pobierz - pomorski urząd wojewódzki w gdańsku

WOJEWODA POMORSKI
Gdańsk, dnia 19 listopada 2014 r.
NK-II.1611.1.2014.MB
Pan
Dariusz Chmielewski
Pomorski Wojewódzki Konserwator Zabytków
WYSTAPIENIE POKONTROLNE
Działając na podstawie art. 47 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej1
(dalej: ustawa o kontroli), przekazuję Panu niniejsze wystąpienie pokontrolne. Kontrolę
w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków (dalej: Urzędzie), w zakresie sprawdzenia realizacji
zaleceń pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym Wojewody Pomorskiego z dnia
12 marca 2013 r., przeprowadzono w dniach od 25 - 26 września 2014 r.
Zakres przedmiotowy kontroli
W toku kontroli sprawdzono wykonanie zaleceń wskazanych w wystąpieniu pokontrolnym Wojewody
Pomorskiego z dnia 12 marca 2013 r. w zakresie:
1. sposobu organizacji jednostki oraz przestrzegania zasad określonych w instrukcji
kancelaryjnej (pkt 1-6 wystąpienia pokontrolnego);
2. sposobu udostępniania informacji w Biuletynie Informacji Publicznej oraz w zakresie skarg
i wniosków (pkt 7 i 8 wystąpienia pokontrolnego);
3. sposobu realizacji zadań w zakresie spraw kadrowych (pkt 9 – 21 wystąpienia pokontrolnego).
Okres objęty kontrolą: od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia kontroli.
1
Dz. U. Nr 185, poz. 1092
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Nadzoru i Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 233, fax: 058 30 77 125
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Cel kontroli:
Celem kontroli było sprawdzenie realizacji zaleceń pokontrolnych zawartych w wystąpieniu
pokontrolnym Wojewody Pomorskiego z dnia 12 marca 2013 r.
Informacje wstępne:
Pomorskim Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków (dalej: Wojewódzki Konserwator) jest Pan
Dariusz Chmielewski, który pełni swoją funkcję od 1 listopada 2012 r.
Zastępcą Pomorskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków (dalej: Z-ca Konserwatora) jest Pani
Bogumiła Wantoch-Rekowska pełniąca swoją funkcję od dnia 1 kwietnia 2013 r.
W wyniku kontroli przeprowadzonej w okresie od 10 grudnia 2012 r. do 30 stycznia 2013 r.
skierowano do Wojewódzkiego Konserwatora 21 zaleceń pokontrolnych2.
Wykaz aktów prawnych
1. ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092),
2. ustawa z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie
(Dz. U. Nr 31, poz. 206 z późn. zm.),
3. ustawa o służbie cywilnej (Dz. U. z 2014 poz. 1111) ,
4. ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r.
poz. 267),
5. rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania
i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46),
6. ustawa z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. Nr 162
poz. 1568 z późn. zm.),
7. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 9 kwietnia 2004 r. w sprawie organizacji
wojewódzkich urzędów ochrony zabytków (Dz. U. Nr 75, poz. 706),
8. Ustawa o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r. (Dz. U. z 2014 Nr 782),
9. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r.
w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. nr 10, poz. 68),
10. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji
i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67).
2
Analiza realizacji zaleceń pokontrolnych.
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Nadzoru i Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 233, fax: 058 30 77 125
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Strona 2 z 10
Ocena skontrolowanej działalności:
Pozytywnie ocenia się działalność Wojewódzkiego Konserwatora w zakresie realizacji zaleceń
pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym Wojewody Pomorskiego z dnia 12 marca
2013 r.
Z dokonanych ustaleń wynika, że opracowano i uaktualniono dokumenty wskazane
w wystąpieniu pokontrolnym w oparciu o obowiązujące przepisy prawne. Ponadto kontrola wykazała,
że w Urzędzie przestrzega się procedur wewnętrznych, które wprowadzono do realizacji od
zakończenia czynności kontrolnych w 2012 r. Wprawdzie nie zrealizowano w pełni zalecenia
w zakresie archiwizacji dokumentacji wytworzonej w Urzędzie w latach poprzednich to należy mieć
na uwadze, że wieloletnie zaniedbania w tym zakresie nie są łatwe do uporządkowania w tak krótkim
okresie czasu. Ustalono, że do września br. wykonano już szereg prac zmierzających do
uporządkowania archiwum zakładowego, jednakże jak wynika z obserwacji poczynionych w jednostce
czynności te rozciągną się najprawdopodobniej do roku 2015 ze względu na ilość dokumentacji z lat
poprzednich.
Ustalenia:
Powyższą ocenę uzasadniają następujące ustalenia:
1. Sposób organizacji jednostki oraz przestrzegania zasad określonych w instrukcji
kancelaryjnej.
Zalecenie pkt 1 i 3 - Przydzielenie zadań poszczególnym pracownikom Urzędu w sposób
skuteczny oraz zapewniający ich właściwą realizację w celu zapewnienia ciągłości pracy
Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków i sprawowania pełnego nadzoru nad realizacją
tych zadań. Przygotowanie propozycji zmiany regulaminu Urzędu, która odzwierciedlałaby
aktualną organizację i strukturę Urzędu.
Ustalono, że w związku z zaleceniami przedstawionymi w wystąpieniu pokontrolnym
z inicjatywy Wojewódzkiego Konserwatora zostały wprowadzone zmiany w statucie Urzędu3,
oraz ustalił Regulamin Organizacyjny4 – dalej: Regulamin, dostosowując zapisy do aktualnie
funkcjonującej struktury organizacyjnej Urzędu. Ponadto, dokonano podziału kompetencji
pomiędzy Wojewódzkim Konserwatorem a jego Zastępcą5 oraz określono zadania należące do
3
załącznik do zarządzenia nr 138/10 Wojewody Pomorskiego z dnia 25 czerwca 2010 r. (akta kontroli str.10-11)
załącznik do zarządzenia Nr 332/13 Wojewody Pomorskiego z dnia 14 listopada 2013 r. (wraz z późniejszymi
zmianami) (akta kontroli str. 12-25)
5
§ 8 – 10 Regulaminu organizacyjnego Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Gdańsku stanowiący
załącznik do zarządzenia Nr 332/13 Wojewody Pomorskiego z dnia 14 listopada 2013 r. (wraz z późniejszymi
zmianami)
4
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Nadzoru i Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 233, fax: 058 30 77 125
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Strona 3 z 10
kierowników Wydziału i kierownika delegatury oraz indywidualnych stanowisk pracy tj.:
stanowiska pracy ds. obronnych, obrony cywilnej i ochrony informacji niejawnych,
stanowiska ds. archiwum zakładowego, stanowiska ds. organizacyjno-kancelaryjnych,
stanowiska pracy kierowcy. Delegowano również wykonywanie zadań należących do
kompetencji Wojewódzkiego Konserwatora na kierowników i poszczególnych pracowników
poprzez udzielenie pisemnych upoważnień.
Wskazać należy, że w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 marca 2014 r. m.in. zwrócono
uwagę, że w strukturach Urzędu nie wyodrębniono stanowiska do spraw prawnych oraz
stanowiska do spraw informatycznych. Obsługę w tym zakresie prowadziły podmioty
zewnętrzne. Obecnie stan ten nie uległ zmianie, nadal obsługa prawna i informatyczna Urzędu
prowadzona jest przez podmioty zewnętrzne. W związku z powyższym Z-ca Konserwatora
Zabytków wyjaśniła: ”Usługi prawne i usługi informatyczne świadczone są na rzecz WUOZ
w Gdańsku przez podmioty zewnętrzne na podstawie corocznie zawieranych umów cywilnoprawnych. Powyższa praktyka jest stosowana od lat z uwagi na niewystarczającą ilość
środków finansowych w funduszu wynagrodzeń. Problem był sygnalizowany Wojewodzie
Pomorskiemu poprzez złożenie zapotrzebowania na zwiększenie funduszu wynagrodzeń na rok
2014 w związku z zamiarem zatrudnienia radcy prawnego w ramach stosunku pracy.
Jednocześnie pragnę podkreślić, że praktyka świadczenia usług na podstawie umów cywilnoprawnych sprawdza się w tutejszych realiach”6.
Ponadto ustalono, że dla wszystkich pracowników Wojewódzkiego Urzędu Ochrony
Zabytków w celu skutecznego przydzielenia zadań opracowano nowe dokumenty, w których
określono m.in. zakres obowiązków, zakres odpowiedzialności i uprawnień oraz uregulowano
system indywidualnych zastępstw pracowniczych w przypadku nieobecności7.
Ponadto, w związku z koniecznością dostosowania nazwy stanowiska do obowiązujących
przepisów prawa, w dniu 30 kwietnia 2013 r. zawarto z pracownikami porozumienia
zmieniające warunki pracy.
W związku z powyższym należy stwierdzić, że wykonanie powyższych zaleceń zostało
wykonane w całości i umożliwia skuteczniejszą realizację zadań Urzędu.
Zalecenie pkt 2 – Stworzenie planu działalności kontrolnej Urzędu i bieżące monitorowanie
stopnia jego realizacji.
W zakresie planowania działalności i sprawozdawczości ustalono, że w Urzędzie opracowano
plany kontroli na III i IV kwartał 2013 r., na I i II półrocze 2014 r., które każdorazowo zostały
zatwierdzone przez Wojewódzkiego Konserwatora. Natomiast sprawozdania z ich realizacji są
6
7
Pismo o sygnaturze AF.1610.3.2014.BR z dnia 26 września 2014 r. (akta kontroli str. 26-27);
Przykładowe zakresy obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień. (akta kontroli str. 28-32);
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Nadzoru i Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 233, fax: 058 30 77 125
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Strona 4 z 10
sporządzane przez poszczególnych pracowników Urzędu z jednoczesnym składaniem
wyjaśnień przyczyn niewykonania planu.
W związku z powyższym należy stwierdzić, że w Urzędzie na bieżąco monitoruje się
realizację zaplanowanej działalności wypełniając tym samym zalecenie przedstawione
w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 marca 2013 r.
Zalecenie pkt 4 i 5 - Wprowadzenie regulacji wewnętrznych i podjęcie działań, których
obowiązek wynika z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji
w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz zapoznanie z tymi
regulacjami
wszystkich
pracowników
Wojewódzkiego
Urzędu
Ochrony
Zabytków
i zobowiązanie do ich przestrzegania. Podjęcie działań zapewniających prawidłowe
wykonywanie czynności kancelaryjnych oraz prawidłowe postępowanie z dokumentacją przez
pracowników Urzędu, w tym archiwizowanie wytworzonej w jednostce dokumentacji,
(w archiwum zakładowym) zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
Ustalenia dokonane podczas kontroli w zakresie wykonania ww. zaleceń wykazały, że
Wojewódzki Konserwator Zarządzeniem Nr 3/2013 z dnia 11 stycznia 2013 r.8 wypełnił
obowiązek określony w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji
w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych9 ustalając jako podstawowy
sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie – system
tradycyjny. Ponadto, w zarządzeniu uregulowano sposób dokumentowania przebiegu
załatwiania i rozstrzygania spraw w oparciu o przepisy ww. rozporządzenia oraz ustalono
symbole komórek organizacyjnych mieszczących się w siedzibie Urzędu, przy pomocy
których możliwa jest identyfikacja pracowników załatwiających sprawy. W powyższym
dokumencie Wojewódzki Konserwator
zarządził zapoznanie się oraz stosowanie przez
pracowników Urzędu przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia
2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz
instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych10. Ponadto, w celu
zapewnienia sprawnego i skutecznego obiegu dokumentów w Urzędzie okólnikiem
nr 2/201311 z dnia 4 lipca 2013 r. Wojewódzki Konserwator wprowadził zasady przyjmowania
korespondencji z jednoczesnym przypisaniem obowiązków z tym związanych dla
pracowników obsługi kancelaryjnej i pracowników merytorycznych. Powyższy dokument
został rozesłany za pomocą poczty elektronicznej do wszystkich pracowników Urzędu w celu
8
Zarządzenie Nr 3/2013 z dnia 11 stycznia 2013 r.(akta kontroli str. 33- 35);
Dz. U. Nr 14, poz. 167 z późn. zm.
10
(Dz. U. z 2011r., Nr 14, poz. 67)
11
Ogólnik nr 2/2013 Pomorskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków (akta kontroli str. 36-40)
9
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Nadzoru i Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 233, fax: 058 30 77 125
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Strona 5 z 10
zapoznania się i stosowania od
dnia 15 lipca 2013 r. Ustalenia dotyczące obowiązku
zakładania spisów spraw wykazały, że są one założone w rejestrze elektronicznym (plik excel)
i zgodne z symbolami z jednolitego wykazu akt12.
Ustalenia w zakresie prowadzonych rejestrów zarządzeń, upoważnień, skarg i wniosków oraz
rejestru przesyłek przychodzących i wychodzących wykazały, że zostały one uporządkowane.
W związku z zaleceniem przedstawionym w wystąpieniu pokontrolnym z dnia
12 marca 2013 r. dotyczącym archiwizowania wytworzonej w jednostce dokumentacji Z-ca
Wojewódzkiego Konserwatora opisała aktualny stan prac związanych z uporządkowaniem
spraw zmierzający do prawidłowego funkcjonowania archiwum zakładowego: „Prace nad
uporządkowaniem akt znajdujących się w pomieszczeniu przeznaczonym na Archiwum
Zakładowe były prowadzone od kilku lat. Jednakże prace te nie doprowadziły do utworzenia
archiwum zakładowego, zgodnego z obowiązującymi przepisami prawa. W związku z tym od
lipca 2013 r. podjęto niżej wymienione działania:
1) Zidentyfikowano dokumenty podlegające brakowaniu,
2) Wystąpiono do Archiwum Państwowego o zgodę na brakowanie dokumentów,
3) Po jej uzyskaniu dokonano brakowania dokumentacji13,
4) Wystąpiono z wnioskiem do Archiwum Państwowego z prośbą o dokonanie przez ich
pracownika ekspertyzy dokumentów znajdujących się w Archiwum Zakładowym, celem ich
właściwego przechowywania i selekcjonowania,
5) Od stycznia 2014 r. sprawy związane z porządkowaniem dokumentacji w archiwum
zakładowym prowadziła osoba w ramach umowy zlecenia, która od lutego 2014 r. została
zatrudniona na umowę o pracę na czas określony na stanowisku archiwisty.
Pracownikowi temu powierzono funkcję koordynatora czynności kancelaryjnych,
6) W kwietniu 2014 r. w związku ze zmianą siedziby tut. Urzędu przeznaczono na potrzeby
Archiwum Zakładowego pomieszczenia o powierzchni 53 m 2 oraz dodatkowe
pomieszczenie biurowe dla archiwisty o powierzchni 10 m 2. Pomieszczenie AZ zostało
wyposażone w higrometr/termometr oraz dodatkowe dwa regały,
7) 23 lipca 2014 r. pracownik Archiwum Państwowego na wniosek tut. Urzędu
przeprowadził szkolenie w formie teoretyczno-warsztatowej dla pracowników tut. Urzędu,
8) Po uzgodnieniach z Panią Izabelą Ziomek z Archiwum Państwowego wystosowano pismo
do Archiwum Państwowego w związku z przekazywaniem obszernych projektów
znajdujących się w zasobach AZ w nienaruszonym stanie (bez konieczności ich
rozszywania)14,
9) Szacuję, że około 50-70% dokumentacji znajdującej się w zasobach AZ jest do
przekazania do Archiwum Państwowego (dokumentacja do roku 1989),
Wyciąg z rejestru elektronicznego (akta kontroli str. 41-46)
Zgoda nr 304/13 na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) i certyfikat zniszczenia z dnia 3 czerwca 2014 r. (akta kontroli str.
47-49).
14
Pismo sygnatura AFZ.1531.1.2014.EM z dnia 22 września 2014 r. (akta kontroli str. 26-27).
12
13
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Nadzoru i Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 233, fax: 058 30 77 125
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Strona 6 z 10
10) Obecnie porządkowane są dokumenty znajdujące się w AZ w celu przekazania ich do
Archiwum Państwowego w połowie 2015 roku,
11) Sporządzono harmonogram przekazywania dokumentacji przez komórki organizacyjne
WUOZ w Gdańsku do archiwum zakładowego Urzędu. Pracownicy będą zobligowani do
porządkowania dokumentów wytworzonych na swoim stanowisku pracy, tak aby
sukcesywnie były przekazywane na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych do AZ.
W związku z tym, iż dotychczas zgromadzona dokumentacja w archiwum zakładowym
nigdy nie była przekazywana do Archiwum Państwowego, na chwilę obecną nie ma
możliwości przejęcia dokumentacji w archiwum zakładowym nigdy nie była przekazywana
do Archiwum Państwowego, na chwilę obecną nie ma możliwości przejęcia dokumentacji
od poszczególnych wydziałów,
12) Podjęto starania zmierzające do zawarcia umowy zlecenia w okresie X-XII 2014 r.
z osobą znającą się na tematyce archiwizacji dokumentów celem wsparcia archiwisty oraz
pracowników tut. Urzędu”.
2. Sposób udostępniania informacji w Biuletynie Informacji Publicznej oraz realizacja
zaleceń w zakresie rejestracji skarg i wniosków (pkt 7 i 8 zaleceń pokontrolnych);
Ustalenia w zakresie udostępniania informacji w Biuletynie Informacji Publicznej wykazały,
że w dniu 10 stycznia 2014 r. dokonano rejestracji podmiotu na stronie głównej Biuletynu
Informacji Publicznej www.bip.gov.pl oraz wypełniono postanowienia ustawy z dnia
6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej15i rozporządzenia Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji
Publicznej16.
W zakresie przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków ustalono, że w celu
wyeliminowania błędnej rejestracji skarg i wniosków, o której mowa w wystąpieniu
pokontrolnym z dnia 12 marca 2013 r., Wojewódzki Konserwator Zarządzeniem nr 17/2013
z dnia 23 lipca 2013 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu przyjmowania, rejestrowania
oraz załatwiania skarg i wniosków17 w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków ustalił
zasady rejestrowania skarg i wniosków.
3. Sposób realizacji zadań w zakresie spraw kadrowych (pkt 9 – 21 zaleceń pokontrolnych)
15
Dz. U. z 2014.782,
Dz.U.2007 Nr 10 poz. 68,
17
Zarządzeniem nr 17/2013 z dnia 23 lipca 2013 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu przyjmowania, rejestrowania oraz załatwiania
skarg i wniosków (akta kontroli str. 50-54),
16
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Nadzoru i Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 233, fax: 058 30 77 125
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Strona 7 z 10
 Ustalenie regulaminu pracy Urzędu, w szczególności poprzez określenie rodzaju
kar stosowanych z tytułu odpowiedzialność porządkowej.
Ustalenia dokonane podczas kontroli wykazały, że Zarządzeniem nr 23/2013 Pomorskiego
Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków z dnia 24 czerwca 2013 r. ustalono nowy regulamin
pracy Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Gdańsku, którego ocena pod względem
formalno-prawnym wykazała, że zawiera on wszystkie elementy określone w art. 104¹ Kodeksu
pracy18.
Ponadto ustalono, że wprowadzając Zarządzenie Nr 8/2013 PWKZ z dnia 11 kwietnia
2013 r. w sprawie ustanowienia regulaminu naboru kandydatów do korpusu służby cywilnej
w Urzędzie na podstawie art. 25 ust. 9 w związku z art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada
2008 r. o służbie cywilnej, wypełniono zalecenia dotyczące stworzenia regulacji wewnętrznych
w zakresie naborów do służby cywilnej.
W celu sprawdzenia stosowania ww. regulacji kontroli poddano wszystkie nabory
przeprowadzone w Urzędzie w okresie od 11 kwietnia 2013 r. do dnia kontroli:
1. AF.210/1/2013 - ogłoszenie 150975 – inspektor ochrony zabytków ds. zabytków
archeologicznych 2 osoby;
2. AF.210.1.2014 – ogłoszenie 157443 z 30 stycznia 2014 r. (inspektor ochrony zabytków ds.
planowania przestrzennego) - nie wyłoniono kandydata;
3. AF.210.2.2014 – ogłoszenie 157885 z dnia 17 lutego 2014 r. (inspektor ochrony zabytków
ds. zabytków ruchomych) - nie wyłoniono kandydata;
4. AF.210.1.2014 – ogłoszenie 158195 z 27 lutego 2014 r. kolejny nabór na stanowisko
inspektora ochrony zabytków ds. planowania przestrzennego ,
5. AF.210.2.2014 - ogłoszenie 158642 z dnia 15 marca 2014 r kolejny nabór na stanowisko
inspektora ochrony zabytków ds. zabytków ruchomych;
6. AF.210.3.2014 r. - ogłoszenie 158674 (nabór w delegaturze w Słupsku na inspektora
ochrony zabytków ds. zabytków archeologicznych),
7. AF.210.4.2014r. - ogłoszenie nr 159858 z dnia 9.05.2014 (inspektor ds. obsługi
organizacyjno-kancelaryjnej),
8. AF.210.5.2014 ogłoszenie nr 160096 z dnia 16.05.2014 r (inspektora ochrony zabytków
ds. zabytków archeologicznych),
9. AF.210.5.2014 ogłoszenie 160467 z 31 maja 2014 r. (inspektor ochrony zabytków
ds. zabytków nieruchomych),
10. AF.210.6.2014 ogłoszenie 160946 z dnia 18.06.2014 r. (nie wyłoniono za pierwszym
razem) – drugi nabór rozstrzygnięty.
18
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy Dz. U. z 1998 Nr 21, poz. 94
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Nadzoru i Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 233, fax: 058 30 77 125
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Strona 8 z 10
Analizując dokumentację związaną z ww. naborami stwierdzono, że opublikowane ogłoszenia na
wolne stanowiska pracy były zgodne z opisami stanowisk pracy. Jednocześnie ustalono, że nabory na
wolne stanowiska pracy w Urzędzie przeprowadzane były w oparciu o ustawę o służbie cywilnej19
i zgodne z regulacjami wewnętrznymi dotyczącymi naborów.
Ponadto ustalenia wykazały, że w przypadku zawierania umów o pracę po raz pierwszy, zawierano je
na czas określony 12 miesięcy z możliwością wcześniejszego rozwiązania stosunku pracy.
Ustalono, że zgodnie z art. 29 § 3 Kodeksu pracy pracownicy Urzędu otrzymali uzupełniającą
informację o podstawowych warunkach zatrudnienia20 natomiast w odniesieniu do nowozatrudnionych
przekazywano taką informację w terminie 7 dni od daty zatrudnienia.
W celu sprawdzenia prawidłowości prowadzenia akt osobowych w Urzędzie kontroli poddano
12 teczek z aktami21, na podstawie których ustalono, że zostały uporządkowane i są prowadzone
zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie
zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników.
Wypowiedzeniem zmieniającym warunki płacy22 dostosowano wynagrodzenie kierownika delegatury
do obowiązujących przepisów a w stosunku do pracownika zatrudnionego na stanowisku ds. obsługi
kadrowej wyciągnięto konsekwencje służbowe w postaci przeniesienia na stanowisko ds. obsługi
organizacyjno-kancelaryjnej z jednoczesnym obniżeniem wynagrodzenia.
Wypełniono również zalecenie dotyczące stworzenia regulacji wewnętrznych w zakresie szkoleń
i rozwoju zawodowego poprzez wprowadzenie Procedury polityki szkoleniowej i rozwoju
w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Gdańsku23. Natomiast w zakresie przestrzegania
rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2010 r. w sprawie szczegółowych
warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej24 Z-a Wojewódzkiego
Konserwatora wyjaśniła: „W roku 2014 w planie finansowym WUOZ w Gdańsku wyodrębniono kwotę
na szkolenia dla pracowników w wysokości 3000 zł., nastąpił wzrost w stosunku do lat poprzednich
(1000zł, 2000 zł.). Tak niska kwota, którą PWKZ może przeznaczyć na powyższy cel spowodowana jest
ogólnie niską kondycją finansową jednostki. W roku 2013 zostały opracowane i wprowadzone
standardy Zarzadzania Zasobami Ludzkimi, jednym z ich elementów jest procedura polityki
szkoleniowej i rozwoju w WUOZ w Gdańsku. Zgodnie z procedurą sporządzono plan szkoleń na rok
2014 w oparciu o propozycje składane przez pracowników. Po dokonaniu analizy cen proponowanych
przez firmy zajmujące się szkoleniami stwierdzono, że WUOZ w Gdańsku nie posiada wystarczających
19
(Dz.U.2014, Nr 1111) ,
Przykładowa informacja z dnia 29 kwietnia 2013 r.(akta kontroli str. 57)
21
Akta osobowe - Justyna Kosowska, Anna Kubera, Alicja Sobczak – Rząd, Teresa Iżewska ,Ilona Jarzębowicz, Piotr Klimaszewski, Kamila
Kosecka, Barbara Sakowska, Stefan Staszewski, Ewelina Malinowska, Krystyna Mazurkiewicz – Palacz,Anna Turczyn .
22
Pismo znak PWKZ.2112.1.2013 z dnia 25 stycznia 2013 r. (akta kontroli str. 59).
23
Załącznik do zarządzenia nr 30/2013 Pomorskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków z dnia 25.10.2013 r. (akta kontroli str. 60-70)
24
Dz. U. Nr 190, poz. 1274)
20
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Nadzoru i Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 233, fax: 058 30 77 125
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Strona 9 z 10
środków finansowych na zaspokojenie podstawowych potrzeb szkoleniowych. W związku z tym PWKZ
zaakceptował propozycję organizowania szkoleń specjalistycznych we własnym zakresie przez radcę
prawnego tut. Urzędu oraz w miarę możliwości korzystając z pomocy trenera zewnętrznego
z Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku w 2013 r. przeprowadzone zostało szkolenie przez
trenera zewnętrznego z przepisów KPA natomiast w roku 2014 szkolenie z postępowania
egzekucyjnego w administracji. W związku z małym budżetem przeznaczonym na szkolenia nie są
zawierane umowy z firmami zewnętrznymi na przeprowadzenie szkoleń zewnętrznych. Pracownicy
zgłaszani są do udziału w szkoleniach centralnych organizowanych przez Szefa Służby Cywilnej.
W roku 2013 dwóch pracowników zakwalifikowało się do udziału w szkoleniu, w roku 2014 tylko
jeden”25.
IV. Wnioski i zalecenia
W związku z ustaleniami z kontroli zalecam Wojewódzkiemu Konserwatorowi przesłanie do
dnia 31 stycznia 2014 r. sprawozdania z przekazanych na podstawie spisów zdawczo –
odbiorczych
akt
do
Archiwum
Zakładowego
oraz
przedstawienie
szczegółowego
harmonogramu przekazywania akt do Archiwum Państwowego.
WOJEWODA POMORSKI
/-/
Ryszard Stachurski
25
Pismo AF.1610.3.2014.BR z dnia 26 września 2014 r. (akta kontroli str. 26-27).
POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
Wydział Nadzoru i Kontroli
ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, tel.: 058 30 77 233, fax: 058 30 77 125
www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: [email protected]
Strona 10 z 10