Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Warszawie
ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa
tel. (22) 628 28 62; 628 78 42
e-mail: [email protected]
Warszawa, dn. 21.08. 2013 r.
WK.0920.38..2013
Wójt Gminy
Brudzeń Duży
Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 18.07.2013 r.
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach
obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z
dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb
obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z 2004r. Nr
167, poz. 1747) w dniach od 15.04.2013r. do 17.07.2013 r. przeprowadzona została kontrola
kompleksowa gospodarki finansowej.
Kontrola objęła okres od dnia 01.01.2012 r. do dnia 31.12.2012 r. i przeprowadzona
została zgodnie z zatwierdzonym programem.
W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności
kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące
wystąpienie pokontrolne
I. Ustalenia ogólno-organizacyjne
1. Stwierdzono:
W Urzędzie Gminy Brudzeń Duży w 2012r. nie funkcjonowała kontrola zarządcza. W czasie
trwania kontroli Wójt Gminy zarządzeniem Nr 257/13 z dn. 1.07.2013r. przyjął zasady
prowadzenia kontroli zarządczej
- str. 6 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Zapewnić funkcjonowanie kontroli zarządczej zgodnie z art. art. 68 i 69 ustawy z dnia 27
sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 157 poz. 1240 z późn. zm.) i zarządzeniem
Wójta Gminy Nr 257/13
1
II. Księgowość i sprawozdawczość
2. Stwierdzono:
Dotację otrzymaną z Urzędu Marszałkowskiego niewłaściwie zaksięgowano na koncie 240.
Konto 221 w zestawieniu obrotów i sald na dz. 31.12.2012r. wykazuje saldo jednostronne po
stronie Wn, pomimo wystąpienia na ten dzień zarówno należności z tytułu dochodów
budżetowych jak i nadpłat
- str 10 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać zasad funkcjonowania kont księgowych ustalonych w rozporządzeniu Ministra
Finansów z dnia 05.07.2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych
oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej
Polskiej (Dz.U.2010.128.861 z późn. zm.).
Konta rozrachunkowe wykazywać dwustronnie w przypadku wystąpienia należności i
zobowiązań, a nie w kwocie „per saldo”
3. Stwierdzono:
Nieprawidłowe sporządzenie sprawozdania Rb-ST o stanie środków na rachunkach
bankowych jednostek samorządu terytorialnego na koniec 2012r. poprzez niewykazanie
pozostających na rachunku budżetu niewykorzystanych dotacji w kwocie 20.133,55 zł.
W czasie trwania kontroli dokonano korekty sprawozdania
- str. 12 prot. kontroli
Wnioskuję:
Przy sporządzaniu sprawozdań budżetowych przestrzegać zasad wynikających z załącznika
nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r w sprawie
sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 Nr 20 poz. 103)
Konta rozrachunkowe wykazywać dwustronnie w przypadku wystąpienia należności i
zobowiązań, a nie w kwocie „per saldo”
III. Budżet jednostki samorządu terytorialnego
Dochody budżetowe
4.Stwierdzono:
Organ podatkowy nie przeprowadza kontroli podatkowej u podatników celem sprawdzenia,
czy wywiązują się oni z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego
- str. 15 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Na podstawie przepisów działu VI ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa
(Dz.U.2012.749 j.t.) przeprowadzać kontrole w siedzibie podatników, mające na celu
sprawdzenie czy zawarte w deklaracjach/informacjach podatkowych dane dotyczące podstaw
ustalenia lub określenia kwoty należnego podatku są zgodne ze stanem faktycznym.
2
5.Stwierdzono:
Przypadki nieterminowego załatwiania wniosków o umorzenie podatku rolnego
- str. 25-26 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Zgodnie z art. 139 § 1 i art. 140 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa
(Dz.U.2012.749 j.t.) załatwienie sprawy powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie
później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej nie później niż w ciągu
dwóch miesięcy, przy czym należy powiadomić osobę zainteresowaną o przyczynie
niedotrzymania terminu.
Wydatki budżetowe
6. Stwierdzono:
Nieprzestrzeganie obowiązującej klasyfikacji budżetowej w zakresie wydatków:
- zakup podręcznika ujęto w § 4300
- koszty podróży służbowej radnego ujęto w rozdz. 75023 § 4410, zamiast w rozdz. 75022 §
4300
- udział radnego w szkoleniu ujęto w rozdz. 75023
- odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowego przekazania składki do PFRON zakwalifikowano
do dz. 750 rozdz. 75023 § 4140, a powinien być § 4580
- opłata stała w wysokości 40 zł od wniosku na badanie osoby skierowanej na leczenie
odwykowe zaliczono do dz. 851 rozdz. 85154 § 4300, a powinna być ujęta w §4430.
- str. 31 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać prawidłowej klasyfikacji dotyczącej wydatków zgodnie z rozporządzeniem
Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów,
wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych
(Dz. U. Nr 38 poz.207 z późn. zm.), w szczególności wydatki za rzecz Rady Gminy ujmować
w dz. 750 rozdz. 75022 w odpowiednim paragrafie, zakup materiałów w § 4210, odsetki za
zwłokę w § 4580, a opłaty w § 4430.
7.Stwierdzono:
Umowę na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych z Wójtem Gminy zawarł
Przewodniczący Rady Gminy.
- str. 36 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Umowa na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych z Wójtem Gminy
powinna być zawarta zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy z dn. 21 listopada 2008r. o pracownikach
samorządowych ( Dz. U. z 2008r. Nr 223 poz. 1458 z póżn. zmian.), który mówi że
czynności z zakresu prawa pracy wobec Wójta związane z nawiązaniem i rozwiązaniem
stosunku pracy wykonuje Przewodniczący Rady Gminy, a pozostałe czynności wyznaczona
przez Wójta osoba zastępująca lub Sekretarz Gminy
8,Stwierdzono:
W 2012r. nieterminowo została przekazana 1 rata składki na rzecz Izb Rolniczych
- str. 38-39 protokołu kontroli.
3
Wnioskuję:
Składki na rzecz Izb Rolniczych przekazywać w terminach określonych w art.35 ust.2 ustawy
z dnia 14 grudnia 1995 r. o Izbach Rolniczych (j. t. Dz. U. 02.101.927 z późn. zm.) w związku
z art.6a ust. 6 ustawy z dnia 15 listopada 1984r. o podatku rolnym ( Dz. U. z 2006r. Nr 136
poz. 969 z późn. zm.), tj. w ciągu 21 dni od dnia w którym upływa termin płatności danej
raty podatku rolnego.
9.Stwierdzono:
Nieterminową wypłatę w dn. 4.02.2013r. dodatku uzupełniającego dla nauczycieli w kwocie
37.847,02 zł z tytułu nieosiągnięcia średnich wynagrodzeń wynikających z art. 30 ust. 3
ustawy Karta Nauczyciela
- str. 42 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać terminu wypłaty dodatku uzupełniającego dla nauczycieli w przypadku
nieosiągnięcia średnich wynagrodzeń, zapisanego w art. 30a ust. 3 ustawy z dn. 26 stycznia
1982r. Karta Nauczyciela ( j.t. D.U. z 2006r. Nr 97 poz. 674 z późn. zmian. )
10. Stwierdzono:
Przedkładanie ze znacznym opóźnieniem przez członków OSP dokumentów, na podstawie
których były dokonywane wydatki z budżetu gminy:
- lista ekwiwalentów za udział w szkoleniu przeprowadzonym w terminie od 6.03.2011r. do
29.05.2011r. została sporządzona pod datą 5.03.2012r. i wypłacona w dn. 12.03.2012r, w
związku z czym powyższy koszt nie został ujęty w urządzeniach księgowych 2012 roku
- lista ekwiwalentów z dn. 5.03.2012r. dotyczyła udziału w akcjach gaśniczych w okresie od
1.01.2011r. do 31.12.2011r.
- rachunek za paliwo z 13.06.2012r. został wypłacony 13.09.2012r.
- str. 43 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Zobowiązać członków OSP do częstszego sporządzania list należności za udział w akcjach
gaśniczych i szkoleniach, mając na uwadze przestrzeganie art. 6 ust. 1 ustawy z dn. 29
września 1994r. o rachunkowości (j.t. Dz.U.09.152.1223 z późn. zm.), zgodnie z którym
wszelkie przychody i koszty poniesione w danym roku, powinny być ujęte w księgach
rachunkowych tego roku oraz do składania na bieżąco rachunków za zakup paliwa.
11. Stwierdzono:
W sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych w roku 2012 w Urzędzie Gminy
Brudzeń Duzy wykazano postępowania, których równowartość nie przekracza 14.000 euro tj.
zakup usług transportowych o wartości 5.000 zł, zakup usług edukacyjnych o wartości 48.000
zł, wybór kadry zarządzającej projektem „Przedszkole marzeń” o wartości 46.200 zł
- str 44 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Roczne sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych ZP-SR1 sporządzać według
zasad ustalonych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dn. 25.08 2006r. w sprawie
zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego
wzoru oraz sposobu przekazywania ( D.U. 2006. Nr 155 poz, 1110 z późn. zmian )
12. Stwierdzono:
Do kosztów wykonywanej w 2012r. inwestycji – budowy kanalizacji w m. Siecień zaliczono
koszty energii elektrycznej w kwocie 79.057,39 zł niezwiązane w tą inwestycją. O taką kwotę
4
została zawyżona wartość środka trwałego. W czasie trwania kontroli wartość środka
trwałego została skorygowana
- str 47 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Ustalając wartość środków trwałych powstałych w wyniku prowadzonych inwestycji
uwzględniać zapis art. 28 ust. 3 ustawy z dn. 29 września 1994r. o rachunkowości (j.t.
Dz.U.09.152.1223 z późn. zm.)
13. Stwierdzono:
Prowadząc postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego na zakup lekkiego samochodu
rozpoznawczo-ratowniczego dla OSP w Siecieniu wyznaczono i przyjęto wadium w
wysokości 5% wartości zamówienia
- str. 50 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać zapisów ustawy z dn. 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych ( t.j. D. U. z
2010r. Nr 113 poz. 759 z późn. zmian ), w szczególności art. 45 ust. 4, zgodnie z którym
wysokość wadium nie powinna być większa niż 3% wartości zamówienia
14. Stwierdzono:
Brak kontrasygnaty Skarbnik Gminy przy zawieraniu umów-zlecenia, podpisywaniu aneksów
do umowy na wykonanie modernizacji budynku Urzędu Gminy oraz w umowie dotacji dla
PKPSu
- str. 31, 48 i 57protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać art. 46 ust. 3 ustawy z dn. 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym ( j.t. D.U. z
2013r. poz. 594 )
15.Stwierdzono:
Przekazanie 2 dotacji celowych dla podmiotów niezaliczanych do sektora finansów
publicznych tj. na prowadzenie zajęć w świetlicy środowiskowej oraz na zorganizowanie
transportu i dystrybucję żywności przeznaczonej dla rodzin najuboższych, pomimo nieujęcia
tych zadań w programie współpracy gminy z instytucjami pozarządowymi
- str. 41 i 58 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Zlecanie zadań publicznych dla instytucji pozarządowych dokonywać w oparciu o zapisy
uchwalanego corocznie przez Radę Gminy programu współpracy gminy z instytucjami
pozarządowymi
16. Stwierdzono:
Przy przekazaniu i rozliczeniu dotacji celowej w kwocie 10.000 zł dla Polskiego Komitetu
Pomocy Społecznej Oddział Rejonowy w Brudzeniu Dużym – instytucji pozarządowej o
charakterze stowarzyszenia nie zachowano procedury wynikającej z ustawy o pożytku
publicznym i wolontariacie:
- oferta realizacji zadania, umowa oraz sprawozdanie nie zostały złożone według
obowiązujących wzorów
- powierzono realizację zadania z pominięciem otwartego konkursu na okres dłuższy niż 90
dni
- nie zamieszczono oferty w BIPie, w siedzibie Urzędu Gminy oraz na stronie internetowej
gminy
- str 57 i 58 protokołu kontroli
5
Wnioskuję:
Przekazując dotację celową dla stowarzyszenia przestrzegać zasad zawartych w ustawie z dn.
24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie ( tj. D.U. z 2010 Nr
234 poz. 1536 z późn. zmianami ) oraz w rozporządzeniu z dn. 15.12.2010r. Ministra Pracy i
Polityki Społecznej w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczącej realizacji
zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania ( D. U. z 2011r Nr 6
poz. 25 ).
17. Stwierdzono:
Ogłaszając otwarty konkurs na realizację zadań z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i
sportu nie została zamieszczona informacja o zrealizowanych tego rodzaju zadaniach w roku
ogłoszenia konkursu i w roku poprzednim. Brak udokumentowania zamieszczenia informacji
o konkursie na stronie internetowej gminy
- str 58 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Ogłaszając otwarty konkurs na realizację zadań publicznych przez podmioty niezaliczane do
sektora finansów publicznych przestrzegać zapisów zawartych w art. 13 ustawy z dn. 24
kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie ( tj. D.U. z 2010 Nr 234
poz. 1536 z późn. zmianami ), w szczególności w dotyczących treści ogłoszenia – ust. 2 oraz
miejsca zamieszczenia ogłoszenia – ust. 3
18. Stwierdzono:
Przyjęto od klubu sportowego sprawozdanie z realizacji zadania publicznego w zakresie
upowszechniania kultury fizycznej i sportu bez wypełnionej części dotyczącej rozliczenia
finansowego ze względu na rodzaj wydatków i ze względu na źródło finansowania
- str. 58 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Rozliczając dotacje udzielone z budżetu gminy dla podmiotów niezaliczanych do sektora
finansów publicznych przestrzegać, by przedkładane sprawozdania z realizacji powierzonych
zadań publicznych spełniały wymogi zawarte w rozporządzeniu z dn. 15.12.2010r. Ministra
Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczącej
realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania ( D. U. z
2011r Nr 6 poz. 25 ).
IV. Gospodarka mieniem
19. Stwierdzono:
Błędnie zaksięgowano dochody ze sprzedaży nieruchomości rolnej ( Dz. 700 rozdz. 70005 §
0770, powinno być Dz.010 rozdz. 01095 § 0770)
- str. 67 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać prawidłowej klasyfikacji dotyczącej dochodów zgodnie z rozporządzeniem
Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów,
wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych
(Dz. U. Nr 38 poz.207 z późn. zm.),
6
20.Stwierdzono:
Otrzymane nieodpłatnie z Płockiego Ośrodka Kultury i Sztuki instrumenty muzyczne na
kwotę 28.715,15 zł na podstawie protokołu przekazania z dn. 22.03.2012r. zostały przyjęte na
stan ewidencyjny pod datą 30.06.2013r. tj. z opóźnieniem kilkunastu miesięcy
- 69 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Na bieżąco ujmować w ewidencji przyjęte na stan składniki majątku, zgodnie z art. 20 ust. 1
ustawy z dn. 29 września 1994r. o rachunkowości ( tj. D.U. z 2013 poz. 330 )
Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialny jest:
- Wójt
- Skarbnik Gminy
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o
regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) - Regionalna Izba
Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia
pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego
doręczenia.
Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do
wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Wójtowi prawo zgłoszenia
zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia
pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną
jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych
podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Prezes
/-/
mgr Wojciech Tarnowski
Otrzymują:
1/ adresat
2/ a/a
7