Rozwiązanie do dystrybucji dokumentów elektronicznych. Podejmij

Rozwiązanie do dystrybucji dokumentów elektronicznych.
Podejmij wyzwanie. Zostao liderem w swojej branży.
Firma Mercus Software reagując na zachodzące zmiany w zakresie fakturowania elektronicznego oraz
coraz częściej pojawiającej się potrzeby w zakresie usprawnienia płatności, wzbogaciła portfolio
produktów o aplikację e – faktura. Podstawowym zadaniem rozwiązania jest usprawnienie całego
procesu generowania i dystrybucji dokumentów sprzedażowych oraz zmniejszenie kosztów poprzez
zmianę formy wysyłki z papierowej na elektroniczną.
Rozwiązanie składa się z modułu w systemie Microsoft Dynamics AX, oraz aplikacji udostępnianej
w modelu ASP (Application Service Providing), której wszystkie komponenty znajdują się na
profesjonalnym, bezpiecznym i nowoczesnym technologicznie serwerze internetowym. Dzięki tak
skonstruowanej całości wystawianie e –faktur nie zmusza przedsiębiorców do wdrażania wśród
pracowników nowych zasad lub podejmowania dodatkowych czynności w systemie.
Wszystkie dane pobierane są automatycznie, przez co proces przebiega szybko i sprawnie,
a wykonywana praca realizowana jest płynnie i bez zakłóceo. Ponadto to system pilnuje by podjęte były
wszelkie kroki wymagane do zgodności dokumentu z prawem.
Z punktu widzenia użytkownika systemu w procesie, poczynając od importu/generacji dokumentów
w postaci plików PDF i XML, do wysłania i archiwizowania dokumentów można, w sposób ogólny,
wyodrębnid główne najistotniejsze etapy:
 Import/generacja dokumentu (w systemie Microsoft Dynamics AX);
 Szyfrowanie i podpisywanie dokumentu (w systemie Microsoft Dynamics AX);
 Dystrybucja / wysyłka (poprzez portal internetowy);
 Archiwizacja dokumentu (na portalu internetowym lub serwerze Klienta);
 Raportowanie rezultatów wysyłki dokumentu widoczne (w systemie Microsoft Dynamics AX);
TWORZENIE DOKUMENTU W SYSTEMIE
Przed rozpoczęciem tworzenia danego typu dokumentu w systemie należy przygotowad szablon
poprzez utworzenie schematu XSD opisującego strukturę pliku XML, w którym przechowywane będą
dane dokumentu oraz utworzenie pliku transformacji XSL, w którym zdefiniowany jest wygląd graficzny
w formacie PDF.W systemie dostępne są również standardowe szablony podstawowych typów
papierów finansowych.
Utworzone dokumenty elektroniczne mają postad pliku PDF oraz XML mogą zostad opisane
następującymi meta danymi: nazwa, data, autor, kwota, data płatności, adres e-mail odbiorcy, nazwa
odbiorcy, adres odbiorcy, adres e-mail nadawcy, nazwa nadawcy, adres nadawcy.
W przypadku masowej dystrybucji dokumentów efektywną metodą pozwalającą na zautomatyzowanie
procesu tworzenia/generacji dokumentów jest skorzystanie z usługi Web Service .
SZYFROWANIE DOKUMENTU
Dokument wprowadzony do systemu może zostad zaszyfrowana hasłem. Decyduje o tym użytkownik
systemu, który ma możliwośd zaznaczyd, które dokumenty chce zaszyfrowad hasłem. W wyniku
wykonania akcji „Zabezpiecz hasłem” system generuje unikalne hasło widoczne dla nadawcy. Odbiorca
otrzymujący dokument, jako załącznik w mailu lub jako link do systemu, chcąc ją otworzyd musi pobrad
hasło z systemu poprzez link widoczny w jego mailu wraz z koniecznością wpisania kodu
autoryzacyjnego podanego w mailu. Pobranie hasła przez odbiorcę jest w systemie interpretowane,
jako potwierdzenie odebrania dokumentu.
PODPISYWANIE DOKUMENTU I ZNAKOWANIE CZASEM
Po wygenerowaniu dokumentu elektronicznego system daje możliwośd dołączenia do niego podpisu
elektronicznego. Dzięki posługiwaniu się podpisem elektronicznym przesyłane dokumenty
elektroniczne docierają do adresatów w stanie nienaruszonym, a każda zmiana w ich treści jest
sygnalizowana.
Na dzieo dzisiejszy, proponujemy używanie bezpiecznego podpisu elektronicznego w formacie PKCS#7
weryfikowanego za pomocą certyfikatu kwalifikowanego; podpis ten jest dołączany wewnątrz
wszystkich dokumentów PDF zgodnie z obowiązującymi przepisami polskiego prawa. Funkcja podpisu
w systemie obsługiwana jest w bardzo prosty i efektywny sposób. Dokument może byd podpisany
przez użytkownika mającego w systemie uprawnienia do podpisu i który podłączył do komputera na
którym pracuje swój zestaw do podpisu. Dostęp do Internetu jest jedynym warunkiem jaki należy
spełnid aby skutecznie podpisad dokument. Nie jest wymagane instalowanie żadnego dodatkowego
oprogramowania poza oprogramowaniem dostarczanym przez centrum wydające podpis. Przy
wykonaniu akcji „Podpisz” użytkownik systemu może również oznakowad dokument własnym bądź
systemowym znacznikiem czasu.
Po otrzymaniu dokumentu elektronicznego odbiorca może, w dowolnym momencie, zweryfikowad
złożony pod nią podpis elektroniczny, który zawiera imię i nazwisko osoby, która go podpisała oraz
informacje o podmiocie wysyłającym dokument. Weryfikacja podpisu może odbywad się za pomocą
funkcji systemu bądź programu Adobe Reader. System umożliwia wykorzystanie podpisów
kwalifikowanych oraz znaczników czasu z głównych istniejących polskich centrum certyfikacyjnych.
DYSTRYBUCJA (WYSYŁKA) DOKUMENTÓW
Użytkownik systemu po podpisaniu dokumentów może przystąpid do ich wysyłania zaznaczając
w systemie dokumenty, które chce wysład i wykonując akcję „Wyślij”. Są dwie metody dystrybucji
dokumentu : wysłanie jako załącznika w mailu lub jako maila z linkiem do systemu w celu pobrania
dokumentu z portalu www, przy czym wysyłany dokument może byd opcjonalnie zaszyfrowany hasłem
lub nie. W zależności od wybranej metody wysyłki zostaną dobrane odpowiednie parametry wysyłki,
a które głównie dotyczą treści wysyłanego maila do odbiorcy dokumentu. W przypadku wysyłki
zaszyfrowanego dokumentu lub w przypadku wysłania w mailu linka do pobrania dokumentu
w portalu system w momencie, kiedy użytkownik będzie kontaktował się z portalem będzie odznaczał
w postaci daty przypisanej do wysłanego dokumentu termin odebrania dokumentu. Pobieranie haseł
do dokumentów lub samych dokumentów z systemu odbywa się przy pomocy interfejsu web’owego
zabezpieczonego protokołem SSL dzięki czemu wymiana informacji jest w pełni bezpieczna i nie ma
zagrożenia przechwycenia informacji przez nieuprawnione osoby.
ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW
Wszystkie wysłane dokumenty będą dodatkowo archiwizowane w udostępnianym klientowi portalu
WWW. Portal umożliwia ich automatyczne wyszukiwanie wg różnych kryteriów (np. wg daty
wystawienia dokumentu). Wszystkie odebrane dokumenty będą archiwizowane w portalu w folderze
o nazwie „Odebrane” o ile odbiorcy zarejestrował się jako użytkownik portalu. W ramach folderu
„Odebrane” również jest możliwe automatyczne wyszukiwanie dokumentów wg zadanych kryteriów
selekcji.
Istnieje również z poziomu systemu możliwośd zeskładowania wysłanych lub odebranych dokumentów
na lokalnym dysku komputera nadawcy lub odbiorcy poprzez ich eksport do pliku typu ZIP.
Archiwum dokumentów może zostad zlokalizowane w bezpiecznym centrum przetwarzania danych.
Dostęp do systemu jest zapewniony poprzez interfejs WWW. Wywołanie aplikacji dokonuje się
poprzez wpisanie w dowolnej przeglądarce internetowej adresu internetowego centrum.
RAPORTOWANIE REZULTATÓW DYSTRYBUCJI DOKUMENTU
System udostępnia zestawienia rejestrujące informację o wartości statusu dotyczącego dokumentów
dlatego też można wyróżnid w systemie w postaci zestawienia dokumenty o statusie określającym
wynik dystrybucji dokumentów w zależności od strony nadawcy/odbiorcy jako: Wysłane/Nieodebrane,
Doręczone/Odebrane, Niedoręczone/Nieodebrane. W przypadku zidentyfikowania przez system braku
odebrania dokumentu po zdefiniowanej w systemie liczbie dni, w skrzynce pocztowej wysyłającego
dokumenty pojawi wiadomośd przypominająca o nie odebraniu dokumentu przez odbiorcę. Po
stronie odbiorcy dokumentu z kolei mogą pojawid się wiadomości informujące o zbliżającym się
terminie płatności za dokumenty lub o przekroczeniu terminu płatności za dokumenty odebrane
i zarejestrowane w folderze „Odebrane” w ramach korzystania z systemu przez odbiorcę.
E –FAKTURA SZEREG MOŻELIWOŚCI O NAJWYŻSZYCH STANDARDACH!
Generowanie dokumentów elektronicznych w postaci pliku PDF i opisujących go meta
danych oraz pliku XML;
Podpisywania dokumentów elektronicznych podpisem kwalifikowanym i ich znakowanie
kwalifikowanym znacznikiem czasu;
Wysyłanie dokumentów wraz z możliwością kontrolowania doręczenia;
Weryfikację ważności podpisu elektronicznego;
Archiwizacja e - faktur wysłanych i odebranych zgodnie z ustawą o rachunkowości;
Raportowanie rezultatów dystrybucji;
Szyfrowanie dokumentów hasłem;
KORZYŚCI BIZNESOWE DLA TWOJEJ FIRMY:
Zwiększenie szybkości i efektywności dostarczania korespondencji (znaczne wyższa
skutecznośd dostarczania korespondencji w wyniku bogatego systemu powiadomieo);
Pewnośd dostarczenia dokumentu sprzedażowego, dzięki systemowi potwierdzeo;
Eliminacja błędów dzięki automatycznej weryfikacji kompletności danych i przesyłanych
dokumentów;
Zapewnienie bezpieczeostwa korespondencji poprzez funkcję bezpiecznego podpisu
elektronicznego oraz szyfrowanego połączenia z portalem w ramach protokołu SSL;
Oszczędnośd czasu dzięki automatyzacji procesu generacji/importu dokumentów;
Eliminacja biurokracji związanej z papierową fakturą VAT;
Archiwizacja dokumentów przez okres wymagany przepisami prawa;
Szybki dostęp do wybranych dokumentów poprzez proste, a jednocześnie zaawansowane
wyszukiwanie;
Ograniczenie kosztów ponoszonych na archiwizację dokumentów w formie papierowej;
Funkcjonowanie niezależnie od rodzaju oprogramowania użytkownika koocowego;
Przesyłanie wybranych i dowolnie ustawionych czasowo powiadomieo drogą e-mailową
np. o zbliżającym się terminie płatności;
Skrócenie okresu rotacji należności w przypadku elektronicznej obsługi faktur;
Efektywniejsza współpraca z partnerami biznesowymi;
Redukcja kosztów dystrybucji faktur do 70% w porównaniu do wysyłki tradycyjnej;
Pozytywne kreowanie wizerunku firmy, jako pro -ekologicznej, dzięki ograniczeniu zużycia
papieru.
Mercus Software Sp. z o.o., ul. Kościuszki 15a, 59 – 300 Lubin, tel. (76) 724 73 61, fax (76) 724 73 72, e-mail: [email protected], www.msft.pl
Nasze atuty:



Spółka z Grupy Kapitałowej KGHM Polska Miedź S.A.;
Doświadczony zespół – kilkudziesięciu specjalistów i konsultantów;
Wdrożenia systemów: Microsoft Dynamics AX
oraz Microsoft Dynamics CRM;





Autorskie rozwiązania oparte na technologii Microsoft;
Ponad 11 lat doświadczenia w branży;
Nieustannie podnoszone kompetencje pracowników;
Sprawdzona metodyka wdrożeniowa;
Wiodący partner Microsoft w Polsce;