieprawidłowości było nie przestrzeganie postanowień
ww. uchwały Rady Powiatu w przedmiotowym zakresie.
W toku kontroli stwierdzono również, że 1 wniosek był niekompletny gdyż nie zawierał załączonej
fotograficznej dokumentacji odzwierciedlającej stan zachowania zabytku, wymaganej przepisem
§ 3 ust. 1 pkt 6 ww. uchwały Nr XX/2/2008 Rady Powiatu. Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej
I. K. – Inspektora w Wydziale Polityki Społecznej i Funduszy Pomocowych wynika,
że nieprawidłowość była wynikiem przeoczenia.
W zakresie rozliczeń dotacji na prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane dla
obiektów zabytkowych stwierdzono, że 4 parafie nie złożyły rachunków na całość robót objętych
wnioskiem ani sprawozdań wymaganych postanowieniami umów o realizację zadań.
Z wyjaśnień Naczelnika Wydziału Polityki Społecznej i Funduszy Pomocowych wynika,
że przyczyną nieprawidłowości były nieprecyzyjne zapisy w umowach, w tym brak określenia
wzoru sprawozdania.
Kontrola prawidłowości stosowania procedur sprzedaży nieruchomości wykazała,
że zarówno w I jak i w II ogłoszeniu o przetargu na zbycie nieruchomości położonej przy ul. Górnej
w Żaganiu oraz w I ogłoszeniu o przetargu na zbycie nieruchomości Skarbu Państwa w drodze
ustnego przetargu ograniczonego na rzecz właścicieli i użytkowników wieczystych nieruchomości
przyległych, nie zawarto informacji o obciążeniach nieruchomości oraz o zobowiązaniach, których
przedmiotem jest nieruchomość. Z przeprowadzonego przetargu na zbycie ww. nieruchomości
został sporządzony protokół, który nie zawierał informacji o obciążeniach nieruchomości oraz
o zobowiązaniach, których przedmiotem jest nieruchomość. Nie zostały więc spełnione wymogi
określone w § 13 pkt 2 i 3 oraz § 10 pkt 3 i 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września
2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie
nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108 z późn. zm.).
Z wyjaśnień Kierownika Referatu Gospodarki Nieruchomościami – A. K. wynika, że powstałe
3
nieprawidłowości były wynikiem błędnej interpretacji przepisów prawa.
Powyższe nieprawidłowości zostały stwierdzone w toku poprzedniej kontroli kompleksowej
przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Zielonej Górze w 2009 r.
W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Starosty Żagańskiego w dniu 06.01.2010 r. Prezes
RIO wniósł o zamieszczanie w ogłoszeniach o przetargach oraz w protokołach z przeprowadzonych
przetargów na zbycie nieruchomości informacji, o których mowa w § 13 pkt 3 i § 10 ust. 1
rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz
rokowań na zbycie nieruchomości. Przyczynę niewykonania wniosku pokontrolnego Starosta
wyjaśnił zmianami kadrowymi na stanowisku merytorycznym.
Kontrolujący stwierdzili również, że w ogłoszeniu o drugim przetargu ustnym
nieograniczonym na sprzedaż nieruchomości położonej przy ul. Górnej w Żaganiu nie zawarto
informacji o terminie przeprowadzenia poprzedniego przetargu, do czego zobowiązuje art. 38 ust. 2
ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r.
Nr 102, poz. 651 z późn. zm.). Z wyjaśnień A. K. - Kierownika Referatu Gospodarki
Nieruchomościami wynika, że powstała nieprawidłowość była wynikiem przeoczenia.
Kontrola w zakresie trwałego zarządu oraz prawnych form władania nieruchomościami
przez powiatowe jednostki organizacyjne wykazała, że Powiatowy Inspektorat Nadzoru
Budowlanego w Żaganiu, Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Szprotawie oraz Powiatowy
Dom Dziecka w Szprotawie nie zostały wyposażone w mienie niezbędne do ich działalności
w sposób określony w art. 51 ust. 1 i 2 w zw. z art. 56 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
Z wyjaśnień Starosty wynika, że przyczyną nieprawidłowości był brak wolnych
pomieszczeń i błędna interpretacja przepisów prawa.
Kontrolujący stwierdzili również, że zmiana nazwy „Zespołu Szkół Mechanicznych
w Żaganiu” na „Zespół Szkół Technicznych i Licealnych w Żaganiu” nie została uwzględniona
w decyzji w sprawie oddania tej jednostce nieruchomości Powiatu w trwały zarząd. Przyczyny
powstałej nieprawidłowości Starosta wyjaśnił błędną interpretacją przepisów prawa.
Kontrola w zakresie wydatków na wynagrodzenia nauczycieli z tytułu wypłaty dodatku
uzupełniającego, o którym stanowią przepisy art. 30a ust. 1 – ust. 6 ustawy z dnia 26 stycznia 1982
r. Karta Nauczyciela (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z późn. zm) nie wykazała
nieprawidłowości.
Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych wnoszę o:
1. Zamieszczanie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych
4
niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego albo umowy
ramowej, stosownie do art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.).
2. Zamieszczanie w ogłoszeniu o zamiarze zawarcia umowy uzasadnienia faktycznego wyboru
trybu oraz wyjaśnienia o zgodności udzielenia zamówienia z przepisami stosownie do treści
załącznika nr 4 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 stycznia 2010 r.
w sprawie wzorów ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych
(Dz. U. Nr 12, poz. 69 z późn. zm.).
3. Sporządzanie protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia, stosownie do obowiązku
wynikającego z art. 96 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.
4. Dokonywanie wypłat diet radnym w sposób określony w Uchwale Nr V/6/2007 z dnia
27 lutego 2007 r. Rady Powiatu Żagańskiego w sprawie zasad ustalania diet
przysługujących radnym.
5. Przygotowywanie i przedstawianie Radzie Powiatu Żagańskiego projektu uchwały
w sprawie programu współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami
prowadzącymi działalność pożytku publicznego, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy
z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
(tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.), w sposób umożliwiający
terminowe podjęcie ww. uchwały przez organ stanowiący, stosownie do obowiązku
wynikającego z art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie
powiatowym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 595 z późn. zm.).
6. Przyjmowanie wniosków o udzielanie dotacji na prace konserwatorskie, restauratorskie
i roboty budowlane dla obiektów zabytkowych, spełniających wymagania określone
w Uchwale Nr XX/2/2008 Rady Powiatu Żagańskiego z dnia 20 listopada 2008 r. w sprawie
zasad i trybu udzielania dotacji na prace konserwatorskie, restauratorskie lub roboty
budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków, ze zmianami wprowadzonymi
Uchwałą Nr VI.11.2011 z dnia 13 maja 2011 r.
7. Dokonywanie rozliczeń udzielonych dotacji na prace konserwatorskie, restauratorskie
i roboty budowlane dla obiektów zabytkowych zgodnie z zawartymi umowami.
8. Zamieszczania w protokołach z przeprowadzonych przetargów na zbycie nieruchomości
wszystkich informacji wymaganych przepisem § 10 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów
z 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań
na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108 z późn. zm.).
9. Zamieszczania w ogłoszeniach o przetargach pisemnych ograniczonych i nieograniczonych
5
wszystkich informacji, o których stanowi § 13 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia
14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz
rokowań na zbycie nieruchomości.
10. Uregulowanie prawnej formy władania nieruchomościami znajdującymi się we władaniu
jednostek organizacyjnych, zgodnie z art. 51 ust. 1 i 2 w zw. z art. 56 ustawy z dnia
21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102,
poz. 651 z późn. zm.).
11. Dokonanie zmiany decyzji Zarządu Powiatu przekazujących w trwały zarząd nieruchomości
stanowiące własność Powiatu Żagańskiego na rzecz Zespołu Szkół Mechanicznych
w Żaganiu w związku ze zmianą nazwy jednostki, stosownie do art. 45 ust. 2 ustawy
o gospodarce nieruchomościami.
Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków
zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium
Izby.
Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania,
proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze, w terminie 30 dni od dnia
otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Prezes Izby
/-/
Ryszard Zajączkowski
Do wiadomości:
1. Rada Powiatu Żagańskiego,
2. a/a.
6