USOS – definiowanie harmonogramu zajęć

USOS – definiowanie harmonogramu zajęć
Zespół wdrożeniowy USOS UJ, sierpień 2005
Ver. 0.9
W związku z wdrożeniem od tego roku mechanizmu dostępu do USOS przez
przeglądarkę WWW, przeznaczonego dla pracowników dydaktycznych i studentów, zalecane
jest wprowadzenie do USOS z góry (przed rozpoczęciem roku akademickiego)
harmonogramu zajęć dla studentów pierwszych lat studiów. Mają oni na ogół dobrze
zdefiniowany i dość sztywny plan zajęć, zatem przy prawidłowym wykorzystaniu
mechanizmów takich jak zapisywanie do grupy studentów etapu, bądź kopiowanie
uczestników grup, opisanie w systemie całego harmonogramu nie powinno wymagać dużego
nakładu pracy. Potem możemy natomiast (i mają tę możliwość sami studenci) drukować
grafiki ze wszystkimi potrzebnymi informacjami, listy studentów poszczególnych grup, a pod
koniec semestru wystarczy wygenerować protokoły aby można było wpisywać oceny i
rozliczać automatycznie studentów. Będzie aktywny również mechanizm pozwalający
wpisywać oceny bezpośrednio prowadzącym.
Warto zaznaczyć, że jeśli jednostki zdecydują się na zdefiniowanie z góry
harmonogramu zajęć również dla starszych roczników studentów, będzie miało sens również
drukowanie planów obciążenia sal oraz grafików zajęć pracowników, oraz rozliczanie
pensum pracowników dydaktycznych przy pomocy USOS.
Kolejne kroki niezbędne przy wprowadzaniu do USOS harmonogramu zajęć zostały
opisane poniżej.
1. Przypisywanie przedmiotów do cykli
Należy określić przedmioty prowadzone w cyklach 05/06, 05/06Z i 05/06L. Służy do
tego formularz Przedmioty->Przedmioty cykli. Jeżeli program nie odbiega zbytnio od
poprzedniego (z roku 04/05 i jego semestrów), warto – po zaznaczeniu cyklu, dla którego
chcemy zdefiniować przedmioty – użyć przycisku Kopiuj przedmioty. Otworzy on nowe
okno, w którym możemy wybrać cykl z którego chcemy skopiować program, oraz dodatkowe
parametry opisujące czy kopiować poszczególne właściwości przedmiotu: koordynatorów,
zajęcia i grupy. Jeżeli dla przedmiotu były utworzone grupy zajęciowe, to przycisk Określ
grupy zajęciowe otwiera kolejne okienko gdzie można szczegółowo wybrać czy kopiować
także prowadzących grup i terminy.
UWAGA: jeżeli przedmiot jest zupełnie nowy (nie był prowadzony do tej pory), to
najpierw musimy go wprowadzić do USOS przez formularz Przedmioty->Przedmioty i nadać
mu kod.
W dalszym ciągu tego dokumentu przyjmujemy założenie, że program jest
definiowany od zera. Jeżeli został skopiowany, można oczywiście wprowadzić do niego
modyfikacje – w takim przypadku kontrolujemy program według kolejnych punktów i w
razie potrzeby zmieniamy dane zapisane w systemie.
1
2. Definiowanie zajęć
Jeżeli mamy już przedmioty przypisane do cykli, to następnym krokiem jest określenie
rodzaju i ilości prowadzonych zajęć. Można to zrobić korzystając z formularza Zajęcia>Cykle, przedmioty, zajęcia, lub Zajęcia->Przedmioty, zajęcia. Dla danego przedmiotu w
wybranym cyklu i każdych prowadzonych zajęć wpisujemy tutaj kolejno: rodzaj (wykład,
ćwiczenia, seminarium…), ilość godzin, orientacyjny limit (ile osób może być zapisanych na
zajęcia), oraz domyślny typ protokołu, czyli w jaki sposób rozliczane są zajęcia.
3. Prowadzący zajęcia
Przed zdefiniowaniem grup zajęciowych warto stworzyć listę osób, które mogą
potencjalnie być prowadzącymi. Jak zawsze zaczynamy od wprowadzenia danych osobowych
w formularzu Osoby->Osoby: w części głównej nazwisko i imię, w zakładce [Szczegóły]
jednostka organizacyjna. W przypadku prowadzących pesel nie jest obowiązkowy, choć
zalecany. Jeśli chcemy wpisać osobę bez pesela, trzeba się jednak koniecznie upewnić czy
przypadkiem nie występuje już w USOS – jest to prawdopodobne zwłaszcza w przypadku
doktorantów. W zakładce [Uwagi] można ponadto wybrać z listy tytuł zawodowy lub
naukowy prowadzącego (pole Tytuł przed nazwiskiem).
Po wpisaniu danych osobowych należy przejść do formularza Pracownicy>Pracownicy i upewnić się że mamy założony filtr JEDNOSTKA – osoby, albo widoczne są
wszystkie rekordy. Odnajdujemy następnie prowadzącego na liście. Jeżeli w dolnej części
formularza nie są widoczne żadne pola, a przycisk Zatrudnij jest aktywny, to w programie
nie ma jeszcze informacji że dana osoba jest pracownikiem (może prowadzić zajęcia). Po
użyciu tego przycisku będą widoczne zakładki w dolnej części formularza. Można tam wpisać
dodatkowe dane (takie jak terminy konsultacji), nie jest to jednak obowiązkowe.
4. Definiowanie grup
Z formularza, gdzie definiowane były zajęcia, można przejść do grup zajęciowych
przyciskiem Szczegóły zajęć. Można również bezpośrednio otworzyć formularz Zajęcia>Zajęcia, grupy. Grupa określona jest przez numer – jest to jedyne obowiązkowe pole.
Można również wpisać maksymalną ilość osób, które mogą być do danej grupy zapisane, oraz
opis. Przycisk Generuj grupy pozwala automatycznie utworzyć pożądaną liczbę grup (bez
limitów i opisów).
5. Lista budynków i sal
Każde zajęcia odbywają się w określonej lokalizacji. Lista takich miejsc zdefiniowana
jest w USOS w formularzu Słowniki->Budynki. W górnej części formularza znajduje się lista
budynków. Jeżeli budynek ma swoją nazwę historyczną lub zwyczajową to posługujemy się
taką nazwą (na przykład Kolegium Śląskie lub Collegium Paderevianum), w przeciwnym
wypadku identyfikujemy go za pomocą jednostki jaka się w nim mieści (Instytut Informatyki)
lub adresu, jeśli budynek jest siedzibą kilku jednostek organizacyjnych. Mogą występować tu
również wpisy reprezentujące wydzieloną wyraźnie część większego budynku, z odrębną
numeracją pomieszczeń (na przykład w obrębie głównego budynku na trzecim kampusie).
Przed dopisaniem nowego budynku należy się upewnić, czy nie znalazł się już na liście pod
inną nazwą.
W dolnej części formularza wprowadzamy listę dostępnych w danym budynku sal, wraz z
limitami ich pojemności.
2
6. Szczegóły grup
Dane charakterystyczne dla każdej grupy zajęciowej to nazwisko osoby (osób)
prowadzącej, terminy, miejsca oraz oczywiście lista uczestników. Wszystkie te informacje
wprowadzamy w formularzu do którego można przejść za pomocą przycisku Szczegóły grup
(po zdefiniowaniu grup), albo otworzyć go bezpośrednio: Zajęcia->Grupy.
a) W zakładce [Terminy i lokalizacje] wybieramy z list salę (razem z budynkiem),
częstotliwość zajęć oraz termin (dzień razem z godziną). Jeżeli na liście brakuje sali
lub terminu, to z boku znajdują się stosowne przyciski, które umożliwiają proste
przejście do odpowiedniego słownika i uzupełnienie danych.
b) W zakładce [Prowadzący grupy] wybieramy z listy osobę (osoby) prowadzące.
c) W zakładce [Studenci grupy] tworzymy listę osób, które powinny uczestniczyć w
zajęciach. Można wpisywać nazwiska pojedynczo, bądź wykorzystać jeden z
dostępnych przycisków: Osoby etapu lub Osoby grup. Pierwszy z nich pozwala nam
zapisać do grupy wszystkie osoby realizujące dany przedmiot na określonym etapie
studiów, na przykład kiedy mamy jedną grupę wykładową dla przedmiotu, który jest
obowiązkowy na pierwszym roku, to możemy zapisać do niej wszystkich studentów
pierwszego roku w roku akademickim 05/06. Przycisk Osoby grup natomiast pozwala
skopiować uczestników innej grupy zajęciowej do bieżącej. Ten mechanizm jest
użyteczny, kiedy podział roku na grupy jest sztywny – wystarczy wtedy zdefiniować
listy osób dla grup z jednego przedmiotu, a następnie kopiować ten podział dla innych.
3