tutaj - Infotelecom

GreenMail24
System GreenMail24 udostępniany jest w modelu SaaS (Software as a Service). Taka konstrukcja
rozwiązania sposobu świadczenia usługi oznacza, że zarówno aplikacja, jak i wszystkie
komponenty potrzebne do jej funkcjonowania znajdują się na profesjonalnym, bezpiecznym i
nowoczesnym technologicznie serwerze internetowym, a co za tym idzie wszyscy użytkownicy
maja do niego dostęp za pośrednictwem Internetu. Model SaaS jest przeznaczony głównie dla firm,
które nie chcą ponosić znacznych inwestycji w celu udostępniania swoim Kontrahentom, czy
podmiotom współpracującym, elektronicznych dokumentów. W tym modelu całym procesem
tworzenia, przyjmowania i dystrybucji oraz archiwizowania dokumentów elektronicznych zarządza
system GreenMail24, a Klient rozliczany jest jedynie za ilość obsługiwanych dokumentów
elektronicznych w skali miesiąca.
Podstawowa funkcjonalność systemu GreenMail24
System GreenMail24 to internetowa platforma w ramach której udostępnione są usługi
dotyczące masowej generacji, obsługi i dystrybucji dokumentów elektronicznych. Aplikacja
umożliwia między innymi:








Tworzenie dokumentów elektronicznych w postaci plików PDF i XML oraz opisujących je
meta danych.
Szyfrowanie plików PDF hasłem.
Podpisywanie dokumentów elektronicznych podpisem kwalifikowanym oraz znakowanie ich
kwalifikowanym znacznikiem czasu.
Weryfikację poprawności i ważności podpisu elektronicznego i znacznika czasu.
Wysyłanie dokumentów i śledzenie procesu doręczenia wraz z obsługą wysyłki zbiorczej (
jedno powiadomienie e-mail dla wielu faktur).
Odbieranie dokumentów wysyłanych przez dostawców/partnerów zarejestrowanych w
systemie.
Raportowanie rezultatów dystrybucji dokumentów.
Archiwizację dokumentów wysłanych i odebranych.
Dystrybucja dokumentów w postaci elektronicznej może dotyczyć dokumentów finansowych
(faktury, faktury proforma, faktury korygujące, ...), bilingowych (rachunki telefoniczne,
rachunki za prąd, rachunki za gaz, ...), windykacyjnych (wezwania do zapłaty, ponaglenia, ...),
sprzedażowych (umowy, aneksy, cenniki), marketingowych oraz wszystkich innych w
zależności od potrzeb Klienta.
System GreenMail24 został zaprojektowany z przeznaczeniem do obsługi masowej
dystrybucji e-dokumentów w ramach której mogą być dystrybuowane bardzo duże ilości
dokumentów.
System GreenMail24 ma wbudowane wydajne mechanizmy w zakresie optymalizacji procesu
podpisu i optymalizacji wysyłki z zastosowaniem metod kolejkowania, które gwarantują
wydajny sposób dystrybucji e-dokumentów.
Tworzenie dokumentu w systemie GreenMail24
Dokumenty w systemie mogą zostać utworzone/przekazane z wykorzystaniem następujących
kanałów obsługi tego procesu :

za pomocą interfejsu webowego, udostępnionego użytkownikom systemu GreenMail24 po
zalogowaniu do swojego konta

za pomocą usługi Web Service w standardzie WS-Basic Profile 1.1 ( transmisja zabezpieczona
protokołem SSL ) udostępnionej przez system GreenMail24, wywoływanej z poziomu źródłowego
systemu Klienta, zawierającego dane wejściowe do dokumentów

za pomocą folderów FTP (transmisja zabezpieczona protokołem SSH) udostępnianych przez
system, do których ręcznie lub automatycznie wgrywane są dane wejściowe dokumentów w postaci
plików XML.

za pomocą SMPT z transmisją opcjonalnie zabezpieczoną protokołem TLS
Kanały FTP i SMTP mogą być używane wyłącznie do generacji/archiwizacji dokumentów
wychodzących.
Przed rozpoczęciem tworzenia danego typu dokumentu należy przygotować dedykowany szablon
dokumentu, zawierający m.in. schemat danych pliku XML z danymi wejściowymi dokumentów oraz
opcjonalny plik wizualizacji XSL, odpowiedzialny za transformację danych XML do wyjściowego
formatu PDF. W systemie dostępne są standardowe szablony podstawowych typów dokumentów
finansowych, które można użyć bezpośrednio lub wykorzystać jako wzór dla własnych szablonów.
W celu „ręcznego” wystawiania dokumentu w systemie GreenMail24 po wskazaniu rodzaju
dokumentu, który ma zostać utworzony należy wypełnić danymi formularz WWW, stosowny do
wybranego rodzaju dokumentu. Po jego wypełnieniu, w systemie zostanie utworzony dokument
danego typu.
W celu importu „gotowego” dokumentu, należy poprzez wskazany formularz WWW lub poprzez
użycie metody Import w ramach usługi Web Service przekazać żądany dokument do systemu.
W celu wygenerowania w systemie dokumentów na podstawie danych w pliku XML, należy poprzez
wskazany formularz WWW lub poprzez usługę Web Service przekazać plik XML, zawierający dane
wejściowe dokumentów wraz z dodatkowymi parametrami sterującymi procesem generacji i
wysyłki.
Utworzone w wyniku importu danych na platformie GreenMail24 dokumenty elektroniczne mają
postać plików PDF oraz XML i są opisane następującymi standardowymi meta danymi: nazwa
(numer), rodzaj, data, autor, kwota, data płatności, adres e-mail odbiorcy, nazwa odbiorcy, adres
odbiorcy, adres e-mail nadawcy, nazwa nadawcy, adres nadawcy. Zestaw meta danych
opisujących dokument może zostać dowolnie rozszerzony poprzez zdefiniowanie nowych meta
danych, zmapowanych do wskazanych danych wejściowych w pliku XML.
W przypadku masowej dystrybucji dokumentów efektywną metodą pozwalającą na
zautomatyzowanie procesu tworzenia/generacji dokumentów jest skorzystanie z usługi Web
Service. W przypadku gdy bezpośrednio w systemie źródłowym Klienta tworzone są e-dokumenty
w postaci plików PDF, mogą one zostać dołączone do wejściowych danych XML, w wyniku czego
zostaną dodane do systemu w niezmienionej, źródłowej postaci, wraz z towarzyszącymi plikami
XML.
W efekcie do systemu GreenMail24 wraz z plikiem PDF e-dokumentu przesyłany jest
stowarzyszony z nim plik XML zawierający meta dane e-dokumentu. Pliki PDF i XML oraz wybrane
meta dane z XML-a są przechowywane w systemie.
Powyższy sposób przekazywania e-dokumentów umożliwia przesłanie faktury z wieloma
załącznikami .
Alternatywnie generacja plików PDF może być dokonywana w systemie na podstawie danych XML
i pliku wizualizacji zawartej w szablonie dokumentu
Szyfrowanie dokumentu hasłem
Dokument wprowadzony do systemu GreenMail24 może zostać zaszyfrowany hasłem. Decyduje
o tym Użytkownik systemu, który ma możliwość wyboru, które dokumenty chce zaszyfrować
hasłem. W wyniku wykonania akcji „Zabezpiecz hasłem” system generuje unikalne hasło widoczne
dla Nadawcy. Odbiorca otrzymujący zaszyfrowany dokument jako załącznik w mailu lub jako link
do systemu GreenMail24, chcąc go otworzyć musi pobrać własne hasło z
systemu GreenMail24 poprzez link widoczny w jego mailu wraz z koniecznością wpisania kodu
autoryzacyjnego podanego w mailu. Pobranie hasła przez Odbiorcę jest w systemie interpretowane
jako potwierdzenie odebrania dokumentu.
Niezależnie od możliwości szyfrowania dokumentu w systemie obsługiwany jest kod dostępu
Odbiorcy, który pozwala na autoryzację użytkownika, który chce pobrać wysłany do niego
dokument z wiadomości e-mail, w której zawarty jest link do strony pobrania e-dokumentu.
Podpis elektroniczny i znakowanie czasem
Po wygenerowaniu dokumentu elektronicznego system GreenMail24 daje możliwość dołączenia
do niego kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dzięki posługiwaniu się podpisem
elektronicznym przesyłane dokumenty elektroniczne docierają do adresatów w stanie
nienaruszonym, a każda zmiana w ich treści jest sygnalizowana.
Na dzień dzisiejszy, rekomendujemy używanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego w
formacie PKCS#7, wykonywanego przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego. Podpis ten jest
osadzany wewnątrz dokumentów PDF, zgodnie z obowiązującymi przepisami polskiego prawa.
Funkcja podpisu w systemie obsługiwana jest w bardzo prosty i efektywny sposób. Dokument może
być podpisany przez Użytkownika mającego w systemie uprawnienia do podpisu i który podłączył
do komputera na którym pracuje swój zestaw do podpisu. Dostęp do Internetu jest jedynym
warunkiem jaki należy spełnić aby skutecznie podpisać dokument. Nie jest wymagane instalowanie
żadnego dodatkowego oprogramowania poza oprogramowaniem dostarczanym przez centrum
wydające podpis. Równocześnie z podpisem, Użytkownik może również oznakować dokument
własnym bądź systemowym znacznikiem czasu.
Po otrzymaniu dokumentu elektronicznego Odbiorca może, w dowolnym momencie, zweryfikować
złożony pod nim kwalifikowany podpis elektroniczny, który zawiera imię i nazwisko osoby, która go
podpisała oraz informacje o podmiocie wysyłającym dokument. Weryfikacja podpisu może
odbywać się za pomocą funkcji systemu bądź przy użyciu programu Adobe Reader. System
umożliwia tworzenie podpisów kwalifikowanych oraz kwalifikowanych znaczników czasu przy
użyciu certyfikatów wystawionych przez główne polskie centra certyfikacyjne ( Szafir-KIR, SigillumPWPW, Certum-UNIZETO).
Weryfikacja podpisu przez Odbiorcę w ramach funkcji systemu wymaga utworzenia przez Odbiorcę
konta w systemie GreenMail24 poprzez wykonanie procedury rejestracji w systemie. Rejestracja
w systemie jest bezpłatna i umożliwia oprócz weryfikacji podpisu korzystanie z funkcji archiwizacji
na poziomie systemu.
GreenPost udostępnia również funkcję bezpiecznego podpisu elektronicznego z poziomu systemu
źródłowego
poprzez
udostępnienie dedykowanego
komponentu
do
podpisu GreenMail24. Taki sposób wykorzystania podpisu może mieć zastosowanie w przypadku
gdy e-dokumenty w postaci plików PDF są generowane przez systemy źródłowe Klienta. Wówczas
proces dystrybucji e-dokumentów można w pełni zautomatyzować z poziomu systemu źródłowego
bez konieczności późniejszego logowania się do systemuGreenMail24 w celu podpisania i
wysłania dokumentów. System GreenMail24 przy takim modelu dystrybucji pełni funkcję back
office służącą zarządzaniu parametrami, które decydują o sposobie i jakości realizacji usługi
dystrybucji. Komponent do podpisy obsługuje zarówno certyfikaty kwalifikowane jak i
niekwalifikowane.
Wysyłanie / odbieranie dokumentów
Użytkownik systemu GreenMail24 po podpisaniu dokumentów może przystąpić do ich wysyłania
zaznaczając w systemie dokumenty, które chce wysłać i wykonując akcję „Wyślij”. Po rozpoczęciu
akcji „Wyślij” Użytkownik musi określić metodę wysyłki oraz termin wysyłki.
Są dwie metody : wysłanie dokumentu jako załącznika w mailu lub jako maila z linkiem do systemu
w celu pobrania dokumentu z portalu, przy czym wysyłany dokument PDF może być w obu
przypadkach opcjonalnie zaszyfrowany hasłem.
Odbiorca dokumentu w związku z tym może odbierać dokumenty w sposób bezpośredni z
wiadomości e-mail w postaci załącznika lub w bezpieczniejszy sposób klikając w link do dokumentu
w wiadomości e-mail. Odebranie dokumentu będzie wówczas możliwe po wpisaniu kodu dostępu
Odbiorcy ustalonego jednorazowo z Wystawcą dokumentów.
Dla wygody Odbiorcy system udostępnia opcjonalną wysyłkę zbiorczą, grupując dokumenty
wysyłane na ten sam adres email odbiorcy. Dokumenty połączone w ramach wysyłki zbiorczej są
dostępne do pobrania przez Odbiorcę w postaci dwóch archiwów zip (PDF i XML) oraz
towarzyszącej im, automatycznie generowanej listy zbiorczej w postaci pliku PDF.
W zależności od wybranej metody wysyłki zostaną dobrane odpowiednie parametry wysyłki,
głównie dotyczące treści maila wysyłanego do Odbiorcy dokumentu. W przypadku wysyłki
zaszyfrowanego dokumentu lub w przypadku wysłania w mailu linka do pobrania dokumentu w
portalu, system w momencie, kiedy Użytkownik będzie kontaktował się z portalem odnotowywał
będzie termin odebrania dokumentu. Pobieranie haseł do dokumentów lub samych dokumentów z
systemu odbywa się przy pomocy interfejsu webowego zabezpieczonego protokołem SSL dzięki
czemu wymiana informacji jest w pełni bezpieczna i nie ma zagrożenia przechwycenia informacji
przez nieuprawnione osoby.
System obsługuje również proces odbierania dokumentów na portalu przez przeglądarkę w
przypadku kiedy dokumenty wysyłane są w ramach systemu na adres e-mail Odbiorcy, który pod
tym adresem zarejestrował się wcześniej w systemie GreenMail24.
Dla wysyłanych dokumentów finansowych istnieje alternatywna forma przypisywania ich do konta
Odbiorcy wg NIP-u Odbiorcy, co wyklucza sytuację w której Odbiorca dokumentów podając adres
e-mail podczas rejestracji konta niezgodny z adresem e-mail na wniosku zgody na e-faktury nie
widział by swoich faktur.
Odebrane dokumenty przechowywane są w systemie w folderze „Odebrane” i użytkownik może je
przeglądać, zweryfikować podpis w dokumencie jak również zeskładować na dysk swojego
lokalnego komputera.
Przy pełnej automatyzacji procesu dystrybucji e-dokumentów wysyłka dokumentu/dokumentów
może zostać uruchomiona z poziomu systemu źródłowego Klienta po podpisaniu przy pomocy
komponentuGreenMail24 dokumentu bezpiecznym podpisem elektronicznym w trakcie procesu
wystawienia dokumentu, poprzez wywołanie odpowiedniej metody usługi Web Service.
Podobny scenariusz pełnej automatyzacji można również uzyskać dzięki wykorzystaniu zamiast
komponentu do podpisu moduł oprogramowania HSM.
Archiwizacja dokumentów
Wszystkie dokumenty wystawione w systemie źródłowym i przekazane lub wygenerowane na
platformieGreenMail24 są automatycznie archiwizowane w repozytorium systemu, w folderze o
nazwie „Archiwum” w podfolderze „Dokumenty Wychodzące” z możliwością ich wyszukiwania
według
szerokiego
zestawu
kryteriów.
Dokumenty
wysłane
przez
serwer
pocztowy GreenMail24 są dodatkowo widoczne w folderze „Wysłane”. Z kolei wszystkie odebrane
dokumenty będą widoczne w systemie w folderze o nazwie „Odebrane”, o ile Odbiorca
zarejestrował się jako użytkownik systemu GreenMail24. W ramach folderu „Odebrane” możliwe
jest również wyszukiwanie dokumentów według zadanych kryteriów. Dokumenty odebrane są
archiwizowane w folderze Archiwum w podfolderze „Dokumenty Przychodzące”
System umożliwia również zeskładowanie zarchiwizowanych dokumentów na lokalnym dysku
komputera Nadawcy lub Odbiorcy poprzez ich eksport do pliku typu ZIP. Zeskładowane mogą być
zarówno pliki PDF jak i odpowiadające im pliki XML zawierające dane dynamiczne dokumentów.
W ramach świadczonych usług e-faktury przechowywane są w Archiwum zgodnie z
obowiązującymi przepisami przez okres 7 lat i koszt ich archiwizacji ujęty jest w cenie
świadczonych usług doręczania e-faktur.
Raportowanie rezultatów dystrybucji dokumentów
System umożliwia funkcję eksportu dowolnych zestawień o dokumentach i należnościach za
dokumenty, które powstają w formie wyselekcjonowanych list w systemie i są eksportowane w
formie raportów do plików PDF i CSV.
Na przykład system udostępnia zestawienia zawierające listę dokumentów o określonych
wartościach statusu dokumentów, określających wynik dystrybucji dokumentów z punktu widzenia
Nadawcy i Odbiorcy takich jak: Wysłane, Doręczone, Niedoręczone, Odebrane i Nieodebrane w
podziale na okresy definiowane przez użytkownika.
W przypadku potwierdzonego niedoręczenia dokumentu system udostępnia do wglądu w sekcji
danych wysyłki dokumentu powód niedoręczenia dokumentu.
Kontrola statusów możliwa jest również z poziomu formularzy poszczególnych dokumentów w
systemie źródłowym Klienta, w przypadku wersji w pełni automatycznego procesu dystrybucji
uruchamianego z poziomu systemu źródłowego Klienta.
Niezależnie od tego zestawienia w ramach platformy GreenMail24 funkcjonuje sparametryzowany
system powiadomień. W przypadku zidentyfikowania przez system braku odebrania dokumentu po
zdefiniowanej w systemie liczbie dni od wysyłki, w skrzynce pocztowej wysyłającego dokumenty
pojawi się wiadomość przypominająca o nie odebraniu dokumentu przez Odbiorcę. Po stronie
Odbiorcy dokumentu z kolei mogą pojawić w jego skrzynce pocztowej wiadomości informujące o
zbliżającym się terminie płatności lub o przekroczeniu terminu płatności za dokumenty odebrane i
zarejestrowane w folderze „Odebrane” w ramach korzystania z systemu przez Odbiorcę.
Oprócz zaprezentowanych powyżej niektórych istotnych etapów procesu związanego z
tworzeniem, wysyłką i archiwizowaniem dokumentów elektronicznych istnieje w systemie gros
funkcji, zarówno koniecznych jak i ułatwiających zarządzanie parametrami tego procesu.
Szczegółowy opis tych funkcji jest dostępny w ”Podręczniku użytkownika systemu GreenMail24”
Odbieranie dokumentów (faktury od dostawców)
Odbieranie
dokumentów
od
swoich
dostawców
i
ich
archiwizowanie
na
platformie GreenMail24 jest usługą dostępną dla Klienta w sposób automatyczny, przy czym
dostawca dokumentów powinien generować i wysyłać je z platformy GreenMail24 lub wysyłać
dokumenty na dedykowany odbiorczy adres e-mailprzypisany do konta Klienta.
W ramach świadczonych usług funkcjonalność ta realizowana jest w oparciu o plan działań Klienta
związany ze współpracą ze swoimi dostawcami w zakresie wymiany dokumentów. W ramach tej
współpracy GreenPost wesprze działania Klienta dotyczące ustalenia zasad wymiany dokumentów
ze swoimi dostawcami.
Odebrane dokumenty kosztowe, poprzez Web Service systemu GreenMail24, mogą być
automatycznie przekazywane z systemu GreenMail24 do systemu DMS SPUMA firmy Altab z
obsługą work flow lub do systemu finansowo-księgowego Klienta w celu automatycznej
dekretacji/zaksięgowania. Taka możliwość stwarza perspektywę znacznego skrócenia czasu
obsługi dokumentów kosztowych w firmie.
Integracja z systemem GreenMail24
System GreenMail24 na potrzeby integracji z systemami źródłowymi Klienta udostępnia
zabezpieczoną protokołem SSL usługę Web Service, umożliwiającą wywoływanie następujących
funkcji bezpośrednio z poziomu systemu źródłowego Klienta:

Wygenerowanie lub zaimportowanie jednego lub wielu dokumentów.

Wygenerowanie lub zaimportowanie jednego lub wielu dokumentów i ich wysyłkę.

Pobranie danych i plików dokumentów wysłanych.

Pobranie danych i plików dokumentów odebranych.

Pobranie statusów dokumentów wysłanych.

Ustawianie hasła dostępu odbiorcy do dokumentów wysłanych.

Pobieranie danych z formularzy (zgoda, odwołanie zgody, zmiana danych zgody na e-faktury

Pobranie danych dotyczących zaksięgowanych wpłat dotyczących wysłanych dokumentów
Wymagania odnośnie integracji
Skorzystanie z usługi Web Service dla celów dystrybucji dokumentów wymaga :

Posiadania konta w systemie GreenMail24.

Dodania w systemie dedykowanego użytkownika na potrzeby autentykacji systemu źródłowego
przez Web Service.

Utworzenia szablonu dla każdego typu dokumentu, który będzie generowany w systemie
(opcjonalnie można korzystać ze standardowych szablonów dokumentów GreenMail24).


Przygotowanie szablonu można wykonać we własnym zakresie lub zlecić GreenPost.
Oprogramowania wywołań metod Web Service systemu GreenMail24 w systemie źródłowym
Klienta.
Oprogramowanie wywołań komponentu do podpisu GreenMail24 w systemie źródłowym Klienta
przy założeniu że podpisywanie dokumentów odbywać się będzie na poziomie systemu Klienta